117

Содержание

Введение

Глава 1. Деятельность руководителя структурного подразделения на современном предприятии

1.1 Особенности трудового процесса руководителей

1.2 Организация труда руководителя на современном предприятии

1.3 Функции, права и обязанности руководителя службы ДОУ

Глава 2. Анализ эффективности работы начальника общего отдела на ОАО

2.1 бщие сведения и организационно - управленческая структура ОАО

2.2 Анализ организации труда начальника общего отдела на ОАО

2.3 Анализ деятельности начальника общего отдела на ОАО «……» по делопроизводству

Глава 3. Предложения по совершенствованию работы начальника общего отдела на ОАО

3.1 Совершенствование организации труда начальника общего отдела на ОАО

3.2 Совершенствование деятельности начальника общего отдела на ОАО «……» по делопроизводству

Заключение

Список литературы

Приложение 1. Схема организационной структуры ОАО

Приложение 2. Инструкция по делопроизводству ОАО

Приложение 3. Положение об общем отделе ОАО

Приложение 4. Номенклатура дел общего отдела ОАО

Приложение 5. Список нерегистрируемой корреспонденции на ОАО

Введение

На протяжении всей жизни человеческого общества были те, кто руководит и те, кем руководят. Но люди до начала 20 века мало придавали значение самому понятию «управление». С начала 20 века управление начинает выделяться в самостоятельную науку и продолжает развиваться в настоящее время. На протяжении развития этой науки основное внимание уделялось тому, как руководитель должен руководить, чтобы организация работала эффективно. Но, к сожалению, мало внимания уделялось тому, как организовать работу самого руководителя.

Современное развитие общества показывает, что успешная деятельность организации во многом зависит от умелого и грамотного руководства. В свою очередь необходимо помнить, что любая организация представляет собой единое целое и если работу самого руководителя не организовать должным образом, то руководитель не сможет работать эффективно, что, несомненно, повлияет на работу всей организации.

Целью данной дипломной работы является повышение эффективности работы начальника общего отдела на ОАО «……..».

Объект исследования - служба документационного обеспечения управления на ОАО «……..».

Предмет исследования - деятельность начальника общего отдела на ОАО «………».

Задачи исследования: - выявить литературу по теме исследования; - на основе анализа литературных источников выявить и описать основные пути повышения эффективности работы руководителя службы ДОУ; - проанализировать деятельность ОАО «…….» и выявить место начальника общего отдела в организации работы данного предприятия; - проанализировать организацию труда начальника общего отдела, его деятельность по документационному обеспечению управления; - внести предложения по совершенствованию организации труда начальника общего отдела на ОАО «……..»; - внести предложения по совершенствованию деятельности начальника общего отдела по документационному обеспечению управления.

Методы исследования: - метод работы с документами; - метод анализа информации; - метод синтеза информации; - метод опроса.

Актуальность исследования - на каждом предприятии есть служба документационного обеспечения управления или хотя бы сотрудник, отвечающий за документационное обеспечение управления. На руководителя службы ДОУ ложатся многие функции и задачи связанные с руководством отдела и не только. Поэтому так важно организовать работу самого руководителя службы ДОУ. Ведь от повышения эффективности труда руководителя службы ДОУ будет зависеть и повышение эффективности работы организации в целом.

Практическая значимость исследования - в результате данного исследования начальнику общего отдела ОАО «………» для более эффективной работы на данном предприятии, были предложены следующие документы: инструкция по делопроизводству для ОАО «…………», положение об общем отделе для ОАО «…………….», улучшенная номенклатура дел для общего отдела ОАО «………….». Для повышения эффективности организации труда начальника общего отдела, были предложены рекомендации по улучшению использования рабочего времени начальника общего отдела на ОАО «…….», внесены предложения по совершенствованию организации рабочего места начальника общего отдела на ОАО «…….».

В первой главе данной дипломной работы рассмотрены особенности управленческого труда, раскрыто определение и содержание организации труда руководителя, рассмотрены особенности затрат рабочего времени руководителя, определены и описаны методы учета использования рабочего времени, рассмотрены требования к организации рабочего места руководителя, рассмотрены основные функции, права и обязанности руководителя службы ДОУ, описаны основные документы, которыми руководствуется в своей практической деятельности руководитель службы ДОУ.

Во второй главе рассмотрены основные сведения об ОАО «…………….» и организационно - управленческая структура данного предприятия, проведен анализ организации труда на примере начальника общего отдела ОАО «…….», в частности анализ затрат рабочего времени начальника отдела и анализ состояния рабочего места начальника отдела, проведен анализ деятельности начальника общего отдела на ОАО «…….» по делопроизводству.

В третьей главе даны рекомендации по улучшению использования рабочего времени начальника общего отдела на ОАО «…….», внесены предложения по совершенствованию организации рабочего места начальника общего отдела на ОАО «……..», представлены предложения по совершенствованию деятельности начальника общего отдела на ОАО «…….» по делопроизводству - инструкция по делопроизводству для ОАО «…….», проект положения об общем отделе для ОАО «……..», улучшенная номенклатура дел для общего отдела ОАО «……..».

Основные источники, использованные в дипломной работе: - Государственная система документационного обеспечения управления. М.: ВНИИДАД, 1991. - данный источник использовался для составления инструкции по делопроизводству ОАО «……..»; - Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, электронно-вычислительным машинам и организации работы. Санитарные правила и нормы. СанПиН 9-131 РБ 2000 - Мн. - 2000. - на основе данного источника проводился анализ рабочего места начальника общего отдела на ОАО «………».

Основная литература, использованная в дипломной работе: - Зудина Л.Н. Организация управленческого труда: Учебное пособие / Л.Н. Зудина - М.: ИНФРА-М, 1997. - на основе данного источника литературы были рассмотрены особенности управленческого труда, выделены функции руководителя в процессе организации труда; - Ниссинен И.Н. Время руководителя: эффективность использования / И.Н. Ниссинен - М.: Экономика, 1988. - на основе данного источника литературы были рассмотрены особенности затрат рабочего времени руководителя, описаны методы учета использования рабочего времени, даны рекомендации по рационализации использования рабочего времени начальника общего отдела; - Привольцев Е.Г. Организация и охрана труда: Учебно-методическое пособие / Е.Г. Привольцев, И.М. Вашко. - М.: Экзамен, 2007. - на основе данного источника литературы были рассмотрены требования к организации рабочего места руководителя, даны рекомендации по улучшению организации рабочего места начальника общего отдела; - Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений / Т.А. Быкова // Секретарское дело. - 2000. - №2. - С.21-25. - с помощью данного источника литературы был составлен проект положения об общем отделе для ОАО «………».

Глава 1. Деятельность руководителя структурного подразделения на современном предприятии

1.1 Особенности трудового процесса руководителей

Управленческий труд - это специфический вид человеческой деятельности, обособившийся в процессе разделения и кооперации общественного труда. Это обособление является объективно необходимым условием развития не только общественного производства, но и общества в целом. По сравнению с другими видами труда в организации, управленческий труд обладает рядом специфических особенностей, которые выражаются в его характере, цели, предмете, результатах и используемых средствах.

Управленческий труд - это разновидность умственного труда. Он непосредственно не выступает созидателем материальных благ, но является неотъемлемой частью труда совокупного рабочего, а потому и производительным трудом.[33]

Основная цель управления как такового - создание необходимых условий (организационных, технических, социальных, психологических, и других) для реализации задач организации, «установление гармонии» между индивидуальными трудовыми процессами, координация и согласование совместной деятельности работников ради достижения конкретных запланированных результатов. Таким образом, управление - это, прежде всего работа с людьми, а их трудовая деятельность служит объектом управляющего воздействия.

Трудовая деятельность людей в производстве как предмет управленческого труда может опосредованно выступать в виде информации в ее различных формах. Информация - специфический объект приложения управленческого труда. В связи с этим управленческий труд имеет информационную природу. В нем сочетаются творческие, логические и технические операции, связанные с обработкой информации, а обмен деятельностью между субъектом и объектом управления, между самими субъектами управления носит информационный характер. Поэтому в качестве орудий труда руководителей выступают, прежде всего, средства работы с информацией (организационная и вычислительная техника), а результат их деятельности проявляется в управляющих воздействиях (управленческих решениях) и оценивается на основе достижения стоящих перед организацией целей. Достижение цели управления осуществляется путем подготовки и реализации совокупности управляющих воздействий. Управляющее воздействие на коллективы людей, на их трудовую деятельность - это и есть специфический продукт управленческого труда. Основной формой такого воздействия является управленческое решение.[27, с.5-7]

Особенность результатов управленческого труда состоит в том, что они трудно поддаются количественной оценке.

Результаты труда руководителей, как правило, оцениваются косвенно -- по показателям производственной деятельности возглавляемых ими коллективов. Это своего рода конечные результаты, между временем достижения которых и моментом приложения труда существует значительный разрыв.

В процессе управления его субъекты решают самые различные проблемы - организационного, технического, экономического, социально-психологического, правового характера. Это многообразие также является важной особенностью управленческого труда.

Средствами управленческого труда являются организационная и вычислительная техника, а уровень и полнота ее использования определяют культуру и эффективность управления.

Все указанные отличительные качества управленческого труда обусловливают особый подход к его организации.

Содержание и набор действий и функций, осуществляемых в процессе управления, зависят от типа организации (деловая, административная, общественная, образовательная, военная и т.д.), от размеров организации, от сферы ее деятельности (производство товаров, оказание услуг), от уровня в управленческой иерархии (высшее руководство, управление среднего уровня, нижний уровень управления), от функции внутри организации (производство, маркетинг, кадры, финансы) и от многих других факторов. Однако, не смотря на все разнообразие, как на это обратил внимание еще в 1916г. А. Файоль, для всех процессов управления в организации характерно наличие в общем-то однородных видов деятельности. Роль управления в организации была определена им следующим образом: предвидеть, организовывать, руководить, координировать и контролировать. В настоящий момент этот перечень может быть дополнен и выглядеть в виде следующей логической цепочки действий:

-установление целей -- определение будущего состояния организации;

-формирование стратегии -- определение способов достижения цели

-планирование работы -- определение задач конкретным исполнителям;

-проектирование работы -- определение рабочих функций исполнителей;

-мотивирование деятельности -- целенаправленное воздействие на работника;

-координация работ -- согласование усилий исполнителей;

-учет и оценка работы -- измерение результатов работы и их анализ;

-контроль хода работы -- сопоставление результатов с целями;

-обратная связь -- корректировка целей.

В выполнении данных функций руководители в процессе организации труда должны достигать наибольшей эффективности.[40, с.18-19]

Выводы

В данном параграфе рассмотрен управленческий труд, как специфический вид человеческой деятельности. Выявлены его отличия от других видов труда. Рассмотрены особенности данного труда, основные из них: управленческий труд - это разновидность умственного труда, управленческий труд имеет информационную природу, результаты управленческого труда трудно поддаются количественной оценке. Выделены функции руководителя в процессе организации труда.

1.2 Организация труда руководителя на современном предприятии

Для того чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, руководитель должен правильно планировать и организовывать труд.

Организация труда руководителя - использование эффективной системы приемов и методов личной работы на базе рациональной организации рабочего места, создания оптимальных условий труда и отдыха, планирования рабочего дня и ликвидации нерациональных этапов выполнения работ и операций. Организация труда или организационные отношения -- это форма, в которой реализуются экономические результаты трудовой деятельности. [27, с.26]

К числу элементов организации труда руководителя, следует отнести:

-организацию труда в коллективе (разделение труда, регламентация труда по содержанию, регламентация труда по времени), выбор систем и методов работы;

-специфические проблемы организации личного труда (планирование и распределение рабочего времени, управление потоком посетителей, индивидуальный рабочий стиль, рациональное ведение корреспонденции и т. д.);

-организацию использования средств вычислительной и оргтехники;

- мероприятия по охране труда, обеспечивающие безопасные условия, как для самого исполнителя, так и для окружающих его людей;

- мероприятия по укреплению дисциплины труда и устранению потерь рабочего времени;

-создание материальной и моральной заинтересованности в улучшении как индивидуальных, так и коллективных результатов труда;

-повышение квалификации и культурно-технического уровня работающих;

- регламентирование труда и отдыха;

-производственную эстетику, устройство, оснащение рабочих мест и правильное их обслуживание.

Успешная реализация на практике каждого из этих элементов приводит, как правило, к повышению производительности труда на предприятии.

Следовательно, можно говорить о том, что организация труда руководителя представляет собой совокупность прогрессивных организационных и технических мероприятий, обеспечивающих систематическое повышение производительности труда.[27, с.28]

Особенности затрат и учет рабочего времени руководителя

Из общего круга вопросов организации трудового процесса руководителя, особое значение имеют планирование, и распределение рабочего времени руководителя. Планирование труда руководителя осуществляется в форме разработки плана работы на определенный период времени либо путем формирования планов выполнения конкретных работ и мероприятий.

Типовыми составляющими труда руководителя, учитываемыми при установлении распорядка работы, являются: анализ (процесс, который позволяет выявить нерациональное использование рабочего времени и его причины); постановка целей (определение цели, ситуационный анализ, формулирование цели); планирование работы (подготовка к реализации поставленной цели, рациональное распределение рабочего времени, поиск путей сокращения сроков исполнения решаемых задач); установление приоритетности задач, мероприятий, намеченных к исполнению; осуществление контрольных функций (анализ данных о ходе выполнения заданий, контроль достижения поставленных целей); информация и коммуникация (организация и проведение совещаний, рациональное ведение корреспонденции, управление потоком посетителей). Конкретизация и детализация характера и содержания работ производится оперативно с учетом складывающейся обстановки на основе планирования процессов выработки и реализации конкретных решений.

Выработка методов борьбы с причинами потерь времени предполагает, что в ходе предварительного анализа эти причины были выявлены и необходимо ликвидировать их. Для типичных причин существуют различные типичные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы к каждой причине в каждом случае.[17, с.6]

Можно выделить большое количество различных факторов, приводящих к потерям времени. Часть из этих факторов являются следствием неграмотных действий руководителя, часть происходят независимо от него, а часть связана непосредственно с личностью руководителя, однако на большинство из них руководитель имеет возможность повлиять или хотя бы снизить потери времени, происходящие из-за воздействия этих факторов. Рассмотрим эти группы факторов.

К первой группе отнесем те факторы, которые являются следствием неграмотных действий руководителя. К ним относятся бесплановость работы, плохо налаженный в организации обмен информацией, отсутствие четкого распределения работ по степени их важности, выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными, слабая мотивация труда. Руководитель может выявить эти факторы и попытаться их устранить каким-либо образом.

Рассмотрим эти факторы.

1) Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации. Бесплановость работы ведет к постоянным перерывам для различного рода «уточнений», разъяснений, необходимых для дальнейшей работы различных отделов, подразделений и отдельных работников. При этом отвлекаются не только те, кто обращается за информацией, но и те, к кому обращаются за информацией.

2) Плохо налаженный в организации обмен информацией. Передавая информацию, любой человек всегда уверен, что ее получатель полностью осознает и понимает ее смысл, однако это не всегда так. Каждый имеет свои рамки восприятия, которые могут искажать полученную информацию. Далеко не все современные руководители решили эту задачу для себя и своих сотрудников и ввели на своих фирмах унифицированную систему приема и передачи информации. Во многих организациях обмен информацией между подразделениями происходит в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального общения. Также примером отсутствия стандартов передачи информации может служить отсутствие единого стандарта объяснения клиенту по телефону местоположения организации - «каждый объясняет, как может».

3) Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. Это зачастую приводит к тому, что руководитель сначала делает дела, которые на самом деле не имеют большого значения. При этом на них расходуется значительное время, необходимое для решения действительно важных проблем.

4) Выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными. Чаще всего руководитель выполняет подобные задачи в случае, если он не доверяет подчиненным, считая, что они смогут выполнить данную задачу так же качественно, как и он, сам, то есть речь идет об отсутствии уверенности в должной квалификации сотрудников организации. В качестве примера можно привести прием клиентов именно менеджером, а не наделение какого-либо сотрудника полномочиями работы с клиентами, личный разбор почты, а не поручение секретарю сортировки входящей корреспонденции.

5) Слабая мотивация труда. Слабая мотивация труда приводит к низкой производительности труда, в большей степени это касается не руководителя организации, а его подчиненных, однако на предприятии эта проблемы может иметь место и низкая производительность труда будет вести к дефициту времени.

Ко второй группе отнесем факторы, которые, которые не зависят от руководителя. Это работа с корреспонденцией, большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени, а также «воры времени». Руководитель не может избавиться от этих факторов и может лишь попытаться максимально уменьшить их влияние на потери времени.

Рассмотрим эти факторы:

Работа с корреспонденцией. Исследования свидетельствуют, что 20 - 30% своего времени руководитель тратит на разбор корреспонденции, просматривая в день до 100 документов, из которых лишь 30 по настоящему нужны. Подсчитано, что в деловой переписке объем ненужных сведений доходит до 15-20%, а по всем каналам из внутренних источников сведений поступает на 30%, а из внешних - на 40%.

Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени. Примерами могут служить такие дела, как оформление помещений, в которых проводится ремонт, выбор мебели, необходимость лично проверять различные параметры деятельности организации, зачастую это связано с некомпетентностью подчиненных или нежелание их брать на себя ответственность, когда они сами обращаются к руководителю с «просьбами помочь».

«Поглотители времени». «Поглотители времени» - это непредвиденные дела, большинство из которых требуют срочного решения и не могут быть перепоручены подчиненным. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел. Существует много различных видов «поглотителей времени»:

a) Телефонные звонки.

b) Заглядывающие к нам люди.

c) Проблемы с компьютерным оборудованием.

d) Изменение очередности работ, навязываемое коллегами.

e) Недостаток организационного планирования.

f) Неумение слушать других людей.

g) Неудовлетворительная организационная структура.

h) Исправление ошибок, которых можно было бы избежать.

i) Нерешительность в деловых вопросах.

j) Плохо организованные и скоординированные собрания.

k) Отвлекающие факторы на рабочем месте.

l) Чрезмерная офисная бюрократия.

m) Бесполезные дискуссии о своей работе и работе других.

К третьей группе отнесем факторы, которые непосредственно зависят от личности руководителя. Это постоянная спешка, постоянные доработки дома, суетливость. Чтобы снизить влияние этих факторов на рабочее время руководитель должен постараться измениться, иначе, эти факторы не позволят рационально использовать ему свое рабочее время. Это может быть, самой серьезной группой факторов, так как чтобы эффективно управлять своим мнением, необходимо сначала измениться самому, а потом уже пытаться изменить окружающую действительность, а изменить самого себя - это очень тяжело, особенно человеку, который уже видит себя независимым, грамотным и зрелым во всех отношениях.

Рассмотрим эти факторы:

Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.

Постоянные доработки дома. Постоянные доработки дома порождают замкнутый круг, когда человек не успевает в рабочее время выполнить свои дела и решить все проблемы, в итоге он вынужден решать их дома за счет своего свободного времени, отдыха и личной жизни. Человек не имеет возможность полноценно жить, отдыхать и в результате у него снижается работоспособность, что приводит к недоработкам и снова к необходимости дорабатывать дома. Этот замкнутый круг является следствием неправильно организованного рабочего времени, и разрушить его бывает очень даже тяжело.

Суетливость. Суетливость является результатом плохой организации рабочего дня, она также зависит от импульсивности и особенностей человека. Суетливому человеку тяжело выбрать, а какое дело взяться, он часто «мечется» между двумя делами, одинаково срочными и одинаково длительными в решении, он никак не может выбрать, за какое из них взяться, и из-за этого происходит трата времени.[22]

Для решения проблем, связанных с рациональным использованием рабочего времени существует множество методик, имеющих общее название «тайм-менеджмент». Однако нельзя сказать, что тайм-менеджмент - это такая строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально рационализировать свой рабочий день. Тайм-менеджмент - это совокупность общих методов и рекомендаций, и для каждого человека и организаций следует подбирать их отдельно, индивидуально.

Рассмотрим некоторые методики тайм-менеджмента. Первым шагом любого руководителя, который серьезно занялся данной проблемой, должен стать анализ использования временного ресурса. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если неизвестно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени - это ведение записей. Также расходуемое время можно учитывать в таблицах, в которых должны быть указаны следующие параметры:

вид деятельности - для определения вида деятельности;

время начала и окончания соответствующего вида деятельности;

длительность соответствующего вида деятельности - для определения необходимого для данного вида деятельности времени.

Наиболее благоприятным является ведение учета времени в процессе работы, так как при учете времени «потом» можно забыть некоторые важные детали.

В процессе анализа выявляются сильные и слабые стороны использования временного ресурса. Для этого необходимо ответить на некоторые вопросы, такие как:

была ли работа необходима? (если более 10 % рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с определением приоритетов);

были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе);

было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации)

был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

В результате анализа выявляются «поглотители времени», различные ошибки использования рабочего времени, необходимо определить их причины, выработать методы борьбы с ними, наиболее подходящие для конкретного руководителя.

Основным же методом, помогающим эффективно использовать рабочее время, является планирование времени. Планирование есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих перед руководителем или организацией. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.

Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Не следует тратить на планирование более 1% общего планового времени.

Планирование всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей устанавливаются цели среднесрочные и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя из цели жизни или миссии организации, выделяются ряд подцелей, достижение которых должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного характера. В каждой из этих целей выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного характера. Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой для среднесрочного и краткосрочного планирования.

Сам процесс планирования заключаются в том, что формулируются результаты и устанавливаются сроки, которые отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям. При этом желательно соблюдать некоторые правила планирования.

Во-первых, следует осуществлять планирование в письменном виде. Чтобы план был не просто перечнем дел, которые необходимо выполнить за день, стоит его делать еще и мотивирующим инструментом - ориентировать его на результат. Например, писать в списке не «сделать то-то», а «то-то сделано», чтобы по окончанию дела можно было поставить рядом с это записью жирную галочку. Это одно из сильных мотивирующих средств.

Во-вторых, следует учитывать результаты предшествовавшего анализа использования рабочего времени. В процессе данного анализа выявляются ошибки, присущие данному руководителю в планировании своего рабочего времени и способы нейтрализации последствий этих ошибок.

В-третьих, не следует планировать полностью весь свой рабочий день. Считается, что следует планировать не более 60% своего времени, а 40% оставить незапланированным: 20% непредвиденное время и 20% спонтанное время.

Следует устанавливать четкие временные нормы на выполнение дел и решение проблем, которые не допускали бы доделку недоделанного и решение недорешенного в незапланированное время. Если эти дела и вопросы должны были быть решенными в запланированное время. Практика показывает, что на любое дело тратится ровно столько времени, сколько его есть в распоряжении, поэтому следует устанавливать четкие временные рамки, которые бы позволяли выполнить необходимое, и при этом не превышали необходимое для выполнения время.

Для решения вопроса, а перепоручение дел следует разделить дела по степени их срочности и важности. При этом наиболее срочные и важные задачи следует решать руководителю немедленно, важные. Но не срочные можно отложить, остальные же 2 категории дел (неважные, но срочные и неважные и несрочные) следует передавать для решения подчиненным. Несрочные дела следует проранжировать по времени, необходимому для каждого из них и при появлении свободного времени можно заняться сокращением этого списка - для этого желательно всегда иметь его под рукой.

Следует регулярно пересматривать планы, так как в виду постоянного изменения окружающей среды может оказаться так, что некоторые планы руководителя уже не будут соответствовать целям организации и соответственно будут нуждаться в корректировке.

Планы должны быть реалистичными и согласованными, причем согласованными не только друг с другом, но и с планами коллег, подчиненных, руководства более высокого уровня.

В каждом конкретном случае следует путем анализа искать свои способы борьбы с нерациональным расходом временного ресурса, и эти способы в каждом случае будут специфическими для каждого человека.[26,с.58]

Но без учета и анализа использования рабочего времени, составленные руководителем планы личной работы оказываются оторванными от реальных условий. Проектирование рациональной организации труда руководителя требует учета всех выполняемых работ, систематического наблюдения за своим рабочим временем и изучения структуры его затрат. Это дает возможность анализировать использование рабочего времени, составлять обоснованные планы личной работы.

Для изучения содержания труда и структуры затрат рабочего времени руководителей могут быть использованы следующие методы: анкетный и устный опросы, наблюдения.

Анкетный и устный опросы проводятся с целью изучения существующего состояния организации труда и использования рабочего времени, а также для изучения мнения сотрудников о необходимости проведения специальных мероприятий, способствующих повышению эффективности и улучшению условий труда.

Рационализация трудовых процессов, установление технически обоснованных норм времени основывается на всестороннем изучении производственных и управленческих процессов, исследовании взаимодействия элементов, их составляющих, выявлении потерь и нерациональных затрат рабочего времени.

На практике изучение затрат рабочего времени руководителей наиболее часто осуществляется с помощью специальных наблюдений, результаты которых служат для: совершенствования организации труда и производства; разработки норм и нормативов времени; выявления потерь и непроизводительных затрат рабочего времени; установления причин невыполнения или перевыполнения норм.

Наблюдения для изучения затрат рабочего времени различаются по видам, методам и способам проведения, а также по способам регистрации и формам записи результатов. В зависимости от цели изучения затрат рабочего времени различают следующие виды наблюдений: фотография рабочего времени, хронометраж и фотохронометраж. В практике нормирования труда сегодня наиболее часто используется метод фотографии рабочего времени.

Характеристика данных видов наблюдений представлена в таблице 1.

После завершения наблюдения зарегистрированные данные должны быть систематизированы и проанализированы в соответствии с целью проводимого исследования.

Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы. Классификационные группы затрат рабочего времени руководителя) определяются в зависимости от выбранного критерия. В качестве критерия могут выступать следующие факторы: характер выполняемых работ; функции руководства коллективом; место выполнения работы; форма работы; методы выполнения управленческих операций.

Используя данные о структуре затрат, можно провести анализ соответствия фактических затрат рабочего времени планируемым, а также определить потери рабочего времени с точки зрения достижимости намеченных целей. Нетрудно определить пропорцию, в которой время расходуется на получение необходимой информации, распределение заданий и передачу полномочий, проведение совещаний, телефонные разговоры, на прочие вопросы, не подлежащие классификации. Можно определить, сколько времени тратит руководитель на каждый вид работы, связанный с установившейся практикой или с решением повторяющихся задач, и сколько на одноразовые действия, собственно административную работу.

Таблица 1. Виды наблюдений и их характеристика

Характеристика наблюдений	Вид наблюдений
	Фотография рабочего времени	Хронометраж	Фотохронометраж
Осуществляемые замеры	Осуществляется замер всех без исключения затрат времени руководителя за определенный период времени	Только циклически повторяющихся элементов оперативной и подготовительно - заключительной работ	Только элементы конкретной операции, не имеющие цикличной повторяемости
Проводится с целью	выявления недостатков в организации труда; получения исходных данных для разработки нормативов; выявления причин невыполнения норм выработки	установления норм времени; проверки качества действующих норм; внедрения передовых приемов и методов труда	Цели проведения совпадают с целями фотографии рабочего времени и хронометража
Этапы проведения	1. Подготовка к наблюдению 2. Проведение наблюдения 3. Обработка данных наблюдения 4. Анализ результатов и подготовка предложений по совершенствованию организации труда	Совпадают с этапами проведения фотографии рабочего времени	Совпадают с этапами проведения фотографии рабочего времени
Объект наблюдений	Рабочий Группа рабочих Бригада	Рабочий Группа рабочих, выполняющих одинаковые операции	Рабочий Группа рабочих, выполняющих одинаковые элементы операции
Используемые методы наблюдений	Сплошной Выборочный Моментные наблюдения	Непрерывный Выборочный Цикловой	Выборочный
Достоинства	Точность результатов, которые могут использоваться для контроля данных, полученных другими методами	Экономичен с точки зрения затрат на проведение наблюдений Точность результатов	Экономичен с точки зрения затрат на проведение наблюдений
Недостатки	Трудоемок Неэкономичен	Требует высокой квалификации наблюдателей	Требует высокой квалификации наблюдателей

На заключительном этапе анализа целесообразно определить причины, мешающие рационально использовать рабочее время руководителю. При этом следует помнить о том, что важно учитывать не только внешние, но и так называемые внутренние помехи, когда руководитель нарушает ход своего трудового процесса. Это позволит определить вредные привычки и наиболее часто повторяющиеся ошибки того стиля работы, который практикует руководитель.

Полученные в результате исследования данные и проведенный анализ должны обеспечить разработку практических предложений по рационализации использования рабочего времени руководителем и устранению основных причин потерь рабочего времени. При этом аналитические данные и полученные знания необходимо применять в повседневной практике с целью закрепления положительных сторон стиля работы, который практикует руководитель, и отказа от тех отрицательных его черт, которые удалось установить с помощью проведенного анализа.[34, с. 96-99]

Требования к организации рабочего места руководителя

Если рассматривать рабочее место руководителя, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того, какой это будет кабинет, зависит, и то, как будет работать руководитель. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций руководителя, тем производительнее и эффективнее будет его работа.

Рабочее место руководителя представляет собой обособленную часть помещения предприятия, оснащенную в соответствии с характером выполняемых функций необходимыми средствами труда. Рациональная организация рабочего места руководителя предусматривает. - подбор необходимых средств труда; - рациональное их размещение; - обеспечение условий труда, способствующих поддержанию работоспособности руководителя и исключающих нанесение вреда его здоровью.

К средствам труда руководителя относят: - мебель и оборудование ( рабочий стол, стол для компьютера, книжный шкаф, кресло руководителя, кресла для посетителей и пр.); - технические средства (персональный компьютер, коммутатор внутренней связи, телефонный аппарат (факс), канцелярские принадлежности и пр.).

Условия труда руководителя определяются главным образом: - площадью помещения; - санитарными условиями; - нормой освещенности; температурой помещения; - уровнем влажности; - уровнем шума; - дизайном и цветовой гаммой помещения.[24, с.18] При рассмотрении вопроса организация рабочего места руководителя необходимо учитывать следующие моменты:[27, с.59]

1. Внутренний объем и форма кабинета. Приемлемая площадь для руководителей от 20 до 40 м² и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета также имеет большое значение, так как рабочий кабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, совещаний, приема посетителей. Учитывая это, наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2;

2. Мебель. Здесь необходимо учитывать следующие моменты:

2.1. Антропометрические показатели (имеется ввиду рост, длина корпуса, длина рук и др.);

2.2. Обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;

2.3. Рациональная планировка и компоновка мебели;

2.4. Мебель должна выглядеть эстетично.

3. Оборудование. Для нормальной работы менеджера необходимо иметь:

3.1. Канцелярские принадлежности.

3.2. Два телефона. Один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации.

3.3. Компьютер. В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы менеджера. Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличии: хорошего программного обеспечения, выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.

3.4. Ежедневник. Необходимая вещь, позволяющая руководителю не забывать назначенные встречи или другую полезную информацию.

4. Цветовое оформление кабинета. Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.

5. Санитарно-гигиенические условия работы. Основные нормативы приведены в таблице 2.[11]

Весь кабинет делится (условно) на две зоны. Первая зона - непосредственно рабочее место руководителя. Вторая зона - зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров.

Учитывая то, что рабочее место руководителя должно быть обязательно оснащено персональным компьютером (ПК), рассмотрим требования к организации рабочих мест персонала, работающего с ПК.[11]

Таблица 2. Общегосударственные нормативы санитарно-гигиенических условий работы служащих

Показатели	Значение показателей
Микроклимат (СН 245 - 71)
1. Температура (оС)
1.1. Теплый период года	22 - 25
1.2. Холодный период года	20 - 22
2. Относительная влажность воздуха (%)	60 - 90
3. Скорость движения воздуха (м/с)	до 0,3
Уровень освещенности (СНиП 11А.9 - 71)
Общий	300 люкс
Всеми источниками света	750 люкс
Уровень шума (звука) (СН 245 - 71)
Нижний	60 дБ
Верхний	75 дБ

Помещения с ПК должны оборудоваться системами отопления, кондиционирования воздуха или эффективной приточно-вытяжной вентиляцией. Для повышения влажности воздуха следует применять увлажнители воздуха, заправляемые ежедневно дистиллированной или прокипяченной питьевой водой.

Помещения с ПК должны быть оснащены аптечкой первой помощи и углекислотными огнетушителями.

В помещениях с компьютерами должна ежедневно проводится влажная уборка. Поверхность пола выполняется ровной, без выбоин, нескользкой, удобной для очистки и влажной уборки, должна обладать антистатическими свойствами.

Средства связи следует располагать в пределах зоны досягаемости.

Экран видеомонитора должен находиться от глаз работника на оптимальном расстоянии 600-700 мм, но не ближе 500 мм.

Клавиатуру следует располагать на поверхности стола на расстоянии не менее чем 300 мм от края, обращенного к пользователю или на специальной, регулируемой по высоте рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы.

Каждый предмет на рабочем месте должен иметь свое постоянное место и фиксированную зону перемещения.

Продолжительность работы на ПК не должна превышать 6 часов в день.

Для обеспечения оптимальной работоспособности на протяжении рабочей смены устанавливается регламентированные перерывы. При 8-ми часовой рабочей смене при работе на компьютере регламентированные перерывы следует устанавливать через 2 часа от начала рабочей смены и через 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый.

Помещения с ПК должны иметь естественное и искусственное освещение. Искусственное освещение в помещениях эксплуатации ПК осуществляется системой общего равномерного освещения. Естественное освещение должно осуществляться через светопроемы, ориентированные преимущественно на север и северо-восток и обеспечивать коэффициент естественной освещенности не ниже 1,5%. В производственных и административных помещениях в случаях преимущественной работы с документами применяют системы комбинированного освещения (к общему освещению дополнительно устанавливаются светильники местного освещения, предназначенные для освещения зоны расположения документов).

В качестве источников света при искусственном освещении должны применяться преимущественно люминесцентные лампы. Люминесцентное освещение позволяет увеличить освещенность в 2-2,5 раза по сравнению с лампами накаливания при одинаковом расходе электроэнергии. При устройстве отраженного освещения в производственных и административно-общественных помещениях допускается применение металлогалогенных ламп мощностью до 250 Вт. Допускается применение ламп накаливания в светильниках местного освещения.

При устройстве местного освещения лучше применять поворачивающиеся, передвижные лампы на гибком шланге или на специальных шарнирах; мягкий, не слепящий свет должен падать на рабочее место слева; мощность ламп рекомендуется не менее 50-70 Вт.

Свет не должен слепить глаза и не вызывать направленных на работника бликов. Крепление светильника должно предусматривать возможность его перемещения в соответствии с индивидуальными особенностями работника (например, для левшей).

Освещенность на поверхности стола в зоне размещения рабочего документа должна быть 300-500 лк. Местное освещение не должно создавать бликов на поверхность экрана и увеличивать освещенность экрана более 300 лк.

Освещенность рабочих помещений с дисплеями рекомендуется в пределах 300-500 лк. В поле зрения работающего с дисплеем не должны находиться окна и осветительные приборы. Светильники должны быть с рассеивателями, отражение на экране от источника света снимается установкой защитных экранов. Яркость свечения не должна быть меньше освещенности рабочей поверхности с документами, поскольку скачки яркости при смене полей зрения (с документа на экран и наоборот) должно быть минимальными.

Оконные проемы в помещениях с ПК должны быть оборудованы регулируемыми светозащитными устройствами типа: жалюзи, занавеси, внешние козырьки и др.

Для обеспечения нормируемых значений освещенности в помещениях с ПК необходимо проводить чистку стекол оконных рам и светильников по необходимости, но не реже двух раз в год и своевременную замену перегоревших ламп.

Важным элементом рабочего места является рабочая мебель. Рациональная ее конструкция способствует экономии движений, уменьшению напряжения организма, и, следовательно, снижению утомляемости и повышению работоспособности человека. Она должна учитывать положение исполнителя на рабочем месте, то есть рабочую позу, и нагрузки, которые работник испытывает в процессе труда. [38, с. 232-233]

Высота рабочей поверхности стола для взрослых пользователей должна регулироваться в пределах 680-800 мм, при отсутствии такой возможности высота рабочей поверхности стола должна составлять 725 мм.

Рабочий стол должен иметь пространство для ног высотой не менее 600 мм, шириной - не менее 500 мм, глубиной на уровне колен - не менее 450 мм и на уровне вытянутых ног - не менее 650 мм.

Рабочий стул (кресло) должен быть подъемно-поворотным и регулируемым по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья, при этом регулировка каждого параметра должна быть независимой, легко осуществляемой и иметь надежную фиксацию.

При длительной работе в положении сидя должны использоваться стулья и кресла с обязательными элементами в виде спинок, подлокотников, при необходимости -- подголовники.

Высота сиденья в оптимальном варианте должна быть регулируемой в пределах 350-500 мм от пола в зависимости от роста работника и высоты рабочей поверхности. Рекомендуемая ширина сидений рабочей мебели 330-400 мм, глубина 380-420 мм. Конструкция стула должна предусматривать упор для ног (подножку).[36, с.185]

Выводы

В данном параграфе было раскрыто определение и содержание организации труда руководителя. Рассмотрены особенности затрат рабочего времени руководителя, факторы приводящие к потерям рабочего времени. Приведены методы рационализации использования рабочего времени руководителя (анализ и планирование). Определены и описаны методы учета использования рабочего времени руководителя (фотография рабочего времени, хронометраж, фотохронометраж). Рассмотрены требования к организации рабочего места руководителя с учетом общегосударственных нормативов санитарно-гигиенических условий работы служащих.

1.3 Функции, права и обязанности руководителя службы ДОУ

На каждом предприятии есть служба документационного обеспечения управления или хотя бы сотрудник, отвечающий за документационное обеспечение управления. В небольших компаниях весь документооборот ложится на плечи одного человека, который иногда совмещает эту работу с другими административными функциями. В более крупных компаниях в структуру ДОУ входят секретарь-делопроизводитель, архивист, менеджер и руководитель.

Обычно на плечи руководителя ДОУ ложатся функции общего контроля делопроизводства и документооборота, работы архива, а также деятельности сотрудников отдела. Приведем основные функции, права и обязанности руководителя службы ДОУ.[6]

Основные функции руководителя службы ДОУ:

- Планирование и распределение работы в службе ДОУ.

- Подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников.

- Контроль за выполнением работы службы, своевременное и качественное выполнение ею задач по предназначению. - Обеспечение исполнительской и трудовой дисциплины сотрудников службы ДОУ. - Обеспечение сохранности документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну. - Обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях службы.

Права руководителя службы ДОУ: - Принятие решений в целях обеспечения повседневной деятельности службы - по всем вопросам, относящимся к его компетенции. - Представление вышестоящему руководству своих предложений по поощрению (привлечению к ответственности) работников службы - в тех случаях, когда собственных полномочий недостаточно. - Подготовка и представление вышестоящему руководству своих предложений по совершенствованию работы службы (ее дополнительному финансированию, материально-техническому обеспечению и т.п.).

Основные обязанности руководителя службы ДОУ: - Управление работой службы ДОУ и эффективное руководство ею. - Обеспечение своевременного и качественного выполнения службой возлагаемых на нее повседневных задач.

- Руководство разработкой и ведением служебной документации. - Обеспечение рационального использования материальных, технических и иных средств службы в интересах выполнения задач по предназначению. - Обеспечение надежной защиты документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну. - Руководство обучением подчиненных, создание условий для повышения их квалификации. - Осуществление контроля за соблюдением подчиненными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности. - Использование по отношению к подчиненным предоставленных прав по их поощрению (привлечению к ответственности). - Начальник службы ДОУ должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять соответствующим должностным лицам отчетную и иную служебную документацию. - Регламент рабочего времени начальника службы ДОУ соответствует нормам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется "Правилами внутреннего трудового распорядка" предприятия. В случае служебной необходимости начальник службы ДОУ может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.