Организация труда руководителя предприятия

Если получено письмо-ответ, находится инициативное письмо (ксерокопия) и прикрепляется к нему. Документы, поступившие на имя Генерального директора, передаются секретарем ему на рассмотрение. В ходе рассмотрения документов Генеральный директор проставляет на них резолюцию, содержание которой (исполнитель, поручение, срок исполнения) заносится секретарем в Журнал регистрации входящих документов. Затем документ передается исполнителю под роспись.

4.1.6. Передачей входящей документации на ОАО «……………………..» занимается специально назначенный сотрудник общего отдела - курьер.

4.1.7. Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан предоставить секретарю ГД информацию об исполнении документа с указанием даты исполнения. В случае составления ответного документа сообщается дата, номер документа и номер дела, в которое он подшит. На первом листе исполненного документа в левом нижнем углу исполнитель делает отметку "В дело" и о том, когда и как решен вопрос, заверяет подписью, ставит дату и подшивает в соответствующее дело.

4.1.8. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа.

4.2. Порядок подготовки и регистрации исходящих документов

4.2.1. Исходящие документы готовятся на бланках для писем ОАО «……………………….», служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований.

4.2.2. Внесение в подлинник документа после его подписания каких-либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его.

4.2.3. При оформлении исходящих писем наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правой верхней части документа. Дата документа и исходящий номер - в левой верхней части. После порядкового номера документа следует через дробь проставить код подразделения исполнителя в соответствии со следующей нумерацией:

01 - Генеральное управление;

02 - отдел кадров;

03 - бухгалтерия;

04 - финансовый отдел;

05 - общий отдел;

06 - технический отдел;

07 - бюро отправки и выдачи проектов;

08 - отдел службы качества;

09 - отдел информационных технологий;

10 - плановая служба;

11 - технологический отдел;

12 - архитектурно-строительный отдел;

13 - монтажный отдел;

14 - сантехнический отдел;

15 - электротехнический отдел;

16 - отдел контрольно-измерительных приборов;

17 - отдел общезаводского хозяйства.

4.2.4. При составлении письма-ответа обязательно заполняется реквизит "На № __ от ___" с указанием даты и номера инициативного письма (письма-запроса). В левом нижнем углу указываются фамилия и номер телефона исполнителя (при отсутствии места на лицевой стороне они указываются на обороте листа).

4.2.5. Для писем, содержащих более 8 строк текста, обязательным реквизитом является заголовок, который начинается с предлога «О» и содержит краткое резюме документа. Например: «О направлении технической документации».

4.2.6. Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на их рассылку и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Слово "Копия" перед 2,3,4 адресатом не проставляется. После проверки правильности оформления исходящих документов, секретарь передает их на подпись Генеральному директору или его заместителям.

4.2.7. После подписания в секретариате Генерального управления проставляется исходящий номер документа.

4.2.8. Если документ подписан генеральным директором, то копия остается в деле секретариата. В случае необходимости исполнитель может подготовить рабочий экземпляр документа для хранения в своем деле.

4.2.9. Данные об исходящих документах заносятся в Журнал регистрации исходящих документов. Журнал включает в себя: номер и дата исходящего документа, организация - получатель, краткое содержание документа, ФИО исполнителя, готовившего документ.

4.2.10. Подписанные руководством документы должны отправляться не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания. При отправке документов по факсу, следует на обороте последнего листа указывать фамилию принявшего документ.

4.2.11. Копии отправленных документов в день отправки подшиваются в дела. Если отправленный документ является ответом, на инициативном документе должна быть проставлена отметка об исполнении, содержащая следующее: "В дело №_. Отправлено письмо от ____№_. Подпись исполнителя, дата".

4.3. Порядок прохождения внутренних документов

4.3.1. Внутренние документы составляются на общем бланке. Документы, как правило, должны составляться только по одному вопросу, что обеспечивает более оперативное их рассмотрение получателем.

4.3.2. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.

4.3.3. Внесение в подлинник документа после его подписания каких-либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его.

4.3.4. После проверки правильности оформления внутренних документов, секретарь передает их на подпись Генеральному директору или его заместителям.

4.3.5. После подписания в секретариате Генерального управления проставляется входящий номер документа.

4.3.6. Если документ подписан генеральным директором, то копия остается в деле секретариата. В случае необходимости исполнитель может подготовить рабочий экземпляр документа для хранения в своем деле.

4.3.7. Данные о входящих документах заносятся в Журнал регистрации входящих документов. Журнал включает в себя: номер и дату входящего документа, от кого поступил документ(структурное подразделение, отдел), краткое содержание документа, ФИО исполнителя, готовившего документ.

4.3.8. Подписанные руководством документы должны отправляться в структурные подразделения не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания. При отправке документов по факсу, следует на обороте последнего листа указывать фамилию принявшего документ.

4.3.9. Передача документов структурным подразделениям на ОАО «…………………………» осуществляется специально назначенным сотрудником общего отдела - курьером.

4.4. Организация контроля исполнения документов

4.4.1. В ОАО «………………………» устанавливается контроль за исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства.

4.4.2. Ставить документы на контроль имеет право Генеральный директор ОАО «………………………». Осуществление контроля за сроками исполнения документов, поступающих на имя Генерального директора возлагается на секретаря Генерального директора.

4.4.3. На документы, взятые на контроль, на левом поле у заголовка ставится отметка "Контроль". Вся информация о них заносится в БД (база данных) (журнал контроля) секретарем Генерального директора. Задание снимается с контроля только с указания Генерального директора.

4.4.4. В течение установленного срока исполнения, поставленные в резолюции вопросы должны быть полностью решены.

4.4.5. Если на документ требуется дать письменный ответ, то документ считается исполненным после отправки ответа по назначению. Направление дополнительных запросов в процессе исполнения документа не дает основания считать вопрос решенным.

4.4.6. Исполнитель обязан давать секретарю Генерального директора точные ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения документов. Сведения об исполнении контрольного задания должны передаваться секретарю Генерального директору не позднее установленной даты исполнения для внесения информации в Журнал контроля и снятия документа с контроля.

4.4.7. Если документ не исполнен в срок, то исполнитель обязан до истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки. Ответственность за неисполнение документа (поручения) несет исполнитель.

4.4.8. Об изменении срока исполнения документа, согласованного с Генеральным директором, необходимо сообщить секретарю, который вносит новый срок в Журнал контроля.

4.4.9. Для исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки. Индивидуальный срок может быть определен в тексте документа или установлен руководством ОАО «…………………….». При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе.

4.4.10. Если в документе или резолюции руководства срок исполнения не указан, документ должен быть исполнен в течение 14 дней. Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководства.

4.4.11. В тех случаях, когда подготовка документа поручается нескольким исполнителем, виза или замечания соисполнителей даются в течение одного рабочего дня после получения подготовленного проекта документа от основного исполнителя.

4.5. Составление номенклатуры дел

4.5.1. Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, образующихся в делопроизводстве ОАО «………………………».

4.5.2. Сводная номенклатура дела ОАО «………………………..» должна отражать полный комплекс дел каждого подразделения и быть оформленной согласно общим требованиям «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (п. 9.1.3.).

4.5.3. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие подобные материалы.

4.5.4. Номенклатуры дел подразделений подготавливаются сотрудниками подразделений, хорошо знающими задачи и документацию подразделения, после чего визируются руководителями подразделений, а затем представляются на согласование начальнику Общего отдела для последующего их включения в сводную номенклатуру дел ОАО «………………………» и утверждения. Утверждает сводную номенклатуру дел Генеральный директор.

4.5.5. Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела. Заголовок содержит:

- наименование вида (видов) документа (распоряжение, протоколы, переписка и т. п.), включенного в дело;

- определение участка работы или "опроса деятельности, уточняющие сведения об авторах документа, корреспондентах, подлинности и документов и т. п.

Если дело содержит переписку, следует указывать - с кем и по какому вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая).

При формулировании заголовка употребляются термины "дело" и "документы", если в дело включены документы различных видов.

Составление заголовков "Разная переписка", "Дело с отчетностью", "Руководящие материалы", "Документы по общим вопросам" и т. п. не допускается.

4.5.6. Образец номенклатуры дел, представляемой начальнику Общего отдела:

номенклатура дел

(название отдела)

на 200__ год

Индекс дела	Заголовок дела	Наименование подразделения	Кол-во дел (томов)	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6

Начальник отдела Подпись И.О.Фамилия

4.5.7. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения

4.5.8. Номенклатура дел подразделений на следующий год представляется не позднее 15 декабря текущего года. Ведение дел вне номенклатуры в подразделениях ОАО «……………………..» не допускается.

4.6. Формирование и оформление дел

4.6.1. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.

4.6.2. В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается. Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми).

4.6.3. Приказы по личному составу и кадровые группируются отдельно от приказов по основной деятельности и формируются в службе персонала.

4.6.4. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела.

4.6.5. Обложка дела оформляется следующим образом:

- название организации - ОАО «……………………….»;

- наименование подразделения;

- номер дела по номенклатуре, состоящий из индекса отдела и порядкового номера дела;

- заголовок дела;

- год заведения или квартал года;

- том дела;

- срок хранения.

4.6.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Вся техническая и проектная документация - чертежи, диаграммы и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

4.6.7. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

4.6.8. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

4.6.9. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

4.6.10. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

4.7. Экспертиза ценности документов

4.7.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или на уничтожение.

4.7.2. Экспертиза ценности документов в ОАО «……………………….» на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив ОАО «…………………………».

4.7.3. Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия (ЭК) ОАО «……………………». В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные и опытные работники подразделений, представитель архива ОАО «…………………………». ЭК назначается приказом Генерального директора, им же определяется количественный состав комиссии.

4.7.4. Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску.

4.7.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив ОАО «……………………»; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

4.7.6. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра ЭК дел, законченных делопроизводством три года назад. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное или постоянное хранение, вносятся в опись и передаются в архив.

Форма описи:

ОАО «………………………..» ОПИСЬ №____ Долговременного хранения За 200__г.		УТВЕРЖДЕНО Протокол заседания ЭК От______№_______
№ п/п	Индексы дел	Заголовок дела	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5

В опись № __________включены _______________________дел

(цифрами и прописью)

с №____________по №_____________.

Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия

Члены ЭК Подпись И.О.Фамилия Подпись И.О.Фамилия

4.7.7. После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт.

Форма акта:

ОАО «…………………….» АКТ _______________№ ___ о выделении документов к уничтожению		УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор _____________И.О.Ф. «______»___________200 г.

ЭК ОАО «…………………..» отобрала к уничтожению следующие дела и документы, утратившие практическое значение:

№ п/п	Заголовок дела (групповой заголовок дел)	Дата дела или крайние даты дел	Кол-во дел (томов)	Примечание

Итого: _________________дел за годы ________.

Описи дел за ____________годы утверждены ЭК.

Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия

Члены ЭК

И.О.Фамилия Подпись

И.О.Фамилия Подпись

4.7.8. Акт на уничтожение подписывается председателем и членами ЭК и утверждается Генеральным директором.

4.7.9. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов.

4.7.10. Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную информацию, производиться измельчением документов в машине для уничтожения бумаг и проводится в присутствии членов ЭК.

4.7.11. Работа ЭК проводится ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение Генеральному директору не позднее 20 января. В случае невозможности кого-либо из членов ЭК участвовать в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же подразделения, уполномоченный начальником подразделения.

4.8. Подготовка и передача документов в архив

4.8.1. В архив ОАО «……………………..» передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

4.8.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив ОАО «………………………» не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

4.8.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив ОАО «…………………..», как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

4.8.4. Передача дел в архив ОАО «………………………..» осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.

4.8.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив ОАО «…………………….» сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел ОАО «………………..». Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

4.8.6. Прием каждого дела производится заведующим архива ОАО «……………………..» в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом ОАО «…………………..» и лица, передавшего дела.

Начальник Общего отдела И.О.Ф.

Приложение 3

Положение об общем отделе ОАО «………………………»

ПОЛОЖЕНИЕ об общем отделе ___________№_______ г. Ангарск		УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор _____________ И.О.Ф. «_____»_________200_г.

Общие положения

1.1. Документационное обеспечение управления ОАО «……………………….» осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), выраженная Общим отделом.

В состав Общего отдела входят: секретарь Генерального директора, курьер, делопроизводители.

1.2. Работа Общего отдела регламентируется настоящим положением. Деятельность работников Общего отдела регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются Общим отделом и утверждаются начальником отдела. При изменении функций и задач Общего отдела должностные инструкции пересматриваются.

1.3. Общий отдел в своей деятельности руководствуется законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

Цели и задачи службы ДОУ

2.1. Основными целями Общего отдела являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

2.2. Общий отдел решает следующие задачи:

- Совершенствование форм и методов работы с документами.

- Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в центральный архив в соответствии с действующими нормативами.

- Сокращение документооборота, унификация форм документов.

- Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения на предприятии.

- Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

Функции службы Общего отдела

3.1. В соответствии с возложенными задачами Общий отдел осуществляет следующие функции:

- Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

- Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.

- Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

- Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

- Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.

- Разработка номенклатуры дел предприятия, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

- Повышение квалификации работников Общего отдела, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

- Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

- Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.

- Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

Права и ответственность Общего отдела

Общий отдел имеет право:

4.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

4.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами.

4.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы.

4.4. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

4.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

4.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

4.7. Совместно с отделом информационных технологий определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.

4.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы документационного обеспечения управления и должностные инструкции работникам.

4.10. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

4.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

4.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников Общего отдела, их поощрении и наложении на них взысканий.

Общий отдел несет ответственность за:

- Обеспечение установленного порядка работы с документами на предприятии.

- Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

5. Руководство

Общий отдел возглавляет начальник отдела, который назначается и освобождается Генеральным директором организации.

Начальник Общего отдела:

- несет ответственность за результаты деятельность отдела, состояние трудовой и исполнительной дисциплины, утверждает план работы отдела, контролирует его выполнение; обеспечивает исполнение приказов, распоряжений и поручений руководства предприятия;

- вносит руководству ОАО «…………………………» предложения об изменении структуры и штатной численности отдела, о назначении и освобождении работников, их аттестации, поощрения и дисциплинарной ответственности;

- в пределах своей компетенции подписывает служебные документы, издает распоряжения по вопросам работы отдела.

6. Взаимосвязи с другими структурными подразделениями

Общий отдел взаимодействует:

6.1. Со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения управления.

6.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

6.3. С отделом кадров, - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами.

6.4. С отделом информационных технологий - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов; по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники.

Начальник Общего отдела _________________И.О.Ф.

Приложение 4

Номенклатура дел общего отдела ОАО «………………….»

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ общего отдела ______________ № _____ г. Ангарск На _______ год
Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел, томов	Срок хранения и № ст. по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
01. Общий отдел
01-01	Приказы руководителя по основной деятельности		Постоянно ст.6а
01-02	Протоколы общих собраний сотрудников фирмы		Постоянно ст.5д
01-03	Переписка с учреждениями по основным вопросам деятельности		5 л ЭПК ст.12
01-04	Журнал регистрации исходящих документов		3 года ст.72б
04-05	Журнал регистрации входящих документов		3 года ст.75б
01-06	Журнал регистрации внутренних документов		3 года ст. 72б
01-07	Журнал регистрации приказов руководителя по основным видам деятельности		Пост. ст.72а

Начальник Общего отдела _________________И.О.Ф.

Приложение 5

Список нерегистрируемой корреспонденции на ОАО «…………………….»:

1. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;

2. Сообщения о заседаниях, совещаниях и конференциях;

3. Сводки и информация, присланные для сведения;

4. Рекламные извещения, плакаты;

5. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты;

6. Учебные планы и программы;

7. Печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени);

8. Материалы справочного и информационного характера;

9. Месячные, квартальные и полугодовые отчеты и формы статистической отчетности.