Организация труда руководителя предприятия

В своей практической деятельности руководитель службы ДОУ руководствуется: должностной инструкцией, инструкцией по документационному обеспечению управления предприятием, положением о службе ДОУ, правилами внутреннего трудового распорядка, правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты.[6]

Первый и самый основной документ, которым руководствуется в своей деятельности руководитель службы ДОУ это его должностная инструкция.

Должностная инструкция - это письменный организационно-нормативный документ, регламентирующий вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности конкретного должностного лица (или категории должностных лиц (работников): руководящего состава, специалистов, технических исполнителей и т.п.) компании.

Таким образом, основное функциональное назначение должностной инструкции руководителя службы ДОУ заключается в осуществлении организационно-нормативной регламентации повседневной деятельности начальника службы ДОУ, но в то же время не ограничивается этим.

Общие требования к содержанию должностной инструкции сформулированы в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Министерства культуры РФ от 8 ноября 2005 г. N 536). [10]

Оптимальный вариант структуры должностной инструкции включает следующие основные разделы:

- общие положения;

- полномочия (обязанности и права) работника;

- взаимоотношения (связи по должности) работника;

- ответственность (порядок привлечения к ответственности, оценки деятельности) работника;

- заключительные положения.

Данный документ в необходимых случаях может быть снабжен приложениями. В качестве примера приложения к должностной инструкции можно упомянуть нормы (правила, принципы) поведения, установленные для работников предприятия. При разработке подобного документа целесообразно принять во внимание содержание ст. 21 Трудового кодекса РФ, а также аналогичных документов, изданных в пределах своей компетенции соответствующими органами управления (власти).[28]

Вторым немаловажным документом, которым руководствуется в своей деятельности начальник службы ДОУ это инструкция по документационному обеспечению управления предприятием.

Инструкция по делопроизводству - правовой акт, устанавливающий технологию создания или получения документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения.

Назначением Инструкции по делопроизводству является установление общих правил и единого порядка документирования и организации работы с документами в учреждении. Цель инструкции - совершенствование работы с документами, сокращение количества и повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота и оптимизация управленческого труда.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается на основе положений Государственной системы документационного обеспечения управления, [6] государственных стандартов на документы, Основных правил работы ведомственных архивов.[9] Федеральные органы исполнительной власти при разработке инструкции по делопроизводству используют Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.[10]

Основными разделами инструкции могут быть следующие:

1. Общие положения;

2. Подготовка служебных документов;

2.1. Общие требования;

2.2. Фирменные бланки;

2.3. Требования к оформлению реквизитов;

3. Оформление отдельных видов документов;

3.1.Приказ;

3.2. Распоряжение;

3.3. Протокол заседания;

3.3 Служебное письмо;

3.4 Акт и др. документы (в зависимости от специфики деятельности учреждения);

4. Порядок согласования документов;

5. Порядок удостоверения документов;

6. Изготовление документов с помощью компьютерной техники;

7. Организация документооборота;

7.1. Прием, обработка и прохождение поступающих документов;

7.2. Регистрация и учет документов, построение справочного аппарата;

7.3. Организация работы с отправляемыми документами;

8. Контроль исполнения документов;

9. Работа исполнителя с документами;

10. Организация хранения документов;

10.1. Порядок хранения документов;

10.2. Составление и ведение номенклатуры дел;

10.3. Формирование дел;

10.4. Оформление дел;

10.5. Оперативное хранение дел;

10.6. Передача дел на архивное хранение;

11. Ксерокопирование и тиражирование документов;

11. Хранение, учет и использование бланков, печатей, штампов;

12. Использование факсимильной связи.

Отдельные положения Инструкции по делопроизводству могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах и методических документах, посвященных отдельным направлениям и участкам работы с документами, например, специальной инструкцией регламентируется порядок работы с документами ограниченного доступа.[28]

И еще один важный документ, которым руководствуется в своей деятельности начальник службы ДОУ это положение о службе ДОУ.

Положение о службе ДОУ - правовой акт, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения, его задачи, функции, права, ответственность, а также взаимоотношения с другими подразделениями и учреждениями.

Организация ДОУ в учреждении возложена на службу ДОУ (управление делами, канцелярию, общий отдел, секретарит), находящуюся в непосредственном подчинении руководителя.

Положение о службе ДОУ разрабатывается руководством подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих как работу подразделения, так и учреждения в целом и утверждается руководителем учреждения.

Текст положения о службе ДОУ состоит из следующих разделов:

общие положения;

цели и задачи службы ДОУ;

функции службы ДОУ;

права и ответственность службы ДОУ;

взаимоотношения службы ДОУ.[19]

Выводы

В данном параграфе рассмотрены основные функции, права и обязанности руководителя службы ДОУ. Описаны основные документы, которыми руководствуется в своей практической деятельности руководитель службы ДОУ (должностная инструкция, инструкция по документационному обеспечению управления, положение о службе ДОУ)

Выводы по главе

В данной главе рассмотрен управленческий труд, как специфический вид человеческой деятельности. Выявлены его отличия от других видов труда. Рассмотрены особенности данного труда, основные из них: управленческий труд - это разновидность умственного труда, управленческий труд имеет информационную природу, результаты управленческого труда трудно поддаются количественной оценке. Выделены функции руководителя в процессе организации труда.

Раскрыто определение и содержание организации труда руководителя. Рассмотрены особенности затрат рабочего времени руководителя, факторы приводящие к потерям рабочего времени. Приведены методы рационализации использования рабочего времени руководителя (анализ и планирование). Определены и описаны методы учета использования рабочего времени руководителя (фотография рабочего времени, хронометраж, фотохронометраж). Рассмотрены требования к организации рабочего места руководителя с учетом общегосударственных нормативов санитарно-гигиенических условий работы служащих.

Рассмотрены основные функции, права и обязанности руководителя службы ДОУ. Описаны основные документы, которыми руководствуется в своей практической деятельности руководитель службы ДОУ (должностная инструкция, инструкция по документационному обеспечению управления, положение о службе ДОУ)

Глава 2. Анализ эффективности работы начальника общего отдела на ОАО «……»

2.1 Общие сведения и организационно - управленческая структура ОАО «…….»

В качестве объекта исследования было выбрано Открытое Акционерное Общество"…". Сокращенное наименование ОАО "…"

Юридический адрес организации: ………, ……….. область, город ……….. ул. ………. д. …;

Почтовый адрес: …….., …………… область, город …………… ул. …………….. д. …..;

Регистрационный номер: ……;

ОГРН: ………….. от ……….;

ИНН: …………, ОКПО …………;

Дата первичной государственной регистрации: ………………., Регистрирующий орган Инспекция МНС РФ по г. ………. ……… области;

Телефон: ………..., факс: ………………

Электронная почта: ………………….

Руководит ОАО «…………………….» …………………………. .

……………………………………………………………………………………., ныне ОАО «………………», был образован в 1947 году как филиал Московского проектного института «………………..».

К 1993 году, когда институт стал акционерным обществом, был накоплен ценный опыт проектирования, установлены связи с отечественными проектными, конструкторскими, научными организациями и ведущими проектными зарубежными фирмами. На счету института -- проекты крупных производств и объектов социально-бытового назначения в городах России и странах СНГ. Такие, как керосинопровод Ангарск--Иркутск, газопроводы в Якутии, комплекс установок этилена и пропилена ЭП-300, полиэтилена высокого давления, объекты нефтепереработки, завод ВТУЗ в городе Ангарске, технологический корпус в Узбекистане. Сегодня институт, применяя современную компьютерную и множительную технику и сохранив высококвалифицированных специалистов, разрабатывает обоснования инвестиций и ТЭО, осуществляет комплексное проектирование, авторский надзор и другие работы на качественно новом уровне.

Область деятельности: - комплексное проектирование химических, нефтехимических, нефте- и газоперерабатывающих производств; - проектирование объектов газоснабжения и газообеспечения промышленных объектов, городов и населённых пунктов; - проектирование автозаправочных станций; - проектирование других объектов для производственных предприятий ТЭК и нефтегазоснабжения.

ОАО «…………………………»- многопрофильная организация, осуществляющая проектирование технологических установок по переработке углеводородного сырья, производства аммиака, карбамида, моющих средств, объектов энергоснабжения, трубопроводного транспорта жидких и газообразных продуктов, производства катализаторов, товарно-сырьевого производства.

Перечень наиболее значимых проектов, выполненных в последние годы:

- Разработка материалов для обоснования и инвестиций ОАО «АНХК» и ОАО «АЗП» на период до 2010 года.

- Модернизация реакторного блока установки каталитического крекинга -ОАО «АНХК».

- Реконструкция и модернизация склада сжиженных углеводородов - ОАО «АЗП»

- Воздухоразделительные установки АК-1,5 - ОАО «АНХК».

- Налив нефти в железнодорожные цистерны - ОАО «АНХК».

- Градирни 7, 8, 11, 13 - ОАО «АНХК».

- Резервуарный парк вместимостью 35 тыс.м в кубе для дизельного топлива - ОАО «АНХК».

- Комплекс сооружений по фасовке масел в канистры - ОАО «АНХК».

- Установка автомобильных весов на НПЗ, химзавода и ПСК - ОАО «АНХК».

- Газоснабжение кирпичных заводов: Братского, Иркутского, Красноярского.

- Котельная на водороде - ОАО «Саянскхимпласт».

- Газоснабжение локомотивного депо ст. «Военный городок» - Восточно-Сибирская железная дорога.

- Магистральные и межпоселковые газопроводы - республика Якутия.

- Опытный блок обессоливания нефти - Витим.

- Модульная автозаправочная станция - ООО «ОМНИ».

- Реконструкция тепломагистрали №2 ТЭЦ-1 - ОАО «Иркутскэнерго».

- Компрессорная станция ТЭЦ-10 - «Иркутскэнерго».

- Бункерная база нефтяной компании Верхнее-Ленского речного пароходства - г.Усть-Кут Иркутской области.

- Реконструкция Хабаровской нефтебазы: пожаротушение причала - ОАО «Хабаровскнефтепродукт».

Организационно - управленческая структура ОАО «……..»

Организационная структура направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями организации, распределения между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, находящие выражения в тех или иных принципах управления.

Высшим органом управления ОАО «…………………….» является общее собрание акционеров. К его исключительной компетенции относятся следующие вопросы: внесение изменений и дополнений в устав общества, реорганизация общества, ликвидация общества, утверждение годовых отчетов, бухгалтерских балансов и убытков общества, распределение его прибылей и убытков, иные вопросы предусмотренные законом «об акционерных обществах».

Совет директоров осуществляет общее руководство деятельностью общества, вырабатывает стратегические задачи. Члены Совета директоров в количестве семи человек избираются годовым общим собранием акционеров сроком на один год.

Руководство текущей деятельностью осуществляется Генеральным директором. Генеральный директор: руководит всеми видами деятельности предприятия, организует работу и эффективное взаимодействие структурных подразделений предприятия, направляет их деятельность на достижение высоких темпов развития и совершенствования производства, всемерное повышение производительности труда, эффективности производства и качества продукции. Обеспечивает выполнение обязательств перед бюджетами всех уровней, поставщиками, заказчиками и кредиторами. Организует производственно-хозяйственную деятельность. Принимает меры по обеспечению предприятия квалифицированными кадрами, созданию безопасных и благоприятных условий для их труда, обеспечивает разработку, принятие и соблюдение коллективного договора. Решает все вопросы в рамках предоставленных ему полномочий и поручает выполнение отдельных функций другим должностным лицам; заместителям генерального директора, руководителям производственных и функциональных подразделений. Подчиняется совету директоров и общему собранию акционеров.

В подчинении генерального директора находятся: заместитель директора по производственной части, заместитель директора по технической части, заместитель директора по финансам и экономике.

Заместитель директора по производственной части обеспечивает организацию работ, ритмичность и повышение эффективности производства. Организует производственно-хозяйственную деятельность управления и выполнение всех обязательств перед заказчиками, поставщиками, кредиторами и бюджетами всех уровней. Организует работу всех структурных подразделений, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства. Принимает меры по совершенствованию организации производства, труда и управления на научной основе. Подчиняется генеральному директору. Заместитель директора по технической части вырабатывает техническую политику предприятия, перспективы развития и пути реализации комплексных программ по всем направлениям действующего производства. Обеспечивает повышение уровня технической подготовки производства, его эффективности и сокращения материальных, финансовых и трудовых затрат на производство продукции, работ (услуг), высокий уровень их качества. Соответствие продукции стандартам, техническим условиям и требованиям. Осуществляет контроль за проектной, конструкторской и технологической дисциплиной. Обеспечивает своевременную подготовку проектной документации. Руководит деятельностью технических служб предприятия, контролирует результаты их работы. Является главным инженером предприятия. Подчиняется генеральному директору. Заместитель директора по экономике и финансам вырабатывает экономическую политику предприятия, перспективы развития и основные экономические цели. Осуществляет контроль за составлением сметной документации, предоставлением финансовой отчетности органам государственного надзора, предоставлением руководству данных об экономическом состоянии фирмы. Координирует и осуществляет руководство экономическими службами предприятия и бухгалтерией. Подчиняется генеральному директору. В подчинении зам директора по экономике и финансам находятся: главный бухгалтер, начальник плановой службы. Функции главный бухгалтера: организация бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности организации и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Организация учета поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, учет издержек производства и обращения, выполнение работ, а также финансовых, расчетных и кредитных операций. Начальник плановой службы проводит работу по совершенствованию планирования экономических показателей деятельности предприятия, достижению высокого уровня их обоснованности, по созданию и улучшению нормативной базы планирования. В подчинении заместителя директора по производственной части находятся: начальник отдела кадров, начальник общего отдела, начальник технического отдела, начальник бюро оформления и выдачи проектов, начальник отдела службы качества, начальник отдела информационных технологий. Начальник отдела кадров осуществляет: руководство работой службы, разработку необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций и т.п., создание условий для роста и повышения квалификации персонала, контроль за своевременным составлением отчетности. Начальник общего отдела осуществляет руководство работой службы, руководит разработкой и ведением служебной документации, способствует совершенствованию процессов документационного обеспечения, следит за рациональным использованием материальных, технических и иных средств службы в интересах выполнения задач по предназначению. Начальник технического отдела организует проведение работ по приему проектной документации, следит за процедурой оформления данной документации и сдачей ее на хранение в архив предприятия. Начальник отдела службы качества организует проведение работ по контролю качества готовых проектов, выполнение работ в соответствии с требованиями стандартов и технических условий, технической документацией, условий договоров и т.д.

Начальник бюро оформления и выдачи проектов организует проведение работ по оформлению проектной документации, ее размножению и отправке заказчику. Начальник отдела информационных технологий организует контроль за ходом выполнения работ, анализ функционирования автоматизированных систем, учет объемов и качества, затрат машинного времени на обработку информации, обучение и оказание методической помощи оперативному персоналу автоматизированных систем при подготовке исходных данных, расшифровке информации, полученной из ЭВМ, по полной реализации всех возможностей средств вычислительной техники. В подчинении заместителя директора по технической части находятся начальники: технологического отдела, архитектурно-строительного отдела, монтажного отдела, сантехнического отдела, отдела контрольно-измерительных приборов, электротехнического отдела и хозяйственного отдела.

Схема организационной структуры ОАО "………………….." представлена в приложении №1.

Вывод

В данном параграфе рассмотрены основные сведения об ОАО "…………………….", в частности полное наименование предприятия, дата создания, справочная информация о предприятии и его реквизиты, краткая история предприятия, область деятельности, перечень наиболее значимых проектов, выполненных за последние годы. Описана организационно - управленческая структура ОАО «………….».

2.2 Анализ организации труда начальника общего отдела на ОАО «……..»

Анализ затрат рабочего времени начальника общего отдела на ОАО «……»

Анализ организации труда проведем на примере начальника общего отдела ОАО «……..».

Проведем анализ затрат рабочего времени начальника общего отдела ОАО «………».

В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации [1] и в целях обеспечения организации повседневной деятельности работников ОАО «……….» установлен следующий распорядок работы начальника общего отдела:

- начало рабочего дня - 9.00;

- конец рабочего дня - 17.00;

- перерыв на обед - с 12.00 до 13.00;

- выходные дни - суббота, воскресенье;

- предпраздничные дни - продолжительность рабочего дня, непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню, уменьшается на 1 час.[1]

Необходимо заметить, что продолжительность рабочего дня, перерыв на обед, выходные дни устанавливаются Правилами внутреннего трудового распорядка.[14]

Для проведения анализа затрат рабочего времени начальника общего отдела ОАО «………» необходимо составить фотографию рабочего дня начальника отдела (см. таблицу 3. Фотография рабочего дня начальника общего отдела ОАО «……..»).

Фотография рабочего дня - это метод изучения использования рабочего времени для выявления величины и причин его потерь, разработки нормативов и т. д. Фиксируются все затраты рабочего времени отдельных сотрудников, бригад в течение рабочего дня (смены). [17,с.105]

Фотографию рабочего дня в данном случае будем использовать для следующих целей:

- Определение структуры рабочего дня начальника общего отдела. Выявление наиболее затратных операций и видов работ, определение тех приоритетов, которые руководитель ставит в работе.

- Установление норм. Анализ данных позволит получить исходную информацию для разработки норм труда на предприятии.

- Выявление потерь рабочего времени начальника общего отдела. С помощью фотографии рабочего дня можно определить, на каких этапах управленческого процесса происходят потери рабочего времени, и чем они вызваны.

- Совершенствование процесса организации труда. Фотография рабочего дня позволяет описать существующие на предприятии бизнес-процессы и оценить, насколько они оптимальны.

- Оценка эффективности труда начальника общего отдела. Наблюдения за работой руководителя и оценка его временных затрат на различные рабочие операции позволит оценить уровень его профессионализма и мотивации.

Из таблицы 3 мы видим, что самые большие затраты рабочего времени начальника общего отдела ОАО «……….» отводятся на рассмотрение и принятие мер по устранению текущих производственных проблем. Данные затраты составляют по продолжительности 85 минут или 20.1% от совокупных затрат рабочего времени в течение дня.

Большие потери рабочего времени уходят на подготовку отчета о выполненной работе. В нашем случае на это расходуется 8.5% рабочего времени.

Проведя анализ фотографий рабочих дней за 5 дней рабочей недели, мы собрали полученные данные (см. таблицу 4. Анализ затрат рабочего времени начальника общего отдела ОАО «………» за 5 рабочих дней).

Таблица 3. Фотография рабочего дня начальника общего отдела ОАО «………»

Наименование затрат рабочего времени	Текущее время, час - мин.	Продолжительность затрат, мин	Удельный вес затрат, %
	Время начала	Время окончания
Участие в оперативном собрании организации	9.30	10.00	30	8.5
Проведение рабочей планерки для сотрудников отдела	10.00	10.30	30	8.5
Просмотр и распределение входящей документации	10.40	11.30	50	10.3
Назначение распоряжений	11.30	11.45	15	4.2
Телефонные переговоры с начальниками отделов	11.45	12.00	15	4.2
Перерыв на обед	12.00	12.35	35	8.6
Работа с документами, составление рабочего плана	12.35	13.30	55	10.4
Рассмотрение и принятие мер по устранению текущих производственных проблем	13.30	14.55	85	20.1
Проверка выполняемых работ	15.00	15.20	20	4.5
Подготовка отчета о выполненной работе	15.30	16.00	30	8.5
Прием по личным вопросам	16.10	17.00	50	10.3
Всего затрат			415	98.1

Как видно из таблицы 4, большую часть рабочего времени начальника общего отдела ОАО «……..» составляют рассмотрение и принятие мер по устранению текущих производственных проблем (20,1%), которые, в большинстве случаев, связаны с устаревшей оргтехникой на рабочих местах отдела, недостаточной обеспеченностью ПК работников отдела программными средствами; и подготовка отчетов, различных планов, документов (10,2%).

Таблица 4 Анализ затрат рабочего времени начальника общего отдела ОАО «………..» за 5 рабочих дней

Наименование работ (перечень элементов затрат)	Продолжительность работ, всего
	мин.	% к итогу
Участие в оперативном собрании организации	250	10.2
Проведение рабочей планерки для сотрудников отдела	200	9.5
Просмотр и распределение входящей документации	300	14.2
Назначение распоряжений	85	4.1
Телефонные переговоры с начальниками отделов	85	4.1
Нерегламентированные перерывы	100	4.8
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	180	8.5
Рассмотрение и принятие мер по устранению текущих производственных проблем	425	20.1
Подготовка отчетов, различных планов, документов	250	10.2
Прием по личным вопросам	250	10.2
Проверка выполняемых работ	85	4.1
Итого	2400	100

К потерям рабочего времени из-за нарушения режима работ можно отнести служебные перемещения (переход в другой отдел для распечатки документов или их копирования), связанные с недостаточным оснащением рабочего места начальника общего отдела необходимой оргтехникой.

Также из таблицы 4 видно, что регламентированные перерывы, установленные Правилами внутреннего трудового распорядка ОАО «……….», [14] начальником общего отдела не соблюдаются. За 5 рабочих дней регламентированные перерывы должны были составить 300 минут от всего рабочего времени, а на практике составили всего 180 минут.

Существуют некоторые моменты, мешающие эффективной организации работы начальника отдела. Причинами этого служат:

- получение срочных заданий от вышестоящего руководства;

- нерациональное техническое оснащение рабочих мест, что приводит к необходимости перехода в те отделы, где есть в наличии необходимая оргтехника;

- большое количество служебных разговоров по телефону

Со стороны личностных и психологических характеристик руководителя могут проявляться следующие негативные моменты, влияющие на использование рабочего времени:

медлительность в действиях;

отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;

повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;

распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них до конца и другие факторы.

Также на недостаточную эффективность управленческой деятельности начальника отдела влияет работа в условиях кризиса, например, время, потраченное на ожидание согласования решений, время на ремонт оборудования, повторная подготовка и пересмотр решений.

К основным причинам данного явления относятся:

- неверная оценка времени, отводимого на выполнение отдельных работ;

- сбои в работе из-за несогласованности в планах работ с коллегами и подчиненными;

- недостаточное количество необходимой оргтехники на данном рабочем месте, что приводит к необходимости служебных перемещений вследствие нехватки оргтехники.

Важным решением данной проблемы является ориентация на имеющиеся возможности; разделение полномочий; анализ потребностей в оборудовании; закупка дополнительных единиц оргтехники.

В организации работы начальника общего отдела можно выделить положительные моменты. К ним относятся: отсутствие опозданий на работу и ухода с работы по неуважительным причинам, выполнение всех работ по должностной инструкции.

Анализ организации рабочего места начальника общего отдела на ОАО «……….»

Анализ состояния рабочего места начальника общего отдела:

Кабинет оборудован системой отопления и приточно-вытяжной вентиляцией, что является необходимостью в помещениях с работой на компьютерах. Однако, также в помещениях с ПК должны находиться аптечка первой помощи и углекислотный огнетушитель, чего в данном кабинете нет. [11]

Высота помещения от пола до потолка равна 3,5 м, это соответствует нормам, так как по ним высота помещений (от пола до потолка) должна быть не менее 3,0 м. [11] Площадь кабинета составляет 15 м², это соответствует нормальной организации рабочего места работника, т.к. площадь на одно рабочее место с ПК для взрослых пользователей должна составлять не менее 6,0 м², однако не соответствует требованиям к рабочему месту руководителя, т.к. в его кабинете проводятся совещания, планерки и прием по личным вопросам, что требует более просторного помещения под офис.[27, с.54]

Поверхность пола ровная, покрытая линолеумом. Это оптимальное покрытие для таких помещений. Так как линолеум нескользкий и обладает антистатическими свойствами.

Помещение имеет естественное и искусственное освещение. Естественное - за счет большого широкого окна, а искусственное - за счет люминесцентных ламп.

Срок эксплуатации некоторых ламп подходит к концу, поэтому они светятся оранжевый цветом. Однако такие лампы на предприятии не меняют до полного их перегорания. Это снижает уровень освещенности кабинета до 250 лк, что дает дополнительную нагрузку на зрение сотрудника. Так как нормальным освещением рабочего помещения с ПК является 300-500 лк, то это отрицательно влияет на работу и здоровье сотрудника.[11]

В помещении стоят специальные шкафы для хранения документов и шкаф для верхней одежды.

На окнах весят жалюзи, которые спасают от ярких солнечных лучей летом.

На стенах наклеены обои спокойного светлого цвета, которые не отвлекают от работы. В кабинете растут живые цветы в горшках. Это положительно влияет на моральное состояние руководителя. [27, с.59]

Температура воздуха в теплый период времени составляет 21-26^оС, относительная влажность - около 40%. В связи с тем, что в помещениях нет кондиционеров и увлажнителей воздуха, то в некоторые дни бывает очень душно и сухо. Что неблагоприятно отражается на работе руководителя. В холодный период времени температура воздуха составляет 14-18^оС, так как в оконной раме имеются небольшие щели. Поэтому в это время начальник отдела вынужден пользоваться обогревателем, что приводит к дополнительным расходам электроэнергии. Рекомендуемой температурой для нормальных условий труда является 18-22 ^оС, а относительной влажностью - 60-80%. Из данных видно, что летом температура превышает норму, а зимой, наоборот, ниже нормы, а также относительная влажность ниже нормального уровня. Все это неблагоприятно сказывается на работе и самочувствии начальника отдела.

Влажная уборка помещения проводится 2 раза в неделю, хотя по нормам должна проводиться ежедневно. Это отрицательно сказывается на влажности воздуха и чистоте помещения, что напрямую связано с самочувствием сотрудника.

Рабочее место начальника общего отдела состоит из письменного стола, стула, оргтехники и средств связи.

Высота стола составляет 730 мм, ширина - 1200 мм, глубина - 700 мм, что является нормой.[11]

Стул со спинкой, жесткий, нерегулируемый, что не очень удобно при длительной сидячей позе. На таком стуле сотрудник быстрее устает и тем самым снижается его работоспособность. Чтобы этого избежать необходимо использовать стулья с обязательными элементами в виде спинок, подлокотников с регулируемой высотой сиденья.

Рядом со столом начальника общего отдела стоит стол для совещаний, что не совсем удобно при проведении планерок и приема по личным вопросам - собеседники чувствуют себя некомфортно не в своей зоне, что отрицательно сказывается на их дальнейшей работе и на работе отдела в целом.[27, с.94]

На столе руководителя стоит два телефона: один для разговоров внутри предприятия и звонков на мобильные телефоны; другой - станция для городских и междугородних звонков, а также для быстрой связи со служащими внутри общего отдела. К сожалению, станции старые и не имеют тонального набора, что значительно замедляет процесс набора междугороднего номера.

На письменном столе находится ПК. Компьютер оснащен электронно-лучевым монитором, который имеет частоту мерцания экрана 65 МГц, однако этого совсем не достаточно для нормальной работы, так как при непрерывной работе за ПК свыше 10 минут устают глаза. Минимальной частотой мерцания монитора для нормальной работы за ПК является 85 МГц, при этом необходимо делать перерывы в работе через каждые 1,5-2 часа по 15-20 минут. Исходя из норм следует, что установленные мониторы с более низкой частотой не рекомендуется использовать.[11]

В связи с тем, что стол небольшой и не совсем предназначен для работы на компьютере, а монитор занимает много места, то расстояние от экрана видеомонитора до глаз сотрудника примерно 400 мм, а должно быть не менее 500 мм. Это отрицательно влияет на здоровье и работу руководителя.

Письменный стол не имеет специальной рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы, для клавиатуры и системного блока. Поэтому системный блок стоит на столе, впритык к монитору, а клавиатура располагается перед видеомонитором на расстоянии 100-150 мм от края стола. Такая планировка не удобна для пользователя ПК и приводит к быстрой утомляемости начальника отдела. По нормам клавиатуру следует располагать на поверхности стола на расстоянии не менее чем 300 мм от края, обращенного к пользователю или на специальной, регулируемой по высоте рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы. А системный блок должен стоять от монитора не ближе чем на расстоянии 100-150 мм.

Системный блок создает повышенный шум за счет имеющегося у него дешевого вентилятора. Это отвлекает руководителя от работы и способствует повышенной утомляемости. [11]

Выводы

В данном параграфе был проведен анализ организации труда на примере начальника общего отдела ОАО «………». Для анализа затрат рабочего времени начальника отдела была составлена фотография рабочего дня начальника отдела. С помощью данного анализа было выяснено, что большую часть рабочего времени начальника общего отдела составляют рассмотрение и принятие мер по устранению текущих производственных проблем, подготовка отчетов, различных планов, документов. К потерям рабочего времени из-за нарушения режима работ можно отнести служебные перемещения, связанные с недостаточным оснащением рабочего места начальника отдела необходимой оргтехникой. Было выявлено, что регламентированные перерывы, установленные Правилами внутреннего трудового распорядка ОАО «………», начальником отдела не соблюдаются. Выяснились некоторые моменты, мешающие эффективной организации работы начальника отдела. Так же был проведен анализ состояния рабочего места начальника общего отдела, результаты которого сравнивались с общегосударственными нормативами санитарно-гигиенических условий работы служащих и с инструкцией по охране труда для операторов и пользователей ПЭВМ №192 от 06.03.2002г. ОАО «………».

2.3 Анализ деятельности начальника общего отдела на ОАО «………» по делопроизводству

Анализ организации ДОУ проведем на примере начальника общего отдела ОАО «……….».

Согласно Основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив. [6]

Служба делопроизводства на ОАО «……….» представлена Общим отделом. Общий отдел осуществляет документационное обеспечение предприятия, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

В общий отдел входят: начальник общего отдела, секретарь Генерального директора, курьер и три делопроизводителя.

Основными задачами Общего отдела являются:

1.Обеспечение четкой организации делопроизводства на предприятии, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы;

2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях компании;

3. Сокращение документооборота, унификация форм документов;

4. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение;

5. Координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство на предприятии;

6. Обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства;

Исходя из вышеперечисленных задач, Общий отдел осуществляет следующие функции:

1. Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами;

2. Разработка внутренних нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления;

3. Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий;

4. Осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях компании;

5. Осуществление контроля за оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений;

6. Обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работы с ними;

7. Разработка номенклатуры дел предприятия, обеспечение хранения дел;

8. Обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе средствами автоматизации;

9. Организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации.

Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом Генерального директора и подчиняющийся заместителю экономики и финансов.

Общий отдел в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом ОАО «…………………..» [12] и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями предприятия. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный момент нет.

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. [37] Так сложилось, что никаких работ по разработке данной инструкции на предприятии не проводилось.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления [6] и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ [10]. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

1. Общие положения;

2. Правила подготовки и оформления документов;

3. Требования к реквизитам документов;

4. Организация документооборота:

- порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции.

- порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

- организация контроля исполнения документов.

- поисковая система по документам.

- составление номенклатуры дел.

- формирование и оформление дел.

- экспертиза ценности документов.

- передача дел в архив.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации. [30]

Подразделения и отделы ОАО «……….» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей.

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников ОАО «………» и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.[13]

Необходимо отметить, что на ОАО «……….» присутствуют организационно-распорядительные документы - Устав Предприятия, в котором закреплены все основные моменты организации ОАО «………» (основные виды деятельности, цели и задачи), [12] Протоколы собраний акционеров.

Но также следует отметить, что до настоящего момента отсутствуют такие основные нормативные документы, регламентирующие документационное обеспечение управление предприятия, как инструкция по делопроизводству и положение об Общем отделе.

Выводы

В данном параграфе был проведен анализ деятельности начальника общего отдела на ОАО «……..» по делопроизводству. Был определен состав общего отдела на ОАО «…………», его задачи, функции, нормативные документы, которыми руководствуется в своей деятельности общий отдел, организационно-распорядительные документы предприятия. Выяснилось, что на ОАО «……….» отсутствуют такие основные нормативные документы, регламентирующие документационное обеспечение управление предприятия, как инструкция по делопроизводству и положение об Общем отделе.

Выводы по главе

В данной главе рассмотрены основные сведения об ОАО "………………….", в частности полное наименование предприятия, дата создания, справочная информация о предприятии и его реквизиты, краткая история предприятия, область деятельности, перечень наиболее значимых проектов, выполненных за последние годы. Описана организационно - управленческая структура ОАО «………».

Проведен анализ организации труда на примере начальника общего отдела ОАО «……….». Для анализа затрат рабочего времени начальника отдела была составлена фотография рабочего дня начальника отдела. С помощью данного анализа было выяснено, что большую часть рабочего времени начальника общего отдела составляют рассмотрение и принятие мер по устранению текущих производственных проблем, подготовка отчетов, различных планов, документов. К потерям рабочего времени из-за нарушения режима работ можно отнести служебные перемещения, связанные с недостаточным оснащением рабочего места начальника отдела необходимой оргтехникой. Было выявлено, что регламентированные перерывы, установленные Правилами внутреннего трудового распорядка ОАО «……..», начальником отдела не соблюдаются. Выяснились некоторые моменты, мешающие эффективной организации работы начальника отдела. Так же был проведен анализ состояния рабочего места начальника общего отдела, результаты которого сравнивались с общегосударственными нормативами санитарно-гигиенических условий работы служащих и с инструкцией по охране труда для операторов и пользователей ПЭВМ №192 от 06.03.2002г. ОАО «………».

Проведен анализ деятельности начальника общего отдела на ОАО «……..» по делопроизводству. Определен состав общего отдела на ОАО «………», его задачи, функции, нормативные документы, которыми руководствуется в своей деятельности общий отдел, организационно-распорядительные документы предприятия. Выяснилось, что на ОАО «……….» отсутствуют такие основные нормативные документы, регламентирующие документационное обеспечение управление предприятия, как инструкция по делопроизводству и положение об Общем отделе.

Глава 3. Предложения по совершенствованию работы начальника общего отдела на ОАО «………»

3.1 Совершенствование организации труда начальника общего отдела на ОАО «……….»

Рекомендации по улучшению использования рабочего времени начальника общего отдела на ОАО «……..»

В результате проведенного анализа были выявлены некоторые моменты, мешающие эффективной организации работы начальника общего отдела на ОАО «………». Причинами этого могут служить факторы внутренней среды организации и психологические факторы личности самого руководителя.

Из внутренних факторов организации можно выделить следующие:

- получение срочных заданий (указаний, распоряжений) от вышестоящего руководства, что приводит к спонтанному изменению планов

- избыточная отчетность, отнимающая много времени на заполнение необходимых форм и материалов

- нерациональное техническое оснащение рабочих мест, что приводит к необходимости перехода в те отделы, где есть в наличии необходимая оргтехника

- большое количество служебных разговоров по телефону, прерывающих процесс работы

Со стороны личностных и психологических характеристик руководителя могут проявляться следующие негативные моменты, влияющие на использование рабочего времени:

медлительность в действиях;

отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;

повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;

распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них до конца и другие факторы.

На основании выявленных причин, мешающих рациональному использованию рабочего времени, была заполнена таблица 5 «Факторы помех и меры по их устранению».

Для корректировки затрат рабочего времени руководителя необходимо проработать внутренние установки:

- Рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов;

- Добиться улучшения взаимодействия с подчиненными, коллегами и вышестоящим руководством, а именно: стараться формализовать отношения и соблюдать субординацию.

- Ориентироваться на долгосрочные цели

- Научиться расставлять приоритеты работ

- Повысить самодисциплину.

Также руководитель общего отдела не полностью использует время, отведенное на регламентированные перерывы. Это указывает на возможность возникновения у него переутомления, усталости, стресса и привести к падению результативности его работы.

Рекомендуется изучить и использовать на практике нормативы режимов труда и отдыха, установленные в организации, а именно: Правила внутреннего трудового распорядка на ОАО «………..».[14]

Для планирования и организации работы начальнику общего отдела можно посоветовать вести дневник времени.[17, с.98]

Дневник времени - это средство управления работой, позволяющее планировать ее выполнение по часам, определять ежедневные задачи как часть общей цели и выделять наиболее важные из них.

Таблица 5 Факторы помех и меры по их устранению

Виды помех, занятий	Возможные причины потерь времени	Меры по устранению
1	2	3
Нерациональное планирование рабочего времени руководителя. Об этом виде помех говорит, например, то, что затраты времени на некоторые виды работ неоправданно высоки (например, деловые телефонные разговоры, подготовка отчетов, различных планов, прием посетителей по личным вопросам)	- ориентация на действия, а не на достижение цели, что ведет к возникновению авралов - отсутствие приоритетов выполнения работ в течение дня - отсутствие каждодневного планирования рабочего дня и сбивание графика работы - игнорирование нормативов режимов труда и отдыха	- выполнение работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности); - ведение предварительного планирования рабочего дня; - ведение дневника рабочего времени - изучение и использование нормативов режимов труда и отдыха, установленных в организации
Работа в условиях кризиса, например, время, потраченное на ожидание согласования решений, время на ремонт оборудования, повторная подготовка решений и т.д.	- нереалистичная оценка времени, отводимого на выполнение отдельных работ - ориентация на проблему - сбои в работе из-за несогласованности в планах работ с коллегами и подчиненными - неполадки в работе имеющейся оргтехники, замедляющее процесс работы - недостаточное количество необходимой оргтехники на данном рабочем месте, что приводит к необходимости служебных перемещений вследствие нехватки оргтехники	- реалистичное планирование затрат рабочего времени - ориентация на имеющиеся возможности - делегирование полномочий - проведение анализа потребностей в оборудовании для организации рабочих мест - закупка дополнительных единиц оргтехники
Обычные дела и «текучка». Сюда относятся, личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), контакты с коллегами в рабочее время и т.д.	- отсутствие планирования - перенесение важных дел на более поздний срок - стремление пообщаться (посочувствовать) с коллегами (подчиненными) из-за отзывчивости или несоблюдения субординации между руководителем и подчиненными - отсутствие самодисциплины - прерывание работы телефонными звонками	- постановка целей и стремление к их достижению - расстановка приоритетов работ - самодисциплина - формализация отношений с коллегами и подчиненными (соблюдение субординации)

Дневник состоит из специальной папки - скоросшивателя, в которую по желанию пользователя могут вставляться специальные карточки, графики, таблицы и финансовые отчеты. На карточках имеются ежегодные планы (разграфленная сетка, на которую понедельно заносятся долгосрочные планы) и планы на день, в которых все дела распределяются с точностью до получаса. Таким образом, можно соотнести каждый пункт дневной программы с более широкими временными задачами. Сначала потребуется решимость и дисциплина, чтобы заполнять соответствующие графы и составлять перечень необходимых дел. Однако составление этого перечня, ранжирование стоящих задач и видов деятельности помогают улучшить организацию труда и рационально использовать время.

Дневник времени имеет следующую структуру.

1. Календарная часть:

- Сюда можно “зашить” различные формуляры для месячных, декадных и дневных планов с промежуточными регистрами.

- Особое значение придается плану на день. Основной принцип: один лист на день.

- Листки для заметок по соответствующим месяцам и декадам, которые облегчат перенос сроков и целеустановок на отдельные недели и дни.

- Отдельные дневные листки можно после сброшюровать в соответствующем порядке, и по прошествии времени получить архив времени и успехов жизни - надежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущих успехов.

- Новые “входящие” дневные листки должны быть снабжены всеми сроками и заданиями из декадных и месячных листков.

2. Раздел служебных и частных дат:

на соответствующих листках и формулярах можно записывать и постоянно иметь при себе наиболее важную информацию.

3. Раздел адресов и телефонов:

запись наиболее часто употребляемых и особо важных телефонных номеров, адресов.

1. Общая часть:

различные отделения, как в бумажнике позволяют разместить здесь фотографии, кредитные и чековые карточки, служебный пропуск, денежные купюры и т.п.

Используя дневник времени, можно успешно планировать каждый день, организовывать свою работу. Благодаря его применению повышается качество работы, ежедневно экономится около часа рабочего времени.

Разновидностью дневника времени является ежедневник с системой таймирования, который состоит из буклетов, включающих ежедневник на год, месяц, неделю. Кроме того, каждый день расписан с интервалом в полчаса. Такая система позволяет руководителю:

- продумать и систематизировать жизненные планы и планы работы на значительный период (год) и спланировать их поэтапное выполнение (по месяцам, неделям, дням);

- четко следовать принятым планам, не отвлекаясь на другие дела.[17, с.119]

Чтобы правильно выполнять свои функции и достигать своих целей, чтобы перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки, начальник общего отдела должен ясно представлять свой временной бюджет и совокупность задач. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

Чтобы успешнее претворять свои планы в жизнь, начальнику общего отдела необходимо согласовывать их с планами других людей (вышестоящего руководства, подчиненных, коллег).

Основная проблема начальника общего отдела заключаются в том, что он пытается сразу выполнить слишком большой объем работ и распыляет свои силы на отдельные, часто несущественные, но кажущиеся необходимыми дела.

Руководители должны стремиться к тому, чтобы, успевая решать во время рабочего дня множество разных текущих вопросов, в течение определенного времени заниматься только одной-единственной задачей, всегда завершать за один раз только одно дело, но последовательно и целеустремленно. Предпосылками для такой работы служат принятие однозначного решения о первоочередности важных дел, составление списка приоритетов на основе этого решения и соблюдение его. Сознательное установление однозначных приоритетов, последовательное и системное выполнение задач, включенных в план, в соответствии с их очередностью поможет: