Организация труда руководителя предприятия

работать только над действительно важными и необходимыми задачами

- решать вопросы в соответствии с их неотложностью

концентрироваться на выполнении только одной задачи

укладываться в установленные сроки

исключить дела, которые могут быть выполнены другими

не оставлять невыполненными задачи, которые вам действительно по силам

получить больше удовлетворения от рабочего дня и результатов работы

избежать стрессовых перегрузок.

Очередность выполнения задач можно определять, пользуясь следующими критериями и методами :

1. Принцип Парето.

В. Парето открыл эффект концентрированного напряжения. В данном случае имеется в виду, что концентрация на жизненно важной деятельности больше всего влияет на достижение желаемых результатов. Отсюда вытекает правило 20/80: концентрация 20% времени на наиболее важных проблемах может привести к получению 80% результатов. Остальные 80% времени обеспечивают лишь 20% результатов. Это означает, что не следует сразу браться за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью.

2. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауера

Определение важности осуществляемой деятельности имеет решающее значение для эффективности работы руководителя. Для определения значимости задач очень важен принцип Эйзенхауэра. Эйзенхауэр подразделял задачи по их важности и срочности на задачи А, В и С (см. рис. 1).

А - задачи: очень важные и срочные - выполнять немедленно.

В - задачи: важные, несрочные - определить, в какие сроки их следует выполнять.

С - задачи: менее важные, но срочные - делегировать.

Важность

Срочность

Рисунок 1. Распределение приоритетов решения задач

Дела, которые не являются ни важными, ни срочными не должны отвлекать внимание руководителя.

Наибольшая опасность для руководителя заключается в увеличении срочностью (С - задачами), в то время как В - задачи (или даже А - задачи) остаются невыполненными.

Рекомендуется пользоваться следующей схемой:

- поставить перед собой задачи. На этой основе составить перечень дел (на длительный период);

- изучить перечень дел. Крупные задачи разбить на мелкие (морфологический анализ);

- установить конкретную дату исполнения каждой задачи и подзадачи;

- на первое место в календаре поставить дела с фиксированным сроком выполнения (например, подготовка к совещанию, которое должно состояться в этот день).

Наивысшим приоритетом должны пользоваться также задачи, требующие больших усилий (например, выработка новой стратегии, вопрос о реконструкции и т.д.).

Специалисты рекомендуют включать в эту группу и “неприятные” задачи, выполнение которых может явиться причиной плохого настроения (например, неприятный разговор с подчиненным).

К делам второй степени важности можно отнести различного рода среднесрочную работу, а также работу, связанную с выполнением обычных функций.

На третье место следует поставить второстепенную работу, невыполнение которой не будет иметь сколько-нибудь значительных отрицательных последствий (малозначащие телефонные звонки и т.д.):

- внести в календарь срочные дела, которые возникли накануне;

- попытаться сократить список работ.[22]

При планировании рабочего дня рекомендуется:

- не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один день;

- планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на наиболее благоприятное для конкретного руководителя время суток; оставлять легкие и приятные дела на конец рабочего дня;

- не приступать к выполнению новой задачи до завершения предыдущей; если выполнение дела было прервано, то следует вернуться к незавершенному делу. [34]

Так же для экономии времени в рабочий кабинет начальника общего отдела целесообразно будет приобрести многофункциональное устройство, объединяющее в себе функции принтера, сканера и копира, что позволит понести меньшие финансовые затраты, чем при покупке этой техники по отдельности, а также сэкономит рабочее пространство. Всё это позволит более рационально использовать рабочее время руководителя и не тратить его на переход в другие отделы.

Во избежание дальнейших затрат времени на телефонные разговоры начальнику общего отдела, и другим начальникам отделов, целесообразно заранее определить тему и цель разговора. Телефонные разговоры должны быть как можно менее длительными и максимально продуктивными, и они не должны совершаться одновременно с выполнением важной задачи, во избежание принятия неверного решения или предоставления неверной информации.

Для того чтобы телефонный разговор продолжался минимальное количество времени, нужно его тщательно спланировать, предварительно составить короткую наметку и подобрать необходимые материалы, продумать разговор и записать основные вопросы, которые нужно выяснить, а также вопросы, которые могут возникнуть в ходе беседы.

Недостающую зрительную связь люди обычно стремятся восполнить излишним многословием или привлечением к разговору посторонних, что удлиняет беседу.

Средняя продолжительность телефонной беседы составляет 6-7 минут, хотя основное время (до 2/3) уходит на паузы между словами и фразами, повторы и просто ненужные слова. Поэтому экономия времени в разговорах по телефону - это проблема краткости изложения вообще, и специалисты считают, что большинство телефонных бесед можно уложить в 3 минуты, если соблюдать рациональность как в композиции беседы из четырех этапов, так и в расходе времени на каждый из них.

На взаимные представления следует расходовать 20-25 секунд, причем рекомендуется отойти от неинформативного «алло» или «слушают» и совместить отзыв с представлением.

Введение собеседника в курс дела должно занимать не более 40-45 секунд и быть исключительно чётким и логичным, так как от этого этапа на 80 % зависит успех беседы.

Главный и наиболее длительный этап - обсуждение ситуаций (примерно 1,5 мин.), и здесь лаконизм, может быть, достигнут за счет четкой продуманности вопросов, которые бы требовали коротких и конкретных ответов.

Заключение не должно превышать 25 секунд.

Поскольку телефонные звонки относятся к числу либо не важных и не срочных факторов, либо срочных, но не важных то не лишним было бы установить определенные часы, когда никто не должен беспокоить руководителя по телефону (его можно даже отключить). Точно так же, если всё же кто-то "прорвался" по телефонной связи во время важного совещания, серьезного разговора или работы над серьезными документами, то предпочтительнее попросить собеседника перезвонить через определенное время или пообещать ему самому сделать это (но, естественно, не забыть).[26]

Не стоит также забывать и о естественном ритме человека, так как известно, что работоспособность человека в течение дня неодинакова. Работоспособность можно представить в виде кривой, которая возрастает на первом часу работы, ее пик длится в течении двух-трех часов, после чего работоспособность вновь снижается. Этот цикл повторяется дважды в течение дня: до обеденного перерыва и после. Это также необходимо учитывать при распределении своего рабочего времени, и, наиболее сложные дела, требующие высокой концентрации внимания, планировать на периоды активного роста работоспособности.[17, с.53]

Предложения по совершенствованию организации рабочего места начальника общего отдела на ОАО «…….»

Для улучшения условий труда и повышения работоспособности начальника общего отдела необходимо следующее:

1. оборудовать помещение системами кондиционирования и увлажнения воздуха для создания благоприятных климатических условий труда;

2. установить в кабинете огнетушитель и аптечку;

3. заменять лампы, горящие оранжевым цветом, на новые. Это позволит снизить нагрузку на зрение и повысить уровень освещенности помещения;

4. установить на рабочем столе руководителя светильник с возможностью его перемещения в соответствии с индивидуальными особенностями работника. Это позволит облегчить работу с документами;

5. проводить в помещениях ежедневную влажную уборку;

6. заделать щели в оконной раме для сохранения тепла в кабинете и сокращения расхода электроэнергии;

7. чистить окна и лампы в помещении не реже двух раз в год. Это позволит увеличить уровень освещенности кабинета;

8. заменить старые телефонные станции без тонального набора на новые с тональным набором. Это поможет сократить время на набор междугородних номеров;

9. заменить старый ПК на новый с ЖК монитором. Это снизит нагрузку на зрение начальника отдела, уменьшит его утомляемость, а также поможет избавиться от шума вентиляторов;

10. заменить обычный письменный стол, на котором стоит ПК, на специальный компьютерный стол. Это позволит создать удобную позу начальника общего отдела при работе с ПК и тем самым уменьшить его утомляемость и повысить работоспособность;

11. заменить обычный жесткий нерегулируемый стул со спинкой на подъемно-поворотный и регулируемый по высоте и углам наклона сиденья и спинки стул. Это поможет снизить утомляемость руководителя.

12. для проведения в кабинете планерок и совещаний необходимо разделить кабинет на две зоны: рабочую и зону для совещаний, т.е. поставить отдельно рабочий стол и стол для совещаний, которые, в данном случае, стоят вместе. Это положительно повлияет на собеседников, будет психологически легче и увереннее проходить общение, что приведет к наиболее результативным решениям поставленных задач.

Выводы

В данном параграфе даны рекомендации по улучшению использования рабочего времени начальника общего отдела на ОАО «……….», а именно: для планирования и организации работы начальнику общего отдела предлагается вести дневник времени. Для распределения приоритетов в своей работе начальнику общего отдела предлагается воспользоваться принципами Парето и Эйзенхауера. Для экономии времени в рабочий кабинет начальника общего отдела предлагается приобрести многофункциональное устройство, объединяющее в себе функции принтера, сканера и копира. Во избежание лишних затрат времени на телефонные разговоры начальнику отдела даются рекомендации ведения телефонных переговоров. Так же в данном параграфе были внесены предложения по совершенствованию организации рабочего места начальника общего отдела на ОАО «……..». Основные из них: оборудовать помещение системами кондиционирования и увлажнения воздуха для создания благоприятных климатических условий труда; заменить старые телефонные станции без тонального набора на новые с тональным набором; заменить старый ПК на новый с ЖК монитором; заменить обычный письменный стол, на котором стоит ПК, на специальный компьютерный стол; заменить обычный жесткий нерегулируемый стул со спинкой на подъемно-поворотный и регулируемый по высоте и углам наклона сиденья и спинки стул.

3.2 Совершенствование деятельности начальника общего отдела на ОАО «……..» по делопроизводству

В результате анализа системы документационного обеспечения управления ОАО «……..» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства.

Было выявлено отсутствие таких необходимых нормативно-методических документов, как инструкция по делопроизводству и положение об Общем отделе.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением. Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления [6] и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ.[10]

В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы:

- общие положения;

- правила подготовки и оформления документов;

- требования к реквизитам документов;

- организация документооборота;

- порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции;

- порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов;

- организация контроля исполнения документов;

- поисковая система по документам;

- составление номенклатуры дел;

- формирование и оформление дел;

- экспертиза ценности документов;

- передача дел в архив.

Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и фиксировать все основные моменты работы с документами, она позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, а также сделать работу с документами на предприятии более унифицированной, исключит возможность их утери, обеспечит оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства.[30] Проект инструкции по делопроизводству самостоятельно разработан автором и дан в Приложении №2.

Основные особенности разработанной инструкции по делопроизводству для ОАО «………»:

1) Разработан перечень нерегистрируемой документации.

В связи с тем, что на предприятии отсутствовал данный перечень, регистрировались практически все поступающие в организацию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д. Необходимо сортировать документы на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню документов, не подлежащих регистрации. Перечень прилагается к инструкции по ДОУ (представлен в Приложении №5).

2) В инструкцию был добавлен пункт 4.3.Порядок прохождения внутренних документов. На предприятии внутренняя и исходящая документация регистрируется в одном журнале регистрации исходящей документации. Ввиду большого объема внутренней и исходящей документации предлагается создать два журнала: «Журнал регистрации внутренних документов» и «Журнал регистрации исходящих документов». (Приложение №2, пункт 4.3.).

3) В инструкции указывается специально назначенный сотрудник (курьер) общего отдела, который должен осуществлять передачу внутренней и входящей документации структурным подразделениям предприятия. (Приложение №2, подпункты 4.1.6., 4.3.9.).

4) Также в инструкции указываются некоторые особенности оформления в дела технической документации, распространенной на предприятии (Приложение №2, подпункт 4.6.6.).

Вторым обязательным нормативным документом по организации службы документационного обеспечения управления является положение об этом структурном подразделении. Начальнику общего отдела ОАО «………» необходимо разработать положение об отделе.

При разработке положения о делопроизводственной службе следует обращать внимание на рекомендации Государственной системы документационного обеспечения управления.[6] В структуру положения об Общем отделе должны входить следующие пункты:

1. общие положения. Здесь перечисляются законодательные акты и нормативно-методические документы, руководствоваться которыми должна служба. Определяется степень самостоятельности подразделения и подчиненности его руководителя;

2. задачи;

3. структура. Перечисляется весь состав службы (экспедиция, группа контроля, архив и т.д.);

4. функции;

5. обязанности;

6. права;

7. ответственность;

8. взаимосвязи с другими подразделениями.

Положение о службе документационного обеспечения управления должно разрабатываться непосредственно начальником общего отдела, согласовываться с юристом и утверждаться Генеральным директором предприятия. Проект положения об Общем отделе дан в Приложении №3.

Основные особенности данного положения об Общем отделе:

1) Определен состав общего отдела (Приложение №3, пункт 1.1.).

2) Указана регламентация деятельности сотрудников общего отдела (Приложение №3, пункт 1.2.).

3) Указаны права и ответственность начальника общего отдела, касающиеся работы данного отдела (Приложение №3, пункт 5.).

4) Рассмотрено с какими структурными подразделениями и по каким вопросам взаимодействует общий отдел (Приложение №3, пункт 6.).

Систематизация документов - одна из важнейших задач в документационном обеспечения управления. Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организации с указанием их индекса и носит рекомендательный характер. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами - Государственной системой документационного обеспечения управления, [6] Основными правилами работы ведомственных архивов, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

При составлении номенклатуры дел необходимо указывать сроки хранения документов в соответствии с соответствующим Перечнем.[7]

На ОАО «…….» номенклатура дел составляется по установленной форме. Ежегодно уточняется и утверждается Генеральным директором и вводится в действие с 1 января следующего года. Номенклатура дел на ОАО «………» состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям.

Номенклатуру дел на ОАО «……….» печатают в трех экземплярах. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в общем отделе, второй используется в общем отделе в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение.

В ходе проведенного анализа было выяснено, что в действующей на данный момент номенклатуре дел для общего отдела ОАО «……….» имеются некоторые недостатки.

В частности в общем отделе ведется «Журнал регистрации исходящих факсов», где фиксируются все документы (бухгалтерские счета, поздравительные сообщения и т.д.), отправляемые по факсимильному аппарату, в том числе, и исходящие письма, для которых это является повторной регистрацией. С точки зрения оптимизации документооборота, данный журнал является лишним, так как исходящие письма регистрируются в «журнале исходящих документов», документы, отправляемые по факсимильному аппарату, можно фиксировать там же с пометкой в примечаниях. Для фиксирования факта принятия документа, отправляемого по факсимильному аппарату, предлагается указывать на оборотной стороне должность и фамилию лица, принявшего документ.

Также на предприятии вся внутренняя и исходящая документация регистрируется в одном журнале: «Журнале регистрации исходящих документов». Учитывая большой объем внутренней и исходящей документации, целесообразнее было бы создать два журнала: «Журнал регистрации внутренних документов» для внутренней документации, и «Журнал регистрации исходящих документов» для исходящей документации.

Номенклатура дел структурного подразделения является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), подписывается начальником общего отдела.

Номенклатура дел для общего отдела, разработанная автором дипломной работы для ОАО «……….», представлена в Приложении №4.

Выводы

В данном параграфе представлены предложения по совершенствованию деятельности начальника общего отдела на ОАО «……….» по делопроизводству. В частности предложена инструкция по делопроизводству для ОАО «………». Ее особенности: разработан перечень нерегистрируемой документации; добавлен пункт 4.3.Порядок прохождения внутренних документов; указан специально назначенный сотрудник (курьер) общего отдела, осуществляющий передачу внутренней и входящей документации структурным подразделениям; указаны некоторые особенности оформления в дела технической документации, распространенной на предприятии. Предложен проект положения об Общем отделе для ОАО «……..». Его особенности: определен состав общего отдела; указана регламентация деятельности сотрудников общего отдела; Указаны права и ответственность начальника общего отдела, касающиеся работы данного отдела; рассмотрено с какими структурными подразделениями и по каким вопросам взаимодействует общий отдел. Предложена улучшенная номенклатура дел для общего отдела ОАО «……..». Изменения: убран «Журнал регистрации исходящих факсов»; создан «Журнал регистрации внутренних документов».

Выводы по главе

Даны рекомендации по улучшению использования рабочего времени начальника общего отдела на ОАО «……….», а именно: для планирования и организации работы начальнику общего отдела предлагается вести дневник времени. Для распределения приоритетов в своей работе начальнику общего отдела предлагается воспользоваться принципами Парето и Эйзенхауера. Для экономии времени в рабочий кабинет начальника общего отдела предлагается приобрести многофункциональное устройство, объединяющее в себе функции принтера, сканера и копира. Во избежание лишних затрат времени на телефонные разговоры начальнику отдела даются рекомендации ведения телефонных переговоров. Так же в данном параграфе были внесены предложения по совершенствованию организации рабочего места начальника общего отдела на ОАО «……….». Основные из них: оборудовать помещение системами кондиционирования и увлажнения воздуха для создания благоприятных климатических условий труда; заменить старые телефонные станции без тонального набора на новые с тональным набором; заменить старый ПК на новый с ЖК монитором; заменить обычный письменный стол, на котором стоит ПК, на специальный компьютерный стол; заменить обычный жесткий нерегулируемый стул со спинкой на подъемно-поворотный и регулируемый по высоте и углам наклона сиденья и спинки стул.

Представлены предложения по совершенствованию деятельности начальника общего отдела на ОАО «……….» по делопроизводству. В частности предложена инструкция по делопроизводству для ОАО «………». Ее особенности: разработан перечень нерегистрируемой документации; добавлен пункт 4.3.Порядок прохождения внутренних документов; указан специально назначенный сотрудник (курьер) общего отдела, осуществляющий передачу внутренней и входящей документации структурным подразделениям; указаны некоторые особенности оформления в дела технической документации, распространенной на предприятии. Предложен проект положения об Общем отделе для ОАО «……..». Его особенности: определен состав общего отдела; указана регламентация деятельности сотрудников общего отдела; Указаны права и ответственность начальника общего отдела, касающиеся работы данного отдела; рассмотрено с какими структурными подразделениями и по каким вопросам взаимодействует общий отдел. Предложена улучшенная номенклатура дел для общего отдела ОАО «……….». Изменения: убран «Журнал регистрации исходящих факсов»; создан «Журнал регистрации внутренних документов».

Заключение

В рыночной экономике предприятие само принимает решения; самостоятельно формирует цели и задачи, разрабатывает стратегию и политику своего развития, изыскивает необходимые для их реализации средства, набирает работников; приобретает оборудование и материалы; решает множество структурных вопросов, в том числе и такие, как создание, ликвидация, слияние или наоборот разделение подразделений и филиалов, вхождение в состав ассоциаций и других объединений; реорганизация производственной и перестройка организационной структуры управления и многие другие. Иначе говоря, предприятия приобретают все черты самостоятельности, характерные для работы в условиях рынка. А это требует значительного расширения сферы управления и самоуправления, увеличения объема и усложнения характера выполняемых менеджерами работ. Существенно возросла и ответственность за своевременность и качество принимаемых решений. Повышается роль маркетинговых исследований, позволяющих изучать динамику потребностей на рынке товаров и услуг. Научно-технический прогресс превращается в одно из орудий управленческих нововведений, направленных на создание условий для эффективной работы. Все большее значение приобретает и решение вопросов, связанных с управлением персоналом, занимающим в новых условиях ключевое положение в ресурсном потенциале и по существу предопределяющим успех организаций в достижении ее целей. В связи со всем этим, предъявляются высокие требования к профессионализму управленческого персонала, от которого зависит эффективность управленческой деятельности, а, следовательно, и эффективность деятельности всего предприятия.

Управление - важнейшее понятие в рыночной экономике.

Именно управление обеспечивает связанность, интеграцию экономических процессов в организации.

Управлять - значит, вести предприятие к его цели, извлекая максимум возможности из имеющихся ресурсов. Управление требует соблюдения определенной технологии разработки, принятия и реализации решений. Поэтому правильная организация труда руководителя очень важна. Труд руководителей должен быть организован так, чтобы потери рабочего времени были минимальны. Основной целью написания данной дипломной работы является анализ труда начальника общего отдела на ОАО «…………..» и внесение предложений по совершенствованию его работы на предприятии.

Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания предприятия. В результате автором дипломной работы самостоятельно разработаны необходимые нормативные документы:

- инструкция по делопроизводству;

- положение об общем отделе.

Разработана улучшенная номенклатура дел общего отдела.

Были предложены рекомендации по улучшению использования рабочего времени начальника общего отдела на ОАО «………», выполнение которых позволит более рационально и эффективно использовать рабочее время руководителя, а значит и повысит качество его труда.

Также были внесены предложения по совершенствованию организации рабочего места начальника общего отдела на ОАО «……….», при соблюдении которых рабочее место будет лучше приспособлено для выполнения функций руководителя, а значит, труд руководителя будет производительней и эффективней.

В целом данные предложения помогут повысить качество труда и эффективность работы начальника общего отдела на ОАО «………………………..».

Список литературы

Опубликованные источники

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001. №197-ФЗ., ст.95.

2. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". - М.: Издательство стандартов, 1998.

3. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". - М.: Издательство стандартов, 2003.

4. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93. - М.: Госстандарт России, 1997.

5. Квалификационный справочник должностей служащих. - М.: ИНФРА-М, 1999.

6. Государственная система документационного обеспечения управления. - М.: ВНИИДАД, 1991.

7. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 2000.

8. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. - М.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1989.

9. Основные правила работы архивов организаций. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002.

10. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2001. - 87с.

11. Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, электронно-вычислительным машинам и организации работы. Санитарные правила и нормы. СанПиН 9-131 РБ 2000 - Мн. - 2000.

Неопубликованные источники

12. Устав ОАО «………………………», г. Ангарск, 1993.

13. Должностные инструкции сотрудников ОАО «…………………………».

14. Правила внутреннего трудового распорядка ОАО «…………………………».

15. Инструкция по охране труда для операторов и пользователей ПЭВМ №192 от 06.03.2002г., ОАО «…………………..».

Литература

16. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов / Е.В. Алексеева, П.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Секретарское дело. - 2001. - №2. - С. 90-101.

17. Архангельский Г.В. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы / Г.В. Архангельский - М.: АиСТ-М, 2003. - 185с.

18. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности / Н.В. Басакина // Секретарское дело. - 2000. - №3. - С.87-90.

19. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений / Т.А. Быкова // Секретарское дело. - 2000. - №2. - С.21-25.

20. Виханский О.С. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс: Учебное пособие / О.С. Виханский, А.И. Наумов - М.: Гардарика, 2006. - 195с.

21. Вялова Л.М. Организация движения документов / Л.М. Вялова // Секретарское дело. - 2000. - №2. - С.16-20.

22. Гамидуллаев Б.Н. Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием / Б.Н. Гамидуллаев - Пенза: Пароход, 1997. - 215с.

23. Дёмин Ю.М. Эффективный офис-менеджер / Ю.М. Дёмин - СПб.: Питер, 2004. - 203 с.

24. Егоршин А.П. Организация труда персонала: Учебник / А.П. Егоршин, А.К. Зайцев - М.: ИНФРА-М, 2008. - 320с.

25. Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел / Е.М. Емышева // Секретарское дело. - 1996. - №3. - С. 31-34.

26. Зайверт Л.М. Ваше время - в ваших руках: Советы деловым людям как эффективно использовать рабочее время / Л.М. Зайверт - М.: ИНФРА-М, 1995. - 198с.

27. Зудина Л.Н. Организация управленческого труда: Учебное пособие / Л.Н. Зудина - М.: ИНФРА-М, 1997. - 256с.

28. Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций / В.С. Иритикова // Секретарское дело. - 1998. - №3. - С.42-45.

29. Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. - 2000. - №1. - С.3-5.

30. Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления / Т.В. Кузнецова //Секретарское дело. - 1999. - №2. - С.3-6.

31. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии / М.В. Ларин - М.: ВНИИДАД, 1998. - 137 с.

32. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях / М.В. Ларин // Экономика и жизнь. - 1999. - №4. - С.56-59.

33. Наумова С.В. Офис-менеджер: задачи позиционирования / С.В. Наумова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2003. - №8. - С. 82-84.

34. Ниссинен И.Н. Время руководителя: эффективность использования / И.Н. Ниссинен - М.: Экономика, 1988. - 258с.

35. Одегов Ю.Г. Организация и нормирование труда: Учебник для вузов / Под общ. ред. А.Г. Михайлина - М.: Экзамен, 2003. - 464с.

36. Привольцев Е.Г. Организация и охрана труда: Учебно-методическое пособие / Е.Г. Привольцев, И.М. Вашко. - М.: Экзамен, 2007. - 224с.

37. Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия (на основе ГОСТ Р6.30-2003): Учебно-практическое пособие / М.Ю. Рогожин - М.: РДЛ, 2003. - 208с.

38. Рофе А.И. Организация и нормирование труда: Учебник для вузов / А.И. Рофе - М.: МИК, 2003. - 368с.

39. Санкина Л.В. Должностной и численный состав службы делопроизводства / Л.В. Санкина // Управление персоналом. - 2000. - № 7. - С. 58-59.

40. Шипунов В.Г. Основы управленческой деятельности: Учебник для сред. спец. учеб. заведений. / В.Г. Шипунов, Е.Н. Кишкель - М.: Высш. шк., 2006. - 118 с.

Приложение 1

Схема организационной структуры ОАО «…………………….»

Общее собрание акционеров Совет директоров Генеральный директор
Заместитель генерального директора по производственной части Заместитель генерального директора по экономике и финансам Заместитель генерального директора по технической части

Отдел кадров Общий отдел Технический отдел Бюро отправки и выдачи проектов Отдел службы качества Отдел информационных технологий	Плановая служба Бухгалтерия		Технологический отдел Монтажный отдел Сантехнический отдел Архитектурно-строительный отдел Хозяйственный отдел Электро-технический отдел Отдел контрольно-измерительных приборов

Приложение 2

Инструкция по делопроизводству ОАО «…………………»

ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству ___________№_______ г. Ангарск		УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор _____________ И.О.Ф. «______»____________

1.Общие положения

1.1.Настоящая Инструкция ОАО «…………………………» устанавливает в организации единую систему подготовки и оформления документов, рациональную организацию их учета, поиска, контроля исполнения и хранения.

1.2. Выполнение требований инструкции обязательно для всех сотрудников ОАО «……………………..».

2. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Документы оформляются в соответствии с ГСДОУ и образцами документов ОАО «………………………..».

2.2. Бланки документов.

Документы оформляются на бланках и имеют строго определенный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются двух форматов: А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм). На предприятии используются следующие виды бланков: бланк для письма, общий бланк для всех других видов документов (приказов, распоряжений, служебных записок и т.д.). Примеры бланков прилагаются к инструкции.

Исходящая корреспонденция организации оформляется на простых бланках с угловым расположением за подписью Генерального директора. Между подразделениями организации переписка ведется на бланках с угловым расположением за подписью начальника подразделения.

2.3. Документы ОАО «………………………» приобретают юридическую силу только с момента подписания или утверждения их Генеральным директором.

Подготовка и оформление приказов (по основной деятельности) и распоряжений.

Приказ - правовой акт, издаваемый Генеральным директором ОАО «………………………». Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед предприятием. Ставятся основные задачи перед сотрудниками, указываются пути решения наиболее важных вопросов.

Распоряжения - документы, касающиеся конкретного разового случая, и издаются для решения оперативных вопросов. Подписывать распоряжения имеют право как Генеральный директор, так и заместители.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, и заседаниях коллегиальных органов.

В протоколе заполняют следующие реквизиты: наименование организации, название вида документа (протокол), дата, индекс, грифы утверждения, заголовок, текст, подписи председателя и секретаря.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности: указывается фамилия и инициалы председательствующего лица (слово «Председатель» печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы) секретаря, присутствующих сотрудников организации в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных если таковые есть). Если присутствующих более 10, то указывается их общее количество.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?», например:

Об итогах работы организации за первое полугодие 2002г.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСЛУШАЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

Протокол подписывается представителем и секретарем.

Письмо - документ который служит средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомление о чем-нибудь.

Текст письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. При наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязи.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей, В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившихся основанием составления письма. Во второй части излагается основное содержание документа, ради которого он составляется: выводы просьбы, предложения, замечания и т.п.

Письма оформляются на специальном бланке для писем. Составитель документа, кроме текста, должен сформулировать заголовок письма, отвечающий на вопрос «о чем?», указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть).

Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письма при окончательном оформлении письма - ответа.

2.4. Приказы и распоряжения печатаются на общих бланках ОАО «……………………….». Тексты состоят из двух частей: вводной и распорядительной.

Во второй части излагаются основания для издания документа. Распорядительная часть должна содержать конкретные задания, поручения или мероприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения. Распорядительная часть начинается словами «ПРИКАЗЫВАЮ» (в приказе) и «ОБЯЗЫВАЮ» (в распоряжении).

2.5. Первые экземпляры приказов и распоряжений формируются в соответствующие дела и доводятся до ознакомления (под роспись) с лицами, перечисленными в приказе на листе ознакомления.

3. Требования к реквизитам документов.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Документ должен иметь следующие реквизиты: наименование предприятия, автора, название вида документа, заголовок к тексту, дату, индекс, текст, визы, подпись, отметку об исполнении документа и направлении в дело.

3.1 Наименование организации - Открытое Акционерное Общество "………………………………………………………………………………………………….". Сокращенное наименование - ОАО «…………………………».

3.2. Заголовок к тексту документа.

Заголовок - обязательный элемент любых документов. В нем кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопросы «о чем?», «о ком?» и формируется с помощью отглагольного существительного. Например: Письмо - Об открытии филиала; Договор - О поставках материалов; Положение - О бухгалтерии и т.п. Без заголовка разрешается составлять только короткие документы, выполненные на формате А5 (148х210): извещения, телеграммы. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.

3.3. Дата документа.

Дата - обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всего несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированная в нем. Для внутренних документов - приказов, распоряжений, справок и т.д. датой в бланке является дата подписания.

Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утвержденных документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

В документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено десять знаков - восемь цифр (по две на число, месяц и четыре на год)и две разграничительные точки. Словесно - цифровой способ оформления дат (21 мая 2001 года) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера.

3.4. Индекс документа.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который исходят из задач поиска, дополняется индексами структурных подразделений при регистрации исходящих и входящих документов. Например: 46-05/60, где 46- общий отдел, 05- документ по номенклатуре дел, 60 - порядковый номер документа.

3.5. Текст документа.

В тексте документа важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности исключающей возможность двоякого понимания текста. Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку. Достичь ясности в изложении помогают смысловая точность подбора слов и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом.

Тексты документов сложных, больших по объему разделяют на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В документах, оформленных на двух и более листах, второй и последующие листы должны быть пронумерованы.

Таблицы в текстах документов должны иметь номер и заголовок, либо в последнем абзаце перед таблицей должна быть ссылка на эту таблицу. Большие по объему таблицы оформляются в виде приложений к документу.

3.6. Согласование документа.

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Внутренние согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации донного документа. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.

Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего. Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, постановлений и другие акты визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.

Гриф согласования оформляется в строгом соответствии с требованиями ГОСТ и имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование другим документом, чаще всего письмом, протоколом. Пример:

СОГЛАСОВАНО

Старший конструктор ОАО «……»

_______________________И.О.Фамилия

«_______»_________________200___г.

3.7. Подпись документа.

Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Денежно - финансовые документы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер.

Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны. Документы, составляющие комиссией, например: акты подписывают все ее члены. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа, изготовленный на бланке.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного или аналитического характера могут подписываться исполнителем в пределах его полномочий.

В состав реквизита «Подпись» входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ составлен на простом листе бумаги и сокращенное - на документах, составленных на фирменных бланках);

- личная подпись и ее расшифровка (без скобок, инициалы ставятся, перед фамилией и пробел между ними не делается). Пример:

Генеральный директор ____________И.О.Ф.

Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами.

Пример:

Председатель комиссии Л.Н. Евсеева

Члены комиссии О.И. Киселева

Протоколы совещаний коллегиальных организаций подписывают председатель и секретарь. Акты комиссии подписывают все члены комиссии.

3.8. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа оформляется от руки (рукописным способом) и проставлением на документе штемпеля справа на нижнем поле первого листа документа.

В отметке о поступлении указывается дата, индекс и сокращенное наименование структурного подразделения.

3.9. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать слова: «В дело», индекс дела, в котором будет храниться документ, краткие сведения об исполнении документа, должность исполнителя, его подпись и дату.

Пример:

В дело №16. Дан ответ 14.02.03. №30/150.

Нач. ФЭО (личная подпись) С.Н. Мягков

3.10. Утверждение документа.

После подписания некоторых видов документов требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу. Утверждаются следующие виды документов:

- устав предприятия;

- структура и штатные расписания;

- отчеты и балансы;

- положения о предприятиях, структурных подразделениях, соответствующих органах и комиссиях;

- текущие и перспективные планы;

- акты о приеме в эксплуатацию законченных строительством и реконструкцией зданий и сооружений;

- акты расследований аварий;

- акты о приеме и передаче дел.

Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным - постановлением, решением, приказом, иногда протоколом), или должностным лицом.

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу правого листа документа, элементами грифа утверждения являются:

- слово УТВЕРЖДАЮ;

- должность лица, утвердившего документ;

- личная подпись и ее расшифровка (Ф.И.О.);

- дата утверждения.

Пример: УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

______________И.О.Ф.

«_____»________2002 г.

При утверждении документа постановлением, приказом, слово УТВЕРЖДЕН, согласуется с видом утверждаемого документа.

Пример:

Инструкция - УТВЕРЖДЕНА

Правила - УТВЕРЖДЕНЫ

Акт - УТВЕРЖДЕН

Гриф утверждения формируется по следующей форме: слово УТВЕРЖДЕНО, наименование документа, организации в творительном падеже, дата индекс документа.

Пример:

УТВЕРЖДЕНО

приказом генерального директора

№____от____________

В грифе утверждения слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО печатаются прописными (заглавными) буквами без кавычек и двоеточия.

3.11. Адресование документа.

Адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и представляемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).

В состав реквизита «Адресат» входит почтовый адресат, который включает: почтовый индекс, город, область, улицу, номер дома. Пример:

Ответственному редактору

журнала "Деньги"

Москва, 103863, ГСП

Направляя документ конкретному должностному лицу, необходимо указать его имя и фамилию, затем фирму и далее почтовый адрес.

Если документ адресуется частному лицу (например, ответ на жалобу), то сначала пишется почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы.

Пример:

462351, г.Тула,

ул. Советская, д.8, кв.99

Иванову В.С.

На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ Слово "копия" перед вторым, третьим и четверным адресатом не проставляется. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.

3.12. Резолюция

Резолюция закрепляет распоряжения руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность. Резолюция состоит из следующих элементов: фамилия исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Если представляется право созыва исполнителей и координации их работы.

Пример:

А.Б. Васюкову,

А.А. Галкину

Организуйте проведение конференции

К указанному сроку.

_________________04.04.2004

3.13. Оформление приложений

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме: Приложение на ____л. в ____экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числах их экземпляров.

Пример:

1. Штатное расписание на 4л. в 3 экз.

Пример: Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. При наличии нескольких приложений, они нумеруются. Приложения должны оформляется на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

Приложение 1

к приказу Генерального директора

№ _____

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Оттиск печати не должен закрывать личную подпись. Его следует проставлять таким образом, чтобы он захватил часть наименования должности подписавшего документ.

Печать ставится на документах, где воспроизведение ее оттиска предусматривается нормативным актом (трудовые книжки, титульные листы и т.д.). Оттиск печати должен быть хорошо читаем.

3.14. Согласование документа

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обслуживания проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Виза согласования обязательно должна включать следующие элементы: после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дается ее расшифровка и указывается дата.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

Место грифа согласования чаще всего - ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне документа. При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

4. Организация документооборота

4.1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящих документов

4.1.1. Прием входящей корреспонденции осуществляется общим отделом. При этом проверяется правильность доставки, наличие приложений, наличие обязательных реквизитов (координаты отправителя, текст, подпись отправителя с расшифровкой - указанием ФИО). Вся корреспонденция вскрывается, кроме корреспонденции с пометкой "лично", которая вручается адресату в конверте. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается его секретарю.

4.1.2. Регистрация входящих документов осуществляется общим отделом, путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов. Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократно секретарем генерального директора.

4.1.3. В Журнал регистрации входящей документации заносится следующая информация: входящий номер/дата, исходящий номер/дата, организация - отправитель, краткое содержание документа, исполнитель, примечания (роспись исполнителя о получении документа и др. информация). В приложении к инструкции указывается перечень документов, не подлежащих регистрации (Приложение 4)

4.1.4. На полученных документах в правом нижнем углу лицевой стороны документа проставляется штамп с наименованием ОАО «……………………..», указанием даты поступления документа и его порядкового входящего номера (с начала года). Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Пример: "Вх. № 243 + приложение на 2 л.".

4.1.5. После регистрации входящие документы передаются адресантам.