Функції керівника апарату адміністративного управління

а)керівника органу;

б)керівника апарату органу, на який покладено організаційне, аналітичне, правове та інше забезпечення діяльності орган

в) керівними структурних підрозділів органу (а точніше - апарату органу) - відділів, управлінь.

Найбільшим обсягом службово-владних повноважень наділений керівник органу виконавчої влади. Саме він покликаний здійснювати управління персоналом службовців органу і створювати належні умови для його безперешкодної діяльності. Від керівника залежить оптимальне використання всіх форм і методів управління.

При цьому важливе значення має не тільки рівень професійних здібностей керівника у відповідній сфері діяльності й уміння приймати рішення в тій чи іншій ситуації, а й авторитет керівника серед його підлеглих. Психологічний (вольовий) момент є досить вагомим у забезпеченні владного впливу керівника, оскільки він виражає саму природу влади. Ще Аристотель, даючи характеристику посадової особи, вказував на такі обов'язкові риси, як здатність співчувати, доброчинність та справедливість. За його уявленням, їх наявність є необхідною умовою для зайняття відповідної посади.

Висловлена думка і сьогодні не втратила своєї актуальності. Зокрема, з цього приводу в спеціальній літературі наголошується, що керівник надихає колектив на ініціативне і творче виконання службових обов'язків, а також контролює результати діяльності своїх підлеглих². Саме керівник повинен вміти виробляти стратегію управління, консолідувати зусилля своїх підлеглих на розв'язання важливих завдань управління, використовуючи при цьому свою владу³.

Керівник органу є водночас суб'єктом як внутрішньо-організаційних, так і зовнішніх управлінських відносин.

Керівник органу повинен організувати роботу всіх структурних підрозділів органу і забезпечити його діяльність загалом. Об'єктами впливу керівника органу виступають не тільки матеріальні та фінансові засоби, а й відповідний трудовий колектив. В силу цього у процесі здійснення внутрішнього управління виникають відносини з різними учасниками службово-трудової діяльності, зокрема заступниками керівника, керівниками структурних підрозділів органу, окремими державними службовцями, іншими працівниками органу, які не наділені статусом державних службовців.

Разом з тим, ці відносини характеризуються не тільки багатоманітністю суб'єктивного складу, а й багатофункціональністю свого змісту. Керівник повинен вміти розв'язувати питання, що стосуються забезпечення організації виконання завдань і функцій державного органу, реалізації його компетенції через здійснення своїх повноважень.

Основним завданням керівника є розв'язання кадрових питань, зокрема прийняття на службу (роботу) до органів, формування кадрового резерву, вирішення спорів, які виникають в процесі проходження державної служби. Насамперед, керівники приймають рішення про зарахування на роботу (службу). Відповідно до нормативно-правових актів, прийняттю такого рішення може передувати проведення спеціальної організаційної процедури. Так, законодавством може передбачатися процедура обов'язкового узгодження кандидатури з іншою посадовою особою. Наприклад, відповідно до Закону України «Про місцеві державні адміністрації», призначення керівників відділів та управлінь головою місцевої державної адміністрації має здійснюватися за погодженням з органами виконавчої влади вищого рівня. [44]

Важливою є роль керівника у випадку проведення конкурсу на заміщення вакантної посади на державній службі (відповідно до Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців від 15 лютого 2002 p.). За наказом керівника органу утворюється конкурсна комісія, яку очолює, як правило, заступник керівника. Проте на підставі пропозицій конкурсної комісії рішення про призначення на посаду державного службовця приймає керівник відповідного органу. [35]

Керівник органу виконавчої влади формує також кадровий резерв відповідно до умов і порядку, визначених у Положенні про формування

40

кадрового резерву для державної служби від 28 лютого 2001 р. Формування кадрового резерву спрямоване на підвищення професійного рівня осіб для заміщення посад державної служби або для просування у службовій кар'єрі. Водночас, керівник уповноважений на розгляд скарг, які виникають у процесі проходження державної служби, зокрема, прикладом є оскарження рішень конкурсної та атестаційної комісій.

Забезпечуючи внутрішнє управління, керівник, як правило, одноособово здійснює розподіл управлінських функцій між своїми заступниками. Здебільшого до штату організаційної структури входить кілька заступників керівника. В окремих випадках, передбачених законодавством, заступники призначаються за погодженням із вищою посадовою особою. Заступники здійснюють керівництво у визначених напрямках, координують діяльність відповідних структурних підрозділів і несуть персональну відповідальність за виконання покладених на них службових завдань перед керівником.

Один із заступників керівника, як правило, наділений більш значним обсягом повноважень. Він правомочний виконувати функції керівника у випадку відсутності останнього. Разом з тим, законодавством передбачені окремі обов'язки керівника, які не можуть покладатися на заступників. Наприклад, згідно з частиною другою ст. 14 Закону України «Про звернення громадян» пропозиції (зауваження) Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються вищими керівниками державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, організацій і підприємств особисто. [12]

У випадку тимчасової відсутності керівника, з метою забезпечення безперервності здійснення повноважень відповідного органу, заступник керівника наділяється функціями управління органом. У цьому разі на нього покладається персональна відповідальність за вчинені ним управлінські дії та прийнятті рішення. З метою попередження конфліктних ситуацій у зв'язку з тимчасовою відсутністю керівника у нормативних актах, на наш погляд, доцільно закріпити порядок та умови тимчасового заміщення керівника і умови відповідальності за виконання цих повноважень.

До внутрішньо організаційних функцій належить право застосування до підлеглих заходів заохочення і дисциплінарної відповідальності. Ці заходи є спеціальним заходом впливу, спрямованим на забезпечення службово - трудової дисципліни у відповідному органі й належного виконання службових повноважень державними службовцями.

Не менш складною й розгалуженою є зовнішня управлінська діяльність керівника органу виконавчої влади. Передусім на багатоманітність її змісту впливає рівень органу в ієрархії виконавчої влади. Відповідно до цього виникають різні види відносин управлінського характеру:

з вищими органами;

з підпорядкованими органами;

з органами, які є рівними за своїм статусом;

з органами місцевого самоврядування (за умови здійснення останніми власних повноважень);

з органами судової влади (якщо орган виступає в ролі суб'єкта юридичної відповідальності).

До того ж різноманітні відносини можуть виникати між органом виконавчої влади і громадянами, за реалізації останніми своїх прав чи виконання обов'язків, а також у разі оскарження неправомірних рішень, дій чи бездіяльності цих осіб (згідно зі ст. 55 Конституції України).[101]

Керівник репрезентує очолюваний ним орган і здійснює його представництво у таких відносинах без спеціальних доручень, а відповідно до повноважень керівної посади.

Таким чином, до основних управлінських функцій, виконання яких повинен здійснювати керівник, належать: функції організації, координації й планування діяльності, ухвалення управлінських рішень та впровадження їх У житія, контроль за їх виконанням та персональна відповідальність за організацію діяльності державного органу.

Велике значення має відповідальність керівників за прийняті ними управлінські рішення і виконані дії. Особливу увагу необхідно звернути на дисциплінарну відповідальність. Згідно з чинним законодавством, керівники несуть дисциплінарну відповідальність у порядку підлеглості. Існування такого виду відповідальності зумовлено особливістю характеру управлінських дій керівника. Останній відповідальний як за свої власні дії, так і за діяльність підлеглих по службі осіб, тобто за організацію колективу на виконання завдань держави.

Для дисциплінарної відповідальності в порядку підлеглості характерні такі ознаки: спеціальний суб'єкт відповідальності, яким є керівник; спеціальна підстава відповідальності, якою є порушення службово-владних повноважень; система стягнень і специфіка їх застосування; особливий порядок оскарження рішень про накладення стягнень. Протиправна службова поведінка цих посадових осіб має не тільки суто особистісний характер, її наслідком є, водночас, дезорганізація діяльності всього органу та його трудового колективу.

Дисциплінарне стягнення накладається органом (посадовою особою), який безпосередньо призначив керівника, або вищим органом (посадовою особою). Застосування дисциплінарного примусу може відбуватися як з власної ініціативи вищої посадової особи, так і за поданням інших осіб. Наприклад, відповідно до ст. 31 Закону України «Про місцеві державні адміністрації» голова місцевої державної адміністрації має право порушувати перед міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади вмотивовані питання про відповідність займаній посаді керівників їх територіальних органів, на підставі чого міністерство, інший Центральний орган виконавчої влади повинен у місячний термін прийняти рішення і дати обґрунтовану відповідь. Накладення дисциплінарного стягнення передбачає лише письмову форму, і щодо притягнення до відповідальності приймається відповідний адміністративний акт.

Враховуючи специфіку службово-правового статусу керівників органів виконавчої влади, їх слід віднести до особливої категорії посадових осіб, які забезпечують організаційний, нормативний і психологічний аспекти управління в системі органів виконавчої влади. Таким чином, на посаду керівника органу виконавчої влади нормативно-правовими актами покладено здійснення організаційно-розпорядчих функцій і представництво органу в зовнішніх відносинах з іншими суб'єктами, що зумовлює підвищений рівень персональної відповідальності за їх виконання.[62]

2.3 Функції керівника адміністративного апарату та їх заступників, на прикладі Севастопольської районної державної адміністрації

Згідно до закону України «Про місцеві державні адміністрації» голови місцевих державних адміністрацій наділені такими повноваженнями:

1) очолюють відповідні місцеві державні адміністрації, здійснюють керівництво їх діяльністю, несуть відповідальність за виконання покладених на місцеві державні адміністрації завдань і за здійснення ними своїх повноважень;

2) представляють відповідні місцеві державні адміністрації у відносинах з іншими державними органами та органами місцевого самоврядування, політичними партіями, громадськими і релігійними організаціями, підприємствами, установами та організаціями, громадянами та іншими особами як в Україні, так і за її межами;

призначають на посади та звільняють з посад своїх заступників, керівників управлінь, відділів, інших структурних підрозділів відповідно до статей 10 та 11 цього Закону;

призначають на посади та звільняють з посад керівників апаратів місцевих державних адміністрацій та керівників структурних підрозділів апаратів місцевих державних адміністрацій;

укладають та розривають контракти з керівниками підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління відповідної місцевої державної адміністрації, або уповноважують на це своїх заступників;

6) погоджують у встановленому порядку призначення на посади та звільнення з посад керівників не підпорядкованих підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління органів виконавчої влади вищого рівня, крім керівників установ, підприємств і організацій Збройних Сил та інших військових формувань України;

7) в межах затверджених бюджетів виступають розпорядниками коштів відповідних державних адміністрацій, використовуючи їх лише за цільовим призначенням;

8) регулярно інформують населення про стан виконання повноважень, покладених на місцеву державну адміністрацію;

утворюють для сприяння здійсненню повноважень місцевих державних адміністрацій консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи, служби та комісії, члени яких виконують свої функції на громадських засадах, а також визначають їх завдання, функції та персональний склад;

здійснюють інші функції, передбачені Конституцією та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади вищого рівня.[103.]

Голови обласних державних адміністрацій у випадках, передбачених законом, можуть порушувати перед Верховною Радою України питання про призначення Верховною Радою України позачергових виборів сільської, селищної, міської, районної в місті, районної, обласної ради, сільського, селищного, міського голови.

У разі відсутності голови місцевої державної адміністрації його функції і повноваження виконує перший заступник голови, а у разі відсутності останнього - один із заступників голови місцевої державної адміністрації.

Щодо перших заступників та заступників голови та інших посадових осіб місцевих державних адміністрацій то вони здійснюють функції і повноваження відповідно до розподілу обов'язків, визначених головами місцевих державних адміністрацій, і несуть відповідальність за стан справ у Дорученій сфері перед головою місцевої державної адміністрації, органами виконавчої влади вищого рівня. Голови місцевих державних адміністрацій38

42

видають розпорядження одноособово і несуть за них відповідальність згідно із законодавством. Проекти розпоряджень нормативно-правового характеру погоджуються з керівниками відповідних структурних підрозділів місцевих державних адміністрацій. Про розподіл обов'язків між головою, першим заступником, заступниками голови, заступником голови - керівником апарату Севастопольської міської державної адміністрації йдеться у Додатку «Е».

Регламент Севастопольської міської державної адміністрації Він регулює організаційні та процедурні питання діяльності Севастопольської міської державної адміністрації (далі - міська держадміністрація).

Розгляд у міської держадміністрації питань, що належать до її компетенції, зокрема щодо делегованих відповідною радою повноважень, проводиться головою, першим заступником голови, заступниками голови, заступником голови - керівником апарату міської держадміністрації (далі - заступники голови), апаратом міської держадміністрації, управліннями, відділами та іншими структурними підрозділами міської держадміністрації, а також консультативними, дорадчими та іншими допоміжними органами, службами і комісіями, утвореними головою міської держадміністрації.

Робота міської держадміністрації, її апарату та структурних підрозділів є відкритою і гласною, за винятком розгляду питань, які становлять державну таємницю або належать до конфіденційної інформації, що є власністю держави.

Міська держадміністрація інформує громадськість про свою діяльність, залучає громадян до проведення перевірок, підготовки і розгляду питань, що належать до її компетенції. Висвітлення діяльності міської держадміністрації здійснюється в порядку, передбаченому законодавством.

Розподіл обов'язків між посадовими особами міської держадміністрації проводить голова міської держадміністрації не пізніше одного місяця з дня призначення його на посаду з визначенням:

- повноважень і функцій посадової особи;

- управлінь, відділів та інших структурних підрозділів міської держадміністрації (далі - структурні підрозділи міської держадміністрації), діяльність яких буде контролюватись відповідною посадовою особою;

підприємств, установ та організацій, щодо яких посадова особа відповідно до законодавства забезпечує реалізацію державної політики;

порядку заміщення голови місцевої держадміністрації, його першого заступника та заступників у разі їх відсутності.

Голова міської держадміністрації визначає також обов'язки посадових осіб щодо спрямування та контролю діяльності відповідних райдержадміністрацій.

Положення про структурні підрозділи міської держадміністрації розробляються керівниками таких підрозділів, погоджуються з заступниками голови (відповідно до розподілу обов'язків), а також з керівником юридичного відділу апарату міської держадміністрації і затверджуються розпорядженням голови міської держадміністрації.

Робота міської держадміністрації проводиться за перспективними (річними), поточними (квартальними), оперативними (місячними) планами, які затверджуються розпорядженням її голови, а також тижневими, які затверджуються заступником голови - керівником апарату.

Планування роботи міської держадміністрації здійснюється з метою створення умов для послідовної та узгодженої діяльності її структурних підрозділів та апарату.

Формування планів роботи міської держадміністрації здійснюється її апаратом (організаційним відділом) за пропозиціями структурних підрозділів міської держадміністрації, погодженими з заступниками голови (відповідно до розподілу обов'язків).

Планування роботи міської держадміністрації з підготовки проектів регуляторних актів здійснюється з урахуванням статті 7 Закону України "Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності".

Плани роботи міської держадміністрації передбачають заходи, спрямовані на виконання Конституції України, законів України, актів Президента України та Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня, доручень Прем'єр-міністра України, розпоряджень голови міської держадміністрації та рішень міської ради, державних і регіональних програм соціально-економічного та культурного розвитку, здійснення інших визначених законами, а також делегованих міською радою повноважень та забезпечення реалізації державної політики. [104]

До планів роботи міської держадміністрації включаються:

- актуальні питання, пов'язані із здійсненням заходів із соціально-економічного розвитку міста, функціонуванням галузей господарського комплексу та розв'язанням проблем у соціальній сфері, поліпшенням діяльності органів виконавчої влади, їх взаємодією з органами місцевого самоврядування, які потребують розгляду на засіданні колегії, нараді у голови міської держадміністрації і його заступників та вжиття додаткових заходів;

- перелік актів законодавства, розпоряджень голови міської Держадміністрації, хід виконання яких розглядатиметься в порядку контролю;

- основні організаційно-масові заходи, проведення яких забезпечується міською держадміністрацією або за її участю.

Плани повинні містити питання:

- підбиття підсумків діяльності міської держадміністрації відповідно за рік, квартал, місяць з визначенням основних напрямів подальшої роботи;

- діяльності структурних підрозділів міської держадміністрації. діяльності районних держадміністрацій з виконання актів законодавства, розпоряджень голови міської держадміністрації.

Підготовка до розгляду діяльності структурних підрозділів міської держадміністрації або райдержадміністрацій, як правило, передбачає проведення комплексної або цільової перевірки стану справ на місцях.

У планах роботи міської держадміністрації визначаються конкретні структурні підрозділи або посадові особи, відповідальні за здійснення запланованих заходів, а також строки їх здійснення.

Додаткові (позапланові) питання включаються до затвердженого плану роботи міської держадміністрації за рішенням голови.

Питання виключається з плану роботи міської держадміністрації за рішенням голови на підставі доповідної записки заступника голови (відповідно до розподілу обов'язків), заступника голови - керівника апарату міської держадміністрації.

Плани роботи міської держадміністрації на рік формуються до 25 грудня за пропозиціями структурних підрозділів та районних держадміністрацій, які надаються у оргвідділ до 15 грудня.

Плани роботи міської держадміністрації на квартал формуються до 25 числа останнього місяця поточного кварталу, на місяць - до 25 числа поточного місяця за пропозиціями структурних підрозділів і районних Держадміністрацій, які надаються у оргвідділ до 20 числа поточного місяця.

План роботи міської держадміністрації на тиждень формується оргвідділом щотижнево у п'ятницю, до 12.00 на підставі письмових пропозицій заступників голови міської держадміністрації, керівників структурних підрозділів міської держадміністрації, районних Держадміністрацій, наданих помічниками заступників голови міської держадміністрації ( згідно з розподілом обов'язків) і підписується вступником голови-керівником апарату міської держадміністрації.

Робота структурних підрозділів та апарату міської держадміністрації проводиться за квартальними і місячними планами, що затверджуються заступниками голови (відповідно до розподілу обов'язків), заступником голови - керівником апарату місцевої держадміністрації. Порядок планування роботи структурних підрозділів апарату місцевої держадміністрації встановлює заступник голови - керівник апарату міської держадміністрації.

Формування планів роботи структурних підрозділів та апарату міської держадміністрації здійснюється з урахуванням положень пункту 2.4. цього Регламенту.

Додаткові (позапланові) питання включаються до плану роботи структурного підрозділу та апарату міської держадміністрації і виключаються з нього за рішенням заступника голови (відповідно до розподілу обов'язків), заступника голови-керівника апарату міської держадміністрації.

Контроль за виконанням планів роботи міської держадміністрації, структурних підрозділів та апарату міської держадміністрації здійснюється заступниками голови (відповідно до розподілу обов'язків), заступником голови керівником апарату міської держадміністрації.

Структурні підрозділи, районні держадміністрації:

щомісячно, до 10 числа наступного за звітним, надають до апарату міської держадміністрації звіти про виконання планів за місяць і квартал;

щоквартально, до 15 числа наступного за звітним кварталом місяця, надають до апарату міської держадміністрації звіти про виконання основних напрямків діяльності за квартал, півріччя, дев'ять місяців та за рік;

- щорічно до 1 лютого всі структурні підрозділи готують звіт про виконання своїх повноважень за рік.

Підготовка звітності міської держадміністрації, передбаченої статтями 30 і 33 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», проводиться її апаратом на основі звітів структурних підрозділів міської держадміністрації, у тому числі структурних підрозділів її апарату, затверджених заступником голови (відповідно до розподілу обов'язків), заступниками голови - керівником апарату міської держадміністрації.

Зміст звітності за місяць, квартал і рік визначається питаннями, що вирішуються міською держадміністрацією та її структурними підрозділами.

Звіт про результати діяльності міської держадміністрації розміщується на її офіційному веб-сайті та у міських засобах масової інформації. [106]

Організація роботи апарату міської держадміністрації проводиться відповідно до покладених на нього завдань:

- опрацьовує документи, що надходять до міської держадміністрації, готує до них аналітичні, довідкові та інші матеріали, а також проекти доручень голови і заступників голови міської держадміністрації;

здійснює опрацювання проектів розпоряджень; розробляє за дорученням голови міської держадміністрації проекти розпоряджень з організаційних та кадрових питань;

- перевіряє за дорученням голови міської держадміністрації виконання актів законодавства, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, виконання розпоряджень голови міської держадміністрації територіальними органами міністерств, інших Центральних органів виконавчої влади (з питань здійснення повноважень міської держадміністрації), структурними підрозділами міської Держадміністрації, а також районними держадміністраціями (за дорученням голови міської держадміністрації), виконання рішень міської ради; вивчає та узагальнює досвід роботи зазначених органів і надає практичну допомогу в розв'язанні складних проблем, розробляє пропозиції щодо Удосконалення їх діяльності; здійснює контроль за своєчасним поданням доповідей, інформаційних та інших матеріалів з питань виконання актів законодавства, розпоряджень голови міської держадміністрації;

- за дорученням голови міської держадміністрації проводить аналіз роботи органів місцевого самоврядування у межах повноважень і в порядку, визначених законодавством, надає методичну та іншу практичну допомогу щодо удосконалення організації їх роботи, готує пропозиції щодо поглиблення взаємодії міської держадміністрації з органами місцевого самоврядування для спільного вирішення питань економічного, соціального та культурного розвитку регіону;

здійснює правове забезпечення діяльності міської держадміністрації, надає методичну та іншу практичну допомогу, спрямовану на правильне застосування, неухильне додержання актів законодавства структурними підрозділами, апаратом та посадовими особами міської держадміністрації;

готує аналітичні, інформаційні та інші матеріали з організаційних і кадрових питань, що розглядаються головою міської держадміністрації;

проводить разом із структурними підрозділами міської держадміністрації, територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади аналіз соціально-економічного і суспільно-політичного становища на території міста, розробляє та вносить голові міської держадміністрації пропозиції щодо його поліпшення;

здійснює матеріально-технічне і господарсько-побутове забезпечення діяльності міської держадміністрації; забезпечує дотримання режиму роботи в адміністративному будинку міської держадміністрації; забезпечує організацію приймання-передачі інформації засобами електронного зв'язку відповідно до вимог законодавства, належний протипожежний стан у приміщеннях міської держадміністрації та дотримання правил охорони праці;

провадить діяльність, пов'язану з державною таємницею, організовує та здійснює заходи щодо забезпечення режиму секретності в міській Держадміністрації відповідно до вимог законодавства у сфері охорони державної таємниці;

опрацьовує і подає голові міської держадміністрації проекти планів роботи міської держадміністрації, забезпечує контроль за їх виконанням;

здійснює організаційне забезпечення засідань колегії, апаратних нарад, що проводяться головою міської держадміністрації;

організовує особистий прийом громадян і розгляд звернень, що надійшли до міської держадміністрації, контролює вирішення порушених у них питань, узагальнює та аналізує пропозиції що містяться в них, розробляє пропозиції, спрямовані на усунення причин, які породжують обґрунтовані скарги і зауваження громадян;

- проводить відповідно до затвердженого головою міської держадміністрації плану роботи, пов'язану з організацією підбору, розстановки, підвищенням кваліфікації та заохоченням працівників міської держадміністрації, створенням кваліфікованого резерву і веденням обліку кадрів;

забезпечує висвітлення діяльності місцевої держадміністрації;

виконує відповідно до цього Регламенту інші функції. [103]

Апарат міської держадміністрації у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє із структурними підрозділами міської держадміністрації, з Секретаріатом Президента України, Секретаріатом Кабінету Міністрів України, апаратом районних держадміністрацій, територіальними органами центральних органів виконавчої влади, а також з виконавчими органами рад.

Організація роботи апарату міської держадміністрації здійснюється відповідно до цього Регламенту та положення про її апарат, що затверджується головою міської держадміністрації.

Кадрова робота у міській держадміністрації спрямовується на комплексне вирішення питання щодо комплектування міських органів виконавчої влади висококваліфікованими і компетентними працівниками.

Організація кадрової роботи у міській держадміністрації здійснюється за затвердженим головою міської держадміністрації річним планом, який передбачає здійснення заходів з добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників, а також роботи з кадровим резервом.

Організацію кадрової роботи в апараті та структурних підрозділах міської держадміністрації здійснює відділ кадрової робот апарату.

Організацію кадрової роботи в управліннях з питань надзвичайних ситуацій та у справах у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи, житлово-комунального господарства, капітального будівництва, фінансовому управлінні здійснює відділ (сектор)кадрів чи один з працівників, на якого за рішенням керівника покладається виконання кадрової роботи.

Кадрова робота в апараті та структурних підрозділах міської держадміністрації проводиться відкрито і спрямовується на всебічне вивчення та врахування можливостей працівників, найбільш повне застосування їх здібностей, розвиток ініціативності, створення атмосфери заінтересованості у професійному зростанні.

Прийняття на державну службу до міської держадміністрації здійснюється в установленому законодавством порядку.

Заступник голови - керівник апарату міської держадміністрації, керівники структурних підрозділів міської держадміністрації організовують вивчення ділових і моральних якостей осіб, які претендують на зайняття посад державних службовців.

Прийняття працівників на роботу до міської держадміністрації на посади, що не віднесені до категорій посад державних службовців, та звільнення їх з роботи здійснюється відповідно до законодавства.

На посади, передбачені номенклатурою посад працівників, що повинні мати допуск до роботи з таємними документами, можуть бути призначені лише особи, яким в установленому порядку оформлено допуск до державної таємниці.

У міській держадміністрації, її структурних підрозділах створюється у порядку, передбаченому Положенням про формування кадрового резерву для державної служби, що затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2001 р. № 199 (Офіційний вісник України, 2001 р., № 9, ст. 367), резерв кадрів, який підлягає щорічному перегляду та затвердженню. З особами, зарахованими до кадрового резерву, проводиться робота, спрямована на підвищення їх кваліфікації, необхідної для роботи на відповідних посадах.

З метою здійснення регулярного контролю за проходженням державної служби та професійними досягненнями державних службовців у міській держадміністрації проводяться в установленому законодавством порядку атестація та щорічна оцінка виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов'язків.

Міська держадміністрація розглядає і вносить в установленому порядку пропозиції щодо нагородження державними нагородами, нагородами Кабінету Міністрів України та заохочує працівників апарату і структурних підрозділів міської держадміністрації, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери її управління.

На кожного прийнятого на роботу до міської держадміністрації працівника оформляється особова справа.

Відповідальність за проведення кадрової роботи покладається на голову, заступника голови - керівника апарату міської держадміністрації та керівників структурних підрозділів. [105]

Організація роботи з документами в міській держадміністрації здійснюється відповідно до Інструкції по діловодству, яка затверджена розпорядженням голови міської держадміністрації від 14 грудня 2005 року №1710-р на підставі Примірної інструкції по діловодству в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153.

Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Обов'язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень і доручень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, запитів і звернень народних депутатів України.

Відповідальність за організацію виконання документів несуть голова, заступники голови міської держадміністрації (відповідно до розподілу обов'язків), керівники управлінь, відділів і інших структурних підрозділів міської держадміністрації.

Організацію контролю за виконанням документів здійснює керівник апарату міської держадміністрації. Безпосередній контроль за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України і дорученнями Прем'єр-міністра України покладається на відділ контролю апарату міської держадміністрації.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, вказані в розпорядливому документі (указі, розпорядженні, рішенні і т.п.), резолюції керівника і безпосередні виконавці. У разі, коли документ готується декількома виконавцями, відповідальним за організацію виконання (узагальнення) є той, хто вказаний в резолюції першим, якщо в документі не обумовлено інакше.

Якщо документ розписаний не відповідно до функціональних обов'язків, виконавець повинен протягом 2 (двох) днів повернути його для зміни резолюції особі, що підписала резолюцію, з поясненням причин про неможливість виконати документ. Інакше документ повинен бути виконаний вказаним виконавцем відповідно до резолюції, в зазначені терміни.

Після зміни резолюції помічники заступників голови зобов'язані повідомити про відповідні зміни в резолюції структурному підрозділу апарату, контролюючому терміни виконання даного документа (загальному відділу або відділу контролю).

Для здійснення контролю за виконанням актів законодавства, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови міської держадміністрації у разі потреби розробляється план контролю, в якому визначаються проміжні контрольні терміни виконання завдань; управління, відділи і інші структурні підрозділи міської державної адміністрації, відповідальні за організацію і контроль за виконання окремих завдань; терміни підготовки узагальненої інформації про стан виконання документа.

План контролю розробляється відповідальним виконавцем спільно з помічником заступника голови в строк до 10 днів з моменту підписання документа, затверджується заступником голови (відповідно до розподілу обов'язків). Відповідальний виконавець після затвердження плану розсилає його копії іншим виконавцям і відділу контролю апарату.

Контроль за ходом виконання актів законодавства, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови міської держадміністрації здійснюється шляхом:

аналізу і узагальнення у встановлені терміни письмової інформації виконавців про стан виконання документів в цілому або окремих встановлених ними завдань, що надходить від виконавців;

систематичного аналізу статистичних і оперативних даних, публікацій в засобах масової інформації, які характеризують стан їх виконання;

- проведення періодичної комплексної або цільової перевірки організації і стану виконання завдань безпосередньо на місцях;

- розгляду питань діяльності (заслуховування звіту) виконавців на засіданнях робочих органів, нарадах у голови міської держадміністрації, його заступників (відповідно до розподілу обов'язків) по виконанню встановлених завдань.

Аналітичні і інформаційні матеріали щодо стану виконання встановлених завдань, підготовлені відповідно до проміжних контрольних термінів, докладаються голові міської держадміністрації, його заступникам (відповідно до розподілу обов'язків) не пізніше чим в десятиденний термін, визначений актом законодавства, дорученням Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядженням голови міської держадміністрації або планом контролю.

За матеріалами, які містять відомості про можливий зрив своєчасного і повного виконання завдань, голова міської держадміністрації, його заступники (відповідно до розподілу обов'язків) дають доручення відповідним виконавцям по здійсненню додаткових заходів для усунення причин, які перешкоджають виконанню завдань.

Дані про підсумки виконання узятих на контроль документів щомісячно узагальнюються і докладаються голові міської держадміністрації.

Відділ контролю щомісячно (до 25 числа) готує перелік документів, які знаходяться на контролі і які необхідно виконати впродовж подальшого місяця, і направляє його заступникам голови, керівникам структурних підрозділів міської держадміністрації, районних держадміністрацій.

Документи вищестоящих органів, розпорядливі документи міської держадміністрації виконуються у встановлені терміни.

Продовження термінів виконання документів, здійснюється виключно особами і органами, які видали документ або дали доручення по його виконанню.

Інформація про виконання законів України, актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України представляється заступнику голови міської держадміністрації, що відповідає за контроль виконання відповідного документа, не пізніше, ніж за 5 днів до терміну виконання, вказаного в документі.

Па підпис голові міської держадміністрації документ подається не пізніше, ніж за 3 дні до закінчення терміну виконання, з узгодженням з начальником відділу контролю. Другий екземпляр інформації (звіту) прямує виконавцем у відділ контролю.

Акти законодавства України і доручення до них, розпорядження і доручення голови міської держадміністрації вважаються виконаними лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і представлена аналітична довідка про виконання, яка підготовлена відповідальним виконавцем документу.

Аналітичну довідку про виконання розпорядження голови міської держадміністрації готує керівник управління, відділу, відповідальний за виконання даного розпорядження, і підписує заступник голови або керівник апарату міської держадміністрації, відповідальний за виконання або контроль даного розпорядження відповідно до доручення голови міської держадміністрації.

Документ вважається не виконаним, якщо у відділі контролю відсутня інформація про його виконання.

Виконані розпорядження голови міської державної адміністрації знімаються з контролю розпорядженням про їх зняття, яке готує відділ контролю.

Зняття з контролю виконання документа проводиться на підставі письмового звіту керівника відповідного органу або іншого документа, що підтверджує його виконання, за письмовою згодою голови місцевої Держадміністрації або його заступника (відповідно до розподілу обов'язків).

Інформація (звіт) у вищестоящі організації (Президент України, Кабінет Міністрів України, Верховна Рада України, Секретаріат Президента України), судові і правоохоронні органи, органи прокуратури, міську раду підписуються головою міської державної адміністрації, в його відсутність - особою, яка його замінює.

Організація роботи з матеріальними носіями інформації з грифом обмеженого доступу «Для службового користування» в міській держадміністрації здійснюється відповідно до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою ухвалою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року №1893.[111]

Міська держадміністрація організовує в установленому порядку розгляд звернень громадян - пропозицій (зауважень), заяв (клопотань), скарг. Організація розгляду звернень громадян, ведення діловодства покладається на відділ роботи із зверненнями громадян апарату міської державної адміністрації.

Роботу зі зверненнями громадян курирує заступник голови міської держадміністрації, який призначається розпорядженням голови.

Організація та проведення особистого прийому головою, заступниками голови міської державної адміністрації проводиться згідно з розпорядженням, затвердженим головою міської держадміністрації.

Особистий прийом громадян проводить голова міської держадміністрації, його заступники, керівник апарату згідно з графіком, який затверджується головою місцевої держадміністрації. Керівники та співробітники структурних підрозділів місцевої державної адміністрації проводять особистий прийом згідно з графіком, який затверджується керівником структурного підрозділу. Графіки прийому оприлюднюються через засоби масової інформації.

Графік особистого прийому громадян повинен містити інформацію про місце проведення, дні і години прийому.

Виїзні прийоми громадян посадовими особами міської Держадміністрації проводяться відповідно до графіка, затвердженого головою місцевої держадміністрації.

Порушені у зверненнях громадян питання розглядаються головою міської держадміністрації або його заступником (відповідно до розподілу обов'язків), керівником апарату, керівником відповідного структурного підрозділу міської держадміністрації. Проекти відповіді на звернення громадян готують структурні підрозділи місцевої держадміністрації або її апарату.

Відділ роботи із звернень громадян апарату міської держадміністрації аналізує роботу із зверненнями громадян щоквартально, за підсумками півріччя та за рік, узагальнює пропозиції, що містяться в них, розробляє рекомендації, спрямовані на усунення причин виникнення обґрунтованих скарг і зауважень громадян, контролює вирішення порушених у них питань.

Діловодство за зверненнями громадян ведеться відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року №348.[109]

Правове забезпечення діяльності місцевої держадміністрації, а також надання методичної та іншої практичної допомоги з правових питань здійснює юридичний відділ апарату місцевої держадміністрації.

Юридичний відділ з питань правового забезпечення діяльності місцевої держадміністрації підпорядковується її голові, а з питань організації роботи апарату місцевої держадміністрації - заступникові голови - керівнику апарату Севастопольської міської держадміністрації.

У своїй діяльності юридичний відділ керується Конституцією та законами України, а також указами Президента України, актами Кабінету Міністрів України і постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, та розпорядженнями голови місцевої держадміністрації.

Основними завданнями юридичного відділу є:

- правове забезпечення діяльності місцевої держадміністрації;

організація правової роботи, спрямованої на правильне застосування і неухильне додержання вимог актів законодавства структурними підрозділами, апаратом та посадовими особами міської держадміністрації;

підготовка інформаційних, довідкових та інших матеріалів з питань застосування законодавства.

Юридичний відділ відповідно до покладених на нього завдань:

забезпечує відповідність законодавству проектів розпоряджень голови міської держадміністрації, рішень колегії, а також інших актів міської держадміністрації;

проводить правову експертизу проектів розпоряджень голови міської держадміністрації, готує висновки правової експертизи у разі їх невідповідності актам законодавства та/або подає пропозиції щодо приведення таких проектів у відповідність з вимогами законодавства;

- визначає, які розпорядження голови міської держадміністрації є нормативно-правовими актами і підлягають державній реєстрації в органах юстиції;

- надає методичну допомогу працівникам апарату міської держадміністрації та керівникам структурних підрозділів міської держадміністрації щодо правильного застосування норм законодавства під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов'язків;

- представляє інтереси міської держадміністрації у судах та інших державних органах під час розгляду правових питань або спорів;

- виконує інші функції з правового забезпечення діяльності міської держадміністрації відповідно до цього Регламенту та положення про юридичний відділ, що затверджується головою міської держадміністрації.

Керівник юридичного відділу:

- здійснює керівництво роботою юридичного відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань;

- бере участь у нарадах і засіданнях, що проводяться у міській держадміністрації;

- організовує роботу працівників юридичного відділу, дає відповідні доручення щодо виконання покладених на відділ завдань, вносить пропозиції стосовно заохочення працівників відділу та притягнення їх до відповідальності згідно із законодавством;

- виконує інші передбачені законодавством функції. [107]

Для сприяння здійсненню повноважень міської держадміністрації її голова утворює консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи (ради, колегії, робочі групи тощо), служби та комісії. Завдання, функції та персональний склад таких органів визначає голова міської держадміністрації. Рішення зазначених органів оформляються протоколами.

Для узгодженого розгляду питань, що належать до компетенції міської держадміністрації, обговорення найважливіших напрямів її діяльності утворюється колегія міської держадміністрації (далі - колегія) у складі голови міської держадміністрації (голова колегії), його заступників, заступника голови-керівника апарату та керівників структурних підрозділів міської держадміністрації.

До складу колегії можуть входити за погодженням керівники територіальних органів центральних органів виконавчої влади та посадові особи органів місцевого самоврядування, а також голови районних держадміністрацій.

До складу колегії міської держадміністрації можуть бути включені за пропозицією громадських організацій, підприємств, установ та організацій їх представники.

Засідання колегії вважається правоможним, якщо на ньому присутні не менш як дві третини загальної кількості її членів.

Засідання колегії проводяться відповідно до плану роботи міської держадміністрації, позачергові - за необхідністю.

Рішення колегії приймається відкритим голосуванням більшістю голосів присутніх на засіданні членів колегії. У разі рівного розподілу голосів вирішальним є голос головуючого.

В окремих випадках за рішенням головуючого може бути застосована процедура таємного голосування.

Рішення колегії оформляється протоколом, який підписується головою колегії, і є підставою для видання відповідного розпорядження міської держадміністрації. Після видання розпорядження рішення колегії знімається з контролю.

Апарат міської держадміністрації здійснює організаційне забезпечення засідань колегії, у тому числі стенографування (технічний запис).

У своїй роботі колегія міської держадміністрації керується розпорядженням голови міської держадміністрації від 01 червня 2007 року №477-р. «Про затвердження Положення і особовий склад колегії міської державної адміністрації».

Матеріали (інформації, довідки, звіти, проект рішення, список запрошених і виступаючих) до засідань колегії надаються структурними підрозділами, районними держадміністраціями, територіальними органами виконавчої влади, що відповідають за підготовку питання для розгляду на колегії за 7 днів до чергового засідання.

Матеріали повинні бути підписані керівником структурного підрозділу, заступником голови міської держадміністрації (згідно з розподілом обов'язків), юридичним відділом та погоджені з структурними підрозділами, зацікавленими у вирішенні питання. Відповідальність за підготовку та якість документів несе керівник структурного підрозділу і заступник голови (згідно з розподілом обов'язків).

Голова, заступники голови, заступник голови-керівник апарату, керівники структурних підрозділів міської держадміністрації проводять наради з метою оперативного розгляду та вирішення питань, що належать до їх компетенції.

План проведення наради затверджує відповідна посадова особа.

Організація проведення нарад у голови міської держадміністрації покладається на апарат або відповідні структурні підрозділи міської держадміністрації.

Організація проведення нарад у заступників голови міської держадміністрації покладається на помічників заступників голови або відповідні структурні підрозділи міської держадміністрації.

Порядок денний, аналітичні довідки про стан справ та обґрунтування причини внесення питання на розгляд надсилаються учасникам наради завчасно, а з додаткових (позапланових) питань - подаються у день проведення наради.

Прийняті на нарадах рішення оформляються протоколами не пізніше ніж у триденний строк. У протоколі зазначаються прізвища та ініціали посадових осіб, які брали участь у нараді, питання, що розглядалися, і прийняті за результатами розгляду рішення. Протокол наради підписує головуючий.

За результатами розгляду на нараді питань можуть видаватися в установленому порядку розпорядження голови або наказ керівника структурного підрозділу міської держадміністрації.

Щотижня, у понеділок, у голови, у встановлені дні у заступників голови міської держадміністрації проводяться апаратні наради.

Засідання створених при міській держадміністрації комісій, рад, штабів проводяться згідно з планами, а також за необхідністю. Підготовка, проведення і документальне оформлення цих засідань забезпечується відповідальними секретарями, що визначені керівниками вказаних органів.

Порядок підготовки доповідей і виступів голови і заступників голови міської держадміністрації наступний:

помічники заступників голови міської держадміністрації (відповідно до розподілу обов'язків) складають план доповіді, довідки, виступу, направляють їх виконавцям з визначенням термінів представлення документів і контролюють їх виконання;

матеріали, узагальнені помічниками, представляються на розгляд заступникам голови міської держадміністрації;

прес-служба голови опрацьовує матеріали і готує виступ голови.

Контроль за виконанням доручень, прийнятих на апаратній нараді у голови міської держадміністрації здійснює організаційний відділ; у заступників голови - їх помічники. Аналітичні і інформаційні довідки про стан виконання доручень, наданих на нарадах, надаються головуючому на нараді.

Офіційну інформацію про порядок денний і підсумки розгляду питань на нарадах засобам масової інформації має право надавати прес-служба міської держадміністрації або уповноважена головою міської держадміністрації посадова особа.

Дозвіл на присутність представників засобів масової інформації і на проведення кіно-, відео-, фотознімання і звукозапису в приміщенні, де відбувається нарада, надається заступником голови - керівником апарату

міської держадміністрації.

У разі проведення позапланових заходів посадові особи міської Держадміністрації не пізніше, ніж за один день інформують про це організаційний відділ апарату міської держадміністрації.