Определить интервал времени между заказами можно с учетом оптимального размера заказа. Оптимальный размер заказа позволяет минимизировать совокупные затраты на хранение запаса и повторение заказа, а также достичь наилучшего сочетания взаимодействующих факторов, таких, как используемая площадь складских помещений, издержки на хранение запасов и стоимость заказа. Расчет интервала времени между заказами можно производить следующим образом:

(12)

где N -- количество рабочих дней в году, дни;

S -- потребность в заказываемом продукте, шт.;

ОРЗ -- оптимальный размер заказа, шт.

Полученный с помощью формулы интервал времени между заказами не может рассматриваться как обязательный к применено. Он может быть скорректирован на основе экспертных оценок. Например, при полученном расчетном результате (4 дня), возможно, использовать интервал в 5 дней, чтобы производить заказы один раз в неделю.

Исходные данные для расчета параметров системы следующие:

- потребность в заказываемом продукте, шт.;

- интервал времени между заказами, дни;

- время поставки, дни;

- возможная задержка поставки, дни.

Графическая иллюстрация функционирования системы управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами представлена на рисунке 19.



Рисунок 19- График движения запасов в системе управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами

Максимально желательный запас определяется в ходе мониторинга поддержания целесообразной загрузки площадей с точки зрения минимизации совокупных затрат.

Так как в рассматриваемой системе момент заказа заранее определен и не меняется ни при каких обстоятельствах, постоянно пересчитываемым параметром является именно размер заказа. Его вычисление основывается на прогнозируемом уровне потребления до момента поступления заказа на склад организации. Расчет размера заказа в системе с фиксированным интервалом времени между заказами производится по формуле:

РЗ = МЖЗ - ТЗ + ОП, (13)

где РЗ -- размер заказа, шт.;

МЖЗ -- максимальный желательный запас, шт.;

ТЗ -- текущий запас, шт.;

ОП -- ожидаемое потребление за время поставки, шт.

Как видно из формулы, размер заказа рассчитывается таким образом, что при условии точного соответствия фактического потребления за время поставки ожидаемому поставка пополняет запас на складе до максимального желательного уровня. Действительно, разница между максимальным желательным и текущим запасом определяет величину заказа, необходимую для восполнения запаса до максимального желательного уровня на момент расчета, а ожидаемое потребление за время поставки обеспечивает это восполнение в момент осуществления поставки.

Сравнение рассмотренных систем управления запасами приводит к выводу о наличии у них взаимных недостатков и преимуществ. Система с фиксированным размером заказа требует непрерывного учета текущего запаса на складе. Напротив, система с фиксированным интервалом времени между заказами требует лишь периодического контроля количества запаса. Необходимость постоянного учета запаса в системе с фиксированным размером заказа можно рассматривать как основной ее недостаток. Напротив, отсутствие постоянного контроля за текущим запасом в системе с фиксированным интервалом времени между заказами является ее основным преимуществом перед первой системой.

Следствием преимущества системы с фиксированным интервалом времени между заказами является то, что в системе с фиксированным размером заказа максимальный желательный запас всегда имеет меньший размер, чем в первой системе. Это приводит к экономии на затратах по содержанию запасов на складе за счет сокращения площадей, занимаемых запасами, что составляет преимущество системы с фиксированным размером заказа перед системой с фиксированным интервалом времени между заказами Преимущества и недостатки рассмотренных систем управления запасами сведены в таблице 28.

Выбор модели управления товарными запасами на предприятиях учитывает объем связанного разными товарными группами капитала и условия работы с поставщиками. Поэтому целесообразно использовать оба эти метода, в зависимости от заказываемой продукции, ее оборачиваемости, потребности и т.д.

Таблица 28- Сравнение основных систем управления запасами

Система	Преимущества	Недостатки
С фиксированным размером заказа	Меньший уровень максимального желательного запаса Экономия затрат на содержание запасов на складе за счет сокращения площадей под запасы	Ведение постоянного контроля наличия запасов на складе
С фиксированным интервалом времени между заказами	Отсутствие постоянного контроля наличия запасов на складе	Высокий уровень макс. желательного запаса Повышение затрат на содержание запасов на складе за счет увеличения площадей под запасы

3.5 Внедрение современных средств автоматизации и анализа товарных запасов

Товарные запасы являются основными денежными вложениями для фирм, основным источником получения прибыли, основной проблемой ежедневного контроля. В ЗАО «НИИИН МНПО «СПКТР» существует типичная проблема: многочисленные случаи дефицита товара при излишках запасов и высоких затратах по его закупке и транспортировке.

Для облегчения решения подобных проблем на предприятии, в наше время существует множество вспомогательных компьютерных программ. Они позволяют сэкономить массу времени на учете, анализе запасов и т.п. Сейчас рынок информационных технологий, предлагает очень широкий выбор подобных вспомогательных программ для предприятий по всем направлениям и видам деятельности.

Для автоматизации процесса управления существует множество прикладных систем.

Обычные результаты внедрения впечатляют:

- сокращение запасов до 50 процентов

- сокращение издержек по заказу на 20 процентов

- рост доходов на 20, благодаря сокращению дефицитов и ассортиментной оптимизации

- рост оборачиваемости в 2 раза

- рост рентабельности инвестиций более, чем на 50 процентов(!)

Решение основано на сборе и консолидации необходимой информации из различных источников в единое хранилище данных, а затем на прогнозировании спроса (продаж) и формировании на основании результатов заказов поставщикам по определенным правилам и условиям отгрузки, которые экспортируются в системы рассылки заказов поставщикам.

Для прогнозирования используются данные о продажах за прошлые периоды. Конечно, применяя исторические данные о реализации, можно предполагать, что и в будущем товар будет также отгружаться, т.е. рассчитав среднюю скорость продажи, можно вычислить предполагаемые объемы и в будущем. Но такой способ не всегда работает. Для более точного прогноза лучше использовать возможности аналитической системы, в которой можно реализовать определенную математическую модель, учитывающую различные факторы, влияющие на продажи.

Проведя анализ нескольких самых распространенных программ по управлению запасами на предприятии, ЗАО «НИИИН МНПО «СПЕКТР» остановила свой выбор на программе «SIMPLE-System».

В основе системы - инновационная модель торгового предприятия, где учтены все внутренние взаимосвязи показателей предприятия: связь оборачиваемости и транспортных расходов; связь уровня дефицита, объема реализации и объема инвестирования в запасы и др.

SIMPLE-System является автоматизированной системой управления и имеет качественное отличие от существующих на рынке учетных и аналитических программ. SIMPLE-System не ограничивается "посмертным анализом", т.е. выдачей аналитических сводок об оборачиваемости, остатках в днях обеспечения, объемах реализации, прибыли, рентабельности, сверхлимитных и дефицитных позиций по итогам за предыдущие периоды. На основании системного анализа информации о значениях факторов и параметров, она производит расчет оптимальных норм запасов по ассортиментным позициям и оперативно ими управляет(!), выдавая в нужные моменты готовые рекомендации о необходимости пополнить запасы в указанных количествах по ассортиментным позициям, самостоятельно формируя заказ на поставку.

Цель системы "SIMPLE" - сокращение запасов, снижение транспортных расходов, снижение дефицита и, как следствие, повышение рентабельности запасов (отношение прибыли к инвестициям в запасы) торговых предприятий на основе учета следующих параметров: нетто-цен по ассортиментным позициям, продажных цен по ассортиментным позициям, истории среднего спроса и его вариации, стоимости поступления партии товара (транспортные расходы и т.д.), среднего времени поставки партии товара на торговое предприятие и др.

Более подробна эта программа будет рассмотрена ниже. А сейчас проведем сравнительный анализ программы SIMPLE-System с подобными программами по управлению запасами фирмы, такими как система «MRP-II» и «KonSi». Оценивание программ, в таблице 29, проведено по пятибалльной шкале, где «5»- максимальный показатель, а «1»- минимальный.

Таблица 29- Сравнительный анализ компьютерных программ по управлению запасами на предприятии

Характеристика программы	SIMPLE-system	MRP-II	KonSi»
Многофункциональность расчетов	5	3	4
Охват анализируемых и рассчитываемых данных	5	3	5
Современность и актуальность	5	4	5
Простота использования	4	5	2
Универсальность	5	3	4
Установка	3	5	2
Цена	3	4	2
Итого	30	27	24

Как видно, из приведенной выше таблицы, программа SIMPLE-System почти по всем основным параметрам превосходит остальные программы, что делает ее безусловным лидером использования в ЗАО «НИИИН МНПО «СПЕКТР».

Ее универсальность дает возможность использования во всех областях управления запасами, а многофункциональность позволяет производить практически все необходимые операции по управлению запасами, начиная от анализа, учета и контроля, заканчивая расчетом будущих потребностей.

Программа требует обучения и знаний, по работе с ней, но при этом весьма доступна в восприятии, не является сложной в эксплуатации.

Внедрение предлагаемого решения позволяет менеджерам ЗАО «НИИИН МНПО «СПЕКТР» добиться :

- экономии от расходов на организацию закупок;

- оптимального распределения складских запасов (снижения затоваривания или, наоборот, восполнения нехватки товаров на складах);

- уменьшения требуемых складских площадей и, соответственно, затрат на их обслуживание;

- освобождения денежных ресурсов, вложенных в товар, не пользующийся спросом;

- возможности применения освободившихся денежных средства для расширения ассортимента;

- получения дополнительной прибыли за счет увеличения оборачиваемости товарных запасов.

Но необходимо помнить, что система управления запасами - не просто компьютерная программа. При внедрении, требуется поддержка руководства, обучение сотрудников и понимание персоналом принципов управления запасами.

3.6 Выбор фирм-поставщиков

После того, как становится известно чего и в каком объеме заказывать, возникает следующий вопрос: «У кого?». Еще одним важным элементом системы управления запасами является эффективно налаженная работа с поставщиками.

При выборе поставщика важным является оценка его деловой репутации. Принимается во внимание стоимость, качество продукции, своевременность и бесперебойность поставок, гибкость в изменении условий и прочие факторы. Как правило, поставщики в большинстве своем предпочитают работу на условиях предоплаты, однако в нынешних условиях, когда обостряется кризис неплатежей, кредиторская задолженность является неисчерпаемым источником пополнения собственных оборотных средств. Но данным принципом злоупотреблять не стоит, а все-таки надо ориентироваться на соотношение цена/качество и только потом на условия оплаты.

Высшей мерой при выборе предприятия - поставщика сырья и материалов, для менеджеров ЗАО «НИИИН МНПО «СПЕКТР» должны быть следующие факторы:

- предприятие-заказчик должно пойти на договорные отношения с различными предприятиями-поставщиками сырья и материалов. Таким образом, обеспечивается возможность избежать односторонней зависимости.

- у предприятия-заказчика должны быть договорные отношения с предприятиями-поставщиками, ограниченными необозримым количеством поставок (скидки за оптовое количество поставки сырья и материалов).

- количество поставщиков следует оптимизировать.

Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются следующие:

1. Конкурентные торги (тендеры) - проводятся в случае, если предполагается закупить сырье, материалы на большую сумму или по соображениям формирования долгосрочных связей между поставщиком и потребителем.

2. Письменные переговоры между поставщиком и потребителем могут быть организованы двумя способами:

- инициатива вступления в переговоры исходит от поставщика товара;

- инициатива исходит от покупателя.

Независимо от выбираемого способа оценка предложений, поступивших к потенциальному потребителю, может вестись различными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурентных торгов, или более свободная процедура. Чаще всего основными критериями выбора поставщика являются:

- стоимость приобретения товара или услуг;

- качество обслуживания.

Стоимость приобретения включает в себя цену товара или услуг и не имеющую точного и прямого денежного выражения прочую стоимость (изменение имиджа организации, социальную значимость сферы деятельности предприятия, перспективы роста и развития производства и т. д.).

Качество обслуживания включает качество товара и надежность обслуживания. Надежность можно оценить через вероятность в удовлетворении заявки потребителя.

Кроме основных критериев выбора поставщика существуют и прочие критерии, количество которых превышает 60:

- удаленность поставщика от потребителя;

- сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

- система управления качеством продукции у поставщика;

- психологический климат в трудовом коллективе поставщика;

- способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течении всего срока службы поставленного оборудования;

- кредитоспособность и финансовое положение поставщика и пр.

У ЗАО «НИИИН МНПО «СПЕКТР» преобладающей частью поставщиков являются зарубежные производители, что обусловлено большим качеством и надежностью их продукции, но так же и большей ценой. Я предлагаю увеличить долю отечественных поставщиков комплектующих и прочих изделий. В основном за счет таких материально-производственных запасов как, инструмент, вспомогательные детали, упаковка и тара. Все вышеперечисленное у импортных поставщиков имеет достаточно высокую цену, но качество не выше чем у отечественного производителя, так что технологической разницы нет. Если отдать предпочтение Российским поставщикам, можно значительно сэкономить на стоимости и доставки. Надо создать некий баланс между импортными и отечественными предприятиями-поставщиками. Ниже, в таблице 30 проведен тест эффективности отечественных поставщиков, по основным направлениям, в баллах.

Таблица 30- Тест эффективности поставщиков ЗАО «НИИИН МНПО «СПЕКТР»

№ вопроса	ОАО «ЖБК»	ЗАО «Евроцемент»	ООО «ЭкоПласт»	ООО «Керамин»	ЗАО «Металинвест»	ООО «ЖБИ-2»
1	2	3	4	5	6	7
1	1	5	5	5	5	5
2	7	7	7	8	7	8
3	5	5	5	5	5	5
4	1	1	1	1	1	1
5	5	5	5	5	5	10
6	5	5	5	5	5	5
7	5	5	5	5	5	5
8	5	5	5	5	5	5
9	10	10	10	10	10	10
10	10	10	10	10	10	10
11	5	5	5	5	5	5
12	5	5	5	5	5	5
13	5	5	5	5	5	5
14	5	5	5	5	5	5
15	5	5	5	5	5	5
16	1	1	1	1	1	5
17	1	1	1	1	1	5
18	5	5	5	5	5	5
19	5	5	5	5	5	5
20	10	10	10	10	10	10
Итого, баллы	101	105	105	106	105	119
"Идеальный поставщик"	200	200	200	200	200	200
"Худший поставщик"	20	20	20	20	20	20

3.7 Ликвидация «мертвых» запасов

Одной из проблем для ЗАО НИИИН СПЕКТР являются нереализованные запасы. Они отвлекают на себя много денежных средств и в итоге не окупаются, их необходимо стараться реализовывать всевозможными доступными способами. Для оптимизации загрузки складов ЗАО «НИИИН МНПО «СПЕКТР» следует избавиться от уже имеющейся нереализованной продукции.

Ликвидация мертвых запасов - трудная задача. Дистрибьюторы часто даже эмоционально привязаны к своим товарам. Они надеются на то, что рано или поздно все таки появится возможность продажи того или иного прибора запылившегося на складе. Случаи неожиданных покупок заставляют многих менеджеров по продажам верить в это верить. Но эти нечастые и нерегулярные продажи не могут быть экономическим обоснованием для содержания в запасе всех товаров, подлежащих ликвидации.

Целью ликвидации запасов является устранение нежелательных запасов по возможно максимальной цене или с возможно более низкими издержками. Приведу несколько подходов, в порядке убывания эффективности, для выполнения этой задачи:

Многие дистрибьюторы устанавливают компьютерные программы для решений по перемещению запасов в другую местность, где спрос на товар выше. Этот процесс называется балансирование запасов.

Размещение информации в специальных сайтах, Интернет позволяет продавать отдельные наименования излишних запасов по цене, близкой к закупочной стоимости. А продажа даже части излишних запасов по себестоимости намного выгоднее продажи целой партии по 10 за вложенный рубль.

«Мозговой штурм» и творчество в принятии решения. Один дистрибьютор разорвал отношения с заказчиком на поставку традиционно поставляемого продукта. На складе остался четырехмесячный запас. Более того, поставщик не согласился принять обратно этот товар. Этот товар попал в категории «потенциально мертвых запасов». Вместо типичного для менеджеров игнорирования данной ситуации, дистрибьютор известил своего конкурента о возможности выиграть контракт на покупку этого товара и продал весь запас за 80 процентов закупочной стоимости.

Пожертвование в пользу некоммерческой организации. Может ли школа, церковь и т.д. использовать ваши мертвые или слабо оборачивающиеся запасы. Эти организации могут обеспечить сокращение до двух раз излишних запасов фирмы.

Есть вариант продажи морально устаревшей, но применимой продукции, со скидками организациям, имеющим не высокий уровень платежеспособности. Этот вариант не принесет прибыли, но хотя бы окупит себестоимость и поможет избавиться от лишних запасов готовой продукции, издержек на ее хранение и содержание. Так же необходимо рассмотреть более дорогой, но действенный способ- модернизации морально устаревшей техники и доведения ее свойств и качеств до современного уровня требований, с дальнейшей продажей. Каждое предприятие старается увеличить скорость обращения товарных запасов, это влияет на общее состояние и прибыльность деятельности, но важно сохранять баланс между товарооборотом и запасами, чтобы их количества было достаточно для удовлетворения требований клиентов

Простой вывоз товара. Наименее желательная альтернатива. Но, по крайней мере, в этом случае высвобождается пространство на складах и появляется возможность списать себестоимость товара. Но необходимо убедиться, что предприняты все прочие попытки для ликвидации излишних запасов.

Ликвидация излишних запасов - непрерывная работа. Многие фирмы с большим трудом начинают работу по ликвидации излишних запасов после того, как проведена годовая инвентаризация. Однако, новая политика руководителя препятствует закупке любого товара, даже того, который продается регулярно. Результат следующий: склады полны запасов, но не имеется товаров, которые требует заказчик.

На эффективно действующих предприятиях часто специальный работник («координатор мертвых запасов») занимается соответствующими вопросами. После получения списка излишних товаров, он определяет способ их ликвидации, т.е. способ, который наиболее выгоден для компании. Он выбирает и применяет методы в порядке их желательности до тех пор, пока излишние запасы не ликвидированы.

3.8 Действия, которые нужно предпринять руководителям ЗАО «НИИИН МНПО СПЕКТР», для внедрения и функционирования инновационной системы урегулирования запасов

Для эффективного управления запасами прежде всего надо иметь полную, достоверную и оперативную информацию о состоянии склада. Если подразумевается, что на складе порядок, тщательно учитываются приход, расход и перемещение запасов, проводятся регулярные ревизии, документы оформляются своевременно, приняты меры для предотвращения краж, четко определены цели предприятия. Кроме того, надо также отметить, чтобы на надлежащем уровне было аппаратное и программное обеспечения для учета складских запасов. При соблюдении этих условий можно говорить об эффективном прогнозировании спроса (продаж) и автоматизации процесса заказа товара. Это особенно актуально для ЗАО «НИИИН МНПО «СПЕКТР», т.к ассортимент продаваемой продукции велик, соответственно и велика потребность в запасах, в связи с чем возрастает и сложность анализа и контроля, так же товар приобретается у большого количества поставщиков, причем у каждого свои условия и сроки поставки.

Учитывая особенность структуры и производства ЗАО «НИИИН МНПО «СПЕКТР», а так же широкий ассортимент выпускаемой продукции и номенклатуру от десятков до сотен тысяч позиций, становится очевидно что имеется необходимости в формировании единой системы управления запасами, на всем производстве.

Для того, чтобы учет и нормализация запасов функционировала бесперебойно и с максимальной отдачей, учитывая то, что ЗАО «НИИИН МНПО «СПЕКТР», является весьма крупной организацией с обширным ассортиментом выпускаемой продукцией, имеет в своем распоряжении производственный цех, крупные складские помещения и т.д. Просто необходимо создание единой, специализированной системы по анализу, формированию и контролю запасов. Для внедрения, осуществления и дальнейшего использования этой общей системы контроля запасов необходимо нанять специалиста, менеджера по управлению запасами на производстве. Который с помощью предоставляемой ему информации о состоянии запасов, анализа, подсчетов будет вести учет и управление всех запасов на предприятии, координировать их, распределять и следить за их рациональным использованием.

В отсутствии налаженной однородной системы каждое техническое подразделение ЗАО «НИИИН МНПО «СПЕКТР» вынуждено заниматься этим вопросом отдельно и самостоятельно, что безусловно создает путаницу в виде излишков нереализованных запасов, которые приводят к лишним издержкам на их хранение и содержание, или к дефициту запасов.

В рамках существующей системы сбора и распределения запасов для менеджера по снабжению ЗАО «НИИИН МНПО «СПЕКТР» стоят следующие задачи:

а) оптимизация распределения складских площадей;

б) оптимизация загрузки транспортных средств;

в) оптимизация развозочных маршрутов;

г) точность срока и объема поставок;

д) анализ выгодности поставщиков.

Общая схема сбора и распределения запасов, изображенная на рисунке 20, должна быть максимально четкой и прямолинейной, непосредственно от поставщика к производителю и от производителя к заказчику. Это значительно сэкономит время на обработку информации и ускорит процесс.

Рисунок 20- Общая схема сбора и распределения запасов на ЗАО «НИИИН МНПО «СПЕКТР»

Такой системный подход, поможет основательно и тщательно сконцентрировать внимание на данной проблеме и обеспечит ей всесторонний контроль и подход, будет способствовать ее решению и дальнейшему поддерживанию в нужном направлении.

Заниматься регулированием запасов должен квалифицированный менеджер, имеющий соответствующее образование, владеющий информацией и опытом работы в данной области. Он должен быть заинтересован в дальнейшем развитии фирмы и укреплении ее позиций на рынке.

Так же необходимо снабдить его современной техникой, соответствующим программным обеспечением по анализу запасов, хранению и синхронизации данных. Если требуется, то и обучить работе с этими программами. Менеджера необходимо всегда держать в курсе последних событий и изменений, связанных с внешней и внутренней средой компании. Своевременно предоставлять им необходимую и максимально точную информацию, т.к. приобретение и использование запасов связано и напрямую зависит от организационной среды, изменении рынка. Возможно придется повышать уровень знаний сотрудников, как в работе со специализированными программами, так и грамотным оформлением документации.

Основные этапа работы менеджера по управлению запасами в ЗАО «НИИИН МНПО СПЕКТР» изображены на рисунке 21.



Рисунок 21- Основные этапа работы менеджера

Если обобщить все вышеперечисленное, то надо:

- нанять человека на должность менеджера, по управлению запасами, оснастить его современным информационным и компьютерным обеспечением, для анализа, усовершенствования и дальнейшего контроля запасов организации;

- наладить связи с поставщиками, увеличив долю Российских производителей;

- ускорить процессы по ликвидации «мертвых запасов»;

- увеличение маркетинговых исследований рынка, расширение клиентской базы, с целью получения новых заказов, тем самым, ускорив оборот запасов

Конечно, все эти мероприятия потребуют определенных финансовых вложений, особенно на начальной стадии формирования и введения. Но учитывая всю важность, обширность и многогранность данного вопроса, это того стоит. Тем более что результаты не заставят себя долго ждать и эффект от приведения в норму и дальнейшего регулирования запасов скажется на фирме достаточно быстро. Соответственно затраты со временем должны окупиться, хотя бы за счет экономии на издержках, хранении запасов и уменьшения нереализованной продукции.

Планирование и формирование запасов, процесс сопровождающий ЗАО «НИИИН МНПО «СПЕКТР» на протяжении всего существования, значит есть смысл продолжать заниматься контролем запасов, а не прекращать после достижения поставленной цели и улучшения показателей. И ввести этот процесс на постоянной основе, выделив под него дополнительные средства. Рациональное использование запасов и оптимизация их количества, так же повлечет за собой сокращение издержек на их содержание и исключит возможности дефицита того или иного товара, что поспособствует максимальному удовлетворению потребностей заказчиков в изготовляемой продукции, ускорит исполнения ГОС заказов и т.п.

Дополнительно к разработанной системе управления запасами ЗАО «НИИИН МНПО «СПЕКТР» рекомендуется осуществить мероприятия по поиску более надежных, заинтересованных в сотрудничестве, оперативно осуществляющих поставки партнеров, а для расширения объема продаж рекомендуется провести мероприятия по изучению рынка и разработке программ стимулирования сбыта услуг компании.

4 Организационно-экономический раздел

4.1 Расчет экономической эффективности мероприятия по совершенствованию управления запасами в ЗАО НИИИН МНПО СПЕКТР

В основе принятия решения о приемлемости проекта по усовершенствованию управления запасами в ЗАО «НИИИН МНПО «СПЕКТР», лежит определение его экономического эффекта. Так как одной из проблем, выявленных в предыдущих частях анализа фирмы, являются запасы предприятия, то проект по усовершенствованию управления запасами должен принести положительный эффект и оказать благоприятное действие на дальнейшее функционирование ЗАО «НИИИН МНПО «СПЕКТР». Для наглядного определения экономического эффекта и насколько выгоден будет предлагаемый инновационный проект для фирмы, необходимо провести ряд расчетов, связанных с затратами на реализацию данного проекта и эффекта, который произойдет в виду внедрения управления запасами. Т.е. рассчитать сколько средств нужно вложить фирме и какой будет результат в итоге реализации инновации в управлении запасами. Для анализа мы возьмем временной отрезок равный одному году.

Экономический эффект - это конечный результат мероприятий, связанных с применением новой (модернизированной) техники, технологии и организации труда и производства.

Годовой экономический эффект (Э_г) - это разница между выгодами по проекту и затратами на его реализацию и эксплуатацию.

Э_г = Р_г - З_г, (14)

где Э_г - годовой экономический эффект по проекту;

Р_г - результат (выгоды или поступления по проекту);

З_г - затраты или расходы по проекту;

Поступления складываются из всех параметров изменения, связанных с запасами на производстве, высвобождения финансовых средств которые образовались за счет снижения издержек и улучшения управления запасами. Сюда включены закупки комплектующих и материалов, затраты на хранение и размещение запасов (аренда склада), з/п сотрудников склада, транспортные расходы.

Затраты (расходы) равняются всем платежам за товары и услуги, используемые для реализации и функционирования проекта, и делятся на две группы: первоначальные капиталовложения на внедрение проектных мероприятий по управлению запасами и текущие затраты.

З_г = ?К + С_тек (15)

Первоначальными капиталовложениями (?К) являются инвестиции, необходимые для осуществления данного проекта в ЗАО «НИИИН МНПО «СПЕКТР». Такие как затраты на приобретение необходимого оборудования (компьютера), покупка и установка современной программы по управлению запасами на предприятии SIMPLE-system, обучение менеджера работе с данной программой и т. д.

В таблице 31 представлены первоначальные капиталовложения, необходимые для осуществления проектных мероприятий.

Таблица 31- Расчет первоначальных капиталовложений

Статьи расходов	Количество, шт.	Стоимость 1 шт., руб.
Оборудование: 1) Компьютер (включает в себя системный блок, монитор, клавиатуру и мышь)	1	45 000
2) Принтер	1	6000
3) Факс	1	11 000
3) Ксерокс	1	14 000
5) Рабочее место	1	10 000
Программное обеспечение SIMPLE-System	1	50 000
Прочие затраты:	-	-
1) Установка программы по управлению запасами SIMPLE	1	20 000
2) Мероприятия по найму работников (через агентство)	1	6 000
3) Обучение менеджера работе с программой по управлению запасами SIMPLE	1	10 000
ИТОГО стоимость капитальных вложений (?К):		172000

Таким образом, первоначальные капиталовложения (?К) на реализацию проекта усовершенствования управления запасами в ЗАО «НИИИН МНПО «СПЕКТР» равны 172000 руб.

?К = 172 000(руб.)

В годовые текущие затраты (Стек) входят оплата труда менеджера, ремонт техники, арендная плата, наладка и обновление программного обеспечения, оплата коммунальных, общих и административных услуг, налоги, а также платежи за иные товары или услуги, необходимые для проекта.

Текущие расходы, в том числе расходы на техническое обслуживание и текущий ремонт, предприятие несет каждый год, начиная с первого дня ввода проекта в эксплуатацию. Эксплуатационные расходы оплачиваются из общих доходов предприятия. Эксплуатационные (текущие) расходы включают в себя еще не оплаченную задолженность за оказанные проекту услуги.

Годовые текущие затраты складываются из следующих составляющих:

С _тек = С _мат + С _осн + С _доп + С _соц + С _накл. + С _аморт + С _рек, (16)

где С _мат ---стоимость используемых материалов;

С _осн - основная заработная плата работника за год;

С _доп - дополнительная заработная плата работника, учитывающая потери времени на отпуска и болезни (принимается в среднем 15 % от основной);

С _соц - отчисления на социальные нужды во внебюджетные фонды государственного социального страхования (пенсионный фонд, фонд обязательного медицинского страхования, фонд социального страхования) рассчитываются как 26% от основной и дополнительной заработной платы;

С _накл - накладные расходы, включают затраты на управление, уборку, ремонт, электроэнергию, отопление помещения и др. (принимаются в размере 60% от основной и дополнительной заработной платы работника);

С _аморт - годовая сумма амортизационных отчислений по соответствующим группам основных производственных норм амортизации (например, 12,5% - от стоимости оборудования; 2,5% - от стоимости производственных площадей и 30% от стоимости программного обеспечения).

С _прог- - затраты на поддержку компьютерной программы SIMPLE в год

Все затраты должны быть рассчитаны за год.

В таблице 32 представлены текущие затраты на функционирование проекта по усовершенствованию управления запасами в ЗАО «НИИИН МНПО «СПЕКТР» (на 1 год).

Таблица 32 - Годовые текущие затраты на функционирование проекта по усовершенствованию управления запасами в ЗАО «НИИИН МНПО «СПЕКТР»

Статья расходов	Затраты в месяц, руб.	Суммарные годовые затраты, руб.
1	2	3
1. Затраты на материалы:
Канцелярские товары	1 000	12 000
Расходные материалы к оргтехнике	1 500	18 000
Дополнительные вспомогательные материалы	8 000	96 000
ИТОГО стоимость затрат (Смат.)	10 500	126000
2. Заработная плата персонала (Сосн.):
Менеджер по управлению запасами	40 000	480 000
Итого (Сосн.)	40 000	480 000
Дополнительная заработная плата	4 000	48 000
Итого за год (Сосн. + С доп.)	44 000	528 000
Отчисления на социальные нужды в год (Ссоц.)	10 400	124 800
Накладные расходы за год (Снакл.)	30 300	363 600
Амортизационные отчисления за год (Саморт.)	480	5 760
Затраты на поддержку компьютерной программы SIMPLE в год (Спрог.)	2 000	24 000
Итого затрат за год (Стек.)	137 680	1 652 160

Ниже представлен расчет годовых текущих затрат.

С_мат. = 126 000 руб./год;

С_осн. = 480 000руб./год;

С_доп. = 480 000* 0,1 = 48 000руб./год;

С_соц. = 480 000* 0,26 = 124 800 руб./год;

С_накл. = 480 000* 0,6 + 126 000*0.6 = 363 600 руб./год

Годовая сумма амортизационных отчислений составит:

С_аморт. = 5 760 руб./ год

Затраты на поддержку программы по управлению запасами SIMPLE в год:

Срек. = 36 000 руб. /год

Годовые текущие затраты складываются из следующих составляющих

С _тек = С _мат + С _осн + С _доп + С _соц + С _накл. + С _аморт + С _прог

С _тек =126 000+ 480 000+ 528 000+ 124 800+ 363 600+ 5 760+ 24 000

С _тек = 1 652 160 руб/ год

Итого текущие годовые затраты на внедрение системы по улучшению качества управления материальными запасами в ЗАО НИИИН МНПО СПЕКТР составят: 1 652 160 руб, а затраты и текущие расходы по проекту будут ровняться:

З_г = 172 000+ 1 652 160 = 1 824 160 руб.

Теперь проведем анализ изменения показателей от реализации инновационного проекта по совершенствованию управления запасами. В таблице 33 показано, какого положительного эффекта удалось получить фирме, от реализации проекта по управлению запасами на производстве, во сколько раз сократились расходы на закупку сырья и материалов, аренду склада, транспортировку и т.д.

Таблица 33 -Уменьшение издержек, связанных с запасами на производстве

Показатели	Базовые затраты (до внедрения проекта) (руб/год)	Разница (руб/год)	Проектные затраты, (после внедрения проекта) (руб/год)
Сырье и материалы (Рсыр. и мат)	11 963 000	3708 520,4	8 254 448,6
Залежавшаяся продукция (нереализованные излишки товарных запасов) (Рнериал.прод)	2 818 000	352 250	2 465 750
Аренда складского помещения (1м.кв.=2950 р) (S=450 м.кв.) (Раренда скл)	1 327 500	353 115	974 385
З\п складских рабочих (Рз\п раб)	1 080 000	360 000	720 000
Транспортные расходы (Ртранспорт.)	1 631 350	432 307,7	1 199 042,25
Итого:	18 819 850	5 206 193	13 613 656,8

Анализа запасов ЗАО «НИИИН МНПО «СПЕКТР», в рамках проекта, позволил добиться весьма положительных результатов для фирмы.

Как видно из таблицы 33 значительно удалось сократить расходы по закупкам запасов сырья и материалов. Это обусловлено проведенным тщательным анализов и нормализацией всех уже имеющихся запасов и требующихся в будущем (для избежание дефицита в запасах), для непрерывного функционирования производственно процесса. Так же такой анализ позволил избежать переизбытка запасов и залежавшейся продукции на производстве. В целом годовые затраты на закупку запасов сырья и материалов снизились на 31% с 11 963 000 руб до 8 254 448,6 руб, т.е. на 3 708 520,4 сократились затраты связанные с переизбытком запасов, наблюдающимся в 2007-2008 гг.

За счет снижения общих размеров запасов снизились траты и на хранение запасов, в том числе оплата аренды складских помещений. Еще произошло высвобождения свободных площадей на складе, за счет реализации и сбыта залежавшийся продукции, что составило 352 250 руб/год, 12,5% А затраты на аренду уменьшились на 26%, т.е. 353 115 руб/год.

Так же более рациональное использование складских площадей организации дало возможность экономии на найме складских рабочих. Раньше работы на складе выполняли трое рабочих, а сокращение площадей позволило фирме обходится услугами двух человек, что сократило расходы по заработанной плате на 360 000 руб/год

За счет более тщательного поиска и анализа поставщиков, степени их надежности, выявления более выгодных предложений по закупкам производственных запасов, всевозможных скидок и т.п., удалось сократить годовые транспортные расходы по доставке запасов на 32%, 432 307,7 руб/год. Так же надежные и постоянные поставщики- это практически гарантия отсутствия задержек в поставках в дальнейшем. Этот показатель тоже очень важен для предприятия, он позволяет свисти к минимуму вариант задержки на производстве и обеспечить непрерывность производства. Тем самым своевременность исполнения заказов.

Внедрение инновационной системы совершенствования управления запасами, в ЗАО «НИИИН МНПО «СПЕКТР» удалось добиться улучшения таких показателей, как: затраты на закупку хранение (аренда складского помещения) материальных запасов и рациональное их использование в дальнейшем, транспортные расходы (доставка материалов).

Итак, рассчитаем годовые результаты от внедрения инновационной системы управления запасами производства:

Рг= Рсыр. и мат. + Рнериал.прод.+ Раренда скл.+Рз\п раб.+Ртранспорт.

где Рсыр. и мат - результат (выгоды или поступления по проекту) по сырью и материалам

Рнериал.прод. - результат (выгоды или поступления по проекту) по нераспределенной продукции

Рз\п раб. - результат (выгоды или поступления по проекту) по заработной плате складских рабочих

Ртранспорт. - результат (выгоды или поступления по проекту) относительно транспортных расходов

Рг =3 708 520,4 + 352 250 + 353 115 + 360 000 + 432 307,7 = 5 206 193,1 руб/год

Рг = 5 206 193,1 руб/год

Теперь, имея показатели затрат требующихся для внедрения инновации и показатели результатов от ее использования, можно рассчитать экономический эффект данной системы.

Ээф.г. = Рг- Зг (18)

Ээф.г. = 5 206 193,1- 1 824 160= 3 382 033,1 руб/год

После внедрения системы усовершенствования производственных запасов, их полного анализа и рационального использования, в ЗАО «НИИИН МНПО «СПЕКТР» наблюдается экономический эффект 3 382 033,1 руб/год. Что является вполне существенным положительным результатом и делает данную систему рациональной для введения и дальнейшего использования. За счет более подробного изучения рынка, спроса на продукцию, потенциальных заказов и привлечения новых клиентов, на основе анализа и рационального использования запасов на производстве в будущем удастся увеличить оборачиваемость запасов, сократится среднегодовая стоимость запасов, что приведет к росту оборачиваемости запасов примерно на 8,65 оборотов и сокращению периода оборачиваемости запасов на 3,29 дня. Это, в свою очередь, приведет к относительному высвобождению финансовых ресурсов предприятия, что является безусловно положительной тенденцией для фирмы. Анализ показывает, что в результате осуществления рекомендуемых мероприятий в ЗАО «НИИИН МНПО «СПЕКТР» на 3 708 520,4 руб. на руб. А так же существенно снизились затраты на хранение продукции.

Если говорить о способах увеличения объемов продаж (что позволит увеличить объемы затрат), то разработка обоснованных рекомендаций возможна в рамках комплексного исследования рынка средств неразрушающего контроля, SWOT - анализа ЗАО «НИИИН МНПО «СПЕКТР», возможностей предприятия использовать программы стимулирования сбыта и т.п., что не входит в тематику настоящей работы, а осуществить подобные расчеты не позволяет и ограничение объема работы. Поэтому, можно только ограничиться общими рекомендациями по изучению рынка и разработке программ стимулирования сбыта услуг ЗАО «НИИИН МНПО «СПЕКТР».



Наименование мероприятия	Периоды проекта
Год	2008 г.
Месяц	Январь	Февраль	Март	Апрель
Неделя	1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3	4
1. Принятие решения о введении проекта по совершенствованию управления запасами на производстве.
2. Приобретение необходимого оборудования (организация рабочего места, покупка необходимой техники, канцелярских принадлежностей)
3. Установка оборудования
4. Наладка оборудования
5. Покупка и установка программы по управлению запасами SIMPLE
6.Составление профессиограммы
7. Проведение найма менеджера по управлению запасами
8. Заключение договоров по найму необходимого работника
9. Адаптация и обучение работника
10. Начало функционирования системы управления запасами
	Твнедр = 11 нед. = 2.6 мес.

Рисунок 22- Линейный график реализации проектных мероприятий (график Ганта) в ЗАО «НИИИН МНПО СПЕКТР»

На рисунке 22 представлены этапы внедрения проектных мероприятий.

Как видно из графика, срок внедрения проектных мероприятий по совершенствованию управления запасами в ЗАО «НИИИН МНПО «СПЕКТР» составит:

Т_внедр= 2,6 месяцев= 11 недель.

После выявления наличия проблемы в организации и определения путей ее решения наступает процесс принятия решения о непосредственном введении разработанного проекта. Принятие такого решения, основанного на проводимых анализах длится обычно около трех недель.

Само внедрение проекта начинается с приобретения необходимого оборудования и техники, организация рабочего места для персонала. Одновременно с этим начинается составление профессиограммы (качества, которыми должен обладать менеджер, нанимаемый для осуществления данного проекта) и процесс поиска работника, это обычно составляет 2-3 недели.

Когда работник найден и нанят, с ним заключают договор по найму и начинается процесс адаптации, который сопровождается введением менеджера в курс дела, ознакомлением с организацией, предоставлением необходимых сведений и данных. Так же параллельно происходит обучение работника работе с программой по управлению запасами SIMPLE, которая была закуплена и установлении в период поиска менеджера. Эти мероприятия осуществляются на протяжении 4-5 недель.

Затем, после этапов внедрения проектных мероприятий, начинается осуществление разработанного проекта. В ЗАО НИИИН МНПО СПЕКТР срок внедрения проектных мероприятий по совершенствованию управления запасами занял 11 недель, т.е. чуть больше двух с половиной месяцев.

4.2 Выбор программного обеспечения и рекомендации по его использованию для реализации проектных мероприятий В ЗАО «НИИИН МНПО «СПЕКТР»

4.2.1 Программное обеспечение. Система управления запасами SIMPLE-System

При внедрении инновации управления запасами на производстве в ЗАО НИИИН МНПО СПЕКТР, решили прибегнуть к помощи одной из новейших разработок в данной сфере анализа и контроля запасов- компьютерной программе управления запасами SIMPLE-System. После проведенных сравнительных анализов выяснилось, что именно эта программа имеет наибольшие положительные показатели по основным параметрам и характеристикам. Она является более совершенной, модернизированной и удобной в анализе и применении при расчетах запасов на производстве. Система управления запасами SIMPLE-System ориентирована на организации с обширной номенклатурой и широким ассортиментом производства, что наиболее всего подходит для ЗАО «НИИИН МНПО «СПЕКТР».

Цель системы "SIMPLE" - сокращение запасов, снижение транспортных расходов, снижение дефицита и, как следствие, повышение рентабельности запасов (отношение прибыли к инвестициям в запасы) торговых предприятий на основе учета следующих параметров: нетто-цен по ассортиментным позициям, продажных цен по ассортиментным позициям, истории среднего спроса и его вариации, стоимости поступления партии товара (транспортные расходы и т.д.), среднего времени поставки партии товара на торговое предприятие и др.

В основе системы - инновационная модель торгового предприятия, где учтены все внутренние взаимосвязи показателей предприятия: связь оборачиваемости и транспортных расходов; связь уровня дефицита, объема реализации и объема инвестирования в запасы и др.

SIMPLE-System является автоматизированной системой управления и имеет качественное отличие от существующих на рынке учетных и аналитических программ. SIMPLE-System не ограничивается "посмертным анализом", т.е. выдачей аналитических сводок об оборачиваемости, остатках в днях обеспечения, объемах реализации, прибыли, рентабельности, сверхлимитных и дефицитных позиций по итогам за предыдущие периоды. На основании системного анализа информации о значениях факторов и параметров, она производит расчет оптимальных норм запасов по ассортиментным позициям и оперативно ими управляет(!), выдавая в нужные моменты готовые рекомендации о необходимости пополнить запасы в указанных количествах по ассортиментным позициям, самостоятельно формируя заказ на поставку.

Товарные запасы являются основными денежными вложениями для торговых фирм, основным источником получения прибыли, основной проблемой ежедневного контроля. В настоящее время торговые фирмы все больше сталкиваются с проблемой конкуренции, которая оказывает давление на устанавливаемую наценку. Поэтому для обеспечения необходимой отдачи от вложенных в бизнес средств, для обеспечения необходимых темпов роста фирмы актуальным является использование научных методов управления запасами.

Система управления запасами SIMPLE обеспечивает сокращение товарных запасов при сокращении дефицита и затрат по подвозке товара от поставщиков путем автоматической выдачи оптимальных заявок на поставку. Программа состоит из блока прогнозирования спроса, блока нормирования запасов, блока оперативного управления запасами, блока оценки эффективности управления запасами, что позволяет ей называться системой управления и иметь качественное отличие от существующих на рынке учетных и аналитических программ.

4.2.2 Общая характеристика системы

SIMPLE-System является автоматизированной системой управления. SIMPLE-System не ограничивается "посмертным анализом", т.е. выдачей аналитических сводок об оборачиваемости, остатках в днях обеспечения, объемах реализации, прибыли, рентабельности, сверхлимитных и дефицитных позиций по итогам за предыдущие периоды. На основании системного анализа информации о значениях факторов и параметров, она производит расчет оптимальных норм запасов по ассортиментным позициям и оперативно ими управляет(!), выдавая в нужные моменты готовые рекомендации о необходимости пополнить запасы в указанных количествах по ассортиментным позициям, самостоятельно формируя заказ на поставку. Отличительные преимущества SIMPLE-System:

1. Цель системы "SIMPLE" - одновременное сокращение запасов, снижение транспортных расходов, снижение дефицита и, как следствие, повышение рентабельности запасов (отношение прибыли к инвестициям в запасы);

2. SIMPLE-System состоит из следующих функциональных блоков: импорт, анализ динамики, прогнозирование спроса, нормирование запасов, оперативное управление, оценка эффективности;

3. SIMPLE-System основана на единой модели торгового предприятия и использует специальный математический аппарат;

4. SIMPLE-System учитывает следующие факторы работы торгового предприятия: нетто-цены, продажные цены, удельные издержки заказа, удельные издержки хранения, историю спроса и его вариации по позициям, время доставки и его вариацию;

5. Результат работы SIMPLE-System - ответ на вопросы: что, когда, в каком количестве закупать.

4.2.3 Преимущества от использования данной программы

Программа имеет 2 чрезвычайно важных преимущества:

? Происходит существенное высвобождение рабочего времени координатора запасов. В отличие от рутинного просмотра остатков по всем позициям и прогнозирования спроса по каждой при ручном управлении запасами, при использовании SIMPLE-System координатор запасов только контролирует используемые процедуры прогнозирования и осуществляет корректировку готовых заказов, добавляя транзитные количества товаров. SIMPLE-System обеспечивает управление более высокого уровня (по параметрам), и фирма может посвящать высвобождающееся рабочее время на работу с клиентами, исследования и рекламу.

? SIMPLE-System обеспечивает оптимальные решения в области нормирования и оперативного управления запасами. Это является наиболее важным, поскольку речь идет о наиболее важном активе торговой фирмы - запасах.

4.2.4 Обычные результаты внедрения SIMPLE-System впечатляют

-сокращение запасов до 50 процентов

-сокращение издержек по заказу на 20 процентов

-рост доходов на 20, благодаря сокращению дефицитов и ассортиментной оптимизации

-рост оборачиваемости в 2 раза

-рост рентабельности инвестиций более, чем на 50 процентов(!)

SIMPLE-System обеспечивает также одновременное сокращение запасов, улучшение уровня обслуживания и рост доходов.

4.2.5 Как программа организована и работает

Шаг 1-прогнозирование спроса

- Отфильтровка исключительного спроса

- Расчет потерянного спроса в периоды дефицита товара на складе

- Прогнозирование спроса и его вариации

Шаг 2 - объединение данных

-Прогноз спроса и его вариации

-Среднее и максимальное время доставки

-Стоимость исполнения заказа

-Стоимость капитала и хранения запаса

-Наценки по позициям

Используя простые, но проверенные статистические процедуры, SIMPLE-System осуществляет прогнозирование спроса, которые показаны на рисунке 23 Система также производит прогнозирование возможного отклонения спроса от прогнозируемого среднего спроса.

Рисунок 23 модуль ДИНАМИКА, с отфильтровкой позиций с большой вариацией спроса

Шаг 3 - расчет оптимальных норм и оперативное управление запасами