Анализ финансовых результатов деятельности организации (на примере УФПС Удмуртской республики - филиал ФГУП "Почта России")

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Рыночные отношения выдвинули объективную необходимость значительного повышения внимания к вопросам контроля движения денежных средств в различных организациях. Именно на уровне организации, где создается нужная обществу продукция, сосредоточены наиболее квалифицированные кадры, решаются вопросы экономного расходования ресурсов, применения высокопроизводительной техники, технологий. В организации с целью снижения до минимума издержек производства и реализации продукции разрабатываются бизнес - планы, применяется маркетинг, осуществляется эффективное управление - менеджмент. Организация теперь выступает в роли собственника средств производства и продуктов труда, его дальнейшее развитие во многом зависит от сохранности этих средств и эффективности их использования. Таким образом, контроль движения денежных средств должен осуществляться в первую очередь в интересах самой организации, его собственников, а также непосредственно работников.

Контроль организации исполнения управленческих решений - это система наблюдения, проверки, оценки и коррекции положения дел на основе разработанных критериев (показателей). Руководителю важно знать динамику ситуационных изменений, чтобы вовремя включиться в управление рабочим процессом сверху при повторяющихся сбоях или предупредить подчиненных о надвигающейся угрозе срыва. В то же время управленческий контроль за движением денежных средств предполагает совместное устранение и сверху и снизу случайных негативных ситуаций, которые постоянно возникают в работе.

Актуальность данной темы обусловлена тем, что внутренний контроль предусматривает анализ причин неудач и успехов, а также проверку действенности тех мероприятий, которые могли бы исправить ошибки и закрепить успех. Главная задача такого контроля заключается в том, чтобы обеспечить организации стабильное положение и аккумулировать его ресурсы для выполнения стратегических планов. Еще одна его цель - в том, чтобы избежать нарушений и злоупотреблений, которые почти неизбежно возникают там, где отсутствует систематический подход к работе с финансами.

Цель работы - разработать внутреннюю систему контроля за движением денежных средств ФГУП «Почта России» филиал г.Ижевск

Объект исследования - ФГУП «Почта России» » филиал г.Ижевск.

Предмет исследования - система внутреннего контроля ФГУП «Почта России». В соответствии с выдвинутой целью и предметом исследования предусматривается решение следующих задач:

1. Изучить теоретические основы системы контроля движения денежных средств организации.

2. Проанализировать деятельность организации ФГУП «Почта России» исследовав систему контря.

3. Разработать мероприятия по совершенствованию системы контроля ФГУП «Почта России».

Внутренний контроль представляет собой инструмент для анализа практики работы организации. И при его внедрении удается не только обнаружить всевозможные просчеты и ошибки, но и наметить пути для оптимизации деятельности компании. Изучение и исследование контроля и анализа финансово-хозяйственной деятельности организации в современных условиях является крайне актуальной задачей. Некоторые аспекты этой проблемы нашли отражения в трудах А.А. Волосского, А.Д. Шеремета, А.И. Орлова, В.В. Бурцева, Д. Хан и т.д.

При выполнении настоящей работы были использованы специальные литературно-справочные источники: финансовые справочники, учебники, монографии периодическая литература и т. д.

1. Теоретические основы развития внутреннего контроля

1.1 Роль и значение системы контроля в организации

Контроль является составной частью управления общественным воспроизводством. Любое общество не может нормально функционировать и развиваться без четко организованной системы контроля за производством и распределением общественного продукта и другими сферами общественной жизни.

Основная цель контроля состоит в объективном изучении фактического положения дел различных областей общественной и государственной жизни, в выявлении факторов и условий, которые принципиально сказываются на выполнении принятых решений и достижении поставленных целей. Контроль дает информацию о процессах происходящих в обществе, помогает выработать наиболее целесообразные решения общих и специальных вопросов развития экономики, предоставляет возможность судить о правильности принятых решений, своевременности и результативности их выполнения.

Контроль как функция управления позволяет своевременно выявить и устранить те условия и факторы, которые не способствуют эффективному ведению производства и достижению поставленной цели. Он помогает скорректировать деятельность организации или отдельных его производственных подразделений, дает возможность установить, какие именно службы и подразделения организации, а также направления его деятельности способствуют достижению намеченных целей и достижению результативности деятельности организации. Следовательно, контроль, является функцией управления, выступает средством обратной связи между объектом управления и системой управления, информируя о действительном положении управляемого объекта, фактическом выполнении управленческого решения.

В современных условиях создания основ рыночного хозяйства особое значение приобретает внутренний контроль.

Система внутреннего контроля организуется руководством организации. Это первое и основное отличие внутреннего контроля от прочих видов контроля. Независимый аудит проводится независимым аудитором, формы, и виды контрольных действий также определяются аудитором. Ревизия проводится штатным ревизором какого-либо ведомства, формы, и виды контрольных действий также определяются этим ведомством.

Внутренний контроль - это система мер, организованных руководством и осуществляемых в организации с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении финансовых операций. Внутренний контроль определяет законность этих операций и их экономическую целесообразность для организации.

Целями организации системы внутреннего контроля являются:

1) осуществление упорядоченной и эффективной деятельности организации,

2) обеспечение соблюдения политики руководства каждым работником организации,

3) обеспечение сохранности имущества организации.

Для достижения вышеперечисленных целей необходимым условием является согласованность системы бухгалтерского учета (более широко - Учета) и системы внутреннего контроля, так как система двойной записи, лежащая в основе любой системы бухгалтерского учета (в том числе автоматизированных систем бухгалтерского учета), определяет порядок регистрации финансовых операций и обеспечивает надлежащий контроль.

Для достижения целей организации системы внутреннего контроля необходимо решение отдельных задач. Руководство организации обязано обеспечить организацию и поддержание на должном уровне такой системы внутреннего контроля, которая являлась бы достаточной для того, чтобы:

- в бухгалтерскую (финансовую) отчетность было включено все, что должно быть в нее включено, и не включено ничего из того, что не должно быть в нее включено, а то, что включено в отчетность, было бы правильно определено, классифицировано, оценено и зарегистрировано;

- бухгалтерская (финансовая) отчетность давала верное и объективное представление о организации в целом;

- компьютерные программы, контролирующие функционирование учетной системы, включающие формирование первичных документов, их анализ и разноску по счетам, не могли быть сфальсифицированы;

- средства организации не могли быть незаконно присвоены или неэффективно использованы;

- все отклонения от планов своевременно выявлялись, анализировались, а виновные несли ответственность;

- внутренняя отчетность оперативно передавалась лицам, уполномоченным принимать управленческие решения, для ее оптимального использования.

Из перечисленных выше задач руководства по организации внутреннего контроля видна неразрывная связь системы внутреннего контроля с двумя видами бухгалтерского учета; бухгалтерским финансовым и бухгалтерским управленческим учетом.

Первые три задачи обеспечиваются связью системы внутреннего контроля с системой бухгалтерского финансового учета, а три последние с системой бухгалтерского управленческого учета.

Именно поэтому в дальнейшем мы будем различать две системы:

- систему внутреннего финансового контроля;

- систему внутреннего управленческого контроля.

Как видно из содержания поставленных задач, создание системы внутреннего контроля - это достаточно сложный процесс, а сама система внутреннего контроля - это очень сложный и тонкий организм, неотъемлемыми частями которого являются абсолютно все подразделения организации, все сферы его деятельности и деятельность каждого работника-организации. Система внутреннего контроля - это своеобразная организация внутри организации.

Степень сложности внутреннего контроля должна соответствовать организационной структуре организации, численности персонала, разветвленности сети филиалов и подразделений, степени централизации бухгалтерского учета и другим характеристикам организации в целом.

Объектами внутреннего контроля являются циклы деятельности организации - циклы снабжения, производства и реализации.

Важнейшей функцией внутреннего контроля является обеспечение соблюдения работниками организации своих должностных обязанностей,

Методы, используемые при осуществлении внутреннего контроля, весьма разнообразны и включают элементы таких методов, как:

- бухгалтерский финансовый учет (счета и двойная запись, инвентаризация и документация, балансовое обобщение);

- бухгалтерский управленческий учет (выделение центров ответственности, нормирование издержек);

- ревизия, контроль, аудит (проверка документов, проверка арифметических расчетов, проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций, инвентаризация, устный опрос персонала, подтверждение и прослеживание);

- теория управления.

Все вышеперечисленные методы интегрируются в единую систему и используются в целях управления предприятием.

В современных условиях в жизнь организации постепенно входит новое понятие, называемое “эккаунтингом” (accounting). Это чрезвычайно емкое экономическое понятие, в основе которого лежит счетоводство - ведение бухгалтерского учета в соответствии с общепринятыми нормами. Однако счетоводство - это лишь основополагающий элемент эккаунтинга. Посредством счетоводства создается информационная база, необходимая для управления предприятием. Профессиональная деятельность, связанная с формированием этой информационной базы, и называется эккаунтингом.

В это понятие входит работа:

- плановая;

- по составлению отчетности;

- контрольная;

- аналитическая.

Таким образом, контроль является неотъемлемой частью эккаунтинга.

1.2 Взаимодействие внешнего и внутреннего контроля

Внешний и внутренний виды контроля объединяются общей целью, заключающейся в правильном и своевременном отражении финансовых операций в бухгалтерском учете и отчетности, законности хозяйственных операций и их целесообразности для организации. Так, данные внутреннего контроля помогают руководству организации и иному управленческому персоналу получать оперативную информацию об отклонениях от нормальных условий совершения хозяйственных операций, а данные внешнего контроля обеспечивают руководство информацией как о допущенных в течение отчетного периода ошибках и нарушениях, так и о недостатках организации самого внутреннего контроля.

Степень взаимосвязи между внутренним и внешним контролем во многом зависит от особенностей функционирования конкретной организации. Так, некоторые организации могут вообще не подвергаться внешнему контролю, например, если они не подлежат обязательному внешнему аудиту; инициативные аудиторские проверки такие организации не проводят и не являются участниками финансово-промышленной группы.

Внешний и внутренний контроль являют собой взаимозависимые и взаимообусловленные компоненты единой системы контроля. Но наряду с этим между внешним и внутренним контролем имеются существенные различия по ниже перечисленным аспектам:

1. Обязательность контроля внутренний контроль Ижевск почта.

В соответствии со ст. 13 Закона РФ “О бухгалтерском учете” включение в состав годовой бухгалтерской отчетности аудиторского заключения необходимо только для тех организаций, которые подлежат обязательному аудиту в соответствии с федеральными законами. В остальных случаях аудиторская проверка как форма внешнего контроля является добровольной. Она осуществляется по решению руководства организации.

Внутренний контроль обязателен для каждой организации, независимо от его организационно-правовой формы, формы собственности, величины и отраслевой принадлежности, На крупных организациях могут быть организованы специальные подразделения внутреннего контроля - отделы внутреннего аудита.

2. Цели организации контроля.

Цель внешнего независимого аудита - подтверждение достоверности бухгалтерской отчетности для пользователей бухгалтерской (финансовой) отчетности организации. Как только аудиторская проверка закончена, и аудитор выдал аудиторское заключение, цель считается достигнутой.

Цель внутреннего контроля (аудита) - обеспечение соблюдения всеми сотрудниками организации своих должностных обязанностей в соответствии с целями организации. Цель внутреннего контроля во времени непрерывна, перманентна и достигается только на короткое время.

3. Пользователи информации.

Потребителями информации, являющейся результатом независимого внешнего аудита, являются внешние пользователи. Информация, являющаяся результатом осуществления внутреннего контроля, готовится для внутренних пользователей, в частности, - для руководителей и менеджеров организации.

4. Свобода выбора.

Независимый внешний аудит основан на общепринятых нормах - стандартах (правилах) аудиторской деятельности, которые регулируют основные принципы, цели, правила поведения, порядок исследования и сбора аудиторских доказательств, оформления результатов, взаимодействия с третьими лицами и руководством проверяемой организации. Таким образом, внешний контроль до определенной степени централизован и регламентирован.

Внутренний контроль (аудит) организуется исходя из целей и задач управления предприятием. Государством регламентируются только основные направления внутреннего контроля - порядок проведения инвентаризации, правила организации документооборота, рекомендации по организации аналитического учета, определение должностных обязанностей управленческого персонала и некоторые другие. Кроме того, государство регламентирует организацию внутреннего аудита в некоторых областях хозяйственной жизни, в частности в банковской сфере.

5. Используемые измерители.

Так как целью внешнего аудита является подтверждение достоверности бухгалтерского учета, который ведется в российской валюте - рублях, в рублевой оценке должна быть составлена бухгалтерская (финансовая) отчетность. При организации и осуществлении внутреннего контроля используются денежные, так и не денежные измерители.

6. Объекты изучения.

Объектами внешнего аудита являются разделы и участки бухгалтерского учета - основные средства, нематериальные активы, производственные запасы, расчеты, уставный капитал, кредиты и займы и проч. По каждому разделу и участку бухгалтерского учета применяются тесты средств контроля и тесты оборотов и сальдо по счетам бухгалтерского учета.

При осуществлении внутреннего контроля объектами организации контроля и, соответственно, объектами проверки являются циклы деятельности организации:

- снабжения - совокупность хозяйственных операций, предполагающих осуществление закупок товарно-материальных ценностей и платежей по ним, а также проведение соответствующих мероприятий и процедур контроля, действие которых распространяется на такие хозяйственные операции, как направление заказа на закупку, получение товарно-материальных ценностей, оплата заказанных и полученных материальных ценностей;

- производства - совокупность хозяйственных операций, предполагающих производство продукции, выполнение работ, оказание услуг, а также наличие соответствующих мероприятий и процедур контроля, результаты которых распространяются на такие хозяйственные операции, как поддержание уровня запасов, передача товарно-материальных ценностей в производство, начисление и выплата заработной платы и др.;

- реализации (сбыта) или получения дохода совокупность хозяйственных операций, предполагающих получение предприятием доходов, а также наличие соответствующих мероприятий и процедур контроля, результаты которых распространяются на такие хозяйственные операции, как получение заказов на продажу продукции организации, отгрузка продукции и получение выручки.

7. Интеграция объектов изучения.

При внешнем аудите хозяйственная деятельность организации воспринимается как единое целое.

При осуществлении внутреннего контроля основное внимание уделяется центрам ответственности структурным подразделениям, возглавляемым руководителями, которые несут ответственность за результаты их работы. К центрам ответственности относятся:

- в промышленной организации - цех, участок, бригада;

- в организации торговли - секция;

- в научно-исследовательской организации - отдел;

- в лечебном учреждении - отделение и т.д.

В отличие от управленческого учета, согласно принципам, которого в сферу ответственности руководителя подразделения включаются лишь такие показатели издержек и выручки, на которые он может оказывать реальное воздействие, внутренний контроль включает в себя и соблюдение руководителями подразделений своих должностных обязанностей, нормативных документов, внутренних инструкций.

В управленческом учете различают центры ответственности:

- затрат;

- выручки;

- прибыли.

Для целей внутреннего контроля все центры ответственности являются, прежде всего, и центрами контроля.

8. Периодичность контроля.

Обязательный внешний контроль (аудит), осуществляемый внешней (независимой) аудиторской организацией, проводится, как; правило, не чаще одного раза в год. Аудиторским заключением подтверждается годовая бухгалтерская отчетность.

Внутренний контроль осуществляется непрерывно. Отдельные контрольные мероприятия проводятся по мере надобности. Руководство организации самостоятельно устанавливает состав, сроки и периодичность контрольных процедур. Главный принцип организации внутреннего контроля - целесообразность и экономичность.

9. Степень открытости информации.

1.3 Процедуры и методы внутреннего контроля как инструменты оперативного управления

Методы и процедуры контроля являются важной составляющей системы контроля. Предпринимателю, действующему без образования юридического лица и являющемуся единственным работником на своей организации, особые процедуры контроля просто не нужны - он вряд ли захочет обманывать самого себя и подводить заказчиков. Что касается предприятий, насчитывающих большое число наемных работников, таких как то в их распоряжении должны быть такие методы и процедуры контроля, которые побуждали бы персонал действовать в соответствии с целями руководителей или владельцев этих предприятий. Кроме того, при наличии подобных методов резко сокращаются возможности для совершения и/или сокрытия мошенничества. Несмотря на множество видов деятельности предприятий, существует только пять типов методов контроля (таблица ниже). В отличие от мероприятий и процедур, являющихся частью контрольной среды и системы бухгалтерского учета и относящихся ко всем операциям, проводимым предприятием, специальные процедуры внутреннего контроля обычно устанавливаются для крупных или рискованных операций. На состав процедур контроля влияют объем, степень сложности и особенности видов деятельности организации, а также специфика контрольной среды и системы бухгалтерского учета. Так, на крупной организации со сложными условиями обработки данных необходимо подготовить:

- перечень продавцов или потребителей;

- условия отгрузки продукции;

- процедуры проверки качества защиты компьютерных данных.

На небольших организациях с относительно простыми условиями обработки данных такие процедуры контроля не всегда обязательны.

Организации достигают целей контроля путем разработки и внедрения процедур контроля на разных уровнях организации и на разных уровнях обработки данных.

Некоторые процедуры контроля применимы непосредственно к хозяйственным операциям, файлам данных, записям и активам. Эффективность таких процедур контроля увеличивается, если проводится их регулярная проверка и если распределение функций способствует защите активов и исключению или обнаружению ошибок в финансовых документах. В компьютеризированных системах существуют процедуры контроля, обычно называемые общими, не имеющие отношения к отдельным хозяйственным операциям или файлам, но оказывающие значительное влияние на весь цикл хозяйственных операций, на несколько циклов или на работу организации в целом.

Рисунок 1 - Состав методов внутреннего контроля

При отсутствии компьютерной обработки данных (КОД) все процедуры контроля, естественно, выполняются вручную. При наличии КОД некоторые процедуры контроля осуществляются с использованием компьютерных программ. Такие процедуры контроля получили название “программируемые”. Одной из программируемых процедур контроля является сравнение при помощи компьютера счетов-фактур на приобретение ТМЦ с файлами записей по полученным товарам. Процедуры контроля должны охватывать всю систему обработки данных, начиная с первоначальной регистрации информации по хозяйственным операциям и заканчивая последними записями по ее хранению, занесенными в бухгалтерские регистры или сведенными в файлы. При наличии компьютера необходимо сочетать программируемые процедуры контроля, позволяющие составлять отчеты, и выполнение вручную операций, имеющих отношение к таким отчетам. Например, перед оплатой счета продавца, которая происходит в определенные сроки, компьютерная программа может обеспечить проверку всех неоплаченных счетов-фактур на указанную дату с использованием соответствующего файла. Если соответствие имеется, счета-фактуры и отчеты по полученным счетам-фактурам переходят в файл оплаченных счетов-фактур, после чего для продавца распечатывается платежное поручение. Если соответствия нет либо из-за отсутствия информации по получению счетов-фактур, либо из-за расхождений в данных, указанных в перечне и счете-фактуре, компьютер не производит распечатки платежного поручения, а вместо этого выдает ответ: “соответствия нет”.

Это свидетельствует о том, что либо счет-фактура не указана в перечне полученных счетов-фактур, либо нет соответствия между двумя документами. Работник, проверяющий качество выполнения бухгалтерского учета, снимает вопрос, указывая, что либо товарно-материальные ценности не были получены и, следовательно, отчет об их получении не составлялся, либо данные не согласуются друг с другом и перечисление денег продавцу не производится. Проверка соответствия данных при помощи компьютера и выдача информации по отсутствии согласования представляют собой программируемые процедуры контроля, а осуществление проверки и выдача заключения - ручные процедуры контроля. Обе операции необходимы для достижения целей, преследующихся при проверке. В данном случае цель заключается в обеспечении законного перечисления денег продавцу.

В компьютеризированных системах компьютерные программы могут создать некоторые документы без выполнения каких-либо работ вручную. С использованием компьютера могут быть, например, проведены следующие операции: перенос в журнал следующего месяца записей, сделанных в текущем месяце; аннулирование предварительно оплаченных счетов за следующий месяц; оплата операционных расходов (арендная плата и т.п.).

Для обеспечения контроля данные, занесенные в память компьютера и подлежащие обработке, должны быть полными, точными, законными; параметры, условия и программы, использующиеся для начала работы с такими хозяйственными операциями, должны оптимизироваться и под-держиваться на соответствующем уровне.

В организации разрабатывают и внедряют процедуры контроля для того, чтобы быть уверенными в законности осуществляемых финансовых операций, в том, что информация по ним зарегистрирована полностью и точно, что все ошибки в процессе ведения дел и регистрации данных по ним обнаруживаются с максимальной скоростью (независимо от того, произошла ли ошибка при обработке данных по незаконным финансовым операциям, заключается ли она в невозможности провести обработку данных по законным операциям), что целостность зарегистрированных данных по ведению финансовой деятельности обеспечена файлами компьютера или бухгалтерскими книгами и что доступ к активам и связанным с ними документам ограничен. Это значит, что процедуры контроля дают уверенность в том, что цели контроля, заключающиеся в обеспечении полноты, точности, законности операций, в защите файлов и активов, были достигнуты и что системой бухгалтерского учета выдается надежная финансовая информация. Организации следует применять различные способы достижения указанных целей.

Сочетание атмосферы всеобъемлющего контроля системы бухгалтерского учета и различных вариантов указанных пяти методов контроля направлено на устранение и/или уменьшение вероятности совершения мошенничества. Хороший контроль задает параметры приема на работу наиболее честных сотрудников, способствует моделированию и поощрению их подобающего поведения, пониманию важности выполняемой работы и обеспечивает такой документооборот, который затрудняет сокрытие мошенничества. Приведенные выше пять методов контроля закрывают перед потенциальными мошенниками доступ к ценностям, лишают их возможности скрыть следы своего преступления и безнаказанно пользоваться его плодами. Таким образом, три названных элемента являются составляющими общей структуры системы внутреннего контроля в любой организации. Любой вид деятельности всегда лучше контролируется либо при распределении обязанностей между работниками, либо при помощи двойного контроля. Эти формы контроля, как и болыыинство профилактичес-ких мер, чаще всего применяются там, где производятся расчеты наличными денежными средствами. Так, получение наличных денег обычно происходит под двойным контролем. Например, в банке контролер, сверяющий состояние счета, и кассир, выдающий деньги, обычно отделены друг от друга и не имеют единовременного доступа к счету и деньгам.

Двойной контроль является таким вариантом системы контроля, при котором вся операция не может совершаться одним работником. При двойном контроле одну и ту же задачу выполняют два человека, причем обязанности между ними распределяются таким образом, чтобы ни один из них не мог выполнить все действия по данной операции. Обе разновидности контроля преследуют одну и ту же цель: не позволить одному человеку иметь неконтролируемый доступ к денежным средствам.

Система подтверждения полномочий. Процедуры контроля, осуществляемые на основе системы подтверждения полномочий, имеют много разновидностей, две из которых - специальная система паролей, дающая возможность тем или иным людям пользоваться компьютером и получать доступ к определенным базам данных, и специальные карточки с собственноручной подписью, позволяющие людям входить в помещения с банковскими сейфами, обналичивать чеки и совершать иные операции в финансовых учреждениях.

Установление границ полномочий тех или иных сотрудников заставляет их не выходить за пределы суммы, в рамках которой он может принимать решение, или должностных обязанностей. Когда людям не предоставлены полномочия на ведение какой-либо деятельности, их возможности совершить мошенничество значительно сокращаются. Например, если человек не имеет права скреплять своей подписью ту или иную сделку, он просто не может вписать в счет некую сумму для себя и заставить свое предприятие оплатить эти расходы. Эффективность внутреннего контроля предполагает соответствующее распределение обязанностей между теми, кто осуществляет процедуры бухгалтерского учета и контроля, и теми, кто работает с активами. Хотя распределение обязанностей имеет отношение ко всем трем элементам системы внутреннего контроля (контрольная среда, система бухгалтерского учета, процедуры и методы контроля), оно особенно важно для функционирования третьего элемента - процедур контроля. Распределение обязанностей также предусматривает выдачу разным лицам разрешения на ведение какого-либо определенного класса хозяйственных операций, выполнение процедур контроля в процессе обработки данных, осуществление контроля за выполнением таких процедур, составление соответствующих бухгалтерских документов и работу с активами. Такая организация позволяет уменьшить вероятность возникновения ошибок, ограничить возможность злоупотреблений с активами, исключить другие виды намеренного искажения информации в финансовых документах.

Если две процедуры бухгалтерского учета, относящиеся к одной хо-зяйственной операции, выполняются разными лицами, каждое лицо осу-ществляет контроль за деятельностью второго лица. Дополнительная процедура контроля может проводиться третьим лицом. Например, один бухгалтер может обрабатывать данные по ежедневно поступающим счетам на оплату товарно-материальных ценностей (ТМЦ), другой - заносить данные в компьютер, а третье лицо - сравнивать занесенные в компьютер данные со счетами и удостоверяться, что каждая операция выполнена правильно. Если сравнение данных третьим лицом не проводится, возникает повышенная опасность искажения данных в финансовых документах.

Разделение обязанностей также снижает риск намеренного воровства или сговора. Например, разделение обязанностей по физической защите средств и ведению документации является эффективным механизмом борьбы с потенциальным мошенничеством. Аналогичным образом лицо, подписывающее платежные поручения, не должно иметь доступа к доку-ментам по выплате денег, т.е. таким образом предупреждается несанкци-онированное перечисление денег. Эффективность контроля возрастает в случае, если ни лицо, подписывающее чеки, ни бухгалтер не ведут перио-дического сравнения наличности в кассе и в банке с наличностью, указанной в документах.

Тот факт, что зарегистрированные данные по хозяйственным опера-циям действительно отражают реальные экономические действия, может быть проверен несколькими способами. В совершенных системах процедуры контроля за выдачей разрешений интегрированы в систему таким образом, что проверка хозяйственных операций на наличие ожидаемых последствий производится автоматически. Такие последствия должны анализироваться лицами, визирующими эти операции. Процедуры контроля, направленные на выявление фиктивных операций, включают разделение полномочий при обработке данных (например при отпуске продукции покупателем на условиях последующей оплаты).

Документальный контроль.

Другим видом контроля является использование документов или за-писей на машиночитаемых носителях. Документы редко служат для предупреждения мошенничества, зато они незаменимы для расследования уже совершившегося злодеяния. Так, банки для выявления афер со стороны своих сотрудников или клиентов специально изготавливают фиктивные документы с необычными пунктами и отслеживают банковские счета своих работников. Большинство компаний требуют для осуществления сделок по купле-продаже документы типа нарядов-заказов. Совершенная система финансовой и бухгалтерской отчетности является одновременно и формой документального контроля.

Процедура контроля полноты данных, использующаяся в компьютерной системе, разработана для удостоверения в том, что все первичные данные по хозяйственным операциям введены и приняты на обработку. Начальная регистрация данных по этим операциям часто предусматривает выполнение ручных действий перед введением данных по хозяйственным операциям в компьютер, хотя во многих системах ручной этап не используется. В ручной системе процедуры контроля разрабатываются для удостоверения в том, что данные по всем имевшим место хозяйственным операциям внесены в контрольный документ (отчет о получении товара или документов на отгрузку) и зарегистрированы. При отсутствии соответствующих процедур контроля полноты данных существует вероятность утери документов или их неправильной сортировки, что в свою очередь может привести к непра-вильной регистрации данных по хозяйственным операциям. Независимо от средств обработки следует предусматривать процедуры контроля, обеспечивающие корректировку и повторный учет выбракованных позиций. Процедуры контроля, обеспечивающие полноту отражения данных по финансовым операциям, осуществляются разными способами:

Процедуры контроля полноты данных также необходимы для удос-товерения в том, что информация отражена правильно, а финансовые отчеты, предназначенные для внутреннего и внешнего пользования, составлены должным образом. Такие процедуры контроля особенно важны при поступлении данных в бухгалтерский регистр контрольных (синтетических) счетов из источников, отличных от тех регистров, куда данные были внесены первоначально.

Процедуры контроля, касающиеся полноты внесения изменений в компьютерную систему учета, разрабатываются для удостоверения в том, что данные по всем финансовым операциям были введены, приняты на обработку и постоянно пополняются. В некоторых случаях с помощью процедур контроля изменений можно проследить полноту их внесения. Примером может служить сравнение отчетов после внесения изменений или в случае, если пополнение данных производится в момент их введения или проведения последовательной проверки пополненного файла, т.е. для обеспечения полноты внесения изменений используется некоторая разновидность суммирования. Такое суммирование может предусматривать подведение итогов по группам вручную или с помощью ком-пьютера и выдачу информации по расхождениям. Следует также контролировать полноту внесения данных из компьютера, включая определе-ние и суммирование информации по хозяйственным операциям, производимым с использованием программируемых процедур бухгалтерского учета. Примерами являются программируемые процедуры бухгалтерского учета, обеспечивающие составление счетов-фактур на реализацию из файла по отгруженным товарам и суммирование счетов-фактур для переноса данных в соответствующие счета.

Процедуры контроля необходимы для удостоверения в том, что данные по каждой финансовой операции внесены в полном объеме, на нужный счет и в нужное время. Точность в сумме и счете в большинстве случаев достигается внедрением процедур контроля за результатами расчетов и классификацией счетов. В системах, где расчеты ведут вручную и риск ошибки при обработке данных по денежным операциям невелик, периодически следует проводить двойную проверку с привлечением лица, которое повторило бы расчеты и классифицировало счета.

2. Текущее состояние системы контроля в организации ФГУП «Почта России» филиал в г. Ижевске

2.1 Краткая характеристика организации

История создания ФГУП «Почта России»

Почтовые организации России получили хозяйственную и коммерческую самостоятельность, но вместе с ней и высокую конкуренцию, создаваемую бывшими партнерами - организациями электросвязи. При этом, несмотря на разделение отраслей, уникальная почтовая сеть, созданная в предыдущие периоды и охватывающая практически все населенные пункты страны, была сохранена.

В 1996 году Министерство связи РФ впервые за многовековую историю существования российской почты решило нарушить государственную почтовую монополию на некоторые почтовые услуги, в результате чего в России возникли коммерческие почтовые компании. В число услуг новых компаний вошли курьерская доставка почтовых отправлений, пенсий и пособий, пересылка посылок, распространение периодической печати.

Учитывая роль российской почты в историческом развитии государства, в 1994 году президент России Б. Н. Ельцин учредил профессиональный праздник почтовых работников - «День российской почты», который отмечают ежегодно во второе воскресенье июля. Другим президентским указом в 1997 году были восстановлены геральдические традиции российской почты - эмблема и флаг.

В соответствии с Концепцией реструктуризации организаций федеральной почтовой связи, принятой распоряжением Правительства РФ 28 июня 2002 года, в почтовой отрасли РФ проводится реорганизация, направленная на создание единого, высокоэффективного, конкурентоспособной организации, способного внести значительный вклад в решение актуальных задач по ускоренному развитию экономики страны. ФГУП «Почта России» создано распоряжением Правительства от 5 сентября 2002 года объединив организации федеральной почтовой связи.

«Российская федеральная почтовая сеть предоставляет услуги почтовой связи на всей территории Российской Федерации, включая все города и сельские населенные пункты.

Почта России сегодня - это 84 филиала, 42 000 объектов почтовой связи, 415 000 сотрудников. Ежегодно почтовые работники России принимают, обрабатывают и доставляют более 1,5 млрд писем, 48 млн посылок и более 190 млн денежных переводов.

Почта России предлагает своим клиентам свыше 80 почтовых, финансовых, инфокоммуникационных и прочих услуг.

ФГУП «Почта России» было основано в рамках проведения реструктуризации организаций федеральной почтовой связи, направленной на обеспечение гарантированного предоставления универсальных услуг почтовой связи на всей территории Российской Федерации, расширение спектра услуг почтовой связи, создание современной почтовой инфраструктуры».

Почта России является председателем Группы по стратегическому планированию ВПС. В январе 2011 года был подписан Договор лицензии и оказания услуг, в рамках которого Россия в качестве полноправного участника присоединяется к международной системе обмена электронными почтовыми переводами СТЕФИ (STEFI - Secured Transfer of Electronic Financial Information). Система электронных почтовых переводов СТЕФИ позволяет осуществить переход от бумажного обмена международными почтовыми переводами к электронному. Данная система разработана Центром почтовых технологий ВПС.

Почта России уже осуществляет обмен международными денежными переводами через систему СТЕФИ с Украиной, Казахстаном, Азербайджаном, Беларусью и другими странами СНГ и Балтии. Из стран дальнего зарубежья Почта России обменивается денежными переводами с Францией и Китаем.

ФГУП «Почта России» филиал в г. Ижевске

Управление федеральной почтовой связи Удмуртской Республики - филиал ФГУП "Почта России"

Адрес: 426000, г. Ижевск, ул. Кирова, 116, т.(3412) 43-22-38.

В состав филиала входит 50 отделений почтовой связи, из которых 3 отделения - 1-го класса, 29 - 2-го класса, 20 - 3-го класса, Общая численность почтовых работников составляет 8 654 человека, из них - 3 126 почтальонов, 1 502 - оператора связи.

Услугами почтовой связи охвачены все населенные пункты республики. Доставка печати и корреспонденции производится в городах и райцентрах 7 раз в неделю, в селах - 5 раз в неделю.

Почтовая маршрутная сеть, протяженностью 37 тыс. км, состоит из 258 маршрутов, в том числе 10 - внутриобластных, 237 - внутрирайонных (внутригородских), 10 - межрайонных, 1 - межобластной.

Автопарк филиала за 2013 год пополнился 19 новыми автомобилями. Общий пробег автотранспорта за первое полугодие 2013 года составил 6 млн 340 тыс. 942 км.

Почтовые услуги:

1. универсальные услуги почтовой связи (письма, карточки, бандероли);

2. посылки;

Среднесуточный прием почтовых отправлений за 1 полугодие 2008 г. в подразделениях Ижевского филиала Почты России составляет: простая письменная корреспонденция - 61 100 шт., заказная письменная корреспонденция - 28 140 шт., посылки - 2 020 шт., письменная корреспонденция с объявленной ценностью - 980 шт

3. «Отправления 1 класса»;

4. экспресс -- почта «EMS Почта России».

Финансовые услуги:

1. выплата/доставка пенсий и пособий;

Данная услуга традиционно пользуется популярностью у жителей Ижевской области, 606 900 пенсионеров получают пенсию на почте или на дому через почтальонов.

2. почтовые переводы «КиберДеньги»;

С помощью внедренной технологии матричного кодирования производительность операций приема почтовых переводов увеличилась в 10 раз.

3. прием коммунальных платежей;

В Ижевском филиале заключены договоры на прием платежей в отделениях почтовой связи со всеми крупными жилищными и коммунальными организациями области. В Центре гибридной почты ежемесячно распечатывается более 500 тысяч счетов для оплаты за коммунальные услуги с использованием штрихкодовой информации, что позволяет ускорить процесс приема платежей и подготовки базы для последующей обработки в информационном центре того или иного почтамта.

4. прием платежей за услуги сотовой связи, Интернет и телевидение;

В отделениях почтовой связи установлено новое электронное оборудование с современным программным обеспечением EAS OPS, которое позволяет принимать все виды платежей. Пакет прикладных программ уже установлен на почтово-кассовых терминалах в отделениях почтовой связи Ижевска.

5. в почтовых отделениях оформляются полисы ОСАГО, страхования вкладов, добровольного страхования различных видов.

Услуги для населения:

1. «КиберПочт@»;

Во всех без исключения почтамтах, включая самые отдаленные районы Удмуртской республики, установлено 474 пункта коллективного доступа в Интернет на 898 рабочих места. Каждый месяц их услугами пользуются от 8 до 15 тысяч человек. Пункты коллективного доступа в Интернет Ижевского филиала предлагают клиентам более 15 видов услуг.

В рамках данного проекта организован сайт www.afps.izh.su, на котором все пользователи сети Интернет имеют возможность получать самые свежие новости почтового ведомства, информацию о почтовой сети, о предоставляемых услугах и тарифах, а также оформить подписку, выйти на портал Почты России и сайты других филиалов организации.

2. распространение печати по подписке;

Подписка на периодические издания - одна из услуг, которая востребована не только частными лицами, но и различными организацими и учреждениями Ижевской области. Жителям области предлагается воспользоваться различными способами оформления подписки: по телефону и факсу, на дому, с рассрочкой платежа; а также выбрать удобный вариант получения газет и журналов: «на абонентский ящик», «до востребования», «до адресата», «на рабочее место», «до квартиры или организации».

3. продажа лотерей (бестиражных, тиражных и электронных);

Реализация лотерейных билетов в Ижевском филиале осуществляется во всех отделениях почтовой связи. В структуре доходов, полученных от реализации лотерейных билетов, наибольший удельный вес приходится на бестиражные лотерейные билеты.

4. услуги телефонной связи.

5. директ-мейл.

Ижевский филиал предоставляет услугу по распечатке и доставке рекламных материалов клиентов, счетов, извещений и других документов. Бланки содержат машиночитаемые реквизиты в виде штрихкода, а корреспонденция доставляется простым или заказным письмом в конвертах евростандарта.

2.2 Анализ текущего состояния организации

Цель ФГУП «Почта России» филиал в г. Ижевске

- Получение максимальной прибыли от продаж;

- Выход на новые рынки сбыта.

Миссия компании - Наши клиенты - самое дорогое, что у нас есть.

Благодаря индивидуальному подходу к каждому клиенту и прямому интегрированному взаимодействию с мировыми поставщиками, мы предоставляем нашим клиентам качественные услуги.

На ФГУП «Почта России» филиал в г. Ижевске существует линейно-функциональная организационная структура.

Данная структура даёт ряд преимуществ для ФГУП «Почта России» филиал в г. Ижевске:

- Высокая компетентность специалистов, отвечающих за осуществление конкретных функций;

- Исключение дублирования и параллелизма в управлении управленческих функций;

- Уменьшение потребности в специалистах широкого профиля;

- Позволяет высшему руководству сосредоточиться на стратегических вопросах.

Характеристика присутствующих на фирме отделов.

Отделы в фирме ФГУП «Почта России» филиал в г. Ижевске создаются путем группирования аналогичных производственных функций и служащих, что позволяет добиться более эффективного управления, необходимой гибкости руководства фирмы в период расширения её хозяйственной деятельности.

В распределение обязанностей по отделам ФГУП «Почта России» филиал в г. Ижевске, положен функциональный принцип. Это наиболее распространённый способ создания отделов по производству, по работе с персоналом, финансовым вопросам и так далее. Число отделов (4) полностью отвечает потребностям фирмы.

Также при формировании отделов ФГУП «Почта России» филиал в г. Ижевске во внимание руководства попали следующие вопросы:

- Стратификация. Количество подразделений составляют наиболее оптимальное число для ФГУП «Почта России» филиал в г. Ижевске. Это в свою очередь определяет число уровней управления, которое соответственно, тоже оптимальное.

- Формализация. Отношения между подразделениями формально закреплены, но, несмотря на это, руководством приветствуются отношения, основанные на взаимном доверии (неформальные).

- Централизация. Право принятия функциональных решений ложится на руководителей подразделений. Это позволяет организационная структура. А руководству принадлежит право в принятии стратегических решений.

- Организационная структура. Она ясна и понятна для всего персонала, легко управляема, с четким распределением обязанностей и прав.

Таким образом, при формировании подразделений были учтены все нюансы фирмы.

Основные виды документов, используемые в деятельности организации это коллективный договор и должностная инструкция менеджера.

Клиентам почты предоставляется не только универсальные, но и более 60 видов современных услуг: «Телеграфный перевод плюс», внутриобластная курьерская доставка «Регион-курьер», выдача наличных средств владельцам пластиковых карт системы VISA, MasterCard, UnionCard с использованием POS-терминалов, электронная и гибридная почта, выдача кредитов Хоум-Банка, отправление международных денежных переводов Western Union, страховые и многие другие.

Гибридная почта: прием и передача сообщений, передаваемых адресату электронной почтой с доставкой в конверте из "рук в руки" по почтовому адресу. Оказание услуг населению на дому: прием телеграмм, почтовых переводов, коммунальных платежей, платежей за услуги электросвязи. Наклейка марок на почтовые отправления.

Вызов курьера на дом или в офис для приема заказа по отправке ускоренной почты. Доставка корреспонденции по схеме "Городская служебная почта" (двусторонний обмен).

Оценка состояния менеджмента на ФГУП «Почта России» филиал в г. Ижевске

В небольшой организации все решения могут приниматься её руководителем. Однако с увеличением размеров организации, масштаба и сложности работ может создаться ситуация, когда руководитель будет перегружен принятием решений, даже если он только этим и будет заниматься. В ситуации возникает вопрос: должны ли права быть сконцентрированы наверху или распределены по уровням организации? На практике - это дилемма между централизацией и децентрализацией, являющаяся большой проблемой в проектировании организации.

ФГУП «Почта России» филиал в г. Ижевске постоянно развивается и очень чётко функционирует, поэтому проблем с централизацией и децентрализацией не возникает. Всё очень чётко прописано.

На любом уровне управления существует либо централизация, либо децентрализация.

На ФГУП «Почта России» филиал в г., на высшем уровне (директор) проявляется четкая централизация, то есть все решения принимает директор. На среднем уровне уже видна и децентрализация - заместители делегируют ответственность за ряд ключевых решений на своих подчиненных.

При проектировании ФГУП «Почта России» филиал в г. Ижевске на выбор по распределению централизации и децентрализации по уровням управления влияли следующие факторы:

- Капиталоёмкость принимаемых решений. В регулирующих документах фирмы указывается даже сумма (конкретная), в пределах которой директор подразделения может принимать те или иные решения. Фирма допускает относительно большой размер этой суммы для среднего и низшего уровня управления. А это говорит о том, что на среднем уровне фирма строит свою деятельность на децентрализованной основе;

- Географическое положение. В любом случае существует предел, до которого централизация даёт эффект, то после превышения этого предела встаёт вопрос о децентрализации. Географическое положение ФГУП «Почта России» филиал в г. Ижевске таково, что вопрос о децентрализации на среднем уровне управления неизбежен;

- Организационная культура. Приобретенные фирмой с момента её создания ценностные ориентации, нормы и образцы поведения, носят устойчивый характер и позволяют высшему руководству делегировать свои полномочия в некоторых случаях;

- Стремление частей к самостоятельности. Существует мнение, что отделение части от целого сопровождается стремлением этой части превратиться в новое целое, стать самостоятельной. Но на ФГУП «Почта России» филиал в г. Ижевске этого быть не может. При делегировании полномочий, части фирмы не стремятся стать более самостоятельными сами по себе, а стремятся своей «определенной» самостоятельностью помочь фирме в достижении общих целей;

- Наличие соответствующих кадров. Присутствие у руководителей нижестоящих уровней готовности принять на себя большую ответственность способствует развитию процессов децентрализации;

- Тип предпринимательства. Так как изменений практически нет, то в данном бизнесе можно существовать и с централизацией на высшем уровне управления и децентрализацией на среднем.

Таким образом, можно сказать, что на ФГУП «Почта России» филиал в г. Ижевске степень централизации высока только на высшем уровне управления. Но на среднем и низшем уровнях управления централизация не так явно видна. Это обусловлено тем, что децентрализация увеличивает скорость и повышает объективность принятия решений, создает для работников определенные удобства и удешевляет делопроизводство, развивает способности руководителей и творческое, доверительное начало в их деятельности.

Все методы выработки управленческих решений на ФГУП «Почта России» филиал в г. Ижевске можно представить в виде следующих групп:

Неформальные методы принятия решений. Они основываются на аналитических способностях лиц принимающих управленческие решения. Это совокупность логических приёмов и методики выбора оптимальных решений руководителем путём теоретического сравнения альтернатив с учётом накопленного опыта (альтернативы - выбор возможных направлений действий для решения проблемы). В большей части неформальные методы на ФГУП «Почта России» филиал в г. Ижевске базируются на интуиции директора филиала. Их преимущество состоит в том, что принимаются они оперативно, недостаток - они не гарантируют от выбора ошибочных решений (Это решения, принимаемые непосредственно при возникновении какой-либо проблемы, например на производстве).