Дипломатичний протокол та етикет

Зазначимо, що автори деяких досліджень з дипломатичної практики, зокрема відомий англійський дипломат Е. Сатоу, автор «Керівництва з дипломатичної практики», не виділяють особисту ноту як самостійний вид документа дипломатичного листування, а користуються просто найменуванням або поняттям «нота». При цьому мається на увазі, що нота може бути складена як від першої, так і від третьої особи, проте, на відміну від вербальної ноти, має бути обов'язково підписана.

Ще в порівняно недалекому минулому вибір форми ноти -- підписаної або вербальної -- розглядався як дуже важливий показник стану відносин між країнами. Характерним у цьому плані є свідчення російського дипломата Ю. Я. Соловйова. У своїй книзі «Спогади дипломата» він зазначає, що в 1909 р. Міністерство закордонних справ царської Росії вважало за можливе зноситися з австро-угорським посольством у Петербурзі лише за допомогою вербальних нот. Здавалося б, яка різниця --є підпис під нотою міністра закордонних справ чи немає, написана нота від першої особи чи від третьої? Проте відхилення від загальноприйнятих канонів дипломатичного листування розцінювалося компетентними спостерігачами як серйозна ознака напружених стосунків між двома країнами. Як зауважив дослідник, це було передвістям того, що трапилося через п'ять років, коли Росія та Австро-Угорщина опинилися по різні боки барикад у ході Першої світової війни.

Проте норми дипломатичної практики, попри відому консервативність її протокольних правил та звичаїв, змінюються, і нерідко досить суттєво. В наш час вербальні ноти усталилися в дипломатичному вжитку і нікому не спаде на думку розглядати направлення вербальної ноти на адресу того чи іншого посольства як вияв недоброзичливості.

Що стосується такої форми дипломатичного листування, як пам'ятна записка (AIDE-MEMORIE), то в дипломатичній практиці застосовуються два види цього документа: 1) пам'ятна записка, що передається особисто;

2) пам'ятна записка, що направляється кур'єром. Головна мета пам'ятної записки - полегшити дальше просування справи та попередити можливість неправильного трактування чи розуміння бесіди або усної заяви. Текст пам'ятної записки складається в безособовій формі з уживанням таких висловів: “доводиться констатувати”, “повідомляється”, “порушується питання” тощо. У верхній частині документа має бути напис: “пам'ятна записка”. Пам'ятна записка направляється або на прохання особи, з якою відбулася бесіда, або як нагадування про те чи інше питання.

Пам'ятна записка друкується на простому папері без герба. Адреса і вихідний номер не ставляться. Проставляються лише місце і дата відправлення: “Київ _ січня 20 _ року”.

Пам'ятна записка, передана з кур'єром, тобто як самостійний документ, майже не відрізняється за формою від вербальної ноти. Вона складається від третьої особи, що містить висловлення поваги та комплімент. Така пам'ятна записка друкується на нотному бланку, має номер, на ній зазначається дата та місце відправлення. Печатка не ставиться і адреса не вказується. Зверху друкується напис «ПАМ'ЯТНА ЗАПИСКА».

Меморандум - документ, у якому розглядається фактична сторона того чи іншого питання, дається аналіз його окремих аспектів, аргументація па захист своєї позиції та дискусія щодо позиції протилежної сторони. Меморандум може фігурувати як самостійний документ дипломатичного листування або як додаток до особистої чи вербальної ноти. У другому випадку меморандум розвиває та обґрунтовує зміст ноти. Відмітною рисою меморандуму є детальне викладення фактичного або юридичного боку того чи іншого питання.

Цей вид дипломатичного документа відрізняється від ноти тим, що не починається й не закінчується формулою ввічливості і не повинен мати підпису. Іноді меморандум доцільно супроводжувати короткою пояснювальною нотою.

Оформлення: Меморандум друкується на папері без герба. Номер, печатка, місце (місто) і дата відправлення не проставляються, адреса не зазначається.

Меморандум, вручений особисто або переданий із кур'єром як самостійний документ, друкується на нотному бланку (тобто на папері з витисненим гербом). На ньому зазначаються місце і дата відправлення, а печатка та номер не ставляться.

Характеризуючи меморандум, Е. Сатоу зауважує, що цей вид дипломатичного документа нерідко являє собою детальне викладення фактів та аргументів, що з них випливають, і нічим, по суті, не відрізняється від ноти, за винятком того, що меморандум не починається і не завершується формулою ввічливості і не повинен мати підпису. Іноді меморандум доречно супроводжувати короткою пояснювальною нотою. Слушне зауваження щодо призначення меморандуму в системі дипломатичної переписки міститься у книзі відомого австрійського дипломата X. Вільднера «Техніка дипломатії». На його думку, форма меморандуму має ту перевагу, що дає змогу в суб'єктивній формі викласти завдяки певній кількості фактів об'єктивну точку зору з того чи іншого важливого питання.

Приватні листи напівофіційного характеру надсилаються знайомим офіційним особам у випадках, пов'язаних із наданням певної особистої послуги (подяка за запрошення, прохання про сприяння), або з питань, порушення яких у офіційній обстановці є небажаним з тих чи інших причин.

Таким чином, якщо коротко підсумувати характеристику головних видів документи дипломатичного листування, то можна констатувати: особиста нота пишеться від імені першої особи, вербальна - від третьої, пам'ятна записка - в безособовій формі; особиста та вербальна нота починаються та закінчуються формулою ввічливості, а в пам'ятних записках та меморандумах такі формули відсутні. Що стосується приватних листів напівофіційного характеру, то вони взагалі не відіграють самостійної ролі в дипломатичній практиці.

Приватний лист напівофіційного характеру надсилається офіційним особам у випадках, коли потрібна будь-яка допомога у вирішенні питань, які є предметом офіційної переписки або переговорів, з метою підкреслити зацікавленість автора в даній справі або прискорити вирішення питань шляхом використання впливу особи, якій направляється лист. Приватні листи пишуться на звичайному папері, інколи на бланці. Звернення на такому листі буває таке: ”Шановний пане ______ ”. Заключний комплімент обов'язковий. На листі зазначається дата та робиться підпис. Адреса пишеться тільки на конверті.

Інтенсифікація міжнародного, в тому числі дипломатичного, життя за останні півстоліття спричинила появу нових форм дипломатичного листування між державами, розширила його традиційні, канонічні рамки і надала дипломатичному листуванню вагомішого громадського резонансу.

Насамперед необхідно зазначити, що все помітнішу роль у дипломатичній практиці починають відігравати особисті послання. З формальної точки зору особисте послання може бути віднесене до рубрики «особиста нота», оскільки воно пишеться від імені першої особи і під ним ставиться відповідний підпис. Проте це тільки з формальної точки зору. По своїй же суті особисті послання - це дипломатичні документи, що висвітлюють найпекучіші, найвагоміші питання міжнародного життя. Такі особисті послання здійснюються на вищих державних рівнях. Завдяки особливому статусу відправника й отримувача, тій вищій відповідальності, яку несуть кожний із них у своїй країні, особисті послання як за своїм змістом, так і за формою відрізняються від інших форм дипломатичних документів, у тому числі й від особистої ноти в загальноприйнятому розумінні.

Особисте послання формально подібне до особистої ноти, оскільки складається від першої особи. Документ друкується на спеціальному папері з Гербом України, витисненим на першій сторінці послання. Справа вгорі друкується назва міста і дата відправлення (число, місяць і рік). Під текстом особистого послання ставиться особистий підпис особи (чорнилом), що направляє послання. Вказувати прізвище й по саду того, хто підписує послання, не обов'язково.

На практиці нерідко буває, що спочатку передається копія особистого послання, а оригінал (з підписом) вручається пізніше. Це зумовлене тим, що, як правило, в посланнях розглядаються не лише значні, а й термінові міжнародні питання, на доставку ж оригінала адресатові потрібен певний час.

Адреса в посланні вказується на першій сторінці зліва внизу, не залежно від кількості сторінок тексту. Адреса складається з імені (як правило, ставляться лише ініціали), прізвища і повної офіційної посади особи, якій направляється послання.

Протокольні формули імітують особисте пряме спілкування між відправником та отримувачем дипломатичного документа. Спочатку йде звертання, тобто особа, що підписала документ, начебто вітається зі своїм партнером, співбесідником. Далі викладається суть питання. Ділова частина закінчується протокольною формулою (заключний комплімент) -- своєрідним прощанням зі своїм партнером.

Найпоширенішою формулою звертання в посланнях є:

«Шановний пане Президенте» і

«Шановний пане Прем 'єр-Міністре».

Застосовуються два різновиди заключного комплімента: «з повагою», «зі щирою повагою», залежно від змісту й тону послання.

3. Оскільки поняття «дипломатичне листування» охоплює лише ті дипломатичні документи, що надсилаються певному адресату (адресатам) і на які отримувачі повинні у свою чергу давати відповідь в аналогічному дипломатичному документі, то слід представити й інші форми спілкування між державами, здійснення їх дипломатичної діяльності.

Такими формами є декларація, виступ, заява, тост, телеграма, комюніке, звернення та ін.

Серед них можна виділити односторонні дипломатичні документи.

ЗАЯВА (уряду, міністерства закордонних справ) на відміну від документів власне дипломатичного листування не є прямим зверненням до певної держави чи держав і тому не обов'язково вимагає офіційної відповіді. У той же час відсутність відповіді чи будь-якої форми реагування на заяву теж є політичним актом з певним значенням.

Заява уряду може бути не лише опублікована, а й офіційно направлена спеціальною (супровідною) нотою відповідним державам.

Заява уряду (міністерства закордонних справ) часто має більше смислове навантаження, аніж класичні документи дипломатичного листування, наприклад ноти чи меморандуми.

Існують також різні форми заяв для преси, наприклад, заява представника. Заяви для преси певним чином випереджають можливість офіційно займати позицію, яка в них викладається. Мета подібної заяви -- орієнтувати суспільну думку і народ власної країни.

Часто на сторінках газет зустрічаються телеграми. Телеграма може бути вітальною, наприклад, у зв'язку з національним святом чи з посіданням певної посади, висловленням співчуття тощо. Як правило, на телеграми даються відповіді. Тексти телеграм, незважаючи на їх порівняну стислість, часто мають суттєве політичне значення.

Відносно новим явищем у дипломатичному листуванні й таким, що знаходить дедалі ширше застосування, є ноти уряду. (Раніше нотне листування велося, як правило, між відповідними міністерствами закордонних справ та посольствами). Після Другої світової війни широкого застосування набула практика листування безпосередньо між урядами з тих чи інших принципових питань.

Не підпадають під рубрику «дипломатичного листування», проте є дипломатичними документами в повному значенні цього слова заяви та виступи керівників держав на міжнародних нарадах та в міжнародних організаціях. У багатьох випадках такі заяви та виступи оформлюються як офіційні дипломатичні документи, реєструються як документи міжнародних нарад та конференцій, міжнародних організацій.

Важливим дипломатичним документом є основний виступ глави делегації на сесії Генеральної Асамблеї ООН. Основним є виступ, який оприлюднюється в ході загальної дискусії (з такої загальної дискусії розпочинають свою роботу сесії Генеральної Асамблеї ООН), в якому уряд, крім викладення своєї позиції з актуальних міжнародних питань, своїх конкретних пропозицій, роз'яснює також основні принципи та головні напрями власної зовнішньої політики.

Протокольні заходи (прийоми, обіди, сніданки), що влаштовуються з нагоди офіційних візитів зарубіжних державних та політичних діячів, по суті, є продовженням дипломатичних переговорів. Серцевиною всіх цих протокольних заходів є тост, тобто короткий вітальний виступ першої особи від імені приймаючої сторони та виступ у відповідь гостя. Тост -- надзвичайно своєрідний, неформальний політико-дипломатичний жанр. Його, поряд із основним змістом, як правило, супроводжують гумор, дотепний, витончений жарт. Тости публікуються частково або повністю у пресі.

4. Заключні документи міжурядових переговорів, візитів представляють: комюніке, спільні заяви, декларації (підписані чи не підписані).

Комюніке -- це офіційне повідомлення про хід міжнародних переговорів, про міжнародну угоду, що відбулася. Комюніке може бути коротким, містити повідомлення про будь-який факт у загальних рисах. Деколи воно буває поширеним, включає детальний виклад ходу переговорів, декларацію прийнятих їх учасниками рішень, умови досягнутих угод і т. ін.

Комюніке -- документ більш звичайний, трафаретний, його мета -- повідомити пресі, громадськості про результати переговорів, їх атмосферу.

Спільна заява -- документ, що більше зобов'язує сторони. Цей документ інформує про те суттєве, що з'явилося у ході пере говорів, чи то в галузі спільних міжнародних проблем, чи то в галузі двосторонніх відносин.

Декларація -- одно, дво чи багатосторонній акт, у якому держави, міжурядові або міжнародні громадські організації визначають принципи в галузі політики, міжнародних зносин чи міжнародного права.

Декларація -- документ дуже вагомий, такий, що зобов'язує. У деклараціях проголошуються погляди, що збігаються, спільні наміри.

Якщо мова комюніке ділова, суха, то для спільної заяви й особливо декларації властива піднесеність стилю, урочистість.

У заключному документі є дві групи питань: міжнародні та двосторонні відносини.

Щодо першого, то кожна із сторін намагається відобразити в комюніке, спільній заяві, декларації своє ставлення до наболілих питань -- світових і регіональних, до міжнародних подій, що при вертають увагу громадськості. Відсутність таких узагальнень дає підстави для міркувань про відсутність спільних поглядів на наявні проблеми.

Наступна група питань є точним, реалістичним, адекватним змістові переговорів відображенням досягнутих результатів і пози цій сторін. У розкритті суті двосторонніх відносин не треба зосереджуватися на розбіжностях. Мета другої частини заключного документа - зафіксувати кінцеві результати зустрічі, наголосити на спільності поглядів і позицій, правильно розставити акценти.

Типовими виразами, за допомогою яких фіксують результати переговорів, обміну думками, є:

«Сторони виявили єдність у тому...», «Сторони вирішили почати найближчим часом переговори (про те-то)», «Була визнана доцільність і своєчасність того...», «Сторони визнали за необхідне...», «Було досягнуто згоди про доцільність...», «Сторони дійшли згоди про (щодо)», «Сторони визнали корисним здійснення (певних кроків, заходів)», «Сторони дотримуються погляду», «У ході обміну думками (поглядами) виявилася близькість поглядів (з таких питань, з широкого кола питань)», «Сторони домовились спільно розглянути та розробити (такі-то заходи, плани співробітництва і т. ін.)», «Сторони висловили готовність», «Сторони погодилися відносно важливості того, що...», «Було висловлено обопільне (взаємне) прагнення (намагання)...», «Сто рони висловили свою впевненість...», «Розгляд (таких-то питань) доз волив констатувати...».

У разі неможливості досягнути високого ступеня узагальнення сторони висловлюють свої позиції щодо політичних, економічних, науково-технічних, культурних, екологічних тощо проблем.

У протокольній частині комюніке, спільної заяви та декларації інформується про те, які міста чи важливі промислові, наукові та культурні центри й об'єкти були відвідані, який прийом виявило населення; перелічуються учасники переговорів (візитів) із точним зазначенням їхніх посад, звань, титулів: написання прізвищ та ініціалів повинне відповідати транскрипції мови, послідовність прізвищ визначається місцем кожного на протокольних сходинах. Аби запобігти невиразностям, неточностям, кожна сторона складає протокольну частину, що стосується саме її, і в такому вигляді ця частина подається до заключного документа.

У протокольній частині ретельно вивіряються та дотримуються градацій, що обумовлені однаковим чи різним рівнем учасників переговорів і зустрічей. Зокрема, не пишуть, що між міністрами (учасниками переговорів) та главою держави (уряду) відбулися переговори, а зазначаються, що міністр був прийнятий главою держави (уряду).

Хід переговорів характеризують також зазначенням про дружню чи сердечну атмосферу, про атмосферу згоди, взаєморозуміння, про відвертість обміну думками.

Схема заключного документа:

1. Відзначається факт переговорів або візиту, їх тривалість.

2. Зазначають, які зустрічі відбулися, перераховуються учасники переговорів.

3. Загальна характеристика атмосфери бесід і переговорів, окреслення кола питань, що розглядаються.

4. Виклад результатів переговорів з міжнародних проблем. Представлення питань двосторонніх відносин.

5. Якщо передається запрошення здійснити візит, то домовленість про це фіксується в заключній частині.

У останньому абзаці підкреслюється значення загального результату переговорів, що відбулися, для розвитку відносин між двома країнами, для справи міжнародної безпеки. Спільний заключний документ повинен бути прийнятий до моменту закінчення переговорів, візиту.

5. Дипломатичні документи поділяються на документи внутрішньовідомчого листування та документи дипломатичного листування.

Документи внутрішньовідомчого листування - це документи, що стосуються зв'язку закордонних дипломатичних представництв з Центром і включають в себе переписку з МЗС та іншими державними, рідше з недержавними, структурами по конкретних проблемах відносин з країною перебування або багатосторонніх міжнародних відносин.

В свою чергу документи внутрівідомчого листування умовно можна поділити на документи, що стосуються лише свого відомства, і документи міжвідомчого листування. До документів, які готуються для використання в роботі лише свого відомства належать службова записка і доповідна записка.

Службова записка - це форма службового документа, яким дипломат інформує керівництво дипломатичної установи про події та факти, які мали місце або відбудуться в найближчому майбутньому і матимуть безпосередній чи опосередкований вплив на діяльність закордонної установи і вносить відповідні пропозиції.

Доповідна записка - це форма службового документа, в якому дипломат інформує про виконану роботу чи про ситуацію, що склалася у зв'язку з виконанням дорученого завдання.

Документи дипломатичного представництва для внутрішніх потреб, а також для відправки в Центр можна поділити на такі групи:

а) інформаційно-довідкові матеріали;

б) звітна документація;

в) листування з консульських питань;

г) листування з приводу планування роботи та кадрових питань;

д) листування з адміністративно-господарських та фінансових питань;

е) листування з МЗС та іншими відомствами і установами України стосовно запитів цих установ та окремих громадян.

Дипломатичні документи внутрівідомчого характеру диппредставництва за кордоном надзвичайно різноманітні і відображають широку палітру його діяльності. Таким документом можна вважати інформаційну довідку про країну перебування, або як її ще називають “довідку по схемі”. Довідка про країну перебування містить стислу характеристику її політики, економіки, культури, державного устрою, преси, партій, інформацію про її геополітичне становище, короткі відомості з історії і т. д.

У довідці подається інформація з проблем внутрішньополітичної ситуації: дається характеристика правлячим партіям, угрупованням, коаліціям; вказується на стосунки між гілками влади (законодавчою, виконавчою, судовою); визначаються гострі питання поточного моменту, як політичного, так і економічного плану; місце України в зовнішньополітичній стратегії країни перебування тощо. Розширена довідка (до 20 сторінок) має внутрівідомчий характер і як документ для службового користування стосується обмеженого кола користувачів.

Для широкого використання готується загальна довідка (до 5 сторінок), і в ній даються тільки схематичні відомості, без розкриття специфічних, гострих проблем і оцінок. Ці довідки повинні постійно обновлюватися най новішими, найактивнішими матеріалами. Довідки, як правило, складаються на окремих листах, щоб їх можна було оперативно заміняти, не переробляючи всього документа.

Другим по значенню інформаційним документом є довідка щодо стану двосторонніх відносин, яка включає розділи про:

- умови і цілі розвитку двосторонніх відносин;

- хронологію контактів між керівниками держав (президентами, головами парламентів, прем'єр-міністрами, міністрами закордонних справ);

- стан договірно-правової бази (документів існуючих і тих, що готуються до підписання);

- стан торговельно-економічного і науково-технічного співробітництва, діяльність міжурядових комісій, змішаних консультативних та робочих груп і т. ін.;

- стан співробітництва в гуманітарній сфері (наука, освіта, культура, охорона здоров'я), а також проблеми національних меншин, специфіку релігійного життя.

Матеріали цієї довідки можуть містити специфічні відомості, що стосуються регіонального співробітництва, проблем стосунків, включаючи історичний аспект.

В цілому ця довідка є оперативним документом і по винна постійно обновлюватися з урахуванням конкретної ситуації.

В процесі тематичні довідки та інформації діяльності дипломатичного представництва готуються й інші, які дають оцінку того чи іншого напряму життя і діяльності країни перебування, особливо в контексті можливого роз витку подій та їх впливу на відносини з Україною.

Біографічні довідки про політичних і державних діячів країни перебування містять, як правило, хронологічні дані щодо основних подій в їх житті, службовій кар'єрі, участі у виборних органах. Тут же міститься інформація про вчений ступінь, сімейний стан, володіння мовами, про особисті уподобання та хобі.

В принципі, якихось усталених правил підготовки довідково-інформаційних матеріалів не існує, але для них характерна одна вимога - чіткість, ясність і послідовність викладу, висвітлення всіх найважливіших аспектів проблеми і, що найголовніше, об'єктивність.

В довідці повинні бути викладеними причини виникнення питання, логічний розвиток його вирішення до моменту завершення, з урахуванням часу підготовки документа. Для роботи з матеріалами такого роду використовується як офіційна, так і неофіційна документація країни перебування, матеріали бесід, стенограми виступів державних і політичних діячів, парламентські протоколи, документація громадських організацій і політичних партій. Можуть також використовуватись наукові праці, монографії, дисертації, картографічні матеріали та ін.

При підготовці довідкових матеріалів бажано посилатися на джерела інформації, особливо у тих питаннях, які мають якусь особливу вагу.

Дуже корисним буває обговорення окремих тематичних довідок на референтських нарадах або у “вузькому колі”, в залежності від специфіки теми, що викладається у довідці.

В закордонних дипломатичних представництвах одним із оперативних інформаційних матеріалів, що готуються прес-аташе, є огляди преси. Огляди матеріалів засобів масової інформації (ЗМІ) бувають трьох видів:

- оперативний, в якому дається інформація про всі виступи місцевих ЗМІ щодо України, її внутрішньої і зовнішньої політики, відображають ставлення до керівництва держави;

- тематичний, який направляється для використання в територіальних управліннях і висвітлює певну тему публікацій і передач місцевих ЗМІ у певному часовому відрізку;

- “Україна на сторінках і в передачах ЗМІ” - інформаційно-аналітична довідка узагальнюючого плану (готується, як правило, не менше двох разів на рік).

Огляди преси повинні бути максимально стислими і відображати найголовніше, що стосується внутрішньої і зовнішньої політики України або подій, до яких у даний момент привернута увага міжнародної громадськості.

Особливо важливі і цікаві публікації доцільно перекладати повністю і надсилати за призначенням як до управління інформації, так і до відповідного функціонального або територіального управління. Назви видань потрібно надсилати в українській транскрипції.

Окрім огляду преси в кожному дипломатичному представництві повинна вестись хроніка подій, до якої, як правило, включаються найважливіші з цих подій, а також візити, переговори, конференції і симпозіуми; перераховуються основні питання, які на них вирішувались або розглядались. Хроніка, подібно до інших дипломатичних документів, має бути стислою і чіткою.

До інших інформаційно-довідкових матеріалів належать анотації окремих книг, брошур, переклади статей, записи текстів цікавих теле або радіопередач, огляди парламентських дебатів, різного роду статистичні дані, які можуть містити актуальні інформаційні матеріали про зовнішню і внутрішню політику країни перебування, її державних, політичних і громадських діячів, про інші події, що так чи інакше мають відношення до України, впливають на її імідж або відносини з нею.

Наступним важливим блоком документів, що готуються в кожному дипломатичному представництві, є зовнішня документація, до якої відносяться річний політичний звіт -- основний документ про роботу за річний термін, а також піврічні звіти, політичні листи, звіти дипломатів про поїздки по країні перебування, консульські звіти, звіти інших українських представництв за кордоном.

Річний політичний звіт дипломатичного представництва за кордоном -- це сконцентрований аналіз стану двосторонніх стосунків у різних площинах (політичній, економічній, гуманітарній, військовій) та прогноз розвитку відносин на найближчу перспективу, узагальнення зробленого та пропозиції на майбутнє.

Структуру річного політичного звіту, а також його обсяг визначає спеціальна інструкція, яка складається в МЗС.

До підготовки політичного річного звіту висувається ряд принципових вимог, які повинні обов'язково враховуватись.

По-перше, в ньому має бути дана оцінка виконання пріоритетних завдань двосторонніх відносин по стратегічних напрямах зовнішньополітичної діяльності України.

По-друге, у звіті викладаються лише фактичні матеріали, лаконічно і без зайвих коментарів та роздумів.

По-третє, звіт повинен бути чітко структурованим згідно з інструкцією і вимогами МЗС, складатися з цільних блоків, які в свою чергу мають подаватись, виходячи із значимості подій чи заходів та їх хронологічного порядку.

По-четверте, між планом роботи за звітний рік, самим звітом і планом роботи на наступний період повинен існувати органічний зв'язок, оскільки в цьому полягає послідовність і спадковість в діяльності і реалізації зовнішньої політики України.

Окремим блоком у річному звіті подаються матеріали про фінансово-господарську діяльність дипломатичного представництва. Додатками до річного звіту посольства йдуть:

- результати виконання плану роботи (у формі спеціальної таблиці);

- хроніка двосторонніх контактів з країною перебування за звітний період (дати і основна мета зустрічей глав держав, урядів, парламентів, міністрів за кордонних справ, назви і дати укладених документів);

- перелік чинних міжнародних угод між Україною і країною перебування в хронологічному порядку відповідно до дати набуття чинності;

- “Облікова картка” забезпеченості умов роботи кадрів дипломатичних представництв і консульських установ України за кордоном;

- відомості про звільнення диппредставництва України від сплати податку на додану вартість у звітному році.

Річний звіт готується протягом кількох останніх місяців поточного року з метою поглибленого аналізу та осмислення діяльності диппредставництва за звітний період.

Річні звіти глибоко аналізуються у відповідних підрозділах МЗС, виходячи з них можуть готуватися висновки і пропозиції для Адміністрації Президента України, Парламенту та Уряду, міністерств і відомств.

Піврічний звіт складається за аналогічною схемою. В ньому дається оцінка найважливіших політичних і економічних подій за звітний період, їх впливу на стан дво сторонніх відносин. У піврічному звіті не подаються мате ріали про фінансово-господарську діяльність, про роботу з кадрами. В піврічних звітах пропозиції носять переважно оперативний характер з урахуванням реальної ситуації поточного періоду. Як і річний, піврічний звіт також є результатом колективної діяльності, але більш прикладного характеру.

Політичні листи, чи політичні записки готуються при потребі доповісти Центру про важливі події, які сталися в країні перебування і мали вплив на стан політичної ситуації в ній, а також двосторонніх відносин. В політичному листі є можливість глибоко і всебічно проаналізувати одну чи дві важливі проблеми. Тому політлисти та політзаписки є суттєвим і логічним доповненням річних і піврічних звітів, а інколи можуть і заміняти піврічні звіти.

Готуються також звіти дипломатів (в першу чергу керівного складу) про поїздки по країні перебування, в яких викладається зміст бесід і характер зустрічей, дається оцінка політичної і економічної ситуації в регіонах, робляться висновки і вносяться пропозиції. Ці документи використовуються для підготовки інформаційно-довідкових мате ріалів, річних і піврічних планів.

Окремі звіти складаються представниками інших відомств (МВС, Держмитслужба, Міноборони), які представлені в посольстві, і ці матеріали також використовують ся при складанні звітів про роботу посольства в цілому.

Важливими аналітичними документами інформаційно довідкового характеру є звіти за підсумками візитів глави держави (глави уряду, міністра закордонних справ), в яких стисло відображаються результати візиту, відпрацьовуються рекомендації по розвитку двосторонніх відносин, вносяться пропозиції щодо конкретної і практичної реалізації досягнутих домовленостей.

Звіт за підсумками візиту складається, як правило, з трьох основних частин:

- оцінка вибраної дати і терміну візиту, хронологія зустрічей, загальна оцінка візиту, виходячи з реалізації його концепції;

- ґрунтовний аналіз виконання кожного з розділів візи ту: ділової частини, інформаційного та протокольного забезпечення, організаційних заходів;

- висновки і пропозиції щодо активізації двосторонніх відносин і підвищення їх ефективності.

Досить обсяговим в роботі кожного посольства є листування з консульських питань: візової підтримки, громадянства, витребування і легалізації документів громадянського стану, захисту прав громадян України і т. д.

Окремо слід виділити листування між дипломатичним представництвом і Центром з питань адміністративно-господарської та фінансової діяльності (фінансова звітність, проблеми матеріально-технічного забезпечення, нормативні документи).

Багато уваги кожне представництво приділяє листуванню з іншими відомствами і установами України по їх запитах, а також по запитах окремих громадян, що стосуються в першу чергу економічних і правових проблем, а також конкретних життєвих потреб громадян України.

ЛЕКЦІЯ 4. ВСТАНОВЛЕННЯ ДИПЛОМАТИЧНИХ ВІДНОСИН. ПРИПИНЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ ДИПЛОМАТИЧНОГО ПРЕДСТАВНИЦТВА. ГЛАВА ДИПЛОМАТИЧНОГО ПРЕДСТАВНИЦТВА. ПОЧАТОК ТА ЗАВЕРШЕННЯ ЙОГО МІСІЇ (ОФІЦІЙНОЇ)

1. Відповідно до міжнародного права існує дві форми визнання нових держав: де-факто та де-юре.

Визнання де-факто носить неповний характер. Не маючи змоги заперечувати сам факт існування держави, уряд іншої країни не встановлює з нею дипломатичні відносини, але, незважаючи на це, вступає з нею в ділові контакти, як правило, торгівельні.

У сучасній міжнародній практиці визнання де-факто вживається порівняно мало. Більш поширене визнання де-юре або повне дипломатичне визнання. Воно передбачає встановлення дипломатичних відносин, заснування за взаємною домовленістю дипломатичних представництв, розвиток взаємовигідних торговельних, економічних, культурних та інших зв'язків.

Факт встановлення дипломатичних відносин може бути зафіксованим в телеграмах глав двох держав: глави знов утвореної держави, який повідомляє про утворення держави і висловлює бажання встановити дипломатичні відносини, і глави держави, який, отримавши цю телеграму, повідомляє про визнання держави та згоду встановити дипломатичні відносини.

Конкретні переговори щодо встановлення дипломатичних відносин можуть бути доручені урядовій делегації, яка виїздить на святкування з нагоди проголошення в країні незалежності, або одному із дипломатичних представництв за кордоном.

Під час таких переговорів домовляються про сам факт встановлення дипломатичних відносин, рівні дипломатичних представництв, якими будуть обмінюватися сторони, про строк вступу в дію досягнутої угоди. Домовляються також про форму документа, який зафіксує угоду, про порядок і строк публікації цього документу чи тільки повідомлення (комюніке) про угоду. В останньому випадку погоджується текст комюніке.

Документами, які підтверджують домовленість -це або двостороння угода або ідентичні ноти, якими обмінюються представники, що вели переговори.

При заснуванні дипломатичного представництва держава перебування повинна сприяти акредитуючій державі в придбанні на своїй території згідно із своїми законами приміщень, необхідних для її представництва, або падати допомогу акредитуючій державі в одержанні приміщень будь-яким іншим шляхом. Вона також у разі потреби має надати допомогу в одержанні належних приміщень для його співробітників.

У міжнародній протокольній практиці відомі випадки, коли держава з різних причин пориває, перериває або припиняє дипломатичні відносини.

Поновлення дипломатичних відносин здійснюється, як правило, так само, як і їх встановлення - шляхом переговорів та обміном відповідними документами.

2. Сьогодні більшість держав, а в Україні всі держави, які мають з нею дипломатичні відносини, призначають у країну перебування глав своїх представництв у ранзі Надзвичайного і Повноважного Посла. В окремих випадках замість посольств можуть бути місії. Деякі країни своїм посольствам надають специфічні назви, але це зовсім не позначається на їх офіційному статусі і поширенні на них і їхніх співробітників імунітетів і привілеїв, передбачених Віденською конвенцією 1961 року “Про дипломатичні зносини”.

Як було уже сказано, кожне дипломатичне представництво очолює його глава. Про глав дипломатичних представництв у ст.14 Віденської конвенції 1961 року зазначено:

“Глави представництв поділяються па три класи, а саме:

а) клас послів і нунціїв, які акредитуються при главах держав;

б) клас посланників та інтернунціїв, які також акредитуються при главах держав;

в) клас повірених у справах, які акредитуються при міністрах закордонних справ”.

Крім поділу дипломатів на класи, існує поділ на ранги. Дипломати мають дипломатичні ранги, які відповідають їх положению в системі відомств закордонних справ. Будучи нормою, визначеною у всьому світі, дипломатичний ранг служить орієнтиром для властей, які приймають конкретного іноземного дипломата. Ранг визначає положення дипломата в дипломатичному корпусі та можливості його контактів з властями країни перебування. Дипломатичні ранги визначають також старшинство серед дипломатів. Воно відображається у списках дипломатичного корпусу. Про старшинство членів дипломатичного персоналу посольств відомству закордонних справ країни перебування повідомляють глави дипломатичних представництв. Дипломатії, які мають однакові ранги, розміщуються в списках відповідно до часу прибуття їх до посольства для виконання своїх обов'язків. Загальноприйняті дипломатичні ранги: посол, радник-посланник, радник, перший секретар, другий секретар, третій секретар, аташе (аташе в цьому розумінні - молодший дипломатичний співробітник і не треба його плутати з посадовими особами, в посольствах зі специфічними функціями: торговий, військовий, військово-повітряний, військово-морський аташе, аташе з питань науки, культури, сільського господарства і т.н., які є представниками своїх відомств у посольствах і одночасно виконують функції радника посла із своїх питань), секретар-архівіст. У посольствах України відповідно до міжнародної практики зразу ж після посла, який очолює весь склад посольства, згідно із своїми повноваженнями, іде дипломат, який заступає посла під час відсутності, як тимчасовий повірений у справах.

Відомства закордонних справ, як правило, видають довідники дипломатичного корпусу. В Україні такий довідник щорічно видає Міністерство закордонних справ і називається він “Посольства і представництва іноземних держав в Україні”. У ньому за алфавітом наводиться перелік держав, з якими Україна має дипломатичні відносини і представництва яких є у Києві, а також представництв міжнародних організацій, прирівняних за положенням та пільгами до дипломатичних. У довіднику також наведені адреси представництв, номери телефонів, факсів та телексів, дати національних свят представлених країн, дати вручення послами вірчих грамот, установочні дані на дипломатичний персонал посольств. Спільність незалежних один від одного дипломатичних представництв, загальним для яких є країна перебування і характер їх діяльності, становить дипломатичний корпус у даній країні. На практиці поняття “дипломатичний корпус” часто вживається і у більш широкому розумінні. В такому разі до нього включають усіх співробітників посольств і місій, яких країна перебування визнає як дипломатичний персонал, а також членів їх сімей, які постійно проживають з ними.

Загальновизнано, що дипломатичний корпус не має юридичних прав, не може виступати як політична сила, не має права втручатися у внутрішні справи держави, в якій він перебуває. Дипломатичному корпусу, запрошеному на офіційні прилюдні заходи та церемонії, надається перше почесне місце у безпосередній близькості від глави держави чи уряду, які присутні на цьому заході або церемонії. При цьому слід поважати єдність дипломатичного корпусу, а тому не можна розміщати у різних місцях послів, посланників і повірених у справах.

Очолює дипломатичний корпус дуайєн - як правило, посол, який першим із своїх колег у країні перебування вручив вірчі грамоти. Однак у деяких країнах цього правила не додержуються і традиційно дуайєном призначається представник Ватикану - нунцій або навіть посол колишньої колоніальної держави. Можуть бути й інші випадки визначення дуайєна.

В Україні дуайєн - це посол, який перший вручив вірчі грамоти Президенту України. Обов'язки дуайєна мають тільки представницький характер. Він не повинен виходити за межі, окреслені Віденською конвенцією 1961 року “Про дипломатичні зносини”. Практично він підтримує постійні зв'язки з Міністерством закордонних справ і його управлінням державного протоколу, уточнює деталі .різних церемоній з участю дипломатичного корпусу, інформує глав дипломатичних представництв щодо побажань відомства закордонних справ. Виступає на захист привілеїв дипломатичного корпусу, якщо у дипломатів є претензії до місцевих властей щодо недостатньої поваги до іноземних представництв. Від імені дипломатичного корпусу виступає з промовами на офіційних церемоніях, передає поздоровлення, висловлення співчуття. Загальноприйнято, що у зв'язку з відбуттям будь-якого посла на батьківщину після закінчення його місії у країні перебування, дуайєн організує прийом і вручає йому від імені глав дипломатичних представництв пам'ятний подарунок. Корисними для послів, які щойно прибули до країни, є поради дуайєна як досвідченого дипломата з питань місцевих протокольних правил, національних звичаїв, особливостей взаємовідносин з властями та Міністерством закордонних справ.

Безумовно, функції дуайєна не обмежуються наведеним. Особливості країни перебування можуть внести до них свої поправки. Міністерство закордонних справ веде всі офіційні справи, як правило, з кожним конкретним дипломатичним представництвом на двосторонній основі. В свою чергу, іноземні посольства вирішують всі офіційні питання з державою перебування через Міністерство закордонних справ.

Держава може призначати одного і того ж главу свого дипломатичного представництва в одну або кілька держав, одержавши, безумовно, на це згоду цих держав. Якщо акредитуюча держава акредитує одного і того ж главу представництва в декількох державах, то вона може заснувати дипломатичне представництво, очолюване тимчасовим повіреним у справах, у кожній державі, де глава представництва не має постійного місця перебування..В такому разі таке дипломатичне представництво називається місією. Відповідно до існуючої практики глава дипломатичного представництва або інший член дипломатичного персоналу представництва може діяти і як представник акредитуючої держави при будь-якій міжнародній організації.

Весь процес призначення глави дипломатичного представництва, який називається акредитацією, складається з кількох етапів:

1. підбір кандидатури посла або посланника;

2. запит на агреман;

3. видання акта внутрішнього права, що законодавчо закріплює призначення;

4. одночасне (в обох столицях) офіційне повідомлення в засобах масової інформації про призначення;

5. видача вірчих грамот;

6. попередня аудієнція у міністра ЗС країни перебування після прибуття посла чи посланника та передання міністру копії вірчих грамот;

7. вручення вірчих грамот (главі держави) під час офіційної церемонії і початок дипломатичної місії даного представника.

Порядок призначення глави дипломатичного представництва в країну його майбутнього перебування передбачає, як прийнято у міжнародній практиці, попереднє отримання від уряду цієї держави згоди (агреману) на його призначення.

Агреман (фр. “згода”) - це згода держави прийняти певну особу як главу дипломатичного представництва. Запит на агреман дають при призначенні певної особи послом, посланником чи постійним повіреним у справах. Для тимчасово повіреного у справах агреману не потрібно, оскільки він заміщає главу представництва тільки в тих випадках, коли він тимчасово не може виконувати своїх функцій (у зв'язку з відпусткою, від'їздом за викликом свого уряду тощо). У Віденській конвенції 1961 року про це сказано так: “Акредитуюча держава повинна бути переконаною в тому, що держава прибуття дала агреман на ту особу, яку вона передбачає акредитувати як главу представництва у цій державі”. Міжнародна практика вимагає повного збереження у цілковитій таємниці факта запиту агреману. Розголошення відомостей про факт запиту агремана і особливо при відмові в наданні агреману, може привести до дуже негативних наслідків, а інколи і ускладнити відносини між зацікавленими державами. Дипломатичний представник, який одержав агреман, вважається персоною грата, що визначає його бажаною особою. В разі відмови у наданні агреману, відповідна особа вважається персоною нон грата ( небажаною ). При цьому держава перебування не зобов'язана сповіщати акредитуючій державі причини відмови. У дипломатичній практиці причини залежать від конкретної особи, політичних, соціальних та релігійних мотивів. Якщо відповідь негативна, або її не отримано взагалі, вся процедура запиту на агреман повторюється знову, доки не буде отримано згоду на нову кандидатуру (термін для відповіді - до одного місяця).

При будь-якому від'їзді із країни перебування - тимчасовому чи постійному - глава дипломатичного представництва надсилає Міністерству закордонних справ особисту ноту, у якій сповіщає про свій від'їзд із країни. У цій ноті повідомляється, хто буде тимчасовим повіреним у справах па час відсутності посла.

Останнім часом у зв'язку з ростом кількості дипломатичних представництв все більше посольств з цього питання направляють міністерствам закордонних справ замість особистих вербальні поти. У будь-якому із цих варіантів Міністерство закордонних справ підтверджує одержання ноти і формальності з призначенням тимчасового повіреного у справах на цьому закінчуються.

У тому випадку, якщо тимчасовий повірений має виїхати із країни, він також надсилає до Міністерства закордонних справ особисту або вербальну ноту, в якій повідомляє про свій від'їзд і називає прізвище нового тимчасового повіреного у справах. Відповідь МЗС на цю ноту, якою підтверджується її одержання, завершує формальності з новим призначенням.

3. Офіційна діяльність глави дипломатичного представництва в країні перебування пов'язана з врученням ним вірчих грамот. Безумовно, для цього потрібна відповідна підготовка за участю Міністерства закордонних справ країни його перебування. При приїзді глави представництва його зустрічає представник Міністерства закордонних справ - як правило, це шеф протоколу або його заступник. Представник МЗС вітає прибулого посла від імені міністра закордонних справ або уряду (залежно від місцевої практики). У день приїзду або наступного дня посол, якщо не було домовленості про візит під час його зустрічі, надсилає лист міністру закордонних справ, повідомляючи його про своє прибуття та про бажання нанести візит. Під час візиту міністру посол вручає йому копії своїх вірчих грамот і копії відкличних грамот свого попередника, а також текст своєї промови при врученні грамот(якщо це передбачено місцевим протоколом). Одночасно посол обумовлює візит главі держави для вручення вірчих грамот. Перший візит міністру закордонних справ вважається протокольним і звичайно буває коротким. Залежно від місцевої протокольної практики до візиту міністру посол може нанести візит шефу протоколу з метою одержання відомостей про порядок вручення вірчих грамот нанесення протокольних візитів після вручення вірчих грамот. Ніяких інших візитів до вручення вірчих грамот не передбачається. У тих країнах, де тільки відкривається представництво акредитуючої держави, можливий візит до вручення вірчих грамот дуайєну дипломатичного корпусу з тим, щоб одержати додаткову інформацію про місцеву протокольну практику.

Вручення вірчих і відкличних грамот відбувається в кожній країні згідно зі своїм протокольним церемоніалом. Але основні елементи його, які відповідають міжнародній практиці, такі: вірчі грамоти приймає глава держави у своїй офіційній резиденції (в Україні в Маріїнському палаці); на церемонії ї присутні високопоставлені представники з боку глави держави та міністерства закордонних справ; посла супроводжують члени дипломатичного персоналу посольства; при врученні можливий обмін промовами (але не скрізь); після вручення грамот глава держави дає послу так звану приватну аудієнцію (бесіда з послом); у деяких країнах, у тому числі в Україні, послу надаються військові почесті - у резиденції глави держави вишиковується почесний караул.

В Україні новоприбулий посол здійснює свій перший візит начальнику Управління державного протоколу, від якого довідується про порядок вручення вірчих грамот. Після цього він наносить візит міністру закордонних справ або його першому заступнику, щоб представитись і передати йому копії вірчих грамот, а також текст промови, яку він має виголосити під час вручення вірчих грамот Президенту.

Дуже урочисто проходить церемонія вручення вірчих грамот. До резиденції посла прибуває спеціальний автомобіль від глави держави, і начальник (або заступник) управління державного протоколу супроводжує посла до резиденції глави держави, де проходить церемонія вручення вірчих грамот. Перед резиденцією піднімаються прапори держави господаря і держави, яку представляє посол, шикується почесна військова варта. Начальник варти вітає посла, і вони разом обходять стрій, посол вітається з почесною вартою.

Посол прибуває для вручення вірчих грамот в установленій формі (костюм, дипломатична уніформа, фрак) або в національному одязі. Посла супроводжують співробітники посольства - радники, секретарі в темних костюмах, а військовий аташе у парадному мундирі.

Вручення вірчих грамот відбувається у парадній залі резиденції глави держави (в Україні - Біла зала Маріїнського палацу) в урочистій обстановці. Після короткої промови посол вручає вірчі грамоти, а глава держави запрошує його для фотографування і короткої бесіди. Після церемонії вручення можливе (якщо це передбачено протоколом) покладання квітів до одного з найшанованіших пам'ятників держави.

З моменту вручення вірчих грамот вважається, що посол приступив до виконання своїх службових обов'язків. Декілька слів щодо змісту вірчих та відкличних грамот. Вірчі грамоти - це документ, який свідчить про представницький характер дипломатичного представника та дає право на акредитацію його в іноземній державі. Вірчі грамоти підписує глава держави, що призначає дипломатичного представника, і адресуються вони главі держави, яка приймає дипломатичного представника.

Складовими елементами вірчих грамот є:

1. відповідність конституції чи іншому основному закону держави, яка приймає дипломатичного представника,

2. титулування глави цієї держави;

3. мотивування призначення дипломатичного представника в редакції, що висвітлює етап дипломатичних відносин між двома країнами;

4. ім'я, прізвище та ранг дипломатичного представника;

5. прохання вірити всьому тому, що він буде висловлювати від імені глави своєї держави чи від імені уряду.

Від слова “вірити” походить назва цих грамот: “вірчі”. Вірчі грамоти видаються главам дипломатичних представництв перших-двох класів: послам і посланникам, а також інколи спеціальним делегаціям, які направляються за запрошеннями в ту чи іншу країну на святкування проголошення незалежності чи вступу на посаду глави держави, а також для участі в траурних церемоніях тощо. Дипломатичному представникові III класу - постійному повіреному в справах - видаються не вірчі грамоти, а лист міністра закордонних справ на ім'я міністра закордонних справ країни, яка приймає цього дипломатичного представника.

Вірчі грамоти виписуються у двох примірниках. Оригінал вкладається у конверт, опечатується сургучною печаткою і вручається новим послом главі держави, якому адресовані вірчі грамоти під час офіційної урочистої церемонії. Завірена копія вірчих грамот вручається як офіційне свідоцтво про прибуття посла при першому відвідані ним міністра ЗС країни перебування.

Приблизно за 7-10 днів до від'їзду посла в країну призначення бажано, щоб він наніс протокольний візит главі дипломатичного представництва держави його призначення у своїй країні.

Вірчі грамоти мають характер загальних повноважень дипломатичного представника. В разі доручення дипломатичному представникові вести переговори з якогось питання і доручення підписати будь-яку угоду чи договір, йому видається для такого конкретного випадку повноваження від імені уряду.

Приклад із історії

Церемоніал вручення вірчих грамот іноземним послом Президенту країни має свій особливий протокол. У цьому документі обов'язково є ключова фраза: “Прошу (просимо) вірити всьому тому, що він матиме честь говорити від імені...”