Размещено на http://www.allbest.ru/

• Сучасні системи і методи управління матеріально - технічними ресурсами підприємства

Вступ

Актуальність теми. Протягом останніх років майже всі вітчизняні підприємства вичерпали можливість зростання за рахунок екстенсивних факторів і для продовження свого зростання потребують якісних змін. Однак більшість підприємств не мають достатніх фінансових ресурсів для здійснення капітального переоснащення. Значною мірою розв'язати дану проблему може використання власних внутрішніх резервів, а саме можливостей, які дає застосування інформаційних технологій та методів організації праці не виробничого персоналу. Актуальність даної роботи зумовлена необхідністю на практиці пошуку шляхів, які дозволять виявити ці резерви, а в разі виявлення і скористатись ними. Проблема управління матеріально-технічними ресурсами знайшла певне відображення в сучасній іноземній, вітчизняній та літературі радянських часів. Значна частина проблем досліджуваної теми знайшла своє відображення в підручниках логістики і сумісних дисциплін. Нажаль, література вітчизняних авторів з даної дисципліни своєю структурою, списком досліджуваних тем, характером їх, розкриття є майже повною копією літератури іноземних авторів. В сучасній літературі іноземних авторів, що присутня на нашому ринку велика увага приділяється теоретичним аспектам досліджуваних проблем, висвітлюються нові підходи які використовуються в управлінні, пропонуються нові методи організації роботи, описуються можливості, які дає застосування інформаційних технологій. Разом з тим, слід зазначити, що обсяг корисної практичної інформації, яка подана в даній літературі, є не достатнім для того, щоб оперуючи нею, була можливість вирішувати практичні завдання. Пропоновані нові методи організації і управління описуються відокремлено від інших факторів, що можуть вплинути на характер їх, застосування на практиці, недостатньо уваги приділяється роботі з безпосередніми виконавцями, недостатньо уваги приділяється опису методик, що дозволять показати економічних ефект від застосування того, чи іншого економічного нововведення, не враховується вітчизняна специфіка. В галузевій літературі радянських часів по деяким аспектам організації роботи представлена більш повна інформація, яку вже по можна застосовувати в практичній роботі. Однак в цілому через зміну характеру господарських зв'язків, що відбулася за цей час, не передбачення появи нових можливостей в управлінні, організації і головне і інформаційному забезпеченні вона в цілому є не актуальною.

Мета і завдання дипломної роботи. Мета роботи полягає в розробці механізмів, використання яких разом із інформаційними технологіями на практиці дозволить створити передумови, для того, щоб в подальшому здійснювати більш якісне управління матеріально-технічними ресурсами, визначати та підвищувати його ефективність.

Для досягнення цієї мети були поставлені та вирішені такі завдання:

1) Охарактеризувати сутність системи управління матеріально-технічними ресурсами;

2) Показати нові можливості, які дає використання нових організаційних форм взаємодії співробітників та нових інформаційних технологій;

3) Показати приклад реалізації заходу, виконання якого дозволить створити передумови для подальшого покращення системи управління матеріально-технічними ресурсами, по визначенню потреби у виробничих запасах;

4) Показати приклад реалізації заходу, виконання якого дозволить стимулювати співробітників підприємства до запровадження нових підходів по виконанню своєї роботи, по створенню системи матеріального заохочення співробітників складського господарства за допомогою інформаційних систем. Для цього необхідно визначити методи розрахунку премій та сформулювати методики контролю які дозволять уникнути чи зменшити загрози, які несе з собою неякісне виконання свої основних обов'язків працівниками складу;

5) Показати приклад реалізації заходу, виконання якого дозволить визначати ступінь позитивності впливу тих чи інших організаційних чи управлінських змін, по визначенню критеріїв ефективності роботи працівників відділу матеріально-технічного забезпечення за допомогою інформаційних систем;

6) Показати приклад реалізації заходу, виконання якого дозволить спростити та підвищити ефективність процесу управління матеріально-технічними ресурсами, по управлінню запасами матеріальних цінностей за допомогою інформаційних систем;

Об'єктом дослідження є сучасні системи і методи управління матеріально-технічних ресурсів підприємства ВАТ «».

Предметом дослідження є методичні положення та методи управління і організації, що впливають на систему управління матеріально-технічними ресурсами підприємства.

Наукова новизна одержаних результатів. Найвагоміші результати, що характеризують наукову новизну дослідження, полягають у такому:

удосконалено:

1) процес організації нормування в інформаційних системах за рахунок чіткої регламентації дій всіх співробітників, які включені в реалізацію даного проекту;

набуло подальшого розвитку:

1) Методологія оцінки рівня складських запасів;

2) Методологія визначення категорій витрат;

3) Модель визначення дефіцитних матеріалів;

4) Методи постачання та визначення потреб;

4) Процес відбору постачальників, проведення АВС аналізу;

запропоновано:

1) систему матеріального стимулювання співробітників, що займаються формуванням норм в інформаційних системах. Запропонована методика передбачає оцінку за допомогою інформаційної системи, як якості так інтенсивності робіт;

2) систему матеріального стимулювання співробітників складського господарства за допомогою інформаційних систем. Майже кожен посадовий обов'язок співробітників складського має свої критерії оцінки, які можуть фіксуватись в інформаційній системі на основі зафіксованих даних і проводиться розрахунок розміру заохочення;

3) запропоновано метод АВС - аналіз визначення потреб у виробничих запасах.

4) запропоновано метод відбору постачальників з допомогою інформаційних систем.

Практичне значення одержаних результатів. Практичні результати дослідження можуть за певної модифікації використовуватися на підприємствах харчової промисловості. Частково результати дослідження впроваджені на підприємстві ВАТ “…” де працівниками підприємства застосовуються наведені в роботі методики по проведенню процесу нормування в інформаційній системі, працівники відділу матеріально-технічного забезпечення також починають використовувати в своїй роботі деякі положення роботи. Використання наведених в роботі систем матеріального заохочення дало змогу прискорити темпи адаптації працівників підприємства до нових умов роботи. Структура і обсяг роботи: вступ, три розділи, висновки та пропозиції, список посилань, додатки; робота має 139 сторінки, 23 таблиць, 14 рисунків, 8 формул. список посилань із 41 найменувань. Управління як шлях підвищення ефективності використання матеріально - технічних ресурсів.

1. Система управління матеріально-технічними ресурсами

Сутність управління матеріально-технічними ресурсами полягає в управлінні (плануванні, організації і контролі) матеріальними, інформаційними та іншими потоками, які орієнтовані на ефективне використання потенційних можливостей, засобів і зусиль для вирішення комплексу задач пов'язаних з багатьма аспектами роботи організації. Щоб здійснювати ефективне управління матеріально-технічними ресурсами необхідно розв'язувати питання покращення планування, обліку і використання матеріально-технічних ресурсів, ритмічності постачання контролю та реалізації, нормуванню запасів, покращення складського господарства та інших важливих питань. Іншими словами здійснення ефективного управління матеріально-технічними ресурсами необхідно розробити визначений інструментарій, що дозволяє досягти поставлених цілей.[2]

Першою складовою цього інструментарію є планування. Планування - процес прийняття рішень на підставі чекань, - що дозволяє досягти очікуваних результатів шляхом впливу на складну сукупність взаємно незалежних механізмів. У процесі стратегічного планування повинні прийматися рішення загальною метою яких повинне бути досягнення такого способу організації діяльності підприємства, що дозволить об'єднати зусилля різних одиниць, котрі виробляють і реалізують товари і послуги, з метою оптимізації фінансових, матеріальних і трудових ресурсів, які використовуються фірмою для реалізації своїх економічних цілей. Для оптимального розподілення і використання матеріально-технічних ресурсів з мінімальними витратами засобів проводиться планування матеріально-технічного постачання. При розробці планів постачання підприємств необхідно вибрати постачальників, спланувати шляхи зменшення витрат на транспортування продукції матеріально-технічного призначення , вибір оптимального співвідношення транзитних і складських поставок, формування необхідних матеріальних запасів та інше.

Показники плану матеріально-технічного забезпечення необхідні і використовуються для розробки планів фінансування, кредитування і використання оборотних засобів підприємства. Таким чином, без плану матеріально-технічного забезпечення не може розроблятися жоден розділ плану генерального розвитку підприємства. Плани матеріально-технічного забезпечення можна охарактеризувати в залежності від терміну дії, рівню планування, номенклатури продукції, що вноситься в плани. На служби постачання покладаються функції планування матеріально-технічного постачання. При цьому виконуються необхідні розрахунки та обґрунтування потреб в матеріально-технічних ресурсів. Планування здійснюється по всій номенклатурі матеріальних ресурсів, які споживаються підприємством. При необхідності комплектування продукції, відділ постачання проводить розрахунок потреби в виробах і обладнанні. При визначенні потреб в матеріальних ресурсах необхідно враховувати організаційно-технічні заходи по використанню економічних видів матеріалів, вторинних матеріалів, паливних ресурсів та відходів виробництва. Для розробки плану матеріально-технічного забезпечення необхідно враховувати дані аналізу використання матеріально-технічних ресурсів, обсяги виробництва продукції по асортименту і номенклатурі, науково обґрунтовані норми витрат матеріальних ресурсів, обсяги будівельно-монтажних робіт. Чітке визначення потреб в матеріально-технічних ресурсах з урахування змін запасів, з розробкою завдань по всім підрозділам підприємства з економії ресурсів, збору і використанню залишків виробництва, є необхідною умовою удосконалення плану матеріально-технічного розвитку. В процесі управління матеріально-технічними ресурсами найбільш часто здійснюється оперативне планування. Оперативне планування являє собою засіб регулювання і контролю дій співробітників підприємства які так чи інакше займаються процесом управління матеріально-технічними ресурсами. Задача оперативного планування полягає в забезпеченні максимально ефективного використання ресурсів і засобів, що направляються на задоволення поточних потреб. Головною складовою в процесі планування є збір і обробка інформації. Якісне планування неможливе без цілісної системи по керуванню інформацією, стикуванню її елементів і залученню їх для досягнення цілей фірми, контролем за використанням засобів.[7]

В ході здійснення планування матеріально-технічного забезпечення необхідно велику увагу приділяти раціональному використанню матеріально-технічних ресурсів. Шляхи раціонального використання матеріально-технічних ресурсів будуть показані на малюнку.

Рисунок 1.1 Основні напрямки ефективного використання матеріально-технічних ресурсів

Розрахунок потреб в матеріально-технічних ресурсах є основним етапом планування матеріально-технічного забезпечення. Розрахунок потреби в матеріальних ресурсах на підприємствах повинен базуватись на детальних планах виробництва та індивідуальних нормах витрат матеріально-технічних ресурсів на виріб чи роботу. Для переходу до більш достовірного потреб в матеріально-технічних ресурсах та удосконалення за рахунок цього матеріально-технічного постачання необхідна робота по організації нормування. В комплексі заходів по удосконаленню матеріально-технічного забезпечення розробка прогресивних норм, орієнтованих на скорочення необхідних витрат і зниження собівартості кожного виробу, має особливе значення. Розробка норм повинна передбачати: запровадження передових прийомів і методів роботи по ефективності використання матеріально-технічних ресурсів в виробництві; стимулювання освоєння новітньої техніки, покращення якості роботи, перегляд норм по мірі розвитку техніки і прогресивних технологій. Всі норми повинні бути прогресивними та розроблятися з урахуванням передових засобів нормування. Основним джерелом формування нормативної бази прямих матеріальних витрат є технічна документація, розроблювальна у виробничому, технічному і кошторисному відділах. Розробка основних груп норм і нормативів, до котрих відносяться норми і нормативи витрат запасів сировини, матеріалів, палива, необхідна для розробки планів матеріально-технічного забезпечення, планів розвитку і капітального будівництва, планів підвищення ефективності виробництва. При визначенні потреб в різних матеріальних ресурсах повинні враховуватись певні особливості, які характеризують їх властивості і особливості споживання. Так при визначенні потреб в обладнанні необхідно враховувати шляхи його використання. Потребу в обладнанні слід визначати з урахуванням нормативних термінів роботи, планів заміни обладнання, техніко-економічних розрахунків і аналізу використання обладнання з точки зору більш повного його завантаження. До основних напрямів раціонального використання обладнання відноситься: повне укомплектування продукції що випускається, заміна того обладнання, що прийшло в непридатність через моральне старіння або фізичне старіння. Для покращення матеріально-технічного забезпечення і підвищення ефективності використання обладнання необхідно при аналізі фактичного використання наявного обладнання звертати увагу на підвищення змінності його роботи, зниженню позапланових простоїв, технічний стан і проведення модернізації. Крім розробки норм велика увага повинна приділятися пошуку відхилень від норм. Аналіз відхилень від норм дозволяє приймати оперативні заходи по усуненню зайвих витрат та закріпленню досвіду економії.[4]

Для чіткої організації забезпечення матеріально-технічними ресурсами необхідно проводити аналіз можливих джерел задоволення потреб і розрахунок забезпечення по кожному з них. До таких основних джерел відносяться: очікувані залишки матеріальних ресурсів на початок планового періоду, грошові засоби які виділяються підприємством під придбання матеріалів, внутрішні джерела постачання, а також власне виробництво. Маючи розрахункові дані потреб в матеріалах і кількісні характеристики по джерелам їх задоволення , можна отримати баланс матеріально-технічного забезпечення. Матеріали, які можна отримати в результаті мобілізації внутрішніх джерел, включають в себе відходи власного виробництва, відходи інших виробництв, повторне використання матеріалів і виробів за рахунок ремонту або відновлення, замінники, матеріали, що вдалося зекономити покращивши технологію або організацію виробництва.

Дуже важливою ланкою інструментарію по підвищенню якості управління є покращення ритмічності постачання і реалізації. Матеріально-технічне забезпечення можна розглядати як єдиний процес і як сукупність окремих процесів. В другому випадку можна випадку можна говорити о ритмічності надходжень сировини і матеріалів на склади підприємств. Однією з основних цілей матеріально-технічного забезпечення є забезпечення матеріально-технічними ресурсами підприємства в необхідній кількості, асортименті і в заплановані строки. Тому під ритмічністю поставок слід розуміти своєчасне та повне забезпечення підприємства сировиною, матеріалами і комплектуючому виробів в відповідності з оперативними потребами і планом матеріально-технічного забезпечення. Як показують дослідження, неритмічне постачання є однією з важливих причин які негативно впливають на роботу виробничих підрозділів. Обсяг виробничих запасів здобуває важливе значення при плануванні і залежить від різних умов котрі включають в себе обсяги споживання, швидкість, регулярність та надійність постачання, а також складові витрат пов'язані з постачанням. Неритмічні поставки сировини, матеріалів комплектуючих виробів призводять в основному до двох основних видів втрат: втрати від іммобілізації засобів в виробничих запасах, витрати від дефіциту матеріальних ресурсів. При відсутності необхідних для виробництва матеріалів, працівники підприємства в першу чергу шукають заміну матеріалів в цьому випадку підприємство несе втрати внаслідок їх придбання та додаткової обробки. Надалі при збереженні дефіциту втрати будуть зростати , оскільки воно буде вимушено перейти до більш дорогих методів компенсації наслідків дефіциту (переналадка обладнання, оплата простоїв роботи працівників. Якщо дефіцит буде зберігатися, то втрати ще більше зростуть. Отже, тривалість дефіцитної ситуації суттєво впливає на рівень втрат.

Рисунок 1.2 Графік зміни втрат від дефіциту матеріально-технічних ресурсів

Для підвищення ефективності матеріально-технічного постачання необхідно проводити облік і аналіз всіх факторів, які впливають на процесів забезпечення підприємства матеріально-технічними ресурсами. Ігнорування або недооблік тих або інших факторів веде до диспропорцій, порушення ритмічності постачання сировини, матеріалів, комплектуючих виробів. В практиці роботи відділу матеріально-технічного забезпечення використовуються і інші засоби підвищення ритмічності поставок. З цією ціллю удосконалюються методи планування матеріально-технічного забезпечення, нормування запасів сировини, обліку складських запасів, контролю за реалізацією виділених матеріальних цінностей, застосовують методи прогнозування. Крім того запроваджуються економічні важелі впливу на ритмічність і забезпечення сировиною, матеріалами і комплектуючими виробів, удосконалюється договірно-правовий механізм, механізм матеріального стимулювання. Проводиться також робота по автоматизації управління постачанням, по впровадженню прогресивних переміщення вантажів, розвитку складського господарства.[6]

Ще одним з можливих шляхів підвищення ефективності роботи по управлінню матеріально-технічними ресурсами є робота з постачальниками. Складовою роботи постачальниками є робота по удосконаленню обліку і головне контролю за поставками. Задача обліку і контролю за надходженням матеріальних ресурсів важлива тоді коли існує багато партнерських зв'язків і на підприємстві використовується багато різних матеріалів і комплектуючих виробів. Необхідно зазначити, що задачі обліку та контролю за надходженням матеріалів залежать від специфіки виробничої підприємства і здійснюються в тісному взаємозв'язку з іншими відділами підприємства. Щоденний контроль за виконанням договірних умов по поставкам дозволяє відхилення в ході виконання договірних зобов'язань по поставкам продукції. У випадку недопоставки матеріалів відділ постачання готує матеріали по пред'явленню претензій підприємствам які порушили договірні зобов'язання. Для своєчасного та повного отримання сировини, матеріалів, і комплектуючих виробів встановленої якості важливо забезпечити чітку взаємодію відділів матеріально-технічного забезпечення з юридичними службами підприємства. Для запобігання зайвих витрат в відділах постачання необхідно проводити оцінку постачальників продукції по якості, сортності, обсягу, номенклатурі, асортименту, своєчасності та ритмічності поставок. Якщо продукція не відповідає договірним умовам відділ постачання також готує матеріали по пред'явленню претензій підприємствам які порушили договірні зобов'язання.

Якісне управління матеріально-технічними ресурсами не можливе без проведення аналізу за використанням матеріально-технічних ресурсів. Для всіх виробничих об'єднань необхідні оборотні засоби, котрі функціонують у виді виробничих запасів, незавершеного виробництва, готової продукції. Для служб постачання першочергову роль займає аналіз виробничих запасів, оскільки вони забезпечують безперервність виробничого процесу. Наприклад, занадто високий рівень запасів матеріальних ресурсів збільшує рівень витрат на утримання запасів, зменшує оборотність і ефективність використання оборотних запасів. Однак виробничі запаси слід формувати таким чином, щоб фактори які будуть перераховані далі не відобразились на ритмічності постачання. Тому для покращення процесу управління матеріально-технічними ресурсами необхідно застосовувати методи нормування і управління виробничих запасів. Нормування матеріальних запасів необхідно проводити для визначення його мінімального рівня. При формуванні мінімального нормативного рівня виробничих запасів необхідно враховувати організаційно-технічні та економічні умови матеріально-технічного забезпечення виробництва. Мінімальний нормативний рівень виробничих запасів повинен змінюватись, оскільки можуть змінюватись фактори, що впливають на його на його формування, крім цього ця норма повинна забезпечувати безперервність та ритмічність виробничого процесу та стимулювати до пошуку резервів економії матеріально-технічних ресурсів. [18]



Рисунок 1.3 Класифікація факторів, що впливають на формування виробничих запасів.

Одним з основних організаційно-економічних факторів економії матеріально-технічних ресурсів є удосконалення обліку і аналізу використання сировини і матеріалів в виробництві. Отримана в основі достовірного обліку об'єктивна інформація по використанню матеріальних ресурсів дозволяє службам постачання в ході аналізу виявити найбільш важливі напрямки економії. Щоб максимально ефективно здійснювати управління матеріально-технічними ресурсами необхідно першочергово здійснювати облік і аналіз виділених матеріально-технічних ресурсів за наступними напрямками:

- Обґрунтування розрахунків потреб в матеріально-технічних ресурсах;

- Забезпеченість потреб матеріально-технічних ресурсах;

- Відповідність фактичного отримання матеріалів і сировини оперативним потребам в них та плану матеріально-технічного забезпечення по обсягах, термінах, асортименту, комплексності;

- Структура матеріально технічних ресурсів по видам постачання;

- Виконання завдань по середньому зниження норм витрат матеріалів по виробам;

- Відповідність фактичних витрат матеріальних ресурсів встановленим нормам витрат;

- Кількість і якість встановлених норм витрат матеріальних ресурсів;

- Відхилення фактичного рівня витрат від планового;

- Ступінь використання матеріально-технічних ресурсів;

- Зміна середнього рівня виробничих запасів;

- Оборотність запасів матеріальних ресурсів.

При здійсненні обліку, аналізу і управлінні матеріально-технічними ресурсами слід широко використовувати новітні технології.

Останнім інструментарієм в управлінні матеріально-технічними ресурсами який буде розглянуто в роботі є ефективна організація складського господарства.

Склад -- це спеціальне стаціонарне або рухоме приміщення, вмістилище або інше місце зосередження матеріальних цінностей . Сучасний великий склад -- це складна технічна споруда, яка складається з взаємозалежних елементів, має певну структуру і виконує функції транзитного пункту, місця сортування, розподілу та накопичення вантажів. Процес складування полягає в розміщенні та укладанні вантажу на збереження. Основний принцип раціонального складування -- ефективне використання обсягу зони збереження. [15]

Здійснювані на матеріальних складах роботи можна звести до наступних основних операцій: приймання матеріалів, їх розміщення , зберігання, підготовка до виробничого споживання, відпустка виробничим і іншим ділянкам підприємства й облік матеріальних цінностей. Правильна організація зберігання повинна забезпечити кількісне і якісне збереження запасів, раціональне їх розміщення, простоту обліку запасів, постійне поновлення запасів і безпечні методи роботи. Зберігання може проводитись в штабелях, стелажах тощо; на відкритих площадках, під навісом, в закритих складах (які опалюються і не опалюються) тощо. Умови зберігання конкретних видів продукції (температура, відносна вологість повітря, необхідність захисту від впливу прямих сонячних променів, пилюки, вологи тощо) визначаються в нормативно-технічній документації, технічних умовах, державних стандартах тощо та вказуються в маркуванні. Для забезпечення нормальної роботи підприємства дуже важливо організувати оперативне регулювання запасів. З цією метою встановлюється контроль за станом гарантійних запасів на складах. Якщо частина гарантійних запасів починає видаватися в виробництво, то це служить сигналом того, що нормальний хід виробництва може бути порушений. В такому разі ставлять до відома органи матеріально-технічного постачання. Таку ж реакцію повинні викликати факти перевищення розмірів запасів, встановлених по категоріях матеріальних ресурсів. Таким чином, склади не тільки виконують функції збереження і підготовки матеріалів до їх видачі у виробництво, але і допомагають оперативно регулювати споживання.[26]

1.1 Організаційні системи взаємодії підрозділів підприємства і їх вплив на процес управління матеріально-технічними ресурсами

Постійна перебудова роботи великого промислового підприємства під впливом НТП і конкуренції нерозривно пов'язана з переміщенням значних обсягів товарно-матеріальних цінностей, порушенням існуючої і формуванням нової системи взаємозв'язків між різними функціональними ланками, переорієнтацією виробничих, збутових і постачальницьких підрозділів, що вимагає оперативного вирішення великої кількості складних, конфліктних проблем, які виникають на всіх рівнях управління.

Необхідність прийняття рішень у найкоротші строки, із залученням великої кількості спеціалістів значно збільшує навантаження як на функціональних керівників середньої ланки, так і на вищий рівень управління організацією.

Можна виділити два основних напрямки удосконалення координації в підсистемі управління ресурсами, що забезпечують роботу на підприємстві. Перший - це посилення взаємодії між різними функціональними ланками, а другий - досягнення необхідного рівня координації за допомогою організаційних перетворень в структурі підприємства. Ці напрямки, як правило, на практиці не протиставляються один одному, а розвиваються паралельно, доповнюючи один одного, причому їх оптимальне співвідношення розглядається як необхідна умова успіху при формуванні підсистеми управління матеріальним потоком. Важливою задачею при формуванні підсистеми є також забезпечення такого балансу між процедурними і організаційними механізмами, який у найбільшій мірі відповідав би умовам даного підприємства.[2]

Функції управління певними аспектами діяльності підприємства реалізуються в певній організаційній структурі системи, під якою потрібно розуміти якісно визначений, відносно стійкий порядок функціональних зв'язків між її ланками.

Дослідження генезису організаційних структур систем управління показує, що для синтезу ефективної організаційної структури більшості систем необхідні такі умови:

1) виділення необхідних і достатніх ключових управлінських функцій;

2) виокремлення ланок системи за функціями управління, які необхідні для реалізації основної мети даної системи;

3) наявність стійких відносин (координації, інтеграції, узгодження) між відокремленими ланками управлінської системи.

Особливістю такої системи є те, що майже кожна її ланка - це синтез об'єкту і суб'єкту управління, причому окремі ланки можуть являти собою функціонально відокремлені підсистеми, які мають свої цілі і критерії ефективності роботи. Однак, при цьому досягнення стратегічної цілі системи повинно бути забезпеченим за рахунок необхідного рівня інтеграції, координації і директивного управління на вищому рівні, який може бути реалізованим у вигляді відділу логістики, системного адміністратора, інтегрального менеджера тощо.[24]

Удосконалення планових і контрольних процедур в процесі управління матеріальними потоками часто проводиться одночасно з організаційною перебудовою служб, які залучені до управління , з метою консолідації управлінських зусиль на пошук найкращого рішення проблем, які виникають в цій сфері. Це призводить до утворення нових організаційних механізмів координації і контролю, що інтегрують зусилля функціональних ланок, які раніше виконували свої функції у значній ізольованості одна від одної. Найбільш широкого розповсюдження набули три різновиди організаційних механізмів:

перший - коли формуються спеціальні функціональні ланки, в яких контролюються всі або більша частина планових, адміністративних і контрольних функцій, які регламентують рух матеріального потоку через підприємство і потребують координації. Цей шлях отримав найбільш широке визнання на практиці;

другий - коли призначається спеціальний керуючий або група координації, основною задачею яких є координація процесу прийняття рішень по управлінню матеріальним потоком в основних функціональних блоках;

третій - коли створюються матричні механізми, які базуються на подвійному підпорядкуванні ланок, від яких залежить ефективне управління матеріальним потоком. Використання програмно - цільових механізмів має за мету не лише забезпечити високий рівень внутрішньо функціональної координації, що має місце при формуванні спеціалізованого органу в межах лінійно-функціональної структури, але і вирішити проблему між функціональної взаємодії.[30]

Відповідно до специфіки питань, які виникають на підприємствах при формуванні відділу управління матеріальним потоком, існує велика кількість модифікацій внутрішньої структури таких підрозділів. В той же час всі ці варіанти базуються на загальній моделі і орієнтовані на вирішення схожих питань.

Характерними є три найбільш загальних варіанти структури апарату управління товарно-матеріальним потоком за функціональною ознакою.

Перший варіант найчастіше використовується на підприємствах, які виготовляють продукцію промислового призначення, і орієнтований на підвищення ефективності використання сировини і матеріалів на стадії постачання і в процесі обробки. До основних проблем тут слід віднести: необхідність постійного узгодження роботи постачальницьких і виробничих підрозділів, забезпечення оперативного регулювання руху матеріального потоку через виробничі ланки, організації зберігання і контролю за використанням матеріальних ресурсів на всіх етапах їх руху. Структура, яка орієнтована на вирішення цих проблем, формується, як правило, із трьох функціональних ланок: планування і контроль використання ресурсів, постачання, зберігання і контроль запасів. [32]

В першій концентруються планові і координуючі функції, в другій вирішуються задачі постачання виробництва, в третій здійснюється контроль і регулювання руху товарно-матеріального потоку в цілому. Другий варіант структури відділу управління матеріальним потоком найчастіше застосовується на підприємствах, які виготовляють широкий асортимент продукції і обслуговують велику кількість споживачів. Такі підприємства стикаються в першу чергу з проблемами зберігання готових виробів в системі збуту, виконання великої кількості замовлень на обслуговування і доставку продукції.

Перші два підходи до побудови апарату управління товарно-матеріальним потоком базуються на організаційному поділі функцій підрозділів підприємства.

При цьому головна увага приділяється впорядкуванню всього процесу управління матеріальними цінностями на відповідних етапах їх руху. Однак, враховуючи велику різноманітність проблем, які виникають у цій сфері, вони вимагають для свого вирішення постійної координації і узгодження дій всіх підрозділів, крізь які проходить матеріальний потік. При цьому численні підприємства змушені йти на створення повністю інтегрованих організаційних механізмів. Такі механізми доцільно використовувати виробничим підприємствам, які, незалежно від профілю своєї роботи, стикаються з безліччю взаємопов'язаних і, водночас, різних проблем, що потребують координації дій усіх підрозділів, через які проходить матеріальний потік. В процесі руху матеріального потоку розробляються графіки та маршрути переміщення в ході обробки матеріалів, здійснюється доставка готової продукції. Основна увага приділяється забезпеченню тісної взаємодії між постачальними і виробничими ланками. Таким чином, відділ управління матеріально-технічними ресурсами - це організаційний механізм зниження витрат, що виникають в основному на етапах матеріально-технічного забезпечення і виробництва. [19]

Кожна ланка такої структури достатньо самостійна, однак усі вони діють як єдиний комплекс. Усі координуючі та контрольні функції сконцентровані в підрозділах, підпорядкованих управляючому матеріальним потоком. Приклад структури управління матеріально-технічними ресурсами подано на рис.

Рисунок 1.4 Приклад структури управління матеріально-технічними ресурсами

Важлива особливість даного підходу полягає в тому, що у єдиному органі концентруються всі функції управління матеріальним потоком на підприємстві, тобто об'єднуються планові, управлінські і контрольні функції, які регламентують рух даного потоку. Таким чином забезпечується координація роботи всіх управлінських ланок, і на цій основі досягаються найкращі показники використання ресурсів які забезпечують роботу підприємства.[11]

В зарубіжній практиці формування організаційних управлінських структур відбувається в напрямку від вертикальної до горизонтальної організації. При цьому формуються, як правило, матричні, програмно і процесно-орієнтовані оргструктури та групи персоналу підприємства (самостійно керовані робочі групи - СКРГ), які реалізують задані цільові настанови на певних горизонтальних рівнях (див. рис. ).

Рисунок 1.5 Децентралізована програмно-орієнтована оргструктура системи управління.

Горизонтально орієнтовані організаційні структури відрізняються від звичайних вертикальних ієрархічних структур такими основними ознаками:

- організаційною побудовою навколо проекту (процесу);

- збалансованою по рівнях (задачах) ієрархічністю;

- використанням персоналу кожного горизонтального рівня для вирішення управлінських задач;

- максимізацією зв'язків між ланками системи у одному каналі;

- високим рівнем інформованості управлінського персоналу і безперервним підвищенням його кваліфікації;

- заохоченням ініціативи персоналу в удосконаленні управлінських процесів.

На етапі процесової і функціональної інтеграції за кордоном широке розповсюдження отримали матричні організаційні структури. Подібна побудова структури управління на підприємстві ніби „покриває” вертикальними функціональними потоками повноважень певні проекти і програми. В матричних структурах інтегральний менеджер (адміністратор) відповідає за організацію системи, координацію її взаємодії з функціональними сферами діяльності, а також формування горизонтального потоку управління і прийняття рішень.[6]

Організаційні структури можуть бути створені в залежності від видів діяльності, наприклад, матеріально - технічного забезпечення, транспортно - експедиційних операцій, транспортного процесу та ін. В кожний з цих підрозділів входять групи або окремі юридичні особи, зайняті виконанням операцій, пов'язаних із закупівлями, постачанням матеріалів, регулюванням процесів перевезень, визначенням потреби в матеріалах та ін.

Достатньо раціональним є створення централізованого відділу логістики, тим більше, що на підприємствах України подібна структура існує. В ній концентрується більшість функцій по управлінню матеріально-технічними ресурсами (і не тільки ними) в єдиний блок із загальним управлінням і відповідальністю. Мета створення відділу логістики полягає в стратегічному управлінні усіма матеріальними потоками з метою максимізації прибутку підприємства в цілому.

Відмітимо, що створення відділу логістики як окремого структурного підрозділу підприємства, з подальшим внутрішнім поділом на структурні одиниці доцільне лише для великих підприємств, до яких відноситься, наприклад, більшість підприємств машинобудівної галузі. Якщо ж говорити про невеликі підприємства, то така складна структура відділу логістики, як це представлено на рис.1.6, для них буде невиправданою.[6]

Слід зазначити, що розвиток лінійно-функціонального апарату управління матеріальними ресурсами є в даний час основним напрямком удосконалення організаційної структури у цій сфері. Цей процес включає не лише об'єднання в спеціалізованих відділах всіх функцій по управлінню матеріальним потоком на підприємстві, але і, що є найважливішим, їх орієнтацію на виконання широкого кола функцій, які виходять за межі постачання. Тим самим вони залучають керівника відповідного відділу до роботи по підвищенню загальної ефективності управління.

В той же час, недоліки структур функціонального типу проявляються найбільш явно в умовах підвищеної динамічності їх функціонування і не дозволяють забезпечити ефективне управління матеріально-технічними ресурсами на підприємствах, які здійснюють постійну перебудову своєї діяльності. Це вимагає пошуку і впровадження більш гнучких організаційних і управлінських механізмів. Перспективним напрямком розвитку організаційних форм управління матеріально-технічними ресурсами, особливо на підприємствах, що діють в умовах підвищеної невизначеності, є використання програмно-цільових механізмів.

Формування програмно-цільових структур для управління матеріальним потоком можна будувати на основі загальних методичних рекомендацій і принципів організаційного проектування.

Слід підкреслити наявність значних можливостей удосконалення лінійно-функціональних структур за рахунок створення координаційних механізмів. В сфері управління матеріально-технічними ресурсами це, в першу чергу, удосконалення системи планування, розподілу і контролю коштів, вкладених в ресурси, використання різного роду економічних механізмів. Важливе місце займають створення спеціальних штабних органів, а також призначення спеціальних керуючих-координаторів. Спеціалісти з питань логістики вважають, що створення таких координуючих механізмів дозволяє в багатьох випадках забезпечити збалансоване функціонування апарату управління. Такі механізми можуть діяти досить ефективно на невеликих і середніх підприємствах з серійним і велико-серійним виробництвом. Однак недоліки, які притаманні структурам функціонального типу, не дозволяють їх використовувати в сфері управління матеріально-технічними ресурсами у всіх випадках. [2]

1.2 Задоволення інформаційних потреб в процесі управління матеріально-технічними ресурсами підприємства

Багато проблем українських підприємств є не тільки наслідком впливу зовнішніх факторів, але і результатом внутрішніх протиріч: громіздкої організаційної структури, негнучкості виробництва, слабкої орієнтації на споживача, неефективного менеджменту, недостатньо чітких стратегічних і тактичних цілей підприємства.

У пошуках шляхів виходу з даної ситуації керівники часто забувають, що живуть у світі, побудованому на комп'ютерах, мережах і високих технологіях. У результаті цього застосовуються стандартні підходи, які базуються на скороченні витрат: звільнення працівників, згортання виробництва, зменшення заробітної плати (або її невиплати), перехід до більш простих і менш витратних схем виробництва чи надання послуг. Новий час вимагає застосування нових інструментів здійснення підприємницької діяльності. Інформаційні технології розвиваються настільки швидко, що речі, які здавалися практично неможливими ще десять років тому (цифровий стільниковий зв'язок, компактні пристрої для запису великих обсягів інформації), зараз є доступними практично для кожного школяра.[22]

Сьогоднішня вимога -- максимальна гнучкість виробництва з метою задоволення потреб споживачів, що в умовах конкуренції призводить до скорочення життєвого циклу продукції. Тому конкурентоспроможність підприємств у сучасних умовах значною мірою залежить від спроможності забезпечити прийнятний рівень обслуговування споживача при мінімально можливих витратах, чи, навпаки, забезпечити максимально можливий рівень обслуговування споживача при прийнятному рівні сумарних витрат. Очевидно, що корисне і для споживача, і для виробника вирішення цієї дилеми вимагатиме пошуку джерел компенсації зростаючих складових витрат, пов'язаних із забезпечення кращого обслуговування споживачів, зменшенням інших складових сумарних витрат. Одним з таких джерел можна розглядати інформацію, тому що вона може бути як повноцінним субститутом матеріальних, фінансових і часових витрат: завдяки ефективному інформаційному забезпеченню управління, можна не тільки ліквідувати зайві витрати коштів і часу, але й раціоналізувати їх рівень та структуру. При сучасних можливостях в інформаційних потоках можна відображати різноманітну інформацію яка стосується багатьох питань в тому числі і питань які виникають в процесі управління матеріально-технічними ресурсами. І навпаки, застосування в управлінні підприємством, неможливе без вдосконалення інформаційного забезпечення управління підприємством, використання для цих цілей сучасних та адекватних засобів збору та обробки інформації. Передусім це викликано гострою потребою в інформації, яка відображає внутрішній фактичний стан справ на підприємстві та зовнішнє середовище. Ця інформація слугує основою для розробки стратегії і тактики управління, подальшого контролю за їх реалізацією, прийняття обґрунтованих управлінських рішень.

Інформаційне забезпечення -- це підтримка засобами систем баз даних і баз знань процесів управління, технології, навчання, наукових досліджень.

Інформаційне забезпечення -- найважливіший елемент системи управління витратами на підприємстві. Його основне призначення -- якісне інформаційне обслуговування спеціалістів різних служб шляхом надання достовірної, своєчасної та достатньої інформації. Інформаційне забезпечення управління матеріально-технічними ресурсами є складовою загального інформаційного забезпечення сучасних багаторівневих розподілених систем обробки даних на підприємствах і водночас враховує особливості розв'язання задач з управління. Організація інформаційного забезпечення залежить від особливостей підприємства і методів управління, від складу об'єктів предметної області, побудови алгоритмів обсягів даних, що використовуються при розв'язанні задач, сукупності інформаційних потреб і вимог користувачів системи.

В наступній таблиці будуть наведені основні завдання які вирішуються в процесі організації інформаційного забезпечення.[35]

Таблиця №1.1 Основні завдання, що виникають в процесі організації інформаційного забезпечення

Завдання
- захист інформації;
- забезпечення доступу до інформації;
- зберігання інформації;
- збір інформації;
- обробка даних, пов'язаних з матеріальними потоками;
- створення єдиної бази даних;
- уніфікація інформації по всьому підприємству;
- формування і удосконалення системи інформаційного забезпечення управління

Відомо, що основні інформаційні потреби управління на підприємстві полягають в отриманні відповідної та своєчасної інформації про матеріальні, інформаційні, кадрові та фінансові потоки в середині підприємства та між ним і його контрагентами у формалізованому вигляді за будь-яких умов функціонування. Виходячи із наведених вище даних, можна сказати, що інформаційне забезпечення управління необхідно реалізувати в межах існуючої на підприємстві системи управління. Однак систем управління виробничими підприємствами у світі створено досить багато. Сьогодні найпоширенішими є дві системи, що базуються на логістичній концепції і де-факто вже стали стандартами: MRPII і ERP. Вони є наборами загальних правил, сформульованих відповідно на початку 1980_х і 1990-х років Американською спілкою з управління виробництвом і запасами (American Production and Inventory Control Society, APICS). Згідно з цими правилами повинні здійснюватися планування і контроль різних стадій виробничого процесу: визначення потреб у сировині, закупівля, завантаження потужностей, розподіл ресурсів тощо.

У сфері виробництва розрізняють системи двох видів управління матеріально-технічними ресурсами: “ті, що штовхають” (push system), тобто система організації виробництва, в якій деталі і напівфабрикати подаються з попередньої технологічної операції на наступну за “завчасно” сформованим жорстким графіком, та “ті, що тягнуть” (pull system), тобто система організації виробництва, в якій деталі та напівфабрикати подаються на наступну технологічну операцію з попередньої в міру необхідності без жорсткого графіка.

Система MRP -- це система організації виробництва і матеріального постачання, яка належить до класу систем, “що штовхають”. Система MRP була розроблена в 1960-х роках і використовує формальні методи прийняття рішень за допомогою методів дослідження операцій.

ERP (Enterprise Resource Planning -- планування ресурсів підприємства) -- це сучасніша система, що є розвитком MRPII. Вона дозволяє відслідковувати не тільки виробничі, але і всі інші ресурси підприємства (фінансові, збутові тощо).

Управління будь-якою діяльністю підприємства пов'язане з виконанням значної кількості обчислювальних операцій, прогнозуванням та оптимізацією важливих показників, розглядом значної кількості варіантів і вибором найдоцільнішого з них. Можливість формалізації переважної кількості задач з управління підприємством, використання сучасних економіко-математичних методів і моделей для розв'язання слабо структурованих задач забезпечують ефективність використання автоматизованих систем збирання, передавання, накопичування та обробки інформації.[26]

MRP на базі комп'ютерних технологій у режимі реального часу було вперше розроблено в 1984 році. Сьогодні на світовому ринку представлено вже кілька тисяч автоматизованих систем управління підприємством -- локальних та інтегрованих, індивідуальних і тиражованих. Тільки близько 500 з них є корпоративними системами управління виробничими процесами класу MRPII/ERP. У першу чергу, це масштабні, повнофункціональні системи R/3, Oracle Applications, Baan, PeopleSoft і J.D.Edwards п'яти найбільших західних виробників (“САП АГ”, “Оракл”, “Баан Ко.”, “ПіплСофт” і “Джей Ді Едвардз енд Ко.”). Системи тільки цієї п'ятірки впроваджені на понад 40 тисячах підприємств світу.

З технічної точки зору основним моментом у процесі впровадження логістичного менеджменту підприємства є створення ефективної інформаційної системи. Для її створення необхідно:

1) створити глобальну телекомунікаційну інфраструктуру підприємства. Це означає не лише налагодити зв'язок між усіма географічно віддаленими підрозділами підприємства, а й організовувати зв'язок з постачальниками та споживачами;

2) чітко визначити термінологію на підприємстві;

3) впровадити ефективні системи управління даними;

4) використовувати сучасну матеріальну частину інформаційних систем логістики, яка би відповідала діяльності підприємства та його планам подальшого розвитку;

5) застосовувати сучасні пакети прикладних програм.

Одночасно в науковій літературі виділяють такі основні перешкоди впровадженню інформаційних систем управління:

· відсутність стратегічної мети діяльності підприємства;

· необхідність часткової або повної реорганізації структури підприємства;

· необхідність зміни технології діяльності в різних аспектах;

· супротив працівників;

тимчасове збільшення навантаження на працівників під час впровадження системи; * відсутність лідера і кваліфікованої команди для її впровадження

Більшість інформаційних систем мають такі технічні характеристики:

1) базуються на структурі “клієнт-сервер”;

2) доступ до бази даних здійснюється через стандартні запити, тобто “мову структурованих запитів” (SQL). Програмне забезпечення для управлінських баз даних інтегроване з іншими прикладними програмами;

3) створені за допомогою мов високого рівня програмування;

4) мають графічний інтерфейс користувача, який передбачає базований на іконках та системі “point and click” дизайн екрана. Це значно полегшує використання системи навіть не дуже досвідченим користувачем;

5) об'єднують усі підрозділи підприємства і діють в глобальному масштабі.

Сучасні інформаційні технології дають можливість для використання різних засад в управлінні підприємством на базі інформаційних систем управління. Процес цей складний та дорогий, проте іноземний і вітчизняний досвід свідчить про високу окупність витрат, спрямованих на інформатизацію управління підприємством в цілому та логістичними процесами зокрема.[16]

2. Дослідження практичних задач, що виникають в процесі зміни структури управління матеріально-технічними ресурсами

2.1 Вступ до розділу

У сучасних умовах будь-яке підприємство, що прагне до розширення своїх позицій на ринку, збільшення рівня рентабельності, а головне до поліпшення рівня життя більшості співробітників, які працюють на даному підприємстві, зобов'язане використати всі наявні в нього можливості по поліпшенню ефективності своєї роботи. Одним з резервів, яке можна використати, є якісне поліпшення процесу управління матеріально-технічними ресурсами підприємства. Однієї з головних причин не належної уваги до даного процесу є той факт, що витрати, які несе підприємство в результаті прорахунків у керуванні матеріально-технічними ресурсами, невидимі неозброєним оком. Проте, невидимість підводних каменів не заважає нам о них спіткнутися. Тому, новий якісний рівень управління даними ресурсами може досить таки істотно підвищити ефективність роботи підприємства й знизити ймовірні ризики в його роботі. При виборі назви розділу ми виходили з того, що проблему керування матеріально-технічними ресурсами необхідно розглядати із самого початку, начебто її не було і вона виникла. Які тоді першочергові завдання треба вирішити, тоді, коли вже вирішено, що на підприємстві відбудуться глобальні зміни з точки зору методів організації роботи?

Яку основну функцію повинен виконувати керівник, людина яка займається керуванням будь-якої системи, будь-якого процесу? Він повинен постійно приймати рішення. Іншими словами обґрунтування, прийняття і організація виконання рішень є основною складовою процесу керування. Приймати рішення керівник може повністю інтуїтивно (не володіючи ніякими фактами) або на підставі всіх фактів, хоча частіше керівник одними фактами володіє, а іншими ні. Звичайно, добре, коли щастить при прийнятті інтуїтивних рішень, та все ж такий метод є дуже ризикованим, тим більше на інтуїцію не можна покладатися, якщо доводиться приймати рішення постійно і у великій кількості. Як правило, для того, щоб якісно управляти якимось процесом, необхідно приймати рішення на підставі аналізу повних і точних фактів. Слова прислів'я про те, що той, хто володіє інформацією - володіє й світом, у багатьох випадках підтверджуються в дійсності. Можна сказати, що якість управління матеріально-технічними ресурсами підприємства прямо залежить від якості прийняття рішень, а якість прийняття рішень залежить від повноти і якості фактів, якими володіє керівник та якості аналізу цих фактів. Однак, зрозуміло, що чим більше фактів, тим якісніше виходить їх аналіз. В одній відомій пісеньці співається про те, що в школі вчать віднімати і множити. Приблизно ж тому навчають і в інституті, тільки математичні та інші дії стають складнішими. Простіше кажучи, абсолютно більшу частину часу і в школі, і в інституті вчать аналізувати факти й мало хто приділяє належну увагу тому, щоб навчити добувати факти. Коли учень або студент вирішує завдання йому, як правило, треба підставити наявні в умові значення у формулу або кілька формул, щоб одержати правильну відповідь. У реальному житті умови може під рукою і не виявитися, її потрібно дістати. Перевагою при управлінні матеріально-технічними ресурсами на промисловому підприємстві є те, що абсолютна більшість фактів лежить на поверхні, а недоліком те, що треба врахувати та проаналізувати величезну кількість цих фактів. Тому першою обов'язковою умовою, яку треба виконати для переходу на якісно новий рівень управління матеріально-технічними ресурсами, є забезпечення співробітників підприємства всієї необхідною для прийняття рішень інформацією. Висока трудомісткість робіт пов'язаних з обліком, відбором, систематизацією й аналізом фактів у чималому ступені була і є гальмом на шляху застосування нових методів управління. У свою чергу, ефективне керування невід'ємне від забезпечення прозорості інформаційних потоків, високої оперативності та точності при їхній обробці. Саме тому, застосування ефективних методів управління в даній області майже неможливо без застосування комплексних інформаційних систем на базі комп'ютерних технологій. [19]