Учет денежных средств в коммерческом банке

2.1 Организация учета на предприятии

Ответственность за организацию бухгалтерского учета в отделении банка несет Управляющий Няндомским ОСБ № 1552.

В системе Сбербанка России расчетно-кассовое обслуживание клиентов (физических и юридических лиц), прием, предварительный контроль, оформление расчетных документов клиентов осуществляют уполномоченные работники (контролеры, кассиры).

Указанные работники осуществляют первичный учет операций по расчетно-кассовому обслуживанию клиентов, а оформленные первичные учетные документы в составе отчета за день передают в подразделения бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы являются основанием для отражения операций в бухгалтерском учете.

Для оформления первичных учетных документов применяются бланки единой формы, включенные в альбомы унифицированных форм первичной учетной документации Госкомстата, а также бланки, предусмотренные нормативными документами Банка России, либо утвержденные Сбербанком России, и включенные в Альбом форм Сбербанка России, являющийся приложением к Учетной политике Сбербанка России.

Для отражения всех операций в банке разработан рабочий План счетов, основанный на утвержденном Банком России Плане счетов бухгалтерского учета в кредитных организациях. Отличительной особенностью банковского плана счетов является его сложная структура (состоит из глав, разделов, подразделов, счетов первого и второго порядка, лицевых счетов аналитического учета), а также счета применяемые в банковском учете состоят из 20 знаков (разряды 1 - 5 - балансовый счет второго порядка; разряды 6 - 8 - код валюты; разряд 9 - защитный ключ; разряды 10 - 13 - номер филиала; разряды 14 - 20 - порядковый номер лицевого счета).

Первая глава рабочего плана счетов называется «Балансовые счета» и является основной. В данную главу включено семь разделов. В первом разделе «Капитал» выделены только счета второго порядка № 10601 «Прирост стоимости имущества при переоценке» в разрезе аналитических счетов по видам имущества и № 10701 «Резервный фонд» с аналитикой по видам фондов. Так как Няндомское ОСБ это филиал Сбербанка, то в данном разделе не предусмотрено счетов по учету уставного капитала и акций.

Во втором разделе «Денежные средства и драгоценные металлы» задействованы все счета по учету денежных средств за исключением счета № 20206 «Касса обменных пунктов», счета по учету драгоценных металлов не используются.

На счетах третьего раздела «Межбанковские операции» учитываются расчеты с филиалами, то есть задействованы только счета № 30210 «Счета кредитных организаций по кассовому обслуживанию структурных подразделений» и счета первого порядка № 303 «Расчеты с филиалами».

Раздел 4 «Операции с клиентами» является самым большим по количеству задействованных счетов. В разделе учитываются пассивные и активные операции с клиентами, кроме межбанковских операций. Данный раздел является объемным, так как счета первого порядка открываются по видам организационно-правовых форм юридических лиц, счета второго порядка по срокам привлеченных/размещенных средств.

В разделе 5 «Операции с ценными бумагами» задействованы только счета подраздела «Выпущенные ценные бумаги» для учета операций с депозитными и сберегательными операциями.

На счетах шестого раздела «Средства и имущество» учитываются расчеты с дебиторами и кредиторами по их видам, основные средства и материалы, их выбытие, а также доходы и расходы будущих периодов. То есть из данного раздела задействованы все счета за исключением счетов № 601 «Участие в дочерних и зависимых акционерных обществах» и № 602 «Прочее участие».

В разделе 7 «Результаты деятельности» открыты счета по видам доходов и расходов.

Помимо главы А., в рабочем плане счетов предусмотрена глава В. «Внебалансовые счета». На внебалансовых счетах учитываются ценные бланки, расчетные документы, ожидающие оплаты, арендованное имущество, просроченные проценты по кредитам.

Проекты корреспонденций счетов по учету тех или иных операций представлены в соответствующих инструкциях Сбербанка РФ.

В банке не разработан график документооборота, но имеются «Правила документооборота и технологии обработки учетной информации», которые являются приложением к Учетной политике Сбербанка России. Согласно Правил ежедневные отчеты структурных подразделений с приложением всех первичных документов сдаются в бухгалтерию банка не позднее следующего рабочего дня. При поступлении отчетов в бухгалтерию они регистрируются в журнале. Затем бухгалтер проверяет правильность оформления первичных документов, обоснованность использования ценных бланков, бланков строгой отчетности, соответствие записей в операционных дневниках и приложениях к ним с данными первичных учетных документов. Данные выверенных отчетов включаются в ежедневный баланс. Также в Правилах содержится:

· порядок приема и оформления первичных учетных документов;

· порядок формирования и обработки выписок по счетам клиентов;

· состав отчета за день по проведенным структурными подразделениями операциям;

· порядок проверки отчетов, их последующий контроль и включение данных первичных учетных документов в баланс.

Помимо данного документа Управляющим банка издан приказ о соблюдении заведующими структурных подразделений сроков сдачи отчетов. В данном приказе перечислены все фамилии ответственных лиц и имеются подписи их ознакомления.

Отсутствие графика документооборота - это безусловно минус для банка, так как не регулируются сроки сдачи документов по учету материалов, внеоборотных активов, оплате труда и других. Это аргументируется тем, что их объем не велик по сравнению с количеством документов по расчетно-кассовому обслуживанию.

Для учета банковских операций в Няндомском ОСБ создана бухгалтерская служба, которую возглавляет главный бухгалтер. В штат бухгалтерии входит 16 человек: 3 бухгалтера занимаются учетом кассовых операций, 2 - учетом хозяйственных операций (основные средства, материалы, оплата труда), 2 - учетом операций с инвалютой и монетами, 1 - учетом ценных бумаг, 2 - обслуживают Дополнительный офис (ДО) в городе Коноша, 2- Дополнительный офис в городе Каргополь и еще 3 бухгалтера осуществляют последующий контроль операций по вкладам.

Все бухгалтерские работники имеют высшее или средне специальное образование и стаж работы в банке более трех лет. Ежегодно все работники бухгалтерии проходят аттестацию.

Распределение учетных работ между работниками бухгалтерии производится главным бухгалтером и оформляется записями в специальной книге учета распределения и перераспределения счетов между учетно-операционными работниками отделения банка.

На каждого бухгалтера составлена должностная инструкция (приложение №). В данном документе прописаны:

а) задачи бухгалтера. Например, бухгалтер ДО должен своевременно и качественно обрабатывать первичные документы, проверять отчеты, обрабатывать платежи и принимать участие в выявлении операций, связанных с легализацией доходов. Последний пункт должны выполнять все бухгалтера и он включен в их должностные инструкции.

б) обязанности бухгалтера. В рамках поставленных задач бухгалтер ДО обязан регистрировать отчеты, осуществлять их проверку, на их основе составлять электронный дневник и другое.

в) права бухгалтера. Бухгалтер имеет право получать всю необходимую документацию для выполнения своих обязанностей, вносить предложения по совершенствованию работы, повышать свой профессиональный уровень и другие.

г) ответственность бухгалтера. Бухгалтер несет ответственность за своевременное и качественное выполнение своих обязанностей, соблюдение производственной дисциплины, техники безопасности и правил внутреннего распорядка, а также за предоставление неверной и неточной информации.

д) организация работы. Бухгалтер ДО подчиняется непосредственно главному бухгалтеру, в своей деятельности руководствуется нормативными документами банка и иными актами.

е) профессиональные знания. В данном разделе перечислены все документы, которыми должен руководствоваться бухгалтер в своей работе.

ж) квалификационные требования. Для того чтобы работать бухгалтером необходимо иметь высшее или средне специальное образование, знать ПК и иметь стаж работы в банке более 1 года.

В Няндомском ОСБ № 1552 применяется автоматизированная форма учета, то есть все первичные документы оформляются при помощи программно-технического комплекса, затем в конце рабочего дня программа формирует отчетность дня (операционные дневники, кассовые и бухгалтерские журналы, приложения к ним). Данные отчеты передаются по электронным каналам связи в бухгалтерию, где формируются сводные регистры аналитического и синтетического учета по всем филиалам (оборотные ведомости по счетам, ежедневные балансы и другие). Таким образом, в отделении банка принята централизованная система организации учета.

Для учета банковским операций используется программа RS-BANK, которая позволяет формировать регистры аналитического и синтетического учета за любой период, для оформления первичных документов применяется программа RS-Retail, для учета внутрибанковских операций (основных средств, материалов, расчетов по оплате труда, по налогам, с прочими дебиторами и кредиторами) используются отдельные программные продукты.

Документы банка хранятся в бумажной и электронной форме. Ответственность за правильную организацию и соблюдение порядка хранения банковских документов возложена на Управляющего банка и главного бухгалтера.

Бумажные банковские документы хранятся в специальном архиве. Под архив выделено отдельное помещение с ограниченным правом доступа к документам. Подборка документов осуществляется архивариусом.

После проверки отчетов, составления ежедневного баланса, сверки данных аналитического учета с синтетическим все первичные учетные документы за рабочий день формируются и брошюруются с учетом следующего:

· первичные документы подшиваются за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. При этом первичные документы, затрагивающие счета по учету денежной наличности помещаются в отдельный сшив;

· документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки;

· документы по внебалансовым счетам подбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетованных внебалансовых счетов, затем кредитуемых внебалансовых счетов, помещаются в документы дня после документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними;

· в отдельные сшивы помещаются документы по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгметаллами, инвалютой, по хозяйственным и другим операциям с различными сроками хранения;

· документы по вкладам физических лиц передаются в подразделения последующего контроля для проверки и хранения по дням в разрезе подчиненных подразделений;

· сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по бухгалтерскому журналу, составленному бухгалтерской службой;

· операционные дневники и приложения к ним помещаются в отдельные папки по каждому подразделению;

· на лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов помещается следующий текст:

Срок хранения ______________________

Архивный индекс ____________________

Документы за «___» ______________20__г.

по балансовым счетам

по внебалансовым счетам

Документы на сумму:

________руб.____коп.

________руб.____коп.

Из них находятся в отдельных папках:

документы по операциям с инвалютой

________руб.____коп.

________руб.____коп.

Срок хранения ______________

документы по операциям с драгметаллами

________руб.____коп.

________руб.____коп.

Срок хранения______________

и так далее.

В каждую папку помещается лента подсчета по балансовым и внебалансовым счетам. На обложке основной папки делается надпись «с данными бухгалтерского учета сверено», подпись главного бухгалтера.

В архиве документы текущего года и года предшествующего хранятся отдельно.

Электронные документы хранятся в виде баз данных с возможностью выведения документов на бумагу по установленным форматам документов. Документы в базе данных группируются по правилам бумажных документов.

База данных бухгалтерских документов в ЭВМ ведется с обязательным дублированием.

Примеры сроков хранения документов приведены в таблице №

Таблица №7. Сроки хранения документов Няндомского ОСБ № 1552.

В отделении банка разработан график проведения инвентаризаций. Согласно ему проводится инвентаризация:

- зданий и сооружений - один раз в год по состоянию на 1 декабря;

- автотранспорта - один раз в квартал и на 1 декабря;

- конторское оборудование, мебель;

- компьютерная техника, информационные системы, системы обработки данных;

- другое оборудование и другие основные средства;

- малоценные и быстроизнашивающиеся предметы - два раза в год и на 1 декабря;

- канцелярские принадлежности, запасные части, оборудование, материалы для социально-бытовых нужд, другие хозяйственные материалы - один раз в год по состоянию на 1 декабря;

- денежные средства и другие банковские ценности - один раз в квартал.

Все вышеперечисленные аспекты бухгалтерского учета находят свое отражение в учетной политике банка, которая разрабатывается ежегодно на первое января и применяется в течение всего года.

Помимо всего названного в учетной политике определены:

Ё порядок ведения книги регистрации лицевых счетов;

Ё порядок расчетов с филиалами;

Ё порядок проведения инвентаризации и методы оценки имущества;

Ё порядок переоценки основных средств;

Ё лимит стоимости предметов для принятия к бухгалтерскому учету в составе основных средств;

Ё способы начисления амортизации;

Ё порядок отнесения на расходы стоимости материальных запасов;

Ё порядок контроля за совершаемыми внутрибанковскими операциями;

Ё периодичность вывода на печать документов аналитического и синтетического учета.

Данные моменты более подробно будут раскрыты в последующих разделах отчета.

2.2 Учет денежных средств

Для оприходования всех поступающих в банк наличных денег и выполнения расходных операций отделение банка имеет операционную кассу. В ее состав входят: приходно-расходные кассы, вечерние кассы, кассы пересчета денежной наличности.

Все кассы Няндомского отделения технически укреплены (стены, перекрытия, перегородки, замки, окна, в том числе для выдачи денег). Каждая касса оснащена сигнализацией, на рабочих местах кассиров приходно-расходных касс имеются «тревожные» кнопки. Денежные средства и другие ценности хранятся в металлических сейфах различного класса защиты. В конце рабочего дня сейф и помещение кассы закрывается ключом кассира и заведующего отделением, опечатывается.

Для хранения и учета денежных средств и иных ценностей в отделении введены должности кассиров, которые являются материально ответственными лицами и несут полную ответственность за переданные им на хранение денежные средства и другие банковские ценности.

С каждым работником кассы заключен договор о полной материальной ответственности (приложение № ). Кассиры операционных касс снабжены образцами подписей руководителей банка, бухгалтеров и контролеров, уполномоченных подписывать приходные и расходные кассовые документы, а бухгалтера - образцами подписей кассиров.

Размер наличных денег, хранящихся в кассе ограничен лимитом. Для каждого структурного подразделения издается приказ о размерах лимита максимального остатка кассы (приложение № ). Лимит максимального остатка кассы устанавливаются с целью сохранности банковских ценностей, с учетом следующих факторов:

* техническая укрепленность кассового узла;

* максимальный приход/расход по кассе за расчетный период (три календарных месяцев, предшествующие месяцу расчета лимита);

* экономическую целесообразность наличия кассового узла в отделении;

* оптимальность существующих маршрутов инкассации.

Лимит максимального остатка кассы отделений рассчитывается отдельно по рублям и иностранной валюте. Расходы на инкассацию учитываются исходя из количества совершаемых поездок на подкрепление или вывоз денежной наличности. Лимит минимального остатка кассы отделений устанавливается для обеспечения бесперебойного обслуживания клиентов.

Ответственность за соблюдение лимита максимального и минимального остатка несут должностные лица, материально ответственные за сохранность банковских ценностей (в отделениях - управляющий отделением либо его заместитель и заведующий кладовой).

Наличные деньги поступают в кассы банка: от предприятий и организаций для зачисления на расчетные счета, от физических лиц в качестве вкладов, в погашение кредитов, оплаты коммунальных или налоговых платежей, инкассация.

Прием наличных денег от предприятий и организаций производится, в основном, при личной явке клиента в его присутствии. Работа приходной кассы организована таким образом, чтобы клиенты банка имели возможность сдать выручку в течение операционного дня (дневная касса) и после операционного дня (вечерняя касса).

Документом на прием наличности в приходную кассу банка является объявление на взнос наличными форма 0402001 (приложение № ), представляющее собой комплект документов, состоящий из трех частей; объявления, ордера и квитанции. В данном документе в обязательном порядке указывается: номер и дата, наименование вносителя средств, наименование получателя средств, его ИНН, КПП, ОКАТО и расчетный счет, наименования банка-вносителя и банка-получателя, их банковские идентификационные коды, сумма цифрами и прописью, источник поступления, подписи клиента и банковских работников. При взносе денег по объявлению клиент передает его операционному работнику, ведущему лицевой счет данного клиента. Операционный работник проверяет правильность заполнения документа, отражает сумму денег в кассовом журнале по приходу (приложение №), указывая род операции, номер документа, символ кассовых оборотов и передает подписанное им объявление в кассу.

Получив объявление на взнос наличными, кассир приходной кассы проверяет наличие и тождественность подписи операционного работника по имеющемуся у него образцу, соответствие суммы цифрами и прописью, вызывает вносителя денег и принимает от него денежную наличность. После приема денег кассир сверяет сумму, указанную в объявлении на взнос наличными, с суммой, фактически оказавшейся при подсчете. При соответствии сумм кассир подписывает объявление, квитанцию и ордер, ставит печать на квитанции и вручает ее вносителю денег. Объявление кассир оставляет у себя, а ордер к объявлению передает соответствующему операционному работнику для проведения бухгалтерской проводки по счету клиента. В дальнейшем ордер выдается клиенту вместе с выпиской по его лицевому счету.

В тех случаях, когда кассовым работником установлено расхождение между суммой сдаваемых денег и суммой, указанной в объявлении на взнос наличными, а также, при обнаружении неплатежных или сомнительных денежных знаков объявление на взнос наличными переоформляется на фактически принимаемую сумму денег. Первоначальный документ старший кассир перечеркивает и на обороте квитанции к этому документу проставляет сумму фактически принятых денег, а также достоинства, серии, номера и сумму сомнительных денежных знаков, принятых на экспертизу, ставит свою подпись и возвращает операционному работнику.

Вновь заполненное объявление на взнос наличными операционный работник проверяет, вносит исправления в кассовый журнал по приходу, а на сомнительные денежные знаки, подлежащие экспертизе, оформляет специальную квитанцию, на оборотной стороне которой указывает достоинство, серии, номера сомнительных денежных знаков и общую сумму. Объявления на взнос наличными и спецквитанцию операционный работник передает в кассу. Спецквитанция о принятых на экспертизу сомнительных денежных знаках и квитанция в объявлении на взнос наличными на фактически принятую сумму денег, подписанные кассовым работником и скрепленные печатью кассы, выдаются клиенту. Первоначально оформленные объявление и ордер к объявлению на взнос наличными уничтожаются.