Организация комплектования архивов документами архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОРГАНИЗАЦИЯ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВОВ ДОКУМЕНТАМИ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИМИ АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ



Содержание

1. Комплектование архивов документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

1.1 Понятие о комплектовании

1.2 Определение источников комплектования

1.3 Организация комплектования

2. Экспертиза ценности документов

2.1 Понятие об экспертизе ценности документов

2.2 Критерии экспертизы ценности документов

2.3 Экспертиза ценности документов по перечням

2.4 Отбор на хранение уникальных и особо ценных документов

2.5 Организация проведения экспертизы ценности документов

Список источников и литературы



1. Комплектование архивов документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

1.1 Понятие о комплектовании

Если Вы работник службы документационного обеспечения управления, то Ваша задача обеспечить качественное упорядочение архивных документов с целью пополнения архива или архивохранилища организации, куда необходимо их своевременно передавать из структурных подразделений.

Если Вы работник архива организации, уточните к какой форме собственности относится учреждение (государственная, муниципальная, частная). Необходимо обеспечить своевременное поступление в архив или архивохранилище документов из структурных подразделений, а также передачу документов на государственное, муниципальное хранение или в негосударственные хранилища для частных собственников, негосударственные организации могут также вступить в контакт с государственным или муниципальным архивом, выбрать форму хранения: постоянное, передача документов в государственную или муниципальную собственности, депозитарное, заключить договор и строго придерживаться своих договорных обязательств.

Если Вы работник государственного или муниципального архива, на Вас лежит основная ответственность за формирование Архивного фонда страны. Это означает, что Вам придется выполнять важную работу по определению круга источников комплектования и отбору их документов на хранение.

Кроме того, Вы являетесь "регулировщиком" в отношениях с негосударственными организациями. Для того чтобы убедить их передавать на хранение документы, Вам потребуется овладеть методами убеждения, проявить чудеса такта и компетентности.

Но учтите: где бы Вы ни работали - за сохранностью документов следит "недремлющее око" закона.

Судебник 1550 г. предусматривал наказание кнутом за порчу "государевых дел". Однако в петровские времена на смену наказанию телесному приходит наказание рублем - пеня:

"А буде впредь какие помеченные выписки и указы начнут держать в каком небрежении, или что потеряют, или челобитчикам и кому какое дело надобно без указу показывать (будут) или списывать дадут, и про то по указу Великого государя будет учинен розыск со всякою жесточью, а по розыску виноватым наказание нещадное, по вине и по делу смотря, или доправлены будут пени большие".

Именной указ 9 декабря 1697 года старым и молодым подьячим [73, с. 2].

В советские времена закон также был строг к архивистам. Там, например, для того, чтобы ускорить сдачу документов советских учреждений из ведомственных архивов в государственные 13 марта 1926 г. был принят специальный Декрет СНК РСФСР "О сдаче Центрархиву РСФСР архивных материалов". Декрет обязывал представителей архивов учреждений в кратчайшие сроки подготовить дела к передаче на постоянное хранение и заканчивался словами: "За неисполнение настоящего постановления должностные лица подлежат уголовной ответственности". Руководителям государственных архивов приходилось не легче. Циркуляр ГАУ НКВД СССР от 4 ноября 1940 г. "О проверке наличия состояния документальных материалов в государственных архивах" устанавливал полную персональную ответственность директора архива за сохранность материалов.

Справедливости ради стоит заметить, что и в современных уголовном и административном кодексах есть статьи об ответственности за утрату архивных документов.

В свете этих ужасных кар вполне гуманным и демократичным выглядело ныне не действующее распоряжение мэра "Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых Объединением Мосгорархив на учреждения, предприятия, организации, независимо от форм собственности, за нарушение действующего законодательства по архивному делу, установленных правил обеспечения сохранности, упорядочения и использования архивных документов" от 19 октября 1993 г. N 595-рм.

Согласно этому распоряжению, учреждения, виновные в гибели документов, вследствие грубого нарушения правил их хранения (затопление помещений, повреждение документов грызунами и плесенью) карались штрафом до 70 мин. размеров оплаты труда.

За необоснованный отказ от передачи дел на государственное хранение в установленные сроки виновным грозил штраф в 35 мин. размеров оплаты труда.

Наконец, за несоблюдение сроков упорядочения, описания, проведения экспертизы ценности документов работникам ведомственных и негосударственных архивов грозил штраф до 28 мин. размеров оплаты труда.

Советские архивы. -199 - N 6. - С. 90.

Что же представляет собой комплектование как один из основных процессов работы с архивными документами?

С одной стороны, комплектуются архивы или архивохранилища в составе службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в организациях документами своих структурных подразделений, с другой - государственные или муниципальные архивы, музеи, библиотеки, негосударственные хранилища и другие документами государственных, муниципальных и негосударственных организаций, а также граждан.

Комплектование - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем (приложение 1):



Фрагмент документа	ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
П. 79	Профиль архива: установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению

В соответствии с профилем того или иного архива в стране создается стройная сеть государственных и муниципальных архивов.

Напомним, что в основе создания сети архивов лежат признаки классификации документов Архивного фонда страны (эти вопросы были рассмотрены в теме "Организация документов в пределах Архивного фонда Российской Федерации (первый уровень)"). Именно эти признаки классификации и влияют на установление профиля того или иного архива.

Взаимосвязь признаков классификации документов Архивного фонда Российской Федерации и факторов, влияющих на построение сети архивов, достаточно подробно рассмотрена в обобщающем труде ВНИИДАД "Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика)", вышедшем в 2006 г.

Авторы отмечают, что процесс построения реальной сети архивов основывается на классификации фондов, анализе административно-территориального устройства государства, историко-учрежденческом и историко-географическом анализе документов. Единство подхода к организации распределения фондов по сети архивов в соответствии с их профилем и обеспечивается общеархивоведческим принципом недробимости архивного фонда и локальным принципом (применяется в комплектовании, но напрямую связан с одноименным признаком классификации документов Архивного фонда Российской Федерации) территориальной принадлежности, что означает определение места хранения фонда во взаимосвязи с установлением территории, на которой он возник.

Но стройности в построении сети архивов признак территориальной принадлежности не обеспечил. В связи с признаками классификации документов Архивного фонда Российской Федерации "принадлежность документов к определенной отрасли" и "способ и техника закрепления информации" в свое время были созданы архивы отраслевого характера: народного хозяйства (ныне экономики), литературы и искусства, военные и военно-морские; а также для хранения научно-технической, кино-, фото-, фонодокументации [57, С. 138-139].

В процессе комплектования необходимо учитывать и ранг архива:

Фрагмент документа	Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1982
П. 310	Ранг архива - принадлежность архива к тому или иному уровню системы архивных учреждений: районному, городскому, областному (воеводскому, окружному и т.д.), республиканскому, союзному, общегосударственному

Понятие "ранг архива" и сегодня употребляется во всех архивных нормативно-методических документах, но только под рангом архива имеется в виду принадлежность архива к федеральному, субъекта Российской Федерации, муниципальному уровню системы архивных учреждений.

В связи с этим документы определенной формы собственности поступают в тот архив, ранг которого соответствует этой форме собственности документов (рис. 1).

Рис. 1

Поэтому при передаче (комплектовании) документов территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, в архив субъекта Российской Федерации предусматривается заключение договора, что оговорено вЗаконе "Об архивном деле в Российской Федерации" 2004 г. (ст. 21, п. 2).

Кроме понятий "профиль" и "ранг" архива широко применяется понятие "тип" архива для определения отдельных категорий архивов, в принципе всем хорошо известных:

Фрагмент документа	Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1982
П. 358	Тип архива - множество архивов, объединенных тождеством организационной формы (например, государственный архив, ведомственный архив)

К этому ряду определений типов архивов, данных в начале 1980-х гг., сегодня следует добавить такой распространенный тип архивов, как негосударственный, частный.

В отличие от государственных и муниципальных архивов, архивов организаций негосударственные архивы хранят документы частных предприятий и компаний, политических партий, религиозных и общественных объединений, документы граждан. Прежде всего это Центр документации "Народный архив", архивы общественного движения "Мемориал", Русской православной церкви, Российского фонда культуры, "Горбачев-фонда", фонда "Русское зарубежье". Количество подобных архивов постоянно меняется, так как одни из них передают документы на хранение в государственные архивы и прекращают свою деятельность (как, например, Центр документации "Народный архив", материалы которого в настоящее время находятся на хранении в РГАНИ), другие, наоборот, вновь создаются и начинают интенсивно комплектоваться профильными материалами.

Однако для большинства негосударственных хранилищ, которые принимают на хранение документы негосударственных организаций независимо от их ранга, отраслевой принадлежности и тому подобного понятия "профиль" и "ранг" архива не имеют никакого значения, так как они живут по принципу "кто платит, документы тех они и хранят!"

Рассмотренные понятия "профиль", "ранг" и "тип" архива в совокупности определяют компетенцию архива (приложение 2), а так как при комплектовании обязательно учитывается ранг архива (иногда немаловажное значение имеет и тип архива), то, возможно, более точно считать комплектование процессом, осуществляемым в соответствии с компетенцией архива, где основной составляющей является, безусловно, его профиль.

В 1980-е гг. для обозначения территории одной или нескольких административно-территориальных единиц, на которых находятся организации - источники комплектования определенного архива, было введено еще одно понятие - "зона комплектования архива".

В 2010 г. статистика в сфере комплектования по данным Росархива выглядит следующим образом: из общего числа функционирующих в Российской Федерации более 4 млн организаций в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов включены и передают свои документы на постоянное хранение 110 тыс. организаций (в том числе все без исключения органы государственной власти и органы местного самоуправления). Остальные организации - более 95% от их числа - как правило, не попадают в орбиту внимания государственных и муниципальных архивов и хранят образующиеся в своей деятельности архивные документы временных сроков хранения самостоятельно в примерно 126 тыс. ведомственных архивов или покупают услугу архивного хранения у частных кампаний, оказывающих набор разнообразных услуг в сфере архивного дела и делопроизводства (аутсорсинг).

Виды работ по комплектованию. Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов:

определение источников комплектования в соответствии с профилем архива, который устанавливается на основании признаков классификации (см. материал, посвященный организации документов и дел в пределах Архивного фонда Российской Федерации (первый уровень организации документов);

определение состава документов, подлежащих хранению в архиве (эта задача решается в ходе экспертизы ценности документов);

организация работы по своевременному приему документов в архивы.

Рассмотрим подробно каждый из этих этапов работы по комплектованию.

1.2 Определение источников комплектования

В нашей стране более 4 млн государственных и негосударственных организаций. Принять документы всех этих организаций на государственное или муниципальное хранение физически невозможно, да и нужно ли?

Львиная доля работы по комплектованию состоит в определении тех организаций и лиц, документы которых должны полностью или частично поступать на государственное или муниципальное хранение, т.е. в определении источников комплектования. Источниками комплектования могут быть как государственные, муниципальные и негосударственные организации, а также граждане (физические лица):

Фрагмент документа	ГОСТ-Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
П. 89	Источники комплектования - это юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив



Научно обоснованные критерии определения источников комплектования государственных архивов сложились не сразу, к концу 1950-х гг. были осуществлены первые подходы, шло осмысление, как должны определяться источники комплектования. К концу 1980-х гг. критерии были развиты и дифференцированы. Однако в середине 1990-х гг. в связи с изменениями в общественно-политической и экономической жизни страны архивисты вновь вынуждены были их переоценить.

В первой половине ХХ в. никакой градации организаций не проводилось, документы отбирались, исходя в первую очередь из ценности их содержания. Но постепенно становилось понятно, что такой "вал" архивисты не могут "переработать", необходимо было искать новый подход в отборе документов на хранение.

Процесс поиска новых подходов в комплектовании оказался очень сложным, только накала дискуссий по этому поводу, пожалуй, не было ни до, ни после так называемой "перестройки".

Перестройка в комплектовании государственных архивов значительно опередила перестройку в стране - она началась с конца 1950-х гг. и захватила все 1960-е гг. Идея отказа от приема массовой документации, особенно от низовых учреждений, выполнявших техническую работу, высказывалась в середине 1930-х гг. К концу 1950-х гг. положение осложнилось хозяйственной реформой, когда помимо огромного вала документации низовых учреждений - прачечных, школ, столовых, МТС, колхозов, предприятий торговли - архивам пришлось принять документы ликвидированных министерств.

Архивохранилищ не хватало для приема документов, ведомственные архивы могли превратиться в исторические, т.е. хранить документы постоянно. Комплектование же государственных архивов долгое время не могло сдвинуться с мертвой точки. В этих условиях А.В. Елпатьевский выступил с предложением об исключении некоторых категорий низовых учреждений из числа источников комплектования, которое вызвало дискуссию на страницах журналов "Исторический архив", "Вопросы архивоведения":

Сторонники исключения низовых учреждений из числа источников комплектования	Противники исключения низовых учреждений из числа источников комплектования
А.В. Елпатьевский предложил не принимать на государственное хранение материалы целого ряда учреждений и организаций, в том числе организаций и учреждений кооперации, коммунально-бытового обслуживания, торговли, связи, заготовительной сети и др. Архивы этих учреждений "не представляют сколько-нибудь значительной ценности для истории и практического использования в народнохозяйственных целях в силу самого характера этих учреждений, а также ввиду достаточно полной отраженности их деятельности в материалах вышестоящих учреждений и организаций" [61, с. 170-180]	В числе существенных недостатков работы архивов в области экспертизы должно быть отмечено формальное выделение к уничтожению поглощенных и отраженных материалов без необходимой проверки степени поглощения содержания уничтожаемых документов, а также сохранности соответствующих документов. В ряде случаев отсутствует и комплексный подход к оценке взаимосвязанных материалов. Уничтожаются материалы к протоколам и приказам, варианты и редакции важных документов и другие материалы, характеризующие борьбу за достигнутый результат... "Сохраняются лишь материалы, содержащие обобщенные показатели. Имеет место и такой подход к оценке документальных материалов, когда в основу оценки кладется преимущественно значение фондообразователя, а не самих документов. Такой подход наблюдается, в частности, в отношении массовых предприятий бытового обслуживания, мелких и средних производственных предприятий и даже начальных и средних учебных заведений. Считается, что деятельность этих предприятий и заведений достаточно отражается в сводной документации вышестоящих учреждений, хотя в сводках обычно даются лишь общие, главным образом цифровые показатели, затушевывающие живые картины борьбы за культуру, за новый быт. Нельзя забывать о том, что в материалах второстепенных фондообразователей встречаются документы серьезного научно-исторического значения, и что могут быть отдельные фонды, материалы которых потеряли практическое и научное значение, и не имеют научной ценности, но не может быть категорий таких фондов" [70, с. 177]
"Существуют учреждения, в процессе деятельности которых создается, главным образом, лишь вспомогательная документация, а из основных документов - отчетная. Одна из основных задач экспертизы - выяснение указанных групп учреждений, относительно которых для нас достаточно того, что мы о них знаем и будем знать из основных документов руководящих и планирующих учреждений. Иными словами - первая ступень отбора - это отбор учреждений, исходя из взаимосвязи их деятельности и документов... Следует подчеркнуть разницу в подходе к решению этого вопроса по сравнению с позициями некоторых зарубежных архивистов. Мы ведем речь не о простом отсечении документации учреждений низового звена, как предлагают некоторые западноевропейские архивисты, а о выборе, основанном на роли документа по отношению к деятельности учреждения, то есть об отказе от документов большинства тех учреждений, где документация обслуживает лишь вспомогательные функции..." [62, с. 82, 83]	"Теория о достаточности отражения деятельности местных фондообразователей в отчетных документах, представляемых в вышестоящие организации, далеко не научна. Обобщенные отчетные данные, как бы ценны они не были, никогда не могут заменить собой конкретного, живого фактического местного материала. Отчетные документы, как правило, обедненно отражают жизнь. Они не доносят до исследователя частностей, отдельных конкретных случаев, характерных для данного района, поселка, села. Именно документы низового звена, конкретной местной жизни, могут дать исследователям, в сочетании с документами вышестоящих организаций, ту фактическую основу, которая только и может быть положена в изучение быта, культуры и деятельности отдельных коллективов рабочих, крестьян, интеллигенции... Призыв к уничтожению материалов многочисленных учреждений и предприятий продиктован сугубо деляческим подходом к экспертизе ценности, организационно-практической стороной этого вопроса" [67, с. 88]

Кто прав, решайте сами. Но "организационную и практическую сторону" (ограниченность площади архивохранилищ) тоже нельзя было не принимать в расчет. За решением вопроса ГАУ МВД СССР обратилось к местным архивным органам, которым было предписано создать специальные комиссии для рассмотрения вопросов о ценности материалов низовых учреждений и о составлении перечней документов, подлежащих передаче на постоянное хранение. Результатом дискуссии и работы архивных учреждений явилось издание в 1960 г. "Примерных списков учреждений, организаций и предприятий, материалы которых подлежат и не подлежат приему в государственные архивы СССР". В этих списках впервые были выделены категории фондов, материалы, которых не подлежали приему на государственное хранение, или подвергались выборочному приему, или приему в составе фондов вышестоящих организаций. Поэтому в государственных архивах вы почти не встретите фондов аптек, ветлечебниц, гостиниц, автобаз, жилищно-эксплуатационных контор (ЖЭК) и других учреждений за период после 1960 г. В 1961-1962 гг. работу по составлению на основе примерных списков уже своих, конкретных источников комплектования провели центральные, областные, краевые архивы.

Классификация учреждений, организаций и предприятий в названных списках с целью определения источников и не источников комплектования стала возможна на основе введения в архивоведении функционального анализа, когда ценность документов напрямую связывается со значением функций учреждений. Но так как при изучении функций учреждений использовались ранее созданные (ретро) и отложившиеся на хранение документы (ретроспективная документная информация), то научный метод классификации учреждений в этих списках часто называют функционально-ретроспективным.

Изучение проблемы определения источников комплектования базируется на почти 50-летнем опыте практической работы в этой области [54, с. 111-114].

Впервые о возможности отказаться от приема документов "массовых органов, выполняющих главным образом, или исключительно, техническую работу" в 1935 г. высказался Б. Анфилов [59, с. 28]. Его идеи о сокращении числа учреждений, которые обязаны сдавать свои документы в госархив, легли в основу организационно-методических мероприятий конца 50 - нач. 60-х гг., известных под названием "перестройки комплектования архивов".

Отбор учреждений, документы которых подлежат приему на государственное хранение, становится составной частью экспертизы ценности документов, первым ее этапом.

Первоочередным научно-методическим обеспечением этой работы стали "Примерные списки учреждений, организаций и предприятий, материалы которых подлежат и не подлежат приему в государственные архивы СССР" 1960 г. и "Методические указания по комплектованию государственных архивов документальными материалами и организации экспертизы их ценности" (М., 1961).

Право издания таких списков было закреплено за ГАУ Положением о Главном архивном управлении, утвержденным Советом Министров СССР 28 июля 1961 г. за N 669 [76, с. 114].

Примерные списки 1960 г. содержали перечисление категорий учреждений, типичных для периода примерно с 1946 г., сгруппированных в четыре класса (приложение 3):

учреждения, организации, предприятия, документы которых подлежат полному (обязательному) приему в государственные архивы в сроки, установленные Положением о Государственном архивном фонде СССР;

учреждения, организации, предприятия, документы которых подлежат полному (обязательному) приему в государственные архивы в сроки, устанавливаемые республиканскими (местными) архивными учреждениями;

учреждения, организации, предприятия, документы которых подлежат обязательному приему в государственные архивы в составе фондов вышестоящих инстанций, а также выборочному приему, в сроки, устанавливаемые архивными учреждениями;

учреждения, организации, предприятия, документы которых не подлежат приему в государственные архивы, но часть их документов также подлежала государственному хранению в фондах вышестоящих учреждений.

Таким образом, в первые две группы (класса) вошли организации - источники комплектования, в третью - организации опосредованного и выборочного комплектования, в четвертую - не источники комплектования и частично опосредованного приема.

Под выборочным приемом подразумевалось, что из многих фондов однотипных учреждений, действовавших на одной территории, в государственные архивы поступали на хранение один или несколько фондов (как правило, "лучший", "худший" и "средний" фонды). Это так называемый групповой выборочный прием.

Повидовой выборочный прием предполагает, что в государственный архив поступают отдельные виды и разновидности создаваемых источниками комплектования ценных документов.

Таким образом, повидовой и групповой выборочные приемы отличаются друг от друга по принципу:

все от избранных (групповой);

понемногу от всех (повидовой).

Таким образом, примерные списки были "нормами", установленными из предварительного определения ценности документов различных категорий учреждений, на основе функционально-ретроспективного анализа.

Однако критерии определения учреждений - источников комплектования названы не были: Методические указания 1961 г. давали лишь общую направленность определения ценности документов в зависимости от:

характера деятельности;

целевого назначения;

задач и функций;

масштаба деятельности;

роли и места учреждения в отраслевой, ведомственной системе;

отраженности деятельности учреждения в документах вышестоящих органов.

В начале 70-х гг. начинается изучение вопросов отбора документов с повторяющейся информацией. Решение этой проблемы должно было сыграть "решающую роль в корректировке примерных списков".

Рамки научных исследований по изучению повторяемости информации были расширены разработкой методической программы подготовки перечней документов, подлежащих приему в архивы, и примерных номенклатур дел.

Методика их составления предполагала анализ состава и содержания документов, определение закономерностей повторяемости информации и определение круга учреждений, от которых документы должны поступать на госхранение.

За период с 1971 по 1975 г. были подготовлены перечни и примерные номенклатуры дел для:

органов государственной власти и управления;

планирования;

финансов;

культуры;

статистики и др.

К середине 70-х гг. назрела необходимость теоретико-методического обоснования определения источников комплектования.

В 1976 г. ВНИИДАД начал исследование темы "Развитие критериев определения источников комплектования и разработка методики их применения в практике работы государственных архивов на базе отраслевых исследований". В основу исследования были положены разработанные и нормативно закрепленные критерии экспертизы ценности документов и основные положения отбора документов с повторяющейся информацией. Было изучено построение, функционирование и документирование деятельности учреждений 26 отраслей, ведомственных систем.

Дальнейшая разработка теоретических и методических вопросов отбора документов на "вечное" хранение, а также опыт работы с "Примерными списками" вызвали необходимость уточнения состава источников комплектования государственных архивов.

В результате этой работы в 1986 г. были подготовлены и вышли в свет в 1987 г. новые "Примерные списки учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов" и "Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов" (М., 1987).

Примерные списки 1987 г. в отличие от примерных списков 1960 г. раскрыли видовой состав учреждений, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов по конкретным ведомствам и отраслям. Это дало возможность дифференцированно подойти к однотипным учреждениям в разных отраслях (приложение 4).

Если списки 1960-х гг. были построены по функционально-административному признаку, то списки 1987 г. - по функционально-отраслевому.

Важнейшим результатом исследования явилась научно обоснованная разработка критериев - признаков и факторов определения источников комплектования государственных архивов, было введено также понятие зона комплектования архива, уточнены понятия "источник комплектования" (полного, повидового и группового выборочного приема) и "форма приема":

Фрагмент документа	Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1988
П. 75	Зона комплектования архива - территория одной или нескольких административно-территориальных единиц, на которой находятся источники комплектования данного архива

В этот период (середина 1980-х гг.) сложилась система критерия определения источников комплектования:

значение учреждения в системе органов власти и управления, в отраслевой системе;

полнота отражения деятельности учреждения в документах вышестоящих организаций;

соответствие документов учреждения профилю государственного архива.

Дальнейшее направление исследований в области определения источников комплектования с начала 90-х гг. было обусловлено проводимыми в стране политическими, экономическими и правовыми реформами.

Разделение в тот период Архивного фонда РФ в соответствии с "Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" (1993 г.) на государственную и негосударственную части, связанное с созданием организаций негосударственных форм собственности, потребовали от архивистов поиска новых подходов к отнесению организаций к числу источников комплектования.

Объективные трудности были связаны со следующими позициями:

невозможностью осуществить комплектование государственных архивов документами организаций нового типа (негосударственных организаций) прежними методами;

отсутствием совершенной правовой базы;

всплеском наличия документов с "коммерческой тайной" и т.п.

В 1991 г. ВНИИДАД совместно с архивными учреждениями Российской Федерации, Украины, Белоруссии, Казахстана и Узбекистана начал исследование темы "Отбор на государственное хранение документов, образующихся в деятельности организаций и предприятий нового типа".

В 1993 г. были подготовлены Методические рекомендации, где давались критерии отнесения организаций нового типа к числу источников комплектования, которыми пользуются и сегодня; были уточнены понятия "источник комплектования", "организации и предприятия нового типа" [11, с. 137, 57].

Такими специальными критериями для организаций нового типа (негосударственных) были названы следующие:

Критерии	Пояснение
Функционально-целевое назначение учреждения	Выполнение основных задач отрасли, уникальность деятельности, новизна товаров и услуг, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах
Масштаб деятельности	Многопрофильность производства товаров и услуг; объем уставного фонда; состав учредителей и участников; межрегиональная деятельность; численность работников
Вид организации	Сложившаяся структура и организация деятельности, наличие иностранного партнера, наличие уникальных или наиболее типичных структур
Полнота отражения информации	Степень повторения ценной информации, в том числе в фондах других организаций

В целом критерии определения организаций - источников комплектования как государственных, так и не государственных применяются единые, но применительно к негосударственным организациям они более детализированы, здесь добавлены масштаб деятельности и вид организации.

Но нельзя не обратить внимания, что эта детализация уходит корнями в те характеристики определения источников комплектования, которые впервые были названы в Методических указаниях 1961 г.

Что касается соответствия документов организации профилю архива, то это всегда было принято относить к собственному процессу отбора документов, рассматривая как один из видов работ по комплектования, при этом необходимо учитывать еще ранг архива, его тип, т.е. в целом компетенцию архива, что скорее отвечает на вопрос, куда должны поступить документы, а не от кого, а именно последний постулат является основным при определении организаций - источников комплектования.

Рассмотренные выше примерные списки, методические рекомендации носят общий, установочный характер и являются базисом для разработки уже конкретных списков.

На основе последней редакции примерных списков каждый государственный и муниципальный архивы ведут в соответствии со своей зоной комплектования списки своих источников комплектования. Списки должны постоянно уточняться и пересматриваться, особенно в наше бурное, изменчивое время. В современных редакциях списков источников комплектования архивов вместо Верховного Совета СССР значится Федеральное собрание, вместо Совета Министров СССР - Правительство РФ, вместо исполкомов - мэрии и префектуры. Но принцип составления списков остался прежним. Так, например, в 1992 г. Росархив направил на места новые примерные отраслевые списки учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов, а в 1995 г. - "Примерные списки учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования районных и городских архивов" с рекомендациями по его применению.

В 1999 г. Росархив вновь вернулся к рассмотрению новой, уточненной редакции методических рекомендаций по определению источников комплектования и на заседании Центральной экспертно-проверочной комиссии Росархива (ЦЭПК) были одобрены "Рекомендации по организации и ведению списков учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования государственных и муниципальных архивов".

В этих рекомендациях более подробно были даны направления деятельности по определению состава источников комплектования, это:

выявление состава организаций, расположенных в зоне комплектования архива;

изучение функций, выполняемых организацией;

изучение состава документов, образующихся в деятельности организаций;

отнесение организаций к составу источников комплектования.

Особо было отмечено, что архивы при установлении организаций - источников комплектования должны пользоваться информацией территориальных органов по управлению государственным имуществом, органов финансирования, статистики, налогообложения и так далее, а также органов, осуществляющих функцию регистрации организаций (как при их создании, так и при ликвидации). Последнее особенно важно при работе с негосударственными организациями.

При изучении функций негосударственных организаций акцент делается на особенностях управления данной организации, характере взаимосвязей с другими государственными и негосударственными структурами, профиле деятельности (производство, посредничество, услуги и т.п.), степени влияния организации на экономику региона.

При выявлении организаций - источников комплектования вновь образованных негосударственных хозяйственных и коммерческих организаций рекомендуется руководствоваться критериями:

масштабом деятельности (объем производства товаров и услуг);

размером уставного фонда и оборотного капитала;

влиянием организации на экономику региона в целом или отдельной отрасли;

новизной продукции;

пионерной ролью организации в системе негосударственных структур;

стабильностью существования организации.

Особо было отмечено, что если не подлежат отнесению к составу источников комплектования обслуживающие организации, то этот подход необходимо очень осторожно применить к организациям негосударственной формы собственности, так как их основная сеть развертывается, прежде всего, в сфере торговли и услуг, и наиболее крупные из них могут быть включены в состав источников комплектования на договорной основе.

Определяющим критерием при отнесении как государственных, так и негосударственных структур к составу источников комплектования была названа полнота, информационная насыщенность, научно-историческая ценность их документации.

Особо отмечалось в рекомендациях (и это очень важно), что в состав источников комплектования включаются, как правило, только юридически самостоятельные организации. В остальных случаях (советы директоров, собрания представителей и т.п.) документы этих структур следует принимать в составе фондов тех организаций, при которых они действуют (администрации, акционерные общества и т.д.).

Особое внимание было уделено изучению состава и содержания документов вновь созданных органов: Администрации президента РФ, аппарата глав исполнительной власти (президентов республик в составе РФ), администраций краев, областей, автономных областей, автономных округов, местной администрации, представительств и представителей Президента РФ, мэрий, муниципалитетов, префектур, дум, департаментов и др. Особого внимания требует отбор на государственное хранение документов о подготовке и проведении массовых политических кампаний (референдумов, выборов). Кроме того, весьма была усилена роль учреждений и организаций социально-культурной сферы, общественных организаций и творческих союзов. После пересмотра списков многие из этих учреждений стали самостоятельными источниками комплектования.

Раньше - до начала 1990-х годов - значительная часть ценной документации шахт и шахтоуправлений дублировалась в фондах ВПО "Кузбассуголь" и его ВПО. Теперь с созданием концернов и ассоциаций большая часть ценной документации остается в шахтах и в шахтоуправлениях. Важную роль в определении последних как источников комплектования сыграл тот факт, что шахты являются самой стабильной структурной формой в угольной промышленности Кузбасса, ведущей свое начало с 1772 года. Формы управления менялись, а шахты, независимо от исторической и политической обстановки всегда оставались шахтами [40, с. 121].

Такова система критериев и методика комплектования государственных архивов, которая сложилась к началу 2000-х гг.

Однако изменения в государственном аппарате, общественно-политической жизни страны, экономическом развитии того периода привели к тому, что в комплектовании появился целый ряд новых тенденций.

Прежде всего на формирование Архивного фонда РФ оказал влияние распад СССР, объявление суверенитета бывших союзных республик, ставших независимыми государствами и принятие ими собственного архивного законодательства. В связи с этим возникли две проблемы: "борьба суверенитетов на архивной полке", которая выразилась в претензиях бывших союзных республик на материалы, которые хранятся в бывших центральных государственных архивах СССР. Это касается документов, которые уже поступили на государственное хранение. В соответствии с основным научным принципом архивоведения - "недробимости архивных фондов и комплексов фондов" было принято нелегкое решение - не перемещать материалы.

Вторая проблема касается судьбы документов, которые только планируется принять на хранение в будущем. Это уточнение профиля комплектования архивов федерального уровня, субъектов федерации, муниципальных архивов. Связана она прежде всего с изменением статуса архивных фондов как объектов федеральной собственности и собственности субъектов Федерации, муниципалитетов.

Исходя из статуса, масштаба и направлений деятельности организации, что определяется ее правоустанавливающими документами, устанавливается и форма собственности документов с целью распределения их по сети государственных или муниципальных архивов.

Государственные органы и организации федерального уровня являются источниками комплектования федеральных государственных архивов; государственные органы и организации субъекта Российской Федерации - государственных архивов субъектов Российской Федерации; органы местного самоуправления и муниципальные организации - муниципальных архивов. Данное ранжирование относится как к государственным (муниципальным) организациям, так и негосударственным, ведь последние все равно являются потенциальными источниками комплектования.

Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке, государственные и муниципальные организации, исходя из их "ранга" (в соответствии с рассмотренными списками), негосударственные организации - на основании договора. Но с учетом "ранга" последних будет варьироваться и форма договора. Условно говоря, если в муниципальный архив приходит баня и ее представители говорят, что хотели бы передать документы на хранение, то им могут предложить только депозитарный договор, так как нет смысла заключать договор о постоянном хранении и передавать документы в состав Архивного фонда Российской Федерации, которые не имеют постоянного срока хранения.

Государственные организации - источники комплектования архива, имеющие право депозитарного хранения документов (состав отраслевых фондов, чьи документы находятся на депозитарном хранении, был рассмотрен в теме "Организация хранения документов АФ РФ и других архивных документов") учитываются в соответствии с порядком, устанавливаемым Федеральным архивным агентством. Эти организации включаются в список источников комплектования архива, в графе "Примечание" которого делается соответствующая отметка.

Особые сложности возникают при комплектовании государственных и муниципальных архивов документами ликвидированных и обанкротившихся организаций. Огромную работу выполняют архивные учреждения по приему документов ликвидированных и упраздненных в ходе неоднократных административных преобразований министерств и ведомств СССР - РСФСР. В течение 15 лет только в федеральные архивы было принято около 2,0 млн дел постоянного хранения. По всей же России за эти годы принято порядка 6,5 млн дел постоянного хранения.

Помимо приема документов Архивного фонда Российской Федерации, т.е. подлежащих вечному сохранению, государственные и муниципальные архивы были вынуждены заниматься спасением документов по личному составу ликвидированных органов и организаций, в том числе и в результате банкротства. Такие документы необходимы для обеспечения конституционных прав граждан России. В период с 1992 по 2005 г. в государственные и муниципальные архивы было принято на хранение более 15 млн дел по личному составу. На сегодняшний день только в организациях - источниках комплектования государственных архивов находится свыше 100 млн дел по личному составу [30, с. 11, 15].

Сегодня уже прогнозируют дальнейший рост приема документов по личному составу. Это связано с тем, что в соответствии со статьей 23 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" (2004 г.) впервые в архивном законодательстве предусмотрен прием документов по личному составу в государственные и муниципальные архивы от ликвидированных негосударственных организаций, в том числе не состоящих на учете архивов. Ранее "Положение об Архивном фонде Российской Федерации" (1994 г.) допускало прием документов по личному составу только от ликвидированных государственных структур.

После принятия решения о ликвидации, например, кредитной организации или признании организации-должника банкротом председатели ликвидационных комиссий (конкурсные управляющие) принимают в свое ведение документы организации, проводят их инвентаризацию, а также заключают договор с соответствующим архивным учреждением на проведение экспертизы ценности документов, в том числе по личному составу, с последующей передачей отобранных документов на хранение в архивы.

По итогам экспертизы составляются описи на дела постоянного хранения и по личному составу. Описи должны быть утверждены архивным учреждением, после чего они представляются на утверждение председателю ликвидационной комиссии (конкурсному управляющему или ликвидатору). Документы по личному составу в упорядоченном состоянии должны поступить на хранение или в специализированный архив документов по личному составу, или, в случае отсутствия такового в данном регионе, в государственный или муниципальный архив.

Кстати, обработка документов с целью подготовки их к хранению проводится за счет средств ликвидированной или обанкротившейся организации (что оговорено в пункте 1 ст. 106Федерального закона "О несостоятельности (банкротстве)", поэтому такие расходы должны быть предусмотрены в смете на осуществление ликвидационных процедур. Само же хранение документов в государственных или муниципальных архивах производится без оплаты [26, 27].

На практике очень часто на "месте" обанкротившейся возникает новая организация даже с тем же профилем деятельности, местонахождением и, конечно, кадровым составом. Как поступить с документами в этом случае? Надо принять документы на государственное хранение, но многие испытывают острую нужду в "свободной полке". Поэтому иногда архивные учреждения заключают договор или соглашение с конкурсным управляющим ликвидируемой и руководителем вновь создающейся организации о передаче последнему документов постоянного хранения и по личному составу. Кстати, один экземпляр подписанного договора или соглашения поступает в архив и включается в состав дела фонда ликвидированной организации.

Следующая проблема комплектования Архивного фонда РФ связана с судьбой документов негосударственных организаций. С 1990-х гг. наблюдается тенденция разгосударствления всех сфер управления. Роль государственных структур постоянно сокращается в таких отраслях, как экономика, культура, общественно-политическая жизнь. Поэтому, если архивными учреждениями не будут приняты меры к сохранению документов негосударственных структур, значительная часть ценных источников по истечении времени будет утрачена. Перед государственными и муниципальными архивами стоит двуединая задача:

выявить негосударственные структуры, фонды которых относятся к профилю комплектования данного архива и установить, какие из них являются источниками комплектования;

установить "договорные отношения" с представителями этих структур.

В результате выявления негосударственных структур составляются списки потенциальных источников комплектования (приложение 5). Такое право архивам дано в соответствии с"Правилами хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" [25, с. 83].

В настоящее время государственные и муниципальные архивы редко ведут отдельные списки источников и потенциальных источников комплектования, чаще - организации разных форм собственности включаются в общий список с указанием их организационно-правовой формы (приложение 6).

Особую группу среди источников комплектования составляют общественные организации - партии, союзы, движения, студии, клубы и др. Критерии определения источников комплектования в отношении этой категории фондообразователей могут быть уточнены. Однако, опираясь на опыт архивов, можно наметить общие тенденции в отборе на постоянное хранение документов этих организаций. На основании изучения хроники общественно-политической жизни, архивисты делят всю совокупность временных общественно-политических организаций по направлениям и характеру их деятельности на:

общественно-политические;

религиозные;

правозащитные:

культурные;

экологические и др.

В каждой из этих групп выделяются, в свою очередь, лидирующие организации, в документах которых наиболее полно должна отразиться история того или иного общественно-политического направления. Далее при непосредственном изучении организации вступает в силу критерий истории фонда, то есть наличие в архиве организации документов, наиболее полно отражающих важнейшие события общественно-политической жизни страны и региона, деятельность самой партии и движения, сведения о ее лидерах, о структуре, региональных отделениях и т.д.

Любой список организаций не может быть исчерпывающим - кто знает, может быть потомкам более интересны будут клубы собаководства, общества любителей кулинарии, ассоциации парикмахерского искусства, садоводческие товарищества, нежели политические партии и движения. Приступая к отбору документов этих учреждений, необходимо помнить, что Вы являетесь первопроходцами - критерии отбора их документов еще не определены, перечни для них не изданы - и должны руководствоваться правилом, сформулированным еще в XIX в. Н.В. Калачовым: "Пусть лучше лишнее хранится, чем полезное уничтожается!".

1. Организация комплектования

Если Вы работник службы документационного обеспечения управления, помните, что после выхода документов из оперативной работы дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в архив. В архив организации сдаются дела, оконченные делопроизводством, со сроками хранениями, как правило, постоянно, свыше 10 лет, а также дела по личному составу. При этом Вы должны опираться на номенклатуру дел, но передача дел в архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

Дела передаются в архив не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве.

Если Вы работник архива организации, Вам необходимо четко наладить передачу документов из структурных подразделений, лучше заранее составить график их поступления в архив, согласовав его с руководителями структурных подразделений.

В процессе передачи дел Вы обязаны проверить:

правильность формирования и оформления дел:

соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой и количество этих же дел, включенных в опись.

Проверка формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела, начертанным на его обложке, и содержимым дела. Признаки формирования дел отражены в их заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения. Однако работник сферы делопроизводства может по ошибке подшить в данное дело документы другого автора или документы по другому вопросу, нежели те, которые указаны в заголовке.

Дела, передаваемые в архив, должны подвергаться в структурном подразделении полному оформлению. Это значит, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т.е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела и другие категории дел составляется внутренняя опись. Во внутренней описи указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номера листов дела, на которых находится документ.