Организация комплектования архивов документами архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

В методических рекомендациях удалось проанализировать и творчески обобщить многолетний опыт, накопленный федеральными органами государственной власти, ВНИИДАД по разработке перечней. В них достаточно полно и логично изложены основные принципы и методика составления отраслевых перечней. При составлении методических рекомендаций использованы новейшие действующие государственные и ведомственные акты.

Структура перечня. Любой перечень состоит из основной части и справочного аппарата.

Основная часть - описательные статьи - представляет собой наименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения и вопросов деятельности организаций, систематизированных в соответствии с классификационной схемой и имеющих сквозную валовую нумерацию.

Классификационная схема перечня представляет собой систематизированный список наименований отраслей, функций, направлений деятельности организаций, отраженных в документах. Каждая из отраслей, функций и направлений деятельности организаций выступает в качестве разделов и подразделов перечня, которые расположены по степени важности.

В связи с тем, что типовые перечни включают в себя наименования документов, образующихся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых министерствами, ведомствами, организациями, учреждениями, предприятиями в процессе своей деятельности, в основе построения этих перечней лежит функциональная схема. Типовой перечень включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления и ведомственной принадлежности: руководство, контроль, кадры и т.п. Разделы обычно имеют подразделы по более узким вопросом. Для отраслевых (ведомственных и корпоративных перечней) применяется функционально-отраслевая схема построения (ранее она называлась производственно-отраслевой схемой), так как в ней наряду с функциональными разделами представлены и отраслевые направления деятельности:

Функциональная схема	Функционально-отраслевая схема
Раздел 1. Организация системы управления Подразделы 1.1. Распорядительная деятельность 1.2. Организационные основы управления 1. Контроль...	- То же
Раздел 2. Планирование деятельности Подразделы 2.1. Прогнозирование 2.2. Текущее планирование 2. Ценообразование...	- То же
Раздел 7. Трудовые отношения Подразделы 7.1. Трудоустройство 7.2. Организация труда 7. Нормирование труда, тарификация, оплата труда 7.4. Охрана труда...	- То же
	Раздел 9. Организация и безопасность движения поездов Подразделы 9.1. Организация движения поездов 9.2. Работа железнодорожных станций 9. Безопасность движения и т.д.

Описательная статья перечня. Любой перечень состоит из описательных статей, расположенных в соответствии с классификационной схемой по степени значимости вопросов и видов документов в логической последовательности. Статьям в перечнях присваивается единая сквозная нумерация.

Каждая описательная статья в перечне включает в себя - порядковый номер; наименование видов и разновидностей документов (иногда для документов указывается автор или корреспондент, вопрос или тема, для планов или отчетов - период планирования или отчетности и др.); сроки хранения документов, дифференцированные по звеньям перечня; примечания, уточняющие сроки хранения документов. Иногда "Примечания" располагаются под строкой, что позволяет не повторять одних и тех же примечаний на одной странице.

Способы группировки учреждений в схеме перечня. Одни и те же виды документов создаются в разных организациях. Не только одинаковые виды документов могут откладываться в фондах разных учреждений, но копии одного и того же документа могут быть и в фонде автора этого документа, и в фондах как выше-, так и нижестоящих на иерархической лестнице управления организаций. Все это ведет и к внутрифондовой, и межфондовой дублетности.

Для того чтобы избежать поступления в государственные и муниципальные архивы одних и тех же документов, но от разных организаций, в перечнях предусмотрена их группировка по звеньям управления. Группировка организаций в перечне позволяет отразить различное значение одних и тех же документов, в зависимости от масштаба деятельности организации и характера взаимоотношений различных организаций, входящих в систему одного ведомства.

В отраслевых (ведомственных) перечнях все учреждения, организации и предприятия группируются в звенья в соответствии с выполняемыми ими функциями или в соответствии с уровнями управления. Имеются в виду следующие уровни управления:

1. Федеральный;

2. Субъекта РФ;

Муниципальный.

Одни и те же документы (например, постановления высших органов власти и управления) зачастую откладываются в учреждениях всех уровней. Однако в зависимости от того, в организации какого уровня отложился документ, он имеет разные сроки хранения.

Организации одного уровня управления, сгруппированные в одну графу, образуют звено перечня. Именно в конкретном звене указывается срок хранения документов для данной группы организаций.

Группировка организаций по звеньям ведомственной системы позволяет установить и круг учреждений, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Многозвенность перечней 1980-90-х гг. напрямую связана со списками источников комплектования.

Современные перечни имеют разную звенность, сравнительный анализ которой приведен в приложении 10.

Группировка учреждений по звеньям системы помогает выявить, какие документы создаются на каждом из уровней управления, в каждой группе учреждений, какие из них должны храниться постоянно или выделяться к уничтожению во всех видах учреждений, а также, какие документы и сколько лет хранятся в зависимости от их принадлежности к разным уровням системы. Одинаковые виды документов во всех организациях должны храниться одинаковые сроки.

Группировка учреждений по звеньям в перечнях позволяют выявить также дублетные документы и определяет, от каких учреждений они должны поступать в архивы. Срок хранения "Постоянно", при наличии разных сроков хранения одного и того же вида документов, указывается в том звене, учреждения которого и должны передавать свои документы на постоянное госхранение в архив. Во всех других учреждениях эти документы будут храниться в течение определенных перечнем сроков.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов хранят документы постоянного срока следующим образом. Государственные, муниципальные организации - 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов [22, с. 8].

Справочный аппарат к перечням. Он включает в себя титульный лист с названием перечня и выходными данными, указания по применению перечня, список сокращений, указатель видов документов. Могут быть и другие элементы справочного аппарата (типовое положение об ЭК, ЦЭК организации, формы акта о выделении дел к уничтожению, итоговой части номенклатуры дел и т.п.).

Он помогает ориентироваться в перечне, пользоваться им при проведении экспертизы ценности документов.

Указания по применению перечня обычно состоят из нескольких разделов:

общие положения;

структура и порядок применения перечня;

организация проведения экспертизы ценности документов и порядок оформления результатов отбора документов на хранение и уничтожение.

Список сокращений чаще всего составляют к большим по объемам перечням.

В указателе видов документов в алфавитной последовательности перечисляются все виды документов, включенных в описательные статьи, с указанием номеров статей (приложение 11).

В некоторых перечнях (отраслевых, ведомственных, корпоративных) в качестве приложений иногда включаются примерные списки организаций ведомственной системы, сгруппированные по звеньям перечня. В этих списках все организации подразделяются на: 1) источники комплектования полного приема; 2) источники комплектования выборочного приема (с указанием формы отбора - повидовой или групповой); 3) не источники комплектования, но передающие свои документы на хранение в составе фондов вышестоящих организаций; 4) не источники комплектования и вообще не передающие свои документы в архивы.

Таким образом, перечни документов являются одновременно и инструментом экспертизы ценности для установления сроков хранения документов, и инструментом по комплектованию государственных и муниципальных архивов, а в современных условиях и архивов организаций.

Методика установления сроков хранения документов по перечню. Для установления сроков хранения документов какого-либо фонда следует просистематизировать документы по группам в соответствии с разделами классификационной схемы типового, отраслевого (ведомственного), корпоративного перечня. Например, по таким, как "Планирование", "Финансирование", "Учет и отчетность", "Научно-исследовательская работа", "Кадры" и др.

Затем в перечне надо найти подраздел, содержащий документы по конкретному вопросу и статью, соответствующую документам. При этом удобно воспользоваться указателем видов документов в конце перечня.

Не забывайте, что в любом перечне содержатся не конкретные наименования дел, а обобщенные наименования видов документов. Поэтому срок хранения каждого дела может быть установлен лишь в том случае, если все документы имеют единый срок хранения.

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве. Так, например, срок хранения документов из дел, законченных в любом месяце 2005 г., начинается с 1 января 2006 г.

Отметка ЭПК, проставленная к конкретным видам документов с временными сроками хранения, означает, что часть такого рода документов может иметь научно-историческое значение и должна передаваться на государственное или муниципальное хранение по истечении указанного срока. Экспертиза ценности документов с отметкой ЭПК около конкретного срока хранения проводится не в конце делопроизводственного года, а по истечении этого срока хранения.

История знает много примеров необоснованного уничтожения документов. Еще в древности говорили: лучше лишнее сохранить, нежели ценное уничтожить.

Нормативными правилами экспертизы ценности документов предусматривался один год хранения для журналов входящих и исходящих бумаг. Однако далеко не всегда это отвечало интересам науки. Приведем пример с подобными журналами Штаба войск гвардии и Петербургского военного округа за 1880-1893 гг., которые большей частью были сохранены в ЦГВИА СССР и по которым нам удалось восстановить состав и содержание уничтоженного в 1897 г. архивного дела о постройке и испытании самолета А.Ф. Можайского... В этом отношении нельзя не присоединиться к доктору филологических наук, писателю И. Андроникову, который неоднократно и настойчиво обращал внимание архивистов на необходимость проявлять осторожность при уничтожении "частных", на первый взгляд не имеющих научного значения исторических источников. Выступая на Всесоюзном совещании архивных работников в Москве в марте 1961 г., он рассказал о том, какую помощь в его исследованиях оказала тетрадь мелкого петербургского чиновника, написанная в 30-х гг. прошлого столетия и отвергнутая ЦГАЛИ СССР как не представляющая интерес. С большим трудом писателю удалось найти эту тетрадь и доказать с ее помощью важные факты из биографии Александра Чавчавадзе и М.Ю. Лермонтова.

После установления сроков хранения всех дел составляется акт о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. В акте следует указать номер статьи по перечню, на основании которой и был установлен срок хранения.

Дела включаются в акт, если срок их хранения в соответствии со статьями перечня истек к 1 января астрономического (делопроизводственного) года, следующего за последним годом хранения документов. Так, дела, законченные делопроизводством в 2005 г., со сроками хранения 5 лет включаются в акт, который должен составляться не ранее 1 января 2011 г., со сроками хранения 10 лет - не ранее 1 января 2010 г. и т.д. и т.п.

Сроки хранения документов обозначаются не только конкретным количеством лет. Для некоторых копийных и дублетных материалов срок хранения определяется их практической надобностью, а в перечне вместо конкретного количества лет указывается "До минования надобности", "До замены новыми" и т.д. Например, срок хранения "До минования надобности" применяется, как правило, к документам практического значения, чаще всего копийным, означает, что хранить их можно по усмотрению организации, но не менее одного года. Во многих случаях статьи перечней дополняются примечаниями, уточняющими сроки хранения документов ("После снятия с учета", "По истечении срока действия договора", "После увольнения", "При отсутствии годовых" и т.п.).

Снижение сроков хранения, установленных перечнями, категорически запрещается за исключением тех редких случаев, когда ведомство выходит с мотивированным обращением на заседание ЦЭПК Росархива. Повышение возможно в случае необходимости организации хранить конкретные документы более установленного перечнями срока. Такое решение обязательно оформляется протоколом заседания Экспертной комиссии (ЭК) организации. В этом случае в номенклатуре дел организации и в актах о выделении документов к уничтожению в графе "срок хранения" необходимо будет указать номер и дату заседания ЭК организации.

Обратите внимание на следующие моменты: определение ценности документов по заголовкам дел не допускается!

Н.В. Калачов требовал, чтобы "при отборе дел на хранение дело всегда просматривалось от листа до листа, и при малейшем сомнении, к какому разряду отнести дело, всегда относить его к разряду дел, подлежащих вечному хранению" [65, с. 63].

Имейте в виду, если в деле, отбираемом к уничтожению, наряду с не имеющими ценности документами есть ценные документы, то вы можете переформировать дело, а не полностью оставлять его на хранение.

В результате проведенной экспертизы ценности выделяются три группы дел для последующего оформления:

первая группа - дела постоянного хранения, которые в дальнейшем будут включены в опись;

вторая группа - дела со сроками долговременного хранения, в том числе 75 лет и 75 лет ЭПК, которые будут включены в соответствующие описи;

третья группа - дела временного хранения. Эти дела подлежат уничтожению, если сроки хранения их истекли и они включаются в акт о выделении документов и дел к уничтожению.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации по структурной схеме, когда название каждого подразделения организации указывается перед группой заголовков дел этого подразделения, дела вносятся по значимости видов и разновидностей документов в полном соответствии с составленными на дела заголовками. Однородные дела вносятся в акт под одним порядковым номером и суммарно указываются их крайние даты, затем указывается количество таких дел.

Подлежащие уничтожению документы ни в коем случае нельзя использовать в хозяйственно-бытовых целях, они обязательно должны быть переданы на переработку в пункты вторсырья или для промышленного "шредирования". Передача документов сторонним организациям для утилизации должна проходить под контролем сотрудника, ответственного за работу с архивными документами [12, c. 12, 13].

2.4 Отбор на хранение уникальных и особо ценных документов

Документы Архивного фонда Российской Федерации являются объектами национального достояния, историко-культурного наследия народов России, составной частью информационных ресурсов страны. Но, как уже отмечалось выше, даже ценные документы не равнозначны по своей ценности, в их ряду выделяют уникальные документы и особо ценные документы.

Особое внимание с точки зрения их учета, хранения, использования уделяют уникальным документам, считая что аналогов им нет и быть не может, и при утрате они не восполнимы. При этом стоит обратить внимание, что определение уникальных документов дается как производное от документов особо ценных.

В конце 30-х гг. XX в. в отечественной практике архивного дела была впервые поставлена проблема выявления и учета особо ценных документов. Основная цель выявления подобных документов была продиктована обеспечением их сохранности, особенно в чрезвычайных ситуациях, и одним из методов являлось создание страхового фонда копий этих документов.

Научно-методические проблемы изучения и выделения из состава архивного фонда категории особо ценных документов активно разрабатывались в отечественном архивоведении с 50-х гг. XX в.

В 1950-е гг. в работах, посвященных этой проблеме, основной была идея повышения гарантий защиты определенной части документов от повреждений или гибели.

Проблема утраты архивного наследия была общей для всех европейских стран, участвовавших во Второй мировой войне. Поэтому в 1954 г. на Генеральной конференции ЮНЕСКО в г. Гааге в докладах ее участников прозвучала идея превентивной защиты документов, а главным критерием для определения особой категории документов называлась их "важность" для интересов государства. Итогом стало принятие вступившей в силу в 1956 г. Конвенции о защите культурных ценностей в случае вооруженного конфликта. В 1958 г. в СССР была издана инструкция "Об организации выявления, учета уникальных и особо ценных документальных материалов и передачи их на специальное хранение". В ней впервые были перечислены критерии отнесения документов к категории ОЦД. Это:

время создания (возникновения) документа;

важность освещенных в нем вопросов;

значимость и полнота сведений.

В качестве дополнительных факторов упоминались: автобиографичность, художественное оформление.

С конца 60-х гг. XX в. взгляд на проблему ОЦД в архивоведческой литературе стал постепенно меняться. В условиях "мирного периода" на первый план была выдвинута проблема обеспечения сохранности ОЦД при длительном хранении и использовании, а не в чрезвычайных ситуациях.

В это десятилетие в отечественном архивоведении было разработано множество методических рекомендаций по работе с ОЦД как общих, так и - с учетом специфики хранящейся документации - по отдельным государственным архивам. (Например, в Центральном государственном военно-историческом архиве в 1960 г.; в Центральном государственном архиве Октябрьской революции в 1962 и 1974 гг., в Центральном государственном архиве народного хозяйства в 1977 г. Наиболее активно эта работа велась в Центральном государственном архиве древних актов, состав и специфика документов которого нуждались в методическом обеспечении работы с ОЦД. Архивом были подготовлены специальные инструкции в 1962, 1971, 1974 гг.)

С начала 80-х гг. XX в. в исследованиях начинают рассматриваться проблемы "уникальных документов" и "документальных памятников". Вначале эти понятия были тесно переплетены с понятием особой ценности документов. В Положении о создании и организации страхового фонда копий особо ценных документов государственных архивов 1980 г. было зафиксировано, что страховой фонд "создается в целях сохранения ценной документальной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов", является частью государственного фонда страны и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии.

Тогда же было дано определение ОЦД - "документы, содержащие информацию о важнейших событиях, фактах, явлениях жизни общества, имеющие непреходящее значение для государственного управления, народного хозяйства, обороны, международных отношений, научных исследований и невосполнимые при утрате, а также уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации, по способу ее фиксации и по внешним признакам".

К середине 80-х гг. в архивоведческой литературе отчетливо прослеживается идея о необходимости выявления ОЦД еще на стадии ведомственного хранения документов. Однако широкого практического применения она не нашла.

Дальнейшее нормативно-правовое и методическое решение вопроса ОЦД получило развитие в начале 90-х гг. XX в. Так, в Основах законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, принятых в 1993 г., в статьях 7, 10 было узаконено существование ОЦД в качестве части Архивного фонда РФ, а также установлен порядок отнесения архивных документов к этой категории.

В 1995 г. в рамках Федеральной программы по усилению борьбы с преступностью на 1994-1995 гг., утвержденной Указом Президента Российской Федерации N 1016 от 24 мая 1994 г., архивной службой страны была начата работа по созданию Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ. Государственный реестр предназначен для сохранности национальных документальных реестров, информирования о них отечественной и мировой общественности, введения в научный и культурный оборот.

Специалисты ВНИИДАД подготовили Методические указания по определению уникальных документов, где был намечен комплексный, системный подход к решению этой проблемы, сформулировано понятие уникального архивного документа и критерии их определения. В 1996 г. после широкого обсуждения в архивных учреждениях Методические указания были одобрены Росархивом.

С 1996 по 2001 г. в работе по созданию комплекса организационно-методических документов по формированию Государственного реестра уникальных документов принимали участие федеральные и государственные архивы субъектов Российской Федерации. Результатом научно-методической и практической работы стало издание Росархивом приказа N 75 от 9 октября 2001 г. "Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и организации работы по его созданию".

Приказ предусматривал выявление уникальных документов в государственных архивах, музеях, библиотеках и других хранилищах, а также формирование Государственного реестра в традиционном и автоматизированном формах.

Государственный реестр регламентирует работу по выявлению уникальных документов, их описанию, экспертизе ценности, а также представлении предложений о включении документов в него, внесении изменений и пользование информацией, в нем содержащейся.

К Регламенту Государственного реестра уникальных документов АФ РФ составлены Методические указания по определению уникальных документов. На основании Методических указаний государственные, муниципальные архивы, музеи и библиотеки могут разрабатывать с учетом своей специфики методические документы, инструкции по выявлению уникальных документов, тем самым углубляя и детализируя общие положения, более соотносимые с практической работой конкретных хранилищ.

Регламент установил хронологические границы, в рамках которых следует выявлять уникальные документы:

Фрагмент документа	Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. - М., 2001
П. 1.2	Выявление уникальных документов... рекомендуется осуществлять в хронологической последовательности, начиная с документов, образовавшихся не позже первой половины XX в. (примерно до начала Первой мировой войны). За более поздние годы выявление документов для включения в ГР рекомендуется осуществлять лишь по отношению к самым бесспорным, не вызывающим каких-либо сомнений документальным ценностям и раритетам
П. 2.1	Исходя из задачи определения документов высшей категории ценности, выявление уникальных документов для включения в ГР производится по самостоятельным критериям, не совпадающим с критериями отбора на постоянное хранение и в качестве ОЦД. При этом акцент делается не на ценности информации как таковой, не на принадлежности к фонду высокой категории, а на общекультурной значимости отдельного документа, его реликвийности, мемориальности, единственности в своем роде по содержанию и месту в истории страны и человечества и высокой материальной ценности. Под уникальностью в указанном смысле понимается представляющее самостоятельное культурно-историческое значение и невоспроизводимое ни в какой копии и ни в каком-либо другом документе единство материального носителя документа, его содержания, авторства (автографичности), соотнесение с конкретным историческим временем (явлением, событием, процессом, объектом), обусловившим появление данного документа.

Объектом, включаемым в Регламент, является отдельный документ или единица хранения, состоящая из уникальных документов. В исключительных случаях может быть включен комплекс документов: фонд или коллекция, если они почти полностью состоят из уникальных документов.

Регламент установил основные критерии определения уникальных документов:

древность документа, подлинность;

бесспорность культурно-исторической значимости;

публичность;

высокая материальная ценность;

отношение документа к историческому событию или к исторической личности;

юридическое значение документа, художественные и оформительские особенности документа.

Критерий древности является самодостаточным и не требует применения каких-либо дополнительных критериев (в отличие от других критериев).

На этом основании включению в Государственный реестр подлежат все документы, созданные до XVI в., и значительная часть возникших до 1626 г.: как подлинников (в том числе фрагментов), так и изготовленных тогда же копий.

В качестве древних могут рассматриваться и более поздние документы XVII в., однако это требует дополнительного обоснования и заключения специалистов.

Отметим, что для включения в Государственный реестр документов, не являющихся древними, необходимо, чтобы они соответствовали еще не менее пяти из перечисленных выше критериев.

Критерий подлинности является обязательным для всех документов, не относящихся к древним.

Критерий бесспорности культурно-исторической значимости документа обусловлен требованием выделения из всего состава Архивного фонда РФ лишь уникальных документов, общенациональная ценность которых бесспорна, то есть общепризнанна. Этот критерий применяется только к широко известным документам (даже исключительно среди специалистов). Учитывая отсутствие однозначной трактовки термина "бесспорное" в качестве уточняющего понятия используется определение "первый". Например, первый звуковой фильм.

Отдельно выделяемый критерий публичности для недревних документов подразумевает, что в Государственный реестр уникальных документов не включаются документы, которые в связи с различными обстоятельствами не могут быть опубликованы или выданы исследователям. Например, содержат государственную тайну или являются документами личного происхождения.

Критерий высокой материальной ценности выражается в страховой оценке документов, которая не должна быть ниже верхней границы его возможной аукционной цены.

Критерий отношения документа к историческому событию или исторической личности оценивает его непосредственную принадлежность к конкретному историческому событию. Например, манифесты, конституции и так далее или дневник Ф.М. Достоевского.

Критерий юридической значимости документа может применяться с учетом четырех общеобязательных критериев: подлинность, бесспорность культурно-исторической значимости, публичность, высокая материальная ценность.

Критерий художественной и оформительской особенностей документа предусматривает необходимость учитывать наличие уникальных печатей, художественных украшений различных грамот, договоров, дипломов, а также национальных и фольклорных особенностей в их оформлении.

Решение о включении документов в Государственный реестр принимает ЦЭПК при Росархиве (Федеральном архивном агентстве) по представлению федеральных архивов, органов управления архивным делом субъектов РФ, других юридических и физических лиц (приложение 12).

Например, по данным за 2003-2004 гг. ЦЭПК рассмотрела материалы на 117 документов от 10 федеральных архивов и органов управления архивным делом девяти субъектов Российской Федерации. После тщательного изучения ЦЭПК приняла решение включить в государственный реестр 76 документов федеральных и 12 региональных архивов. Были включены такие документы, как "Декларация и договор об образовании СССР" (ГА РФ), Общий гербовник дворянских родов Всероссийской империи (РГИА), Доклад первого секретаря ЦК КПСС Н.С. Хрущева "О культе личности и его последствиях" на XX съезде КПСС (РГАНИ) и т.д.

К "Регламенту Государственного реестра уникальных документов..." с целью унификации работ по их аналитико-синтетической обработке прилагаются "Правила описания уникальных документов".

Описание уникальных документов производится в листе учета и описания уникального документа АФ РФ. Лист учета состоит из 6 разделов, каждый из которых, в свою очередь, имеет большое количество реквизитов.

Первый раздел "Учетные и описательные характеристики" содержит 20 реквизитов: "регистрационный номер" (уникального документа в Государственном реестре), "дата включения в Государственный реестр", "название (заголовок) документа", "самоназвание документа", "вид документа", "автор документа", "дата (время создания) документа", "век", "ориентировочная дата" (время создания документа, если дата установлена косвенным путем), "язык документа", "аннотация" (излагается краткая характеристика документа, место создания, сведения о подлинности документа и т.д.), "историческая справка" (данные о происхождении или источнике приобретения документа, истории его бытования), "наличие драгоценных металлов и камней", "палеографические особенности" (способ написания документа), "печати" (наличие печатей, их вид, материал, сохранность изображения), "художественные особенности оформления" (наличие заставок, миниатюр и других элементов, важных для идентификации документа), "опубликованность документа" (указ с выходными данными публикации), "экспонирование" (дата и место), "собственник", "владелец документа" (архив, музей, библиотека - с указанием статуса, правового положения, организация - государственная или негосударственная, физическое лицо).

Второй раздел листа учета уникальных документов "Место хранения документа" содержит три реквизита: "место хранения документа" (официально принятое наименование учреждения или ФИО лица, осуществляющего хранение документа), "адрес места хранения документа", "архивный шифр".

Третий раздел "Физические характеристики документа" состоит из шести реквизитов: "материальный носитель информации", "размеры документа", "объем документа" (количество листов, кадров и т.д.), "физическое состояние документа", "потребность в реставрации" (указываются повреждения документа, степень угасания текста, другие особенности), "реставрация документа" (дата проведения, ФИО реставраторов и организация).

Четвертый раздел "Страховая оценка документов" содержит сведения о размере страховой суммы документа, которая определяется в соответствии с "Методикой определения материальной ценности документов" (в качестве приложения дана в Регламенте государственного реестра уникальных документов), дату страховой оценки или размер страховых сумм (в фунтах стерлингов или долларах), установленных страховыми компаниями в процессе подготовки документа к экспонированию за рубежом.

Пятый раздел "Служебная информация" состоит из трех реквизитов: "кем представлен документ", "протоколы ЭПК" (указывается название совещательного органа, номер и дата протокола заседания, утвердившего предложения о включении уникального документа в Государственный реестр), "протокол ЦЭПК".

Шестой раздел "Изменения" содержит наименование и номер реквизита, в который вносятся изменения (например, сведения о реставрации, публикации, экспонировании, изменении места хранения, собственника и т.д.), номер и дату акта, на основании которого вносятся изменения. документ экспертиза ценность архив

Все реквизиты листа учета описания уникального документа соответствуют реквизитам базы данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации", которую ведет Центр информационных технологий Росархива.

Параллельно с формированием федерального Государственного реестра органы управления архивным делом субъектов Федерации начали создавать региональные реестры уникальных документов, которые в соответствии с установленными критериями остались за рамками федерального реестра, однако представляют особую историческую и культурную значимость для региона. Они разрабатывают собственные методики, в которых конкретизируют положения Регламента с учетом особенностей исторического развития регионов, а следовательно, состава и содержания документов (приложение 13).

Особо ценными документами в составе Архивного фонда Российской Федерации считаются документы, которые несут в себе особую миссию для общества, государства:

Фрагмент документа	Федеральный закон "Об архивном деле в РФ" 2004 г.
Ст. 3, п. 5	Особо ценный документ - документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен режим хранения и использования
Ст. 3, п. 6	Уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности

Таким образом, новое (по сравнению с 1980-ми гг.) определение особо ценных документов в государственном или муниципальном архиве любого уровня подразумевает, что они не должны полно и адекватно отражать исторический процесс своего региона, а в первую очередь под ОЦД понимают документы, имеющие особо важное, непреходящее значение для культуры, науки, общества, государства. В этом контексте понятие "непреходящее значение" документа трактуется как свойство документа не терять своего правового, культурного значения в зависимости от смены режимов, властей, политической, экономической и социальной конъюнктуры. Под понятием "невосполнимых уникальных документов", понимается невозможность полноценной замены документа любой копией (за исключением понятия "копии документов на правах подлинника", но в этом случае речь может идти о восполнении информации уникального документа, а не ее физического носителя, так как они (подлинник и копия) в этом смысле не идентичны) с позиций достоверности, реликвийной ценности и права.

В 2006 г. в целях совершенствования работы по выявлению ОЦД для обеспечения сохранности их оригиналов и сохранения содержащейся в них информации ВНИИДАД были подготовлены новые Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации (Росархив, ВНИИДАД), в которых уточнены определение понятия "особо ценные документы", критерии их выявления, методика проведения этой работы, а также организация учета, описания и хранения этой категории дел.

Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации [7] содержат следующие критерии определения особо ценных документов:

время создания документа;

ценность содержащейся в документе информации;

юридическая сила, подлинность документа;

значение фондообразователя;

авторство (и адресат) документа;

наличие палеографических, художественных и других особенностей документа.

В качестве дополнительного критерия может выступать величина страховой оценки документа (его денежная страховая стоимость).

Интересна трактовка этих критериев, предложенная составителями Методических рекомендаций по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации [7, с. 12-18].

Выявление в архивах ОЦД и уникальных документов можно отнести к "высшей стадии" экспертизы ценности документов, когда из уже отобранных на постоянное хранение документов выделяется особая каста заслуживающих особого внимания, в идеале - "неприкосновенных" для исследователей подлинников.

Методика выявления особо ценных документов, разработанная ВНИИДАД, состоит из нескольких этапов и определенных технологий на каждом из них.

Выявление ОЦД проводится по несекретным документам фонда, прошедшим научно-техническую обработку.

Методика выявления ОЦД предполагает три этапа: на первом - составление списка фондов, на втором - изучение описей отобранных фондов, на третьем - изучение отобранных по копиям дел.

При выявлении фондов, потенциально содержащих ОЦД, следует начинать с фондов, содержащих документы за наиболее ранние периоды, а также следует учитывать для советского периода ведомственные и отраслевые группы (соподчинения), что позволит избежать межфондовой и межархивной дублетности.

Итогом первого этапа будет составление списка фондов либо по отдельному архивохранилищу, либо по всему архиву в целом.

При изучении описей первоочередному изучению подлежат описи структурных частей фондов, отражающих основную деятельность фондообразователя.

При этом к составу ОЦД могут быть отнесены отдельные документы, дела, части фондов и целые фонды. При этом расшивка дел при выявлении ОЦД не допускается, и все дело считается особо ценным, даже если в нем признан таковым только один или несколько документов.

Это важно при создании страхового фонда, так как копируется все дело целиком, а не отдельный документ или часть дела, что позволяет обеспечить сохранность единиц хранения.

Выявление ОЦД проводится путем просмотра заголовков дел в описях. Однако зачастую "глухие" дела, малоинформативные, неточные заголовки дел не позволяют выявлять ценную, уникальную информацию на уровне документа. Поэтому более надежным способом выявления ОЦД является полистный просмотр дела.

Выявление ОЦД завершается составлением описей по каждому архивохранилищу отдельно или по архиву в целом.

Выявлению уникальных и особо ценных документов уделяется большое внимание в работе государственных и муниципальных архивов Российской Федерации. В то же время еще недостаточно активно производится эта работа в государственных и муниципальных музеях и библиотеках, а также организациях Российской академии наук, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

Работа по выявлению уникальных и особо ценных документов тесно связана с созданием страхового фонда и фонда пользования в организациях, осуществляющих хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

"Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (М., 2007, п. 2.11.12.) определяют общую методику работ по выявлению уникальных документов. Она заключается в следующем:

выявление проводится в плановом порядке; на основании отраслевых и научно-методических разработок и методических пособий, подготовленных в архиве;

на каждый выявленный потенциально уникальный документ заполняется лист учета и описания, который рассматривается на экспертно-методической комиссии архива;

представляются предложения о включении выявленных потенциально уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.

Выявление уникальных и особо ценных документов проводится в архивах организаций по согласованию с теми государственными или муниципальными архивами, источниками комплектования которых они являются.

В соответствии с "Основными правилами работы архивов организаций" [12, п. 4.8] на выявленные уникальные и особо ценные документы каждого фонда, хранящегося в архиве, составляется опись особо ценных документов, которая рассматривается экспертной комиссией организации, согласовывается с государственным (или муниципальным) архивом и утверждается руководителем организации.

Отнесение документов к уникальным и включение их в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в соответствии с Регламентом государственного учета уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

По состоянию на 2012 г. находится в стадии разработки "Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации", где в специальном разделе будет прописана организация учета уникальных документов. С момента утверждения этого документа утрачивает силу "Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации" [28].

Методическое обеспечение работы с уникальными документами будет освещено в разрабатываемых ВНИИДАД рекомендациях по работе с уникальными документами в государственных архивах Российской Федерации.

Создание страхового фонда документов. Создание страховых фондов документации - одна из важнейших задач ряда государственных структур. Эта работа ведется в одном направлении по линии Министерства по чрезвычайным ситуациям и др., в другом направлении Министерством культуры Российской Федерации, Федеральным архивным агентством, Российской академией наук.

Назначении страховых фондов заключается в обеспечении сохранности наиболее важных, значимых в военном, научно-техническом, производственном, историко-культурном плане и других аспектах документов путем их копирования (посредством микрофильмирования, записи на электронных носителях и т.п.). Главное условие - страховые копии должны храниться в специально защищенных объектах отдельно от подлинников документов, поэтому основные хранилища страховых копий документов в основном располагаются за Уралом, например, Центр хранения страхового фонда документов Архивного фонда Российской Федерации расположен в г. Ялуторовске Тюменской области.

Особо остро вопрос о создании страхового фонда документов оборонного значения встал в конце 1950-х гг. во время так называемого ядерного противостояния крупнейших держав.

В начале 1980-х гг. было принято постановление Совета Министров СССР и ЦК КПСС о работе с документами страхового фонда, и к началу 1990-х гг. работы в стране по созданию объектов хранения и специализированных лабораторий по микрофильмированию были в основном завершены.

В современных условиях создание Единого страхового фонда документации (ЕСФД) предусматривает выделение в нем 2-х уровней: федерального и регионального (территориального), а также комплексов документов по трем направлениям: оборонного значения (для включения в мобилизационный план); для проведения аварийно-спасательных и аварийно-восстановительных работ; для сохранения документов, являющихся национальным, культурным и историческим наследием (последние и входят составной частью в ЕСФД):

Фрагмент документа	Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007)
П. 2.11.13	Совокупность страховых копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации (далее - страховой фонд) создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов этих документов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов уникальных документов и особо ценных документов в специальных архивохранилищах

С 2000 г. в стране возобновлено страховое копирование уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, которое практически приостановилось в 1990-е гг.

Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных документов и особо ценных документов и интенсивности обращения к ним. Первоочередному копированию среди них подлежат наиболее интенсивно используемые, с повреждениями материального носителя и документной информации.

Централизованное хранение страхового фонда документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляет федеральный государственный архив - Центр хранения страхового фонда (ЦХСФ).

Хранение страхового фонда государственного архива субъекта Российской Федерации и муниципального архива может осуществлять специальное архивохранилище, расположенное на территории субъекта Российской Федерации.

В 2003 г. был принят ГОСТ Р. 3 505-2003 "Единый российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным, научным, культурным и историческим наследием", который определил порядок создания страхового фонда документов Архивного фонда Российской Федерации.

В нем было определено, что объектом стандартизации является страховой фонд документации, отнесенной к категории национального научного, культурного и исторического наследия, который входит в состав Единого российского страхового фонда документации.

Положения настоящего стандарта подлежат применению при создании российского страхового фонда особо ценных и уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, а также особо ценных, уникальных и информационно значимых документов библиотечных фондов Российской Федерации, в том числе не входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, независимо от ведомственной и территориальной подчиненности организаций - держателей оригиналов документов.

Стандарт распространяется на все текстовые и графические документы независимо от техники их исполнения и материального носителя и аудиовизуальные документы, созданные с применением аналоговых технологий, но стандарт не распространяется на документы, содержащие кодированную информацию, созданную с применением цифровых технологий средствами электронно-вычислительной техники.

В 2008 г. в развитие предыдущего ГОСТа вышел новый документ - ГОСТ Р. 302-2008 "Единый российский страховой фонд документации. Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие требования к условиям хранения".

Этот документ введен в действие с 1 января 2010 г. и установил общие требования к условиям хранения страховых копий документации, являющихся национальным научным, культурным и историческим наследием. В его состав входят микроформы страхового фонда документации, страховые копии кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и видеодокументов, созданные в порядке, который был определен ранее рассмотренным ГОСТом Р. 3 505-2003.

Аналогично региональным ресурсам уникальных документов в стране создаются территориальные страховые фонды. Так, например, в 1990-2000-е гг. наиболее активно участвовали в создании территориальных страховых фондов такие регионы, как Москва, Кемерово, Курск, Тула и др.

Правительство Москвы в 2008 г. утвердило городскую целевую программу "Развитие системы территориального страхового фонда документации г. Москвы на 2009-2011 гг." (Постановление от 22 июля 2008 г. N 650-ПП правительства Москвы "Об утверждении городской целевой программы "Развитие системы территориального страхового фонда документации города Москвы на 2009-2011 гг." [24]). Работы в этом направлении ведутся давно, еще в 1997 г. было подписано распоряжение Премьера Правительства Москвы об организации работ по созданию территориального страхового фонда документации г. Москвы, затем был принят еще ряд нормативных документов, посвященных этому вопросу.

Главной задачей создания территориального страхового фонда документации (ТСФД) города Москвы (как и других территориальных фондов) является - подготовка страховых копий подлинных документов, необходимых для обеспечения выполнения мобилизационных зданий и устойчивого функционирования экономики города Москвы, сохранение ее научно-технического и производственного потенциалов, историко-культурного наследия в условиях военного времени и чрезвычайных ситуаций мирного времени, для проведения аварийно-спасательных и аварийно-восстановительных и других неотложных работ при ликвидации чрезвычайных ситуаций, а также для восстановления объектов или отдельных сооружений в случае их разрушений (повреждений).

Создание страховых копий осуществляется путем микрофильмирования документов, записи их на электронных носителях. Осваиваются новые интегрированные технологии изготовления страховых документов, в том числе с документов, выполненных в электронном виде, а также документов, содержащих цветные изображения, что позволяет расширить спектр страхуемой документации.

За период с 2000 по 2005 г. в г. Москве были изготовлены и заложены на хранение страховые документы на военную продукцию, проектную документацию и документацию, являющуюся научным, культурным и историческим достоянием, объемом свыше 1 млн 500 тыс. листов, приведенных к формату А4. Изготовлено свыше 500 страховых копий документов аварийных комплектов документации, замикрофильмировано свыше 7 млн кадров особо ценных и уникальных документов Архивного фонда г. Москвы.

В настоящее время хранение документов осуществляется в федеральной технической лаборатории. Наполнение этого хранилища ожидается в 2012-2015 гг.

Основной страховой фонд аварийных комплектов документации хранится в специальном хранилище комплексной лаборатории службы страхового фонда документации чрезвычайных ситуаций Управления по обеспечению мероприятий гражданской защиты города Москвы, микрофиши оперативного использования - при органах повседневного управления Главного управления МЧС России по городу Москве. Страховой фонд документации научного, культурного и исторического наследия хранится во временном хранилище Главного архивного управления г. Москвы.

На особо ценные и уникальные документы в архивах организаций, в соответствии с нормами "Основных правил работы архивов организаций" [12, п. 4.9], путем микрофильмирования создаются страховой фонд и фонд пользования.

Страховой фонд создается с целью сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения подлинных документов.

Одновременно с созданием страхового фонда создается фонд пользования (позитивные микрофильмы и микрофиши).

Фонд пользования может создаваться также целевым порядком по наиболее используемым документальным комплексам путем ксерокопирования или созданий копий документов на электронных носителях, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.