Организация комплектования архивов документами архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

Сопоставление количества дел в номенклатуре и в описи - очень ответственная задача. Если в описи дел постоянного и долговременного хранения их меньше, чем было ведено в соответствии с номенклатурой, об этом следует составить справку и предпринять все меры к розыску недостающих дел.

Все замеченные вами недостатки в формировании и оформлении дел работники службы документационного обеспечения управления обязаны устранить.

Если Вы работник государственного или муниципального архива, то должны строго следить за соблюдением сроков хранения документов в архивах организаций - источников комплектования.

Документы, отнесенные к составу АФ РФ, до их передачи в государственный или муниципальный архив находятся на временном хранении в организации (архиве или архивохранилище) в течение сроков, установленных ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ст. 22):

1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;

2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;

3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;

4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;

б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации - 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

е) научной документации - 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;

з) видео- и фонодокументов - 3 года.

Передача дел на хранение в государственный или муниципальный архив осуществляется от организаций по описям дел постоянного хранения, утвержденных экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного органа, а также по актам приема-передачи.

В государственном и муниципальном архиве строго следят за соблюдением вышеуказанных сроков передачи документов от источников комплектования.

Передача документов из каждого учреждения - источника комплектования в государственный и муниципальный архив осуществляется ежегодно или раз в 3-5 лет (в зависимости от объема документов фондообразователя). Естественно, что если у архива 200 источников комплектования, регулярное комплектование возможно только при составлении графика приема документов из учреждений. Комплектование государственного и муниципального архива документами одного фондообразователя осуществляется в несколько этапов:

сначала на заседании ЭПК государственного и муниципального архива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается у них);

затем в архив организации выезжает сотрудник государственного или муниципального архива для проверки состояния и оформления дел и т.д.;

наконец, на последнем этапе, в соответствии с описями поединично передаются дела на постоянное хранение.

В особо ценных делах проверяется количество листов. Если количество дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, а архив организации составляет справку о причинах отсутствия дел, а также оформляет акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны.

Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается учреждение, передающее документы, и архив, в который они поступают, причина передачи (истечение сроков хранения в организации или ликвидация учреждения), а также реальное количество передаваемых дел, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного или муниципального архива и самой организации, передающей документы.

Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи (в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверждения описи на ЭПК государственного или муниципального архива). Один экземпляр описи остается в архиве организации. На трех экземплярах описи, переданных в государственный или муниципальный архив, делается отметка о передаче документов. Таким образом, всего составляется четыре экземпляра описи.

В современных условиях архивы используют и методы "активного комплектования", которое включает в себя:

проведение бесед с фондообразователями о важности сохранения их документов;

выявление потенциальных источников комплектования в органах регистрации юридических лиц, а также на основе изучения событий общественно-политической жизни;

анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений, запись митингов и других событий общественно-политической жизни, запись устных воспоминаний;

сбор воспоминаний, составление хроники событий;

сбор документов, отражающих общественное мнение, участие во встречах, "круглых столах" с фондообразователями.

Основой работы по "активному комплектованию" является высокий профессионализм, компетентность и активная жизненная позиция архивиста.

Комплектование документами российского происхождения, находящимися по различным причинам за пределами Российской Федерации, документами зарубежного происхождения, имеющими значение для России, заключается в следующем:

выявлении архивных и опубликованных сведений об этих документах за рубежом;

выявлении государственных, общественных, иных организаций, частных лиц, располагающих документами российского происхождения и по истории России;

установлении контактов с заинтересованными министерствами и ведомствами и их органами на местах, фондами, общественными организациями по связям с зарубежными странами и соотечественниками за рубежом и их отделениями на местах, музеями, в том числе краеведческими средствами массовой информации, а также представителями научной общественности;

подготовке библиографии справочников и других изданий о зарубежных государственных и негосударственных архивах, хранящих документы российского происхождения и по истории России;

составлении перечней фондов, коллекций, собраний и отдельных документов профиля архива по странам, архивохранилищам, владельцам;

изучении обстоятельств попадания за рубеж документов российского происхождения;

выявлении сведений о документах российского происхождения, профиля архива, возвращенных в Россию в виде подлинников, а также документов по истории России, полученных в виде копий;

своевременном информировании вышестоящего органа управления архивным делом о выявлении документов российского происхождения с обоснованными предложениями о необходимости их получения в виде подлинников или копий;

осуществлении оперативного взаимного информирования о местонахождении профильных архивам документов;

осуществлении работы по эквивалентному обмену копиями документов в соответствии с соглашениями Федерального архивного агентства России, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации с архивными службами и учреждениями зарубежных стран;

приеме подлинных документов или их копий на постоянное хранение (Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. С. 108-109 [13]).

Прием полученных из-за рубежа документов в архиве осуществляется в соответствии с соглашением (договором) между владельцем документов и архивом о продаже, дарении подлинных документов или их копий, обмене копиями документов. Заключение договора осуществляется с учетом законодательства соответствующей страны. В договоре могут оговариваться особые условия использования передаваемых документов.

Документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинников или копий на правах подлинников, принятые на постоянное хранение в архив, независимо от их происхождения включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат государственному учету [25, с. 91].



2. Экспертиза ценности документов

2.1 Понятие об экспертизе ценности документов

Если Вы работник службы документационного обеспечения управления, то перед Вами встает проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело "не родилось", ведь на обложке Вы должны, пользуясь перечнями документов с указанием сроков хранения, проставить конкретный срок, т.е. составить прогноз ценности "нарождающегося" дела. Далее оно будет "расти", "толстеть", "мудреть", постоянно пополняясь бумагами. И Вы единственный, кто может полистно оценить значимость и ценность каждого документа. Учтите, что в конце прогноз относительно сроков хранения дела может оказаться неверным. Поэтому при передаче дел в архив организации или архивохранилище, Вам придется еще раз уточнить все сроки хранения.

Если Вы работник архива организации, то на Вас лежит ответственная задача по формированию архивного фонда учреждения, а возможно, и личных фондов выдающихся лиц, работающих у Вас, и пожелавших увековечить себя в документах. Вы должны выделить дела постоянного срока хранения и подготовить их для передачи в государственный или муниципальный архив, или в негосударственное хранилище.

Другая Ваша задача состоит в отборе на уничтожение документов временного хранения, срок "жизни" которых истек.

Если Вы работник государственного или муниципального архива, то практически пожинаете плоды той работы, которую провели по экспертизе ценности документов в делопроизводстве и архиве организации.

Вы ответственны за решение экспертных органов организаций.

Основы методики экспертизы начали формироваться в первой четверти XIX в. и окончательно сформировалась уже в ХХ в.

Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.

Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например, 1920-х гг. по перечням 1990-х гг. В этом случае экспертиза ценности документов проводится только на основе научных критериев.

Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных и муниципальных архивов, всего Архивного фонда Российской Федерации. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных и муниципальных архивах:

Фрагмент документа	Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации"
Ст. 3, п. 16	Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации

"Основной постулат теории экспертизы ценности документов и комплектования архивов - приоритет более ценного перед менее ценным. Принцип неотъемлемости ценности документов для общества (или для собственника), общего историко-культурного наследия народов России, мирового историко-культурного достояния признается современным архивоведением" [57, с. 175].

Из множества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение. Как показывает сравнительный анализ по разным историческим периодам и разным группам документов, ценной документацией признавались 10-12% в дореволюционной России, 5-10% в современный период, в том числе 1-5% документов негосударственных организаций определяются как ценная документация и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Об этих цифрах можно судить по Министерству юстиции, документы которого приводились в порядок специальной комиссией во главе с сенатором Репинским. Эта комиссия за три года работы в архиве с 1884 по 1887 разобрала 103 836 дел и книг. Из них оставила на хранение 9939 дел, а 92 439 дел и 1458 книг были проданы как не содержащие никакой ценности.

В других странах "процентные ножницы" еще больше. Так, например, в Германии принимают на постоянное хранение в архивы 20-30% от общего числа образующихся в учреждениях документов, в то время как в Великобритании - 1%, в США - от 1 до 4%.

Материалы VII Международного конгресса архивистов. - М., 1975. Ч. 1. С. 40.

Задачи экспертизы ценности документов.

Первая задача - отбор наиболее ценных документов из организаций в государственные или муниципальные архивы на постоянное хранение и определение профильности документов тому или иному государственному или муниципальному архиву.

На профессиональном языке данную категорию называют "постоянкой".

Это очень ответственная задача - ведь решается судьба каждого документа и данного архивного фонда в целом.

Есть и другая крайность - перестраховка, которая может привести к засорению фондов ненужными документами:

Исторические примеры излишнего усердия в уничтожении документов и, наоборот, заполнения архивов материалами, ценность которых вызывает сомнение
Случаи гибели ценных материалов	Случаи необоснованного хранения материалов, не представляющих ценности
"Часть архивных работников не решается нарушить установившиеся традиции и каждый документ пытается рассматривать как совершенно неприкосновенный..." Симкин М. Выделение материалов, не подлежащих хранению // Архивное дело. 1940. N 56. С. 15	"Нельзя назвать ни одной группы книг, дел, документов и частных бумаг, которая была бы во всех обстоятельствах и при всех случаях бесполезна для деловых справок или научных исследований" Богоявленский С. Работа Поверочной и разборочных комиссий // Архивное дело. 1926. N 5. С. 69
Массовое уничтожение документов местных учреждений было связано с эпохой буржуазных реформ 1860-70-х гг., когда материалы ликвидированных судебных, военных и других учреждений варварски уничтожались, чтобы освободить место в канцеляриях вновь созданных учреждений. Так, в 1897-99 гг. Оренбургская архивная комиссия назначила к уничтожению 13 863 дела и устроила в гостином дворе свою лавочку для розничной продажи государственных архивных материалов [73, с. 12]	-
В архиве Виленского окружного суда 904 книги и 5100 дел признаны подлежащими уничтожению [73, с. 127]	-
В Нижнем Новгороде из числа оставшихся от бывших уездных судов дел продано с лишком 30 возов архивных бумаг [73, с. 127]	-
"Варшава. В архиве здешнего губернского правления находятся старинные книги и акты, в том числе много там документов бывшего воеводства Варшавского... Общий вес этих документов доходил до 400 пудов. Все эти акты, не имеющие значения для губернского правления, назначены в продажу с аукциону... По справкам Московского археологического общества покупщиком оказался один из московских торговцев древностями" [73, с. 127]	-
В последнее заседание Московского археологического общества было доложено письмо графа Шереметьева, сообщавшее о продаже в частные руки нескольких возов дел архива Звенигородского полицейского управления, случайно встреченных на улице и перекупленных графом от первого покупщика - посадского человека [73, с. 127]	-
Большой урон Государственный архивный фонд понес в период так называемой "макулатурной кампании" 1927-29 гг., когда архивы едва не были принесены в жертву бумажной промышленности, испытывавшей сырьевой кризис. Центрархив РСФСР издал ряд директив, разрешающих разборочным комиссиям учреждений самостоятельно принимать решение об уничтожении отдельных категорий документов. Архивные органы не успевали контролировать деятельность разборочных комиссий. В результате в первые месяцы 1929 г. только 75 центральных учреждений Москвы передали на утилизацию 285 тонн бумажного сырья [76, с. 60]	На заседании научного совета ГАУ НКВД в ноябре 1944 г. отмечалось, что госархивы захламлены второстепенными, не имеющими ни научного, ни практического значения материалами. "Тут банно-прачечные объединения, парикмахерские и др." Встал вопрос о том, чтобы не принимать документы низовых учреждений на хранение. Отсутствие критериев отбора материалов на хранение и критериев определения источников комплектования привело к тому, что в сводном плане комплектования на 1946-50 гг. был предусмотрен прием 30 млн ед. хранения в госархивы, а хранилищ имелось лишь на 3 млн ед. хранения. Это заставило в 1946 г. продлить срок хранения документов в ведомствах с 10 до 25 лет [76, с. 88-90]
Массовое уничтожение документов в первые месяцы войны было связано с их эвакуацией. Специальная инструкция о порядке разгрузки ведомственных архивов, утвержденная НКВД СССР, предоставила эвакуировавшимся учреждениям право самостоятельного уничтожения документов из опасения, что они попадут в руки врага. На 1 марта 1942 г. только центральные учреждения уничтожили около 4,5 млн ед. хр. [76, с. 88-90]	К 1957 г. государственные архивы были переполнены фондами низовых учреждений обслуживающего звена - коммунально-бытовых, снабженческих, торгово-заготовительных при явной неполноте материалов ведущих учреждений, организаций, предприятий. Эта "стихийность" комплектования привела к "перестройке комплектования" в конце 1950 - начале 60-х гг., когда целые категории фондов были исключены из списков источников комплектования государственных архивов
"Часть документальных материалов не попала на государственное хранение в результате порочной практики экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов в послевоенное время. Именно тогда почти во всех архивах страны началось массовое выделение документальных материалов в "макулатуру". Если в 1954 г. было выделено уже 8,7 млн дел, то в 1950 г. - 68,1 млн дел, в 1957 г. - 87, 1 млн дел, а в 1959 г. - 87,8 млн дел" [67, с. 84]	-
Современный комментарий: Таким образом, даже из краткого обзора истории архивного дела можно сделать заключение, что случаи уничтожения ценных документов происходят значительно чаще, чем избыточное хранение макулатуры

После того как определен круг документов, подлежащих постоянному хранению, устанавливают профильность документов данного учреждения тому или иному государственному или муниципальному архиву. Естественно, что после определения комплекса документов постоянного хранения, подлежащих передаче в государственные или муниципальные архивы, решается вопрос, в составе каких фондов и в какие архивы поступят эти документы.

Вторая задача - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. На профессиональном языке эти документы именуются "времянкой".

Еще в XIX в. сроки хранения дифференцировались в зависимости от ценности документов. Появились такие сроки хранения как "до минования надобности". Так, например, правила Военного министерства о порядке хранения и уничтожения архивных дел 1836 г. предусматривали, что "опись строевым лошадям хранить 3 года по выбытии со службы последней лошади".

В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

1) долговременного хранения (как правило, это документы со сроками хранения свыше 10 лет, в том числе, например, документы по личному составу со сроком хранения 75 лет);

2) временного хранения.

Срок хранения:



Сроки	Примеры
75 лет ЭПК	Личные дела работников
75 лет	Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин
45 лет ЭПК	Документы (положения, протоколы, решения, заключения) об аттестации рабочих мест по условиям труда
25 лет	Ведомости на выдачу компенсаций гражданам за причинение ущерба на финансовом и фондовом рынках
20 лет ЭПК	Документы (акты, обзоры, докладные записки, сводные) о ходе строительства, реконструкции, реставрации объекта
20 лет	Исполнительная рабочая проектная документация, скорректированная строительными организациями
15 лет ЭПК	Переписка с иностранными организациями о тарифах
15 лет	Документы (заявки, уведомления, табели) о регистрации уполномоченных лиц организации в реестре уполномоченных лиц организаций - владельцев сертификатов ключа подписи
10 лет ЭПК	Документы (проекты, предложения, ставки) о подготовке контрактов, договоров, согласований
10 лет	Акты списания книг и периодических изданий
5 лет ЭПК	Критические отзывы, опровержения недостоверных сведений о деятельности организаций
5 лет	Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности, маркетинга
3 года	Отчеты об использовании бланков строгой отчетности
2 года	Книги учета стройматериалов механизмов и запасных частей к ним
1 год	Заявки на перевозку грузов
До замены новыми	Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций
До востребования	Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)
До минования надобности	Образцы подписей материально ответственных лиц
До ликвидации организации	Опись документов, представляемых на торги (аукцион, конкурс) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества в других организациях
До списания транспортных средств	Паспорта транспортных средств (Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. - М., 2010 [20]; Перечень типовых архивные документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. [19])

Отметка ЭПК проставляется около сроков хранения три года и выше и означает, что срок хранения этих документов необходимо согласовать с экспертно-проверочной комиссией государственного или муниципального архива или экспертной комиссией организации, если она не передает свои документы в архив, и, возможно, часть таких документов может иметь научно-историческое значение и должна передаваться на хранение в государственный или муниципальный архив или постоянно храниться в организации.

"Уникальные домовые книги могут стать музейными раритетами. Так произошло с книгой известного "Дома правительства". Она чудом сохранилась у Михаила Коршунова, чья предвоенная юность прошла в этом доме. Коршунов стал прообразом Химиуса, героя "Дома на набережной" Ю. Трифонова.

Здесь в разные годы жили Подвойский, Литвиновы, Хрущев, дочь Сталина Светлана Аллилуева, Тухачевский.

Домовая книга 1939 г. - удивительный документ того времени. Фиолетовые записи "Выбыл", "Выписан ошибочно" (это значит поторопились, жилец еще не арестован), и, наконец, фиолетовая печать "Проверен, 1942 год". Фамилии жильцов, известных, а также тех, кто предпочитал в то время "оставаться в тени". Например, начальник следственной части НКВД Кабулов или будущий нарком внутренних дел Меркулов... Палачи и жертвы жили под одной крышей".

Московские новости. 18 декабря 1988. N 51.

Третья задача - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

В рамках этой задачи возможно оставление на постоянное хранение документов с временными сроками хранения, в том числе копийных, которые могут восполнить утраченную информацию, ранее имевшую место в других документах, подлежащих постоянному хранению.

Решение этой задачи напрямую связано с понятием реконструкции архивного фонда и даже в отечественном архивоведении появился такой термин, как "идеальная опись":

Фрагмент документа	Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1988
П. 76	Идеальная опись архивного фонда - архивная опись, в которой зафиксированы все единицы хранения, относящиеся к данному архивному фонду, как хранящиеся в архиве, так и находящиеся вне его, а также погибшие или уничтоженные, о которых имеются соответствующие сведения
П. 214	Реконструкция архивного фонда 1) восстановление основного содержания частично или полностью утраченного архивного фонда в его первоначальном или близком к первоначальному виде с помощью идеальной описи; 2) воссоединение в одном архиве разрозненных частей архивного фонда и составление его реальной описи

Четвертая задача - отбор на хранение наиболее информативноемких документов.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в архиве или архивохранилище организации, государственном или муниципальном архивах. Такой подход наиболее ярко прослеживается при отборе на постоянное хранение планово-отчетной документации, когда, например, при наличии квартальных и полугодовых отчетов первые определяются временным сроком хранения, вторые - постоянным при наличии полугодовых и годовых отчетов, соответственно первые определяются временным сроком хранения, вторые - постоянным. Но этот подход, хотя и ведет к "освобождению архивной полки", является достаточно схематичным, ибо статистические данные не всегда совпадают в документах, составленных за разные отчетные периоды.

Есть и другая проблема: такой "архивный" подход не всегда устраивает исследователей, которые справедливо отмечают, что общее порой скрывает частное, а именно индивидуальность частного иногда бывает важнее обобщенного общего.

В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще "не родилось".

В архиве или архивохранилище организации происходит выделение из всего объема документов организации дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный, муниципальный архив, или негосударственное хранилище.

Кроме этого, отбирают для уничтожения документы временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет ЭПК (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются комиссией, которая называется экспертной комиссией (ЭК) организации (система экспертных органов будет рассмотрена ниже).

В государственном или муниципальном архиве, во-первых, обязательно проверяют решение экспертных органов организации, во-вторых, проводят экспертизу ценности документов в следующих случаях: по истечении сроков временного хранения документов, поступивших от ликвидированных организаций; при поступлении в архив документов в неупорядоченном состоянии (россыпи); в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.

Разбор россыпи - это крайне редкий вид работы, но все-таки приходиться заниматься разбором "свалившейся" вследствие политических, социальных катаклизмов или перестроек, а также ликвидации организаций без правопреемников неупорядоченных документов.

В ходе известных событий октября 1993 г. под угрозу была поставлена сохранность документов высшего органа законодательной власти государства - Верховного Совета Российской Федерации, имеющих важнейшее историческое и политические значение. Росархив в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 24 сентября 1993 г. N 1446 организовал вывоз документов из обгоревших помещений Верховного Совета Российской Федерации. В результате в ГАРФ поступило 48 тонн документов текущего делопроизводства аппарата Верховного Совета Российской Федерации в россыпи, а также порядка 45 тыс. архивных дел. В настоящее время весь этот комплекс приведен в порядок, описан и доступен пользователям.

Современные проблемы состояния сохранности, комплектования и использования Архивного фонда Российской Федерации: Доклад Козлова В.П. в Общественной палате Российской Федерации. 2 марта 2006. С. 11.

Раньше в большей степени, теперь в меньшей проводится целевая комплексная экспертиза ценности документов.

Целевая комплексная экспертиза - это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам:

вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;

однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);

лиц, связанных родственными или личными отношениями.

Такой комплексный подход возможно осуществить только в государственном или муниципальном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений (Методические рекомендации по проведению целевой комплексной экспертизы ценности документов, хранящихся в государственных архивах. - 20 с. [6]). В настоящее время в государственных и муниципальных архивах целевая комплексная экспертиза проводится крайне редко из-за ее экономической неэффективности.

2.2 Критерии экспертизы ценности документов

Процесс выработки критериев оценки документов можно рассматривать в пределах следующих этапов [57, с. 75]:

а) в дореволюционной России;

б) 1918-1957 гг. (формулирование основных признаков оценки документов);

в) 1958 - до конца 60-х гг. (уточнение и дополнение критериев, сформулированных К.Г. Митяевым);

г) 70-е - до начала 90-х гг. (сложилась, развивается система трех групп критериев: происхождения, содержания, внешних особенностей);

д) настоящее время - попытка переосмыслить, дополнить критерии оценки документов [57, с. 75].

Критерии экспертизы ценности документов. Критерии экспертизы ценности документов - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов (приложение 7).

Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:

происхождение документов;

содержание документов;

внешние особенности документов.

Рассмотрим каждую группу критериев и их использование применительно к документам конкретных фондов.

К группе критериев происхождения документов относятся:

значение учреждения или лица в жизни общества;

значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах;

время и место создания документов.

К группе критериев содержания документов относятся:

значимость информации документа, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость;

вид документа;

подлинность документа.

К группе критериев внешних особенностей документов относятся:

форма фиксирования и передачи содержания;

форма удостоверения и оформления документа (в в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности).

Рассмотрим на конкретных примерах использование ряда критериев.

Значение учреждения. Этот критерий является одним из ведущих критериев экспертизы ценности. На его основе определяются группы учреждений, от которых поступают документы на государственное или муниципальное хранение в полном объеме (имея в виду ценную документацию этих учреждений), от которых документы поступают выборочно (при этом решаются вопросы о нормах выборочного приема), а также от которых документация не поступает на хранение. При этом учитывают значение деятельности организации для развития отрасли, ее место в ведомственной системе.

Для критерия "значение учреждения" возможен и другой аспект применения, когда определяется значение учреждения - корреспондента для оценки переписки.

Схематично это выглядит так: переписка по основным вопросам деятельности учреждения с вышестоящими или равностоящими корреспондентами поступает на государственное хранение, а с нижестоящими корреспондентами - имеет временный срок хранения (10 лет или 5 лет, 3 года).

Этим достигается 50-ти процентное сокращение по системе управления (вертикали) переписки, отбираемой на государственное хранение.

Например: документы постоянного хранения в фонде Михалевского ВИКа:

"Переписка с Бронницким УИКом о финансировании школ Михалевской волости".

"Переписка с Михалевским ВВК об учете военнообязанных".

Например: документы постоянного хранения в фонде первого Александровского лесничества: "Переписка с Владимирским губернским лесоохранительным комитетом о доставлении сведений о частных лесовладениях".

Документы постоянного хранения в фонде Младшего помощника Юрьевского уездного начальника (Эстляндская губерния): "Циркуляры Департамента полиции, Эстляндского и Лифлянского губернатора, предписания старшего помощника уездного начальника о полицейском надзоре за политически неблагонадежными лицами в уезде".

Документы временного хранения в фонде Михалевского ВИКа: "Переписка с сельскими советами о финансировании школ Михалевской волости".

Документы временного хранения в фонде Владимирского губернского лесоохранительного комитета: "Переписка с Первым Александровским лесничеством о доставлении сведений о частных лесовладениях".

Документы временного хранения в фонде Юрьевского уездного полицейского управления: "Рапорта старшего помощника уездного начальника и младшего помощника уездного начальника о выявленных политически неблагонадежных лицах в уезде".

Значение лица в жизни общества. Критерий чрезвычайно сложный для архивиста, современникам сложно адекватно оценить роль той или иной личности. Поэтому, принимая решение о постоянном хранении да того или иного деятеля, нужно учесть мнение специалистов данной отрасли, ученых, коллег по профессии и сотрудников. Задумайтесь! Сколько великих не было по достоинству оценено современниками!

Учтите: нельзя смешивать критерий "значения учреждения или лица" с критерием "авторства". Автором документов может и не быть то учреждение или лицо, в фонде которого отложились эти документы.

Значение событий, времени и места образования документов. Эти критерии тесно взаимодействуют между собой, поэтому рассмотрим их в совокупности.

Критерий значения события позволяет оценивать документы, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетельства о существенных событиях. Этот критерий будет оценивать документы в зависимости от степени участия учреждения или лица в проведении или изучении события, отраженного в документах.

На основании этого критерия выявляются документы, которые были созданы в связи с событиями огромного исторического значения в истории страны. В связи с этим даже документы, обычно выделяемые к уничтожению, могут быть оставлены на государственное хранение. Особое внимание архивисты уделяют периодам войн и других катаклизмов, когда гибнет много документов.

Например: документы, образовавшиеся до 1626 г. (до пожара в Москве в мае 1626 г., во время которого погибло огромное количество документов Московских приказов и других учреждений), ценятся выше документов других периодов.

Критерий времени образования документов. От периода средних веков до нас дошло сравнительно мало документов. Они требуют к себе бережного отношения. Чтобы оградить от уничтожения древние документы, была введена запретная дата: документы, отложившиеся до проведения буржуазных реформ II половины XIX в., как правило, уничтожению не подлежали, за исключением документов некоторых судебных, хозяйственных и церковных учреждений. Но и документы за более поздние исторические периоды, важные для страны, подлежали тщательному изучению с целью отбора на государственное хранение. Так, уничтожение документов по 1945 г. включительно осуществлялось в строго установленном порядке; после утверждения на ЭПК вышестоящего архивного органа.

Критерий места образования документов также требует тщательного изучения материалов, которые отражают или могут быть обнаружены на месте какого-либо значительного события, интересного явления.

О тесной взаимосвязи применения названных критериев говорят следующие примеры:

В ГАРФ в ходе проведения целевой комплексной экспертизы были оставлены на постоянное хранение документы, содержащие сведения о нормах выдачи продуктов, в частности хлеба в столовой города Ленинграда за 1941-42 гг.

Значение события - это период Отечественной войны, время образования документов 1941-42 гг., т.е. самые начальные годы войны. Место образования - блокадный Ленинград.

В фонде Дмитровского ВИКа хранится "Дело о привлечении к ответственности за самогоноварение гражданки дер. Селяново Уфимцевой Прасковьи Петровны в 1920 г.".

Современным исследователям полезно и интересно будет изучить такие дела, которые отражают ход "антиалкогольной кампании" на местах в 1920-1930-е гг., в данном случае в Дмитровский волости Московской губернии.

Значение информации документов. При изучении к документам надо подходить как к источнику информации о деятельности общества, о конкретных учреждениях или лицах. На основе этого критерия документы учреждений делят на три группы:

Первая группа - документы отражают основные направления деятельности учреждения. Срок их хранения, как правило, постоянный.

Вторая группа - документы вспомогательного, оперативного, справочного характера. Документы определяются как временного хранения или временного хранения, но с отметкой "ЭПК".

Третья группа - документы по личному составу. В этой группе может быть представлена и основная, и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Для этих документов срок хранения, как правило, 75 лет или 75 лет ЭПК.

Говоря о значении информации, мы имеем в виду, в первую очередь, ее содержательную сторону. Конечно, всесторонне оценить значение информации документов, поступающих на постоянное хранение, архивисту невозможно. Это дело многих поколений исследователей и может быть достигнуто путем источниковедческого анализа документов, поэтому критерий должен применяться в тесной взаимосвязи с критерием "целевое назначение документа" и "вид и разновидность документа".

"После того, как для составления и воспроизведения документов стали применять современную технику, их число за последние десятилетия увеличилось скорее в геометрической, чем в арифметической прогрессии. Наблюдается любопытная аномалия: чем важнее вопрос, тем менее вероятно отыскание по нему полной документации. В то время как современная техника во многих отношениях помогла получению и хранению документальных материалов, ее применение ведет и к устранению многих материалов, которые могли бы в свое время стать частью документации о деятельности правительственного учреждения. Многое, влияющее на разработку директив и планов, никогда не получает отражения в документах" [82, с. 56].

Основные функции учреждения чаще всего фиксируются именно в таких документах, как приказы, протоколы, поручения, планы и отчеты. Если эти документы образованы по основным вопросам деятельности учреждения, то они поступят на постоянное хранение, если по второстепенным, то будут иметь соответствующий временный срок хранения.

Например: документы постоянного хранения в фонде Лейб-гвардии конно-гренадерского полка: "Рукопись истории полка в царствование Александра".

Документы временного хранения в фонде Лейб-гвардии конно-гренадерского полка: "Материалы об учете лошадей, повозок и конной упряжи (справки, сведения, переписка)".

Документы постоянного хранения в фонде Госкино СССР:

"Распоряжение по секторам "Союзкино" об организации на спортивных стадионах г. Москвы киномитингов в 1931 г.".

Документы временного хранения в фонде Госкино СССР "Сводки о проведении кинообслуживания в весенней посевной кампании за апрель 1933 г.".

Документы постоянного хранения в фонде артиста В.В. Меркурьева:

"Письмо В.В. Меркурьева к искусствоведу Р.В. Виноградову по поводу его выступления на вечере по произведениям Д.Д. Шостаковича".

Документы временного хранения в фонде артиста В.В. Меркурьева:

"Визитная карточка В.В. Меркурьева".

Повторяемость информации. Этот критерий широко используется в экспертизе ценности документов, так как "природа" государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах.

При экспертизе ценности документов учитывают и виды, и формы повторяемости документной информации. Процесс основан на сопоставлении документов как источников первичной и вторичной информации.

Документы, на основании которых были созданы новые документы, являются источником первичной информации.

Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы: формальный и аналитико-синтетический.

Формальный вид повторяемости, когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках, например, размножение документов. К нему относятся: дублетность; цитирование; суммирование.

Значение повторяемости информации при отборе документов на хранение отмечал еще Н.В. Калачов:

"Производства по разным делам, начиная с бумаг до окончательных определений присутственного места, если в последних довольно полно изложен ход дела и ясно его содержание, то достаточно в большей части случаев таких определений как для целей ученых, так и для справок.

Далее из бумаг, относящихся до службы чинов известного места, их перемещений, увольнений, награждений и т.д. достаточно хранить в архиве последний формулярный список каждого лица, прочие же касающиеся его бумаги могут быть уничтожены.

Так, наконец, разные распоряжения административного свойства по приведению в исполнение постановлений высших или того же учреждения, дела которого разбираются, излишне хранить за исключением разве тех из них, в которых есть указание от установленного для исполнения к тому местные препятствия...

Что касается до таких документов, которые оказывается излишним иметь в Архиве лишь потому, что они суть копии и дубликаты, трипликаты... документов, отобранных на хранение, то их необходимо оставлять в обращении исследователей, и ввиду этой цели рассылать в те библиотеки, архивы и другие хранилища рукописей, где они могут быть наиболее пригодны, или же, в крайнем случае, продавать с аукциона, но никак не истреблять!"

Из выступления Н.В. Калачова на 1 Археологическом съезде //

Труды 1 Археологического съезда. - М., 1877. - Вып. 1. - С. 212.

Аналитико-синтетический вид повторяемости, когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации, например, во вторичном документе излагается в качестве обоснования часть документа, во исполнение которого он издается. К нему относятся: обобщение; реферирование; изложение.

Еще одной формой повторяемости информации является вариантность, которая может относиться как к формальному, так и к аналитико-синтетическому видам повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничтожению чаще всего учитывается формальный вид повторяемости информации.

Особенно осторожно нужно подходить к отбору на государственное хранение материалов статистики. В 1920-30-е гг. в архивоведении высказывалась мысль, что хранить первичные статистические источники нецелесообразно, так как у исследователей до них никогда не дойдут руки:

"Одна из задач Центрархива заключается в том, чтобы из этого колоссального бумажного материала, в котором мы тонем... вычерпать то, что нам более или менее непосредственно нужно. Значит ли это, что, вообще говоря, архивные документы, сосредоточенные в 23 зданиях, не имеют никакой цены или большое количество из них не имеет цены? Нет, это не значит. Тут наша беда заключается в том, что нет достаточного количества исследователей, чтобы овладеть этим материалом. Смотришь иногда на очень интересные документы и думаешь - когда же доберутся до этого, - через 20-30 лет? Но ведь тогда накопится еще громадная масса документов, а еще через 20-30 лет опять накопится и так будет бесконечно..." [72, с. 9].

Американский архивист Д. Бауэр высказывал сомнение в целесообразности хранения источников, использование которых сопряжено с большими трудностями и время для которых "не наступит никогда" (например, вторичная обработка первичных материалов статистики).

В 1960-е гг. точка зрения на целесообразность хранения таких материалов меняется:

"Анализ содержания статотчетов показал, что первичные материалы статистического учета, за исключением годовых отчетов предприятий, не следует принимать в государственные архивы. Необходимость передачи годовых отчетов на государственное хранение объясняется тем, что их данные никогда полностью не повторяются в каких-либо разработках и сводных отчетах. Причем формы отчетности (первичной и сводной) в большинстве совсем различны. Сводные отчеты (таблицы) по области предусматривают всегда меньше показателей, чем их имеется в годовом отчете предприятия...

Что касается месячной и квартальной статистической отчетности по различным отраслям народного хозяйства, то эту группу материалов не следует принимать на государственное хранение (при наличии годовых отчетов)... В большинстве своем они уже годовых, включают меньше показателей... в них могут быть допущены неточности, которые окончательно выверяются при составлении годового отчета...

Иного подхода требуют первичные материалы единовременных учетов, проводящихся раз в три-пять лет. Эти материалы следует принимать в государственные архивы...

Следует выделить такую разновидность документов, как материалы переписей (переписные листы, бланки, списки), представляющие огромный научный интерес. Прежде всего их данные необходимы для правильного планирования развития экономики страны, решения конкретных вопросов в различных областях науки, культуры...

Сохранить ценные материалы переписей - важная и ответственная задача. Их основную группу составляют первичные документы. Так, в материалах переписей скота или плодово-ягодных насаждений в каждом хозяйстве... ими являются подворные списки, а при переписях промышленности, школ - переписные бланки на каждый объект...

Эти материалы должны храниться постоянно, так как ни один сводный документ... не может в себя включить отдельных показателей по каждому предприятию, хозяйству или другому объекту" [81, с. 191-193].

В тот период источниковедение массовых источников находилось в стадии становления. Сейчас существует целое направление в исторической науке - применяющее количественные методы в оценке материалов первичной статистики с использованием специальных компьютерных программ. Без количественных методов не обходится ныне почти ни одно исследование по истории экономики, социальной сферы и др. А что бы досталось историкам - "количественникам", если бы материалы первичной статистики были бы уничтожены как малоценные до эпохи массового распространения персональных компьютеров? Никогда не спешите уничтожить материалы, даже если вам кажется, что до них у исследователей никогда "не дойдут руки".

Наиболее распространенной формой повторяемости документной информации является дублетность. Вы должны четко разграничивать дублетные документы (документы, размноженные при помощи множительной техники и имеющие ту же форму удостоверения) и копии документов.

Дублетные документы, как правило, в фондах учреждений представлены постановлениями, приказами, решениями вышестоящих учреждений, которые при описании указываются как копии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности.

Например, дублетные документы в фонде Российского государственного гуманитарного университета, подлежащие выделению к уничтожению: "Приказы Министерства образования и науки Российской Федерации, присланные для сведения".

Аналогичные документы остаются на постоянное хранение в фонде, если они непосредственно касаются фондообразователя: "Приказы Министерства образования и науки Российской Федерации, относящиеся к деятельности вуза".

Подлинность документов. Этот критерий имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на государственное хранение. При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи и т.д., непосредственно связанных с формой удостоверения документа.

Учтите: 1-2 экз. копий оставляются на постоянное хранение, если подлинники имеют особое государственное значение, для использования в читальном зале, или если есть расхождения в текстах подлинников и копий документов. Копии документов подведомственных организаций оставляются на хранение, если нет гарантии, что в фонде этих организаций сохранились подлинники.

На протяжении второй половины XX столетия в отечественном архивоведении существовало понятие "запретная дата":

Фрагмент документа	Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1982
П. 122	Запретная дата - дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее уничтожению не подлежат

Первая запретная дата - 25 июня 1811 г. (дата издания разработанного М.М. Сперанским нового положения о министерствах) - была введена в 1919 г. В 1925 г. эта дата была заменена новой - 1825 г., выбор которой обусловливался гибелью большого количества документов в Отечественную войну 1812 г. Эта дата существовала в качестве запретной до 1957 г. (Теория и практика архивного дела: учебник. - С. 8 [36].)

Далее до 2007 г. была определена следующая запретная дата: документы, отложившиеся в период до 1922 г. включительно, к уничтожению не выделялись. Личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1945 г. включительно, также уничтожению не подлежали. Уничтожение документов, отложившихся в период с 1922 по 1945 г. включительно, осуществлялись в установленном порядке только с разрешения руководящего архивного органа.

Однако в "Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных, архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (2007 г.) это понятие уже не упоминается, что было мотивировано отсутствием в организациях документов за 1922-1945 гг. Однако это не совсем верно, именно документы по личному составу в ряде организаций за указанные годы еще сохраняются.

Следует иметь в виду, что кроме запретной даты существует в архивоведении понятие "ограничительная дата", но оно в настоящее время редко применяется в практической деятельности архивов: