Организация бухгалтерского учета и системы внутреннего контроля денежных средств в ООО "Промоптторг"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

коммерческий денежный торговля бухгалтерский

В Российской Федерации на современном этапе развития рыночной экономики и постоянного роста числа конкурентов во всех сферах деятельности денежные средства играют важнейшую роль. Руководство коммерческой организации, для прибыльного ведения бизнеса нуждается в постоянной оперативной информации о движении денежных средств для принятия обоснованных управленческих решений. От особенностей регулирования денежных средств в организации зависит ее развитие, финансовая устойчивость, а также скорость оборота денежных средств, что обеспечивает получение дополнительной прибыли.

Развитие экономики неразрывно связано с достижениями науки и техники во всех отраслях, к которым следует отнести и новейшие способы формирования и передачи информации. Это привело к эволюции форм расчетов между организациями на основе применения принципиально новых платежных документов наравне с наличными и безналичными деньгами. Постоянно расширяющаяся практика их использования вызвала необходимость решения многих теоретических и практических учетных задач. Кроме того, в настоящее время особую значимость приобретают оперативные управленческие решения, активно воздействующие на формирование денежных потоков в отчетном периоде, что способствует оптимизации экономического потенциала коммерческой организации.

Особенность регулирования денежных потоков во многом зависит от специфики отрасли экономики, к которой относится хозяйствующий субъект. Однако, как и по всем другим объектам учета, в учете денежных средств можно выделить общие вопросы, решение которых является актуальным для организаций любой отрасли, это, в частности, разработка дефиниций, признаков классификации и др. Все это позволит обеспечить организации методическими рекомендациями по бухгалтерскому учету денежных средств.

Значимость денежных средств для обеспечения непрерывной деятельности коммерческих организаций, а также большая практическая востребованность в современном методическом аппарате их учета определили актуальность выбранной темы выпускной квалификационной работы с теоретической и практической точек зрения.

Цель: изучение учета и системы внутреннего контроля денежных средств, оценка платежеспособности в оптовой торговле и разработка мероприятий по их совершенствованию.

Задачи:

- изучить особенности учета и системы внутреннего контроля денежных средств и платежеспособности в оптовой торговле;

- исследовать организацию бухгалтерского учета денежных средств в ООО «Промоптторг»;

- провести анализ учета и системы внутреннего контроля денежных средств и пути повышения платежеспособности организации.

Предметом исследования выпускной квалификационной работы выступает совокупность теоретических и методологических особенностей учета и системы внутреннего контроля денежных средств и оценки платежеспособности организаций оптовой торговли. В качестве объекта исследования рассматривается ООО «Промоптторг».

В процессе написания работы использовались общенаучные методы познания: монографический, расчетно-конструктивный, балансовый, экономико-статистический. Источниками информации явились первичные документы по учету денежных средств, данные бухгалтерских реестров, учетной политики бухгалтерской отчетности за 2007-2009г.г.

1. Теоретические аспекты учета и системы внутреннего контроля денежных средств

1.1 Сущность учета и системы внутреннего контроля денежных средств организации

Денежные средства организации представляют собой совокупность денег, находящихся в кассе, на банковских расчетных, валютных, специальных счетах, в выставленных аккредитивах и особых счетах, чековых книжках, переводах в пути и денежных документах. В широком смысле к денежным активам относятся также вложения в краткосрочные ценные бумаги и требования на получение денежных средств.

С экономической точки зрения денежные средства - аккумулированные легко реализуемые активы предприятия, которые образуются в результате хозяйственной деятельности - расчетов с покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками.

В условиях экономического кризиса особую значимость имеет определение оптимального размера денежных средств. Их недостаток может оказать серьезное негативное влияние на деятельность организации. Результатом может стать неплатежеспособность, снижение ликвидности, убыточность и даже прекращение деятельности организации в качестве хозяйствующего субъекта рынка. Избыток денежных средств также может иметь отрицательные последствия, так как не обеспечивает дохода, происходит потеря реальной стоимости денег из-за инфляционных процессов.

В экономической науке и практике выделяют три направления оценки денежных средств: прямой, косвенный и коэффициентный методы. Они позволяют оценить денежные потоки организации и разработать меры по их оптимизации. [18,24]

Задачей анализа денежных средств является получение необходимого объема их параметров, дающих объективную, точную и своевременную характеристику направлений их поступления и расходования, объемов, состава, структуры, объективных и субъективных, внешних и внутренних факторов, оказывающих различное влияние на изменение их величины.

Прямой метод анализа движения денежных средств по видам деятельности организации позволяет оценить:

- объемы и источники получения денежных средств, а также направления их использования в процессе осуществления текущей (обычной) деятельности;

- достаточность собственных средств организации для инвестиционной деятельности;

- необходимость привлечения дополнительных заемных средств в рамках финансовой деятельности;

- прогноз в обеспечении постоянной платежеспособности, т.е. полной и своевременной оплаты текущих обязательств в будущем.

Одно из преимуществ прямого метода состоит в том, что он показывает общие суммы поступлений и платежей и концентрирует внимание на те статьи, которые генерируют наибольший приток и отток денежных средств. Однако прямой метод не раскрывает взаимосвязи величины финансового результата и величины изменения денежных средств, в частности не раскрывает, почему возникает ситуация, когда прибыльное предприятие является неплатежеспособным. [33,12]

Косвенный метод анализа денежных средств более предпочтителен с аналитической точки зрения, так как позволяет объяснить причины расхождений между финансовыми результатами и свободными остатками денежной наличности.

Косвенный метод осуществляется путем соответствующей корректировки чистой прибыли на сумму изменений в запасах, дебиторской задолженности, кредиторской задолженности, краткосрочных финансовых вложений и других статей актива, относящихся к текущей деятельности.

Такие корректировки условно подразделяются на три группы по характеру хозяйственных операций.

1. Корректировки, связанные с несовпадением времени отражения доходов и расходов в бухгалтерском учете с притоком и оттоком денежных средств по этим операциям. Примером является отражение в учете операции отгрузки продукции с предоставлением покупателям отсрочки платежа, при котором начисляется выручка от продаж, а соответствующего притока денежных средств в отчетном периоде может не произойти. Следовательно, необходимо произвести корректировку прибыли в сторону ее уменьшения на сумму роста балансовых остатков дебиторской задолженности. И, наоборот, при росте кредиторской балансовой задолженности по авансам, полученным от покупателей в качестве предоплаты за будущие поставки продукции, необходимо увеличить прибыль отчетного периода.

2. Корректировки, связанные с хозяйственными операциями, не оказывающими непосредственного влияния на формирование прибыли, но вызывающими движение денежных средств. В частности, оплата закупок сырья, материалов и т.п. и адекватный этому рост остатков материальных оборотных активов в анализируемом периоде вызывают необходимость произведения корректировок величины чистой прибыли. При росте остатков материальных оборотных активов сумму чистой прибыли необходимо уменьшить на эту величину, при снижении - увеличить. Другим примером этой группы корректировочных процедур могут служить хозяйственные операции, вызывающие изменение балансовых обязательств по кредитам и займам. Так, приток или отток денежных средств, в связи с привлечением или возвратом заемных средств (кредитов, займов) не вызывает аналогичного изменения финансового результата. Поэтому при изменении остатков соответствующих счетов сумма прибыли отчетного периода также подлежит корректировке: с их ростом прибыль должна быть увеличена, с уменьшением - уменьшена.

3. Корректировки, связанные с операциями, оказывающими непосредственное влияние на расчет показателя прибыли, но не вызывающими движения денежных средств. Примером такой операции является начисление амортизации основных средств, нематериальных активов. Прибыль должна быть скорректирована в сторону увеличения на сумму начисленной амортизации за отчетный период.

4. Корректировки суммы чистой прибыли производятся с учетом изменения балансовых остатков активов и пассивов по видам деятельности организации (текущей, инвестиционной, финансовой). В процессе осуществления корректировок чистой прибыли ее величина преобразуется в величину изменения остатка денежных средств за анализируемый период, т.е. в конечном счете, должно быть достигнуто равенство.

Косвенный метод анализа денежных средств позволяет определить влияние различных факторов финансово-хозяйственной деятельности организации на чистый денежный поток, установить, какие факторы сыграли наиболее существенную роль в отвлечении денежных средств и какие источники были привлечены организацией для компенсации денежной массы.

Важно отметить, что информационная база анализа для субъектов оптовой торговли, относящихся к малому предпринимательству не включает форму N 4 «Отчет о движении денежных средств», являющуюся основной для проведения прямого метода анализа. В этом случае проводится оценка денежных потоков по данным бухгалтерской отчетности (анализ счетов, оборотно-сальдовой ведомости бухгалтерских счетов 50, 51, 52, 55, 57, 58). [32,14]

Денежные потоки представляют собой реальный носитель информации финансового состояния хозяйствующего субъекта. В большей мере это касается торговых организаций, поскольку практически весь их капитал, выраженный в финансовых средствах, заключен в дебиторской и кредиторской задолженности.

Дебиторская задолженность торговой организации - это платежи покупателей товаров, кредиторская задолженность, наоборот, задолженность самой организации поставщикам товаров и другим сторонним организациям. Говоря о денежных потоках как о показателе, отражающем реальное финансовое положение, следует заметить, что именно это их свойство позволяет торговой организации отслеживать действительный уровень ее платежеспособности (текущей платежеспособности).

Важным соотношением в анализе денежных потоков организации является соотношение между оборачиваемостью дебиторской и кредиторской задолженности. По сути, от этого соотношения и зависит способность компании отвечать по своим краткосрочным обязательствам.

Под оборачиваемостью дебиторской задолженности понимается количество дней, в течение которых в организации формируется необходимая сумма денежных средств для покрытия своей кредиторской задолженности. Оборачиваемость кредиторской задолженности - временной промежуток, по истечении которого кредиторская задолженность торговой организации должна быть погашена. Отметим, что для обеспечения точности учета денежных потоков необходимо исключить из анализа просроченную и долгосрочную задолженности компании, поскольку в отношении этих видов активов и обязательств не ожидается поступления платежей в ближайшем будущем.

Оценка денежных потоков включает пять этапов

1. Рассматривается динамика объема формирования положительного денежного потока организации (притока денежных средств) по отдельным источникам. Целесообразно сопоставлять темпы роста положительного денежного потока с темпами роста активов, объемов выручки от продаж, различными показателями прибыли (прибыли от продаж, чистой прибыли). Особое внимание необходимо уделить соотношению источников образования положительного денежного потока: внутренних (выручки от продаж) и внешних (полученных займов, кредитов), выявлению степени зависимости от внешних источников.

2. Изучается динамика объема отрицательного денежного потока организации (оттока денежных средств), а также его структуры по направлениям расходования денежных средств.

3. Анализируется сбалансированность положительного и отрицательного денежных потоков по общему объему.

4. Определяются роль показателя чистой прибыли в формировании чистого денежного потока, влияние на него различных факторов: изменения за анализируемый период остатков производственных запасов, дебиторской и кредиторской задолженностей, начисленной амортизации, образованных резервов и т.п. Особое место уделяется характеристике «качества чистого денежного потока», то есть структуре источников его формирования. Высокий уровень качества чистого денежного потока характеризуется ростом удельного веса чистой прибыли, полученной за счет роста выручки от продаж, снижения себестоимости. Низкое качество имеет чистый денежный поток, значительная часть которого получена за счет роста цен на реализованную продукцию, обусловленного в большей степени инфляционными процессами.

5. Проводится коэффициентный анализ, моделируются факторные системы с целью выявления и количественного измерения разнообразных резервов роста эффективности управления денежными потоками.

Коэффициентный анализ включает расчет следующих показателей (коэффициентов): текущей платежеспособности, достаточности чистого денежного потока, эффективности денежных потоков, реинвестирования денежных потоков, рентабельности положительного денежного потока по текущей деятельности.

Прежде всего, коэффициентный анализ денежных потоков дает представление о возможности организации генерировать необходимую величину поступлений денежных средств по текущей деятельности для поддержания платежеспособности. [29,17]

Дополнительными показателями могут быть: коэффициент оборачиваемости и период обращения денежных средств, коэффициент абсолютной ликвидности, рентабельность израсходованных и поступивших денежных средств. Анализ изменений их величины покажет взаимосвязь использования денежных средств с результатами экономической и финансовой деятельности организации.

Процесс анализа завершается оптимизацией денежных потоков путем выбора наилучших форм их организации на предприятии с учетом внешних и внутренних факторов с целью достижения сбалансированности, синхронизации и роста чистого денежного потока.

Одним из наиболее важных и сложных этапов управления денежными потоками является их оптимизация. Оптимизация денежных потоков представляет собой процесс выбора наилучших форм организации на предприятии с учетом условий и особенностей осуществления его хозяйственной деятельности.

Основными задачами являются:

- выявление и реализация резервов, позволяющих снизить зависимость предприятия от внешних источников привлечения денежных средств;

- обеспечение более полной сбалансированности положительных и отрицательных денежных потоков во времени и по объемам;

- обеспечение более тесной взаимосвязи денежных потоков по видам хозяйственной деятельности предприятия;

- повышение суммы и качества чистого денежного потока, генерируемого хозяйственной деятельностью предприятия.

В системе оптимизации денежных потоков предприятия важное место принадлежит их сбалансированности во времени. В процессе такой оптимизации используются два основных метода - выравнивание и синхронизация.

Выравнивание денежных потоков направлено на сглаживание их объемов в разрезе отдельных интервалов рассматриваемого периода. Этот метод оптимизации позволяет устранить в определенной мере сезонные и циклические различия в формировании денежных потоков, как положительных, так и отрицательных, оптимизируя параллельно средние остатки денежных средств и повышая уровень абсолютной ликвидности. Результаты этого метода оцениваются с помощью среднеквадратического отклонения или коэффициента вариации, которые в процессе оптимизации должны снижаться. Результаты этого метода оптимизации денежных потоков во времени оцениваются с помощью коэффициента корреляции, который в процессе оптимизации должен стремиться к значению «+1». Заключительным этапом оптимизации является обеспечение условий максимизации чистого денежного потока предприятия.

Рост чистого денежного потока обеспечивает повышение темпов экономического развития предприятия на принципах самофинансирования, снижает зависимость от внешних источников формирования финансовых ресурсов, обеспечивает прирост рыночной стоимости предприятия.

Для этого предлагается составлять платежный календарь (план платежей точной даты), в котором, с одной стороны, отражается график поступления денежных средств от всех видов деятельности в течение прогнозного периода времени (5, 10, 15, 30 дней), а с другой - график предстоящих платежей (налогов, заработной платы, формирования запасов, погашения кредитов и процентов по ним и т.д.). Платежный календарь дает возможность финансовым службам предприятия осуществлять оперативный контроль за поступлением и расходованием денежных средств, своевременно фиксировать изменение финансовой ситуации и вовремя принимать корректирующие меры по синхронизации положительного и отрицательного денежных потоков, обеспечению стабильной платежеспособности предприятия. [12,14]

Повышение суммы чистого денежного потока исследуемой организации может быть обеспечено за счет осуществления следующих основных мероприятий: снижения суммы постоянных и переменных издержек; осуществления эффективной налоговой политики, обеспечивающей снижение уровня суммарных налоговых выплат; осуществления эффективной ценовой политики, обеспечивающей повышение уровня доходности текущей деятельности; постоянного контроля за состоянием расчетов с покупателями, особенно по отсроченным платежам; установления определенных условий кредитования дебиторов.

В системе управления денежными потоками торговой организации данный процесс целесообразно разделить на два крупных подэтапа - управление притоком и управление оттоком денежных средств. Под оттоком денежных средств в торговой организации следует понимать все затраты, которые несет компания до момента реализации товара. Сюда могут быть включены: оплата счетов поставщиков и транспортных организаций, маркетинговых исследований по изучению рынков сбыта, труда сотрудников, которые обеспечивают прием товара, его упаковку (при необходимости), выкладку, расходы на различного рода консультационные услуги, проценты по заемным денежным средствам, денежные штрафы, налоговые платежи в бюджеты соответствующих уровней бюджетной системы РФ и пр. Денежный приток обеспечивается в торговой организации главным образом за счет выручки от реализации. Разница между денежным притоком и оттоком составляет чистый денежный поток торговой организации.

Итак, рассматривая систему денежных потоков торговой организации как объект управления, необходимо выделить те рычаги, при помощи которых это управление осуществимо.

Источником дебиторской задолженности, как уже отмечалось, является выручка от реализации товаров. Поэтому воздействовать на объемы реализации продавец может либо, изменяя цену товара, либо увеличивая объем реализации в количественном выражении. [25,13]

Говоря о мелких и средних торговых организациях, следует отметить, что в данной ситуации они не могут влиять на изменение объема продаж посредством изменения цены товара. Однако эти компании могут использовать в своей деятельности различные системы скидок и поощрения покупателей, разрабатывать специальные маркетинговые планы, диверсифицировать рынки, осваивать новые рынки сбыта, устанавливать в своих торговых точках удобные системы оплаты для покупателей и т.д.

Что касается крупных продавцов, то в чисто экономическом смысле у них существует возможность воздействовать на объемы продаж посредством изменения уровня цены вследствие своего монопольного или олигопольного положения на рынке. Правда, в этом случае в борьбу за покупателя вмешивается государственная составляющая в части антимонопольного законодательства.

По вопросу влияния продавца на объем выручки следует заметить, что возможности ее роста во многом зависят от соотношения постоянных и переменных издержек организации. Напомним, что под постоянными издержками торговой организации понимаются расходы компании, которые остаются относительно неизменными с ростом объема реализации. При этом величина удельных затрат, т.е. затрат на единицу реализованной продукции, остается постоянной. Сюда могут быть отнесены здания магазинов и торговых точек, кассовые аппараты, арендная плата за помещения складов и прочие издержки.

Под переменными затратами торговой организации, как правило, понимаются издержки, величина которых измеряется прямо пропорционально изменению объема реализации товаров. Другими словами, это сумма платежей поставщикам, продавцам, находящимся на системе оплаты труда, в соответствии с которой заработная плата зависит от объема продаж. Также в экономике торговой организации выделяют смешанный тип затрат, который соединяет в себе элементы и постоянных, и переменных издержек организации.

Как уже было отмечено, на рост объема выручки, а точнее, на взаимосвязь динамики объема выручки и прибыли (поскольку конечная цель торговой организация - это максимизация прибыли) влияет соотношение постоянных и переменных издержек. На практике имеет место так называемый операционный рычаг. Суть его действия заключается в том, что при росте объема выручки наблюдается больший темп роста объема прибыли, однако этот темп ограничен соотношением постоянных и переменных затрат. Чем ниже удельный вес постоянных затрат, тем меньше будет это ограничение.

Источником покрытия кредиторской задолженности является покрытая дебиторская задолженность. Это выражается в том, что факт покрытия дебиторской задолженности в торговой организации должен предшествовать факту покрытия кредиторской задолженности, иначе организации придется прибегнуть к внешнему финансированию.

Когда в систему управления денежными потоками организации вплетается кредитная составляющая, процесс управления денежными средствами значительно усложняется. Однако не всегда на практике это означает ухудшение общего финансового состояния. Дело в том, что эффективная система управления денежными потоками торговой организации должна учитывать целый комплекс показателей экономической эффективности.

Иными словами, не следует выстраивать поток денежных средств в компании, игнорируя факторы рентабельности, платежеспособности, финансовой устойчивости, ликвидности активов и капитала. Поэтому, рассматривая возможность привлечения внешнего финансирования, торговая организация должна учитывать рентабельность капитала. На практике при использовании заемных средств проявляется действие финансового рычага или финансового левереджа, как его называют в зарубежной литературе. Действие этого рычага проявляется в росте рентабельности собственного капитала, несмотря на платный и возмездный характер привлеченного капитала. [15,16]

Следует заметить, что управление активами компании (коими и являются денежные и другие финансовые средства) - весьма рисковое дело, поскольку, как показывает практика, компании, сосредоточившие свои усилия именно на этом участке анализа либо в силу непонимания сути функционирования коммерческой организации, либо вовсе из-за невнимательности, не учитывают соотношение активов и пассивов организации.

Для эффективного управления денежными потоками торговая организация должна разработать и утвердить специальные бюджеты и планы, построить графики платежей, схемы и этапы прохождения заявок на оплату счетов поставщиков и выполнения прочих обязательств компании. В последнее время особенно эффективной становится система сбалансированных показателей, которая позволяет отслеживать не только финансовые потоки организации, но и следить за ее общим финансовым состоянием.

1.2 Нормативная база учета денежных средств в оптовой торговле

Основными нормативно-законодательными актами регламентирующими порядок учета и внутреннего контроля на предприятии денежных средств являются:

1.ФЗ №129 «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996; 2. ФЗ №307 «О аудиторской деятельности» от 30.12.2008; 3. Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации 12.10.2011 №373-П.

Предприятия используют как наличную, так и безналичную формы расчетов. Наличные денежные расчеты -- производятся с использованием средств наличного платежа (расчеты за приобретенные товары, выполненные работы, оказанные услуги). Безналичные расчеты -- это денежные расчеты путем записей по счетам в банках, когда деньги списываются со счета плательщика и зачисляются на счет получателя. [13,17]

В соответствии с этим документом организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

Организации производят расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Банковское и валютное законодательство разрешает предпринимателям открывать любое количество счетов (расчетных, текущих, депозитных и т.д.) в любой валюте. Для этого необходимо представить в банк: свидетельство о государственной регистрации; свидетельство о постановке на учет и присвоении ИНН. Кроме этого, необходимо оформить карточку с образцами подписи. Форма банковской карточки приведена в Приложении 1 к Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».

С 1 января 2010 г. предприятия и организации обязаны уведомлять об открытии расчетного счета не только налоговые органы, но и внебюджетные фонды. Дело в том, что с указанной даты действует Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ. Согласно положениям этого документа предприятия и организации являются плательщиками страховых взносов во внебюджетные фонды (пп. 1 п. 1 ст. 5 Закона N 212-ФЗ).

С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения организации, проводимые в порядке безналичных расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды. Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списанию с него банк производит на основании письменных распоряжений владельцев расчетного счета (денежных чеков, объявлений на взнос денег наличными, платежных требований) или с их согласия (оплата платежных требований поставщиков и подрядчиков). Исключения составляют платежи, взыскиваемые в бесспорном порядке по решению Государственного арбитража, суда или финансовых органов. [30,21]

В бесспорном порядке со счетов организации списывают платежи, не внесенные в срок в государственный бюджет, внебюджетные фонды, фонды социального назначения, за таможенные процедуры, платежи по исполнительным и приравненным к ним документам.

При недостаточности денежных средств на счете списание денежных средств со счета осуществляется в последовательности, определенной Гражданским кодексом РФ (ст. 855):

1) по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств со счета для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также требований о взыскании алиментов;

2) по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по выплате выходных пособий и оплате труда лиц, работающих по трудовому договору, в том числе по контракту, по выплате вознаграждений по авторскому договору;

3) по платежным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору, в том числе по контракту, а также по отчислениям в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации и фонды обязательного медицинского страхования;

4) по платежным документам, предусматривающим платежи в бюджет;

5) по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных требований;

6) по другим платежным документам в порядке календарной очередности.

Списание средств со счета по требованиям, относящимся к одной очереди, производится в порядке календарной очередности поступлений документов.

Ежедневно или в другие сроки, установленные по соглашению с организацией, банк выдает ей выписки из его расчетного счета с приложением оправдательных документов. В выписке указывают начальный и конечный остатки на расчетном счете и суммы операций, отраженных на расчетном счете. Бухгалтерия проверяет правильность сумм, указанных в выписке, и при обнаружении ошибки немедленно извещает об этом банк. Спорные суммы могут быть опротестованы в течение 10 дней с момента получения выписки.

Денежные средства предприятия, хранящиеся на расчетных счетах, учитывают на активном синтетическом счете 51 «Расчетные счета». В дебет этого счета записывают поступления денежных средств на расчетный счет, а в кредит - уменьшение денежных средств на расчетном счете. Основанием для записей по расчетному счету служат выписки банка с приложенными к ним оправдательными документами. [11,13]

Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе установлен Инструкцией Центрального банка Российской Федерации .

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций предприятия, организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по утвержденной форме. Причем нормативными документами предусмотрено ведение только одной кассовой книги на всем предприятии. В кассах торговые организации должны хранить наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками.

Расчет лимита кассы заполняется по форме N 0408020. В расчете все показатели указываются в тысячах рублей. Обязательно заполняется строка «Налично-денежная выручка за последние три месяца», даже в том случае, если организация только открывается. Указывается предполагаемая выручка, то есть наличная сумма, которая поступит в кассу от продажи товаров (работ, услуг) за три месяца.

Исходя из этой суммы рассчитываются среднедневная и среднечасовая выручка и среднедневной расход:

- среднедневная выручка - это отношение суммы выручки за последние три месяца на число рабочих дней в этом периоде;

- среднечасовая выручка - это отношение суммы выручки за последние три месяца на число рабочих часов в этом периоде;

- среднедневной расход - это отношение суммы, выданной из кассы для оплаты расходов организации в течение последних трех месяцев (за исключением расходов на заработную плату), на число рабочих дней в этом периоде.

Далее сообщается, как будет сдаваться выручка в банк: ежедневно, через день или один раз в несколько дней. Затем указывают часы работы предприятия, время сдачи выручки и место, куда она сдается. Если у организации имеется несколько торговых точек в разных местах, выручка может сдаваться: а) в общую (объединенную) кассу предприятия, а уже оттуда общей суммой в банк; б) при заключении договора на инкассацию выручки наличные сдаются инкассатору; в) в кассу, с каждой торговой точки отдельно; г) на почту - для перечисления на счет банка.

Сотрудником банка заполняется раздел "Решение учреждения банка" и указываются сумма установленного лимита и цели, на которые разрешено расходовать выручку. В основном сумма ограничения, установленная банком, равна разнице между среднедневной выручкой и среднедневными расходами. В случае, когда организация имеет очень маленькую наличную выручку, ограничение может быть установлено в размере среднедневного расхода.

При условии, что организация сдает выручку один раз в несколько дней, размер лимита определяется с учетом среднедневной выручки, среднедневного расхода и количества дней, через которое она сдается. Формула выглядит так: размер лимита = среднедневная выручка x количество дней, через которое сдается выручка - среднедневной расход x количество дней, через которое сдается выручка.

После этого бланк расчета подписывает представитель банка, один экземпляр остается в банке, а второй, с пометкой, возвращается организации.

Прием и выдача наличных денег кассами предприятий производятся по приходным и расходным кассовым ордерам. Все поступления и выдачи наличных денег учитываются в кассовой книге. [15,13]

Таблица 1. Активные синтетические счета и субсчета по бухгалтерскому учету операции движения денежных средств

Счет	Субсчета
50 «Касса»	50.1 «Касса организации» 50.2 «Операционная касса» 50.3 «Денежные документы»
51 «Расчетные счета»	-
52 «Валютные счета»	52.1. «Транзитные валютные счета» 52.2. «Текущие валютные счета» 52.3. «Валютные счета за рубежом»
55 «Специальные счета в банках»	55.1. «Аккредитивы» 55.2. «Чековые книжки» 55.3.Депозитные счета»
57 «Переводы в пути»	-

Выручка от продажи товаров, внесенная в кассу банка для зачисления на расчетный счет торгового предприятия, но еще не зачисленная по назначению, согласно Инструкции по применению Плана счетов отражается по дебету счета 57 «Переводы в пути» в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса». Основанием для осуществления записи на указанном счете при инкассировании денег является расходный кассовый ордер (форма КО-2), выписанный на основании квитанции к сумке по форме 0402300 (п. п. 9.6, 9.7 Положения N 318-П). Зачисление денежных средств на расчетный счет торговой организации отражается по дебету счета 51 «Расчетные счета» в корреспонденции с кредитом счета 57. Сумму недостачи денежных средств, выявленную банком при пересчете, на основании акта пересчета наличных денег со счета 57 списываем в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». При выявлении фактов хищения или злоупотребления необходимо провести ревизию в кассе (п. п. 2, 3 ст. 12 Закона «О бухгалтерском учете», п. п. 27, 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ). Сумма недостачи денежных средств взыскивается с виновных лиц в установленном порядке, а сумма излишков денежных средств приходуется и зачисляется на результаты хозяйственной деятельности. [13,15]

1.3 Методология организации системы внутреннего контроля денежных средств

Виды контроля, применяемые для осуществления внутреннего контроля за движением денежных средств, можно классифицировать по следующим направлениям (рисунок 1):

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1. Виды контроля, используемы СВК за движением денежных средств

Цель предварительного контроля заключается в предупреждении незаконных действий должностных лиц, незаконные и экономически нецелесообразные хозяйственные операции, ведущие к нерациональному использованию денежных средств). Его субъектами могут быть внутрихозяйственные планы и программы, бизнес-планы, проектно-сметная документация, документы на выдачу денежных средств.

Текущий контроль (оперативный), осуществляется в процессе совершения различных хозяйственных операций.

Заключительный (последующий), осуществляется после совершения хозяйственных операций. Последующий контроль осуществляется в форме ревизий и аудиторских проверок.

К объектам фактического контроля денежных средств относятся: наличные деньги в кассе, бланки строгой отчетности.

Тесная связь документального и фактического контроля позволяет зачастую их использовать совместно, что позволяет устанавливать действительное состояние объекта проверки.

Методы контроля за движением денежных средств разнообразны, среди них можно выделить:

1) ревизия - совокупность мероприятий и действий за деятельностью структурного подразделения организации, при которых осуществляется установление законности и достоверности, а также экономической целесообразности совершенных хозяйственных операций, правильность понимания своих должностных обязанностей работниками разных организационных уровней;

2) аудит - экспертиза (проверка) состояния бухгалтерского учета денежных средств, финансового состояния предприятия, его платежеспособности и ликвидности, а также осуществление аудиторских консультаций;

3) тематическая проверка - это проверка определенной темы (задачи) производственной или финансово-хозяйственной деятельности предприятия или организации, относящейся к движению денежных средств [26].

Финансовый анализ представляет собой совокупность показателей отчетности, их структуру, качество управления финансами, деятельность на рынках денежных средств и капитала.

Методические приемы документального и фактического контроля, используемые при проведении внутреннего контроля, представляют собой совокупность различных организационных, экономических, финансовых, фактических и технических способов и процедур.

При грамотном сочетании различных способов и процедур контроля, используемых должностными лицами, осуществляющими функции внутреннего контроля в учреждении по проверке производственной, финансово-экономической и хозяйственной деятельности учреждения, можно достигнуть максимальной эффективности и реальных результатов от проведения контрольных мероприятий.

При осуществлении внутрихозяйственного контроля могут использоваться различные контрольно-ревизионные процедуры [35]. Контрольные процедуры, применяемые при проведении внутреннего контроля денежных средств на предприятии (в организации) представлены в Приложении 1. Одним из наиболее существенных методов внутреннего контроля денежных средств предприятия является инвентаризация. В соответствии с п. 1 ст. 12 Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», прежде чем, составлять годовую бухгалтерскую отчетность, в целях обеспечения ее достоверности организации обязаны провести инвентаризацию имущества и обязательств [4]. На практике очень часто должностные лица предприятий и организаций формально подходят к этой процедуре, ошибочно считая, что основная цель инвентаризации - выявление остатков. Однако это лишь одна из задач, которые решаются в ходе инвентаризации. С помощью инвентаризации осуществляется контроль за сохранностью денежных средств и материальных ценностей, а также выявляются изменения в имущественном состоянии предприятия, которые документально не оформлены и, следовательно, не отражены в учете. Кроме того, процедура проведения инвентаризации в установленных законодательством случаях является обязательной, в том числе перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Проводить инвентаризацию обязывают не только правила бухгалтерского учета, но и требования налогового законодательства [29]. При проведении инвентаризации и оформлении результатов инвентаризации должностные лица учреждения обязаны соблюдать требования Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, которые были утверждены приказом Минфина России от 13.06. 1995 № 49 [14]. Основными целями инвентаризации денежных средств являются:

- выявление фактического наличия денежных средств;

- сопоставление фактического наличия денежных средств с данными бухгалтерского учета.

- проверка полноты отражения в учете.

Инвентаризация - один из фундаментальных приемов последующего фактического контроля, который необходимо четко определить во временных рамках и периодичности проведения, закрепить в локальных документах учреждения.

Таблица 2. Сроки проведения инвентаризаций денежных средств

Объекты инвентаризации	Рекомендуемые сроки проведения инвентаризации
Денежные средства, денежные документы, ценности и бланки строгой отчетности	Не менее одного раза в месяц
Расчеты с банками (по расчетным и другим счетам, ссудам)	По мере получения выписок банков, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам - на 1-е число каждого месяца
Расчеты по платежам в бюджет и во внебюджетные фонды	Не менее одного раза в квартал

Инвентаризация - обязательный, но не дешевый методологический прием последующего контроля. Поэтому проводить ее надо именно тогда, когда в этом возникает необходимость, не раньше, но и не позже [25].

Руководитель предприятия (организации) несет ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации денежных средств и за обеспечение ее внезапности.

Главный бухгалтер совместно с руководителями соответствующих подразделений и служб обязан тщательно контролировать соблюдение установленных правил проведения инвентаризации, отражения в учете ее результатов.

Для повышения действенности инвентаризации руководитель предприятия (организации) должен практиковать контрольные проверки (перепроверки) ее материалов. Результаты контрольных проверок инвентаризаций оформляются актом. Учет проводимых контрольных проверок ведется бухгалтерией в специальной книге. В ряде случаев материалы инвентаризации уточняются при помощи дополнительных методологических приемов фактического контроля, таких, как осмотр, обследование и др., а также при помощи методологических приемов документального контроля, таких, как контрольное сличение, восстановление количественно-суммового учета и др. [35].

Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации и порядок их заполнения [15].

Документооборот инвентаризации начинается с издания приказа руководителя о ее проведении (форма № ИНВ-22), в котором указываются состав комиссии, проверяемое имущество и обязательства, а также дата начала и окончания инвентаризации. В период проведения инвентаризации все операции по приему и отпуску денежных средств и бланков строгой отчетности прекращаются. Денежные средства, которые поступили в ходе проведения инвентаризации, приходуются после окончания инвентаризации.

Результаты инвентаризации в соответствии с законодательством подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий и отражению в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

В ходе проверки составляются инвентаризационные описи ценных бумаг и бланков строгой отчетности (форма № ИНВ-16), акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15). При этом в описи указывается все денежные средства, в том числе выявленные излишки.

Инвентаризационные описи являются первичными документами, поэтому они должны быть подписаны всеми членами комиссии, а также материально ответственными лицами.

Итоговые данные по всем видам денежных средств заносятся в ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26). Однако этот документ не является основанием для внесения в учет соответствующих изменений, ведь окончательное решение по результатам инвентаризации принимает руководитель [14, 5.4]. Поэтому бухгалтер вправе внести соответствующие изменения в бухгалтерский учет только после того, как будет издан приказ руководителя по результатам инвентаризации.

Ревизия кассы может производиться внезапно, а также в обязательном порядке при смене кассира. И в том, и в другом случаях остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. При осуществлении наличных расчетов с применением ККТ проверку следует начать с операционных касс. Суммы денежной наличности должны соответствовать данным книги кассира-операциониста, показателям на кассовой ленте и счетчиках кассового аппарата.

В случае если в ходе ревизии будет выявлена выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя, сумма выданных средств считается недостачей и взыскивается с кассира [15,27]. В обратной ситуации, если будет выявлена денежная наличность, не подтвержденная приходными ордерами, то эта сумма рассматривается как излишки кассы с последующим зачислением в доход предприятия. Суммы выявленной недостачи (излишка) и причины их возникновения указываются в акте. При этом предприятие вправе воспользоваться формой акта, рекомендованной ЦБ РФ, или Госкомстатом (форма № ИНВ-15).

Кроме денежных средств комиссия проверяет наличие денежных документов - ценных бумаг, путевок, авиабилетов, марок - по их видам, местам хранения и ответственным лицам. Для отражения результатов такой проверки предусмотрена опись ценных бумаг и бланков строгой отчетности (форма № ИНВ-16) [39].

Таким образом, были рассмотрены основные правила, по которым осуществляется учет денежных средств, основные контрольные процедуры в организации системы внутреннего контроля денежных средств, порядок отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с выявлением в процессе учета безналичного и наличного денежного оборота предприятия.

2. Организация бухгалтерского учета и системы внутреннего контроля денежных средств в ООО «Промоптторг»

2.1 Характеристика хозяйственной деятельности организации

В соответствии с действующими на территории Российской Федерации Законом «Об Обществах с Ограниченной Ответственностью» и Гражданским Кодексом РФ было создано постановлением главы администрации г. Смоленска № 1234 от 15 января 2001 года Общество с ограниченной ответственностью «Промоптторг».

Фирменное полное наименование предприятия:

Общество с ограниченной ответственностью «Промоптторг» (сокращенное - ООО «Промоптторг»), является коммерческой организацией.

Юридический адрес ООО «Промоптторг»: Россия, Смоленская область, г. Смоленск, Краснинское шоссе, 27.

Почтовый адрес ООО «Промоптторг»:214530, Россия, Смоленская область, г. Смоленск, Краснинское шоссе, 27. Уставной капитал предприятия 10 000 рублей.

Целью деятельности фирмы ООО «Промоптторг» является получение прибыли, а также покупка от производителя и реализация парфюмерных и косметических товаров на территории города Смоленска и Смоленской области. Для достижения данной цели фирма осуществляет следующие виды деятельности:

- оптовая торговля парфюмерными и косметическими товарами;

- оптовая торговля в неспециализированных магазинах;

- прочая оптовая торговля в специализированных магазинах;

- оптовая торговля вне магазинов;

- оптовая торговля через агентов;

Вид деятельности предприятия - оптовая торговля парфюмерными и косметическими товарами.

Организационная структура фирмы «Промоптторг» линейная. Она имеет ряд достоинств: четкие системы взаимосвязи между руководителями и подчиненными; быстрота реакции в ответ на прямые указания; личная ответственность руководителя за конечные результаты предприятия и другие.

Организационная структура предприятия компании ООО «Промоптторг» представлена на рис.2.

Рис. 2.- Организационная структура ООО «Промоптторг»

Единоличный исполнительный орган фирмы ООО «Промоптторг» в лице генерального директора. Генеральный директор решает все вопросы деятельности предприятия, действует от имени фирмы, представляет её интересы во всех отечественных предприятиях, фирмах и организациях. Также он распоряжается в пределах предоставленному ему права имуществом, заключает договора, в том числе по найму работников. Издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению всеми работниками организации. Генеральный директор несет в пределах своих полномочий полную ответственность за деятельность фирмы, обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей, денежных средств и другого имущества предприятия. Выдает доверенности, открывает в банках счета, пользуется правом распоряжения средствами.

Служба внутреннего аудита, наделенная контрольной функцией, является одним из существенных элементов в системе управления ООО «Промоптторг», а также существенным элементом внутреннего контроля за производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью организации.

Система внутреннего контроля ООО «Промоптторг» представлена внутренним аудитором и ревизионной комиссией.

Внутренний аудитор непосредственно подчинен генеральному директору.

В структуру предприятия входят такие отделы, как бухгалтерия, и отдел по продаже продукции. Бухгалтерия ведет бухгалтерский и налоговый учет расходов, отчетность, расчеты по начислению заработной платы работникам предприятия. Отдел продаж занимается организацией реализации продукции в торговую сеть города и области. Начальник отдела продаж организует работу сотрудников, решает текущие вопросы и определяет основные направления деятельности.

Торговые представители проводят изучение рынка сбыта и ценовой политики основных конкурентов, осуществляют работу с фактическими и потенциальными покупателями, расширяют клиентскую базу. Также в обязанности торговых представителей входит организация рекламных акций и презентаций при продвижении на рынок новых товаров.

Менеджеры отдела продаж ведут работу с клиентами, принимают и формируют заказы покупателей, организуют и координируют поставки товаров. Отдел снабжения осуществляет деятельность по следующим направлениям: изучение и прогнозирование покупательского спроса; выявление и изучение источников поступления и поставщиков товаров; анализ коммерческих предложений поставщиков и возможных систем скидок; организация рациональных хозяйственных связей с поставщиками товаров, включая разработку и заключение договоров поставки, представление заказов и заявок поставщикам; организация и технология закупок непосредственно у производителей товаров, посредников и других поставщиков; организация учета и контроля за оптовыми закупками.

Начальник отдела координирует работу сотрудников, принимает решения относительно выбора поставщиков и ассортимента закупаемых товаров. В состав складского подразделения входят заведующий складом, кладовщики, экспедиторы, грузчики, водители. Этот персонал осуществляет непосредственную работу по доставке и приемке товаров. Эти лица являются материально ответственными. В их обязанность входит контроль за приемом, перемещением и отпуском товара, соответствием фактического наличия материальных ценностей и количества и качества товара по документам. Численность сотрудников фирмы ООО «Промоптторг» составляет 27 человек. От обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами и эффективности их использования зависят объем и своевременность выполнения всех работ и как следствие - объем реализации товаров, их себестоимость, прибыль и ряд других экономических показателей. Проанализируем состояние трудовых ресурсов предприятия (таблица 3).