Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА

И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

БЕЛОРУССКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ

Дипломная работа

Организация учета и аудита

Горки 2012

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Глава 1. Основы организации бухгалтерского учета и аудита

1.1 Место бухгалтерского учета в системе управления производством и повышение его роли в условиях рыночной экономики

1.2 Руководство бухгалтерским учетом и аудиторской деятельностью в Республике Беларусь

1.3 Сущность и предпосылки рациональной организации бухгалтерского учета в организации

1.4 Аудит как функция управления

Глава 2. Формы организации бухгалтерского учета и работы учетного аппарата

2.1 Организационные формы бухгалтерского учета

2.2 Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера и руководителя организации за организацию учета внутреннего аудита

2.3 Бухгалтерия как самостоятельное структурное подразделение организации

2.4 Должностные инструкции, их содержание, порядок разработки

2.5 Повышение квалификации кадров бухгалтерии

2.6 Организация труда работников бухгалтерии

Глава 3. Организация документирования хозяйственных операций и документооборота

3.1 Организация документооборота хозяйственных операций

3.2 Документооборот и его роль в организации бухгалтерского учета

Глава 4. Организация проведения инвентаризаций и аудита в организации

4.1 Виды и задачи инвентаризации

4.2 Сроки проведения инвентаризации

4.3 Порядок проведения и документального оформления инвентаризации

4.4 Порядок составления сличительных ведомостей и актов результатов инвентаризации

4.5 Планирование сроков проведения инвентаризаций

4.6 Планирование аудита и подготовка аудиторской проверки

Глава 5. Делопроизводства бухгалтерии, порядок хранения документов, учетных регистров и отчетности

5.1 Организация делопроизводства бухгалтерии

5.2 Организация архива

5.3 Сроки хранения документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности

5.4 Особенности хранения документов реорганизованных и ликвидируемых организаций

Глава 6. Учетная политика организации

6.1 Учетная политика для целей бухгалтерского учета

6.2 Учетная политика для целей налогового учета

Литература

Приложения

ВВЕДЕНИЕ

В условиях рыночной экономики существенно возрастает потребность в своевременном получении достоверной учетной и отчетной информации о деятельности хозяйствующих субъектов, что может быть обеспечено только в условиях рациональной организации бухгалтерского учета и внутреннего аудита.

Бухгалтерский учет в каждой организации должен быть организован таким образом, чтобы обеспечить своевременное и достоверное отражение в учете и отчетности всех хозяйственных операций, действенный контроль за рациональным и экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, за сохранностью имущества, а также оперативный контроль оценки эффективности работы организации.

Успешное решение перечисленных задач возможно только в условиях рациональной организации бухгалтерского учета и внутреннего аудита в организации, что требует от главных бухгалтеров - руководителей учетных служб глубоких профессиональных знаний в области организации учета и аудита.

В условиях многовариантности правил учета одних и тех же событий, невозможности предусмотреть в нормативных документах все многообразие потенциальных хозяйственных ситуаций, некоторой доли субъективности в оценке будущих событий профессиональное мнение бухгалтера, имеет все большее значение. Работа бухгалтера во многом связана с трактовкой правовых норм, регулирующих деятельность организации. Нормативные документы по бухгалтерскому учету составляют специальную область законодательства, и в практике Республики Беларусь каждый шаг бухгалтера диктуется конкретным пунктом Закона Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности" конкретными инструкциями и положениями по бухгалтерскому учету. Изложенные нормативные материалы ориентированы на переход бухгалтерского учета Республики Беларусь на международные стандарты учета и отчетности.

Исходя из вышеизложенного видно, что без хороших знаний в области действующего законодательства и умения применять предписания нормативных актов на практике бухгалтеру просто невозможно разработать и организовывать учет и аудит в организации.

Поэтому необходимо уяснить, что бухгалтерский учет представляет собой отрасль законодательства, которое имеет определенную структуру и сосуществует с другими отраслями права, регулирующими экономические отношения. В отдельное теме пособия рассмотрена существующая система бухгалтерского учета в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Учетная политика организации есть не что иное, как использование его возможностей, предоставляемых бухгалтерским законодательством. В данной теме можно узнать, как пользоваться бухгалтерским законодательством в интересах организации при разработке учетной политики.

Поэтому будущий специалист в области бухгалтерского учета должен хорошо знать сущность организации бухгалтерского учета и аудита, ее базовые принципы и требования, работу учетного аппарата, делопроизводство бухгалтерии, а также организацию проведения инвентаризаций, общие положения по формированию, разработке, оформлению и ввода в действие учетной политики с целью практического применения исходя из информационных потребностей системы управления.

Настоящее учебное пособие ориентировано на студентов экономических специальностей соответствует программе курса, требованиям образовательного стандарта высшего профессионального образования по специальности "Бухгалтерский учет, анализ и аудит", а также для слушателей повышения квалификации.

Глава 1. ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И АУДИТА

1.1 Место бухгалтерского учета в системе управления производством и повышение его роли в условиях рыночной экономики

Бухгалтерский учет называют языком бизнеса. Отражая изменения в производственной, снабженческой и коммерческой деятельности организации, он дает объективную информацию о кругообороте средств в процессе воспроизводства, которая используется предприятием для принятия обоснованных и эффективных управленческих решений, обеспечивающих повышение прибыли и рентабельности организации.

Достоверная учетная информация необходима не только руководству (владельцу ) организации для определения стратегии ее развития и способов повышения эффективности производства, но и государственным органам для контроля за соблюдением законодательных актов о налогообложении; банкам, другим заимодавцам и страховым компаниям для оценки платежеспособности организации и вероятности возврата кредитов, определения страхового риска; акционерам и учредителям для объективной оценки результативности работы организации. В достоверной информации заинтересованы поставщики, покупатели, и другие организации, с которыми поддерживаются деловые и финансовые взаимоотношения. Содержание учетной информации оказывает влияние на принятие управленческих решений, так как ее анализ дает возможность выбора оптимальных действий для достижения поставленной цели. На современном этапе развития экономики, наряду с информационной, возрастает и контрольная функция учета. Совершенствование управления процессами общественного воспроизводства на основе внедрения рыночных отношений, хозяйственного расчета и самофинансирования, аренды и других прогрессивных методов хозяйствования обуславливает необходимость улучшения бухгалтерского учета как инструмента контроля за рациональным и экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, предотвращения непроизводительных расходов и потерь. В условиях рыночной экономики бухгалтерский учет должен обеспечить:

- формирование информации для принятия управленческих решений. Информация используется внутренними и внешними пользователями в зависимости от целей принимаемых решений и уровней управления ;

- контроль за наличием и движением имущества, за рациональным и целевым использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Учетная информация обеспечивает контроль за рациональным использованием средств - величиной трудовых и материальных ресурсов на производство и реализацию продукции, уровнем ее себестоимости. С помощью бухгалтерского учета контролируется использование средств в соответствии с целевыми программами, сметами, договорами;

- своевременное предупреждение негативных явлений в хозяйственно-финансовой деятельности, выявление и мобилизацию внутрихозяйственных резервов;

- улучшение финансово-хозяйственной деятельности организации. Учет представляет информацию о наличие излишних и неиспользуемых ценностей, причинах и виновниках непроизводительных расходов и потерь, резервах повышения прибыльности и рентабельности работы организации за счет улучшения качества продукции и снижения ее себестоимости;

- формирование научно обоснованной системы показателей, характеризующих результаты деятельности организации, его отдельных подразделений и служб. В учете формируются показатели, характеризующие результаты деятельности организации, важнейшими из которых являются прибыль, себестоимость и рентабельность.

Основные задачи бухгалтерского учета можно представить на схеме 1.

Схема 1. Основные задачи бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет должен обеспечивать:

объективность получения учетных данных;

полноту, простоту, оперативность и экономичность учета;

сопоставимость планируемых (прогнозных), нормативных и учетных показателей.

Приоритет учетной информации, ее полезность определяются значимостью и достоверностью данной информации.

Значимость учетной информации проявляется в возможности оказывать влияние на результат применения управленческих решений, поскольку она позволяет:

- предсказывать возможные ситуации и на этой основе осуществлять выбор альтернативы;

- иметь обратную связь с источником данной информации;

Достоверность учетной информации базируется на:

- правдивости и полноте, соответствующей степени ее адекватности хозяйственным процессам;

- прозрачности, позволяющей подтвердить факты совершенных хозяйственных операций;

- нейтральности, если получение учетной информации не является результатом ее преднамеренного искажения в интересах определенных пользователей.

Учетная информация дает возможность реализовать три функции управления: прогнозирование, контроль и оценку.

Прогнозирование (планирование) предполагает процесс формирования порядка действий, которые должны быть предприняты в будущем. Оно включает постановку определенной цели, изыскание вариантов и путей ее достижения при наименьших издержках.

Контроль включает в себя комплекс процедур по отслеживанию фактического выполнения нормативно-плановых заданий. От бухгалтера на данной стадии требуется информация, которая содержит сопоставление фактических издержек и доходов с нормативно- плановыми показателями.

Оценка предполагает изучение всей системы принятия управленческих решений с целью ее улучшения. Правильный выбор оценки реализуется через обратную связь, позволяющую объективно оценить, достигнута ли поставленная цель.

Все вышеизложенное подтверждает, что формирование рыночных отношений повышает потребность в достоверной учетной и отчетной информации о деятельности организации.

1.2 Руководство бухгалтерским учетом и аудиторской деятельностью в Республике Беларусь

В мире сформировалось две системы регулирования бухгалтерского учета. В первой (англо-американской) акцент делается на профессиональное регулирование, во второй (континентально-европейской) - законодательное. В англо-американской системе представителями которой, прежде всего являются США и Великобритания, соответствующие регулятивные акты, как правило, разрабатываются профессиональными неправительственными организациями. В континентально-европейской системе, которая используется во Франции, Германии и России, такие документы издаются государственными (властными) органами.

Итогом развития института профессионального регулирования бухгалтерского учета в мире является создание комитета по международным стандартам финансовой отчетности. Однако международные стандарты, как любой иной документ, изданный профессиональной организацией, не являются обязательными к применению на практике ни в одной стране, так как не носят характер нормативного акта. Поскольку обязательность ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности устанавливается законодательством, то и международные стандарты способны определить бухгалтерскую практику в конкретной стране лишь постольку, поскольку возможность для них будет регламентирована законом. Причем это характерно для стран, применяющих обе системы регулирования бухгалтерского учета.

В рамках англо-американской системы регулирования бухгалтерской практики собственно существование профессиональных бухгалтерских стандартов юридически обусловлено соответствующим законодательством, регулирующим экономические отношения. Отсюда следует, что в любом случае регулирование бухгалтерской практики прямо ( как это имеет место в континентально-европейской системе учета) или косвенно (англо-американская бухгалтерия) получает юридическую обусловленность через бухгалтерское законодательство или легализацию учетных стандартов.

Это положение утверждается и собственно международными стандартами финансовой отчетности. В предисловии к Изложению международных стандартов в параграфе 19 "Полномочия, придаваемые стандартам" говорится: отдельно ни КМСФО, ни бухгалтерская организация не имеет полномочий вводить международное соглашение или требовать соблюдения международных стандартов финансовой отчетности. Успех усилий КМСФО зависит от признания и поддержки его работы со стороны заинтересованных групп, действующих в рамках их собственной юрисдикции (Международные стандарты финансовой отчетности. - М.: Аскери, 1998, с. 24).

Таким образом, успех адаптации международных стандартов в конкретной стране зависит от положений ее бухгалтерского законодательства. Следовательно, в сегодняшних условиях в России, когда развитие бухгалтерского учета в основном происходит в рамках реализации правительственной Программы реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности, как никогда, особую актуальность приобретают вопросы понимания норм бухгалтерского законодательства, его место в общей системе права и соподчиненности с иными его отраслями.

Под бухгалтерским законодательством следует понимать совокупность нормативных актов и их отдельных предписаний, устанавливающих правила ведения бухгалтерского учета, составления и представления бухгалтерской отчетности, а также определяющих обязанности и права лиц - субъектов бухгалтерского учета.

В Республике Беларусь государственное регулирование бухгалтерского учета и отчетности осуществляется в целях достижения единообразия ведения учета и составления бухгалтерской отчетности, повышения достоверности и своевременности учетной и отчетной информации.

Общее методологическое руководство бухгалтерским учетом в Республике Беларусь осуществляется органом государственного управления, на который Советом Министров Республики Беларусь возложены обязанности государственного регулирования бухгалтерского учета и отчетности.. Конкретные функции руководства учетом возложены на Министерство финансов Республики Беларусь, Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь, Министерство статистики и анализа Республики Беларусь и другие отраслевые органы управления.

Непосредственное методологическое руководство в Республике Беларусь осуществляет Министерство финансов, которое разрабатывает и утверждает:

- национальные стандарты по бухгалтерскому учету и отчетности;

- положения, инструкции и разъяснения по единообразному отражению в учете и отчетности операций, не регламентируемых национальными стандартами по бухгалтерскому учету и отчетности;

- типовые унифицированные формы первичных бухгалтерских документов, их электронные версии и инструкции по заполнению;

- другие нормативные документы, обеспечивающие единые методологические основы бухгалтерского учета и отчетности и их совершенствование.

Отраслевые министерства и ведомства по согласованию с Министерством финансов Республики Беларусь разрабатывают и утверждают для подведомственных организаций нормативные документы по отражению в учете и отчетности отдельных специфических объектов учета и хозяйственных операций, специализированные формы первичных бухгалтерских документов, регистров учета и отчетности.

В организациях руководство бухгалтерским учетом осуществляет главный бухгалтер или лицо, его заменяющее (ст. 7 Закона Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности").

В соответствии с действующим законодательством государственное регулирование аудиторской деятельностью осуществляется Президентом Республики Беларусь, Советом Министров Республики Беларусь, Министерством финансов Республики Беларусь, Национальным банком Республики Беларусь, другими государственными органами в соответствии с их полномочиями и компетенцией.

1.3 Сущность и предпосылки рациональной организации бухгалтерского учета в организации

В условиях рыночной экономики, когда каждая организация работает на основе самофинансирования, усиления конкурентной борьбы, повышения научного уровня управления производством и широкого использования учетной информации для принятия эффективных управленческих решений исключительно важное значение имеет рациональная организация бухгалтерского учета в организациях всех форм собствености .

Рациональная организация бухгалтерского учета должна обеспечить:

- своевременное и достоверное отражение в учете и отчетности всех хозяйственных операций;

- оперативный контроль за эффективностью работы организации и ее внутрихозяйственных формирований;

- действенный контроль за рациональным и экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов;

- своевременное предоставление достоверной отчетности ;

- высокую производительность труда учетного персонала и наиболее эффективное использование вычислительной техники.

Следовательно, под рациональной организацией бухгалтерского учета следует понимать такое его построение, при котором обеспечивается своевременное, полное и достоверное отражение в учете и отчетности всех хозяйственных операций и оперативный контроль за рациональным использованием материальных, финансовых и трудовых ресурсов, эффективностью работы организации и ее подразделений (формирований) при оптимальных затратах труда и средств на ведение учета.

Важнейшими предпосылками рациональной организации бухгалтерского учета в организации являются:

-высокая общеэкономическая и специальная подготовка работников учетной службы;

- установление оптимальных объемов и сроков получения учетной информации, необходимой для оперативного управления производством, составления бухгалтерской и статистической отчетности;

- правильное решение вопроса о характере учетных взаимоотношений между структурными подразделениями и центральной бухгалтерией организации;

- рациональная организация технологии и управления производством;

- планирование организации учетного процесса;

- использование в учете современной компьютерной техники и программ.

Учетные работники кроме специальных познаний должны владеть знать действующее законодательство, организацию, экономику и технологию производства. Эти знания необходимы для конкретного решения вопросов организации учета на отдельных участках производства, рационального построения документооборота и формирования стандартов, положений и инструкций по организации бухгалтерского учета.

Главный бухгалтер совместно с руководителем и специалистами организации обязан определить содержание, объем, сроки и формы представления внутрихозяйственными подразделениями отчетности, необходимой для оперативного управления производством и составления статистической отчетности. При этом следует исходить из действительной потребности в информации для управления производством и не допускать составления ненужной отчетности. График представления внутрихозяйственными подразделениями оперативной информации утверждается руководителем организации, а в бухгалтерии организации определяются работники, контролирующие ее поступление.

В целях рациональной организации бухгалтерского учета необходимо правильно определить объем и характер учетных работ, выполняемых в подразделениях и бухгалтерии организации.

Важной предпосылкой рационального построения бухгалтерского учета является правильная организация технологии и управления производством. Эти факторы непосредственно влияют на построение документооборота и организацию аналитического учета .

Планирование организации учетного процесса обеспечивает своевременное, с наименьшими затратами труда и средств получение учетной информации, необходимой для управления процессом производства, контроля за рациональным и экономным использованием хозяйственных ресурсов.

Своевременное предоставление учетной информации о всех процессах хозяйственной деятельности, расширение информационных возможностей бухгалтерского учета и усиление его контрольных функций достигаются благодаря использованию в учете современных программ.

Современное программное обеспечение должно соответствовать следующим принципам:

1) предоставлять комплексное решение управленческих задач;

2) иметь сетевой вариант для получения и обработки данных подразделений, передачи статистической и финансовой отчетности вышестоящим организациям по каналам связи;

3) реализовывать многоуровневый учет, иерархическую модель аналитического учета;

4) реализовывать количественный учет по нескольким видам единиц измерения и др.

В сельскохозяйственных организациях могут быть использованы программные решения системы "1С: Предприятие 7.7", программы " Анжелика+", "Ветразь" и другие.

1.4 Аудит как функция управления

Аудит - это независимый контроль, который проводится с целью подтверждения (или не подтверждения) достоверности финансовой отчетности, а также установления правильности ведения бухгалтерского учета, т.е. его организацию в соответствии с действующими нормативными положениями и стандартами.

В зависимости от цели и характера решаемых задач аудит подразделяется на внешний и внутренний.

Внешний аудит - это проверка бухгалтерской отчетности и других документов аудируемых лиц, осуществляемая независимыми аудиторами или аудиторскими организациями.

Объектом внешнего аудита (его иногда называют "аудит по закону") является финансово-хозяйственная деятельность организаций. Его цель - проверить законность хозяйственных операций и достоверность финансовой отчетности, а также определить, насколько соответствует ведение бухгалтерского учета установленным стандартам и процедурам, т.е. действующим правилам и положениям.

Внешний аудит независим по отношению к контролируемой организации и несет ответственность перед внешними потребителями его информации (акционерами, учредителями, кредиторами, банками и др.)

Внешний аудит проводится на основе договора гражданско-правового характера сотрудниками специальных аудиторских фирм или аудиторами, занимающимися предпринимательской деятельностью, имеющими лицензию на право осуществления аудиторской деятельности и зарегистрированными в государственном реестре аудиторов и аудиторских организаций.

В условиях рыночной экономики, когда каждая организация работает на принципах самоокупаемости и самофинансирования, важно обеспечить полное использование внутренних резервов повышения эффективности деятельностиа организации в целом и ее внутрихозяйственных формирований. Успешному решению этой задачи способствует рационально организованный внутренний аудит.

Под внутренним аудитом понимается организованная в интересах собственников и регламентированная внутренними документами субъекта предпринимательской деятельности система контроля за соблюдением установленного порядка ведения бухгалтерского учета и надежностью функционирования системы внутреннего контроля.

Объектом внутреннего аудита являются финансово-хозяйственная и производственная деятельность организации. Его целью являются совершенствование организации и управления производством, поиск резервов повышения эффективности деятельности организации.

Внутренний аудит выступает по отношению к внешнему аудиту важным элементом оценки качества информационной базы организации. Внешние аудиторские службы в своей деятельности опираются на результаты внутреннего контроля.

Внутренний аудит проводится внутренними аудиторами, т.е. сотрудниками организации - работниками внутреннего контроля, других отделов или служб. По желанию руководства организации он может проводиться внешними аудиторами.

Выступая в качестве одной из важнейших функций управления производством внутренний аудит должен обеспечить:

- контроль за сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов, который достигается путем лимитирования их расхода, проведения инвентаризаций материально-производственных запасов, анализа оборачиваемости текущих активов, установления оптимальных размеров партий заготовляемых материалов;

- контроль за эффективностью использования трудовых ресурсов и использованием средств на оплату труда, который обеспечивается систематическими проверками состояния трудовой дисциплины и нормирования труда, анализом использования рабочего времени и производительности труда, анализом использования фонда оплаты труда и эффективности применяемых систем оплаты труда и премирования;

- оперативный контроль за формированием себестоимости продукции (работ, услуг), который должен осуществляться путем своевременного выявления отклонений от заданных параметров и выяснения причин и виновников, способствовавших таким отклонениям;

- оценку действующей и построение более рациональной системы управления организацией;

- контроль эффективности применяемых форм и методов бухгалтерского учета, который должен осуществляться путем систематической проверки организации документирования хозяйственных операций и документооборота, состояния внутрихозяйственного учета, контроля и внутренней отчетности.

Отличительные черты внутреннего и внешнего аудита показаны в таблице 1.

Таблица 1 Отличительные черты внутреннего и внешнего аудита

Элемент	Внутренний аудит	Внешний аудит
Объект	Определяется руководством	Определяется договором
Квалификация персонала	Определяется администрацией. Независимость ограничена	Предъявляются жесткие требования со стороны профессиональных организаций. Большая независимость
Методы	Имеется большое сходство в используемых методах. Различия существуют в степени детализации проверок и в необходимой точности получаемых денег
Цели	Определяются руководством либо явным образом, либо вытекает из планов	Проистекают из законоположений документов судебных инстанций, а также из внешних потребностей
Отчетность	Перед руководством	Перед третьими лицами

Государственное регулирование аудиторской деятельностью осуществляет Главное управление аудита Министерства финансов Республики Беларусь.

Основными задачами Главного управления являются: лицензирование аудиторской деятельности; разработка методологии аудита; контроль за соблюдением аудиторами и аудиторскими организациями требований действующего законодательства Республики Беларусь при осуществлении ими аудиторской деятельности.

Роль и функции внутреннего аудита определяются руководителем субъекта хозяйствования и целями его развития.

Вопросы для самопроверки

1.В чем сущность информационной функции бухгалтерского учета?

2. В чем сущность контрольной функции бухгалтерского учета?

3. Каковы задачи бухгалтерского учета в условиях рыночной экономики?

4. Для каких целей осуществляется государственное регулирование бухгалтерского учета.

5. Кто осуществляет общее методологическое руководство бухгалтерским учетом в Республике Беларусь?

6. На какие органы управления возложены конкретные функции руководства бухгалтерским учетом в Республике Беларусь и в чем это выражается?

7. Кто осуществляет государственное руководство аудиторской деятельностью?

8. В чем сущность и что должна обеспечить рациональная организация бухгалтерского учета?

9. Что является предпосылками рациональной организации бухгалтерского учета?

10. Что такое аудит?

Глава 2. ФОРМЫ ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И РАБОТЫ УЧЕТНОГО АППАРАТА

2.1 Организационные формы бухгалтерского учета

Различают две формы организации бухгалтерского учета - децентрализованную и централизованную.

При децентрализации учета учетный аппарат рассредоточен по отдельным производственным подразделениям предприятия, где осуществляется синтетический и аналитический учет, составляют балансы и отчетность хозяйства, подразделений. Главная бухгалтерия в этом случае производит сводку балансов и отчетов подразделений и составляет сводный баланс и отчеты по организации, а также осуществляет контроль за постановкой учета на отдельных частях организации. При такой форме организации основные функции учета и внутреннего аудита осуществляют бухгалтерии структурных подразделений предприятия.

При централизации учета учетный аппарат организации сосредоточен в главной бухгалтерии, и в ней осуществляется ведение всего синтетического и аналитического учета на основании первичных и сводных документов, поступающих из отдельных подразделений предприятия. В самих подразделениях осуществляется лишь первичная регистрация хозяйственных операций.

Практика показала, что централизация учета обеспечивает более действенное руководство и контроль со стороны главного бухгалтера, позволяет целесообразнее распределять труд между работниками учета, более эффективно использовать счетные машины. Поэтому децентрализация учета допускается лишь в очень крупных организациях. В большинстве же организаций применяют централизованную систему бухгалтерского учета.

В некоторых организациях используется частичная децентрализация учета, при которой в производственных подразделениях кроме составления первичных документов ведут аналитический учет по отдельным синтетическим счетам, осуществляют учет производственных затрат, исчисляют фактическую себестоимость продукции и т.п. Однако законченный бухгалтерский учет в подразделениях не ведется и баланс не составляется.

2.2 Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера и руководителя за организацию учета и внутреннего аудита

В соответствии с Законом Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности"главный бухгалтер (или бухгалтер - при отсутствии в штате должности главного бухгалтера) назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации в соответствии с ее учредительными документами.

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведения бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Подчинение главного бухгалтера руководителю организации предопределяет статус бухгалтерии как самостоятельного структурного подразделения организации, не входящего в состав какого-либо иного подразделения организации.

Перед началом работы в должности главного бухгалтера для работника разрабатывается и утверждается должностная инструкция, с которой он обязан ознакомиться до начала деятельности в этой должности. В должностной инструкции должно быть указано, что главный бухгалтер:

руководствуется законодательством Республики Беларусь, и в частности Законом "О бухгалтерском учете и отчетности", другими нормативными актами, утвержденными в установленном порядке, и несет ответственность за соблюдение содержащихся в них требований и правил ведения бухгалтерского учета;

обеспечивает организацию бухгалтерского учета и контролинга, контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, правильным отражением хозяйственных операций и их соответствием законодательству;

обеспечивает контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых хозяйственных операций, предоставление оперативной информации, составление и представление в установленные сроки бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности, осуществление (совместно с другими подразделениями и службами) экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления и мобилизации внутренних резервов.

С главным бухгалтером согласовываются назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и др.).

При освобождении главного бухгалтера (бухгалтера) производится сдача дел вновь назначенному главному бухгалтеру (бухгалтеру), - в процессе которой проводится проверка состояния бухгалтерского учета и достоверности отчетных данных с составлением соответствующего акта, утверждаемого руководителем организации. При смене главного бухгалтера рекомендуется сделать аудиторскую проверку.

Основанием для передачи дел является приказ руководителя организации. В приказе обязательно должны быть оговорены следующие моменты:

причина передачи дел;

сроки проведения приема и передачи дел;

лицо, ответственное за сдачу документов;

лицо, ответственное за прием дел;

присутствие иных лиц;

документальное оформление приема и передачи дел.

Прием и передача дел представляют собой определенную последовательность действий, которую можно представить в виде схемы.

Рис. 1. Последовательность действий при передаче дел главным бухгалтером.

Порядок приема и передачи дел во многом зависит от того, есть ли у главного бухгалтера преемник. Если есть, то передача дел осуществляется непосредственно ему. При этом обязательно составляется соответствующий акт, поскольку прием и сдача дел при назначении на должность и освобождении от должности главного бухгалтера оформляется актом.

Если же преемника нет, то руководитель организации должен определить, кто будет принимать дела у уходящего главного бухгалтера. В этой ситуации многое зависит от размеров организации. Если в организации бухгалтерия представлена не в единственном лице (главный бухгалтер), то принимать дела у главного бухгалтера может, к примеру, его заместитель или другой бухгалтер, что должно быть оговорено в приказе руководителя организации.

Если дела у бывшего главного бухгалтера принимает его преемник, то особых затруднений такая ситуация не вызывает, главное - правильно оформить акт (приложение 1). Если же дела принимает кто-либо другой, уполномоченный на это приказом руководителя, то передача дел будет проходить в два этапа: сначала этот посредник примет дела у уходящего главного бухгалтера, оформив это соответствующим актом, а потом уже он передаст дела новому главному бухгалтеру, зафиксировав это вторым актом.

Прием и передача дел обязательно осуществляется в присутствии комиссии, назначенной приказом руководителя организации. В состав комиссии, как правило, входят заместитель руководителя (он и назначается председателем комиссии), секретарь или секретарь-референт и еще один работник организации (если есть такая возможность, то бухгалтер, но это не обязательно).

В случае выявления неточностей и расхождений в учете комиссия обязательно должна зафиксировать это в акте.

Согласно Общегосударственному классификатору Республики Беларусь "Профессии рабочих и должности служащих", действующего с 01.01.1997 г., в должностные обязанности главного бухгалтера входят:

осуществление организации бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности организации и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности организации; обеспечение рациональной организации учета и отчетности, управленческого учета в организации и ее подразделениях на основе максимальной централизации и механизации учетно-вычислительных работ, прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета и контроля;

формирование учетной политики организации с привлечением специалистов различных служб;

руководство разработкой и осуществлением мероприятий, направленных на соблюдение государственной и финансовой дисциплины;

организация учета поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учета издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнение работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности организации, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.

Обеспечение контроля:

за сохранностью, своевременностью и правильностью оформления документов, составлением экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, работ (услуг);

за расчетами по заработной плате с работниками предприятия;

за правильным начислением и перечислением платежей в бюджет, внебюджетные фонды, взносов на государственное социальное страхование, средств на финансирование капитальных вложений и т.д.;

за погашением в установленные сроки задолженности банкам по ссудам;

за отчислением средств в фонды и резервы;

за участием в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат;

за принятием мер по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства;

за участием в оформлении документов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролю передачи в необходимых случаях этих документов в следственные и судебные органы (при отсутствии на предприятии юридических служб, непосредственно осуществляющих эту функцию);

за ведением работ по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплин, смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, а также оформлению и сдаче их в установленном порядке в архив организации или другие архивные органы;

за участием в работе по совершенствованию и расширению сферы действия внутрихозяйственного расчета, разработке рациональной плановой и учетной документации, организации внедрения средств автоматизации учетно-вычислительных работ;

за руководством работниками бухгалтерии организации.

Главный бухгалтер должен знать:

законодательство Республики Беларусь, декреты, указы Президента Республики Беларусь, постановления и решения Правительства Республики Беларусь по вопросам деятельности организации, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, финансовых и контрольно-ревизионных органов по вопросам организации бухгалтерского учета и составления отчетности, а также финансово-хозяйственной деятельности организации;

структуру организации и перспективы ее развития;

положения и инструкции по организации бухгалтерского учета в организации, правила его ведения;

порядок оформления операций и организацию документооборота по участкам учета;

формы и порядок финансовых расчетов;

методы экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности организации;

способы и методы выявления внутрихозяйственных резервов;

порядок приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей;

правила расчетов с дебиторами и кредиторами;

порядок списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь;

- правила проведения инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных ценностей, расчетов и финансовых обязательств;

порядок и сроки составления бухгалтерских балансов, отчетов налоговой и статистической отчетности;

правила проведения проверок и документальных ревизий;

организацию хозяйственного расчета;

средства вычислительной техники и возможности их применения для автоматизации учетно-вычислительных работ и анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности организации;

передовой отечественный и зарубежный опыт совершенствования хозяйственной и финансовой деятельности организации;

экономику, организацию производства, труда и управление;

гражданское право, трудовое, финансовое, хозяйственное и налоговое законодательство;

законодательство о труде и охране труда Республики Беларусь, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной и противопожарной защиты.

Общегосударственным классификатором Республики Беларусь "Профессии рабочих и должности служащих" (ОКПД) ОК РБ 006-96 к должности главного бухгалтера установлены следующие квалификационные требования:

высшее экономическое образование;

стаж финансово-бухгалтерской работы на руководящих должностях не менее 5 лет.

Эти требования несколько конкретизированы в ст.7 Закона. В частности, на должность главного бухгалтера следует принимать лиц, которые:

имеют высшее специальное образование независимо от стажа работы по специальности бухгалтер;

имеют специальное образование и стаж работы по специальности бухгалтера не менее 5 лет.

К категории лиц, имеющих специальное образование, относятся лица, имеющие высшее или среднее неспециальное образование и подготовку на бухгалтерских курсах с получением документа установленного образца, а также имеющие среднее специальное образование. Данная норма действует с 1 января 2002 года.

Лиц, не соответствующих вышеуказанным категориям и работающих в должности главного бухгалтера в организациях по состоянию на 1 января 2002 года, изменения не коснулись. В дальнейшем при увольнении и трудоустройстве они попадают под нормы закона.

Руководитель организации обязан организовать бухгалтерский учет и создать необходимые условия для правильного его ведения (ст.6 Закона).

Руководитель организации вправе в зависимости от объема учетной работы:

создать бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

ввести в штат должность бухгалтера.

Руководитель организации должен обеспечить неукоснительное выполнение всеми подразделениями и работниками, имеющими отношение к учету и аудиту, требований главного бухгалтера в части соблюдения правил ведения бухгалтерского учета, оформление и представление для учета документов и сведений.

2.3 Бухгалтерия как самостоятельное структурное подразделение организации

Под структурой бухгалтерии понимается состав работников бухгалтерского аппарата, выполняющих учетные функции на основе принципов разделения труда.

Структура бухгалтерского аппарата зависит в основном от условий организации и технологии производства, объема учетной работы и наличия технических средств учета. Она должна отвечать следующим основным требованиям:

1) отражать специфические особенности организации и технологии производства;

2) обеспечивать взаимодействие между структурными подразделениями и исполнителями учетного процесса;

3) не допускать дублирования и параллелизма в работе структурных подразделений и отдельных исполнителей;

4) использовать достижения научной организации труда;

5) быть максимально простой и компактной;

6) обеспечивать руководство предприятия всей информацией, необходимой для контроля и управления производством при минимальных затратах на функционирование бухгалтерии, а внешних пользователей - достоверной бухгалтерской отчетностью.

В настоящее время сложились два основных типа организации структуры бухгалтерий: линейная (иерархическая) и вертикальная.

При линейной организации все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура бухгалтерии применяется на небольших предприятиях с численностью аппарата до 10 человек. В этом случае она может быть представлена следующим образом.

При организации аппарата бухгалтерии по вертикали создаются промежуточные группы управления (отделы, бюро, сектора):

материальная, отвечающая за учет приобретения материальных ценностей, их поступления и расходования. В этой же группе, как правило, ведется учет основных средств;

группа учета оплаты труда, осуществляющая учет затрат труда рабочих, исчисление заработной платы работникам, контроль за использованием фонда оплаты труда, учет всех расчетов с работниками предприятий, бюджетом, фондом социальной защиты населения и другими ведомствами, связанными с оплатой труда;

производственно-калькуляционная, которая ведет учет затрат на производство, калькулирует себестоимость продукции, выявляет результаты внутрихозяйственного расчета, составляет отчетность о производстве;

группа учета готовой продукции, осуществляющая учет готовой продукции на складах и ее реализации;

общая группа, работники которой ведут учет остальных операций и Главную книгу, составляют бухгалтерский баланс и другие формы финансовой отчетности.

Кроме того, в состав бухгалтерии входят группы (отделы) капитального строительства и жилищно-коммунального хозяйства.

В крупных организациях кроме перечисленных обычно имеются группы (отделы) учета тары, основных средств, расчетная (работники которой ведут учет денежных средств и расчетов с организациями и лицами), подготовки и машинной обработки информации, сводно-аналитическая и др. Общая схема структуры бухгалтерского аппарата средних и крупных организаций приведена на рис.3.

Структура и штаты бухгалтерии зависят от объема выполняемых ею работ и уровня автоматизированной обработки учетной информации. Общая численность учетных работников, их профессиональный и квалифицированный состав определяются самим предприятием. Должностной состав работников бухгалтерии закрепляется в штатном расписании, утверждаемом руководителем предприятия.

Правильная организация работы учетного аппарата во многом зависит от того, насколько точно определены правовое положение, административная и функциональная подчиненность бухгалтерии, что должно быть регламентировано Положением о бухгалтерии.

Положение (о бухгалтерии) "Главная бухгалтерия" разрабатывается главным бухгалтером совместно с коллективом бухгалтерии, согласуется со всеми главными специалистами (службами) предприятия и утверждается руководителем организации.

При разработке Положения руководствуются действующими законодательными актами, инструкциями и приказами вышестоящих организаций по правовым, экономическим и производственным вопросам, а также по вопросам организации бухгалтерского учета.

Положение о бухгалтерии включает следующие разделы:

Общие положения;

Структура;

Задачи;

Функции;

Права;

Взаимоотношения (служебные связи);

Ответственность.

В разделе "Общие положения" даются общие сведения о бухгалтерии: понятие "Главная бухгалтерия"; степень самостоятельности и подчиненность; порядок назначения и освобождения главного бухгалтера; перечень основных правовых, нормативных и директивных документов, которыми руководствуется бухгалтерия в своей работе.

В разделе "Структура" приводится перечень наименований подразделений бухгалтерии (отделы, сектора), штатная численность главной бухгалтерии.

Раздел "Задачи" содержит перечень общих и конкретных задач, выполнение которых возложено на бухгалтерию. Это, в частности, организация бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия.

В разделе "Функции" приводится перечень основных функций главной бухгалтерии: формирование учетной политики; работа по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов; разработка форм документов внутренней бухгалтерии отчетности; обеспечение порядка проведения инвентаризаций; контроль за проведением хозяйственных операций; обеспечение соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота; организация бухгалтерского учета и отчетности в организации на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения технических средств и информационных технологий; формирование полной бухгалтерской информации о деятельности предприятия; разработка и осуществление мероприятий по укреплению финансовой дисциплины и др.

Раздел "Права" фиксирует права бухгалтерии, которые реализуются в процессе выполнения ее задач и функций. Здесь указывается, что главная бухгалтерия разрабатывает положения и указания по внутрихозяйственной организации бухгалтерского учета, контроля и отчетности, которые являются обязательными для всех подразделений предприятия, его специалистов и других работников, связанных с ведением учета.

Все подразделения предприятия обязаны соблюдать порядок оформления операций и представления необходимых документов и сведений.

Главная бухгалтерия имеет право контроля за нормами расхода сырья, материалов, затрат труда и других норм организацией приемки, хранения материальных ценностей.

Работники бухгалтерии имеют право не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству; по согласованию с руководителем организации привлекать экспертов и специалистов в области бухгалтерского учета для консультаций, рекомендаций; в случае обнаружения незаконных действий должностных лиц (приписок, использования средств не по назначению и других нарушений и злоупотреблений) докладывать руководству предприятия для принятия мер и др.

В разделе "Взаимоотношения (служебные связи)" дается характеристика взаимосвязей главной бухгалтерии со всеми службами (планово-экономический отдел, производственные и технические подразделения, отделы контроля качества, отдел сбыта, отдел материально-технического снабжения, отдел маркетинга, отдел организации и оплаты труда) по формированию как входящих, так и исходящих потоков учетной информации.

Правильное установление взаимоотношений главной бухгалтерии со всеми службами и подразделениями предприятия имеет исключительно важное значение для своевременного и точного формирования учетной информации, а также обеспечения специалистов и руководителей структурных подразделений данными для контроля за работой отдельных подразделений предприятия и принятия управленческих решений.

Раздел "Ответственность" включает перечень основных позиций, по которым главная бухгалтерия несет ответственность. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций главной бухгалтерии несет главный бухгалтер, на которого возлагается персональная ответственность в случае: неправильного ведения бухгалтерского учета; принятия к исполнению и оформлению документов по операциям, противоречащим установленному порядку; несвоевременной и неправильной выверке операций по расчетному и другим счетам в банках, расчетам с дебиторами и кредиторами; нарушения порядка списания с бухгалтерских балансов недостач и других потерь; несвоевременного проведения в структурных подразделениях предприятия проверок и документальных ревизий; составления недостоверной бухгалтерской отчетности по вине бухгалтерии и др.