Организация учета и аудита

С целью совершенствования экономической работы на предприятиях могут создаваться единые планово-учетные отделы на основе объединения планово-экономических и учетно-финансовых служб.

2.4 Должностные инструкции, их содержание, порядок разработки

Важным этапом разработки структуры бухгалтерии является формирование системы должностей, зависящих от характера, состава и объема учетных работ на предприятии.

Учетная работа аппарата бухгалтерии во многом зависит от правильной расстановки и использования ее работников, четкого выполнения ими своих обязанностей.

Обязанности работников бухгалтерии конкретизируются путем разработки должностных инструкций. Должностная инструкция четко определяет и закрепляет конкретные обязанности, права и персональную ответственность каждого работника бухгалтерии. Наличие таких инструкций позволяет обоснованно проводить подбор и расстановку кадров, повышение их квалификации, мероприятия по улучшению условий труда, укреплению трудовой дисциплины. Должностные инструкции дают возможность объективно оценивать результаты работы каждого исполнителя и всего коллектива бухгалтерии, материально и морально стимулировать работников в зависимости от количества и качества вложенного труда, обоснованно применять меры дисциплинарного и морального воздействия за невыполнение возложенных на них обязанностей.

Процесс разработки должностных инструкций требует большой подготовительной работы и активного участия в ней всех работников бухгалтерии. Прежде всего, нужно провести классификацию учетных работ по уровню сложности, что позволяет равномернее распределить обязанности между отдельными исполнителями. Более ответственные участки работы следует поручать квалифицированным работникам. Необходимо также определить перечень должностных лиц и руководителей производственных подразделений, в обязанности которых входит оформление первичных документов по учету труда и выполненных работ, на поступление из производства готовой продукции, расходование материальных ресурсов.

Должностные инструкции для работников бухгалтерии разрабатываются главным бухгалтером. Если организационную основу бухгалтерии составляют секторы (группы, отделы), то должностные инструкции составляют руководители секторов (групп, отделов).

Должностная инструкция состоит из следующих разделов: общие положения; обязанности работника; права работника; ответственность.

В разделе "Общие положения" определяется подчиненность работника, порядок его назначения и увольнения, перечисляются законодательные, нормативные и инструктивные материалы, которыми должен руководствоваться работник в своей работе.

В разделе "Обязанности" указывается перечень работ, выполняемых работником. Это могут быть оформление, прием, контроль и обработка соответствующих первичных документов, составление сводных и накопительных ведомостей, ведение регистров синтетического и аналитического учета, составление отчетности, оформление документов для сдачи в архив.

В разделе "Права" излагаются права работника, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей. Эти права обуславливаются необходимостью взаимодействия с другими работниками бухгалтерии, другими службами и производственными подразделениями предприятия и определяются действующим законодательством, нормативными и инструктивными документами.

В разделе "Ответственность" перечисляются функции, за выполнение которых работник несет персональную ответственность. Конкретная разработка этого раздела способствует точному исполнению требований технологии и организации учебного процесса и финансовой деятельности, строгому соблюдению нормативных актов, усилению бухгалтерского контроля за производственной и хозяйственно-финансовой деятельностью предприятия, воспитывает у работников чувство ответственности и сознания общественной значимости занимаемой должности.

Должностные инструкции составляются в двух экземплярах и утверждаются руководителем предприятия. Один из них под расписку вручается работнику, а второй хранится в делах бухгалтерии.

Должностные инструкции работников бухгалтерии должны периодически уточняться с целью учета в них всех изменений в организации и управлении производством, технологии учетного процесса, других факторов.

2.5 Повышение квалификации кадров бухгалтерии

Важным элементом организации работы учетного аппарата является повышение квалификации кадров.

Повышение квалификации работников обеспечивают стажировка, вузы и средние специальные учебные заведения, институты и факультеты повышения квалификации, а также учебные центры Министерства сельского хозяйства и продовольствия.

Молодые специалисты, окончившие высшие учебные заведения и не имеющие опыта практической работы, могут повышать свою квалификацию путем прохождения стажировки сроком до одного года, цель которой - дальнейшее углубление и закрепление теоретических знаний, приобретение необходимых практических и организаторских навыков для выполнения обязанностей по занимаемой должности. Во время стажировки молодой специалист под контролем наиболее квалифицированных работников бухгалтерии самостоятельно выполняет практическую работу по каждому участку бухгалтерского учета в соответствии с программой стажировки и индивидуальным графиком ее прохождения.

Повышение квалификации бухгалтеров обеспечивается и через высшие учебные заведения, факультеты повышения квалификации, созданные при вузах, через учетные центры Министерства сельского хозяйства и продовольствия.

В республике планируется пересмотреть подходы к повышению квалификации бухгалтерских кадров. Определено, что главным учреждением, отвечающим за состояние их подготовки и переподготовки, будет Белорусский государственный экономический университет. Все программы подготовки и повышения квалификации будут проходить оценку не только в Министерстве финансов и Министерстве по налогам и сборам, но и в этом вузе. Министерство образования станет проводить сертификацию и аттестацию учебных заведений этого профиля.

В стимулировании работников бухгалтерии к повышению квалификации важная роль принадлежит аттестации. Аттестацию главных бухгалтеров предприятия проводят, как правило, вышестоящие органы. Аттестация других работников проходит непосредственно на предприятии.

Белорусская ассоциация бухгалтеров разработала Положение об аттестации профессиональных бухгалтеров Республики Беларусь (приложение 2) с целью определения порядка проведения подготовки и аттестации бухгалтеров с выдачей квалификационного Аттестата профессионального бухгалтера.

На современном этапе развития экономики успешно справиться с задачами, стоящими перед работниками учетного аппарата, могут только высококвалифицированные специалисты, имеющие глубокие знания в области теории и практики учета, контроля и автоматизированной обработки учетной информации. В связи с этим каждый работник учетной службы должен повышать свою квалификацию один раз в пять лет. Главный бухгалтер обязан составлять перспективный план повышения квалификации работников бухгалтерии.

План составляется, как правило, на пять лет и должен содержать данные о формах и времени повышения квалификации каждым работником бухгалтерии. Для работников, не имеющих высшего образования, следует планировать учебу на заочной (очной) форме обучения высших учебных заведений, не имеющих среднего специального образования, - поступление на учебу в средние специальные учебные заведения. Эти рекомендации не могут распространяться на работников предпенсионного и пенсионного возраста. Для лиц, имеющих высшее или среднее специальное образование, можно планировать повышение квалификации на курсах при высших учебных заведениях, в учебных центрах Минсельхозпрода.

План повышения квалификации работников бухгалтерии утверждается руководителем организации. Главный бухгалтер обязан контролировать выполнение этого плана.

2.6 Организация труда работников бухгалтерии

Содержание организации труда работников бухгалтерии заключается в следующем:

правильный выбор исполнителей каждого трудового процесса с учетом квалификации, деловых качеств и личных склонностей каждого исполнителя;

обеспечение исполнителей необходимыми средствами труда в соответствии с технологией выполняемой ими работы;

выбор наиболее эффективных форм разделения или кооперирования труда;

обучение исполнителей передовым методам и приемам труда;

создание условий для непрерывного и ритмичного протекания трудовых процессов и достижения согласованности этих процессов во времени и пространстве.

Факторы, формирующие условия труда, подразделяются на физиологические и социально-психологические.

К физиологическим относят факторы, обусловливающиеся организацией рабочей зоны бухгалтерии, т.е. служебного помещения, где работает бухгалтерия, и рабочего места каждого работника.

На предприятиях, где штат бухгалтерского аппарата невелик, бухгалтерия может размещаться в одной комнате. При большой численности сотрудников бухгалтерии размещать их целесообразно в нескольких комнатах по отделам или секторам. Рабочее место главного бухгалтера рекомендуется размещать в отдельной комнате.

Помещение бухгалтерии должно быть светлым и сухим, хорошо отапливаться и проветриваться, температура может быть в пределах 18-20 ⁰С. В помещениях с окнами на север стены рекомендуется окрашивать в желтый цвет, он как бы "согревает" помещение, создавая иллюзию освещения солнечными лучами. Голубой и светло-зеленый цвета, наоборот, "холодят" помещение. Их следует использовать в комнатах с окнами на юг. Озеленение комнат является не только декоративным элементом интерьера, но и фактором, улучшающим состав воздуха, снижающим нервно-психологическое и зрительное утомление.

Помещение бухгалтерии должно быть оборудовано телефоном, шкафами для хранения документов и справочных материалов.

Повышению производительности труда учетных работников способствует также рациональная организация рабочих мест, предусматривающая создание оптимальных условий для каждого работника. Рациональная организация рабочего места означает: выбор габаритов, формы мебели и оборудования с учетом антропологических данных работника, обеспечивающих удобное положение тела при работе; оборудование рабочего места соответствующей оргоснасткой, оснащение современной вычислительной техникой и нормативно-справочными материалами; размещение мебели и оборудования с учетом последовательности выполненных работ; создание благоприятных санитарно-гигиенических, эстетических и психологических условий труда.

В зависимости от степени применения вычислительной техники можно выделить два типа организации рабочих мест: механизированные и автоматизированные.

Механизированное место бухгалтера (учетного работника) оснащено столом, стулом, картотекой, нормативно-справочными материалами, таблицами и т.п. электронными машинами, что позволяет значительно сократить трудоемкость расчетов; автоматизированное рабочее место бухгалтера (АРМ бухгалтера) позволяет использовать ПЭВМ и выполнять обработку учетной информации в автоматизированном режиме.

Рабочие места сотрудников бухгалтерии, связанных с приемом документов и выдачей справок, следует размещать таким образом, чтобы обеспечить свободный доступ посетителей и нормальную работу остальных работников. Около каждого рабочего места бухгалтера должен стоять дополнительный стул для посетителей.

Условия труда работников бухгалтерии определяются также социально-психологическими факторами. Сюда включают систему отношений в коллективе, психологический климат, режим работы и др.

Отношения сотрудников друг к другу должны основываться на принципиальности, объективности, доброжелательности и товарищеской взаимопомощи. Неприязненные отношения между работниками значительно снижают работоспособность, в то время как хорошее настроение повышает производительность труда. На отношения в коллективе влияет и добросовестное выполнение порученной работы так как несвоевременное и некачественное выполнение работы одним работником бухгалтерии требует больше усилий и напряжения других, что вызывает нервозность в коллективе.

Работоспособность коллектива во многом зависит и от сложившегося в нем психологического климата, который может быть здоровым или нездоровым, благоприятным или неблагоприятным.

На социально-психологический климат в коллективе большое влияние оказывают системы материального и морального стимулирования, состояние идейно-воспитательной работы.

Формирование здорового психологического климата в коллективе в значительной степени зависит от главного бухгалтера. Он должен обладать глубокими профессиональными знаниями и иметь общеобразовательную подготовку, быть объективным, требовательным к себе и подчиненным, обладать выдержкой и терпением, умением признавать свои ошибки и принимать на себя ответственность, уметь сплотить коллектив, поддержать творческую инициативу сотрудников.

Главный бухгалтер обязан относиться к подчиненным доброжелательно. Его замечания должны быть справедливыми ко всем сотрудникам бухгалтерии, не унижать их собственного достоинства. Взыскания, накладываемые на работников, а также поощрения должны быть своевременными и достаточно аргументированными. В бухгалтерии должна быть установлена строгая трудовая и исполнительская дисциплина, которая бы не угнетала людей, а давала им возможность работать творчески и инициативно. Важным элементом организации труда является режим работы аппарата бухгалтерии. Режим работы включает время начала и окончания ее, перерыв, сменность, график отпусков и др.

Режим работы учетного аппарата регламентируется правилами внутреннего распорядка работы организации и устанавливается в соответствии с интересами производства и членов коллектива.

Очередные отпуска работников бухгалтерии планируются с учетом своевременного составления периодической (месячной, квартальной) и годовой отчетности.

Вопросы для самопроверки

1. Какие формы организации бухгалтерского учета различают?

2. В чем сущность децентрализованной формы?

3. В чем сущность централизованной формы?

4. Каковы права и обязанности главного бухгалтера и руководителя за организацию учета внутреннего аудита?

5. Какую ответственность несут главный бухгалтер и руководитель за организацию учета и внутреннего аудита?

6. Как организуется передача дел при смене главного бухгалтера.

7. Какие требования предъявляются к лицам, занимающим должность главного бухгалтера.

8. Что понимается под структурой бухгалтерии?

9. Каким требованиям должна соответствовать структура бухгалтерского аппарата.

10. Какова линейная структура организации бухгалтерии?

11. Какова вертикальная структура организации бухгалтерии?

12. Что включает в себя Положение о бухгалтерии?

Глава 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ И ДОКУМЕНТООБОРОТА

3.1 Организация документооборота хозяйственных операций

Первичные данные о хозяйственной деятельности организации являются входом в систему бухгалтерского учета, где происходит обработка полученных сведений, а выходом из нее - необходимая информация для лиц, принимающих решение. Иными словами, основой для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы.

Первичный документ - это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом, и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.

Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально-ответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно-платежной дисциплины.

Система документальной регистрации первичных данных о состоянии и движении имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям:

своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах;

простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;

рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.

Создание носителей первичной учетной информации (документов)- это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих организаций.

Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.

Основные требования, предъявляемые к учетным документам, приведены в статье 9 Закона "О бухгалтерском учете и отчетности".

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Если специфика деятельности организации предполагает создание собственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, то они должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены разработанные в организации формы первичного учета. Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств автоматизации, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций, включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Первичные и сводные учетные документы можно составлять на машинном носителе. В условиях автоматизации бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем, или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета.

В том случае, когда в правоотношении участвует другой участник хозяйственных операций, а также контролирующий орган, суд или прокуратура, предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

арифметически (подсчет сумм);

по содержанию (законность документальных операций).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством.

Арифметическая проверка определяет правильность расчетов, произведенных в документах.

При проверке по содержанию проверяется законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей.

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

по причинам возникновения - небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники;

по месту возникновения - в тексте или в цифрах первичных документов, при разноске в регистры;

по значению - локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;

надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;

на полях соответствующей строки делается оговорка "исправлено" за подписью лиц, подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистрах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Первичные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией по делам, находящимся у них на рассмотрении, на основании их постановлений в соответствии с законодательством Республики Беларусь. В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, копия акта направляется вышестоящей организации.

3.2 Документооборот и его роль в организации бухгалтерского учета

Неотъемлемым элементом учетной политики являются правила документирования операций, ведения учетных регистров, организации документооборота.

Документооборот - это движение документов в организации от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Рационально организованный документооборот предполагает наличие минимального разрыва во времени между совершением хозяйственной операции и получением необходимых обобщенных сведений. Это достигается применением наиболее совершенных способов и средств сбора и продвижения первичной информации к месту ее обработки, а также предварительным планированием документооборота.

Для этого в каждой организации должны быть разработаны и утверждены приказом руководителя:

а) рабочий альбом форм документов;

б) график документооборота.

Рабочий альбом форм документов представляет собой альбом, в который собираются все первичные документы, применяемые на данном предприятии.

Он формируется по разделам:

документация по учету основных средств;

документация по учету материальных ценностей;

документация по учету труда и его оплаты;

документация по учету кассовых операций;

документация по учету платежных и банковских операций;

документация по учету затрат и выходу продукции основного производства;

документация по учету процесса реализации;

документация по учету работы транспорта.

Применение форм первичных документов зависит от направлений деятельности организации.

Каждый раздел альбома состоит из четырех частей:

титульного листа;

перечня документов;

образцов документов;

кратких указаний по их заполнению.

Образцы первичных документов должны быть напечатаны типографским способом и заполнены данными наиболее типичных операций. В кратких указаниях по заполнению первичных документов указывается методика, техника заполнения, количество экземпляров, назначение каждого экземпляра и его использование. Рабочие альбомы форм первичных документов являются практическим руководством для работников организации, связанных с составлением и обработкой первичной информации. Рабочие альбомы форм первичных документов утверждаются приказом по организации и хранятся в бухгалтерии наравне с другими нормативными материалами. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации.

Документооборот, организованный по графику, позволяет:

ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и проверки до обработки;

способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени;

повышает производительность труда счетных работников;

способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График документооборота в виде перечня работ имеет следующий вид (табл. 1).

Таблица 1. График документооборота

Наименование документа	Создание документа	Проверка документа	Обработка документа	Передача в архив
	количество экземпляров	ответственный за выпуск	ответственный за оформление	ответственный за исполнение	сроки исполнения	ответственный за проверку	кто представляет	порядок представления	срок представления	кто исполняет	срок исполнения	кто исполняет	срок передачи
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

График документооборота в виде схемы называют оперограммой, она имеет следующий вид (табл. 2).

Таблица 2. Оформление расходным кассовым ордером выдачи наличных денег из кассы организации

Точка на оперограмме означает место выполнения операции и исполнителя. Оперограмма наиболее наглядно показывает путь движения документа и, следовательно, характеризует рациональность документооборота.

Работники организации (начальники цехов, мастера, работники отделов, кладовщики, подотчетные лица и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые представляются указанные документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по организации, осуществляет главный бухгалтер.

Вопросы для самопроверки

1. Каким требованиям должна отвечать система документальной регистрации первичных данных?

2. Какие требования предъявляются к учетным документам?

3. Каковы обязательные реквизиты первичных документов?

4. Кто несет ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов.

5. Какой проверке подлежат документы, поступающие в бухгалтерию?

6. Как могут быть исправлены в документах ошибочные записи?

7. Что такое документооборот?

8. Какие разделы могут включать рабочий альбом форм документов?

9. Кто разрабатывает в организации график документооборота?

10. В каком виде может быть представлен график документооборота?

Глава 4. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИЙ И АУДИТА В ОРГАНИЗАЦИИ

4.1 Виды и задачи инвентаризации

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка имущества и обязательств.

Инвентаризация средств (активов) и источников (пассивов) - это проверка в натуре и документальное подтверждение фактического наличия средств (активов) и их источников (пассивов), выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.

Сущность инвентаризации состоит в том, что наличие тех или иных объектов устанавливается с помощью их визуального изучения путем осмотра, обмера, взвешивания и пересчета. При инвентаризации данные наличия хозяйственных средств фиксируются в инвентаризационных описях и в сличительных ведомостях сверяются с данными бухгалтерского учета с целью установления (выявления) недостач или излишков средств. Инвентаризации подвергаются также дебиторской и кредиторской задолженности организации с целью установления их достоверности. При помощи инвентаризации устанавливают состояние и правильность оценки имущества в бухгалтерском учете и отчетности. Инвентаризации также подлежат товарно-материальные ценности, не принадлежащие организации, как числящиеся на учете, так и не учтенные по каким-либо причинам.

Термин "инвентаризация" происходит от латинского слова "инвентарь" (лат.inventarium - роспись, опись) и означает опись имущества (вещественных ценностей и расчетов). Однако в настоящее время в организациях возникли другие новые объекты бухгалтерского учета, которые не имеют натурально-вещественной формы, но подлежат также инвентаризации. К ним относятся нематериальные активы. Поэтому инвентаризация в современных условиях имеет иной смысл, так как инвентаризации подвергаются не только вещественные ценности и расчеты, но и такие новые объекты бухгалтерского учета как: нематериальные активы, ценные бумаги, финансовые вложения в паи, займы, уставные фонды других организаций и др.

Поэтому основными принципами инвентаризационной работы являются:

- полнота, точность и своевременность отражения фактического наличия и состояния ценностей;

- правильность и своевременность выявления результатов проверки ценностей и отражение их в учете.

В зависимости от различных признаков и причин, по которым проводится инвентаризация, различают ее виды.

По отношению к плану проведения в соответствии с учетной политикой организации различают плановую и внеплановую инвентаризацию.

Плановая инвентаризация проводится в соответствии с планом контрольно-ревизионных работ органа внутрихозяйственного контроля (ревизионной комиссии, внутреннего аудита) и учетной политики организации, а также тогда, когда проведение инвентаризации обязательно согласно законодательству (например перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организации и т.д.).

Внеплановые инвентаризации (проведение которых не предусмотрено в учетной политике и плане контрольно-ревизионных работ, а также их проведение не носит обязательный характер) проводятся внешними аудиторами при проведении аудита (обязательного или инициативного) в данной организации, внутренними ревизорами ревизионной комиссии, аудиторами аудиторской службы, инвентаризационной комиссией организации при выявлении факторов нарушений законности, по сигналам персонала, при обнаружении сомнительных хозяйственных операций и др.

По объему совокупности объектов учета выделяют сплошную и выборочную инвентаризацию.

Сплошной считается инвентаризация, в ходе которой подвергаются осмотру, пересчету и т.д., в натуре все объекты данного вида. Сплошной инвентаризации подвергается денежная наличность кассе, наличие ценных бумаг, денежных документов, отдельных материально-производственных ценностей.

Выборочной является инвентаризация, в ходе которой подвергается осмотру, пересчету, взвешиванию части объектов данного вида. Выборочные инвентаризации используют при осмотре объектов фактически выполненных работ для выявления их реальности, для установления сохранности отдельных товарно-материальных ценностей. Выборочные инвентаризации снижают трудоемкость контрольных работ и позволяют сократить время проведения этих работ. Однако они не гарантируют безусловной объективности результатов проверки в натуре, а в случае причинения материального ущерба выборочные инвентаризации не позволяют определить полностью размер ущерба. В этих условиях необходимо проводить сплошную инвентаризацию.

В зависимости от полноты охвата имущества и обязательства организации различают полную и частичную инвентаризацию.

Полная инвентаризация - это проверка в натуре всего имущества организации и ее обязательств на определенную дату. Полная инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при реорганизации экономического объекта и т.д. При ее проведении проверяется сальдо по счетам 97 "Расходы будущих периодов", 96 "Резервы предстоящих расходов".

Частичной инвентаризацией является каждая отдельная проверка в натуре объектов определенных видов. Например, инвентаризация материалов на складе, инвентаризация денежных средств в кассе и др.

По периодичности проведения они бывают текущие и перманентные (постоянные, непрерывные).

Перманентная (непрерывная) инвентаризация проводится в соответствии с внутренним планом работы бухгалтерии в течении календарного года по отдельным видам имущества на различные даты.

По перечню решаемых вопросов различают комплексные и тематические инвентаризации.

По содержанию различают инвентаризацию ресурсов и инвентаризацию процессов.

Инвентаризация ресурсов означает проверку в натуре имущества организации.

Инвентаризация процессов означает проверку в натуре отдельных моментов процессов кругооборота средств организации. Например, в процессе производства в натуре могут быть проверены выполненные работы, отдельные затраты на материалы и т.д. В процессе реализации могут быть осмотрены в натуре расчетно-финансовые операции, а в процессе снабжения - расчетно заготовительные операции.

В соответствии со ст.12 "Инвентаризация имущества и обязательств" Закона Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности" проведение инвентаризаций обязательно:

- при передаче имущества государственного унитарного предприятия в аренду, его купле-продаже;

- при реорганизации или ликвидации (упразднении) организации;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене руководителя организации (учреждения) или материально ответственного лица;

- при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества;

- в случае возникновения непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств;

- в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

В процессе проведения инвентаризации решаются следующие задачи:

- выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей и денежных средств путем составления инвентаризационных описей, актов сверки расчетов;

-проверка обоснованности подбора материально-ответственных лиц и заключения с ними договора о полной материальной ответственности;

- контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета, т.е. контроль за работой материально ответственных лиц, что помогает не только вскрывать, но и предупреждать возможные недостачи и растраты;

- выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество а также не соответствующих своим потребительским качествам согласно ГОСТам и ТУ;

- проверка соблюдения лимитов и выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей;

- изучение запасов товарно-материальных ценностей по ассортименту;

- проверка соблюдения правил хранения товарно-материальных ценностей и денежных средств;

- установления состояния складского и весоизмерительного хозяйства;

- подтверждение реальности оценки отдельных статей баланса.

4.2 Сроки проведения инвентаризации

Сельскохозяйственные организации в обязательном порядке проводят инвентаризацию в сроки, предусмотренные Законом Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности". В соответствии с методическими указаниями по инвентаризации имущества и средств в расчетах сельскохозяйственных организаций с соответствующей ссылкой на них в тексте учетной политике для целей бухгалтерского учета должно быть определено:

- количество (периодичность) инвентаризаций в отчетном году и/или даты их проведения;

- перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них;

- состав инвентаризационной комиссии;

- порядок оформления результатов инвентаризации:

инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами целесообразно проводить ежеквартально для обеспечения полноты и своевременности расчетов с поставщиками и покупателями по договорным обязательствам за приобретенные и реализованные товары. Инвентаризацию расчетов с налоговыми органами, внебюджетными фондами и другими органами по налогам и обязательным платежам также целесообразно проводить ежеквартально. Рекомендуемые сроки проведения инвентаризации в сельскохозяйственных организациях сводятся к следующему:

а) инвентаризация основных средств может проводиться не реже одного раза в год, но не ранее 1 ноября отчетного года, в то время как здания, сооружения и другие недвижимые объекты основных средств подвергаются инвентаризации один раз в 2-3 года;

б) капитальные вложения целесообразнее инвентаризировать один раз в год, перед составлением годовых бухгалтерских отчетов и балансов, но не ранее 1 декабря отчетного года;

в) молодняк животных, животные на откорме, птица, кролики, звери и семьи пчел, а также подопытные животные подвергаются инвентаризации раз в квартал, перед составлением квартального бухгалтерского отчета;

г) семена, корма, готовую продукцию рекомендуется инвентаризировать два раза в год, по состоянию на 1 июля и 1 декабря отчетного года;

д) малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, ветмедикаменты, сырье и прочие материальные ценности рекомендуется подвергать инвентаризации один раз в год, перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 октября отчетного года;

е) нефть и нефтепродукты целесообразно инвентаризировать не реже одного раза в месяц;

ё) драгоценные металлы в чистом виде, драгоценные камни и полученные в результате ликвидации изношенных узлов и агрегатов электроаппаратуры, электронной техники, приборов, деталей, содержащих драгоценные металлы, рекомендуется подвергать инвентаризации не менее двух раз в год;

ж) имеющиеся в хозяйстве библиотечные фонды целесообразно инвентаризировать дифференцированно:

- при наличии в фонде до 15 тыс. книг - один раз в три года;

- от 15 до 80 тыс. книг - один раз в пять лет;

- свыше 80 тыс.книг - один раз в 10 лет.

З) денежные и валютные средства, денежные документы, бланки строгой отчетности подвергаются инвентаризации не реже одного раза в квартал;

и) расчеты с банком инвентаризируются по мере получения выписок банка, по платежам в бюджет - не реже одного раза в квартал, а с предприятиями и организациями, обслуживающими сельское хозяйство и закупающими продукцию ежемесячно, расчеты с вышестоящими организациями - на первое число каждого месяца.

Кроме установленных сроков руководителям организаций представлено право самим определять время проведения инвентаризации, указав его в соответствующем приказе на ее проведение.

4.2 Порядок проведения и документального оформления инвентаризации

Порядок проведения и документального оформления инвентаризации товарно-материальных ценностей регламентируется Инструкцией о порядке проведения инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов в объединениях, на предприятиях, в организациях.

Организацию, проведение и контроль за проведением инвентаризации осуществляют две комиссии: постоянно действующая и рабочая.

В состав постоянно действующей комиссии входят: руководитель организации или его заместитель (председатель комиссии); главный бухгалтер; начальники структурных подразделений (служб); представители общественности.

Постоянно действующие инвентаризационные комиссии выполняют следующие функции:

- заслушивают на своих заседаниях руководителей отделов, цехов секций по вопросам сохранности материальных ценностей;

- осуществляют контрольные проверки правильности проведения инвентаризации, а также выборочные инвентаризации в межинвентаризационный период;

- проверяют правильность выведения результатов инвентаризации, обоснованность предложенных зачетов по пересортице ценностей в местах хранения, где ведется количественный учет;

- в необходимых случаях (при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации и др.) проводят по поручению руководителя организации повторные сплошные инвентаризации;

- рассматривают объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, а также другие нарушения, и дают предложения о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей.

Однако наличие постоянно действующих инвентаризационных комиссий не снимает персональной ответственности руководителя, главного бухгалтера организации, а в организациях, имеющих централизованные бухгалтерии, - контрольно-инвентаризационных отделов данных бухгалтерий. Так, ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации несут руководители организации. Они обязаны создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки. Главный бухгалтер совместно с руководителями подразделений и служб обязан тщательно контролировать соблюдение правил проведения инвентаризации.

Для непосредственного проведения инвентаризаций постоянные комиссии создают рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав рабочих комиссий утверждается приказом руководителя организации. В приказе устанавливается срок начала и окончания проведения инвентаризации. Приказ регистрируется бухгалтерией в книге контроля за использованием приказов о проведении инвентаризации. Приказ вручается рабочей комиссией перед началом инвентаризации вместе с контрольным пломбиром, выдаваемым председателю.

Приказ руководителя является письменным заданием на проведение инвентаризации. До начала инвентаризации необходима предварительная подготовительная работа.

1. Инвентаризационная комиссия составляет календарный план проведения инвентаризации и распределяет работу между отдельными промежуточными группами (бригадами) комиссии.

2. Каждая промежуточная группа (бригада) в зависимости от объекта проверки разрабатывает подробную программу проведения инвентаризации конкретных объектов и распределяет работу между членами группы (бригады). В каждой группе назначается (выбирается) старший (бригадир), а для инвентаризационной комиссии в целом из ее челнов избирается председатель комиссии.

3. Руководитель организации и главный (старший) бухгалтер проводят инструктаж членам комиссии о целях, задачах, порядке проведения инвентаризации.

4. Бухгалтерия организации подготавливает все необходимые бланки документов для проведения инвентаризации (инвентаризационные описи, сличительные ведомости, промежуточные акты и т.п.).

Инвентаризация материальных ценностей, денежных средств, денежных документов, бланков строгой отчетности проводится рабочей комиссией, как правило, внезапно, а основных средств, незавершенного производства, расчетов и статей баланса - по состоянию на первое число месяца. Рабочие комиссии несут ответственность за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя организации; полноту и точность внесения в описи данных о фактически проверяемых ценностях, денежных средствах и средствах в расчетах, а в случае нарушения этого условия члены комиссий привлекаются к ответственности в порядке, установленном законодательством; правильность указания в описи отличительных признаков товарно-материальных ценностей (сорт, размер, номер протокола согласования цен и т.д.), по которым определяются их цены; правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации в соответствии с установленным порядком.

Рабочие инвентаризационные комиссии выполняют следующие функции: осуществляют инвентаризацию ценностей и денежных средств в местах хранения и производства; участвуют в определении результатов инвентаризации и разрабатывают предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли; вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска материальных ценностей, улучшению учета и контроля за их сохранностью, а также о реализации сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей.

Рабочая инвентаризационная комиссия, выполняя первую свою функцию, прежде чем приступить к проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей, обязана опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы; проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения; получить на момент инвентаризации последние реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием даты инвентаризации и подписи. Лица, ответственные за сохранность ценностей, дают в описи расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию и поступившие под их ответственность ценности оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Аналогичные расписки берутся у лиц, имеющих подотчетные суммы или доверенности на получение ценностей. При подготовке к плановым инвентаризациям товарно- материальные ценности заблаговременно или в присутствии инвентаризационной комиссии должны быть сгруппированы, рассортированы по наименованиям, сортам, размерам в определенном порядке, удобном для подсчета количества.

Товары, подготовленные к отправке согласно выписанным нарядам, но не оплаченные и не вывезенные покупателями до инвентаризации, должны быть распакованы и внесены в опись. Одновременно на всех экземплярах нарядов или других документов делается об этом отметка. Если инвентаризация проводится внезапно, то все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии членов рабочей инвентаризационной группы. Инвентаризация имущества и средств в расчетах производится по каждому их местонахождению и материально ответственному лицу на хранении у которого эти ценности находятся.

Проверка ценностей проводится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Наличие ценностей при инвентаризации определяется путем обязательного их пересчета, взвешивания, обмера. Ценности, находящиеся в неповрежденной упаковке, т.е. в целых пронумерованных кипах, ящиках, бочках, проверяются по спецификации или маркировке на таре. По ценностям, которые при распаковке не могут подвергнуться порче или понижению качества, комиссия обязательно проводит выборочную проверку (не менее 10 процентов), делая об этом соответствующую отметку (оговорку) в описи. Если выборочной проверкой будут установлены расхождения между фактическим наличием и данными спецификации или маркировки, то рабочая комиссия обязана провести полную проверку наличия ценностей.

Определение массы (объема) ценностей, хранящихся навалом, допускается производить на основании обмеров (отвесов) и технических расчетов. При этом акты обмеров, ведомости отвесов подписываются членами комиссии и материально ответственными лицами.

Данные о фактических остатках материальных ценностей записываются в инвентаризационные описи (ф. Инв-3) в двух или трех (при смене материально ответственных лиц) экземплярах. Описи составляют отдельно по каждому материально ответственному лицу или по месту хранения ценностей. Первый экземпляр описи заполняется материально ответственным лицом, принимающим ценности. В процессе заполнения описи ведется взаимная сверка каждой страницы описи, в случае ошибки (расхождения) проводится проверка ценностей. Наименование ценностей и их количество показываются в описи по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Описи подписываются всеми членами рабочей комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи материально ответственные лица дают расписку в том, что проверка ценностей проведена в их присутствии правильно, к комиссии претензий нет и перечисленные в описи ценности принимаются на ответственное хранение. В случае смены материально ответственных лиц в инвентаризационных описях лицо, принявшее ценности, расписывается в их получении, лицо, сдавшее ценности, в их сдаче. Если инвентаризация проводилась без материально ответственных лиц (бригадира), а также после стихийных бедствий, краж и ограблений, то описи подписываются представителем административных органов, который включается в этих случаях в состав инвентаризационной комиссии.

Ценности, принятые (сданные) на ответственное хранение, оформляются отдельной инвентаризационной описью (ф. Инв-5),а находящиеся в пути - актом инвентаризации (ф. Инв-6).

Если инвентаризация в течение дня не заканчивается, она завершается в последующие дни. В этом случае помещение, где хранятся ценности, опечатывается. Пломбир на все время работы инвентаризационной группы хранится у ее руководителя, а описи хранятся в закрытом помещении в несгораемом ящике или шкафу под замком.