Организация учета и аудита

При инвентаризации используются формы описей, утвержденные Минсельхозпродом РБ. Описи могут быть заполнены вручную, с помощью пишущих машинок или получены с ЭВМ. При заполнении описей ручным способом используются шариковые ручки или чернила.

На каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров ценностей и общий итог ценностей в натуральных показателях, записанных на странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, декалитрах и т.д.) эти ценности отражены.

Никаких помарок и подчисток в описях не допускается. Если допущены ошибки, исправление производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами группы проводившими инвентаризацию, и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставление незаполненных строк. В последних листах описей незаполненные строки должны быть прочеркнуты.

Перед начало работы склада (кладовой), после завершения инвентаризации, инвентаризационная группа совместно с материально ответственным лицом хозяйства в выборочном порядке обязана провести дополнительные контрольные проверки инвентаризации с составлением актов. Они позволяют установить правильность включения в опись фактических остатков материальных ценностей. Контрольными проверками охватывается не менее 10-15% общего числа фактически проведенных инвентаризаций. План контрольной проверки составляется в организациях ежеквартально, а выполнение его контролируется в специальной книге. Контрольные проверки проводятся по окончании инвентаризации, но обязательно до открытия структурной единицы после инвентаризации. На имя лица, осуществляющего контрольную проверку, руководитель организации или главный бухгалтер выписывает распоряжение. Лицо, осуществляющее проверку, предъявляет распоряжение председателю инвентаризационной комиссии, последний вручает проверяющему первый экземпляр описи, и в присутствии комиссии производит подсчет (на выбор) в натуральном выражении остатков ценностей и сверяет их с записями в инвентаризационной описи. Результаты проверки оформляются актом.

Акт составляется в двух экземплярах, один вместе с описями инвентаризации сдают в бухгалтерию, второй хранится у материально ответственного лица. В акте указывают наименование проверяемых ценностей, их количество по инвентаризационной описи и количество фактически оказавшихся при контрольной проверке. Одновременно с проверкой фактического наличия товаров проверяется правильность оформления инвентаризационной описи, наличие виз на документах и отчетах. Если при контрольной проверке не обнаружено расхождений между данными об остатках ценностей, отраженных в инвентаризационной описи, и фактическим их наличием, то организация может быть открыта для работы. В случае выявления значительных расхождений с данными инвентаризационной описи назначается состав инвентаризационной комиссии для проведения повторной сплошной инвентаризации. Наряду с этим руководитель организации рассматривает вопрос об ответственности первого состава инвентаризационной комиссии за допущенные нарушения в проведении инвентаризации.

По окончании инвентаризации каждая рабочая группа составляет протокол, в котором отражает результаты инвентаризации, а также результаты проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей. В протоколе указывается наличие неиспользуемых и разукомплектованных основных средств, неиспользуемых товарно-материальных ценностей, время их изготовления и поступления в хозяйство. Такие ценности записываются в отдельные инвентаризационные описи и в местах хранения размещаются обособленно. На ценности, пришедшие в негодность, составляется отдельная инвентаризационная опись. В протоколе каждой рабочей группы указываются причины порчи ценностей и виновные лица, а также выводы и предложения по выявленным недостаткам, зачету недостач и излишков, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли.

Все материалы проверок и протоколы руководителя рабочих групп представляют на рассмотрение руководителю организации.

Руководители организации несут ответственность за правильность и своевременность проведения инвентаризаций. Они обязаны создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки (обеспечить рабочей силой для взвешивания, перемеривания, пересчета и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством и т.п.).

Главный бухгалтер обязан тщательно контролировать соблюдение положений, изложенных в методических указаниях, по проведению инвентаризации.

Одновременно с инвентаризацией бухгалтерия хозяйства обязана проверить записи по всем балансовым счетам и сопоставить их с корреспондирующими счетами.

4.4 Порядок составления сличительных ведомостей и актов результатов инвентаризации

Результаты инвентаризации ценностей (недостачи, излишки) должны сообщаться рабочей комиссией сразу же после инвентаризации и до открытия структурной единицы. При выявлении крупной недостачи ценностей комиссия должна закрыть и опечатать помещение и немедленно доложить об этом руководителю организации для принятия необходимых мер.

По окончании инвентаризации описи передаются председателем инвентаризационной комиссии: первый экземпляр - главному бухгалтеру или бухгалтеру, ведущему учет товарно-материальных ценностей; второй экземпляр - материально ответственному лицу (бригадиру) под расписку на первом экземпляре.

Получив описи, бухгалтер передает их работникам, осуществляющим контроль за ценами. Последние проверяют цены и делают об этом отметку (подпись) на каждой странице описи. Затем опись вручается бухгалтеру, ведущему учет материалов (товаров). Бухгалтер проводит тщательную проверку правильности таксировки и всех подсчетов, приведенных в инвентаризационной описи. Обнаруженные ошибки в ценах, таксировке и подсчетах должны быть исправлены. На последней странице инвентаризационной описи также должны быть сделаны отметки о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, проводивших эту проверку.

После проверки описей бухгалтер выводит окончательный результат инвентаризации. Для своевременного и правильного установления результатов инвентаризации ценностей к моменту ее завершения работники бухгалтерии должны выполнить подготовительную работу: проверить, обработать и записать в учетные регистры все представленные материально ответственным лицом отчеты; обеспечить сверку данных количественного суммового учета материалов со складским учетом, оформив его актом; сверить данные аналитического учета по видам материалов (товаров) с данными синтетического учета; при возможности сверить расчеты с основными поставщиками.

Порядок выведения результатов инвентаризации зависит от способа учета товарно-материальных ценностей (количественно-суммовой или суммовой). В организациях ведется количественно-суммовой учет на складах, в кладовых, выводится результат по количеству и сумме, а там, где ведется только суммовой учет, - только по сумме.

Для выявления окончательного результата инвентаризации по количеству и сумме, т.е. результата проверки склада, кладовой, составляется сличительная ведомость (ф.Инв-19, 20). В сличительной ведомости отражаются результаты инвентаризации в ассортиментном разрезе. В ней предусмотрены графы для количества и суммы по следующим показателям: наличию материалов по данным бухгалтерского учета и данным инвентаризационных описей; излишкам и недосчетам материалов; взаимному зачету излишков и недостач в результате пересортицы; естественной убыли материалов; окончательному результату инвентаризации (излишкам или недостачам) с учетом естественной убыли материалов и взаимного зачета.

Наличие материалов по данным бухгалтерского учета бухгалтер фиксирует на основании данных карточек количественно-суммового учета, оборотной или ведомости остатков в зависимости от способа ведения количественного учета (количественно-суммового или оперативного бухгалтерско-сальдового). Фактические данные о наличии материалов (товаров) проставляются из инвентаризационной описи.

Прежде чем устанавливать окончательный результат, бухгалтер должен произвести взаимный зачет излишков и недостач, полученных при пересортице материалов (товаров), и рассчитать сумму их естественной убыли. Зачет излишков и недостач может быть допущен только в виде исключения за один и тот же период, у одного и того же проверяемого лица в отношении материалов (товаров) одного и того же наименования и в тождественных количествах. Зачет может быть допущен в отношении одной и той же группы материальных ценностей, если входящие в ее состав ценности имеют сходство по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару (при отпуске их без распаковки). О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения.

Решение о возможности взаимного зачета пересортицы окончательно принимает руководитель предприятия.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости должна быть отнесена на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммарные разницы рассматриваются как недостачи ценностей сверх норм убыли и списываются на результаты деятельности организации.

На разницы в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшиеся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационного органа должны быть даны исчерпывающие обоснования причин, по которым такие разницы не могут быть отнесены на виновных лиц. К протоколу прилагается письменное объяснение материально ответственного лица о причинах пересортицы.

Итоги граф сличительной ведомости, где отражается взаимный зачет излишков и недостач материальных ценностей как по количеству, так и по сумме, должны совпадать. Это связано с тем, что суммарные излишки и недостачи по каждому отдельному материалу (товару), полученные в результате пересортицы, относятся в графу "Окончательный результат" путем арифметических подсчетов бухгалтера. Так, в случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости должна быть отнесена в графу окончательного результата как излишки. Не перекрытые взаимным зачетом излишки сразу же переносятся в графу "Излишки от пересортицы". По недостачам, не перекрытым взаимными зачетами, окончательный результат выводится бухгалтером только после списания естественной убыли по тому или иному материалу (товару). Сумму ее проставляют в сличительную ведомость в графу "Потери материалов (товаров)". После заполнения этой графы бухгалтер арифметическим путем подсчитывает окончательный результат по неперекрытым взаимным зачетам недостающим материалам (товарам). Затем подсчитываются итоги по вертикали по всем графам, производится балансирование всех итогов по итоговой строке с итоговой графой.

В настоящее время применяются два способа составления сличительных ведомостей: 1) по всем без исключения материальным ценностям; 2) по ценностям, по которым выявлены недостачи или излишки.

В организациях, где учет товаров (материалов) ведется только в суммовом (стоимостном) выражении, результаты инвентаризации оформляют составлением акта (ф. № Инв-21). В нем указываются остатки ценностей в денежном выражении (по товарным отчетам), данные учета по инвентаризационной описи (фактические данные). Результат от сравнивания этих данных вносится в графы "Излишки" или "Недостача".

Составленная и проверенная (сбалансированная) сличительная ведомость и акты вместе с подробным объяснением материально ответственных лиц о допущенной пересортице (излишки, недостачи) передаются на рассмотрение постоянно действующей инвентаризационной комиссии. Комиссия проверяет правильность составления сличительных ведомостей и дает свои заключения, предложения по результатам инвентаризации, которые отражает в протоколе. В нем приводятся подробные сведения о причинах и виновниках недостач, потерь и излишков, указывается, какие меры приняты по отношению к виновным лицам, а также даются предложения по аннулированию расхождений фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета. К протоколу прилагается письменное объяснение материально ответственного лица о причинах пересортицы. Протокол заседания постоянно действующей инвентаризационной комиссии утверждается руководителем организации не позднее 10 дней после окончания инвентаризации. Он обязан немедленно принять меры по устранению причин, вызвавших недостачи или излишки ценностей.

При проведении инвентаризации по требованию следственных органов окончательный результат и утверждение протокола комиссии производятся в кротчайший срок. В случае выявления мелкой недостачи, произошедшей у данного работника впервые и притом вследствие неопытности, просчета или других действий, не содержащих признаков уголовного преступления, на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание с обязательным возмещением нанесенного убытка в общегражданском порядке.

Отнесение сумм к мелким недостачам должно производиться в каждом отдельном случае по письменному распоряжению руководителя организации.

При недостачах, являющихся средством злоупотребления или халатного отношения к исполнению служебных обязанностей (сокрытие недостач при ревизиях и инвентаризациях, составление долговых документов) материально ответственные лица немедленно освобождаются от занимаемых должностей. Материалы о таких недостачах передаются следственным органам Республики Беларусь.

В соответствии со ст.12 Закона Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности" невозмещенные недостачи списываются на внереализационные расходы, выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

- излишек имущества в соответствии с решением руководителя организации приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, а соответствующая денежная сумма относится в коммерческой организации на увеличение внереализационных доходов, в некоммерческой организации - на увеличение доходов (источников финансирования);

- недостача имущества и (или) его порча в пределах норм естественной убыли, утверждениях в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, в соответствии с решением руководителя организации списывается в коммерческой организации на себестоимость продукции (работ, услуг), в некоммерческой организации - на увеличение расходов;

- недостача имущества, произошедшая сверх норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, в соответствии с решением руководителя организации покрывается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них, убытки от недостачи имущества и (или) его норм в соответствии с решением руководителя организации списываются в коммерческой организации на финансовые результаты, в некоммерческой организации - на увеличение расходов.

Выявленные при инвентаризации суммы дебиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, в соответствии с решением руководителя организации списываются в коммерческой организации на финансовые результаты либо за счет резерва по сомнительным долгам, в некоммерческой организации - на увеличение расходов.

Выявленные при инвентаризации суммы кредиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, в соответствии с решением руководителя организации списываются в коммерческой организации на финансовые результаты, в некоммерческой организации - на увеличение доходов (источников финансирования).

При установлении недостач и потерь, явившихся следствием злоупотреблений, соответствующие материалы в течение 5 дней после установления недостач и потерь подлежат передаче в следственные органы, а на сумму выявленных недостач и потерь предъявляется гражданский иск.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация.

В целях усиления ответственности лиц за сохранность вверенных им материальных ценностей и денежных средств администрация предприятия заключает письменные договоры о полной ответственности с работниками, достигшими 18-летнего возраста, занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей.

Договор составляется по установленной форме в двух экземплярах, подписывается руководителем предприятия материально ответственным лицом, скрепляется печатью. Первый экземпляр договора находится у администрации, второй - у работника.

Назначение, увольнение, перевод и перемещение работников, с которыми заключаются или заключены письменные договоры о полной материальной ответственности, производятся по согласованию с главным бухгалтером ( лицом, его замещающим).

4.5 Планирование сроков проведения инвентаризаций

В целях обеспечения своевременного и полного проведения инвентаризации главный бухгалтер должен составить план-график проведения инвентаризации, который состоит из двух частей:

1) график плановых инвентаризаций;

2) график внеплановых (внезапных) проверок наличия основных средств, материальных ценностей, скота и птицы.

Объекты, сроки и порядок проведения инвентаризаций устанавливаются руководителем предприятия в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

План-график проведения инвентаризаций составляется по приведенной форме (табл.1) и утверждается руководителем предприятия.

Таблица 1

4.6 Планирование аудита и подготовка аудиторской проверки

Органом, осуществляющим руководство аудиторской деятельностью в Республике Беларусь, является Аудиторская палата, которая координирует аудиторскую деятельность в республике, разрабатывает методологию проведения аудиторских проверок, обеспечивает соблюдение единых требований законодательства Республики Беларусь об аудиторской деятельности, содействует развитию независимого профессионального аудита и повышению эффективности аудиторской деятельности в республике.

Аудиторская работа строится на основе стандартов. Стандарты аудита не являются подробными правилами и нормативами, охватывающими всю аудиторскую работу. Они содержат лишь общие принципы, определяющие процесс подготовки к аудиту, его проведение и документальное оформление результатов аудита.

Стандарты аудита определяют сложившиеся профессиональные нормы и правила, которые подтвердили свою целесообразность и прочность в ходе аудиторской деятельности и подкреплены опытом практической работы аудиторов разных государств.

Стандарты аудита позволяют строить аудиторскую деятельность на уровне, отвечающем требованиям международной аудиторской практики, требуют от аудиторов постоянного повышения своих профессиональных знаний; обеспечивают сравнимость качества работы отдельных аудиторских фирм, способствуют рационализации всей аудиторской работы.

Аудиторские стандарты подразделяются на три группы: общие стандарты аудита; стандарты практической работы (рабочие стандарты); стандарты составления отчета (заключения).

Общие стандарты аудита предусматривают приведенные ниже требования:

1.Проверка должна проводиться лицом или лицами, имеющими надлежащую подготовку, квалификацию и лицензию на ведение аудиторской деятельности. В соответствии с международными стандартами аудита аудитору следует воздержаться от работы, если он сомневается в достаточном уровне своей компетенции.

Аудитор не должен оказывать клиентам каких-либо услуг, если он не обладает достаточной квалификацией в данной области или не уверен в правильности своих рекомендаций.

Аудитор при проведении аудита должен использовать новейшие достижения в теории и практической деятельности предприятий. Независимо от характера проведенной проверки, она должна выполняться специалистами, чья подготовка и опыт соответствуют сфере, масштабу и сложности поставленных задач. В случае привлечения к работе других аудиторов или помощников аудитор должен быть уверен в их профессиональной компетентности и строго контролировать качество их работы.

Аудитор должен иметь высокую профессиональную подготовку и практический опыт работы, поэтому для назначения на должность аудитора установлен максимальный образовательный ценз.

Аудитор должен постоянно повышать свое профессиональное мастерство.

2. По всем вопросам, касающимся выполнения работы, точка зрения аудитора должна постоянно оставаться независимой.

Для достоверности результатов аудиторской проверки необходим соответствующий уровень независимости от законодательной и исполнительной власти.

Аудитор может в соответствии с действующим законодательством предоставлять в законодательные органы информацию по фактам проверок с использованием документов, однако он должен быть огражден от политического влияния и давления. Никакие политические мотивы не должны оказывать воздействия на итоги работы аудитора, аудит должен проводиться беспристрастно и непредвзято.

Для независимости аудитора при выполнении своих полномочий важно, чтобы исполнительные органы не могли оказывать давление на него. Никто не может связать аудитора обязательством провести, видоизменить или воздержаться от проведения проверки либо изменить ее результаты.

Свои отношения с проверяемым предприятием аудитор должен строить так, чтобы он мог свободно получать правдивую информацию и проводить ее обсуждение в атмосфере взаимопонимания и взаимного уважения. В то же время отношения аудитора и проверяемого предприятие не должны быть настолько тесными, чтобы влиять на объективность выводов заключения.

Независимость аудиторских фирм и аудиторов - это отсутствие какой-либо финансовой или иной имущественной заинтересованности их на проверяемом предприятии. В соответствии с законом об аудиторской деятельности аудиторская проверка не может проводиться:

аудиторами:

являющимися учредителями, собственниками, акционерами проверяемых субъектов хозяйствования;

состоящими с заказчиками в близком родстве или свойстве (родители, супруги, братья, сестры, сыновья, дочери, а также братья сестры, родители и дети супругов);

аудиторскими организациями:

в отношении субъектов хозяйствования, являющихся их учредителями, собственниками, акционерами, кредиторами, страховщиками, а также в отношении которых эти аудиторские организации являются учредителями, собственниками, акционерами;

в отношении субъектов хозяйствования, являющихся их дочерними предприятиями, филиалами (отделениями) и представительствами или имеющих в своем капитале долю этих аудиторских организаций;

аудиторами и аудиторскими организациями:

оказывающими данному субъекту хозяйствования услуги по постановке и восстановлению бухгалтерского учета.

Аудитор не должен участвовать в управлении и деятельности аудируемого предприятия.

3. Аудитор должен тщательно изучать организацию внутреннего контроля на предприятии. Если внутренний контроль недостаточен, на предприятиях зачастую имеют место факты неправильного ведения документации, ошибки и даже подлоги, свидетельствующие об обмане, незаконном и неэффективном расходовании средств.

Если в качестве консультантов аудитор приглашает внешних экспертов, он должен быть уверен в их компетентности. Но тем не менее вся ответственность за сделанные выводы по результатам аудиторской проверки лежит на аудиторе.

Стандарты практической работы (рабочие стандарты) предусматривают приведенные ниже требования.

Данный стандарт требует, чтобы работа аудитора была хорошо спланирована. Прежде всего должен быть составлен план проведения проверки, при разработке плана уделяется внимание определению величины аудиторского риска. С этой целью проводится предварительный анализ результатов производственной деятельности предприятия. Такой предварительный анализ способствует выработке верного направления аудита.

Аудитор должен планировать свою работу так, чтобы иметь возможность провести эффективный аудит своевременно. Планы должны быть основаны на знании деятельности клиента.

Их следует составлять так, чтобы они предусматривали:

приобретение знаний об учетной системе клиента, политике и процедурах внутреннего контроля;

установление ожидаемого уровня доверия внутреннему контролю;

определение и программирование содержания, времени проведения и размера аудиторских процедур, подлежащих выполнению;

координацию выполняемой работы.

Чтобы определить объем аудита, необходимо изучить и проанализировать внутренний контроль, установить, насколько можно доверять его выводам.

Чтобы иметь убедительные основания для составления заключения, необходимо получить достаточные аудиторские доказательства благодаря выполнению независимых процедур, позволяющих аудитору составить обоснованное заключение, на котором будет базироваться его мнение о финансовой информации. В качестве таких процедур используют обследования, проверки, наблюдения, а также другие способы и приемы документального и фактического контроля.

В международном нормативе аудита №3 также подчеркивается, что "аудитор должен получить достаточные аудиторские доказательства благодаря выполнению независимых процедур, позволяющих ему составить обоснованные заключения, на которых будет базироваться его мнение о финансовой информации".

Аудиторские доказательства должны позволить аудитору составить твердое мнение о проверяемой информации и обосновать допущенные и скрытые клиентом обман и ошибки (включая умышленные). Проверяемые сведения, на которых обосновывается заключение аудитора, должны быть надежными и достоверными.

Стандарты составления заключения (отчета) предусматривают определенные требования

В заключении необходимо указать, какие именно проверялись финансовые отчеты и составлены ли они в соответствии с общепринятыми правилами бухгалтерского учета.

Для соблюдения требований этого стандарта аудитор должен тщательно проанализировать финансовые отчеты и выяснить:

подготовлены ли они в соответствии с бухгалтерскими требованиями;

в полной ли мере эти документы отражают деятельность проверяемой организации;

достаточно ли полно раскрыты различные стороны финансовых отчетов;

надлежащим ли образом оценены, проверены и представлены различные элементы финансовых отчетов.

2. В отчете необходимо указать, соблюдались ли установленные положения и правила ведения бухгалтерского учета постоянно в течение текущего аудируемого периода по отношению к предшествующему.

В аудиторском отчете необходимо отразить случаи, когда положения и правила по ведению бухгалтерского учета не соблюдались в текущем периоде, но соблюдались в предыдущем.

3. Сведения, содержащиеся в финансовых отчетах, признаются достаточными и правильными, если в аудиторском отчете не сказано иное.

В соответствии с международными стандартами выводы аудитора, включаемые в отчет, должны быть доказательными и строиться на применении соответствующих способов и приемов проверки документов и записей в учетных регистрах.

4.Отчет должен содержать заключение по поводу финансовых отчетов в целом или указание причины, по которой мнение аудитора не может быть выражено. Во всех случаях, когда имя аудитора связано с финансовыми отчетами, аудиторский отчет должен содержать четкое и определенное описание характера проделанной аудиторской проверки.

Если в финансовых отчетах встречаются неточности, по которым у аудитора и администрации проверяемого предприятия возникают разногласия, аудитор обязан это отразить в своем отчете.

Во всех случаях аудитор обязан с пониманием относиться к сохранению коммерческой тайны, касающейся деятельности проверяемой организации.

Необходимым условием обеспечения сохранности хозяйственных средств и рационального их использования является планирование мероприятий по обеспечению внутреннего аудита. В плане следует предусмотреть выполнение всех видов работ, которые обеспечивают усиление внутрихозяйственного контроля за сохранностью и экономным использованием основных средств, материальных и хозяйственных ресурсов.

В состав мероприятий по обеспечению сохранности хозяйственных ресурсов нужно включать проведение:

- инструктивных совещаний (учебы) с материально ответственными лицами, специалистами, руководителями структурных подразделений и работниками бухгалтерии о правилах документального оформления приема и отпуска в производство материальных ценностей; с материально ответственными лицами, бухгалтерами и членами рабочих инвентаризационных комиссий о порядке проведения инвентаризации основных средств, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, животных на выращивании и откорме, кормов, семян и других материальных ценностей;

- контрольных проверок своевременности и полноты оприходования приплода и перевода молодняка животных в основное стадо, полноты оприходования продукции собственного производства и покупных материальных ценностей;

- проверок состояния складского хозяйства и его обеспеченности весоизмерительной техникой, условий хранения материальных ценностей, а также правильности организации их учета на складах и в других местах хранения;

- проверок организации приемки и хранения готовой продукции, материалов и других ценностей;

- контрольных инвентаризаций основных средств, материалов, скота, птицы, семян, кормов, удобрений и других материальных ценностей;

- проверок состояния и прогрессивности норм расхода материальных ценностей, правильности их применения и обоснованности отпуска материальных ресурсов для нужд производства.

Рассмотрим содержание каждого планируемого мероприятия.

Инструктивные совещания с работниками учетной службы, материально ответственными лицами и руководителями структурных подразделений необходимо проводить с целью повышения их квалификации, изучения новых инструктивных материалов и указаний по организации учета поступления и расходования материальных ресурсов, опыта работы отдельных лиц, типичных недостатков и ошибок, допускаемых в работе.

Чтобы обеспечить своевременное и качественное проведение инвентаризации, правильное документальное оформление ее результатов, нужно проводить учебу с работниками бухгалтерии, материально ответственными лицами и членами рабочих инвентаризационных комиссий. Особенно важно методически правильно решить вопрос о порядке инвентаризации животных, а также сельскохозяйственной продукции перед составлением годового отчета, так как ее запасы в это время значительны.

В целях обеспечения полного и своевременного оприходования приплода животных и перевода скота из младшей группы в старшую необходимо периодически осуществлять контрольные проверки своевременности и полноты оприходования приплода (с этой целью проводят инвентаризацию скота и взаимный контроль данных зоотехнического учета об ожидаемом поступлении приплода и актов на оприходование приплода), а также своевременности перевода животных из младшей группы в старшую (путем проведения инвентаризации скота). Чтобы обеспечить полное оприходование и сохранность продукции, нужно проверять полноту ее учета во время сбора урожая. С этой целью планируют и проводят контрольные взвешивания продукции, поступающей с поля, отправляемой на заготовительные пункты, оприходуемой из переработки, сортировки и сушки. Обеспечение надлежащих условий хранения материальных ценностей - важнейшее условие предупреждения потерь и хищений. Поэтому необходимо планировать проверку состояния складского хозяйства и его обеспечения весоизмерительными приборами. Объектом учета должны быть также организация приемки и хранения продукции собственного производства и покупных материалов, потери, возникающие из-за низкого качества поступивших материальных ценностей. В межинвентаризационный период в целях контроля за сохранностью материальных ресурсов следует проводить контрольные инвентаризации готовой продукции, сырья, материалов и других ценностей. Усиление работы по экономии и рациональному использованию материальных ресурсов предполагает бережное расходование сырья, материалов, семян, кормов, удобрений и других материальных ценностей, предупреждение их непроизводительных расходов, а также устранение потерь в процессе производства. В борьбе за строгий режим экономии, рациональное использование ресурсов существенное значение придается дальнейшему совершенствованию организации их нормирования и расчета расходования. В связи с этим следует планировать проверку состояния и прогрессивности норм расхода материальных ценностей, а также правильности их применения при отпуске материальных ресурсов для нужд производства.

Рациональная организация внутреннего аудита за сохранностью и правильным использованием хозяйственных ресурсов требует планирования комплекса мероприятий по укреплению режима экономии, предупреждению непроизводительных расходов, потерь и хищений. С этой целью составляется приведенный ниже план мероприятий по обеспечению сохранности и рационального использования хозяйственных ресурсов.

Таблица 2

Внутренний аудит является составной частью системы управления производством, и его цель состоит в повышении эффективности использования производственных ресурсов предприятия.

В состав производственных ресурсов включают основные фонды, материальные и трудовые ресурсы, вовлеченные в процесс производства с целью создания потребительных стоимостей.

Внутренний аудит должен обеспечить сохранность основных средств и эффективное их использование в процессе эксплуатации; правильное и своевременное оприходование объектов основных средств и их закрепление за материально ответственными лицами и внутрихозяйственными подразделениями; выявление фактов потери, недостач и хищений, а также излишних и неиспользуемых объектов основных средств; соответствие данных аналитического учета основных средств их фактическому наличию.

При внутреннем аудите за сохранностью и использованием основных средств применяются различные приемы. Один из них - документальная проверка, которая позволяет установить правильность учета оприходования, перемещения и выбытия основных средств. Такая проверка производится по данным бухгалтерского учета.

Одним из наиболее простых приемов контроля является осмотр объектов основных средств непосредственно в местах их хранения и эксплуатации. При осмотре следует проверять техническое состояние и обеспечение сохранности основных средств. Особое внимание обращается на сохранность излишних и неиспользуемых в хозяйстве объектов основных средств, а также объектов, находящихся в запасе. Следует также установить, какие объекты основных средств требуют ремонта или подлежат списанию как непригодные для дальнейшей эксплуатации.

При наличии неустановленного оборудования следует проверить соблюдение правил его хранения, установить досрочно выведенное из эксплуатации и некомплектное оборудование. При наличии последнего нужно установить, каких узлов и деталей недостает, причины разукомплектованности и виновных лиц .

Одним из важных приемов внутрихозяйственного контроля является инвентаризация. В результате инвентаризации надо установить наличие основных средств, их сохранность и выявить излишки и недостачи. Необходимо выявить незакрепленные за материально ответственными лицами объекты основных средств, а также преждевременно списанные под видом изношенных и негодных к эксплуатации.

В случае продажи или безвозмездной передачи основных средств государственными предприятиями или организациями субъектам хозяйствования иных форм собственности и физическим лицам нужно установить законность таких операций и обоснованность оценки объектов основных средств.

Следующим слагаемым производственных ресурсов являются материальные ресурсы, выступающие составной частью оборотных средств предприятия и функционирующие в производственном процессе в виде предметов труда.

Объектами внутреннего аудита за сохранностью и эффективным использованием материальных ресурсов являются: состояние складского хозяйства и обеспечение сохранности материальных ценностей в местах их хранения; подбор и расстановка кадров на должности, связанные с материальной ответственностью; сохранность и рациональное использование материальных ценностей в производстве; выявление неиспользуемых сверхнормативных ценностей, нормирование материальных ценностей; сохранность и эффективное использование малоценных и быстроизнашивающихся предметов; состояние организации учета материальных ценностей на складе и в бухгалтерии хозяйства.

Проверки состояния сельского хозяйства и обеспечения сохранности материальных ценностей в местах их хранения должны проводиться регулярно. При проверках надо установить соответствие складских помещений требованиям сохранности материальных ценностей, наличие на складах стеллажей, емкостей и других приспособлений для хранения материалов и готовой продукции; исправность запоров (замков) и дверей; обеспеченность мерной тарой, весами и измерительными приборами, их исправность, а также соблюдение сроков проверки весов, измерительных приборов и клеймения гирь; обеспеченность складских помещений противопожарным оборудованием, инвентарем; создание условий для работы материально ответственных лиц.

Кроме того, при проверке состояния складского хозяйства необходимо определить, знают ли заведующие складами (кладовщики) установленный порядок приемки, хранения и отпуска материальных ценностей; умеют ли пользоваться весоизмерительными приборами; правильно ли ведут учет материальных ценностей на складах. Особое внимание следует уделить проверке своевременности и правильности оформления первичными документами поступления и расходования материалов, а также достоверности данных складского учета.

С лицами, назначенными на должности, связанные с материальной ответственностью, главный бухгалтер обязан провести собеседование и инструктаж с целью проверки знания ими условий хранения товарно-материальных ценностей; оформления первичными документами операций по движению материалов; их деловых и моральных качеств; контроля своевременности оформления договора о полной материальной ответственности.

Важнейшим приемом внутрихозяйственного контроля являются выборочные инвентаризации материальных ценностей, в процессе которых устанавливается их фактическое наличие и соответствие данным бухгалтерского учета.

Тщательному внутрихозяйственному контролю следует подвергать организацию выдачи доверенностей на получение материальных ценностей и их использование.

Рациональное и экономное использование материальных ресурсов непосредственно связано с организацией их нормирования и лимитированного отпуска в производство. В процессе внутреннего аудита нужно проверить, лимитируется ли отпуск материалов в производство и по каким нормам рассчитывается их потребность.

Важным объектом внутрихозяйственного контроля являются трудовые ресурсы и их использование. В ходе контроля необходимо проверять: состояние трудовой дисциплины и нормирование труда; соблюдение трудового законодательства и использование рабочего времени; производительность труда и расходование фонда заработной платы; системы оплаты труда и премирования; состояние учета и отчетности.

Внутренний аудит определяется как организованная на экономическом субъекте в интересах его собственников и регламентированная его внутренними документами система контроля над соблюдением установленного порядка ведения бухгалтерского учета и надежностью функционирования системы внутреннего контроля.

Система внутреннего аудита должна представлять на предприятии обособленную организационную структуру, осуществляющую свою деятельность на основе метода и процедур, утвержденных руководством субъекта хозяйствования в качестве средства для изучения контрольной среды и принятия на этой основе взвешенных решений по эффективному ведению хозяйственной деятельности.

Основными направлениями проверок внутренних аудиторов могут быть:

контроль за соблюдением требований действующего законодательства;

обеспечение сохранности имущества экономического субъекта;

предотвращение фактов мошенничества и ошибок при осуществлении финансово-хозяйственных операций;

контроль за качеством и достоверностью бухгалтерской отчетности;

проверка своевременности ее составления;

контроль за точностью исполнения приказов, решений общих собраний и т.д.

Осуществляя контроль за этими видами деятельности, специальные службы внутреннего аудита могут выполнять консультативные функции в отношении должностных лиц учетно-экономического персонала, а также работников нижестоящих структурных подразделений (бригад, отделений, звеньев). В этой связи целесообразно разрабатывать программу внутрихозяйственного документального контроля для специалистов-технологов и материально ответственных лиц по нижеприведенной форме (табл. 3).

бухгалтерский учет аудиторский делопроизводство

Таблица 3

Исходя из вышеизложенного в каждой организации целесообразно разработать Положение о службе внутреннего аудита по приведенной ниже форме.



Положение о службе внутреннего аудита организации

1.Общее положение и основные задачи службы (отдела).

1.1.Служба внутреннего аудита является структурным подразделением административно-управленческого персонала предприятия и не располагающая собственными источниками доходов. Она подчинена руководителю исполнительного органа и независима от должностных и материально ответственных лиц, чью служебную деятельность проверяет и контролирует.

1.2.Количественный и качественный состав работников аудиторской службы согласовывается руководителем предприятия с членами правления (совета). В состав аудиторской службы могут назначаться как члены данного предприятия, так и граждане на контрактной основе, в обоих случаях не находящиеся в близких родственных связях с руководителем этого предприятия. Прием на работу специалистов по внутреннему аудиту проводится на конкурсной основе с обязательным прохождением трехмесячного испытательного срока, в течение которого окончательно решается вопрос о профессиональной подготовленности работника.

1.3.Основные текущие и перспективные задачи в работе службы внутреннего аудита определяются руководителем предприятия. Они заключаются в осуществлении постоянного контроля за соблюдением Устава и учредительных документов предприятия, за состоянием и движением имущества, рациональным использованием основных фондов, материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с принятыми на предприятии бизнес-планами, нормами, нормативами, договорами и другими утвержденными показателями и правилами.

1.4. Своевременное выявление и предупреждение негативных явлений в хозяйственно-финансовой и инвестиционной деятельности предприятия, выдача рекомендаций по мобилизации внутренних резервов производства, а также по оптимизации расходов на содержание социальной сферы и инфраструктуры предприятия.

1.5.Аудиторская служба осуществляет свою деятельность в полном соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь, учредительными документами и правилами трудового распорядка предприятия. Оплата работников регулируется положением об оплате труда, действующим на данном предприятии.

2. Обязанности и права службы (отдела) внутреннего аудита

2.1.Специалисты службы внутреннего аудита (аудиторы) обязаны по поручению руководителя предприятия или его заместителя осуществлять (на основании конфиденциальных текущих и перспективных планов) тематические либо комплексные проверки финансовой и хозяйственной деятельности низовых структурных производственных подразделений.

2.2.Внутренние аудиторы имеют право устанавливать законность и целенаправленность совершаемых производственных действий, выполняемых должностными лицами. В процессе контрольных проверок аудиторы фиксируют только документально подтвержденные выявленные факты служебных злоупотреблений, растрат и халатного отношения к исполнению производственных обязанностей членами проверяемого объекта.

2.3.Специалисты службы внутреннего аудита могут разрабатывать и предлагать руководителю предприятия для утверждения специальные внутрихозяйственные аудиторские стандарты, которыми целесообразно пользоваться, исходя из конкретных условий организации контрольного процесса.

2.4. Внутренним аудиторам предоставлено право беспрепятственного доступа к любой необходимой для контроля информации, независимо от стадии ее формирования и времени включения ее в официальную отчетность, если в этом есть оперативная необходимость, связанная с упреждением фактов экономического ущерба, нависших над проверяемым субъектом. При этом они соблюдают этические и законодательные правила по неразглашению получаемой экономической и иной информации, касающейся проверяемых объектов.

2.5.Специалисты по внутреннему аудиту не смогут требовать выполнения их рекомендаций и не могут быть ответственными за устранение негативных моментов, выявленных в результате собственных проверок, ибо это нарушает главный принцип объективности и независимости внутреннего аудита.

Специалисты службы внутреннего аудита не обладают правовым статусом ревизионной комиссии, который определяется учредительными документами, но с согласия руководителя предприятия материалы ее контрольных (аудиторских) проверок могут быть использованы для составления отчета ревизионной комиссии на очередном годовом собрании (по неисполненным рекомендациям).

3. Другие вопросы деятельности службы (отдела) внутреннего аудита.

3.1. Материальная база деятельности службы внутреннего аудита определяется руководителем предприятия.

3.2. Настоящее положение вступает в силу со дня подписания его руководителем предприятия после согласования с коллективным органом управления, действующим на предприятии.

Вопросы для самопроверки

Какие признаки положены в основу классификации инвентаризации?

1. Какие задачи решаются в процессе проведения инвентаризации?

2. В чем заключается сущность инвентаризации?

3. В каких случаях необходимо обязательное проведение инвентаризации?

4. Какова техника проведения инвентаризации?

5. Что такое пересортица товарно-материальных ценностей и каковы условия ее зачета?

6. В какие сроки результаты инвентаризации должны найти отражение в учете?

7. Назовите виды инвентаризации и их значение.

8. Этапы и порядок проведения инвентаризации.

9. Какие основные документы используются при инвентаризации?

10. Какими бухгалтерскими проводками оформляются результаты инвентаризации?

11. Какой орган осуществляет руководство аудиторской деятельностью в Республике Беларусь?

12. Какие требования предъявляются к стандартам аудита?

13. В каких случаях аудиторская проверка не может проводиться?

14. Как должна планироваться работа аудитора?

15. Какие мероприятия необходимо включить аудитору в план, чтобы обеспечить сохранность хозяйственных ресурсов?

16. Основные направления проверок внутренних аудиторов.

17. Основные задачи внутреннего аудита организации.

Глава 5. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА БУХГАЛТЕРИИ. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, УЧЕТНЫХ РЕГИСТРОВ И ОТЧЕТНОСТИ

5.1 Организация делопроизводства бухгалтерии

Совокупность работ, связанных с регистрацией документов, их классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

Делопроизводство в бухгалтерии организуется на основе единой номенклатуры дел, установленной в организации.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. Она необходима для быстрого поиска документов по их виду и содержанию.

Номенклатура дел ежегодно, не позднее 31 декабря текущего года, рассматривается с учетом происходящих изменений и вводится в действие с 1 января нового года.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия.

Составление номенклатуры дел регламентируется Примерной инструкцией по делопроизводству (утверждена приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 23.05.1995 г. №13), а также Основными правилами работы архивов.

В организациях, имеющих устойчивую структуру, номенклатура дел строится по структурному принципу. В организациях, не имеющих устойчивой структуры, номенклатура дел строится по структурно-функциональному или функциональному принципу (по направлениям деятельности без деления на структурные части).

Номенклатура по структурному принципу включает следующие отделы:

Общий отдел;

Отдел экономического прогнозирования;

Производственно-технологический отдел;

Технический отдел;

Отдел капитального строительства;

Финансовый отдел;

Бухгалтерия;

Отдел труда и заработной платы;

Отдел кадров и т. д;

Номенклатура, построенная по функциональному принципу, имеет следующие отделы:

Руководство;

Планирование;

Организация производственной деятельности;

Финансирование;

Учет и отчетность;

Кадры.

Номенклатура, построенная по структурно-функциональному принципу подразделяется таким образом:

Руководство;

Организационно-методическая работа;

Спортивно-массовая работа;

Отдел кадров;

Бухгалтерия;

Профсоюзный комитет.

Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности предприятия.

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел (томов)	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5

В первой графе номенклатуры дел проставляется индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения (или направления деятельности учреждения), присвоенного канцелярией, и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (участка, направления деятельности). Например, индекс дела 02-18, где 02 - индекс структурного подразделения, 18 - номер дела.

Система индексов может быть трех видов: цифровая, буквенная и смешанная. Чаще всего применяется десятичная, нумерационная и серийная цифровая индексация. Наиболее распространенной является десятичная система.

Во второй графе указывается заголовок дела. Для ведения делопроизводства бухгалтерии целесообразно предусмотреть следующие дела:

05. Бухгалтерия:

05-001 Постановления, приказы, распоряжения вышестоящих органов;

05-002 Копии приказов руководителя предприятия по основной деятельности;

05-003 Копии приказов руководителя предприятия по личному составу;

05-004 Должностные инструкции работников бухгалтерии;

05-005 Штатное расписание;

05-006 Годовой бухгалтерский отчет;

05-007 Квартальные и месячные отчеты, предоставляемые инспекции налогового контроля, фонду социальной защиты населения, внебюджетным фондам, органам статистики;