Организация учета и аудита

05-008 Договоры, контракты, соглашения;

05-009 Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности;

05-010 Отчеты кассира с приложениями;

05-011 Выписки банка с приложениями;

05-012 Авансовые отчеты;

05-013 Путевые листы;

05-014 Товарно-транспортные накладные на отпуск материальных ценностей;

05-015 Журнал-ордер № 1 АПК;

05-016 Журнал-ордер № 2 АПК, ведомость № 25 АПК и т. д.

Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов)" заполняется в конце делопроизводственного года.

В графе 4 указываются сроки хранения, определяемые согласно действующим ведомственным и типовому перечням с указанием сроков хранения и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и т.д.

По окончании календарного года делопроизводственной службой составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел.

Все документы, заводимые на предприятиях, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело только исполненные документы;

помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

не подшивать в дело черновики или документы, подлежащие возврату;

дело должно содержать не более 250 листов (3-4 см).

Документы в деле систематизируются в хронологическом порядке, в соответствии либо с ходом решения излагаемого вопроса, либо по алфавиту, либо по нумерации.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.

С момента заведения и до передачи в архив предприятия дела хранятся по месту их формирования.

В настоящее время отмечается повышение требований и усиление ответственности должностных лиц за организацию документации, документооборота, а также архивного хранения документов в организациях, на предприятиях всех форм собственности. В соответствии с Положением о государственном надзоре за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства в Республике Беларусь, утвержденным Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.12.98. № 1947, государственным надзорным органом является Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь (Госархивнадзор). В функции Госархивнадзора входят проверка соблюдения правил обеспечения сохранности документов и ведения делопроизводства, включающих:

- создание и соблюдение оптимальных условий хранения документов, в том числе температурно-влажностного режима хранения;

- размещение документов в хранилищах;

- соблюдение порядка выдачи дел из хранилищ и архивов;

учет документов, проверку их наличия и состояния;

- соблюдение установленных стандартов ведения делопроизводства.

Кроме того, Госархивнадзор осуществляет контроль за ходом приема-передачи документов ликвидированных предприятий, учреждений и организаций, недопущением незаконного уничтожения документов.

Инспекторские проверки проводятся у всех хозяйствующих субъектов независимо от форм собственности, начиная с республиканских органов государственного управления и заканчивая архивами физических лиц. По их результатам Госархивнадзор вправе привлекать к административной ответственности в соответствии с действующим законодательством должностных и физических лиц.

По истечении отчетного периода (это, как правило, финансовый год) бухгалтерские документы, а также вся другая организационно-распорядительная документация подлежит передаче на архивное хранение. Следует отметить, что в соответствии с п. 55-64 Положения о государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента Республики Беларусь от 16.03. 99 г. №11, требование о передаче документов на архивное хранение распространяется на ликвидируемые субъекты хозяйствования.

Сложившаяся практика вызывает необходимость организации оперативного и архивного хранения документов.

5.2 Организация архива

Подготовка описей возлагается на завархивом организации (лицо, ответственное за архив).

Так, при составлении описи дел постоянного хранения организации бухгалтерия предоставляет для нее годовые бухгалтерские отчеты, штатные расписания, а для описи дел по личному составу - лицевые счета по начислению заработной платы.

В организации для хранения всех документов, и в частности бухгалтерских, и ведения работ с ними должны создаваться ведомственные архивы, для которых выделяются специальные здания, помещения, в которых необходимо поддерживать соответствующий технологический режим для хранения архивных документов. В соответствии с Законом РБ от 06.10.1994 № 3277-II "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (далее - Закон об архивах) архив - это совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение государственного органа, предприятия, учреждения, организации, осуществляющие комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

В организации должна быть предусмотрена штатная должность завархивом или приказом руководителя назначено лицо, ответственное за архив.

Архив осуществляет свою деятельность на основании разрабатываемого положения о нем, в котором определяются состав документов архива, его задачи и функции, права, ответственность завархивом (лица, ответственного за архив). В качестве приложения к Основным правилам работы архивов дано Примерное положение об архиве учреждения, организации, предприятия, на основании которого разрабатывается положение об архиве конкретной организации.

Законом от 26.06.1997 № 46-З в Кодекс Республики Беларусь "Об административных правонарушениях внесены дополнительно ст.89-1, 89-2, 89-3 и 89-4, предусматривающие административную ответственность за нарушения законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства. Согласно вышеназванным статьям за административные правонарушения в этой области к должностным лицам и гражданам могут применяться такие виды взысканий, как предупреждение и штраф.

На должностных лиц административные взыскания налагаются и за выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие у архивов помещений и использование их не по назначению, отказ от передачи в установленных законом случаях документов на государственное хранение.

Эти нарушения влекут наложение штрафа в размере от 15 до 20 базовых величин.

Государственный надзор за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь, созданная в соответствии с Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.12.1998 № 1947.

В свою очередь, негосударственная организация может передать свои документы на хранение в государственный архив. Однако в соответствии с Положением о порядке участия организаций в возмещении издержек по хранению документов в государственных архивах, утвержденным Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.01.2000 №125, это возможно только на основании договора и при возмещении издержек по хранению документов.

После сдачи в акте делается следующая запись:



Работник организации, сдавший документы, подтверждает эту запись своей подписью.

Деятельность архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, организаций, учреждений и предприятий Республики Беларусь регулируется и регламентируется Законом Республики Беларусь "О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь", а также основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, организаций, учреждений, предприятий Республики Беларусь, разработанные Бел НИИДАД - Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (утверждены решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 27 мая 1997 г.),положениями об архивах.

Документы органов государственной власти и управления, организаций, учреждений и предприятий независимо от формы собственности входят в состав национального архивного фонда Республики Беларусь, который включает государственную и негосударственную части.

Государственную часть Национального архивного фонда составляют следующие архивные фонды и документы:

государственных органов;

государственных предприятий, организаций Республики Беларусь, находящихся на территории республики и за ее пределами;

объединений, предприятий, организаций, учреждений смешанных форм собственности, в уставных фондах которых преобладает доля государственной собственности и т.д.

Негосударственную часть национального архивного фонда составляют архивные фонды и документы, которые находятся в собственности:

общественных объединений;

религиозных организаций;

негосударственных предприятий;

физических лиц.

Архивы центральных и местных органов государственной власти и управления, организаций и предприятий разделяются на ведомственные архивы и архивы негосударственных организаций, учреждений, предприятий.

Ведомственный архив представлен архивным учреждением государственной организации, хранящим документы в своей организации на протяжении определенного срока.

Архив негосударственной организации, учреждения, предприятия представлен негосударственным архивным учреждением или подразделением негосударственной организации, осуществляющее прием и постоянное хранение архивных документов.

В зависимости от состава документов, которыми комплектуется архив, могут создаваться архивы следующих видов:

архив организации, хранящий документы только данной организации;

центральный архив, хранящий документы центрального аппарата организации, а также документы организаций непосредственного подчинения;

объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких организаций министерства или другого центрального органа управления;

объединенный межведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем), связанных территориально;

объединенный архив, созданный несколькими организациями негосударственной формы собственности и хранящий их документы.

При организации архивов и обеспечении надлежащего хранения документов необходимо соблюдать все требования, устанавливаемые Основными правилами работы архивов.

К помещению архива предъявляются следующие требования:

необходимо предоставить специально построенное здание, или часть здания, приспособленное для хранения документов;

архив должен состоять из комплекса помещений, в который входят: хранилища для документов, рабочие кабинеты сотрудников, читальный зал для работы пользователей (исследователей);

хранилища должны быть изолированы, оборудованы пожарной и охранной сигнализацией.

Необходимо поддерживать температурно-влажностный режим хранения документов на бумажной основе (табл. 1).

Таблица 1. Температурно-влажностный режим хранения документов на бумажной основе

Помещения с регламентируемым климатом	Помещения с нерегламентируемым климатом
Температура, С	Влажность, %	Температура, С	Влажность, %
+17…+19	50…55	+14 …+20	45…60

Допускается выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и архива во временное пользование вне архива структурным подразделениям организации, организациям данного ведомства, а также судебным, следственным, налоговым и контрольным органам.

Выдача дел производится на основании письма соответствующей организации и разрешающей резолюции руководителя.

Дела во временное пользование могут выдаваться на срок не превышающий 30 дней. Выдача дел во временное пользование другой организации оформляется актом о выдаче дел во временное пользование, который составляется в 2-х экземплярах (приложение № 3). Один остается в архиве, другой передается получателю. При выдаче дел для использования взамен подкладывается карта-заместитель дела, в ней указывается шифр дела, дата выдачи, фамилия пользователя (название организации), дата возврата дела. При возвращении дела данная карта изымается и хранится до минования надобности. Состояние дел, возвращаемых в архив, должно быть проверено. При обнаружении недостачи отдельных документов или повреждении листов составляется акт в 2-х экземплярах.

Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Существуют предельные сроки хранения документов в архивах министерств и ведомств. Они оговариваются Основными правилами работы архивов Республики Беларусь. После истечения указанных сроков они подлежат передаче на государственное хранение. Государственной архивной службой утвержден перечень организации, документы которых ею принимаются.

В соответствии со статьей 21 "Право собственности на архивные документы при реорганизации или ликвидации юридических лиц и потере собственника" Закона "Об Национальном архивном фонде и архивах в РБ" определено, что при реорганизации или ликвидации предприятий государственной формы собственности ее документы переходят к правопреемнику, а заключительный отчет ликвидационная комиссия передает в соответствующий государственный архив. При отсутствии правопреемника документы сдаются на государственное хранение досрочно только в том случае, если организация ликвидирована полностью и имеется правительственный акт о передаче документов в государственный архив.

В соответствии с Порядком направления и рассмотрения представлений о прекращении деятельности субъектов хозяйствования, а также ликвидации юридических лиц и прекращения предпринимательской деятельности, осуществляемой без образования юридического лица, утвержденным постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 13.08.1996 г. № 532, собственники (учредители) ликвидируемого субъекта хозяйствования обязаны сдать на хранение в регистрирующие органы архивные документы, относящиеся к постоянному и длительному срокам хранения, в порядке, установленном Государственным комитетам по архивам и делопроизводству.

При ликвидации или банкротстве организации негосударственной формы собственности, не имеющей правопреемника, органы, зарегистрировавшие ее устав, совместно с государственным архивом обязаны принять меры по сохранности этих документов.

Негосударственные организации для передачи своих документов на государственное хранение могут заключать с государственным архивом договоры, в которых должны быть оговорены сроки, условия хранения и оплаты.

Дела передаются по описям, утвержденным в установленном порядке. Помимо описей для постоянного хранения и историко-архивной справки к фонду, которые передаются в двух экземплярах, должны быть приложены и их контрольные экземпляры, утвержденные ЭМК (ЭПК) госархива.

В государственном архиве при приемке документов составляется в двух экземплярах Акт приема-передачи дел на государственное хранение (приложение 4).

5.3 Сроки хранения документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности

Документы организации отложившиеся в делопроизводстве и бухгалтерии, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению.

Различают оперативное и архивное хранение бухгалтерских документов.

Сроки хранения бухгалтерских документов, установленные Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38, и Перечнем документов, отражающих финансово-хозяйственную деятельность плательщиков налогов, утвержденным постановлением МНС РБ от 30.05.2003 № 63, проводятся в целом для оперативного и архивного хранения. Срок хранения начинается с 1 января года, следующего за отчетным. Вопросы организации оперативного хранения дополнительно регламентируются Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 № 105, и разработанным на предприятии графиком документооборота. Нормы данного Положения в силу ст. 1 Закона РБ от 28.05.1999 № 261-З "О применении на территории Республики Беларусь законодательства СССР" действуют на территории Республики Беларусь в части, не противоречащей Закону РБ от 18.10.1994 № 3321-ХII "О бухгалтерском учете и отчетности" (в ред. Закона РБ от 25.06.2001 № 42-3).

В соответствии с Основными правилами работы архивов Республики Беларусь в архив передают дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, передача осуществляется по описям дел (приложение 3).

Пунктом 5.3.2 этого же документа предусмотрено, что дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат, они могут храниться в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Многие бухгалтерские документы согласно перечню типовых документов с указанием сроков хранения относятся к документам этой категории. Однако предусмотрено, что дела временного хранения могут передаваться в архив по решению руководителя организации. Передача может осуществляться по номенклатуре дел. Для того чтобы обеспечить сохранность документа, целесообразно производить передачу дел с бухгалтерскими документами из оперативного архива в общий архив организации. Они могут быть переданы после годичного хранения в текущем архиве (дела за 2004 год должны быть переданы в архив в 2006 году). По желанию работников бухгалтерии они могут передаваться для дальнейшего хранения сразу после составления и сдачи годового бухгалтерского отчета территориальной инспекции Государственного налогового комитета.

Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов - это определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение, а также отбора для уничтожения.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов проводит постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) предприятия, которая в своей деятельности руководствуется Основными правилами работы ведомственных архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, организаций, учреждений, предприятий Республики Беларусь, Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, Положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел организации.

Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после утверждения их руководителем предприятия. Экспертная комиссия назначается приказом руководителя предприятия в составе 3-5 человек. В состав комиссии в обязательном порядке должны быть включены работник делопроизводственной службы, заведующий архивом, главный бухгалтер.

Экспертная комиссия организации осуществляет следующие функции:

рассматривает проекты номенклатур дел организации;

проводит ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

рассматривает описи дел постоянного хранения по личному составу;

рассматривает акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующими перечнями.

Экспертизу ценности документов значительно облегчает деление их на три группы: основную, оперативную и по личному составу.

К основной документации относятся: положения, уставы, приказы, сводные планы и т.д. Эти документы подлежат постоянному хранению.

Оперативными считаются документы по бухгалтерскому учету и отчетности, материально-техническому снабжению, административно-хозяйственным вопросам. Для этой категории документов, как правило, установлены временные сроки хранения.

Документация по личному составу - это приказы, личные карточки работников, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим. Эти документы имеют длительные сроки хранения.

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Все исполненные первичные документы и регистры учета помещаются в дела. Дело согласно определению, данному ГОСТом 16487-83 "Делопроизводство" и "Архивное дело". "Термины и определения", - это совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности и помещение в отдельную обложку. В организации заводятся дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Номенклатура дел разрабатывается в организации в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13, и Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением колегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5 (далее - Основные правила работы архивов).

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков их хранения, разрабатываемый в целом по организации и оформленный в установленном порядке.

Следует различать понятия "формирование дела" и "оформление дела". Формирование дела - отнесение документов к определенному делу и систематизации документов внутри дела. Формирование дела осуществляется в рамках отчетного периода (как правило, это год), т.е. происходит накапливание в делах исполненных первичных бухгалтерских документов и регистров бухгалтерского учета. Оформление дела - определяемая установленными правилами подготовка дела к хранению. В архив организации документы сдаются в составе оформленных дел.

Документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления документов, их соответствие государственным, отраслевым стандартам и другим нормативным актам. Документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела. Бухгалтерские документы в деле систематизируются в хронологическом порядке - по датам, месяцам, но нумерации. Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри структурных подразделений).

Объем дела на должен превышать 250 листов при толщине не более 4 см (в исключительных случаях допускается объем дел до 300 листов).

Дела организации подлежат оформлению в два этапа: первый - при их заведении, второй - по завершении календарного года. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

По срокам хранения документы и дела различают:

1) постоянного хранения - бессрочное (вечное) хранение;

2) временного хранения, которые в свою очередь подразделяются на временное свыше 10 лет и временное до 10 лет включительно;

3) по личному составу. К такого рода документам относятся документы, создаваемых при оформлении на работу, увольнении, перемещении работника, предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной плате, а также иные документы, входящие в состав личного дела.

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в архив организации. Предархивная подготовка включает две процедуры: оформление и описание дел.

Непосредственный отбор документов на постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение и выделение к уничтожению бухгалтерских документов производится работниками бухгалтерии при руководстве работника архива. Экспертиза ценности документов бухгалтерского учета и отчетности проводится особенно тщательно, поскольку эта документация является основной в случаях возникновения финансовых разногласий и споров между организациями, а также при возбуждении следственных и судебных дел.

Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел организации с обязательным полистным просмотром дел, при этом подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится и отбор документов и дел временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения.

Дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу подлежат полному оформлению, дела временного хранения (до 10 лет включительно) - частичному.

Полное оформление предусматривает:

перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь;

нумерацию листов в деле черным графитным карандашом или нумератором в верхнем правом углу в развернутом виде арабскими цифрами не задевая текста документов;

составление заверительной надписи дела;

подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или (при объеме дела до 50 листов) переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций по ним;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты).

Заверительная надпись делается в конце дела на отдельном листе формата А4 по следующей форме:

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 68

В деле подшито и пронумеровано 14 (четырнадцать) лист (ов)

в том числе: литерные листы 1 (один)

пропущенные номера ( нет)

+ листов внутренней описи 1 (один)

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2
Все документы дела находятся в надлежащем виде

Бухгалтер Подпись К. М. Иванов

10.01.2006

Внутренняя опись оформляется также на листе формата А4 и имеет следующую форму:

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

Документов дела № 06-8

№ п.п.	Индекс документа	Заголовок документа	Дата документа	Номера листов дела	Примечание
1	06-8/1	Журнал-ордер № 2 за январь	31.01.2005	1
2	06-8/2	Журнал-ордер № 1 за февраль	27.02.2005	2
-	-	-	-	-	-

Итого 12 (двенадцать) документов

Количество листов внутренней описи 1 (один)

Бухгалтер Подпись К. М. Иванов

10.01.2006

В графе "Примечания" описи делается запись, если из дела изымаются документы или в дело включаются документы-копии, заменяющие подлинники.

Внутренняя опись документов дела оформляется на отдельном листе и помещается в начале дела. Если дело было подшито или переплетено без бланка внутренней описи, то внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Если дело состоит из документов постоянного хранения и временного (свыше 10 лет), сформированных по видам и разновидностям (заголовок неполно раскрывает содержание), в начале дела помещается внутренняя опись, в которой перечисляются все документы с указанием индексов, краткого содержания, дат и листов дела.

В конце дела на отдельном чистом листе ставится заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять. В дело включается только один экземпляр документа.

На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения указываются: наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, дата, количество листов, срок хранения и т.д.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и документов по личному составу, а также Акты о выделении дел к уничтожению, сроки хранения которых истекли и которые утратили практическую ценность.

Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопризводством в 2001 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2004 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2006 года.

Организация, в процессе деятельности которой не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляет

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 6), который подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, рассматривается на заседании экспертной комиссии организации одновременно с описями дел и подлежит утверждению руководителем. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данный акт. Использование указанных документов для хозяйственных нужд запрещено.

В случае, когда в деле находятся документы с разными сроками хранения, срок хранения для данного дела устанавливается по сроку хранения документов, имеющих наибольшую ценность.

Уничтожение бланков строгой отчетности производится комиссией после утверждения акта на списание, о чем составляется акт на уничтожение, который в трехдневный срок утверждается руководителем юридического лица (индивидуальным предпринимателем).

Отобранные к уничтожению и включенные в акт, утвержденный руководителем организации, документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными. После сдачи в акте делается следующая запись:

"Документы в количестве (цифрами и прописью) дел, весом ____ кг сданы в (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от ___ № ___. Работник организации, сдавший документы, подтверждает эту запись своей подписью.

Акт подшивается в соответствующее дело только после внесения изменений в учетные документы архива. Это требование определено п. 4.5.6. Основных правил работы архивов.

Законодательно не закреплена возможность механического уничтожения документов, в т.ч. и с помощью бумагоуничтожителей, поэтому не рекомендуется осуществлять этот процесс таким способом. Бумагоуничтожающие машины допускается использовать, как правило, для уничтожения документов, имеющих реквизит "Гриф ограничения доступа к документу". Документы по личному составу не подлежат уничтожению в течение срока хранения, предусмотренного ст. 19 Закона об архивах, т.е. в течение 75 лет. Предприятия, организации, учреждения негосударственных форм собственности, а также граждане занимающиеся предпринимательской деятельностью, ведущие крестьянское (фермерское) хозяйство, после истечения сроков хранения документов по личному составу представляют в государственные архивы, обслуживающие соответствующие зоны, данные о составе хранившихся у них документов и акт об уничтожении этих документов. Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 № 105, определено, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив, однако п. 5.3.1 Основных правил работы архивов установлено, что в архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, срок хранения которых 75 лет (о трудовом стаже и т.д.). Их передача производится только по описям дел, которые представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Указанные описи составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, второй остается в бухгалтерии в качестве контрольного экземпляра. В своем большинстве бухгалтерские документы относятся к документам временного - до 10 лет включительно - хранения, поэтому целесообразно воспользоваться положением п. 5.3.2 Основных правил работы архивов: дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в архив не подлежат. Они могут храниться в бухгалтерии, а по истечении предусмотренных сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Указанные дела могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача их осуществляется по номенклатуре дел с соответствующей отметкой о приеме-передаче дел. Организациям, сдающим документы в госархивы, запрещается уничтожать дела с истекшими сроками хранения до согласования с ЭПК госархива описей дел. С момента заведения и до передачи в архив организации дела (их наименования и шифр определяются разработанной в организации номенклатурой дел) хранятся по месту их формирования. В соответствии с графиком выполнения учетных работ в течение 1-3 месяцев исполненные бухгалтерские документы находятся на обработке у ответственного за данный участок работы бухгалтера. При этом следует соблюдать следующие условия:

с момента группировки (обработки) и до передачи в общий архив исполненные документы (первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы) должны храниться в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного;

бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (в соответствии с нормами Положения о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденного постановлением Минфина РБ от 21.02.2002 № 21);

первичные бухгалтерские документы должны храниться отдельно от регистров синтетического и аналитического учета. Документы текущего месяца, относящиеся к какому-либо одному учетному регистру, формируются отдельно. В случаях, когда по отдельным регистрам имеется небольшое количество первичных документов, их хранят в папках, открываемых для каждого из них на год;

отдельно в папки должны быть подшиты ведомости по заработной плате;

листы расшифровки следует хранить вместе с первичными документами;

журналы-ордера необходимо хранить, как правило, вместе с ведомостями аналитического учета в отдельных папках, открываемых для каждого из журналов на год;

в отдельные дела следует помещать производственные отчеты по отраслям и видам деятельности в пределах отчетного года;

отчеты кассира с приложенными кассовыми ордерами, авансовые отчеты с определенными документами, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в порядке последовательности их номеров и переплетены в отдельные папки;

наряды на сдельную работу, путевые листы следует хранить не переплетенными, но подшитыми в папках в избежание их утери или злоупотреблении.

В интересах практической работы организаций исполненные бухгалтерские документы допускается хранить в оперативном архиве еще на протяжении года после окончания отчетного периода с целью составления годовой финансовой отчетности (до 1 апреля следующего за отчетным периодом года) и проведения аудиторской проверки достоверности отчетных данных. Таким образом, организациям предоставлено право подготавливать бухгалтерские документы к дальнейшему хранению в течение года следующего за отчетным. По усмотрению работников бухгалтерской службы они могут передаваться для дальнейшего хранения в архив сразу после составления и сдачи годового бухгалтерского отчета территориальной инспекции Государственного налогового комитета. Для некоторых документов установлен срок хранения 75 лет - "В" ЭПК. Отметка "ЭПК" свидетельствует, что такие документы имеют научно-историческое значение. Исчисление срока их хранения следует производить с учетом возраста человека (обозначен буквой "В") к моменту окончания дела. Например, лицевой счет работника, заведенный на него в возрасте 20 лет, хранится 55 лет. Ежегодно из хранения должны изыматься лицевые счета работников, достигших возраста 75 лет. Если на предприятии вместо лицевых счетов используются расчетно-платежные ведомости, то последние хранятся 75 лет, поскольку в ведомостях производится расчет заработной платы работников, имеющих разный возраст. Отметка "до минования надобности" означает, что документация имеет ограниченное практическое значение. Срок ее хранения определяется самими организациями. Для бухгалтерских документов важно соблюдать одно из примечаний к Перечню типовых документов, которое конкретизирует сроки хранения: "При условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения". Снижение сроков, установленных Перечнем, запрещается. В соответствии с Перечнем бухгалтерские документы по срокам хранения можно подразделить на группы, указанные в приведенной ниже табл.2.

Таблица 2. Сроки хранения основных бухгалтерских документов, установленных перечнем 2001 г.

Номер статьи	Вид и названиедокумента	Срок хранениядокументов	Примечание
		в учреждениях, организациях, на предприятиях, являющихсяисточниками комплектования государственных архивов	в учреждениях, организациях, на предприятиях, не являющихся источникамикомплектования государственных архивов
1	Отчеты о финансово-хозяйственной (финансово-производственной) деятельности, приложения и объяснительные записки к ним
1.1	Годовые	Пост.	10 л.
1.2	Квартальные	3 г.	3 г.
2	Отчеты о выполнении планов финансирования (исполнении финансовых смет) и документы к ним
2.1	Годовые	Пост	10 л.
2.2	Квартальные, месячные	3 г.	3 г.
3	Аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов финансово-хозяйственной (финансово-производственной) деятельности	Пост.	10 л.
4	Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов	3 г. <*>	3 г.<*>	<*> После проведенияналоговой проверки
5	Переписка об организации бухгалтерского учета и отчетности	З г. <*>	3 г. <*>	<*> После проведенияналоговой проверки
6	Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и объяснительные записки к ним	Пост.	10 л.<*>	<*> При условиизавершения ревизии
7	Документы о переоценке основных фондов и определении износа основных средств (протоколы, акты, отчеты)	Пост.	До переоценки <*>	<*> Не менее трех лет после проведения налоговой проверки
8	Документы по учету государственных внебюджетных и бюджетных целевых фондов (платежные требования, инкассовые распоряжения, платежные поручения, распоряжения банков, мемориальные банковские ордера и др.)	3 г. <*>	3 г. <*>	<*> При условиизавершения ревизии, после проведенияналоговой проверки
9	Квартальные отчеты о средствах Фонда социальной защиты населения Министерства социальной защиты Республики Беларусь	3 г.<*>	3 г. <*>	<*> После проведенияналоговой проверки
10	Документы по учету операций с иностранной валютой и приложения к ним (платежные требования, инкассовые распоряжения, платежные поручения, распоряжения банков, мемориальные банковские ордера и др.)	10 л.<*>	10 л. <*>	<*> После закрытия счета
11	Первичные документы, зарегистрировавшие факт совершения хозяйственных операций, явившихся основанием для бухгалтерских записей, и приложения к ним (кассовые, бухгалтерские документы, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.)	3 г. <*>	3 г. <*>	<*> При условиизавершения ревизии, после проведения налоговой проверки
12	Документы (справки, акты, обязательства,переписка) по дебиторской задолженности,недостачам, растратам, хищениям	5л.<*>	5 л. <*>	<*> Выделяются к уничтожению по прошествии не менее трех лет после проведенияналоговой проверки и при условии завершения ревизии
13	Расчетно-платежные ведомости по заработной плате	3 г. <*>	3 г. <*>	<*> При отсутствиилицевых счетов (75л).
14	Документы о выплате пособий, пенсий, листов нетрудоспособности по социальному страхованию (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения)	3 г.<*>	3 г.<*>	<*>После проведенияналоговой проверки
15	Сведения и переписка об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, удержаниях из заработной платы, из средств социального страхования, выплате отпускных и выходных пособий, наложении и взыскании штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и других вопросах	3 г. <*>	3 г. <*>	<*> После проведенияналоговой проверки
16	Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, оборотные ведомости	3 г. <*>	3 г. <*>'	<*> При условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
17	Документы по проведению взаимозачетов задолженности (справки, сведения, реестры)	3 г. <*>	3 г.<*>	<*> После проведенияналоговой проверки
18	Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.)	3 г. <*>	3 г. <*>	<*> При условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
19	Карточки взаимных расчетов с бюджетом	3 г. <*>	3 г. <*>	<*> После проведенияналоговой проверки
20	Карточки учета доходов	3 г. <*>	3 г. <*>	<*> После проведенияналоговой проверки
21	Карточки текущих счетов распорядителей кредитов и кассовых расходов	5 л.	5 л.
22	Лицевые счета (расчетные листы) по начислению заработной платы	75 л.	75 л.
23	Книги учета депонированной заработной платы	3 г.	3 г.
24	Паспорта зданий и сооружений	Пост.	10л.<*>	<*> После ликвидацииосновных средств
25	Переписка о паспортизации зданий и сооружений	5л.	5л.
26	Паспорта оборудования	3 г. <*>	3 г. <*>	<*> После ликвидации основных средств, проведения налоговой проверки
27	Справки на оплату учебных отпусков	3 г.	3 г. <*>	<*> После проведения налоговой проверки
28	Больничные листы	3 г. <*>	3 г. <*>	<*> После проведенияналоговой проверки
29	Исполнительные листы	3 г. <*>	3 г. <*>	<*> После проведенияналоговой проверки
30	Журналы регистрации исполнительных листов	3 г. <*>	3 г. <*>	<*> После проведенияналоговой проверки
31	Акты проверки кассы	3 г.	3 г.
32	Переписка об учетно-операционной работе	3г.	3г.
33	Переписка о кредитно-расчетном обслуживании клиентов	5л.	5л.
34	Переписка о ведении оперативно - бухгалтерского учета	3 г.	3 г.
35	Переписка о передаче операций из однихбанков в другие	10 л.	10 л.
36	Документы по открытию и закрытию расчетных,текущих и других счетов, по оформлению полномочий на распоряжение ими (заявления, справки, письма, карточки)	3 г. <*>	3 г. <*>	<*> После закрытия счета клиента, проведения налоговой проверки
37	Переписка об открытии и ведении рублевых счетов юридических лиц - нерезидентов	5л.	5л.
38	Лицевые счета по учету уставного и резервногофондов, долгосрочных финансовых вложений	Пост. <*>		<*> В государственный архив не передаются
39	Лицевые счета, карточки, книги и журналы аналитического учета по балансовым и внебалансовым счетам	3 г. <*>	3 г. <*>	<*> После проведения налоговой проверки
40	Лицевые счета по учету долгосрочныхкредитных операций	10 л.	10 л.
41	Лицевые счета по вкладам граждан	75л.<*>	75л.<*>	<*> После закрытия счета
42	Лицевые счета по реконструкции и строительству объектов недвижимости	3 г. <*>	3 г. <*>	<*> После завершения реконструкции и строительства, проведенияналоговой проверки
43	Книги учета распределения и перераспределения счетов между учетно-операционными работниками	3 г.	3 г.
44	Книги регистрации открытых лицевых счетованалитического учета	Пост.
45	Мемориальные документы по уставному и резервному фондам, долгосрочным финансовым вложениям	Пост.	10 л.
46	Мемориальные документы по реконструкции и строительству объектов недвижимости	3 г. <*>	3 г. <*>	<*> После завершения реконструкции и строительства, проведенияналоговой проверки
47	Мемориальные и кассовые документы по вкладам граждан	75л.<*>	75л.<*>	<*> После закрытия счета
48	Мемориальные и кассовые документы по операциям с иностранной валютой (извещения, требования, справки и др.)	10 л.<*>	10 л.<*>	То же
49	Мемориальные и кассовые документы по ссудам индивидуальных заемщиков (заявки, справки, обоснования и др.)	25 л. <*>	25 л. <*>	<*> После закрытиялицевого счета
50	Мемориальные документы, внебалансовые ордера (документы дня)	3 г. <*>	3 г. <*>	<*> После проведенияналоговой проверки
51	Проверочные ведомости на 1-е число месяца	3 г.	3 г. <*>	То же
52	Доверенности и заявления клиентов на получение выписок, заявления на бронирование средств	1г.	1г.
53	Кассовые журналы по приходу и расходу	3 г. <*>	3 г. <*>	<*> После проведенияналоговой проверки
54	Подтверждения сальдо по счетам клиентов	3 г.	3 г.
55	Инвентарные карточки, книги и журналы учетаосновных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов	3 г. <*>	3 г. <*>	<*> После ликвидацииосновных средств, проведения налоговой проверки
56	Описи инвентаризации предметов хозяйственного инвентаря, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и хозяйственных материалов	3 г. <*>	3 г. <*>	<*> После проведенияналоговой проверки
57	Документы по инвентаризации материальныхценностей (инвентарные описи, акты, сличительные ведомости и др.)	3 г. <*>	3 г. <*>	<*> При условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки
58	Документы по списанию с баланса имущества, пришедшего в негодность (копии приказов, акты, списки и др.)	3 г. <*>	3 г. <*>	<*> При условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки
59	Протоколы заседаний комиссий по списаниюсумм с баланса на убытки	10 л.	10 л.
60	Гарантийные письма	3 г. <*>	3 г. <*>	<*> После проведенияналоговой проверки
61	Журналы, книги регистрации кассовых ордеров,доверенностей, платежных поручений	3 г. <*>	3 г. <*>	То же
62	Договоры, соглашения, контракты (хозяйственные, операционные, трудовые)	3 г. <*>	3 г. <*>	<*> После истечениясрока договора, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии
\ 63	Доверенности на получение денежных сумми товарно-материальных ценностей	3 г. <*>	3 г. <*>	<*> При условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки
64	Реестры договоров	3 г. <*>	3 г. <*>	<*> После проведенияналоговой проверки
65	Образцы подписей (материально ответственных лиц)	3 г. <*>	3 г. <*>	<*> После увольненияматериально ответственного лица, проведения налоговой проверкии при условии завершения ревизии
66	Документы по вопросам возмещения вреда, причиненного жизни и здоровью гражданина (приказы, распоряжения, постановления суда,заявления и др.)	75 л.	75 л.
67	Документы обследований банков по вопросаморганизации безналичных расчетов (справки,акты, переписка и др.)	5л.	5л.
68	Переписка об организации безналичных расчетов	3 г.	3 г.
69	Переписка о переводе остатков средствиз других банков	3 г.	3 г.
70	Оперативная информация об осуществлениикорреспондентских отношений с иностранными банками	3 г. <*>	3 г.<*>	<*> После проведенияналоговой проверки
71	Документы об открытии корреспондентскихсчетов (договоры, сведения, переписка и др.)	3 г. <*>	3 г. <*>	<*> После проведенияналоговой проверки;договоры - по истечении срока их действия
72	Сведения об остатках денежных средств на счетах распорядителей средств в банках (с грифом "Конфиденциально")	10 л.	10 л.

План счетов бухгалтерского учета организации и другие документы учетной политики должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

При ведении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и составлении бухгалтерской отчетности на машинных носителях информации их хранение должно осуществляться в течение сроков, установленных для бумажных носителей информации.

Юридическое лицо в случае отсутствия соответствующих возможностей может заключать договор с органом Государственной архивной службы. Положение, утвержденное Постановлением Совета Министров от 31.01.2000 г. № 125, определяет порядок и условия передачи документов, условия хранения и использования их в госархиве, размер компенсации за их хранение.

Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации.

В настоящее время Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела совместно с Государственным комитетом по архивам и делопроизводству ведется работа по подготовке новых и переработке некоторых устаревших разделов Перечня, в частности по ценообразованию, налогообложению, финансированию, кредитованию, операциям с ценными бумагами, внешнеэкономическим связям, таможенному контролю.

В ст. 461 гл. 7 "Бухгалтерский учет и отчетность" Перечня - 2001 предусмотрено, что документы по учету операций с иностранной валютой и приложения к ним (платежные требования, инкассовые распоряжения, платежные поручения, распоряжения банков, мемориальные банковские ордера и др.) хранятся 10 лет (после закрытия валютного счета).

Другие документы по учету операций с иностранной валютой, т.е. паспорта сделок, таможенные декларации, авансовые отчеты об использовании иностранной валюты, также хранятся в соответствии со ст. 461 Перечня-2001 10 лет.

Переходящими являются дела, которые ведутся в организации в течение нескольких лет, о чем в графе "Примечание" номенклатуры дел производится соответствующая отметка. В таком деле могут формироваться и действующие приказы, и те, в которые внесены соответствующие изменения, и приказы, на основании которых вносились изменения или отменялись ранее изданные приказы, и отмененные.

Сроки хранения документов, образующихся в деятельности индивидуального предпринимателя, определяются в соответствии с Перечнем-1988 и Перечнем-2001. Нормы Перечней обязательны для всех организаций независимо от форм собственности, а также индивидуальных предпринимателей.