Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

ДОКУМЕНТ, ДОКУМЕНТООБОРОТ, ОТДЕЛ КАДРОВ, УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ, КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ, ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА, ТРУДОВОЙ ДОГОВОР, ПРИКАЗ, ТРУДОВАЯ КНИЖКА, ДЕЛО, БАЗА ДАННЫХ, ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ.

Объектом исследований данной работы является отдел кадров ЗАО «Пензенская кондитерская фабрика» - формирование личного дела сотрудника.

Цель работы - разработка методики формирования личного дела сотрудника.

Предмет исследования - кадровые документы (характеристика, листок по учету кадров, кадровые приказы).

Ограничения на предмет исследования - кадровые документы ЗАО «Пензенская кондитерская фабрика».

Требования к результатам предмета исследования:

1. Соответствие документов нормативным кадровым документам.

2. Использование современных методов в формировании кадровых документов (характеристика, резюме, рекомендательное письмо, личный листок по учету кадров).

3. Методика комплектования кадровых дел.

В первом разделе рассмотрена основная нормативно - законодательная база кадрового делопроизводства, регламентирующая деятельность отдела кадров ЗАО «Пензенская кондитерская фабрика».

Во втором разделе данной работы была рассмотрена структура управления ЗАО Пензенская кондитерская фабрика, дана краткая характеристика этого предприятия, описана специфика документов отдела кадров на основе, представленных предприятием современных кадровых документов.

В третьем разделе представленной работы дан анализ методики формирования личного дела сотрудника предприятия с учетом использования современных методов формирования кадровых документов.

Также в данной работе рассмотрены вопросы, связанные защитой персональных данных предприятия, описаны технологии защиты и способы хранения документации в отделе кадров.

Содержание

Введение

1. Нормативная законодательная база кадрового делопроизводства

1.1 Законодательная и нормативно-методическая регламентация документоведения

1.2 Законодательная и нормативно-методическая регламентация кадровой деятельности

2. Анализ деятельности отдела по работе с персоналом ЗАО «Пензенская кондитерская фабрика» с использованием современных кадровых документов

2.1 Краткая характеристика ЗАО "Пензенская кондитерская фабрика"

2.2 Организационная структура управления предприятия

2.3 Документирование кадровых документов

2.3.1 Резюме, рекомендательное письмо

2.3.2 Заявление

2.3.3 Анкета

2.3.4 Автобиография

2.3.5 Трудовой контракт (договор)

2.3.6 Приказ по личному составу

2.3.7 Личная карточка

2.3.8 Трудовая книжка

2.3.9 Личное дело

3. Законодательно-нормативная база делопроизводства

4. Деятельность службы документационного обеспечения управления и кадровой службы

5. Документирование управленческих и кадровых документов

5.1 Понятие «документирование»

5.2 Документирование управленческих документов

5.2.1 Организационно-правовые документы

5.2.2 Распорядительные документы

5.2.3 Справочно-информационные документы

5.3 Документирование кадровых документов

5.3.1 Заявление

5.3.2 Анкета

5.3.3 Трудовой договор

5.3.4 Приказ по личному составу

5.3.5 Личная карточка

5.3.6 Трудовая книжка

5.3.7 Личное дело

6. Технология и организация делопроизводства

6.1 Порядок прохождения входящих документов

6.2 Порядок прохождения исходящих документов

6.3 Порядок прохождения внутренних документов

6.4 Регистрация и индексация документов

6.5 Контроль исполнения документов

6.6 Составление номенклатур дел

6.7 Формирование дел

6.8 Порядок проведения экспертизы ценности документов в организации

6.9 Оформление дел

6.10 Составление и оформление описей дел и передача дел в архив

7. Анализ существующей системы делопроизводства ОУМЦ

7.1 Общие сведения об организации

7.2 Постановка делопроизводства

7.2.1 Работа с управленческими документами

7.2.2 Работа с кадровой документацией

8. Разработка организационного проекта ДОУ

8.1 Рекомендации по работе с управленческими документами

8.2 Рекомендации по работе с кадровыми документами

9. Экономическое обоснование повышения эффективности делопроизводства ОУМЦ

10. Рациональная организация рабочего места секретаря с учетом эргономических требований

11. Анализ мероприятий по защите персональных данных в работе отдела кадров

Заключение

Список используемых источников

Введение

Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Традиционно сфера деятельности, связанная с документированием и обработкой документов называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» в России возник, по данным словарей русского языка, во второй XVIII в. Этот термин образован от сочетания слов «производство дела». Значение его становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» обозначал не папку с документами, а вопрос, который необходимо решить органу управления. Именно это значение и легло в основу термина «делопроизводство». Значение дела, как собрания документов, относящихся к какому-либо вопросу, - более позднего происхождения по сравнению с первым значением. Из этого следует, что при возникновении термин «делопроизводство» обозначал, прежде всего, деятельность, связанную с принятием решений (производством дел) [1].

В наше время термин «делопроизводство» определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации управления. Таким образом, термин «документационное обеспечение управления» как бы подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства [2].

Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [3].

Значение документа для организации трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации, и составляют основу бизнеса. Большая часть служебной информации работники организации получают посредством документов. Каждая организация на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени.

Руководители предприятий и организаций несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности организации. Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату или стаж, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации.

Для большинства российских государственных организаций характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четкое организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления (ДОУ) организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности организаций и предприятий.

К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ.

Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации. Так, коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий - в актах; производственно-хозяйственная деятельность - в договорах, контрактах, коммерческой переписке и.т.д.

Руководители негосударственных и общественных структур не всегда учитывают требования федерального закона «об информации, информатизации, и защите информации» [6], согласно которому документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, а порядок документирования устанавливается органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства и стандартизацию документов и их массивов. Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны Государственной налоговой инспекции, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами. Документы организаций, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную научно-историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат последующему хранению в государственных и муниципальных архивах.

Руководители негосударственных и общественных структур, являющихся собственниками документов негосударственной части Архивного фонда России, далеко не всегда учитывают установленные государством правила ведения делопроизводства и порядок сдачи документов на государственные хранения. Однако в Основах законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, а так же в положении об Архивном фонде РФ в составе Архивного фонда РФ выделяются две части: государственная и негосударственная. Последнюю составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), общественных объединений и организаций, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, физических лиц.

Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется органами и учреждениями Федеральной архивной службы России совместно с собственниками этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности.

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ должны представлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Федеральной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов [23].

Дипломная работа подготовлена на основе действующих законодательно-нормативных документов, регламентирующих документационное обеспечение управления: ГСДОУ, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и др.

В дипломном проекте представлены: должностная инструкция документоведа, приказ о создании экспертной комиссии, положение об экспертной комиссии, разработанные для практического применения в деятельности ОУМЦ; приведены формы приказов, используемые учебным центром, и новые формы, рекомендованные в соответствии с Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (2001 г.).

Работа также содержит разработанную автоматизированную систему регистрации входящих документов, которая позволит повысить производительность труда секретаря и существенно облегчить его работу.

Рекомендации, подготовленные в ходе выполнения работы, могут служить основой для формирования службы ДОУ в организации и стать недостающим звеном в организации работы с документами в ОУМЦ.

Дипломная работа на тему: «Анализ постановки делопроизводства ОУМЦ» является актуальной и может быть полезной для работников службы ДОУ других организаций.

1. Нормативная законодательная база кадрового делопроизводства

1.1 Законодательная и нормативно-методическая регламентация

документоведения

Понятие «нормативные документы»: нормативные, т.е. устанавливающие признанный, обязательный порядок выполнить, сделать конкретную работу. Следовательно, к нормативным документам обращаются тогда, когда хотят определенную работу выполнить правильно, наилучшим образом.

Информационно-документационное обслуживание является наиболее ответственной частью работы и обычно занимает большую часть рабочего времени секретаря. Чтобы документовед или секретарь работали профессионально, прежде всего, ему необходимо создать отдельную папку с законодательно-нормативными актами и нормативно-методическими документами, регламентирующими как процесс создания документов, так и работу с ними.

В настоящее время регламентация документирования организации и технологии ДОУ ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации:

Основным правовым актом, определяющим современную государственную политику и права граждан России в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В ней записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом» [1].

Гражданский кодекс Российской Федерации [2] регулирует гражданские взаимоотношения, устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» [6] закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов, урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения [40] устанавливает принципы и правила, единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Цель ГСДОУ: упорядочение документооборота организации, сокращение количества и улучшение качества документов, создание благоприятных условий для использования технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершение аппарата управления в целом.

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации [42] включает общий порядок подготовки и оформления документов, особенности подготовки отдельных видов документов. В ней расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения [37].

Типовые перечни устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отражают общие функции и вопросы (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, снабжение и т.д.).

Ведомственные перечни включают наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий их системы. При определении сроков хранения документации, прежде всего, пользуется ведомственным перечнем, а при его отсутствии - типовым.

Основные правила работы ведомственных архивов [39] - главный нормативный документ, закрепляющий систему хранения документов в делопроизводстве и в архиве. В них регламентирована технология сохранности документов, содержатся требования к номенклатурам дел, устанавливается порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения.

Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях [Справочное пособие ВНИДАД. - М., 1996] описывает принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, оформление дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям.

Табель унифицированных форм документов учреждения [49] - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

Альбом унифицированных форм документов учреждения [38] - это совокупность унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения в соответствии с Табелем унифицированных форм документов. Табель форм документов и Альбом унифицированных форм необходимые документы, разрабатываемые самим предприятием.

1.2 Законодательная и нормативно-методическая регламентация

кадровой деятельности

Исторически сложилась ситуация, когда разработка правил составления и оформления кадровых документов, необходимых для документирования трудовой деятельности работника, состав их видов, порядок хранения и другие параметры кадрового делопроизводства определяются разнородными правовыми актами, создаваемыми по инициативе целого ряда министерств и ведомств. Следует отметить, что правовая и нормативная основа кадрового делопроизводства складывалась в течение длительного периода и по этой причине не может рассматриваться как комплексная. Помимо норм документирования, закрепленных в тех или иных правовых актах общегосударственного действия, в кадровом делопроизводстве большую роль играет сила традиции.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Законодательными актами регулируются трудовые правоотношения, требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, к приданию документам официальности (юридической силы). Законодательно определены права собственности на отдельные документы и массивы документов, категории информации, ее доступность.

Введенный в действие с 1 февраля 2002 г. Трудовой кодекс Российской Федерации [3], устанавливает обязательность применения ряда правовых актов: коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, а также таких документов, как трудовой договор, трудовая книжка, график отпусков, заявления работника, приказы работодателя, издаваемые в случаях оформления приема, перевода, увольнения, отпуска и др. Трудовой кодекс закрепляет такую норму документирования, как обязанность работодателя выдавать работнику не позднее трех дней со дня подачи заявления копии документов, связанные с его работой (копии приказов о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и др.) [3].

Нормативной основой кадрового делопроизводства также являются Конституция Российской Федерации [1], Гражданский кодекс Российской Федерации [2] и Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» [6].

Гражданский кодекс Российской Федерации предписывает обязательность документирования рождения, смерти, усыновления, заключения и расторжения брака, усыновления, удочерения и т.п.: «Регистрация актов гражданского состояния производится органами записи актов гражданского состояния путем внесения соответствующих записей в книги регистрации актов гражданского состояния (актовые книги) и выдачи гражданам свидетельств на основании этих записей». [2]

Распоряжением Правительства РФ от 21 марта 1994 г. №358-р установлены меры по обеспечению сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников в результате образования, реорганизации и ликвидации юридического лица.

В соответствии с этим распоряжением учредители вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, должны включать в учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу. Предусмотрена обязанность своевременной передачи документов по личному составу на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица. Кроме законодательных и нормативно-правовых актов, документирование кадровой службы базируется на целом ряде нормативно-методических документов.

Нормативы по документированию, делопроизводству и хранению документов:

Государственная система документационного обеспечения управления [40], которая состоит из двух частей - общих требований к документам и службам документационного обеспечения и Альбома с образцами форм основных организационно-распорядительных документов.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению, которая является на сегодняшний день действующим нормативным документом, определяющим формуляры многих документов: положений, приказов, должностных инструкций и др.

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты [38], в который включены формы документов по учету кадров (основные виды приказов, личные и учетные карточки, штатное расписание, документы, сопровождающие оформление командировок, и др.) Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда - на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Инструкции по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях регламентируется в Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

1 Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО) предназначен для кодирования информации о специальностях, специализациях, областях знаний (наук), направлениях подготовки [49].

2 Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) служит основой для кодирования документов в информационно-поисковых системах [49].

3 Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН), который предназначен для использования при обработке информации о населении при обработке информации о населении в процессе решения задач учета, анализа, подготовки кадров организациями всех форм собственности [49].

4 Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), который содержит наименования и коды предприятий и организаций, обладающих правами и обязанностями юридического лица [49].

5 Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК ПДТР) позволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и др. [49].

Нормативные документы также представлены ведомственными нормативными актами по организации труда. Среди них особое значение имеет Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих [43], который предназначен для закрепления квалификационных характеристик и общеотраслевым должностям. Справочник утвержден Министерством труда РФ, сфера его действия распространяется на предприятия, организации и учреждения, находящиеся на бюджетном финансировании.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров [45] определяют затраты времени на работы по комплектованию и учету кадров, табельному и военному учету. В этом документе даны не только нормы времени на выполнение работ, связанных с учетом личного состава, но и подробное описание отдельных функций.

Таким образом, существующая нормативно-законодательная и нормативно-методическая база делопроизводства представлена множеством документов федерального и ведомственного уровня - правовых актов, постановлений Правительства РФ, указов Президента РФ, разработками Росархива, Минтруда, Госстандарта. На всех этапах работы с документами делопроизводителю и работнику отдела кадров помогут нормативно-методические документы и нормативы времени, в которых описан порядок рациональной организации каждого этапа. Выполнение требований нормативно-методических - это гарантия правильной работы с документами.

2. Анализ деятельности отдела по работе с персоналом

ЗАО «Пензенская кондитерская фабрика» с использованием

современных кадровых документов

2.1 Краткая характеристика ЗАО «Пензенская кондитерская

фабрика»

Основным видом деятельности Закрытого акционерного общество «Пензенская кондитерская фабрика» является производство и сбыт кондитерских изделий.

Пензенская кондитерская фабрика с момента своего пуска в 1925 году и до сегодняшнего дня сохраняет позиции одного из ведущих предприятий в отечественной кондитерской промышленности.

В настоящее время ЗАО «Пензенская кондитерская фабрика» входит в группу предприятий ООО «Объединенные кондитеры».

В структуру ЗАО «Пензенская кондитерская фабрика» входят 4 цеха основного и 1 цех вспомогательного производства, служба по производству и качеству, отделы снабжения, сбыта и маркетинга, сеть управлений различного профиля.

Производственные мощности обеспечивают ежегодный выпуск более 10 тыс. тонн кондитерской продукции. ЗАО «Пензенская кондитерская фабрика» выпускает более 200 видов продукции, здесь трудится более 760 человек, работающих в две смены.

В ЗАО «Пензенская кондитерская фабрика» уделяется особое внимание маркетинговой политике, как решающему фактору конкурентоспособности организации, а также подбору и расстановки кадров для эффективности работы организации, это способствовало созданию широкой торговой сети.

За годы существования ЗАО «Пензенская кондитерская фабрика» прошла путь от организации традиционных методов лабораторного контроля продукции до разработки системы качества, отвечающей требованиям международного стандарта ИСО 9001.

В 1998 году ЗАО «Пензенская кондитерская фабрика» сертифицировала свое производство на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9002, а в 2001 году - систему качества на соответствии требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2001 [4].

2.2 Организационная структура управления предприятия

В ЗАО «Пензенская кондитерская фабрика», согласно организационной структуры управления предприятия работу с персоналом осуществляет отдел по работе с персоналом, который является самостоятельным структурным подразделением предприятия.

Деятельность отдела регламентируется согласно Положения об отделе по работе с персоналом, утвержденный исполнительным директором ЗАО «Пензенская кондитерская фабрика А.Д. Зотовым.

Отдел по работе с персоналом в своей работе руководствуется действующим законодательством, а так же настоящим Положением, уставом Общества.

Вышеуказанное, структурное подразделение осуществляет ведение кадровой документации (под ней подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках организации и деятельности самой кадровой службы). Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Поэтому документирование движения персонала - неотъемлемая обязанность любой организации, предприятия, учреждения.

Помимо основной законодательной и нормативной кадровой документации сотрудники отдела по работе с персоналом ЗАО «Пензенская кондитерская фабрика» руководствуются стандартами, разработанными для данного подразделения:

- СТП СМК 06-01-2003 «Порядок подготовки и расстановки кадров»;

- СТП СМК 04-01-2003 «Система разработки и описание процессов»;

- СТП СМК 05-01-2003 «Управление организационно-распорядительными документами»;

- СТП СМК 01-01-2003 «Анализ со стороны руководства»;

- СТП СМК 02-01-2003 «Аттестация персонала обслуживающего объекты повышенной опасности»;

- СТП СМК 03-01-2003 «Корректирующие и предупреждающие действия».

Деятельность отдела по работе с персоналом включает обеспечение разработки кадровой политики и стратегии предприятия, определение текущей потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда. Отдел формирует и ведет банк данных о количественном и качественном составе кадров с информированием работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, а так же использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия. В функции отдела входит учет личного состава, прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам, подготовка материалов для представления персонала к поощрениям, а так же подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности. Отдел осуществляет расстановку кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств по результатам проведения аттестации работников предприятия. Так же отдел осуществляет подготовку соответствующих документов по пенсионному страхованию, оформляет и учитывает командировки, ведет учет военнообязанных, обязательного медицинского страхования, регулирует получение, обработку и защиту персональных данных работников.

2.3 Документирование кадровых документов

Во исполнение п. 10 Положения об отделе по работе с персоналом, отдел осуществляет и учет установленной документации по кадрам, в том числе:

- Личные дела рабочих и служащих (автобиография, заявление о приеме на работу, копия приказа о приеме на работу, копия диплома, копии всех приказов, касающихся данного работника или служащего);

- Личные карточки рабочих и служащих;

- Приказы по личному составу;

- Месячные и квартальные отчеты в вышестоящие органы;

- Статотчеты;

- Переписка с разными организациями и лицами по кадрам;

- Книга регистрации приказов по личному составу;

- Книга регистрации больничных листов;

- Книга учета движения рабочих и служащих;

- Штатное расписание;

- График отпусков рабочих и служащих.

Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Такие документы ведутся в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности. Персональную ответственность за правильное ведение документации несет начальник отдела по работе с персоналом.

В состав документации по личному составу входят: приказы по личному составу, трудовые контракты, трудовые книжки, личные карточки, заявления, характеристики, а также все документы, входящие в личное дело.

Прием на работу в организацию обычно сопровождается созданием следующих документов: заявления, анкеты, трудового договора (контракта), приказа о приеме на работу, личной карточки (форма Т-2).

Перевод (назначение на другую должность) фиксируется в следующих документах: заявлении, докладной записке, приказе о переводе.

Увольнение работника отражается в документах: заявлении или служебной записке и приказе об увольнении.

2.3.1 Резюме, рекомендательное письмо

Резюме - краткая сжатая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место. В какой то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с соискателями с тем, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них.

Пример оформления резюме выглядит следующим образом:

РЕЗЮМЕ

Дата: 00.00.0000

Адрес: индекс, город, улица, дом.

Телефон: 00-00-00

Дата и место рождения: день месяца, месяц, год; город, село.

Гражданство: Российская Федерация (Украина и.т.д.)

Семейное положение: женат, холост, состав семьи.

Образование: годы учебы, учебное заведение, специальность.

Опыт работы: годы работы, занимаемые должности (сведения излагаются в обратном хронологическом порядке).

Дополнительные сведения: владение иностранным языком, использование техники, наличие публикации и.т.п.

Черты характера: указываются три важнейших по мнению претендента на должность свойства своего характера.

Подпись И.О. Фамилия

2.3.2 Заявление

Заявление чаще всего пишется от руки. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется. На нем проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность [5].

2.3.3 Анкета

На практике поступающие на работу обычно заполняют анкету (или листок по учету кадров). Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. В ней указываются: фамилия, имя, отчество (полностью); дата и место рождения; образование. Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. К анкете прилагаются: копии документов об образовании, ученой степени, звании, заверенные подписью работника отдел по работе с персоналом и печатью; фотокарточки [5].

2.3.4 Автобиография

Автобиография - документ, содержащий описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого на работу лица. Она составляется в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть освещены следующие вопросы: фамилия, имя, отчество, год, число и месяц рождения, полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях), время начала трудовой деятельности, причины перехода с одной работы на другую, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках, дата составления автобиографии, личная подпись.

Сохранность автобиографии, заполненной впервые при оформлении на службу, является обязательной. Произошедшие в период работы изменения или дополнения к автобиографии указываются на отдельном листе, подписываются сотрудником с указанием даты и приобщаются к первичной автобиографии. Исправления в составленной ранее автобиографии не допускаются. В случае больших изменений биографических данных сотрудника от него может быть затребована обновленная автобиография, а старая помещается в раздел «Дополнительный материал».

Автобиографии подписями должностных лиц и печатями не заверяются.

2.3.5 Трудовой контракт (договор)

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор. В ст. 18 КЗоТ РФ указывается: «Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме.

Трудовой договор - документ, фиксирующий соглашение между организацией и частным лицом об установлении трудовых отношений и регулирующий эти отношения.

Трудовой договор составляется в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу. Один экземпляр хранится в организации, второй - у работника.

Реквизиты трудового договора: наименование вида документа; дата; регистрационный номер документа; место составления; текст; подписи; печать.

Текст договора должен подробно указывать условия работы, оплату труда, права и обязанности работника, условия отдыха, социального страхования, дату начала и окончания работы. Контракт может содержать и другие условия (например, испытательный срок).

Трудовой договор, подписанный руководителем организации и работником, хранится в личном деле работника [6].

2.3.6 Приказ по личному составу

Одновременно с подготовкой контракта готовится проект приказа по личному составу (о приеме на работу). Приказы оформляются на бланках организации для внутренних документов и группируются в отдельное дело.

Реквизиты приказа по личному составу:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дата;

- регистрационный номер;

- место составления;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись.

Подготовленные проекты приказов по личному составу передаются руководителю организации для подписания. Приказ датируется и регистрируется. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы согласовываются с юристом, подписывается начальником отдел по работе с персоналом и утверждается руководителем организации. Поступивший сотрудник должен быть ознакомлен с приказом (он ставит ознакомительную визу) [6].

2.3.7 Личная карточка

На всех сотрудников, принятых на работу, заводится личная карточка (форма Т-2), являющаяся основным учетным документом. Ее заполняет сотрудник отдел по работе с персоналом организации в одном экземпляре на основании представленных документов: паспорта, трудовой книжки, военного билета, документов, подтверждающих образование, квалификацию.

Унифицированная форма личной карточки состоит из следующих разделов:

- Общие сведения.

- Сведения о воинском учете.

- Прием на работу и переводы на другую работу.

- Назначения и перемещения.

- Аттестация.

- Повышение квалификации.

- Профессиональная переподготовка.

- Награды (поощрения), почетные звания.

- Отпуск.

- Социальные льготы.

- Дополнительные сведения.

- Основание прекращения трудового договора (увольнения).

Обязательно проставляется дата заполнения карточки и личная подпись работника [6].

Личные карточки хранятся в сейфе в отдельной картотеке. Личные карточки уволенных работников формируют в самостоятельное дело по алфавиту. Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составлена внутренняя опись. Срок хранения личной карточки 75 лет.

2.3.8 Трудовая книжка

На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу.

На титульный лист трудовой книжки вносят сведения о работнике: фамилию, имя и отчество; дату рождения; сведения об образовании, профессии, специальности. На этом же листе, после указания даты заполнения трудовой книжки, работник личной подписью заверяет правильность внесенной информации. Титульный лист подписывает должностное лицо, выдавшее трудовую книжку, на ней ставится печать организации.

На следующих страницах трудовой книжки указываются сведения о работе. Начинают запись с наименования организации, написанного от руки или проставленного с помощью специального штампа [6].

Трудовые книжки хранятся в отделе кадров организации, в сейфе. Они хранятся до востребования не менее 50-ти лет.

2.3.9 Личное дело

После издания приказов по личному составу формируются личные дела.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Личные дела заводятся только на руководящих работников и приравненных к ним по категориям, а также на материально ответственных лиц.

Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения и др.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: №дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.

При формировании личного дела включаются следующие документы:

- аттестационный лист;

- справка;

- характеристика;

- опись документа, имеющихся в личном деле;

- личный листок работника по учету кадров;

- выписки из приказов;

- копии диплома;

- автобиография.

На документы личного дела составляется опись документа. Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой его является дата заявления о приеме на работу, а конечной - дата увольнения. Личное дело ведется в одном экземпляре.

Для хранения личных дел отводятся специальные шкафы. Дела располагаются по порядку номеров слева направо сверху вниз.

Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на хранение в архив организации или междуведомственный архив по личному составу, о чем делается отметка в журнале учета личных дел [5].

3. Законодательно-нормативная база делопроизводства

Любая служба документационного обеспечения управления (в том числе и в Областном учебно-методическом центре) в своей деятельности в той или иной степени должна руководствоваться законодательно-нормативной базой делопроизводства.

Законодательно-нормативная база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты [30].

Законодательно-нормативная база делопроизводства включает в себя:

§ Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

§ Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

§ Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

§ Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

§ Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

§ Государственные стандарты на документацию;

§ Унифицированные системы документации;

§ Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

§ Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

§ Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

§ Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Основные процессы жизни и деятельности человека связаны с информацией, которая, по существу, является побудителем к любым действиям. В тех случаях, когда информации хотят придать официальный характер, она документируется. В управленческой деятельности документирование информации, как правило, является обязательным.

В действующих законодательных и нормативно-правовых актах затронуты различные стороны документирования и работы с информацией и документами. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц.

Прежде всего с позиции документоведения следует рассмотреть Конституцию Российской Федерации, принятую 12 декабря 1993 года. Конституция является главным документом государства и «имеет высшую юридическую силу». В ней названы виды законодательных актов, принимаемых в России: Конституция, федеральные конституционные законы и федеральные законы, имеющие прямое действие на всей территории Российской Федерации [1, ст. 76, п. 1], договора [1, ст. 66, п. 4 и раздел 2, п. 1].

В Конституции Российской Федерации установлена соподчиненность основных видов документов: законов, указов Президента и постановлений Правительства.

Вопросы документирования нашли отражение и во всех кодексах Российской Федерации. Особенно много статей, посвященных документам, можно найти в Гражданском кодексе Российской Федерации (М.: ООО «ВИТРЭМ», 2002), регулирующем гражданские правоотношения и устанавливающем виды и разновидности документов, создаваемых в процессе этих правоотношений. Например, ст. 47 касается актов гражданского состояния, ст. 51 и последующие части ГК устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица; ст. 160 устанавливает письменную форму сделки и основные требования, предъявляемые к ней; ст. 185 посвящена доверенности, в ст. 420-453 содержатся общие положения о договоре - соглашении двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей, включая положения о форме, особенностях заключения, изменения и расторжения договора и т.д.

Кодекс законов о труде Российской Федерации (утв. ВС РСФСР 09.12.1971, ред. от 10.07.2001, с изм. от 24.01.2002) регулирует трудовые отношения всех работников. В нем достаточно много статей посвящено ведению кадровой документации. Например, в главе 2 содержатся положения о коллективном договоре; глава 3 посвящена трудовому договору (контракту) и рассматривает содержание, порядок заключения и срок трудового договора, гарантии при приеме на работу, сроки испытания, перевод на другую работу, основания прекращения и расторжение договора, ведение трудовой книжки; глава 3-А содержит основания и порядок высвобождения работников, льготы и компенсации высвобождаемым работникам; в главе 4 статьи посвящены рабочему времени; в главе 5 - времени отдыха; в главе 6 - заработной плате.

Основополагающим актом в работе с документами сегодня является Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» (от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ).

Прежде всего Закон дал определение ключевых понятий: информация, информатизация, документированная информация (документ), информационные процессы, информационная система, информационные ресурсы, информация о гражданах (персональные данные), конфиденциальная информация, собственник и владелец информационных ресурсов, пользователь (потребитель) информации и др.

Важнейшими для документоведения являются положения закона, посвященные документированию информации. В главе 2 ст. 5 указывается: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Закон также устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Большое внимание в Законе уделено порядку формированию государственных информационных ресурсов и обеспечению обязательности представления документированной информации государственным органам.

К важнейшим законодательным актам, затрагивающим процесс документирования, следует отнести и «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», принятые Верховным Советом Российской Федерации 7 июля 1993 г. (с изменениями 1998 года). В них Архивный фонд Российской Федерации разделен на государственную часть и негосударственную, и статьи 8 и 9 посвящены передаче и защите права собственности на архивы. Основы законодательства направлены на совершенствование организации архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивают сохранность архивных документов, их всестороннее использование в интересах граждан, общества и государства; определяют понятия основных терминов архивного дела, характеризуют состав Архивного фонда Российской Федерации в его государственной и негосударственной частях, устанавливают право собственности на архивы, систему управления архивным делом в Российской Федерации, порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов; определяют ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

В развитие «Основ законодательства об Архивном фонде - Постановление Совета Министров и архивах» приняты: РФ Правительства Российской Федерации от 3 марта 1993 г. №191 «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве», Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. №552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации», Постановление Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. №1562 «Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России» и др.

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» (М., 1998).

Для документоведов и практических работников служб документационного обеспечения управления большое значение имеет принятие 25 декабря 2000 года Федерального конституционного закона «О Государственном гербе Российской Федерации» (№2-ФЗ). Закон устанавливает изображение герба Российской Федерации в многоцветном, одноцветном вариантах, а также без геральдического щита, только в виде главной фигуры - двуглавого орла с атрибутами (ст. 3 и 4). Ст. 10 Закона указывает, что «порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения Государственного герба Российской Федерации устанавливается Правительством Российской Федерации».