Несмотря на многочисленные исследования опасных факторов, введение в действие государственных стандартов в данной области и принятие Правительством постановлений об обязательности их исполнения, значительное число людей продолжают испытывать на себе вредное воздействие дисплея.

Основной причиной такого положения, является отсутствие комплексного подхода к решаемой задаче. Факторы, воздействующие на человека при работе с компьютером, можно разделить на три различающихся по природе группы: характеристики эргономичности рабочего места; воздействие информационных технологий на психику человека; визуальные и эмиссионные характеристики ПК.

Первая группа факторов включает в себя характеристики рабочего места в целом, определяющие рабочую позу человека. Исследования в области эргономики показали, что длительное сидение в неправильной рабочей позе вызывает патологические изменения межпозвоночных дисков, сдавливание органов брюшной и грудной полостей и другие отрицательные последствия, которые накапливаются постепенно и проявляются через несколько лет.

Во вторую группу входят такие моменты, как способы кодирования информации, модульность сигналов, темп предъявления информации человеку и т.п., которые определяются используемым программным обеспечением. Влияние этих факторов на работоспособность человека является предметом многочисленных исследований уже не один десяток лет, наработано большое количество рекомендаций по согласованию информационных технологий с психофизиологическими возможностями человека, позволяющих снизить утомляемость при длительной работе с ПК. Однако этот аспект обеспечения безопасности пользователей ПК оказался забытым разработчиками нормативных документов по охране труда, что чревато негативными последствиями, особенно в связи с внедрением в широкую практику новых информационных технологий с использованием мультимедийных способов представления информации, виртуальной реальности и т. п.

Факторы третьей группы являются основным предметом многочисленных исследований, им уделяется наибольшее внимание в научных публикациях и периодической печати, однако до настоящего времени отсутствует единое мнение о степени вредности и значимости отдельных факторов. Существуют, например, полярные мнения об опасности электромагнитного излучения монитора: от значительного негативного воздействия, требующего принятия технических и организационных защитных мер, до абсолютной безвредности по причине ничтожности его уровня, который в сотни раз ниже допустимых значений.

Требования к визуальным параметрам дисплеев. По данным российских и зарубежных, в основном, шведских специалистов, излучения ПК могут быть опасными для здоровья. Низкочастотные поля при продолжительном облучении сидящих у ПК людей могут привести к нарушениям самых различных физиологических процессов.

В 1987 г. департамент труда Швеции ввел стандарт MPR I, а в 1990 г. после трехлетней проверки действенности и эффективности требований MPR I и многочисленных экспериментальных исследований был утвержден более строгий стандарт MPR II, ограничивающий излучение мониторов в диапазонах крайне низких частот.

Требования стандарта MPR II сейчас во всем мире принимаются как минимальные. Совет Европейского экономического сообщества Директивой №90/270 ЕЕС рекомендовал всем странам ЕЭС ориентироваться на стандарт MPR II в своих нормативных документах. Эти же требования и методы испытаний включены в новые ГОСТы России и Санитарные правила и нормы (СанПиН).

Миллионы лет природа шлифовала и приспосабливала человеческий глаз для зрительной работы. И получилось неплохо: весьма чувствительный “прибор“, хорошо функционирующий при разном освещении и способный иметь дело с объектами разного размера.

Однако появление персонального компьютера заставило пересмотреть наши представления о возможностях зрительной системы человека. Оказалось, что при работе с монитором наши глаза устают значительно быстрее, а иногда и просто отказываются повиноваться, переставая фокусировать изображение. Почему?

Дело в том, что условия работы за монитором противоположны тем, которые привычны для глаз. В обычной жизни мы воспринимаем в основном отраженный свет (если только не смотрим на солнце, звезды или искусственные источники освещения), а объекты наблюдения непрерывно находятся в поле нашего зрения в течение хотя бы нескольких секунд. А вот при работе за монитором мы имеем дело с самосветящимися объектами и дискретным (мерцающим с большой частотой) изображением, что увеличивает нагрузку на глаза. Если к этому добавить такие часто встречающиеся факторы как резкий контраст между фоном и символами, непривычная форма символов, иное, чем при чтении книги, направление взгляда, блики и отображения на экране, то становится понятным, почему почти каждый пользователь знаком с неприятными ощущениями (“песок“ в глазах, жар, боль, пелена).

Технический уровень современных мониторов не позволяет полностью исключить воздействие перечисленных выше факторов. Однако это воздействие необходимо минимизировать, регламентировав ряд параметров, для чего и выпущены новые санитарные нормы. Основная цель их внедрения - облегчить адаптацию к непривычным для организма человека факторам, сохранив тем самым работоспособность и здоровье пользователей ПК.

Основными параметрами изображения на экране монитора являются яркость, контраст, размеры и форма знаков, отражательная способность экрана, наличие или отсутствие мерцаний. Кроме того, в СанПиН включены нормативы еще нескольких параметров, характеризующих форму и размеры рабочего поля экрана, геометрические свойства знаков и др.

Яркость изображения (имеется в виду яркость светлых элементов, т.е. знака для негативного изображения и фона для позитивного) нормируется для того, чтобы облегчить приспособление глаз к самосветящимся объектам. Ограничены также в пределах (25%) и колебания яркости. Нормируется внешняя освещенность экрана (100 - 250 лк). Исследования показали, что при более высоких уровнях освещенности экрана зрительная система утомляется быстрее и в большей степени.

До сих пор спорным остается вопрос о том, что лучше для зрения: позитивное изображение (световой экран и темные символы) или, наоборот, негативное изображение. И для того и для другого варианта можно привести доводы за и против. Гигиенисты считают, однако, что если работа с ПЭВМ предполагает одновременно и работу бумажным носителем (тетрадь, книга), то лучше и на экране монитора иметь темные символы на светлом фоне, чтобы глазам не приходилось все время перестраиваться. При выборе цветовой гаммы предпочтение следует отдавать зелено-голубой части спектра. Опрос, проведенный среди студентов Московской медицинской академии, показал, что 66% пользователей предпочитают для длительной работы с видеотерминалом позитивное изображение, в основном вариант “голубой экран - черные символы“.

Весьма часто фактором, способствующим быстрому утомлению глаз, становится и контраст между фоном и символами на экране. Понятно, что малая контрастность затрудняет различение символов, однако и слишком большая тоже вредит. Поэтому контраст должен находиться в пределах от 3:1 до 1,5:1. При более низких уровнях контрастности у работающих быстрее наступали неблагоприятные изменения (неспособность фокусировать изображение), регистрировалось больше жалоб на усталость глаз и общую усталость.

Человеческий глаз не может долго работать с мелкими объектами. Вот почему нормируются размеры знаков на экране. Например, угловой размер знака на экране должен быть в пределах от 16 до 60 угловых минут, что составляет от 0,46 до 1,75 см, если пользователь смотрит на экран с расстояния 50 см (минимальное расстояние, рекомендуемое гигиенистами). Отражательная способность экрана не должна превышать одного процента. Для снижения количества бликов и облегчения концентрации внимания корпус монитора должен иметь матовую одноцветную поверхность (светло - серый, светло - бежевый тона) с коэффициентом отражения 0,4 - 0,6 без блестящих деталей и с минимальным числом органов управления и надписей на лицевой стороне.

Основные нормируемые визуальные характеристики мониторов и соответствующие допустимые значения этих характеристик представлены в таблице 2 [34].

Таблица 2. - Некоторые нормируемые визуальные параметры

видеотерминалов

Параметры	Допустимые значения
Яркость знака или фона (измеряется в темноте), кд/м2	35 - 120
Параметры	Допустимые значения
Контраст	От 3:1 до 1,5:1
Временная нестабильность изображения (мерцания)	Не должна быть зафиксирована более чем у 90% наблюдателей
Угловой размер знака	16-60
Отношение ширины знака к высоте	0,5-1,0
Отражательная способность экрана (блики)	не более 1%

К числу вредных факторов, с которыми сталкивается человек, работающий за монитором, относится рентгеновское и электромагнитное излучения, а также электростатическое поле. (Допустимые нормы этих параметров представлены в таблице 3) [34].

Специалисты не пришли к однозначному выводу относительно воздействия электромагнитного излучения на организм человека, однако совершенно очевидно, что уровни излучения, фиксируемые вблизи монитора, опасности не представляют.

Таблица 3. - Допустимые значения параметров излучений,

генерируемых видеомониторами

Параметры	Допустимые значения
Мощность экспозиционной дозы рентгеновского излучения на расстоянии 0,05 м вокруг видеомонитора, мкР/час	100
Электромагнитное излучение на расстоянии 0,5 м вокруг видеомонитора: - по электрической составляющей: в диапазоне 5 Гц - 2 кГц, В/м в диапазоне 2 - 400 кГц, В/м	25 2,5
- по магнитной составляющей: в диапазоне 5 Гц - 2 кГц, нТл в диапазоне 2 - 400 кГц, нТл	250 25
Поверхностный электростатический потенциал, В	Не более 500

При работе монитора возникает и электростатическое поле. Уровни его напряженности невелики и не оказывают существенного воздействия на организм человека в отличие от более высоких уровней электростатического поля, характерных для промышленных условий. Более значимой для пользователей является способность заряженных микрочастиц адсорбировать пылинки, тем самым препятствуя их оседанию. Дышать таким пылевым “коктейлем” - значит подвергать себя дополнительному риску аллергических заболеваний кожи, глаз, верхних дыхательных путей.

Пыль, оседающая на экране, снижает его освещенность, ухудшает видимость изображения и способствует накоплению статического электричества. Лучше приучить себя всякий раз, начиная работу, еще до включения компьютера протирать экран мягкой неворсистой тканью.

Согласно СанПиН в помещениях с ПЭВМ ежедневно должна проводиться влажная уборка, поэтому не рекомендуется размещать компьютеры в комнатах с коврами, ковровым покрытием и мягкой мебелью, иначе приходится выдвигать малореальное в современных российских условиях требование ежедневной их очистки с помощью моющего пылесоса. В противном случае вы получите пылевой “коктейль”.

Светотехнические условия рабочего места секретаря. Итак, основная нагрузка при работе с компьютером приходится на глаза. Их утомляемость во многом зависит не только от качества изображения на экране, но и от общей освещенности помещения. Согласно гигиеническим нормам освещенность на поверхности стола и клавиатуре должна быть не менее 300 лк, а вертикальная освещенность экрана - всего 100-250 лк. Исследования физиологов и гигиенистов убедительно доказали, что и полутьма, и слишком высокая освещенность экрана приводят к быстрому зрительному утомлению.

Экран видеомонитора должен находиться от глаз пользователя на оптимальном расстоянии 600-700 мм, но не ближе 500 мм с учетом размеров алфавитно-цифровых знаков и символов.

Размещать компьютер рекомендуется так, чтобы свет (естественный или искусственный) падал сбоку, лучше слева, это избавит от мешающих теней и поможет снизить освещенность экрана. Для подсветки документов допускается установка светильников освещения, но оно не должно создавать бликов на поверхности экрана и увеличивать освещенность экрана более 300 лк. В качестве источников освещения рекомендуется применять люминесцентные лампы типа ЛБ со светильниками серии ЛПО-36 с зеркализованными решетками. Лампы накаливания лучше использовать для местного освещения зоны рабочего документа (клавиатуры, книги, тетради). Совет пользователям: постарайтесь, чтобы люстра в вашем рабочем помещении имела закрытые снизу светильники, так, чтобы на экран монитора падал рассеяно-отраженный свет. Это избавит вас от бликов и облегчит зрительную работу. А вот настольная лампа, наоборот, должна иметь плотный, непросвечивающий абажур, направляющий свет прямо в зону рабочего документа [40].

Для обеспечения оптимальных условий зрительной работы операторов дисплейных устройств необходима определенная цветовая отделка помещений, которая должна соответствовать требованиям Строительных норм и правил (СНиП). Мало насыщенные (основные) цвета должны применяться для окраски больших полей (потолок, стены, рабочие поверхности); средне насыщенные (вспомогательные) - для небольших поверхностей или участков, редко попадающих в поле зрения работника, а также для создания контрастов; насыщенные (акцентные) - для малых по площади поверхностей (в качестве функциональной окраски). Необходимо обеспечивать следующие величины коэффициента отражения в рабочих помещениях:

- для потолка: 60-70%;

- для стен: 40-50%;

- для других отражающих поверхностей рабочей мебели: 30-40% [35].

Цветовая отделка помещений ВЦ зависит также от цвета экрана и яркости его свечения. Например, при использовании экранов красновато-оранжевого цвета с яркостью свечения до 15 кд/кв.м стену, противоположную экранам, окрашивают в насыщенный темно-коричневый цвет с коэффициентом отражения равным 0,2, а остальные стены - в красно-коричневый цвет с коэффициентом равным 0,35. При восприятии информации на экране зеленого цвета целесообразно окрашивать стену, на которую направлен взгляд оператора, в оливково-зеленый цвет с коэффициентом равным 0,4. Окраске поверхностей следует придавать матовую фактуру.

Вторым направлением обеспечения безопасных условий рабочего места секретаря является соблюдение правил эксплуатации технических средств.

К числу мер по защите пользователя от опасности относятся инструктажи, проводимые с персоналом при поступлении на работу, систематические занятия по технике безопасности, включению в техническую документацию и руководства пользователю разделов, содержащих предостережения и правила безопасности эксплуатации используемого оборудования. Эту же цель преследуют световые и звуковые индикаторы, установленные непосредственно на технических средствах, а также различные надписи и рисунки.

Необходимо выполнять требования заземления технических средств, например, компьютера, которое позволяет снизить поток электромагнитного излучения в два раза.

Для многих технических средств разработаны защитные приспособления. Например, защитные экраны для компьютеров, специальные антенны для мобильных телефонов и др.

Защитные экраны (фильтры) для компьютеров бывают двух видов. Одни из них улучшают только визуальные характеристики экрана, снижают напряжение для глаз. Другие защищают и от электрических полей. Против магнитных полей любые фильтры бессильны. Однако из-за несоблюдения эксплуатации фильтр может превратиться из защитника во врага и стать источником дополнительного вреда для здоровья, если его не заземлить и не стирать с него пыль, которая прекрасно накапливает статический электрический потенциал [40].

Третье направление обеспечения безопасных условий труда секретаря связано с правильной организацией режима рабочего места и режима работы.

Обеспечение безопасных условий труда пользователей также регламентируется СанПиН, которые устанавливают требования к условиям эксплуатации техники, а также организации технологических процессов с их применением.

Площадь на одно рабочее место с ПЭВМ должно составлять не менее 6,0 кв.м, а объем - не менее 20,0 куб.м. При этом расположение рабочих мест, оборудованных такой техникой, в подвальных помещениях не допускается [34].

«Все хорошо в меру». Эта русская пословица справедлива и при работе с видеомонитором. Соблюдение меры в работе, в гигиене и физиологии носит название режима труда и отдыха. Гигиенистами и физиологами проведено множество экспериментов по изучению работоспособности, выявлению причин утомления и возникновения патологических отклонений у лиц работающих за ПЭВМ. Результаты этих экспериментов используются при разработке оптимальных режимов работы.

В СанПиН приведены несколько режимов труда и отдыха для профессиональных пользователей ЭВМ. Выбор режима зависит от таких факторов, как длительность смены, время суток, вид деятельности, тяжесть и напряженность труда, санитарно-гигиенические условия на рабочем месте.

В соответствии с СанПиН виды трудовой деятельности делятся на три группы: группа А - работа по считыванию информации с экрана ПЭВМ с предварительным запросом; группа Б - работа по вводу информации; группа В - творческая работа в режиме диалога с ЭВМ. При выполнении в течение рабочей смены работ, относящихся к разным видам трудовой деятельности, за основную работу с ПЭВМ следует принимать такую, которая занимает не менее 50% времени в течение рабочей смены. Продолжительность непрерывной работы с видеомонитором без регламентированного перерыва не должна превышать 2-х часов. Время регламентированных перерывов устанавливается в зависимости от ее продолжительности, вида и категории трудовой деятельности.

При 8-ми часовой рабочей смене и работе на ПЭВМ регламентированные перерывы следует устанавливать:

- для 1-ой категории работ - через 2 часа от начала рабочей смены и через 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый;

- для 2-ой категории работ - через 2 часа от начала рабочей смены и через 1,5 - 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый или продолжительностью 10 минут через каждый час работы;

- для 3-ей категории работ - через 1,5 - 2 часа от начала рабочей смены и через 1,5 - 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 20 минут каждый или продолжительностью 15 минут через каждый час работы

Обобщая требования к режиму труда и отдыха для взрослых пользователей, следует сказать, что наиболее трудоемкой считается творческая работа в режиме диалога с ПЭВМ - ее продолжительность не должна превышать шести часов в день.

Во время регламентированных перерывов с целью снижения нервно-эмоционального напряжения, утомления зрительного анализатора целесообразно выполнить специальные комплексы упражнений (для глаз, для улучшения мозгового кровообращения, для снятия утомления с плечевого пояса и рук, с туловища и ног) или просто подвигаться [40].

Эффективность перерыва будет значительно ниже, если провести его, смотря на экран компьютера пусть даже в приятной беседе с коллегой, и уже совсем не годится потратить перерыв на компьютерные игры.

11. Анализ мероприятий по защите персональных данных в работе

отдела кадров

Работа службы персонала, управления или отдела кадров, менеджера по персоналу, иногда в некрупных организациях - секретаря-референта связана с накоплением, формированием, обработкой, хранением и использованием значительных объемов сведений обо всех категориях сотрудников. Эти сведения относятся к так называемым персональным данным, которые по своей сути отражают личную или семейную тайну граждан, их частную жизнь и входят в круг информации, подлежащей защите от несанкционированного доступа [41].

Функционирование отдела кадров должно быть подчинено решению задач обеспечения безопасности персональных сведений, их защиты от множества видов угроз, которые может создать злоумышленник, чтобы завладеть этими сведениями и использовать их в противоправных целях.

Под персональными данными (информацией о гражданах) понимается любая документированная информация, относящаяся к конкретному человеку.

Персональные данные всегда относятся к категории конфиденциальной информации. Не допускается сбор, передача, уничтожение, хранение, использование и распространение информации о частной жизни, а равно информации, нарушающей личную тайну, семейную тайну, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания этих данных или по истечении 75-ти лет срока их хранения, если иное не определено законом.

Конфиденциальность и сохранность персональных данных, их защита обеспечиваются отнесением их к сфере негосударственной тайны - служебной или профессиональной тайне.

Наиболее обширное отражение персональные данные находят в разнообразной по составу и значительной по объемам кадровой документации (документации по личному составу), образующей соответствующую информационно-документационную систему, которая обеспечивает информацией функции управления персоналом и сопровождает реализацию правовых взаимоотношений граждан с государственными и негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и фирмами. Эта система имеет не только текущее, оперативное назначение в осуществлении кадровых функций, но и является одновременно ценным социологическим, биографическим и археографическим источником для исследования и обобщения сложных социальных процессов, протекающих в современной России [41].

В целях выявления состава конфиденциальных сведений и определения основных направлений защиты персональных данных в отделе кадров выделяют две большие группы документации: 1) документация по организации работы отдела и 2) документация, образующаяся в процессе основной деятельности отдела и содержащая персональные данные в единичном или сводном виде.

Первая группа документации содержит организационно-правовую документацию отдела кадров и включает: положение об отделе, должностные инструкции работников отдела, приказы, распоряжения, указания руководства предприятия, регламентирующие структуру отдела и распределение сфер ответственности между его работниками, рабочие инструкции по выполнению основных функций отдела, ведению документации и формированию персональных данных в комплексы (документы, базы данных и т.п.). Сюда относятся также дела с документацией по планированию, учету, анализу и отчетности в части основной деятельности отдела. Учитывая значительное своеобразие в формировании статуса отдела и организации основных процессов, сопровождающих его деятельность на различных предприятиях, конфиденциальный характер этой группы документации определяется тем, что злоумышленник может извлечь из ее анализа на конкретном предприятии следующие полезные для себя сведения:

§ распределение функций между отделом кадров и другими подразделениями, т.е. сведения о том, где искать требуемую информацию;

§ распределение функций внутри отдела кадров между структурными единицами отдела и между работниками, т.е. сведения о том, у кого искать требуемую информацию;

§ регламентацию рабочего процесса по оформлению документации, пропусков, удостоверений, т.е. сведения о том, как можно воспользоваться этим в несанкционированном режиме для фальсификации документов, баз данных;

§ регламентацию места хранения документов, дел, баз данных, т.е. сведения о том, где и как можно украсть или подменить тот или иной документ, получить требуемую информацию;

§ регламентацию отчетной и справочной работы, т.е. сведения о том, когда и как можно перехватить требуемую информацию по организационным или техническим каналам.

К злоумышленникам относят: недобросовестных конкурентов и партнеров, лиц, действующих в их интересах, профессиональных агентов, занимающихся промышленным или экономическим шпионажем, информаторов, представителей криминальных структур, работника данного предприятия, сотрудничающего со злоумышленником, и иных лиц, пытающихся нанести ущерб предприятию или его персоналу [41].

Любые посторонние лица не должны знать распределение функций, рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в отделе кадров. Следует также учитывать, что работник отдела кадров не должен быть осведомлен о порядке работы других сотрудников этого отдела.

Вторая группа - документация, образующаяся в процессе основной деятельности отдела кадров и содержащая персональные данные, включает:

- комплексы документов, сопровождающие процесс оформления трудовых правоотношений гражданина (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении и т.п.);

- комплексы материалов по анкетированию, тестированию, проведению собеседований с кандидатами на должность;

- подлинники и копии приказов по личному составу;

- личные дела и трудовые книжки сотрудников;

- дела, содержащие основания к приказам по личному составу;

- дела, содержащие материалы аттестации сотрудников, служебных расследований и т.п.;

- справочно-информационный банк данных по персоналу - учетно-справочный аппарат (картотеки, журналы, базы данных и др.);

- подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству предприятия, руководителям структурных подразделений и служб;

- копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения.

При работе с документами, делами и базами данных отдела кадров должны соблюдаться следующие основополагающие принципы защиты персональных данных:

§ личной ответственности работников за сохранность и конфиденциальность сведений о работе отдела кадров и персональных данных, а также носителей этой информации;

§ разбиения (дробления) знания персональных данных между разными работниками отдела;

§ наличия четкой разрешительной системы доступа работников отдела к документам и делам;

§ проведения регулярных проверок наличия традиционных и электронных документов и дел у работников отдела и кадровых документов в подразделениях предприятия [41].

Как мы видим, главным моментом в защите персональных данных является четкая регламентация функций работников отдела кадров и в соответствии с этим регламентация принадлежности работникам документов, дел, карточек, журналов персонального учета и т.п.

Для реализации этого положения директор Областного учебно-методического центра издает приказ о закреплении за работниками отдела определенных массивов документов, необходимых им для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях этих работников; утверждает схему доступа работников отдела кадров и руководящего состава предприятия, структурных подразделений к документам отдела. А также в организации введена личная ответственность перечисленных должностных лиц и работников за сохранность и конфиденциальность персональных данных.

По каждой функции, выполняемой работником отдела кадров, регламентирован состав документов и дел, с которыми этот работник имеет право работать. Не допускается, чтобы работник мог знакомиться с любыми документами и материалами отдела.

Целесообразно, в целях разграничения доступа и разбиения знания персональных данных между работниками, закрепить за разными работниками:

а) документированное оформление трудовых правоотношений (прием, перевод, увольнение и др.),

б) ведение личных дел и трудовых книжек,

в) составление и хранение приказов по личному составу и контрактов,

г) ведение справочно-информационного банка данных.

Распределение сфер деятельности может быть иным в зависимости от объема работы и штатной численности работников отдела, но разграничение обязанностей и массивов документации должно быть осуществлено в обязательном порядке. Это позволит построить работу отдела в соответствии с указанными выше основополагающими принципами и обеспечить сохранность и конфиденциальность персональных данных. В случае необходимости перераспределения обязанностей среди работников отдела (например, при болезни одного из них, увольнении) должно быть издано соответствующее распоряжение начальника отдела кадров, в котором регламентируются характер изменений, их срок и дополнения в систему доступа к документам и делам.

При работе с отдельными группами документации по кадрам в ОУМЦ есть специфические особенности.

Операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел выполняются одним работником (инспектором по кадрам), который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников. Документы для формирования и ведения личных дел сдаются ему под роспись в передаточном журнале работником, отвечающим за процесс документирования трудовых правоотношений граждан с предприятием.

Но материалы, связанные с анкетированием, тестированием, проведением собеседований с кандидатами на должность, должны помещаться не в личное дело принятого сотрудника (как это делается в ОУМЦ), а в специальное дело, имеющее гриф «Строго конфиденциально». Объясняется это тем, что подобные материалы раскрывают личностные и моральные качества сотрудника и могут при разглашении содержащихся в них сведений стать полезными злоумышленнику в процессе поиска им канала несанкционированного доступа к ценной информации предприятия, для шантажа сотрудника и склонения его к сотрудничеству. Материалы с результатами тестирования работающих сотрудников, материалы их аттестаций должны формироваться в другое дело, также имеющее гриф строгой конфиденциальности.

На личных делах гриф ограничения доступа не ставится, т.к. весь комплекс личных дел является конфиденциальным. В ОУМЦ личное дело обязательно имеет опись документов, включенных в дело. Листы дела нумеруются в процессе формирования дела. При помещении в личное дело нового документа данные о нем первоначально вносятся в опись дела, затем листы документа нумеруются и только после этого документ подшивается. На оборотной стороне обложки личного дела может указываться список руководителей, которым дело может быть выдано для ознакомления. Здесь же подклеивается конверт для карточки учета (контрольной карточки) выдачи дела.

Изменения и дополнения в персональные данные вносятся в дополнение к личному листку по учету кадров и (или) личную учетную карточку формы Т-2 на основании приказов по личному составу и документов, предоставляемых сотрудниками (свидетельства о браке, диплома и т.д.). Устное заявление сотрудника не является основанием для внесения указанных изменений (кроме второстепенных сведений - изменения номера домашнего телефона, места работы близких родственников и т.п.). Все новые записи в дополнении к личному листку по учету кадров и учетных формах заверяются росписью работников отдела кадров. При переносе сведений из приказа по личному составу работник расписывается против перенесенного пункта.

В случае изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания для подобного действия и нового местонахождения документа. С документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается на место изъятого документа. Отметка в описи и копия заверяются росписью работника отдела кадров. Замена документа в личном деле кем бы то ни было запрещается. Новые, исправленные документы помещаются вместе с ранее подшитыми.

Приказом директора организации должен быть установлен порядок выдачи или ознакомления руководящего состава с личными делами сотрудников. Личные дела могут выдаваться на рабочие места только директора, его заместителя по кадрам или персоналу и начальника отдела кадров. Дела выдаются под роспись в контрольной карточке. При возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствие повреждений, включения в дело других документов или подмены документов. Просмотр дела производится в присутствии руководителя. Передача личных дел руководителям через их секретарей не допускается. Другие руководители предприятия могут знакомиться с личными делами подчиненных им сотрудников. Ознакомление с делами осуществляется в помещении отдела кадров под наблюдением работника, ответственного за сохранность и ведение личных дел. Факт ознакомления фиксируется в контрольной карточке личного дела. Сотрудник предприятия имеет право знакомиться только со своим личным делом и трудовой книжкой, учетными карточками, отражающими его персональные данные.

В сферу ответственности работника, осуществляющего ведение личных дел, входит работа с трудовыми книжками сотрудников предприятия. Трудовые книжки всегда хранятся отдельно от личных дел. Особое внимание обращается на учет в отделе кадров чистых бланков книжек и листов-вкладышей. Начальник отдела должен строго контролировать, чтобы подчиненные ему работники не оформляли трудовые книжки на неучтенных бланках (купленных и, как правило, поддельных). Под особым контролем должны находиться операции по проставлению в трудовых книжках печатей и штампов. Целесообразно, чтобы эти операции производились только начальником отдела кадров, так как в противном случае может возникнуть опасность несанкционированного использования печатей и штампов.

Отчетная и справочная работа отдела кадров формирует каналы объективного санкционированного распространения персональных данных и может служить основой формирования канала несанкционированного получения и незаконного использования ценных сведений. В связи с этим требуется повышенное внимание к обеспечению сохранности и конфиденциальности отчетных и справочных массивов информации. Директором предприятия должен быть регламентирован порядок получения нижестоящими руководителями необходимых им для работы справочных данных. Устанавливается: кто, когда, какие сведения и с какой целью может запрашивать в отделе кадров. И, что особенно важно - определяется порядок дальнейшего хранения сведений, работа с которыми закончена: где эти сведения будут находиться, кто несет ответственность за их сохранность и конфиденциальность [41].

Передаваемые из отдела кадров руководителям отчетные и справочные сведения обязательно документируются в виде сводок, списков, справок и т.п. Устное сообщение сведений, как правило, использоваться не должно. На документах, выходящих за пределы отдела кадров, может ставиться гриф «Конфиденциально» или «Для служебного пользования». В отделе кадров обязательно остаются копии всех отчетных и справочных документов. Целесообразно, чтобы после использования подлинники этих документов возвращались в отдел кадров для включения в дело вместо хранящейся там копии.

В отделе кадров ОУМЦ дела, картотеки, учетные журналы и книги учета хранятся в рабочее и нерабочее время в металлических запирающихся шкафах. Работникам не разрешается при любом по продолжительности выходе из помещения оставлять какие-либо документы на рабочем столе или оставлять шкафы незапертыми. Трудовые книжки хранятся в сейфе.

На рабочем столе работника должен всегда находиться только тот массив документов и учетных карточек, с которым в настоящий момент он работает. Другие документы, дела, карточки, журналы должны находиться в запертом шкафу. Исполняемые документы не разрешается хранить в россыпи. Их следует помещать в папки, на которых указывается вид производимых с ними действий, например: для подшивки в личные дела, для отправки и т.п., или фамилии граждан, к работе с которыми относятся данные документы. Каждая папка должна иметь опись находящихся в ней документов. Документы, с которыми закончена работа, немедленно подшиваются в соответствующее дело. Карточки в процессе работы с ними хранятся в промежуточной рабочей картотеке, а после окончания работы - помещаются в основные картотеки.

В конце рабочего дня все документы, дела, блокноты с рабочими записями, инструктивные и справочные материалы убираются в металлические шкафы, сейфы, которые запираются и опечатываются печатью данного работника. Ключи от шкафов сдаются начальнику отдела кадров под роспись в соответствующем журнале. На рабочем столе не должно оставаться ни одной бумажки. Следует также проверять урну для бумаг, чтобы убедиться в отсутствии там листов бумаги, которые могут представлять интерес для постороннего лица. Печати, штампы, бланки документов, ключи от рабочих шкафов работников хранятся только в сейфе начальника отдела кадров. Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце рабочего дня уничтожаются (желательно производить уничтожение в специальной бумагорезальной машине двумя работниками отдела).

Проведенный анализ показывает, что мероприятия по защите персональных данных в отделе кадров ОУМЦ обеспечивают требуемый уровень безопасности.

Заключение

В процессе выполнения дипломной работы было отмечено, что для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как это непосредственно влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда работников. От того, насколько правильно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

В ходе дипломной работы были рассмотрены технология и организация делопроизводства, процесс документирования управленческих и кадровых документов, а также проведен анализ существующей постановки делопроизводства в ОУМЦ, показаны его недостатки.

В результате проведенного анализа были разработаны рекомендации по совершенствованию системы делопроизводства учебного центра, которые могут служить основой для формирования службы ДОУ в ОУМЦ и использоваться работниками делопроизводственных служб других организаций. А разработанная автоматизированная система регистрации документов позволит повысить производительность труда секретаря и существенно облегчить его работу.

Список используемых источников

1. Конституция Российской Федерации. Принята 12 декабря 1993 г.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации. - М.: ООО «ВИТРЭМ», 2002.

3. Кодекс законов о труде Российской Федерации. Утвержден ВС РСФСР 09.12.1971, ред. от 10.07.2001, с изм. от 24.01.2002.

4. Трудовой кодекс Российской Федерации. М., 2002.

5. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

6. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. - М.: Государственная архивная служба России, 1993.

7. Постановление Совета Министров - Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 3 марта 1993 г. №191.

8. Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации» от 17 марта 1994 г. №552.

9. Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России» от 28 декабря 1998 г. №1562.

10. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1998.

11. Федеральный закон от 25 декабря 2000 г. №2-ФЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

12. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

13. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. - М., 1993.

14. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93. М., Госстандарт России, 1994.

15. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.

16. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 №68.

17. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 2000.

18. Инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. - М., Госкомстат России, 2001.

19. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. / Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР, 1982, №2.

20. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. - М.: ЦБНТ Минтруда Российской Федерации, 1995.

21. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. - М.: ВНИИДАД, 1992.

22. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. - М.: ЦБНТ Минтруда Российской Федерации, от 10.09.1993, №152.

23. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. - М., 1991.

24. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях. Утверждена постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 №162, в ред. от 02.08.1985, с изм. и доп. от 19.10.1990.

25. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. - М., Минтруд РФ, 1998.

26. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. - М., Госкомстат, 2001.

27. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации. Утверждено Приказом Росархива от 19.01.1995 №2.

28. В.И. Шкатулла. Комментарий к Кодексу законов о труде Российской Федерации. - М.: ИНФРА М, 1997.

29. Т.В. Кузнецова. Секретарское дело. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1998.

30. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1999.

31. Т.В. Печникова, А.В. Печникова. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. - М.: Издательство «ЭКМОС», 1998.

32. М.В. Стенюков. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М.: Издательство ПРИОР, 2000.

33. Методические рекомендации о порядке и сроках хранения документов, принятых к делопроизводству в образовательном учреждении службы занятости. - М., Минтруд России, 1997.

34. Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организация работы: Санитарные правила и нормы. - М.: Информационно-издательский центр Госкомсанэпиднадзора России, 1996.

35. Требования к цветовому оформлению помещений ВЦ. Строительные нормы и правила. 1988, №4559.

36. Человеческий фактор. Под ред. Т. Сальведи. - М.: «Мир», т. 2, 1991.

37. Т.В. Кузнецова. Проблемы организации службы ДОУ на современном этапе. // Делопроизводство, 2001, №1.

38. Т.В. Кузнецова. Новые изменения унифицированных форм кадровых документов. // Секретарское дело, 2001, №2.

39. Т.В. Кузнецова. Организация делопроизводственного обслуживания. // Секретарское дело, 1998, №4.

40. Н.Ю. Гуреева, О.Л. Седова. Офисная техника и здоровье секретаря. // Секретарское дело, 2000, №2.

41. Е.А. Степанов. Защита персональных данных в работе отдела кадров. // Делопроизводство, 2000, №1.

42. Положение об учебном центре Департамента ФГСЗН по Пензенской области. - Пенза, 1997.

Размещено на Allbest.ru