ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения дает следующее определение термину «документационное обеспечение управления»: это «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» [12].

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий организационно-распорядительных документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных разработана Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению (М., 1993).

Важными средствами информационного обеспечения деятельности учреждений, предприятий и организаций являются общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ):

- Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) служит основой для кодирования документов в информационно-поисковых системах;

- Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО) содержит наименования и коды предприятий и организаций, обладающих правами и обязанностями юридического лица;

- Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО) предназначен для кодирования информации о специальностях, специализациях, областях знаний (наук), направлениях подготовки;

- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);

- Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) предназначен для использования при обработке информации о населении в процессе решения задач учета, анализа, подготовки кадров организациями всех форм собственности.

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ) (М., ВНИИДАД, 1991). Она носит рекомендательный характер, но все основные разделы ГСДОУ вошли в действующую сегодня Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.

В целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов разработана Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 №68). Она устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Она включает общий порядок подготовки и оформления документов, а также особенности подготовки отдельных видов документов. В ней расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение.

В качестве основного нормативного пособия, в первую очередь, при подготовке номенклатур дел, формировании дел в делопроизводстве, определении сроков хранения и отборе документов на постоянное хранение используется «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М.: Росархив, ВНИИДАД, 2000). Он включает однотипные документы, образующиеся в организациях независимо от их назначения, уровня и масштаба деятельности и даже форм собственности.

Назначение типовых перечней: унификация сроков хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий, независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, они определяют состав документов, подлежащих передаче в госархивы.

Для достижения единообразия в составлении и оформлении кадровых документов как в бюджетных, так и в коммерческих учреждениях разработана «Инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (утверждена постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 года №26). Новые формы документов распространяются на юридических лиц всех форм собственности.

Работа с письменными обращениями населения регламентируется специальным общеотраслевым документом - «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях» (1982 г.). В нем определен четкий порядок работы с этими документами, независимо от категории и специфики деятельности того или иного учреждения.

Нормативные документы по труду и охране труда являются основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности работников, объемов выполняемых ими заданий, создания благоприятных условий труда.

К нормативным документам по труду относятся нормативы по труду (нормативы времени, численности, времени обслуживания), единые и типовые нормы (времени, выработки, обслуживания).

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (М.: ЦБНТ Минтруда Российской Федерации, 1995) предназначены для расчета норм времени и организации работы в службах документационного обеспечения управления, определения трудоемкости работ, численности работников и рекомендованы для применения в органах федеральной исполнительной власти, на предприятиях (объединениях), независимо от форм собственности, в учреждениях и общественных организациях.

Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций (М.: ВНИИДАД, 1992). Документ содержит нормативы, предназначенные для работников организаций и подразделений, занимающихся работами по совершенствованию документационного обеспечения управления: для составления планов, заключения договоров, расчета трудозатрат, анализа производительности труда работников и расчета их численности.

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (М.: ЦБНТ Минтруда Российской Федерации, от 10 сентября 1993 г. №152) предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в традиционных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов, для расчета численности работников документационных служб и экономического обоснования применения современных средств вычислительной техники в органах управления.

Работа с кадровыми документами отражается в Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работы по комплектованию и учету кадров (М., 1991).

4. Деятельность службы документационного обеспечения

управления и кадровой службы

Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» в России возник во второй половине XVIII века и обозначал, прежде всего, деятельность, связанную с принятием решений (производством дел).

В наше время термин «делопроизводство» определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении. Таким образом, термин «документационное обеспечение управления» как бы подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства [30].

Одним из центральных вопросов в организации документационного обеспечения деятельности любого учреждения, фирмы, предприятия является создание службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

Рациональность документационного обеспечения управления достигается решением следующих проблем:

§ Определение статуса службы в структуре организации. В крупных организациях это обязательно должно быть самостоятельное структурное подразделение, подчиненное непосредственно руководителю организации, а в небольших - делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь.

§ Комплектование службы ДОУ только высококвалифицированными, профессионально подготовленными кадрами, имеющими высшее и средне специальное образование.

§ Разработка полного пакета нормативно-правовых актов и методических документов, определяющих порядок документирования (создания) документов и организации работы с ними в конкретном учреждении. К ним относятся:

- Положение о службе ДОУ - основной правовой акт, в котором закрепляются место службы ДОУ в структуре организации, ее цели, задачи, функции, права и ответственность;

- Должностные инструкции на каждого работника службы ДОУ, закрепляющие распределение обязанностей и права каждого работника;

- Инструкция по делопроизводству, устанавливающая в организации рациональный, на базе новейших технологий, порядок создания документов и работы с ними;

- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Это минимальный пакет документов, наличие которых, если они составлены качественно, гарантирует порядок и оперативность в информационно-документационном обеспечении деятельности организации.

§ Внедрение компьютерных технологий и их постоянная модернизация.

Только комплексное решение всех указанных проблем позволяет поставить работу по информационно-документационному обеспечению деятельности предприятия, организации или учреждения на уровень потребностей XXI века [37].

В настоящее время основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в центральный архив в соответствии с действующими нормативами;

- сокращение документооборота, унификация форм документов;

- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в министерстве и подведомственной системе.

Таким образом, служба ДОУ осуществляет постановку и ведение информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности организации на уровне современных требований, которые включают создание единой комплексной системы информационно-документационного обеспечения управления, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и кончая сдачей в архив (или уничтожением) [39].

Вторым важным направлением документационного обеспечения деятельности любой организации, предприятия, учреждения является управление кадровой службой.

В зависимости от вида организации, численности ее работников кадровыми вопросами ведает структурное подразделение (отдел кадров) или отдельное должностное лицо.

В настоящее время служба кадров является самостоятельным структурным подразделением предприятия, на которое возлагается ведение кадровой документации (под ней подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы). Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Поэтому документирование движения персонала - неотъемлемая обязанность любой организации, предприятия, учреждения.

Для правильного ведения кадровой документации необходимо, помимо основных законодательных и нормативных документов по делопроизводству, иметь:

- Комментарий к Кодексу законов о труде Российской Федерации (М.: ИНФРА М, 1997);

- Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждена Постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. №162, в ред. от 2 августа 1985 г., с изменениями и дополнениями от 19 октября 1990 г.);

- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (М., Минтруда РФ, 1998);

- Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений и организаций;

- Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (М., Госкомстат, 2001).

5. Документирование управленческих и кадровых документов

5.1 Понятие «документирование»

Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование». Под документированием понимается запись (фиксация) информация на различных носителях по установленным правилам. Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.

Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель - это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Наиболее распространенным носителем документной информации является бумага. Но в настоящее время широко используются и новые носители - магнитные - лента, диски, позволяющие использовать для документирования технические, в том числе автоматизированные, средства [30].

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа (наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.).

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.

Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации (совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению):

- организационно-правовая документация;

- плановая документация;

- распорядительная документация;

- справочно-информационная документация;

- справочно-аналитическая документация;

- отчетная документация.

В данной работе рассматриваются управленческая (организационно-правовая, распорядительная, справочно-информационная) и кадровая (по личному составу) документации.

5.2 Документирование управленческих документов

5.2.1 Организационно-правовые документы

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др. [30].

Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

Эти документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Организационно-правовые документы утверждаются уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа.

5.2.2 Распорядительные документы

Распорядительная документация - одна из наиболее многочисленных групп документов. Основное ее назначение - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему.

К распорядительным документам относятся: постановления, решения, распоряжения, приказы, инструкции, указания. Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А4. В состав реквизитов входят: Герб Российской Федерации, наименование ведомства, наименование учреждения, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Проект распорядительного документа до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, а также со структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом.

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами (постановлений и решений), обсуждаются и принимаются на заседаниях.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения должны иметь две подписи: председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя.

5.2.3 Справочно-информационные документы

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: протокол, предложение, докладная и объяснительная записки, заявление, представление, переписка (служебное письмо, телеграмма, факсограмма, электронное сообщение и др.). Они выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам; инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия [30].

Особое место в системе справочно-информационной документации занимает служебное (деловое) письмо. Письмо составляется на специальном бланке. Обязательными реквизитами являются: наименование организации-автора, почтовые реквизиты организации-автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений.

Письма визируются руководителем подразделения, подготовившего письмо, при необходимости - руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации - куратором соответствующего направления, если письмо будет подписываться руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации на хранение.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя. Датой письма является дата его подписания.

5.3 Документирование кадровых документов

Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Такие документы ведутся в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности. Персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель организации.

В состав документации по личному составу входят: приказы по личному составу, трудовые контракты, трудовые книжки, личные карточки, заявления, характеристики, а также все документы, входящие в личное дело.

Прием на работу в организацию обычно сопровождается созданием следующих документов: заявления, анкеты, трудового договора (контракта), приказа о приеме на работу, личной карточки (форма Т-2).

Перевод (назначение на другую должность) фиксируется в следующих документах: заявлении, докладной записке, приказе о переводе.

Увольнение работника отражается в документах: заявлении или служебной записке и приказе об увольнении.

5.3.1 Заявление

Заявление чаще всего пишется от руки. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется. На нем проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность [29].

5.3.2 Анкета

На практике поступающие на работу обычно заполняют анкету (или листок по учету кадров). Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. В ней указываются: фамилия, имя, отчество (полностью); дата и место рождения; образование. Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. К анкете прилагаются: копии документов об образовании, ученой степени, звании, заверенные подписью работника отдела кадров и печатью; фотокарточки.

По желанию поступающего он может представить характеристику или рекомендательные письма с предыдущего места работы [29].

5.3.3 Трудовой договор

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.

В ст. 18 КЗоТ РФ указывается: «Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку».

Трудовой договор - документ, фиксирующий соглашение между организацией и частным лицом об установлении трудовых отношений и регулирующий эти отношения.

Трудовой договор составляется в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу. Один экземпляр хранится в организации, второй - у работника.

Реквизиты трудового договора: наименование вида документа; дата; регистрационный номер документа; место составления; текст; подписи; печать.

Текст договора должен подробно указывать условия работы, оплату труда, права и обязанности работника, условия отдыха, социального страхования, дату начала и окончания работы. Контракт может содержать и другие условия (например, испытательный срок).

Трудовой договор, подписанный руководителем организации и работником, хранится в личном деле работника [31].

5.3.4 Приказ по личному составу

Одновременно с подготовкой контракта готовится проект приказа по личному составу (о приеме на работу). Приказы оформляются на бланках предприятия для внутренних документов и группируются в отдельное дело.

Реквизиты приказа по личному составу:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дата;

- регистрационный номер;

- место составления;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись.

Подготовленные проекты приказов по личному составу передаются руководителю организации для подписания. Приказ датируется и регистрируется. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом по работе с персоналом. Поступивший сотрудник должен быть ознакомлен с приказом (он ставит ознакомительную визу) [31].

5.3.5 Личная карточка

На всех сотрудников, принятых на работу, заводится личная карточка (форма Т-2), являющаяся основным учетным документом. Ее заполняет работник отдела кадров организации в одном экземпляре на основании представленных документов: паспорта, трудовой книжки, военного билета, документов, подтверждающих образование, квалификацию.

Унифицированная форма личной карточки состоит из следующих разделов:

1) Общие сведения;

2) Сведения о воинском учете;

3) Назначения и перемещения;

4) Отпуска;

5) Дополнительные сведения;

6) Дата и причина увольнения.

Обязательно проставляется дата заполнения карточки и личная подпись работника [31].

Личные карточки хранятся в сейфе в отдельной картотеке. Личные карточки уволенных работников формируют в самостоятельное дело по алфавиту. Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составлена внутренняя опись. Срок хранения личной карточки 75 лет.

5.3.6 Трудовая книжка

На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу.

На титульный лист трудовой книжки вносят сведения о работнике: фамилию, имя и отчество; дату рождения; сведения об образовании, профессии, специальности. На этом же листе, после указания даты заполнения трудовой книжки, работник личной подписью заверяет правильность внесенной информации. Титульный лист подписывает должностное лицо, выдавшее трудовую книжку, на ней ставится печать организации.

На следующих страницах трудовой книжки указываются сведения о работе. Начинают запись с наименования организации, написанного от руки или проставленного с помощью специального штампа [31].

Трудовые книжки хранятся в отделе кадров организации, в сейфе. Они хранятся до востребования не менее 50-ти лет.

5.3.7 Личное дело

После издания приказов по личному составу формируются личные дела.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения и др.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: №дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.

Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно рекомендовать документы включать в дело в следующей последовательности:

§ внутренняя опись документов дела;

§ дополнение к анкете;

§ заявление о приеме на работу;

§ анкета с фотокарточкой;

§ трудовой договор;

§ приказ о приеме на работу (копия);

§ документы об образовании (копии);

§ характеристики или рекомендательные письма.

На документы личного дела составляется внутренняя опись. Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой его является дата заявления о приеме на работу, а конечной - дата увольнения. Личное дело ведется в одном экземпляре.

Для хранения личных дел отводятся специальные шкафы. Дела располагаются по порядку номеров слева направо сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников.

Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем делается отметка в журнале учета личных дел [29].

6. Технология и организация делопроизводства

Обеспечение документирования - это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая - это организация работы с документами.

Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом.

Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций (рисунок 1).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1

Степень совершенства технологической схемы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства организации документированной информацией.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: входящие, исходящие и внутренние. Работа с документами каждой группы имеет свои особенности.

6.1 Порядок прохождения входящих документов

Входящие документы, т.е. документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы движения внутри организации (рисунок 2).

Рисунок 2

В крупных организациях приемом и первичной обработкой корреспонденции занимается специальное структурное подразделение (экспедиция), в небольших - корреспонденция доставляется секретарю руководителя организации.

Перед вскрытием конверта необходимо проверить правильность доставки корреспонденции адресату и целостность упаковки документов. Не вскрывается в экспедиции и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф «Лично», документы на машинных носителях, а также адресованная общественным организациям.

После вскрытия конверта проверяют правильность адресования документа, наличие и количество приложений. При обнаружении недостачи вложений делают специальную отметку при регистрации документа, а о недостаче сообщают корреспонденту. Документы, поступившие не по назначению, следует немедленно переслать по правильному адресу, уведомив об этом отправителя.

После вскрытия корреспонденции конверты, как правило, уничтожают. В некоторых случаях (например, когда по конверту устанавливается адрес отправителя, дата отправки и получения документа, когда на конверте имеются служебные отметки и др.) их подшивают к документу.

На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступления, дату поступления и, при необходимости, количество листов. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу.

Предварительное рассмотрение поступившей корреспонденции проводится работником службы документационного обеспечения управления или секретарем организации. При этом документы распределяются на:

- документы, подлежащие регистрации;

- нерегистрируемые документы;

- документы, направляемые на рассмотрение руководителю организации;

- документы, направляемые на исполнение без резолюции руководителя.

Документы передаются на рассмотрение руководителю организации в зависимости от их назначения и содержания. Обязательно передают на рассмотрение руководителю все документы правительственных и вышестоящих органов, документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства.

Остальные документы после предварительного рассмотрения службой ДОУ направляются исполнителям.

Следующий этап обработки входящей корреспонденции - регистрация. Обычно она проводится в два этапа следующим образом: секретарь начинает регистрацию, затем передает документы на рассмотрение руководителю; а после его резолюции заканчивает регистрацию, записывая в регистрационную форму текст резолюции (конкретное действие, которое необходимо произвести, фамилию исполнителя и срок исполнения).

После регистрации входящие документы передаются в структурные подразделения исполнителям. Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.

Документ должен быть исполнен в срок, указанный в резолюции руководителя или определенный видом документа. Исполненные документы подшиваются в дела [31].

6.2 Порядок прохождения исходящих документов

Исходящие документы, отправляемые организацией по другим адресам, имеют следующий порядок прохождения (рисунок 3).



Рисунок 3

Проект документа составляется специалистом. Все данные, входящие в проект документа, должны быть тщательно проверены.

Рукопись проекта документа передается секретарю для ее оформления по установленной форме. Изготавливают документ в необходимом количестве экземпляров.

После оформления проект документа доводят до сведения всех заинтересованных лиц, которые его визируют. В крупных организациях на некоторых видах документов обязательной является виза юриста. На основании замечаний специалистов в проект документа могут быть внесены дополнения и изменения.

Тщательно подготовленный проект документа передают на подпись руководителю организации, после чего документ регистрируют по установленной форме и отправляют адресату.

В организациях с большим документооборотом централизованной обработкой и отправкой корреспонденции занимается экспедиция, в небольших организациях - сотрудник службы ДОУ или секретарь.

Документы, предназначенные для отправки, должны иметь отметку о виде почтового отправления. Перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, соответствие даты отправки дате регистрации. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю [31].

6.3 Порядок прохождения внутренних документов

Каждая организация в процессе своей деятельности создает массу различных документов для решения своих внутренних проблем и потребностей.

Порядок прохождения внутренних документов может быть следующим (рисунок 4).

Рисунок 4

Обычно внутренние документы на этапе их подготовки и оформления имеют порядок прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) - входящих документов [31].

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной форме (РКФ) [16].

6.4 Регистрация и индексация документов

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др.

В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. Регистрации подлежат как машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами ВТ [16].

В зависимости от объема документооборота для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов организация может избрать различные формы: журналы регистрации, регистрационно-контрольные карточки (РКК), вводить данные о документах в ПЭВМ.

6.5 Контроль исполнения документов

кадровый документационный заявление договор секретарь

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.

Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления [16].

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются в нормативных актах. Индивидуальные сроки определяются руководителем (в резолюции или устно) или указываются в самом документе.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация, организация-автор документа и органы госнадзора.

Сроки подготовки (оформления), представления (отправки) и типовые сроки исполнения документов закрепляются в Табеле документов и в инструкции по документационному обеспечению.

Служба ДОУ или ответственный за документацию учитывает и обобщает данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц.

Как правило, контроль осуществляется по контрольным экземплярам РКК, которые помещаются в картотеку, систематизируемую по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. Контроль осуществляется как до истечения срока (предварительный), так и после его истечения, если документ не был исполнен (последующий). Данные о ходе исполнения документов вносят в графу «Контрольные отметки» РКК.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата [16].

6.6 Составление номенклатур дел

В деятельности любой организации возникает огромное количество различных служебных документов. Чтобы правильно распределить исполненные документы в дела, а при необходимости быстро их найти, необходим классификационный справочник, которым является номенклатура дел организации.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств, утверждаются их руководителями. Эти номенклатуры дел должны быть согласованы с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) своей организации, рассмотрены и согласованы в экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего архивного органа и утверждены руководителем организации отраслевого, административно-территориального органа управления. Переработку и переутверждение примерных (типовых) номенклатур дел проводят, как правило, один раз в 10 лет.

Индивидуальная номенклатура дел - систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации в определенном календарном году. В конкретную номенклатуру дел включаются все документы, которые образуются в деятельности организации в текущем году (в номенклатуру дел не включаются печатные издания и техническая документация).

Реквизиты номенклатуры дел: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, грифы согласования и утверждения.

Номенклатура дел организации на следующий календарный год составляется в 3-4-м кварталах текущего года. Составленные в каждом структурном подразделении организации номенклатуры дел визируются ее руководителем. При наличии в организации ЭК в структурных подразделениях они согласовывают номенклатуру дел своих структурных подразделений. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы ДОУ и направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения. После согласования с ЭПК архивного учреждения номенклатура дел организации утверждается ее руководителем (заместителем руководителя организации, курирующим службу ДОУ).

Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

Согласованная и утвержденная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе ДОУ, второй - используется этой службой в качестве рабочего, третий - используется в ведомственном архиве организации, четвертый - в государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел, и куда документы поступают на постоянное хранение [30].

6.7 Формирование дел

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела формируются в организациях централизованно или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию.

Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой ДОУ или лицом, ответственным за документацию.

Документы организации группируются в дела по определенным признакам (номинативному, авторскому, корреспондентскому, предметно-вопросному, географическому), а внутри дела располагаются в определенной последовательности (хронологической, вопросно-логической, в порядке алфавита по фамилиям, по номерам).

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные правила:

1) В дело помещают только исполненные документы.

2) Формируют дело из документов одного календарного года.

3) Отдельно в дела группируются документы постоянного и временного сроков хранения.

4) В дело подшиваются документы-подлинники в одном экземпляре.

5) Документы, относящиеся к решению одного вопроса, группируются в одно дело.

6) В дело помещают основные документы и приложения к ним.

7) Документы, имеющие гриф ограничения доступа, формируются в дела отдельно от остальных документов организации.

В соответствии с этими правилами распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии [31].

6.8 Порядок проведения экспертизы ценности документов в

организации

Перед сдачей дел в архив проводится экспертиза их ценности - деятельность по оценке значимости документов, выбора системы регистрации и контроля, определения сроков хранения. Экспертиза ценности документов проводится постоянно действующей экспертной комиссией, которая создается приказом руководителя организации. В крупных организациях с большим объемом документооборота создается ЦЭК, задачами которой являются рассмотрение и согласование результатов работы ЭК структурных подразделений, цехов, филиалов.

ЭК действуют на основании утвержденных руководителями организации Положений о постоянно действующей ЭК. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного Положения об ЭК, Федеральной архивной службой России (Росархивом) в 1995 г. утверждено Примерное положение об ЭК организации.

В состав ЭК входят: представитель службы ДОУ, представитель ведомственного архива, специалисты отдельных структурных подразделений.

Объектами рассмотрения комиссии являются: ежегодно пересоставляемая номенклатура дел; описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения; акты об аннулировании и о выделении к уничтожению документов и дел; комплексы документов (дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях) на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения.

В процессе экспертизы ценности выделяют 4 группы дел: постоянного, длительного, временного сроков хранения и документы, подлежащие уничтожению [30].

6.9 Оформление дел

Дела, которые сдаются для хранения в архив, должны быть правильно оформлены.

Дела временного (свыше 10 лет), постоянного сроков хранения и по личному составу подлежат полному оформлению в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов.

Перед сдачей дел в архив производятся следующие виды работ:

- документы в деле располагают в хронологической последовательности (с января по декабрь делопроизводственного года);

- документы в деле нумеруются;

- составляется заверительная надпись дела;

- составляется внутренняя опись документов дела;

- дело прошивается или переплетается в твердую обложку;

- оформляется обложка дела [31].

6.10 Составление и оформление описей дел и передача дел в архив

На дела, завершенные делопроизводством, отобранные на хранение, составляются описи дел.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются [16].