При подготовке к передаче в ведомственный архив дел за несколько лет дела сначала раскладывают по годам, а в пределах года - по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически-структурная. Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством. Дело, начатое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством.

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, согласовывается руководителем делопроизводственной службы учреждения и утверждается руководителем структурного подразделения [29].

Передача дел в ведомственный архив производится по описям дел. При передаче дел в конце каждого экземпляра описи указываются: количество дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи сотрудника архива и лица, передающего дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Такие дела подлежат частичному оформлению, при котором документы хранятся в тех же папках, без дополнительной пересистематизации, нумерации листов, без заверительной надписи.

Дела хранятся в структурных подразделениях или централизованно службой делопроизводства, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт. Обычно составляется акт о выделении к уничтожению документов на дела всей организации. Дела включаются в акт, если срок их хранения истекает к 1 января года, в котором составлен акт [31].

7. Анализ существующей системы делопроизводства ОУМЦ

7.1 Общие сведения об организации

В процессе прохождения практики в Областном учебно-методическом центре была изучена и проанализирована технология работы с управленческой и кадровой документацией на соответствие требованиям ГСДОУ.

Пензенский областной учебно-методический центр Департамента Федеральной государственной службы занятости населения по Пензенской области был образован в 1992 году по Постановлению Министерства труда и социальной занятости населения и назывался учебным центром.

За десятилетнюю историю произошло две реорганизации:

1) в 1995 г. учебный Центр был преобразован в Пензенский учебный центр;

2) в 1998 г. он реорганизован в Пензенский областной учебно-методический центр.

Областной учебно-методический центр (ОУМЦ) является государственным образовательным учреждением дополнительного профессионального образования. ОУМЦ осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Кодексом законов о труде Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, законами Российской Федерации «О занятости населения в Российской Федерации», «Об образовании», «Типовым положением об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов», «Положением о профессиональной подготовке, повышении квалификации и переподготовке безработных граждан и незанятого населения», утвержденным постановлением Минтруда России и Минобразования России, другими федеральными законами и нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, Положением об учебном центре Департамента ФГСЗН по Пензенской области (действующими по состоянию на 01.01.2002) [42].

В состав организационно-правового обеспечения деятельности ОУМЦ входят: Свидетельство о государственной регистрации ОУМЦ; Устав ОУМЦ; договор между ОУМЦ и его учредителем (Департаментом Федеральной государственной службы занятости населения по Пензенской области); лицензии на право ведения образовательной деятельности ОУМЦ; Свидетельство о государственной аккредитации ОУМЦ; должностные инструкции работников ОУМЦ; правила внутреннего трудового распорядка ОУМЦ; штатное расписание ОУМЦ и др. [33]

Основной целью ОУМЦ является предоставление безработным гражданам и незанятому населению на основе согласования потребностей личности, работодателей и прогнозов рынка труда образовательных услуг, способствующих повышению их профессиональной мобильности, конкурентоспособности на рынке труда и трудоустройству.

Основными задачами ОУМЦ являются:

§ Организация профессионального обучения, подготовки, переподготовки и повышения квалификации безработных граждан и незанятого населения, а также сотрудников.

§ Разработка проектов документов, регламентирующих организацию учебного процесса.

§ Участие в разработке и реализации областной программы занятости населения в части профессионального обучения безработных граждан и незанятого населения.

§ Проведение анализа и обобщение практики применения действующего законодательства о профессиональном образовании в образовательных учреждениях системы Федеральной государственной службы занятости.

§ Разработка, рецензирование и подготовка проектов профессиональных образовательных программ и другой учебно-методической документации (в том числе учебных планов по конкретным профессиям, дидактических материалов и т.д.), касающейся обеспечения профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации различных категорий безработных граждан и незанятого населения, а также работников службы занятости населения.

§ Организация изучения общественного мнения слушателей, проходящих обучение в ОУМЦ, по вопросам учебной деятельности центра (анкетирование, опросы и др.).

ОУМЦ осуществляет подготовку как на своей базе, так и на базе действующих образовательных учреждений, заключая с ними договора.

Обучение ведется по профессиям, которые в настоящее время являются наиболее востребованными на рынке труда. За год обучение и переподготовку проходят порядка 1500-2000 человек.

По окончании обучения граждан ОУМЦ выдает им свидетельства государственного образца и содействует в трудоустройстве, тесно взаимодействуя с Федеральным центром занятости [42].

Структура организации включает следующие штатные единицы и структурные подразделения: директор, заместитель директора, секретарь, отдел кадров, расчетно-финансовый отдел, организационно-методический отдел, информационно-консультационный отдел, учебно-производственный отдел, хозяйственный отдел, лаборатория ВТ.

7.2 Постановка делопроизводства

В Областном учебно-методическом центре делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь, который подчиняется непосредственно директору организации.

На секретаря возложены следующие обязанности:

- прием и регистрация корреспонденции;

- внесение сведений в журналы регистрации;

- передача документов на исполнение в соответствии с резолюцией руководителя;

- контроль за исполнением документов;

- отправка исполненной документации по адресатам;

- учет получаемой и отправляемой корреспонденции;

- систематизация и хранение документов текущего архива;

- обеспечение сохранности документов;

- подготовка и сдача в архив организации документов, законченных делопроизводством.

В своей деятельности секретарь ОУМЦ руководствуется:

§ Должностной инструкцией секретаря (1996 г.);

§ ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (М., Госстандарт России, 1997);

§ Государственной системой документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (М., ВНИИДАД, 1991);

§ Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (М., 1992);

§ Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения (М., 1989);

§ Примерной номенклатурой дел образовательного учреждения службы занятости (присланной Минтрудом в 1997 г.).

Секретарь осуществляет свою деятельность в соответствии с должностной инструкцией, утвержденной директором организации в 1996 году.

В разделе «Общие положения» данной инструкции к секретарю предъявляются следующие квалификационные требования: общее среднее образование и индивидуальное обучение не менее трех месяцев.

В разделе «Должностные обязанности» перечислены обязанности секретаря без указания средств ВТ.

7.2.1 Работа с управленческими документами

Рассмотрим существующий порядок движения управленческих документов в Областном учебно-методическом центре.

1) Прием и предварительное рассмотрение корреспонденции осуществляется по установленным правилам (в соответствии с ГСДОУ).

На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступления и дату поступления. Количество листов в документе не указывается.

2) Регистрация документов.

2.1) Регистрируются не все документы. Секретарь не регистрирует большинство справочно-информационных документов: докладные и объяснительные записки, предложения, заявления, представления и некоторые виды служебных писем (например, письмо-благодарность, письмо-извещение, письмо-подтверждение).

2.2) Для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов в ОУМЦ используются журналы регистрации.

Форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент, дата, индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направлен документ
1	2	3	4

Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов



Дата и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание
1	2	3

Журнал регистрации имеет вид книги, в которую все регистрационные данные о документах вносятся вручную.

3) Контроль ведется по резолюциям руководителя в журнале регистрации входящих документов, РКК не составляются.

4) Систематизация завершенных документов ведется в соответствии с номенклатурой дел.

4.1) Номенклатура дел составляется на основе Примерной номенклатуры дел образовательного учреждения службы занятости с использованием Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения (М., 1989).

4.2) Номенклатура дел ОУМЦ имеет следующую форму.

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части)	№№ статей по перечню
1	2	3	4	5

5) Формирование дел осуществляется централизованно, секретарем организации. Формирование дел осуществляется в соответствии с установленным порядком.

5.1) В деле группируются документы одного делопроизводственного года. Исключение составляют переходящие дела (дела по вопросам, которые решаются несколько лет).

5.2) Постановления, приказы, решения вышестоящих организаций хранятся в одном деле с перепиской с вышестоящими организациями.

5.3) Приказы по основной деятельности формируются в дела вместе с приказами по кадрам (о поощрениях, взысканиях, отпусках, командировках, получении премий и др.). Такие дела хранятся в учебном центре 5 лет.

6) Подготовка документов к передаче в архив включает экспертизу ценности документов, оформление дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив ОУМЦ.

6.1) Экспертизу ценности документов, образующихся в деятельности, осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Приказ о создании ЭК и индивидуальное Положение об ЭК в ОУМЦ не разрабатываются, а ЭК в своей работе руководствуется Типовым положением об ЭК образовательного учреждения службы занятости (присланным Минтрудом в 1997 г.).

В состав ЭК входят: лицо, ответственное за делопроизводство и архив ОУМЦ (секретарь), специалисты структурных подразделений. Председателем ЭК назначается заместитель директора ОУМЦ, секретарем - секретарь организации. Заседания ЭК проводятся раз в год и оформляются протоколами, которые утверждаются руководителем организации.

6.2) Оформление дел.

6.2.1) На дела временного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (по личному составу) внутренняя опись документов не составляется.

Оформление обложки дел, заверительной надписи и описи дел несколько не соответствует установленным требованиям ГСДОУ.

Дела долговременного и постоянного сроков хранения сдаются в архив ОУМЦ (чердачное помещение здания ОУМЦ).

6.2.2) Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются по упрощенной процедуре: уточнение на обложках не производится, не указывается номер дела по номенклатуре дел.

6.3) Обеспечение сохранности дел.

6.3.1) В текущем делопроизводстве:

Папки с неисполненными документами хранятся в течение дня на столе секретаря и после окончания работы не убираются в ящик стола или шкаф.

6.3.2) Завершенных дел:

Чердачное помещение, в котором размещается архив организации, не является изолированным и безопасным в пожарном отношении. Все документы архива располагаются на полках, не предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.

7.2.2 Работа с кадровой документацией

Работа с кадровой документацией возложена на служащего отдела по работе с персоналом. В соответствии с имеющейся должностной инструкцией в его обязанности входят:

- ведение учета личного состава организации, ее структурных подразделений;

- оформление приема, перевода и увольнения работников;

- формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений;

- подготовка материалов для представления работников к поощрениям и награждениям;

- заполнение, учет и хранение трудовых книжек;

- ведение учета предоставления отпусков;

- ведение архива личных дел.

В своей работе инспектор по кадрам руководствуется:

§ Трудовым кодексом Российской Федерации [3]

§ Унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты

§ Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (от 10 октября 2003 г. №69)

§ Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (М., 1998);

§ Правилами внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих ЗАО «Пензенская кондитерская фабрика» (2005 г.)

При ведении кадровых документов можно отметить следующее:

- Приказы по личному составу часто не выделяются в отдельную категорию, а издаются вместе с приказами по основной деятельности. Например, одним и тем же приказом оформляется прием на работу нового сотрудника, организация безопасности помещений и закрепляется система окладов работников отдела;

- Приказы о командировании и отпусках издаются только на отдельных работников. При этом формулировки текста приказов отличаются нарушениями, например, в некоторых случаях не указываются даты начала и окончания отпуска, продолжительность командировки.

По окончании рабочего дня личные дела убираются в металлические шкафы, ключи от которых сдаются начальнику отдела кадров под роспись. Трудовые книжки хранятся в сейфе.

8. Разработка организационного проекта ДОУ

С целью приведения деятельности ОУМЦ в полное соответствие с действующей нормативно-законодательной базой, осуществления работы с документами и их оформления по установленным правилам, сохранности документов следует отметить:

8.1 Рекомендации по работе с управленческими документами

В настоящее время руководству организации и секретарю выборочно известны действующие сегодня государственные законодательные и нормативные документы, регламентирующие делопроизводство. Например, о наличии новой Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения в ОУМЦ знают понаслышке, но использовать не считают необходимым.

В настоящее время произошли изменения нормативно-методической базы делопроизводства. С 2000 года введены в действие Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Но ОУМЦ таких документов пока не имеет.

Учебному центру необходимо пополнить свою нормативно-законодательную базу следующими новейшими разработками:

§ Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (от 27.11.2000);

§ Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2000 г.).

Установление в организации рационального, на базе новейших технологий, порядка создания документов и работы с ними регламентируется Инструкцией по делопроизводству, которую следует разработать в ОУМЦ на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

При подготовке номенклатур дел и формировании дел в делопроизводстве, а также при определении сроков хранения и отборе документов на постоянное хранение следует разработать свой Перечень документов со сроками хранения на основе Перечня типовых управленческих документов со сроками хранения.

В ОУМЦ используется должностная инструкция секретаря, не отвечающая сегодняшним требованиям к организации делопроизводства. В ней закрепляются не только должностные обязанности, но и правила документирования, и технология работы с документами. Секретарь должен иметь высшее профессиональное образование и выполнять возложенные на него обязанности с использованием средств организационной и вычислительной техники [25]. Инструкция не содержит раздела, регулирующего трудовые взаимоотношения между должностными лицами.

Должностная инструкция секретаря должна содержать разделы, характеризующие работу документоведа. В этом случае будет определен круг взаимосвязей с другими должностными лицами. Раздел «Взаимоотношения» может также устанавливать порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.

Далее анализируя технологический процесс работы с документами, необходимо отметить следующее:

1) Прием, первичная обработка и проставление регистрационного штампа происходят по установленным правилам.

2) Регистрация документов.

2.1) При существующей системе делопроизводства в ОУМЦ регистрируется от четверти до половины документов, остальные в организации не учитываются, а их поиск строится лишь на предположениях специалистов об их существовании и возможном месте хранения. Как правило, это приводит к плохой сохранности документов и неэффективной справочно-информационной работе. Так, например, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не существует; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, так как не подтвержден факт его поступления.

В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях: распорядительные, организационно-правовые, справочно-информационные, кадровые и др. Регистрируют документы рукописные, машинописные, документы, созданные средствами вычислительной техники. Регистрируются документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц [15].

Таким образом, секретарь должен регистрировать все справочно-информационные документы (в том числе докладные и объяснительные записки, предложения, заявления, представления, служебные письма).

2.2) Формы журналов регистрации должны выглядеть следующим образом:

Форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления	Порядковый номер	Автор (корреспондент)	Название документа	Исходящий номер, дата	Краткое содержание	Кому направлен документ	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Форма журнала регистрации исходящих документов

Дата документа	Порядковый (исходящий) номер	Название документа	Краткое содержание	Кому направлен документ	Примечание
1	2	3	4	5	6

Форма журнала регистрации приказов

Дата документа	Порядковый номер	Заголовок	Кем подписан документ	Примечание
1	2	3	4	5

Журналы регистрации должны заводиться на каждую группу документов (входящих, исходящих, внутренних) отдельно. При регистрации внутренних документов используются журналы для каждого вида документов (приказов, распоряжений и т.п.).

Журнал составляется из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью пишущей машины, принтера, других средств оргтехники и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память. Так, с помощью копировально-множительной техники создание регистрационных форм может осуществляться методом копирования верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем (автор, название документа, дата, индекс, заголовок и т.д.), через прозрачный трафарет.

Но поиск информации при журнальной форме регистрации достаточно сложен, так как сам документ может быть зарегистрирован в одном журнале, а ответные действия на него - в других журналах. ГСДОУ рекомендуется использовать наиболее распространенный способ учета и контроля - регистрационно-контрольные карточки. РКК можно группировать в картотеки по различным признакам, что позволяет быстро находить информацию при большом объеме документов. РКК можно использовать для организации контроля исполнения документов. РКК подвергаются механизированной обработке.

Количество экземпляров РКК определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться [31].

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело [16].

Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм представлены в приложении.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может быть дополнен (например, могут быть указаны исполнители, количество листов документа, ход исполнения, срок хранения документа, наличие приложений и др.).

Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использование оборотной стороны РКК определяется самой организацией.

На оборотной стороне РКК делаются отметки о ходе контроля за сроками исполнения документа. После сдачи РКК в архив заполняется последняя графа, в которой указываются данные о месте хранения документа в архиве.

Для регистрации документов в организации в настоящее время рекомендуется использовать вычислительную технику и копировальные аппараты. В автоматизированной информационно-поисковой системе регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной РКК, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем их прямого ввода с документа в ПЭВМ.

Для регистрации входящих документов учебному центру целесообразно использовать автоматизированную систему контроля, позволяющую осуществлять поиск документов по их виду, резолюции и сроку исполнения.

2.3) Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в организациях создаются информационно-поисковые системы (ИПС) по документам.

Эффективность работы ИПС достигается путем разработки классификационных справочников:

- классификатора вопросов деятельности организации;

- классификатора видов документов;

- классификатора корреспондентов;

- классификатора резолюций;

- классификатора исполнителей;

- классификатора результатов исполнения документов;

- номенклатуры дел.

Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации [16].

3) Контроль за исполнением документов и принятых решений - ключевая функция управления. В виду того, что контроль исполнения в ОУМЦ не соответствует требованиям ГСДОУ, поэтому для своевременного и качественного исполнения документов, получения аналитической информации по оценке деятельности структурных подразделений и конкретных сотрудников необходимо, чтобы он (контроль исполнения) включал в себя следующие последовательные этапы: постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Проверка хода исполнения документов должна осуществляться на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, за пять дней до истечения срока [16].

Контроль исполнения должен осуществляться на нескольких уровнях:

§ формализованный контроль своевременного исполнения;

§ контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

§ контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

§ контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

§ контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

§ контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Разные уровни контроля должны осуществляться в организации различными должностными лицами.

В организациях должен осуществляться контроль по существу вопроса, поставленного в документе, и за сроками исполнения. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляется руководителем организации, структурного подразделения или конкретным лицом по их указанию. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль за сроками исполнения документов осуществляет служба ДОУ, сотрудник организации, ответственный за контроль, секретарь. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредительный [29].

4) Номенклатура дел.

4.1) При составлении номенклатуры дел в организации необходимо использовать Типовой перечень документов со сроками хранения, разработанный для ОУМЦ на основе Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2000 г.).

4.2) Номенклатура дел должна выглядеть следующим образом

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Номенклатура дел обязательно должна содержать графу «Примечание». Эта графа заполняется в течение календарного года. В ней указываются названия Перечней и других документов, используемых при определении сроков хранения дел, делаются отметки о переходящих на новый год делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дела в другую организацию, делаются отметки о переносе информации с традиционного носителя на машинный (индекс машиночитаемого документа) и др.

5) Формирование дел при подготовке их к передаче на хранение.

5.1) В связи с тем, что в деле группируются документы одного делопроизводственного года, поэтому может возникнуть ситуация, когда в одном деле сгруппированы и распорядительные документы, и справочно-информационные, и т.п.

5.2) В соответствии с ГСДОУ распорядительные документы формируются в отдельные дела по названиям (приказы, распоряжения, указания, решения), которые уточняют авторской принадлежностью (приказы министерства, приказы организации и т.д.). Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются их приложениями и группируются вместе с распорядительными документами. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

Переписку следует группировать в дела за период календарного года. В дело переписки помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется, как правило, в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом [15].

5.3) Приказы по основной деятельности (хранятся постоянно) должны формироваться в дела отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение - хранятся 75 лет) и от приказов об отпусках, командировках, получении премий, наложении взысканий (хранятся 3 года).

6) Подготовка документов к передаче в архив.

6.1) Работа ЭК осуществляется на основании Положения о ней, разработанного на основе Типового положения об ЭК образовательного учреждения службы занятости. Положение об ЭК утверждается приказом руководителя организации о создании ЭК.

Приказ о создании ЭК ОУМЦ и Положение о ней и представлены.

Заседания ЭК должны проводиться по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляться протоколами.

6.2) Оформление дел.

6.2.1) В соответствии с требованиями ГСДОУ и «Основных правил работы ведомственных архивов» проводится полное оформление дел постоянного и длительного хранения, которое включает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов; составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; оформление всех реквизитов обложки дела.

Прежде чем подшить дела, из них удаляют металлические скрепления (булавки, скрепки). В конце каждого дела обязательно вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи и - в тех случаях, когда к делу будет составлена внутренняя опись - бланки форм внутренней описи [29].

Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы по основной деятельности…». А также для специфичной документации, в том числе и личных дел.

Для дел с документами по личному составу на отдельном листе по установленной форме составляется внутренняя опись. Она содержит сведения о порядковых номерах документов в данном описываемом деле, их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись, в которой указывают (цифрами и прописью) количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи [16]. Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела - изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию - эти изменения отражаются в последней резервной графе «Приложения» со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи.

Все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Объем дела не должен превышать 250 листов. Если документов в деле больше, дело делится на тома (каждый том нумеруется отдельно), которые имеют тот же заголовок. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс.

В конце дела на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, оговариваются все особенности физического состояния документов в деле и нумерации (литерные и пропущенные номера листов, номера листов с наклеенными документами, номера листов с конвертами и вложениями, номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д.).

Дело, в которое подшиваются документы организации, представляет собой твердую папку, на обложке которой должно быть указано:

- наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело;

- наименование структурного подразделения или направления деятельности в зависимости от структуры описи дел;

- делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;

- номер дела по годовому разделу описи дел;

- заголовок дела;

- дата или крайние даты первого и последнего по датам документов дела;

- количество листов в деле;

- срок хранения дела или запись «Хранить постоянно»;

- архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей - чернилами [30].

На дела постоянного и долговременного сроков хранения, а также на дела по личному составу составляются описи.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела [16].

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывают количество единиц хранения, внесенных в опись, с номерами и датами. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в ведомственный архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования [16].

Оформленные по установленным правилам обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, заверительная надпись, опись дел приведены в приложениях.

Дела временного (свыше 10 лет), постоянного сроков хранения и по личному составу должны передаваться в ведомственный архив в том виде, как они сформировались в делопроизводстве.

6.2.2) На обложках дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения должен проставляться номер дела по номенклатуре дел. В делах проверяется правильность формирования (не попали ли документы с постоянным сроком хранения), они остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и по номенклатуре перекладываются в другой шкаф или сдаются в архив.

6.3) Обеспечение сохранности документов.

6.3.1) Документы в текущем делопроизводстве должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На заседание», «На подпись», «На отправку» и т.п. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки хранятся в течение дня на столе исполнителя, а после окончания работы должны убираться в ящик стола или шкаф. Таким образом, в ОУМЦ отсутствует рациональная система хранения оперативных документов, что приводит к неудовлетворительной сохранности архива организации.

6.3.2) Можно отметить плохую сохранность также документов длительного и постоянного сроков хранения в ОУМЦ (не сохраняются документы более чем за 3 - 4 года), так как все документы, предназначенные к последующему размещению в архиве организации, должны располагаться в порядке ежегодных поступлений на стеллажах или в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света. Помещение, в котором размещается архив организации, должно быть изолированным, безопасном в пожарном отношении, гарантировано от затопления.

С целью оптимизации состава применяемых в организации форм документов, их классификации и унификации, а также в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности целесообразно разработать Табель форм документов.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа. Учебному центру рекомендуется включить в Табель форм следующие документы: положение об организации, положение о структурном подразделении, должностную инструкцию, план, отчет, приказ.

Табель форм документов составляется в табличной форме и содержит графы, в которые вносятся сведения, характеризующие форму документа по различным параметрам: наименование формы документа, код формы по ОКУД, правовое основание применения формы документа и др.

Наименование формы документа	Код формы	Кем и когда утверждена	Периодичность составления	Составитель документа	Внутреннее согласование	Внешнее согласование	Подпись	Утверждение	Печать	Куда представляется	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Наряду с разработкой Табеля форм документов организации целесообразно разрабатывать Альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в Табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления. Унификация форм документов заключается в: определении информации, необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления; установлении оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неиспользуемых показателей; унификации текста документа.

Цель разработки Альбома форм документов - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.

Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:

- соответствие используемых форм документов решаемым задачам;

- юридическую силу документов, подготавливаемых в организации;

- оперативность реализации управленческих функций организации;

- сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов [30].

8.2 Рекомендации по работе с кадровыми документами

В виду того, что в настоящее время вышел новый Трудовой кодекс РФ (с 1 февраля 2002 г.) и была разработана Инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (с 6 апреля 2001 г.), то учебному центру следует рекомендовать начать работать с этими документами.

Введенный в действие Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает обязательность применения ряда правовых актов: коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, а также таких документов, как трудовой договор, трудовая книжка, график отпусков, заявления работника, приказы работодателя, издаваемые в случаях оформления приема, перевода, увольнения, отпуска и др. Трудовой кодекс закрепляет такую норму документирования, как обязанность работодателя выдавать работнику не позднее трех дней со дня подачи заявления копии документов, связанные с его работой (копии приказов о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и др.) [4, ст. 62].

Особую озабоченность вызывает небрежное ведение документации по личному составу. Эта категория документов имеет особую значимость, так как, с одной стороны, является документальным оформлением отношений работника и работодателя, а с другой стороны - выполняет значимую для каждого человека социальную функцию.

При ведении кадровой документации инспектору по кадрам необходимо руководствоваться тем, что:

- приказы по личному составу нельзя издавать вместе с приказами по основной деятельности;

- приказы о командировании и отпусках должны издаваться на всех работников организации. При этом в тексте приказов обязательно указываются даты начала и окончания отпуска, название города и продолжительность командировки.

В ОУМЦ используются старые формы документов, например, приказов и личных карточек. Для достижения единообразия в составлении и оформлении кадровых документов и разработана «Инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (от 6 апреля 2001 года), которая должна быть в любой организации.

С ее введением расширен состав унифицированных форм кадровых документов, появились новые виды документов, такие как штатное расписание, график отпусков, командировочное удостоверение, служебное задание. Расширен и состав разновидностей приказа. К приказам по приему на работу, переводу, увольнению и предоставлению отпуска прибавились формы приказа о направлении в командировку и поощрении работника. Кроме того, особенностью новых форм документов является появление форм приказов (распоряжений) не только на отдельного работника, но и на оформление нескольких работников одним документом, что, безусловно, облегчает работу кадровых служб (например, при одновременном оформлении летних отпусков, премий и т.д.) [38].

В Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (М., Госкомстат, 2001) даются не только формы документов, но и инструкции по заполнению и применению каждой из них.

Рассмотрим новые формы, сравнив их с прежними, на примере приказов. Формы приказов принципиально изменены и упрощены. Проведено значительное сокращение и упрощение формы приказа. Новый приказ умещается на одной странице формата А4 и содержит меньше показателей. Полностью исключена оборотная сторона прежней формы с заключениями медицинского осмотра, отметками о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарного минимума и др. в новой форме нет данных об ознакомлении с условиями работы в структурном подразделении, нет виз согласования, а только виза ознакомления с приказом принимаемого работника. Вместе с тем приказ содержит все необходимые данные для зачисления на работу: наименование структурного подразделения, куда поступает сотрудник, должность (профессия), разряд, квалификация, условия и характер работы, оклад, испытательный срок (если есть). Основанием для составления приказа служит трудовой договор (контракт) с указанием его поисковых данных (даты и номера).

Приказ о приеме на работу нескольких работников имеет табличную форму и содержит те же данные по каждому лицу, принимаемому на работу, но они фиксируются в более компактном виде.

Аналогично изменились формы приказов о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска и увольнении. Формы все одностраничные, простые, содержат все необходимые сведения. Особенно наглядно это видно на приказах о предоставлении отпуска и увольнении, формы которых ранее содержали расчет оплаты отпуска (на приказе об отпуске) и расчет всех выплат (на приказе об увольнении). Все эти формы приказов имеют варианты перевода, увольнения и предоставления отпуска нескольким работникам одновременно.

Новой формой является приказ о поощрении работника за успехи, который составляется на основании представления руководителя структурного подразделения. Так же, как и уже рассмотренные разновидности приказов, он может оформляться на одно лицо или сразу на нескольких работников.

Эти формы также просты, удобны для составления и работы с ними. Очень важно учесть, что форматы бланков унифицированных форм документов являются рекомендуемыми, и организация имеет право вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости и объема показателей, включать дополнительные строки, в том числе свободные, и вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Именно нехватка площади для внесения показателя с большим количеством знаков вызывала наибольшие затруднения при заполнении старых форм и порождала наибольшее количество вопросов при их внедрении.

Организация имеет право внести дополнительные, необходимые ей реквизиты. Но при этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом форм документов должны остаться без изменения. Удаление каких-либо реквизитов из унифицированных форм не допускается. Все изменения, вносимые в формы, должны быть оформлены соответствующими распорядительными документами организации.

Рассмотрим основной учетный документ, представленный в Альбоме форм (2001 г.) - личную карточку работника (форма Т-2). По сравнению с карточкой Т-2 1997 года эта личная карточка имеет некоторые отличия. Во-первых, из нее исключена графа о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, что существенно облегчает труд работника службы кадров, ведущего картотеку Т-2. Во-вторых, позитивно, что введен раздел о социальных льготах, упорядочен раздел об образовании. В целом же карточка Т-2 осталась информационно насыщенной и дает исчерпывающие сведения о работнике [38].

9. Экономическое обоснование повышения эффективности

делопроизводства ОУМЦ

Экономическое обоснование повышения эффективности делопроизводства ОУМЦ проводится с целью определения численности сотрудников, необходимых для документационного обеспечения деятельности организации, и принятия мер по совершенствованию работы ответственного за делопроизводство (секретаря).

Документационное обеспечение деятельности включает: подготовку инструкции по делопроизводству, разработку табеля и альбома форм управленческих документов, подготовку сводной номенклатуры дел организации, текстов организационно-распорядительных документов, регистрацию и контроль исполнения документов, а также работу с обращениями граждан.

Нормы времени на выполнение этих операций приведены в таблице 1 [22].

Таблица 1. - Нормы времени на работы по ДОУ

№ п/п	Наименование работы	Единица измерения	Годовой объем работы, Vнр	Норма времени на единицу измерения, Ннр, час	Нормативная трудоемкость, Тr, час
1	Подготовка положений о структурных подразделениях: - печатание - размножение	1 копия 1 копия	7 7	0,009 0,03	0,063 0,21
2	Подготовка должностных инструкций: - печатание - размножение	3 мл 3 мл	40 40	0,01 0,03	0,4 1,2
3	Разработка альбома форм организационно-распорядительных документов.* Разработка формы: - приказа - докладной записки - бланка письма	1 док-т записка бланк	3 1 1	10,6 8,2 4,11	31,8 8,2 4,11
4	Разработка инструкции по делопроизводству*	5 мл	1	344,0	344
5	Разработка табеля форм управленческих документов*	10 позиций	1	87,5	87,5
6	Составление сводной номенклатуры дел	100 позиций	1	180,0	180
7	Составление альбома форм документов*	50 форм док-тов	1	495,0	495
8	Подготовка организационно-распорядительных документов: - приказа - протокола - служебного письма - докладной записки	5 мл 5 мл 0,2 мл 0,5 мл	150 50 150 30	10, 23 8,0 1,5 0,2	1535 40 225 6
9	Регистрация документов: - отправляемых - получаемых - внутренних (приказов)	230 знаков	150 400 150	0,08 0,04 0,08	12 16 12
10	Постановка документа на контроль:* - приказа - протокола	РКФ РКФ	100 20	0,46 0,03	46 0,6
11	Ведение контрольной картотеки*	РКФ	150	0,08	12
12	Печатание документа	1 мл	1000	0,15	150
13	Регистрация документов: - заполнение регистрационных данных на РК* - заполнение в журналах исходных данных - регистрация в журналах входящих документов, приказов	1 РК 1 запись 1 строка	150 150 150	0,054 0,1 0,01	8,1 15 1,5
14	Нормы времени на контроль исполнения документов*: - постановка на контроль - проверка своевременного доведения до исполнителя - предварительная проверка, регулирование хода исполнения - учет и обобщение результатов контроля исполнения: a) снятие с контроля b) перенос срока c) подготовка справки для информирования руководства	РКК 1 тел. сообщ. 1 напоминание 1 РКК 1 РКК справка по 20 док-там	150 100 100 120 30 8	0,96 0,03 0,84 0,05 0,08 1,8	144 3 84 6 2,4 14,4
15	Работа с обращениями граждан: - получение обращений - регистрация обращений - получение резолюции руководства - передача исполненного обращения по принадлежности	док-т док-т РКК док-т	100 50 50 30	0,09 0,044 0,32 0,14	9 2,2 16 4,2

*) Виды работ, которые в ОУМЦ фактически не выполняются.

На основе норм времени производится расчет явочной численности работников, занятых документационным обеспечением. С этой целью определяется годовая трудоемкость нормируемых работ (Т_r) в часах с учетом объема каждого вида выполняемых работ по формуле:

Т_r = ,

где Н_нрi - затраты времени на выполнение i-того нормируемого вида работы, час; V_нрi - годовой объем i-того нормируемого вида работы, ед. изм.

Т_r = 3296 час.

Годовая трудоемкость работ по ДОУ (с учетом коэффициента k = 1,1, учитывающего затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные потребности) составляет:

Т = 3296 * 1,1 = 3625 чел.-час.

Явочная численность работников (Ч_яв) определяется по формуле:

Ч_яв = Т / Ф_п

где Ф_п - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, час. (принимается равным 1910 час.).

Отсюда, численность: Ч_яв = 3625 / 1910 = 1,8 чел.

Но с учетом того, что виды работ, указанные номерами 3, 4, 5, 7, являются разовыми (т.е. не выполняются ежегодно), то численность работников составит:

Ч_яв = 2325 * 1,1 / 1910 = 1,3 чел.

Так как в ОУМЦ делопроизводственное обслуживание осуществляется одним сотрудником (секретарем), то для повышения производительности и улучшения качества его работы необходимо совершенствовать организацию рабочего места. А для этого оно должно быть оснащено следующими видами оргтехники: ПК, принтером, ксероксом, что будет соответствовать требованиям ведения делопроизводства в организации и позволит более рационально использовать рабочее время.

10. Рациональная организация рабочего места секретаря с учетом

эргономических требований

Внедрение новых информационных технологий существенно изменило характер и условия труда секретаря. Компьютер, радиотелефон, копировальный аппарат, телефакс давно превратились в обязательные элементы технического оснащения рабочего места секретаря.

С одной стороны, современная офисная техника и новые информационные технологии повысили эффективность работы секретарей, а с другой - ухудшили условия их труда (что вызвано появлением новых факторов производственной среды: различных видов излучений, химических веществ и т.д.). В этих условиях большую актуальность приобретают вопросы безопасности труда.

Безопасность секретаря, непосредственно работающего с организационной и вычислительной техникой, зависит от рациональной организации его рабочего места и обеспечивается по трем направлениям.

Первое направление связано с выбором экологически безопасных технических средств [40].

Особое место среди офисной техники, нарушающей безопасность труда секретарей, занимает компьютер. Поэтому при проектировании рабочего места необходимо учитывать:

- факторы, воздействующие на человека при работе с компьютером;

- требования, предъявляемые к параметрам дисплеев;

- светотехнические условия рабочего места секретаря.

Факторы, воздействующие на человека при работе с компьютером. Контингент пользователей персональными компьютерами постоянно расширяется за счет представителей практически всех слоев общества - от дошкольника до министра. Это предопределяется объективными процессами развития, и проблема обеспечения безопасности людей, постоянно работающих с ПК, в обозримом будущем не потеряет своей актуальности.