Документознавство та інформаційна діяльність

В результаті вивчення дисципліни, студенти повинні вміти:

- користуватися програмними засобами для обробки документальної інформації;

- працювати з інструментальними засобами створення і багатокористувацької обробки даних в завданнях діловодства.

Для студентів за напрямом підготовки 6.020105 "Документознавство та інформаційна діяльність" дисципліна “Інформаційні технології в діловодстві” має загальний обсяг в 108 годин, в тому числі лекції - 20, лабораторні - 34, індивідуальна робота - 16 годин, самостійна робота студентів - 38 годин. Вивчення курсу закінчується екзаменом.

документ електронний інформаційний

Методичні поради до вивчення теми

В умовах ринкової економіки та зростання конкурентної боротьби помилки у діяльності будь-якої економічної системи (підприємства, фірми або корпорації) можуть істотно позначитися на фінансових результатах її діяльності і навіть привести до банкрутства. Це викликає необхідність підвищення ефективності управління за рахунок прийняття оптимальних стратегічних та оперативних управлінських рішень та вдосконалення технології управління. Під управлінням розуміють процес завдання мети функціонування об'єкту і вироблення впливів на цей об'єкт в напрямі досягнення поставленої мети. Мета функціонування підприємства реалізується за допомогою ряду ділових процесів, які з окремих компонент, взаємодія яких задається певним регламентом їх виконання. Об'єктами управління можуть бути: матеріальні, грошові, трудові чи інформаційні ресурси, що використовуються при виконанні ділових процесів; самі ділові процеси, що виконуються на підприємстві для досягнення поставленої мети; підрозділи підприємства, де протікають ділові процеси, або все підприємство в цілому.

Щоб стримувати натиск конкуруючих підприємств та організацій, бізнес повинен успішно адаптуватися в мінливому оточенні, тому відзначається прагнення керівництва компаній, з одного боку, до реструктуризації систем управління та вдосконалення процедур управління та ділових процесів, і з іншого, до зменшення обсягів паперової інформації, зниженню вартості обробки інформації та підвищенню ефективності управління нею на шляху організації спільного доступу фахівців до інформації, зберігання та пошуку документів.

Нові інформаційні технології пропонують кошти на досягнення цілей за допомогою двох підходів:

- Реінжинірингу бізнес-процесів;

- Переходу до безпаперової технології управління.

В даному курсі розглядається зміст другого підходу - вибору та застосування методів і засобів організації безпаперової технології управління, яка грунтується на використанні трьох основних концепцій: переходу до електронних документів, створенню систем управління документами і системи електронного документообігу.

Предметом курсу "Інформаційні технології в діловодстві" є теорія і практика використання методів і засобів переходу до безпаперової технології управління: автоматизації процедур роботи з електронними документами, організації зберігання та пошуку електронних документів, організації електронного документообігу та забезпечення управління діловими процесами в економічній системі.

Змістом курсу "Інформаційні технології в діловодстві" є вивчення:

- Структури економічної системи (ЕС), складу виконуваних функцій управління та ділових процесів, що реалізуються в ЕС і визначають маршрути пересування документів;

- Структури системи документаційного забезпечення управління (СДОУ), що входить до складу ЕС, процедур обробки документів, виконуваних СДОУ та організації документообігу в підрозділах економічної системи і між ними, необхідного для функціонування економічної системи;

- Складу системи документації, що відбиває стан економічної системи і розроблені і прийняті рішення, структур одержуваних документів і потоків документів, що виникають при виконанні функцій управління та ділових процесів;

- Структури економічної інформаційної системи (ІС) та електронної системи управління документообігом (ЕСКД), що входить до її складу;

- Переліку та змісту функціональних, що забезпечують і технологічних підсистем ЕСУД;

- Принципів, методів, технічних і програмних засобів, за допомогою яких виконуються основні функції ЕСУД.

Термінологічний словник

Інформаційно-комунікаційні технології (Information and Communication Technologies, ICT) - сукупність методів, виробничих процесів і програмно-технічних засобів, інтегрованих з метою збирання, обробки, зберігання, розповсюдження, відображення і використання інформації в інтересах її користувачів.

Інформаційна технологія - цілеспрямована організована сукупність інформаційних процесів з використанням засобів обчислювальної техніки, що забезпечують високу швидкість обробки даних, швидкий пошук інформації, розосередження даних, доступ до джерел інформації незалежно від місця їх розташування.

Інформаційна технологія - це сукупність методів, виробничих процесів та програмно-технічних засобів, об'єднаних у технологічний ланцюжок, що забезпечує виконання інформаційних процесів з метою підвищення їхньої надійності та оперативності і зниження трудомісткості ходу використання інформаційного ресурсу.

Інформацнйна систйма (англ. Information system) -- сукупність організаційних і технічних засобів для збереження та обробки інформації з метою забезпечення інформаційних потреб користувачів. Таке визначення може бути задовільним тільки при найбільш узагальненій і неформальній точці зору і підлягає подальшому уточненню. Інформаційні системи діють у нашій країні під назвою «автоматизовані системи (АС)».

Тема 2. ЕЛЕКТРОННІ ДОКУМЕНТИ

Методичні поради до вивчення теми

Концепція електронного документа з'явилася в 80-х роках з появою на ринку мікрокомп'ютерів і першого графічного інтерфейсу користувача (GUI). Як стверджують співробітники компанії Delphi Consulting Group, вже сьогодні в деяких областях діяльності електронним способом обробляється до 90% інформації.

На відміну від документів на паперових носіях з їх жорсткими рамками, статичної формою і обмеженими можливостями перехід до динамічних цифрових електронних документів забезпечує особливі переваги при створенні, спільне використання, поширення та збереження інформації. Вони можуть збільшити продуктивність безлічі додатків, що використовуються в бізнесі, зменшити вимоги до розмірів накопичувачів, скоротити або повністю вирішити проблему втрат і невірного розміщення документів. Електронні документи можуть одночасно використовуватися співробітниками в рамках однієї робочої групи, відділу або всього підприємства. Доступ до них здійснюється за кілька секунд, а не хвилин, годин, днів, а іноді й тижнів, що трапляється при використанні документів на паперових носіях. Прискорений доступ до стратегічної інформації разом із значною економією коштів може забезпечити і важливі конкурентні переваги.

Крім перерахованого, електронні документи дозволяють перемістити центр тяжкості комп'ютерної технології з традиційних структурованих алфавітно-цифрових даних на потоки даних, доповнені великими обсягами неструктурованого тексту, зображень, звуку, відео та графіки. Такі документи зможуть також включати гіпертекстові зв'язки, перероблені OLE-об'єкти, текстові об'єкти і реляційні дані. Електронний документ буде обмежений такими параметрами, як його вміст, структура даних, формати і стандарти режиму передачі й, найважливіше, характер його використання. При зміні будь-якого з цих параметрів відповідно змінюватиметься документ. Він буде відкритим, гнучким, адаптованим, багатовимірним.

За кілька років концепція електронного документа отримала свій розвиток від звичайного графічного образу документа до ідеї управління документами. Сьогодні електронний документ - це форма знайомого виду, обробка якої відбувається за допомогою послідовного застосування тісно взаємозалежних технологій у рамках так званих Систем Управління Електронними Документами (СУЕД) чи Electronic Document Management Systems (EDMS).

Потужні системи класу EDMS, що працюють найчастіше на розподілених архитектурах, засновані на комбінації технологій збору, зберігання, пошуку і розповсюдження електронних документів. Значне підвищення продуктивності при використанні технології EDMS відзначено в багатьох галузях: уряд, судочинство, юриспруденція, фармацевтика, страхування, фінансові послуги, охорона здоров'я, виробництво і систему вищої освіти.

Можна виділити наступні основні завдання, які покликана вирішувати система управління документами - вміти переводити паперові документи в електронний вигляд і вміти перехоплювати все створювані електронні документи з усіх джерел надходження:

- З додатків, які створюються текстовими процесорами, електронними таблицями, графічними процесорами, пакетами прикладних програм для настільних видавництв;

- Факсові повідомлення, що прийшли через факс-сервер підприємства;

- Вхідні, вихідні та внутрішні повідомлення, що надходять з електронної пошти;

- Звіти та інші документи, які готують функціональні інформаційні системи, що йдуть на друк або відправляються по факсу, але їх треба перехопити і відправити у сховищі електронних документів.

Багатофункціональні системи управління документами розвиваються під впливом переходу від обчислювальних середовищ на базі мейнфреймів до систем на базі мікропроцесорів, від монолітних закритих додатків до відкритих і інтегрованих програмних компонент.

Змістом третьої концепції є розробка системи електронного документообігу (СЕДО), покликаної для інтеграції всіх інформаційних додатків у єдину інформаційне середовище, що забезпечує оперативну взаємодію всіх користувачів при виконанні ними ділових процедур і функцій управління необхідною інформацією. Система електронного документообігу повинна дозволяти планувати і складати маршрути пересування документів, контролювати це пересування, керувати документообігом і регулювати його.

Ця концепція має стадії свого розвитку від втілення ідеї використання технології "docflow", пов'язаної з плануванням і управлінням документопотоками, до технології "workflow", призначеної для управління діловими процессмі і процедурами, при виконанні яких використовуються і створюються документи.

Системи, засновані на застосуванні технології "workflow", дістали назву Систем Автоматизації Ділових Процесів (САДП) і призначені для моделювання ділових процесів і процедур, що виконуються на підприємстві, контролю їх виконання, оцінки та аналізу ефективності їх виконання, реструктуризації системи управління підприємства.

Термінологічний словник

Система управління базою данних (СУБД) - різновид програмного забезпечення, призначений для створення, редагування та супроводу баз даних.

Документ - основний об'єкт, з яким працює користувач інформаційної системи.

Запит - певним чином складений набір слів, словосполучень та службових символів, що характеризує інформацію, яку хоче знайти користувач.

Тема 3. КОМП'ЮТЕРНІ ТЕХНОЛОГІЇ СТВОРЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

Методичні поради до вивчення теми

Використання формалізованих документів є необхідним практично для будь-якого бізнесу. Здійснення більшості ділових процедур (прийом і виконання замовлень, підготовка рахунків, облік кадрів і т.д.) супроводжується генерацією паперових документів, рухом і послідовним заповненням різних бланків. З появою і розвитком персональних комп'ютерів багато компаній намагаються скоротити трудомісткість і витрати, пов'язані з розповсюдженням, зберіганням і обробкою формалізованої інформації, впроваджуючи різні комп'ютерні системи в першу чергу замінюючи паперові документи на електронні.

Базові функціональні можливості сучасного ПЗ розробки електронних форм повинні включати наступні компоненти: * гнучкі засоби створення і переналагодження структури форм; * засоби підтримки процесу заповнення форм та контролю даних, що вводяться; * зв'язок полів електронних форм з полями баз даних; * засоби автоматизації обчислень значень полів зі змінною інформацією; * засоби маршрутизації та адміністрування проходження форм як всередині організації, так і між компаніями.

Перші програмні системи підтримки роботи з електронними формами з'явилися наприкінці 80-х років і представляли собою інструмент для розробки шаблонів документів. Даний клас ПЗ швидко розвивався, нарощуючи нові можливості по створенню форматів електронних документів, заповнення, маршрутизації і зберігання даних. До перших засобів автоматизації створення документів можна віднести засоби MS Office, за допомогою яких виконуються наступні операції:

- підготовка та зберігання в базах шаблонів текстових і табличних документів;

- пошук шаблонів для заповнення;

- автоматизація процесів заповнення полів зі змінною інформацією з бази даних;

- автоматизація обчислення значень полів ЕД зі змінною інформацією;

- відсилання документів по електронній пошті або по мережі.

Другу групу засобів складають програмні засоби проектування функціональних додатків ЕІС:

- процедурно-орієнтовані мови програмування,

- об'єктно-орієнтовані мови програмування, об'єктно-орієнтовані засоби проектування.

Ці програмні засоби дозволяють виконувати наступні операції:

- розробляти структуру і зміст форми ЕД;

- проводити заповнення запрограмованих екранних форм документів при введенні інформації з паперових носіїв;

- проводити автоматичний контроль правильності заповнення на основі інформації баз даних, за шаблонами заповнюваних полів і з використанням інших методів контролю;

- автоматично виконувати обчислення в документах на основі інформації, що зберігається в базах даних і алгоритмів розрахунку.

Крім них, в даний час використовують спеціалізовані програмні продукти, які дозволяють вбудовувати ЕД в підсистему електронного документообігу, що включається як одну з функціональних підсистем проекту ЕІС для підприємства. Ці програми складають третю групу засобів розробки ЕД і відрізняються наступними властивостями:

- продукти, призначені для проектування ЕД і допомагають швидко імітувати паперові форми;

- більшість з них надають таблиці, кнопки, переглядаються списки, штрихові коди та інші функції автоматизації, що включають зв'язку з різними базами даних;

- вносити елементи настройки типу «персоніфікованих» командних кнопок, але базові форми не можуть бути змінені;

- для основних обчислень в електронних формах доступні як стандартні операції, так і спеціальні фінансові та статистичні функції (застосування таких засобів нагадує побудова формул для електронних таблиць).

Практично всі основні розробники програмного забезпечення обробки форм ЕД включають в такі системи можливість заповнення форм через Web-сервер, що підвищує їх доступність з боку віддалених клієнтів.

Для маршрутизації електронних форм в системах даного класу використовуються електронна пошта мережевий сервер, що робить програмне забезпечення обробки форм необхідним додатком для колективної обробки даних. Дані програми як мінімум мають доступ до служби електронної пошти, так що можна вручну вибирати адреси в момент відправки кореспонденції.

Усі програми пропонують один із способів маршрутизації форм. Після створення форми можна призначати її розсилання, а також вказувати правила і умови, що дозволяють уникнути певні поштові маршрути.

Термінологічний словник

Функція АСУ -- це сукупність дій інформаційної системи, яка спрямована на досягнення зазначеної мети. Перелік функцій конкретної АСУ залежить від сфери її діяльності, об'єкта управління, її призначення та ін. Наприклад, в ІС управління фінансами країни виділяють дві основні функції: планування бюджету і виконання бюджету.

Компонент (підсистема) АСУ -- це її частина, що виділена за зазначеною ознакою або сукупністю ознак і розглядається як одне ціле. Компоненти комп'ютерної АСУ за своїм призначенням передусім поділяються на забезпечуючі і функціональні. Забезпечуючі містять у собі організаційне, методичне, технічне, математичне, програмне, інформаційне, лінгвістичне, правове та ергономічне забезпечення.

До організаційного забезпечення належить сукупність документів, що описують технологію функціонування АСУ, методи вибору і застосування користувачами технологічних прийомів для одержання конкретних результатів при функціонуванні АСУ.

Інформаційне забезпечення містить у собі не лише інформаційні ресурси, як предмет праці, та інформацію, як продукт праці, а й засоби і методи ведення усієї інформаційної бази -- об'єкта управління.

Отже, до інформаційного забезпечення належать також методи класифікації і кодування інформації, способи організації нормативно-довідкової інформації, побудови банків даних, зокрема побудови і ведення інформаційної бази і т. ін.

Технічне забезпечення об'єднує сукупність усіх технічних засобів, що використовуються при функціонуванні комп'ютерної АСУ.

До математичного забезпечення віднесено сукупність математичних методів, моделей і алгоритмів розв'язування завдань, які застосовуються в АСУ; моделі та алгоритми, що входять до цього забезпечення як інструмент подальшої розробки програмних засобів. Моделі системи управління та об'єкта автоматизації належать звичайно до організаційного забезпечення.

Програмне забезпечення являє собою сукупність програм на носіях даних і програмних документів, які призначені для відлагодження, функціонування і перевірки працездатності АСУ.

Лінгвістичне забезпечення містить сукупність засобів і правил для формалізації природної мови, які використовуються при спілкуванні користувачів та експлуатаційного персоналу АСУ з комплексом засобів автоматизації при функціонуванні АСУ.

До правового забезпечення належить сукупність правових норм, які регламентують правові відносини при функціонуванні АСУ та юридичний статус результатів такого функціонування.

Методичне забезпечення містить у собі сукупність документів, які описують технологію функціонування АСУ, методи вибору і застосування користувачами технологічних прийомів для одержання конкретних результатів при функціонуванні АСУ.

Ергономічне забезпечення АСУ являє собою сукупність засобів і методів, які створюють найсприятливіші умови праці людини в АСУ, умови для взаємодії людини і ЕОМ.

Завдання на лабораторне заняття

На лабораторному занятті необхідно створити структуру бази даних підприємства для проведення управління документообігом. Створення бази даних необхідно виконати у програмному продукті «Парус-Канцелярия 7.40».

Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань

Лабораторне заняття №1

Створення бази даних (БД)

Створіть в кореневому каталозі диска D: порожню папку, назвіть її BasaParusKancelyariya_Prizvische

Запустіть модуль «Парус-Канцелярия 7.40». Для цього виберіть пункт головного меню MS Windows: Пуск > Программы > ПАРУС-Предприятие 7.40 > ПАРУС-Канцелярия 7.40

У вікні, що з'явилося:

- у полі База даних вкажіть назву бази даних - Магазин «Гігабайт»;

- у полі Шлях до БД вкажіть шлях до папки, яку ви створили, система запропонує назвати основний файл бази WPARUS.DBC;

у роботі Ви використовуватимете ім'я користувача бази даних SUPERVISOR (це користувач з максимальними правами на всі дії в базі даних і правами адміністрування користувачів БД);

введіть пароль admin (маленькими латинськими літерами);

натисніть кнопку OK (див. рис. 1);

система Парус запитає: У даному каталозі база даних відсутня. Створити? Виберіть відповідь Так;

у вікні, що з'явилося (рис. 2), поставте прапорець Демонстраційна конфігурація, Комплектація > Госпрозрахунок;

натисніть кнопку Почати;

зачекайте, поки буде виконана генерація БД.

Рис. 1 - Реєстрація БД в системі Парус - Канцелярия 7.40

Ознайомтеся із загальним призначенням основних пунктів меню головного вікна системи Парус - Канцелярия. Допомога по поточному розділу системи викликається натисненням клавіші F1.

Рис. 2 - Вибір конфігурації БД в системі Парус - Канцелярия 7.40

Словник «Організації та МВО»

Заповніть словник «Організації та МВО» відомостями про вашу організацію. Для цього виконайте послідовно наступні дії:

- відкрийте пункт меню «Словники» - підпункт «Організації та МВО»;

- у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна словника) активуйте подвійним клацанням миші верх дерева словника - розділ Організації та МВО;

- клацніть правою кнопкою миші на розділі, виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт Додати

- введіть назву нового каталога - «Організації», відкрийте його подвійним клацанням миші;

- перейдіть в праву верхню панель словника «Організації та МВО» під назвою Список організацій та матеріально-відповідальних осіб одинарним клацанням лівої кнопки миші;

- викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт Додати;

-на екрані з'явиться форма Контрагент: Додавання;

- створіть нового контрагента, встановіть перемикач Тип: Організація, введіть його мнемокод Гігабайт (далі буде використано при управлінні організацією) і повне найменування Магазин Гігабайт (див. рис. 3);

- інші реквізити контрагента можна ввести при необхідності. Натисніть кнопку Записати.

Щоб додати каталог того ж рівня, що і Організація, активуйте подвійним клацанням миші верх дерева каталогів Організації та МВО. Потім додайте (правою клавішею миші викличте контекстне меню і виберіть Додати) новий розділ МВО (матеріально-відповідальні особи).

Щоб додати підкаталог (тобто новий рівень) до каталога МВО, активуйте каталог МВО і правою кнопкою миші додайте підкаталог Співробітники. Система дозволяє створювати необмежену кількість каталогів і рівнів вкладення каталогів.

Увага: система не дозволяє додавати підкаталоги до каталога, що містить записи і видаляти каталог (або підкаталог), що містить записи. (Спробуйте створити підкаталог до каталога Організації, спробуйте видалити каталог Організації та МВО).

Рис. 3 - Форма додавання контрагента - Організація

Словник «Номенклатор товарів та послуг»

Містить інформацію про майно і про всі види послуг, що надаються для обслуговування клієнтів підприємства, а також інформацію про історію зміни цін на товари і послуги, що надаються підприємством. Заповніть словник «Номенклатор товарів та послуг» послугами, а також товарами. Для заповнення виконайте послідовно наступні дії.

Створіть в словнику «Номенклатор товарів та послуг» потрібні для подальшої роботи підрозділи: «Комп'ютерна техніка», «Мережне обладнання», «Технічне обслуговування». Для цього виконаєте послідовно наступні дії:

відкрийте пункт меню «Словники» - підпункт «Номенклатор товарів та послуг»;

у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна словника) активуйте подвійним клацанням миші верх дерева словника - розділ Номенклатор товарів та послуг;

клацніть правою кнопкою миші на розділі, виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт Додати;

- введіть назву нового підрозділу - «Комп'ютерна техніка»

Аналогічним чином самостійно створіть інші підрозділи.

Створіть потрібні для подальшої роботи товари підрозділу «Комп'ютерна техніка» - «Принтер Canon MP250», «Монітор Samsung», «Акустична система F&D». Для створення послуги «Принтер Canon MP250», виконайте послідовно наступні дії:

активуйте створений підрозділ «Комп'ютерна техніка», в дереві каталогів подвійним клацанням миші;

перейдіть в праву верхню панель вікна словника «Номенклатор товарів та послуг» під назвою Список товарів та послуг одинарним клацанням лівої кнопки миші;

викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт Додати;

на екрані з'явиться форма Номенклатурна позиція: Додавання ;

заповніть поля вкладки «Основні дані» цієї форми: Тип номенклатурної позиції - Товар; Код ТМЦ - введіть коротке найменування номенклатурної позиції або її номер, наприклад, MP250.; Найменування - введіть повне найменування позиції - Струйний принтер Canon MP250; Одиниця виміру (ОВ) - вибирається з відповідного словника натисненням кнопки . Кнопка викликає список останніх десяти понять, які використовувалися в цьому полі. Одиниця виміру для принтера - шт.

Якщо потрібної одиниці вимірювання немає в словнику «Одиниці виміру», її можна створити, як базове поняття або як похідне. Система дозволяє задавати необмежену кількість базових ОВ. Похідну можна створювати двома способами.

Перший:

викличте словник «Одиниці виміру» натисненням кнопки ;

активуйте підрозділ словника «Одиниці кількості» в дереві каталогів подвійним клацанням миші;

виділіть базову ОВ «Шт» в правій верхній панелі вікна словника «Одиниці виміру» під назвою Список одиниць виміру

у правій нижній панелі вікна словника «Одиниці виміру» під назвою Похідні одиниці виміру викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт Додати;

на екрані з'явиться форма Одиниця виміру: Додавання;

заповніть поля цієї форми: Мнемокод - введіть скорочену назву похідної ОВ в даному випадку год.; Найменування ОВ - введіть повне найменування похідної одиниці вимірювання в даному випадку 1 година; у полі Похідна від виберіть одиницю виміру- Шт, у полі після знаку рівності введіть коефіцієнт співвідношення базової одиниці Година до похідної - шт; прапорець Співвідношення одиниць постійне залишити активним;

після закінчення роботи з формою Одиниці виміру: додавання натисніть кнопку Записати (див. рис. 4);

Другий:

- знаходячись в кореневій таблиці (верхня частина), викликати команду Додати у формі, що відкрилася в полі Похідна від вказати відповідну ОВ. Решта полів заповнюється як в першому випадку.

Зверніть увагу, що в кореневій таблиці відображаються і базові і похідні ОВ. Для повернення у вікно форми Номенклатурна позиція: Додавання і одночасно вибору ОВ для створюваної послуги натисніть кнопку Вибрати.

Рис. 4 - Форма додавання похідної одиниці вимірювання

Поля вкладки «Основні дані» Група товарів, Артикул і Штрих-код не заповнювати; прапорець Доступна у товарному блоці залиште активним (використовується для фільтрації ТМЦ при виписці товарних документів).

Тепер заповніть поля вкладки «Додаткові дані» форми Номенклатурна позиція: Додавання поле ПДВ - вкажіть ставку податку на додану вартість (20 % за умовчанням); прапорець Вже включено в суму - вкажіть, чи включається ПДВ у вартість ТМЦ (для поточного ТМЦ - товару - ПДВ в ціну включається, тобто прапорець активний); якщо в ціну номенклатурної позиції входять суми акцизу і дорожнього збору вкажіть це, поставивши у відповідні поля прапорці і вказавши суму. Для поточного створюваної послуги дані прапорці необхідно вимкнути. У полі Примітка можна внести додаткову інформацію про послугу. Після закінчення роботи з формою натисніть кнопку Записати (див. рис. 5).

У нижній панелі вікна словника «Номенклатор товарів та послуг» для знов створеного товару Принтер Canon MP250 у вкладці «Історія зміни цін» з'явиться дата її створення (за умовчанням буде виставлена поточна дата). У вкладці «Ціна реалізації» шляхом виклику контекстного меню Додати додаємо позицію Ціна реалізації 500,00 грн. При цьому необхідно створити тариф Базовий натиснувши кнопку біля поля Тариф.

Аналогічним чином додаємо Ціна реалізації товару Монітор Samsung та Акустична система F&D, що дорівнює 1496,00 грн та 358 грн відповідно.

Самостійно до каталогу комп'ютерна техніка додайте товари приведені в таблиці 2.

Таблиця 2 Товари словника «Номенклатор товарів та послуг»

Аналогічним чином самостійно створіть послуги Ремонт принтеру, Встановлення операційної системи, Заправка картриджів, Відновлення даних, Збірка комп'ютеру, що входять до підрозділу Технічне обслуговування. Значення ПДВ вказати 0%.

Рис. 5 - Форма додавання номенклатурної позиції

При введенні номенклатурних позицій, що мають однакові ОВ, виберіть з контекстного меню підпункт Розмножити; у формі, що з'явилася, виправіть код ТМЦ і найменування для нового товару.

Якщо у Вас великий перелік позицій (н-р в словнику «Номенклатор товарів та послуг») і Вам потрібно швидко знайти якийсь конкретний запис, а Ви не знаєте, в якому розділі він знаходиться то поставивши курсор на верх дерева каталогів «Номенклатор товарів та послуг», викличте функцію Від поточної всі. У вас з'являться всі записи зі всіх каталогів цього розділу. Наприклад, точна назва Вам не відома, але відомо, що шуканий запис має ОВ - шт. Правою клавішею миші викличте функцію Відібрати. Система дозволяє задавати умови відбору по всіх полях в будь-якій комбінації. В даному випадку задаємо ОВ - шт. і натискаємо Встановити. В результаті відображаються тільки ті позиції, які відповідають умовам відбору. І Ви можете із списку, що з'явився вибрати ту позицію, яку шукаєте. Якщо Ви хочете дізнатися в якому підкаталозі знаходиться даний запис, то поставивши на неї курсор, натисніть комбінацію клавіш Shift + Backspace.

Завдання на лабораторне заняття

На лабораторному занятті необхідно виконати внесення товарних запасів в створену базу даних. Внесення товарних запасів необхідно виконати у програмному продукті «Парус-Канцелярия 7.40».

Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань

Лабораторне заняття №2

Внесення товарних запасів в базу даних

Для внесення товарних запасів необхідно виконати наступні дії:

відкрийте пункт меню «Облік» - підпункт «Ціни реалізації»;

у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна словника) активуйте клацанням миші каталог Комп'ютерна техніка;

одинарним натисненням лівої кнопки миші, в правій частині вікна Ціни реалізації виберіть пункт Принтер Canon MP250;

клацніть правою кнопкою миші на пункті Принтер Canon MP250, виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт Товарні запаси;

у вікні Товарні запаси, що з'явилося, натисніть праву кнопки миші та виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт Додати;

в результаті цього відкриється форма Товарні запаси: Додавання. Для заповнення цієї форми необхідно виконати наступні операції:

· для заповнення поля Найменування натисніть кнопку , в результаті чого з'явиться словник Номенклатор товарів та послуг;

· в лівій частині вікна Номенклатор товарів та послуг виберіть каталог Комп'ютерна техніка, після чого перейдіть в праву частину вікна та виберіть Принтер Canon MP250 та натисніть кнопку Обрати;

· на наступному етапі оберемо матеріально-відповідальну особу, для чого необхідно натиснути кнопку , в результаті чого з'явиться словник Організації та МВО;

· так як матеріально-відповідальна особа відсутня, то її необхідно створити, для чого виберіть у дереві каталогів підкаталог МВО;

· у правій частині вікна під назвою Список організацій та матеріально-відповідальних осіб натисніть праву кнопку миші та виберіть пункт Додати;у вікні Контрагент: Додавання, що з'явилося, виберіть пункт МВО та введіть мнемокод Петренко П.П. (інші дані введіть за необхідністю) (рис. 6). Натисніть кнопку Записати.

· у вікні Організації та МВО виділіть необхідну матеріально-відповідальну особу та натисніть кнопку Обрати;

· на наступному етапі у вікні Товарні запаси: Додавання необхідно заповнити поле Фактично, яке відображає кількість товару, що знаходиться на складі. У вказане поле вводимо значення 4.

· в результаті виконаних дій Ви повинні отримати вигляд вікна Товарні запаси: Додавання, що приведений на рис. 7. Після цього натисніть кнопку Записати.

Рис. 6 Додавання матеріально-відповідальної особи

Рис. 7 Додавання товарних запасів

- в результаті виконаних дій Ви повинні отримати інформацію про те, що товару Принтер Canon MP250 доступно у кількості 4 шт.;

Аналогічним чином додайте товарні запаси для інших товарних позицій у відповідності до табл. 3.

Таблиця 3Товарні запаси

Завдання на лабораторне заняття

На лабораторному занятті необхідно здійснити прихід товару в створену базу даних. Прихід товару необхідно здійснити у програмному продукті «Парус-Канцелярия 7.40».

Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань

Лабораторне заняття №3

Здійснення приходу товарів.

(Скористатися новими операціями для здійснення приходу продуктів, що поступили можна за допомогою облікового модуля системи Парус - Парус -Бухгалтерія 7.40.)

Відкрийте базу даних Магазин «Гігабайт» за допомогою модуля Парус-Бухгалтерія 7.40. Для цього виберіть пункт головного меню MS Windows: Пуск > Программы > ПАРУС-предприятие 7.40 > ПАРУС-Бухгалтерия 7.40.

У вікні, що з'явилося:

у полі База даних вкажіть назву бази даних Магазин «Гігабайт»;

у полі Шлях до БД вкажіть шлях до папки зі створеною базою даних;

введіть ім'я користувача бази даних SUPERVISOR;

введіть пароль admin (маленькими латинськими літерами );

натисніть кнопку OK.

Здійсніть прихід необхідних товарів на склад підприємства. Для цього виконаєте послідовно наступні дії:

відкрийте пункт меню «Облік» - підпункт «Господарські операції». Відкриється журнал Господарські операції;

у лівій частині вікна створіть підрозділ «Прихід» журналу Господарські операції в дереві каталогів;

перейдіть в праву верхню панель вікна Господарські операції одинарним клацанням лівої кнопки миші;

викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт Додовання, підпункт Додати за зразком. Ця дія викличе словник Зразки господарських операцій;

у словнику активуйте подвійним клацанням миші підрозділ Зразки для док. на прихід товару, перейдіть в праву верхню панель вікна і виберіть операцію Прихід товару від постачальників (ПДВ 20%);

перейдіть в праву нижню панель вікна під назвою Специфікації, виберіть рядок з записами Дебет 281 та Кредит 631, натисніть кнопку обрати. Ця дія відкриє вікно для редагування Господарська операція: Додавання за зразком;

перейдіть у вкладку Специфікації;

у вкладці Специфікації оберіть Дебет281-Кредит631. Викличте на вибраній проводці контекстне меню, виберіть в ньому підпункт Виправити;

у вікні, що з'явилось, в полі «Дебет» заходимо в і вибираємо 281 рахунок У полі «Кредит» - 631 рахунок.

у полі Найменування за допомогою кнопки викличте словник Номенклатор товарів та послуг, виберіть у ньому в верхній таблиці Струйний принтер Canon MP250, поставте курсор на нижню таблицю і натисніть на Обрати (якщо поле Найменування не активне, то в полі Дебет зайдіть в , ставите курсор на 281 рахунок і правою клавішею миші викличте контекстне меню і виберіть Виправити У полі Типова форма обліку виберіть 2 - Матеріали, Товари. Потім натисніть Записати і Обрати).

після заповнення Найменування, задайте кількість товару що поступає на склад, - 5, задайте ціну в полі ціна: 450 грн.;

натисніть кнопку Записати;

прихід наступного товару здійснюємо в цій же вкладці, шляхом розмноження (копіювання) поточної проводки і введення аналогічним чином найменування товару, довільної кількості його приходу і ціни;

аналогічним чином самостійно здійсніть прихід решти товару із словника «Номенклатор товаров и услуг». Ціну і кількість задавайте згідно табл. 4;

натисніть кнопку Записати.

Рис. 8 - Форма додавання проводок в журнал операцій

Таблиця 4Товари словника «Номенклатор товарів та послуг»

На лабораторному занятті необхідно виконати реєстрацію договірних документів в створеній базі даних. Реєстрацію договірних документів необхідно виконати у програмному продукті «Парус-Канцелярия 7.40».

Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань

Лабораторне заняття №4

Реєстрація договірних документів

Для створення договірного документу необхідно виконати наступні дії:

відкрийте пункт меню «Документи» - підпункт «Договірні документи»;

у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна словника) активуйте подвійним клацанням миші верх дерева словника - розділ Договірні документи;

клацніть правою кнопкою миші на розділі, виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт Додати;

- введіть назву нового каталога - «Оптовий продаж». Аналогічним чином створіть каталог «Продаж у роздріб» та «Обслуговування». Відкрийте каталог «Продаж у роздріб» подвійним клацанням миші;

- перейдіть в праву верхню панель вікна «Договірні документи» та виберіть вкладку «Договірні документи» одинарним клацанням лівої кнопки миші;

- викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт Додавання-Додати;

-на екрані з'явиться форма Договірний документ: Додавання;

- створіть новий договірний документ, встановіть перемикач Документ: ДОГОВІР, введіть назву контрагента платника та одержувача.

· Для створення контрагента платника натисніть кнопку , у вікні Клієнти та потенційні клієнти у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна) активуйте подвійним клацанням миші верх дерева словника - розділ Клієнти та потенційні клієнти;

· клацніть правою кнопкою миші на розділі, виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт Додати;

· введіть назву нового каталога - «Продаж у роздріб», відкрийте його подвійним клацанням миші. Аналогічним чином створіть каталог «Оптовий продаж» та «Обслуговування». Відкрийте каталог «Продаж у роздріб» подвійним клацанням миші;

· перейдіть в праву верхню панель вікна «Клієнти та потенційні клієнти» під назвою «Організації» одинарним клацанням лівої кнопки миші;

· - викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт Додати;

· на екрані з'явиться форма Організація: Додавання;

· в поле Мнемокод організації введіть скорочену назву організацію якій виконується продаж техніки (наприклад Олешко В.І.). Заповніть інші поля вікна Організація: Додавання (див. рис. 9);

Рис. 9 - Форма додавання організації

· натисніть кнопку Записати;

· у вікні Клієнти та потенційні клієнти натисніть кнопку Обрати (див. рис. 10).

Рис. 10 - Форма додавання контрагента платника

Виберіть контрагента одержувача, для цього:

· натисніть кнопку , у вікні «Організації та МВО» у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна) виберіть підрозділ Організації;

· у правій частині вікна «Організації та МВО» під назвою Список організацій та матеріально відповідальних осіб виберіть організацію Магазин Гігабайт;

· натисніть клавішу Обрати (див. рис. 11).

Рис. 11 - Форма додавання контрагента одержувача

- інші реквізити контрагента можна ввести при необхідності.

- для додавання переліку товарів, на продаж яких заклечається договір, перейдіть у вкладку специфікації в верхній частині вікна Договірний документ: Додавання;

- натисніть праву кнопку миші та виберіть пункт Додати, в результаті чого з'явиться вікно Специфікація: Додавання;

- для вибору необхідної специфікації введіть її назву шляхом натиснення кнопки ;

- у вікні Ціни реалізації, що з'явилося виберіть необхідний вид товару, а також в нижній частині вікна ціну його реалізації, та натисніть кнопку Обрати;

- в результаті цього поля вікна Специфікація: Додавання будуть заповнені (рис. 12), Вам необхідно тільки вказати необхідну кількість обраного товару в полі Кількість;