Документознавство та інформаційна діяльність

- виберіть Попередню відповідь натиснувши кнопку ;

- у вікні Вихідні документи виберіть каталог Гарантійне обслуговування;

- перейдіть у праву верхню частину вікна та виберіть необхідний вихідний документ;

- натисніть кнопку Обрати;

- вигляд вікна «Хід виконання: Додавання» приведений на рис. 55;

- натисніть кнопку Записати;

Рис. 55 - Вигляд вікна Хід виконання: Додавання

- в результаті виконаних дій вікно «Звернення громадян» буде мати вигляд представлений на рис. 56.

Рис. 56 - Вигляд вікна Звернення громадян

Аналогічним чином створіть п'ять звернень громадян на основі раніше укладених договорів.

5.7. Запитання для поточного контролю знань

1) Для чого використовуються системи бізнесаналітики?

2) З яких елементів складається глобальна система бронювання?

3) Що називають Internet?

4) Які функції виконує Internet-крамниця?

ТЕМА 6. ВИКОРИСТАННЯ КОМП'ЮТЕРНИХ ТЕХНОЛОГІЙ В ПРОЦЕСІ РУХУ ДОКУМЕНТІВ

Методичні поради до вивчення теми

Системи класу "docflow" орієнтовані використання форм електронних документів, розробки яких плануються маршрути проходження цих документів через фахівців певних відділів.

Обробка, виконання і пересування кожного документа у створенні здійснюється відповідно прописаному для нього маршруту. Системи цього класу застосовуються для середніх і великих підприємств і організацій з великими потоками різноманітної документації, мають суворо регламентовані процедури обробки.

Системи автоматизації ділових процесів

Цей клас систем документообігу "workflow" призначений для жорстко структурованих ділових процесів, в яких рідко виникають виняткові ситуації. На виконання робіт залучено велику кількість взаємодіючих співробітників, що мають справу з різними типами інформації. Програмне забезпечення типу "workflow" орієнтоване на ділової процес, і для нього найкраще підходять архітектура "клієнт-сервер" і високопродуктивні сервери. Прикладами областей, в яких застосовуються дані системи, можуть бути банки, державні служби, служби кредитних карток покупців чи страхові компанії. Проте слід врахувати, що на рівні великих підприємств і корпорацій автоматизація ділових процесів не може бути досягнута за допомогою окремих систем вільної чи жорсткої маршрутизації або орієнтованих на електронну пошту, - потрібна інтеграція цих рішень відповідно до запитів конкретного підприємства. Тому в даний час отримують велике поширення інтегровані системи управління документообігом, що поєднують виконання всіх функцій і працюють з віддаленими користувачами через засоби Internet. Головним компонентом СЕДО класу "ad hoc-", за допомогою якого можна автоматизувати процеси прийому і передачі документів до організації, є система "електронної пошти" (ЕП). Система ЕП являє собою сукупність технічного, програмного та інформаційного забезпечення, яка розробляється з урахуванням характеристик конкретних організацій: обсягів потоків інформації, організаційної структури, типів документів і т.д. В даний час розроблена велика кількість програмних систем ЕП. Розглянемо особливості їх застосування на основі системи "1С: Електронна пошта", розробленої фірмою 1С.

Хороша відомча електронна пошта повинна будуватися аналогічно звичайної "паперової" поштою. У цьому випадку вся система ділиться на поштові відділення (вузли), до яких прикріплюються конкретні абоненти. В якості поштового вузла, що розгортається у штаб-квартирі фірми, використовується, як правило, локальна мережа (ЛОМ). На декількох робочих станціях (хостах) встановлюють модеми для обслуговування віддалених абонентів, інших поштових відділень і прийому / передачі факсових повідомлень по телефонних каналах зв'язку, а на інших розташовують робочі місця локальних абонентів.

Це пов'язано з тим, що в штаб-квартирі знаходяться основні споживачі інформації, які отримують зручний доступ до поштового відділення через робочі станції локальної мережі. Проте іноді буває досить розгорнути поштове відділення на окремій машині (хості), доступ до якого буде здійснюватися тільки по телефону через модеми.

Для передачі інформації можуть використовуватися різні транспортні засоби: телефонналінія, виділені канали або глобальні мережі передачі даних.

Термінологічний словник

ERP (Enterprise Resource Planning) -- система планування і управління ресурсами підприємства, необхідними для здійснення продажів, закупівель і обліку при виконанні замовлень клієнтів у сферах виробництва, дистрибуції і надання послуг.

Microsoft Dynamics NAV -- комплексне рішення, що автоматизує всі сфери діяльності підприємства, що формує нові конкурентні переваги і надійну платформу для подальшого росту компанії.

Завдання на лабораторне заняття

На лабораторному занятті необхідно виконати заповнення реєстру кореспонденції в створеній базі даних. Заповнення реєстру кореспонденції необхідно виконати у програмному продукті «Парус-Канцелярия 7.40».

Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань

Лабораторне заняття №15

Заповнення реєстру кореспонденції

Для заповнення реєстру кореспонденції необхідно виконати наступні дії:

відкрийте пункт меню «Облік» - підпункт «Реєстр кореспонденції»;

у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна словника) активуйте подвійним клацанням миші верх дерева словника - розділ Реєстр кореспонденції;

клацніть правою кнопкою миші на розділі, виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт Додати;

- введіть назву нового каталогу - «2011»;

- перейдіть в праву верхню панель вікна «Реєстр кореспонденції» та виберіть вкладку «Реєстр кореспонденції» одинарним клацанням лівої кнопки миші;

- викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт Додати;

- на екрані з'явиться форма «Реєстр: Додавання»;

- заповніть поля динних реєстру;

· вкажіть номер та дату реєстру;

· вкажіть Відділення зв'язку натиснувши кнопку ;

· у вікні «Організації та МВО» створіть каталог Відділення зв'язку;

· у вікні «Контрагент: Додавання» в полі мнемо код вкажіть номер відділення зв'язку - 32;

· перейдіть на вкладку Адреса та вкажіть адресу відділення зв'язку: 36032, Україна, м. Полтава, вул.. Пушкіна, 44;

· натисніть кнопку Записати;

· у вікні «Організації та МВО» натисніть кнопку Обрати;

· у вікні «Реєстр: Додавання» натисніть кнопку Записати (рис. 57);

Рис. 57 - Вигляд вікна Реєстр: Додавання

у вікні «Реєстр кореспонденції» перейдіть у праву нижню частину;

викличте контекстне меню та натисніть кнопку Додати;

для вибору Одержувача кореспонденції натисніть кнопку ;

у вікні «Клієнти та потенційні клієнти» виберіть каталог Продаж у роздріб та оберіть запис Олешко В.І.;

натисніть кнопку Обрати;

додайте Вихідний документ шляхом натиснення кнопки ;

у вікні «Вихідні документи» виберіть каталог Гарантійне обслуговування та оберіть запис Ремонт принтеру Canon MP250;

натисніть кнопку Обрати;

у вікні «Специфікація: Додавання» натисніть кнопку Записати (рис. 58);

Рис. 58 - Вигляд вікна Специфікація: Додавання

Вигляд вікна «Реєстр кореспонденції» наведено на рис. 58.

Рис. 58 - Вигляд вікна Реєстр кореспонденції

Аналогічним чином створіть реєстр кореспонденції по іншим вихідним документам.

Завдання на лабораторне заняття

На лабораторному занятті необхідно виконати створення макросу в створеній базі даних. Сворення макросу необхідно виконати у програмному продукті «Парус-Канцелярия 7.40».

Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань

Лабораторне заняття №16

Створення макросу

Проведіть роботу з документами, відібравши їх за датою реєстрації на сьогоднішній день. Вам необхідно відкрити розділ "Господарські операції" за період із першого числа поточного місяця по сьогоднішнє число.

Автоматизуємо цей процес.

1. Переходимо у головне вікно - закриваємо всі вікна Системи (можна почати запис макросу в якому-небудь розділі, тоді у формі редагування макросу потрібно буде очистити поле "Доступний у розділі").

2. Починаємо запис макросу - натискаємо комбінацію клавіш . З'являється вікно з повідомленням "Почався запис макросу...".

3. Відкриваємо головне меню - натискаємо клавішу . Пункт "Файл" головного меню стає "натиснутим", а вікно з повідомленням "Почався запис макросу..." зникає.

4. Нам потрібен пункт "Облік" - до нього можна перейти двома способами: або декілька разів натиснути клавішу , після чого відкрити меню, натиснувши клавішу , або використавши "гарячі" клавіші (у назві кожного пункту меню одну букву підкреслено - після натискання відповідної клавіші пункт меню відкривається). Другий спосіб є значно коротшим, але Вам необхідно пам'ятати, яку мову було встановлено на клавіатурі у момент запису макросу (російську, українську, англійську) та, відповідно, під час запису макросу, встановити необхідну мову (із якою Ви працюєте у Системі). Тому використовуємо перший спосіб - натискаємо клавішу три рази та відкриваємо пункту меню "Облік" натисканням клавіші .

5. Оскільки розділ "Господарські операції" є першим пунктом головного меню, нам більше не потрібно нікуди рухатися - натискаємо клавішу . Відкривається головне вікно розділу "Господарські операції".

6. Відкриваємо умови відбору - натискаємо клавішу . У формі, яка відкриється, курсор за замовчанням установлено на полі "Період з ..." (воно якраз нам і потрібне).

7. Тепер указуємо початковою датою періоду перший день поточного місяця - натискаємо комбінацію клавіш . Натискаємо клавішу і переходимо до наступного поля періоду "по...". У другому полі вказуємо сьогоднішнє число (поточну дату Системи) - натискаємо клавішу .

8. Для виходу з форми використовуємо комбінацію клавіш - таким чином відбувається перехід на кнопку "Встановити" форми - і натискаємо клавішу . Потім - комбінацію клавіш і запис макросу закінчено.

9. Далі з'являється форма "Макрос: Додавання", поле "Зміст" якої заповнено ось такою послідовністю кодів натиснутих клавіш (пробіли між кодами клавіш насправді відсутні - їх вставлено тут для того, щоб зміст макросу не відображався у вікні одним довгим рядком):

{|RUS} {F10} {RIGHTARROW} {RIGHTARROW} {RIGHTARROW} {ENTER} {ENTER} {F6} {CTRL+PGUP} {ENTER} {INS} {CTRL+END} {ENTER}

Якщо Вам потрібно, щоб під час виконання макросу було встановлено іншу початкову дату відбору, відредагуйте макрос - замість команди {CTRL+PGUP} вставте команду паузи на 5 секунд ({PAUSE5000}) - цього часу цілком достатньо для введення дати.

{|RUS} {F10} {RIGHTARROW} {RIGHTARROW} {RIGHTARROW} {ENTER} {ENTER} {F6} {PAUSE5000} {ENTER} {INS} {CTRL+END} {ENTER}

10. Указуємо ім'я макросу, наприклад, "Відбір ГО", далі переходимо до вкладки "Додаткові дані".

11. Указуємо комбінацію клавіш швидкого доступу, наприклад, . Про всяк випадок збільшуємо інтервал між натисканнями, наприклад, до 500 мс (за 0,5 секунди можна побачити окремі "натискання клавіш"). Очищаємо поле "Доступний у розділі" - макрос стане доступним із будь-якого розділу Системи. Натискаємо кнопку "Записати" форми - макрос записано в базу даних.

12. Тепер можна виконати макрос - або натиснувши комбінацію клавіш у будь-якому розділі Системи, або відкрити список макросів, натиснувши комбінацію клавіш та вибрати необхідний макрос.

Залежно від результату виконаних дій Ви можете змінити довжину пауз у змісті макросу та інтервал між натисканнями.

Завдання на лабораторне заняття

На лабораторному занятті необхідно виконати друк документів в створеній базі даних. Друк документів необхідно виконати у програмному продукті «Парус-Канцелярия 7.40».

Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань

Лабораторне заняття №17

Виконання друку документів

Розглянемо приклад друку документів на прикладі Договірного документу. Для виконання друку документу виконайте послідовно наступні дії:

відкрийте пункт меню «Документи» - підпункт «Договірні документи»;

у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна словника) активуйте каталог Продаж у роздріб;

перейдіть в праву верхню панель вікна «Договірні документи» та виберіть вкладку «Договірні документи» одинарним клацанням лівої кнопки миші;

- виберіть необхідний договірний документ та викличте контекстне меню натисненням правої кнопки миші;

- у контекстному меню виберіть пункт Друк документа;

- у вікні, що з'явилося, натисніть кнопку біля поля Шаблон звіту;

- у вікні Друк документа зі Списку шаблонів розділу виберіть пункт Договор;

- натисніть кнопку Обрати;

- у вікні Друк договірного документа натисніть кнопку Почати (рис. 59);

Рис. 59 - Вигляд вікна Друк договірного документа

- необхідний договірний документ буде сформований в середовищі програми MS Excel (рис. 60);

- у зв'язку з тим, що з комп'ютера розташованого в аудиторії надрукувати документ неможливо, виконайте його збереження на жорсткому диску комп'ютера.

Аналогічним чином виконайте друк інших договірних документів, а також усіх вхідних та вихідних документів.

Рис. 60 - Вигляд договірного документа готового до друку

Размещено на Allbest.ru