Документознавство та інформаційна діяльність

Рис. 12 - Форма додавання специфікації до договору

- натисніть кнопку Записати. При необхідності додайте до даного договору необхідні специфікації;

- вікно Договірний документ: Додавання з переліком обраних специфікацій приведено на рис. 13;

- натисніть кнопку Записати.

Рис. 13 - Специфікації договірного документу

Договірний документ приведений на рис. 14.

Рис. 14 - Вигляд вікна Договірні документи

Увага: система не дозволяє додавати підкаталоги до каталоги, що містить записи і видаляти каталог (або підкаталог), що містить записи..

Аналогічним чином створіть п'ять договорів на продаж у роздріб з фізичними особами та п'ять договорів на оптовий продаж з організаціями. При цьому контрагентами повинні бути різноманітні фізичні особи та організації.

Завдання на лабораторне заняття

На лабораторному занятті необхідно виконати створення вихідних рахунків на оплату в створеній базі даних. Створення рахунків на оплату необхідно виконати у програмному продукті «Парус-Канцелярия 7.40».

Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань

Лабораторне заняття №5

Створення вихідних рахунків на оплату

Для створення вихідного рахунку на оплату необхідно виконати наступні дії:

відкрийте пункт меню «Документи» - підпункт «Вихідні рахунки на оплату»;

у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна словника) активуйте подвійним клацанням миші верх дерева словника - розділ Вихідні рахунки на оплату;

клацніть правою кнопкою миші на розділі, виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт Додати;

- введіть назву нового каталога - «Оптовий продаж». Аналогічним чином створіть каталог «Продаж у роздріб» та «Обслуговування». Відкрийте каталог «Продаж у роздріб» подвійним клацанням миші;

- перейдіть в праву верхню панель вікна «Вихідні рахунки на оплату» та виберіть вкладку «Вихідні рахунки на оплату» одинарним клацанням лівої кнопки миші;

- викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт Додавання-Додати;

-на екрані з'явиться форма Договірний документ: Додавання;

- створіть новий договірний документ, встановіть перемикач Документ: РАХУНОК, введіть назву контрагента постачальника та покупця:

· для вибору контрагента постачальника натисніть кнопку , у вікні Організації та МВО у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна) активуйте подвійним клацанням миші підрозділ Організації;

· клацніть правою кнопкою миші на розділі, виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт Додати;

· перейдіть в праву верхню панель вікна «Організації та МВО» під назвою «Список організацій та матеріально-відповідальних осіб» одинарним клацанням лівої кнопки миші;

· виберіть з нього підпункт Магазин Гігабайт;

· натисніть кнопку Обрати;

· для вибору необхідного товару Вам необхідно вказати відповідну матеріально-відповідальну особу.

Для створення контрагента покупця виконайте наступні дії:

· натисніть кнопку , у вікні Організації та МВО у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна) активуйте подвійним клацанням миші верх дерева словника - розділ Організації та МВО;

· клацніть правою кнопкою миші на розділі, виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт Додати;

· введіть назву нового каталога - «Фізичні особи», відкрийте його подвійним клацанням миші;

· перейдіть в праву верхню панель вікна «Організації та МВО» під назвою «Список організацій та матеріально-відповідальних осіб» одинарним клацанням лівої кнопки миші;

· - викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт Додати;

· на екрані з'явиться форма Організація: Додавання;

· в поле Мнемокод організації введіть скорочену назву фізичної особи якій виконується продаж техніки (наприклад Олешко В.І.). Заповніть інші поля вікна Контрагент: Додавання (див. рис. 15);

Рис. 15 - Форма додавання фізичної особи

натисніть кнопку Записати;

· у вікні організації та МВО натисніть кнопку Обрати (див. рис. 16).

Рис. 16 - Форма додавання вихідного рахунка на оплату

- для додавання переліку товарів, на продаж яких заключається договір, перейдіть у вкладку специфікації в верхній частині вікна Вихідний рахунок на оплату: Додавання;

- натисніть праву кнопку миші та виберіть пункт Додавання-Додати, в результаті чого з'явиться вікно Специфікація: Додавання;

- для вибору необхідної специфікації введіть її назву шляхом натиснення кнопки ;

- у вікні Ціни реалізації, що з'явилося виберіть необхідний вид товару, а також в нижній частині вікна ціну його реалізації, та натисніть кнопку Обрати;

- в результаті цього поля вікна Специфікація: Додавання будуть заповнені (рис. 17), Вам необхідно тільки вказати необхідну кількість обраного товару в полі Кількість;

Рис. 17 - Форма додавання специфікації до договору

- натисніть кнопку Записати. При необхідності додайте до даного рахунку необхідні специфікації;

- натисніть кнопку Записати.

Приклад вихідного рахунку на оплату приведено на рис. 18.

Рис. 18 - Вихідний рахунок на оплату

Аналогічним чином створіть вихідні рахунки на оплату відповідно до договірних документів створених в лабораторній роботі 4.

Завдання на лабораторне заняття

На лабораторному занятті необхідно виконати реєстрацію актів виконаних робіт в створеній базі даних. Реєстрацію актів виконаних робіт необхідно виконати у програмному продукті «Парус-Канцелярия 7.40».

Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань

Лабораторне заняття №6

Реєстрація актів виконаних робіт

Для реєстрації актів виконаних робіт необхідно виконати наступні дії:

відкрийте пункт меню «Документи» - підпункт «Акти виконаних робіт»;

у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна словника) активуйте подвійним клацанням миші верх дерева словника - розділ Акти виконаних робіт;

клацніть правою кнопкою миші на розділі, виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт Додати;

- введіть назву нового каталога - «Обслуговування».;

- перейдіть в праву верхню панель вікна «Акти виконаних робіт» та виберіть вкладку «Акти виконаних робіт» одинарним клацанням лівої кнопки миші;

- викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт Додати;

-на екрані з'явиться форма Акти виконаних робіт: Додавання;

- створіть новий договірний документ, встановіть перемикач Документ: АКТ, введіть назву контрагента відправника та одержувача:

· для створення контрагента відправника натисніть кнопку , у вікні Організації та МВО у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна) активуйте подвійним клацанням миші підрозділ МВО;

· перейдіть в праву верхню панель вікна «Організації та МВО» під назвою «Організації та матеріально-відповідальні особи» одинарним клацанням лівої кнопки миші;

· викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт Додати;

· на екрані з'явиться форма Конрагент: Додавання;

· у вікні Контрагент: Додавання, що з'явилося, виберіть пункт МВО та введіть мнемокод Ковінько А.Л. (інші дані введіть за необхідністю). Натисніть кнопку Записати (див. рис. 19);

Рис. 19 - Форма додавання матеріально-відповідальної особи

· виберіть матеріально-відповідальну особу Ковінько А.Л. та натисніть кнопку Обрати;

Виберіть контрагента одержувача, для цього:

· натисніть кнопку , у вікні «Організації та МВО» у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна) виберіть підрозділ Фізичні особи;

· у правій частині вікна «Організації та МВО» під назвою Список організацій та матеріально відповідальних осіб виберіть Лешко В.І.;

· натисніть клавішу Обрати (див. рис. 20).

Рис. 20 - Форма додавання контрагента одержувача

- для додавання переліку послуг на які надається акт виконаних робіт, перейдіть у вкладку специфікації в верхній частині вікна Договірний документ: Додавання;

- натисніть праву кнопку миші та виберіть пункт Додати, в результаті чого з'явиться вікно Специфікація: Додавання;

- для вибору необхідної специфікації введіть її назву шляхом натиснення кнопки ;

- у вікні Ціни реалізації, що з'явилося, перейдіть у підрозділ Технічне обслуговування та виберіть необхідний вид послуги, а також в нижній частині вікна ціну його реалізації, та натисніть кнопку Обрати;

- в результаті цього поля вікна Специфікація: Додавання будуть заповнені (рис. 21);

Рис. 21 - Форма додавання специфікації до акту виконаних робіт

- натисніть кнопку Записати. При необхідності додайте до даного акту виконаних робіт необхідні специфікації;

- вікно Акти виконаних робіт: Додавання з переліком обраних специфікацій приведено на рис. 22;

- натисніть кнопку Записати.

Рис. 22 - Специфікації акту виконаних робіт

Акт виконаних робіт приведений на рис. 23.

Рис. 23 - Вигляд вікна Акти виконаних робіт

Увага: система не дозволяє додавати підкаталоги до каталоги, що містить записи і видаляти каталог (або підкаталог), що містить записи..

Аналогічним чином створіть п'ять актів виконаних робіт. При цьому контрагентами повинні бути різноманітні фізичні особи та організації.

Завдання на лабораторне заняття

На лабораторному занятті необхідно виконати створення накладних на відпуск в створеній базі даних. Створення накладних на відпуск необхідно виконати у програмному продукті «Парус-Канцелярия 7.40».

Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань

Лабораторне заняття №7

Створення накладних на відпуск

Для створення накладних на відпуск необхідно виконати наступні дії:

відкрийте пункт меню «Документи» - підпункт «Накладні на відпуск»;

у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна словника) активуйте подвійним клацанням миші верх дерева словника - розділ Накладні на відпуск;

клацніть правою кнопкою миші на розділі, виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт Додати;

- введіть назву нового каталога - «Опт»;

- аналогічним чином створіть каталог - «Роздріб»;

- перейдіть в праву верхню панель вікна «Накладні на відпуск» та виберіть вкладку «Накладні на відпуск» одинарним клацанням лівої кнопки миші;

- викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт Додавання-Додати;

-на екрані з'явиться форма Накладні на відпуск: Додавання;

- створіть новий договірний документ, встановіть перемикач Документ: НАКЛ, введіть назву контрагента постачальника та одержувача:

· для створення контрагента постачальника натисніть кнопку , у вікні Організації та МВО у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна) активуйте подвійним клацанням миші підрозділ Організації;

· перейдіть в праву верхню панель вікна «Організації та МВО» під назвою «Організації та матеріально-відповідальні особи» одинарним клацанням лівої кнопки миші;

· виберіть організацію Гігабайт та натисніть кнопку Обрати (рис. 24);

· для створення контрагента матеріально-відповідальної особи натисніть кнопку , у вікні Організації та МВО у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна) активуйте подвійним клацанням миші підрозділ МВО;

· перейдіть в праву верхню панель вікна «Організації та МВО» під назвою «Організації та матеріально-відповідальні особи» одинарним клацанням лівої кнопки миші;

· виберіть матеріально-відповідальну особу Ковінько А.Л. та натисніть кнопку Обрати;

Рис. 24 - Форма додавання контрагента постачальника

Виберіть контрагента одержувача, для цього:

· натисніть кнопку , у вікні «Організації та МВО» у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна) виберіть підрозділ Фізичні особи;

· у правій частині вікна «Організації та МВО» під назвою Список організацій та матеріально відповідальних осіб виберіть Лешко В.І.;

· натисніть клавішу Обрати (див. рис. 25).

Рис. 25 - Форма додавання контрагента одержувача

- для додавання переліку товарів на які надається акт виконаних робіт, перейдіть у вкладку специфікації в верхній частині вікна Накладні на відпуск: Додавання;

- натисніть праву кнопку миші та виберіть пункт Додавання-Додати, в результаті чого з'явиться вікно Специфікація: Додавання;

- для вибору необхідної специфікації введіть її назву шляхом натиснення кнопки ;

- у вікні Ціни реалізації, що з'явилося, перейдіть у підрозділ Комп'ютерна техніка та виберіть необхідний вид товару, а також в нижній частині вікна ціну його реалізації, та натисніть кнопку Обрати;

- в результаті цього поля вікна Специфікація: Додавання будуть заповнені (рис. 26);

Рис. 26 - Форма додавання специфікації до накладної на відпуск

- натисніть кнопку Записати. При необхідності додайте до даної накладної на відпуск необхідні специфікації;

- вікно Накладні на відпуск: Додавання з переліком обраних специфікацій приведено на рис. 27;

- натисніть кнопку Записати.

Рис. 27 - Специфікації накладних на відпуск

Накладна на відпуск приведена на рис. 28.

Рис. 28 - Вигляд вікна Накладні на відпуск

Увага: система не дозволяє додавати підкаталоги до каталоги, що містить записи і видаляти каталог (або підкаталог), що містить записи..

Аналогічним чином створіть п'ять накладних на відпуск на основі створених договорів. При цьому контрагентами повинні бути різноманітні фізичні особи та організації.

Завдання на лабораторне заняття

На лабораторному занятті необхідно виконати створення вихідних податкових накладних в створеній базі даних. Створення вихідних податкових накладних необхідно виконати у програмному продукті «Парус-Канцелярия 7.40».

Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань

Лабораторне заняття №8

Створення вихідних податкових накладних

Для створення вихідних податкових накладних необхідно виконати наступні дії:

відкрийте пункт меню «Документи» - підпункт «Вихідні податкові накладні»;

у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна словника) активуйте подвійним клацанням миші верх дерева словника - розділ Вихідні податкові накладні;

клацніть правою кнопкою миші на розділі, виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт Додати;

- введіть назву нового каталога - «Опт»;

- аналогічним чином створіть каталог - «Роздріб»;

- перейдіть в праву верхню панель вікна «Вихідні податкові накладні» та виберіть вкладку «Вихідні податкові накладні» одинарним клацанням лівої кнопки миші;

- викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт Додавання-Додати;

-на екрані з'явиться форма Вихідна податкова накладна: Додавання;

- створіть новий договірний документ, встановіть перемикач Документ: ВихПН, введіть назву контрагента постачальника та покупця:

· для створення контрагента постачальника натисніть кнопку , у вікні Організації та МВО у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна) активуйте подвійним клацанням миші підрозділ Організації;

· перейдіть в праву верхню панель вікна «Організації та МВО» під назвою «Організації та матеріально-відповідальні особи» одинарним клацанням лівої кнопки миші;

· виберіть організацію Гігабайт та натисніть кнопку Обрати (рис. 29);

· для створення контрагента матеріально-відповідальної особи натисніть кнопку , у вікні Організації та МВО у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна) активуйте подвійним клацанням миші підрозділ МВО;

· перейдіть в праву верхню панель вікна «Організації та МВО» під назвою «Організації та матеріально-відповідальні особи» одинарним клацанням лівої кнопки миші;

· виберіть матеріально-відповідальну особу Ковінько А.Л. та натисніть кнопку Обрати;



Рис. 29 - Форма додавання контрагента постачальника

Виберіть контрагента покупця, для цього:

· натисніть кнопку , у вікні «Організації та МВО» у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна) виберіть підрозділ Фізичні особи;

· у правій частині вікна «Організації та МВО» під назвою Список організацій та матеріально відповідальних осіб виберіть Лешко В.І.;

· натисніть клавішу Обрати (див. рис. 30).

Рис. 30 - Форма додавання контрагента одержувача

- для додавання переліку товарів на які надається вихідна податкова накладна, перейдіть у вкладку специфікації в верхній частині вікна Вихідна податкова накладна: Додавання;

- натисніть праву кнопку миші та виберіть пункт Додавання-Додати, в результаті чого з'явиться вікно Специфікація: Додавання;

- для вибору необхідної специфікації введіть її назву шляхом натиснення кнопки ;

- у вікні Ціни реалізації, що з'явилося, перейдіть у підрозділ Комп'ютерна техніка та виберіть необхідний вид товару, а також в нижній частині вікна ціну його реалізації, та натисніть кнопку Обрати;

- в результаті цього поля вікна Специфікація: Додавання будуть заповнені (рис. 31);

- виберіть необхідне податкове зобов'язання;

Рис. 31 - Форма додавання специфікації до вихідної податкової накладної

- натисніть кнопку Записати. При необхідності додайте до даного вихідної податкової накладної необхідні специфікації;

- вікно Вихідна податкова накладна: Додавання з переліком обраних специфікацій приведено на рис. 32;

- заповніть поля вкладки Відмітки;

- натисніть кнопку Записати.

Рис. 32 - Специфікації вихідної податкової накладної

Вихідна податкова накладна приведена на рис. 33.



Рис. 33 - Вигляд вікна Вихідні податкові накладні

Увага: система не дозволяє додавати підкаталоги до каталоги, що містить записи і видаляти каталог (або підкаталог), що містить записи..

Аналогічним чином створіть п'ять вихідних податкових накладних на основі створених договорів. При цьому контрагентами повинні бути різноманітні фізичні особи та організації.

Завдання на лабораторне заняття

На лабораторному занятті необхідно виконати заповнення журналу платежів в створеній базі даних. Заповнення журналу платежів необхідно виконати у програмному продукті «Парус-Канцелярия 7.40».

Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань

Лабораторне заняття №9

Заповнення журналу платежів

Для заповнення журналу платежів необхідно виконати наступні дії:

відкрийте пункт меню «Документи» - підпункт «Журнал платежів»;

- перейдіть в верхню панель вікна «Журнал платежів» та виберіть вкладку «Журнал платежів» одинарним клацанням лівої кнопки миші;

- викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт Додати;

-на екрані з'явиться форма Платіж: Додавання;

- створіть новий платіж, вкажіть номер виписки, найменування платника, розрахунковий рахунок на який виконувався платіж, МФО.

- вкажіть тип платіжного документа за допомогою кнопки . Після натискання цієї кнопки відкриється вікно «Платіжні документи», в якому Вам необхідно буде вибрати тип платіжного документу. Після чого натисніть кнопку Обрати (рис. 34).

Рис. 34 - Вигляд вікна платіжні документи

- вкажіть номер, дату платіжного документу, оберіть необхідну валюта, та вкажіть суму на яку виконувалась оплата по платіжному документу.

Виберіть контрагента платника, для цього:

· натисніть кнопку , у вікні «Організації та МВО» у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна) виберіть підрозділ Фізичні особи;

· у правій частині вікна «Організації та МВО» під назвою Список організацій та матеріально відповідальних осіб виберіть Лешко В.І.;

· натисніть клавішу Обрати (див. рис. 35).

Рис. 35 - Форма додавання контрагента платника

- введіть назву контрагента одержувача:

· для створення контрагента одержувача натисніть кнопку , у вікні Організації та МВО у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна) активуйте подвійним клацанням миші підрозділ Організації;

· перейдіть в праву верхню панель вікна «Організації та МВО» під назвою «Організації та матеріально-відповідальні особи» одинарним клацанням лівої кнопки миші;

· виберіть організацію Гігабайт та натисніть кнопку Обрати (рис. 36);

Рис. 36 - Форма додавання контрагента одержувача

- в результаті виконаних дій форма «Платіж: Додавання» повинна мати вигляд представлений на рис. 37;

Рис. 37 - Форма додавання платежу

- натисніть кнопку Записати.

Аналогічним чином створіть п'ять вихідних податкових накладних на основі створених договорів. При цьому контрагентами повинні бути різноманітні фізичні особи та організації.

Для додавання сплачених документів по певному платежу, виконайте наступні дії:

- виберіть необхідний платіжний документ у верхній частині вікна «Журнал платежів»;

- перейдіть в нижню панель вікна «Журнал платежів» та виберіть вкладку «Сплачені документи» одинарним клацанням лівої кнопки миші;

- викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт Додати;

на екрані з'явиться форма Специфікація: Додавання;

в полі Розділ виберіть Вихідні рахунки на оплату;

для вибору документу натисніть кнопку , після чого з'явиться вікно «Вихідні рахунки на оплату»;

виберіть необхідну специфікацію та натисніть кнопку Обрати;

в результаті цього інші поля форми Специфікація: Додавання будуть заповнені (рис. 38);

натисніть кнопку Записати.

Рис. 38 - Вигляд вікна Специфікацій

Журнал платежів приведений на рис. 39

.



Рис. 39 - Вигляд вікна Журнал платежів

Аналогічним чином Журнал платежів на основі вихідних платіжних документів створених в попередніх лабораторних роботах.

Запитання для поточного контролю знань

1) Які запитання необхідно вирішити при виборі ПЗ?

2) З яких модулів складається глобальна система бронювання?

3) Які витрати необхідно враховувати при плануванні АСУ готелем?

4) Що називається функцією АСУ?

5) Що називається компонентом АСУ?

6) Які компоненти АСУ Ви знаєте?

Тема 4. ПРОЦЕС УПРАВЛІННЯ ВХІДНИМИ ТА ВИХІДНИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Методичні поради до вивчення теми

На формування технологій роботи з документами в конкретних організаціях впливає безліч чинників, таких як напрями діяльності, організаційна структура, територіальне розміщення підрозділів, типи документів, обсяги потоків документів, регламенти документообігу і т. п. Системи роботи з документами в різних організаціях можуть сильно варіюватися, але аналізуючи їх різноманіття, можна виділити деякі типові технології роботи з документами.

Виділяють три основних типи документів, що становлять централізований документообіг:

* Вхідні. Це документи, які надійшли на підприємство від зовнішніх партнерів. Більшість з них породжують відповідні вихідні, причому в заздалегідь визначені терміни, які визначаються або нормативними актами, розпорядчими той чи інший час відповіді на відповідний вхідний документ, яким строком виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному документі.

* Вихідні. Зазвичай є відповіддю організації на відповідні вхідні документи, хоча деякі з них готуються на основі внутрішніх документів підприємства. Невелике число вихідних документів може вимагати додатково надходження вхідних документів (наприклад, запити в сторонні організації типу: «Прошу дати довідку з питання .., строк до ...»).

* Внутрішні. Використовуються для організації роботи підприємства. Через СДОУ проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш великих структурних підрозділів підприємства (особливо якщо вони територіально розподілені) і накази керівництва. Також через СДОУ проходять внутрішні документи, які породжують вихідні. Зокрема, за загальними правилами діловодства єдиний спосіб відправити запит, лист або матеріали в зовнішню організацію - це направити внутрішній документ в СДОУ, де його перетворять у вихідний і відправлять за призначенням.

У процедурі прийому-передачі документів беруть участь лише вхідні та вихідні документи. Внутрішні документи після реєстрації надходять керівництву на розгляд.

Процедура обробки вхідних і внутрішніх документів призначена для контролю за правильністю надходження кореспонденції за адресою, за повнотою і цілісністю кореспонденції, для фільтрації потоків вхідних документів і переадресації їх за призначенням.

Вхідні документи піддаються таким основних операцій обробки: - Експедиційної обробці;

- первинної реєстрації;

- індексуванню документів;

- відкриттю "Реєстраційних карток";

- передачі на розгляд керівництву.

Вхідні в організацію документи потрапляють у структурний підрозділ СДОУ - експедицію. Там вони піддаються первинній обробці, яка полягає у перевірці правильності доставки кореспонденції, розкриття конвертів, перевірці цілісності вкладень та попередньої сортування документів на реєстровані документи та незареєстровані.

Під реєстрацією вхідних документів розуміється фіксація факту отримання документів шляхом присвоєння їм порядкових номерів та запису встановлених відомостей про них до реєстраційних документів. Реєстрації підлягають і створені внутрішні документи. Реєструється вхідна кореспонденція і потік внутрішніх документів згідно з наступним переліку.

На нереєструємих документах проставляють тільки "дату надходження", і вони відправляються адресатам, у якості яких можуть виступати підрозділу підприємства або конкретні особи. У разі відправлення документів до підрозділів, вони проходять у них таку ж реєстрацію, як і в службі СДОУ, тобто відображаються в своїх реєстраційних документах. Вимоги, які повинні завжди дотримуватися, - це одноразова реєстрація документа і подальший облік його переміщення по структурних підрозділах.

Процедура обробки вихідних документів включає до свого складу ряд операцій зі складання та реєстрації документів, перші три з яких були розглянуті в попередній процедурі:

1. розробка проекту документа в структурному підрозділі;

2. узгодження проекту документа в структурних підрозділах організації;

3. затвердження документа керівництвом;

4. реєстрація документа;

5. індексування документа;

6. експедиційна обробка документа;

7. відправка документа.

Проекти вихідних документів, підготовлені у відповідь на вхідні, розглядаються тим же керівником, який видавав резолюцію по виконанню відповідних вхідних. Якщо проект складений належним чином, він підписується керівником і повертається в СДОУ.

Термінологічний словник

Контекстне меню - викликається на екран клацанням правої кнопки миші. Містить список команд, який відноситься до вибраного об'єкта - тексту, таблиці, малюнку тощо, або до дії, яка виконується, - копіювання об'єктів, переміщення тощо.

Мережа - система взаємодіючих елементів, пов'язаних між собою, для забезпечення місцевого або віддаленого зв'язку і для обміну відомостями між користувачами, які мають спільні інтереси.

Сервер - мережні комп'ютери (локальної або глобальної мережі), що надають частину своїх ресурсів для використання іншим користувачам мережі.

Завдання на лабораторне заняття

На лабораторному занятті необхідно виконати створення посвідчень про відрядження в створеній базі даних. Створення посвідчень про відрядження необхідно виконати у програмному продукті «Парус-Канцелярия 7.40».

Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань

Лабораторне заняття №10

Створення посвідчень про відрядження

Для створення посвідчень про відрядження необхідно виконати наступні дії:

відкрийте пункт меню «Документи» - підпункт «Посвідчення про відрядження»;

у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна словника) активуйте подвійним клацанням миші верх дерева словника - розділ Посвідчення про відрядження;

клацніть правою кнопкою миші на розділі, виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт Додати;

- введіть назву нового каталога - «2011»;

- перейдіть в праву верхню панель вікна «Посвідчення про відрядження» та виберіть вкладку «Посвідчення про відрядження» одинарним клацанням лівої кнопки миші;

- викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт Додавання-Додати;

-на екрані з'явиться форма Посвідчення про відрядження: Додавання;

- створіть нове посвідчення на відрядження, встановіть значення поля Документ: ПОСВ. ПРО ВІДР, введіть назву контрагента якому видається посвідчення про відрядження:

· для створення контрагента Співробітник натисніть кнопку , у вікні Співробітники, що з'явилося, у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна) створіть новий підрозділ Відділ продаж, для цього натисніть правою кнопкою миші на корені дерева каталогів Співробітники та виберіть пункт Додати. У вікні «Підрозділ: Додавання» введіть порядковий номер підрозділу - 1, а також його назву в полі Коротке найменування - Відділ продаж (рис. 40);

Рис. 40 - Додавання Підрозділу

· натисніть кнопку Записати;

· перейдіть в праву верхню панель вікна «Співробітники» під назвою «Співробітники» одинарним клацанням лівої кнопки миші;

· натисніть праву кнопку миші та з контекстного меню виберіть пункт Додати;

· у вікні «Співробітник: Додавання», обов'язковими для заповнення є поля Прізвище та Мнемокод. Заповніть поля Прізвище, Ім'я та По батькові ввівши Ковінько Андрій Леонідович, а поле Мнемокод буде заповнено автоматично - Ковінько А.Л.;

· заповніть інші поля форми за необхідністю;

· натисніть кнопку Записати;

· у вікні Співробітники натисніть кнопку Обрати;

· для вибору контрагента Організації натисніть кнопку , виберіть каталог Організації у вікні «Організації та МВО»;

· перейдіть у верхню праву частину вікна «Організації та МВО» та виберіть організацію Гігабайт;

· натисніть кнопку Обрати;

· вкажіть дати на які заплановане відрядження (якщо дата відповідає видному дню, то вона буде позначена червоним кольором);

· вигляд вкладки Основні дані вікна «Посвідчення про відрядження: Додавання» приведено на рис. 41.

Рис. 41 - Вигляд вкладки

Основні дані вікна Посвідчення про відрядження: Додавання

для створення специфікацій посвідчення про відрядження перейдіть у вкладку Специфікації;

викличте контекстне меню, натисканням правої кнопки миші, та оберіть пункт Додати;

у вікні «Специфікації: Додавання», що з'явилося, додайте необхідний пункт призначення. Для цього натисніть кнопку ;

у вікні «Населені пункти» викличте контекстне меню та оберіть пункт Додати;

у вікні «Поняття: Додавання» в полі мнемокод введіть значення м. Харків, а в полі Найменування - Місто Харків (рис. 42);

Рис. 42 - Форма додавання населеного пункту

натисніть кнопку Записати;

у вікні «Населені пункти» виберіть пункт призначення м. Харків та натисніть кнопку Обрати;

у вікні «Специфікації: Додавання» вкажіть дати на які заплановане відрядження (якщо дата відповідає видному дню, то вона буде позначена червоним кольором);

вигляд вікна «Специфікації: Додавання» приведено на рис. 43;



Рис. 43 - Форма додавання специфікації до посвідчення про відрядження

натисніть кнопку Записати;

для перегляду посвідчення про відрядження за певне число, у вікні «Посвідчення про відрядження» викличте контекстне меню та виберіть пункт Відібрати;

у вікні «Посвідчення про відрядження: Умови відбору» вкажіть необхідні умови відбору або за датою, або за типом документу та натисніть кнопку Встановити;

в результаті цього вікно «Посвідчення про відрядження» повинно мати вигляд приведений на рис. 44.

Рис. 44 - Вигляд вікна «Посвідчення про відрядження»

Аналогічним чином створіть п'ять посвідчень про відрядження, вказавши різноманітних контрагентів, пункти призначення та дати на які заплановане відрядження.

Завдання на лабораторне заняття

На лабораторному занятті необхідно виконати реєстрацію вхідних документів в створеній базі даних. Реєстрацію вхідних документів необхідно виконати у програмному продукті «Парус-Канцелярия 7.40».

Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань

Лабораторне заняття №11

Реєстрація вхідних документів

Для реєстрації вхідних документів необхідно виконати наступні дії:

відкрийте пункт меню «Облік» - підпункт «Вхідні документи»;

у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна словника) активуйте подвійним клацанням миші верх дерева словника - розділ Вхідні документи;

клацніть правою кнопкою миші на розділі, виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт Додати;

- введіть назву нового каталогу - «Гарантійне обслуговування»;

- аналогічним чином створіть каталог - «Сервісне обслуговування»;

- перейдіть в праву верхню панель вікна «Вхідні документи» та виберіть вкладку «Вхідні документи» одинарним клацанням лівої кнопки миші;

- викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт Додавання-Додати;

-на екрані з'явиться форма «Вхідний документ: Додавання»;

- зареєструйте новий вхідний документ, вкажіть тему кореспонденції Ремонт принтеру Canon MP250;

- вкажіть виконавця, який буде виконувати ремонт:

· для створення запису Виконавець натисніть кнопку , у вікні Співробітники, що з'явилося, у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна) створіть новий підрозділ Відділ сервісного обслуговування, для цього натисніть правою кнопкою миші на корені дерева каталогів Співробітники та виберіть пункт Додати. У вікні «Підрозділ: Додавання» введіть порядковий номер підрозділу - 2, а також його назву в полі Коротке найменування - Відділ сервісного обслуговування (рис. 45);



Рис. 45 - Додавання Підрозділу

· натисніть кнопку Записати;

· перейдіть в праву верхню панель вікна «Співробітники» під назвою «Співробітники» одинарним клацанням лівої кнопки миші;

· натисніть праву кнопку миші та з контекстного меню виберіть пункт Додати;

· у вікні «Співробітник: Додавання», обов'язковими для заповнення є поля Прізвище та Мнемокод. Заповніть поля Прізвище, Ім'я та По батькові ввівши Бондаренко Олег Андрійович, а поле Мнемокод буде заповнено автоматично - Бондаренко О.А.;

· заповніть інші поля форми за необхідністю;

· натисніть кнопку Записати;

· у вікні Співробітники натисніть кнопку Обрати;

· вигляд вікна «Співробітники» приведено на рис. 46.

вкажіть відправника кореспонденції натиснувши кнопку ;

у вікні «Клієнти та потенційні клієнти» виберіть каталог Продаж у роздріб;

перейдіть у верхню праву частину вікна та виберіть пункт Олешко В.І.;

натисніть кнопку Обрати;

заповніть інші поля та вкладки вікна «Вхідний документ: Додавання» за необхідністю;



Рис. 46 - Вигляд вікна Співробітники

натисніть кнопку Записати;

перейдіть у праву нижню частину вікна «Вхідні документи»;

виберіть вкладку Файли натисненням лівої кнопки миші;

викличте контекстне меню та оберіть пункт Додати;

вікно «Прикріплений файл: Додавання», що з'явилося, дозволяє прикріпити файли в електронному вигляді до зареєстрованого вихідного документа. Для того, щоб прикріпити файл натисніть кнопку біля поля Ім'я файлу то оберіть шлях до будь якого документу на вашому комп'ютері, що має розширення .doc;

виберіть автора файлу шляхом натиснення кнопки ;

у вікні «Співробітники» виберіть каталог Відділ сервісного обслуговування;

у правій частині вікна виберіть співробітника Бондаренко О.А.;

натисніть кнопку Обрати;

у вікні «Прикріплений файл: Додавання» вкажіть дату та час архівації даного документа (якщо дату та час не міняти, то документ автоматично переходить в архів)

натисніть кнопку Записати;

за необхідністю заповніть вкладки Документообіг та Персони;

вигляд вікна «Вхідні документи» представлений на рис. 47.



Рис. 47 - Вигляд вікна «Вхідні документи»

Аналогічним чином створіть п'ять вхідних документів, вказавши різноманітних виконавців, тему кореспонденції та її відправників.

Завдання на лабораторне заняття

На лабораторному занятті необхідно виконати реєстрацію вихідних документів в створеній базі даних. Реєстрацію вихідних документів необхідно виконати у програмному продукті «Парус-Канцелярия 7.40».

Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань

Лабораторне заняття №12

Реєстрація вихідних документів

Для реєстрації вихідних документів необхідно виконати наступні дії:

відкрийте пункт меню «Облік» - підпункт «Вихідні документи»;

у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна словника) активуйте подвійним клацанням миші верх дерева словника - розділ Вихідні документи;

клацніть правою кнопкою миші на розділі, виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт Додати;

- введіть назву нового каталогу - «Гарантійне обслуговування»;

- аналогічним чином створіть каталог - «Сервісне обслуговування»;

- перейдіть в праву верхню панель вікна «Вихідні документи» та виберіть вкладку «Вихідні документи» одинарним клацанням лівої кнопки миші;

- викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт Додавання-Додати;

-на екрані з'явиться форма «Вихідний документ: Додавання»;

- зареєструйте новий вихідний документ, вкажіть тему кореспонденції Ремонт принтеру Canon MP250;

- вкажіть виконавця, який виконував ремонт:

· для вибору запису Виконавець натисніть кнопку , у вікні Співробітники, що з'явилося, у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна) виберіть підрозділ Відділ сервісного обслуговування;

· перейдіть в праву верхню панель вікна «Співробітники» під назвою «Співробітники» одинарним клацанням лівої кнопки миші;

· виберіть співробітника Бондаренко О.А.;

· натисніть кнопку Обрати;

· вигляд вікна «Співробітники» приведено на рис. 48.

Рис. 48 - Вигляд вікна Співробітники

вкажіть одержувача кореспонденції натиснувши кнопку ;

у вікні «Клієнти та потенційні клієнти» виберіть каталог Продаж у роздріб;

перейдіть у верхню праву частину вікна та виберіть пункт Олешко В.І.;

натисніть кнопку Обрати;

заповніть інші поля та вкладки вікна «Вихідний документ: Додавання» за необхідністю;

вигляд вікна «Вихідний документ: Додавання» наведено на рис. 49;

натисніть кнопку Записати;

Рис. 49 - Вигляд вікна Вихідний документ: Додавання

перейдіть у праву нижню частину вікна «Вихідні документи»;

виберіть вкладку Файли натисненням лівої кнопки миші;

викличте контекстне меню та оберіть пункт Додати;

вікно «Прикріплений файл: Додавання», що з'явилося, дозволяє прикріпити файли в електронному вигляді до зареєстрованого вихідного документа. Для того, щоб прикріпити файл натисніть кнопку біля поля Ім'я файлу то оберіть шлях до будь якого документу на вашому комп'ютері, що має розширення .doc;

виберіть автора файлу шляхом натиснення кнопки ;

у вікні «Співробітники» виберіть каталог Відділ сервісного обслуговування;

у правій частині вікна виберіть співробітника Бондаренко О.А.;

натисніть кнопку Обрати;

у вікні «Прикріплений файл: Додавання» вкажіть дату та час архівації даного документа (якщо дату та час не міняти, то документ автоматично переходить в архів)

натисніть кнопку Записати;

за необхідністю заповніть вкладки Документообіг та Персони;

вигляд вікна «Вихідні документи» представлений на рис. 50.

Рис. 50 - Вигляд вікна «Вихідні документи»

Аналогічним чином створіть п'ять вихідних документів, відповідно до вхідних документів створених в попередній лабораторній роботі.

Запитання для поточного контролю знань

1) Які вимоги ставляться до інформації?

2) Які переваги впровадження АСУ в роботу ресторану?

3) В чому переваги і недоліки систем, що включають модулі автоматизації роботи готелю та ресторану?

4) Що називається сервером?

5) Що називається мережею?

Інформаційні джерела

ТЕМА 5. ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ В ЕЛЕКТРОННОМУ ВИГЛЯДІ

Методичні поради до вивчення теми

Системи автоматизації діловодства, особливо якщо в них реалізований комплекс обробки образів документів, характеризуються великим обсягом інформації, що зберігається (створюються архіви на сотні мегабайт і навіть терабайт). Крім того, до архіву повинен бути забезпечений одночасний доступ значної кількості користувачів, причому досить швидкий. Саме ці вимоги, поряд з вартістю, є основними при виборі носіїв і пристроїв зберігання даних, що функціонують у складі систем документообігу.

Розгляд і вибір носіїв необхідно проводити з точки зору життєвого циклу документа, який має на увазі період від створення або надходження документа на підприємство до його знищення або передачі на зберігання. Протягом цього часу до документа слід забезпечити своєчасний доступ, зручне поширення, надійне зберігання і оптимальний рівень витрат у вартісному відношенні.Життєвий цикл прийнято, залежно від частоти звернення до документа, підрозділяти на активну і неактивну стадії:

- на першій стадії документ використовується в ділових процесах організації, тому тут найбільш важливий аспектом є швидкий і простий доступ до інформації і носій повинен забезпечувати зручне надання документа користувачеві для читання, редагування або маршрутизації іншим співробітникам;

- на другій стадії основним є зберігання даних, отже, першочергові пред'являються до носіїв вимоги - це надійне й вигідне в ціновому відношенні забезпечення цього тривалого процесу.

Тривалість цих стадій і всього життєвого циклу документа залежить від його типу і методу використання.

Основні плюси електронних носіїв проявляються на активній стадії життєвого циклу документа.

Електронні документи - мають високий ступінь зручності і швидкості пошуку. Для цього використовується спеціальне програмне забезпечення:

- СУД дозволяють індексувати як певні параметри, так і весь текст документів;

- розмежовувати і контролювати доступ.

До електронного документу можливий одночасний доступ декількох користувачів, від частого використання документ не втрачає свого «товарного» вигляду, а редагування можна виконувати зі збереженням початкового варіанту. Маршрутизація електронних документів здійснюється швидко по локальних і глобальних мереж, а також за допомогою спеціального програмного забезпечення (систем workflow) може бути повністю автоматизована і контрольована.

Архів електронних документів, подібно мікрофішах, значно компактніше паперового (наприклад, 1 Гб даних на магнітному або оптичному носії відповідає 1 млн. друкованих сторінок в текстовому вигляді або 30 тис. оцифрованих зображень цих сторінок, таким чином в коробці розміром у валізу можна відслідковувати сотень і навіть тисяч шаф).

Термінологічний словник

Internet - певна сукупність технічних засобів, стандартів і домовленостей, яка дозволяє підтримувати зв'язок між різними комп'ютерними мережами у всьому світі.

Internet-крамниця - форма відбиття у Web-вигляді прайс-листа, складу, системи замовлень торговельної компанії, яка забезпечує дієвий зв'язок віртуального світу з реальним, внутрішнім життям установи.

Завдання на лабораторне заняття

На лабораторному занятті необхідно виконати заповнення журналу доставки в створену базу даних. Заповнення журналу доставки необхідно виконати у програмному продукті «Парус-Канцелярия 7.40».

Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань

Лабораторне заняття №13

Заповнення журналу доставки

Для заповнення журналу доставки необхідно виконати наступні дії:

відкрийте пункт меню «Облік» - підпункт «Журнал доставки»;

у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна словника) активуйте подвійним клацанням миші верх дерева словника - розділ Журнал доставки;

клацніть правою кнопкою миші на розділі, виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт Додати;

- введіть назву нового каталогу - «2011»;

- перейдіть в праву верхню панель вікна «Журнал доставки» та виберіть вкладку «Журнал доставки» одинарним клацанням лівої кнопки миші;

- викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт Додати;

- на екрані з'явиться форма «Дані доставки: Додавання»;

- заповніть поля динних доставки;

· заповніть поля Параметри відправки вказавши дату та час відправки та отримання товару;

· в полі тип виберіть Кур'єрська доставка;

· для вибору способу доставки натисніть кнопку ;

· у вікні «Спосіб доставки» викличте контекстне меню та виберіть пункт Додати;

· в полі Мнемокод вікна «Поняття: Додавання» вкажіть значення Авто, а в полі Найменування - Автомобільні перевезення (рис. 51);

· натисніть кнопку Записати;

Рис. 51 - Додавання Поняття

· у вікні «Спосіб доставки» виберіть запис Авто та натисніть кнопку Обрати;

· вкажіть дані одержувача натиснувши кнопку біля поля Організація;

· у вікні «Клієнти та потенційні клієнти» виберіть каталог Продаж у роздріб;

· перейдіть у верхню праву частину вікна та виберіть пункт Олешко В.І.;

· натисніть кнопку Обрати;

· вкажіть дані відповідального за відправку натиснувши кнопку біля поля Відповідальний;

· у вікні «Співробітники» виберіть каталог Відділ продаж;

· перейдіть у верхню праву частину вікна та виберіть пункт Ковінько А.Л.;

· натисніть кнопку Обрати;

· вкажіть за необхідністю інші дані доставки;

· приклад заповнення вікна «Дані відправки: Додавання» наведено на рис. 52;

Рис. 52 - Вигляд вікна Дані відправки: Додавання

Для додавання матеріалів на доставку:

- перейдіть у нижню праву частину вікна «Журнал доставки»;

- викличте контекстне меню та виберіть пункт Додати;

- у вікні «Зміст доставки: Додавання» виберіть номенклатуру натиснувши кнопку ;

- у вікні «Номенклатор товарів та послуг» виберіть каталог Комп'ютерна техніка, а в правій верхній частині вікна пункт МР250. Натисніть кнопку Обрати;

- у вікні «Зміст доставки: Додавання» натисніть кнопку Записати;

- в результаті виконаних дій вікно «Журнал доставки» буде мати вигляд представлений на рис. 53.

Рис. 53 - Вигляд вікна Журнал доставки

Аналогічним чином створіть п'ять інших доставок на основі раніше укладених договорів, вказавши різноманітні типи та способи доставки.

Завдання на лабораторне заняття

На лабораторному занятті необхідно виконати створення звернень громадян в створену базу даних. Створення звернень громадян необхідно виконати у програмному продукті «Парус-Канцелярия 7.40».

Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань

Лабораторне заняття №14

Створення звернень громадян

Для створення звернень громадян необхідно виконати наступні дії:

відкрийте пункт меню «Облік» - підпункт «Звернення громадян»;

у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна словника) активуйте подвійним клацанням миші верх дерева словника - розділ Звернення громадян;

клацніть правою кнопкою миші на розділі, виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт Додати;

- введіть назву нового каталогу - «2011»;

- перейдіть в праву верхню панель вікна «Звернення громадян» та виберіть вкладку «Звернення громадян» одинарним клацанням лівої кнопки миші;

- викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт Додати;

- на екрані з'явиться форма «Звернення: Додавання»;

- заповніть поля динних звернення;

· заповніть поля підрозділу Документ вказавши дату отримання звернення;

· для заповнення поля Хто прийняв натисніть кнопку ;

· у вікні Співробітники виберіть каталог Відділ продаж, перейдіть у праву верхню частину вікна та виберіть співробітника Ковінько А.Л.;

· натисніть кнопку Обрати;

· заповніть поля підрозділу Звернення;

· у полі Тип виберіть пункт Скарга;

· у полі Вид виберіть пункт Індивідуальне;

· для вибору Кореспондента натисніть кнопку ;

· у вікні «Організації та МВО» виберіть каталог фізичні особи та в правій верхній частині вікна виберіть Лешко В.І.;

· натисніть кнопку Обрати;

· поля Категорія, ПІБ та Адреса будуть заповнені автоматично, якщо для заданого кореспондента вони були заповнені;

· в полі Спосіб отримання виберіть значення На особистому прийомі;

· поля вкладок Резолюція та Рішення заповніть за потребою;

· вигляд вікна «Звернення: Додавання» приведено на рис. 54;

· Натисніть кнопку Записати;



Рис. 54 - Додавання Звернення

Для додавання даних про хід виконання данного звернення виконайте наступні дії:

- перейдіть у нижню праву частину вікна «Звернення громадян»;

- викличте контекстне меню та виберіть пункт Додати;

- у вікні «Хід виконання: Додавання» вкажіть дату передачі на виконання;

- виберіть Виконавця натиснувши кнопку ;

- у вікні «Співробітники» виберіть каталог Відділ сервісного обслуговування, а в правій верхній частині вікна пункт Бондаренко О.А. Натисніть кнопку Обрати;

- у полі попередня відповідь можна вибрати вихідний документ, якщо листування по даному питанню вже виконувалось;