Разработка АИС управления запасами

Цель инфологического моделирования -- создать точное и полное отображение учета и анализа основных средств и нематериальных активов в ЗАО «Аштарак-кат», используемое в дальнейшем в качестве источника информации для построения БД.

Инфологическая модель и ее описание предпологают моделирование входных, промежуточных и результативных информационных массивов предметной области и их характеристику. Поэтому инфологическая модель должна отображать, как на основе входных документов и нормативно-справочной информации о запасах происходит обработка с использованием массивов оперативной информации и формирование выходных документов, т.е. отчет по книге продаж, птчет по книге покупок и др.

Нижеприведённая схема (рис.3.1.) показывает основные сущности, ключевые поля и атрибуты, входящие в каждую сущность предметной области дипломной работы. Там же показаны информационные связи и потоки информации, позволяющие решить поставленные задачи автоматизации учета и анализа основных средств и нематериальных активов.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 3.1. Инфологическая модель обработка данных в ЗАО «Аштарак-кат»

Приведенная модель состоит из нескольких взаимосвязанных основных блоков [21]. Первый блок предназначен для отражения совершившихся фактов производственно-хозяйственной и финансовой деятельности в первичных документах по запасам. В результате этих действий в информационной базе учета формируются и регистрируются входящие данные, т.е. бухгалтерские записи (массив информации о хозяйственных операциях учета запасов), относящиеся к каждому отдельному факту производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия.

Бухгалтерская запись в системе компьютерного учета представляется в виде простой или расширенной проводки (рис. 3.2.). Простая (3.2.а) и расширенная (3.2.б) проводки в информационной базе данных соответствено имеют следующую структуру:

Дата(идентификацион-ный реквизит)	Дебетуемый счет	Кредитуемый счет	Основания проводки
	Корреспонденция счетов
	Основные реквизиты - проводки
Простая проводка

а)

Дата(идентификацион-ный реквизит)	Дебету-емый счет	Кредиту-емый счет	Основания проводки	Классифакацион-ные реквизиты
	Корреспонденция счетов
Основные реквизити - проводки
Расширенная проводка

б)

Рис. 3.2. Структуры простой (а) и расширенной проводки (б)

Хозяйственная операция в учете может отражаться одной или несколькими проводками. Совокупность проводок, полностью отражающих хозяйственную операцию в учете, в АИС получила название “бугалтерская операция”.

В информационной базе учета данные обо всех хозяйственных операциях предприятия хранятся в массиве информации о хозяйственных операциях.

Второй и третий блоки сответственно предназначены для хранения учетных документов управления запасами, т.е. создается архив документов и для записи этих документов в журнале учета запасов.

Четвертий и пятий блоки предназначены для формирования информационной базы бухгалтерского учета запасов, содержащие массив информации о хозяйственных операциях учета запасов и массивы остаков и оборотов по счетам, субсчетам, аналитическим счетам.

На основе этих массивов разрабатывается стандартные и специализированные учетные регистры, т.е. выходные документы по учету запасов (шестой блок)

Составной частью иформационной модели является документооборот первичных документов. Реализация документооборота осуществляется одним из следующих трёх моделей:

· в первой модели документ рассматривается как дополнение к хозяйственной операции;

· во второй модели документ рассматривается как средство формирования записи массива информации о хозяйственных операциях;

· в третьей модели документ рассматривается как вспомогательный информационный объект.

Первая модель реализует технологию работы с первичными документами и отражения этих данных в учетных информационных базах по схеме, приведённой на рис. 3.3.:



Рис. 3.3. Схема для первой информационной модели

При такой модели бухгатер, обрабатывая входящие документы, преобразует их в записи массива информации о хозяйственных операциях, которые отражаются в журнале хозяйственных операций. Недостаток рассмотренной технологии заключается в том, что введенная запись о хозяйственной операции сразу же становится актуальной. Определяемые проводки участвуют в расчетах оборотов и сальдо, что не всегда является правильным.

Вторая модель рассматривает документ как средство формироания записей массива информации о хозяйственных операциях. Эта модель реализует технологию работы с первичными документами по следующей схеме:

возникновене хозяйственной операции первичный документ запись информации о хозяйственных операциях в массив.

По модели, приведённой на рис. 3.4., бухгалтер сначала заполняет форму первичного документа, а программа формирует документ. По данным, введенным на основе макета документа, программа формирует соответствующие записи массива информации о хозяйственных операциях.



Рис. 3.4. Схема для второй информационной модели

Третья модель рассматривает документ как вспомогательный информационный объект. Основной целью реализации этой модели является отделение действий по регистрации документов в базе данных от их преобразования в записи массива информации о хозяйственных операциях. Эта модель реализует технологию работы с первичными документами по схеме:

возникновене хозяйственной операции первичный документ совершение хозяйственной операции запись информации о хозяйственных операциях в массив.

Так же, как во второй модели, здесь сначало вводятся данные документа, но при этом соблюдается временной лаг между его формированием и отражением содержания хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета (рис.3.5).

Рис. 3.5. Схема для третой информационной модели

Технология работы такова. Сначала программа предлагает бухгалтеру заполнить экранную форму документа. На основе введенных данных документ формируется, печатается, регистрируется в реестре документов и сохраняется в электронном архиве.

3.1.2 ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ КЛАССИФИКАТОРЫ И СИСТЕМЫ КОДИРОВАНИЯ

Для автоматизации бухгалтерского учета запасов требуется выполнения некоторых группировок. Поэтому появляется необходимость кодирования этих группировочных реквизитов-признаков условными обозначениями, для чего используются системы классификации и кодирования. Они позволяют представить информацию в форме, удобной для восприятия машиной. Как правило, кодируются те буквенные выражения реквизитов-признаков, по которым делается группировка. Для этого потребовалось создание средств формализованного описания экономической информации, на основе которых составляют классификаторы. Классификатор - это систематизированный свод однородных наименований, т.е. классифицируемых объектов и их кодовых обозначений[4,17].

Код представляет собой условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определённым правилам, установленным системами кодирования.

Коды могут быть цифровыми, буквенными и комбинированными. При обработке экономической информации часто применяют мнемокоды, штрих-коды; в ряде случаев машина сама может кодировать заносимые в неё объекты. В качестве мнемокода применяется условное короткое буквенное обозначение объекта. Например, материально-ответственному лицу присваивается мнемокод «МОЛ». Процесс присвоения объектам кодовых обозначений называется кодированием [21]. Основная цель кодирования состоит в одназначном обозначении объектов, а также в обеспечении необходимой достоверности кодируемой информации.

С помощью кодирования обеспечивается выполнение основных функций, связанных с обработкой экономической информации: минимизация объёма первичной информации при вводе её в вычислительную систему и передача по каналам связи; сортировка и поиск информации по ключевым признакам; разработка сводных экономических отчётов по различным признакам; декодирование при переходе от кодов-признаков к их наименованиям при печати их сводных экономических отчётов.

Систематизация экономической информации вызывает необходимость применения различных классификаторов:

? общегосударственные классификаторы (ОК), разрабатываемые в централизованном порядке и являющиеся едиными для всей страны.

? отраслевые, единые для конкретной отрасли.

? региональные, единые для данной территории.

? локальные, составляемые для номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, фирмы.

Разработка локальных классификаторов ведётся на местах при проектировании ИС. Наряду с ними на предприятиях используются и классификаторы общегосударственного и отраслевого значения.

Классификаторы общегосударственного значения составляют Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК), насчитывают около четырёх десятков и условно делятся на четыре группы:

1. Классификаторы трудовых и природных ресурсов, например ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

2. Классификаторы информации о структуре экономики (СООГУ) и административно-территориальном делении страны (СОАТО).

3. Классификаторы информации о продукции и услугах (ОК промышленной и сельскохозяйственной продукции - ОКП), ОК строительной продукции.

4. Классификаторы технико-экономических показателей (ОКТЭП), управленческой документации (ОКУД), единиц измерения (ОКЕИ) и др.

Большинство классификаторов имеют блочную структуру кодовых слов, что позволяет вести компьютерную обработку информации с использованием отдельных блоков кодовых обозначений или их частей.

Как правило, эти коды проставляются в сводных отчётах, а также в некоторых первичных документах, например в счёте-фактуре, платежных документах. Приведём примеры построения некоторых ОК, имеющих наибольшее применение при автоматизированной обработке экономических показателей на предприятии:

ОКОНХ - ОК для отраслей, используется для анализа структуры отрасли; код пятизначный, включает следующие признаки: отрасль, подотрасль, вид, группу, подгруппу;

КОПФ - код организационно правовой формы, указывает принадлежность предприятия к различным формам собственности;

ОКЕИ - код единицы измерения; например, составляемый в тыс. рублей баланс предприятия имеет код «0372»;

ОКУД - код управленческой документации, семизначный; например, баланс имеет код «0710001» [17].

Локальные коды, как уже отмечалось, составляются для номенклатуры, специфичные для данной организации. Сюда входит широкий круг номенклатур, используемых различными подразделениями и службами управления. При этом должно соблюдаться неукоснительное правило: локальные коды должны быть едиными при решении различных экономических задач. Например, коды табличных номеров одновременно используются управлением кадров для учёта численности работающих и в бухгалтерии для выполнения расчётов по зароботной плате, коды материалов - при заготовлении материалов в отделе снабжения и при учёте их движения и на складе[4].

Основными номенклатурами локальных кодов на предприятии являются: структурные подразделения, работающие поставщики и покупатели, акционеры, материалы, готовая продукция, изделия, детали, соединения, полуфабрикаты, операции технологического процесса, основные средства, специальности и др.

Приступая к составлению классификаторов, прежде всего, определяют, какие общегосударственные и отраслевые классификаторы можно использовать. Наряду со специалистом по информационной технологии в составлении классификаторов значительную роль играют экономисты-пользователи. Рассмотрим порядок составления локальных классификаторов.

Разработка классификаторов состоит из четырёх этапов:

1. Установление перечня и количества объектов, подлежащих кодированию.

2. Систематизация объектов по определённым классификационным признакам (выбор системы классификации).

3. Определение правил обозначения объектов кодирования (выбор системы кодирования).

4. Разработка кодовых обозначений и положений по их ведению и внесению в них изменений.

На первом этапе определяются объекты (номенклатуры), подлежащие кодированию. Ими могут быть работающие, материалы, подразделения, оборудования, предприятия, организации и т.д. Затем по каждой номенклатуре устанавливается полный список всех позиций, подлежащих кодированию.

На втором этапе каждая номенклатура систематизируется по определённым классификационным признакам на основе выбранной системы классификации. Упорядоченное расположение классифируемых элементов на основе установленных взаимосвязей между признаками составляет систему классификации.

На третьем этапе, на основании системы классификации определяют правила обозначения объектов в соответствии с выбранной системой кодирования. Выбор системы кодирования в основном зависит от количества классификационных признаков и разработанной системы классификации и структуры её построения.

В практике машинной обработки экономической информации широко применяют следующие системы кодирования: порядковую, серийно-порядковую, позиционную, комбинированную, повторения, шахматную и штриховую.

На четвёртом этапе осуществляется непостредственное присвоение объектам кодовых обозначений, т.е. выполняется процесс кодирования - присвоение условных обозначений различным позициям номенклатуры. Заканчивается этот этап составлением классификатора, который оформляется в виде справочника.

Классификаторы имеют двоякое применение. Первое - для ручного проставления кодов в документах. В этом случае классификаторы оформляются в виде справочников и используются экономистами для подготовки первичных и сводных документов к машинной обработке.

Так, в сводных бухгалтерских отчётах (баланс, отчёт о прибылях и убытках и др.) в заголовочной части бланка проставляются коды постоянных признаков отчитывающейся организации: идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), код организации по ОКПО, отрасль (вид деятельности) по ОКОНХ, организационно-правовая форма по КОПФ, орган управления государственным имуществом по ОКПО; единица измерения по ОКЕИ.

Если при машинной обработке на предприятиях (организациях, фирмах) осуществляется ввод данных с первичных документов, то документы предварительно кодируются, коды проставляются вручную в соответствии с инструкцией в специально отведённые места документа, в зоны постоянных и переменных признаков документа.

Второе применение кодов предусматривает хранение всех классификаторов в памяти машины, на машинных носителях в банке данных, в качестве словарного фонда или условно-постоянной информации.

К кодам предъявляется ряд требований. Они должны охватывать все объекты, подлежащие кодированию, и давать им однозначное обозначение; предоставлять возможность расширения объектов кодирования без изменения правил их обозначения; быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта (напрмер, коды материалов, подразделений должны быть едиными для задач бухгалтерского учёта и технической подготовки производства); отличаться стабильностью, удобством восприятия и запоминания кодовых обозначений, обеспечивающим простоту заполнения, чтения и обработки; обладать максимальной информированностью кода при минимальной его значности; иметь возможность использования кодов для автоматического получения сводных итогов и автоматического контроля кодовых обозначений с целью обнаружения ошибок.

Назначение кодов состоит в обеспечении группировки информации в машине; подведение итогов по всем группировочным признакам и их печати в сводных таблицах; выполнении процедур поиска, хранения, выборки информации; передачи информации по каналам связи.

В последние годы стало широко использоваться штриховое кодирование. Оно является наименее дорогостоящим. Штриховой код основан на принципе двоичной системы счисления; информация запоминается как последовательнность 0 и 1. Широким линиям и широким промежуткам присваивается логическое значение - 1, узким - 0. Штриховое кодирование есть способ построения кода с помощью чередования широких и узких, тёмных и светлых полос [17].

Применение штрихового кодирования позволяет: получить необходимую информацию, характеризующую товар, его свойства; обеспечить возможность эффективного управления товародвижением вообще и к потребителю в частности: автоматизировать процессы расчётов за продаваемые товары и, следовательно, повысить эффективность управления производством.

Система штрихового кодирования информации представляет собой совокупность вида штриховых кодов и технических средств нанесенных на носители информации, верификации качества печати, считывания с носителей, а также предварительной обработки данных.

Например, штриховый код UPS-12 имеет следующие значения:

3 00025 00234 9. В приведённом примере 3 - код лекарственных препаратов США, 00025 - код производителя, 00234 - код продукта, 9 - контрольное число.

Основными техническими средствами нанесения штриховых кодов на носители информации (бумага, самоклеющаяся плёнка, металл, керамика, текстильное полотно, пластмасса, резина и др.) являются оборудование для изготовления мастер-фильмов (шаблонов штриховых кодов), компактные печатающие устройства различного принципа действия. Верификация, или контроль, качества печати штриховых кодов может быть осуществлена специализированным оборудованием, оснащённым соответствующими программными средствами. Для считывания штриховых кодов с носителей информации используются сканирующие устройства различного типа: контактные карандашы и сканеры; лазерные сканеры и мобильные терминалы, считывающие информацию на расстоянии. Мобильный терминал обеспечивает, помимо считывания информации с носителей, предварительную обработку данных и их передачу на компьютер для дальнейшего обобщения и анализа.

К средствам формализованного описания экономической информации относится понятие «идентификатор».

Идентификатор - это условие обозначение реквизитов документов буквами латинского или русского алфавита; используется при описании реквизитов документов в постановке задач для последующего проектирования и программирования.

Идентификация реквизитов первичных документов, условно-постоянной информации и сводных отчётов производится в процессе постановки задачи. При машинной обработке идентификаторам реквизитов соответствуют наименованиям полей в памяти машины.

3.1.3 ХАРАКТЕРИСТИКА ВХОДНОЙ ИНФОРМАЦИИ

Основным носителем информации является документ - материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий, в соответствии с действующим законодательством, прававое значение.

Документационное обеспечение видов работ и функций управления называется документированием. Совокупность всех документов, циркулирующих в системе бухгалтерского учета, представляет собой систему документации.

Основными носителями информации при автоматизированной обработки являются входные и выходные документы, т.е. бумажные или экранные носители информации утвержденной формы, имеющие юридическую силу.

Документы, содержащие исходные данные организаций и предприятий, принято называть первичными, а документы, содержашие сведения обобщающего характера и используемые для принятия управленческих решений - выходными.

Применение автоматизированных систем обработки обусловило необходимость приспособления докумнетации к требовниям машинной обработки, что ускорил процесс ее унификации и стандартизации. Унифицированная система документации включает комплекс взаимосвязанных форм документов и правил их оформления на основе применения средств вычислительной техники [17].

Составление организационно-распорядительных документов регламентируется государственными стандартами; это - основные положения о составлении и оформлении документов и формуляр-образец, представляющий собой модель формы, присущей данной унифицированной системе.

Для учета запасов используются разные документы. Одним из этих документов являяются документы “Приходный кассовый ордер” и “Расходный кассовый ордер”. Документ “Приходный кассовый ордер” предназначен для ведения учета поступления наличных денежных средств в кассе предприятия. Электронная форма этого документа приведена на рис. 3.6.

Рис. 3.6. Электронная форма документа “Приходный кассовый ордер”

Описание реквизитов документа “Приходный кассовый ордер” приведено в табл. 3.1.

Таблица 3.1.

Реквизиты документа “Приходный кассовый ордер”

Наименования поля	Идентификация	Тип данных	Количество разрядов
Розничная выручка	RV	числовой	6
Движение денежных средств	DDS	текстевой	20
Касса	KASSA	текстевой	30
Рублевая	RUB	числовой	6
Драм	DRAM	числовой	6
Валютная	VAL	числовой	6
Корр. счет	KS	числовой	4
Контрагенты	KONTR	текстевой	20
Договоры	DOGOV	текстовой	20
Документ поставки	DOKPOS	текстовой	20
Приято от	PRNOT	текстовой	15
Основание	OSNOV	текстовой	25
Сумма	SUM	числовой	6
Ставка НДС	SNDS	числовой	2
НДС	NDS	числовой	4
Ставка НП	SNP	числовой	2
НП	NP	числовой	4
Формировать проводки	FPROV	текстовой	20

Аналогическую структуру имеет и документ расходного кассового ордера.

При быхгалтерском учете передачи товаров используются выданные счета-фактуры. Электронный вид документа “Счет-фактура выданный” преведен на рис. 3.7.



Рис. 3.7. Электронная форма документа “Счет-фактура выданный”

Описание реквизитов документа “Счет-фактура выданный” представлено в табл.3.2.

Таблица.3.2

Реквизиты документа “Счет-фактура выданный”

Наименования поля	Идентификация	Тип данных	Количество разрядов
Номер	NOM	числовой	8
Дата	DAT	числовой	6
Основание	OSNOV	текстовой	25
Поставщик	POST	текстовой	15
Грузоотправитель	GRUZOOTP	текстовой	15
Покупатель	POKUP	текстовой	20
Грузополучатель	GRUZOPOL	текстовой	15
Договор	DOGOV	текстовой	20
Счет учета НДС	SUCHNDS	текстовой	3
Счет учета акциза	SUCHAK	текстовой	3
К платежно-расчетному документу	KPLRASDOC	текстовой	10
Дата оплаты	DATOPL	числовой	6
Сумма	SUM	числовой	10
Комментарий	COMMENT	числовой	30

При поступлении товаров от сторонних организаций регистрируются полученные от них счета-фактуры. Электронный вид документа “Счет-фактура выданный” преведен на рис. 3.8.

Рис. 3.8. Электронная форма документа “Счет-фактура полученный”

Описание реквизитов документа “Счет-фактура выданный” представлено в табл.3.3.

Таблица.3.3.

Реквизиты документа “Счет-фактура полученный”

Наименования поля	Идентификация	Тип данных	Количество разрядов
Номер	NOM	числовой	8
Дата	DAT	числовой	6
Документ оприходования	DOKOPR	текстовой	25
Поставщик	POST	текстовой	15
Договор	DOGOV	текстовой	20
Дата и номер получ. счет-фактуры	DATNOMPSF	числовой	9
Дата оприходования	DATOPR	числовой	6
Всего покупок, включая НДС	VSPOKVKNDS	числовой	10
Сумма без НДС	SUMBZNDS	числовой	10
Сумма НДС	SUMNDS	числовой	10
Комментарий	COMMENT	числовой	30

Подобным образом описываются и остальные входные документы.

3.1.4 НОРМАТИВНО-СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

К условно-постоянной информации относятся те данные, которые используются во многих циклах обработки и остаются неизменными в течение длительного периода времени. В связи с тем, что условно-постоянная информация составляет до 75% общего объема информации, циркулирующей в системе управления фирмы, от правильной ее организации во многом зависит эффективность функционирования всей системы управления фирмой.

Создание системы постоянной информации достигается централизацией хранения данных, повышения их достоверности, устранения дублирования, сокращения объема работ по подготовке и вводу их в ЭВМ, что повышает эффективность использования постоянной информации.

Для хранения редко изменяемой информации используется так называемый справочник-констант (табл. 3.4.).

Таблица 3.4.

Список констант

Код	Наименование	Зачение
Дата регистрации	Дата регистрации фирмы	13.05.98
Название организации	Название организации	ЗАО “Аштарак-Кат”
ИНН оргонизации	ИНН организации	55500045201
Юр. адрес организации	Юридический адрес орган.	г. Ереван, улица Дро18/3
Почт адресс организации	Почтовый адрес орган.	0014, г. Ереван, улица Дро18/3
Телефоны организации	Тел по юр. адресу и дейст.	365840, 365835
Руководитель	ФИО руководителя	Маргарян А.И
Бухгалтер	ФИО бухгалтера	Антонян М.К
Менеджер	ФИО менеджера	Авагян Л.Д.
Зам директор	ФИО зам директора	Григорян К.Н.
Кассир	ФИО кассира	Варданян С.Т.
Программист	ФИО программиста	Саргсян К.К.

Константами могут быть числовые величины и текстовые данные. Они хранят такую информацию как полное наименование организации, ее юридический адрес, фамилию руководителя и главного бухгалтера, дату регистрации предприятия, основную ставку НДС и т.д. Некоторые константы могут быть периодическими, т.е. принимать различные значения в зависимости от даты. Константы используются в расчетах, при формировнии документов и отчетов. Предприятия, его адресные и банковские реквизиты используются при автоматическом формировании платежных и иных документов [10].

Кроме условно-постоянной информации в АИС управления запасами используются следующие справочники:

справочник номенклатуры;

справочник материалов;

справочник типов цен;

справочник мест храненеия МПЗ;

справочник контрагентов;

справочник видов договоров;

справочник единиц измерения и др.

Справочник номенклатуры предназначен для ведения учета приобретаемых и продоваемых видов товаров и продукции. Электронная форма справочника “Номенклатура” приведена на рис. 3.9.



Рис.3.9. Структура справочника “Номенклатура”

Описание реквизитов справочника номенклатуры представлено в табл.3.5.

Таблица 3.5.

Реквизиты справочника “Номенклатура”

Наименование полей	Идентификация	Тип данных	Кол. разрядов
Код	KOD	Числовой	8
Наименование	NAIM	Текстовый	15

Справочник материалов предназначен для учета поступивщих материалов на склад и норматив запасов материалов. Электронная форма справочника “Матреилалы” имеет следующий вид (рис. 3.10.):



Рис.3.10. Структура справочника материалов

Описание реквизитов справочника материалов представлено в табл.3.6.

Таблица 3.6.

Реквизиты справочника материалов

Наименования поля	Идентификация	Тип данных	Количество разрядов
Код	KOD	числовой	8
Наименование	NAIM	текстовый	20
Цена	CEN	числовой	8

Спарвочник “Типы цен” предназначен для составления прайс-листов покупаемых товаров и продоваемой готовой продукции. Электронная форма справочника “Типы цен” имеет следующий вид (рис. 3.11.):



Рис.3.11. Структура справочника “Типы цен”

Описание реквизитов справочника “Типы цен” представлено в табл.3.7.

Таблица 3.7.

Реквизиты справочника “Типы цен”

Наименования поля	Идентификация	Тип данных	Количество разрядов
Код	KOD	числовой	6
Наименование	NAIM	текстовый	20
Валюта	INN	числовой	8
Вкл. НДС	VKLNDS	числовой	10
Вкл. НП	VKLNP	числовой	10

Справочник “Места хранения МПЗ” предназначен для проведения учета материально-производственных запасов на складах предприятия. Электронная форма справочника “Места хранения МПЗ” имеет следующий вид (рис. 3.12.):



Рис.3.12. Структура справочника “Места хранения МПЗ”

Описание реквизитов справочника мест хранения МПЗ представлено в табл. 3.8.

Таблица 3.8.

Реквизиты справочника “Места храненеия МПЗ”

Наименования поля	Идентификация	Тип данных	Количество разрядов
Код	KOD	числовой	6
Наименование места хранения	NAIMMX	текстовый	20
Тип цен	TIPC	текстовый	10
Тип склада	TIPSKL	текстовый	8

Справочник контрагентов предназначен для ведения аналитического учета (рис.3.13).



Рис.3.13. Структура справочника контрагентов

Описание реквизитов справочника контрагентов представлено в табл. 3.9.

Таблица 3.9

Реквизиты справочника контрагентов

Наименования поля	Идентификация	Тип данных	Количество разрядов
Код	KOD	числовой	6
Наименование	NAIM	текстовый	20
ИНН	INN	числовой	8
Телефон	TEL	числовой	6
Почтовый адрес	PA	текстово-числовой	15
Юридический адрес	JUA	текство-числевой	15
Оснавной догвор	ODOG	текстовый	15
Расчетный счет	RS	числовой	18

Справочник видов договоров предназначен для для ведения синтетического и аналитического учета. Справочник договора представлен на рис. 3.14.



Рис.3.14. Структура справочника “Виды договоров”

Описание реквизитов справочника “Виды договоров” предоставлено в табл. 3.10.

Таблица.3.10.

Реквизиты справочника видов договоров

Наименования поля	Идентификация	Тип данных	Количество разрядов
Код	KOD	числовой	10
Наименование	NAIM	текстовый	25
Дата возникнавения	DVOZ	числовой	6
Dата погашения	DPOG	числовой	6

Нормативно-справочные данные о единицах измерения хранятся в справочнике “Единицы измерений”. Справочник единиц измерения содержит информацию о единицах измерения, используемых в данном предприятии. Справочник корректируется с учетом прибавления новых единиц измерения или выбытия какого-либо из них. Электронная форма справочника “Единицы измерения” имеет следующий вид (рис. 3.15.):



Рис. 3.15. Справочник “Единицы измерений”

Описание реквизитов справочника единиц измерения приведено в табл. 3.11.

Таблица 3.11.

Реквизиты справочника единиц измерения

Наименование полей	Идентификация	Тип данных	Кол. разрядов
Код	KOD	Числовой	3
Наименование	NAMEN	Текстовый	1
Полное наименование	POLNAMEN	Текстовый	3

Остальные справочники создаются аналогичным образом.

Таким образом, под справочником понимается объект программы, позволяющий пользователю вводить, хранить и получать информацию, структурируя ее в виде дерева. Справочник представляется списком древовидной структуры, в узлах которого хранится информация о различных объектах. Информация хранится в виде записей, а все узлы дерева хранят записи одной структуры, содержащей различные величины. Набор этих величин для каждого справочника произволен за исключением двух строковых величин: кода объекта и значения объекта. Код объекта является уникальным для данного справочника и позволяет ссылаться на этот объект из других мест программы. Значение объекта - произвольная строка, введенная пользователем (обычно это название объекта). Для каждого объекта хранится история изменений значения этого объекта. Однако пользователь может редактировать существующие справочники, добавляя и убирая информацию. Внешне справочник представляет собой список объектов.

3.1.5 ХАРАКТЕРИСТИКА РЕЗУЛЬТАТНОЙ ИНФОРМАЦИИ

Результативными документами в ЗАО “Аштарак кат” являются:

– модель управеления производстенными запасами;

– книга покупок;

– книга продаж;

– журнал учета выданных счетов-фактур;

– журнал учета полученных счетов-фактур;

– оборотно-сальдовой ведомости по счтеу;

– отчет “Анализ счета”.

Вид и формы рзультатной информации, т.е. модель задачи управеления производстенными запасами соответствует отчетностям вкладки SOLVER в программы EXCEL, которые имеют следующие структуры:

1. Для отчетности “Answer Refort”:

а. Terget Cell (Max)

Cell	Name	Original Value	Final Value

Описание реквизитов документа “Terget Cell” пердставим в табл. 3.12.

Таблица 3.12.

Реквизиты документа “Terget Cell”

Наименование поля	Идентификация	Тип данных	Количество разрядов
Cell	CLL	текстовый	15
Name	NAM	текстовый	25
Original Value	ORGVAL	числовой	10
Final Value	FINVAL	числовой	10

б. Adjustable Cells

Cell	Name	Original Value	Final Value

Реквизиты документа “Adjustable Cells” аналогичны реквизитам документа “Terget Cell” и, следовательно, имеют аналогичное описание (табл. 3.12.).

в. Constrainsts

Cell	Name	Value	Formula	Status	Slack

Описание реквизитов документа “Constrainsts” пердставим в табл. 3.13.

Таблица 3.13.

Реквизиты документа “Constrainsts”

Наименование поля	Идентификация	Тип данных	Количество разрядов
Cell	CLL	текстовый	15
Name	NAM	текстовый	25
Value	VAL	числовой	10
Formula	FML	числовой	10
Status	STAT	числовой	10
Slack	SLK	числовой	10

2. Для отчетности “Sensitivity Refort”

а. Adjustable Cells

Cell	Name	Value	Cost	Coefficient	Increase	Decrease

Описание реквизитов документа “Adjustable Cells” пердставим в табл. 3.14.

Таблица 3.14.

Реквизиты документа “Adjustable Cells”

Наименование поля	Идентификация	Тип данных	Количество разрядов
Cell	CLL	текстовый	15
Name	NAM	текстовый	25
Value	VAL	числовой	10
Cost	CST	числовой	10
Coefficient	CFFCNT	числовой	5
Increase	INCR	числовой	10
Decrease	DECR	числовой	10

б. Constrainsts

Cell	Name	Final Value	Shadow Price	Constraint R.H. Side	Allowable Increase	Allowable Decrease

Описание реквизитов документа “Constrainsts” пердставим в табл. 3.15.

Таблица 3.15.

Реквизиты документа “Constrainsts”

Наименование поля	Идентификация	Тип данных	Количество разрядов
Cell	CLL	текстовый	15
Name	NAM	текстовый	25
Final Value	FINVAL	числовой	10
Shadow Price	SHPR	числовой	10
Constraint R.H. Side	CONRHSD	текстовый	15
Allowable Increase	ALLWINCR	числовой	10
Allowable Decrease	ALLWDECR	числовой	10

3. Для отчетности “Limits Refort”

а. Terget

Cell	Name	Value

Описание реквизитов документа “Target” пердставим в табл. 3.16.

Таблица 3.16.

Реквизиты документа “Target”

Наименование поля	Идентификация	Тип данных	Количество разрядов
Cell	CLL	текстовый	15
Name	NAM	текстовый	25
Value	VAL	числовой	10

б. Adjustable

Cell	Adjustable Name	Value	Lower Limit	Target Result	Upper Limit	Target Result

Описание реквизитов документа “Adjustable” пердставим в табл. 3.17.

Таблица 3.17.

Реквизиты документа “Adjustable ”

Наименование поля	Идентификация	Тип данных	Количество разрядов
Cell	CLL	текстовый	15
Adjustable Name	AJSTNAM	текстовый	25
Value	VAL	числовой	10
Lower Limit	LOWLIM	числовой	10
Target Result	TARGREZ	числовой	10
Upper Limit	UPPLIM	числовой	10

Форма отчёта книги покупок приведена на рис. 3.16.

а)

б)

Рис. 3.16. Книга покупок: (а) левая часть, б) правая часть.

Форма отчёта книги продаж приведена на рис. 3.17.

а)

б)

Рис. 3.17. Книга продаж: а) левая часть, б) правая часть

Описание реквизитов отчётов книги покупок и продаж разрабатывается аналогично принципу, приведённой в табл. 3.18.

Таблица 3.18.

Наименование поля (реквизита)	Идентификация	Тип поля	Размер
Дата счет-фактуры	DSF	Текстовый	10
Номер счет-фактуры	NSF	Числовой	10
Наименование покупателя	NAPOK	Текстовый	25
ИНН покупателя	INNPOK	Числовой	10
КНН покупателя	KNNPOK	Числовой	10
Дата и номер опаты счета-фактуры продавца	DNOSFP	Текстовый	20
Всего продаж включая НДС	VPWNDS	Числовой	10

Форма отчёта оборотно-сальдовой ведомости по счету приведена на рис. 3.18.

Субконто	Сальдо на начало периода	Обороты за период	Сальдо на конец периода
	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит

Рис. 3.18. Оборотно-сальдовая ведомость по счету.

Описание реквизитов этой отчётности приведено в табл. 3.19.

Таблица 3.19.

Наименование поля (реквизита)	Идентификация	Тип поля	Размер
Субконто	SBKT	Текстовый	20
Сальдо на начало периода:	SNP	Текстовый	15
Дебет	DEBET	Числовой	10
Кредит	KREDIT	Числовой	10
Обороты за период:	OZPR	Текстовый	15
Дебет	DEBET1	Числовой	10
Кредит	KREDIT 1	Числовой	10
Сальдо на конец периода	SNKP	Текстовый	15
Дебет	DEBET2	Числовой	10
Кредит	KREDIT2	Числовой	10
Наименование отчёта	NOTCH	Текстовый	20
Дата составления отчёта	DSO	Текстовый	10
Наименование организации	NO	Текстовый	20

Форма отчёта анализа счёта приведена на рис. 3.19.

Счет	С кредита счета	В дебет счетов	С кредита счета	В дебет счетов
			В валюте	В валюте
Сальдо на начало периода
…….
Обороты за период
Сальдо на конец периода

Рис.3.19. Анализ счета.

Описание реквизитов этой отчётности приведено в табл. 3.20.

Таблица 3.20.

Наименование поля (реквизита)	Идентификация	Тип поля	Размер
Номер счета	NSCHOT	Числовой	4
Сальдо на начало периода	SNP	Числовой	8
Обороты за период	OP	Числовой	8
Сальдо на конец периода	SKP	Числовой	8
С кредита счета	SKSCH	Числовой	8
В дебет счетов	VDSCH	Числовой	8
С кредита счета (в валюте)	SKCHV	Числовой	8
В дебет счетов (в валюте)	VDSCHV	Числовой	8

Эти результативные формы решемых задач в рамках данной дипломной работы будут сформированы в пункте 3.2.1.

3.2 ВНУТРИМАШИННАЯ РЕАЛИЗАЦИЯ КОМПЛЕКСА ЗАДАЧ

3.2.1 ФОРМАЛИЗАЦИЯ РАСЧЕТОВ (АЛГОРИТМЫ РАСЧЕТА И РЕШЕНИЯ ЗАДАЧ)

Для реализации АИС должны быть разработаны алгоритмы для решения каждой из поставленных задач. На рис. 3.20. приведен алгоритм оприходования материалов, передачи их в производство, а также реализации готовой продукции.

Ввод данных о

поступивших

материалах

Поля

заполнены в соответствии Нет

с требованиями

Да

Запись сведений

в базу данных



Ввод данных о

переданных в производство

материалах

Поля

заполнены в соответствии Нет

с требованиями

Да

Запись сведений

в базу данных

Ввод данных об

отгрузке готовой

продукции

Поля

заполнены в соответствии Нет

с требованиями

Да

Запись сведений

в базу данных

Рис. 3.20. Алгоритм оформления складских операций

Учет поступления материалов. На основании реальной приходной накладной данные заносятся в компьютер. В накладной указываются: Номер документа, дата, получатель, поставщик, наименование материала, количество, цена и итоговая сумма. Эти данные необходимы для ведения учета и формирования различных отчетов. Данные заносятся в виде документа «Поступление МЦ», хранится и редактируется в таблице Приход. Заносятся по мере поступления материалов на склад. От пользователя требуется внимательность при занесении документов. Также приход учитывается и непосредственно на складе кладовщиком, поэтому проконтролировать информацию можно путем сравнения данных со склада и данных по компьютеру, при несоответствии этих данных необходимо будет поднять исходный документ.

Учет реализации готовой продукции. При отгрузке готовой продукции посреднику необходимо оформить расходные документы. Расходными документами являются счет-фактура и товарная накладная. В этих документах также как и в приходных указываются: Номер документа, дата, получатель, поставщик, наименование готовой продукции, количество, цена и итоговая сумма. Документы «Товарная накладная» и «Счет-фактура», хранится и редактируется в таблице Расход. Данные по расходу также учитываются и на складе, поэтому в последствии легко это проверить. Для пользователя необходимо проявить внимательность при занесении количества.

Формализация задачи пстроения модели управеления производстенными запасами состоит из целевой функции; системы ограничений и условия неотрицательности неизвестных величин.

Целевая функция отображает суммарный прибыль от реализации молочных продуктов ЗАО “Аштарак-Кат” и имеет следующую структуру [3]:

, (3.2.1)

где

- рыночная цена единицы молочных продуктов j-того вида;

- количество выпуска молочных продуктов j-того вида.

Основными ограничениями являются:

1. эффективное использование молока:

(3.2.2)

где

- нормативные затраты i-того вида ресурсов на производство единицы молочных продуктов j-того вида;

- общее количество наличия ресурсов i-того вида.

2. эффективное использование сепаратизированного молока (молока низкого качества по жирности):

(3.2.3)

где

- нормативные затраты сепаратизированного молока i-го вида для производства единицы молочных продуктов j-того вида;

- общее количество наличия сепаратизированного молока i-го вида.

3. эффективное использование масла:

(3.2.4)

где

- нормативные затраты масла i-того вида для производства единицы молочных продуктов j-того вида;

- общее количество наличия масла i-того вида.

4. эффективное использование рабочего времени оборудования:

(3.2.5)

где

- нормативные затраты рабочего времени оборудования i-того вида для производства единицы молочных продуктов j-того вида;

- общее число наличия рабочего времени оборудования i-того вида.

5. эффективное использование труда:

(3.2.6)

где

- нормативные затраты труда i-того вида для производства единицы молочных продуктов j-того вида;

- общее число наличия трудовых ресурсов i-того вида.

Условие неотрицательности неизвестных величин:

, (3.2.7)

ЗАО «Аштарак-Кат» в течение многих лет производит следующие виды молочных продуктов: сметана, творог, мацун, мороженное, сыр, егурт. Для производства этих видов молочных изделий ЗАО «Аштарак-Кат» затрачивает запасы молочных ресурсов в следующих количествах. Все данные приведены в табл. 3.21.

Таблица 3.21.

Ассортимент	Сырье и рабочее время, нормативние расходи
	Молоко, л.	Сепаратизированное молоко, л.	Масло, кг.	Рабочее время оборудование, норм/час	Трудовые ресурсы, чело/час
Сметана	10	20	0,04	0,02	0,07
Творог	15	17	0,02	0,02	0,16
Мацун	1	1	0,01	0,02	0,18
Мороженное	0,62	0,52	0,06	0,02	0,2
Сыр	0,96	0,96	0,08	0,04	0,4
Егурт	0,45	0,5	0,15	0,04	0,13
Наличие ресурсов	550000	20000	6500	3200	365000

Рыночная цена, себестоимость и прибыль преведены в табл. 3.22.

Таблица 3.22.

Ассортимент	Рыночная цена, др.	Себестоимость, др.	Прибыль от реализации продукции, др.
Сметана	850	595	255
Творог	640	448	192
Мацун	220	154	66
Мороженное	600	420	180
Сыр	1750	1225	525
Егурт	800	560	240

Требуется составить такой план выпуска различных видов малочных продуктов, который обеспечит получение максимальной прибыли при полной использовании всех видов производственных запасов. Для разработки числовой модели данной задачи введем следующие переменные:

обьем производства сметаны;

обьем производства творога;

обьем производства мацуна;

обьем производства мороженного;

обьем производства сыра;

обьем производства егурта.

Числовая модель имеет следующий вид:

Целевая функция задачи:

,

При следующих ограничениях:

1. ;

2. ;

3. ;

4. ;

5. ;

6. .

Алгоритм решения задачи построения модели управеления производстенными запасами осуществляется по следующему алгоритму:

1. Из Пуска выбираем строку Программы;

2. Затем вызываем программу “Microsoft EXCEL 2003”;

3. Из главной меню программы выбираем меню «Сервис».;

4. Далее активизируем подменю «Solver»;

5. Заполняем окно «Solver» нашими параметрами;

6. После чего заполняем окно «Solver Options»;

7. Затем при нажатии кнопки ОК и азтем Solve, открывается окно «Результаты поиска решения»;

8. Выбирая все типы отчетов и флажок «Сохранить найденное решение», нажимаем кнопку ОК;

9. После этих действий программа автопматически даст решение задачи.

Решение задачи см. в прилож. 4.

3.2.2 СТРУКТУРНАЯ СХЕМА ДЕРЕВА ДИАЛОГА И ВЫЗОВА ПРОЦЕДУР

При исследовании внутримашинной реализации комплекса задач и рассмотрения алгоритмов расчета и решения задач, построим структурную схему дерева дилога и вызова процедур.

Дерево диалога и вызова процедур для управления запасами почти во всех бухгалтерских программах может иметь следующий вид (рис. 3.21.).



Рис. 3.21. Дерево диалога и вызова процедур

3.3 ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

3.3.1 ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕХНОЛОГИИ СБОРА, ПЕРЕДАЧИ, ОБРАБОТКИ И ВЫДАЧИ ИНФОРМАЦИИ

Технологическое обеспечение включает описание организации и технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации и отражает последовательность операций, начиная от способа сбора первичной информации и заканчивая выдачей обработанной информации.

Технологический процесс работы АИС управления запасами начинается с загрузки программы “1С: Предприятие” и выбором информационной базы 1С:Бухгалтерия. При этом загружается главное меню, состоящее из основных меню - файл, действия, операции, справочники, документы, журналы, отчеты, налоговый учет, сервис, окна, помощь.

Каждое из перечисленных выше меню детализировано на соответствующие подменю. Результатом действия каждого из подменю является активизация соответствующей формы - макета ввода/вывода данных по определенным условиям: либо необходимости ввести условия выбора данных вручную, либо выбрать из предлагаемого набора.

Всю информацию можно вводить заново, корректировать, удалять. Это касается как нормативно-справочной информации, так и первичной. Кроме того предусмотрена возможность вывода на бумажный носитель всех электронных документов.

3.3.2 СХЕМА ТЕХНОЛОГИЧЕСКОГО ПРОЦЕССА СБОРА, ПЕРЕДАЧИ, ОБРАБОТКИ И ВЫДАЧИ ИНФОРМАЦИИ

Технологический процесс сбора, передачи, обработки и выдачи результативной информации схематически представлен на рис.3.22., из которого ясно виден весь процесс превращения первичной информации в результатную.



Рис. 3.22. Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации

3.4 ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ КОМПЛЕКСА ЗАДАЧ

3.4.1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Программа «1С: Предприятие 7.7.» является универсальной системой для автоматизации учета. За счет своей универсальности «1С: Предприятие» используется для ведения любых разделов учета на предприятиях различных типов. Разнообразные и гибкие возможности программы позволяют использовать ее как средство полной автоматизации учета: от ввода первичных документов до формирования отчетности.

Это универсальная бухгалтерская программа, ориентированная на широкий спектр возможных объектов применения - именно небольших и средних предприятий различных областей деятельности - производственных, строительных, торговых. Широкие возможности организации детального аналитического учета, высокая оперативность формирования тех или иных экономических показателей, предусматриваемые возможностями указанной программы, позволят поднять на новый качественный уровень бухгалтерский учет в ЗАО “Аштарак-Кат”.

Программа «1С: Предприятие» построена по принципу заполнения разных форм. Меню программы составлено в очень удобной форме. Все расчеты ведутся автоматически. Имеется также возможность автоматизации первичного учета вообще. Включена функция калькулятора и памяти.

Программой «1С: Предприятие» предполагается автоматизация практически всех основных участков учетной работы:

1) Учет основных средств и нематериальных активов: создание электронных инвентарных карточек по ОС и НМА, автоматическое начисление амортизации по установленным нормам.

2) Кассовые и расчетные операции: операции по кассе, расчеты с подотчетными лицами, расчеты с поставщиками и заказчиками, расчеты с разными дебиторами и кредиторами, расчеты по налогам и сборам с бюджетом, платежам во внебюджетные фонды, расчеты по кредитам и займам.

3) Учет материально-производственных запасов: составление оборотных ведомостей движения материальных ценностей, формирование данных аналитического учета по каждому виду используемых материальных ресурсов.

4) Учет труда и заработной платы: автоматическое начисление сумм заработной платы и удержаний из нее по различным системам оплаты труда, составление расчетно-платежной документации, ведение индивидуальных карточек работников по НДФЛ и ЕСН.

5) Учет затрат на производство - автоматический подсчет затрат на производство, учет затрат на готовую продукцию по статьям расходов.

6) Учет выпуска, отгрузки и продаж готовой продукции: аналитический учет по видам продукции, формирование результата от продаж.

7) Финансовая отчетность: предусмотрено автоматическое формирование регистров синтетического учета (ведомости, главная книга) и составление форм бухгалтерской отчетности. Решение данной задачи обеспечивается наличием информационных связей со всеми вышеперечисленными комплексами учетных задач.

Возможности программы также позволяют вести список сотрудников организации, формировать приказы о приеме на работу, об увольнениях, об изменениях в кадровых данных сотрудников. Также можно формировать приказы о групповом и индивидуальном изменении окладов. Кроме всего этого существует возможность печати всех необходимых документов. Этого достаточно для ведения кадрового учета на предприятиях с относительно небольшим числом сотрудников [10,21].

3.4.2 ОПИСАНИЕ ПРОГРАММНЫХ МОДУЛЕЙ

Работа с программой начинается с вывода информационного окна и активизации системы меню. Работа программы осуществляется по диалоговому и событийному режиму, при этом под диалогом понимается предоставление пользователю нескольких альтернатив и обработка его выбора. В диалоговую систему входят главное меню, с соответствующими всплывающими подменю, а также диалоговые окна. Под событиями понимаются процессы, активизируемые пользователем (например - нажатие функциональных клавиш).

Главное меню предназначено для запуска основных процедур программы и завершения работы с программой. Выполнение всех операций определяет главное меню программы, которое высвечивается на экране сразу же после включения программы. Главное меню представляет собой перечень модулей программы, где каждый модуль выполняет определенные функции технологического процесса, начиная от ввода первичных документов и заканчивая составлением сводных отчетов.

Дадим описание основным программным модулям.

Модуль Справочники предназначен для поиска и просмотра информации по сотрудникам, а также для получения сведений о подразделениях предприятия, единицах измерения и об используемых валютах. Модуль включает следующие справочники: “Сотрудники”, “Единицы измерения”, “Подразделения”, “Валюты”. Для доступа к справочникам используются пункт меню “Справочники” главного меню программы.

Ввод в справочники информации, как правило, производится пользователем в процессе работы с программой. Вместе с тем, некоторые справочники поставляются уже заполненные необходимой информацией.

Справочники могут вызываться автоматически или нажатием клавиши (F4): при вводе и редактировании документов; вводе элементов справочников; задании параметров отчетов; в других случаях, когда требуется указать какое-либо значение путем его выбора из существующего справочника. Большинство справочников позволяют в процессе выбора ввести в справочник новый элемент.

Главное назначение справочников - автоматическое заполнение условно-постоянной информации в документах.

Модуль Документы предназначен для ввода информация о совершаемых организацией хозяйственных операциях. Для ввода новых документов используются пункты меню “Документы” главного меню программы.

Для просмотра и редактирования введенных документов необходимо открыть соответствующий журнал документов, используя меню “Журналы”.

Модуль Журналы предназначен для работы с документами: ввода новых документов, просмотра и редактирования введенных ранее документов, пометки документов на удаление. Для доступа к журналам служит меню “Журналы” главного меню программы. Каждый журнал позволяет работать с документами, относящимися к одному из разделов учета.

Константы служат для хранения сведений о предприятии и относятся к категории постоянной или условно-постоянной информации. Заполняются функцией «Сервис - «Сведения об организации». Последовательно заполняются все закладки. Все данные затем автоматически переносятся в раздел «Константы» (функция «Операции») и служит для автоматического заполнения различных документов и выполнения расчетов