Главная Коллекция "Otherreferats" Программирование, компьютеры и кибернетика Разработка АИС управления запасами

Разработка АИС управления запасами

Разработка автоматизированной информационной системы управления запасами для предприятия, занимающегося производством и реализацией молочных продуктов. Обоснование проектных решений по автоматизированному решению данных экономико-информационных задач.

Рубрика Программирование, компьютеры и кибернетика
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 12.06.2011
Размер файла 2,7 M

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Страница:

- нужного продукта

- в неопходимом количестве

- требуемого качества

- в нужном месте

- в установленное время

- для конкурентного потребителя

- с наименьшими затратами.

Рассмотрим наиболее важние логистические функции.

-Обеспечение качества обслуживания потребителей требует от фирм постаяанных усилий, в часности, по обеспечению требований стандартов ISO-9000 международной организации по стандартизаци. Общеприятия коецепция управления качеством на всех этапах процесса производства и расприделения естествено увязивается с логистическим подходом, который играетт определяющую роль в обеспечении доставки товаров нужного качества в нужное место и в нужное время, в довидении услуг до потребителя.

- Упрваления закупками обеспечивает решение комплекса задач по определению потребностей, стратегическому и оперативному планированию поставок, выбору поставщиков, выбору оптимальных объемов и сроков поставок, заключению договоров, определению вида транспорта и т.д. Эта функция весьма важна, так как объемы и условия поставок, размещение поставщиков непосредственно влияют на логистические издержки.

- Транспартировка - это реализация материального потока. Затраты на транспартировку в некоторых видах деятельности достигают более 2/3 логистических издержек. В логистике транспартировку определяют как совакупность перевозки, погрузки-рагрузки, экспедирования, промежуточного складирования и т.п. Управление перевозкой включает в себя выбор транспорта, перевозчика и экспедитора, маршрута доставки и т. п.

- Управление запасами. Всегда есть неопходимость иметь запасы для обеспечения бесперебойного производства, исключения неудовлетваренного спроса. Однако перевышение минимальной неопходимого объема запасов приводит к омертвлению запасов могут достигать 20-60% всех логистических издержек. Поэтому решение оптимизационной задачи достижения мининум затрат на обеспечение запасов при ограничениях объема запасов снизу, обеспечиваюших бесперебойную работу - вазнейшая функция логистического менеджмента.

-Управления заказами включает сбор заказов, заключение и ведение договоров, определение сроков иусловий поставок. Фактически это обеспечение работы распределительной сети предприятия или логистических посредников. Затраты в этой деятельности не столь велики но важность ее существенн, так как именно она определяет конечный уровень обслуживания потребителей.

-Операционный менеджмент (управление производственными процедурами) - это комплекс мер по снижнию затрат и повышению качества продукции, реализумый в производстве путе управления потокамисыря и незавершенной продукции. При этом решаются частные задачи минимизации промежуточных запасов сыря и незавершенной продукции, прогнозирования потребности в сырье, сокращения производственного цикла и т.д.

-Ценообразование. Эта функциа определяет уровень общих логистических издержек, составляющих базовую цену готовой продукции. Она определяетя логистической стратегией фирмы-производителя. Важно, что отпускная цена для потибителей определится исходя из конъюнктуры рынка, уровня цен кокурентов, прогноза сбыта, т. е. уже не логистическими, а маркетинговыми факторами.

-Физическое распределение является комплексной функцией, предусматривающей все операции, связанные с движением готовой продукции в структурах торговых посредников и товаропроизводителей. Это - планирование распределения управление реализацией заказов, обслуживание потрибителей, транспартировка.

-Подпор тары и упаковки имеет большое значение для повышения рыночной привлекательности товара. Применение прогрессивных видов тары с улучшенными весогабритными размерами снижает логистические затраты, типовая упаковка позаляет автоматизироват складские операции.

-Послепродажный сервис обеспечивает возврат товаров некондиционного качества, а также снабжение запчастями и гарантийное обслуживание и ремонт.

Набор логистических функций шире, чем просто набор функций товародвижения, которого лишь часть общей сферы действия логистики.

Организацонная структура (служба) предприятия, отвечающая за формирование и эффективную работу логистической системы, может быть и централизированной, и распределенной, например на уровен отделов. Неопходимо четко понимать, что автоматизируется именно деятельность этой службы, поэтому важноопределение функций этой управляющей структуры (службы, подразделения). Служба (подразделение) должна выполнять следующие группы функций.

- Развитие и формирование логистической системы. Изменение условий рынка и организационной и финансовой политики предприятия ведет к неопходимости постаяанногосовершенствования или даже пересмотра действующей логистической системы. Отсюда и соотваетствующая система автоматизации обязана быть откритой гипко реагирующей на изминения.

- Выработка логистической стратегии предпрятия в связи с рыночной политикой предпрятия. Управляющий логистикой отвечает за контроль и исполнение стратегических планов предприятия повсей линейкетовареого движения: направлениям закупки, транспартировки, складских запасов, продаж и т.д. А эти действия определяются рыночной стратегией предприятия.

- Административнание и координация. Почти вся организационная деятельность предприятия прямо или косвенно связана с логистикой. Поэтому служба логистики должна координировать деятельность других служба и подраздилений, связанных с контролем наличия запасов и их движением, внутренним и внешним транспортом, управлнием финансовыми потоками, размищением заказов. Обычно управляющий логистикой отвечает за:

- управление снабженинм;

- транспорт и перевозчики;

- конттроль производственных планов и запасов;

- управление заказами и продажами;

- управление складским хозайством;

- обслуживание потребителей, дилерской сети, регионалных складов;

- анализ и совершенствование логистической системы предприятия [25].

Таким образом, одним из главных моментов анализа запасов является анализ информационных потоков (материальных, трудовых, финансовых и капитальных запасов), отражающих маршруты движения информации и ее обьемы, места возникновения первичной информации и использования результативной информации.

1.5. ВЫВОДЫ ПО АНАЛИТИЧЕСКОЙ ЧАСТИ

ЗАО «Аштарак-кат» организовано в 2000 году. Местонахождение г. Ереван Дро18/3.

Предприятие обладает обособленным имуществом, имеет расчетные счета в банке, круглую печать с названием предприятия.

Финансовое положение предприятия определяется степенью финансовой независимости от внешних источников финансирования своей деятельности, способности погашать свои финансовые обязательства в установленные сроки, т.е. платежеспособностью. При расчете коэффициентов ликвидности были получены некоторые данные, но не один результат не соответствует нормальному значению, что свидетельствует о критическом финансовом положении. Рентабельность характеризует относительную прибыльность предприятия (прибыль на 1 драм затрат). Поскольку за отчетный период была получена прибыль от продаж и прибыль от прочих операций, все коэффициенты рентабельности имеют положительное значение. Это положительно характеризует состояние дел ЗАО «Аштарак-кат».

Рассмотрим подробнее работу предприятия ЗАО «Аштарак-кат». Предметом деятельности данного предприятия является производство и реализация молочних продуктов. Предприятие приобретает материалы в большом количестве, перерабатывает их и реализует готовую продукцию. Сложная технологическая цепочка требует тщательного учета материалов, поступающих на склад и отпускаемых со склада на производство, и отгружаемой готовой продукции. Недостатками ведения учета складских операций и реализации продукции в настоящее время на предприятии ЗАО «Аштарак-кат» является то, что бухгалтерский учет ведется вручную, что замедляет и делает более трудоемкой деятельность бухгалтера и работника склада.

Сегодня на предприятии мы видим систему обработки данных традиционного типа, в которой служащий вручную помещает данные в скоросшиватель.

Учет первичных документов по приходу материалов ответственным лицом ведется в Журнале поступления товаров произвольной формы, который должен содержать название приходного документа, его дату и номер, краткую характеристику документа, дату регистрации документа, сведения о поступивших материалах, о поставщике материалов.

В настоящее время появилась возможность автоматизировать процессы учета складских операций и реализации продукции, в связи с неэффективностью и устареванием ведения учета вручную.

ГЛАВА 2. ОБОСНОВАНИЕ ПРОЕКТНЫХ РЕШЕНИЙ ПО АВТОМАТИЗИРОВАННОМУ РЕШЕНИЮ ЭКОНОМИКО-ИНФОРМАЦИОННЫХ ЗАДАЧ

2.1. МОДЕЛИРОВАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

Логистика - это системный инструмент управления, позваляющий управлять всеми материальными потоками и запасами, финансовыми и информациоными потоками, сопровождающими движение материалов и услуг на преприятии. Главной целью использования огистических подходов является обеспечение эффективного в отношении снижения общих затрат и удовтворения тебований конечных потебителей управления.

Данный инструмент систмный, поскольку рассматривает стадии и операции товародвижения как еденое целое на всем пути от поставшика к потребителю. Он единый, поетому что рассматриваются совместноо и материаьные, и информоционные потоки и отражются общие затраты, так в логистике затраты по всем стадиям и этапам учитываются не по отдельности, а во вазимосвязи.

Инструмент удовлетворяет требования конечных потрибителей, так как главное в логистике - удовлетворение потребностей клентов в товарах нужного качества, в еужное время, в нужном месте и в нужном количестве.

Логистика используется при размнщении иконтроле материальных и финансових ресурсов, так как рациольные управленическеи рещения в производстве, снабжении исбыте снижают цену на готовую продукцию, что повышает конкурентоспособность, улучшает стратегическое положение фирмы на рынке [25].

Черезвичайния актуальность и быстрое развитие логистических подходов в управлении обусловлены превышением предолжения над спросом - это общемировая треденция. Чтобы удержается на рынке, фирмы до предела исползуют привыченые рычаги управления, работают на минимальных нормах прибыли. Кроме того, действует еще ряд факторов.

- Достижение предела в снижении производственных затрат. Как правило, в этом направении фирмой уже вфбраны резервы, а использование логистики открывает енождианные новые возмозности.

- Неправильное распределение товарных запасов. Обычное распределение товаров - 50% у производителя и дистрибьюторов, а 50%в розничной торговле. Исползование логистики позваляет снизить долю розничных торговцев до 10% (высовободив омертвленные 40%).

- Непрерывное повышение транспортных издержек. Это общая тенденция, напримнр из-за подорожния горючего. Альтернативные первозкам приемы (продуктовые линии, запасы, и т.д.) позваляют уменьшить затраты на перевозки.

-Осознание важности оброботки информационных потоков до уровня опрнделнния местонахаждения кадой единицы пордукции в данный момент предопределило потребность в оброботке громадных объемов данных. Современные информационные технологии уже позваляют реализовать такую обработку. В часности, информационных технологии дают возможность для сравнеия качества услуг различных поставщиков, оценки эффективности товародвижнеия. Наканец, приходит понимание, что оброботывать информационные потоки не менее неопходимо, чем материальные.

В любом случие исползование логистики позваляет фирме получить дополнительные конкурентные возможности для сбыта товаров за счет снижения общих издержек.

Моделирование бизннес процессов предметной области заключается в построении модели передметной област с помщью методиологии IDEFO, т.е. построение модели КАК ЕСТЬ. Построение функциональной модели КАК ЕСТЬ позволяет четко зафиксироват, кокие деловые процессы осуществляются на прдприятии, какие информационные объекты исползуются при выполнении деловых процессов и отдельных оппераций. Функциональная модель управление запасами является отправной точкой для анализа потребностей прдприятия, выявления проблем и ”узких” мест и разработки проекта совершенствования деловых процессов.

IDEFO моделирует деятельност, основа метотологии - посртоение древевидной функцианальной модели деятельности логистики (рис.2.1)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис.2.1. Функционалная структура управление запасами

Прежде чем рассматривать автоматизацию такого сложного и комплексного объекта, как логистическая система предприятия, следует определить основные, неопходимые для описания подходов к автоматизации понятия и оговарить особнности логистической системы как объекта автоматизации. Главная особнность даного объекта в том, что контур логистики связан с обшей системой управления предприятием, управленическим и бухгалтерским учетом, финансовим менеджментом. При разработке автоматизации управления логистической системой работают не только традицонные приемыдекомпозиции, но и комплексный синтетический подход, он сравнительноновый в практике автоматизации, хотя определенные традиици автоматизации учета движения товарно-материльных ценностей (ТМЦ) за последнее десятилетие наработаны в практике автоматизации бухгалтерского учета.

ООО Аштрак-кат неопходимо саздат запаси различни видов ресурсов запаси бивают разними как по номенклатуре, так и по объему. Поэтому нужно управлять этими запасами.

Организационной работи

материали

норма различни выдов готовий продукции

прававие форми

поставщик

норма запасов

Рис. 2.2. Сущность процессного блока управления запасами

Основние бизнес-процессы в ИСЛП. В последнее время для разработки информацонную систему приято представлаеть в виде иерахической совакупности бизнес-процессов. ИС разбивается на крупные бизнес-процессы, которые в свою очередь деляется на более мелкие и т.д. обычно разработчики сопостовляют бизнес - процессы информационной системы с подсистемаами проектируемой системы автоматизации.

В ИСЛП такими оснавними бизнес-процессами являются управление закупками, управление запасами, управление физичеким расприделением.

Взаимасвязь и единство (а логистика - это системный инструмент) между основными бизнес - процессами и видами менеджмента показано на рис. 2.3.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис.2.3. Взаимадествие между оснавными бизнес - процессами и видами менеджмента

Управление закупками - это сбор, учет, оброботка заказов на материальные ресурсы, выбор поставщиков, размещение заказов, оплата и контроль оплаты. В случае неопходимости - возврат товаров поставщикам.

Процесс подразделяется на ряд этапов (рис. 2.4.).

-Оброботка и учет заявок на материальные ресурсы от внутренних подразделений, в процессе чего заяавки, поступающие от подразделений, группируются по типам и видам материальных ресурсов, скорам исполнения, потенциальным поставщикам и т.д. Формирование заявок выполняется в тесном контакте с финансовым менеджментом, в компентацию которого входит соглосование объемови сроков исполнения с финансовым планами предприятия.

Размещено на http://www.allbest.ru/

2.4. Бизнес - процесс управления закупками

-Управление запасами - определение оптималных структур и объемов, оперативные учет и контроль уровня запасов на складах материальных ресурсов и готовой продукции (рис. 2.5.).

-Осуществление складского учета. Регистрациая карточек или записей складского учета,в которых фиксируются операции по опрходованию и списанию материалов и товаров.

-Учет и контроль внутреннего перемещения таварно-материльных ценностей по предпрятию. Оформление внутренних приходно-расходных документов.

-Инвентализация таварно-материльных запасов. Оформляются ведемости инветаризации, акты списания недостач и оприходования излишковю

-Учети контроль товарнихзапасов. Анализ динамики запасов таварно-материльных ценностей по их объему и структуре, поределение как оптимальных, так и пороговых уровней запасов. Оперативная информация позваляет оценить объем замороженных в запасах финансових средств. Снижение затрат на хранение товарных запасов объединяет усилия логистического, маркетингового и финансового менеджмента.

Внутренние товарные

докуметы

Приходные ордера

Товарные документы потрибителям

Возвратные товарные документы от потрибителей

Вовратные товарные документы от поставщиков

Рис. 2.5. Бизнес - процесс управления запасами

-Управление физическим распределением - выбор каналов распределения, контролб оплаты заказов и контролб иполнения заказов, обеспечение, в случае неопходимости, возврата готовой продукции от потребителей.

Этот процесс состаит из ряда этапов (рис.2.6).

-Учет заказов на товары от потребителей. Определяются размеры партий товаров, виды отгрузки, каналы распределения (собственные склады, дилерская сеть, оптовые посредники). Здесь объединяются усилия логистического (выбор каналов распределения), маркетингового (ценоброзование, упаковка) и финансового (план поступления денег) менеджмента.

-Учет договоров с потребителями на поставку товаров и оказание услуг. В договорах отражают план - графики отгрузки товаров и оказания и оплаты (вид отгрузки, вид оплаты и т.п.).

-Учет и контроль исполнения договоров по поставкам готовых товаров. Менеджером по продажам учитываются и контролируются отгрузочные товарные и приходные финансовые документы на соотвенствие заклученным договорам (проверка соблюдения сроков, объемов, комплектности и т.д.).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис.2.6. Бизнес-процесс управления физическим распределением матиериальных (товарных) ресурсов

Информационные потоки, детално иллюстрирующие оснавеые бизнес - процессы логистики, а именно управление закупками, запсами и физическими распределением, првидены на рис. 2.4.-2.6.

Информационная система логистики предпрятия. Функционирование системы автоматизации логистики возможно лишь при параллельном функционировании информационной системы логистики предприятия (далее ИСЛП) и физической логистической системы.

ИСЛП - это совокупность персонала, оборудования, интерактивных процедур оброботки информации, объединенных общим информационным потоком ,отражающим физические материальные потоки на предприятии. ИСЛП используетсдля контроля, анализа и, в конечном счете, управления логистической системой.

Информационные потоки в современной логистике формируются по следуюшим направлениям:

- информация о наличии и местонахаждении товаров, сроках, категории заказа, способах отправки, отгрузочных документах, являющаяся неопходимым элементом потрибительского сервиса;

-оперативная, полная и дстовременая иформация о запасах в логистической цепи, позволяющая умеьшить потробность в запасах, финансах и трудовых ресурсах за счет уменьшения неопределенности спроса.

Наличие информации обеспечивает гипкость логистической системы, указивая, где, когда и как нужно использовать ресурсы фирмы для получения конкурентных преимуществ.

Основные принципы постраеия ИСЛП являются:

- Полнота информации и пригодность ее для исползования. Менеджер-логистик должен получит информацию в том виде, месте и с той полеотой, которые неопходимы для обеспения управления логистической системой.

- Точность представления данных. При предельно низких уровнях рентабельности (еденицы процента), обуслоленных высокой конкурентнотью, даже погрешность 1% в оценке уровня запасов может иметь серьезные последствия.

- Современность информации. Как правило, в современных системах управления используется режим on line.

- Проблемная орентация. ИСЛП орентируется именно на выяавление и уменьшение логистических издержек, экономию ресурсов, улучшение и качества. Затраты на нее должны быть неопходимы и достоточны именно для поставленных целей, не более того.

- Адекватность и адаптируемость. Циркулирующая в ИСЛП информация, выходные формы должны полностью удовлетворять потребности персонала и иметь возможность оперативно модифицироваться в случае неопходимости.

- Совместность по форматам данных. Это совешенно естественное общее требование, так как ИСЛП является частью общей информационной системы предприятия [25].

2.2 ЭКОНОМИЧЕСКАЯ СУЩНОСТЬ И ОБОСНОВАНИЕ ВЫБОРА ЗАДАЧ, ВХОДЯЩИХ В КОМПЛЕКС

Задачи логистического управления, решаемые с помощью подсистемы «Логистика», условно разбиваются на три функциональные области (рис.2.7.):

- управление закупками;

- управление запасами;

- управление сбытом.

Управление закупкамми - решаются следующие задачи, относящиеся к области «Управление закупками»:

· учет номенклатуры потребляемых товаров с детализацией по моификациям и упаковкам;

· учет и контроль исполнения заяавок от подразделений предприятия на приобретение товаров и услуг;

· формирование планов закупки товаров и заказа работ на оснавании заяавок подраздилений, заказов потребителей, данных о реализации товаров и товарных остатках;

· контроль исполнения планов закупок;

· учет заказов поставщикам, сформированных на основвнии планов закупок, заявок от подраздилений и заказов потребителей, контроль их исполнения;

· учет и контроль исполнения договоров с поставщиками;

· учет внешних документов - приходных ордеров и актов рассогласивания ;

· учет доверенностей на получение товаров;

· учетпартий товаров;

· учет финансовых и маериальных трансакций по расчету с поставщиками в разрезе лицевых счетов и договоров;

· учет накладных расходов при покупке товаров;

· формирование товарных отчетов для последующей обработки в бухгалтерском учете данных о приобретении товаров и выполнении работ;

· формирование отчетов о деятельности, связанной с закупками сводных или детализированных по товарам, группам товаров, поставщикам, лицевым счетам и т.п.

Закупками

Запасы

Сбыт

Учет наменклатуры потребляемых товаров

Учет и контроль исполнения заявок от потразделений

Формирование заказов поставщикам

Формирование заказов на производство

Формирование товарного календаря

Учет и контроль исполнения договоров с поставщиками

Учет товарных документов от поставщиков

Учет возвратных товарных документов поставщикам

Учет платежей поставщикам

Учет накладных расходов

Книга покупок

Автоматизированное оформление товарных документов с использованием сканера и штрих-кодов

Учет внешних и внутренних перемещений товаров

Ведение карточек складского учета

Учет товаров по местам хранения

Учет ведемостей инвентаризации, актов списания недостач и оприходования излишков

Переоценка товаров, ведение истории учетных цен

Разнесение накладных расходов

Учет комплектования/ разукомплектования товаров

Контроль и анализ товарных запасов

Коетроль и анализ загруженности складов

Учет намеенклатуры реализуемых товаров

Учет цен реализации

Учет иконтроль исполнения заказов потребителей

Учет и контроль исполнения договоров с потребителям

Учет товарных документов потребителям и счетов на оплату

Резервирование

товаров

Учет возвратных товарних документов от потребителей

Учет платежей от потребителей

Коетроль и анализ состояния продаж

Контроль и анализ послепродажного обслуживания

Максимизации доходов

Книга продаж

Рис. 2.7. Функции подсистемы « Логистика »

Управление запасами. Функциональная область включает задачи, относящиеся к бизнес-процессу « Управление запасами »:

· автоматизированное оформление документов с использованием сканера и штрих-кодов;

· учет внешних документов - приходных накладних, накладных на возврат товаров поставщикам, накладных на возврат товаров от потребителей, входящих и исходящих счетов-фактур;

· учет внутренних документов - приходних ордеров, актов рассогласивания, документов на перемищение товаров между скадами,накладных на отпуск в подразделения или в производсто;

· учет ведемостей инвентаризации, формирование и учет актов списания недостач и оприходования излишков;

· ведение еденых карточек складского учета;

· управление товарными запасами на основании гипко настраиавемых критериев;

· разнесение накладных расходов по товарам, хранящимся на складах;

· переоценка товаров с помощью актов переоценки;

· хранение истории учетных цен по каждой партии товара, хранящейся на складе;

· подержка комплектов товара и учет актов на комплектацию и разукомплектацию товара;

· партионный учет товаров на складе;

· учет товаров на складе по месту хранения;

· формирование товарных очетов для последующей обработки в бухгалтерском учете данных о внутренних перемещениях товаров;

· формирование очетов о товарных запасах с детализацией по товарам, группам, партиям, складам и т.п.

Управление сбытом включает задачи, относящиеся к области « Управление сбытом »:

· учет намеенклатуры реализуемых товаров с детализацией по модификациям и упаковкам;

· учет и контроль исполнения заказов от потребителей на товары и услуги;

· учет и контроль исполнения договоров с потребителями;

· учет цен реализации товаров и услуг с детализацией по модификациям, упаковкам и партиям, видам отгрузки, видам оплат и складам, с которых отгружаются товари;

· формирование и переформирование прайс-листов;

· оформление счетов на оплату с учетом скидок, наценок и налогов, контроль их оплаты;

· резервирование товаров при оформлении счетов на оплату и снятие резерва;

· оформление товарно-транспортных накладных и исходящих счетов-фактур для передачи их потребителям;

· учет финансовых и материальных трансакций по расчету с потребителями в разрезе лицевых счетов и договоров;

· формирование товарных очетов для последующей отработки в бухгалтерском учете данных о реализации товаров;

· формирование отчетов о деятельности, связанной с реализацией - сводных или детализированных по товарам, группам товаров, потребителям, лицевым счетам и т.п.

Проанализировав автоматизированную систему логистики в разрезе задач, представим ее в виде схемы, дающей по функциям (см. рис. 2.7.).

Для производственной деятельности необходимы ресурсы сответвующих запасов для производства молочных продуктов.

В дипломной работе будут решаться следуюшие задачи:

· задача определения опримальной распределеники запасов по видам продукции (получение макс. прибыли);

· составление книги покупок;

· составление книги продаж;

· создание журнала выставленных счет фактур;

· создание журнала чуета полученных счет фактур;

· составление оборотно-сальдовой ведомости по счтеу;

· получение отчета “Анализ счета”.

Выбраны эти задачи, поскольку они имеют общую информационную базу, нормативно-справочную информацию, общее методическое решение, легко формализуемы и на базе результатов этих задач принимается решение о развитии предметной области.

2.3 ОБОСНОВАНИЕ ПРОЕКТНЫХ РЕШЕНИЙ ПО ИНФОРМАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ КОМПЛЕКСА ЗАДАЧ

Информационное обеспечение (ИО) - важнейший элемент АИС. Оно предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого обьекта и являющейся основой для принятия управленческих решений. Под информационным обеспечением понимается совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, методологий построения баз данных [17, 8].

Информационное обеспечение бухгалтерии в участке учета денежных средств представляет собой информационную модель данного объекта.

Информационное обеспечение АИС состоит из внемашинного (информация, которая воспринимается человеком без каких-либо технических средств) и внутримашинного ИО (совокупность всех данных, записанных на машинных носителях, сгруппированных по определенным признакам). Первое ИО - это системы экономических показателей, потоки информации, системы кодирования, классификаторы технико-экономической информации и различного рода документы. Второе ИО - это система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обрабатке, накаплению, хранению, поиску, передаче в удобном для восприятия виде техническими средствами, а также это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний и их системы. При организации БД учета денежных средств целесообразно использовать следующие типы баз данных.

Основные базы данных - это БД, в которой каждая запись хранит информацию, не имеющую никакой связи с другими записями этой же базы данных. Основные БД не могут иметь связи друг с другом посредством своих полей. Они могут соотноситься только путем разделения дополнительной базы, которая называется базой связи. Записи из основных БД могут быть удалены, модифицированы, запакованы или упорядочены. К основным базам данных в системе относятся базы, заполняемые при поступлении первичных приходных документов и базы, содержащие информацию первичных расходных документов [21].

Подчиненная база данных - это БД, которая позволяет хранить данные, относящиеся к какой-либо записи основной базы. Записи из этой базы могут модифицироваться и удаляться. Подчиненной базой в системе является база данных платежных документов.

Справочник - это БД, которая содержит общие данные, разделяемые другими компонентами. Такие базы служат для хранения информации, изменение которой в одном месте, должно немедленно отразиться на всех других местах, где она используется. Достигается это путем ссылок на справочник. Такая гибкость при внесении изменений не допускает действий с изменением порядка следования записей в справочнике, а также удаление из него записей. К справочникам в системе относятся следующие базы данных: справочник номенклатуры, справочник поставщиков.

Организация связей между базами данных требует определенных правил обращения с записями:

· При удалении записи из некоторой базы или подчиненной базы должны быть удалены все записи из подчиненных баз нижнего уровня, которые относятся к удаляемой записи.

· Если все-таки требуется удалить запись, из справочника нужно удалить все ссылки на эту запись во всех базах, связанных со справочником.

· При дополнении структуры какой-либо базы подчиненную базу следует использовать там, где нельзя точно сказать, сколько однотипной информации будет храниться.

Справочник эффективен для быстрого ввода логически связанной группы информации. Кроме того, он является единственным средством для классификации объектов. Поэтому справочник обязательно следует использовать там, где предполагается группировка данных по какому-либо признаку.

2.4 ОБОСНОВАНИЕ ПРОЕКТНЫХ РЕШЕНИЙ ПО ТЕХНОЛОГИИ СБОРА, ПЕРЕДАЧИ, ОБРАБОТКИ И ВЫДАЧИ ИНФОРМАЦИИ

Информационный процесс учета денежных средств реализуется путем выполнения совокупности этапов, процедур, операций, действий, направленных на преобразование исходной информации в результатную. Это отражает технологический аспект информационного процесса и определяется как технологический процесс обработки учетной информации. Технологический процесс (ТП) - совокупность взаимоувязанных этапов, процедур, операций, действий по преобразованию учетной информации от момента ее возникновения и регистрации до предоставления результативной информации пользователю.

Реализация технологического процесса включает работу по учету движения денежных средств, для ведения информационной базы и формирования отчетов по соответствующим запросам к базам данных. Операции имеют программное выполнение, подчиненное единой алгоритмической схеме.

Технологический процесс сбора информации будет представлять собой ввод информации с первичных документов в базы данных, контроль над допустимостью значений, обеспечение ввода данных путем выбора их из справочников с заранее внесенными в них данными. После заполнения пользователем всех необходимых полей, АИС сохраняет полученную информацию в базе данных.

Передача информации в системе производится в форме документов и посредством локальной вычислительной сети (в интерактивном режиме в ПЭВМ). Последнее обеспечивает повышение оперативности.

Для обработки данных в АИС используется пакетный режим обработки. Характеризуя данный режим обработки данных, необходимо отметить следующие его характерные черты. Ввод потока данных осуществляется с локальных устройств ввода. Выполнение режима включает три фазы: подготовку, выполнение и завершение процесса. При этом первая фаза требует определения последовательности действий и ввода исходных данных. Вторая фаза предполагает логическое преобразование исходных файлов, создание и упорядочение рабочих файлов, обработку информации и формирование выходных данных, осуществляя контроль результатов решения. На завершающей фазе выполняется печать. Эти особенности необходимо рассмотреть в связи со спецификой функциональной задачи. Применение пакетного режима позволяет уменьшить вмешательство оператора в процесс решения задачи, требует только предварительного ввода данных, исключает возможность вмешательства пользователя и, таким образом, изменения последовательности выполняемых действий. Однако, за счет этого появляется более полная загрузка оборудования, которое начинает работать по жесткому графику [17].

Обеспечение выдачи информации производится в виде установленных форм документов и отчетов на основании критериев, определяемых пользователем и информационной базы, которые при желании можно распечатать на бумажном носителе.

2.5 ОБОСНОВАНИЕ ПРОЕКТНЫХ РЕШЕНИЙ ПО ПРОГРАММНОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ КОМПЛЕКСА ЗАДАЧ

Подсистема «Программное обеспечение» (ПО) включает совокупность компьютерных программ, описаний и инструкций по их применению на ЭВМ. ПО делится на два комплекса: общее (операционные системы, операционные оболочки, компиляторы, интерпретаторы, программные среды для разработки прикладных программ, СУБД, сетевые программы и т.д.) и специальное (совокупность прикладных программ, разработанных для конкретных задач в рамках функциональных подсистем, и контрольные примеры).

К общесистемному программному обеспечению относятся программы, рассчитанные на широкий круг пользователей и предназначенные для организации вычислительного процесса и решений часто встречающихся задач обработки информации. Они позволяют расширить функциональные возможности ЭВМ, автоматизировать планирование очередности вычислительных работ, осуществлять контроль и управление процессом обработки данных, а также автоматизировать работу программистов. К данному классу ПО можно отнести операционные системы, интегрированные средства управления задачами. В рамках создания данной АИС планируется использование операционной системы Windows 2003.

Окна 2003 родились на свет от своего предшественника 2000 и NT 4.0. По громким заявлениям Microsoft, Windows 2000 -- это самое важное воплощение в жизнь чего-либо со дня его (Microsoft) создания. То есть, все, чем они занимались до этого времени -- мало важное. NT 4.0 была выпущена в свет в 1996 году. За это время (три года) они проанализировали, учли пожелания (негодования) пользователей и свой собственный опыт, полученный в результате борьбы с этой системой. Ядро NT 4.0 было переделано и усовершенствовано. В результате этих потуг система должна теперь стать еще более совершенной, надежной и защищенной по сравнению с NT 4.0. В отличие от своего предшественника, теперь Окна 2000 обладают такими примочками как Plug and Play (PnP) и управлением питания. А в 2007 еще лучше все усовершнствовано.

Ядро. Совершенство операционной системы зависит от многих факторов. К примеру, система должна не только хорошо загружаться, но и без сучка и задоринки загружать различные приложения и корректно со всеми ними работать. Oперационная система (ОС) может быть очень надежной, не зависать и восстанавливаться после ЧП, но не эффективно использовать приложения и, тогда, последние становятся обузой для нее самой. (чего тогда с ними работать, если они плохо работают). Другая задача, которая стояла перед Microsoft -- это эффективная работа с базами данных, так как эта область, в последнее время, все больше и больше входит в нашу жизнь. Теперь, в отличие от NT 4.0, Windows 2000 и выше совсем другие.

Во-первых, к примеру, ОС 2003 выделяет приложениям особо жадным до памяти доселе невиданные объемы памяти, по сравнению с NT 4.0. Но как большой объем памяти может повлиять на эффективность работы приложений? Большинство приложений должны быстро обрабатывать данные, содержащие большие объемы информации (базы данных сервантов) для того, чтобы хорошо работать. Так как жесткие диски считаются относительно медленными устройствами по сравнению с памятью, то куда лучше хранить те же базы данных в памяти и оттуда их считывать. Усовершенствование Windows 2000 заключается в существенно лучшем управлении очень большими объемами данных. Речь идет об оптимизации работы процессора, когда средства ОС используются для выделения или очищения памяти, а также для перенаправления памяти.

Ныне легко оперировать программой с базами данных, выделяя большие объемы памяти под кэш системы. Например, ОС создает окна в кэше, к которым она обращается при обработке данных. По окончании своей работы, приложение закрывает все созданные окна.

По задумкам Microsoft новшествами должны оснащаться все версии Windows 2х. Выпускаемые процессоры и материнские карточки, поддерживают механизм, который позволит всем операционным системам и приложениям получать доступ к выше, чем 32 разрядной физической памяти, даже если процессоры продолжат использовать виртуальную адресацию в 32 бита. Это дает возможность использовать базы данных, хранящихся в кэше, в десятки раз превышающие базы данных для NT 4.0.

Во-вторых, усовершенствования касаются мультипроцессорности. Новое ядро, окрещенное Job, может обрабатывать один или несколько процессов приложения или процессов указанных администратором. Речь идет о специальном движке, настройки которого могут изменяться своими API. Эти API позволяют работающей программе ограничить время CPU, отводящееся под Job до ее закрытия, перераспределить процессы Job между процессорами или контролировать приоритетность выполнения задач Job. Здесь мы можем видеть, что Job было усовершенствовано, с точки зрения последовательной обработки данных. При этом процессы могут занимать довольно-таки много времени на обработку. Ядро Windows 2000 и выше, собственно, не убыстряет расчеты, оно просто может увеличить пока не задействованные ресурсы системы.

В-третьих, усовершенствование Windows 2000 по сравнению с NT 4.0 коснулось длительности threads (нити) одного процессора, разрешенных операционной системой до перехода на другой (ие) процессоры. В Windows 2000 они короче, чем в NT 4.0, а чем они меньше, тем более экономится время. Все это, в конечном результате убыстряет работу администратора, который теперь сам может выделять те или иные ресурсы приложениям в каждой конкретной ситуации.

Microsoft также переработал ядро Windows 2000. Операционные системы должны использовать spinlock's (вращающийся замок) для того, чтобы единовременно только один процессор мог обратиться к данным. Например, Windows 2000 работает над базой данных таким образом, чтобы указать последовательность чтений разрешенных процессорам. Если два процессора одновременно начнут изменять базу данных, то это приведет к возможной фальсификации данных (краху системы). Ядро Windows 2000 использует в своей работе десяток замков, с целью защиты структуры баз данных. Здесь речь идет об усовершенствованных замках, так называемых «замках в очереди». Они представляют собой более совершенные «стандартные замки», использующиеся в NT 4.0. Особенно это эффективно работает в том случае, если в систему добавляется еще один процессор. И уж теперь никакой путаницы между процессорами, в отношении их очередности, не будет [7,22].

Усовершенствование безопасности. Microsoft усовершенствовал систему безопасности. За основу была взята система безопасности от NT 4.0, но с некоторыми добавлениями, которые упрощают управление безопасностью администратору и программистам.

Во-первых, это наследственная безопасность. В NT 4.0 любой объект, например файл, во время своего создания наследует все параметры безопасности, например той директории, где он находится. Но при изменении каких-либо свойств директории, дочерний объект не наследует все признаки директории, что очень неудобно. Наследственная же безопасность позволяет указывать параметры наследственности. Итак, если мы изменяем параметры «родителя», то вместе с тем мы можем указать, что же должен наследовать его дочерний объект (должен ли он наследовать все признаки или не должен). И теперь при изменении свойств безопасности директории, файл тоже наследует все ее признаки.

Еще одно улучшение подсистемы безопасности Windows 2х -- это добавление параметров безопасности в объекты AD, которое позволяет пользователю очень точно контролировать безопасность свойств компьютера. И параметры безопасности, назначенные объектам, определяют расширенное GUID (Globaly Unique ID), идентифицирующие подобъекты.

Подсистемы безопасности NT 4.0 и Windows 2х открывают доступ по паролю. В Job используется новый тип доступа -- ограниченный доступ. Большинство задач, выполняемых Job не интерактивны. Именно поэтому куда лучше использовать Job в окружении ограниченного доступа. Другими словами, работающие приложения не имеют доступа к остальным ресурсам системы. Они продолжают работать, но не могут несанкционированно проникнуть в другие приложения, защищенные от проникновения. В этом случае Job, например, не может перезагрузить систему, если остальные приложения продолжают работать, не получает доступ к части файлов, которые защищены от несанкционированного доступа и не может внести изменения в часть Registre (изменения касающиеся работоспособности других программ).

Microsoft улучшил и взаимодействие Windows 2х с другими операционными системами, в рамках все той же безопасности. С такими системами как UNIX и NetWare. В действительности, система безопасности Windows 2х сильно отличается от других систем такого же рода, особенно по типам доступа к объектам. Например, Windows 2000 имеет одновременно два типа основного доступа к данным (Reading и Writing), и типами специального доступа (List Directory и Create Directory Entry). Так вот, все это очень сильно мешает Windows 2000 получать доступ к безопасности других типов данных, определенных другими операционными системами. Для решения этой проблемы Microsoft внедрил новое изобретение, которое позволяет Windows 2003 взаимодействовать с другими системами. Теперь, эта новая модель безопасности позволяет использовать это новшество в качестве переводчика и переводить права доступа с языка понятного только в Windows 2000 на язык понятный другим операционным системам. Приложения в Windows 2х, в свою очередь, могут теперь контролировать безопасность других объектов.

Для того чтобы работники эффективно работали с большим информационным потоком, база данных должна отвечать следующим требованиям:

· хранение больших объёмов актуальной и достоверной информации;

· простота обращений пользователей к БД;

· возможность внесения, изменения, удаления, сортировки и других манипуляций с данными БД;

· поиск информации по различным группам признаков;

· возможность расширения и реорганизации данных в БД при изменениях предметной области.

MS Access в настоящее время является одной из самых популярных среди настольных программных систем управления базами данных. Среди причин такой популярности следует отметить:

· высокую степень универсальности и продуманности интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации;

· глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав Microsoft Office, а также с любыми программными Продуктами, поддерживающими технологию OLE;

· богатый набор визуальных средств разработки.

Нельзя не отметить, что, существенной причиной такого широкого распространенная MS Access является и мощная рекламная поддержка, осуществляемая фирмой Microsoft. В процессе разработки данного продукта на рынок представлялись его различные версии. Наиболее известными (в некотором смысле этапными) стали Ассеss 2.0, Ассеss 7.6 (он впервые был включен в состав программного комплекта MS Office 95). Позже появились версии Access 97 (в составе NS Office 97) и Ассеss 2003 (в составе МS Office 2003), а ныне и Ассеss 2007 (в составе МS Office 2007).

Важным средством, облегчающим работу с Ассеss для начинающих пользователей, являются мастера -- специальные программные надстройки, предназначенные для создания объектов базы данных в режиме последовательного диалога. Для опытных и продвинутых пользователей существуют возможности более гибкого управления ресурсами и возможностями объектов СУБД в режиме конструктора.

Специфической особенностью СУБД Ассеss является то, что вся информация, относящаяся к одной базе данных, хранится в едином файле. Такой файл имеет расширение *.mdb. Данное решение, как правило, удобно для непрофессиональных пользователей, поскольку обеспечивает простоту при переносе данных с одного рабочего места на другое. Внутренняя организация данных в рамках mbd-формата менялась от версии к версии, но фирма Microsoft поддерживала их совместимость снизу вверх, то есть базы данных из файлов в формате ранних версий Access могут быть конвертированы в формат, используемый в версиях более поздних.

Средствами Access можно реализовать меню ориентированный интерфейс с элементами объектно-событийного управления, когда выполнение определенных функций связывается с определенными событиями (щелчок мыши, нажатие клавиши и т.п.) [18].

Функционирование АИС может дать желаемый эффект при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которой является компьютер.

Важным дополнением ко всему сказанному по обработке экономической информации и повышению эффективности выполнения основных функций бухгалтера является программа 1С: Бухгалтерия.

2.5.1 ОБОСНОВАНИЕ ПРОЕКТНЫХ РЕШЕНИЙ ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ КОМПЛЕКСА ЗАДАЧ

За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим возникает необходимость использования автоматизированных средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

В настоящее время все предприятия испытывают настоятельную потребность в расширении аналитических работ, связанных с разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческих решений.

Главное назначение АИС обработки экономической информации в данном случае - повысить эффективность выполнения основных функций бухгалтера. Кроме того, АИС призвана улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации процесса обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

Целью АИС является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать информацию по учету бухгалтерских операций и реализации продукции.

Сотрудники предприятия более половины рабочего времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетных операций обработки информации. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких работ возрастает.

Массовые, повторяющиеся операции по ведению бухгалтерского учета относятся к числу задач, поддающихся формализации и, следовательно, автоматизации. Автоматизация бухгалтерского учета требует тщательной проработки состава переменной и постоянной информации. Данные, характеризующие, например, поступление и расход денежных средств, должны обеспечить автоматизацию оперативного учета отгрузки продукции.

Каждое поступление или расход денежных средств сопровождается оформлением приходным и расходным кассовым ордером, а каждое перечисление с какого-либо банковского счета получателям сопровождается платежными документами.

Неотъемлемую часть процесса разработки сложной информационной системы составляет решение таких ключевых вопросов, как выбор состава вычислительной техники, определение их характеристик.

Критериями выбора технических средств являются:

* надежность функционирования системы;

* функциональная полнота системы;

* быстродействие;

* минимизация затрат на стоимость аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.

Состав и основные характеристики ПК, предназначенной для решения рассматриваемого комплекса экономических задач приведены в табл. 2.1.

Таблица 2.1

Технические характеристики устройств компьютера

Описание характеристики

Характеристики (минимальные)

Конфигурация системного блока

Материнская плата

Процессор

Pentium IV

Кэш-память

256 Kb

Оперативная память

256 Mb

Емкость НЖМД

20 Gb

CD-ROM привод

50х

НГМД

1.44 Mb

Монитор

Размер

17'

Безопасность

ТСО-95-99

Мультимедиа

Нет

Принтер

Тип

Струйный

Формат

А4

ГЛАВА 3. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

3.1 ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ КОМПЛЕКСА ЗАДАЧ

3.1.1 ИНФОЛОГИЧЕСКАЯ МОДЕЛЬ И ЕЕ ОПИСАНИЕ

Инфологическая модель (ИМ) - это описание информационной связи между подсистемами, задачами, документами, массивами и показателями предметной области, а также содержательная часть исходной информации о предметной области. Иными словами, сущность ИМ заключается в установлении соответствия между состоянием предметной области, его восприятием и представлением в базе данных. Этап создания ИМ называется инфологическим проектированием [1].

Модель типа сущность-связь - это неформальная модель предметной области, которая используется на этапе инфологического проектирования базы данных. Эта модель позволяет моделировать обьекты ПрО, взаимоотношения обьектов. Сущность - это процесс или явления, о котором необходимо хранить информацию в системе. В качестве сущностей рассмотриваются материальные и не материальные обьекты исследования. Для данной дипломной работы в качестве сущностей служат первичные документи основных средств и нематериальных активов, массивы хозяйственных операций отражающих основных средств и нематериальных активов, обобщения учетных данных, журналы, учетные регистры, завершение учетного периода, бухгалтерский баланс и отчетность[1].

Страница:


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены