Разработка базы данных по исследованию социально-психологического климата коллектива цеха
Понятие и изучение жизнедеятельности личности и коллектива. Структура, природа, факторы и характеристика потенциалов социально-психологического климата группы людей. Разработка базы данных по исследованию духовной атмосферы и настроения коллектива.
| Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 16.02.2011 |
| Размер файла | 109,1 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Введение
Социально-психологический климат - понятие ныне широко употребляемое. Этот термин часто принято ставить в один ряд с понятием духовной атмосферы, духа коллектива и преобладающего настроения. В какой-то мере для сближения названных выше понятий есть определенные основания: социально-психологический климат коллектива всегда характеризуется специфической для совместной деятельности людей атмосферой психического эмоционального состояния каждого его участника, индивида и несомненно зависит от общего состояния окружающих и несомненно зависит от общего состояния окружающих его людей. В свою очередь атмосфера той или иной общности или группы проявляется через характер психической настроенности людей, которая может быть деятельной и созерцательной, жизнерадостной или пессимистичной, целеустремленной или анархичной, будничной или праздничной и т. д.
В отличие от понятия «психологическая атмосфера» понятие «социально-психологический климат» обозначает не те или иные ситуативные перемены в преобладающем настроении людей, а лишь его устойчивые черты. Таким образом, под социально-психологическим климатом подразумевается преобладающая и относительно устойчивая духовная атмосфера или психический настрой коллектива, проявляющийся как в отношении людей друг к другу, так и в их отношении к общему делу /1/.
Прежде всего, морально-психологический климат коллектива является одним из наиболее существенных элементов в общей системе условий существования и жизнедеятельности человека.
Особая значимость климата в системе условий человеческой деятельности определяется, во-первых, тем, что СПК характеризует ближайшие, самые непосредственные условия этой жизнедеятельности. Не менее актуально, во-вторых, что явление климата характеризует не столько внешние по отношению к человеку, сколько внутренние, психологические аспекты этой среды, ее психологическую атмосферу.
Несомненно, социально-психологический климат определяет психический настрой каждого члена коллектива, его включенность в деятельность, определяет характер направленности и эффективность. Известно, что от настроения людей, от их психического состояния зависит производительность и качество труда. Это влияние может быть как стимулирующим, так и тормозящим, подавляющим творческую инициативу и активность личности.
В свое время Г. В. Плеханов обратил внимание на то, что производительность труда достигает наибольшей высоты только там, где человек будет предаваться любимым занятиям в обществе симпатичных ему товарищей /2/.
Здоровый психологический климат - один из решающих факторов успешной жизнедеятельности человека во всех сферах общественных отношений, важнейшее условие совершенствования образа жизни и формирования личности.
Исследование предполагало разработку базы данных по исследованию социально-психологического климата коллектива цеха. Сегодня большинство систем управления базами данных (СУБД) позволяют размещать в своих структурах не только данные, но и информацию. База данных хранит все сведения о сотрудниках, которые приняли участие в исследования социально-психологического климата. Используемая для работы программа Excel дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет при обработке получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Автоматизация процедур психодиагностической деятельности представляет особую актуальность в связи с прогрессом компьютерной техники, который происходит стремительными темпами и проникает во все сферы жизни. Техническое совершенствование компьютеров, которое выражается в улучшении технологической базы и дизайна, в повышении производительности и надежности при уменьшении габаритов и стоимости, сделало их доступными для широкого круга людей.
В тех случаях, когда в коллективе недооценивается роль тех или иных факторов, может сложиться нездоровая атмосфера, проявляющаяся в напряженности человеческих отношений, в частых конфликтах между членами коллектива. Человек достаточно остро и болезненно переживает возникшую ситуацию, особенно разлаженность своих взаимоотношений с другими. А это может иметь самые разнообразные отрицательные последствия для его психического состояния. Таким образом, социально-психологический климат коллектива является существенным фактором жизнедеятельности человека, оказывающим влияние на всю систему социальных отношений, на образ жизни людей, на их повседневное самочувствие, работоспособность и уровень творческой и личной самореализации
Внедрение компьютеров в психодиагностику сейчас идет главным образом по пути создания автоматизации отдельных методов работы, ранее употребляемых вручную.
За счет автоматизации повышается уровень стандартизации, точность и оперативность, так необходимые в консультационной практике или при проведении массовых обследований.
Объектом исследования выступает социально-психологический климат коллектива цеха.
Предметом исследования данной работы является фактор воздействия на социально-психологический климат коллектива цеха.
Цель исследования:
Разработать базу данных по исследованию социально-психологического климата коллектива цеха.
Задачи исследования:
1) Обзор научной литературы по изучению социально-психологического климата и информационных технологий.
2) Разработка схемы создания базы данных.
3) Проведение исследования социально-психологического климата коллектива по методике Б.Д. Парыгина, определение его связи с ростом производительности труда.
4) Анализ результатов исследования.
5) Расчет экономической эффективности использования базы данных.
Дипломная работа включает в себя четыре основных раздела:
В первом разделе представлен обзор программных средств автоматизации обработки данных, особенностях обработки документов при помощи программ Microsoft Word, Excel. Второй раздел представляет исследования социально-психологического климата коллектива цеха по методике Б.Д. Парыгина, результаты тестирования и их интерпретацию. Третий раздел посвящен созданию базы данных по результатам исследования социально-психологического климата с помощью программы Excel. Кроме того, проведено экономическое обоснование результатов исследования. Также предоставлен раздел об экологичности и безопасности работы.
1. Обзор программных средств создания базы данных
социальный психологический климат коллектив база данный
Для взаимодействия пользователя с базами данных используются системы управления базами данных (СУБД). Современные СУБД содержат:
- набор средств, для поддержания таблиц и отношений между связанными таблицами;
- развитый пользовательский интерфейс, который позволяет вводить и модифицировать информацию, выполнять поиск и представлять информацию в текстовом или графическом виде;
- средства программирования высокого уровня, с помощью которых можно создать собственные приложения;
- отображать данные таблиц в графическом виде, например, данные анкетирования в виде диаграмм;
- выполнять различные вычисления в процессе подготовки отчетов или выбора данных из таблиц;
В мире существует множество систем управления данных. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и представляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы на весь класс СУБД. В качестве такого объекта можно выбрать Microsoft Access.
Microsoft Access - это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и дополнение к другим, работающим с базами данных, программным продуктам. Microsoft Access полностью интегрирована с приложениями пакета Microsoft Office благодаря простоте использования для конечного пользователя, позволяет создать большинство приложений не написав ни единой строчки программы, но для особо сложных вариантов Microsoft Access предоставляет мощный язык программирования - Microsoft Access Basic /3/.
Microsoft Visual Basic - самая быстрая и легкая система программирования в создании приложении для Microsoft Windows. Visual Basic распространяется в виде трех различных версии, каждая из которых снабжена специфическим набором средств разработки. Visual Basic Learning edition (учебное издание Visual Basic) позволяет программистам легко разрабатывать мощные приложения для Microsoft Windows и Windows NT. Оно включает все внутренние элементы управления, а также табличные элементы и элементы управления границами данных 141.
Microsoft Word - является наиболее популярной программой в мире, для обработки текстовых документов. Она располагает большим набором полезных инструментов и такими средствами, как программа проверки правописания, автоматическое устранение опечаток, позволяет без особых усилий готовить служебные записки, письма, доклады и брошюры.
Microsoft Excel - это программа работы с электронными таблицами, которая предназначена для регистрации и анализа числовой и другой информации. Excel можно использовать для калькулятора, бухгалтерской книги, карандаша, ручки с блокнотом и т. д. Эта программа ловко обращается с числами, формулами и текстом. В Excel предусмотрены все инструменты, необходимые для того, чтобы придать работе профессиональный вид /5/.
Базы данных и системы управления базами данных (СУБД).
База данных -- это организованная структура, предназначенная для хранения информации Нужно заметить некоторое несоответствие в этом определении. Его причины чисто исторические. В те годы, когда формировалось понятие баз данных, в них действительно хранились только данные. Однако сегодня большинство систем управления базами данных (СУБД) позволяют размещать в своих структурах не только данные, но и методы (то есть программный код), с помощью которых происходит взаимодействие с потребителем или с другими программно-аппаратными комплексами. Таким образом, мы можем говорить, что в современных базах данных хранятся отнюдь не только данные, но и информация. С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи.
В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они могут по разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такого учебного объекта мы выберем СУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office. В тех случаях, когда конкретные приемы операций зависеть от используемой версии программы, необходимо опираться на последнюю версию Microsoft Access 2000, хотя в основном речь будет идти о таких обобщенных понятиях и методах, для которых различия между конкретными версиями программ второстепенны /6/.
Сразу нужно пояснить, что если в базе нет никаких данных (пустая база), то это все равно полноценная база данных. Этот факт имеет методическое значение. Хотя данных в базе и нет, но информация в ней все-таки есть -- это структура базы. Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе. Простейший «некомпьютерный» вариант базы данных -деловой ежедневник, в котором каждому календарному дню выделено по странице. Даже если в нем не записано ни строки, он не перестает быть ежедневником, поскольку имеет структуру, четко отличающую его от записных книжек рабочих тетрадей и прочей писчебумажной продукции. Базы данных могут содержать различные объекты, но, забегая вперед, скажем, что основными объектами любой базы данных являются ее таблицы. Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. Соответственно, структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы.
Мы знаем, что структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи. Если записей в таблице пока нет, значит, ее структура образована только набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы (или их свойства), можно изменить структуру базы данных и, соответственно, получить новую базу данных.
Поля базы данных не просто определяют структуру базы -- они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Основные свойства полей таблиц баз данных Microsoft Access:
- имя поля - определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц);
- тип поля - определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;
-размер поля - определяет 1 предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле;
-формат поля - определяет способ форматирования данных в ячейках. принадлежащих полю;
-маска ввода - определяет форму, в которой вводятся данные в поле (среди автоматизации ввода данных);
Подпись определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство -«имя поля»).
Значение «по умолчанию» - то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).
Условие на значение - ограничение, используемое для проверки правильного ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты), при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство «условие на значение»).
Обязательное поле - свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы; Пустые строки - свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойств «обязательное поле» отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например, к текстовым).
Индексированное поле - если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значения в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.
Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видеоклипов и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла.
Текстовый - тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).
Поле Мемо - специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он хранится в другом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.
Числовой - тип данных для хранения действительных чисел. Дата/время - тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.
Денежный -- тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.
Счетчик - специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование -- для порядковой нумерации записей.
Логический - тип для хранения логических данных (могут принимать два значения, например: да или нет).
Поле объекта OLE--специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE, например мультимедийных. Реально, конечно, такие объекты таблице не хранятся. Как и в случае «полей МЕМО», они хранятся в другом месте внутренней структуры файла базы данных, а в таблице хранятся только указатели на них (иначе работа с таблицами была бы чрезвычайно замедленной).
Гиперссылка -- специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интерната. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне.
Мастер подстановок - это не специальный тип данных. Это объект, настрой которого можно автоматизировать ввод в данные поля так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.
Базы данных -- это тоже файлы, но работа с ними отличается от работы с файлами других типов, создаваемых прочими приложениями. Выше мы видели, что работу по обслуживанию файловой структуры берет на себя операционная система. Для баз данных предъявляются особые требования с точки зрения безопасности, поэтому в них реализован другой подход к сохранению данных.
При работе с обычными приложениями для сохранения данных выдается соответствующая команда, задается имя файла, доверяя операционной системе. Базы данных -- это особые структуры. Информация, которая в них содержится, очень часто имеет общественную ценность. Нередко с одной и той же базой (например, с базой регистрации автомобилей в ГИБДД) работают тысячи людей по стране. От информации, которая содержится в некоторых базах, может зависеть благополучие множества людей. Поэтому целостность содержимого базы не может и не должна зависеть ни от конкретных действий некоего пользователя, забывшего сохранить файл перед выключением компьютера, ни от перебоев в электроснабжении.
Проблема безопасности баз данных решается тем, что в СУБД для сохранения информации используется двойной подход. В части операций, как обычно, участвует операционная система компьютера, но некоторые операции сохранения происходят в обход операционной систем.
1.1 Разработка структуры базы данных
Выяснив основную часть данных, которые заказчик потребляет или поставляет, можно приступать к созданию структуры баз, то есть структуры ее основных таблиц.
1) Работа начинается с составления генерального списка полей, он может насчитывать десятки и даже сотни позиций.
2) В соответствии с типом данных, размещаемых в каждом поле, определяют наиболее подходящий тип для каждого поля.
3) Далее распределяют поля генерального списка по базовым таблицам. На первом этапе распределение производится по функциональному признаку. Цель - обеспечить, чтобы ввод данных в одну таблицу производился по возможности в рамках одного подразделения, а еще лучше - на одном рабочем месте. Наиболее простой способ создания структуры рабочего листа заключается в применении функции автоматического структурирования. В этом случае уровни структуры должны быть уже изначально заложены при построении таблицы. Чтобы можно было автоматически создать структуру таблицы, необходимо разместить указатель ячейки внутри таблицы. Программа Excel в этом случае сама выделит всю таблицу. Наметив столько таблиц, сколько подразделении охватывает база данных, приступают к дальнейшему делению таблиц.
4) В каждой из таблиц намечают «ключевое поле». В качестве такового выбирают поле, данные в котором повторяться не могут. Например, для таблицы данных о студентах таким полем может служить индивидуальный шифр студента. Для таблицы, в которой содержатся расписания занятий, такого поля можно и не найти, но его можно создать искусственным комбинированием полей «время занятия» и «номер аудитории». Эта комбинация неповторима, так как в одной аудитории в одно и то же время не принято проводить два различных занятия.
Если в таблице вообще нет никаких полей, которые можно было бы использовать как ключевые, всегда можно ввести дополнительное поле типа счетчик - оно не может содержать повторяющихся данных по определению.
С помощью карандаша и бумаги расчерчивают связи между таблицами. Существует несколько типов возможных связей между таблицами. Наиболее распространенными являются связи «один ко многим» и «один к одному». Связь между таблицами организуется на основе общего поля, причем в одной из таблиц оно обязательно должно быть ключевым, то есть на стороне «один» должно выступать ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения. Значения на стороне «многие» могут повторяться.
Следует помнить, что по ходу разработки проекта заказчику непременно будут приходить в голову новые идеи. На всех этапах проектирования он стремится охватить единой системой все новые и новые подразделения и службы предприятия. Возможность гибкого исполнения его пожеланий во многом определяется квалификацией разработчика базы данных. Если схема данных составлена правильно, подключать к базе новые таблицы нетрудно. Если структура базы нерациональна, разработчик может испытать серьезные трудности и войти в противоречия с заказчике должно выступать ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения. Значения на стороне «многие» могут повторяться.
Про подобные таблицы говорят, что они связаны с реляционными отношениями. Соответственно, системы управления, способные работать со связанными таблицами, называют системами управления реляционными базами данных, а схему данных в технической литературе могут называть схемой реляционных отношений.. Если отмечается, что пользователи базы «саботируют» ее эксплуатацию и предпочитают работать традиционными методами, это говорит не о низкой квалификации пользователей, а о недостаточной квалификации разработчика базы.
На этом этапе завершается предварительное проектирование базы данных, и на следующем этапе начинается ее непосредственная разработка. С этого момента следует начать работу с системой управления базами данных /7/.
Сбор, обработка и получение результатов тестирования в рамках анализа социально-психологического климата коллектива проводились в одном из самых популярных программных пакетов, разработанных под операционную среду Windows. Этот программный пакет называется Excel 2000.
Microsoft Excel это программа работы с электронными таблицами, которые предназначены для регистрации и анализа числовой и другой информации.Компьютерные программы электронных таблиц существуют с 1980 года и с момента появления на рынке персональных компьютеров первой электронной таблицы VISICALC они изменились самым существенным образом как по своей мощности, так и по скорости и возможностям. Со времени выхода VISICALC на рынке появились и стали конкурировать между собой разнообразные программы электронных таблиц. В настоящее время наиболее популярными из них являются LOTU 123, EXCEL, QUATTRO, однако это далеко не полный их список.
Рабочее окно Excel состоит из двух вложенных друг в друга окон. Внешнее - это программное окно Excel, внутреннее окно, имеющее имя «Sheet», содержит выбранную рабочую страницу, разделенную на отдельные ячейки. Колонки обозначены буквами, строки - цифрами. Рабочая ячейка определяется щелчком мыши, после чего помечается серой рамкой.
Слева на строке формулы, расположенной под линейкой инструментов, будет показан адрес рабочей ячейки, например [А].Справа и внизу на рабочей странице находятся линейки со стрелками прокрутки. Щелкнув мышью на одной из стрелок можно пролистать рабочую страницу, изменить размеры рабочего окна можно с помощью кнопок уменьшения и восстановления, расположенных в правом верхнем углу окна. В окне Excel, как и в других программах под Windows, под зоной заголовка находится зона заголовков меню, чуть ниже находится основная линейка инструментов.
Структура электронной таблицы основана на принципе хранения различных элементов данных в матричном формате, т.е. в столбцах и строках. Подобно листу традиционной бухгалтерской книги счетов, «рабочий лист» (часто называемый также просто «лист»), разлинован на столбцы и строки. Каждому столбцу присвоена одна или две буквы - заголовок столбца, каждой строке номер. Общая черта всех программ электронных таблиц - это вывод заголовков столбцов и номера ссылок по горизонтали в верхней части экрана и номера строк с левой стороны экрана по вертикали.
На пересечении столбцов и строк расположены ячейки - основной строительный блок любого рабочего листа. Таким образом, каждый элемент информации записывается в своей собственной ячейке, которая имеет однозначно определяемый номер, который называется - «адрес ячейки».
Используя находящиеся в ячейках данные, можно производить большое количество самых разнообразных расчетов и других, не математических действий, а затем вводить полученные результаты в другие ячейки или просматривать информацию в свете проделанных изменений.
Количество ячеек, которые имеются в распоряжении пользователя, зависит от типа используемой им программы электронных таблиц. В настоящее время размер таблицы в 65536 строк и 256 столбцов стал обычным форматом. Таким образом, рабочий лист содержит более четырех миллионов ячеек. Вообще говоря, слишком громоздкие электронные таблицы работают медленнее, поскольку при вводе дополнительной или при изменении существующей записи делается перерасчет всей таблицы. Крупные таблицы целесообразно разбивать на несколько более мелких, а между отдельными таблицами, в которых введены общие для них данные, следует создавать логические связи.
Размер электронной таблицы может быть ограничен объемом имеющейся памяти, так как значительная часть памяти компьютера будет использована самой программой электронной таблицы.
Для работы программы электронной таблицы требуется:
IBM PC или совместимый компьютер с процессором 386 или выше; DOS 3.3. и выше; Microsoft Windows 3.0 и выше; не менее 4 MB оперативной памяти (рекомендуется б MB); Мышь.
Быстрое действие программ в значительной степени зависит от объема оперативной памяти.
Графическое представление данных. Microsoft Excel дает возможность создавать множество различных графических объектов: рамки, прямые линии, окружности, овалы, дуги или секторы, контуры произвольной формы, текстовые поля и кнопки. Графические объекты располагаются на рабочем листе произвольно и могут иметь разнообразные фоновые узоры, шрифты, цвет и типы линий. Вы можете также получить изображение любой части рабочего листа и использовать его как в различных документах Excel, так и других приложениях Windows. Excel дает также возможность импортировать графические данные и многих других приложений.
Функции обработки данных. Функции рабочего листа предназначены для ускорения и облегчения расчетов. Они представляют собой своего рода ключевые слова, вызывающие программы для различного рода вычислений.
К функциям данного класса относятся: элементарные математические функции (вычисление суммы, логарифмов, квадратных корней и т.п.); текстовые функции; различные функции, работающие со строками и столбцами таблицы (функции «просмотр ссылок»); логические функции; статистические функции с элементами регрессивного анализа; функции даты и времени; Excel финансовые функции; функции баз данных (сортировка, формирование, выборки по различным критериям и т. д.).
В целом Microsoft Excel содержит 320 встроенных функций, дающих возможность выполнять самые разнообразные вычисления.
Справочная система Microsoft Excel. При работе с Excel всегда можно рассчитывать на скорую помощь Если забыли, что делает некоторая команда, или оказались в тупике и вам нужны общие указания или рекомендации то можно получить помощь, выбирая подходящие команды в меню справки. Можете активизировать справочную систему Excel нажатием клавиши F1. После выбора в меню справки команды «вызов справки» появляется окно диалога, которое имеет три вкладки: «содержание», «предметный указатель», «поиск».
Вкладка «содержание» подобна оглавлению книги, где каждая глава представлена в заголовке со значком закрытой книги. Чтобы увидеть следующий уровень детализации, необходимо щелкнуть дважды на одном из заголовков. После нахождения интересующей темы нужно щелкнуть по ней дважды, чтобы вы вести ее содержимое на экран.
Вкладка «предметный указатель» использует введенное ключевое слово нужной темы, список предметных указателей переместится к соответствующей позиции. Двойной щелчок по названию темы выведет на соответствующую тему справки.
На вкладке «поиск» также можно использовать ключевые слова, но здесь вы увидите список всех тем справки, содержащих введенное слово.
Работа с файлами. Для работы с файлами книг используется меню «файл». Microsoft Excel «помнит» последние четыре файла, с которыми работают, и выводит их в нижней части меню так, что можно строку открыть в любом из них. Меню «файл» содержит следующие команды:
- при использовании команды «создать» появляется окно диалога «создание документа» Представленные в этом окне диалога книги могут служить основой для создания новых книг. Вкладка «общие» содержит значок «книга», выбирая который, создается пустая книга точно так, как при нажатии кнопки «создать книгу» на панели инструментов вкладка «решения» содержит значки нескольких шаблонов книг, которые могут послужить хорошей основой для решения типовых задач. Если вы выберете один из этих значков и нажмете OK, Excel откроет копию книги:
- команда «открыть» позволяет выбрать файл из списка, хранящегося в текущей папке;
- команда «сохранить» применяется для сохранения изменений, сделанных в существующем документе;
- команда «сохранить как» обычно используется при первом сохранении документа или для выбора способа его сохранения. С помощью этой команды можно присвоить нужное имя открытой вами книги;
-команда «сохранить рабочую область» сохраняет текущее состояние рабочей среды Excel при этом наряду со множеством установок, запоминается расположение всех открыты книг. Таким образом, будут открыты все книги, которые были открыты до сохранение файла рабочей области, и окажутся активизированы все применявшиеся установки;
- команда «закрыть» позволяет сохранить изменения, сделанные в книге и убрать ее с экрана;
команда «выход» завершает работу программы Excel.
Выделение ячеек. Прежде чем что-то делать с ячейками, вы должны выделить одну или группу ячеек. Если выделена единственная ячейка, она становится активной и ее адрес появляется в поле имени влево конце строки формул. Для выделения одной ячейки установите на ней указатель и нажмите левую кнопку мыши.
Для выделения диапазона ячеек, например Al; B5, выполняются следующие простые действия:
- устанавливается указатель на ячейке Al;
- нажимается левая кнопку мыши и протаскивается указатель вправо и вниз до ячейки B5.
Вместо протаскивания указателя мыши по ячейкам, с которыми необходимо работать можно указать любые два диагональных угла диапазона. Этот прием известен как расширение выделения. Например, чтобы расширить выделение с Al: B5 до AL: C10, нужно нажать клавишу Shift и, удерживая ее, щелкните по ячейке C10. В том случае, когда нужно выделить большой диапазон, этот прием может оказаться более удобным и быстрым, чем протаскивание указателя мыши по ячейкам такого большого выделения.
При выделении группы диапазонов с помощью мыши используется клавиша Ctrl. Например, чтобы добавить диапазон С7: ЕЮ к уже выделенному диапазону А.В6, необходимо протащить указатель по ячейкам С7: ЕЮ при нажатой клавише Ctrl.
Для выделения столбца или строки целиком нужно щелкнуть левой кнопкой мыши по заголовку столбца или строки. Для выделения части столбца или строки необходимо установить курсор в правом нижнем углу активной ячейки. И можно увидеть, как сменяют друг друга два изображения курсора (белый крестик или черный крестик). Как только курсор сменит форму, нужно нажать левую кнопку мыши и начать перемещать его на нужное число строк или столбцов.
Ввод, редактирование и форматирование данных. В ячейки листа можно вводить два типа данных: константы и формулы. Константы подразделяются на три основные категории: числовые значения, текстовые значения, значения дат и времени. Кроме того, существуют еще два специальных типа констант: логические значения, ошибочные значения.
Ввод текста аналогичен вводу числовых значений. Чтобы ввести текстовое значение, выделяется ячейка, набирается на клавиатуре текст и фиксируется ввод, нажав клавишу Inter или «кнопку ввода». Чтобы отменить ввод, нужно нажать кнопку «Esc» или кнопку отмены.
Для того, чтобы ввести длинный текст и избежать наложения на соседние ячейки, можно использовать перенос текста следующим образом: нужно выделить ячейку, выбрать в меню «формат» команду «ячейки» и на вкладке «выравнивание» установить флажок, перенести по словам, а затем нажать «ОК». Чтобы разместить дополнительные строки текста в ячейке. Excel увеличивает высоту строки, которая содержит такую ячейку.
Чтобы создать текстовое значение, состоящее целиком из чисел, нужно ввести вперед значение «апостроф» либо сначала ввести знак равенства, а затем значение, заключенное в кавычки. Например ="123" или «123».
Изменить формат ввода можно, используя меню «формат», вкладку «ячейки».
Числовые значения могут содержать только цифры от 0 до 9 и специальные символы.
Начиная ввод числа со знака «плюс» (+) или знака «минус» (-), Excel опускает плюс и сохраняет минус, интерпретируя введенное значение как отрицательное число. Такого ж результата можно добиться, заключая вводимое значение в скобки.
Символ Е или е используется при вводе чисел в экспоненциальном представлении. Например, Excel интерпретирует 1Е6 как 1.000.000 (единица, умноженная на десять в шестой степени). Можете использовать десятичную запятую и пробел в качестве разделителя групп разрядов. Изменить формат ввода можно, используя меню «формат», вкладку «ячейки». Для ввода даты Excel использует формат: ДД.ММ.ГГ, где Д - день: М месяц: Г - год.
Например, чтобы ввести дату 21 мая 2002 года, выделите ячейку и введите 21.05.02 (в качестве разделителей можно использовать наклонную черту, точку или тире). Excel назначает ячейке формат ДД.ММ.ГГ (если этой ячейке на задан другой формат ввода даты), а в строке формул вводит 21.05.02.
Упорядоченный ряд дат в строке или столбце можно создать: с помощью команды «прогрессия» из подменю «заполнить» и меню «правка». Пользуясь этой командой, можно создать ряды дат с шагом, кратным дню, неделе, месяцу или году. Поле «шаг» позволяет задать интервал между значениями. Отрицательное число в поле «шаг» используется для создания ряда с убывающими временным значениями. Предельное значение - можно задать конечную дату ряда.
Форматирование ячеек. Команда «ячейки» из меню «формат» контролирует большинство форматов, применяемых ячейкам рабочего листа. Выполнить форматирование ячеек очень легко: просто нужно выделить ячейку ил диапазон и выбрать соответствующую команду в меню «формат».
Команда меню «формат» позволяют управлять выводом числовых значений и изменять вывод текстовых значений. Выбрать в этом меню команду «ячейки» (или просто нажать Ctrl - 1) и затем активизировать вкладку «число»
В окне диалога «формат ячеек». Вкладка «число» предлагает 12 категорий форматов: общий; числовой; денежный; финансовый; дата, время; процентный; дробный; экспоненциальный; текстовый; дополнительный; пользовательский (все форматы).
В каждой из этих категорий предлагается на выбор несколько вариантов формата.
Можно сберечь свое драгоценное время, используя команду «авто формат» из меню «формат». Автоматические форматы Excel -'это заранее определенные сочетания числового формата шрифта, выравнивания, рамки, узора, ширины столбца и высоты строки.
Команда «авто формат» использует существующие формулы и текстовые надписи, чтобы определить, какое форматирование применить. После выбора команды «авто формат» можно использовать другие команды форматирования для частичного изменения отображаемых на экране значений. Если что-то не устраивает, нужно выбрать команду «отменить «авто формат» в меню «правка» и затем попробуйте добавить пустые столбцы или строки, чтобы отделить область, на которую не должна воздействовать команда «авто формат» Также можно выделить только те блоки ячеек в листе на которые должна действовать команда «авто формат».
Форматированная ячейка остается таковой, пока вы к ней не применишь новый формат или не удалишь старый. При вводе или изменении значения в ячейки к нему применяется уже используемый в ячейку формат. Чтобы удалить все назначенные форматы, нужно выбрать в меню «правка» команду «очистить» и затем - «форматы».
Microsoft Excel предоставляет большие возможности для построения сложных формул. Всего лишь несколько математических операторов и правил организации ячеек превращают «рабочий лист» в мощную вычислительную систему /II/.
Любые формулы в Microsoft Excel начинаются со знака равенства. Без знака равенства вводимые данные интерпретируются как текст (даже выражение 10+5).
Для начала выделяется пустая ячейку и печатается: =10+5. После того, как нажать клавишу Enter, в ячейке появится число 15, тогда как строка формул будет содержать только что введенную формулу. Как было показано выше, в ячейке появляется значение, а в строке формул - содержимое ячейки. В формулах используются математические операторы: (+) - оператор сложения; (-) - оператор вычитания; (*) - оператор умножения; (/) - оператор деления.
Термин «приоритет» означает порядок вычислений по формуле. В Excel приняты следующие правила:
- выражения в скобках вычисляются в первую очередь;- умножение и деление выполняются перед сложением и вычитанием;
- последовательные операции одного и того же приоритета выполняются слева направо. Для изменения порядка вычислений можно использовать скобки.
Каждой открывающей (левой) скобке в формуле должна соответствовать закрывающая скобка (правая). Если Вы забыть закрыть какую-либо из открывающих скобок и завершите ввод формулы. Excel выведет сообщение «несоответствие скобок» и подсветит в ней ошибочную часть Как только напечатаешь недостающую закрывающую скобку, она и соответствующая ей открывающая скобка на короткое время выделяются полужирным шрифтом. Более того, всякий раз когда курсор переходит через одну из скобок, она выделяется полужирным шрифтом вместе с парно скобкой. Эта особенность весьма существенна, когда приходится вводить длинные формулы и нет уверенности в том, какие пары скобок соответствуют друг другу.
«Адрес ячейки», или «ссылка», идентифицирует ячейку или группу ячеек в рабочей книге. Если формула содержит адреса ячеек, то результат вычисления по ней зависит от содержимого этих ячеек. При изменении содержимого ячеек изменяется и результат вычисления.
«Относительные ссылки» определяют адреса ячеек по отношению к активной ячейке (на пример, ячейка на две строки выше данной). Обозначение: А1.
«Абсолютные ссылки» задают адреса ячеек в соответствии с их положением на рабочем листе (например, ячейка, расположенная во второй строке столбца А). Абсолютная ссылка при вводе отмечается знаком $ (доллар). Обозначение: $А$1
«Смешанные ссылки» содержат и относительную и абсолютную компоненты адреса ячейки (например, ячейка, расположенная в столбце А на две строки выше активной). Обозначение: $А1 ил А$1.
Знак $ указывает на тот компонент адреса (столбец или строку), который должен остаться постоянным. Для быстрого изменения типа ссылки используется клавиша F4.
Кнопка «вставка функций» открывает окно диалога «мастера функций». Помещает выделенную функцию в строку формул. Если строка формул активна и ввод формулы начат со знака равенства "=", то «мастер функций» поместит выделенную функцию не в выделенную ячейку, а в точку ввода.
Если строка формул не является активной, «Мастер функций» активизирует ее, вставит знак равенства "=", следом за которым будет расположена выделенная функция, и автоматически введет функцию в выделенную ячейку.
В качестве альтернативного средства вызова «мастера функций» можно воспользоваться Shift+F3. Все функции разделены по категориям: математические, статистические, логические, финансовые и т.д. Каждая категория содержит список функций, обозначенных аббревиатурой. Если выделить любую аббревиатуру, внизу диалогового окна появится описание функции:
- нажимается кнопка «вставка функций» на стандартной панели инструментов;
- затем :в первом окне - диалоге «мастер функций» необходимо выбрать
- нажимается кнопка «OK», чтобы, перейти к следующему окну диалога;
- вводятся, необходимые аргументы, или укажите на .диапазон ячеек, т.е. выделите цифры-которые вы хотите, например, сложить. Затем нажимается «ОК». Формула вводится, в выделенную ячейку, а ее значение выводится на листе.
«Значение», «вычисленное значение функции», появляется в: строке «значение» в верхней части окна диалога после того, как введены цифры для. подсчета.
Существует большое количество других функций, которые можно использовать в электронных таблицах.
Запуск программы Excel. Для запуска Excel следует указать на пиктограмму Excel и нажать Enter или дважды нажать указанную пиктограмму мышью. В результате запуска на экране появится пустая таблица. После запуска Excel первой пустой книги дается имя «книга I». Если в течение текущего сеанса работы открыть другую новую книгу. Excel назовет ее «книга 2». и 3. Можете одновременно иметь несколько открытых книг и позднее сохранить их под разными именами /12/.
Книга Excel может содержать листы 5 типов: рабочие листы, листы диаграмм, модули Visual Basic, листы диалога и листы макросов Microsoft Excel.
После запуска Microsoft Excel экран содержит пять областей: окно книги, которое занимает большую часть экрана, строку меню, две или больше панели инструментов, строку формул и строк состояния. Все вместе эти пять областей называются «рабочей областью» Excel.
«Окно книги» - составляет основную часть рабочей области. Новая книга первоначально содержит 3 отдельных листа. В нижней части окна книги размещаются кнопки, с помощью которых можно переходить от одного листа к другому. Чтобы просмотреть содержание книги, можно использовать четыре кнопки, расположенные в нижнем левом углу окна. Две средние кнопки служат для прокрутки на один ярлычок влево или вправо. Две крайние кнопки выполняют прокрутку к первому или последнему ярлычку книги.
Чтобы сделать лист активным, после прокрутки ярлычков нужно щелкнуть по ярлычку нужного листа. Прокрутка с помощью клавиатуры -клавиши со стрелками позволяют прокрутить лист вверх, вниз, вправо или влево на одну строку или столбец. Клавиши PgUp и PgDn прокручивают лист на один полный экран. При прокрутке с помощью клавиатуры также изменяется и адрес активной ячейки. Для прокрутки листа без изменения активной ячейки нужно предварительно нажать Scroll Lock, а затем - одну их клавиш со стрелками, PgUp или PgDn. Например, чтобы прокрутить на одну строк вверх или вниз без изменения активной ячейки, нужно нажать Scroll Lock и затем - Т или - Г.
«Строка меню» - содержит команды Excel для обработки введенной информации. Строка меню Excel содержит девять меню: «файл», «правка», «вид», «вставка», «формат», «сервис», «данные», «окно», «справка». Excel отслеживает состояние вашего листа и позволяет выбирать только те команды, которые могут быть использованы в данной ситуации. Команды, представленные черным цветом, доступны для использования, а выведенные серым, не доступны.
Если после команды стоит треугольная стрелка, это значит, что для данной команды имеется список дополнительных команд, называемый «подчиненным меню» или «подменю».
Некоторые команды меню заканчиваются многоточием, указывающим на необходимость ввода дополнительной информации, прежде чем Excel сможет выполнить эту команду. В таком случае для предоставления необходимых сведений используются «окна диалога», которые предлагаю несколько наборов параметров для данной команды.
Для некоторых команд в меню приведены их клавиатурные эквиваленты в виде комбинации клавиш, где удобнее выбирать команды меню, пользуясь клавиатурой вместо мыши. При нажатии клавиши Alt или / (слеш, наклонная черта) Excel активизирует строку меню. С помощью стрелок вверх, вниз, влево, вправо можно перемещаться по меню, клавишей Enter определяется выбор команды. Подчеркнутая буква в имени меню обозначает буквенную клавишу, которую можно нажать, чтобы раскрыть это меню.
«Контекстное меню» содержит только те команды, которые могут применяться к элементу, для которого активизировано меню. Контекстное меню обеспечивает удобный и быстрый доступ нужным командам, активизируется нажатием правой клавиши мыши и выводится рядом с позиции указателя.
Выбор команды в контекстном меню осуществляется с помощью мыши или клавиатуры так же, как обычном меню.
Панели инструментов. Microsoft Excel представляет обширный набор панелей инструментов, содержащих самые разнообразные кнопки (их также называют инструментами), которые предназначены для упрощения часто повторяющихся операций. Можно создавать новые панели выбирая для них нужные инструменты из более чем 200 встроенных кнопок либо создавая свои собственные кнопки. Обычно панели инструментов располагаются под строкой меню, но они могут находиться в других местах рабочего окна. Microsoft Excel имеет несколько встроенных панелей, кнопки которых дают возможность быстро выполнить большинство стандартных операций, таких как редактирование, форматирование, рисование, построение диаграмм и др.
«Строка формул», позволяет вводить информацию непосредственно в ячейки. Хотя вы может вводить информацию прямо в ячейку, использование строки формул имеет некоторые преимущества. Когда вы устанавливаете указатель на строке формул и нажимаете кнопку мыши, на ней появляются три кнопки. Кнопка с символом х - называется кнопкой отмены, а кнопка с галочкой v кнопкой ввода. При нажатии кнопки ввода. Excel фиксирует введенную информацию в строке форму и переносит ее на лист. Нажатие кнопки ввода аналогично нажатию Inter за исключением того, что нажатие Inter дополнительно активизирует ячейку, находящуюся непосредственно ниже той, в которую вводятся данные. Удаление ошибочного ввода нажмите кнопку отмены или Esc. Кнопка символом «-» - это кнопка «изменить формулу». При нажатии этой кнопки появляется возможность вставить в формулу любую встроенную функцию листа.
В левой части строки формул находится поле имени, например, А1. Это означает, что ячейка А1 является активной и что вся вводимая в строке формул информация будет передаваться в эту ячейку. Если при активной строке формул щелкнуть по стрелке справа от поля имени, то можно раскрыть список со всеми именами, определенными в текущей книге.
В строке «состояния» - выводятся сведения о состоянии рабочей области. Например, большую часть времени Excel выводит слово «готово» в левом конце строки «состояния», означающее, что лист готов для приема новой информации. Как только вы начинаешь вводить данные. Excel выводит в строке состояния слово «ввод». Чтобы вернуться в режим «готово», вы должны нажать кнопку ввода в строке формул или нажать кнопку «Enter».
При первом запуске Microsoft Excel на экране отображаются две панели инструментов: «стандартная» и «форматирование». Первая из них содержит кнопки для ежедневно используемых операций по работе с данными. Панель «форматирование» содержит инструменты для форматирования текстов, чисел, ячеек и т.п.
Печать таблицы. В заключение первого знакомства с электронной таблицей Excel распечатаем на принтер свой файл. Для этой операции предназначены две кнопки: «просмотр печати» и «печать». Нажатие кнопки «просмотр печати» открывает «окно просмотра». Если возникнет желание удалить столбец. Вы можете выполнить эту операцию, не выходя из окна просмотра. Переместит "лишнюю" линию к границе таблицы, после чего ее не станет видно. Перемещая горизонтальные вертикальные линии, расположите таблицу так, как вам кажется, наиболее удобным, движение линии можно начинать с того места, где сменяют друг в друга значки: «лупа -черный крестик».
С помощью пунктов меню вы можете сменить масштаб просмотра, а опция «страницы» - пре доставляет вам возможность установить параметры страницы (отступы сверху, снизу, слева, справа верхний и нижний колонтитулы).
Для непосредственной печати таблицы необходимо воспользоваться одним из следующие средств:
- Команда «файл - печать»;
- Кнопка «печать», расположенная на основной панели инструментов. Комбинации клавиш Ctrl+P или Ctrl+Shift+F12.
Если вам нужно изменить используемые по умолчанию параметры печати (количество страниц, копий и т. д.), воспользуйтесь командой «файл - параметры страницы».
Четыре вкладки диалогового окна. Параметры страницы дают возможность в широких пределах влиять на внешний вид печатаемых страниц. Ориентация (книжная, альбомная) - выбор ориентации зависит от способа печати данные на странице: по вертикали или по горизонтали.
Масштаб - Excel предоставляет два способа решения проблем, возникающих из-за ограниченного размера бумаги, используемой принтерами. Первый способ заключается в изменении масштаба документа при его печати (в пределах от 10 до 400%), а второй - размещении документа по частям на нескольких страницах. При масштабировании раз меры документа изменяются одновременно и строго пропорционально как в горизонтальном, так и в вертикальном направлении.
Размер бумаги и качество печати - параметры, появляющиеся в раскрывающихся списка полей. Размер бумаги и качество печати зависят от установленного в данный момент драйвера принтера.
Номер первой страницы - имеет смысл только в том случае, когда в верхнем или нижнем колонтитуле печатается номер страницы.
Вкладка толя» позволяет задать размер верхнего, нижнего, левого и правого поля на бумаге при печати документа. Стандартные значения: сверху, низу - 2 см. Слева - 2,5 см, права - 2 см. Такие поля вполне подойдут для печати большинства рабочих листов, хотя любое из них можно легко изменить.
Чтобы документ расположился при печати по центру листа, нужно воспользоваться флажками в разделе «центрирование». Установка любого из них вызывает смещение документа в центр листа по соответствующему направлению - «вкладка - колонтитулы».
Колонтитул - это строка или фрагмент текста, печатаемый в верхней или нижней, части листа.
Подобные документы
Понятие базы данных, модели данных. Классификация баз данных. Системы управления базами данных. Этапы, подходы к проектированию базы данных. Разработка базы данных, которая позволит автоматизировать ведение документации, необходимой для деятельности ДЮСШ.
курсовая работа [1,7 M], добавлен 04.06.2015Разработка базы данных с информацией о сотрудниках, товарах, со справочником типов товаров средствами системы управления базами данных MySQL с помощью SQL-запросов. Разработка инфологической модели предметной области. Структура таблиц, полей базы данных.
контрольная работа [648,7 K], добавлен 13.04.2012Изучение основных понятий баз данных: структура простейшей базы данных, компоненты базы данных Microsoft Access. Проектирование базы данных "Туристическое агентство" в СУБД Access 2010, в которой хранятся данные о клиентах, которые хотят поехать отдыхать.
курсовая работа [3,3 M], добавлен 20.09.2013Разработка базы данных для информационной поддержки деятельности аптеки с целью автоматизированного ведения данных о лекарствах аптеки. Проектирование схемы базы данных с помощью средства разработки структуры базы данных Microsoft SQL Server 2008.
курсовая работа [3,6 M], добавлен 18.06.2012Понятие базы данных. Классификация баз данных и системы управления. Подходы к проектированию и модели. Разработка базы данных для школьного врача, которая позволит автоматизировать ведение документации, необходимой для учета состояния здоровья учащихся.
дипломная работа [3,8 M], добавлен 03.10.2013Разработка прикладной программы, организующей работу с базой данных флагов мира, осуществляющей просмотр и редактирование базы данных, поиск по категориям, сортировку данных с использованием базы данных Paradox 7. Системные требования к программе.
курсовая работа [200,4 K], добавлен 02.03.2009Что такое базы данных, визуализация информации базы. Структура и свойства простейшей базы данных. Характеристика определений, типов данных, безопасность, специфика формирования баз данных. Подходы к проектированию технического задания. Работа с таблицами.
презентация [4,3 M], добавлен 12.11.2010Проектирование логической структуры базы данных методом нормальных форм, сущность связь. Сравнительный анализ спроектированной базы данных и базы данных существующих информационных систем. Выбор и обоснование состава технических и программных средств.
курсовая работа [3,0 M], добавлен 22.12.2014Освоение сервисной системы управления базами данных Microsoft SQL. Разработка базы данных "Служба АТС" в среде Microsoft SQL Server Management Studio и создание запросов на языке SQL. Апробация инфологической модели "сущность - связь" базы данных.
курсовая работа [2,9 M], добавлен 29.06.2015Анализ предметной области с использованием моделей методологии ARIS и разработка ER-диаграммы. Описание входной и выходной информации для проектирования реляционной базы данных. Разработка управляющих запросов и связей между ними с помощью языка SQL.
курсовая работа [975,2 K], добавлен 30.01.2014
