Ввод и редактирование справочной информации

Курс лекций

Общая характеристика программ экономического и юридического характера; ввод и редактирование справочной информации



Введение

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, вначале имея целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

К офисным относятся следующие задачи: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и предприятиями. Типовые процедуры, выполняемые в перечисленных выше задачах:

- обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);

- сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);

- хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Это требует выполнения следующих условий: должна быть скоординирована работа между исполнителями; движение документов должно быть по возможности оптимизировано; должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках предприятия и предприятий в рамках объединения.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Обе эти системы совместно обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также и потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими. Они позволяют повысить производительность труда и дают возможность справляться с возрастающим объемом работ.

Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства: компьютеры, возможно, объединенные в сеть; печатающие устройства; средства копирования документов; модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ). Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов; стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте; проекционное оборудование для проведения презентаций.

Основными программными продуктами, обеспечивающими технологию автоматизации офиса, являются:

- текстовый редактор;

- электронная таблица;

- система управления базами данных.

В состав программного обеспечения офиса могут также входить:

- программа анализа и составления расписаний;

- программа презентации;

- графический редактор;

- программа обслуживания факс-модема;

- сетевое программное обеспечение: электронная почта, компьютерные и телеконференции и др;

- программы перевода;

- специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и др.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о деятельности фирмы. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья.

Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые корректируются в соответствующем массиве базы данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта. Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.

Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения.

Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще - при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

- ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;

- обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям и т.д.);

- вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;

- качественное оформление табличных форм представления данных;

- многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;

- проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;

- проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций.

Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.

Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты.

Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Система дополнительно дает возможность получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями.

Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.

Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, обеспечивающими возможность взаимодействия более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.



1. Интегрированные пакеты для офиса

Текстовые, графические и табличные процессоры и другие программы для офиса используются самостоятельно, но наблюдается тенденция объединения этих информационных технологий с другими в виде интегрированных пакетов прикладных программ.

Интегрированный пакет прикладных программ - совокупность программных средств различного назначения с единым пользовательским интерфейсом, совместно использующих одни и те же данные.

На одном рабочем месте пользователь, как правило, имеет дело с разнотипной информацией. Использование для обработки каждого типа данных индивидуального программного инструмента усложняет технологический процесс работы, затрудняет пересылку данных для обработки несколькими средствами.

В интегрированный пакет (ИП) для офиса входят взаимодействующие между собой программные продукты. Основу интегрированного пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД. Кроме них в интегрированный пакет могут входить и другие офисные программы, перечисленные выше. Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена, если приобретать их по отдельности.

Было разработано много интегрированных пакетов для офиса. Сначала появились интегрированные пакеты, совмещавшие в себе текстовый, табличный и графический процессоры, систему управления базой данных, например, FrameWork, Simphony. Для оболочки Windows был разработан набор технологий Works. Их цель: облегчение перемещения информации между различными приложениями - частями общего пакета. Далее в интегрированные пакеты были добавлены средства трехмерной графики, менеджер информации, системы электронного распознавания документов, электронной почты и т.д., например, Borland Office for Windows фирмы Novell (в настоящее время - Correl Office), SmartSuite фирмы Lotus Development (в настоящее время - подразделение IBM) и др. Из интегрированных офисных программных продуктов отечественной разработки следует отметить комплект программных продуктов «Русский Офис», выпускаемый компанией “Арсеналъ”. В нашей стране наибольшую популярность завоевал пакет Microsoft Office фирмы Microsoft.

1.1. Microsoft Office

В состав «Офиса от Microsoft», разработанного корпорацией Microsoft (Редмонд, штат Вашингтон), входят операционная система Microsoft Windows и пакет Microsoft Office. Назначение “Офиса от Microsoft” - предоставить инструменты, автоматизирующие составление и оформление документов, основной массе пользователей - менеджерам, бухгалтерам, сотрудникам офисов, работникам предприятий. Тесная интеграция операционной системы и пакета Microsoft Office позволяет наиболее полно использовать возможности компьютера.

Выпускаются два варианта Офиса от Microsoft:

- первый вариант содержит 16-разрядные программные продукты и включает Windows 3.11 и Office 4.х. Он рассчитан на компьютеры, имеющие объем оперативной памяти до 8 Мбайт;

- второй вариант предъявляет более высокие требования к ресурсам компьютера, так как содержит 32-разрядные программные продукты: Windows 95 или Windows 98 и Microsoft Office 95 или Microsoft Office 97.

Microsoft Office занимает основную часть рынка офисных пакетов - около 90%. Им пользуются около 55 миллионов человек. Версия Microsoft Office 97, профессиональный выпуск (Professional Edition) предоставляет пользователю мощные средства для обработки информации и обеспечивает высокую производительность. Над созданием нового пакета работало 750 разработчиков, было израсходовано 200 миллионов долларов. На исследования, связанные с повышением интуитивности выбора команд, затрачено свыше 25 тысяч часов. Microsoft Office 97, профессиональный выпуск получил премию “Выбор аналитика” тестового центра PC Week Labs.

В Microsoft Office 97 входят следующие приложения:

- текстовый процессор Microsoft Word 97, обеспечивающий подготовку документов различной сложности;

- электронные таблицы Microsoft Excel 97, предназначенные для построения и расчета таблиц, диаграмм и графиков;

- Microsoft PowerPoint - средство для создания красочных, наглядных графических презентаций;

- Outlook 97 - средство для организации работы с электронной почтой, планирования рабочего времени, встреч, собраний и деловых контактов, ведения журнала выполняемых работ;

- Microsoft Binder - “интеллектуальный контейнер”, позволяющий хранить и редактировать группы документов Microsoft Office в одном окне, не задумываясь над тем, в каком приложении они созданы. Microsoft Binder используется для объединения файлов различных типов в одну папку проекта, которая обеспечивает сквозную нумерацию страниц по всем файлам, входящим в проект, а также удобный доступ ко всем документам папки и быструю печать всех материалов проекта.

В состав Microsoft Office 97, профессиональный выпуск (Professional) дополнительно входит система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access 97.

Отличительная особенность Microsoft Office 97 - тесная интеграция всех приложений, наличие встроенных средств для работы с Интернетом во всех программах. Стремительный рост Интернета привел к тому, что все большее число крупных и мелких компаний, частных и юридических лиц стремятся не только получать информацию из WWW (World Wide Web - Всемирной паутины), но и создавать собственные Web-страницы. Microsoft Office 97 предоставляет средства разработки документов для работы в Интернете начинающему пользователю, не умеющему программировать. Можно работать с объектами на жестком диске компьютера, в Интернете и в локальной сети предприятия - интранет (Intranet). Любой документ, созданный в одном из приложений Office 97, можно сохранить в формате HTML (Hypertext Markup Language - язык разметки гипертекста). Предоставлена возможность создавать гипертекстовые связи с другими документами, хранящимися как на вашем компьютере, так и в локальной сети или в Интернете. Microsoft Office 97 тесно интегрирован с Internet Explorer. После щелчка по гипертекстовой связи с Интернет можно работать с указанным документом.

В среде Office можно создавать собственные приложения с помощью встроенного языка программирования - Visual Basic for Applications (VBA). Это могут быть разнообразные аналитические программы, финансовые системы, программы учета кадров, системы автоматизации подготовки официальных писем с помощью библиотеки готовых шаблонов и т.п. VBA сочетает в себе огромные возможности программирования и простоту изучения, но, пожалуй, самое главное его достоинство в том, что этот язык является единым для всех офисных приложений Microsoft и поэтому позволяет связывать их между собой.

Кроме того, Microsoft Office полностью обеспечивает возможность организации эффективной совместной работы над документами и материалами. Благодаря использованию механизмов OLE и DDE разработчики одного проекта могут создавать разные части конкретного документа.

Большие возможности предоставляет тесная интеграция всех приложений Office с электронной почтой. Например, один участник проекта создал документ, и этот документ должен быть дополнен сведениями из других отделов или согласован и “завизирован” остальными участниками проекта. Он отсылает документ из Word по электронной почте группе людей методом поочередной рассылки, указав очередность корреспондентов. Каждый из участников процесса производит необходимые изменения, после чего документ будет отослан следующему человеку. Пройдя полный круг, готовый материал вернется к тому, кто его посылал. Причем по желанию посылающего изменения, внесенные каждым участником проекта, будут выделяться цветной маркировкой. После получения исправленного варианта можно произвести пошаговую приемку (подтверждение) изменений и дополнений.

Вся мощь инструментальных возможностей семейства продуктов Office позволяет сосредоточиться на самом важном - на результате.

Для работы с Microsoft Office необходим персональный компьютер с процессором, как минимум 386DX (рекомендуется 486DX и выше). Минимальный объем оперативной памяти 8 Мб (рекомендуется 12 Мб и выше), на жестком диске требуется от 27 Мб до 88 Мб (в зависимости от установки до 200 Мб). Рекомендуется 256-цветный SVGA-монитор.

Технология обмена данными в Microsoft Office. В Windows для обмена данными между приложениями используются Clipboard (Буфер обмена), DDE и OLE.

Буфер обмена (Clipboard). Буфер обмена представляет собой временное хранилище данных, которое служит для однократного обмена между приложениями. Если, например, вам нужно перенести куда-то фрагмент текста или рисунок, то с помощью буфера обмена («кармана») это легко выполнимо. Выделите нужный документ или его фрагмент, скопируйте его в буфер и затем вставьте эти данные из буфера в целевой документ или приложение.

Обмен данными возможен и в сети. Для этого используется программа Microsoft Exchange.

Динамический обмен данными (DDE, Dynamic Data Exchange). Под DDE понимается механизм, обеспечивающий автоматическое использование одних и тех же данных разными приложениями. Например, в текстовом документе приведены цены и артикулы различных продуктов, но эти же цены и артикулы значатся в некоторой таблице и/или в банке данных. Было бы очень удобно, если бы соответствующие записи (числа и др.) автоматически изменялись в предложенном тексте после того, как они изменятся в банке данных (например, после очередного витка инфляции).

В среде Windows эта технология принципиально возможна только в тех случаях, когда используемые приложения поддерживают DDE. К сожалению, это относится далеко не ко всем приложениям Windows.

Связывание и внедрение объектов (OLE, Object Linking and Embadding). Эта технология предусматривает гибкие динамические связи между документами (точнее, объектами). OLE возможно также в сети. В OLE имеются две возможности для связи между объектами: нужную информацию пользователь может или «внедрить» в целевой документ, или установить длительную связь (LINK) между документом и источником информации. Внедренная (включенная) информация уже не изменяется, тогда как при создании связи информация заимствуется со всеми текущими изменениями.

Вставленная через буфер обмена информация анонимна, т.е. ее происхождение неизвестно.

Работа с буфером обмена (Clipboard). Если вы хотите передать (скопировать) какую-то информацию в другой документ или приложение через буфер обмена, выполните следующие действия:

1. Выделите информацию в соответствующем приложении.

2. Скопируйте данные в буфер обмена, например, посредством команды COPY (Копировать) из меню EDIT (Редактирование) или комбинацией клавиш (Ctrl+C).

3. Перейдите в другой документ и установите курсор в месте будущего ввода.

4. Вставьте информацию, например, с помощью команды PASTE (Вставить) из меню EDIT (Редактирование) или комбинации клавиш (Ctrl+V).

Работа с OLE. Возможность связывания объектов существенно зависит от функциональных возможностей приложения. Так что в этом месте рекомендуется еще раз заглянуть в руководство для используемого приложения.

Как и в случае передачи файлов через буфер обмена, пользуйтесь меню EDIT.

Внедрение объекта (Embedding). Внедренный объект сохраняется вместе с документом. Однако его связь с приложением, в котором он создан, не нарушается.

Чтобы внедрить объект, например рисунок, в документ программы Word for Windows, проделайте следующее:

1. Выберите в меню INSERT (Вставка) команду OBJEKT (Объект).

2. Из перечня возможных типов объектов выберите нужный, например PAINTBRUSH PICTURE (Рисунок Paintbrush).

3. После этого запустится приложение - например, Paint. Теперь вы можете действовать по своему усмотрению: создать новый рисунок или загрузить какой-то из имеющихся на диске.

4. В меню FILE выберите команду EXIT & RETURN TO DOCUMENT (Выйти и вернуться в документ).

5. Теперь новый объект появится в текстовом документе, подготовленном в Word for Windows.

Двойным щелчком мышью на внедренном объекте или через команду PAINTBRUSH PICTURE OBJECT (Рисунок Paintbrush) из меню EDIT (Редактирование) вы теперь можете в любое время исправлять (редактировать) этот рисунок. При этом Word for Windows, разумеется, запустит программу Paint.

Создание связи (Link). При создании связи (Link) в вашем документе сохраняется не сам объект, а лишь ссылка на файл, в котором этот объект сохранен. Если с помощью Paintbrush создана, например, иллюстрация с именем НОТDOG.PCX, то можно установить связь с этим объектом. И любые изменения этого файла будут сразу же переноситься в ваш документ.

Чтобы вставить, например, какой-либо рисунок в WordPad-документ, выполните следующее:

1. Запустите приложение, с которым вы хотите организовать связь, пусть это будет Paint.

2. Загрузите документ или рисунок, для которого вы хотите организовать связь, или изготовьте новый рисунок. Сохраните созданное вами произведение под новым именем файла.

3. Перейдите в текстовый редактор WORDPAD. Здесь установите курсор в нужное место и выберите из меню INSERT команду OBJECT (Объект).

4. В открывшемся окне задействуйте переключатель CREATE FROM FILE (Вставить из файла) и активируйте выключатель LINK (Связь). Затем щелкните мышью на кнопке BROWSE (Пролистать).

5. В открывшемся окне найдите сохраненный вами файл с рисунком и щелкните на кнопке ОК (Да).

6. Теперь объект появится в текстовом документе; его можно в любое время исправлять (редактировать).

Кроме описанного пути для вставки объекта можно использовать команду PASTE SPECIAL (Специальная вставка) из меню EDIT.

В открывшемся диалоговом окне нужно сделать выбор: хотите вы только внедрить содержимое буфера обмена - переключатель PASTE (Вставить) или осуществить связь с исходным документом - переключатель PASTE LINK (Вставить со связью). Дополнительно существует возможность выбрать из приведенного списка As... (Как...) формат вставки. В нижней части диалогового окна указано, каков будет результат при данном выборе.

Если вы хотите вставить в текущий документ не исходный документ, а его пиктограмму, активируйте выключатель DISPLAY AS ICON (Изображать как пиктограмму). В меню EDIT (Редактирование) текущего основного документа имеются дополнительно: команда для редактирования связей, внедряемых в документ LINKS... (Связи...); команда для просмотра свойств выделенного объекта - OBJECT PROPERTIES (Свойства объекта), а также его правки и запуска. С помощью этих команд связь можно обновить или разорвать.

1.2 Использование пакета PowerPoint для презентаций

Для повседневной работы с текстом обычно используется текстовый процессор, для вычислений - табличный процессор, для хранения и обработки числовой и текстовой информации - база данных. А вот для рекламы и распространения достижений, для эффективного и выразительного общения с аудиторией нужен мощный презентационный процессор.

Таким процессором презентаций является программный комплекс PowerPoint, который превращает введенную текстовую и числовую информацию в профессионально выполненные слайды, наполненные диаграммами, таблицами, графическими иллюстрациями и пригодные для плодотворной работы с весьма требовательной современной аудиторией.

Пакет PowerPoint разработан фирмой Microsoft для работы в среде Windows 9х*. Он входит в комплект приложений Windows, Microsoft Office, но может быть приобретен и отдельно. Для многих крупных организаций программный комплекс PowerPoint стал стандартным средством создания презентаций.

PowerPoint - это графический пакет подготовки презентаций и слайд-фильмов. Он предоставляет пользователю все необходимое - мощные функции работы с текстом, включая отрисовку контура текста, средства для рисования, построения диаграмм, широкий набор стандартных иллюстраций и т.п.

Презентация - это набор слайдов и спецэффектов, сопровождающих их показ на экране, раздаточный материал, а также конспект и план доклада, хранящиеся в одном файле, созданном с помощью PowerPoint. Этот файл также называется презентацией.

Слайд - это отдельный кадр презентации, который может включать в себя заголовок, текст, графику, диаграммы и т.д. Созданные средствами PowerPoint слайды можно распечатать на черно-белом или цветном принтере либо с помощью специальных агентств изготовить 35-миллиметровые слайды на фотопленке.

Раздаточный материал - в качестве раздаточного материала служат распечатанные в компактном виде слайды презентации: два, четыре или шесть слайдов на одной странице.

Конспект доклада - в процессе работы над презентацией в PowerPoint можно получить конспект доклада, при печати которого на каждой странице будет выведено уменьшенное изображение слайда и текст, поясняющий его содержание.

Структура презентации - представляет собой документ, содержащий только заголовки слайдов, а также основной текст без графических изображений и специального оформления.

Программа весьма удобна, интуитивно понятна для пользователя и помогает ему на всех этапах подготовки презентации, подсказывая порядок действий или прямо руководя процессом создания слайдов . PowerPoint запрашивает всю необходимую текстовую и числовую информацию (ее можно набирать на клавиатуре или импортировать из других приложений), а также предоставляет широкий выбор готовых вариантов дизайна. В результате получается последовательность высококачественных графических образов, которая ранее могла быть создана только профессиональным художником.

После завершения работы над презентацией можно напечатать слайды на бумаге для раздачи на совещании, добавить к каждому слайду заметки докладчика, а также подготовить диапозитивы для демонстрации их на экране с помощью эпидиаскопа или проекционного аппарата типа «Overhead». Презентацию можно также зарегистрировать в виде впечатляющих, ярких 35-миллиметровых фотографических слайдов (если вы имеете необходимое оборудование или возможность обратиться в соответствующее бюро обслуживания). Но и это еще не все. Можно сохранить результаты работы в файле, добавить специальные эффекты и вывести презентацию на экран вашего компьютера или с помощью компьютерного проектора - на большой аудиторный экран. Такого рода электронные презентации стали в последнее время очень популярными, поэтому использование возможностей PowerPoint в этой области позволит вам продемонстрировать хороший стиль работы.

Для создания высокопрофессиональных видеоматериалов с помощью PowerPoint не обязательно быть художником. Поставляемые в комплекте с программой шаблоны дизайна обеспечивают высокое качество результата, а использование всех возможностей PowerPoint не требует глубоких знаний принципов работы компьютера. Подсказки программы обеспечивают выполнение всех необходимых шагов в нужной последовательности, и когда перед пользователем возникает некоторая проблема выбора, одна из встроенных программ - Мастеров (Wizards) - позволяет принять верные предварительные решения.

Образно говоря, единственное, чего не может PowerPoint, - так это вместо вас правильно произносить слова доклада. Но и здесь программа окажет существенную помощь, придав вам (благодаря высокому качеству видеоматериала) уверенность в себе при выступлении.

Специальные средства PowerPoint существенно упрощают работу по созданию презентации, независимо от того, какими свойствами эта презентация должна обладать.

Вам необходимо быстро создать презентацию, содержащую простые и компактные видеоматериалы для сопровождения устного доклада?

Такие средства PowerPoint, как Мастер автосодержания (Autocontent Wizard) и шаблоны, не только позволяют создать конкретную презентацию в минимальный срок, но и разработать проект стандартной презентации на будущее. Вы просто выбираете тему и дизайн, а затем наблюдаете, как PowerPoint самостоятельно генерирует содержательную последовательность привлекательных, высокопрофессиональных слайдов.

Вам необходима насыщенная фактическим материалом презентация, содержащая значительное количество графиков и схем?

С помощью PowerPoint вы можете обратиться к таким приложениям Microsoft Office, как Graph, Organization Chart, Word или Excel, которые позволяют прямо в окне PowerPoint создать тщательно оформленные видеоматериалы, наиболее доступно представляющие числовую и текстовую информацию, изобразить в деталях структуру некоторой организации и провести сравнительный анализ используемых идей.

Вам необходима электронная суперпрезентация со множеством головокружительных эффектов?

Используя слайды, сопровождаемые демонстрацией «оживших» графиков и диаграмм, звуковыми сигналами, музыкой и встроенными видеокадрами, PowerPoint может создать впечатляющий слайд-фильм с очень сложным видеорядом.

Этот фильм можно даже сделать интерактивным, и тогда оператор получает возможность принимать решения в ходе демонстрации и при необходимости углубляться в рассмотрение какой-либо темы или выводить на экран некоторую скрытую информацию для обоснования отдельного положения или ответа на вопросы аудитории.

Вам необходима презентация, демонстрирующая работу «команды» и содержащая ее эмблему (логотип) и фирменные цвета?

Наборы легко модифицируемых образцов слайдов и цветовых схем являются частью богатого арсенала PowerPoint. Отредактировав образец, вы можете поместить эмблему на фоне каждого слайда или выбрать специальную цветовую гамму, например, соответствующую цветам фирмы.

Вам необходимо собрать вместе текстовый и графический материал из других приложений Microsoft Office?

PowerPoint легко интегрирует текст, графики, числовые данные и диаграммы, созданные другими компонентами Microsoft Office (например, Microsoft Word или Microsoft Excel), в данную презентацию. С помощью встроенного механизма объектного связывания и внедрения (OLE) вы можете редактировать импортированный объект, не выходя из PowerPoint. При этом в вашем распоряжении находятся все средства соответствующего приложения-источника.

Вам необходимо иметь возможность управлять презентацией на расстоянии?

Такое средство PowerPoint, как Мастер упаковки (Pack and Go Wizard), позволяет сохранить презентацию на дискетах и взять ее в дорогу. С помощью Конференции (Presentation Conference) вы можете провести презентацию в локальной сети своей компании и учесть замечания коллег. Записная книжка (Meeting Minder) и Хронометр (Slide Meter) позволяют делать заметки по ходу презентации, читать свои записи и осуществлять контроль времени, в то время как PowerPoint демонстрирует слайды аудитории.



2. Автоматизированное рабочее место управленческого работника

В своей деятельности пользователи (экономисты, управленцы и т.д.) могут применять как отдельные информационные технологии, так и их совокупность, объединенную в некоторый комплекс.

Комплекс обеспечивающих и функциональных информационных технологий, поддерживающих выполнение целей управленческого работника, лица, принимающего решение, реализуется на основе автоматизированных рабочих мест.

С появлением ПЭВМ стало возможным установить их прямо на рабочем месте сотрудника и оснастить новыми инструментальными средствами, ориентированными на пользователя-непрограммиста.

Персональный компьютер, оснащенный совокупностью профессионально ориентированных информационных технологий и размещенный непосредственно на рабочем месте, стали называть автоматизированным рабочим местом (АРМ), назначение которого - информационная поддержка принимаемых решений.

Автоматизированное рабочее место содержит в себе целиком функциональную информационную технологию или ее часть. Какая именно часть закрепляется за тем или иным АРМ, определяется прежде всего декомпозицией целей в структуре управления объектом.

Автоматизированное рабочее место позволяет повысить результативность управленческого труда, осуществить переход на безбумажную технологию и обеспечить простой доступ к информации.

Типовое АРМ, как правило, снабжено ПК, развитой системой периферийного оборудования, устройствами для подключения к локальным вычислительным сетям, которые в свою очередь обеспечивают выход на специализированные базы данных, сети передачи данных, включая спутниковую связь, электронную почту.

С помощью современного АРМ можно автоматически обрабатывать тексты, посылать и принимать сообщения, участвовать в телесовещаниях, систематизировать личные архивы документов на машиночитаемых носителях, осуществлять необходимые расчеты и получать готовые результаты в табличной или графической форме, вести рабочие записи и т.д. Сочетание АРМ с другими средствами автоматизации, такими, как передача документации через факсимильное оборудование, “автосекретарь”, записывающий все телефонные сообщения, телефонные аппараты с памятью, различного рода сервисные устройства значительно повышают производительность управленческого труда.

Поддержка принятия решения носит всегда целевой характер и может отражаться в виде:

- совокупности сведений, которые позволяют оценить пользователю сложившуюся ситуацию и выработать решения;

- подготовки возможных решений, одно из которых будет принято управленческим работником;

- оценки изменения состояния объекта управления при принятии того или иного решения, т.е. ответа на вопрос: “Что будет, если?”.

Следует оговориться, что в большинстве случаев в АРМ реализована лишь первая возможность - подготовка информации для анализа ситуации, на основе которой сотрудник мог бы осуществить такой анализ и далее выработать управленческое решение.

Подготовка решений без прямого участия сотрудника возможна лишь в экспертной системе.

Каждое АРМ разрабатывается применительно к конкретным функциональным возможностям того или иного сотрудника, например АРМ руководителя, АРМ управленческого работника среднего и оперативного звена. В соответствии с принципами избирательного распределения информации эти лица нуждаются в разной информационной поддержке.

Руководителю требуется обобщенная, достоверная и полная информация, позволяющая принимать правильные решения. Ему нужны средства анализа и планирования различных сфер деятельности предприятия. К этим средствам можно отнести экономико-математические, статистические методы, методы моделирования, анализа различных сфер деятельности предприятия, прогнозирования. Из обеспечивающих технологий необходимы: табличные, графические, текстовые процессоры, электронная почта, СУБД.

АРМ управляющих среднего и оперативного уровня используются для принятия решений и реализации профессиональной деятельности в конкретной предметной области: АРМ кладовщиков, операционистов, банковских работников, работников страховых компаний и т.д.

Например, АРМ эксперта в патентном ведомстве включает дисплей с высоким разрешением для представления сложных схем и чертежей, систему обработки текстов, возможность обращения к базе данных заявок и связь посредством электронной почты с другими экспертами. Эксперту в процессе исследования заявок приходится обращаться к базам данных большого объема. Можно вывести на экран дисплея полные тексты статей, патентов, фрагментов энциклопедий вместе с чертежами, графиками, фотографиями. При необходимости можно сделать копию интересующего документа.

Рядом особенностей обладает АРМ конструктора. Центральными устройствами здесь являются дисплей и графопостроитель. АРМ конструктора связано локальной сетью с производственными центрами. Это позволяет организовать безбумажный процесс конструирования и производства.

АРМ бухгалтера предназначено для ведения бухгалтерских проводок, печати первичных документов, расчета итоговых показателей, формирования отчетов для налоговых органов.

АРМ “Платежные документы” предназначено для формирования, печати и хранения платежных документов для банка.

АРМ “Учет труда и заработной платы” используется для автоматизации труда бухгалтера по расчетам с рабочими и служащими.

Все АРМ связываются друг с другом. Локальная сеть позволяет получить доступ к терминалам коллег, базам данных, к информации внутри и за пределами организации. Эта связь приводит к более эффективному сотрудничеству и обоснованному принятию решений.



3. Информационные технологии

3.1 Понятие информационных технологий

3.1.1 Определение информационной технологии

Термин информация происходит от латинского informatio, что означает разъяснение, осведомление, изложение.

Информация - сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии.

Технология в переводе с греческого (techne) означает искусство, мастерство, умение, а это не что иное, как процессы. Под процессом следует понимать определенную совокупность действий, направленных на достижение поставленной цели.

Информация является одним из ценнейших ресурсов общества наряду с такими традиционными материальными видами ресурсов, как нефть, газ, полезные ископаемые и др., а значит, процесс ее переработки по аналогии с процессами переработки материальных ресурсов можно воспринимать как технологию.

Информационная технология (ИТ) - процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Цель информационной технологии - производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Известно, что, применяя разные технологии к одному и тому же материальному ресурсу, можно получить разные изделия, продукты. То же самое будет справедливо и для технологии переработки информации.

Например, для выполнения контрольной работы по математике каждый студент применяет свою технологию переработки первоначальной информации (исходных данных задач). Информационный продукт (результаты решения задач) будет зависеть от технологии решения, которую выберет студент.

3.1.2 Современная информационная технология

Информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов общества.

Современная информационная технология опирается на достижения в области компьютерной техники, программного обеспечения и средств связи.

Основу современной информационной технологии составляют три технических достижения:

- появление новой среды накопления информации на машиночитаемых носителях (магнитные ленты, магнитные диски, оптические диски и т.д.);

- развитие средств связи - телекоммуникаций, обеспечивающих доставку информации практически в любую точку земного шара без существенных ограничений во времени и расстоянии (компьютерные сети, спутниковая связь и т.д.);

- возможность автоматизированной обработки информации с помощью компьютера.

Телекоммуникации - дистанционная передача данных на базе компьютерных сетей и современных технических средств связи.

Внедрение персонального компьютера в информационную сферу и применение телекоммуникационных средств связи определили новый этап развития информационной технологии и, как следствие, изменение ее названия за счет присоединения к нему одного из синонимов: “компьютерная”, “современная” или “новая”.

В понятие новой информационной технологии включены также коммуникационные технологии, которые обеспечивают передачу информации разными средствами, а именно - телефон, телеграф, телекоммуникации, факс и др. В табл. 1.2 приведены основные характерные черты современной информационной технологии.

Новая информационная технология - информационная технология с “дружественным” интерфейсом работы пользователя, ориентированная на персональные компьютеры и телекоммуникационные средства.

Прилагательное “компьютерная” подчеркивает, что основным техническим средством ее реализации является компьютер.

Три основных принципа новой (компьютерной) информационной технологии:

- интерактивный (диалоговый) режим работы с компьютером;

- интегрированность (стыковка, взаимосвязь) с другими программными продуктами;

- гибкость процесса изменения как данных, так и постановок задач.

3.1.3 Информационные ресурсы

Ресурс - запасы, источники чего-нибудь. Такая трактовка приведена в Словаре русского языка С.И. Ожегова.

В индустриальном обществе, где большая часть усилий направлена на материальное производство, известно несколько основных видов ресурсов, ставших уже классическими экономическими категориями:

- материальные ресурсы - совокупность предметов труда, предназначенных для использования в процессе производства общественного продукта, например, сырье, материалы, топливо, энергия, полуфабрикаты, детали и т.д.;

- природные ресурсы - объекты, процессы, условия природы, используемые обществом для удовлетворения материальных и духовных потребностей людей;

- трудовые ресурсы - люди, обладающие общеобразовательными и профессиональными знаниями для работы в обществе;

- финансовые ресурсы - денежные средства, находящиеся в распоряжении государственной или коммерческой структуры;

- энергетические ресурсы - носители энергии, например уголь, нефть, нефтепродукты, газ, электроэнергия и т.д.

В информационном обществе акцент внимания и значимости смещается с традиционных видов ресурсов на информационный ресурс, который, хотя всегда существовал, не рассматривался ни как экономическая, ни как иная категория.

Информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах).

Надо понимать, что документы и массивы информации не существуют сами по себе. В них в разных формах представлены знания, которыми обладали люди, создававшие их.

Таким образом, информационные ресурсы - это знания, подготовленные людьми для социального использования в обществе и зафиксированные на материальном носителе.

Эти знания материализовались в виде документов, баз данных, баз знаний, алгоритмов, компьютерных программ, а также произведений искусства, литературы, науки.

Информационные ресурсы страны, региона, организации должны рассматриваться как стратегические ресурсы, аналогичные по значимости запасам сырья, энергии, ископаемых и прочим ресурсам.

Развитие мировых информационных ресурсов позволило:

- превратить деятельность по оказанию информационных услуг в глобальную человеческую деятельность;

- сформировать мировой и внутригосударственный рынок информационных услуг;

- образовать всевозможные базы данных ресурсов регионов и государств, к которым возможен сравнительно недорогой доступ;

- повысить обоснованность и оперативность принимаемых решений в фирмах, банках, промышленности, торговле и др. за счет своевременного использования необходимой информации.

3.1.4 Информационные продукты и услуги

Информационные ресурсы являются базой для создания информационных продуктов. Любой информационный продукт отражает информационную модель его производителя и воплощает его собственное представление о конкретной предметной области, для которой он создан. Информационный продукт, являясь результатом интеллектуальной деятельности человека, должен быть зафиксирован на материальном носителе любого физического свойства в виде документов, статей, обзоров, программ, книг и т.д.

Информационный продукт - совокупность данных, сформированная производителем для распространения в вещественной или невещественной форме.

Информационный продукт может распространяться такими же способами, как и любой другой материальный продукт, с помощью услуг.

Информационная услуга - получение и предоставление в распоряжение пользователя информационных продуктов.

В узком смысле информационная услуга часто воспринимается как услуга, получаемая с помощью компьютеров, хотя на самом деле это понятие намного шире.

Пример. Библиотеки являются местом сосредоточения значительной части информационных ресурсов страны. Перечислим основные виды информационных услуг, оказываемых библиотечной сферой:

- предоставление полных текстов документов, а также справок по их описанию и местонахождению;

- выдача результатов библиографического поиска и аналитической переработки информации (справки, указатели, дайджесты, обзоры и пр.);

- получение результатов фактографического поиска и аналитической переработки информации (справки, таблицы, фирменное досье);

- организация научно-технической пропаганды и рекламной деятельности (выставки новых поступлений, научно-технические семинары, конференции и т.п.);

- выдача результатов информационного исследования (аналитические справки и обзоры, отчеты, рубрикаторы перспективных направлений, конъюнктурные справки и т.д.).

Информационные услуги возникают только при наличии баз данных в компьютерном или некомпьютерном варианте.

База данных - совокупность связанных данных, правила организации которых основаны на общих принципах описания, хранения и манипулирования данными.

Базы данных являются источником и своего рода полуфабрикатом при подготовке информационных услуг соответствующими службами. Базы данных, хотя они так и не назывались, существовали и до компьютерного периода в библиотеках, архивах, фондах, справочных бюро и других подобных организациях. В них содержатся всевозможные сведения о событиях, явлениях, объектах, процессах, публикациях и т.п.

С появлением компьютеров существенно увеличиваются объемы хранимых баз данных и соответственно расширяется круг информационных услуг.

3.1.5 Рынок информационных продуктов и услуг

Как и при использовании традиционных видов ресурсов и продуктов, люди должны знать: где находятся информационные ресурсы, сколько они стоят, кто ими владеет, кто в них нуждается, насколько они доступны.

Ответы на эти вопросы можно получить, если существует рынок информационных продуктов и услуг.