Ввод и редактирование справочной информации

Колонтитулом называется заголовочное данное, помещаемое в начале или конце каждой страницы документа. Колонтитулы обычно содержат номера страниц, название глав и параграфов, название и адрес фирмы и т.п. Колонтитулы могут различаться для четных и нечетных страниц, а также для первой страницы и последующих. Использование колонтитулов позволяет лучше ориентироваться в документе, а также использовать дополнительные возможности рекламы.

Использование шаблонов и стилей. Для унификации структуры и внешнего вида документов используются шаблоны. Шаблоном называют специальный вид документа, представляющий основные средства форматирования создаваемого документа.

Шаблон как понятие включает в себя ряд элементов:

-текст или форматирование, которые одинаковы в каждом документе определенного типа;

-стили;

-элементы автотекста;

-макрокоманды;

-панели инструментов;

-набор меню и “горячих клавиш”.

Шаблон можно считать своего рода пустым документом с заданными свойствами, который “накладывается” на создаваемый документ (или на основе которого строится новый документ). Задаются как свойства собственно документа, так и свойства и способы работы с документом. Наличие шаблона облегчает создание, редактирование и оформление документа, позволяет сравнительно просто создавать однотипные документы.

Шаблоны позволяют составлять и хранить универсальные бланки документов различного типа: писем, служебных записок, доверенностей, платежных поручений. Составной частью шаблонов являются стили. Стиль как элемент шаблона предназначен для внешнего оформления документа и его абзацев. Стиль имеет имя, задавая которое пользователь задает определенный набор параметров форматирования, собранных вместе.

Стиль - это набор форматирующих команд, сохраняемый под своим именем для многократного использования. Стили упрощают задачу оформления и изменения вида документа, обеспечивают согласованность представления отдельных частей документа или документов одного типа, экономят время на процесс форматирования.

Текстовый процессор Word обладает большим числом стандартных (встроенных) стилей, часть из них являются стилями символов, остальные - стилями абзацев. Список доступных стилей зависит от шаблона, выбранного в момент создания документа. По умолчанию во всех новых документах, основанных на шаблоне Normal, Word использует стиль Обычный, в котором установлены основные параметры форматирования: шрифт - Times New Roman, размер шрифта - 10 пунктов, выравнивание по левому краю, одинарный межстрочный интервал.

Начиная составлять определенный документ, вы сначала вызываете шаблон этого типа документов, а уже затем заполняете его. Составление документа при этом сводится к заполнению его определенных полей текстом. Один раз сделанный на основе стандартов шаблон может в дальнейшем многократно использоваться для создания документов определенного вида.

Использование макросов. Макросом называют файл, в котором хранится программа последовательности действий, заданная пользователем. Макрос имеет уникальное имя.

С помощью макросов можно автоматизировать многие типовые технологические этапы при работе с документами, например, макрос, выполняющий последовательность команд по созданию стиля для каждого абзаца документа. После вызова макроса записанная в нем последовательность действий или команд будет в точности воспроизведена.

Макрос создают двумя способами:

-автоматически в специальном режиме текстового процессора путем записи последовательности действий пользователя;

-программированием последовательности команд, подлежащих выполнению.

Макрос может храниться в самом файле документа или в специальном стилевом файле как элемент общего окружения документа.

Слияние документов. В мощных текстовых процессорах имеется возможность слияния документов. Для выполнения этой процедуры необходимо иметь:

-главный документ, содержащий постоянную информацию;

-документ-источник для хранения переменной информации.

Главным документом может быть стандартная форма справки или приглашения, стандартное письмо, надписи на конверте, то есть форма любого стандартного текста и так далее.

Документ-источник должен представлять собой базу данных (или таблицу), состоящую из однотипных записей. В документе-источнике содержатся данные, которыми будет заполняться главный документ.

Рассмотрим идею слияния документов на примере.

Писать письма многочисленным адресатам одного и того же содержания - малоинтересное занятие. Текстовый процессор автоматизирует этот трудоемкий процесс, соединяя постоянную часть письма с данными, характеризующими адресатов. При этом пользователь должен создать специальный адресный файл. Адресный файл состоит из однотипных записей с именами и адресами клиентов. Каждая запись включает в себя определенное число полей, в которые записываются данные каждого клиента. Так, в первое поле всегда записывается фамилия, во второе - имя, в третье - отчество, в четвертое - адрес и т. п.

Допустим, вы хотите разослать письма всем абитуриентам, сдавшим экзамены и поступившим в Университет в этом году. Для этого надо подготовить общую часть письма и адресный файл всех зачисленных абитуриентов (рис. 1.7). В общей части письма специальными операторами (на рис. 1.7 - это F1^, F2^, F3^ и F4^) вы укажете, где и какие поля из адресного файла должны быть помещены для каждого получателя. В результате текстовый процессор автоматически напечатает все письма, содержащие помимо основной части адрес и данные каждого абитуриента.

6.5 Работа издательских систем

6.5.1 Особенности издательских систем

Компьютерная издательская система призвана на высоком техническом уровне создавать книги, каталоги, буклеты, отчеты, письма, приглашения и другую печатную продукцию.

Отличительными особенностями редакторов издательских систем является наличие средств для подготовки текста, иллюстраций, графиков, для использования различных шрифтов, других оформительских элементов. Издательские системы имеют развитые средства для организации размещения материала разнотипного характера на странице. Многими качествами издательских систем обладает редактор Word, широкое распространение получают издательские системы PageMaker, Ventura Publisher, Interleaf Publisher.

-В традиционной полиграфии, чтобы увидеть свой заказ в окончательном виде, вам придется работать с дизайнером несколько дней, а может быть и больше, потом внести свои коррективы и ждать еще столько же. В издательской системе вы видите спроектированный документ на экране монитора сразу же в окончательном виде.

-В традиционной полиграфии текст вашего заказа набирается наборщиком. Помимо того, что набор требует немалого времени, в текст вносят дополнительные ошибки. В издательской системе вы импортируете свой текст из текстового процессора.

-В полиграфии выполненные вами рисунки проходят стадию уменьшения, чтобы поместиться на странице. В издательской системе уменьшение рисунков до необходимых размеров и вставка их в текст легко производятся вами.

Компьютерная издательская система предоставляет пользователю огромные возможности для создания высококачественной полиграфической продукции.

Компоненты издательской системы. Компьютерные издательские системы основываются на сочетании современных компьютеров, лазерных принтеров и сложного программного обеспечения, дающего возможность манипулировать текстом и графикой. Центральным элементом этих систем следует считать специализированные пакеты прикладных программ, позволяющие создавать требуемый текст на экране монитора. Поскольку граница между высшим уровнем существующих текстовых процессоров и низшим уровнем используемых издательских систем постепенно стирается, весь изложенный в данном разделе материал по издательским системам может быть в равной степени применим и к высокоразвитым текстовым процессорам.

Помимо лазерных принтеров необязательным, но весьма желательным элементом издательских систем являются сканеры. Сканеры конвертируют любую картинку, фотографию или текст в файл одного из графических форматов, обеспечивая тем самым возможность их вставки в проектируемый документ.

Сравнение текстового редактора и издательской системы. Текстовый редактор и издательская система призваны решать одну и ту же задачу создания документов, но они ориентируются на различные категории пользователей. Текстовый процессор предназначен для рядового пользователя, для которого главным является удобство и простота интерфейса. Издательская система ориентируется на профессионалов, для которых важнее всего полный контроль над видом создаваемого документа. Указанные ориентации постепенно сближаются по мере совершенствования компьютеров и программ. На сегодняшний день различия проявляются лишь в деталях. Например, текстовый процессор Word не имеет экспорта в формате PostScript, обязательного для издательских систем, которые должны иметь развитую систему импорта-экспорта документов.

С другой стороны, издательские системы могут уступать текстовым процессорам в качестве изображения документа на экране монитора, поскольку для первых из них более важным является качество вывода на печать (или другое специализированное устройство вывода).

Создание издательской системы вызвано особыми требованиями работников, связанных с книгоизданием:

-способностью системы создавать газетные колонки;

-способностью изменять шрифты в пределах одного документа;

-способностью включать графику в текст;

-возможностью просмотра разработанного документа до его распечатки.

Поскольку высокоразвитые текстовые процессоры сегодня обладают всеми указанными свойствами издательских систем, в ряде случаев лучше говорить не о дополнительных возможностях этих систем, а о том, насколько проще (или труднее) их использовать по сравнению с текстовыми процессорами для выполнения тех же самых функций.

Режимы работы с текстом и графикой. Все известные текстовые процессоры и издательские системы могут работать в двух режимах - текстовом и графическом.

В текстовом режиме экран дисплея можно условно рассматривать как совокупность прямоугольников, расположенных вплотную друг к другу. Как правило, экран содержит 2000 таких прямоугольников, составляющих 25 строк по 80 прямоугольников в каждой. Каждый прямоугольник - это символьная позиция экрана, в которой может находиться один символ: строчные и прописные буквы алфавита, числа, знаки пунктуации и специальные символы. Множество используемых символов в текстовом режиме работы дисплея определяется кодовой таблицей, находящейся в ПК.

В графическом режиме экран дисплея можно представить состоящим из отдельных точек, имеющих свои координаты. Высвечивая определенные точки, мы получаем на экране тот или иной графический образ. Точность изображения определяется разрешающей способностью выбранного режима экрана, задается в виде произведения количества точек по горизонтали и вертикали экрана. Так, например, экран монитора типа VGA (Video Graphics Array) в графическом режиме разделяется на 480 строк по 640 точек в строке (всего на экране более 300000 точек, из которых, как из мозаики, формируется изображение).

Графический режим незаменим при подготовке сложных формульных текстов, для работы с шрифтами разных размеров, с иероглифами и т.д. Конечно, графический режим позволяет выводить и все символы из кодовой таблицы ПК, при этом каждый из них изображается с помощью матрицы размером 8Х8 точек.

Преимуществом текстового режима являются его большая скорость и меньшая потребность в оперативной памяти. Недостатком - способность изображать только 256 знаков, находящихся в определенных ячейках экрана. Следствие указанного недостатка - это невозможность просмотра в текстовом режиме (текстового процессора или издательской системы) графических образов. Так, если в вашем документе имеется картинка и вы работаете в текстовом процессоре, вы должны создавать документ (его текстовую часть) в текстовом режиме, затем его просматривать в графическом режиме и вносить изменения снова в текстовом режиме.

Издательские системы почти постоянно работают в графическом режиме, поскольку они допускают внесение изменений в текст и в графическом режиме. Основной целью издательских систем является не ввод текста, а верстка.

В заключение отметим, что следует взвешенно относиться к возможностям издательских систем. Это дорогие, большие и сложные программные продукты, требующие значительного времени и усилий как на освоение, так и на использование. Для перехода с текстовых процессоров на издательские системы должны быть веские основания. Даже при полном освоении всех возможностей издательских систем не ожидайте автоматического повышения художественного уровня вашей печатной продукции. Для этого потребуется немало времени и сил, чтобы развить хороший оформительский вкус и освоить традиции книгоиздания.

6.5.2 Основы создания документа

Шрифты. Одним из основных вопросов создания документа является выбор типа шрифта, его стиля и размера, а также определения требований к плотности печати на строке и странице. Важность этих решений связана с тем, что успех того или иного документа в большой степени зависит от того, как он выглядит.

Выбор шрифта должен соответствовать информации, которую вы хотите передать читателю: шрифт не должен быть ни слишком заметным, ни слишком ординарным. При этом различные части документа (заголовок, сам текст документа, примечания) нужно набирать шрифтами различных размеров. Правильный выбор шрифта, его стиля (жирный, курсив, обычный) и размера акцентирует содержание сообщения, не привлекая внимания к самому шрифту.

Шрифт представляет собой комплект букв, цифр и специальных символов, оформленных в соответствии с едиными требованиями. Шрифты отличаются друг от друга рисунком (гарнитурой), начертанием (прямой, курсивный), и размером (кеглем).

Назначение шрифта - представить документ в удобном для чтения виде. Красивый шрифт как произведение искусства способствует лучшему художественному оформлению текста. Известно немало случаев, когда для какого-то конкретного издания разрабатывался специальный шрифт. Например, для нового издания библии по заказу Российского Библейского общества разработан шрифт Октава (Скриптура Руссика).

Типы шрифтов. Тип шрифта в полиграфии принято называть гарнитурой шрифта. Гарнитура определяет набор художественных решений, отличающий данный шрифт от других. Каждая гарнитура имеет определенное название, например, Times, Helvetica, Courier.

Каждый тип шрифта имеет несколько начертаний символов, например, полужирный, курсив, полужирный курсив, обычный. Кроме того, можно ввести подчеркивание символов и фрагментов текста.

Размеры шрифтов. Размер шрифта или иначе кегль - это его вертикальный размер, измеряемый в пунктах (1 пункт равняется 0,376 мм). Для большинства документов используются шрифты в 10-12 пунктов, в то время как газетная полоса может иметь шрифт в 8 пунктов. Размер шрифта более 14 пунктов обычно используется лишь для заголовков и выделений. Заметим, что шрифты различных типов, но одного размера необязательно выглядят одинаковыми по величине. Так, 12-пунктовая Helvetica имеет больший вертикальный размер, чем 12-пунктовый Times New Roman.

Разреженность строк и символов. Низкая разреженность строк (т.е. небольшое расстояние между соседними строками) затрудняет чтение, а высокая - делает документ малоинформативным. Для правильного выбора разреженности строк, также измеряемой в пунктах, необходимо учитывать размер используемого шрифта. В современных издательских системах разреженность строк определяется автоматически на уровне 120% от выбранного размера шрифта. Во многих текстовых процессорах имеется возможность регулировать расстояние между символами в словах, создавая более уплотненное или разреженное их начертание. Такой прием часто применяется для заголовков.

Растровые шрифты. При работе с документами на персональных компьютерах применяют растровые и векторные шрифты. Растровые шрифты строятся в виде битового массива точек - растра. Каждая буква растрового шрифта представляется как группа закрашенных квадратиков (точек) на сетке растра.

Растровые шрифты не масштабируются. При попытке увеличения размера растровых шрифтов происходит резкое ухудшение их качества - лестничный эффект, поэтому приходится хранить отдельную копию шрифта для каждого используемого размера. Растровые шрифты просты в отображении, поэтому применяются в качестве экранных шрифтов, во всех матричных и в большинстве лазерных и струйных принтерах, на графопостроителях. При отображении растровых шрифтов в натуральную величину они дают более высокое качество изображения, нежели векторные.

Векторные шрифты. Векторные шрифты хранятся в виде набора математических уравнений, описывающих начертание символа. Они не содержат готовых растров символов, поэтому каждый раз при их использовании растры должны строиться заново. Векторные шрифты не имеют лестничного эффекта при масштабировании, что позволяет увеличивать или уменьшать их размер в любых разумных пределах.

Шрифты TrueType. Из-за различной разрешающей способности принтера и монитора изображения символов на экране и в напечатанном документе могут отличаться.

Шрифты TrueType (в переводе - верная печать) обеспечивают полное соответствие документа на бумаге и на экране. Они относятся к масштабируемым шрифтам и все размеры шрифтов от 4 до 127 пунктов не имеют искажений. Большинство современных текстовых процессоров поддерживают шрифты TrueType. Они являются основными шрифтами Windows. Перед именем шрифта формата TrueType в списке шрифтов ставятся буквы TT.

В комплект поставки Windows входят такие шрифты TrueType как Arial, Courier, Symbol, Times New Roman. Arial относится к группе Helvetica (Гельветика). Символы этой группы не имеют засечек и контраста. Arial используют в Windows для системных сообщений, в заголовках меню. Courier похож на шрифт для пишущих машинок. Он имеет засечки, которые видны внизу в виде горизонтально расположенных линий на символах. Times New Roman - используется при наборе типографских книг.

В примере, приведенном ниже, слово “компьютер” и название шрифта написаны одним размером 12. Название шрифта указано в строке:

компьютер - Arial Cyr,

компьютер - Courier New Cyr,

компьютер - Times New Roman Cyr.

Верстка страниц

Общие сведения. Верстка страниц играет такую же роль, как чертеж перед началом строительства дома. Верстка определяет организацию страницы, задавая соотношения между границами, колонками и расстоянием между колонками. Первое важное решение на уровне верстки связано с выбором количества колонок на странице. Одноколоночная верстка обычно используется для книг и писем, в то время как двух- и трехколоночный формат больше подходит для журналов и газет. Далее размеченные колонки наполняются текстом и рисунками. На рис. 1.9 приведены варианты верстки документа.

Ширина строк. Ширина строки (колонки) определяется количеством знаков, которые могут быть на ней помещены. Обычно оптимальной считается ширина строки в пределах от 45 до 60 символов.

Обращаем внимание на наличие связи между шириной строки (колонки) и размером выбранного шрифта: чем меньше размер шрифта, тем короче строка. Иными словами, меньший размер шрифта дает возможность поместить больше символов на заданной площади листа.

Вставка рисунков. В процессе верстки рисунки так же, как и текст, размещаются в границах установленных колонок. При размещении рисунков следует соблюдать ряд правил.

-Располагайте рисунки сразу после упоминания о них в тексте.

-Оставляйте по сантиметру пространства между текстом и рисунком.

-Старайтесь использовать рисунки той же ширины, что и сопровождающий их текст.

Заметим, что для придания странице большей выразительности возможно расположение рисунков, выходящих за рамки колонки (т.е. рисунков, расположенных вне спроектированной верстки).

Дополнительные принципы проектирования. Основой проектирования документов является верстка. Существует ряд дополнительных принципов проектирования документов, на которых нам хотелось бы остановиться.

Что можно и что нельзя в верстке. Давние традиции книгопечатания сформулировали следующие рекомендации:

-Не пишите убористо. Оставляйте на листе достаточно пустого места, чтобы дать глазу передышку. Между краями листа и текстом оставляйте хотя бы по паре сантиметров.

-Организуйте элементы вашего документа так, чтобы он выглядел единым целым, занимал при этом минимальную площадь страницы.

-Не используйте на странице много различных шрифтов и рисунков: помните, что они лишь украшение текста.

-Не используйте слишком длинных строк, длинные строки утомляют глаз читателя.

Принцип баланса. Соблюдение принципа баланса требует, чтобы визуальный вес левой и правой частей страницы (или левой и правой страниц разворота) был примерно одинаков. При наличии нескольких рисунков на странице достижение баланса превращается в нелегкую задачу.

Выделение. Чтобы акцентировать внимание читателя, издательские системы предлагают целый набор средств. Простейшие из них - изменение типа и размера шрифта. Заголовки следует набирать шрифтом большего размера, чем подзаголовки, которые, в свою очередь, должны быть больше основного текста. Также эффективно использование стилей шрифтов - полужирного, курсива и подчеркивания, однако, ими следует пользоваться умеренно. Не следует выделять заглавными буквами или подчеркивать длинные фрагменты текста. Важным средством выделения является заполнение фрагмента серым (цветным) тоном и/или выделение фрагмента в рамку.

Полезные советы работающим с текстовым процессором

Используйте режим просмотра готового документа перед его распечаткой. Многие текстовые редакторы предлагают вам заблаговременно (до печати) посмотреть, как будет выглядеть готовый документ после его распечатки на бумаге. Часто своевременное использование этого режима дает возможность лучше организовать документ, не допуская его перепечатки.

Учитесь быстро печатать. Главным ограничением в производительности текстового редактора является скорость ввода данных с клавиатуры. Не пожалейте времени и сил, чтобы научиться печатать “слепым методом” (не глядя на клавиатуру) и десятью пальцами. Рекомендуем вам использовать для этого специальные компьютерные программы-тренажеры.

Сначала пишите, потом редактируйте. Создавая документ, не пытайтесь редактировать текст все время. Опыт показывает, что при этом падает производительность и теряются мысли.

Удаляйте с осторожностью. Вместо того чтобы удалять текст большими кусками, мы советуем вам лучше сдвигать эти куски в конец документа или переписывать их во временные файлы. При создании документа работайте в режиме вставки, не связанной с возможной потерей данных.

Сохраняйте чаще. Перебои в снабжении электроэнергией, зависание программных продуктов и другие компьютерные неприятности могут свести на нет многие часы и дни вашей работы. Поэтому хорошей привычкой является постоянное использование команды сохранения, особенно в случаях, когда вас позвали к телефону или кто-то позвонил в дверь.

Храните копии всех важных документов. Вы можете создавать резервные файлы, переписывать ваши документы на отдельные дискеты или просто распечатывать их в конце сеанса работы.

Используйте небольшие файлы. Большие файлы обрабатываются текстовыми процессорами значительно дольше, чем маленькие. Кроме того, в случае повреждения или потери файла ущерб от маленького файла будет меньше.

Сделайте, чтобы вам было удобно. Проверьте, удобно ли вам сидеть за компьютером. В удобной позе вы дольше сохраните состояние работоспособности.

Делайте передышки. Короткие перерывы в работе помогут вам и вашим глазам не уставать в процессе работы.



7. Текстовый процессор Microsoft Word

Применение компьютеров в делопроизводстве привело к таким же революционным преобразованиям, как изобретение книгопечатания в выпуске книг. В малом бизнесе и домашнем офисе широкое распространение получили текстовые процессоры, позволяющие миллионам пользователей на высоком профессиональном уровне создавать личную и деловую корреспонденцию, таблицы, отчеты, служебную документацию. По количеству проданных копий среди текстовых процессоров лидирует Microsoft Word, с которым работает более 35 миллионов пользователей. По данным опроса, проведенного санкт-петербургской компанией “Бикар”, около 90% российских пользователей установили Microsoft Word на своих персональных компьютерах.

Разработчики стремились создать программный продукт, позволяющий решать почти все задачи, которые могут возникнуть при работе с текстом. К сожалению, как показывают многочисленные исследования, основная масса пользователей использует лишь незначительную часть возможностей текстового процессора.

Текстовый процессор Word является составной частью интегрированного пакета Microsoft Office, который занимает основную часть рынка офисных пакетов - около 90 процентов.

Стремительный рост Internet привел к тому, что все большее число крупных и мелких компаний, частных и юридических лиц стремятся не только получать информацию из WWW (World Wide Web - Всемирной паутины), но и создать собственные Web-страницы. Любой документ, созданный в Word 97, можно сохранить в формате HTML. Предоставлена возможность создавать гипертекстовые связи с другими документами, хранящимися как на вашем компьютере, так и в локальной сети или в Интернет.

Текстовый процессор Word имеет широкий диапазон применения - от оформления коротких писем до создания объемных дипломных проектов, диссертаций, рекламных проспектов, содержащих таблицы, диаграммы, иллюстрации, сложные математические формулы, звуковые комментарии и видеофрагменты, подготовленные в других приложениях. Текстовый процессор содержит большой набор различных шрифтов и многочисленные шаблоны документов, которые применяются в российском делопроизводстве. Он обеспечивает фоновую проверку орфографии, грамматики и расстановку переносов для текстов на русском и английском языках. Возможность использования многочисленных функций, средства работы с большими документами и средства точного форматирования приближают Word к настольным издательским системам.

Аппаратное и программное обеспечение. Ранние версии Microsoft Word работают с Windows 3.11. Последние версии Word 95 и Word 97 устанавливаются на компьютере 486 или более мощном с операционной системой Windows 95 или Windows 98. Для работы с любой версией Word желательно иметь объем оперативной памяти не менее 8 Мбайт.

7.1 Окно Microsoft Word

Окно Microsoft Word (рис. 2.1) содержит вдоль верхней границы строку заголовка (3), в которой отображено имя программы. Если окно документа развернуто, то имя программы и открытого документа выводится в строке заголовка. В остальных случаях имя документа находится в строке заголовка документа. В левой части строки заголовка располагается кнопка оконного меню Word (1), в правой части - кнопки управления размерами окна Microsoft Word (10 - 12). После щелчка кнопки (10) с жирной линией прочерченной вдоль нижней границы окно будет свернуто и представлено кнопкой на панели задач.

Кнопка Восстановить/Развернуть (11) в зависимости от размеров окна на экране восстанавливает окно до стандартного размера или разворачивает его во весь экран. Кнопка закрытия окна (12) закрывает окно Microsoft Word и завершает работу с программой.

Ниже строки заголовка находится строка меню (4), каждый пункт которой имеет собственное меню более низкого уровня. У левой границы строки меню находится кнопка оконного меню документа (2), в правой части строки располагаются кнопки управления размерами окна документа (7 - 9). В окне документа стандартного размера на кнопке (8) развертывания окна изображен квадрат, верхняя граница которого очерчена жирной линией. После щелчка этой кнопки окно занимает всю возможную площадь окна программы.

Чтобы обеспечить максимальное использование площади окна Microsoft Word, рекамендуется отображать документ в полноэкранном окне, нажав кнопку развертывания окна документа.

Если установить указатель на маркер (13), то он будет иметь вид двух стрелок, направленных друг к другу, разделенных двумя линиями. После перемещения вниз маркера при нажатой кнопке мыши, окно будет разделено на две области, в которых можно просматривать одновременно две разные части одного документа или несколько документов одновременно. Разделение окна на части предоставляет пользователю дополнительные возможности, которые используются при анализе материалов, при перемещении и копировании фрагментов текста.

В строке состояния 21 отображается справочная информация. Кнопки 24 - 27 на горизонтальной полосе прокрутки используются для быстрого перехода в различные режимы просмотра документа

Полосы прокрутки. Полосы прокрутки располагаются у правой границы и внизу окна Microsoft Word. Назначение кнопок, расположенных на вертикальной полосе прокрутки, - перемещение документа в окне вверх или вниз, на горизонтальной полосе прокрутки - перемещение в горизонтальном направлении.

После щелчка кнопки 14 документ перемещается на одну строку вверх, кнопки 16 - на одну строку вниз. Щелчок полосы прокрутки, расположенной между этими кнопками и бегунком, перемещает документ на один экран вверх или вниз.

Один из самых быстрых способов перехода на нужную страницу документа - перемещение бегунка (15) вертикальной линейки прокрутки вверх или вниз при нажатой кнопке мыши. При таком перемещении документа в окне рядом с бегунком высвечивается заголовок просматриваемого раздела и номер страницы, которая будет отображена на экране, если отпустить кнопку мыши.

Строка состояния. Строкой состояния называется горизонтальная полоса, расположенная ниже окна документа. В ней отображаются сведения о выполняемых операциях, положении курсора и другая контекстная информация.

Назначение элементов строки состояния:

1 -Стр. номер - номер текущей страницы, в соответствии со схемой логической нумерации, показываемой в окне;

2 -Разд. номер - номер раздела страницы, показываемой в окне;

3 -Номер/номер - номер текущей страницы и общее количество страниц документа;

4 -На ... см - расстояние по вертикали от курсора до верхнего края листа. Если курсор находится вне окна, значение не отображается;

5 -Ст. номер - количество строк от курсора до верхнего края страницы. Если курсор находится вне окна, значение не отображается;

6 -Кол номер - количество символов от левого поля до курсора. Учитываются пробелы и символы табуляции. Если курсор находится вне окна, значение не отображается;

7 -ЗАП (REC) - индикатор режима записи макроса (Record Macro);

8 -ИСПР (TRK) - индикатор режима записи исправлений (Track Changes);

9 -ВДЛ (EXT) - индикатор режим выделения (Extend Selection);

10 -ЗАМ (OVR) - индикатор режима замены символов (Overtype);

11 -справка по WordPerfect;

12 -индикатор состояния проверки правописания;

13 -сохранение фона (в режиме электронного документа).

Двойной щелчок строки состояния в области элементов 1-6 открывает окно диалога Найти и заменить (Go To).

Двойной щелчок индикаторов 9 или 10 включает/выключает режим, указанный в индикаторе. Если режим замены символов активен, то новый символ заменяет символ, расположенный на месте вставки. Режим замены символов включается клавишей Insert.

- индикатор режима фонового сохранения. При появлении пульсирующего значка диска Word сохраняет данный документ в фоновом режиме работы.

Панели инструментов. Отличительная особенность Word 95/97 - большое количество панелей инструментов. Кнопки панели инструментов позволяют быстрее выполнить многие операции, так как при их использовании не надо открывать меню, прежде, чем выбрать команду. Кнопки панели инструментов Стандартная ускоряют выполнение операций создания, открытия и сохранения файла, редактирования документа. Кнопки панели форматирования позволяют выполнить форматирование символов и абзацев.

Для отображения или скрытия какой-либо панели инструментов в окне Word выберите команду Панели инструментов (Toolbars) в меню Вид (View). На экране появится подменю, содержащее список панелей инструментов. Этот же список появляется в виде контекстного меню после щелчка правой кнопкой мыши любой панели инструментов.

Кнопки на панели инструментов подобраны по определенной тематике, например кнопки 1-5 панели инструментов Стандартная (Standard) предназначены для работы с файлом и дублируют команды из меню Файл (File), кнопки 7-12 используются для редактирования документа и дублируют команды из меню Правка (Edit).

Всплывающие подсказки. Всплывающие подсказки показывают названия кнопок на панелях инструментов и элементов экрана. Для этого следует поместить указатель мыши на интересующий объект. Если на кнопке панели инструментов отображается текст, для нее подсказка не выводится.

7.2 Отображение документа в окне

7.2.1 Режимы просмотра документа

Word позволяет просматривать документ в окне в нескольких режимах. Выбор режима просмотра зависит от выполняемой работы. Для смены режима просмотра документа используют кнопки 22-27, расположенные в левой части горизонтальной полосы прокрутки.

Обычный режим. Обычный режим (Normal View) установлен по умолчанию при открытии окна.

Он (кнопка 27) удобен для ввода, редактирования текста и перемещения по документу, так как позволяет увидеть все виды форматирования символов (шрифт, начертание, размер) и абзацев, но не показывает разметку страницы, некоторые элементы оформления страницы, например, колонтитулы, что ускоряет прокрутку документа в окне.

Для перехода в этот режим нажмите кнопку 27 на горизонтальной полосе прокрутки или выберите команду Обычный (Normal) из Вид (View).

Режим электронного документа. Режим электронного документа (Online Layout View) - оптимальный режим для просмотра электронных документов на экране. Это новая функция редактора Word 97, которая изменяет разметку страниц и облегчает чтение документа за счет использования более крупного размера шрифта, чем заданный для печати, перенос строк выполняется в пределах окна.

В этом режиме окно Word разделено на две области. Вертикальная область в левой части окна документа, в которой изображается структура заголовков документа называется схемой документа.

Схему документа можно использовать для быстрого перемещения по документу и для определения собственного положения в нем.

Например, чтобы перейти к определенной части документа, достаточно выбрать соответствующий заголовок на схеме документа. Текущее положение в документе выделено на схеме документа контрастным цветом.

Режим разметки. Режим разметки (Page Layout View) - позволяет увидеть страницу с рисунками, многоколонным текстом, сносками, колонтитулами и полями в том виде, в каком она будет напечатана. С некоторыми элементами документа: колонтитулом, буквицей, рамкой можно работать только в этом режиме.

Этот режим удобен для компоновки страницы и размещения объектов, однако он больше загружает процессор и замедляет работу. В нем можно редактировать и форматировать текст. Для перехода в режим разметки используйте кнопку 25 на горизонтальной полосе прокрутки или команду Разметка страницы (Page Layout) из меню Вид (View).

Режим структуры. Режим структуры (Outline View) позволяет просматривать как иерархию заголовков, так и содержимое выделенного заголовка.

Отступ заголовка в режиме структуры зависит от его уровня. В режиме структуры проще изменить уровень заголовка и расположение больших фрагментов текста, быстрее можно найти нужный раздел документа. Для перехода в этот режим используйте кнопку 24 на горизонтальной полосе прокрутки или команду Структура (Outline View) из меню Вид (View).

7.2.2 Масштаб изображения документа

Масштаб документа можно увеличить, чтобы получить подробное изображение, или уменьшить, чтобы увидеть большую часть страницы или несколько страниц сразу в уменьшенном виде. При вводе текста желательно иметь масштаб, позволяющий увидеть строку целиком.

Масштаб отображения документа на экране можно выбрать в раскрывающемся списке Масштаб (Zoom) на панели инструментов Стандартная (Standard) или активизировав команду Масштаб (Zoom) из меню Вид (View).

7.2.3 Одновременный просмотр разных частей документа

Для одновременного просмотра двух частей одного документа (рис. 2.7) разделите окно на две области одним из следующих способов:

-перетащите вниз маркер (вешку разбивки) (13), расположенный над вертикальной полосой прокрутки;

-дважды щелкните маркер, описанный в предыдущем пункте;

-выберите в меню Окно (Window) команду Разделить (Split), переместите линию разбивки мышью в требуемое положение на экране и щелкните кнопкой мыши.

В каждой из областей окна можно прокручивать документ независимо от другой области, можно использовать разные масштабы и режимы просмотра, например, в одной области окна можно работать в режиме структуры, в другой - в обычном режиме.

К единому окну можно вернуться следующими способами:

-расположить на линии разбивки указатель мыши и, когда он примет вид стрелки, указывающей в двух направлениях, переместить линию вверх или вниз, удерживая нажатой кнопку мыши;

-расположить на линии разбивки указатель мыши и дважды нажать кнопку мыши;

-выбрать команду Снять разделение в меню Окно. Эта команда появляется в меню вместо Разделить.

7.2.4 Работа с несколькими открытыми документами в одном окне

Предусмотрена возможность открытия нескольких документов одновременно. При этом в окне программы вы будете видеть только последний открытый документ. Для перехода к другому документу можно выбрать его имя в меню Окно (Window) или нажать сочетание клавиш Ctrl+F6 (рис.2.8). Чтобы видеть все открытые документы одновременно, выберите команду Упорядочить все (Arrange All). Одновременный просмотр нескольких документов облегчает копирование/перемещение информации из одного файла в другой с помощью мыши. В окне программы документы будут отделены друг от друга линиями разбивки.

Вы можете свернуть окна документов, с которыми не работаете, нажав кнопку свертывания окна документа в строке меню. В этом случае команда Упорядочить все будет заменена на Упорядочить значки (Arrange Icons).

7.3 Создание документа

После запуска Word на экране отображается окно, в котором виден пустой документ, основанный на шаблоне Обычный. В окно пустого документа можно ввести текст, вставить иллюстрацию и тому подобное. Пустой документ имеет название Документ 1, которое видно в строке заголовка. Документ можно создать следующими способами:

1)выбрать команду Создать (New) в меню Файл (File), открыть вкладку Общие (General) и щелкнуть дважды значок Новый документ (Blank Document);

2)щелкнуть кнопку Создать панели инструментов Стандартная. Кнопка расположена на левом краю панели и открывает документ, основанный на шаблоне Обычный.

При создании новых документов им будут последовательно присваиваться номера 2, 3, 4 и т.д. Если окно документа не развернуто в окне Word, то имя документа отражается в строке заголовка документа.

Курсор ввода и указатель мыши. Курсор ввода имеет вид мерцающей вертикальной линии. Он указывает, куда будет вводиться с клавиатуры символ, вставляться рисунок или другой объект. Его положение можно изменить клавишами управления курсора или мышью только в пределах набранного текста.

Кроме курсора ввода в окне виден указатель мыши, имеющий вид латинской буквы I. Его местоположение меняется только после перемещения мыши. Указатель используется для выбора команд меню, перемещения объектов, для выделения фрагмента текста и т.д. Чтобы задать положение точки ввода (insertion point), необходимо переместить мышь так, чтобы указатель находился в нужной точке экрана и щелкнуть левой кнопкой мыши.

Для ускоренного перемещения по документу можно использовать полосы прокрутки, расположенные вдоль нижней и правой границы окна.

Закрытие документа и выход из Word. Прежде чем закрыть документ, желательно сначала его сохранить. Если этого не сделать, то после выбора команды Закрыть (Close) в меню Файл (File) появится запрос о необходимости сохранения изменений, внесенных в документ во время текущего сеанса работы: Сохранить изменения в документе “...doc”? Нажав кнопку Да (Yes), вы сохраните документ. После щелчка кнопки Нет (No) внесенные после последнего сохранения в документ изменения не будут сохранены.

Для выхода из программы, можно воспользоваться одним из следующих способов:

-выбрать команду Выход (Exit) в меню Файл (File);

-дважды щелкнуть кнопку (1) оконного меню;

-выбрать в оконном меню команду Закрыть;

-использовать сочетание клавиш Alt+F4.

7.4 Открытие документа

Документ можно открыть несколькими способами:

-Открыть меню Файл (File) и щелкнуть мышью имя файла в списке в нижней части меню. Список содержит названия последних файлов, открытых в этом приложении.

-Выбрать команду Открыть (Open) в меню Файл (File) и в окне диалога Открытие документа (Open) указать имя и местоположение файла.

-Нажать кнопку Открыть на панели инструментов Стандартная и дважды щелкнуть значок файла в окне диалога Открытие документа (Open).

С помощью окна диалога Открытие документа (Open) вы можете открыть документы, располагающиеся на жестком диске компьютера или на сетевом диске, к которому имеется доступ. Независимо от расположения документа его можно открыть в режиме “только для чтения”, что предохранит оригинал от случайных изменений. Документы можно открыть в сети Интернет или Интернет на узле HTTP в Web или на узле FTP.

Открытие документа на жестком или сетевом диске. Чтобы открыть документ на жестком или сетевом диске, выполните следующие действия:

-Нажмите кнопку Открыть на панели инструментов Стандартная или выберите команду Открыть (Open) в меню Файл (File).

-Из списка Папка (Look in) выберите диск или папку в котором содержится документ. Для этого нажмите кнопку в правой части поля, чтобы открыть список. Последовательно открывайте папки двойным щелчком до тех пор, пока не будет открыта папка, содержащая искомый документ.

-Имя открываемого файла введите в текстовое поле Имя файла (File name).

-Чтобы открыть документ, созданный в другой программе, выберите соответствующий формат из списка Тип файлов (Files of Type), например, выберите в списке Документы Word (Word Documents) для открытия документа, созданного в текстовом редакторе Word. Для просмотра всех файлов текущей папки выберите Все файлы (All Files).

После заполнения необходимых полей окна диалога Открытие документа нажмите кнопку Открыть (Open) или клавишу Enter. Для одновременного открытия нескольких файлов их имена выделите в окне диалога, удерживая нажатой клавишу Ctrl, а затем нажмите кнопку Открыть (Open).

7.5 Сохранение документа

Во время работы пользователя на компьютере создаваемый документ хранится в оперативной памяти. Для того, чтобы записать этот файл на диск, необходимо выбрать в меню Файл (File) команду Сохранить как (Save Аs) и задать необходимые параметры в окне диалога Сохранение документа (Save Аs). В дальнейшем, для сохранения дополнений и изменений, вносимых в документ, достаточно нажать кнопку Сохранить на панели инструментов Стандартная или выбрать команду Сохранить (Save) в меню Файл (File). Открытый файл можно записать на диск под другим именем в этой или другой папке, выбрав в меню Файл (File) команду Сохранить как (Save Аs).

Рассмотрим назначение различных элементов окна диалога, отображаемого на экране после выбора в меню Файл (File) команды Сохранить как (Save Аs).

1. Имя документа вводится в текстовое поле Имя файла (File name). Расширение можно не указывать. Разработанный с использованием редактора документ автоматически получает расширение .doc, соответствующее данному приложению. Если после имени файла поставить точку, то расширение не будет добавлено.

2. В поле Тип файла (Save as type) выбирается тип файла. Выбор другого формата может привести к потере качества в оформлении документа. В списке отображаются только те типы файлов, для которых были установлены конвертеры.

3. Чтобы сохранить документ в другой папке или на другом диске, выбирают нужный диск или папку из списка Папка. Двойной щелчок папки, расположенной в поле выбора, откроет ее. Название папки появится в этом же поле Папка. Чтобы сохранить файл в папке более высокого уровня, надо нажать кнопку Переход на один уровень вверх, расположенную правее списка Папка.

После установки всех параметров записи файла щелкают кнопку Сохранить (Save). В строке заголовка окна приложения отобразится новое имя файла.

7.6 Редактирование текста

7.6.1 Выделение фрагмента текста

Для выполнения большинства операций по обработке текста редактируемый фрагмент следует предварительно выделить. По умолчанию выделенный фрагмент отображается в негативном цвете (“белыми буквами по черному фону”).

Выделенный фрагмент может состоять из одного или нескольких символов, слов, предложений, абзацев или всего текста. Выделение производят мышью, командой меню или с клавиатуры. Выделение отменяется при последующем щелчке мыши вне места выделения или при нажатии на клавишу управления курсором.

Выделенный фрагмент можно переместить, скопировать или удалить, в нем можно изменить шрифт, произвести форматирование, выбрав из меню Формат (Format) команды Шрифт (Font), Абзац (Paragraph) и т.п.

Выделение фрагмента мышью. Для выделения фрагмента документа мышью, установите указатель в начальную или конечную точку выделения и, удерживая нажатой кнопку мыши, переместите указатель по диагонали в противоположный угол фрагмента: вправо-вниз или влево-вверх. Чтобы выделить рисунок, укажите на него и нажмите кнопку мыши

Чтобы выделить большой фрагмент текста, щелкните мышью начало выделяемого фрагмента, нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкните конец выделяемого фрагмента. Для выделения слова укажите на это слово и дважды нажмите кнопку мыши. Чтобы выделить абзац, поставьте указатель в любом месте абзаца и трижды нажмите кнопку мыши.

Использование полосы выделения. При выделении фрагмента или всего документа мышью можно использовать полосу выделения - пустую область слева от текста, расположенную вдоль края окна (табл. 2.2). После установки указателя на полосе выделения, он принимает вид стрелки, направленной под углом вверх вправо (при перемещении по меню или панели управления указатель показывает вверх влево).

Выделение фрагмента текста с клавиатуры. Для выделения фрагмента текста с клавиатуры можно использовать один из способов перемещения курсора по тексту в сочетании с клавишей Shift. Курсор устанавливают на позицию начала или конца выделения, затем, удерживая нажатой клавишу Shift, нажимают на одну из клавиш управления курсором.

7.6.2 Перемещение/копирование и удаление фрагмента документа

При редактировании документа может возникнуть необходимость переместить или скопировать фрагмент из одного места документа в другое. После выделения фрагмента операцию можно выполнить следующими способами:

1)с помощью команд меню;

2)с помощью команд контекстного меню;

3)с помощью кнопок на панели инструментов Стандартная;

4)используя левую кнопку мыши;

5)используя правую кнопку мыши;

6)с клавиатуры.

Использование команд меню. Для перемещения/копирования текста можно использовать буфер обмена - участок памяти, используемый для временного хранения данных. Копирование отличается от перемещения тем, что фрагмент остается без изменения там, где он располагался и повторяется в другом месте. Находящийся в буфере обмена фрагмент можно вставлять многократно не только внутри одного документа, но и в другие документы из разных приложений.

Один из самых простых способов перемещения выделенного фрагмента документа - помещение его в буфер обмена командой Вырезать (Cut) из меню Правка (Edit). Вставку фрагмента из буфера обмена в позицию курсора выполняют командой Вставить (Paste). Если выделенный фрагмент надо копировать, то используют команду Копировать (Copy) из того же меню.

Команды Переместить или Копировать контекстного меню, появляющегося после щелчка правой кнопки мыши выделенного фрагмента, можно использовать для помещения текста в буфер обмена. Затем, поместив курсор на месте вставки, нажимают правую кнопку мыши и выбирают в контекстном меню команду Вставить.

Использование кнопок панели инструментов Стандартная. Количество действий при копировании или перемещении выделенного фрагмента документа уменьшается, если вместо выбора команд меню нажимать дублирующие их кнопки Вырезать, Копировать и Вставить на панели инструментов Стандартная.

Перемещение и копирование выделенного фрагмента мышью. Выделенный фрагмент можно перетащить мышью методом “Drag and drop (Перетащи и отпусти)”. Указатель подведите к выделенному фрагменту и, когда он примет вид стрелки, направленной под углом вверх влево, нажмите левую кнопку мыши. Затем переместите фрагмент на место вставки, не отпуская кнопки мыши. Для снятия выделения щелкните мышью вне перемещаемого фрагмента.

Копирование выделенного фрагмента с помощью мыши выполняют так же, как и перемещение. Отличие состоит в том, что перед тем, как подвести указатель к выделенному фрагменту, нажмите клавишу Ctrl. Затем перетащите фрагмент, удерживая нажатой кнопку мыши. При этом рядом с указателем внизу виден знак “+”. Клавишу Ctrl держат нажатой, пока не отпустят кнопку мыши.

Перемещение или копирование фрагмента документа с использованием правой кнопки мыши. Один из самых быстрых способов перемещения или копирования фрагмента документа - выполнение этих операций с использованием правой кнопки мыши.

Для перемещения или копирования фрагмента текста в пределах экрана необходимо выполнить следующие действия:

-выделить требуемый фрагмент текста или рисунок;

-нажать клавишу Ctrl, если необходимо переместить фрагмент, или клавиши Ctrl+Shift, если необходимо скопировать фрагмент;

-установить указатель на место вставки и нажать правую кнопку мыши.

Для перемещения или копирования фрагмента текста на большие расстояния необходимо:

-выделить требуемый фрагмент текста или рисунок;

-используя полосу прокрутки, переместиться так, чтобы была видна точка вставки;

-нажать клавишу Ctrl, если необходимо переместить фрагмент, или клавиши Ctrl+Shift, если необходимо скопировать фрагмент;

-установить указатель на место вставки и нажать правую кнопку мыши.

Удаление фрагмента документа. Чтобы удалить фрагмент документа, выделите его и нажмите одну из клавиш: Delete (Del), Backspace или Пробел.

7.6.3 Поиск, замена символов, фрагментов текста и параметров форматирования

Поиск фрагментов текста. При работе с текстом может возникнуть необходимость найти группу символов, какое-нибудь слово, фрагмент текста, определенные параметры форматирования и т.д. Чтобы автоматизировать поиск и не просматривать весь документ, выполните следующие действия:

-установите курсор на то место, с которого начнете поиск;

-выберите в меню Правка (Edit) команду Найти (Find). Появится окно диалога Найти и заменить (Find and Replace);

-откройте вкладку Найти (Find);

-в текстовое поле Найти (Find what) введите образец, по которому будет производиться поиск, длиной до 255 символов;