Ввод и редактирование справочной информации

-нажмите кнопку Найти далее (Find Next). Найденная группа символов будет выделена. Если окно диалога закрывает нужный текст, передвиньте окно, установив указатель на заголовке окна;

-для продолжения поиска повторно нажмите кнопку Найти далее.

Переход из окна диалога Найти (Find) в окно документа и обратно выполняется щелчком мыши соответствующего окна или нажатием клавиш Alt+F6.

Для расширения возможностей окна диалога Найти нажмите кнопку Больше (More). Окно увеличит свою высоту примерно в два раза.

Установка флажка Учитывать регистр (Match case) позволяет не только найти заданную последовательность символов, но и контролировать совпадение строчных и прописных букв.

Установка флажка Только слово целиком (Find whole words only) позволяет вести поиск слов, все буквы которых, включая окончание, совпадают с заданным. После установки флажка Word не будет останавливаться в тех местах документа, где заданная последовательность составляет часть слова.

Поле Направление (Search) используется для задания направления поиска: Вперед - от места расположения курсора до конца документа. Назад - от текущего положения курсора до начала документа. Везде - по всему документу.

Поиск, замена и удаление параметров форматирования. Word позволяет найти и заменить не только текст, но и параметры форматирования. Нажав кнопку Формат (Format) в окне диалога Найти и заменить (Find and Replace), вы откроете список, в котором можно выбрать нужный элемент для поиска: Шрифт, Абзац, Табуляция, Язык, Рамка, Стиль, Выделение цветом. После выбора нужного элемента появится соответствующее окно диалога, в котором выберите параметры форматирования. Например, выберем элемент Шрифт, появится окно Найти шрифт. Укажем, что в документе ищется шрифт Times New Roman обычный размер 12. Вдоль нижней границы поля Найти появится надпись:

Параметры: Подстановочные знаки.

Формат: Шрифт: Times New Roman обычный 12 пт, не полужирный

Нажмем кнопку ОК. В результате выполнения данной команды в тексте документа будет найден фрагмент, напечатанный шрифтом Times New Roman, размером 12.

Замена фрагмента текста. Для автоматизации поиска и замены одного или нескольких символов, слова или фрагмента текста установите указатель на то место, откуда начнете поиск или замену, выберите в меню Правка (Edit) команду Найти (Find) и откройте вкладку Заменить (Replace).

-В текстовом поле Найти (Find what) введите фрагмент текста или символы, которые должны быть найдены и заменены.

-В поле ввода Заменить на (Replace with) введите текст или сочетание символов, которые заменят сочетание, указанное в поле Найти. Для удаления из документа текста, указанного в поле Найти, поле Заменить на оставьте незаполненным.

-Для начала поиска искомой строки символов нажмите кнопку Найти далее (Find Next). Найденная строка будет выделена. Если замену не следует производить, нажмите эту кнопку еще раз.

-Для замены данных нажмите кнопку Заменить (Replace with). После того как замена будет произведена, в окне программы Word будет выделен следующий фрагмент.

-Если выделенную группу символов заменять не следует, то для продолжения поиска используйте кнопка Найти далее (Find Next).

-Кнопку Заменить все (Replace All) используйте для автоматической замены всех вхождений искомых символов в документе, если нет необходимости подтверждать каждую замену щелчком кнопки Заменить. После выполнения операции появится окно с сообщением о количестве произведенных замен.

-Кнопка Больше (More) позволяет дополнить окно диалога элементами, рассмотренными на вкладке Поиск (Find). Используя эти элементы, можно произвести замену формата, не меняя текст, или изменить и текст и формат. Например, вы можете заменить курсив на полужирный шрифт.

Если в документе выделить фрагмент текста, то поиск и замена символов будет производиться только в этом фрагменте. Окно диалога Найти и заменить можно закрыть, нажав кнопку Отмена или клавишу Esc.

7.7 Форматирование текста

Форматирование текста заключается в изменении его внешнего вида, за счет изменения выравнивания, использования различных шрифтов и их начертаний. Часть документа, для которой применяют одинаковые параметры форматирования, называется разделом. При форматировании текста используют команды из меню Формат (Format) или кнопки панели инструментов Форматирование (Formatting). Различают форматирование символов и абзацев.

7.7.1 Форматирование символов

При форматировании символов можно задать следующие параметры: гарнитуру, начертание, размер, толщину, цвет, анимацию, интервал, эффекты - верхний и нижний индекс, подчеркивание, зачеркивание.

Чтобы изменить формат символов в каком-нибудь фрагменте или во всем документе, необходимо выделить форматируемую часть и воспользоваться панелью инструментов Форматирование или окном команды Шрифт (Font) в меню Формат (Format). Для изменения формата одного слова достаточно расположить в нем курсор и не выделять слово.

Команда Шрифт (Font) также содержится в контекстном меню, которое появляется после щелчка правой кнопкой мыши текста документа. Окно команды содержит три вкладки Шрифт (Font), Интервал (Character Spacing) и Анимация (Animation). Когда вы вводите текст, параметры символов видны на панели инструментов Форматирование.

Выбор шрифта и его размера. Шрифт можно выбрать на вкладке Шрифт или на панели инструментов Форматирование. Перечень всех установленных на компьютере шрифтов приводится в списке Шрифт (Font). Чтобы просмотреть список, воспользуйтесь вертикальной полосой прокрутки. Выбрав шрифт, нажмите кнопку мыши. Размер шрифта в пунктах от 8 до 72 выбирается в списке Размер (Size).

Начертание и цвет шрифта. Начертание (стиль) шрифта задается выделением требуемого элемента в списке Начертание (Font style):

-Обычный (Normal) - обеспечивает прямое начертание символов.

-Полужирный (Bold ) - увеличивает толщину и яркость линий символов.

-Курсив (Italic) - создает наклон и округлые формы символов.

-Полужирный наклонный (Bold Italic) - увеличивает толщину и яркость линий символов, создает наклон и округлые формы символов. Следует учитывать, что 4 вида начертаний предусмотрено не для всех шрифтов.

-В раскрывающемся списке Цвет (Color) задается цвет символов: черный, синий, белый, серый 50% и так далее.

Чтобы отказаться от полужирного, курсивного или другого начертания символов и установить форматирование символов, установленное по умолчанию, расположите курсор внутри слова и нажмите клавиши Ctrl+Пробел.

Параметры подчеркивания текста. Параметры подчеркивания текста выбираются в раскрывающемся списке Подчеркивание (Underlined). Ниже приведено назначение некоторых элементов списка:

-нет - подчеркивание отсутствует;

-одинарное - текст подчеркивается одной линией;

-только слова - подчеркиваются слова, интервалы между ними не подчеркиваются;

-двойное - текст подчеркивается двойной линией;

-пунктирное - текст подчеркивается пунктирной линией.

Создание эффектов. В рамке Эффекты (Effects) предусмотрена возможность установки флажка зачеркнутый (Strikethrough), обеспечивающего появление сплошной линии, перечеркивающей текст. Можно установить флажки двойное зачеркивание (Double strikethrough), с тенью (Shadow), контур (Outline) и т.д. Эффект от установки этих флажков показан ниже:

Выбранный шрифт с заданными параметрами отображается в поле Образец (Preview).

7.7.2 Форматирование абзаца

Абзацем является часть текста, которая заканчивается символом абзаца. Символ конца абзаца появляется после нажатия клавиши Enter. Абзац является одним из главных элементов оформления документа. Абзац может содержать только один символ абзаца (пустой абзац) или состоять из нескольких строк текста. Как правило, после нажатия клавиши Enter создается абзац, атрибуты которого повторяют предыдущий. Если удалить символ абзаца, то все атрибуты последующего абзаца приобретают атрибуты предыдущего.

При редактировании текста желательно отображать на экране символы конца абзаца.

Для форматирования нескольких абзацев или всего документа выделите их и задайте параметры форматирования: отступы, выравнивание, интервалы, положение на странице.

При форматировании абзаца можно использовать окно диалога Абзац, кнопки панели инструментов Форматирование, горизонтальную и вертикальную линейки. Для отображения на экране окна диалога Абзац выберите команду Абзац (Paragraph) в меню Формат (Format) или в контекстном меню, появляющемся после щелчка абзаца правой кнопкой мыши.

При форматировании абзаца используются также команды Табуляция, Границы и заливка и Список из меню Формат.

Отступы, выступы и интервалы. Отступом называется расстояние между текстом и левым или правым полем страницы. При создании выступа происходит смещение элемента, например, маркера, номера или слова, влево от первоначальной линии текста.

Откроем вкладку Отступы и интервалы (Indents and Spacing) окна диалога Абзац. В рамке Отступ (Indentation) установим величины отступов от края страницы: слева (Left) и справа (Right). Если задать отрицательное значение отступа, то текст будет вынесен на левое или правое поле.

При вводе текста после нажатия клавиши Enter указатель автоматически перейдет к следующему абзацу с учетом отступа или выступа заданного в поле на (By), если в раскрывающемся списке первая строка (Special) установлен элемент Отступ (First line). Если в этом списке установлен элемент Выступ (Hanging), то заданный отступ будет распространяться на весь абзац, кроме первой строки. Выступы первой строки абзаца применяются в маркированных и нумерованных списках, в библиотечных указателях. При установке элемента нет (none) ни одна строка не имеет отступа или выступа.

Размер интервала в пунктах между абзацами задается в рамке Интервал (Spacing) в списках перед (Before) и после (After). Размеры интервалов до и после абзаца часто задают для заголовков.

Междустрочный интервал определяет расстояние по вертикали между строками текста. В большинстве случаев он берется равным 120% от размера шрифта. Раскрывающийся список междустрочный (Line Spacing) содержит следующие элементы:

-Одинарный (Single) - устанавливает междустрочный интервал для каждой строки в зависимости от размера максимального символа строки.

-Минимум (At Least) - устанавливает минимальный междустрочный интервал с учетом различных факторов, например, верхнего или нижнего индекса.

-Точно (Exactly) - задает фиксированный междустрочный интервал между всеми строками.

-Множитель (Multiple) - позволяет задать в поле значение (At) кратность междустрочного интервала одинарному.

Для установки отступа абзаца с клавиатуры нажмите клавиши Ctrl+ь (Ctrl+М), для удаления отступа Ctrl+Shift+ь (Ctrl+Shift+М).

Выравнивание строк. В редакторе предусмотрено четыре варианта выравнивания строк по левому и правому полю абзацев: По левому краю (Left), По центру (Center), По правому краю (Right) и По ширине (Justified), которые задаются в раскрывающемся списке Выравнивание (Alignment) на вкладке Отступы и интервалы (Indents and Spacing). Выбранное выравнивание распространяется на весь выделенный абзац.

При выравнивании текста по левому полю все строки абзаца начинаются вплотную к левому полю, как при печати на пишущей машинке, при выравнивании по правому краю все строки абзаца заканчиваются вплотную к правому полю (левый край получается неровным). Чтобы расположить абзац вплотную к правому полю, не задавайте отступы абзацев.

При выравнивании по центру все строки центрируются между левым и правым полем. При этом лучше задать нулевые отступы и не давать красной строки. При выравнивании по ширине все строки выравниваются сразу по обоим краям текста за счет увеличения расстояния между словами.

Выравнивание по правому краю применяется в колонтитулах, при печати чисел или текста в две колонки. Центрировать удобно заголовки. Выравнивание по ширине используется в книгах.

Для форматирования абзаца можно воспользоваться кнопками на панели форматирования или нажать указанное сочетание клавиш:

По левому краю - Ctrl+д (Ctrl+L), По центру - Ctrl+у (Ctrl+E)

По правому краю - Ctrl+к (Ctrl+R), По ширине - Ctrl+о (Ctrl+J).

Клавишу табуляции можно использовать для выравнивания текста, создания фиксированного отступа в начале каждой строки или для размещения текста в таблице, не имеющей обрамления. Использовать пробел для этих целей не рекомендуется.

7.7.3 Разбивка текста на страницы

Условия разбивки текста на страницы для печати задается на вкладке Положение на странице (Line and Page Breaks) в окне диалога команды Абзац (Paragraph) из меню Формат (Format).

В группе Разбивка на страницы (Pagination) предусмотрена установка следующих флажков:

-Запрет висячих строк (Widow/Orphan control) - предотвращает вывод на печать одиночной последней строки абзаца или одиночной первой строки абзаца внизу страницы.

-Не разрывать абзац (Keep lines together) - запрещает переносить на следующую страницу часть абзаца.

-Не отрывать от следующего (Keep with next) - обеспечивает печать выделенного абзаца и следующего на одной странице.

-С новой страницы (Page break before) - вставляет разрыв страницы перед выбранным абзацем, чтобы печатать этот абзац с новой страницы.

-Запретить нумерацию строк (Suppress line numbers) - подавляет процесс нумерации строк в выделенном абзаце, если в этом разделе строки нумеруются.

-Запретить автоматический перенос слов (Don't hyphenate) - запрещает автоматическую расстановку переносов слов в выделенном абзаце.



7.7.4 Панель инструментов “Форматирование”

На панели инструментов Форматирование (Format Bar) находятся кнопки, обеспечивающие форматирование символов и абзаца. По активной кнопке можно определить, какое выравнивание задано для текущего абзаца.

Для отображения панели инструментов Форматирование на экране надо выбрать в меню Вид (View) команду Панели инструментов/Форматирование (Toolbars/Formatting). По умолчанию панель инструментов Форматирование располагается в окне Microsoft Word ниже панели Стандартная.

Назначение полей и кнопок панели инструментов Форматирование:

1.Стиль - раскрывающийся список, позволяющий выбрать стиль для выделенных абзацев. Для открытия списка используется сочетание клавиш Ctrl+Shift+ы (Ctrl+Shift+S).

2.Шрифт - раскрывающийся список, позволяющий выбрать шрифт для выделенного абзаца или слова, в котором находится курсор. Для открытия списка используется сочетание клавиш Ctrl+Shift+а (Ctrl+Shift+F).

3.Размер шрифта - раскрывающийся список, позволяющий выбрать размер шрифта для выделенного абзаца или слова, в котором находится курсор. Набор доступных размеров зависит от выбранного шрифта и текущего принтера. Для открытия списка используется сочетание клавиш Ctrl+Shift+з (Ctrl+Shift+Р).

4.Полужирный - оформление выделенного текста или слова, в котором находится курсор, полужирным шрифтом. Если выделенный текст уже отформатирован полужирным, нажатие кнопки снимает это форматирование.

5.Курсив - оформление выделенного текста или слова, в котором находится курсор, курсивом. Если выделенный текст уже отформатирован курсивом, нажатие кнопки снимает это форматирование.

6.Подчеркнутый - подчеркивание выделенного текста или слова, в котором находится курсор. Если текст уже подчеркнут, нажатие кнопки снимает подчеркивание.

7.По левому краю - выравнивание выделенного текста, чисел, встроенных объектов или абзаца, в котором находится курсор, по левому краю с неровным правым.

8.По центру - центрирование выделенного текста, чисел, встроенных объектов или абзаца, в котором находится курсор.

9.По правому краю - выравнивание выделенного текста, чисел, встроенных объектов или абзаца, в котором находится курсор, по правому краю с неровным левым.

10.По ширине - выравнивание текста сразу по обоим краям текста.

11.Нумерация- добавление или удаление нумерации заданных абзацев.

12.Маркеры - добавление или удаление маркировки заданных абзацев.

13.Уменьшить отступ - сдвигает выделенный абзац к предыдущей позиции табуляции.

14.Увеличить отступ - сдвигает выбранный абзац к следующей позиции табуляции.

15.Внешние границы - добавляет или удаляет границы вокруг выделенного текста, абзацев, ячеек, рисунков или других объектов.

16.Выделение цветом - форматирование фрагмента текста так, чтобы он выделялся на фоне окружающего текста. Вначале следует нажать на кнопку, а затем выделить объект, который будет закрашен. Повторное выделение объекта при нажатой кнопке снимет закраску. Чтобы изменить цвет выделения, следует нажать стрелку рядом с кнопкой и выбрать необходимый цвет.

17.Цвет шрифта - форматирование выделенного текста заданным цветом.

7.7.5 Маркированный или нумерованный список

Под списком понимают последовательность строк, в которых содержатся данные одного типа. Списки облегчают чтение и понимание текста. Word позволяет придать абзацам форму списка, где каждый абзац будет помечен определенным маркером или номером. В маркированных списках перечисляются пункты, связанные с одной темой. В нумерованных списках перечисляются пункты, следующие друг за другом в определенном порядке. Каждый пункт списка является отдельным абзацем и имеет свой маркер или номер.

Создание маркированного или нумерованного списка выполняют следующим образом:

-курсор устанавливают на то место, откуда будет начинаться список;

-выбирают команду Список (Bullets and Numbering) в меню Формат (Format) или в контекстном меню, появляющемся после нажатия правой кнопки мыши;

-в окне команды открывают вкладку Маркированный (Bulleted) или Нумерованный (Numbered) и выбирают тип маркера или формат номера

-вводят список. После ввода каждого элемента списка нажимают клавишу Enter - на следующей строке появляется новый маркер.

В нумерованном списке перед каждым абзацем стоит цифра. Если вы добавите/удалите пункт в списке, то нумерация всех последующих пунктов изменится автоматически.

Для быстрого создания маркированного списка можно использовать кнопки Нумерация (Numbering) и Маркеры (Bullets) на панели инструментов Форматирование. Эти же кнопки используются, чтобы закончить ввод текста в виде списка.

Чтобы закончить нумерованный или маркированный список и вернуться к обычному формату абзацев, дважды нажмите клавишу Enter или выберите команду Список (Bullets and Numbering) в меню Формат (Format) или в контекстном меню и установите элемент Нет (None).

7.8 Печать документа

При подготовке документа к печати обычно используют команды Предварительный просмотр (Print Preview), Параметры страницы (Page Setup), Печать (Print) из меню Файл (File).

7.8.1 Параметры страницы

Команда Параметры страницы (Page Setup) из меню Файл (File) позволяет задать размер листа, на котором будет напечатан документ, размеры полей, расположение текста на листе и т.д.

Заданные размеры могут относиться ко всему документу, к выделенному фрагменту, к оставшейся после курсора части документа или к разделу. Размеры полей при печати задаются с учетом используемого принтера.

Поля страницы. Поля определяют общую ширину основного текста и соответственно расстояние между текстом и краем страницы. Чтобы задать размер нижнего поля, введите на вкладке Поля (Margins) в поле Нижнее (Bottom) расстояние между нижним краем страницы и нижним краем последней строки на странице. Размер введите с клавиатуры или установите с помощью кнопок со стрелками в правой стороне поля. Аналогично введите размеры в поля: Верхнее (Top), Левое (Left), Правое (Right) в пределах от 1 до 3,5 см.

Поля документа могут быть пустыми или содержать колонтитулы, примечания, текст, графику. В полях группы От края до колонтитула (From edge) задайте расстояние между верхним краем страницы и верхним краем верхнего колонтитула или расстояние между нижним краем нижнего колонтитула и нижним краем страницы.

-Флажок Зеркальные поля (Mirror Margins) устанавливают при печати на двух сторонах листа. Все внутренние поля становятся одной ширины, все внешние поля также будут равны друг другу.

-В поле Переплет (Gutter) задайте дополнительное расстояние, добавляемое к левому полю страницы, если флажок Зеркальные поля (Mirror margins) снят или к внутреннему полю страницы, если флажок установлен. Обычно для переплета предусматривают не более 1,5 см.

Размер и ориентация бумаги. На вкладке Размер бумаги (Paper Size) в раскрывающемся списке Размер бумаги (Paper Size) выберите размер, соответствующий используемой странице. Например, в соответствии со стандартом DIN страница A4 имеет в ширину 21 см и в длину 29,7 см. В полях Ширина (Width), Высота (Height) можно задать размеры нестандартного листа. Формат бумаги и поля страницы определяют размер полосы набора - пространства, на котором будет печататься документ.

Расположение документа на листе при печати задайте в рамке Ориентация (Orientation) - книжная (Portrait) или альбомная (Landscape). Альбомная ориентация удобна при печати широких таблиц на узком принтере. В рамке Образец (Preview) отобразится внешний вид документа после применения к нему заданных параметров.

Макет страницы. На вкладке Макет (Layout) вы можете выбрать тип вертикального выравнивания, задать разные колонтитулы для четных и нечетных страниц.

Тип вертикального выравнивания текста на странице выберите в раскрывающемся списке Вертикальное выравнивание (Vertical alignment).

-При выборе элемента По верхнему краю верхняя строка текста выравнивается по верхнему краю страницы.

-При выборе элемента По высоте первая строка верхнего абзаца выравнивается по верхнему краю страницы, а последняя строка нижнего абзаца выравнивается по нижнему краю страницы. Параметр По высоте применим только к полным страницам; неполные страницы выравниваются по верхнему краю.

В группе Различать колонтитулы (Header and Footer) задайте, будут ли отличаться колонтитулы для разных страниц.

-Если следует задать разные колонтитулы для четных и нечетных страниц, установите флажок четных и нечетных страниц (Different odd and even).

-Установите флажок первой страницы (Different first page), если первая страница раздела или документа будет иметь свой колонтитул.

7.8.2 Просмотр документа перед печатью

Прежде чем начать печатать документ, желательно увидеть, как он будет выглядеть в напечатанном виде. Вид страницы зависит от доступных шрифтов, цветовой палитры и разрешения принтера. В первую очередь следует обратить внимание на расположение рисунков. Рисунок, вставленный в документ, при печати переносится на следующую страницу, если он целиком не помещается на предыдущей. Чтобы избежать образования большого пустого поля внизу страницы, можно уменьшить размер рисунка или изменить место расположения рисунка в тексте.

Чтобы просмотреть на экране, как будет выглядеть документ после печати, выберите команду Предварительный просмотр (Print Preview) в меню Файл (File) или нажмите кнопку Предварительный просмотр на панели инструментов Стандартная (Standard).

Для предварительного просмотра документа перед печатью можно также использовать режим разметки. Окно предварительного просмотра документа более точно отображает расположение материала на напечатанной странице. Оно позволяет увидеть расположение и величину рисунков, полей, верхних и нижних колонтитулов, сносок, номера страниц, проверить разбивку документа на страницы. В окне можно отобразить одну страницу, пару последовательных или разворотных страниц. Страницы можно “перелистывать” с помощью клавиш Page Up, Page Down или кнопок, расположенных на вертикальной полосе прокрутки.

В верхней части окна диалога Предварительный просмотр расположена панель инструментов. С помощью кнопок панели инструментов можно вывести на печать одну копию документа, изменить масштаб изображения, предотвратить перенос небольшого фрагмента текста на другую страницу и т.д.

Кнопки, расположенные на панели инструментов, имеют следующее назначение:

1.Печать (Print) - позволяет вывести на печать одну копию активного документа с использованием текущих установок параметров печати.

2.Увеличение (Magnifier) - позволяет изменить масштаб изображения. На кнопке изображена лупа. После нажатия кнопки указатель принимает форму лупы, внутри которой виден знак “+”. Если подвести указатель к какому-нибудь участку документа и щелкнуть мышью, то масштаб изображения увеличится. Внутри лупы знак “+” заменится на “-”. Повторный щелчок вернет прежний масштаб изображения. Для перемещения по странице используют клавиши управления курсором, клавиши Page Up и Page Down.

3.Одна страница (One Page) - отображает на экране одну страницу документа.

4.Несколько страниц (Multiple Page) - позволяет просмотреть от одной до пяти страниц в один ряд. Количество отображаемых страниц и их расположение задают, перемещаясь по ячейкам при нажатой кнопке мыши.

5.Масштаб (Zoom) - содержит список, позволяющий изменить масштаб отображения документа. Для открытия списка используется кнопка со стрелкой, расположенная справа от поля. Чтобы задать свой масштаб, следует выделить текущий масштаб, ввести с клавиатуры новое значение и нажать клавишу Enter.

Элемент списка По ширине страницы (Page Width) изменяет масштаб так, чтобы строка документа занимала всю ширину окна. Выбрав соответствующий элемент списка, можно отобразить в окне полностью одну или две страницы документа и увидеть расположение объектов на странице.

6.Линейка (Ruler) - обеспечивает отображение или сокрытие горизонтальной и вертикальной линеек. Кнопка и команда работают как переключатели. Линейки позволяют увидеть границы расположения текста в документе. В режиме предварительного просмотра так же, как и в режиме разметки, при перемещении над маркером, определяющим границу документа, указатель принимает вид двунаправленной стрелки. Удерживая нажатой кнопку мыши, можно перетащить границу расположения документа на листе. Маркеры на линейке упрощают изменение отступов абзацев, полей страницы, позиций табуляции.

7.Подгонка страниц (Shrink To Fit) - позволяет предотвратить перенос маленького фрагмента документа на следующую страницу за счет уменьшения размера шрифта в тексте документа и тем самым обеспечивает уменьшение на одну количество страниц в документе.

8.Во весь экран - обеспечивает сокрытие панелей инструментов и других элементов экрана с тем, чтобы максимально увеличить размеры области, предназначенной для отображения документа. Повторное нажатие на кнопку возвращает к предыдущему режиму.

9.Закрыть (Close) - закрывает окно и возвращает в обычный режим. Аналогичный результат получается после нажатия клавиши Esc.

10.Контекстная Справка - позволяет получить справочную информацию по различным элементам окна предварительного просмотра.

7.8.3 Печать документа

Документ можно напечатать несколькими способами:

а)выберите команду Печать (Print) в меню Файл (File) и задайте установки для печати в окне диалога Печать (Print) (рис. 2.26), то есть задайте, на каком принтере будет печататься документ, количество копий и т.д.;

б)нажмите кнопку Печать на панели инструментов Стандартная. Будет распечатана одна копия всего документа в соответствии с установками, сделанными по умолчанию, без отображения на экране окна диалога;

в)в окне диалога Предварительный просмотр нажмите кнопку Печать или выберите команду Печать (Print) в меню Файл (File).

Печать документов выполняется в фоновом режиме, который позволяет продолжить работу практически сразу после отправки документа на печать.

Настройка печати. После активизации команды Печать (Print) в меню Файл (File) появляется окно, которое позволяет сделать установки, приведенные ниже.

В рамке Принтер (Printer):

-В раскрывающемся списке имя (Name) выбирается модель принтера, на котором будет производиться печать документа. Если установлено несколько принтеров, можно задать любой из них в качестве стандартного (по умолчанию). На нем будет выполнена печать, если не будут сделаны специальные установки.

-Установка флажка печать в файл (Print to file) обеспечивает запись документа в специальный файл печати, что позволяет с помощью дискеты перенести файл на другой компьютер и напечатать на другом принтере. Файл имеет расширение .prn и обычно используется, если на рабочем месте пользователя нет принтера, обеспечивающего нужное качество печати. На устройстве для печати документа необходимо установить тот драйвер принтера, для которого записывался файл.

В группе Копии (Copies):

-В поле число копий (Number of copies) вводят с клавиатуры число, указывающее, какое количество копий должно быть напечатано. Число копий можно задать с помощью мыши, щелкнув требуемое количество раз одну из стрелок с правой стороны поля. Все копии одной страницы печатаются друг за другом.

-Установка флажка разобрать по копиям (Collate) обеспечивает печать сначала всех страниц первой копии документа, затем второй и т.д., что позволяет избежать путаницы при разборке документа.

После того, как вы нажмете кнопку ОК, в строке состояния окна документа отобразится значок принтера и количество подготовленных для печати страниц . После завершения печати документа значок исчезает.



8. ЛЕКСИКОН

Многие знают, что текстовый процессор Лексикон для MS DOS был разработан в 1985 году в АЦ АН СССР и можно смело сказать, что именно Лексикон для DOS приобщил на рубеже 1980-90-х годов подавляющее большинство российских пользователей к работе с персональным компьютером.

Лексикон для DOS предназначен для обработки несложных документов с текстом на русском и английском языках. Лексикон обеспечивает следующие функции редактирования текстов:

-просмотр и корректировка текста;

-автоматическое форматирование абзацев текста;

-перенос фрагментов текста из одного места в другое;

-создание оглавления разделов документа;

-использование подчеркивания, курсива и полужирного шрифта для выделения частей текста;

-одновременное редактирование нескольких документов.

Обработка текста в редакторе ведется с помощью меню и набора функциональных клавиш. Меню располагается в двух верхних строках экрана Лексикона. Третья строка экрана является информационной, в ней выводятся сведения о режимах работы Лексикона, о положении курсора в тексте и т.д.

Чтобы перейти в главное меню, надо нажать клавишу F10. Главное меню имеет следующие пункты.

ТЕКСТ - загрузка, сохранение и печать текстов, задание макроопределений и конфигурации Лексикона.

АБЗАЦ - форматирование абзацев текста и выбор соответствующих режимов.

ФРАГМЕНТ - выделить, удалить, вставить фрагмент текста.

СТРАНИЦЫ - разбиение текста на страницы. Установка параметров разбиения на страницы, задание колонтитула, подготовка оглавления.

НАЙТИ - поиск подстроки текста.

ЗАМЕНИТЬ - поиск и замена подстроки в тексте.

ОТМЕТИТЬ - отметить текущее место в документе, чтобы затем можно было вернуться к нему.

ПЕРЕЙТИ - перейти к ранее отмеченному месту в тексте или к строке с данным номером.

ШРИФТ - установка текущего шрифта.

ДОС - временный выход в DOS.

ВЫХОД - выход из Лексикона.

8.1 Краткое описание функциональных клавиш

Весной 1997 года появился совершенно новый программный продукт Лексикон 97 для Windows.

Изучая возможности работы с текстом в Windows, нельзя не учитывать, что к моменту появления Лексикона 97 фактическим стандартом у нас стал Microsoft Word. Лексикон 97 позволяет обмениваться файлами с Word, к тому же благодаря соблюдению принятых в Windows стандартов интерфейсы Лексикона 97 и Word очень схожи.

Лексикон 97 может читать и файлы старого Лексикона (и другие текстовые файлы DOS) с сохранением его абзацев, оформления, разграфленных таблиц.

Лексикон 97 выпускается в двух вариантах: 16-разрядном для работы в Windows 3.1x и 32-разрядном для Windows 95 или Windows NT.

Лексикон рассчитан на работу с русской или настроенной на русский язык общеевропейской версией Windows.

Лексикон занимает около 10 Мбайт, однако существует возможность сокращения дискового пространства, занимаемого редактором. После установки пакета можно удалить некоторые файлы. Например, звуковую заставку LEXICON.WAV, которая занимает 360 Кбайт, еще 500 Кбайт занимает программа DPLAYER для демонстрации анимированных подсказок и сами подсказки, просмотреть которые достаточно один-два раза. Много места занимают словари системы проверки орфографии: 1,7 Мбайт русский BASERU.DIS и целых 2,3 Мбайт английский BASEEN.DIS. Если вы не собираетесь проверять английские слова, последний можно удалить.

Для вызова Лексикона 97 достаточно дважды щелкнуть по значку “Лексикон 97”.

Сразу после запуска Лексикона появляется окно нового документа, строка меню с названиями команд и ряды кнопок (инструментальные панели). Экранные “кнопки” под строкой меню - характерный атрибут программ для Windows. Они служат для быстрого выполнения наиболее частых операций с помощью мыши.

Лексикон автоматически создал новый документ, условное название которого “Документ 1” появилось в заголовке окна.

У нижней кромки окна находится строка сообщений, с помощью которой Лексикон общается с пользователем. В начале строки выводится информация о текущей позиции в документе: (раздел, секция, текущая страница/сколько всего страниц в документе, колонка, строка).

При вводе текста в редакторе Лексикон необходимо соблюдать следующие правила:

-Набираемые на клавиатуре буквы вводятся туда, где находится текстовый курсор. Для перемещения курсора в нужную позицию следует использовать клавиши-стрелки или мышь. Указав мышью нужное место в тексте, щелкнуть левой кнопкой, и сюда переместится курсор.

-Если установить курсор в середину набранной фразы, новые слова будут или раздвигать введенные ранее, или затирать их. Это зависит от того, в каком режиме работает текстовый процессор: вставки или замены. Режим вставки/замены переключается клавишей Ins или щелчком кнопки мыши по индикатору ЗАМ в строке сообщений.

-Клавиша Del стирает набранные символы справа, Backspaсe - слева от курсора.

-Нельзя двигаться вниз по экрану, пока там нет текста: если нажимать стрелку вниз в пустом окне, курсор не сдвинется с места.

-Программа сама выполняет перенос на следующую строку.

-Закончив один абзац, для перехода к следующему следует нажать Enter.

-Не следует нажимать клавишу Enter, чтобы закончить строку или передвинуть курсор вниз: это приведет к непредусмотренной разбивке текста на абзацы.

Если во время работы на инструментальной панели загорится “красная лампочка”, значит что-то сделано неправильно. Иногда ошибки появляются просто из-за привычки к работе с Лексиконом для DOS. Теперь многие операции надо выполнять иначе или для них есть более эффективный способ. Если нажать на “лампочку” - появляются соответствующие рекомендации. Чтобы прервать демонстрацию подсказки, следует нажать Esc.

8.1 Сохранение документа

Для записи в файл (сохранения документа на диске) следует нажать на кнопку с изображением дискеты или выполнить команду Документ|Сохранить и перед вами появится панель для управления сохранением файлов.

Вы должны ввести для этого файла имя и указать место хранения - диск и каталог (папку). Тип файла по умолчанию - документ Лексикона. При вводе имени файла не следует указывать его расширения, оно будет подставлено автоматически (1х). По этому расширению Лексикон сможет распознать свои документы.

Не записывайте свои файлы в каталог, где хранятся файлы Лексикона! Во-первых, когда файлы понадобятся, их придется искать среди большого числа других. Во-вторых, из-за случайной ошибки легко удалить или испортить какой-либо из файлов Лексикона, и программу придется переустанавливать.

После сохранения файла его имя появится в заголовке рабочего окна. Если теперь изменить текст и снова щелкнуть по кнопке сохранения, текст будет сохранен в ранее заведенном для него файле.

При необходимости сохранить несколько вариантов текста или создании нового документа на основе предыдущего вместо команды Сохранить дайте команду Сохранить как.

При внесении изменений в файл Лексикон автоматически создает резервную копию, которая записывается в файл с расширением ВАК.

Автосохранение. Можно поручить Лексикону автоматически сохранять текст через определенные промежутки времени. Для этого следует выполнить команду Сервис|Настройка. На появившейся панели отметьте пункт Автосохранение и введите желаемый интервал времени

8.2 Чтение документа

Для чтения (открытия) документа следует нажать на соответствующую кнопку на панели инструментов или выполнить команду Документ|0ткрыть или нажать клавишу ALT и, удерживая ее, клавиши с русскими буквами д о.

Перед вами появилась панель открытия файлов (рис.3.3). Отметим, что показанная на рисунке панель появится в Windows 95, а пользователи Windows 3.1x увидят панель в стиле своей версии Windows. Нажмите Enter или произведите двойной щелчок мышью по имени нужного файла в списке - и документ будет загружен в рабочее окно.

Иногда в подготавливаемый документ бывает нужно вставить текст из другого файла. В Лексиконе 97 для этого есть удобная возможность. Установите курсор в то место, куда необходимо вставить документ из другого файла. Теперь дайте команду Вставка и найдите в списке вариантов Документ1. Эта команда вновь вызовет панель для выбора файлов: выберите нужный, и он будет вставлен в текст.

8.3 Печать

Лексикон 97 работает в режиме WYSIWIG (What-You-See-Is-What-You-Get: “что видишь, то и получишь”). Это означает, что вид документа в рабочем окне редактора близок к тому, что получится на бумаге. Но перед реальной печатью на принтере можно воспроизвести будущую распечатку на экране более точно, нажав кнопку Предварительный просмотр.

В этом режиме легко оценить общий вид страниц, причем выводить их на экран можно по одной или по две. Закончив просмотр, нажмите кнопку с изображением принтера для начала печати или кнопку Закрыть, чтобы вновь оказаться в рабочем окне.

Непосредственно из рабочего окна печать вызывается кнопкой с изображением принтера или командой Документ|Печать. С помощью появившейся панели диалога выбирайте нужные страницы и число копий, а дальнейшие заботы возьмет на себя Windows.

Если при печати возникли какие-то проблемы, проверьте, правильно ли выбран принтер и не требуется ли настроить режим печати (размер бумаги, ориентацию страниц и т.д.).

Какие возможности настройки будут в вашем распоряжении, зависит уже не от Лексикона, а от конкретного принтера и его драйвера, установленного в системе Windows.

8.4 Шаблоны

Шаблоны - это заготовки для быстрого создания тех или иных документов. В комплекте Лексикона можно найти несколько образцов писем, актов, счетов и подобных служебных бумаг. Пополнить его или изменить имеющиеся шаблоны можно и самостоятельно. Доступ к образцам документов открывает команда Вставка|Шаблон.

Шаблоны сгруппированы по нескольким общим темам, например, Бухгалтерия, Бланки, Письма и т. д. Выберите шаблон из списка, и перед вами окажется наглядное изображение документа. Просмотреть его можно с помощью линеек прокрутки и установки подходящего масштаба показа.

Собравшись поработать над типовым документом, проще всего найти подходящий шаблон и скопировать его в текущее окно, нажав кнопку Копировать. При этом вы избавляетесь от забот по оформлению: замените текст шаблона вашим собственным, и документ готов.

8.5 Выделение фрагментов текста

С ПОМОЩЬЮ МЫШИ: подведите курсор к началу или концу фрагмента, который вы хотите выделить. Нажмите левую кнопку, и, не отпуская ее, движением мыши расширяйте выделенную область в нужную сторону. Как только вы отпустите кнопку - размер выделенного фрагмента будет зафиксирован. Следующее нажатие на левую кнопку мыши снимет выделение.

Очень удобен еще один способ: установив курсор на начало фрагмента, нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкнуть мышью по концу фрагмента.

Чтобы быстро выделить одно слово, дважды щелкните по нему в любом месте.

Обратите внимание, что область выделения распространяется по тексту непрерывно, “змейкой”. Выделить внутри текста захватывающий несколько строк прямоугольник или вертикальную полоску невозможно. Если вы столкнулись с необходимостью такого выделения, то, возможно, текст в этом месте придется оформить особым образом: в виде нескольких колонок или таблицы.

С ПОМОЩЬЮ КЛАВИАТУРЫ: установив курсор в нужное место, нажмите клавишу Shift и, удерживая ее, нажмите любые клавиши, передвигающие курсор. Выделение будет распространяться по тексту до того места, куда переместится курсор. Как только вы отпустите Shift, следующее движение курсора снимет выделение.

Можно комбинировать оба способа: широким движением мыши выделить полстраницы, а потом, нажимая Shift и стрелки, уточнить границу выделения, двигаясь по буквам.

Наконец, в меню Правка есть команда Выделить все, выделяющая весь документ.

8.6 Действия с фрагментом

УДАЛИТЬ. Нажмите клавишу Del, и выделенный фрагмент исчезнет.

ПЕРЕНЕСТИ НА НОВОЕ МЕСТО. Укажите на выделенный фрагмент курсором мыши и нажмите левую кнопку. Не отпуская ее, ведите стрелку к нужному месту вставки и там отпустите кнопку мыши - вслед за курсором весь фрагмент переместится на новое место. Курсор мыши во время выполнения этой операции приобретает особый вид (к стрелке прицепился квадратик: это фрагмент, который вы буксируете).

Этот способ называется буксировкой (drag & drop) - перемещением выделенного фрагмента вслед за курсором мыши. Его удобно использовать при редактировании, меняя порядок находящихся в пределах экрана слов или фраз текста. Можно буксировать фрагмент по документу и за экран.

Для переноса фрагмента в другие файлы, приложения или окна служит буфер обмена Windows, он же карман (в терминах Лексикона для DOS).

ВЫРЕЗАТЬ. Нажмите Shift+Del, или Ctrl+X, или кнопку с изображением ножниц или дайте команду Правка|Вырезать. Фрагмент исчезнет из текста, но при этом переместится в буфер, откуда его затем несложно будет извлечь.

СКОПИРОВАТЬ. Нажмите Ctrl+Ins, или Ctrl+C, или кнопку копирования на панели инструментов, или дайте команду Правка|Скопировать. Фрагмент останется на месте, а в буфер будет помещена его копия.

ВСТАВИТЬ. Содержимое кармана можно вставить в текст с помощью кнопки вставки, клавиш Shift+Ins, Ctrl+V или команды Правка|Вставить. Делать это можно многократно, так как находящийся в кармане текст сохраняется там до тех пор, пока его место не займет другой фрагмент.

Буфер Windows позволяет сохранять и переносить не только текст, но и графику, и другие виды данных.

8.7 Поиск и замена

Чтобы найти в тексте определенное слово или любую комбинацию символов (поисковый контекст), используйте кнопку с биноклем или команду Правка|Найти. Введите поисковый контекст в строке ввода на появившейся панели. При необходимости определите дополнительные условия поиска:

1.С учетом регистра букв. Этот параметр определяет, обращать ли внимание на то, какими буквами - строчными или прописными - набран поисковый контекст. Например, при поиске слова “мотор” без учета регистра будут найдены такие варианты: мотор, МОТОР, Мотор и т. д. С учетом регистра будет найден только идентичный поисковому контексту вариант “мотор”.

2.Только как отдельное слово. Этот параметр определяет, должен ли найденный контекст быть самостоятельным словом, т.е. ограничиваться пробелами и знаками препинания. В нашем примере при поиске слова “мотор” будут найдены слова “моторист”, “трехмоторный” и т.п., а вот в режиме “только как отдельное слово” подобные слова будут пропущены.

3.С оформлением. Можно уточнить, какие характеристики шрифтового оформления учитывать при поиске. Можно, например, попросить искать только мотор, выделенный жирным шрифтом.

Более того, можно искать оформление как таковое, оставив строку для ввода поискового контекста пустой, но попросив найти шрифт “Прагматика”.

Поиск будет идти по всему документу: сначала от текущей позиции курсора до конца документа, затем - от начала до позиции курсора. Найденный поисковый контекст сразу же будет выделен.

Для поиска следующего вхождения работать с панелью “Найти” необязательно, достаточно нажать клавишу F3 или кнопку “бинокль со стрелкой”.

Для ЗАМЕНЫ служит команда меню Поиск|3аменить.

Операция замены очень похожа на поиск, только здесь надо ввести два слова - что и на что вы хотите заменить.

Дополнительные условия поиска такие же, как в команде Найти.

Кнопка “Все подряд” позволяет сразу заменить все вхождения поискового контекста, не останавливаясь на каждом из них.

8.8 Проверка орфографии

Лексикон оснащен системой проверки орфографии, причем автоматически проверяет и русские, и английские слова (распознаваемые по латинским буквам).

Система проверки не дает предупреждающего сигнала непосредственно при наборе, как это делает Лексикон для DOS. Зато при обнаружении подозрительного слова вы сразу или по запросу увидите предлагаемые системой варианты его исправления.

Для проверки текста дайте команду Сервис|0рфография.

Проверка будет начата с текущей позиции курсора, но если в тексте есть выделенный фрагмент, то будет проверяться только он. Обнаруженную Лексиконом ошибку можно исправить вручную или выбрать верный вариант из списка предложенного редактором.

Нажав кнопку Заменить, вы исправите ошибку в тексте, и система продолжит проверку. Если найденная ошибка может встретиться неоднократно, выберите вариант Заменить все - дальше она будет исправляться автоматически.

8.9 Страницы, формат, поля, ориентация

Работая в Лексиконе 97, мы видим текст разбитым на страницы так же, как это произойдет при реальной печати. Формат, поля страниц и их оформление (колонтитулы) устанавливаются с помощью команды Оформление|Документ для всего документа или Оформление|Раздел - для текущего раздела.

На панели Формат и поля вы можете выбрать один из имеющихся в списке форматов или определить собственный, указав ширину и высоту страницы.

Если надо развернуть текст вдоль длинной стороны страницы, переключите ориентацию с книжной на альбомную.

Поля страницы ограничивают полосу набора, в которой и располагается текст документа.

Номера и колонтитулы. Чтобы пронумеровать страницы, откройте панель Номера и колонтитулы и задайте в рамке Нумерация начальный номер (обычно 1, но для хранящейся в отдельном файле части объемистого документа он может быть другим) и количество страниц, на которых указывать номер не следует (например, на титульном листе). На этой же панели можно выбрать и вариант размещения номера: вверху или внизу страницы, по центру или сбоку.

Колонтитул - это название главы, раздела и другая подобная информация, повторяющаяся на каждой странице и помогающая читателю найти нужное место в книге. Номер страницы (колонцифра) является в общем случае частью колонтитула.

Колонтитул служит и для украшения книги. В него можно включить подходящую виньетку или рисунок; в технической литературе хорошо смотрится простая черта (колонлинейка), отделяющая номер страницы от текста.

Для ввода колонтитулов дважды щелкните мышью по области колонтитула (у верхнего или нижнего края страницы) или используйте команду Вид|Колонтитулы. Основной текст документа на экране станет серым, а области колонтитулов вверху и внизу страницы будут доступны для редактирования.

Набранный текст колонтитула появится одновременно на всех страницах документа или текущего раздела.

Для возврата к работе над основным текстом дважды щелкните по нему.

С помощью команды Вставка|Поле|Номер страницы можно вставить номер страницы в любое место колонтитула или, если захочется, даже в основной текст документа.

8.10 Шрифты

Лексикон в полной мере использует богатейшие возможности шрифтового оформления текста, предоставляемые системой Windows. Кроме шрифтов, входящих в комплект самой Windows и Лексикона вы можете использовать сотни и тысячи шрифтов, созданных дизайнерами всего мира.

Windows взяла на себя заботу не только о печати, но и о технологии работы со шрифтами. В каком бы приложении вы ни работали, процедура выбора шрифта и его параметров практически одинакова во всех приложениях.

Выбор шрифта. На инструментальной панели Лексикона имеются три кнопки - характеристики начертания (Ж - жирность, К - курсив, Ч - подчеркивание).

Левее кнопок выбора начертания на панели находятся два раскрывающихся списка с названиями и размерами шрифтов. Выбрав шрифт из списка, вы сделаете его текущим для последующего ввода или для выделенного фрагмента.

Соседнее число показывает размер (кегль) шрифта в пунктах (72-х долях дюйма). Нажав на кнопку, вы развернете список кеглей и можете выбрать из него требуемый. Если нужного значения в списке нет, можно ввести его вручную.

8.11 Абзацы

Лексикон различает три типа абзацев: заголовки, пункты списков (перечней) и любой другой текст. Пометить абзац как относящийся к одному из этих типов можно с помощью кнопок на панели инструментов:

- обычный текст;

- заголовок;

- элемент ненумерованного списка;

- элемент нумерованного списка.

Нажав на одну из этих кнопок можно присвоить абзацу соответствующий стиль - Обычный, Заголовок, Список, Список 1.

Характеристики абзаца можно установить, выполнив команду Оформление|Абзац.

Вы можете установить отступ, межстрочный интервал, тип выравнивания.

8.11.1 Выравнивание

Выравнивание по ширине полосы набора, или на формат. За счет изменения величины пробелов текст выравнивается и справа, и слева.

Выравнивание по левому краю, то есть все строки выравниваются по левому краю страницы, а растяжка пробелов для выравнивания строк на формат полосы не производится. Целесообразно выравнивать влево узкие колонки без переносов, когда выравнивание на формат приводит к появлению жидких строк с чрезмерно большими пробелами.

При центральном выравнивании строки размещаются симметрично оси полосы набора, что удобно для оформления заголовков.

Выравнивание по правому краю применяется, например, для подписей.

8.11.2 Форматирование по месту, на глаз

Лексикон позволяет устанавливать границы абзаца и более удобными способами, чем подбором чисел на диалоговой панели.

Установив курсор в пределах абзаца, следует выполнить команды меню Оформление|Визуальное форматирование. Абзац будет окружен форматирующей рамкой, положение которой можно менять при помощи мыши.

8.12 Таблицы

Для вставки таблицы в документ служит кнопка Таблица или команда Таблица|Создать, вызывающая панель для выбора параметров таблицы.

Если в момент создания таблицы вы не можете точно указать число строк или граф (столбцов) - ничего страшного, при необходимости позже легко добавить новые или удалить лишние.

Ширину граф можно определить на этой же панели, но легче всего сделать это, перетаскивая линии графления готовой таблицы с помощью мыши. А вот создать группу граф одинаковой ширины проще с помощью панели.

Для таблицы, как и для обычного абзаца, можно задать отступы. Если сумма заданных значений ширины граф и отступа превысит ширину колонки, в которую вставляется таблица, Лексикон предупредит вас об этом.

На панели Обрамление устанавливаются толщина линий графления и их отступ от текста в ячейках (внутренние поля).

Для перемещения из ячейки в ячейку таблицы используется мышь, клавиши Tab (вперед, в следующую ячейку) и Shift+Tab (назад).

Содержимое ячеек, строк и столбцов можно удалять, вырезать и копировать так же, как обычный текст.