Работа с программами Microsoft Office

3

ВОЛГОГРАДСКИЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

ИНФОРМАТИКА

Работа с программами Microsoft Office

Выполнил:

студент группы ЮИЗс 071

Михайлов Дмитрий Вячеславович

Волгоград 2009

1. Запуск и выход из программы. Элементы окна Word. Сохранение и открытие документов. Режимы просмотра. Панель инструментов

Запуск программы:

Microsoft Word можно открыть различными способами.

Рассмотрим самый простой способ:

1. Щёлкните на клавише Пуск.

2. Щёлкните на слове Программы.

3. Щёлкните на стрелке внизу в меню Программы, если Вы не видите слова Microsoft Word в списке программ.

4. Щёлкните на словах Microsoft Word.

5. Перед Вами откроется окно программы.

Название программы появится в области заголовка окна.

Выход из программы:

1. Щёлкните на кнопке Закрыть, которая расположена в верхнем правом углу рабочего стола.

2. Если Вы уже закрыли все файлы перед тем, как нажать на кнопку Закрыть, программа закроется.

3. Если Вы забыли закрыть файлы, перед Вами появится окно, напоминающее, что нужно закрыть файлы.

3.1. Если Вы нажмёте на кнопку Да, перед Вами появится окно Сохранить Как. Выберите место расположения, имя и вид файла, а затем нажмите на кнопку Сохранить. Затем сохраненный файл и сама программа закроются.

3.2. Если Вы нажмёте на кнопку Нет, оба (не сохранённые файл и программа) закроются.

3.3. Если Вы нажмёте на кнопку Отмена, окно исчезнет. В этом случае, файл и программа останутся открытыми.

Теперь Вы можете сохранить файл, а после этого закрыть программу.

Элементы окна Word.

После запуска текстового процессора на экране отображается окно приложения. Открытый документ отображается в рабочей области окна приложения.

Элементы окна Word, используемые для просмотра документа:

1 -- вешка разбивки окна на части;

2 -- кнопка перемещения документа в окне на одну строку вверх;

3 -- бегунок вертикальная полоса прокрутки;

4 -- кнопка перемещения документа в окне на одну строку вниз;

5 -- кнопка перемещения документа в окне к предыдущему объекту;

6 -- кнопка выбора объекта перехода;

7 -- кнопка перемещения документа в окне к следующему объекту;

8 -- кнопка Обычный режим;

9 -- кнопка Веб-документ;

10 -- кнопка Режим разметки;

11 -- кнопка Режим структуры;

12 -- кнопка Режим чтения;

13 -- кнопка смещения документа в окне влево;

14 -- горизонтальная полоса прокрутки;

15 -- кнопка смещения документа в окне вправо

Вешка разбивки окна на части

Над вертикальной полосой прокрутки расположена вешка разбивки окна на части (маркер разделения). При анализе и редактировании материалов, при перемещении и копировании фрагментов текста бывает удобно видеть одновременно две несмежные области документа или несколько документов одновременно. Такую возможность предоставляет разделение окна приложения на две части по горизонтали или по вертикали.

Разделить окно Word на две области с помощью «Вешки разбивки окна на части» можно следующими способами:

- перетащить вниз вешку разбивки (маркер разделения), удерживая нажатой кнопку мыши.

- дважды щелкнуть вешку разбивки;

Полосы прокрутки

Одна из особенностей окна Microsoft Word состоит в том, что щелчок мышью на кнопке, расположенной на конце полосы прокрутки, перемещает содержимое окна на одну строку. После щелчка кнопки 2 документ перемещается на одну строку вниз, кнопки 4 -- на одну строку вверх.

Один из самых быстрых способов перехода на нужную страницу документа -- перемещение бегунка (3) вертикальной линейки прокрутки вверх или вниз, удерживая нажатой кнопку мыши. Рядом с бегунком высвечивается заголовок просматриваемого раздела и номер страницы, которая будет отображена на экране, если отпустить кнопку мыши.

При перемещении документа в окне с помощью полосы прокрутки позиция курсора и выделения не меняются. Это облегчает копирование и перемещение выделенных фрагментов мышью.

Нажмите кнопку 6 -- Выбор объекта перехода (Select Browse Object) или сочетание клавиш Alt+Ctrl+Home и рядом с кнопкой отобразится окно, позволяющее задать объект, относительно которого будет производиться перемещение в окне документа после нажатия кнопки 5 или 7.

Кнопки предыдущий и следующий объект позволяют быстро перемещаться между страницами, разделами, примечаниями, рисунками, заголовками, таблицами и т.п. Для перелистывания документа нажмите кнопку (1) с изображением страницы, для перемещения между рисунками -- кнопку (11) с изображением рисунка. Чтобы перемещаться от одного заголовка в документе к другому, в качестве объекта перехода следует выбрать Заголовки (Heading) (9).

Кнопки 8-12 на горизонтальной полосе прокрутки используются для быстрого перехода в различные режимы просмотра документа.

Строка состояния

В строке состояния отображается информация о том, что происходит в окне, и другая контекстная информация.

Назначение элементов строки состояния:

1 -- Стр. номер (Page number) -- номер текущей страницы, в соответствии со схемой логической нумерации, показываемой в окне;

2 -- Разд. номер (Section number) -- номер раздела страницы, показываемой в окне;

3 -- Номер/номер (number/number) -- номер текущей страницы и общее количество страниц документа, основываясь на действительном или физическом счетчике;

4 -- На (At) -- расстояние по вертикали от курсора до верхнего края листа. Если курсор находится вне окна, значение не отображается;

5 -- Cm. (Ln) -- количество строк от курсора до верхнего края страницы. Если курсор находится вне окна, значение не отображается;

6 -- Кол (Col) -- количество символов от левого поля до курсора. Учитываются пробелы и символы табуляции. Если курсор находится вне окна, значение не отображается;

7 -- ЗАЛ (RЕС) -- индикатор режима записи макроса (macro recorder status). Двойной щелчок индикатора включает или выключает запись макроса. Яркие буквы свидетельствуют о включении режима, блеклые -- о выключении. При выключенной записи макроса этот индикатор недоступен.;

8 -- ИСПР (ТRК) -- индикатор режима записи исправлений (track changes status). Двойной щелчок индикатора включает или выключает режим записи исправлений. Когда изменения не записываются, индикатор недоступен. Более подробно этот режим рассмотрен в главе 4, в разделе «Внесение в документ исправлений»;

9 -- ВДЛ (ЕХТ) -- индикатор режима выделения (extend selection mode status). При включенном режиме выделения нажатие на клавиши перемещения курсора приводит к выделению фрагмента, при выключенном режиме индикатор ВДЛ недоступен. Индикатор режима выделения включается клавишей F8, выключается клавишей Esc или щелчком мыши индикатора. Двойной щелчок индикатора включает/выключает, указанный режим;

10 -- ЗАМ (OVR) -- индикатор режима замены (overtype mode status). Если режим замены символов активен, то символ, вводимый с клавиатуры, заменяет символ, расположенный на месте расположения курсора. Режим замены символов включается клавишей Insert. Двойной щелчок индикатора включает/выключает указанный режим;

11 -- индикатор языка -- высвечивает подсказку об используемом языке, например, русский (Россия)(Russian (Russia)). Двойной щелчок индикатора открывает диалоговое окно Язык (Language), позволяющее пометить выделенный текст, как русский (Россия), английский (США) и т.д.

12 -- значок Орфография (Spelling and Grammar Status). В процессе проверки правописания на значке отображается передвигающееся по книге перо. Если ошибок не найдено, появляется значок проверки. Если была найдена ошибка, появляется знак X красного цвета. Чтобы перейти к следующему слову, содержащему ошибку, дважды щелкните значок.

В строке состояния могут отображаться:

* индикатор режима фонового сохранения (background save status). При сохранении документа в фоновом режиме появляется пульсирующий значок диска.

* индикатор режима фоновой печати (background print status). Значок принтера отображается во время печати документа. Число рядом со значком принтера показывает текущую печатаемую страницу.

Двойной щелчок строки состояния в области элементов 1-6 открывает диалоговое окно Найти и заменить (Find and Replace) с открытой вкладкой Перейти (Go To).

Для отображения на экране строки состояния выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options), в диалоговом окне Параметры (Options) откройте вкладку Вид (View), щелкнув ее ярлычок, и в группе Показывать (Show) установите флажок строку состояния (Status Bar).

Горизонтальная и вертикальная линейки

Горизонтальная линейка (ruler) имеет вид полосы, расположенной в верхней части окна документа ниже панели инструментов. Если вы находитесь в режиме разметки, то видна вторая вертикальная линейка у левой границы окна.

Изображение линеек появляется или исчезает после выбора команды Линейка (Ruler) в меню Вид (View).

Горизонтальная линейка используется для задания нестандартного размера полей страницы, ширины колонок и столбцов, отступов абзацев, позиций табуляции абзаца, в котором находится курсор. (Более точно эти параметры устанавливаются с помощью диалоговых окон.) Вертикальная линейка позволяет контролировать размеры верхнего и нижнего полей страницы и высоту строк в таблице.

Для отображения численного значение размера поля страницы при перемещении на линейке границы текста мышью нажмите клавишу Alt.

На линейке можно установить одну из следующих единиц измерения: дюймы (inches), пункты (points), сантиметры (centimeters) или пики (picas).

Единицу измерения, которая будет использоваться по умолчанию, устанавливают в диалоговом окне команды Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) на вкладке Общие (General) в раскрывающемся списке Единицы, измерения (Measurement units).

Сохранение и открытие документов.

Когда вы создаете документ в Word, по умолчанию он временно сохраняется в памяти компьютера под именем Документ n, где п -- порядковый номер, начиная с 1. Этот документ "сохраняется" в памяти до тех пор, пока вы не выйдете из программы или не выключите компьютер. Для того чтобы сохранить документ навсегда, так, чтобы можно было найти его потом, следует присвоить ему имя и сохранить на диске.

1 Выберите команду Файл - Сохранить или щелкните на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов, или нажмите Ctrl+ S. Появится диалоговое окно Сохранение документа.

2. В текстовом поле Имя файла введите имя, которое вы хотите присвоить своему документу. Имя может иметь до 256 символов и описывать содержание документа.

3. Если вы хотите сохранить документ в другой папке или на другом диске, выберите их из раскрывающегося списка Папка.

4. Щелкните на кнопке Сохранить. Документ будет сохранен на диске, и имя, которое вы ему присвоили, появится в строке заголовка окна Word.

Сохранение документа в процессе работы

После того как вы дали имя документу и сохранили его, все равно нужно периодически его сохранять, чтобы минимизировать потерю данных в случае отключения электроэнергии или возникновения других проблем с системой. После того как вы назвали документ, его легко можно сохранить под тем же именем и в той же папке одним из следующих способов.

1. Выберите команду Файл - Сохранить.

2. Щелкните на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов.

3. Нажмите <Ctrl+ S>.

Word автоматически использует текущее имя документа, поэтому диалоговое окно не появляется.

Открытие документа

Вы можете открыть любой документ, созданный в Word, для работы с ним. Кроме того, можно открывать документы, созданные с помощью других программ, таких как WordPerfect.

Чтобы сделать это, выберите команду Файл - Открыть или щелкните на кнопке Открыть стандартной панели инструментов. Появится диалоговое окно Открытие документа.

Список файлов показывает все документы Word и подкаталоги в текущей папке. Рядом с именами документов находятся маленькие пиктограммы с изображением страницы, а рядом с подкаталогами -- с изображением папок. В поле Папка высвечивается имя текущей папки. В диалоговом окне вы можете сделать следующее.

1. Открыть файл, щелкнув на его имени в списке файлов или набрав его имя в поле Имя файла, а затем нажав клавишу <Enter> или щелкнув на кнопке Открыть. Можно просто дважды щелкнуть на имени файла.

2. Просмотреть содержимое файла, щелкнув на его имени, а затем -- на кнопке Просмотр. Щелкнув на кнопке Просмотр еще раз, вы отмените просмотр.

3. Найти файлы, не являющиеся документами Word. Для этого из раскрывающегося списка Тип файлов выберите нужный тип файла.

4. Перейти к папке на один уровень выше, щелкнув на кнопке Переход на один уровень вверх.

5. Перейти в любую папку, дважды щелкнув на ее имени в списке папок.

6. Из раскрывающегося списка поля Папка выбрать нужную папку.

Если нужно быстро открыть документ, с которым вы недавно работали, обратитесь к списку недавно использовавшихся файлов Word вместо диалогового окна Открыть. Для просмотра этого списка откройте меню Файл, -- список находится в конце меню, прямо над командой Выход. Чтобы открыть файл из списка, выберите соответствующий ему номер или имя файла. В списке находятся файлы, которые вы сохранили совсем недавно.

Режимы просмотра.

В зависимости от выполняемой работы вы можете просматривать документ в окне Microsoft Word в различных режимах, рассмотренных ниже.

Обычный режим

Обычный режим (Normal View) удобен для ввода, редактирования и форма-тирования текста. Он позволяет увидеть все виды форматирования символов (шрифт, начертание, размер) и абзацев, но не показывает разметку страницы, некоторые элементы оформления страницы, например, колонтитулы, что ускоряет прокрутку документа в окне. В обычном режиме не виден рисунок, выполненный с использованием панели инструментов Рисование.

Для перехода в этот режим нажмите кнопку Обычный режим (Normal View) в левой части горизонтальной полосы прокрутки или выберите команду Обычный (Normal) в меню Вид (View).

Режим веб-документа

После выбора команды Веб-документ (Web Layout) в меню Вид (View) или нажатия кнопки Режим веб-документа (Web Layout View) в левой части горизонтальной полосы прокрутки вы можете увидеть, как будет выглядеть веб-страница после публикации в Интернете или интранете. В этом режиме текст переносится по границам окна, виден фон, графика, автофигуры отображаются, также как в окне обозревателя.

Режим разметки

Режим разметки (Print Layout) позволяет увидеть страницу с рисунками, многоколонным текстом, сносками, колонтитулами и полями в том виде, в каком она будет напечатана. Он позволяет регулировать размеры полей, редактировать колонтитулы, работать с графикой, удобен для компоновки страницы и размещения объектов. Однако, режим разметки больше загружает процессор, чем обычный. Он уступает по точности отображения страниц окну просмотра документа перед печатью (Print Preview). Рисунок, расположенный в графическом слое, в обычном режиме не отображается.

Для перехода в режим разметки используйте кнопку Разметка страницы (Print Layout View) в левой части горизонтальной полосы прокрутки или выберете команду Разметка страницы (Print Layout) в меню Вид (View).

Режим структуры

При работе с большими документами в ряде случаев желательно скрыть текст и рассматривать только заголовки различных уровней. В этом случае следует рассмотреть документ в режиме структуры. Для перехода в этот режим нажмите кнопку Режим структуры в левой части горизонтальной полосы прокрутки или выберет команду Режим структуры (Outline) в меню Вид (View).

Панель инструментов

В Microsoft Word предусмотрены 20 панелей инструментов: Стандартная, Форматирование, Visual Basic, WordArt, Автотекст, Базы данных, Веб-компоненты, Веб-узел, Настройка изображения, Область задач, Рамки, Рецензирование, Рисование, Слияние, Статистика, Структура, Таблицы и границы, Формы, Электронная почта, Элементы управления.

Панели инструментов можно убрать/добавить с помощью выполнения команд Вид -> Панели инструментов -> Название панели.

На панели инструментов можно добавить или удалить кнопки. Для этого на самой панели справа нужно нажать на кнопку со стрелками и на меню Добавить или удалить кнопки, затем на названии панели. Там, где это нужно поставьте или уберите галочки напротив нужных кнопок.

2. Ввод и редактирование текста. Выделение фрагментов текста. Форматирование и вставка символов. Создание списков. Проверка орфографии, тезаурус, перенос слов

Ввод и редактирование текста

После запуска программы Word на экране отображается пустой документ, созданный на основе шаблона NORMAL.DOT. Этот документ содержит символ конца файла и символ конца абзаца, но последний виден лишь в случае, если включен режим отображения непечатаемых символов. Курсор находится слева от символа конца абзаца. Можно сразу же приступать к вводу текста. Вводимый текст рассматривается программой Word как новый документ, который пока (до задания имени пользователем при сохранении) обозначается как Документ N (N=текущий номер).

Ввод текста

В программе Word предусмотрена функция автоматической верстки слов (автоматического переноса слов), поэтому нет необходимости по достижении курсором ввода текста границы окна нажимать какую-либо специальную клавишу, Word сам перейдет на новую строку (в пределах абзаца).

Нажав [Enter], можно начать новый абзац. Клавиша [Tab] переводит курсор в следующую позицию табуляции. Функции других клавиш описаны ниже.

Внесение исправлений в текст (вставка/замена)

Небольшие изменения вносятся в текст с помощью клавиш [Backspace] или [Del] либо вводом исправленного текста в режиме замены. В случае “крупномасштабных” изменений используются команды меню Правка: Вырезать, Копировать и Вставить (для этих операций предусмотрены сочетания клавиш и кнопки в инструментальной панели Стандартная). Опечатки в процессе ввода текста исправляются с помощью клавиши [Backspace]. При этом удаляются символы, стоящие слева от курсора. [Ctrl] и [Backspace] позвляют удалить целое слово слева от курсора. Нажатие клавиши [Ins] или двойной щелчок на поле ЗАМ в строке состояния активизирует режим замены.

Для вставки текста следует перевести курсор в нужную позицию, используя навигационные клавиши или мышь, и набрать вставляемый текст.

Вид введенного текста документа на экране зависит от выбранного режима представления (отображения) документа.

С помощью функции автоматической корректировки (Автозамены) в Word выполняется автоматическое исправление часто встречающихся ошибок непосредственно в процессе ввода текста. Список элементов Автозамены можно корректировать, добавляя в него свои “любимые” опечатки. Текст форматируется в процессе ввода или по завершении его.

Режим выделения и обработки текста определяется несколькими опциями, которые доступны в диалоговом окне Сервис/Параметры на вкладке Правка.

Замена прописных букв строчными и наоборот

Все прописные буквы в тексте можно сразу заменить строчными, а строчные -- прописными.

Выделите текст, в котором следует заменить строчные буквы прописными (и наоборот).

Нажимайте [Shift] + [F3] (оценивая результат преобразования) до тех пор, пока не будет получен нужный вариант написания. Сочетание клавиш [Shift] + [F3] последовательно преобразует:

- весь выделенный фрагмент в прописные буквы;

- весь выделенный фрагмент в строчные буквы;

- первую букву первого слова в предложении в прописную, а все остальные буквы -- в строчные.

Одно или несколько выделенных слов преобразуются в слова, записанные прописными буквами, посредством установки в окне Формат/Шрифт на вкладке Шрифт опции Все прописные.

Эффективность процедуры редактирования текста документа в Word можно повысить, если воспользоваться встроенными средствами копирования, удаления и вставки.

Буфер обмена

Буфер обмена является постоянно доступной во время рабочего сеанса областью памяти, к которой могут обращаться все программы, работающие в среде Windows. В буфер обмена переносятся, копируются, а затем извлекаются из него для вставки в документ текстовые фрагменты, иллюстрации и другие элементы.

Последняя вырезанная или скопированная порция текста хранится в буфере обмена.

Содержимое буфера обмена можно вставить в текст документа в нескольких позициях произвольное число раз.

Вырезание/удаление текста

Выделите подлежащую вырезанию/удалению текстовую область.

Нажмите [Shift] + [Del] или выполните команду Правка/Вырезать, или щелкните на кнопке Удалить в буфер стандартной панели инструментов, что позволит удалить вырезанный текст в буфер обмена. Прежнее содержимое буфера будет заменено удаляемым текстом.

Нажатие клавиши [Del] позволяет удалить выделенный текст. В этом случае удаленный текст не переносится в буфер обмена, а поэтому вставить его в другой позиции уже нельзя.

Нажатие [Alt] + [Backspace] отменяет удаление и восстанавливает удаленный текст.

Для выполнения процедуры специального удаления в Копилку в Word предусмотрено сочетание клавиш [Ctrl] + [F3]. Удаленный с его помощью фрагмент текста сохраняется в элементе Автотекста с именем Копилка. Этот элемент может быть в любой момент вставлен в произвольной позиции с помощью [Shift] + [Ctrl] + [F3].

Отдельные символы слева от курсора ввода удаляются с помощью [Backspace], а справа -- с помощью [Del].

Копирование текста в буфер обмена

Выделенный фрагмент текста можно скопировать в буфер обмена, а затем вставить в другом месте того же или иного документа (в том числе другого приложения). Форматирование текста при копировании в рамках Word остается без изменений.

Вставка содежимого буфера обмена

Поместите курсор в ту позицию документа, куда должен быть вставлен текст.

Нажимая [Shift] + [Ins], выбирая команду Правка/Вставить или выполняя щелчок на кнопке Вставить из буфера стандартной панели инструментов, вставьте содержимое буфера обмена в текст.

Этот способ позволяет вставить содержимое буфера обмена несколько раз.

Можно также перемещать текстовый фрагмент посредством буфера обмена. Для этого нужно сначала удалить текст в буфер, а затем, переместив курсор внужную позицию, вставить содержимое буфера обмена в текст.

Фрагменты текста могут быть перенесены и без использования буфера обмена.

Выделение текста

Для выполнения большинства команд редактирования или внесения изменений в текст необходимо предварительно соответствующим образом выделить подлежащий обработке текстовый фрагмент.

Выделение текста проще всего выполняется с помощью мыши, однако и с помощью клавиатуры можно выделить фрагмент текста посимвольно, пословно, предложение за предложением, абзац за абзацем.

Ввод символов, отсутствующих на клавиатуре

Символы, отсутствующие на клавиатуре (например, символы денежных единиц, математические символы и др.), вводятся в Word-документ одним из трех способов: с помощью сочетания [Alt] + ANSI-код, с помощью специальных сочетаний клавиш или посредством команды Вставить/Символ.

1. Поместите текстовый курсор в ту позицию, где должен быть введен символ, отсутствующий на клавиатуре.

2. Выберите команду Вставить/Символ. Открывается диалоговое окно.

3. Активизируйте вкладку Символы. При первом обращении к команде Вставить/Символ эта вкладка активна по умолчанию.

4. Из поля списка Шрифт выберите шрифт, содержащий нужный набор символов.

5. В наборе символов выделите нужный символ, выполняя на нем щелчок мышью.

После щелчка активный символ отображается увеличенным, а соответствующий ANSI-код символа выводится в строке состояния. Если для вставки этого символа предусмотрено специальное сочетание клавиш, оно выводится над таблицей символов справа.

1. С помощью кнопки Вставить или кнопки [Enter] выбранный символ вставляется в текст в позиции курсора.

2. При необходимости повторите шаги 4...6 для вставки в текст других символов.

3. С помощью кнопки Закрыть или Отмена закройте диалоговое окно.

Специальные символы, которые используются программой Word для форматирования документа (мягкий перенос, неразрывный пробел и др.), вводятся путем нажатия специально предусмотренных сочетаний клавиш или посредством вкладки Специальные символы диалогового окна Вставить/Символ.

Пользователь может сам назначить необходимым символам подходящие сочетания клавиш для ускорения процедуры вставки.

Проверка орфографии

С помощью аппарата проверки правописания Word находит и устраняет опечатки в тексте документов. Существуют три способа исправления орфографических ошибок и опечаток:

- посредством Автозамены во время ввода текста с клавиатуры;

- с помощью автоматической прверки орфографии во время ввода текста с клавиатуры;

- применением команды Сервис/Орфография к готовому тексту.

Орфография. Принцип действия:

Word проверяет слово, выделенный текстовой фрагмент или весь текст с помощью словарей, входящих в состав программы или покупаемых отдельно. Все отсутствующие в словаре слова помечаются в тексте (подчеркиваются красной волнисто чертой). Их можно проверить и исправить вручную, включить в словарь, а можно проигнорировать отметку.

Процедура проверки правописания зависит от наличия выделения:

- Если выделено слово или часть текста, проверке подвергается выделенный фрагмент.

- Если в результате этой проверки ошибки не обнаружены, поступит запрос о том, следует ли проверить оставшуюся часть документа.

- Если ошибки обнаружены, то их можно исправить. Затем можно продолжить проверку (для оставшейся части документа).

- Если ничего не выделено, автоматически выполняется проверка от позиции курсора до конца документа, а затем от начала до позиции курсора.

Тезаурус

Тезаурус (словарь синонимов) оказывает помощь при составлении текстов.

Для переноса слов, проверки орфографии, выбора синонимов используются соответствующие словари. Язык фрагмента текста определяет словари, которые будут использоваться при проверке этого фрагмента.

Работа с тезаурусом.

Word располагает возможностью показа на экране синонимов выбранных слов во время обработки текста.

1. Выделите слово, для которого нужно найти синоним, или поместите курсор перед данным словом, внутрь него или непосредственно после него. Можно выделить одновременно до шести слов, которые в данном случае рассматриваются как связная формулировка.

2. Выполните команду Сервис/Тезаурус или нажмите [Shift] + [F7]. В диалоговом окне будут выведены -- если они есть в словаре -- синонимы для разных значений выделенного слова.

3. В поле списка Значения выберите значение, для которого необходимо показать список синонимов.

4. В результате выбора слова в списке Значения и щелчка на кнопке Поиск (или двойного щелчка на одном из элементов списка) на экране будут отображены синонимы выделенного в тексте слова в выбранном значении.

5. Выберите подходящий синоним и с помощью кнопки Заменить замените слово в тексте выбранным синонимом. Посредством кнопки Отмена или клавиши [Esc] в любой момент можно окончить работу с тезаурусом и вернуться к тексту.

Перенос слов

Для улучшения внешнего вида документа в Word предусмотрена операция переноса слов, которая может выполняться автоматически (даже во время ввода текста) или вручную (принудительно).

При выполнении операции расстановки переносов в слово можно вставить так называемый мягкий перенос, который будет представлен на экране дефисом только в случае разрыва слова в данной позиции при переносе части слова на следующую строку.

В Word различаются три разновидности знаков переноса слов:

- Обычный перенос.

- Необязательный или мягкий перенос. Мягкий перенос рекомендуется использовать для разбиения слов на слоги.

- Неразрывный дефис. Этот символ используется для предотвращения разрыва слова по символу дефиса в конце строки при переносе части слова в предыдущую строку.

Расстановка переносов.

1. Выделите фрагмент текста, в котором необходимо выполнить разбиение на слоги. Задайте язык документа с помощью команды Сервис/Язык. Правила расстановки переносов учитывают язык документа.

2. Выполните команду Сервис/Расстановка переносов.

3. В диалоговом окне Расстановка переносов активизируйте опцию Автоматическая расстановка переносов. Если эта опция активизирована, переносы будут автоматически расставляться уже при вводе с клавиатуры в данный документ.

4. Задайте подходящее значение опции Переносы в словах из ПРОПИСНЫХ БУКВ. Если она активизирована, то даже слова, которые целиком записаны прописными буквами, будут при необходимости разрываться по слогам при переходе на следующую строку.

5. Определите ширину зоны переноса. Меньшая ширина зоны уменьшает неровность правого края текста, но увеличивает число переносов.

6. В поле Макс. число последовательных переносов задайте подходящее значение. Введенное здесь число определяет, сколько строк подряд могут заканчиваться символом переноса (дефисом). Если в ходе автоматической расстановки переносов число следующих одна за другой подряд строк, завершающихся дефисом превысит заданную величину, то Word не разрывает последнее слово следующей строки, а переносит его целиком.

7. Нажмите кнопку OK или клавишу [Enter], чтобы запустить процедуру расстановки переносов. При отсутствии выделения расстановка выполняется во всем документе.

Расстановка переносов вручную

Для каждого подлежащего переносу слову пользователь может сам указать позицию разрыва (переноса), выполняя тем самым принудительную расстановку переносов в выделенной области или во всем документе.

3. Параметры страницы. Печать документа

Параметры страницы.

Поля листа, размер используемой бумаги, ориентация страницы при печати, вертикальная - книжная или горизонтальная - альбомная, и др. параметры печати задаются в диалоговом окне Файл - Параметры страницы.

Как в данном окне, так и в других диалоговых окнах, если после ввода параметров нажать на кнопку По умолчанию…, то заданные параметры будут использоваться во всех вновь создаваемых документах.

Печать документа

Документ можно напечатать несколькими способами:

1. Если документ не открыт:

Переместите значок файла из папки Мой компьютер (My Computer) или проводника Windows на соответствующий значок принтера в папке Принтеры (Printers); выделите значок файла в окне программы Мой компьютер (My Computer) или проводника и выберите команду Печать (Print) в меню Файл (File);

2. Если документ открыт и представлен в активном окне:

Выберите команду Печать (Print) в меню Файл (File) и задайте установки для печати в диалоговом окне Печать (Print) (рис. 12.8), т.е. задайте, на каком принтере будет печататься документ, количество копий и т.д. Команду Печать дублируют клавиши Ctrl+Shift+F12; нажмите кнопку Печать (Print) на панели инструментов Стандартная -- будет распечатана одна копия всего документа в соответствии с установками, сделанными по умолчанию, без отображения на экране диалогового окна; нажмите клавиши Ctrl+P; в диалоговом окне Предварительный просмотр (Print Preview) нажмите кнопку Печать или выберите команду Печать (Print) в меню Файл (File).

Печать документов выполняется в фоновом режиме, который позволяет продолжить работу практически сразу после отправки документа на печать.

Настройка печати

После активизации команды Печать (Print) в меню Файл (File) появляется окно которое позволяет сделать установки, приведенные ниже. Выбранные настройки действуют в течение текущего сеанса работы. При новом запуске программы они изменяются на заданные по умолчанию. В рамке Принтер (Printer):

В раскрывающемся списке имя (Name) выбирается модель принтера, на котором будет производиться печать документа. Если установлено несколько принтеров, то можно задать любой из них в качестве стандартного(по умолчанию). На нем будет выполнена печать, если не будут сделаны специальные установки.

Установка флажка печать в файл (Print to file) обеспечивает запись документа в специальный файл печати, что позволяет, записав файл на магнитный носитель, перенести его на другой компьютер и.напечатать на другом принтере, не открывая исходного приложения. Файл имеет расширение *.рrn и обычно используется, если на рабочем месте пользователя нет принтера, обеспечивающего нужное качество печати или. когда вы хотите распечатеть файл на другом принтере, сохранив настройки, связанные с разметкой страниц. На устройстве для печати документа необходимо установить тот драйвер принтера, для которого записан файл.

В поле число копий (Number of copies) вводят с клавиатуры число, указывающее, какое количество копий должно быть напечатано. Число копий можно задать с помощью мыши, щелкнув требуемое количество раз одну из стрелок с правой стороны поля. Все копии одной страницы печатаются друг за другом. Установка флажка разобрать по копиям (Collate) обеспечивает печать сначала всех страниц первой копии документа, затем второй и т.д., что позволяет избежать путаницы при разборке документа. Флажок рекомендуется снять, если выполняется печать в файл. После щелчка кнопки Свойства (Properties) или активизации одноименной команды в меню Файл появляется новое диалоговое окно с несколькими вкладками. Вкладки используются для настройки печатающего устройства и организации печати документа. Перечень параметров, представленных на вкладках, зависит от печатающего устройства. Группа Масштаб (Zoom) позволяет выполнить печать на бумаге нестандартного размера.

После того как вы нажмете кнопку ОК, в строке состояния окна документа отобразится значок принтера и количество подготовленных для печати страниц. После завершения печати документа значок исчезает.

Печать части документа

Если вы хотите напечатать одну страницу, поместите курсор в любое место этой страницы и в диалоговом окнеПечать (Print) в группе Страницы (Page Range) установите переключатель в положениетекущая (Currentpage). Этой опцией удобно пользоваться для проверки принтера.

Чтобы напечатать несколько страниц, установите этот переключатель в положение номера (Pages) и введите нужные номера (диапазон) страниц. Между номерами страниц поставьте запятые, начальная и конечная страница диапазона разделяются дефисом, например, 6, 8, 10-15.

Для печати только выделенного фрагмента документа откройте диалоговое окно Печать, поставьте переключатель в положениевыделенный фрагмент (Selection) и нажмите кнопку ОК.

Печать на двух сторонах листа

Раскрывающийся список Включить (Print) позволяет напечатать как Все страницы диапазона (All pages in range), так иНечетные страницы (Oddpages) или Четные страницы (Even pages). Вы можете напечатать часть документа на одной стороне листов (например, четные страницы), а затем, используя другой элемент списка, напечатать оставшуюся часть на другой стороне листов.

4. Работа с таблицами: создание, вставка и удаление строк, столбцов, перемещение, копирование, измерение высоты, ширины строки, столбца, объединение ячеек, сортировка

Создание таблицы с помощью кнопки Нарисовать таблицу (Draw Table):

Для быстрого создания таблицы собственного дизайна, используйте режим Нарисовать таблицу (Draw Table).

Отобразите на экране панель инструментов Таблицы и обрамление (Tables and Borders), если она не видна.

Проверьте установки в списках Стиль линии (Line Style), Ширина линии (Line Weight) и цвет с помощью кнопки Цвет линии (Line Color) и убедитесь, что они подходят для таблицы которую вы хотите нарисовать.

Щёлкните на кнопке Нарисовать таблицу (Draw Table) панели инструментов Таблицы и обрамление (Tables and Borders). Указатель мыши превратится в ручку.

Щёлкните в документе и, удерживая левую кнопку нажатой, создайте форму для таблицы.

Щёлкая и перемещая указатель, создавайте строки и столбцы. WORD отрегулирует высоту строки так, чтобы сделать её для всех строк одинаковой. Щёлкните повторно на кнопке Нарисовать таблицу (Draw Table), когда вам понадобится восстановить нормальное состояние курсора мыши для работы в таблице.

Для того чтобы убрать лишние линии, щёлкните на кнопке Ластик (Eraser) и протащите указатель мыши по тем линиям, которые вы хотите вытереть. Щёлкните повторно на кнопке Ластик (Eraser) чтобы восстановить нормальное состояние курсора мыши.

Быстрая вставка таблицы с помощью кнопки Вставить таблицу (Insert Table):

Простейший способ вставить таблицу - это щёлкнуть на кнопке Вставить таблицу (Insert Table) панели инструментов Стандартная (Standart). Поместите курсор мыши в левый верхний угол появившейся таблицы, нажмите правую кнопку и, удерживая её нажатой, протащите по клеткам таблицы вправо и вниз до тех пор, пока не выделите требуемое количество строк и столбцов, а затем отпустите кнопку. WORD создаст таблицу вместе с обрамлением.

Вставка таблицы с помощью команды Вставить таблицу (Insert Table):

Также вы можете вставить таблицу, сначала выбрав Таблица >Вставить таблицу (Table >Insert Table), а затем указав значения в окошках Количество столбцов (Number of Columns), Количество строк (Number of Row), Ширина столбца (Column Width) диалогового окна Вставить таблицу (Insert Table).

Вставка и удаление строк, столбцов и ячеек

Перед тем, как вставлять и удалять строки, столбцы или группы ячеек необходимо предварительно выделить соответствующую часть таблицы. Ячейка, строка или столбец выделяются следующим образом:

После выделения одной ячейки, строки или столбца можно не отпускать мыши и перетаскиванием добавить дополнительные ячейки, строки или столбцы.

Другой способ выделения группы расположенных рядом ячеек - установить курсор в ячейке и, удерживая нажатой клавишу SHIFT, нажимать клавишу со стрелками.

Если индикатор NUM LOCK на клавиатуре не горит, можно выделить всю таблицу с сочетанием клавиш ALT+5.

Добавление целых строк или столбцов в таблице происходит так:

1. Чтобы вставить новые строки в определенном месте таблицы, выделите строки, находящиеся непосредственно под этим местом; количество выделяемых рядов должно быть равно количеству вставляемых строк.

Чтобы вставить всего 1 строку, достаточно установить курсор в любом месте строки, над которой вы хотите произвести добавление. Аналогично, для вставки столбцов выделите справа от места вставки столько столбцов, сколько вы собираетесь вставить. Чтобы добавить один столбец необходимо выделить столбец справа от места вставки.

2. Нажмите кнопку Вставить строки (Insert Rows) или Вставить столбцы (Insert Columns) на стандартной панели инструментов.

Для вставки в таблицу используется всего одна кнопка стандартной панели инструментов. Когда в таблице выделены строки, столбцы или ячейки, название кнопки меняется соответственно на Вставить строки, Вставить столбцы или Вставить ячейки (Insert Cells). Когда курсор просто находится в ячейке, кнопка называется Вставить строки. За пределами таблицы она получает название Вставить таблицу и применяется для создания в документе новых таблиц.

Кроме того, вы можете щелкнуть на выделенном фрагменте таблицы правой кнопкой мыши и выполнить в контекстном меню команду Вставить столбцы, Вставить строки или Вставить ячейки.

В конце каждой ячейки Word хранит так называемый маркер ячейки, а в конце каждой строки- маркер конца строки. Эти маркеры можно сделать видимыми, если нажать кнопку Непечатаемые символы на стандартной панели инструментов.

На этапе 1 приведенного выше алгоритма при вставке рядов необходимо включать в выделенный фрагмент маркеры конца строк, независимо от того, видны они на экране или нет. Чтобы вставить столбец с правого края таблицы, необходимо перед нажатием кнопки Вставить столбцы выделить столбец, состоящий из маркеров конца строк.

Как мы узнали ранее, можно вставить строку в конце таблицы, нажимая клавишу ТАВ в последней ячейке:

1. Выделите блок ячеек таблицы, количество и расположение которых совпадают с количеством и расположением вставляемых ячеек.

2. Нажмите кнопку Вставить ячейки или щелкните на выделенном блоке правой кнопкой мыши и выполните в контекстном меню команду Вставить ячейки. Word открывает окно диалога Вставка ячеек.

3. Включите опцию Со сдвигом вправо (Shift Cells Right), чтобы при вставке новых ячеек Word сдвинул уже существующие ячейки вправо, или же опцию Со сдвигом вниз (Shift Cells Down), аналогично. Кроме того, можно выбрать опцию Вставить целую строку(Insert Entire Row) или Вставить целый столбец (Insert Entire Column), чтобы вставить полные строки или столбцы, даже если в таблице были выделены лишь отдельные ячейки.

Чтобы удалить из таблицы строки, столбцы или ячейки, достаточно выделить их и выполнить команду Удалить строки (Delete Rows), Удалить столбцы (Delete Columns) или Удалить ячейки (Delete Cells) в меню Таблица. Кроме того, можно щелкнуть на выделенном фрагменте правой кнопкой мыши и выполнить в контекстном меню эти же команды. Если выделенный фрагмент не содержит полных строк или столбцов, Word открывает окно диалога Удаление ячеек, в котором указывается перестановка ячеек таблицы после удаления выделения.

Чтобы удалить содержимое строк, столбцов или ячеек (т. е. Находящийся в них текст или графику), но оставить сами ячейки, выделите строки, столбцы или ячейки и нажмите клавишу DEL.

Перемещение и копирование строк, столбцов и ячеек

Чтобы переместить на новое место в таблице целые строки или столбцы, выделите их и мышью перетащите на новое место. Строки или колонки пропадают на своем бывшем месте и появляются на новом. Чтобы строки и столбцы копировались, а не перемещались, удерживайте нажатой во время перетаскивания клавишу CTRL. При выделении строк таблицы необходимо включать в выделение маркеры конца строк, в противном случае перемещается или копируется только содержимое ячеек.

Изменение ширины столбца

Проще всего изменить ширину столбца, поместив курсор мыши у правой границы столбца, там, где он превратится в раздвоенную вертикальную черту с двумя противоположно направленными горизонтальными стрелками. После этого нажмите на левую кнопку мыши и, удерживая её нажатой, перетащите правую сторону столбца в подходящее место. Если вы хотите изменить только столбец, расположенный слева от перетаскиваемой вами границы, удерживайте нажатой клавишу SHIFT во время перетаскивания.

Чтобы установить ширину столбца более точно, поместите курсор в столбец, ширину которого вы хотите изменить, а затем выберите Таблица >Высота и ширина ячейки (Table >Cell Height and Width). В диалоговом окне Высота и ширина ячейки (Cell Height and Width) активизируйте вкладку Столбец (Column), а затем установите ширину столбца в окошке Ширина столбца n (Width of Column n)

Изменение высоты строки.

WORD автоматически устанавливает высоту строки таблицы по мере того, как вы добавляете туда текст (или удаляете оттуда текст) или изменяете высоту содержимого ячеек таблицы. Но вы можете также установить высоту строки вручную, поместив в неё курсор и выбрав Таблица >Высота и ширина ячейки (Table >Cell Height and Width). WORD отобразит диалоговое окно I>Высота и ширина ячейки (Cell Height and Width). Если вкладка Строка (Row) не отображена на переднем плане, щёлкните на её корешке. Из ниспадающего списка Высота строки n (Height of Row n) выберите Покрайней мере (At Least), чтобы ввести минимальную высоту строки, иди Точно (Exactly), чтобы ввести точное значение высоты. Затем введите единицы измерения в окошко В (At).

Используйте кнопки Предыдущая строка (Previous Row), Следущая строка (Next Row) для перемещения между различными строками и установки их высоты.

Установите флажок Разрешить перенос строк через страницы (Allow Row to Break Across Pages), если вы работаете с длинными ячейками, которым вы можете позволить разбиваться при переходе со страницы на страницу.

Щёлкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.

Объединение ячеек.

После выполнения необходимых установок в таблице вы можете спланировать свою таблицу специальным образом, а именно объединением ячеек. Для слияния ячеек выделите их, а затем щёлкните на кнопке Объединить ячейки (Merge Cells) панели инструментов Таблицы и рамки (Tables and Borders), или выполните правый щелчок и выберите Объединить ячейки (Merge Cells) из контексного меню, или выберите Таблица >Объединить ячейки (Table >Merge Cells). WORD будет соединять ячейки в одну, помещая содержимое каждой ячейки в отдельный абзац в объединённой ячейке; вы можете потом удалить маркеры абзацев, чтобы соединить текст в один абзац, если это необходимо.

Сортировка.

Сортировка содержимого таблицы.

1. В режиме разметки установите указатель на таблице таким образом, чтобы отобразился значок перемещения таблицы.

2. Щелкните значок перемещения, чтобы выделить таблицу, в которой требуется выполнить сортировку.

3. В группе Средства таблицы щелкните вкладку Макет, а затем в группе Данные выберите команду Сортировать.

4. В диалоговом окне Сортировка выберите необходимые параметры.

Сортировка отдельного столбца таблицы.

1. Выделите столбец, который требуется отсортировать.

2. В группе Средства таблицы щелкните вкладку Макет, а затем в группе анные выберите команду Сортировать.

3. Установите переключатель Список в положение Строка заголовка или без строки заголовка.

4. Нажмите кнопку Параметры.

5. В области Параметры сортировки установите флажок только столбцы.

6. Нажмите кнопку ОК.

Сортировка столбца по нескольким словам или полям

Чтобы выполнить сортировку данных в таблице по столбцу, содержащему несколько слов, необходимо предварительно разделить эти данные, включая строку заголовка, определенными знаками. Например, если ячейки столбца содержат имя и фамилию, можно разделить их запятой.

1. Выделите столбец, который требуется отсортировать.

2. В группе Средства таблицы щелкните вкладку Макет, а затем в группе Данные выберите команду Сортировать.

3. Установите переключатель Список в положение Строка заголовка или без строки заголовка.

4. Нажмите кнопку Параметры.

5. В области Разделитель полей выберите знак, который должен разделять слова или поля, по которым будет производиться сортировка, а затем нажмите кнопку ОК.

6. В области Сортировать по в списке По: выберите слово или поле, по которому будет выполнена сортировка.

7. В первом списке Затем по выберите столбец, содержащий необходимые данные, а затем в списке По укажите слово или поле, по которому будет производиться сортировка.

8. При необходимости задайте дополнительный столбец сортировки, повторите этот шаг во втором списке.

9. Нажмите кнопку ОК.

5. Запуск и выход из программы. Создание презентаций с помощью мастера автосодержания, шаблонов презентаций

Для того, чтобы запустить программу PowerPoint, зайдем в меню Пуск -> Все программы, найдем там группу программ Microsoft Office и в ней - Microsoft Office PowerPoint.

Как и большинство программ, программу Microsoft PowerPoint можно закрыть щелкнув на кнопку в заголовке окна. Кроме того, можно выбрать пункт меню Файл/Выход. При закрытие программы будут поочередно закрыты все открытые и созданные в процессе работы презентации. Если какой-то из документов не сохранен программа выведет соответствующее сообщение и спросит сохранить презентацию. В этом случае щелкнув на кнопку Да вы сохраните презентацию (если презентация новая, программа попросит задать папку и имя для файла). При щелчке на кнопку Нет программа закроет презентацию без изменений. Кнопка Отмена позволяет отказаться от закрытия программы и продолжить работу.

PowerPoint позволяет создать презентацию несколькими способами. Один из них -- использование мастера автосодержания (AutoContent wizard), который призван сэкономить время составления презентации за счет помощи в организации ее структуры. Мастер автосодержания позволяет создать профессионально оформленную презентацию требуемого содержания и дизайна, используя шаблоны из обучающего курса Карнеги (Dale Carnegie Training).

Для отображения области задач Создание презентации (New Presentation) на экране выберите в меню Файл (File) команду Создать (New). В первом диалоговом окне мастера автосодержания приводится начальная информация, о том, что мастер предлагает замысел и структуру будущей презентации. В левой части окна приводится перечень этапов работы по созданию презентации. Чтобы создать презентацию с параметрами, предлагаемыми по умолчанию, на любом этапе нажмите кнопку Готово (Finish). Если вы решили отказаться от презентации, то нажмите кнопку Отмена (Cancel).

После нажатия кнопки Далее (Next) на экране отобразится второе диалоговое окно мастера, предлагающее выбрать в списке вид подходящей презентации. Квадратик рядом с надписью Вид презентации (Presentation type) закрасится в зеленый цвет, указывая, что это окно является текущим. Презентации самых различных видов распределены по категориям. Нажмите кнопку интересующего вас вида презентации, например, Проекты (Projects), затем выделите строку, например, Обзор проекта (Project Overview) и нажмите кнопку Далее (Next).

Чтобы добавить в список свою презентацию, нажмите сначала кнопку нужного вида, а затем кнопку Добавить (Add). На экране отобразится диалоговое окно, предлагающее выбрать шаблон презентации.

В третьем окне Мастер автосодержания предлагает положением переключателя выбрать способ показа презентации- презентация на экране (On screen presentation), презентация в Интернете (Web presentation), черно-белые прозрачки (Black and white overheads) и т.д. Для выбранного варианта мастер автоматически подбирает наилучшую цветовую схему. Вы можете добавить новый шаблон, который станет доступным при следующем использовании мастера.

На заключительном этапе мастер автосодержания предложит вам ввести Заголовок презентации (Presentation Title) и нижний колонтитул (Footer), который будет отображаться в нижней части каждого слайда (22.11). Если вы в дальнейшем захотите изменить текст, расположенный на каждом слайде, то выберите в меню Вид (View) команду Колонтитулы (Header and Footer).

6. Слайды как основной объект Powerpoint. Создание и редактирование слайдов. Дизайны оформления слайдов. Показ слайдов: настройка анимации, перехода слайдов, времени, просмотр презентации

Основным объектом обработки программы PowerPoint является слайд.

Слайд - это отдельный кадр презентации, который может включать в себя заголовок, текст, графику, диаграмму и т.д.

На слайде может размещаться информация следующих видов.

Текстовая. Текстовая информация размещается на слайдах в виде надписей, которые имеют свой размер, цвет или заливку фона, толщину цвет и тип границы. Так же у каждой надписи может быть определен шрифт (гарнитура, размер, цвет, начертание) и выравнивание.

Числовая. Числовая информация может быть представлена либо как набор соответствующих символов (текстом), либо в виде электронной таблицы (некоторый аналог таблиц Excel). Эти таблицы могут использоваться как для проведения расчетов и представления результатов во время показа презентации, так и для построения диаграмм различного рода, необходимых при показе.