Работа с программами Microsoft Office

Графическая. Графическая информация на слайдах может быть представлена либо в качестве графических примитивов (линий и простых фигур), стандартных картинок, входящих в пакет MS Office и доступных во всех программах из этого пакета, либо внедренными пользовательскими рисунками.

Видеоинформация. Видео ролики могут быть внедрены на слайд, и воспроизводится во время показа либо автоматически, либо по действию пользователя.

Звук. Звуковые файлы могут использоваться либо как самостоятельные объекты, несущие на себе смысловую нагрузку в презентации, либо как дополнительный эффект при анимационном сопровождении презентации.

Слайд имеет следующие свойства:

Фон. Фоном слайда может быть либо какой-то цвет, либо градиентная заливка (смешивающиеся в разном сочетании цвета), либо заливка узором (штриховка) или текстурой (размноженное графическое изображение). Так же пользователь может поместить на фон собственный рисунок.

Разметка. Разметка определяет, где на слайде и какая будет располагаться информация. Разметка определяет наиболее часто используемые варианты размещения информации. Однако при любой разметке пользователь может разместить на любом слайде любые объекты из списка возможных (читать выше).

Цветовая схема. Цветовая схема это набор заданных цветов фона, текста и разных вспомогательных объектов. Цветовые схемы можно редактировать. Кроме этого, при установленной цветовой схеме можно самостоятельно задавать необходимые цвета всем объектам.

Анимационный эффект. Анимационный эффект определяет каким образом один слайд будет сменять другой.

Еще одно свойство слайда, это будет ли слайд показан при просмотре презентации или нет.

Создание и редактирование слайдов.

Новый слайд можно создать следующими способами:

1. выбрать команду Создать слайд (New Slide) в меню Вставка (Insert);

2. нажать кнопку Новый слайд (New Slide) на панели инструментов Форматирование;

3. нажать клавиши Ctrl+ь (Ctrl+M).

Чтобы добавить новый слайд с той же разметкой, какую имеет текущий слайд, нажмите кнопку Новый слайд (New Slide) на панели инструментов Форматирование, удерживая нажатой клавишу Shift. Если не выделить на новом слайде область для ввода текста, то новый текст будет помещен в заголовке слайда.

Чтобы преобразовать текстовый документ в формате структуры в слайд, выберите команду С лайды из структуры (Slides from Outline) в меню Вставка (Insert).

Увеличение или уменьшение количества слайдов в презентации

Добавить в определенном месте презентации слайд можно несколькими способами:

1. * установите указатель мыши в области структуры правее заголовка слайда и нажмите клавишу Enter;

2. * установите указатель мыши в области структуры на следующей строке после заголовка левее текста слайда и нажмите кнопку Повысить уровень (Promote) на панели инструментов Структура (Outlining).

Подобным образом можно разделить текст одного слайда на два или объединить два слайда. Чтобы объединить два слайда, установите указатель мыши в области структуры в месте разрыва и нажмите клавишу Enter. Затем, не перемещая курсора, нажмите кнопку Повысить уровень (Outline Promote). На экране отобразится значок нового слайда.

Создание слайда, содержащего итоговую информацию

Предусмотрена возможность создания слайда, содержащего итоговую информацию (Summary Slide) по материалам, представленным в других слайдах. Чтобы создать такой слайд, выделите в окне PowerPoint слайды, заголовки которых должны войти в итоговый слайд, выберите в меню Ввд (View) команду Сортировщик слайдов (Slide Sorter) и нажмите кнопку Итоговый слайд (Summary Slide) на панели инструментов Сортировщик слайдов (Slide Sorter) или нажмите одноименную кнопку на панели инструментов Структура (ее можно отобразить в режиме Обычный). Появится новый слайд, содержащий маркированный список заголовков выделенных слайдов.

PowerPoint позволяет редактировать каждый слайд по отдельности в режиме Слайды, а также просматривать все слайды одновременно в режиме Сортировщик слайдов. Для переключения режимов просмотра можно использовать пункт Вид из меню приложения или панель кнопок, которая располагается в нижнем левом углу экрана.

После выбора режима просмотра Сортировщик слайдов в окне приложения появятся все слайды созданной презентации. В этом режиме удобно редактировать последовательность слайдов презентации. Слайд можно выделить, скопировать в буфер, вырезать, вставить из буфера или удалить. Слайды также легко поменять местами, перетащив, на нужное место.

Показ слайдов.

Выбираемый способ запуска показа слайдов зависит от преследуемых целей и аудитории. Можно сохранить презентацию с расчетом ее запуска в виде показа слайдов или осуществлять показ непосредственно из PowerPoint. Ход любой презентации можно автоматизировать, например, для стенда или киоска; такой показ идет в бесконечном цикле.

Для запуска показа слайдов из PowerPoint любое из указанных действий:

Нажмите кнопку Демонстрация, расположенную в левом нижнем углу окна презентации.

Выберете в меню Показ слайдов/Показ.

Выберете в меню Вид/Показ слайдов.

Для запуска показа слайдов из основного экрана предварительно надо сохранить файл слайдов в формате показа. Для этого выполните следующие действия:

Откройте презентацию, сохраняемую в виде показа слайдов.

Выберите в меню Файл/Сохранить как.

В списке Тип файла выберите Показ слайдов PowerPoint.

Для запуска показа слайдов в окне "Мой компьютер" или через "Проводник" найдите соответствующий файл, щелкните имя файла правой кнопкой мыши, затем выберите команду Показ слайдов. Более удобен показ слайдов с "Рабочего стола" (по ярлыку на рабочем столе).

Способы проведения показа слайдов. Существует три способа проведения показа слайдов. Для выбора нужного способа установите соответствующий переключатель в диалоговом окне Настройка презентации (меню Показ слайдов).

Управляемый докладчиком. Слайды отображаются во весь экран, ведущий получает контроль над презентацией; он может проводить ее вручную или в автоматическом режиме, останавливать ее для записи замечаний или действий, а также вести запись звука во время презентации.

Управляемый пользователем. Презентация показывается на малом экране, например, при просмотре одним пользователем по локальной сети, имеются команды смены слайдов, редактирования, копирования и печати слайдов. Для перехода к другому слайду используется полоса прокрутки.

Автоматический. Автоматическую презентацию, например, на выставочном стенде или в другом подобном месте можно подготовить с расчетом недоступности большинства меню и команд и автоматического повторения слайдов в непрерывном цикле.

Для подготовки автоматического показа слайдов откройте презентацию, выберите в меню Показ слайдов/Настройка презентации, затем установите переключатель Автоматический. При этом автоматически установится флажок Непрерывный цикл до нажатия “Esc” (если не нужно, снять этот флажок). При показе в этом режиме может осуществляться автоматическая (с установленными интервалами времени) или ручная смена слайдов (с помощью щелчка мыши).

Для установления перехода по щелчку или по интервалу времени выполните следующие действия:

В режиме слайдов или режиме сортировщика выделите нужные слайды.

Выберите в меню Показ слайдов/Переход слайда, в группе Продвижение установите флажок По щелчку мыши или Автоматически после, в последнем случае укажите интервал показа слайда на экране в секундах. Чтобы применить установленный интервал ко всем выделенным слайдам, нажмите кнопку Применить, если применить интервал ко всем слайдам, нажмите кнопку Применить ко всем.

Повторите эти действия для каждого слайда, в отношении которого устанавливается время показа.

Замечание. Чтобы в ходе показа переходить на следующий слайд только по команде Далее из открывающегося меню, сбросьте флажки По щелчку мыши и Автоматически после.

Для управления показом слайдов в полноэкранном режиме используются специальные клавиши, например, переход к следующему слайду - N, ENTER, ПРОБЕЛ или щелчок мышью; вернуться к предыдущему - Р или BACKSPACE, перейти к слайду <номер>-<номер>+ ENTER и т. д. Для получения на экране клавиш управления нажмите клавишу F1 во время показа слайдов.

Анимация в PowerPoint - это введение специальных визуальных или звуковых эффектов в графический объект или текст. Анимация является одним из самых выразительных средств PowerPoint. Установка параметров анимации позволяет контролировать способы появления объектов и текста на слайде во время презентации. Чтобы добавить анимацию в какой-либо объект необходимо его выделить, а затем выбрать пункт Показ слайдов->Настройка анимации, где необходимо выбрать и вставить нужный эффект и настроить его воспроизведение.

Во время показа предварительно можно задать интервал времени показа каждого слайда в секундах. Первый способ -- установить время показа каждого слайда вручную и затем для проверки провести показ слайдов. Другой способ -- использовать средство репетиции, позволяющее автоматически записывать интервалы в процессе репетиции. При необходимости их можно подрегулировать и повторно провести репетицию с новыми значениями.

Установка вручную интервалов показа слайдов

В режиме слайдов или режиме сортировщика выделите слайды, для которых устанавливаются интервалы показа слайдов.

В меню Показ слайдов выберите команду Переход слайда.

В группе Продвижение установите флажок Автоматически после, затем укажите интервал показа слайда на экране в секундах.

Чтобы применить установленный интервал ко всем выделенным слайдам, нажмите кнопку Применить.

Чтобы применить интервал ко всем слайдам, нажмите кнопку Применить ко всем.

Повторите эти действия для каждого слайда, в отношении которого устанавливается время показа.

Для просмотра установленных интервалов нажмите кнопку Показ слайдов.

Автоматическая установка времени перехода слайдов на репетиции

Выберите в меню Показ слайдов команду Настройка времени, по которой начинается показ слайдов в режиме репетиции.

Для перехода к очередному слайду нажмите кнопку смены слайда.

По завершении показа нажмите кнопку Да, чтобы утвердить установленные времена, или кнопку Нет, чтобы установить заново.

Просмотр во время показа слайдов интервалов, установленных на репетиции

Выберите в меню Показ слайдов команду Настройка презентации.

В группе Смена слайдов щелкните Вручную и нажмите кнопку OK.

Выберите в меню Показ слайдов команду Показ.

Щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Хронометр.

В окне хронометра отображен текущий интервал показа слайда в сравнении с интервалом, установленным в ходе репетиции.

Хронометр

Если вы установили интервалы показа слайдов, но решили проводить презентацию, вручную меняя слайды, хронометр позволит контролировать ход показа, сопоставляя ваши темпы с интервалами, заданными при репетиции. Это может потребоваться, например, если на презентацию отведено определенное число часов, а вы решили оставить время для ответов на вопросы.

Числа вверху окна хронометра обозначают, сколько времени показывается текущий слайд, а числа внизу сколько времени прошло с начала показа слайдов. В строке, расположенной посередине, отражается ход показа слайда в сравнении с репетиционным временем. Если вы укладываетесь в репетиционный график, отображаются зеленые квадратики; в противном случае желтые квадратики, а если отставание от графика становится значительным красные квадратики. Строка, идущая вдоль нижнего края окна хронометра, отображает, как идет показ слайдов по сравнению с репетицией -- слишком быстро или слишком медленно.

Для запуска хронометра щелкните в процессе показа правой кнопкой мыши и выберите команду Хронометр.

Переход

Специальный эффект, используемый при отображении очередного слайда в ходе показа. Например, можно обеспечить появление слайда из затемнения или наплывом. Можно выбрать наиболее подходящий вид перехода; скорость перехода можно варьировать.

Добавление переходов в показ слайдов

В режиме слайдов или режиме сортировщика выделите слайды, для которых следует добавить переходы.

В меню Показ слайдов выберите команду Переход слайда.

В списке Эффект выберите нужный вариант перехода, затем установите другие необходимые параметры.

Чтобы применить переход к выделенному слайду, нажмите кнопку Применить.

Чтобы применить переход ко всем слайдам, нажмите кнопку Применить ко всем.

Для просмотра переходов нажмите кнопку Показ слайдов.

7. Панель Office. Создание текстовых эффектов с помощью WortArt

Панель Office.

Панель Microsoft Office является самым распространенным и, пожалуй, самым удобным средством для быстрого запуска программ, входящая в одноименный офисный пакет. На панели Microsoft Office располагаются кнопки, дублирующие вызов одного из приложений Office. Панель Microsoft Office всегда активна, поэтому, пристыковав ее к одному из краев рабочего стола, пользователь всегда может осуществить вызов той или иной команды.

На этой панели можно расставить значки тех программ, которыми вы особенно часто пользуетесь, и запускать однократным щелчком. Она постоянно видна, даже если открыто несколько окон, что позволяет нам запускать нужную программу одним щелчком. Если захотите, панель будет задвигаться за край экрана, пока вы не подведете к ней мышку.

По умолчанию (если вы не зададите иного) панель располагается в самом верху экрана. Можно поместить ее и вдоль боковой границы экрана: просто взять мышью за свободное от кнопок место и перетащить, например, к левому или правому бортику. Правда, справа во многих программах располагается обычно горизонтальный лифт (полоса прокрутки). Так что если вы не «шнайпер», то иногда вместо «кабинки лифта» будете попадать по какой-нибудь кнопке и запускать ненужную в данный момент программу.

Понятно, что панель Microsoft Office, расположенная у верхнего или нижнего края экрана, вмещает больше значков. Но есть ведь еще и виндоузовская панель задач, расположенная внизу, так что приятные глазу пропорции экрана меняются, он становится как бы более вытянутым. Потому-то все и ставят одну из панелей вертикально, другую горизонтально. Впрочем, наверно, не все - это дело вкуса.

При установке пакета Microsoft Office значок панели помещается в папку Автозагрузка, чтобы она запускалась вместе с Windows. Это правильно, но вовсе не обязательно.

Помимо программ, здесь в виде кнопок могут находиться любые виндоузовские значки - документы, ярлыки с интернетовскими адресами, ярлычки для дозвона в Интернет, или папки.

Для более детальной настройки панели можно воспользоваться диалоговым окном Настройка (Options). Для его вызова щелкните правой кнопкой мыши по панели Microsoft Office и выберите команду Настройка. Посредством данного диалогового окна можно добавить собственные команды на панель инструментов, продублировать список Программы, а также указать параметры отображения панели (цвет, значки и т. д.).

Создание текстовых эффектов с помощью WordArt.

После запуска WordArt по команде «Вставка/Рисунок/объект WordArt» на экране появится окно, в котором надо выбрать нужный стиль надписи WordArt, который потом можно будет изменить с помощью кнопки (форма WordArt). Затем будет предложено окно, в котором надо задать текст, на основе которого будет создаваться объект WordArt. При выделении объекта WordArt автоматически включается панель инструментов «WordArt». Используя пиктограммы этой панели, можно изменять сам текст, формат объекта, форму фигурного текста (для этого WordArt представляет 40 шаблонов), осуществлять свободное вращение, выравнивать буквы по высоте, создавать вертикальный текст, изменять межсимвольный интервал и др. Все специальные эффекты применяются ко всему тексту, набранному в диалоговом окне “Текст”. Нельзя применить специальные эффекты к отдельным буквам текста

8. Работа с коллекцией рисунков Microsoft Clip Gallery. Построение диаграмм с помощью Microsoft Graph.

В комплект поставки Word входит коллекция рисунков в составе Clip Gallery. Clip Gallery содержит большое количество профессионально выполненных рисунков, предназначенных для оформления документов. Эта рисунки очень разнообразны: изображения людей, географические карты, карикатуры и многое другое, просмотреть ее содержимое можно в диалоговом окне команды Картинки из подменю Вставка | Рисунок.

Диалоговое окно Microsoft Clip Gallery обеспечивает доступ к иллюстративным вставкам определенного типа.

Все иллюстрации разбиты на категории (коллекции). Пользователи могут пополнять библиотеку Clip Gallery новыми иллюстрациям (пункт меню Копировать в коллекцию), а также переименовывать и удалять имеющиеся коллекции. Для этих целей предназначен пункт меню Правка.

Просмотреть справочную информацию о выбранном файле позволяет пункт меню Просмотр и свойства. Посредством пункта меню Копировать в коллекцию осуществляется вставка новых элементов в Clip Art Gallery. Если нужно вставить в библиотеку иллюстрации из Internet, то нужно воспользоваться кнопкой Коллекция картинок в Интернете.

Построение диаграмм

С помощью приложения Microsoft Graph можно создавать диаграммы 14 различных типов. Текстовые и числовые данные сначала следует ввести в таблицу. Для построения диаграммы нужно выполнить команду Вставка/Объект и выбрать тип объекта Microsoft Graph. К диаграмме можно добавить такие элементы, как стрелки, заголовки, легенды. Наиболее удобный способ построения диаграмм - это использование мастера диаграмм. Чтобы добавить к диаграмме дополнительный элемент, необходимо выделить диаграмму (щелкнув на ней мышью) и выполнить команду Вставка/Объект/Graph/Изменить. Для добавления заголовка и метки данных выполняется команда Вставка/Заголовки, а для добавления легенды - команда Вставка/Легенда.

9. Графические возможности пакета прикладных программ Microsoft Office на примере текстового процессора Word и электронных таблиц Excel

Часто бывает необходимо художественно оформить тексты или снабдить их иллюстративным материалом. WORD предоставляет возможность вставить в текст либо один из стандартных рисунков командой Вставка/Рисунок/Картинки, либо рисунок из заранее подготовленного файла командой Вставка/Рисунок/Из файла. WORD поддерживает вставку большинства известных форматов внешних графических файлов (bmp, gif, jpg, pcx, tif, wmf и др.).

Простые рисунки можно выполнить средствами самой программы WORD. Графические объекты включают автофигуры, кривые, линии и объекты WordArt. Для изменения этих объектов, а также их цветов, заливок, границ и других параметров, служит панель инструментов Рисование. Она открывается командой Вид/Панели инструментов/Рисование.

В WORD входит набор готовых автофигур, которые можно использовать в документах. Можно менять их размер, поворачивать, отражать и комбинировать с другими фигурами для создания более сложных фигур. Меню Автофигуры на панели инструментов Рисование содержит несколько категорий фигур: линии, основные фигуры, элементы блок-схем, звезды и ленты, а также выноски.

В категорию Линии входят инструменты Кривая, Полилиния и Рисованная кривая, которые позволяют рисовать прямые и кривые линии, а также состоящие из них фигуры.

Для проведения прямой линии надо выбрать из списка Автофигуры пункт Линии, а затем выбрать тип линии (). При проведении линии надо учесть: чтобы угол наклона линии был кратен 15 градусам, следует удерживать нажатой клавишу [Shift]; чтобы линия продолжалась в обе стороны от начальной точки - удерживать нажатой клавишу [Ctrl].

Инструмент Кривая используется для рисования кривых с повышенной точностью. Для рисования кривой на панели инструментов Рисование надо нажать кнопку Автофигуры и выбрать команду Линии, а затем -- инструмент Кривая. Сначала надо щелкнуть начало фигуры, а затем перемещать мышь, щелкая в тех местах, где следует разместить узлы кривой. Чтобы оставить кривую незамкнутой, надо дважды щелкнуть любую ее точку. Для замыкания фигуры следует щелкнуть около ее начальной точки.

Инструмент Полилиния используется для получения более качественного рисунка, без ступенчатых линий и резких смен направления. Для проведения криволинейных отрезков используют перетаскивание. Для проведения прямолинейного отрезка щелкают начало и конец отрезка. Чтобы оставить кривую незамкнутой, дважды щелкают любую ее точку. Для замыкания фигуры щелкают около ее начальной точки.

Чтобы объект был похож на нарисованный карандашом, пользуются инструментом Рисованная кривая. Получившаяся фигура будет иметь практически такой же вид, как на экране.

Если нужно отредактировать существующую кривую или полилинию, то ее следует выделить, на панели инструментов Рисование раскрыть список Действия и выбрать в нем пункт Начать изменение узлов. Для изменения формы объекта надо перетащить один из его узлов. Для добавления узла к объекту достаточно щелкнуть место, куда его следует добавить. Удаляют узел щелчком по нему при нажатой клавише [Ctrl]. Если после выбора команды Начать изменение узлов щелкнуть узел правой кнопкой мыши, то на экране появится контекстное меню, содержащее команды, предназначенные для добавления, удаления и изменения вида узлов.

Остальные пункты списка Автофигуры содержат большое количество разнообразных графических объектов:

Для вставки правильной фигуры (квадрат, круг) следует выбирать инструмент Овал или Прямоугольник, но при рисовании удерживать нажатой клавишу [Shift].

Из отдельных графических объектов можно создать достаточно сложный рисунок. Для того, чтобы программа рассматривала его (или какую-то его часть) как единое целое, следует выделить нужные объекты и дать команду Действия/Группировать. После этого проще выполняются операции копирования или перемещения данного рисунка. Если же надо отредактировать какой-либо объект, входящий в группу, предварительно следует дать команду Действия/Разгруппировать.

Для удобства создания рисунков в список Действия введены команды Повернуть/Отразить, Выровнять/Распределить (в частности Выровнять по центру - удобно при рисовании концентрических окружностей), Сдвиг, Порядок.

Графическая сетка предназначена для выравнивания графических объектов, например автофигур. При перемещении объекта или автофигуры производится выравнивание по ближайшим линиям графической сетки. По умолчанию линии графической сетки не видны на экране, однако существует возможность их отображения. Промежутки между линиями графической сетки по умолчанию -- 0,13 дюйма (минимальное расстояние - 0,1см), однако существует возможность изменения и вертикальных, и горизонтальных промежутков между линиями графической сетки. Настроить сетку можно командой Действия/Сетка.

WORD предоставляет возможность не только добавить рисунок, но и разместить его требуемым образом по отношению к остальному тексту. Желаемый способ обтекания рисунка текстом можно указать командой Действия/Обтекание текстом. Другой способ задания положения рисунка в тексте: щелкнуть правой кнопкой мыши по рисунку и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Формат объекта. На вкладке Положение можно задать нужный способ обтекания текстом, а для уточнения некоторых параметров щелкнуть по кнопке Дополнительно.

В рисунок можно вставить какой-либо текст с помощью инструмента Надпись. Для этого надо отметить или выделить рамкой, удерживая левую кнопку мыши, место в документе, куда нужно вставить надпись. Внутри рамки появится мигающий курсор. Форматировать шрифт надписи можно обычным способом. Щелчок мышью за пределами надписи делает ее частью рисунка. Для редактирования надписи достаточно щелкнуть по ней мышью.

Текст также можно добавить в автофигуру и использовать ее как надпись. Для добавления текста надо щелкнуть правой кнопкой мыши любую фигуру (кроме прямых линий и полилиний), выбрать команду Добавить текст в контекстном меню, а затем ввести нужный текст. Для изменения или дополнения существующего текста надо выбрать команду Изменить текст в контекстном меню, а затем внести необходимые изменения.

Вид графических объектов, в том числе и надписей, можно улучшить, изменяя тип и цвет линий, заливки и шрифта, применяя эффекты придания объема или затенения с помощью инструментов панели Рисование.

Для вставки художественно оформленного текста служит кнопка Добавить объект WordArt на панели инструментов Рисование. С помощью этого инструмента можно создавать наклоненный, повернутый и растянутый текст, а также текст с тенью и текст, вписанный в определенные фигуры. Нужный вид текста выбирают из открывающейся палитры Коллекция WordArt. Затем вводят текст в диалоговое окно Изменение текста WordArt, задают формат шрифта и нажимают кнопку ОК. Так как оформленный текст является графическим объектом, для его изменения также можно использовать другие кнопки панели инструментов Рисование, например, сделать заливку текста каким-либо рисунком.