Особливості, систематизація та збереження документів у держархівах (на прикладі Державного архіву Рівненської області)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Дипломна робота

Предмет: Документознавство та інформаційна діяльність

Тема роботи: Особливості систематизація та збереження документів у держархівах (на прикладі Державного архіву Рівненської області)

План

Розділ 1. Організація роботи державних архівів

1.1 Основні завдання, права та функціональні обов'язки діяльності держархівів

1.2 Система архівних установ, її структура та мережа

1.3 Системні архівні установи

Розділ 2. Організація архівних документів

2.1 Системи організації документів

2.2 Фондування документів архіву

2.3 Організація обліку документів

Розділ 3. Робота державного архіву на прикладі Рівненської області

3.1 Державний архів Рівненської області -- унікальна документальна джерельна база історії Рівненського краю

3.2 Огляд фондів державного архіву Рівненської області періоду Великої Вітчизняної Війни

3.3 Порядок комп'ютеризації діяльності архіву

3.4 Правила зберігання архівних документів

Додаток

Розділ 1. Організація роботи державних архівів

1.1 Основні завдання, права та функціональні обов'язки діяльності держархівів

Архіви є однією з найважливіших ланок інформаційно-документального забезпечення розвитку держави, економіки, науки і культури.

Державні архіви є основною ланкою системи архівних установ України. Ці спеціалізовані державні установи організовують формування Національного архівного фонду, забезпечують державний облік його документів, зберігають абсолютну більшість загального його обсягу, забезпечують надання архівної інформації користувачам. Вони разом з Державним комітетом архівів України здійснюють управління архівною справою і діловодством.

Державні архіви забезпечують збереження, примноження й використання важливої складової частини вітчизняної і світової культурної спадщини та інформаційних ресурсів, сприяють формуванню національної самосвідомості Українського народу, вносять свій вклад у розбудову демократичної, соціальної, правової держави.

Отже, державний архів - це створена державою установа призначена для формування національного архівного фонду, обліку і зберігання його документів та забезпечення використання архівної інформації.

Держархів є установою, що створена і фінансується державою та призначена для формування НАФ, обліку і зберігання його документів, забезпечення використання їх інформації. Відповідно до призначення і мети діяльності архів за дорученням держави і в межах, визначених законодавством, здійснює певні повноваження держави щодо володіння, користування і розпорядження частиною НАФ, що належить державі і зберігається у зазначеному архіві згідно з його профілем і рангом. Архів може зберігати також документи НАФ, що не належать державі, і за дорученням їх власників здійснювати певні повноваження щодо володіння, користування і розпорядження цими документами.

Архів зберігає документи НАФ постійно. Частина місцевих архівних установ залежно від їх рангу зберігають документи протягом строків, визначених органом виконавчої влади вищого рівня, з наступним передаванням зазначених документів до відповідного державного архіву на постійне зберігання. У разі зміни форми власності на документи такі передавання оформлюються угодами.

Архів зберігає документи НАФ в особливому режимі, що забезпечує їх збереженість і збереженість інформації, що міститься в них, цілісність упорядкованих документальних комплексів (архівних фондів, архівних колекцій, архівних зібрань тощо), доступність їх для користувачів. Для цього архів веде комплектування, здійснює заходи щодо забезпечення збереженості документів, створює і вдосконалює довідковий апарат, забезпечує умови для користування документами, задовольняє інформаційні

запити органів державної влади, інших юридичних осіб, забезпечує реалізацію конституційних прав фізичних осіб щодо одержання архівної інформації, з власної ініціативи здійснює використання архівної інформації в державних та суспільних інтересах, а також регулює доступ до документів, що спеціально охороняються законодавством.

Державні архіви класифікують на центральні та місцеві (обласні, міські, районні). Залежно від характеру зберігання документів їх поділяють на

- архіви для постійного зберігання документів (центральні та місцеві);

- архіви для тимчасового зберігання документів (тобто, ті, що після закінчення встановленого терміну зберігання документів передають їх у профільні архіви чи знищують згідно встановлених правил).

За своїм профілем - основним видовим складом документів, що підлягають зберіганню в них, - архіви поділяються на загальні та спеціалізовані, такі, що комплектуються, та історичні.

Загальні архіви зберігають документи незалежно від часу їх створення, галузевої належності, виду носіїв інформації, способу і техніки закріплення інформації.

Спеціалізовані архіви зберігають документи, що обмежуються тематикою, належністю до певних галузей чи сфер діяльності, видами носіїв інформації, способом і технікою закріплення інформації. До спеціалізованих архівів належать Центральний державний архів громадських об'єднань України, Центральний державний кінофотофоноархів України ім. Г.С. Пшеничного, Центральний державний науково-технічний архів України, Центральний державний архів-музей літератури і мистецтва України, галузеві державні архіви.

Залежно від того, чи здійснюють архіви систематичне поповнення своїх архівних фондів документами, що утворилися в їхніх джерелах комплектування, чи зберігають закриті архівні фонди установ попередніх історичних епох, архіви поділяються на такі, що комплектуються, та історичні.

Профіль архіву визначається за погодженням з державною архівною установою вищого рівня органом, що його утворює, і закріплюється у положенні про архів.

Окремі архіви через унікальність документальних комплексів загальнонаціонального значення, що в них зберігаються, в установленому порядку віднесено до соціально-культурних установ, що мають особливу суспільну значущість.

Державний архів у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, наказами Держкомархіву, розпорядженнями голови обласної, Київської і Севастопольської міської держадміністрації, рішенням відповідного органу місцевого самоврядування, а також положенням про державний архів.

Основні завдання державного архіву наведені в Додатку А

Державний архів відповідно до покладених на нього завдань має право одержувати в установленому порядку від підрозділів обласної (міської) держадміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, громадян та їх об'єднань інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для використання покладених на нього завдань.

Державний архів має право вимагати від власника документів, від часу створення яких минуло понад 50 років, або в інших випадках, передбачених законодавством, подання цих документів для проведення експертизи їх цінності, також звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи та порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду або порушують вимоги щодо державної реєстрації цих документів.

Держархів може порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі.

Державний архів у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами обласної (міської) держадміністрації, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями та об'єднаннями громадян.

Працівники державного архіву мають право на відвідування за його дорученням чи дорученням Держкомархіву архівних підрозділів і служб діловодства органів державної влади, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності та об'єднань громадян, а також право доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.

Державний архів очолює директор, який призначається на посаду і звільняється з посади головою обласної (міської) держадміністрації за погодженням з Держкомархівом. Директор має заступників, які за його поданням, погодженим з Держкомархівом, призначаються на посаду та звільняються з посади головою обласної, (міської) держадміністрації.

Директор державного архіву здійснює керівництво діяльністю державного архіву, несе персональну відповідальність за виконання покладених на державний архів завдань, визначає ступінь відповідальності своїх заступників і керівників структурних підрозділів державного архіву, також затверджує положення про структурні підрозділи і функціональні обов'язки працівників державного архіву. Він видає у межах своєї компетенції накази, організовує і контролює їх виконання, розпоряджається коштами державного архіву в межах затвердженого на його утримання кошторису. Одним з основних завдань директора є те, що він має право призначати на посаду і звільняти з посади працівників державного архіву; погоджує призначення на посаду та звільнення з посади керівників архівних відділів районних, районних у місті Києві і Севастополі держадміністрацій. Вирішує питання про видачу документів Національного архівного фонду, що зберігаються в державному архіві, юридичним особам у тимчасове користування поза державним архівом та про доступ користувачів до роботи над документами.

У державному архіві для погодженого вирішення питань, що належать до його компетенції, утворюється колегія у складі директора державного архіву (голова колегії) та його заступників за посадою, а також інших працівників державного архіву. До складу колегії можуть входити керівники інших структурних підрозділів обласної (міської) держадміністрації. Склад колегії затверджується головою обласної (міської) держадміністрації за поданням директора державного архіву. Рішення колегії проводяться наказами директора державного архіву.

Для проведення експертизи цінності документів державний архів утворює експертно-перевірну комісію. Склад і положення про експертно-перевірну комісію затверджує директор державного архіву відповідно до типового положення, затвердженого Держкомархівом.

Для розгляду питань проведення науково-дослідної та видавничої роботи у сфері архівної справи та діловодства, вирішення інших питань відповідно до покладених завдань у державному архіві можуть утворюватися постійно діючі та тимчасові ради комісії. Склад цих рад і комісій та положення про них затверджує директор державного архіву.

Державний архів утримується за рахунок коштів державного бюджету. Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників, кошторис та штатний розпис державного архіву затверджує голова обласної (міської) держадміністрації.

Державний архів є юридичною особою, має самостійний баланс, рахунки в органах Державного казначейства, печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням.

1.2 Система архівних установ, її структура та мережа

Слово “система” грецького походження і означає цілісність, яка базується на певних складових частинах і елементах, пов'язаних між собою відповідними взаємозв'язками і спільними ознаками. Архівна система - це сукупність основоположних принципів організації архівної справи, способів і технологій її ведення, що забезпечують цілісність та скоординованість функціонування архівної галузі. Архівна система має конкретно-історичне значення і є похідною від суспільно-державного ладу, політичного устрою, національно-культурних традицій тієї чи іншої держави, регулюється відповідними законодавчими актами і функціонує в її правовому полі.

Осмислення суті архівної системи дає можливість засвоїти її особливості, співставити сильні й слабкі сторони, глибше вникнути в тенденції і перспективи розвитку архівної галузі, тобто суспільної сфери, безпосередньо пов'язаної із зберіганням історичної пам'яті народу, збиранням, зберіганням і використанням документально-інформаційних ресурсів країни. Діяльність цієї, як і інших, сфери суспільного життя регулюється законодавством і має правовий характер.

За характером побудови і принципами функціонування існуючі в минулому і сучасні архівні системи з певною мірою умовності ділять на дві основні групи: централізовані, де управління архівною справою здійснюється єдиним державним органом на єдиних засадах, і децентралізовані. Однак у чистому вигляді такі системи майже не зустрічаються. Найпоширенішими є мішані системи з елементами централізму і децентралізму, міру співвідношення між якими визначають у кожному конкретному випадку.

Тісно пов'язане з архівною системою поняття „система архівних установ”. Під системою архівних установ розуміють сукупність архівів, інших установ, структурних підрозділів, що забезпечують формування НАФ, його зберігання, здійснюють науково-дослідні, інформаційно-довідкові та управлінські функції в архівній справі, незалежно від форм власності.

Діяльність архівних установ здійснюється у порядку, визначеному Законом України „Про національний архівний фонд та архівні установи”, правилами, положеннями, інструкціями, затвердженими центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства, державними стандартами та іншими нормативно-правовими актами.

Діяльність архівних установ, що не забезпечують збереженості документів Національного архівного фонду або порушують вимоги щодо державної реєстрації цих документів, може бути зупинена у порядку, встановленому центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

Ліквідація архівних установ здійснюється за рішенням засновників, власників або на інших підставах, передбачених законом. У цих випадках власник документів Національного архівного фонду зобов'язаний забезпечити їх збереженість відповідно до законодавства.

Мережа архівних установ - це структурна основа архівної галузі, до якої входять архіви, архівні підрозділи міністерств, відомств, підприємств, організацій та громадських об'єднань, що здійснюють постійне чи тимчасове зберігання документів. До установ галузі належать і органи управління архівною справою, науково-дослідні інституції, спеціалізовані бібліотеки, професійно-освітні центри, видавництва тощо. Мережа архівних установ у їхніх вертикально-горизонтальних зв'язках разом з органами управління та іншими структурами галузі складають систему архівних установ.

Згідно зі ст. 6 Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” в нашій державі функціонує досить струнка система архівних установ. Провідне місце в ній займають центральні державні архіви, що комплектують, зберігають і забезпечують користування документами тієї частини НАФ, яка становить державну власність та найбільшу історичну цінність. Центральні державні архіви України створюються за рішенням

Кабінету Міністрів України для зберігання документів Національного архівного фонду відповідно до свого профілю, що мають загальнодержавне значення. Центральні державні архіви України як державні органи виконують завдання та функції держави з управління архівною справою і діловодством. Статус посадових осіб цих установ визначається згідно із Законом України "Про державну службу".

Положення про центральні державні архіви України затверджуються центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

Центральні державні архівні установи

№ П/П	НАЗВА	КЕРІВНИЦТВО АРХІВУ	МІСЦЕ ЗНАХОДЖЕННЯ
1	Центральний державний архів вищих органів влади та управління України (ЦДАВО України)	Директор Маковська Наталія Василівна Заступник директора: Пащенко Оксана Борисівна Савлук Світлана Анатоліївна Заступник директора - (головний зберігач фондів): Обжелян Алла Василівна	Адреса: 03110, м.Київ,вул. Солом'янська, 24 Тел. (044) 275-36-66 Факс (044) 275-12-55 E-mail: tsdavo@archives.gov.ua Веб-сайт: tsdavo.org.ua/
2	Центральний державний архів громадських об'єднань України (ЦДАГОУ)	Директор Лозицький ВолодимирСергійович Заступник директора Бажан Ольга Вікторівна Заступник директора - (головнийзберігач фондів) Ткачук Сергій Степанович	Адреса: 01011, м. Київ, вул. Кутузова, 8 Тел.: (044) 285-55-16; (044) 285-73-05 (довідкова служба); (044) 285-48-31 (читальний зал) Факс: (044) 285-73-51 е-mail: archiv@cdago.org.ua Веб-сайт: www.cdago.gov.ua
3	Центральний державний історичний архів України, м.Київ (ЦДІАК України)	Директор: Кісіль Іван Миколайович Заступник директора: Демченко Людмила Ярославівна Заступник директора - головний зберігач фондів: Кугай Ольга Миколаївна	Адреса: 03110, м. Київ-110, вул. Солом'янська, 24 Тел./факс: (044) 275-30-02 E-mail: mail@cdiak.archives.gov.ua Веб-сайт: cdiak.archives.gov.ua
4	Центральний державний історичний архів України, м. Львів (ЦДІАЛ України)	Директор: Пельц Діана Іванівна Заступник директора: Лісовська Євгенія Іванівна Заступник директора: Стефаник Олеся Юріївна	Адреса: 79000, м. Львів, пл. Соборна, 3а Тел.: (032) 235-40-63; 235-56-57 Факс: (032) 235-45-08 E-mail: archives2000@gmail.com Веб-сайт: tsdial.archives.gov.ua
5	Центральний державний кінофотофоноархів України ім. Г. С. Пшеничного (ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного)	Директор: Топішко Ніна Олександрівна Заступник директора: Божук Галина Іванівна Заступник директора: Ємельянова Тетяна Олександрівна	Адреса: 03110, м. Київ-110, вул. Солом'янська, 24 Тел./факс: (044) 275-37-77 E-mail: mail@tsdkffa.archives.gov.ua Веб-сайт: tsdkffa.archives.gov.ua
6	Центральний державний науково-технічний архів України (ЦДНТА України)	Директор Семенов Євген Васильович Заступник директора Балишев Марат Артурович Заступник директора (головний зберігач фондів) Гарагуля Віктор Іванович	Адреса: 61003, м. Харків, вул. Університетська, 4 Тел.: (057) 731-25-67 Факс: (057) 731-25-67 e-mail: cdntau@archive.gov.ua Веб-сайт: http://www.archive.gov.ua/
7	Центральний державний архів-музей літератури і мистецтва України (ЦДАМЛМ України)	Директор: Скрипка Леонід Вікторович Заступник директора: Авраменко Валерій Степанович Заступник директора (головний зберігач фондів): Ходоровський Михайло Дмитрович	Адреса: 01025, м. Київ, вул. Володимирська, 22а Тел./факс: (044) 278-44-81 E-mail: slv1@mail.univ.kiev.ua; archiv-muzey@ukr.net
8	Центральний державний архів зарубіжної україніки (ЦДАЗУ)	Директор: Берковський Владислав Георгійови Заступник директора: Лихолоб Надія Іванівна	Адреса: 03110, м. Київ, вул. Солом'янська, 3 Тел./факс: +38 (044) 520-05-17, +38 (044) 278-33-45 E-mail: mail@tsdazu.archives.gov.ua; mail@tsdazu.gov.ua Веб-сайт: http://www.tsdazu.gov.ua
9	Центральний державний електронний архів України (ЦДЕА України)	Директор: Лавренюк Анатолій Гаврилович Заступник директора: Ус Олена Миколаївна	Адреса: 03110, м. Київ-110, вул. Солом'янська, 24 Тел./факс: (044) 273-32-97 E-mail: mail@tsdea.archives.gov.ua Веб-сайт: http://tsdea.archives.gov.ua/

Важливе місце в системі архівних установ належить галузевим державним архівам, що забезпечують облік та зберігання науково-технічних, геологічних, метеорологічних, картографічних та інших спеціальних видів архівних документів, які потребують особливих умов зберігання та використання.

Рішення про створення галузевих державних архівів приймається

Кабінетом Міністрів України на підставі спільного подання центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства та центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику в галузі, де створюється відповідний архів.

Галузеві державні архіви

№ п/п	НАЗВА	КЕРІВНИЦТВО АРХІВУ	МІСЦЕ ЗНАХОДЖЕННЯ
1	Галузевий державний архів Міністерства внутрішніх справ України (ГДА МВС)	Директор: Платонова Надія Володимирівна Заступник директора: Татусь Наталія Іванівна	Адреса: вул. Богомольця, 10, м. Київ, 01024 Тел.: (044) 256-11-23, 254-76-22 Факс: (044) 246-44-87; 254-76-22 E-mail: mailto:dcyuoi@mvs.gov.ua
2	Галузевий державний архів Міністерства оборони України (ГДА МО України)	Директор: Турчик Василь Іванович Заступник директора: Савченко Юрій Леонідович	Адреса: вул. Мазепи, 1, м. Київ, 01010 Тел.: (044) 280-28-72
3	Галузевий державний архів Гідрометеорологічної служби (ГДА Гідрометслужби)	Директор: Довгич Михайло Іванович Заступник начальника: Коноваленко Ірина Миколаївна	Адреса: пр. Науки, 39 (корп. 2), м. Київ, 03028. Тел.: (044) 525-69-69, 525-69-62. Факс: (044) 525-69-69. E-mail: vitgda@nbox.ru
4	Галузевий державний архів Служби безпеки України (ГДА СБУ)	Директор: Кокін Сергій Анатолійович	Адреса: вул. Золотоворiтська, 7 (для листування - вул. Володимирська, 33) м. Київ, 01034 Тел.: (044) 256-97-82, 253-13-86 Факс: (044) 253-85-41 E-mail: mailto:arhivsbu@ssu.gov.ua Web-сайт: http://www.sbu.gov.ua/sbu/control/ ukr/publish/aricle?art_id=48479& cat_id=39212
5	Галузевий державний архів держкомгеології України - Державний інформаційний геологічний фонд (ГДА Держкомгеології України - Геоінформ)	Директор: Заяць Євген Іванович Заступник директора: Білошапська Тетяна Дмитрівна Заступник директора: Габур Арнольд Омелянович	Адреса: вул. Ежена Потьє, 16, м. Київ, 03680 Тел.: (044) 456-60-61 Факс: (044) 455-60-75 E-mail: geoinf@geomail.ua Web-сайт: http://www.geoinf.kiev.ua/
6	Галузевий державний архів фінансових посередників Фонду державного майна України (ГДА ФП ФДМУ)	Директор: Новохацька Луїза Павлівна Заступник директора: Хоменко Світлана Василівна	Адреса: 03680, м. Київ, просп. Академіка Глушкова, 1, павільйон № 16 Національного комплексу "Експоцентр України". Тел: (044) 526-95-04; 492-86-43; Факс: (044) 492-86-44
7	Державний картографо-геодезичний фонд України (Укркартгеофонд)	Директор: Кравченко Тетяна Валеріївна Заступник директора: Клименко Олександр Васильович	Адреса: пров. Новопечерський, 3 (корп. 2), м. Київ, 01042 Тел.: (044) 261-14-73, 261-19-57, 261-18-49 Факс: (044) 261-14-73 E-mail: geofond@kiev.farlep.net
8	Галузевий державний архів Міністерства закордонних справ України (ГДА МЗС України)	Директор: Шульга Олександр Олексійович Заступник директора: Овчаренко Ірина Всеволодівна	Адреса: пл. Михайлiвська, 1, м. Київ, 01018 Тел.: (044) 238-15-62, 238-16-28 E-mail: iau@mfa.gov.ua
9	Галузевий державний архів Управління державної охорони України (ГДА УДО України)	Директор: Лук'яненко Лариса Вікторівна	Адреса: вул. Богомольця, 8, м. Київ, 01024 Тел.: (044) 255-54-32 Факс.: (044) 226-32-61
10	Галузевий державний архів Служби зовнішньої розвідки (ГДА СЗР України)	Директор: Білокінь Ігор Володомирович Заступник директора: Пшенишнюк Ігор Васильович	Адреса: вул. Володимирська, 33, м. Київ, 01034 Тел./факс: (044) 226-31-50 Web-сайт: http://www.szru.gov.ua

Систему архівних установ України представляють також місцеві державні архіви, які створюються у порядку, передбаченому законом, для зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, та здійснення управління архівною справою і діловодством на відповідній території.

Так, у м. Рівному, знаходиться Державний архів Рівненської області, який створений у березні 1940 року як Рівненський обласний історичний архів, з 1941 року - Державний архів Рівненської області, з 1958 року - Рівненський обласний державний архів, з 1980 - Державний архів Рівненської області. Директор архіву ГРИГОРУК Микола Іванович, заступник директора - ПЛАХОТНЮК Галина Іванівна. Архів знаходиться за адресою: головний корпус 33014, м. Рівне вул. С. Бандери, 26а; корпус №2: вул. Кавказька, 8.

Місцеві державні архівні установи є структурними підрозділами місцевих державних адміністрацій і у своїй діяльності підзвітні та підконтрольні центральному органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

Положення про місцеві державні архівні установи затверджуються у порядку, встановленому Законом України "Про місцеві державні адміністрації".

До місцевих державних архівних установ належать державні

архіви областей, міст Києва і Севастополя, архівні відділи районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій.

Окрему групу в системі архівних установ України становлять архівні підрозділи самоврядних наукових установ, державних музеїв, бібліотек. Державні наукові установи, музеї та бібліотеки мають право створювати архівні підрозділи для зберігання документів Національного архівного фонду, а також поповнювати свої фонди і колекції профільними документами. Серед них Архів Національної академії наук України, відділи рукописів окремих музеїв, Інститут рукопису Національної бібліотеки України імені В.І.Вернадського та ін.

Положення про зазначені архівні підрозділи затверджуються відповідно державними науковими установами, музеями і бібліотеками з урахуванням рекомендацій центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

Найчисленнішою групою архівних установ є архівні підрозділи державних органів, підприємств, установ і організацій. Органи державної влади, органи місцевого самоврядування, державні і комунальні підприємства, установи та організації створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їх діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян. Зазначені юридичні особи передають документи поточного діловодства до своїх архівних підрозділів у порядку, встановленому центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

Положення про архівні підрозділи органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій затверджується зазначеними юридичними особами на основі типового положення, затвердженого центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

Систему архівних установ представляють також архіви та архівні підрозділи об'єднань громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на колективній та приватній формах власності. Чисельність архівних установ, заснованих на недержавних формах власності, неухильно зростає в міру здійснення економічних реформ, розвитку приватного підприємництва, утворення нових громадських об'єднань, політичних партій.

Об'єднання громадян і релігійні організації, а також підприємства, установи та організації, засновані на приватній формі власності, мають право створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, що не належать державі, територіальним громадам, передавати документи Національного архівного фонду на зберігання до державних та інших архівних установ. Зазначені юридичні особи зобов'язані забезпечити збереженість документів, що нагромадилися за час їх діяльності, до проведення експертизи їх цінності в порядку, встановленому Законом, та протягом року з дня реєстрації цих юридичних осіб в установленому законодавством порядку погодити свою номенклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міської ради.

Систему архівних установ представляють архівні установи, засновані фізичними особами, які в установленому законом порядку, мають право зберігати архівні документи, що не належать державі, територіальним громадам.

Строки зберігання архівних документів у зазначених архівних установах визначаються договором, укладеним засновником з власником документів або уповноваженою власником особою, з урахуванням мінімальних строків зберігання документів, визначених відповідно до законодавства. Договором визначається також місце подальшого зберігання документів у разі ліквідації зазначених архівних установ.

1.3 Системні архівні установи

Державний комітет архівів України (Держкомархів України) - спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства, діяльність якого спрямовується і координується Кабінетом Міністрів України.

Держкомархів України утворений відповідно до Указу Президента України від 15 грудня 1999 р. № 1573 "Про зміни у структурі центральних органів виконавчої влади". Є правонаступником Головного архівного управління України. Положення про Державний комітет архівів затверджено Указом Президента України від 22 березня 2000 р. № 486/2000 [ та Постановою КМУ від 11 липня 2007 р. № 899 [ ].

Держкомархів України забезпечує проведення державної політики у сфері архівної справи та діловодства, здійснює управління архівною справою, несе відповідальність за її стан і подальший розвиток, координує діяльність архівних установ України.

Держкомархів у своїй діяльності керується Конституцією і законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції і законів України, актами Кабінету Міністрів України, а також положенням про Державний комітет архівів України [ ].

Основні завдання Державного комітету архівів України представлені на схемі.

Схема Основні завдання Держкомархіву

Держкомархів України здійснює свої повноваження безпосередньо і через центральні державні архіви України, місцеві державні архівні установи.

Держкомархів України у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими центральними і місцевими органами виконавчої влади, органами Автономної Республіки Крим, органами місцевого самоврядування, а також з відповідними органами іноземних держав.

Держкомархів України в межах своїх повноважень на основі та на виконання законодавства України видає накази, організовує і контролює їх виконання. У випадках, передбачених законодавством, рішення Держкомархіву України є обов'язковими для виконання центральними та місцевими органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, підприємствами, установами і організаціями усіх форм власності та громадянами. Також в разі потреби видає разом з іншими центральними та місцевими органами виконавчої влади спільні акти.

Держкомархів України очолює Голова, якого призначає на посаду та звільняє з посади в установленому порядку Президент України. З вересня 2006 року Головою Держкомархіву є Гінзбург Ольга Петрівна.

Голова Держкомархіву України здійснює керівництво дорученими сферами діяльності та несе персональну відповідальність перед Президентом України, Кабінетом Міністрів України за стан справ у цих сферах, також розподіляє обов'язки між своїми заступниками, затверджує положення про структурні підрозділи центрального апарату Комітету, визначає ступінь відповідальності заступників і керівників структурних підрозділів центрального апарату Держкомархіву України.

Голова Держкомархіву України має першого заступника та заступників, які призначаються на посаду та звільняються з посади відповідно до законодавства. Нині першим заступником Голови є МАТЯШ Ірина Борисівна, а заступниками: ПРИСЬ Тетяна Петрівна та МУЗИЧУК Ольга Володимирівна.

Державний комітет архівів України має свою структуру, яка показана на схемі.



Схема Структура Держкомархіву України

Держкомархів України є юридичною особою, має самостійний баланс, рахунки в установах банків, печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням.

Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (УНДІАСД) є державною науково-дослідною бюджетною установою в системі державних архівних установ України і підпорядковується Державному комітету архівів України.

Інститут розпочав діяльність згідно з наказом начальника Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України 1 листопада 1994 р. № 45 на підставі Постанови Верховної Ради України від 24 грудня 1993 р. № 3815-ХІІ «Про порядок введення в дію Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» та Постанови Кабінету Міністрів України від 16 травня 1994 р. № 311 «Про створення в м. Києві Українського державного науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства». 29 квітня 2004 р. Український державний науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства перереєстровано на Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (УНДІАСД).

Головна мета діяльності інституту полягає в розробленні науково-теоретичних та нормативно-методичних проблем розвитку архівної справи та документознавства. Відповідно до мети, та враховуючи специфіку функціонування, УНДІАСД здійснює інші види наукової, освітньої діяльності, не заборонені чинним законодавством.

До адміністративно-керівного складу УНДІАСД входять директор, заступники директора та вчений секретар.

Управління УНДІАСД здійснюється директором, який призначається на посаду і звільняється з посади Головою Держкомархіву. 22 вересня 2010 року директором інституту призначено к. і. н. Гараніна Олександра Яковича. Директор несе персональну відповідальність перед державою та трудовим колективом за дотримання планової, наукової, трудової, фінансово-господарської дисципліни та щорічно звітує перед колективом наукових працівників про свою діяльність.

Директор має заступників, яких за його поданням призначає на посаду та звільняє з посади Голова Держкомархіву. Нині заступниками директора з наукової роботи - є к. і. н. Мельниченко Олена Василівна; заступником із загальних питань - Горбатюк Микола Володимирович; Вчений секретар - АНДРІЄВСЬКА Лариса Вікторівна.

Права і обов'язки заступників директора і вченого секретаря визначаються наказом про розподіл функціональних обов'язків у керівництві УНДІАСД. Права і обов'язки керівників структурних підрозділів та працівників визначаються посадовими інструкціями.

Основні напрями діяльності УНДІАСД наведені у таблиці.

Таблиця ??

Основні напрями діяльності УНДІАСД	- Здійснення теоретичних та прикладних досліджень з проблем архівознавства, документознавства
	- Нормативне, організаційно-методичне та інформаційно-аналітичне забезпечення державних архівних установ системи Держкомархіву
	- Координація наукової діяльності державних архівних установ системи Держкомархіву
	- Міжнародне співробітництво з профільними установами та організаціями
	- Підготовка наукових кадрів для архівної галузі в аспірантурі
	- Проведення експертиз наукових праць, дисертацій, рецензування посібників та підручників, надання консультаційних послуг під час проведення дисертаційних досліджень і підготовки дисертацій, приймання кандидатських іспитів
	- Підготовка матеріалів для випуску періодичних та неперіодичних видань з документознавства, архівознавства та інших спеціальних історичних дисциплін
	- Проведення конференцій, симпозіумів, семінарів, круглих столів у тому числі міжнародних
	- Участь у формуванні та проведенні експертизи змісту навчання і підвищення кваліфікації фахівців у галузі архівної справи, документознавства та діловодства
	- Здійснення авторського нагляду за використанням наукових розробок УНДІАСД та забезпечення захисту права інтелектуальної власності

В складі інституту діють такі відділи:

Відділ архівознавства існує у структурі інституту з 1995 року. До його складу входить сектор науково-довідкового апарату та обліку документів. Завідувачем відділу є к.. і. н., старший науковий співробітник - Приходько Людмила Федорівна, завідувачем сектору - к. і. н. Зворський Сергій Леонідович.

Відділ фізико-хімічних та біологічних досліджень був створений у лютому 1998 року. Завідувач відділу, кандидат біологічних наук, старший науковий співробітник - Володіна Олена Павлівна.

Відділ документознавства існує у структурі інституту з 1995 року. Завідувач відділу доктор історичних наук, професор - Кулешов Сергій Георгійович.

Науково-інформаційний відділ у структурі інституту з 1995 року. До його складу входить сектор науково-технічної інформації, створений у 1998 році. Сектор виконує функції Галузевого центру науково-технічної інформації з архівної справи та документознавства (ГЦНТІ АСД). Завідувач відділу, кандидат історичних наук - Майстренко Анжела Андріївна, завідувач сектору - Романовський Ростислав Володимирович.



Науково-довідкова бібліотека центральних державних архівів України (НДБ ЦДА України) створена у січні 1972 р. на базі бібліотечних фондів Центрального державного архіву вищих органів влади і управління України, Центрального державного історичного архіву України у місті Києві, Центрального державного архіву кінофотофонодокументів України.

У січні 1971 р. на базі бібліотечних фондів ЦДАЖР УРСР, ЦДІА УРСР у м. Києві, ЦДАКФФД УРСР було створено Науково-довідкову бібліотеку Центральних державних архівів України. У грудні 1980 р. Науково-довідкова бібліотека ЦДА України набула статусу юридичної особи, підпорядкованої Головному архівному управлінню при Раді Міністрів УРСР (тепер - Держкомархів України). Директором НДБ ЦДА України є Порохнюк Галина Віталіївна.

У сховищах бібліотеки зосереджено понад 360 тисяч книг, комплектів журналів, газет, листівок, афіш, картографічних матеріалів. Це суспільно-політична, історична, архівознавча, довідкова література, містяться також унікальні видання творів політичних діячів та істориків України. Зберігається велика добірка українознавчої літератури міжвоєнного періоду еміграційного походження. Іноземний фонд нараховує близько 10 тис. томів книг та понад 4,5 тис. журналів XVIII-XXI ст.

Журнальний фонд складається із загальнополітичних, історичних, архівознавчих наукових видань. У газетному фонді є унікальні видання початку ХІХ ст., комплекти рідкісних газет середини ХІХ - початку ХХ ст. Картографічний фонд містить комплекти військово-топографічних карт. Унікальними є колекції: радянських та білогвардійських листівок і плакатів; пропагандистських видань періоду Української революції; видань УПА. Довідковий фонд складається з енциклопедичних словників, пам'ятних книг, списків населених пунктів, адресних книг та календарів.

Державний центр збереження документів Національного архівного фонду (ДЦЗД НАФ) є державною архівною установою, яка створюється і ліквідується Державним комітетом архівів України (Держкомархівом України) і безпосередньо йому підпорядковується.

Державний центр збереження документів Національного архівного фонду розпочав своє існування з січня 1958 р., коли наказом Міністра внутрішніх справ Української РСР від 11 січня 1958 р. №3 була заснована центральна реставраційна майстерня Архівного управління УРСР (ЦРМ) на базі відділу реставрації і мікрофотокопіювання Центрального державного архіву кінофотофонодокументів УРСР. ЦРМ набула статусу юридичної особи, підпорядкованої Головному архівному управлінню при Раді Міністрів УРСР. У серпні 1979 р. наказом Головного архівного управління при Раді Міністрів УРСР від 30 серпня 1979 р. ЦРМ було перетворено у Центральну лабораторію мікрофотокопіювання і реставрації документів ЦДА України (ЦЛМРД ЦДА), а наказом Державного комітету архівів від 17квітня 2002 р. установу перейменовано в Державний центр збереження документів Національного архівного фонду (ДЦЗД НАФ).

У своїй діяльності ДЦЗД НАФ керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, наказами Держкомархіву України, а також Положенням про Державний центр збереження документів Національного архівного фонду.

Основні завдання ДЦЗД НАФ України показано на схемі.

Схема. Основні завдання ДЦЗД НАФ України

ДЦЗД НАФ очолює директор, якого призначає на посаду і звільняє з посади Голова Держкомархіву України. Директором ДЦЗД НАФ нині є ЯЦЕНЮК Алла Миколаївна

Директор має заступника, який за його поданням призначається на посаду і звільняється з посади Головою Держкомархіву України. Заступником директора є Ляшенко Інна Євгенівна.

Директор ДЦЗД НАФ України:

Ш здійснює керівництво діяльністю ДЦЗД НАФ, несе персональну відповідальність за виконання покладених на нього завдань та здійснення ним своїх функцій, визначає обов'язки і ступінь відповідальності заступника директора та керівників структурних підрозділів;

Ш видає в межах своєї компетенції накази, організовує і контролює їх виконання;

Ш призначає на посади і звільняє з посад працівників;

Ш розпоряджається коштами в межах затвердженого кошторису доходів і видатків.

В складі ДЦЗД НАФ діють такі відділи: забезпечення збереженості плівкових носіїв інформації; формування страхового фонду документів; забезпечення консерваційно-реставраційного оброблення документів; забезпечення збереженості документів та відділ інформаційних технологій.

Відділи забезпечення збереженості плівкових носіїв інформації та формування страхового фонду документів, де виконуються роботи з мікрофільмування і копіювання документів для створення страхового фонду і фонду користування, здійснюють хіміко-фотографічне оброблення мікрофільм, контроль і консерваційно-реставраційне оброблення раніше створених страхових копій особливо цінних документів.

Відділ забезпечення консерваційно-реставраційного оброблення документів за чисельністю і значущістю найбільший у центрі. Фахівцями відділу ручним методом виконується комплекс робіт з консервації, реставрації і ремонту пошкоджених і ветхих документів та справ, унікальних і особливо цінних документів з паперовими носіями; проводиться дезинфекція і дезинсекція одиниць зберігання. Відділом успішно застосовується набутий досвід оброблення документів на кальці (карт, планів) методом превентивної стабілізації.

Відділ забезпечення збереженості документів здійснює роботи в цілому з документами, які пройшли консерваційно-реставраційне оброблення і ремонт. Це такі роботи, як брошурування, оправлення блоків в обкладинки, переплетення одиниць зберігання, які надходять після розшивання та мікрофільмування документів, переплетення широкоформатних документів (мапи, креслення, плани, газети) а також поліграфічної продукції відділу інформаційних технологій. Крім того, у відділі проводить виготовлення планшетів, спеціальних папок, конвертів, картонажів, наклеювання фотографій для фотовиставок.

Відділ інформаційних технологій займається випуском для архівної системи України періодичних видань, таких як науково-практичний журнал «Архіви України», «Вісник Державного комітету архівів України», «Студії з архівної справи та документознавства», путівників державних архівів областей, наукових праць, довідників, посібників та інших архівознавчих видань. Значною частиною роботи відділу є розмноження на електрографічному обладнанні організаційно-управлінської документації, виготовлення фірмових бланків архівних установ, книг обліку, перепусток, карток бухгалтерського обліку, запрошень, буклетів тощо.

ДЦЗД НАФ є юридичною особою, має самостійний баланс, рахунки в установах банків, печатку із зображенням Державного Герба України і своїм найменуванням.

Розділ 2. Організація архівних документів

2.1 Системи організації документів

З метою забезпечення інформаційної цілісності архівного фонду, підвищення ефективності систем інтелектуального доступу до документів архіви проводять організаційно-правові, науково-методичні та технологічні заходи, спрямовані на формування ієрархічно пов'язаних документальних комплексів на усіх структурних рівнях, створення мережі архівних установ і визначення профілю архівів. Тобто здійснюється організація документів архівного фонду.

Організація документів - це комплекс організаційно-правових, науково-методичних і технологічних рішень та заходів, спрямованих на визначення структури НАФ, профілю і мережі архівних установ, формування ієрархічно пов'язаних документальних комплексів на усіх структурних рівнях з метою збереження їх цілісності та підвищення ефективності систем інтелектуального доступу до них.

Організація документів має такі основні структурні рівні: міжархівний - розподіл комплексів документів в межах системи архівних установ; внутріархівний - формування цілісних документальних комплексів в межах окремого архіву; внутріфондовий - систематизація документів на рівні фонду, рівень сукупності документів - їх систематизація в межах справи (одиниці зберігання, одиниці обліку).

Основою організації документів НАФ на всіх структурних рівнях є їх наукова класифікація. Основними класифікаційними ознаками є:

- належність документів до документації одного утворювача;

- форма власності на документи;

- строки зберігання документів;

- ступінь цінності документів;

- належність документів до певних адміністративно-територіальних одиниць;

- історичні умови, час і місце створення документів;

- належність документів до певних галузей і сфер життєдіяльності суспільства;

- види носіїв інформації, способи і техніка закріплення інформації;

- категорії доступу до документів

Основним принципом організації документів є збереження цілісності документальних комплексів, утворених в одному середовищі і об'єднаних зв'язком походження. Якщо такі комплекси належать державі, не дозволяється їх подрібнення шляхом розподілу між різними архівами або різними фондами (нефондовими комплексами) одного архіву. Якщо документальні комплекси, що об'єднані зв'язком походження, державі не належать, архіви повинні сприяти їх зосередженню в одному архіві чи приватному архівному зібранні та запобігати їх розпорошенню.

Організація документів на внутріархівному рівні відбувається за фондовою системою. При цьому основною класифікаційною одиницею є архівний фонд.

Архівні фонди утворюють в архівних установах із документів юридичних чи фізичних осіб. Кожна з них у своїй діяльності накопичує безпосередньо утворені та зібрані нею документи - документальний фонд. Таку особу називають утворювачем документального фонду. Частина документального фонду, що за висновками відповідної експертизи має певну цінність для суспільства або практичну цінність для свого власника і підлягає зберіганню, визначається як архівний документальний фонд. З частини архівного документального фонду, визнаної в результаті експертизи цінною для суспільства і віднесеної до НАФ, в архівній установі формують архівний фонд.

Під архівним фондом розуміється нагромаджена за час діяльності однієї чи декількох юридичних або фізичних осіб сукупність архівних документів, об'єднаних за ознакою генетичного, історичного чи логічного зв'язку між документами та їх утворювачами, що підлягають постійному зберіганню.

Класифікація архівних фондів показана на схемі.

Юридична чи фізична особа, що є утворювачем документального фонду і відповідно архівного документального фонду, цілісна частина якого є архівним фондом НАФ або включена до складу архівного фонду НАФ, називається фондоутворювачем.

Архівні фонди, фондоутворювачами яких є юридичні особи, складають групу архівних фондів офіційного походження. Обов'язковою умовою такого архівного фонду є наявність утворених або зібраних установою документів, що мають наукову, культурну або практичну цінність і висвітлюють діяльність даної установи чи організації. Формальними ознаками самостійності фондоутворювача - юридичної особи є наявність нормативного акту про створення, реєстрацію, компетенцію установи, визначення її функцій та структури, самостійного кошторису і розрахункового рахунку в банку, гербової печатки, штатного розпису, атрибутів власного діловодства.

Архівні фонди, фондоутворювачами яких є фізичні особи, складають групу архівних фондів особового походження. Такі фонди створюють для осіб, життя і діяльність яких отримали високу державну, наукову чи громадську оцінку або, навпаки, мали значний деструктивний вплив на розвиток суспільства; для типових представників своєї соціальної групи, якщо склад документів є досить повним; для пересічних громадян, документи яких містять цінну для суспільства інформацію. Ознаку фондоутворювача - фізичної особи складає наявність його архівного документального фонду, помітна роль фондоутворювача в житті суспільства та ступінь цінності утворених ним документів.

Кожна з цих груп, у свою чергу, поділяється на: окремі архівні фонди установ або осіб; об'єднані архівні фонди та архівні колекції.

Архівний фонд офіційного походження, утворений одним фондоутворювачем, називається архівним фондом установи.

Архівний фонд особового походження, що складається з документів, утворених і зібраних одним фондоутворювачем, та долучених до них документів, пов'язаних з його життям, творчістю і вшануванням його пам'яті, називається особовим архівним фондом.

Архівний фонд офіційного чи особового походження, створений як сукупність архівних фондів декількох фондоутворювачів, між якими простежуються історичні або логічні зв'язки, однорідність функцій, підпорядкування, спільність об'єкту і часу діяльності, місцезнаходження, правонаступність тощо, а для фізичних осіб - родинні, професійні, творчі зв'язки, участь в одних подіях тощо - називається об'єднаним архівним фондом.

Різновидами об'єднаного архівного фонду особового походження є родинні і родові архівні фонди.

Частина об'єднаного архівного фонду, що має одного фондоутворювача, є підфондом у складі об'єднаного архівного фонду.

Як окремий самостійний комплекс або частина документального комплексу особи чи установи до державних архівів від їх власників надходять архівні колекції - сукупність окремих архівних документів, що виникли в процесі діяльності різних фондоутворювачів і об'єднані за тематичною, хронологічною, авторською, номінальною, об'єктною, географічною чи іншою ознакою. Архівна колекція, утворена архівом, називається архівним зібранням.

Утворювачем архівної колекції може бути як фізична, так і юридична особа. Архівні колекції, сформовані юридичними особами, належать до архівних фондів офіційного походження, а сформовані фізичними особами - до архівних фондів особового походження. Належність архівних зібрань до кожної з цих груп визначається складом їх документів.

У межах архіву поряд із організацією документів за фондовою системою здійснюється організація документів у спеціальних архівах або спеціалізованих відділах загальних архівних установ за не фондовою системою. Так організуються аудіовізуальні та електронні документи, що створюються як продукція і є результатом цільової виробничої діяльності кіностудій, студій звукозапису, комп'ютерних центрів тощо.

Аудіовізуальні та електронні документи, що утворюються в процесі документування діяльності фондоутворювача (кінозйомки урочистих подій, звукозаписи засідань колегіальних органів, конференцій, кіновідеофотодокументи і звукозаписи в фондах особового походження тощо), організуються складовою частиною архівних фондів відповідних фондоутворювачів, обліковуються в облікових документах архівного фонду і лише їх фізичне зберігання відокремлюється відповідно до вимог забезпечення збереженості.