Особливості, систематизація та збереження документів у держархівах (на прикладі Державного архіву Рівненської області)

Сумісність досягається використанням однотипної комп'ютерної техніки та ліцензованих багатофункціональних систем управління базами даних, операційних мережевих систем, програмних систем створення та підтримки повнотекстової та гіпертекстової інформації.

Технічні та програмні засоби повинні мати стандартні інструменти для роботи в локальних та глобальних комп'ютерних мережах і забезпечувати пошукові інтерфейси в базах даних різних рівнів.

Інформаційну сумісність комп'ютеризованого довідкового апарату повинна забезпечити метабаза баз даних різних рівнів. Метабаза містить такі дані: назва автономної бази даних, її обсяг в документах (записах), місцезнаходження, автор та організація-власник, умови доступу, перелік пошукових термінів, тематична спрямованість бази даних. Спільні дані, які використовуються в різних базах даних, повинно бути уніфіковано за їх типом, назвою (ідентифікатором), довжиною та семантикою.

Пошукові засоби комп'ютеризованого довідкового апарату забезпечують доступ, відбір та виведення релевантної інформації на запит, який надійшов до будь-якої відкритої бази даних з комп'ютера, підключеного до мережі цього довідкового апарату.

3.3 Порядок комп'ютеризації діяльності архіву

Комп'ютеризація діяльності архіву здійснюється шляхом розроблення і експлуатації інформаційної системи, що базується на використанні комп'ютерних засобів опрацювання великих обсягів документної інформації.

Створення інформаційної системи архіву передбачає розроблення технічного завдання, інформаційного забезпечення, програмного забезпечення, експлуатаційної документації.

У технічному завданні вказуються призначення і мета створення інформаційної системи, вимоги до системи в цілому, функцій, які вона повинна виконувати, інформаційного, програмного, технічного, лінгвістичного та організаційного забезпечення, документації на систему, склад і зміст робіт зі створення інформаційної системи та терміни їх виконання, виконавці.

Під час розроблення інформаційного забезпечення визначається склад, структура і способи організації баз даних в інформаційній системі, вимоги до інформаційної сумісності із суміжними інформаційними системами, використання уніфікованих документів і класифікаторів, що застосовуються в архіві, склад та структура вихідних форм документів.

Програмне забезпечення інформаційної системи розробляється для використання на комп'ютерах стандартної конфігурації і має базуватися на типових пакетах прикладних програм. Програмне забезпечення повинно давати можливість виконувати операції введення, коригування, реорганізації, збереження, експорту та імпорту даних, представлених в текстових форматах, пошуку інформації за запитами користувачів та її виведення на екран дисплею, на паперовий носій або у файл, захисту інформації від несанкціонованого доступу та її передавання в локальну комп'ютерну мережу архіву, інші галузеві інформаційні системи та мережу Інтернет.

До складу експлуатаційної документації інформаційної системи входять загальне описання системи та технологічні інструкції для введення і коригування даних, пошуку та виведення інформації, збереження (копіювання, архівування та відновлення після збоїв) баз даних.

Інформаційна система вводиться в експлуатацію наказом директора архіву, в якому визначається адміністратор системи, інші працівники, що забезпечують її експлуатацію.

Адміністратор (програміст) відповідає за працездатність й цілісність інформаційної системи, проводить необхідні модифікації програмного та інформаційного забезпечення і технологи.

Представлення архівної інформації в мережі Інтернет

Для представлення інформації про систему архівних установ і національні архівні інформаційні ресурси Держкомархівом України, іншими архівними установами та архівами створюються і підтримуються відповідні веб-сайти або сторінки на сайтах (порталах) інших юридичних осіб.

Авторські права на інформацію, подану на веб-сайтах, визначаються відповідно до законодавства про авторське право і суміжні права.

Регламент веб-сайтів затверджується Держкомархівом України.

Обов'язковими елементами структури веб-сайту архіву є історична довідка, дані про склад і зміст фондів, перелік та характеристика основних фондів, інформація про унікальні та особливо цінні документи, характеристика довідкового апарату відомості про режим роботи архіву і читального залу та порядок доступу до документів.

Веб-сайт вводиться в експлуатацію наказом директора архіву.

3.4 Правила зберігання архівних документів

В умовах реформування архівної справи нормативно-правова база діяльності архівних установ і передусім державних архівів зазнала суттєвих змін.

На новій правовій основі з урахуванням досвіду роботи архівних установ України, а також зарубіжної архівної практики Державним комітетом архівів України підготовлено перші Основні правила роботи державних архівів України.

Цей документ не є черговою вдосконаленою редакцією попередніх Правил.

У Правилах щодо конкретних видів робіт і операцій проведено розмежування поняття справи (для аудіовізуальних і електронних документів - одиниці обліку) як класифікаційних одиниць визначення інформаційної цілісної сукупності документів, що водночас виступають як одиниці описування і обліку, та поняття одиниці зберігання як класифікаційної одиниці визначення фізичної сукупності документів як матеріальних об'єктів (переважно з однорідними носіями інформації), що зберігаються в окремому упакуванні (зброшурованими і оправленими в цупку обкладинку, в папці з клапанами, конверті, коробці, тубусі, на дискеті та ін.) і фігурують у процесах і технологіях зберігання, переміщення тощо. У першому випадку вживається термін справа (під яким розуміється і одиниця обліку аудіовізуальних та електронних документів), у другому - одиниця зберігання. Для загального позначення одиниць виміру кількісних показників документів з метою їх обліку в усіх випадках (незалежно від їх виду і виду носія інформації) вживається термін облікова одиниця.

Забезпечення збереженості документів НАФ - основна функція архіву, що полягає у створенні і дотриманні оптимальних умов та режимів зберігання і організації заходів щодо зберігання документів з метою підтримання у часі фізико-хімічних характеристик їх матеріальної основи, забезпечення цілісності документальних комплексів і запобігання втратам документів.

Забезпечення оптимальних умов зберігання документів передбачає встановлення відповідних нормативних вимог до архівних будівель, приміщень і сховищ архіву, засобів і режимів зберігання архівних документів. Оптимальні умови зберігання створюються:

- будівництвом, реконструкцією і ремонтом будівель архіву;

- обладнанням будівель і сховищ засобами сигналізації, пожежогасіння та охорони;

- застосуванням технічних засобів для створення і підтримання оптимальних температурно-вологісного, світлового, санітарно-гігієнічного, протипожежного та охоронного режимів у будівлях і приміщеннях архіву;

- застосуванням спеціальних засобів зберігання і переміщення документів (стелажі, шафи, сейфи, коробки, папки тощо).

Режими зберігання є певними нормативними умовами, у яких перебувають документи під час зберігання. Режими зберігання документів поділяються на:

- фізико-хімічні, що забезпечують захист матеріальної основи документів від руйнівних дій температури й вологості повітря (температурно-вологісний), світла (світловий), забруднення і біоушкоджень (санітарно-гігієнічний);

- протипожежний, спрямований на запобігання виникненню пожеж та їх швидку ліквідацію;

- охоронний, що забезпечує захист документів від розкрадання, втрат, несанкціонованого винесення тощо.

Організація зберігання документів - це проведення в архіві комплексу робіт щодо раціонального розміщення документів у сховищах, контролю за їх переміщенням, наявністю, фізико-хімічним та технічним станом, реставраційного та консерваційно-профілактичного оброблення документів, створення страхового фонду й фонду користування, страхування документів, а також забезпечення їх збереженості під час надзвичайних ситуацій природного і техногенного характеру.

Створення оптимальних умов зберігання документів

Вимоги до архівних споруд і приміщень

Документи архіву розміщуються у спеціально збудованих або пристосованих для постійного Будівництво й реконструкція будівель архіву проводиться відповідно до спеціальної нормативної та проектної документації, погодженої з Держкомархівом.

Будівлі архіву слід розміщувати в місцях, що перебувають поза зонами затоплення та проникнення грунтових вод, а також у місцях, віддалених від пожежонебезпечних об'єктів (нафтосховищ, автозаправних станцій тощо), об'єктів, що забруднюють повітря агресивними газами та пилом (підприємств із шкідливими технологіями, ТЕЦ тощо), великих торгівельних, розважальних та інших закладів, що можуть створити кризову ситуацію в архіві і навколо нього.

В районі розташування архівних будівель середньодобовий вміст шкідливих домішок в атмосферному повітрі не повинен перевищувати гранично допустимі концентрації (мг/куб. м): сірководню - 0,008 (максимальний разовий); хлору - 0,03; сірчистого ангідриду - 0,05; окислів азоту - 0,06; пилу неорганічного, що містить двоокис кремнію - 0,05. Придатність території для розташування архіву визначається з урахуванням висновку місцевої санітарно-епідеміологічної станції щодо ступеня забрудненості повітря.

Комплекс приміщень архіву має складатися з основних і допоміжних приміщень.

До приміщень основного призначення належать робочі приміщення працівників архіву та приміщення для:

- сховищ;

- приймання і тимчасового зберігання, акліматизації документів;

- ізоляції, знепилювання, дезінфекції й дезінсекції пошкоджених документів;

- реставраційно-палітурних робіт;

- приготування клеїв і розчинів;

- копіювання документів, оброблення плівки (мікрофільмування, електро-, фотокопіювання, фотореставрації тощо);

- проведення робіт з аудіовізуальними документами (лабораторії, апаратна);

- зберігання облікових документів;

- користування документами (дільниця інформаційно-пошукових систем, дільниця видавання документів, читальний зал, зал для читання мікрокопій, зали для прослуховування або перегляду аудіовізуальних документів, тимчасове сховище);

- науково-довідкової бібліотеки;

- методичного кабінету;

- виставкового залу.

Склад, розташування, обладнання приміщень основного призначення повинні забезпечувати раціональний взаємозв'язок функціональних підрозділів архіву, збереженість документів на всіх ділянках роботи з ними, дотримання технологічних вимог, вимог охорони праці, техніки безпеки, пожежної безпеки і виробничої санітарії. З метою запобігання шуму в робочих приміщеннях стаціонарні кондиціонери, вентиляційне обладнання рекомендується розміщувати за межами основного будинку архіву.

До допоміжних приміщень належать приміщення адміністративно-господарського, технічного, побутового характеру.

Приміщення для зберігання документів у пристосованих будівлях мають бути ізольовані від інших. Забороняється розміщувати документи в приміщеннях будівель, зайнятих службами громадського харчування, харчовими й шкіряними складами та організаціями, що застосовують пожежонебезпечні технології.

У пристосованих для розміщення архівів приміщеннях рекомендується мати систему водяного, парового або повітряного опалення із захисними решітками на батареях і надійною гідроізоляцією стояків та магістральних трубопроводів. Не допускається обігрів архівів електричними, газовими та іншими приладами.

Вимоги до сховищ

Сховища повинні бути максимально віддаленими від лабораторних, виробничих, побутових приміщень архіву та не мати з ними спільних вентиляційних каналів. Об'єднання сховищ із приміщеннями будь-якого призначення забороняється.

Рекомендовано розміщувати сховища у приміщеннях із північною орієнтацією вікон. Розміщення сховищ у приміщеннях без вікон дозволяється за умови забезпечення в них штучної чи природної вентиляції повітря з нормативною кратністю обміну, а також встановлення спеціальних систем димовидалення.

Висота сховищ залежить від технічного устаткування для зберігання документів, але не може бути меншою за 2,25 м до нижньої частини конструкції, що виступає.

Необхідно відокремлювати сховища від сусідніх приміщень архіву протипожежними перегородками 1-го типу та перекриттям 3-го типу або розміщувати їх в окремих будівлях не нижче 2-го ступеня вогнестійкості. Площа відсіку між протипожежними перегородками не повинна перевищувати 600 кв. м.

Приміщення сховищ повинні мати зручні для евакуації виходи до ліфтів, на сходові клітки. З кожного відсіку влаштовують не менше двох виходів. Якщо площа відсіку менша 70 кв. м, дозволяється мати один евакуаційний вихід.

Покриття стін, підлога, стеля, обладнання сховищ та засоби зберігання документів мають бути виготовлені з матеріалів, що не збирають пил і самі не є джерелами пилу або агресивних хімічних речовин.

У сховищах для документів з магнітною плівкою напруженість магнітних полів не повинна перевищувати 400 А/м.

У приміщеннях сховищ забороняється прокладати транзитом труби водопостачання та каналізації, технологічні або побутові відведення води.

Для дотримання режимів зберігання сховища мають бути обладнані необхідними приладами і засобами, а також оснащені системами кондиціювання та вентиляції, що забезпечують рециркуляцію повітря з кратністю обміну 2-3 і очищення його від агресивних домішок і пилу.

Вимоги до засобів зберігання архівних документів

Сховища повинні бути обладнані стаціонарними металевими стелажами; для зберігання фоновідеодокументів - стелажами, виготовленими з неферомагнітного матеріалу. Експлуатація існуючих стаціонарних дерев'яних стелажів допускається за умови оброблення їх вогнезахисним розчином.

У приміщеннях з оптимальним температурно-вологісним режимом допускається застосування пересувних металевих стелажів. Як допоміжне або спеціальне обладнання можуть використовуватися металеві шафи, сейфи, шафи-стелажі, а також стаціонарні відсіки-бокси з металевими перегородками й полицями.

У приміщеннях із нерегульованим кліматом або недостатньою вентиляцією не рекомендується використовувати обладнання закритого типу (сейфи, бокси, пересувні стелажі закритого типу тощо) через можливе утворення локальних застійних зон та біоушкодження документів.

Стаціонарні стелажі та шафи слід розміщувати за такими нормами:

- сховища висотою 2,2 м повинні мати одноярусне розміщення стелажів, сховища висотою більше 4 м - двох'ярусне. У пристосованих будівлях висота стелажів визначається висотою приміщення та потужністю перекриттів. Якщо висота перевищує 4 м, для двох'ярусних стелажів передбачаються між'ярусні та міжстелажні перекриття;

- у сховищах з природнім освітленням стелажі та шафи відкритого типу встановлюються перпендикулярно стінам із вікнами; у сховищах без вікон - з урахуванням особливостей приміщення, конструкції обладнання й норм його розміщення;

- відстань між рядами стелажів і шаф (головний прохід) - не менше 1,2 м; для проходів між стелажами з висувними ящиками, сейфами тощо - визначається із врахуванням особливостей обладнання;

- відстань між зовнішньою стіною будівлі та стелажами (шафами), паралельними стіні - не менше 0,8 м (для стелажів, на яких зберігаються картографічні матеріали - не менше 1,1 м);

- відстань між стіною та торцями стелажів або шаф (обхід) - не менше 0,5 м;

- відстань між підлогою та нижньою полицею стелажа чи шафи - не менше 0,2 м, у цокольних поверхах - не менше 0,3 м;

- відстань між стелажами та опалювальними системами - не менше 1,1 м;

- відстань між полицями у висоту перемінна, але не менш ніж 0,4 м.

Документи розміщуються на стелажах, у металевих шафах горизонтально або вертикально в картонажах або іншому пакованні.

Креслення можуть зберігатися в шафах із висувними ящиками в розгорнутому вигляді або папках, мікрофільми та кіно-документи - на стелажах Пшеничного. Для карт рекомендується підвісне зберігання на висувних штангах. Для зберігання особливих категорій документів використовуються стаціонарні відсіки-сейфи та спеціальні шафи-сейфи. Конструкція та розміри стелажів, а також шаф для документів особливого формату (газети, карти, плани, коробки з мікрофільмами тощо) визначаються розмірами цих документів.

Кожна одиниця зберігання має бути вкладена спочатку в негерметичне індивідуальне первинне, а після цього - у вторинне паковання. Первинне паковання має прямий контакт із документом і захищає його від пилу та вологи, а вторинне - захищає документ і первинне паковання від механічних пошкоджень та впливу факторів навколишнього середовища. Вільне переміщення документів усередині паковання виключається.

Для виготовлення або застосування паковання забороняється використовувати силікатний, казеїновий, натуральний гумовий та деякі інші клеї, а також матеріали із вмістом сірки або хлору. Коробки виготовляються з безкислотного картону.

Документи з паперовими носіями підшиваються у томи або вкладаються у папки з клапанами і розміщуються у картонних коробках.

Кінодокументи та мікрофільми оформлюються захисними ракордами, намотуються на сердечники фотографічним шаром назовні й укладаються у металеві коробки.

Касети з відеодокументами зберігаються у заводському (захисному) футлярі (із пластмаси, картону тощо).

Фотодокументи зі скляною чи плівковою основою упаковуються в конверти відповідного розміру з прозорого (калька) або чорного паперу, що не містить шкідливих для фотошару домішок.

Фотодокументи з паперовою основою (позитиви) зберігаються у захисних папках, виготовлених із відповідних сортів паперу.

Позитиви у фотоальбомах необхідно додатково захистити тонкими прокладками з відповідних сортів паперу.

Документи з магнітною плівкою завширшки 6,25 мм оформлюються захисними ракордами, намотуються на сердечники котушки або касети відповідного розміру феромагнітним шаром усередину, укладаються у пакети з поліетиленової плівки та в коробки з глянсового картону; оригінали фонограм (магнітної системи запису) до кінодокументів завширшки 35 мм і 16 мм укладаються в металеві коробки.

Металеві грамофонні оригінали загортаються в конденсаторний папір і укладаються в картонні конверти з м'якою підкладкою (фланель, байка) на одному внутрішньому боці. Грамплатівки вміщуються у пакети з поліетиленової плівки та у паперові конверти. Партія грамплатівок чи граморигіналів укладається в картонні або фанерні коробки.

Компакт-диски зберігаються в заводському пакованні і укладаються в картонні коробки.

Воскові валики укладаються в картонні циліндричні футляри із внутрішньою м'якою матерчатою підкладкою.

Впродовж зберігання аудіовізуальних документів здійснюється регулярний контроль за станом їх паковання. У разі виявлення пошкоджень, корозії, деформації паковання підлягає негайній заміні.

Вимоги до світлового режиму

Захист документів від руйнівної дії світла має забезпечуватися не тільки в сховищах, але й під час будь-яких робіт з документами і здійснюється шляхом їх зберігання у відповідному пакованні та встановлення на вікнах світлорозсіювачів, розсувних металевих віконниць, щільних штор тощо. Природне освітлення допускається лише за умови захисту документів від прямого попадання сонячних променів.

Для штучного освітлення сховищ застосовуються лампи розжарювання в закритих плафонах з рівною зовнішньою поверхнею. Дозволяється застосовувати люмінісцентні лампи з урізаною ультрафіолетовою ділянкою спектру типу ЛБ, ЛХБ, ЛТБ. Світильники сховищ за виконанням та ступенем захисту повинні відповідати класу зони (за Правилами улаштування електроустановок).

Освітлення на вертикальній поверхні стелажів і шаф на висоті 1 м від підлоги має дорівнювати 20-50 лк, проходів - 50 лк, робочих столів під час роботи з текстовими документами з паперовими носіями - 100 лк, під час роботи з науково-технічною документацією - 300 лк.

Вимоги до санітарно-гігієнічного режиму

Приміщення сховищ повинні утримуватися у зразковому порядку та чистоті, що виключало б можливість накопичення пилу, появи плісняви, комах та гризунів.

У сховищах забезпечується вільна циркуляція повітря, яка виключає можливість утворення непровітрюваних зон. Повітря, що надходить до сховищ, має бути очищеним від пилу. З метою запобігання попаданню пилу ззовні рекомендується підтримувати надлишковий тиск повітря (0,05-0,1 атм.).

Вікна в приміщеннях архіву, що відкриваються в теплі пори року, захищаються сітками з діаметром отворів не більше 0,5 мм. Захисними сітками обладнуються також вентиляційні отвори в стінах, стелях, підлогах сховищ, зовнішні отвори вентиляційних систем.

Санітарно-гігієнічні роботи у сховищі проводяться регулярно: щоденно - вологе прибирання підлоги та сухе прибирання полиць, стелажів і шаф; у плановому порядку, не рідше одного разу на місяць - санітарні дні, під час яких проводиться вологе прибирання стелажів, шаф, плінтусів, підвіконь та знепилювання коробок з документами (див. п. 7.6.3).

У приміщеннях сховищ забороняється перебування у верхньому одязі, мокрому і брудному взутті, зберігання будь-яких сторонніх предметів, зберігання і вживання харчових продуктів, а також розведення квітів.

Забороняється торкатися руками поверхні документів магнітного запису із плівковими носіями; їх дозволяється брати тільки за краї або захисний корпус (дискета, джеккет тощо). Роботи з такими документами проводяться в чистих неворсистих рукавичках і білих халатах.

Не допускається розміщення документів на підлозі, підвіконнях, у нерозібраних стосах.

З метою своєчасного виявлення плісеневих грибів і комах двічі на рік (початок і кінець опалювального сезону) вибірково проводиться мікробіологічне та ентомологічне обстеження документів та приміщень сховищ. У разі необхідності проводяться дезінфекція та дезінсекція сховищ, засобів зберігання та документів.

Вимоги до протипожежного режиму

Експлуатацію архівних будівель необхідно здійснювати з урахуванням вимог пожежної безпеки згідно з діючими нормативними документами, у тому числі з пожежної безпеки в державних архівних установах.

Будівлі архівів повинні бути оснащені пожежним водопостачанням; сховища, приміщення для зберігання облікових документів та довідкового апарату, а також приміщення для роботи з документами - пожежною сигналізацією, засобами пожежегасіння та протипожежними дверима 2-го типу. Сховища розміщуються у приміщеннях, що відповідають вимогам пожежної безпеки.

Живлення внутрішнього протипожежного водопроводу здійснюється двома вводами. Пожежні крани встановлюються на всіх поверхах будівлі на сходових клітках. Біля кожного крану необхідно мати прогумований рукав довжиною до крайньої точки приміщень, розташованих на поверсі.

Під час оснащення приміщень сховищ первинними засобами пожежогасіння та автоматичними системами пожежогасіння перевага віддається використанню вогнегасних речовин, що не мають побічної руйнівної дії на документи (піна, вуглекислота тощо). Кількість та місце розміщення переносних вогнегасників визначається відповідними нормативними документами.

Все електроустаткування в архіві забезпечується заземленням. Електричні апарати, обладнання, електропроводи та кабелі за виконанням та ступенем захисту повинні відповідати класу зони (за Правилами улаштування електроустановок), мати апаратуру захисту від струмів короткого замикання та інших аварійних режимів. Сховища обладнуються загальними та поповерховими електричними рубильниками. Рубильники для вимикання, розподільчі електрощити та запобіжники розміщуються тільки поза сховищами.

В основних приміщеннях архіву прокладається схована електрична проводка. У приміщеннях сховищ електрична проводка має бути закрита металевими трубами. Штепсельні розетки для переносної апаратури (пилососів, ламп тощо) повинні бути герметичними або напівгерметичними, шнури переносної апаратури - мати гумову ізоляцію.

Після закінчення роботи апаратура, лампи, електричні розетки у сховищі послідовно вимикаються.

Додаток

Глосарій архівних термінів

- анотований перелік унікальних документів - для поодиничного та сумарного обліку фондів, описів і справ, що містять унікальні документи;

- аркуш обліку аудіовізуальних документів - для обліку кількості аудіовізуальних документів певного виду їх змін по кожному опису в цілому, обліку й нумерації описів аудіовізуальних документів;

- аркуш фонду - для обліку кількості і складу описів в межах архівного фонду та їх нумерації, обліку кількості, складу і стану документів, змін в цілому по фонду, по кожному опису і по кожному тому опису, фіксації змін назви фонду;

- архів - державний архів, у тому числі галузевий державний архів, архівний відділ державної районної адміністрації, архівний відділ міської ради;

- архівний опис - для поодиничного та сумарного обліку справ, закріплення порядку їх систематизації та обліку змін в їх складі й обсязі;

- архівний фонд - архівний фонд, архівна колекція, архівне зібрання;

- власник - власник, законний представник власника, уповноважена власником особа, у тому числі архівна установа;

- державна архівна установа - державний архів, у тому числі галузевий державний архів, архівний відділ державної районної адміністрації; архівний підрозділ державної наукової установи, музею, бібліотеки;

- державна архівна установа вищого рівня - для державних архівів, архівних підрозділів загальнодержавних наукових установ, музеїв, бібліотек - Державний комітет архівів України; для місцевих архівних установ низової ланки, архівних підрозділів місцевих державних і комунальних музеїв, бібліотек - відповідний державний архів;

- інвентарна книга обліку документів, що мають у зовнішньому оформленні або в додатку до них матеріальні цінності - для поодиничного та сумарного обліку кількості, складу й стану таких справ;

- керівник архіву - директор, заступник директора архіву, начальник архівного відділу;

- книга обліку надходжень документів на постійне зберігання - для реєстрації кожного надходження архівних документів до архіву, а також сумарного обліку кількості і складу документів, що надійшли на зберігання за певний хронологічний період;

- книга обліку надходжень страхового фонду та фонду користування - для реєстрації кожного надходження страхового фонду та фонду користування документами.

- опис страхового фонду - для поодиничного та сумарного обліку одиниць зберігання страхового фонду копій особливо цінних та унікальних документів

- перелік особливо цінних документів - для поодиничного та сумарного обліку фондів, описів і справ, що містять особливо цінні документи;

- реєстр описів - для обліку архівних описів у архіві в цілому;

- список фондів - для реєстрації прийнятих на зберігання архівних фондів, надання їм номерів у порядку надходження, а також кількості архівних фондів;

Размещено на Allbest.ru