Особливості, систематизація та збереження документів у держархівах (на прикладі Державного архіву Рівненської області)

Окремі групи наукової, технічної, проектної, конструкторської документації, а також аудіовізуальні та електронні документи, що створюються як продукція і є результатом виробничої діяльності установ (кінофотостудій, студій звукозапису тощо), організуються в спеціалізованих архівах або спеціалізованих підрозділах загальних архівів за нефондовою системою.

Комплекси технічних документів проектної (конструкторської) організації можуть включатися до її архівного фонду окремою частиною.

За не фондовою системою в основу організації кіновідеодокументів покладаються такі класифікаційні ознаки: жанри кіно (документальне, науково-популярне, навчальне, ігрове тощо), форми організації відзнятого матеріалу (фільми, спецвипуски, кіножурнали, окремі сюжети); носії інформації (негативи і позитиви, горюча і негорюча плівка, відеоплівка).

В основу організації фотодокументів покладаються такі класифікаційні ознаки: жанри фотографії (хронікальне фото, портрети, пейзажі), форми організації відзнятого матеріалу (окремі фото, фотонариси, фотоальбоми), носії інформації (негативи і позитиви на склі, фотоплівці, фотопапері тощо).

Ознакою внутріжанрового класифікаційного розподілу є: для хронікальних фото - тематика (громадсько-політична, народногосподарська, наукова, культурна, спортивна тощо); для портретів і пейзажів - об'єкт і місце зйомки (індивідуальні, групові, студійні, позастудійні портрети; сільські, міські, індустріальні пейзажі тощо).

В основу організації фонодокументів покладаються такі класифікаційні ознаки: жанрова належність записаного матеріалу (хронікального, мемуарного характеру, виконання творів літератури і мистецтва, навчальні, науково-освітні програми тощо); форми організації записаного матеріалу (репортажі, хронікальні записи подій, радіопрограми, виступи, спогади, інтерв'ю тощо); місце запису (студійні, позастудійні, трансляційні); системи запису звука (механічна, фотооптична, магнітна); носії інформації (граморигінали, грамплатівки, магнітні стрічки, компакт-диски тощо).

Класифікаційними ознаками для організації електронних документів є тип комп'ютерного обладнання, програмного забезпечення, на основі яких вони були створені, характер змісту та мета використання документної інформації.

Технічні документи, як правило, групуються в комплекси за об'єктною ознакою. Організація цих документів може здійснюватися також за територіальною або тематичною ознакою.

Організація документів у межах архіву здійснюється також за такими ознаками, які показано на схемі.

Схема. Організація документів у межах архіву

Організація документів за правом власності на них і термінами зберігання. На рівні архіву дія принципу збереження цілісності архівного документального фонду обмежується правом власності на документи. Не дозволяється об'єднувати в одному архівному фонді документи, що належать різним власникам, навіть якщо такі документи є частиною одного архівного документального фонду.

Архівні документи, що зберігаються в архіві на правах депозиту, організовуються у тимчасові архівні фонди відповідно до того, як їх було фондовано власником

Організація документів за ступенем цінності

Архівні фонди за ступенем цінності поділяються на три категорії. Під час визначення категорії архівного фонду комплексно застосовуються критерії походження, змісту і зовнішніх ознак з пріоритетним застосуванням критеріїв значення фондоутворювача, інформативності документів та часу їх створення.

Архівний фонд першої категорії є комплексом унікальних або особливо цінних документів, інформація яких стосується різних сторін діяльності держави, суспільства та його провідних діячів.

Архівний фонд другої категорії містить окремі унікальні і/або значну кількість особливо цінних документів, інформація яких стосується певних галузей або напрямків діяльності держави і суспільства та окремих діячів цих галузей (напрямків).

Архівний фонд третьої категорії містить документи, інформація яких стосується певної теми або питання і доповнює інформацію фондів першої і другої категорій.

Категорія фонду є підставою длязастосування диференційованого підходу під час фондування документів (утворення окремих або об'єднаних архівних фондів), їх організації в межах фонду, а також здійснення інших видів робіт з ними в архіві.

За ступенем цінності документи НАФ поділяються на цінні, особливо цінні і унікальні. Особливо цінні та унікальні документи організуються на загальних засадах фондування чи віднесення до нефондових комплексів. На рівні опису, фонду, архіву та НАФ в цілому зазначені документи додатково організуються за окремою системою обліку.

Організація документів за історичними умовами, часом і місцем їх створення

Документи, віднесені до класифікаційних груп за ознакою “історичні умови, час і місце створення”, організуються в архіві на загальних засадах, але на рівні фонду, архіву і НАФ в цілому додатково виокремлюються за відповідною системою обліку.

Організація документів за категоріями доступу

Документи з конфіденційною інформацією та документи з особливими умовами доступу організуються на загальних засадах і підлягають окремому обліку у відповідних допоміжних облікових документах.

Таємні документи організуються в порядку, передбаченому спеціальною інструкцією, з віднесенням їх до відповідних архівних фондів або нефондових комплексів на загальних засадах.

Базовою класифікаційною одиницею організації документів у межах архівного фонду чи нефондового комплексу є справа, одиниця обліку, одиниця зберігання. Зазначені одиниці є також одиницями виміру кількості документів, в яких здійснюється їх облік.

Найнижчою структурно неподільною одиницею архівного фонду чи нефондового комплексу є один документ чи його частина, що має самостійне значення, або цілісна сукупність документів з однорідними носіями інформації, що об'єднані зв'язком походження, призначення, належністю до однієї події, теми, питання, об'єкта, наукової праці чи твору літератури, мистецтва. Для документів з паперовими носіями такою одиницею є справа, для документів зі спеціальними носіями - одиниця обліку.

Справа може формуватися з одного документа, частини одного документа або сукупності документів, що об'єднані за однією або декількома спільними ознаками. Основними ознаками для формування справ є: авторська, кореспондентська, номінальна, предметна (тематична), хронологічна, географічна.

Одиниця обліку може містити один документ або сукупність документів:

- що належать до одного фільму, журналу, спецвипуску, сюжету тощо - для кінодокументів;

- із записом одного сюжету (для відеодокументів), однієї події, одного твору літератури і мистецтва тощо чи кількох сюжетів, подій, творів, що об'єднані за авторською, тематичною чи іншою ознакою - для відео - і фонодокументів;

- із зображенням одного чи декількох споріднених певним зв'язком об'єктів (осіб, предметів, явищ) - для фотодокументів;

- що об'єднані за ознакою походження, призначення і/або змісту - для електронних документів.

Одиницею зберігання є один або декілька фізично відокремлених однорідних носіїв інформації, що зберігаються разом, в окремому первинному пакуванні (зброшурованому томі, папці, конверті, футлярі тощо).

Одиницею зберігання документів з паперовими носіями є справа.

Одиницею зберігання документів зі спеціальними носіями є один фізично відокремлений носій інформації:

- рулон кіноплівки чи магнітної стрічки - для кінодоку-ментів;

- рулон магнітної стрічки, касета, диск - для відеодокументів;

- рулон магнітної чи паперової стрічки, грамофонний оригінал, грамплатівка, валик, диск - для фонодокументів;

- негатив, контратип (на правах оригіналу), слайд, позитив, рулон діафільму - для фотодокументів;

- магнітна стрічка, диск, дискета - для електронних документів.

Одиниця зберігання документів з спеціальними носіями може містити одну, частину однієї або декілька одиниць обліку. Відповідно, одиниця обліку таких документів може бути цілою одиницею зберігання або її частиною чи складатися з декількох одиниць зберігання.

Формування і систематизація справ для документів офіційного походження здійснюється, як правило, у службах діловодства та архівних підрозділах юридичних осіб, для документів особового походження - в архівах.

Організація документів у межах архівного фонду гуртується на схемі систематизації документів - переліку одиниць поділу, розміщених у певній послідовності, і призначена для розміщення документів фонду за цим поділом. Одиницями поділу є відділи, розділи, рубрики і т.д.

Складання схеми систематизації вимагає знання історії, структури, компетенції, особливостей діяльності фондоутворювача. його системи діловодства. Воно передбачає охоплення всіх документів архівного фонду. Групування проводиться за методом дедукції, тобто від загального до конкретного, за однією і тією самою ознакою, при чому ознаки групування визначаються у кожному конкретному випадку залежно від наукової і практичної цілей. Розподіл починається за основною ознакою, притаманною для всього фонду, і закінчується за ознаками, характерними для окремих, найменших груп документів.

Процес групування справ фонду здійснюється з урахування ознак, які показано в таблиці.

Ознаки	Характеристика
Структурна	фіксує належність до структурних підрозділів (відділ, цех, факультет), внаслідок діяльності яких вони виникли.
Хронологічна	відображає час появи документів (рік, місяць, число).
Галузева, функціональна, тематична	встановлюють галузеву належність і функції фондоутворювача та тематикою документів.
Номінальна	відображає належність до конкретного виду одиниць зберігання чи виду документів.
Авторська	групування справ за авторською належністю (юридична чи фізична особа).
Кореспондентська	групування справ, що виникли внаслідок листування з певними особами чи установами.
Географічна	групування справ, що виникли за окремими адміністративно-територіальними одиницями, з якими пов'язані автор, кореспондент чи зміст документа (області, району, міста і села).

Крім того враховуються і такі ознаки. Як мова документів, формат, оригінальність, носій.

У кожному конкретному випадку визначають головні і другорядні ознаки. До головних найчастіше належать структурна і хронологічна, рідше - галузева, географічна, авторська. Вибір ознак зумовлюється особливостями діяльності фондоутворювача, складом і змістом документів, цілями групування.

Вид схеми організації фонду визначаються згідно з ознаками, за якими здійснюються два перші поділи документів фонду. Схеми бувають структурно-хронологічні, галузево-хронологічні, функціонально-хронологічні, номінально-хронологічні, географічно-хронологічні і т.д.

Хронологічно-структурна схема систематизації (за хронологією створення справ, в межах кожної хронологічної групи - за структурними підрозділами), як правило, застосовується під час складання описів справ діючих юридичних осіб зі спрощеною структурою, а також ліквідованих осіб із часто змінюваною структурою.

Структурно-хронологічна схема систематизації (за структурними підрозділами, а в межах кожного з них - за хронологією створення справ) найчастіше застосовується у процесі складання описів справ ліквідованих юридичних осіб із стабільною і нескладною структурою.

Поєднання хронологічної і функціональної ознак дає хронологічно-функціональний і функціонально-хронологічний варіанти схеми систематизації.

Хронологічно-функціональна схема систематизації застосовується для юридичних осіб із часто змінюваною структурою. У разі застосування цієї схеми справи систематизуються за роками започаткування і далі за функціями діяльності з врахуванням їх значимості (організаційно-розпорядча, планування, фінансування тощо).

Функціонально-хронологічна схема систематизації передбачає первинне групування справ за функціями (напрямками, видами діяльності), а далі - за хронологією.

Для групування справ у незначних за обсягом фондах застосовуються хронологічно-тематична або тематично-хронологічна схеми систематизації.

Хронологічно-номінальна або номінально-хронологічна схеми систематизації справ застосовуються здебільшого до документів невеликих безструктурних юридичних осіб.

Під час систематизації справ за схемою слід дотримуватися таких вимог:

- справи належать до того року, в якому започатковані у діловодстві або надійшли від іншої юридичної особи (структурного підрозділу) для продовження;

- справи, які започатковано в діловодстві одного структурного підрозділу і передано для завершення іншому структурному підрозділу, належать до останнього підрозділу;

- справи з планами незалежно від дати їх складання належать до року, на який їх укладено, довгострокові плани належать до першого року їх дії; звіти належать до того року, за який їх укладено, або до останнього звітного року;

- в межах року або хронологічного періоду справи систематизуються за структурою, значимістю функцій фондоутворювача.

Справи в межах нижніх щаблів систематизації розміщуються за ступенем їх значимості та хронологією створення документів. Якщо декілька справ мають одну початкову дату, спершу розміщують ті, які мають найранішні кінцеві дати.

Належність справи певній юридичній особі чи структурному підрозділу встановлюється за елементами діловодного або архівного оформлення, а також за змістом документів.

Як правило, організуються за окремими описами документи з особового складу, а також однотипна спеціальна документація: звіти з наукових тем у науково-дослідних установах, історії хвороб у медичних закладах, акти перевірянь у контрольних органах, рукописи у видавництвах тощо.

Структура об'єднаного архівного фонду, що складається з підфондів однотипних юридичних осіб, визначається внесенням кожного з них до такого фонду окремим описом і далі - значимістю утворювачів підфонду або із застосуванням географічної, номінальної та інших ознак.

Схеми систематизації справ підфондів, що ввійшли до об'єднаного архівного фонду, укладаються на засадах, визначених для окремих архівних фондів.

Документи фондів особового походження систематизуються за схемами, що відображають основні напрямки творчої, державної, політичної, службової, громадської та іншої діяльності особи, її приватного життя та кола захоплень.

В архівних колекціях, як правило, зберігається внутрішня організація документів, обрана фондоутворювачами.

В архівних зібраннях організація документів визначається їх складом - за тематикою, всередині груп - за конкретними питаннями і далі - за хронологією або за географічною чи авторською ознаками.

При нефондовій організації документів кіновідеодокументи систематизуються за видами (фільм, спецвипуск, кіножурнал, кіно-, відео-, телесюжет), всередині видів - за одиницями обліку (комплектами), роками виробництва, виробничими номерами, кольоровістю (чорно-білі, кольорові), форматом носія (форматом запису), типом відеокасет.

Фонодокументи організовують за видами, всередині видів - за одиницями обліку (комплектами); за установами-виробниками і виробничими номерами або організуються за іншою прийнятою архівом схемою. Під видом фонодокументів розуміють документ, створений за допомогою певної системи запису звукової інформації: фонографічної, грамофонної, фотографічної (оптичної), магнітної.

Комплект кіновідеофонодокументів складається з оригіналів і копій документів, віднесених до однієї одиниці обліку.

Фотодокументи систематизуються за видами (негативи певної кольоровості і розміру, слайди певної кольоровості, позитиви, фотоальбоми). Всередині виду негативи і слайди систематизуються за ознакою кольоровості (чорно-білі, кольорові); негативи додатково систематизуються за видом основи носія (скло, плівка) і його розмірами.

В межах комплексу проектно-кошторисних, конструкторських документів внесені до його складу документи систематизуються за стадіями проекту відповідно до схеми, прийнятої під час розроблення проекту і закріпленої у специфікації.

Документи в межах комплексу архітектурно-будівельних проектів систематизуються за принципом “від загального до окремого” (будівельний майданчик і генеральний план, фасади і плани поверхів, окремі вузли - опалення, водопостачання тощо).

Комплекси проектно-кошторисних, конструкторських документів систематизуються за видами, номерами і абеткою найменувань проектів.

Карти і плани групуються за видами (фізико-географічні, адміністративно-політичні тощо), всередині видів - за територіальною ознакою і масштабом.

Електронні документи систематизуються за видами (магнітні стрічки, лазерні і жорсткі диски, дискети), всередині видів - за типами програмного забезпечення, а потім - за характером документної інформації.

Організація документів на рівні одиниці зберігання. Де наявні в її складі різні архівні документи, відбувається на двох рівнях: документному та аркушному. Для документів з паперовими носіями одиницею зберігання є справа.

Документ ний рівень організації на рівні справи передбачає таку її організацію, яка б фіксувала процес її створення, внутрішню структуру та правильну систематизацію наявних у ній документів.

Систематизація документів у межах одиниці зберігання здійснюється за такими ознаками:

- хронологічною - за датами документів;

- предметною (тематичною) - за змістом документів;

- номінальною - за видами документів;

- кореспондентською - назвами адресатів або адресантів;

- географічною - за історичними регіонами, адміністративно-територіальними одиницями, географічними поняттями, з якими пов'язаний зміст документів, їх автори і кореспонденти;

- авторською - за назвами підприємств, установ і організацій, прізвищами та іменами осіб - авторів документів.

Як правило, документи групуються(систематизуються)не за однією ознакою, а тими ознаками, застосування яких визнано найраціональнішим.

Систематизація документів закріплюється нумерацією аркушів. Аркушний рівень організації одиниць зберігання забезпечує внутрішню організацію кожного з документів.

Таким чином, організація архівних документів проходить чотири етапи, які тісно пов'язані між собою і доповнюють один одного. Обов'язковою вимогою до всіх етапів організації архівних документів є її здійснення за науково-обґрунтованими ознаками з урахуванням особливостей документів і характеру діяльності фондоутворювача.

архів фондування облік документ

Розділ 3. Робота державного архіву на прикладі Рівненської області

3.1 Державний архів Рівненської області -- унікальна документальна джерельна база історії Рівненського краю

Директор держархіву Рівненської області - Григорук Микола Іванович.

Адреса: вул. С. Бандери, 26-а (корп.1), м. Рiвне, 33014;

Тел.: (0362) 23-42-61 (корп. 1);

E-mail: daro@icc.rv.ua

Веб-сайт: archiv.rv.ua

вул. Кавказька, 8 (корп. 2), м. Рiвне, 33028.

На даний час у Держархіві Рівненської області зберігається понад 1 млн. справ на паперовій основі, кіно- та фотодокументів, що хронологічно охоплюють час від ХVІ ст., виконані на пергаменті, ревізькі реєстри населених пунктів Корецького та Рівненського повітів, відомості про вчителювання відомого історика М.І. Костомарова в Рівненській гімназії, про письменника В.Г. Короленка, про діяльність суспільно-політичних організацій “Волинське українське об'єднання”, “Союз стрільців”, “Просвіта”, документи органів місцевої й окупаційної влади періоду Великої Вітчизняної війни і багато інших.

Основне завдання державного архіву області -- забезпечення належних умов зберігання документів національного архівного фонду, збереження їх для майбутніх поколінь. Помітно активізувалася ця робота останніми роками: проведені ремонти всіх архівосховищ та робочих приміщень, постійно здійснюються перевірки наявності документів, їх фізичного стану, реалізуються заходи щодо поліпшення фізичного стану документів (ремонт, реставрація, оправлення і підшивка), створюється довідковий апарат, складаються географічні та іменні покажчики, проводиться каталогізація документів. Створена електронна версія фондового каталогу.

У 2009 році у приміщеннях установи встановлена система відоеспостереження.

Значна увага приділяється формуванню національного архівного фонду, роботі з установами, організаціями, підприємствами списку N 1, архівними відділами райдержадміністрації, міськрад, трудовими архівами.

У 2009 році на зберігання до держархіву області прийнято понад 7 тисяч одиниць управлінської документації.

Готуються виставки документів, радіо- та телепрограми, статті для друкованої преси, проводиться наукова робота. Провідна тематика виставок, інформаційних матеріалів: історичне минуле держави, краю, історія архівної справи на Рівненщині; огляд документів архіву; документи архіву як основа наукових досліджень; голодомор 1932-1933 рр.; історія Великоїх Вітчизняної війни та ін.

Держархів приділяє значну увагу підготовці кадрів для роботи в архівних установах області. З цією метою в національному університеті “Острозька академія” та Рівненському державному гуманітарному університеті відкриті відділення підготовки фахівців із документознавства. Студенти цих ВНЗ проходять практику на базі держархіву області. Проводяться стажування, навчання працівників архівних відділів райдержадміністрації і міськрад, відповідальних за архівні та діловодні служби установ, підприємств та організацій.

Уся робота була б неможлива без постійної уваги з боку обласної державної адміністрації та обласної ради.

Фонди

- 4069 фф., 1064185 спр., 1774-2007 рр.;

- 2981 од. зб. науково-технiчної документацiї, 1949-1978 рр.;

- 7 од. зб. кiнодокументiв, 1944-1978 рр.;

- 13979 од. зб. фотодокументiв, 1917-2007рр.;

- 136 од. зб. фонодокументiв, 1967-2008рр ;

- 5 од.зб. відео документів, 2006 - 2008 рр.

Архівні фонди 1774-2007 рр.

Фонди періоду Російської імперії представлені документами органів місцевого самоврядування, судових органів і установ поліції, землевпорядкувальних та межових установ, військово-адміністративних органів та військових організацій, фінансових та податкових органів і установ, навчальних і релігійних закладів. Це, зокрема, фонди Дубенського магістрату, волосних правлінь, повітових судів і управлінь поліції, повітових землевпорядкувальних комісій, Острозького повітового межового відомства, Рівненського реального училища. Історію релігії і церковних установ характеризують фонди Волинської духовної консисторії, духовних правлінь, деканатів, церков та костьолів, єврейських віросповідних громад.

До періоду Польської держави відносяться документи фондів місцевих органів влади, поліційних установ, органів суду, прокуратури, учбових, культурно-освітніх установ, органів духовного правління. Значна частина документів входить до складу фондів міських та повітових фінансових управлінь, нотаріусів, повітових земельних управлінь та комісій.

Окрему групу фондів складають документи періоду Української революції (1917-1920). Це архіви повітових та волосних ревкомів, їх відділів і комітетів, воєнревкомів - всього 47 фондів.

Найбільший масив документів зосереджений у фондах радянського періоду (1939-1991) та періоду незалежності (1991-2007). До них відносяться матеріали виконкому Рівненської обласної Ради народних депутатів, його відділів та управлінь, райвиконкомів, сільських та селищних Рад, Рівненської обласної державної адміністрації, великих промислових підприємств, колгоспів, учбових закладів, громадських організацій, виборчих комісій.

Серед матеріалів архіву - фонди Рівненського льонокомбінату, виробничого об'єднання "Газотрон", фабрики нетканих матеріалів, виробничого об'єднання "Азот", заводу високовольтної апаратури, Здолбунівського цементно-шиферного комбінату та ін.

Документи установ народної освіти та навчальних закладів, наукових і культурно-освітніх установ містяться у фондах обласного та райміськвідділів народної освіти, педінституту, обласного інституту удосконалення кваліфікації вчителів, Українського інституту інженерів водного господарства, обласної наукової бібліотеки, облтелерадіокомітету, обласного будинку народної творчості, облфілармонії тощо. Діяльність профспілкових організацій відображена у фондах облпрофради, обласних та районних комітетів профспілок.

У держархіві області зберігаються документи партійних та комсомольських органів - обласного, районних та міських комітетів КПУ, первинних організацій політвідділів МТС, обласного, районних та міських комітетів ЛКСМУ.

Документи фонду підпільного обкому партії розповідають про партизанський рух в області (1941-1944) в роки війни з Німеччиною.

Розширено доступ до фондів місцевих органів влади періоду Польської держави (1921-1939), колекції документів і матеріалів ОУН-УПА, фондів установ та організацій німецької і місцевих адміністрацій періоду тимчасової нацистської окупації (1941-1944).

На зберіганні в держархіві області знаходиться 50 фондів особового походження, зокрема, особовий фонд Ф. Р. Штейнгеля, засновника і хранителя музею в с. Городок Рівненського повіту. У фонді є документи, етнографічні матеріали, фотознімки, книги за 1800-1891 рр., зібрані Штейнгелем для музею. В особовому фонді Якуба Гофмана, історика-краєзнавця, містяться документи з історії краю (1914-1939).

В архіві є також особові фонди учасників революційних подій, учасників партизанського руху на Рівненщині в роки німецько-радянської війни (1941-1945), почесних людей праці, письменників, журналістів, композиторів, артистів, в яких знаходяться їх спогади, документи творчої діяльності, листування.

Довідковий апарат

Описи - 7788

Каталоги:

- систематичний;

- iменний;

- географiчний;

- на документи з особового складу;

Всього в каталогах та картотеках - 322093 картки, в т.ч. - 186759 тематичних.

Картотеки:

- громадяни, якi були вивезенi на примусовi роботи до Нiмеччини в роки Другої свiтової вiйни - iменна;

- делегати з'їздiв комунiстичної партiї Захiдної України - iменна;

- реабiлiтованi громадяни - iменна;

- члени КПЗУ - iменна;

- номенклатурні працівники, члени КПУ - іменна;

- іменна на фонд "Колекція документів ОУН - УПА";

- хронологічна на фонд "Колекція документів ОУН - УПА";

- питання, які розглядались на засіданнях бюро та пленумів обкому та райкомів КПУ (1939-1991);

- питання, які розглядались на засіданнях бюро та пленумів обкому та райкомів ЛКСМУ;

- фонди архiву - предметно-тематична, iменна;

- фотофонодокументи архiву - систематична

Покажчики

Фондовi:

- ф. 22 Острозький повiтовий суд - географiчний, iменний;

- ф. 27 Рiвненське повiтове казначейство - географiчний;

- ф. 28 Острозьке повiтове казначейство - географiчний;

- ф. 30 Рiвненське повiтове староство - географiчний;

- ф. 193 Рiвненський повiтовий вiддiл (вiддiл самоврядування, 1921-1939) - iменний;

- ф. Р-204 Виконавчий комiтет Рiвненської облради народних депутатiв - алфавiтний (до опитувальних листiв жителiв Рiвненської областi, якi повернулися з Нiмеччини у 1945 р.);

- ф. 249 Кременецький римо-католицький деканат (1827-1907) - географiчний;

- ф. 370 Дубенський повiтовий суд - iменний;

- ф. 384 Рiвненський повiтовий суд - iменний, географiчний;

- ф. 563 Дубенський земський суд - iменний;

- ф. 395 Корецький повiтовий суд - географiчний

Огляди

Тематичнi:

- документальнi матерiали з питань культури та побуту трудящих Волинi, що зберiгаються в Державному архiвi Рiвненської областi (1918-1939);

- документи Державного архiву Рiвненської областi з iсторiї Великої Вiтчизняної вiйни (1941-1945);

- з iсторiї колгоспного будiвництва на Рiвненщинi (1939-1941, 1944-1950);

- документи і друковані видання про діяльність суспільно - політичних і громадських організацій, які відстоювали українську національну ідею на Рівненщині в 20-30-х роках XX століття;

- фонди Державного архіву Рівненської області з фольклорно - етнографічної тематики документи з історії Зарічненського району;

- документи з історії м. Дубровиця;

- фонди навчальних закладів, що зберігаються в Державному архіві Рівненської області (XIX- початок XX ст.).

- Автоматизовані бази даних

- фондовий каталог;

- каталог метричних книг, що зберігаються в Державному архіві Рівненської області.

Науково-довідкова бібліотека

10478 книг і брошур

1857-2009 рр.

У складі бібліотечного фонду - законодавча, довідкова, краєзнавча література. Це, зокрема, - "Свод законов Российской империи", "Православная богословская энциклопедия", денники ряду міністерств і відомств періоду Польської держави, Енциклопедія військова, археографічні збірники документів і матеріалів з історії Рівненщини та західних областей України, історичні нариси про населені пункти Рівненщини.

Серед дореволюційних періодичних видань - "Волынские епархиальные ведомости", "Почаевский листок", "Киевская старина","Церковные ведомости", "Народное образование", "Церковно-приходская школа" та ін.

Радянська періодика представлена "Українським історичним журналом", "Архівами України", центральними і місцевими газетами тощо.

3.2 Огляд фондів державного архіву Рівненської області періоду Великої Вітчизняної Війни

Для того, щоб наглядно представити специфіку формування архіву, наводимо нижче огляд фондів державного архіву Рівненської області періоду Великої Вітчизняної Війни.

Рівненська область була окупована в червні-липні 1941 p.; на її території окупанти ввели новий адміністративно-територіальний поділ. Місто Рівне з 1 вересня 1941 р. було оголошено центром Рейхскомісаріату України, який складався із 6-ти генеральних округ. Територія Рівненської області разом з територіями Волинської та Кам'янець-Подільської областей була включена до складу генеральної округи Волинь - Поділля з центром у м. Луцьку. Територія цієї округи ділилася на головні округи. Рівненська область увійшла до складу Луцької головної округи, яка, у свою чергу, складалася з округів. На території Рівненської області було 5 округ з центрами у містах Дубно, Здолбунів, Костопіль, Рівне, Сарни. У 1943 р. Здолбунівську округу було ліквідовано і включено до складу Рівненської округи.

Було створено мережу установ німецької цивільної адміністрації: в округах її представляли окружні комісари, в містах - окружних центрах - міські комісаріати на чолі з особами німецької національності.

Почала діяти й так звана українська допоміжна адміністрація - окружні, районні, міські та сільські управи. Весною 1942 р. окружні управи було перетворено на українські загальні відділи окружних комісаріатів.

Нижче публікується перелік документів з фондів Державного архіву Рівненської області, що висвітлюють події часів Другої світової війни, насамперед окупаційного періоду.

Фонди гебітскомісаріатів: Здолбунівського, Клеванського, Костопільського, Рівненського.

1941-1943

Директива про скликання всіх вищих державних діячів для проведення конгресу в канцелярії А. Гітлера; розпорядження Гітлера про охорону військового господарства; розпорядження рейхскомісара східних областей про постачання німців у районах бойових дій; документи про призначення гебітскомісарів України, розпорядження генерального комісара Волині й Поділля, гебітскомісарів; карта території Костопільського гебітскомісаріату; вироки військово-польового суду; проект розпорядження Рівненського гебітскомісара про колишню державну власність в області, розпорядження про відміну податку з населення німецької національності, накази про переселення євреїв до гетто; постанова Костопільського гебітскомісара про порядок стягнення податків з населення; звіти про роботу районних управ; повідомлення телеграфного агентства Німеччини; видання української прес-служби Волині - Поділля; німецькі листівки; урядовий вісник гебітскомісаріату в м. Рівне, список штабів і військових частин, що знаходяться в м. Рівне, накази по Рівненській комендатурі; документи єврейської ради; списки будинків, в яких проживали євреї; план табору для військовополонених № 360 у м. Рівне; звіти районних управ про роботу підприємств; повідомлення старост про роботу шкіл; списки підприємств, установ м. Рівне, інших населених пунктів, підприємств з видобування корисних копалин у Костопільському районі; списки населення, працівників гебітскомісаріатів, залізниці, майстерень СС, фірм "Юнг", "Теодор Прейзингер", "Гюнтер" тощо, товариства "Червоного Хреста", німецьких та українських установ, організацій та підприємств, правила прийому до числа фольксдойче, списки фольксдойче; відомості про кількість населення в районах області; звернення до українського народу митрополита Полікарпа; короткий історичний огляд православної церкви, характеристика єпископів України; репертуари театрів, календар виставок; касові документи Рівненської міської та районних управ, відомості на отримання заробітної плати військовослужбовцями, працівниками інших установ, відношення про видачу дозволу на проживання в м. Рівне, заяви на одержання продуктових карток; відомості про захворюваність на епідемічні хвороби на території районів.

Фонди окружних управ: Лубенської, Рівненської, Костопільської. 1941

Листування з Рівненською районною управою з організаційних питань за 1941 р. Списки працівників управ, мешканців округ, власників нерухомого майна.

Районні управи, 18 фондів. 1941-1944

Постанова Рейхскомісара України про зміну кордонів між Рівненським, Костопільським і Луцьким округами. Оголошення, розпорядження Рівненського гебітскомісара, Рівненської окружної управи, районних управ. Листування з Рівненським гебітскомісаріатом з різних питань. Протоколи засідань сільських управ, заяви мешканців району на видачу продуктів, списки працівників установ та організацій, населення, в т. ч. німців, євреїв, циган тощо, платників податків, мобілізаційні списки осіб, призначених для відправлення на роботу до Німеччини, військовополонених. Звіти про роботу районних управ, про виконання зернопоставок, посіви озимих культур, урожай, про прибутки та видатки районних управ. Донесення голів управ, старост сіл про події в селах. Статистичні відомості про кількість засіяної землі, населення. Документи про примусову працю та покарання за відмову працювати на німців. Бухгалтерська документація районних управ.

Міські управи, 6 фондів. 1941-1943

Розпорядження гебітскомісаріатів, районних управ про виконання обов'язкових сільгосппоставок, накази та розпорядження голів міських управ, протоколи засідань Рівненської міської управи. Документи про діяльність управ та їхніх відділів (листування, звіти про роботу, списки працівників), вказівки міськуправ про виселення жителів єврейської національності у спеціально відведені місця, про збір у населення худоби для потреб німецької армії. Списки населення міст, фольксдойче, платників податків, власників будинків, працівників організацій і підприємств, військовополонених табору № 2 м. Рівне. Відомості на видачу заробітної плати працівникам установ і підприємств. Заяви жителів міст щодо отримання ними посвідчень особи, про прийом на роботу, видачу продуктів, дозвіл на користування електроенергією, на отримання квартир, матеріальної допомоги, палива тощо. Відомості про наявність землі під посіви. Особові справи працівників управ.

Бургомістри м. Рівне:

німецький та український комісарничий.

1941-1943

Накази, розпорядження про організацію праці, охорону електростанції, правила користування водопроводом, вивезення євреїв на щоденні роботи, покарання євреїв за відсутність на одязі розпізнавальних знаків, про накладання штрафів на жителів міста за порушення правил адміністративного порядку. Документи про розподіл харчових продуктів серед німців і місцевого населення, стягнення податків. Заяви жителів міста про прийом на роботу.

Сільські управи: с Пермінка

Костопільського району, с Золотив

Рівненського району. 1941-1943

Розпорядження вищестоящих організацій про здавання зерна, стягнення податків. Списки господарств із зазначенням плану сільгосппоставок. Порядок денний зборів сільських старшин Рівненського району.

Межиріцький мировий суд. 1942-1943

Кримінальні та цивільні справи, розглянуті судом.

Рівненський міський відділ охоронної поліції. 1942-1943

Інструкція про охорону міст Рівне та Здолбунів. Місячні донесення. Списки працівників поліції. Довідки на прописку особам, які приїхали до м. Рівне.

Клеванська районна ортскомендатура. 1941

Розпорядження про здавання зброї, золота єврейським населенням, видачу особових посвідчень.

Окружні біржі праці: Клеванська,

Костопільська, Рівненська.

1941-1944

Картки на осіб, зареєстрованих на біржах. Касові документи Косто-пільської біржі.

Головна дирекція залізниць півдня, ст. Здолбунів. 1942

Відомості на виплату заробітної плати робітникам та службовцям, довідки з місця роботи працівників станції Клевань.

Промисловість представлена фондами

Бабино-Томахівського цукрового заводу

Гощанського району, пивовареного заводу

с Квасилів Здолбунівського району,

пивовареного заводу № 4 м. Рівне,

філії об'єднання млинів Волині, Квасилівського млина,

Рівненської окружної друкарні товариства

"Преса України". 1941-1943

Документи про виробничу діяльність підприємств, списки працівників, відомості на виплату заробітної плати. Розпорядження, оголошення Рівненського гебітскомісара, програми театру в м. Рівне, надіслані до друку до окружної друкарні. Списки млинів.

Заготівля, збут, лісове господарство представлені фондами Рівненської обласної контори із заготівлі сіна в м. Рівне, філії зернового центру України в м. Рівне, Гощанської районної станції центру закупки та збуту сільгосппродуктів на Україні. 1941-1943

Звіти про роботу, фінансові звіти. Заяви громадян про прийом на роботу. Листування з установами м. Рівне з господарських питань. Посвідчення, видані працівникам установ, списки працівників. Ціни на продукцію.

Рокитнівський лісничий инспекторат Дирекції державних лісів у м. Луцьк. 1941-1943

Розпорядження, вказівки генерального комісара Волині й Поділля про заготівлю та вивезення лісоматеріалів, правила полювання на території Рейхс-комісаріату. Заяви громадян про прийняття на роботу та їхні автобіографії. Звіти про роботу лісництв. Списки лісопильних заводів, працівників лісництва Рокитнівського району. Прейскурант цін на вивезення деревини. Статистичні відомості про кількість звірів на території лісництва.

Навчальні заклади представлені фондами двох початкових та чотирьох середніх спеціальних шкіл.

1941-1943

Класні журнали. Списки працівників, учнів шкіл. Протоколи засідань екзаменаційних комісій.

Установи охорони здоров'я:

Фонди - окружний лікар у м. Рівне, дві лікарні в м. Рівне, лікарня в м. Здолбунів, Тучинська районна аптека. 1941-1943

Звіти про роботу відділу охорони здоров'я в м. Рівне, районних амбулаторій, Тучинської районної аптеки. Статистичні звіти про захворюваність у м. Рівне, звіти про поширення інфекційних хвороб. Списки працівників медичних установ, приватних лікарів, членів товариства "Червоний Хрест", хворих.

Спілки, товариства: Фонди - Український центральний комітет допомоги бідним і полоненим українцям в м. Рівне;

Місцева інституція самодопомоги Рівненського району;

Місцевий комітет самодопомоги в м. Костопіль.

1941-1944

Директиви, розпорядження комітетів самодопомоги з організаційних питань, протоколи засідань, звіти про роботу. Заяви родичів про розшук рідних, які знаходяться в таборах військовополонених, листування про звільнення полонених. Списки членів інституцій самодопомоги по селах. Списки непрацездатного населення Рівненського району; заяви на отримання допомоги; списки осіб, які отримали допомогу.

Рівненське окружне товариство "Просвіта". 1926-1943

Звернення до Рівненського гебітскомісаріату про дозвіл на проведення конференції членів окружного товариства "Просвіта", здійснення культурно-просвітницької діяльності. Протоколи організаційних зборів товариства "Просвіта" в с Даничів, заяви жителів сіл області про прийняття в члени "Просвіти". Списки працівників окружної та районних "просвіт", акти перевірок фінансової діяльності окружного товариства "Просвіта".

Товариство "Український хлібороб" в м. Рівне. 1942

Листування з гебітскомісаріатом про реєстрацію товариства і надання дозволу на заснування видавництва "Український хлібороб".

Рівненський міський кооператив. 1941-1944

Статут Рівненського обласного Союзу кооператорів. Документи про продовольче забезпечення населення міста, збирання податку на прибуток, проведення інвентаризації товарів. Списки працівників установ, організацій на отримання продовольчих товарів. Відомості про запаси харчових продуктів.

Рівненське окружне церковне управління в м. Рівне.

1941-1943

Протоколи зборів. Книги реєстрації актів громадянського стану, документи про призначення й переміщення священиків, журнал реєстрації прибутків української православної парафії в м. Рівне, списки духовенства Рівненської області.

Колекція листів радянських громадян, мешканців Рівненської області, які були примусово вивезені на роботи до Німеччини.

1941-1943

Українське видавництво газети "Волинь" товариства "Преса України". 1941-1943

Розпорядження генерального комісара Волині та Поділля щодо публікації в газеті статей, схема організації видавництва газети "Волинь", заяви жителів Рівненської області про розміщення в газеті оголошень, списки та автобіографії працівників редакції газети "Волинь", листування з установами та організаціями з питань діяльності видавництва, матеріали для друку, бухгалтерська документація. Є відомості про роботу редактором газети "Волинь" письменника Уласа Самчука.

У бібліотеці архіву зберігаються підшивки газети "Волинь" за 1941-1944 pp. Чимало матеріалів, вміщених у ній, розповідає про громадське, культурне життя населення області, висвітлює питання освіти, кооперації тощо.

Редакція газети "Костопільські вісті". 1942

Рукописи статей, переданих до редакції газети.

Районні надзвичайні комісії із встановлення збитків та злочинів, заподіяних німецько-фашистськими загарбниками,

25 фондів

Рівненська обласна надзвичайна комісія із встановлення збитків та злочинів, заподіяних німецько-фашистськими загарбниками

Акти розслідувань злочинів та збитків, заподіяних нацистами. Списки осіб, які зазнали збитків.

Рівненський обласний підпільний комітет

Комуністичної партії України та обласний штаб партизанського руху на Рівненщині. 1941-1944

Накази командування з'єднань партизанських загонів області, звіти партизанських загонів і матеріали до них, донесення, інформації, зведення, акти командирів підрозділів про виконання бойових завдань командування, про партійно-політичну роботу партійних і комсомольських організацій партизанського з'єднання, надіслані підпільним обкомом КП(б)У до ЦК КП(б)У, матеріали розвідвідділу штабу партизанських загонів області (постанови, звіти, акти, списки), радіограми обласного штабу партизанських з'єднань у Рівненській області про дії партизанських загонів, копія протоколу і матеріали першої партизанської конференції Рівненщини (1943), довідка про керівний склад партизанських загонів області, список партизанів, штабу і штабних підрозділів з'єднання генерал-майора В. А. Бегми, партизанів з'єднання партизанських загонів І. Ф. Федорова, списки партизанів, які загинули в боях з німецькими окупантами, та тих, які пропали без вісті, звіти про бойову і політичну діяльність партизанських загонів, списки партизанів, нагороджених урядовими нагородами, нагородні листи; протоколи засідань бюро, звіти підпільного обкому КП(б)У, засідань партійного комітету з'єднань партизанських загонів, протоколи засідань партбюро, партзборів парторганізацій об'єднань партизанських загонів; копії планів роботи, протоколів засідань парткомітету, наказів по з'єднанню польських партизанських загонів області; списки командирів і комісарів партизанських загонів, секретарів підпільних райкомів партії і комсомолу, партизанів, прийнятих до лав ВКП(б), з персонального обліку комуністів партизанських загонів з'єднань області; копії звітів і матеріали до них про роботу підпільної організації м. Рівне та в районах області під керівництвом Т. Ф. Новака, списки партизанів-підпільників м. Рівне, які загинули в період нацистської окупації; документи про М. І. Кузнецова (копії рапортів поліції про дії капітана Зіберта у Львові, лист М. І. Кузнецова, спогади командира партизанського з'єднання Д. Медведева про діяльність Героя Радянського Союзу М. І. Кузнецова); копії партизанських листівок, що видавались підпільною газетою "Червоний Прапор", бойові листки партизанського загону ім. Суворова, журнал "Народный мститель" № З, 1944 р., короткий історичний нарис про бойові епізоди партизанського з'єднання Бринського, чернетки: нарисів про партизанське життя з'єднань № 1 і № 2 Рівненської області, написані комісаром партизанських загонів, матеріалів книги "Народный мститель", написаної керівником підпільної організації м. Рівне Т. Ф. Новаком; особові справи по прийому в кандидати ВКП(б) 1942-1944 pp., реєстри, акти, зведені відомості, протоколи із розслідування злочинів нацистів та збитків, заподіяних ними населенню і народному господарству області; звернення Рівненського обкому КП України і Рівненського облвиконкому до учасників УПА, УНРА, звернення Українського уряду до учасників УПА і УНРА (16.02.1944 p.).

Колекція матеріалів учасників історичних подій на Рівненщині

Матеріали учасників Другої світової війни (автобіографії, спогади, розповіді про участь у боях, копії довідок про поранення, орденські книжки, посвідчення до медалей, фотографії), анкети: рівнян - учасників боїв на фронтах; за темою "Що я бачив під час німецько-фашистської окупації"", заповнені школярами м. Рівне (копії); матеріали: про злочини нацистів на Рівненщині (акти комісій із розслідування злочинів, розповіді свідків), про антинацистську діяльність І. В. Демка, жителя с. Грушвиця Рівненського району, командира партизанського загону на території Чехословаччини (автобіографія, бойова характеристика), спогади Костянтина Жуковського -почесного громадянина Чехословацької Республіки, колишнього командира партизанського з'єднання.

Особовий фонд Т. Ф. Новака - керівника Рівненської підпільної організації в 1941-1944 pp.

Спогади, листування із соратниками по боротьбі, фотознімки.

Особовий фонд Г. І. Бескромного - редактора підпільної газети "Червоний прапор" у 1943-1944 pp.

Окремі примірники цієї газети.

Особовий фонд М. Я. Гнидюка - розвідника партизанського загону "Переможці", соратника радянського розвідника М. І. Кузнєцова

Спогади. Фотографії.

Особовий фонд І. М. Наумова - ветерана Великої Вітчизняної війни, учасника визволення міст Рівне та Дубно

Автобіографія, спогади, листи дружині й синові з фронту, листування з однополчанами.

Особовий фонд М. Л. Кравченка - учасника Параду Перемоги в 1945 р. у Москві, доктора біологічних наук

Автобіографія, спогади, фотографії однополчан.

Колекція документів ОУН-УПА

Маніфест Організації Українських Націоналістів (ОУН) 1940 р., Комунікат президії Головної Еміграційної. Ради, документи з короткою історією ОУН, постанови Великих Зборів ОУН, Конгресу ОУН, інструкції з пропаганди, інформаційні, періодичні пропагандистські видання ОУН, інформації з теренів, матеріали: з історії агентурної розвідки, про організаційну структуру Української Повстанської Армії (УПА), протоколи допитів, звіти, донесення, накази командирів УПА, вишкільні матеріали, списки учасників УПА по районах, військовозобов'язаних учасників УПА, відомості про кількість членів УПА по загонах, таблиці обліку дезертирів, акти й постанови Польового суду, щоденники членів УПА, листівки, відозви, гасла ОУП-УПА, присяга вояка УПА. Біографії Симона Петлюри та Євгена Коновальця (з фотографіями). Анкетні листи кандидатів для наділу землі.

У Держархіві Рівненської області зберігається багато фотознімків про партизанську та підпільну боротьбу на Рівненщині (в основному фоторепродукції та фотовідбитки).

Серед фотодокументів - спогади партизанів та підпільників, оперативні зведення Інформбюро про визволення Рівненщини, репортажі із заходів, присвячених ювілеям закінчення війни.

Електронна база даних архівного органу

Для здійснення централізованого державного обліку документів культурної спадщини України, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України (архівної Україніки), створюється відповідна база даних.

Облікові бази даних формуються у взаємозв'язку з іншими інформаційними базами даних, що є в архіві, і повинні бути сумісними з відповідними обліковими базами даних державної архівної установи вищого рівня.

Наступність облікових баз даних і традиційних основних облікових документів забезпечується використанням у цих базах реквізитів основних облікових документів.

Облікові бази даних заповнюються на підставі облікових документів архіву. Для забезпечення однозначності заповнення й ведення облікової бази даних розробляється інструкція, що визначає зміст кожного реквізиту та організацію ведення цих баз.

Узагальнені показники документів централізованого державного обліку, а також вихідні показники, необхідні для їх отримання, входять до обов'язкових реквізитів облікових баз даних.

У плановому порядку здійснюється заповнення облікової бази даних за станом на 01.01 року, наступного за звітним. Надалі ведеться оперативне внесення змін до облікових документів та до облікової бази даних.

Комп'ютеризований довідковий апарат

Комп'ютеризований довідковий апарат - це структурована сукупність взаємозв'язаних і взаємодоповнюваних інформаційних баз даних різних рівнів та довідкових баз даних, які забезпечують тематичний і адресний пошук архівної інформації, виведення її на екран дисплею, паперовий носій та у файл.

Інформаційною основою комп'ютеризованого довідкового апарату є архівні документи, справи, описи, фонди, архівні та інші довідники, словники, енциклопедії.

До складу комп'ютеризованого довідкового апарату входять інформаційні бази даних трьох рівнів: національного, центрального, місцевого.

Національні бази даних містять інформацію про документи НАФ, що знаходяться в усіх архівних установах та приватних зібраннях в Україні, а також про документи архівної Україніки.

Центральні бази даних містять інформацію про документи, що підлягають зберіганню в державних архівах, іншу зведену інформацію, необхідну для управління архівною справою.

Бази даних місцевого рівня включають фондові та предметно-тематичні бази даних. Фондові бази даних дають інформацію про фонди, описи, справи, документи, що зберігаються в архіві. Предметно-тематичні бази даних створюються для подокументного пошуку інформації з окремої теми (предмета).

Для представлення актуальної інформації архівних довідників створюються гіпертекстові та повнотекстові бази даних.

Для надання користувачеві вичерпної інформації про об'єкт, його перейменування, паралельні назви, абревіатури, псевдоніми, прізвиська (для фізичних осіб) створюють довідкові або авторитетні бази даних різних рівнів.

Комп'ютеризований довідковий апарат передбачає сумісність всіх баз даних за технічним, програмним, інформаційним забезпеченням і засобами доступу до них.