Размещено на http://www.allbest.ru/

Санкт-Петербургский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего образования «Национальный исследовательский университет

«Высшая школа экономики»

Факультет Санкт-Петербургская школа экономики и менеджмента

Национального исследовательского университета "Высшая школа экономики"

Департамент логистики и управления цепями поставок

Выпускная квалификационная работа

Оптимизация закупочной деятельности на предприятии

Аршавская Екатерина Александровна

Санкт-Петербург 2019



Содержание

Введение

Глава 1. Анализ современного состояния и ключевых особенностей закупочной логистики

1.1 Мировые тенденции в закупочной деятельности

1.2 Анализ мировых практик снабженческой деятельности

1.3 Сущность логистики снабжения, её цели и задачи

Глава 2. Анализ организации закупочной деятельности в компании ООО «Воздушные Ворота Северной Столицы»

2.1 Краткая характеристика компании ООО «Воздушные Ворота Северной Столицы» и основные показатели её деятельности

2.2 Особенности процесса закупок в ООО «Воздушные Ворота Северной Столицы»

2.3 Анализ недостатков организации и управления закупочной деятельностью компании

2.4 Инструменты повышения эффективности закупочной системы предприятия

Глава 3. Повышение эффективности закупочной деятельности компании ООО «Воздушные Ворота Северной Столицы»

3.1 Разработка комплекса мер по повышению эффективности закупочной деятельности компании ООО «Воздушные Ворота Северной Столицы»

3.2 Экономическое обоснование предлагаемых мер по повышению эффективности закупочной деятельности компании

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ



Введение

На сегодняшний день у специалистов не возникает сомнений в том, что именно логистика является одним из наиболее эффективных инструментов для снижения издержек и создания экономической ценности. Так, Лукинский В.С., анализируя эффект от использования логистических знаний на предприятиях, приводит следующие результаты: логистика позволяет почти в 2 раза сократить уровень запасов и необходимость повторных складских перевозок, снизить время нахождения продукции в пути на 25-45%, а расходы на транспорт уменьшить на 5-20%. Он также отмечает, что на один процент уменьшения логистических издержек приходится до десяти процентов увеличения объема продаж [12, с. 17].

Одной из наиболее развивающихся областей в мировом бизнесе является закупочная логистика. Решения, принимаемые руководством компаний и напрямую связанные с осуществлением закупок, становятся всё более комплексными, учитывающими многие факторы. Стремление компаний к качественному осуществлению закупочной деятельности обосновано тем, что именно экономия на закупках значительно влияет на конечные финансовые результаты деятельности компании. В настоящее время доля расходов предприятия, предназначенная на закупку необходимых товаров и услуг, доходит до 60%, а снижение общей стоимости закупок всего на 5% способно привести к повышению рентабельности до 37,5% [20, с. 149.].

Ф. Котлер и К. Келлер, отмечают изменения, происходящие в настоящее время на предприятиях: «В последнее время конкурентная борьба вынуждает многие фирмы повышать статус отдела закупок, а их руководители обычно получают ранг вице-президента. Некоторые международные компании повышают статус закупочного отдела до «департамента стратегического снабжения». Повышение статуса отделов закупок означает, что компании-поставщики должны совершенствовать деятельность команд торговых представителей, чтобы соответствовать более высоким требованиям покупателей» [11, с. 189].

Тренд, изменивший содержание закупочной деятельности, по мнению специалистов, был сформирован под влиянием многих факторов [10]. Во-первых, это возрастание удельного веса закупаемых услуг и материалов в общих затратах предприятия, а также рост технической сложности предметов закупки. Во-вторых, это усиление конкурентной борьбы и повышение запросов потребителей, что требует производства товаров более высокого качества из закупаемых высококачественных материалов. Наконец, мы не можем забывать о появлении новых логистических, коммерческих и производственных технологий, требующих более тесного взаимодействия потребителей с поставщиками.

Целью данной работы является разработка предложений по повышению эффективности закупочной деятельности предприятия на примере управляющей компании аэропорта Пулково ООО «Воздушные Ворота Северной Столицы».

Для достижения данной цели нами выделен ряд следующих задачи:

а) рассмотреть понятие закупочной логистики, её цели и задачи;

б) провести анализ современного состояния области закупок и выявить ключевые тенденции на мировом рынке;

в) рассмотреть успешные практики оптимизации закупочной деятельности;

г) проанализировать деятельность фокусной компании и выявить внутренние особенности организации закупочного процесса;

д) определить пробелы в деятельности службы закупок;

е) на основе проанализированных инструментов оптимизации закупочной деятельности разработать комплекс мер по улучшению закупок в фокусной компании;

ж) обосновать предложенные меры с точки зрения экономической целесообразности.

Предметом данного исследования являются методы повышения эффективности закупочной деятельности предприятия.

Объектом исследования является деятельность службы закупок компании-оператора аэропорта Пулково ООО «Воздушные Ворота Северной Столицы».

Данная работа состоит из введения, трех основных разделов, заключения, списка литературы и приложений.



Глава 1. Анализ современного состояния и ключевых особенностей закупочной логистики

1.1 Мировые тенденции в закупочной деятельности

Если в конце прошлого столетия закупки являлись сугубо рутинной, «канцелярской» функцией, не требующей от специалистов особых навыков и умений, то на сегодняшний день закупочная деятельность приобретает стратегический характер, требует применения новых инструментов повышения эффективности и способствует достижению корпоративных целей организации. По мнению К. Лайсонса и М. Джиллингема основные тенденции, пришедшие в закупочную логистику с наступлением нового столетия, это [26, с. 17]:

а) превращение выбора, оценки поставщиков, а также управления ими в ключевой функционал при осуществлении закупок;

б) увеличение роли стратегического взаимодействия с поставщиками и повышение важности обмена информацией в цепи поставок;

в) заключение долгосрочных контрактов с проверенными поставщиками;

г) автоматизация оперативных закупочных видов деятельности и передача их на аутсорсинг;

д) широкое использование Интернета, особенно для осуществления электронных закупок;

е) возрастание роли конкурентных взаимовыгодных переговоров;

ж) повышение профессиональных требований к персоналу, ответственному за закупки;

з) рост значимости внешних факторов при осуществлении закупок.

Компания Ariba, специализирующаяся на разработке облачных решений для закупок и инновационных бизнес-моделей для модернизации и развития бизнеса, совместно с сотрудниками консалтинговой группы Oxford Economics провела глобальное исследование современной закупочной деятельности, основанное на результатах опроса 500 топ-менеджеров крупных компаний из 18 стран мира, а также 500 рядовых сотрудников сферы закупок [55]. Предметом исследования являлись тренды, которые могут повлиять на формы закупочной деятельности в ближайшие годы.

По мнению экспертов, основным «надвигающимся» на закупки трендом можно назвать увеличение роли Интернета. Стремительно развивающиеся технологии стали причиной того, что уже на сегодняшний день можно наблюдать значительный рост закупок товаров через Всемирную сеть [11, с. 188].

Использование Интернета позволяет выполнять закупки за короткое время, автоматически выбирая наиболее оптимальные варианты, при этом сокращая время между заказом и доставкой и минимизируя издержки и риски. Общение специалистов, находящихся в разных концах мира, стало заметно более качественным и быстрым, ведь технологии позволяют быть на связи в любое время при помощи любого технического устройства.

Одним из наиболее ярких примеров использования Интернет-технологий в закупках являются электронные торговые площадки. На сегодняшний день их количество огромно, а роль - исключительно важна. Так, Министерство экономического развития России отмечает, что увеличение доли электронных закупок на 1 процент позволяет сэкономить до 7 миллиардов рублей в год [16, c.71].

Преимущества электронных торговых площадок являются неоспоримыми.

Во-первых, прозрачная и открытая организация работы электронных торговых площадок делает возможным привлечение большего количества участников и обеспечение необходимого уровня конкуренции, что в свою очередь позволяет покупать товары и услуги должного качества по минимальным ценам.

Во-вторых, осуществление закупочной деятельности посредством электронных торговых площадок позволяет стереть территориальные границы и преодолеть барьеры, связанные с недостатком информации относительно возможностей рынка.

Наконец, использование при осуществлении электронных закупок стандартизированных процедур, разработанных на основе мировых практик и продемонстрировавших в последствии свою эффективность, также признаётся одним из существенных преимуществ [16, c.70]. Немаловажен тот факт, что работа на электронных площадках позволяет «уравнять» шансы крупных и малых поставщиков на заключение сделки.

Автоматизация закупочных операций - следующий тренд, отмечаемый специалистами. Опрошенные руководители обращают внимание на то, что закупочная деятельность стала включать в себя более тесное взаимодействие с поставщиками и другими подразделениями компании. Однако ни для кого не секрет, что, индивидуальное общение занимает большое количество времени, и, к тому же, зачастую может быть наполнено предвзятостью и недопониманиями.

По результатам исследования, проведенного в 2018 году компанией Deloitte, только 6% руководителей отделов закупок могут назвать действующую в их компании систему поставок полностью прозрачной [63]. Хотя, несомненно, именно этот показатель критически важен для бизнеса с точки зрения соблюдения нормативных норм и минимизации репутационных и операционных рисков.

Решить данную проблему могут автоматизированные системы закупок, позволяющие сделать процесс максимально непредвзятым и, самое главное, освободить партнеров от личного общения. Создание заявок, проверка счетов-фактур, прогнозирование цен, сравнение предложений, проверка условий договора, проверка контрагентов, рассылки поставщикам - множество функций, вручную выполняемых специалистами, в будущем станут полностью автоматизированными [54].

Особую популярность в течение ближайших лет, по мнению Oxford Economics, приобретут автоматизированные бизнес-сети, являющиеся по сути «местом встречи» компаний для заключения сделок и имеющие ряд функций для упрощения работы закупщиков и поставщиков и укрепления партнерских отношений.

Используя B2B-сеть, закупщики могут эффективно управлять всем процессом закупок от выбора поставщика до расчётов с ним, при этом имея возможность оптимизировать расходы и находить новые источники экономии. Поставщики, в свою очередь, получают возможность найти новых клиентов, повысить объем продаж, а также укрепить отношения с клиентами за счет быстрой реакции на запросы предложений. Как результат, закупочный процесс, осуществляемый в масштабах организации, становится более интегрированным, а цепь поставок - более эффективной.

Неотъемлемой и одной их наиболее важных сторон закупок является документооборот - создание, передача и обработка документов играют огромную роль в процессе снабжения и напрямую влияют на конечный результат. Чем незаметнее и качественнее для бизнеса осуществляются операции над документами, тем эффективнее он работает.

Внедрение технологий электронного документооборота было признано четвертым наиболее важным трендом в закупочной отрасли. Несмотря на то, что его эффективность была доказана специалистами уже давно, на сегодняшний день более 77% всего документооборота компаний осуществляется с использованием бумаг [55].

Как результат, огромное количество времени специалисты тратят на заполнения, проверки и исправления ошибок. Более того, бумажные процедуры сохраняют возможность фальсификации и подмены документов, преждевременного вскрытия заявок. Специалисты отмечают, что в настоящее время отказ от бумажных документов в пользу их оцифрованных версий позволяет не только снизить использование расходных материалов, сократить издержки, свести к минимуму производственные простои и минимизировать временные затраты, но и сделать бизнес более прозрачным.

Среди ряда эффективных трендов, положительно влияющих на отрасль, называют также использование цифровых инициатив, которые реализуются не только во внутренних снабженческих процессах, но и при взаимодействии с внешними контрагентами [9, с 6].

К таким инициативам можно, в первую очередь, отнести RPA (англ. Robotic Process Automation) - программное обеспечение, имитирующее взаимодействие человека и информационной системы в целях реализации бизнес-процессов. Основным преимуществом роботизации специалисты называют автоматизацию рутинных операций, которые доныне выполнялись сотрудниками вручную - это позволяет не только ускорить работу, увеличить производительность и исключить ошибки, но и переключить сотрудников на более комплексные задачи. Более того, RPA делает возможным непрерывное 24-часовое выполнение бизнес-процессов и одновременное выполнение сразу нескольких функционалов [8].

Блокчейн (от англ. block chain - «цепочка блоков») - технология, представляющая собой последовательную запись операций в блоки, в которой каждый блок является основой для следующего, также является активным предметом обсуждений экспертов в сфере закупок. Утверждается, что эта технология обеспечивает высочайший уровень безопасности осуществляемых транзакций и может стать одним из самых перспективных направлений развития закупок [9, с 6].

Одним из примеров использования блокчейна считается внедрение смарт-контрактов (от англ. smart contract - «умный контракт»), которые являются действительно важной инновацией в сфере логистики и закупок. Смарт-контракт - технология, позволяющая описать условия контракта и проконтролировать его выполнение. При этом для выполнения транзакций не требуется участие внешних посредников в лице государственных органов или банков.

Несомненным плюсом является безопасность и защищенность таких операций, а также их прозрачность и прослеживаемость. Использование смарт-контрактов позволяет снижать трансакционные издержки и практически полностью исключить возникновение ошибок и использование неоднозначных трактовок, которые так часты при оформлении бумажных документов. Первые проекты по внедрению смарт-контрактов в сферу закупок уже активно тестируются в ведущих российских компаниях и приносят действительно положительный результат [34].

Роль специалиста по закупкам, как и вся отрасль в целом, также постоянно изменяется и совершенствуется. Если раньше должность закупщика не требовала особых умений и профессиональных навыков, то теперь эта специальность стала одной из самых востребованных на рынке труда, особенно ввиду того, что в отрасли существует масштабная законодательно-правовая база с множеством нюансов, разобраться в которых рядовому специалисту без должного образования будет сложно. Как итог, на сегодняшний день специалисты признают, что ввиду того, что торгово-закупочная отрасль становится всё более технологичной и автоматизированной, грамотному снабженцу необходимо разбираться не только в логистике и закупках, но и информационных технологиях [47].

Таким образом, отрасль закупок за последние годы была подвергнута сильной трансформации и заметно преобразилась. Электронные закупки, активное внедрение новых технологий, роботизация и создание виртуальных помощников по закупкам - всё это приводит не только к повышению эффективности закупочной деятельности, но и к перекройке бизнес-процессов.

1.2 Анализ мировых практик снабженческой деятельности

Высшее руководство компаний, осознавая тот факт, что одним из рычагов повышения прибыльности предприятия является снижение затрат на закупки, уделяет всё большее внимание внедрению процессов совершенствования снабженческой деятельности. Несомненно, основным источником информации на эту тему является изучение практик организации снабжения ведущих мировых предприятий.

В своей работе К. Лайсонс и М. Джиллингем говорят о таком понятии как «закупочная деятельность мирового класса», определяя его как воплощение олимпийского девиза «быстрее, выше, сильнее» [26, с. 18]. Это, в первую очередь, тот уровень, к которому должно стремиться каждое предприятие, заинтересованное в качественном осуществлении снабжения.

Для того, чтобы компания достигла уровня стандартов мирового класса, критически важно достигнуть этих самых стандартов и при управлении поставщиками. Авторы упоминают об исследовании, проведенном Американским центром по изучению современной закупочной деятельности (USA Centre for Advanced Purchasing Studies), которое позволило выделить ключевые характеристики поставщиков мирового класса [26, с. 18]:

а) приверженность концепции «точно в срок»;

б) стремление к уменьшению времени выполнения заказа;

в) построение долгосрочных планов, интегрированных с общим корпоративным планом предприятия и в полной мере учитывающих потребности потребителя;

г) тесная коммуникация с поставщиками, включающая создание альянсов, партнёрств и сетевых структур;

д) стратегическое управление издержками и расчёт выгод при рассмотрении предложений другой стороны на протяжении всего срока взаимодействия с ней;

е) регулярный анализ факторов, влияющих на отрасль;

ж) открытость к инновациям и внедрению новых технологий;

з) постоянное профессиональное совершенствование навыков команды;

и) стремление к повышению качества обслуживания, гибкости и предугадыванию потребностей клиентов;

к) социальная ответственность компании в аспектах этики, экологии и безопасности.

Стоит особо отметь, что показатель закупочной деятельности мирового класса актуален не только для частного бизнеса, но и для сферы государственных закупок, которые являются потенциально значимым механизмом экономической и социальной политики. Основа системы государственных и муниципальных закупок заключается в необходимости осуществления государством основных своих задач, направленных на удовлетворение общественных потребностей и обеспечение эффективного функционирования отраслей экономики и предпринимательства. Действительно важным является осознание того факта, что реализация экономических функций, социальная поддержка населения и многие другие задачи могут быть выполнены качественно и рационально только при условии оптимального использования государственного бюджета и экономии государственных и муниципальных средств.

Сфера государственных закупок в России прошла довольно долгий и тернистый путь. В 1948-1953 и 1965-1991 годы одним из центральных государственных органов являлся Государственный комитет СССР по материально-техническому снабжению (Госснаб), основными задачами которого были реализация плана материально-технического обеспечения страны, распределение продукции по потребителям в соответствии с установленной номенклатурой, установка цен на продукцию, а также контроль за соблюдением планов поставок товарно-материальных ценностей [ 7, с. 9].

Естественно, существовавшая в то время система экономического регулирования делала невозможным проведение каких-либо конкурсов среди поставщиков продукции, а все принимаемые решения чётко контролировались центральными органами власти; отделы материально-технического снабжения занимались исключительно составлением плана потребностей предприятия, а также контролировали получение продукции и её дальнейшее хранение на складе и отправку в производство.

После распада Советского Союза и прекращения деятельности Госснаба, предприятия столкнулись с необходимостью осуществлять закупки самостоятельно. Однако отсутствие нормативно-правовых актов, регулирующих данную сферу, и нестабильное экономическое положение в стране привело к тому, что закупки осуществлялись «механически», без должного внимания к вопросам экономии денежных средств и управлению поставщиками. Органы государственной власти осознавали, что важной составляющей реформ, осуществляемых на пути перехода от плановой к рыночной экономике, являлось построение эффективной системы государственных закупок взамен действовавшей в СССР.

На сегодняшний день основными нормативно-правовыми актами, регламентирующими государственную закупочную деятельность в нашей стране являются Федеральный Закон от 18.07.2011 №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» и Федеральный закон от 05.04.2013 №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

Основным объектом, регулируемым 44 Федеральным законом, являются все закупки всех государственных заказчиков; сама процедура осуществления закупок также строго регламентируется законом, а любые нарушения закона грозят отменой закупки и наложением на участников взыскательных мер. Заказчиком могут выступать государственные и муниципальные органы, казённые и бюджетные учреждения, государственные корпорации Росатом и Роскосмос, орган управления государственным внебюджетным фондом, а также унитарные предприятия, осуществляющие закупки за счёт бюджетных средств [2, с.5]. Заказы на закупку размещаются на основных девяти бесплатных торговых площадках.

В свою очередь, 223 Федеральный закон освещает только общие принципы осуществления закупок, в соответствии с которыми предприятия-заказчики самостоятельно разрабатывают Положения, на которых основывается процедура закупок в их организации. В данных актах прописываются все нюансы, требования к поставщикам и возможные способы их выбора, поэтому поставщикам, желающим участвовать в закупках, следует заранее ознакомиться с Положениями предполагаемых заказчиков.

Заказчиками могут выступать организации с долей участия государства более 50% и их дочерние предприятия, компании, занимающиеся регулируемыми видами деятельности (например, в сфере электроснабжения, водоснабжения), естественные монополии, а также бюджетные организации, проводящие закупки за счёт внебюджетных средств [1, с. 6]. Данный закон не ограничивает заказчиков в выборе электронных торговых площадок, которых на сегодняшний день существует более двухсот.

Поставщиками по обоим законам могут являться любые юридические и физические лица, в том числе и индивидуальные предприниматели. Существуют два основных способа закупок, используемых заказчиками: конкурентные, к которым относят конкурсы, аукционы, запросы котировок и предложений, закрытые закупки, и неконкурентные, то есть закупки у единственного поставщика. Стоит особо отметить, что в законодательстве строго регламентируется необходимая процедура отчетности заказчиков: на специальном сайте они в обязательном порядке должны размещать документы с отчётами о проведенных закупках, отражающими суммы договоров, процент экономии средств и другие параметры.

Министерство Финансов Российской Федерации ежегодно публикует отчёты, которые позволяют наблюдать в целом за динамикой объемов закупок и их стоимости, а также видеть тенденции и проблемы, присутствующие в этой сфере. Так, в 2018 году Министерство опубликовало «Мониторинг применения Федерального закона от 18 июля 2011 г. № 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" в 2017 году», по итогам которого было сделано заключение о том, что более 96% закупок было осуществлено на неконкурентной основе [13, с. 8].

К ним относятся как закупки у единственного поставщика, которые составили 31,1% от общего объема закупок (общая стоимость договоров - 9,6 миллиардов рублей), так и закупки иными способами (65,4% от общего объема закупок). Особое внимание уделяется тому, что количество закупок иными способами по сравнению с предыдущим 2016 годом выросло на 14,1%. Доля закупок, осуществляемых путём проведения конкурсов и аукционов, составляла крайне низкие 3,6%.

Специалисты сходились во мнении о том, что подобная ситуация является недопустимой и в дальнейшем способной негативно повлиять на прозрачность системы государственных закупок и обеспечение добросовестной конкуренции [13, с. 8]. Вышеуказанные цифры являются особо впечатляющими при учете того, что сумма закупок государственных компаний в 2017 году почти достигла 18,7 трлн рублей, а суммарные потери государства за предыдущие три года составили более 557 миллиардов рублей [28].

В результате, с 1 июля 2018 года в Закон №223-ФЗ были внесены изменения, устанавливающие конкурентные способы осуществления закупок и условия, при которых выполненная закупка может считаться конкурентной. Так, в соответствии с поправками, конкурентной закупкой признается та, в ходе которой все потенциальные поставщики были проинформированы о её проведении через единую информационную систему или посредством направления приглашения.

Ещё одним важным условием является строго регламентированная процедура описания предмета закупки: если ранее заказчик имел определённую свободу в этом вопросе и сам устанавливал правила, то теперь в документации в обязательном порядке должны быть указаны функциональные, технические и качественные характеристики закупаемого товара, а использование товарных знаков не допускается [37].

Однако в результате мониторинга применения Закона №223-ФЗ, представленном в конце 2018 года, самыми распространенными способами определения поставщика или подрядчика всё еще остаются закупки иными способами (60% от стоимостного объема) и у единственного поставщика (35% от стоимостного объема или 5,9 триллионов рублей) [14, с. 17].

Положительными изменениями, отмечаемыми в мониторинге за 2018 год, являлись увеличение объема закупок, проведенных на электронных площадках, на 12% по сравнению с 2017 годом и снижение общего стоимостного объема закупок на 37,8%.

Законодательные поправки также позволили наметить положительную тенденцию в области потерь государства от низкой конкуренции. Так, по результатам ежегодного независимого исследования, проводимого в рамках проекта «Национальный рейтинг прозрачности закупок», потери государства в 2018 году снизились на 33,9%: если в 2017 году суммарные потери бюджета оценивались в 135,56 миллиардов рублей, то на конец 2018 года эта цифра упала до 89,61 миллиардов рублей [46].

Важной является и поправка о том, что теперь все конкурентные закупки должны проводиться на электронных площадках, если иное не предусмотрено внутренним положением компании о закупке [38].

На сегодняшний день в электронном формате проводятся все виды конкурентных закупок, начиная с аукционов и заканчивая запросом предложений и котировок и всеми видами конкурсов. Предполагается, что тренд на диджитализацию государственных закупок, позволит сделать закупочные процессы более совершенными, прозрачными и эффективными. Специалисты по закупкам отмечают, что благодаря переводу большей части закупочных процедур в онлайн-режим, компаниям удается повысить эффективность управления издержками и контролируемость бизнес-процессов в среднем на 25-30%, при этом значительно расширяя спектр необходимых к закупке товаров и услуг [47].

Одним из инновационных отраслевых решений, стимулирующим отечественные компании выстраивать и развивать эффективную внутреннюю систему снабжения, стало создание премии «Лидер конкурентных закупок» - ежегодного знака отличия для лучших закупщиков страны. За прошедшие с момента создания семь лет Премия стала самой авторитетной наградой, подтверждающей высокий уровень профессионализма компании в плане выполнения электронных закупок [47].

В общественный совет Премии входят эксперты в сфере закупок, руководители департаментов снабжения крупнейших отечественных и зарубежных компаний, а также представители профессиональных объединений - всего около 70 человек. Председатель общественного совета и совета директоров А. Бойко отмечает, что главной задачей конкурса является привлечение внимания к сфере закупок и демонстрация выдающихся проектов в данной области. Он также обращает внимание на то, что за семь лет проведения конкурса сфера закупок заметно преобразилась: из «бюрократического процесса» она стала современным высокотехнологичным способом повысить имидж компании на рынке и сделать её более успешной и эффективной [31].

На сегодняшний день Премия является действительно важным инструментом стимулирования начинающих свой путь компаний, которые наблюдая за лидерами рынка и перенимая их опыт, стремятся стать лучше и постоянно совершенствовать закупочные процедуры.

По итогам 2018 года лучшей российской компанией в области конкурентных закупок стал «ЕвразХолдинг» [39]. Ключевым моментом, поспособствовавшим столь высокой оценке и присвоению звания лидера отрасли, стала реализация проекта автоматизации системы закупок на всех предприятиях холдинга посредством внедрения облачных каталогов SAP Ariba Catalog.

Как отмечается в самой компании, целью проекта являлось увеличение точности при расчёте потребности и обработке заказов на всех производственных площадках [62]. Поставщики, победившие в ходе конкурентного отбора, должны пройти бесплатную регистрацию в бизнес-сети Ariba Network, где после установления торговых отношений с компанией и ознакомления со всеми необходимыми инструкциями они получают возможность загрузить каталог предлагаемой продукции и начать успешное сотрудничество с холдингом.

Переход к выбору подрядчиков с помощью электронных площадок -- это один из наиболее заметных трендов, наблюдавшихся в 2018 году. Так, Магнитогорский металлургический комбинат (ММК) стал одним из победителей в самой популярной номинации «Лучший проект модернизации бизнес-процессов в закупках» [31]. Осенью 2018 года руководство компании заявило об успешном тестировании возможностей и функционала электронной торговой площадки B2B-Center и закрытии более 100 закупок через данную площадку, а также о полном переводе закупок услуг по ремонту оборудования в электронный формат.

По мнению топ-менеджмента, явным преимуществом данной площадки является возможность обеспечения прозрачных конкурсных отборов, автоматизации сбора коммерческих предложений от поставщиков и расширения базы потенциальных клиентов [44]. Как итог, электронный формат закупок позволяет подрядчикам находиться в равных конкурентных условиях и упрощать процедуру подготовки и подписания документов, а самой компании - намного быстрее и эффективнее принимать лучшие предложения из всех представленных.

Особо стоит отметить, что, осознавая результативность электронных закупок, компания разработала мобильное приложение «Поставщик ММК», по сути являющееся продолжением электронной торговой площадки и предоставляющее совершенно новые возможности поставщикам сырья, материалов и оборудования [45]. Данное приложение доступно на всех типах устройств и позволяет установившим его клиентам быть в курсе всех оперативных новостей электронной площадки, текущих и предполагающихся к проведению торгов, а также видеть существующую потребность комбината в материально-технических ресурсах.

Другой отечественный лидер металлургической отрасли, Новолипецкий металлургический комбинат (Группа НЛМК), по итогам премии был удостоен звания победителя в номинации «Лидер диджитализации закупочных процессов» [39]. Служба снабжения использует систему управления закупками, функционирующую на базе решений SAP SRM (англ. Supplier Relationship Management - «управление взаимоотношениями с поставщиками»).

SAP - немецкий разработчик программного обеспечения для бизнеса, которое позволяет автоматизировать и значительно упростить комплексные процессы в компаниях. Функциональные возможности разрабатываемых компанией приложений крайне широки; так, внедрение модуля SAP SRM обеспечивает стандартизацию закупочных процедур, способствует ускорению процессов и уменьшению издержек и цикла обработки заказа, повышает прозрачность осуществляемых закупок, а также уравнивает шансы поставщиков на победу в конкурсе [51].

Председатель премии «Лидер конкурентных закупок» А. Бойко отмечает, что по итогам проведенного конкурса можно сделать вывод о качественных изменениях, наступающих в отрасли. Если в предыдущие годы главной темой было обеспечение экономической эффективности закупок, тона конец 2018 года на первый план вышли проекты, связанные с модернизацией бизнес-процессов. Компании активно внедряют сквозную автоматизацию и подходят к оптимизации существующих процессов именно с системной точки зрения, а сама сфера закупок постоянно расширяется и охватывает всё новые области [39].

Система государственных закупок в России продолжает совершенствоваться, принимаются всё новые нормативно-правовые акты и законы, расширяются способы выбора поставщика и осуществления закупки, что в свою очередь способствует формированию более развитой системы закупок материалов, товаров и услуг государственными и муниципальными предприятиями. Однако немаловажным моментом при стремлении к совершенствованию отечественной системы является изучение опыта организации государственных закупок в зарубежных странах: успешный опыт, перенимаемый у западных коллег, может быть применен при разработке и внедрении качественно новых подходов к организации госзакупок.

Считается, что федеральная контрактная система Соединённых Штатов Америки, пройдя длительный путь исторических изменений, на сегодняшний день является самой эффективной системой государственных закупок в мире [15, c.70]. Она отличается наличием основных структурных элементов, важных для обеспечения грамотного управления закупками.

Во-первых, с конца XX века правовое регулирование осуществляется посредством Федеральных правил планирования, размещения и исполнения государственного заказа (англ. Federal Acquisition Rights, FAR) - свода законов и подзаконных актов, детально регламентирующих все этапы системы закупок, начиная с планирования и размещения заказов и заканчивая контролем исполнения контрактов и оценкой результатов деятельности. Во-вторых, законодательно закреплено большое количество конкурентных способов закупок и типов осуществляемых контрактов. Заметим, что типовые формы контрактов и необходимых для сопровождения закупок документов представлены в единой библиотечной базе и обязательны для использования. Наконец, на государственном уровне активно внедряются и используются информационные системы, которые позволяют получить доступ к базам данных по всем контрактам, поставщикам и иным параметрам.

Так, в 2007 году в целях повышения прозрачности и открытости национальной закупочной системы был разработан специальный сайт, основной целью которого является предоставления обществу бесплатного доступа к информации по осуществленным федеральными органами власти закупкам. Так, любой пользователь сети Интернет по каждому из заключенных федеральных контрактов может узнать наименование, идентификатор и местонахождение организации, с которой он был заключён, сумму контракта, а также информацию о процедуре заключения (включая финансирующее ведомство, вид операций и так далее) [3, c.59].

Правительственные органы активно стимулируют развитие инноваций, требуя от национальных компаний их внедрения, при этом разделяя с предприятиями возможные риски и выгоды от разрабатываемых проектов и принимая участие в их реализации. Специалисты отмечают, что стоимость приобретенных государством инновационных технологических разработок в таких сферах как образование, здравоохранение, экология, транспортные услуги и энергетика ежегодно составляют более 50 миллиардов долларов, что составляет около 10% общего объема государственных закупок в Соединенных Штатах Особого внимания заслуживает практика поддержки малого бизнеса и предприятий, возглавляющих женщинами, заключающаяся в большом количестве предоставляемых государством льгот, а также тенденция к покупке более 90% продукции, производимой в исправительной системе [59].

Федеральная контрактная система Соединённых Штатов Америки прошла через длительный этап регламентации и ужесточения закупочных процедур и на сегодняшний день она является действительно успешным примером для подражания. Широкое использование методик планирования обеспечения государственных нужд, наличие единой методологии осуществления конкурсных торгов и библиотеки типовых контрактов и спецификаций закупаемой продукции, обеспечение качественного контроля за исполнением контрактов и эффективностью проводимых процедур, а также прозрачность, открытость и гласность системы - все эти элементы заслуживают внимания и могут быть использованы для усовершенствования отечественной практики госзакупок.



1.3 Сущность логистики снабжения, её цели и задачи

Осуществление закупочной деятельности без сомнений может считаться одной из важнейших функций каждого предприятия. Сама суть закупок заключается в том, чтобы компания получала материалы, сырье, товары и услуги нужного качества и в необходимом количестве в нужное время, в нужном месте, по выгодной цене и от надежного поставщика. Профессор Сергеев в своей работе рассматривает понятие «снабжение» в двух аспектах: оперативном и стратегическом [21, c.17].

Оперативная сторона снабжения - это выполнение ежедневных операций, направленных на поставку материальных ресурсов или готовой продукции, недостающих в компании на текущий момент. Снабжение с точки зрения стратегического ракурса подразумевает под собой совокупность процессов планирования, управления закупками, взаимодействия с поставщиками и потребителями, разработки новых методов и схем закупки. Потенциал стратегического снабжения огромен, и поэтому, основной задачей отдела снабжения в компании является поиск новых возможностей для закупок и привлечение внимания высшего руководства к данному вопросу.

Используя понятие «логистика снабжения», мы обязательно сталкиваемся с такими терминами как «закупка», «управление закупками», «материально-техническое обеспечение», «сорсинг», «поставка», «снабжение», «снабженческий менеджмент», которые по своей сути являются практически тождественными. Однако если сравнивать термины «закупка» и «снабжение», можно прийти к выводу, что последний является более ёмким понятием, подразумевающим под собой как деятельность по управлению закупками, так и осуществление задач по управлению поставщиками - поиску, оценке деятельности и выстраиванию долгосрочных отношений с ними [21, c.18]. Термин «закупка» обычно используют, говоря о фактической покупке материальных ресурсов или услуг [6, c.53].

Основной целью закупочной логистики является удовлетворение потребности производства в материальных ресурсах, услугах или сырье в заданном временном режиме при оптимальных затратах, что подразумевает под собой соблюдение сроков заготовки сырья и комплектующих, обеспечение баланса между количеством поставляемых материалов и потребностью в них, обеспечение должного качества поставок, а также выдерживание сбалансированности трат на производственные нужды [22, c.56].

К основным задачам, выполняемым отделом закупок можно отнести:

а) расчёт и описание потребности;

б) мониторинг рынка, поиск, оценка и выбор поставщиков;

в) проведение переговоров по вопросам цены, качества и условий доставки;

г) заключение договоров и подписание необходимой документации;

д) получение и проверка товаров;

е) последующая оценка качества продукции и выполненной поставщиком работы.

Любая закупка начинается с осознания потребности в ресурсах или услугах, возникшей у какого-либо подразделения компании. Отдел закупок должен чётко идентифицировать всех потребителей предметов снабжения внутри предприятия, рассчитать потребность и разработать план поставок на каждую из определенных ранее позиций. Специалисты по закупкам должны иметь максимально чёткое и широкое описание потребности, с уточнением типа ресурсов и требований к качеству и количеству, необходимой даты поставки, чтобы в будущем избежать ненужных затрат. Более того, ввиду того, что отдел закупок занимается отслеживанием общих рыночных условий и изменений в ценах, в некоторых случаях целесообразным является размещение форвардных заказов для защиты предприятия от нехватки материальных ресурсов или повышения цен в будущем.

Закупаемые внешние ресурсы принято делить на 4 большие группы [21, c.23]:

а) основные фонды производственного и непроизводственного назначения, к которым относят технологическое оборудование, различные станки, компьютеры, подвижной состав транспорта - словом, те объекты, на которые начисляется амортизация;

б) материальные ресурсы производственного назначения, которые подразумевают сырье и топливо, энергию, основные материалы, полуфабрикаты и комплектующие материалы для сборки готовой продукции, инструменты, промышленную тару, а также услуги контрагентов производственного характера;

в) материальные ресурсы непроизводственного назначения: офисная мебель, оргтехника (компьютерные принадлежности, электронные носители информации, сетевое оборудование, принтеры, телефона, канцелярские товары), программное обеспечение и услуги непроизводственного характера;

г) готовая продукция для перепродажи.

Закупки ресурсов первой группы носят стратегический характер, каждая из позиций как правило требует детальной проработки, обоснования и составления отдельного контракта. Материальные ресурсы производственного назначения, то есть вторая группа закупаемых ресурсов, - это основная забота отдела снабжения предприятия; закупки данных ресурсов тесно увязаны с планом производства, а затраты на их выполнение составляют большую часть себестоимости продукции. Ресурсы третьей группы, не связанные с производством и необходимые компании для повседневной деятельности, как правило, закупаются у единого поставщика, наиболее приемлемого по цене и качеству поставляемой продукции: заказы размещаются автоматически, зачастую на основе заключенных долгосрочных контрактов. Наконец, закупки четвертой группы товаров - готовой продукции для перепродажи - требуют от отдела снабжения своевременного размещения заказов в зависимости от определенного графика доставки и размеров партий для обеспечения оптимального уровня товарных запасов в соответствии с планом продаж.

Вопрос о том, надо ли вообще закупать тот или иной товар, состоит в необходимости выбора между самостоятельным производством и его закупкой у другого производителя. В зарубежных источниках эта проблема обозначается как make-or-buy decision. Принятие специалистами окончательного решения происходит после сопоставления затрат на закупку у сторонней организации и возможностей собственной инфраструктуры [24, c.68].

Основными причинами для принятия решения в пользу организации собственного производства является, в первую очередь, стремление к снижению общей себестоимости производства и накоплению опыта и знаний в профильной производственной сфере. Кроме того, организация производства является логичным выбором при отсутствии на рынке поставщиков нужной продукции. Наконец, в случае наличия у организации избыточного количества трудовых ресурсов или производственных мощностей, предприятия стремятся использовать их в рамках внутренних процессов и производить запуск комплектующих самостоятельно.

В свою очередь, причинами, побуждающими предприятия приходить к решению «покупать», являются стремление снизить затраты на закупку и последующее содержание запасов сырья, комплектующих и материалов путём приобретения уже готовой продукции или её отдельных частей у сторонних поставщиков. Более того, в случае сокращения управленческого звена или переориентации трудовых ресурсов на другие, более важные сферы деятельности предприятия, обоснованным решением является именно покупка у аутсорсера, а не самостоятельное производство.

При рассмотрении задачи «делать или покупать», авторы выделяют следующий алгоритм её решения:

а) проведение сравнительного расчёта:

1) стоимости собственного производства, включающей в себя затраты на закупку сырья, транспортно-заготовительные расходы, заработную плату персонала, хозяйственные и сопутствующие расходы;

2) стоимости закупки готовой продукции или комплектующих у сторонней организации, которая включает себестоимость, затраты на формирование заказа и входной контроль поставки, а также прогнозный расчёт потенциальных рисков срыва сроков поставок, отражающихся в виде штрафов и пеней;

б) расчёт срока окупаемости вложений в создание собственного производства и последующая оценка эффективности инвестиций;

в) принятие окончательного решения:

1) «делать», если затраты на закупку у сторонних поставщиков превышают затраты на организацию производства внутри компании, присутствует возможность привлечения рабочего и управленческого персонала, а потребность в готовой продукции довольно высока и стабильна;

2) «покупать», если затраты на закупку ниже затрат на собственное производство, потребность в изделиях недостаточно стабильна и высока, равно как и производственные мощности, а привлечение квалифицированного рабочего персонала представляется трудоёмкой и сложной задачей [24, c.69].

Вопрос «сколько закупить» решается отделом закупок совместно с отделами маркетинга, логистики, финансов и коммерции. Размер закупаемых партий напрямую влияет на уровень запасов в компании, который в свою очередь влияет на готовность удовлетворить потребность клиента в нужный момент. Потребность в закупаемых ресурсах производственного назначения и периодичность поставок обычно определяется при помощи программного модуля MRP (Material Requirement Planning - планирование потребности в материалах). Ключевым моментом данной методики является планирование закупок и составление плана производства исходя из спроса на конечную продукцию.

Детерминированный, стохастический и эвристический методы являются основными методами определения потребности в материалах в логистике [5, c.123]. Детерминированный метод расчёта используется, когда известны сроки выполнения заказа и производственный план, отражающий потребность в материалах по количеству и срокам поставки. Стохастические расчеты производятся на основе данных, характеризующих изменения потребности на протяжении определенного промежутка времени. Эвристический метод является сугубо субъективным мнением работников отдела закупок относительно количества закупаемой продукции и не подкрепляется математическими расчетами. Выбор конкретного метода определения количества, сроков и периодичности закупок зависит от профиля и возможностей компании, от типа закупаемых изделий и многих других факторов.

Следующим шагом после определения потребности предприятия в ресурсах является ответ на вопрос «у кого закупить?». Проблема выбора поставщика является одной из наиболее важных в логистике снабжения, ведь от того, насколько качественно поставщики выполняют свою работу, зависит степень удовлетворения клиентов работой компании.

Первостепенной задачей при выборе источника поставок является сбор актуальной информации, на основе которой может быть принято решение о закупке или отказе от неё. Основными источниками информации считаются общедоступные каталоги и прайс-листы, торговые журналы, Интернет-площадки, рекламные материалы, объявления в СМИ, знакомства при посещении специализированных выставок и ярмарок, а также личные неформальные контакты [5, c.133]. При этом специалисты стремятся не ограничиваться одним источником информации для того, чтобы полученная информация являлась наиболее полной и достоверной.

При осуществлении закупок у специалистов существуют два основных варианта: выбрать поставщика из числа внутренней базы компании (то есть из тех, с кем ранее уже осуществлялось успешное сотрудничество), либо найти на рынке нового поставщика. Поиск, анализ поставщиков и решение о выборе осуществляются под влиянием множества критериев, однако тремя основными критериями считаются качество товара, надежность поставок и цена [20, c.158].

Наиболее важным критерием отбора признаётся качество продукции, которое должно в полной мере удовлетворять требованиям стандартов. Зачастую отдел снабжения проводит входной контроль закупаемой продукции, исследуя, например, жизненный цикл изделий, ремонтопригодность, простоту использования. Надежность поставок определяется как способность поставщика на протяжении долгого промежутка времени удовлетворять предприятия-заказчика по срокам, объемам и качеству ресурсов.

Финансовый критерий подразумевает под собой, в первую очередь, стоимость приобретаемых товаров или услуг, а также возможность получения скидок, рассрочки платежа или поставки в кредит. Стоит особо отметить, что цена закупки не считается самым главным критерием отбора поставщиков ввиду того, что установление окончательной цены происходит после ряда переговоров, в ходе которых она может быть снижен, иногда в несколько раз.

Окончательный выбор поставщиков происходит после уменьшения количества претендентов на этапе предварительного отбора. Дополнительными критериями оценки источника закупки, могут являться имидж поставщика на рынке и его деловая репутация, финансовое положение, предоставление скидок, послепродажный сервис, адекватная реакция на возникающие проблемы, географическое местоположение и даже упаковка товара. С выбранным поставщиком проводятся переговоры, уточняются условия поставки, окончательная цена и количество товара, время и место исполнения заказа, условия обслуживания, затем происходит подписание договора.

В каждом контракте должны быть прописаны предмет контракта, его количество и качество, сумма контракта и порядок расчетов, требования к упаковке, поставке и приемке товара, ответственность сторон, а также форс-мажорные обстоятельства и порядок разрешения споров между поставщиком и покупателем [5, c.134-137].

Дальнейший функционал отдела закупок подразумевает получение и проверку груза. Специалистам важно подтвердить, что совершенный заказ поступил, в нужном количестве и соответствующего качества, а также проверить правильность заполнения и передать документацию назначенной стороне. Заключительным этапом выполнения контракта является получение счета на оплату и передача его в отдел бухгалтерии. Как правило, при оплате счетов используются безналичные формы расчета, но также допускаются наличная оплата, расчеты платежными поручениями, по аккредитиву, и другие формы, установленные законом.

Таким образом, в первой главе данной работы нами были рассмотрены ключевые термины и определения закупочной логистики, её роль в логистической системе, функциональный цикл логистики снабжения и основные задачи, стоящие перед специалистами по закупкам. В первой части главы были проанализированы основные тенденции в сфере закупок, среди которых стоит особо отметить автоматизацию и цифровизацию закупочной деятельности, а также повсеместное распространение бизнес-сетей, способствующих интеграции логистической деятельности в целом и процедур закупок в частности. Особое внимание было уделено рассмотрению особенностей сферы государственных закупок в Российской Федерации и законодательства, регулирующего её, а также анализу конкретных практик использования инновационных новшеств в системе закупок предприятий.