Оптимизация закупочной деятельности на предприятии

Кроме того, перед внедрением электронного документооборота необходимо провести тщательное исследование внутренней информационной среды, определить проблемы, которые предприятие планирует решить, а также определить участников процесса по переходу на новую систему обмена документами.

Стоит также отметить, что при внедрении электронного документооборота важна высокая степень заинтересованности как руководства компании, так и штатных сотрудников. Руководство должно здраво оценивать объем работы, который придется выполнить на пути к уходу от бумажных носителей, а также количество затраченных средств и времени. Тесное сотрудничество и понимание между сотрудниками является крайне важным факторов успеха данного мероприятия.

Таким образом, в данной главе нами были проведен анализ процесса осуществления закупок в компании ООО «Воздушные Ворота Северной Столицы, которая является действующим оператором аэропорта Пулково. Компания осуществляет свою деятельность на основе соглашения о государственно-частном партнерстве, заключенном с Правительством города Санкт-Петербурга и АО «Аэропорт Пулково» на 30 лет, в соответствии с которым ВВСС осуществляет реконструкцию аэропорта, занимается вводом в эксплуатацию новых объектов, оказывает аэропортовые услуги и совершает инвестиции в развитие Пулково.

За непосредственное снабжение аэропорта Пулково необходимыми товарами и услугами отвечает Дирекция по снабжению. Закупочная деятельность в Дирекции осуществляется на основе №223-ФЗ ввиду того, что ВВСС является предприятием, доля участия государства в котором составляет более 50%. В дополнение к Федеральному закону, в ВВСС действует внутреннее Положение о закупке, в котором прописываются особенности закупочного процесса, способы осуществления закупок, сроки согласования документации и другие ключевые моменты.

В связи с тем, что данный закон строго регламентирует процесс выполнения закупок и свобода действий предприятия является ограниченной, оно естественным образом имеет ряд проблем и недостатков. Так, нами были выделены следующие:

а) Условия работы, на которые соглашаются не все поставщики. Обязательная отсрочка платежа на срок до 30 дней, доставка и сборка на склад собственными силами поставщика, работа без договора для закупок до 500 тысяч рублей - все эти особенности отталкивают большинство новых поставщиков. В итоге, даже если цена и условия, предложенные поставщиком, являются более привлекательными в сравнении с конкурентами, но он не готов работать по постоплате или просит заключить договор, его заявка априори не будет являться выигрышной.

б) Превалирование критерия «цена» перед другими критериями выбора поставщика. Качество продукции, репутация поставщика, предлагаемые им гарантии не несут большой роли по сравнению с предлагаемой им ценой. В дальнейшем это может оказать негативные последствия на качество предоставляемых Пулково услуг в целом.

в) Излишняя бюрократизация, непрозрачность и затянутость процессов. Каждая закупка сопровождается огромным количеством бумаг, которые требуется сканировать, относить на подпись в разные отделы, сканировать снова и отправлять поставщикам, а затем искать место для их хранения. Это делает закупочный процесс крайне неэффективным и долгим.

Нами также были рассмотрены такие инструменты повышения эффективности закупочной деятельности предприятия как использование методики совокупной стоимости владения и внедрение систем электронного документооборота.

Поскольку рассматриваемая в данной работе фокусная компания по сути является покупателем товаров, работ и услуг и имеет ряд проблем именно во внутренней организации процессов, мы считаем целесообразным рассмотреть возможность внедрение системы электронного документооборота в Дирекцию по снабжению и смежные дирекции, принимающие непосредственное участие в согласовании и подписании документов, который будет способствовать значительному увеличению эффективности закупочных процедур.



Глава 3. Повышение эффективности закупочной деятельности компании ООО «Воздушные Ворота Северной Столицы»

В данной главе нами будет рассмотрена возможность внедрения системы электронного документооборота в Дирекцию по снабжению и смежные службы, принимающие участие в согласовании закупочных документов. Количество заявок на закупки постоянно растет, а вся документация существует лишь в бумажном виде, следовательно, контролировать заявки, обрабатывать большое количество информации, производить необходимые согласования становится всё более проблематично. На наш взгляд, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) является тем шагом, который позволит сократить трудозатраты на работу с бумажными документами, осуществлять закупочные процессы более качественно и повысить производительность сотрудников. Необходимо использование программного продукта, позволяющего систематизировать поток информации от исходной точки (поступление заявки на закупку) до момента контроля получения готовой продукции и проведения оплаты.

3.1 Разработка комплекса мер по повышению эффективности закупочной деятельности компании ООО «Воздушные Ворота Северной Столицы»

На первом этапе нами были выделены ключевые проблемы, с которыми сталкивается предприятие из-за отсутствия автоматизированной системы документооборота. Отражение данных проблем было осуществлено с помощью дерева проблем, которое позволяет наблюдать целостную картину присутствующих недостатков и причинно-следственные связи между ними (рис.)



Рисунок 9 - Дерево проблем

На основании данного дерева мы можем выделить следующие цели, последовательное достижение которых будет способствовать снижению трудозатрат на работу с бумажными документами эффективному переходу на электронный документооборот:

а) выбрать СЭД и выявить требования к системе;

б) описать процессы документооборота на предприятии и создать модель процессов работы с документами;

в) оцифровать бумажные версии документов и определить содержание электронного шаблона для каждого из документов.

Таким образом, первым шагом является выявление требований к СЭД и её выбор для внедрения в компанию. Данный этап является самым ответственным этапом проекта. Выбор производится на основании анализа работы внутри подразделения, изучения документов и способов их перемещения внутри предприятия.

Требования к системе определяются набором функций, которые должны в ней содержаться. При этом необходимо учитывать границы проекта и выявить конкретную цель, достижение которой предполагается.

К примеру, основными выделенными требованиями к СЭД могут являться:

а) Возможность хранения регистрационной карточки документа (электронного шаблона);

б) Возможность хранения документов, ассоциированных с регистрационной карточкой;

в) Наличие электронного архива для хранения уже накопленных документов;

г) Настройка структуры хранения документов (возможность создания иерархических папок);

д) Разграничение прав доступа к конкретному документу;

е) Интеграция с принтерами/сканерами;

ж) Возможность создания документов как на основе шаблона, так и создание новых видов документов без применения программирования;

з) Возможность поиска по документам;

и) Разграничение доступа к документам в соответствии с компетенциями сотрудников;

к) Выполнение идентификации пользователей при входе в систему.

Следующим этапом проекта является выбор системы электронного документооборота, которая позволила бы удовлетворить все требования и достичь поставленных целей. СЭД должна обладать необходимым функционалом и возможностью его расширения в будущем, иметь надежного производителя и оптимальную совокупную стоимость владения. Кроме того, система должна быть гибкой, и в ней должна быть предусмотрена возможность принимать пожелания заказчика относительно добавления/удаления каких-либо возможностей. Выбор СЭД для внедрения в фокусной компании осуществлялся между тремя отечественными системами, которые по мнению специалистов занимают лидирующие позиции по количеству реализованных проектов (табл.1).



Таблица 1 - Количество реализованных проектов с помощью систем электронного документооборота [36]

Название системы	Количество реализованных проектов1
Directum	801
Elma	607
DocsVision	537
1 - По данным базы TAdviser за период с 2005 по 2018 годы

При помощи программного продукта от компании Business Tuning Lab нами был получен подробный анализ трех СЭД по 9 параметрам: общие характеристики систем, возможность их модификации, общие возможности по обработке и согласованию документов, контроль за исполнительской дисциплиной, организация регистрации и архивного хранения, обеспечение информационной безопасности, дополнительные возможности, примерная стоимость внедрения [34].

В результате проведенного анализа, наиболее приемлемой для внедрения системой мы считаем DocsVision. Её неоспоримым преимуществом является изучение разработчиками поставленных задач и желаемых целей, изучение особенностей внутренних бизнес-процессов, а также составление подробного технического задания перед внедрением и его согласование с заказчиком. Два других продукта не предоставляют данной возможности: они предлагают внедрение базовой платформы и только последующая её доработка под внутренние особенности компании. Более того, при большей функциональности и гибкости DocsVision, примерная стоимость внедрения системы является ниже на 25%, чем стоимость Elma или Directum.

После этапа определения требований к системе и её выбора, начинается этап моделирования бизнес-процессов документооборота, связанного с циклом работы подразделения, а также оцифровка бумажных версий документов

Во второй главе нами была приведена схема осуществления закупок в ВВСС путем конкурентных переговоров (рис. 8); на примере данного процесса опишем модели частных бизнес-процессов документооборота, которые охватывают закупку.

Мы упоминали, что все технические задания с указанием сроков поставки и определением бюджета закупки размещаются инициаторами во внутренней информационной системе. После этого, технические задания рассылаются потенциальным поставщикам, в дальнейшем происходит обработка поступивших коммерческих предложений и процедура отбора поставщика по заранее установленным критериям. Таким образом, хоть этап размещения заявок на поставку и происходит с участием документов, их обмен осуществляется по строго формализованной схеме через информационную систему. Соответственно данный бизнес-процесс (также, как и обработка КП, повторный запрос КП) не найдет отражения в СЭД.

Мы считаем, что основными процессами, которые будут моделироваться при внедрении СЭД, будут являться:

а) Оформление договоров на поставку. Напомним, что договора заключаются на закупки свыше 500 тысяч рублей; закупки ниже этой суммы осуществляются через выставление поставщиком счёта после фактической отгрузки товара на складе.

б) Подтверждение получения товара на складе и проведение оплаты.

Опишем более подробно каждый из бизнес-процессов, в соответствие с тем, как он будет осуществляться в СЭД.

Таблица 2 - Описание процедуры оформления документов на поставку товара

Процесс	Исполнитель	Описание использования системы
Подготовка документов	Ответственный за закупку	После того, как специалист по закупкам принимает решение о выборе того или иного поставщика и направляет ему подтверждение, и после проверки поставщика специалистами дирекции по экономической безопасности, начинается этап подготовки документов. Специалист по закупкам заполняет регистрационную карточку Договора поставки (приложение В).
Подписание договора поставки	Ответственный за закупку, директор по закупкам	Подписание договора специалистом по закупкам, передача договора на рассмотрение и подписание директору по закупкам. Подписание осуществляется через использование электронной цифровой подписи (подробнее в п.3.2. настоящей работы).
Получение подписанного документа со стороны поставщика	Ответственный за закупку, поставщик	Заполненная и подписанная форма отправляется поставщику для подписи.
Отправка договора на склад	Ответственный за закупку, ответственное лицо на складе аэропорта	Полученный договор со подписями ответственного за закупку, директора по закупкам и поставщика направляется работникам склада, которые принимают договор для дальнейшей работы.

Описание процесса оформления документов на поставку с указанием ответственных лиц и ряда действий, необходимых для выполнения в системе, приведены в таблице 2.

Дальнейший процесс обмена документами после выполнения поставщиком своих обязательств по доставке товара на склад, представлен в таблице 3.

Таблица 3 - Описание процедуры документооборота после осуществления поставки товара

Процесс	Исполнитель	Описание использования системы
Подтверждение поставки	Ответственное лицо на складе	После осуществления поставки, заведующий складом направляет подтверждение через информационную систему в дирекцию по снабжению
Закрытие закупки в информационной системе	Ответственный за закупку	Ответственный за закупку отмечает закупку как выполненную в информационной системе и готовит документы для оплаты
Передача договора/счета в бухгалтерию	Ответственный за закупку, бухгалтер	Специалист по закупкам направляет подписанный обеими сторонами договор (или выставленный поставщиком счет) бухгалтеру; в течение 30 дней проходит процедура оплаты
Отправка договора в архив	Ответственный за закупку	После подтверждение оплаты их бухгалтерии, специалист по закупкам направляет документы в электронный архив

При подготовке к внедрению системы, необходимо определить круг ответственных лиц, которые будут принимать непосредственное участие во всех процессах и координировать других сотрудников, обеспечивая тесный контакт компании с командой приглашенных специалистов, занимающейся внедрением.

Мы выяснили, участвующими в процессе закупки лицами являются специалисты дирекции по снабжению, директор по снабжению, отдел бухгалтерии, а также специалисты складского комплекса, принимающие поставки. Таким образом, принимая решение о внедрении СЭД в дирекцию по снабжению (отдел закупок материалов), мы должны рассчитывать на 25 пользователей: 9 специалистов по закупкам материалов, директора, 10 специалистов отдела бухгалтерии, 5 ответственных лиц на складе. Каждый из этих пользователей должен иметь доступ к системе с возможностью создания, редактирования, подписания документов, их поиска, а также формирования отчетов по выполнимым процедурам.

При первом запуске после внедрения в систему загружаются ключевые нормативных документы, для каждого из которых автоматически разрабатывается карточка со всеми реквизитами. В последующем при необходимости создания новых документов или редактирования старых, сотрудники могут делать это самостоятельно через решение «Конструктор карточек» (приложение В).

Благодаря данному решению пользователи могут ввести все необходимые данные: предмет договора, регистрационный номер, сумму договора, срок действия, дату подписания, согласования, информацию об ответственных лицах.

После заполнения карточки пользователь имеет возможность перейти в «Конструктор документов», который по заранее созданному шаблону позволяет заполнять любые договора, в том числе и договора на поставку (приложение В).

Таким образом, после процессов моделирования бизнес-процессов процедур по оцифровке имеющихся бумажных версий документов, система является готовой для использования компанией.

3.2 Экономическое обоснование предлагаемых мер по повышению эффективности закупочной деятельности компании

Расчёт экономического эффекта от внедрения СЭД проводится с учётом того, что система устанавливается на имеющуюся на предприятии техническую инфраструктуру.

Docsvision предлагает три варианта пакетов услуг:

а) «Стандартный», подходящий для предприятий малого и среднего бизнеса;

б) «Корпоративный», рекомендуемый к внедрению в средних, крупных компаниях и отдельных функциональных подразделениях компаний;

в) «Расширенный», который используется крупными холдингами для создания корпоративных архивов, проектов по автоматизации центров обслуживания и для подобных комплексных решений [35].

На наш взгляд наиболее приемлемым вариантом является выбор пакета «Корпоративный», так как он является более широким по функционалу, чем стандартный пакет, и считается идеальным решением для внедрения СЭД в отдельные подразделения средних и крупных предприятий. Данный пакет не имеет ограничений по максимальному количеству пользователей системы, имеет возможность создавать внешнюю архивную базу данных, производить полнотекстовый поиск по всем хранилищам документов, а также имеет большое количество дополнительных модулей для установки в будущем.

Docsvision предлагает компаниям возможность внедрения решений на своей платформе с привлечением собственной команды специалистов. Данный способ является оптимальным для компаний, предполагающих внедрение СЭД для команды до 50 человек. Полный срок внедрения системы составляет порядка 3 месяцев.

Алгоритм внедрения продукта, предлагаемый специалистами, выглядит следующим образом:

а) Аудит компании/функционального подразделения специалистами, «gap-анализ», подбор решения, определение необходимых доработок;

б) Приобретение лицензии (покупка серверной и клиентской лицензий, конструкторов и других компонентов);

в) Обучение сотрудников в образовательном центре компании, работающем в формате онлайн-курса. На данном этапе происходит расширение компетенций в сфере администрирования, конструирования и разработке. Обучение является бесплатным при покупке лицензии;

г) Внедрение и поддержка СЭД силами команды Docsvision, запуск системы, корректировки по итогам запуска;

д) Дальнейшая поддержка и расширение функционала системы как с помощью специалистов, так и собственными силами. Это является возможным, во-первых, в результате обучения персонала, а во-вторых, ввиду того, что Docsvision является платформой, дающей компании возможность благодаря готовым простым конструкторам самостоятельно создавать новые решения без программирования [33].

Отразим статьи затрат на внедрение СЭД (табл.). Под серверной лицензией мы подразумеваем программно-аппаратный комплекс, отвечающий за управление базами данных и лицензиями на всех устройствах. Лицензия на подключение для каждого пользователя выделяются отдельно. Примем также во внимание расчёт заработной платы команды, отвечающей за внедрение СЭД (стоимость работы команды «под ключ» для пакета «Корпоративный») [35].

Таблица 4 - Разбивка по затратам на приобретение СЭД Docsvision

Затраты	Сумма, руб.
Серверная лицензия на платформу DocsVision	44 000
Пользовательская лицензия на 1 рабочее место	6 600
Дополнительные услуги (конструктор карточек, конструктор документов, конструктор бизнес-процессов, почтовый клиент, рабочее место администратора)	363 000
Работа команды по внедрению	145 000
Итого:	44000+6600*25+363000+145000=717 000

Таким образом предполагаемая сумма на внедрение СЭД при учёте покупки 25 пользовательских лицензий составит 717 тысяч рублей.

Немаловажным является вопрос обеспечения юридической значимости оцифрованных документов. При работе с бумажными документами специалисты вручную подписывают каждый из находящихся в работе документов; аналогом же ручной подписи является электронная цифровая подпись (ЭЦП), которая помимо подтверждения юридической значимости документа также гарантирует его защищенность и подлинность. Без электронной подписи сама возможность использования системы электронного документооборота является неполной и недостаточно эффективной.

Благодаря использованию электронной подписи специалистам удается в значительно степени оптимизировать процессы, связанные с движением документов, повысить уровень конфиденциальности обмена информацией, а также достаточно сильно сократить время на создание и обработку документации.

Из трех видов существующих электронных подписей (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная) наиболее приемлемым вариантом внедрения в ВВСС является усиленная квалифицированная электронная подпись ввиду того, что она признается полноценным эквивалентом обычной подписи на бумажном документе и отличается повышенным уровнем защиты документов. Для создания усиленной квалифицированной ЭЦП используются более технически сложные программные средства, а её выдача производится только через специальный аккредитованный центр, работающий в соответствии с Федеральным законодательством [60].

Docsvision предлагает готовое цифровое решение «Подпись и шифрование». Данный продукт в полной мере соответствует федеральному законодательству в области защиты документов цифровой подписью, а также синхронизируется с системой электронного документооборота.

Стоимость базового сертификата ключа квалифицированной ЭЦП, позволяющего обеспечивать юридическую значимость документов внутри СЭД, составляет 1900 рублей на 1 пользователя. Срок действия подписи - 1 год, после необходимо продление. Для получения ЭЦП достаточно пройти процедуру идентификации, заполнить заявление и лично присутствовать в аккредитованном центре в момент оформления ключа [40].

Если учесть, что каждому из 25 человек, имеющих доступ к системе электронного документооборота необходимо получить базовый сертификат ЭЦП, затраты составят 47500 рублей.

Итого, общие затраты на внедрение СЭД и получение ЭЦП пользователями составляют 764 500 рублей.

Рассмотрим экономический эффект от предполагаемого внедрения системы.

Отметим, что основным показателем, который существенно сокращается при переходе на электронный документооборот, является рабочее время сотрудников, так как при прекращении работы с бумажными носителями информации, время на операции с документами уменьшается, а на выполнение других рабочих задач - увеличивается. Более того, отметим также исключение затрат на доставку документов, их копирование (а значит, затрат на покупку бумаги, печатного оборудования, расходных материалов), и освобождение помещений, используемых для хранения архивов.

Компанией Siemens Business Services and IT Solutions было рассчитано, что среднее время, ежедневно затрачиваемое сотрудниками на обработку документов, может доходить от 25 до 60% общего рабочего времени [50]. Также по результатам проведенного исследования были приведено наглядное сравнение времени, затрачиваемого в среднем на 1 операции по обработке бумажных документов и их оцифрованных версий (табл.5).

При рассмотрении выбранных операций, которые являются ключевыми и наиболее используемыми в Дирекции по снабжению ВВСС, мы видим, что общие трудозатраты на получение, обработку и создание документов могут быть сокращены практически на 65%.

Таблица 5 - Среднее время на 1 операцию с документами [50]

Операция	Время выполнения для бумажного документа, мин	Время выполнения для электронного документа (с учётом времени ожидания принятия решения), мин
Доставка входящего документа сотруднику подразделения	15	3
Поиск и ожидание получения документа из архива	15	7
Регистрация документов	45	25
Согласование исходящего документа	50	25
Выпуск организационно-распорядительных документов	230	65
Итого:	355	125

Применим полученный результат для оценки денежных потерь при работе с бумажными версиями документов.

Примем заработную плату младшего специалиста по закупкам в Дирекции по снабжению равной 40 тысячам рублей [32]. Пусть среднее количество рабочих дней в месяц составляет 22 дня; продолжительность рабочего дня - 8 часов. Итого, час работы младшего специалиста по закупкам оценивается в 227,27 рублей.

Предположим, что количество времени, в среднем затрачиваемого в течение 1 рабочего дня на выполнение рутинных операций с бумажными документами составляет 25% общего рабочего времени - 2 часа (нижняя граница по результатам исследование Siemens). Мы выяснили, что данная цифра может быть сокращена на 65% (на 1,3 часа) и потрачена на решение других задач.

Таким образом, в среднем потери на одного сотрудника можно рассчитать, как произведение стоимости часа работы сотрудника и ежедневной разницы во времени обработки бумажных и оцифрованных версий документов. Итого, в день потери на одного сотрудника составляют 295,5 рублей.

Если рассмотреть данную цифру в рамках общего количества сотрудников департамента (10 человек), выполняющих рутинные бумажные операции ежедневно в течение 22 дней в месяц, то получим, что общие финансовые потери в месяц только на оплату рутинных операций, не требующих особых навыков и квалификации сотрудников, составляют ровно 65 тысяч рублей.

Еще одной статьей затрат, которая неизменно сократится в ходе перехода на систему электронного документооборота являются расходы на канцелярию, а также настройку и использование печатной техники. По словам сотрудников Дирекции по снабжению ВВСС расход бумаги составляет около 7 пачек в месяц. При средней стоимости пачки бумаги в 200 рублей, экономия составляет 1400 рублей только на 1 офисное помещение и на 1 принтер. А если учесть расходы на заправку картриджей и сервисной обслуживание техники, то данные цифры ещё заметно вырастут.

Подведем итог. Стоимость внедрения СЭД и получения ЭЦП сотрудниками составляет 764 500 рублей. Ежемесячные денежные потери при использовании бумажного документооборота составляют порядка 66 500 рублей (оплата рутинных операций, которые могут быть сокращены; оплата канцелярских расходов). Таким образом, срок окупаемости данного проекта, рассчитываемый делением общих затрат на сумму, которая отныне ежемесячно будет экономиться, составляет 11,5 месяцев.

Таким образом, несмотря на высокую стоимость внедрения системы и долгие сроки внедрения, а также множество моментов, которые необходимо учесть и коренным образом изменить во внутреннем устройстве компании, можно сделать однозначный вывод о том, что переход на систему электронного документооборота является эффективным инструментом как для повышения производительности сотрудников, которые вместо механической работы с бумажными документами могут посвящать время более трудоёмким и сложным задачам, так и в целом качества работы предприятия.

Решение о внедрении СЭД является особенно полезным для закупочной деятельности предприятия. При работе в системе электронного документооборота, специалисты отдела закупок имеют представление о целостной картине процесса. Такие процессы как обработка входящих заявок, передача документов между подразделениями и их согласование, оформление счетов и договоров на поставку, подтверждение поставок, а также контроль со стороны руководства выполняются намного проще, быстрее, и что самое главное - эффективнее

Как итог, мы можем сделать вывод о том, что внедрение СЭД даёт значительный экономический эффект и делает закупочную деятельность предприятия более организованной и качественной/

Важным достижением современности является возможность исключения из бизнес-процессов лишних бумажных операций и формирования полностью электронного документооборота.

Главным преимуществом использования СЭД является исключение беспорядка при работе с документами, уменьшение сроков принятия решений и значительному увеличению качества и эффективности бизнес-процессов. После внедрения систем электронного документооборота специалисты получают уникальную возможность не тратить время на выполнение бесполезной бумажной работы и перенаправить силы на решение более важных вопросов. Кроме того, СЭД позволяет сделать осуществляемый обмен документами между подразделениями и предприятиями более прозрачным и эффективным, а также достичь значительной экономии ресурсов.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На данный момент логистика как наука шагнула далеко вперёд и в разы превзошла всё то, что было сделано за предыдущие годы. Логистика давно вышла за пределы предприятий и стала в полной мере охватывать глобальные процессы в масштабах всего мира. Мы можем наблюдать повсеместное внедрение компьютерных технологий, роботизированного программного обеспечения и замену человеческого труда искусственным интеллектом в управлении логистическими процессами, передачу большинства услуг на аутсорсинг сторонним компаниям, и, конечно же, стремительное появление новых логистических концепций, призванных усовершенствовать существующие процессы.

В рамках данной работы нами были изучены теоретические основы осуществления закупочной деятельности на предприятии и рассмотрены на практике примеры оптимизации закупок ведущими российскими компаниями. Кроме того, мы выяснили, что ключевыми мировыми тенденциями в области закупок являются их цифровизация, а также активное использование новейших информационных технологий для улучшения существующих бизнес-процессов.

Мы подробно рассмотрели особенности организации закупок в компании ООО «Воздушные Ворота Северной Столицы». Закупки в ВВСС осуществляются в соответствии с 223 Федеральным законом «О закупках товаров, работ и услуг отдельными видами юридических лиц», что накладывает ряд ограничений и создаёт множество особенностей.

Поскольку одной из ключевых проблем в деятельности службы закупок ВВСС является трата большого количества времени на работу с бумажными документами, нами была рассмотрена возможность оптимизации процесса закупок путем внедрения системы электронного документооборота и электронной подписи.

Предполагаемые затраты на внедрение СЭД и ЭЦП в отдел закупок материалов дирекции по снабжению ВВСС составили 764 500 рублей, а предполагаемый экономический эффект составил 66 500 рублей в месяц. Таким образом, несмотря на высокие затраты (напомним, что мы внедряем СЭД в не в рамках целой компании), окупаемость данного проекта составит всего 11,5 месяцев, что является очень показательным результатом.

Полученные результаты будут полезны для ознакомления как руководству ВВСС, так и другим компаниям, на результаты деятельности которых влияет качество уровня реализации закупок.

Необходимость изменений в деятельности дирекции по снабжению ВВСС является совершенно очевидной, и мы можем быть уверены в том, что при заинтересованности высшего руководства компании в модернизации существующей схемы закупок, показатели эффективности Дирекции заметно вырастут и будут способствовать тому, что закупки материалов, работ и услуг для аэропорта Пулково смогут достигнуть совершенно нового уровня развития.



СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц [Текст]: Федеральный закон РФ от 18.07.2011 №223-ФЗ. - М.: Проспект Кодекс, 2018. - 62 с.

2. О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд [Текст]: Федеральный закон РФ от 05.04.2013 №44-ФЗ. - М.: Проспект Кодекс, 2018. - 68 с.

3. Абрамова Е., Ткаченко Б. ОЭСР. Обзор лучших международных практик обеспечения добросовестного поведения участников государственных закупок [Текст] / Е. Абрамова, Б. Ткаченко // Государственные закупки: направления развития. Обзор международных практик и анализ ситуации в Российской Федерации: сборник статей. - М.: Сектор, 2015. - С. 55-86.

4. Ангерман Д., Райнеке Н., Шпиллер П. Закупки: человеческий фактор [Текст] / Д. Ангерман, Н. Райнеке, П. Шпиллер // Вестник McKinsey. 2011. - №23. - С. 37-45.

5. Аникин Б.В. Логистика [Текст]: учебник / под ред. Б.А. Аникина: 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 368 с.

6. Афанасенко И.Д., Борисова В.В. Логистика снабжения [Текст]: учебник для вузов / Афанасенко И.Д., Борисова В.В. - СПб.: Питер, 2010. - 336 с.

7. Бербнер Й., Ермолов А. Реформа закупок: первые шаги [Текст] / А. Ермолов, Й. Бербнер // Вестник McKinsey. 2011. - №23. - С. 8-15.

8. Бобкова М., Блинов А. Потенциал использования искусственного интеллекта в закупках [Текст] / Бобкова М., Блинов А. //Всероссийский саммит «Корпоративные закупки-2017» (Москва, 19-20 октября 2017).

9. Засимович А. Цифровизация закупок [Текст] / А.Засимович // Закупки в нефтегазовой отрасли. 2018. - №1. - С.6-7.

10. Король А.Н., Елисеев А.Е. Основные тенденции в развитии закупочной деятельности [Текст] / А.Н. Король, А.Е. Елисеев // Известия ИГЭА. - 2008. - №2 (58). - С. 13-15.

11. Котлер Ф. Маркетинг менеджмент. Экспресс-курс. [Текст] / пер. со 2-го англ. изд. с англ. под ред. С.Г. Божук. - СПб.: Питер, 2006. - 464 с.

12. Лукинский В.С. Модели и методы теории логистики [Текст]: учебное пособие. 2-е изд. /под ред. В. С. Лукинского. -- СПб.: Питер, 2007. -- 448 с.

13. Мониторинг применения Федерального закона от 18 июля 2011 года №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» в 2017 году [Текст] / Министерство финансов Российской Федерации. - 2017. - 22 с.

14. Мониторинг применения Федерального закона от 18 июля 2011 г. № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» в 2018 году [Текст] / Министерство финансов Российской Федерации. - 2017. - 22 с.

15. Мубаракшина Э.Р. Зарубежный опыт организации государственных закупок [Текст] / Э. Мубаракшина // Вестник науки и образования. 2018. - №16(52) - С. 69-73.

16. Мясникова Л.А., Тюрина К.А. Современные инструменты повышения эффективности системы государственных закупок [Текст] / Л.А. Мясникова, К.А. Тюрина // Вестник ПГУ. Серия: Экономика. 2016. - №3(30). - С. 132-142.

17. Петрова Т.В., Стрекалов С.В. Целесообразность внедрения и использования методы совокупной стоимости владения [Текст] /Т.В. Петрова, С.В. Стрекалов // Дискуссия: журнал научных публикаций. 2017. - №9(83). - С. 35-40.

18. Положение о закупке ООО «Воздушные Ворота Северной Столицы» П ОКУ 912-2018, версия №6 от 18.04.2019, 213 с.

19. Райнеке Н., Хастед К. Оптимизация закупок в государственном секторе [Текст] / Н. Райнеке, К. Хастед // Вестник McKinsey. 2011. - №23. - С. 16-29.

20. Сергеев В.И. Корпоративная логистика в вопросах и ответах [Текст] / под общ. и науч. ред. проф. В.И.Сергеева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2014. - 634 с.

21. Сергеев, В. И. Логистика снабжения [Текст]: учебник для бакалавриата и магистратуры / В. И. Сергеев, И. П. Эльяшевич; под общей редакцией В. И. Сергеева. -- 2-е изд., перераб. и доп. -- М.: Юрайт, 2016. -- 398 с.

22. Тихомирова А.Н., Сидоренко Е.В. Математические модели и методы в логистике [Текст]: учебное пособие / Тихомирова А.Н., Сидоренко Е.В. - М.: НИЯУ МИФИ, 2010. - 320 с.

23. Чалабян А. Снабженческая революция [Текст] / А. Чалабян // Вестник McKinsey. 2008. - №4. - С. 3-16.

24. Эльяшевич И.П. Решение задачи «делать или покупать» в логистике снабжения [Текст] / И.П. Эльяшевич // Логистика и управление цепями поставок. - 2016. - №4(75). - С. 67-75.

25. Ellram L. Total cost of ownership: Elements and implementation [Text] // International Journal of Purchasing and Materials Management. - 1997. - No.29(4). - P.3-11.

26. Lysons K., Gillingham M. Purchasing and supply chain management [Text] / K. Lysons, M. Gillingham. - 2003. - 798 p.

27. Timothy L. Chapman, Jack J. Dempsey. Glenn Ramsdell, Michael R. Reopel Purchasing: No time for lone rangers [Text] // The McKinsey Quarterly. - 1997. - No 2. - P.82-98.



ПРИЛОЖЕНИЕ

Форма технического задания на закупку товара, используемая отделом закупок материалов дирекции по снабжению ВВСС

Результаты расчётов калькулятора совокупной стоимости владения Microsoft Azure



Рисунок Б.1. - Предполагаемое сокращение затрат при переходе на продукт Microsoft Azure [41]



Рисунок Б.2. - График сравнения затрат на существующую локальную среду и совокупной стоимости владения Microsoft Azure [41]

Решения Docsvision для самостоятельного моделирования бизнес-процессов



Рисунок В.1. - Конструктор карточек Docsvision [35]



Рисунок В.2. - Конструктор документов Docsvision [35]

Размещено на Allbest.ru