Для оценки эффективности использования основных производственных фондов применяют стоимостные показатели:

* фондооснащенность - стоимость используемых основных фондов из расчета на одного работника за период;

* фондовооруженность - стоимость активных фондов из расчета на одного работника торгово-оперативного персонала за период;

* фондоотдача - отношение объема товарооборота к стоимости используемых основных фондов за период.

Для оценки использования основных фондов применяют и натуральные показатели:

§ коэффициент использования торговой площади, емкости склада;

§ товарооборот из расчета на 1 м2 торговой площади;

§ коэффициент обновления технических средств - отношение нового (замененного) оборудования к общему их количеству за период.

4.2 ИНВЕСТИЦИИ КАК ИСТОЧНИК РАЗВИТИЯ МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ БАЗЫ

Инвестиции представляют собой вложение капитала в развитие материально-технической базы и, соответственно, в совершенствование, обновление технологий и основных средств, что оказывает существенное воздействие на расширение воспроизводственного процесса торгового предприятия.

В условиях рынка происходит изменение как источников финансирования инвестиционных объектов, так и способов материализации денежного капитала. Источниками инвестирования становятся частный капитал, средства одних предприятий, вкладываемые в развитие других, банковские кредиты. Эффективность инвестиций определяется расширением не только объемов и источников финансирования капитальных вложений, но и зон их приложения. Рынок, беспрепятственно вовлекая в движение инвестиционный капитал, приводит к быстрому вводу новых технологий, производств и объектов, в которые вложены инвестиции.

Специалист в области мировой экономики Дж. Кейнс в работе «Общая теория занятости» рассматривает инвестиции как «прирост ценностей капитального имущества в результате производственной деятельности данного периода», «часть дохода за данный период, которая не была использована для потребления». Такое понятие инвестиций характерно для европейской экономики.

Американские экономисты С. Фишер и Р. Дорнбуш свидетельствуют: «... инвестиции имеют место в том случае, если часть текущего производства используется для увеличения основных фондов». Очевидно, американские экономисты в отличие от западноевропейских представляют категорию инвестиций как воспроизводство основного капитала.

В России инвестирование выступает в Качестве составной части воспроизводственно-хозяйственного процесса, направленного на экономический рост страны. Федеральный закон «Об инвестиционной деятельности в Российской Федерации, осуществляемой в форме капитальных вложений», - принятый 25 февраля 1999 г. № 39-ФЗ, устанавливает правовые, экономические и социальные условия инвестирования. В нем зафиксировано: «инвестиции - денежные средства, ценные бумаги, иное имущество, в том числе имущественные права, иные права, имеющие денежную оценку, вкладываемые в объекты предпринимательской и (или) иной деятельности в целях получения прибыли и (или) достижения иного полезного эффекта». Как видно, здесь довольно полно отражены основные признаки образования и составляющие инвестиций.

Инвестиции в системе хозяйствования можно разделить на две группы: реальные и финансовые. К первым следует отнести капитальные вложения в новое строительство, приобретение, реконструкцию и обновление действующих основных фондов, а также вложения средств в создание материальных производственных ресурсов, необходимых для последующего потребления, ко вторым - вложения финансовых средств в приобретение акций, облигаций и других ценных бумаг, целевые денежные вклады, банковские депозиты.

На фоне реформирования усиливается роль инвестиционной политики, от которой во многом зависит развитие образованной структуры предприятий. Несмотря на то, что в 1993 г. странами Содружества Независимых Государств и его Межгосударственным экономическим комитетом принято соглашение «О сотрудничестве в области инвестиционной деятельности», а также в 1995 г. Постановлением Правительства Российской Федерации утверждена «Комплексная программа стимулирования отечественных и иностранных инвестиций в экономику Российской Федерации», наша экономика продолжает остро нуждаться в капитальных вложениях.

Определенную озабоченность вызывает сдерживающее поступление иностранных инвестиций. В настоящее время совокупный накопленный иностранный капитал невелик и составляет около 15 млрд. дол. По этому показателю Россия находится на 15-м месте в мире, и на ее долю приходится всего лишь 1% от общего объема мировых прямых инвестиций. Для сравнения заметим, что в экономику США ежегодно вкладывается 70-80 млрд. дол., приток иностранного капитала в Китае в 1997 г. достиг 42 млрд. дол.

Рассматривая структуру иностранных капиталов - инвестиций, следует отметить, что их подавляющая часть приходится на прямые инвестиции в уставные фонды совместных предприятий, осуществляющих предпринимательскую деятельность на территории России. Иностранные инвесторы вкладывают капиталы в совместные предприятия на достаточно выгодных условиях и при целевом использовании. Сейчас наблюдается увеличение доли инвестиций в сферу торговли и на посредническую деятельность (с 31,8% в 1995 г. до 65,3% в 1997 г.). Причем большая доля этих инвестиций приходится на торговые предприятия Москвы, Санкт-Петербурга, Нижнего Новгорода и других крупных городов.

За последние пять лет (с 1992 по 1997 г.) объем инвестиций в предприятия сократился на 70 %. И это при том, что уровень физического и морального износа средств производства на предприятиях торговли достиг критического значения. По оценкам специалистов, износ средств производства в торговле превышает 60%.

Проблема инвестирования заставляет изыскивать пути привлечения капитальных ресурсов. Основное внимание должно быть уделено самофинансированию торговых предприятии, т е. собственным финансовым средствам - прибыли и амортизационным отчислениям.

С прибылью предприятия тесно связана амортизационная политика. Заниженные нормы амортизационных отчислений препятствуют надлежащему совершенствованию и замене технологий. Опыт зарубежных стран показывает: чем чаще фирмы обновляют основные средства, тем быстрее списываются амортизационные отчисления на себестоимость продукции.

Заслуживает внимания вопрос о привлечении заемных средств - инвестиций, кредитов в торговые предприятия. Характерными признаками кредитов являются: срок предоставления, ставка процента, условия выплаты суммы процента Показателем результативности кредитов выступает разница между периодом использования кредита и периодом его обращения. Чем выше положительное значение этой разницы, тем эффективнее действуют привлеченные кредиты. К сожалению, из-за высокой выплаты процентной ставки банкам не все торговые предприятия выдерживают «кредитную нагрузку».

Существенная роль в развитии инвестиций принадлежит государству Образование капиталов-инвестиций зависит, прежде всего, от налогообложения. Государство, применяя условия налогообложения, становится регулятором инвестиционной деятельности предприятия.

Высокие темпы роста капиталовложений характерны для стран с низким уровнем налогов. Разработанная американским экономистом А. Лаффером теория оптимального уровня налогообложения была применена на практике в США. Это вызвало в 80-х гг. заметный экономический подъем, обеспечивающий интенсивные вложения инвестиций в производство фирм и компаний. Увеличение валового национального продукта в Америке ежегодно составляет 2,4-3,0%.

В целях активной мобилизации капиталов необходимо привлекать и другие источники, призванные расширять инвестиционные процессы.

Одним из направлений, способствующим инвестиционной деятельности, является создание транснациональных корпораций (ТНК). По масштабам зарубежного инвестирования весьма значимы ТНК, базирующиеся в США, Англии, Франции, Южной Корее. Для ТНК приоритетными являются сырьевые и инфраструктурные отрасли, а также освоение капиталоемких проектов. Крупнейшим регионом размещения прямых иностранных инвестиции ТНК является азиатский регион, в который вложено примерно 2/3 всех инвестиций, полученных развивающимися странами.

Что касается России, то в ее экономику энергично устремились южнокорейские ТНК. Так, только на сооружение Корейского торгового центра в Москве в стоимостном выражении инвестиции южнокорейской ТНК составили 850 тыс. дол.

Особенностью иностранных инвестиций является контроль со стороны ТНК над компанией, расположенной в другой стране, путем приобретения доли собственности (10-25%), что дает право голоса при принятии решений. С точки зрения необходимости обеспечения безопасности национальной экономики это обстоятельство, разумеется, является весьма существенным.

Важную роль играет лизинг. Не случайно во многих странах он является одним из способов финансирования капитальных вложений в машины, оборудование и другие технические средства. Доля лизинговой индустрии в общих инвестициях в европейских странах колеблется в широком диапазоне. Лидерами лизинговых операций с достаточно большим отрывом являются Германия (26,9%) и Англия (26,3%). Практика стран Европы показала, что лизинг может развиваться даже в условиях экономического спада.

Лизинговая деятельность получила широкое распространение в отечественном производстве с одновременным высвобождением изношенного парка машин и оборудования. В соответствии с Федеральным законом «О лизинге» от 29 октября 1998 г. № 164 все операции лизинга, осуществляемые в нашей стране, получили правовую и регламентирующую основу. В настоящее время на рынке лизинговых услуг функционируют такие лизинговые объединения, как «Евролизинг», «Интеррослизинг», «Лизинг-бизнес», «Россия» и др. Круг потребителей, нуждающихся в лизинговых операциях, достаточно широк: от частных собственников до государственных предприятий.

Специалисты и эксперты рынка инвестиций прогнозируют интенсивное развитие лизинга. Объем лизинговых операций в ближайшие два-три года предполагается довести до 4 млрд. дол.

Инвестиционная политика, направленная на привлечение как внутреннего, так и иностранного капитала, должна привести к увеличению инвестиционных ресурсов, которые необходимы для развития торговых предприятий.

Инвестиционный процесс торгового предприятия включает накопление, сбережение и воспроизводство капитала. Это инвестиции в производство, или реальные инвестиции, которые можно охарактеризовать как вложения в приобретение и обновление средств производства в целях увеличения мощности и получения предприятием дохода. Механизм инвестирования основан, с одной стороны, на аккумулировании капитальных ресурсов, а с другой - на форме их вложений для наращивания капитала. Следовательно, реальные инвестиции - это проявление технической и экономической политики предприятия, тем самым они не только желательны, но и необходимы в условиях рынка.

На инвестиционную деятельность торгового предприятия оказывают влияние многие факторы. Наиболее существенными из них являются:

* политическая стабильность;

* правовое и законодательное обеспечение инвестиций;

* норма прибыли на вложенный капитал;

* действующая система налогообложения;

* размер процентных ставок по кредитам банков;

* уровень инфляции.

Торговое предприятие, проводя инвестиционную политику, должно исходить из стратегии развития, путей расширения инвестиционного капитала, формы его вложения, что приводит к наращиванию внеоборотных активов. К условиям, обусловливающим устойчивость этих позиций, относятся:

§ конъюнктура внешней инвестиционной среды;

§ цели и задачи стратегического развития предприятия;

§ необходимый размер инвестиционных ресурсов;

§ оценка дохода от капитальных вложений.

Сточки зрения финансово-инвестиционного обеспечения выделяются краткосрочные и долгосрочные инвестиции. Краткосрочные инвестиции - вложение капитала на период не более одного года; долгосрочные инвестиции - вложение капитала на период более одного года.

Инвестирование капиталоемких проектов, как правило, занимает длительный период, поэтому приходится сравнивать стоимость денежных средств в начале инвестирования и при их возврате в виде будущей прибыли и амортизационных отчислений. При сравнении стоимости денежных средств принято использовать два понятия «настоящая стоимость» и «будущая стоимость». Сумма инвестируемых в настоящий момент средств обычно через определенный период изменяется с учетом установленной ставки процента. Определение будущей стоимости денежных средств связано с наращением стоимости денежных активов, представляющим поэтапное их увеличение путем присоединения к первоначальному размеру. Такая сумма рассчитывается по так называемой процентной ставке. В инвестиционном понятии процентная ставка применяется как измеритель доходности инвестиций торгового предприятия.

Инвестиционная деятельность торгового предприятия -- его целенаправленная и созидательная функция.

Анализ инвестиционной активности и возможностей торгового предприятия. На основе анализа определяются: стадии завершенности ранее принятых к освоению инвестиционных проектов, потребность в финансовых ресурсах по незавершенным объектам, прирост материальных активов предприятия, привлечение дополнительных капитальных вложений и др.

Формирование объема инвестиций, вкладываемых в объекты. В новых условиях осваиваемыми инвестиционными объектами являются: реконструкция (обновление или преобразование торгово-технологических процессов в целях увеличения пропускной способности покупателей, повышения уровня торгового обслуживания); модернизация (совершенствование активной части основных производственных фондов, необходимых для поддержания в рабочем состоянии или замены выбывающего оборудования, технических средств вследствие физического или морального износа); новое строительство (внедрение ресурсосберегающих технологий с законченным производственным циклом, вызванное расширением торговой деятельности, образованием имущественных объектов товарной диверсификации, созданием производств по изготовлению продукции и др.).

Исходя из целей предприятия к освоению представляются проекты объектов, по которым определяются объемы капитальных вложений. С учетом предусмотренных финансовых ресурсов формируется портфель реальных инвестиций на предстоящий период.

Разработка бизнес-плана, обеспечивающего оценку инвестиционных проектов. Инструментом оценки эффективности капитальных вложений в осваиваемые инвестиционные проекты является бизнес-план. Для проектов с небольшим объемом работ подготавливается краткий вариант бизнес-плана, состоящий из нескольких разделов, в которых устанавливается целесообразность их выполнения. Для инвестиционных проектов, связанных с диверсификацией производства, с большим объемом работ и долгосрочным периодом освоения, разрабатывается бизнес-план, в котором оцениваются уровень доходности и ожидаемые результаты от вложенных средств. В целях оценки предполагаемой эффективности инвестиционных проектов используются следующие показатели: чистый приведенный доход; коэффициент доходности; нормы доходности, формируемые как сумма прибыли и амортизационных отчислений в процессе последующей эксплуатации построенного объекта. Значения этих показателей приемлемы и для установления срока окупаемости капитальных вложений.

Финансовый аспект образования инвестируемого капитала. Инвестиционная деятельность торгового предприятия определяется целевым привлечением капитала. Небольшие инвестиции могут осуществляться предприятием в рамках собственных финансовых средств, которые накапливаются заранее. При освоении долгосрочных инвестиционных программ обычно возникает потребность в привлечении заемных финансовых средств - кредитов. Сформированные капитальные ресурсы призваны обеспечить устойчивость выполнения предусмотренных объемов инвестирования.

Подготовка к освоению инвестиционных объектов. Для обеспечения стабильности в освоении инвестиционных объектов необходимо проводить подготовительные мероприятия, что позволяет заранее предвидеть неизбежные вопросы и заблаговременно их решить, а также исключить определенные ошибки, выявить и предотвратить возможные риски, снизить потери.

Реализация сформированной инвестиционной программы. Инвестиционные программы, включающие конкретные инвестиционные проекты, выполняются в соответствии с календарным планом работ и бюджетом исполнения. В календарном плане определяются базовые периоды выполнения работ, привлекаемые субподрядчики, ответственные исполнители. Бюджет исполнения представляет собой финансовый план, отражающий смету затрат, расходы и поступления средств, связанные с тем или иным инвестиционным проектом.

Контрольные вопросы

1. Раскройте сущность и значение материально-технической базы торгового предприятия для осуществления коммерческой деятельности.

2. Опишите структуру основных производственных фондов торгового предприятия и их влияние на уровень торговых процессов и обслуживания покупателей.

3. Охарактеризуйте суть технической политики, оказывающей воздействие на развитие коммерческой деятельности торгового предприятия.

4. По каким показателям проводится оценка эффективности основных производственных фондов торгового предприятия?

5. Что представляют собой инвестиции в условиях рынка?

6. Какова роль лизинга в инвестиционной деятельности предприятий?

7. Назовите факторы, влияющие на уровень инвестиций торгового предприятия

8. Перечислите основные условия инвестиционной деятельности торгового предприятия.

9. В чем заключается сущность понятий «настоящая стоимость» и «будущая стоимость» инвестиционного проекта?

10. Укажите этапы формирования процесса инвестирования торгового предприятия.

11. В чем заключается анализ инвестиционной активности торгового предприятия?

Глава 5. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ КОММЕРЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ТОРГОВОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

5.1 ИНФОРМАЦИЯ В УПРАВЛЕНИИ КОММЕРЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ

В условиях рынка информация является одним из важнейших элементов управления коммерческой деятельностью торгового предприятия. Информационное обеспечение с позиции рынка - дело совершенно новое, и поэтому требуется его целенаправленное освоение.

Информационное обеспечение включает получение, передачу, обработку, накопление и реализацию выходной информации. Вся эта цепочка связана с многоступенчатым продвижением, анализом и систематизацией информации. При информационном обеспечении устанавливаются состав и структура необходимой информации. Выделяются два вида исходной информации: информация, характеризующая все стороны деятельности торгового предприятия; информация о состоянии рынка и внешней среды, а также распорядительная, исполнительная, нормативная информация, классификаторы и кодификаторы. Источники сосредоточения массовой и аналитической информации приведены в табл. 5.1.

Таблица 5.1 Источники сосредоточения исходной информации

Средства массовой информации	Аналитическая информация
Законодательные и правительственные материалы: законы, постановления, нормативные и регламентирующие акты Официальная государственная Статистика Специализированные информационные агентства Отраслевые журналы Периодические информационные издания	Маркетинговые исследования рынков товаров Поставщиков-производителей, посредников Конкурентов, смежников Коммерческих структур Торгово-промышленных выставок Практических конференций

Вся функционирующая информация интегрируется в единую информационную базу, или в информационную систему. Различают вертикальную и горизонтальную интеграции: вертикальная направлена на вертикальные информационные потоки; горизонтальная - на горизонтальные. Преимущество интегральной информации заключается в следующем:

* разрозненные информационные потоки и блоки объединяются в единый информационный массив;

* уменьшается вероятность допускаемых ошибок в обрабатываемой информации;

* возрастает скорость обработки и обмена информацией;

* повышается эффективность использования результирующей информации.

К информации предъявляются следующие требования:

достоверность - должна быть аргументированной и полной при ее получении и выдаче;

надежность - должна постоянно накапливаться в достаточном объеме и обновляться;

оперативность - должна быть конкретной и качественной, чтобы обеспечивать своевременное принятие коммерческих решений;

систематичность - ее сбор должен проводиться непрерывно и системно;

комплексность - должна отражать в комплексе деятельность торгового предприятия, а также данные о рынке и внешней среде.

Высокий динамизм развивающегося потребительского рынка требует применения современных технических средств, создания и функционирования информационной системы. В настоящее время широко используются персональные компьютеры на торговых предприятиях, в том числе и в коммерческой службе, поэтому одной из задач проектирования информационного обеспечения является создание автоматизированной технологии получения и обработки информации, которая обладает следующими достоинствами:

§ унификация технических средств и программного обеспечения, предусматривающая решение коммерческих задач различного уровня исходя из логики процедур;

§ адаптированность и поэтапное расширение возможностей используемых технических средств;

§ обеспечение централизованного накопления, обработки и выдачи многофункциональной информации в режиме реально установленного времени;

§ высокая эффективность применения технологии: «человек-машина».

Образованная на должном уровне информационная система позволяет решать коммерческие вопросы на всем пути продвижения товаров из сферы производства в сферу конечного потребления. При этом осуществляется как поэтапное, так и сквозное управление коммерческими процессами торгового предприятия, отвечающее требованиям товарного рынка.

5.2 ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА ДЛЯ СБОРА, ОБРАБОТКИ И ВЫДАЧИ ИНФОРМАЦИИ

Для автоматизированного сбора исходной информации, ее обработки и выдачи результатов применяется комплекс технических средств, которые должны обладать информационной, программной и технической совместимостью, а также быть адаптированы к условиям функционирования.

При подборе технических средств учитываются следующие исходные составляющие:

* характер и состав задач, подлежащих выполнению;

* носители и объем входной и выходной информации;

* формы и способы представления полученных результатов;

* согласованность и совместимость действий технических средств различной предназначенности.

В технологический процесс информационного обеспечения входят последовательно задействованные стадии с использованием технических средств, установленной классификации:

средства сбора информации (регистраторы исходных данных, устройства сбора и преобразования информации в форму, удобную для дистанционной передачи и дальнейшей обработки);

средства передачи информации во времени и пространстве (передача осуществляется посредством телефонной, телетайпной и факсимильной связи);

средства накопления и обработки информации (микроЭВМ или компьютеры, выдающие информацию с различной степенью детализации и в нужном виде для анализа и последующей реализации);

средства выдачи информации (печатающие устройства, дисплеи, видеотерминалы, предоставляющие выходную результирующую информацию, по которой принимаются соответствующие управленческие решения).

Основными техническими средствами человеко-машинной системы являются компьютеры. Современные компьютеры обладают многофункциональностью, значительным объемом памяти и быстрым действием при запрограммированной обработке данных. Они становятся неотъемлемым рабочим элементом коммерческих работников Программное и микропроцессорное обеспечение компьютера позволяет оперировать и управлять коммерческими процессами на разных уровнях, осуществлять обмен информацией с участниками торгово-хозяйственных связей.

Необходимое количество технических средств можно рассчитать по формуле

Ni =

где Qi - объем работ, подлежащих выполнению с помощью i-го технического средства;

Пi - производительность г-го технического средства;

Вp - планируемый фонд рабочего времени;

Км - коэффициент использования фонда рабочего времени.

Коэффициент использования фонда рабочего времени (с учетом затрат времени на профилактику и устранение неисправностей технического средства) равен 0,9.

5.3 АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ

Применение экономико-математических методов и современных технических средств позволяет автоматизировать процесс информационного обеспечения и на этой основе управлять коммерческой деятельностью. Автоматизированная технология должна отражать идеологию, логику и эффективность использования полученной информации в реально регламентируемое время.

При автоматизированном процессе информационное обеспечение подразделяется на внемашинное и внутримашинное.

Внемашинное информационное обеспечение включает: классификацию и кодирование документооборотной информации; входные и исходные аналитические сведения, циркулирующие внутри торгового предприятия; правила ведения, обмена и хранения документации. Во внемашинной среде информация реализуется в виде движения документов от органа управления к объекту управления; по линии обратной связи - от объекта к органу управления. Информационное сопровождение направлено на представление данных в виде документов, проведение идентификации управляемого объекта, формализацию обращаемой информации.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу на машинных носителях, а также систему накопления, ведения и доступа к информации этих массивов. Иначе говоря, основным элементом внутримашинного информационного обеспечения является банк данных. Он строится из отдельных баз данных, ориентированных на определенный порядок записей, манипулирования и хранения информации. В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых нацелен на использование и решение поставленных задач. При этом особое внимание уделяется непрерывному поддержанию аналитической информации.

К разработке информационного обеспечения предъявляется ряд требований: регистрируемые экономические и коммерческие параметры и нормативные показатели должны иметь конкретное содержание; повышение надежности выполняемых логических процедур; рациональная интеграция обработки информации при минимальном ее дублировании; необходимая избыточность информации, позволяющая пользователям получать разновариантные результаты.

Автоматизацию информационного обеспечения можно представить как множество согласованных, непрерывно принимаемых и реализуемых решений, направленных на достижение поставленных целей коммерческой деятельности. Проектирование и функционирование автоматизированной технологии основываются на ряде принципов:

* адаптированность и расширение возможностей используемых технических средств и программно-математического обеспечения;

* единство информационного обеспечения, включающего унифицированные информационные массивы, которым свойственно на любом уровне вырабатывать и принимать коммерческие решения;

* согласованность пропускных способностей сопряженных элементов задействованных технических средств, что обеспечивает заданные скоростные режимы ввода, обработки и выдачи информации;

* комплексность автоматизированного процесса, представляющего выполнение разных вариантов целевых задач;

* сочетаемость методического, организационного и технологического обеспечения.

Автоматизированные сбор, обработка и выдача информации рассматриваются со следующих позиций:

§ взаимодействие технических средств с выполняемыми информационными процедурами в автоматизированном режиме;

§ использование современных быстродействующих компьютеров, позволяющих решать одновременно комплекс задач;

§ установление периода между обработкой информации и выдачей результатов исходя из реального состояния и управления коммерческими процессами.

В последнее время широко распространен автоматизированный процесс в диалоговом режиме работы с машинным контролем информационных процедур. В этом случае при обработке информации достигается высокий уровень автоматизации информации, устраняются возможные ошибки при вводе исходной информации в машину, повышается надежность логических процедур, а также достоверность и качество выходных результатов, сокращается трудоемкость документооборота, выполняемого вручную.

Составной частью автоматизированной технологии является методическое, инструктивное и распорядительное обеспечение. Оно служит неотъемлемым условием организации и ведения автоматизированного процесса.

В настоящее время для информационного обеспечения коммерческой деятельности в торговле наиболее приемлемы компьютеризированные информационные системы внутренней отчетности, которые отражают основные показатели финансового и экономического анализа, а также бухгалтерского учета. Для их создания необходимы следующие данные:

* товарооборот предприятия и его подразделений (секций, филиалов); товарооборот по товарным группам и подгруппам в натуральных и стоимостных показателях; динамика товарооборота за различные периоды; товарооборот на 1 м2 торговой площади и одного работника;

* выручка от реализации товаров в каждом подразделении и ее удельный вес в общем объеме денежной выручки предприятия;

* покупки - количество чеков и покупок по подразделениям, средняя цена покупки, зависимость изменения количества и цены покупок от динамики розничных цен;

* цены - динамика розничных и оптовых цен по товарным группам; информация о надбавках и скидках;

* финансовые показатели (данные балансовой отчетности), прибыль, издержки обращения;

* товарные ресурсы по товарным группам, подразделениям, источникам поступления; учет расхода, прихода и остатков по товарным группам; расчет товарооборачиваемости по товарной номенклатуре и складам;

* поставщики - их юридические адреса, банковские реквизиты, условия договоров;

* контракты - исполнение контрактов по отечественным и импортным товарам, платежи по контрактам;

* трудовые ресурсы - численность работников торгового зала, аппарата управления в целом на предприятии и в подразделениях;

товарооборот на одного работника торгового зала и одного работника торгового предприятия;

* реклама - виды рекламы, расходы на рекламу и ее эффективность.

Материалы внутренней отчетности создаются и аккумулируются в функциональных подразделениях (отделах) и в банке данных информационной системы. Они находятся в распоряжении как руководства, так и торгового персонала с учетом различных возможностей доступа для принятия конкретных решений. Сведения информационной системы используются работниками коммерческой службы при планировании закупок и продаж товаров, для ведения переговоров с партнерами, заключения договоров, оформления заказов, организации продвижения товара до конечного потребителя и решения других коммерческих задач.

Внутренние информационные потоки крупного розничного торгового предприятия движутся следующим образом. Циркуляция информации в автоматизированном процессе начинается с поступления данных с компьютерных касс в торговых залах предприятия и с компьютерных терминалов на складах. Данные поступают ежедневно за предыдущий день работы. При продаже с каждой единицы товара компьютером считывается проставленная маркировка. В банке данных существует так называемая карточка товара, которая содержит следующие реквизиты: код, наименование товара, единица измерения количества, товарная группа, изготовитель, поставщик, контракт (партия), срок годности, дата поступления. На основе этих данных системой подготавливаются штрих-коды или этикетки для товаров. Целью этих операций является запись всей необходимой информации по продажам и хранению товаров. Она необходима для анализа результатов продаж и поддержания необходимого уровня товарных запасов.

Вместе с информацией о товаре взводится информация по ценам. Цены на каждое наименование товара утверждаются отделом цен и коммерческой службой, далее они фиксируются в вычислительном центре и начинают использоваться на кассовых аппаратах в торговом зале. Карточка цен на товар содержит: код товара, цени контрактную и розничную на дату поставки и продажи.

Базовыми показателями для функционирования информационной системы являются; товарные запасы (на складах и в секциях) на начало и конец периода; поступление товаров на склады и в секции от поставщиков и в секции со складов; реализация товаров со складов и в секциях торгового зала. Данные по складам и секциям обрабатываются в вычислительном центре торгового предприятия и заносятся в банк данных.

В банке данных функционируют программы, распределяющие и комбинирующие показатели отчетности в зависимости от потребностей подразделений торгового предприятия.

Построение информационной системы в автоматизированном режиме сопряжено со значительными инвестиционными расходами. Это вызвано тем, что на крупных предприятиях торговли наряду с системой внутренней отчетности создаются системы сбора и анализа маркетинговой информации, маркетинговых исследований, балансовая платежная информационная технология и др. Информационная система используется для стратегического и оперативного планирования, учета и контроля за выполнением плана, обнаружения слабых мест в организации коммерческой деятельности, принятия эффективных решений в текущей работе. На среднем предприятии использование информационной системы часто ограничено только планированием и контролем за оперативной коммерческой работой.

5.4 ЗАЩИТА КОММЕРЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

Коммерческая информация торгового предприятия подлежит защите от возможных посягательств со стороны конкурентов. Вероятность утечки коммерческой информации особенно велика в условиях рыночного хозяйствования, что ведет к ослаблению торгово-коммерческих позиций и не исключает даже возможности разорения торгового предприятия. Чтобы этого не произошло, сведения, относящиеся к коммерческой тайне, переводятся в разряд охраняемых.

Согласно статье 139 Гражданского кодекса Российской Федерации: «информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицом, К ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности».

Защита коммерческой информации обеспечивается прежде всего администрацией торгового предприятия. Она должна упорядочить и организовать безопасное движение информации, а также разработать мероприятия по ее сохранению.

К сожалению, у нас не разработан окончательно механизм защиты и сохранности коммерческой информации конфиденциального характера, исключающий ее утечку и хищение. Поэтому приходится опираться на зарубежный опыт. Американские предприниматели считают, что утрата 20% засекреченной коммерческой информации приводит к разорению фирмы на протяжении месяца. В США, Германии, Франции и других западных странах главная роль в обеспечении защиты информации принадлежит самим фирмам, которые строятся на правовой основе.

В Германии действует Закон о недобросовестной информационной конкуренции, устанавливающий уголовную ответственность за выдачу коммерческой и производственной тайны посторонним лицам. К коммерческой тайне в этой стране относятся: состояние рынков сбыта, торговые отношения, сведения о поставщиках и потребителях, размер товарооборота, прибыли и др.

В Японии бизнес менее всего страдает от утечки информации. Решение о том, какую информацию нужно защищать, в каждой компании устанавливается на основе экономического расчета. Здесь не существует законов и нормативных актов, предусматривающих ответственность за разглашение коммерческих сведений. Вопросы, касающиеся запрещения передачи информации, решаются департаментом кадров компании, на который возлагается соблюдение режима секретности. В стране существует система пожизненного найма. У работников воспитывают чувство преданности своей компании, что служит сдерживающим фактором нежелательных действий. Руководитель компании Sonу Акио Морита отмечает, что когда нет преданности, которая приходит с долгосрочной занятостью, невозможно положить конец утечкам информации и воровству, от которых страдает бизнес на Западе.

Сведениями, относящимися к разряду коммерческой тайны торгового предприятия, являются:

* коммерческие данные конфиденциального характера;

* ценообразование и стоимостные показатели на закупаемую и

реализуемую продукцию;

* планы коммерческой и хозяйственной деятельности;

* обязательства и контрактные соглашения с субъектами рынка;

* информация, касающаяся коммерческих нововведений;

* информационный процесс и коммерческие сведения, накопленные в компьютерах.

Коммерческие данные - это составная часть документооборота предприятия. Они являются неотъемлемой служебной принадлежностью исполнителей и становятся их достоянием. Все это в какой-то мере не способствует безопасности в использовании информации.

Зарубежный опыт показывает, что одни административные меры не гарантируют защиту коммерческой информации. Однако, не отказываясь от административного воздействия, можно совместить его с вовлечением в процесс защиты информации и коллектива фирмы. Руководители фирм считают, что надежность и сохранность информации во многом зависят от расстановки и воспитания кадров. Таким образом, в организации определенное внимание должно отводиться работе с кадрами. И такую позицию следует занимать с момента приема сотрудников на работу. Для этого их знакомят с применяемой системой обеспечения безопасности и защиты информации на предприятии.

Немаловажное значение имеет ограниченный доступ к конфиденциальной информации: исполнителям предоставляется возможность пользоваться только той информацией, которая необходима им для выполнения служебных обязанностей.

При работе с документами, представляющими коммерческую тайну, следует соблюдать определенные правила:

§ разработка инструкций об использовании защищаемой информации;

§ назначение ответственных лиц за делопроизводство;

§ строгий контроль за допуском работников к служебной документации;

§ принятие работниками письменных обязательств о сохранении коммерческой тайны;

§ стимулирование и поощрение исполнителей, имеющих дело с информацией, представляющей коммерческую тайну;

§ внедрение автоматизированной технологии защиты коммерческих сведений;

§ повседневный контроль со стороны администрации предприятия за обеспечением безопасности использования конфиденциальной документации.

Информация, содержащая коммерческую тайну, в зависимости от степени ее секретности подлежит разделению с указанием соответствующего грифа секретности.

Контрольные вопросы

1. Раскройте сущность информационного обеспечения коммерческой деятельности.

2. Какие требования предъявляются к качеству информации?

3. В чем заключаются достоинства автоматизированной технологии получения и обработки информации?

4. Назовите составляющие в подборе комплекса технических средств для сбора, обработки и выдачи информации

5. На какие классификационные группы подразделяются используемые технические средства?

6. Поясните содержание автоматизированной технологии обработки информации.

7. В каких целях осуществляется защита коммерческой информации в торговом предприятии?

8. Какие меры по защите и сохранению коммерческой информации применяются в зарубежных фирмах?

9. Перечислите коммерческие сведения конфиденциального характера, исключающие ее утечку.

10. Какие существуют правила в торговом предприятии при работе с документами, представляющими коммерческую тайну?

Глава 6. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ КОММЕРЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ ТОРГОВОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

6.1 ЗАДАЧИ И СУЩНОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ КОММЕРЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ

Деятельность торгового предприятия не протекает самостоятельно. Она направляется людьми, регулируется ими и управляется. Управление - есть сознательное воздействие человека на объекты и процессы в целях придания деятельности предприятия коммерческой направленности и получения определенных результатов.

По мере усложнения производства управление превратилось в особую категорию, вовлекая все больше и больше участников. В управлении деятельностью предприятия присутствуют две стороны: управляющие и управляемые. Тех, кто управляет, принято называть субъектами управления, к ним относятся администраторы, руководители, управляющие. Объекты управления - это те, кем управляют - работники, коллективы, и то, чем управляют - экономика, коммерческое дело, торговый процесс. Взаимодействие субъектов и объектов посредством управляющих воздействий и обратной связи позволяет целенаправленно управлять всесторонней деятельностью предприятия. Управляющие воздействия представлены законами, указами, планами, программами, постановлениями, нормативами, рекомендациями, инструкциями, материальными и финансовыми стимулами. Обратные связи - это результаты непосредственных наблюдений и контроля со стороны субъекта управления, статистическая и текущая отчетность, бухгалтерская документация.

В новых условиях хозяйствования торговых предприятий многие методические и практические положения отечественного управления оказались неприемлемыми. Это вызвано тем, что наука управления в нашей стране нарабатывалась с ориентацией на интересы государства. Подходы к формированию основополагающих принципов и методов носили преднамеренный характер и были направлены на процессы управления предприятиями государственной формы собственности.

Рыночная система управления приобрела особую значимость в России в связи с переходом к рыночной экономике. В условиях рынка возникает потребность в расширении управленческих задач, разработке новых приемов и методов управления, пригодных для разнообразных форм собственности и развития коммерческой деятельности торговых предприятий. Другими словами, предполагается постоянный поиск путей совершенствования управления. Процесс управления торговым предприятием должен быть основан на рыночных принципах и методологии современного управления.

Зарубежная наука управления прошла долгий путь своего развития. Предпосылками для этого являлись:

* экономические законы рынка;

* динамизм потребительского рынка;

* иерархическое построение структуры управления с ориентацией на стратегический курс в деятельности предприятия;

* организованность предприятия, определяемая его интегрированностью и приспособленностью к изменениям внешней среды;

* исходные и результирующие параметры.

А. Файоль создал теорию управления общественным производством, в которой сформулированы принципы управления, основанные на использовании потенциальных ресурсов предприятия. Он выделил пять исходных функций в управлении: планирование, организация, распорядительство, координация и контроль. Объективная необходимость создания системы управления, состоящей из взаимодействующих процессов, раскрыта М.Х. Месконом в работе «Основы менеджмента»: «Управление - это процесс, потому что работа по достижению целей - это не какое-то единовременное действие, а серия взаимосвязанных непрерывных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, очень важны для успеха предприятия. Их называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций»*.

Приведенные теоретические положения дают представление о подходах к управлению коммерческой деятельностью предприятия в условиях рынка. Система управления, ориентированная на рынок, означает не только организацию структуры и взаимосвязанную совокупность задействованных процессов предприятия, но и их сочетание со всеми внешними факторами. Управление коммерческой деятельностью ставит своей непосредственной задачей внести определенную упорядоченность в коммерческие и торговые процессы, организовать совместные действия работников, участвующих в этих процессах, достичь согласованности и координации действий. При этом управление направлено на оптимизацию работы сотрудников в целях повышения эффективности коммерческих процессов и достижения конечных целей предприятия.

В современных условиях деятельность торгового предприятия связана с предпринимательством, коммерцией, эконометрикой, экономической кибернетикой и информатикой. Этим определяется новый качественный уровень и экономический рост рынка. Соответствующим образом должна строиться и организационная структура управления торговым предприятием.

Коммерческая деятельность торговых предприятий имеет много общего. Однако конкретные управленческие решения, разработанные и реализованные одними торговыми предприятиями, не всегда могут быть использованы другими предприятиями. Это обусловлено факторами внешней среды на стадии перехода к рыночной экономике, в первую очередь изменениями потребительского рынка.

Кроме того, изменяются во времени и внутренние условия функционирования торгового предприятия.

Следовательно, процесс управления должен определяться параметрами окружающей среды и их переменными величинами в пределах торгового предприятия.

6.2 ПРИНЦИПЫ И МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ КОММЕРЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ ТОРГОВОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

Управление коммерческой деятельностью базируется на принципах и методах управления. Рассмотрим основополагающие принципы построения управления коммерческой деятельностью торгового предприятия.

Обеспечение согласованности между подразделениями (службами). Каждому подразделению (службе) торгового предприятия свойственны определенная предназначенность и выполняемые функции, т. е. они обладают в той или иной степени автономностью. Вместе с тем их действия должны быть скоординированы и согласованы во времени, что обусловливает единство системы управления торговым предприятием.

Обеспечение взаимодействия между коммерческой деятельностью и целями торгового предприятия. Коммерческая деятельность формируется и изменяется в соответствии с интересами и потребностями производства. Следовательно, функции управления коммерцией реализуются с учетом целей торгового предприятия.

Обеспечение иерархичности структуры управления. Характерным признаком управления является иерархический ранг. Организация управления коммерческой деятельностью должна быть ориентирована на вертикальные и горизонтальные связи.

Обеспечение комплексного подхода в управлении. С позиции комплексности принимаются во внимание все факторы, воздействующие на управленческие решения коммерческой деятельности. Предусматривается также связь коммерческих процессов торгового предприятия с субъектами внешней среды.

Обеспечение малозвенности в структуре управления. Под малозвенностью понимается несложная структура управления. Но при этом должны достигаться стабильность и надежность управления коммерческой деятельностью.

Обеспечение адаптивности структуры управления. Внутренняя и внешняя среда подвержена постоянным изменениям. Особенно это проявляется в период зарождения потребительского рынка. Поэтому гибкость и приспособляемость структуры управления коммерческой деятельностью к переменам и условиям окружающей среды имеют существенное значение.

Обеспечение исполнительной информацией. Выработка и принятие управленческих решений основываются на исполнительной информации. Она включает получение исходной информации, обработку, анализ и выдачу результатов управляющего воздействия. Эта задача выполняется с помощью современных технических средств, позволяющих автоматизировать процесс информационного обеспечения.

Управление коммерческой деятельностью нельзя отделить от системы управления торговым предприятием, которое выполняет еще и функции, связанные с технологической, экономической и финансовой деятельностью. Следовательно, при построении структуры управления коммерческой деятельностью необходимо учитывать взаимодействие и соподчиненность всех составляющих элементов, образующих целостную систему управления торговым предприятием.

Методы управления - это способы воздействия на управление коммерческими процессами и деятельностью. Они подразделяются на административные, организационные, экономические и правовые.

Административные методы определяются сферой деятельности и конкретными условиями торгового предприятия. Необходимо учитывать и альтернативные варианты управления, выбор и реализация которых определяется предвидением целевых результатов предприятия. Следует отметить, что иерархическое построение системы управления и содержание управленческих функций во многом зависят от занимаемых позиций руководством торгового предприятия. Здесь возможны различные компромиссные решения.

Организационные методы основаны на организационном, организационно-распорядительном, организационно-методическом и нормативном обеспечении. Они содержат регламентирующие требования организационного и методического характера, распорядительные, инструктивные и нормативные материалы, являющиеся предпосылками формирования управленческих решений. По мере развития рыночных отношений роль организационных методов, регулирующих воздействие на управление коммерческой деятельностью, будет возрастать.

Экономические методы в своем определении опираются на взятый курс и экономическую стратегию торгового предприятия, его потенциальные ресурсы, экономическое положение рынка. Совокупность экономических элементов - это исходные позиции в управлении коммерческой деятельностью предприятия. Воздействие экономических методов предопределяется окружающей экономической средой.

Правовые методы ориентированы на использование правового механизма, который базируется на принятых правовых и законодательных актах, соответствующих нормативах и положениях. Правовые методы заключаются в юридическом регулировании коммерческих процессов с учетом целевых задач торгового предприятия.

Названные методы управления не исключают друг друга и реализуются во взаимодействии. Их сочетание зависит от конкретных условий функционирования торгового предприятия и рыночной среды.

6.3 ФУНКЦИИ И СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ ОПТОВЫХ И РОЗНИЧНЫХ ТОРГОВЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ

В новых условиях хозяйствования коммерческая деятельность рассматривается как определяющая основа торгового предприятия. Одновременно усиливается внимание к функциям и структуре управления коммерческой деятельностью предприятия. Система управления носит достаточно динамичный характер, направленный на адаптацию структуры коммерческой деятельности к особенностям и тенденциям развития рынка.

При управлении коммерческой деятельностью выполняются функции процесса управления: планирование, организация, учет и контроль.

Планирование - одна из важнейших функций управления коммерческой деятельностью торгового предприятия. Планирование закупок, товарных запасов и продаж связано с динамикой торговых процессов и способствует достижению поставленных целей торгового предприятия. Планы закупок и продаж обычно содержат показатели, которые должны быть достигнуты в результате их выполнения. В планах отражается содержание работ, устанавливается персональная ответственность за их выполнение, намечаются сроки и определяются методы контроля и анализа эффективности выполнения заданий.