Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

Цілю даної дипломної роботи є розгляд змісту управління проектом створення роздрібно-торгівельної точки та розрахунки основних показників проекту на різних стадіях його реалізації.

На сьогоднішній день ринок мобільних телефонів став стабільним, його об'єми продаж не зростають, але й перестали падати, як це було у минулому році. Розглядаючи мобільні термінали, як об'єкт ринку не можна не зазначити, що вони володіють однією відмінною рисою від інших об'єктів сучасного ринку. Жорстка конкуренція виробників засобів мобільного зв'язку, і той факт що ми живемо в час стрімкого розвитку технологій в сфері засобів комунікацій приводить до того, що період морального старіння тієї чи іншої моделі телефону проходить набагато швидше ніж період старіння у іншої техніки.

Мережа магазинів, що очолює Бугас Д.М., існує не перший рік і має 9 магазинів. Спираючись на дані прибутковості попередніх магазинів, а також на досить стабільний попит, замовником проекту і було вирішено відкрити ще одну роздрібно-торгівельну точку.

Запропонований проект належить до проектів розвитку й для своєї успішної реалізації вимагає застосування системних підходів і методів управління проектами. Застосування методів управління проектами дозволило удосконалити організацію процесу створення роздрібно-торгівельної точки: оптимально спланувати цілі, завдання й необхідні заходи, розподілити матеріальні, фінансові й людські ресурси, ефективно контролювати хід реалізації проекту, реалізувати проект у рамках відведених строків, заданого бюджету й із запланованою якістю.

У ході роботи був досліджений зміст проекту, в якім розглянуто етапи проекту створення роздрібно-торгівельної точки. Розглянуто управління проектами по різних областях знань: управління термінами, якістю, людськими ресурсами, комунікаціями, ризиками та поставками. Управління вартістю в проекті дозволяє проводити контроль за розподілом засобів з метою реалізації проекту в рамках бюджету. Контроль термінів виконання проекту здійснюється за допомогою програмного продукту MS Project 2003.

Робота може становити практичний інтерес для фахівців з управління проектами як керівництво до реалізації проекту створення роздрібно-торговельної точки в вже існуючій мережі магазинів.

Реферат

Целью данной дипломной работы является рассмотрение содержания управления проектом создания рознично-торговой точки и расчеты основных показателей проекта на разных стадиях его реализации.

На сегодняшний день рынок мобильных телефонов стал стабильным, его объемы продаж не растут, но и перестали падать, как это было в прошлом году. Рассматривая мобильные терминалы, как объект рынка нельзя не отметить, что они владеют одной отличительной чертой от других объектов современного рынка. Жесткая конкуренция производителей средств мобильной связи, и тот факт что мы живем во время стремительного развития технологий в сфере средств коммуникаций приводит к тому, что период морального старения той или другой модели телефона проходит намного быстрее чем период старения у другой техники.

Сеть магазинов, которая возглавляет Бугас Д.Н., существует не первый год и имеет 9 магазинов. Опираясь на данные прибыльности предыдущих магазинов, а также на достаточно стабильный спрос, заказчиком проекта и было решено открыть еще одну рознично-торговую точку.

Предложенный проект относится к проектам развития и для своей успешной реализации требует применения системных подходов и методов управления проектами. Применение методов управления проектами позволит усовершенствовать организацию процесса создания рознично-торговой точки: оптимально спланировать цели, задачи и необходимые мероприятия, распределить материальные, финансовые и человеческие ресурсы, эффективно контролировать ход реализации проекта, реализовать проект в рамках отведенных сроков, заданного бюджета и с запланированным качеством.

В ходе работы было исследовано содержание проекта, в котором рассмотрено этапы проекта создания рознично-торговой точки. Рассмотрено управление проектом по разным областям знаний: управление временем, качеством, человеческими ресурсами, коммуникациями, рисками и поставками. Управление стоимостью в проекте позволяет проводить контроль за распределением средств, с целью реализации проекта в рамках бюджета. Контроль сроков выполнения проекта осуществляется с помощью программного продукта MS Project 2003.

Работа может представлять практический интерес для специалистов по управлению проектами как руководство к реализации проекта создания рознично-торговой точки в уже существующей сети магазинов.

Abstract

There is consideration of maintenance of project of creation retail of auction point management and calculations of basic indexes of project on the different stages of his realization in this diploma work.

For today the market of mobile telephones became stable, his volumes sale does not grow, but also left off to fall, as it was last year. Examining mobile terminals, as it marks a market object, that they own one distinguishing feature ot other objects of modern market. Hard competition of producers of mobile communication means, and tot fact that we live during swift development of technologies in the field of facilities of communications drive to togo, that a telephone passes the period of moral senescence of toy or other model far quick what period of senescence at other technique.

The network of shops, which heads Bygas D.M., exists the not first year and has 9 shops. Leaning on information of profitability of previous shops, and also on stable enough demand, by the customer of project and it was decided to open another retail auction point.

The proposed design is referred to the designs of progressing and for the successful realization requires applying system approaches and methods of control by the designs. The applying of methods control by the designs will allow to improve architecture of process of creation of retail auction point: optimally to glide the purposes, problems and indispensable measures, to arrange material, financial and human resources, effectively to monitor a course of realization of the design, to realize the design within the framework of the baffled periods, given budget and with the scheduled quality.

During operation the data domain of the design was investigated, in which one the design stages of creation of service center are reviewed. The control by the design on miscellaneous fields of knowledge is reviewed: control from time to time, quality, human resources, communications, contracts and deliveries. Was held quality and the quantitative analysis is brave with the purpose of definition of their influencing on success of the design. The control of cost in the design allows to conduct check behind allocation of facilitiess with the purpose of realization of the design within the framework of the budget. The check of periods of design complete is carried out with the help of the software product MS Project 2003.

Work can be of practical interest for specialists on the management of projects as guidance to realization of project of creation retail of auction point is in the already existent network of shops.

Зміст

• Вступ
• РОЗДІЛ 1. КОНТЕКСТ УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТОМ
• 1.1 Фази життєвого циклу проекту
• 1.2 Управління інтеграційними процесами у проекті
• 1.2.1 Розробка Статуту проекту
• 1.2.2 Розробка попереднього опису змісту проекту
• 1.2.3 Розробка плану управління проектом
• 1.2.4 Керівництво та управління виконанням проекту
• 1.2.5 Моніторинг та управління роботами проекту
• 1.2.6 Загальне управління змінами
• 1.2.7 Закриття проекту
• 1.3 Управління змістом проекту
• 1.3.1 Планування змісту
• 1.3.2 Визначення змісту проекту
• 1.3.3 Створення ієрархічної структури робіт
• 1.3.4 Підтвердження змісту
• 1.3.5 Управління змістом
• РОЗДІЛ 2. ОБЛАСТІ ЗНАНЬ УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТОМ
• 2.1 Управління термінами проекту
• 2.1.1 Визначення змісту операцій
• 2.1.2 Визначення взаємозв'язків операцій
• 2.1.3 Оцінка ресурсів операцій
• 2.1.4 Оцінка тривалості операцій
• 2.1.5 Розробка розкладу
• 2.1.6 Управління розкладом
• 2.2 Управління вартістю проекту
• 2.2.1 Вартісна оцінка
• 2.2.2 Розробка бюджету витрат
• 2.2.3 Управління вартістю
• 2.3 Управління якістю проекту
• 2.3.1 Планування якості
• 2.3.2 Процес забезпечення якості
• 2.3.3 Процес контролю якості
• 2.4 Управління людськими ресурсами в проекті
• 2.4.1 Планування людських ресурсів
• 2.4.2 Набір команди проекту
• 2.4.3 Розвиток команди проекту
• 2.4.4 Управління командою проекту
• 2.5 Управління комунікаціями проекту
• 2.5.1 Планування комунікацій
• 2.5.2 Поширення інформації
• 2.5.3 Звітність про виконання
• 2.5.4 Управління членами проекту
• 2.6 Управління ризиками проекту
• 2.6.1 Планування управління ризиками
• 2.6.2 Ідентифікація ризиків
• 2.6.3 Якісний аналіз ризиків
• 2.6.4 Кількісний аналіз ризиків
• 2.6.5 Планування реагування на ризики
• 2.6.6 Моніторинг та управління ризиками
• 2.7 Управління постачанням проекту
• 2.7.1 Планування покупок і придбань
• 2.7.2 Планування контрактів
• 2.7.3 Запит інформації у продавців
• 2.7.4 Вибір продавців
• 2.7.5 Адміністрування контрактів
• 2.7.6 Закриття контракту
• РОЗДІЛ 3. РЕКОМЕНДАЦІЇ З БЕЗПЕКИ ЖИТТЄДІЯЛЬНОСТІ
• 3.1 Аналіз небезпечних та шкідливих факторів у точці роздрібної торгівлі на території супермаркету Рост по вулиці Шевченко
• 3.2 Розрахунки системи опору заземлюючих пристроїв
• 3.3 Аналіз можливих надзвичайних ситуацій на території роздрібної точки у супермаркеті Рост
• 3.4 Прогнозування наслідків пожежі
• Висновок
• Анотація
• СПИСОК ВИКОРИСТАН ДЖЕРЕЛ
• ДОДАТОК А. Маркетингове дослідження ринку
• ДОДАТОК Б. Статут проекту
• ДОДАТОК В. Кошторис витрат
• ДОДАТОК Г. Параметри робіт
• ДОДАТОК Д. Діаграма Ганта
• ДОДАТОК Ж. Сітьова діаграма
• ДОДАТОК К. Лист ресурсів
• ДОДАТОК Л. Календар
• ДОДАТОК М. Контракт з фіксованою ціною
• ДОДАТОК Н. Контракт з відшкодуванням витрат
• ДОДАТОК П. Акт виконання робіт

Вступ

На сьогоднішній день одною з головних умов стабільного функціонування підприємства на ринку стає удосконалення процедур організаційно-економічного управління. Зокрема це стосується тих фірм, які працюють в умовах жорсткої конкуренції. Щоб вижити в цих умовах, необхідно постійно працювати над удосконаленням своєї продукції, розширювати її асортимент і поліпшувати якість, прагнути до найбільшого задоволення потреб своїх клієнтів.

На сьогоднішній день ринок мобільних телефонів став стабільним. За оцінками Unitrade Group останні два квартали показували стабільні показники продажів, а у 2008 році на ринку України буде реалізовано кінцевим споживачем біля 7,7 млн. мобільних телефонів на суму 1,42 млрд. доларів.

Даний дипломний проект присвячується темі «Проект відкриття роздрібно-торгівельної точки» в вже існуючій мережі з продажу мобільних телефонів. Актуальність роботи обумовлюється стратегією розвитку фірми.

Планується відкрити магазин з продажу мобільних телефонів в місті Харкові по вулиці Шевченко, у супермаркеті «Рост». Магазин буде представляти собою окрему структурну одиницю в мережі зі своєю звітністю. В магазині буде здійснюватись комерційна діяльність у сфері роздрібної торгівлі товарами народного споживання.

Завдання дипломної роботи: обґрунтувати доцільність проекту, виконати управління проектом на різних стадіях його життєвого циклу й по різних областях знань управління проектами.

РОЗДІЛ 1. КОНТЕКСТ УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТОМ

1.1 Фази життєвого циклу проекту

Життєвий цикл проекту - це проміжок часу від моменту появи проекту до моменту його завершення. Життєвий цикл є вихідним поняттям для дослідження проблем фінансування робіт по проекту і прийняття відповідних рішень. Початок проекту пов'язують з початком його реалізації і вкладанням грошових коштів на його виконання. Закінчення існування проекту може бути:

- введення в експлуатацію об'єкту виконання проекту і використання його результатів;

- досягнення проектом його заданих результатів;

- закінчення фінансування робіт по проекту;

- проведення робіт по внесенню суттєвих змін до проекту, які не були передбаченні раніше [1].

Факти початку і кінця робіт по проекту оформлюються у вигляді офіційних документів.

Даний проект розробляється за допомогою програми MS Project. Результатом даного проекту має бути створення нової роздрібно торгівельної точки у супермаркеті Рост по вулиці Шевченко.

Проект зручніше поділити на три фази:

1) фаза планування та розробки. На даній фазі формується команда проекту, проводяться маркетингові дослідження ринку, ухвалюються цілі проекту, його перелік робіт, строки виконання, розробляється бюджет проекту та вибираються методи фінансування;

2) фаза реалізації проекту. На даній фазі проводяться маркетингові дослідження ринку приміщень для оренди, проводиться пошук приміщень, оформлюється Дозвіл на торгівлю, проводиться ремонт приміщення та підбір персоналу;

3) фаза закриття проекту. На цьому етапі узгоджується та реалізується план рекламної компанії, регіструється книга скарг, завозиться асортимент продукції, а також у цю фазу входить день відкриття магазину.

Таким чином, життєвий цикл проекту триває з моменту ініціації проекту і закінчується після відкриття нового магазину. Прийняття рішення про перехід до наступної фази проекту можливо лише за умови закінчення попередньої.

Ініціатором проекту являється директор ФОП «Бугас Д.М.».

Майже всі члени команди проекту підібрані з внутрішніх робітників фірми. Тимчасово найманими робітниками будуть: робітники бригади, що займається ремонтом, та їх бригадир, дизайнер, робітник промоушн-фірми та робітники агентства охорони.

Дата початку проекту: 08.08.2008р.

Дата завершення проекту: 07.10.2008р.

На сьогоднішній день проект вже реалізовано.

1.2 Управління інтеграційними процесами у проекті

Галузь знань про управління інтеграцією проекту включає процеси і операції, необхідні для виявлення, визначення, об'єднання, уніфікації і координації різних процесів і операцій управління проектами в рамках груп процесів управління проектами.

1.2.1 Розробка Статуту проекту

Ціль інтеграції в проекті - забезпечити ефективне інтегрування процесів в групах процесів управління проектами, необхідних для досягнення цілей проекту в межах окремих процедур, прийнятих в організації. Одним із елементів забезпечення інтеграційних процесів являється Статут проекту. Тобто документ, випущений ініціатором проекту, який формально узаконює існування проекту і надає менеджеру проекту повноваження використовувати організаційні ресурси в операціях проекту.

Входи

Входами для розробки Статуту проекту служать:

- контракт, якщо проект виконується для стороннього замовника;

- зміст робіт у проекті;

- фактори зовнішнього середовища;

- активи організаційного процесу.

Для розробки Статуту даного проекту були використані наведені нижче дані, а також результати маркетингового дослідження (додаток А).

Магазини роздрібної торгівлі ФОП «Бугас Д.М.» пропонують клієнтам широкий асортимент мобільних телефонів та іншої електроніки. Основними напрямками діяльності є:

- торгівля: мобільними телефонами, цифровими фотоапаратами та відеокамерами, електронними носіями інформації, DECT телефонами;

- надає інформаційні послуги клієнтам;

- виступає посередником між сервісним центром та власником товару.

Не дивлячись на те, що ринок мобільних телефонів не збільшує свої об'єми, директором фірми було вирішено відкрити ще один магазин з продажу мобільних телефонів, чому і присвячується мій проект. Це можна обґрунтувати тим, що являючись персональним предметом, мобільний телефон створив особливий спосіб спілкування: персоналізоване, інтерактивне, зручне, з багатим комунікаційним потенціалом. Сьогодні це вже не лише пристрій, за допомогою якого люди спілкуються між собою. Власник терміналу 3-3,5G може продивлятися газети, слухати музику, дивитися відео та TV. Також потрібно врахувати нещодавню тенденцію наявності у населення 2-3 мобільних терміналів [2].

При створенні Статуту проекту необхідно враховувати такі документи (активи організаційного процесу):

1) організаційна структура;

2) державні закони та положення, стандарти на продукцію (Закон «Про підприємства», Закон «Про підприємництво», Положення «Про державну реєстрацію»);

3) існуючі інформаційні системи управління проектами (програмне забезпечення для управління розкладом, система збору та розподілення інформації та ін.);

4) комерційні бази даних;

5) база даних про ризики у проекті;

6) толерантність до ризику учасників проекту;

7) процедура управління ризиками;

8) управління персоналом (правила прийому та звільнення, оцінка ефективності роботи);

9) робочі інструкції;

10) критерії оцінки пропозицій та оцінка їх ефективності;

11) ієрархічні структури робіт;

12) перелік правил та вимог необхідних для закриття проекту (проведення кінцевого аудиту, критерії прийняття кінцевого результату).

Потрібно врахувати наступні фактори зовнішнього середовища:

- економічна ситуація в країні;

- політична ситуація в країні;

- наявність попиту на товар мережі;

- існуючі клієнти у районі відкриття магазину;

- купівельна спроможність споживачів;

- вікова категорія клієнтів у районі відкриття магазину;

- конкуренти у цьому районі;

- їх цінова та рекламна політика;

- ціни на матеріли та обладнання у постачальників;

- ціни на товар у постачальників.

Інструменти та методи

Під час розробки Статуту проекту можливе використання різних методів, наприклад, інформаційні системи управління проектами, метод експертних оцінок, але всі ці методи потрапляють в одну з двох категорій:

- методи виміру прибутковості, що є порівняльними підходами, моделями кількісних оцінок або економічними моделями;

- математичні моделі на основі лінійних, нелінійних, динамічних, багатоцільових алгоритмів і алгоритмів цілих чисел.

Методи вибору проекту використовуються для визначення того, який проект вибере організація. В даному випадку ініціатором проекту був директор ФОП «Бугас Д.М.». Саме він вирішив відкрити новий магазин у супермаркеті Рост спираючись на метод прибутковості.

Під час розробки Статуту командою проекту використовується програмне забезпечення MS Project, а також пакетні програми Microsoft Office, у тому числі PowerPoint для створення презентацій.

Для оцінки технічних та організаційних деталей широко застосовується метод експертних оцінок. Експертизи реалізуються як самими учасниками проекту, так и з допомогою найнятих консультантів. Наприклад, для аналізу ситуації на ринку проводиться маркетингове дослідження, для проведення якого користуються консультаціями професіонального маркетолога.

Для покращення комунікацій між учасниками проекту постійно проводяться зустрічі для внесення змін та прийняття Статуту проекту, широко застосовуються засоби зв'язку.

Основними процесами створення Статуту проекту являються:

- планування змісту проекту і його документування;

- описання змісту проекту, визначення основних етапів реалізації проекту, декомпозиція їх на більш дрібні та легше керовані елементи;

- визначення робіт, формування списку конкретних робіт, які забезпечуватимуть досягнення цілей проекту;

- визначення послідовності робіт, визначення і документування технологічних залежностей та обмежень на роботи;

- організаційне планування, визначення, документування та розподіл проектних ролей, відповідальності та відносин підлеглості;

- планування комунікацій, визначення інформаційних і комунікаційних потреб учасників проекту;

- розробка Статуту проекту.

Виходи

На виході ми отримуємо Статут проекту (додаток Б).

Статут проекту - документ, випущений ініціатором проекту, який формально узаконює існування проекту і надає менеджерові проекту повноваження використовувати організаційні ресурси в операціях проекту [3].

1.2.2 Розробка попереднього опису змісту проекту

Входи

Для розробки попереднього опису змісту проекту використовується Статут проекту (додаток Б), а також приймаються до уваги такі фактори, як зміст робіт за проектом, активи організаційного процесу та фактори зовнішнього середовища підприємства, які описано у входах підрозділу 1.2.1.

Інструменти та методи

Розробка попереднього опису змісту проекту включає такі етапи:

- планування цілей та стратегії проекту;

- визначення основних характеристик магазинів;

- визначення основних вимог до магазинів;

- визначення основних критеріїв;

- визначення границь проекту;

- визначення основних обмежень та допусків проекту;

- формування основних ризиків проекту;

- визначення послідовності робіт, визначення і документування технологічних залежностей робіт;

- визначення ієрархічної структури робіт;

- оцінка тривалості робіт, трудовитрат та інших ресурсів, необхідних для виконання робіт;

- планування ресурсів, визначення того, які ресурси і в якій кількості потрібні для виконання робіт проекту;

- визначення, в які терміни роботи можуть бути виконані враховуючи обмеження;

- складання бюджету;

- прийняття опису змісту проекту.

Також потрібно враховувати допоміжні процеси:

- планування комунікацій, визначення інформаційних і комунікаційних потреб учасників проекту;

- ідентифікація та оцінка ризиків, визначення того, який фактор невизначеності і в якій мірі може вплинути на хід реалізації проекту, визначення сприятливого і несприятливого сценаріїв реалізації проекту, документування ризиків;

- планування постачань, визначення того, що, яким чином, коли і за допомогою кого купувати і постачати;

- планування пропозицій, документування товарних потреб і визначення потенційних постачальників.

Під час розробки попереднього опису проекту, як і під час розробки Статуту командою проекту використовується програмне забезпечення MS Project, а також пакетні програми Microsoft Office.

Виходи

Опис змісту проекту - визначення зміст проекту, зокрема цілі проекту, допущення, вимоги, критерії приймання продукту, обмеження проекту, опис первинної організації проекту, ризики, контрольні події розкладу та кошторис витрат [3].

Попередній опис змісту проекту

Планується відкрити магазин з продажу мобільних телефонів в місті Харкові за адресою вулиця Шевченко 142/а, на території супермаркету Рост. Магазин буде представляти собою окрему структурну одиницю в мережі зі своєю звітністю. В магазині буде здійснюватись комерційна діяльність у сфері роздрібної торгівлі товарами народного споживання.

Вимоги до магазину і його характеристики:

- висококваліфікований персонал (всі працівники пройшли стажування, склали іспити, обізнані з правилами і нормами поведінки в магазині, комунікабельні. В магазині працює 1 продавець-консультант та 1 старший менеджер);

- надання консультацій клієнтові на високому рівні;

- ввічливий персонал;

- найнижчі ціни, в порівнянні з конкурентами;

- високий рівень комунікабельності усередині організації;

- відмінно розвинена система сервісного обслуговування;

- своєчасні постачання нової продукції;

- облік всіх ризиків в роботі магазину;

- правильний розподіл бюджету;

- налагодження особистих контактів з клієнтами і постачальниками;

- проведення відмінної рекламної компанії.

Критерії приймання продукту: магазин має бути юридично зареєстрований, і мати дозвіл на торгівлю. Приміщення для роботи повинне відповідати вимогам безпеки, проведені ремонтні роботи мають бути закінчені. Кваліфікований персонал набраний в потрібному об'ємі і пройшов всі необхідні тести і стажування. Підписані договори з постачальниками. Товар куплений в потрібному об'ємі.

Допущення проекту:

- в районі відкриття магазину існує попит на мобільні телефони;

- умови ринку не зміняться;

- купівельна спроможність споживачів залишатиметься незмінною;

- постачальники матеріалів та продукції поставлять товар у встановлені строки;

- всі ресурси проекту будуть розподілені відповідно до плану проекту та проведеним розрахункам;

- фінансування проекту вистачить для його реалізації;

- економічний та політичний стан в країні буде залишатися стабільним;

- законодавство України не зміниться;

Обмеження:

- бюджет проекту;

- календарні плани виконання робіт.

Первинна організація проекту: визначення чіткої стратегії діяльності і обґрунтованих цілей, проведення ряду маркетингових досліджень, обробка отриманої інформації і лише після цього - оформлення всіх необхідних документів.

Спочатку сформульовані ризики: невірні зроблені висновки з приводу об'єму ринку і існуючого попиту, погано підібрана команда проекту, невірно вибрано місце розташування магазину.

Контрольні події розкладу: у даному проекті визначені дві контрольні події: початок і кінець проекту.

Початкова ієрархія робіт:

Початок проекту: 08.08.2008р.

Фаза планування та розробки: 08.082008р.-21.08.2008р.

Фаза реалізації проекту: 21.08.2008р.-02.10.2008р.:

- маркетингове дослідження ринку приміщень для оренди: 21.08.2008р.-22.08.2008р.;

- пошук приміщень у цьому районі: 22.08.2008р.-28.08.2008р.;

- оформлення дозволу на торгівлю: 28.08.2008р.-04.09.2008р.;

- ремонт приміщення: 27.08.2008р.-12.09.2008р.;

- закупка матеріалів для ремонту та обладнання в магазин: 29.08.2008р.-03.09.2008р.;

- установка сигналізації: 08.09.2008р.-10.09.2008р.;

- підбір персоналу: 29.08.2008р.-02.10.2008р.;

- проведення рекламної компанії: 29.09.2008р.-06.10.2008р.;

- завезення асортименту продукції до магазину: 30.09.2008р.-02.10.2008р.

Фаза закриття проекту: 03.10.2008р.-06.10.2008р.:

- відкриття магазину: 03.10.2008р.;

- надання звіту про проведену роботу: 06.10.2008р.-07.10.2008р.

Кошторис витрат наведений у додатку В.

Загальний бюджет проекту складає 222850 грн.

Максимальні затрати припадають на третю фазу проекту, мінімальні затрати - перша фаза проекту.

1.2.3 Розробка плану управління проектом

Входи

Під час розробки плану управління проектом будуть використовуватись:

- попередній опис змісту проекту (описано в виходах підрозділу 1.2.2);

- опис процесів управління змістом проекту, строками проекту, вартістю проекту, якістю проекту, людськими ресурсами проекту, комунікаціями проекту, ризиками проекту, постачанням проекту (описано в розділі 2 та підрозділі 1.3);

- фактори зовнішнього середовища проекту та активи організаційного процесу (описано в входах підрозділу 1.2.1).

Інструменти та методи

Методи планування плану управління проектом можна представити:

- генерація компонентів загального плану управління проектом відповідальними менеджерами процесів проекту;

- сбір компонентів координатором проекту;

- інтеграція компонентів в єдиний план координатором;

- розсилання інтегрованого плану всім учасникам проекту;

- проведення зустрічей для визначення як будуть вноситись зміни;

- визначення як будуть підтримуватись і використовуватись цілісність базових планів виконання;

- проведення зустрічей для корекції та прийняття плану проекту.

Для розробки плану проекту використовується програмне забезпечення MS Project, а також пакетні програми Microsoft Office,у тому числі PowerPoint для створення презентацій.

Для покрашення комунікацій між учасниками проекту широко використовуються засоби зв'язку, проводяться періодичні зустрічі. На яких вирішуються найважливіші питання.

Для вирішення технічних та організаційних деталей застосовується метод експертних оцінок. Метод експертних оцінок реалізується учасниками проекту.

Алгоритм експертного аналізу має наступну послідовність з шести пунктів (на прикладі експертної оцінки ризику):

1. По кожному виду ризику визначається граничний рівень, прийнятний для організації, що реалізує даний проект. Граничний рівень ризику визначається за 100 бальною шкалою.

2. Встановлюється, за необхідністю, диференційна оцінка рівня компетентності експертів, що є конфіденційною інформацією. Оцінка визначається за 10 бальною шкалою.

3. Ризики оцінюються експертами з точки зору імовірності настання ризикової події (у частках одиниці) і небезпеки даних ризиків для успішного завершення проекту (за 100 бальною шкалою). Форма таблиці, що підлягає заповненню кожним експертом, наведена нижче (див. табл. 1.1).

Таблиця 1.1

Форма для експертного аналізу ризиків

№ п/п	Найменування ризику	Небезпека	Імовірність	Важливість
1	2	3	4	Гр. 5=гр. 3 х гр. 4

4. Оцінки, проставлені експертами по кожному виду ризиків, зводяться менеджером проекту в таблиці (див. табл. 1.2).

Таблиця 1.2

Форма для експертного аналізу ризиків «Найменування ризиків»

№ п/п	ПІБ експерта	Рівень компетентності експерта	Важливість ризику	Інтегральний рівень ризиків
1	2	3	4	Гр. 5=гр. 3 х гр. 4
1
…	…	…	…	…
N
Сума	Сума по стовбчику 3	-	(сума по стовпчику 3) / (сума по стовпчику 5)

5. Порівнюються інтегральний рівень ризиків, отриманий в результаті експертного опитування, і граничний рівень для даного виду ризику (див. табл.1.3) і виноситься рішення про прийнятність даного виду ризику для розробки проекту.

Таблиця 1.3

Форма для експертного аналізу ризиків

№ п/п	Найменування ризику	Інтегральний рівень ризиків (сума по табл. 1.2.)	Граничний рівень ризиків	Висновок (прийнятний / неприйнятний)
1	2	3	4	5

6. У випадку, якщо прийнятний граничний рівень одного чи декількох видів ризиків нижче отриманих інтегральних значень, розробляється комплекс заходів, спрямованих на зниження впливу виявлених ризиків на успіх реалізації проекту, і здійснюється повторний аналіз ризиків [4].

Виходи

План управління проектом - затверджений формальний документ, в якому вказано, як проект виконуватиметься [5].

План управління проектом

Проект створення роздрібного магазину мобільного зв'язку буде поділено на три фази. Перша фаза - фаза планування та розробки - присвячена визначенню стратегії та цілей проекту. Це здійснюватиметься на основі результатів маркетингових досліджень, аналізу доцільності виконання даного проекту. В результаті буде визначено загальний зміст та організація проекту. А також визначено кількість необхідних людських, фінансових, матеріальних і часових ресурсів. Результатом даної фази будуть складені три основні документи проекту: Статут проекту, опис змісту проекту та загальний план організації, управління і контролю за ходом виконання робіт по проекту.

На етапі реалізації проекту будуть виконуватися такі роботи: маркетингове дослідження ринку приміщень, пошук приміщення у цьому районі, оформлення дозволу на торгівлю, ремонт приміщення, закупки обладнання та асортименту продукції, підбір персоналу.

Заключною фазою виконання проекту буде його закриття. На цьому етапі проводиться рекламна компанія, відбувається відкриття магазину та проводиться остаточний звіт та аналіз виконаної роботи.

У ході здійснення цих процесів широко використовуватимуться дані маркетингових досліджень, отриманих на початковій стадії проекту, а також дані вже існуючої бази по створенню минулих магазинів мережі і статистичні і маркетингові дані Інтернету. Широко буде використовуватися програмні забезпечення для планування, підрахунків і контролю.

Для кожного процесу (стадії) будуть розроблені свої параметри якості, при виконанні яких в повному об'ємі, стадія вважатиметься закінченою. За кожною стадією буде закріплений відповідальний, який і стежитиме за ходом виконання робіт. Менеджер проекту управляє ходом запланованих операцій проекту і різними технічними і організаційними взаємозв'язками, що існують в рамках проекту. Їм кожного тижня надаються звіти щодо виконання робіт, здійснених роботах, витратах, відхиленнях і т.д.

При виявленні невідповідності планових показників з фактичними проводитимуться заходи щодо зниження їх різниці, а також, при необхідності, вноситимуться коректування і доповнення в план проекту. При внесенні яких-небудь змін обов'язково проводяться заходи щодо сповіщення відповідальних осіб про це шляхом зборів, особистих зустрічей, телефонних переговорів або надання всієї інформації письмово.

Даний план міститиме ще допоміжні плани, що являються частинами плану управління проектом. Всі наведені плани описані в наступних частинах пояснювальної записці:

- план управління змістом проекту - описано в виходах підрозділу 1.3.1;

- план управління якістю - описано в виходах підрозділу 2.3.1;

- план забезпечення проекту персоналом - описано в виходах підрозділу 2.4.1;

- план управління ризиками - описано в виходах підрозділу 2.6.1;

- план управління постачанням - описано в виходах підрозділу 2.7.1.

1.2.4 Керівництво та управління виконанням проекту

Входи

- план управління проектом (описано в виходах підрозділу 1.2.3);

- існуюча процедура адміністративного закриття, тобто документи в яких детально описано всі операції, взаємодії, ролі та обов'язки під час процедури адміністративного закриття проекту.

Інструменти та методи

Для забезпечення правильної послідовності виконання робіт, управління роботами, а також їх своєчасного фінансування застосовується метод санкціонування робіт [6]. Суть якого полягає в тому, що перед початком кожної роботи по проекту надається письмовий запит для надання санкціонованого дозволу на виконання роботи менеджеру проекту, де надається наступна інформація: код роботи за календарним планом, планові строки виконання, очікувані строки виконання, очікувана вартість проекту.

Менеджер проекту оцінює обґрунтованість бюджету даної роботи і аналізує кошторисну вартість об'єму робіт, що залишився, динамічно моделюючи загальний бюджет проекту. При позитивному прогнозі виконання проекту в рамках бюджету координатор дає санкцію на проведення робіт. При негативному координатор оголошується про необхідність висунення альтернативних рішень (скорочення витрат, коректування наочної області, аж до відміни роботи або заходу), що також подаються у письмовому вигляді.

Виходи

У ході виконання проектних робіт відповідальні за виконання особи зобов'язанні один раз на тиждень надавити інформацію про результати виконання робіт у вигляді письмового звіту менеджеру проекту. У звітному документі в табличному вигляді (див. табл.1.4) необхідно вказати наступну інформацію: яких результатів досягнуто, а яких - ні, до якого ступеня досягнуто відповідність стандартам з якості по ключовим роботам, які витрати було здійснено, а яких вдалося уникнути. Вся інформація є частиною процесу виконання плану проекту і включається у звітність по виконанню проекту.

Таблиця 1.4

Табличний вигляд звітного документу

№ роботи	Результати	Показник якості	Витрати
1
2
…

Після завершення роботи проводяться збори команди проекту, на яких відповідальний менеджер надає звіт про виконання робіт, аналізуються досягнуті результати, витрачені кошти, проводиться перевірка реального та запланованого календарного плану виконання робіт, вносяться зміни до плану, а також приймається рішення про подальше закриття або продовження виконання проекту.

1.2.5 Моніторинг та управління роботами проекту

Входи

Входами для реалізації моніторингу та управління роботами проекту являється план управління проектом (описано в виходах підрозділу 1.2.3) та звіти, що надаються кожного тижня менеджеру проекту про хід виконання робіт.

Інструменти та методи

Для проведення постійного моніторингу та висококваліфікованого управління роботами проекту командою проекту широко використовується засоби зв'язку, електрона пошта, а також ICQ. За допомогою цих засобів надається звітність менеджеру проекту, відбувається санкціонування робіт. В деяких випадках надається усна звітність відповідальною особою, чи проводяться збори команди проекту.

Виходи

Як було зазначено вище відповідальними особами кожного тижня надається звіт про хід виконання робіт, а також загальний звіт після виконання роботи.

Отже у менеджера проекту поступово збирається пакет документів про реальний стан справ щодо проекту. На основі цього пакету документів командою проекту на загальних зборах аналізується реальний стан проекту, його відповідальність плану проекту та календарному плану проекту, вносяться корегуючі виправлення щодо плану реалізації проекту та календарного плану, надаються запити на виправлення та прогнози.

Прогнози включають в себе оцінки або передбачення умов і подій в майбутньому проекту на підставі інформації і знань, доступних на момент прогнозування. Прогнози коректуються і виправляються по ходу проекту на підставі інформації про виконання робіт. Ця інформація дає картину ефективності проекту у минулому, яка може вплинути на проект в майбутньому; наприклад, прогноз після закінчення і прогноз до завершення.

1.2.6 Загальне управління змінами

Входи

Для загального управління змінами використовується наступна інформація: план управління проектом (описано в виходах підрозділу 1.2.3), пакет документів отриманий в результаті що тижневої звітності відповідальних осіб за виконання робіт та прогнози отримані на загальних зборах команди проекту після завершення кожної роботи по проекту.

Інструменти та методи

Загальне управління змінами проводиться від початку проекту аж до його завершення. Управління змінами необхідне внаслідок того, що проекти рідко коли виконуються строго відповідно до плану управління проектом, в наслідок того, що на проект постійно діють фактори зовнішнього середовища, що не залежать від команди проекту. План управління проектом, опис змісту проекту і інші результати постачання потрібно витримувати шляхом акуратного і безперервного управління змінами, або відхиляючи, або приймаючи їх, так щоб схвалені зміни попали у відредагований базовий план.

В процесі виконання плану проекту регулярно з'являються запити на зміни, до яких відносяться:

- запит на зсув термінів реалізації окремих робіт, подається менеджеру проекту;

- запит на зміну кошторисів при необхідності подається виконавцями також менеджеру проекту.

Для внесення змін в план проекту з всіх аспектів проекту команда проекту використовує метод експертної оцінки. Під експертними оцінками розуміють комплекс логічних і математичних процедур, направлених на здобуття від фахівців інформації, її аналіз і узагальнення з метою підготовки і вироблення раціональних рішень.

Методи експертних оцінок можна розділити на дві групи: методи колективної роботи експертної групи і методи здобуття індивідуальної думки членів експертної групи.

Методи колективної роботи експертної групи передбачають здобуття загальної думки в ході спільного обговорення проблеми. Методи колективної роботи включають методи «мозкової атаки», «сценаріїв», «ділових ігор», «нарад».

Методи здобуття індивідуальної думки членів експертної групи засновані на попередньому здобутті інформації від експертів, опитуваних незалежно один від одного, з подальшою обробкою отриманих даних. До цих методів можна віднести методи анкетного опиту, інтерв'ю і методи «Дeльфі».

Опираючись на переваги колективного методу експертних оцінок - можливості різностороннього аналізу проблем - командою проекту застосовується метод «нарад» («комісій», «круглого столу»). Він передбачає проведення наради або дискусії з метою вироблення єдиної колективної думки з вирішуваної проблеми. На відміну від методу «мозкової атаки» кожен експерт може не лише висловлювати свою думку, але і критикувати пропозиції інших. В результаті такого ретельного обговорення зменшується можливість помилок при виробленні рішення [7].

Виходи

В ході виконання даного процесу можливе подання запитів на корегуючи дії та внесення змін у деякі документи проекту. Отже виходами даного процесу, при прийнятті корегуючи дій та запитів на зміни, являється оновлений план управління проектом та опис змісту проекту, в яких відображені всі корегуючи впливи. А також перелік запитів на зміни.

1.2.7 Закриття проекту

Завершення полягає у припиненні дій щодо проекту або окремих його фаз. Причиною припинення перебігу реалізації проекту може бути досягнення усіх його цілей, або доведення того, що цілі проекту є недосяжними.

Входи

- план управління проектом (описано в виходах підрозділу 1.2.3);

- фактори зовнішнього середовища та активи організаційного процесу (описано в входах підрозділу 1.2.1);

- звітність, що надається щотижня та після завершення робіт.

Інструменти та методи

В продовж реалізації проекту особи, що назначені відповідальними за певні роботи, надають звіти двох видів менеджеру проекту (щотижневі та підсумкові). Менеджер проекту періодично проводить аналіз поточного стану проекту з базовим планом реалізації на основі даних в наданих звітах та в Microsoft Project, де проводились розрахунки щодо проекту. Аналізує відхилення термінів або витрат, відхилення від плану в предметній області, в області ризику або якості.

Виходи

Кінцевим результатом проекту є магазин повністю готовий до експлуатації, котрий відповідає вимогам пожежної безпеки, а також проведена рекламна компанія, набраний персонал для роботи в магазині. В результаті виконання робіт за проектом і формального приймання повинен з'явитися документ, підтверджуючий формальне приймання і завершення проекту.

1.3 Управління змістом проекту

Управління змістом проекту стосується процесів, що забезпечують включення в проект всіх тих робіт, які необхідні для успішного виконання проекту.

1.3.1 Планування змісту

Входи

Магазини роздрібної торгівлі ФОП «Бугас Д.М.» пропонують клієнтам широкий асортимент мобільних телефонів та іншої електроніки. Основними напрямками діяльності є:

- торгівля: мобільними телефонами, цифровими фотоапаратами та відеокамерами, електронними носіями інформації, DECT телефонами;

- надає інформаційні послуги клієнтам;

- виступає посередником між сервісним центром та власником товару.

Фірма була заснована у 2000 році. За майже вісім років вона успішно пройшла період становлення. Формування команди із цілеспрямованих та висококваліфікованих професіоналів забезпечило реалізацію стратегії планомірного розвитку. Це дозволило фірмі зарекомендувати себе як досвідченого та надійного партнера.

Для фірми головним пріоритетом являється споживач, на чому і базується стратегія розвитку фірми.

На сьогоднішній день існує вже декілька магазинів у місті Харкові:

- пр. Московський 137, ун-г Харків;

- ТЦ Барабашово (2 магазини);

- вул. Клочківська 65, ТЦ Рост;

- вул. Героїв праці 7, ТЦ Караван (2 магазини);

- вул. Клочківська 28, маг. Digital;

- вул. От. Яроша 21;

- ЦУМ, пл. Рози Люксембург.

Не дивлячись на те, що ринок мобільних телефонів не збільшує свої об'єми, директором фірми було вирішено відкрити ще один магазин з продажу мобільних телефонів.

При плануванні змісту проекту також використовується наступна інформація:

- фактори зовнішнього середовища та активи організаційного процесу (описано в входах підрозділу 1.2.1);

- Статут проекту (додаток А);

- попередній опис змісту проекту (описано в виходах підрозділу 1.2.2);

- план управління проектом (описано в виходах підрозділу 1.2.3).

Інструменти та методи

Під час створення плану управління змістом проекту командою проекту використовується колективний метод експертних оцінок (описано в інструментах та методах підрозділу 1.2.3), а також шаблон ієрархічної структури робіт, що використовувався під час відкриття інших магазинів мережі.

Виходи

План управління змістом проекту містить вказівки про те, як команда проекту визначатиме, документуватиме, перевірятиме, оброблятиме і контролюватиме зміст проекту [1]. План управління змістом проекту являється частиною плану управління проекту.

План управління змістом проекту

У даному проекті достатнім є формулювання загального плану управління змістом проекту. Ініціатором проекту являється власник ФОП «Бугас Д.М.», який підібрав команду проекту. План управління змістом проекту був розроблений та прийнятий на загальних зборах команди проекту.

Коректування змісту проекту буде провадитися в міру виявлення відхилень.

Ідентифікація змін змісту проекту в завданні здійснюється безпосередньо менеджером проекту чи на загальних зборах команди проекту.

Ієрархічна структура робіт та розрахунки бюджету проекту, календарного плану розробляється за допомогою програмного забезпечення MS Project.

роздрібний торгівельний керівництво проект

1.3.2 Визначення змісту проекту

Входи

Командою проекту використовується наступна інформація:

- Статут проекту (додаток Б);

- активи організаційного процесу (описано в входах підрозділу 1.2.1);

- план управління змістом проекту (описано в виходах підрозділу 1.3.1).

Інструменти та методи

Інструментами та методами для визначення змісту проекту служать: аналіз продукту (системний інжиніринг, аналіз вартості, функціональний аналіз), виявлення альтернатив (метод мозкового штурму), метод експертних оцінок, аналіз учасників проекту.

Під час визначення змісту проекту було використано метод «Дeльфі», або метод «дeльфійcкoгo оракула», є ітеративною процедурою анкетного опиту. При цьому дотримується вимога відсутності особистих контактів між експертами і забезпечення їх повною інформацією по всіх результатах оцінок після кожного туру опиту із збереженням анонімності оцінок, аргументації і критики.

Процедура методу включає декілька послідовних етапів опиту. На першому етапі виробляється індивідуальний опит експертів, зазвичай у формі анкет. Експерти дають відповіді, не аргументуючи їх. Потім результати опиту обробляються і формується колективна думка групи експертів, виявляються і узагальнюються аргументації на користь різних думок. На другому - вся інформація повідомляється експертам і їх просять переглянути оцінки і пояснити причини своєї незгоди з колективною думкою. Нові оцінки знов обробляються і здійснюється перехід до наступного етапу. Практика показує, що після трьох-чотирьох етапів відповіді експертів стабілізуються [4].

А також були використані існуючі шаблони ієрархічної структури робіт, організаційної структури магазину.

Виходи

Опис вмісту проекту дає загальне уявлення про зміст проекту всім учасникам проекту і описує основні цілі проекту. Воно також дозволяє команді проекту проводити детальніше планування і служить орієнтиром при виконанні роботи командою проекту; крім того, в разі виникнення запитів на його основі визначається їх місце, тобто чи знаходяться вони в рамках проекту або поза ним [8]. Опис змісту проекту торкається питань цілей, стратегій та вимог до магазину, описувати результати, обмеження, допущення проекту, його первинну організацію, початкові ризики, контрольні події та кошторисну вартість.

Опис змісту проекту

Планується відкрити магазин у місті Харкові по вулиці Шевченко, у супермаркеті Рост. Магазин буде представляти собою окрему структурну одиницю в мережі зі своєю звітністю. В магазині буде здійснюватись комерційна діяльність у сфері роздрібної торгівлі товарами народного споживання.

Стратегічні цілі магазину будуть направлені на:

- захоплення долі ринку, шляхом витіснення слабшого конкурента;

- отримання прибутку завдяки повному задоволенню потреб населення в товарах мережі.

Тобто застосовуються такі дві основні стратегії: «стратегія економії на витратах» та «стратегія притягування (pull)».

Перед магазинами будуть поставленні такі задачі як:

- надання високого рівня обслуговування клієнтів;

- швидке і чітке виконання замовлень;

- високий рівень підтримки та сервісу;

- високий рівень конкуренції.

У магазині будуть працювати продавці-консультанти високого рівня, які надаватимуть консультації кожному потенційному клієнту.

Магазин матиме можливість оперативно отримувати інформацію про наявність товару на складі, про можливість додаткових поставок та про інші важливі питання.

Постачання товару буде проводитись від провідних виробників на оптовому ринку України та закордону.

У магазині буде представлений такий товарний ряд:

- мобільні телефони Nokia, Samsung, Sony Ericsson, Motorola, LG;

- коммунікатори компаній HTC/Qtek, ASUS и E-Ten;

- карти пам'яті и Sony, Sandisk, Apaser, Kingston;

- аксесуари (Bluetooth гарнітури, автомобільні та стаціонарні зарядні пристрої, наушники, батареї, USB-кабелі, адаптери колонки та ін.);

- GPS-приймачі;

- стартові пакети та поповнення рахунку різних операторів зв'язку;

- сумочки, чохли для телефонів.

Вимоги до магазину:

- висококваліфікований персонал (всі працівники пройшли стажування, склали іспити, обізнані з правилами і нормами поведінки в магазині, комунікабельні. В магазині працює 1 продавець-консультант та 1 старший менеджер);

- надання консультацій клієнтові на високому рівні;

- ввічливий персонал;

- найнижчі ціни, в порівнянні з конкурентами;

- високий рівень комунікабельності усередині організації;

- відмінно розвинена система сервісного обслуговування;

- своєчасні постачання нової продукції;

- облік всіх ризиків в роботі магазину;

- правильний розподіл бюджету;

- налагодження особистих контактів з клієнтами і постачальниками;

- проведення відмінної рекламної компанії.

Результат проекту:

- магазин юридично зареєстрований;

- у приміщенні проведений ремонт і воно готове до використання;

- приміщення магазину відповідає вимогам безпеки;

- підібраний кваліфікований персонал (формується електронна база даних, що містить повну і точну інформацію про кожного співробітника);

- надання звіту після закінчення певного етапу роботи;

- товар куплений в потрібному об'ємі;

- проведена рекламна компанія;

- проведений день відкриття магазину.

Обмеження проекту: бюджет проекту, календарний план, ресурсне забезпечення.

Допущення проекту:

- в районі відкриття магазину існує попит на мобільні телефони;

- умови ринку не зміняться;

- купівельна спроможність споживачів залишатиметься незмінною;

- постачальники матеріалів та продукції поставлять товар у встановлені строки;

- всі ресурси проекту будуть розподілені відповідно до плану проекту та проведеним розрахункам;

- фінансування проекту вистачить для його реалізації;

- економічний та політичний стан в країні буде залишатися стабільним;

- законодавство України не зміниться;

Первинна організація проекту: визначення чіткої стратегії діяльності і обґрунтованих цілей, проведення ряду маркетингових досліджень, обробка отриманої інформації і лише після цього - оформлення всіх необхідних документів.

Спочатку сформульовані ризики: невірні зроблені висновки з приводу об'єму ринку і існуючого попиту, погано підібрана команда проекту, невірно вибрано місце розташування магазину.

Контрольні події розкладу: у даному проекті визначені дві контрольні події: початок - 08.08.2008р.; кінець проекту - 07.10.2008р.

Обмеження фінансування: бюджет проекту не повинен перевищувати - 223000грн.; кошторис на рекламну компанію не більший - 1900грн.

Кошторисна вартість проекту наведена у додатку В.

1.3.3 Створення ієрархічної структури робіт

ІСР - це погоджена з результатами постачання ієрархічна декомпозиція робіт, які команда проекту повинно виконати для досягнення цілей проекту і створення обумовлених результатів постачання. З її допомогою структурується і визначається весь вміст проекту [8].