Организация складского хозяйства (на примере ООО Новосибирский энергомашиностроительный завод "ТАЙРА")

Размещено на http://www.allbest.ru/

Организация складского хозяйства

(на примере ООО Новосибирский энергомашиностроительный завод «ТАЙРА»)

Содержание

складское хозяйство

• Введение
• ГЛАВА 1. МАТЕРИАЛЬНЫЕ ЦЕННОСТИ КАК ЧАСТЬ ОБОРОТНЫХ СРЕДСТВ ПРЕДПРИЯТИЯ
• 1.1 Экономическая сущность, классификация, нормирование и показатели использования оборотных средств предприятия
• 1.2 Складское хозяйство в производственном процессе. Организация работы складского хозяйства на предприятии
• 1.2.1 Склады в системе материального обеспечения предприятия
• 1.2.2 Показатели работы склада
• 1.2.3 Первичные учетные документы в складском хозяйстве
• 1.2.4 Инвентаризация складского учета
• 1.2.5 Складская логистика - существенная составляющая логистической системы предприятия.
• Глава II. Организация складского хозяйства на примере ООО Новосибирский Энергомашиностроительный Завод «ТАЙРА»
• (ООО НЭМЗ «ТАЙРА»)
• 2.1 Характеристика деятельности предприятия
• 2.2 Анализ работы складского хозяйства на ООО НЭМЗ «ТАЙРА»
• 2.3 Выводы и рекомендации
• Заключение
• Список литературы

Введение

Каждое предприятие заинтересовано в организации рациональной работы складского хозяйства, поскольку процесс складирования требует значительных материальных и трудовых затрат. От деятельности работников складского хозяйства в немалой степени зависит выполнение таких важных показателей работы предприятия как себестоимость продукции, прибыль, рентабельность, рост производительности труда, выполнение договорных обязательств по поставкам продукции.

Складскому хозяйству долгое время уделялось мало внимания, однако в последнее время многие предприятия стали понимать, что складское хозяйство - это важное звено в производственной структуре, оказывающее значительное влияние на результаты производства. Без складского хозяйства предприятие не смогло бы обеспечивать бесперебойно сырьем и материалами производство. Поэтому тема дипломной работы является актуальной.

Объект исследования - складское хозяйство ООО Новосибирский Энергомашиностроительный завод «ТАЙРА» (НЭМЗ «ТАЙРА»).

Предмет исследования - совокупность функций, обеспечивающих технологическую цепочку обслуживания товарно-материальных ценностей на складах предприятия: снабжение запасами, контроль за поставками, разгрузка и приемка грузов, отгрузка товарно-материальных ценностей, информационное обслуживание и т.п.

Цель дипломной работы: проанализировать организацию складского хозяйства НЭМЗ «ТАЙРА и дать рекомендации по ее совершенствованию.

Для достижения указанной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить экономическую сущность материальных ценностей, как части оборотных средств предприятия;

- рассмотреть современные методы организации складского хозяйства предприятия: определение размеров технологических зон склада, способы размещения товаров на складе, способы укладки товаров;

- дать характеристику основным понятиям логистического подхода для рационализации работы складского хозяйства;

- проанализировать организацию складского хозяйства на примере ООО Новосибирский Энергомашиностроительный завод «ТАЙРА» (НЭМЗ «ТАЙРА);

- предложить направления совершенствования организации работы и технического оснащения складского хозяйства ООО НЭМЗ «ТАЙРА».

Теоретическую и информационную основу дипломной работы составили труды отечественных экономистов, статистические данные, нормативные акты, бухгалтерская и материальная отчетность предприятия.

Структурно работа состоит из введения, двух глав и заключения.

В первой главе рассмотрена сущность материальных ценностей как части оборотных средств предприятия, современные методы организации работы складского хозяйства, понятие складской логистики, ее задачи, функции и проблемы.

Во второй главе приведены основные показатели работы ООО НЭМЗ «ТАЙРА», проанализирована организация складского хозяйства, сделаны выводы и разработаны предложения по улучшению его деятельности.

ГЛАВА 1. МАТЕРИАЛЬНЫЕ ЦЕННОСТИ КАК ЧАСТЬ ОБОРОТНЫХ СРЕДСТВ ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1 Экономическая сущность, классификация, нормирование и показатели использования оборотных средств предприятия

В процессе создания готового продукта наряду с основными средствами производства участвуют предметы труда, которые в отличие от основных средств потребляются полностью и в полном объёме отражаются в стоимости конечного продукта, изменяя при этом свою натурально-вещественную форму или (в зависимости от отрасли производства) физико-химические свойства. В связи с тем, что они расходуются в каждом постоянно возобновляемом производственном цикле, т.е. участвуют в обороте средств предприятия, их называют оборотными средствами, или оборотными активами предприятия.

Оборотные средства предприятия - это совокупность денежных и материальных средств, авансированных в средства производства, однократно участвующих в производственном процессе и полностью переносящих свою стоимость на готовый продукт.

Оборотные средства обеспечивают непрерывность и ритмичность всех процессов, протекающих на предприятии: снабжения, производства, сбыта, финансирования. В России в оборотных средствах сосредоточено до 40% всех ресурсов предприятий. Оборотные средства фирмы постоянно находятся в движении, совершая кругооборот. Кругооборот начинается с оплаты денежными средствами необходимых предприятию материальных ресурсов, а заканчивается возвратом всех затрат на всем пути движения средств в виде выручки от реализации готовой продукции. Затем цикл повторяется. Таким образом, в процессе кругооборота оборотные средства последовательно проходят следующие стадии:

1) денежная - на этой стадии денежные средства финансируются в необходимые предметы труда;

2) производительная - на этой стадии происходит качественное изменение предметов труда в готовую продукцию, т.е. осуществляется непосредственно процесс производства;

3) товарная - стадия нахождения оборотных средств в предметах труда и готовой продукции.

Оборотные средства в процессе движения одновременно находятся на всех стадиях и во всех формах. При этом достигается непрерывный и ритмичный процесс производства на предприятии. Стадии кругооборота представлены на Рисунок 1.1.

Рисунок 1.1. Кругооборот оборотных средств

Денежная стадия Товарная стадия

Производительная стадия

Рассмотрим классификацию оборотных средств. Оборотные средства подразделяются:

§ по экономическому содержанию - на оборотные производственные фонды и фонды обращения;

§ по способу формирования - на собственные и заемные;

§ по методу планирования - на нормируемые и ненормируемые.

Деление оборотных средств на оборотные производственные фонды и фонды обращения обусловлено наличием двух сфер кругооборота средств - сферы производства и сферы обращения. Экономическое содержание оборотных производственных фондов воплощено в предметах труда, которые, обслуживая производственный процесс, т.е. являясь объектом приложения средств труда и рабочей силы, трансформируются в готовый продукт, полностью перенося на него свою стоимость. Экономическое содержание фондов обращения воплощено в готовой продукции, денежных средствах и средствах в расчетах, обслуживающих процесс обращения общественного продукта.

Собственные средства предприятия - это, прежде всего, уставный капитал и прибыль, остающаяся в распоряжении предприятия после уплаты всех налогов.

Временная потребность в средствах, связанная с объективными и субъективными причинами, покрывается за счет заемных средств. К заемным средствам относятся кредиты банков, кредиторская задолженность и прочие пассивы.

Рисунок 1.2. Состав оборотных средств

+

Под составом оборотных средств понимается совокупность элементов (статей), образующих оборотные средства (Рисунок 1.2.). Под структурой оборотных средств понимается соотношение между их статьями.

Одна из важнейших задач в планировании и управлении оборотными средствами - это их нормирование. Нормирование оборотных средств - основа рационального использования средств предприятия, которое заключается в разработке обоснованных норм и нормативов с целью бесперебойной и ритмичной работы предприятия.

Фактические запасы оборотных фондов обращения могут не совпадать с расчетными нормативами. В случае превышения создаются так называемые сверхнормативные запасы, которые отвлекают денежные средства из оборота, что свидетельствует об их неэффективном использовании, а также возникают дополнительные затраты, связанные с обслуживанием большего, чем необходимо объема производственных запасов (складские площади, обслуживающий персонал, транспортные расходы и т.д.) Следствием недостатка оборотных средств являются простои производства, невыполнение планов по реализации продукции, потери потребителей из-за отсутствия необходимого объема готовой продукции, штрафные санкции за срыв сроков поставок и т.д. Таким образом, нормирование оборотных средств - необходимое условие определения минимально достаточного объема средств, обеспечивающих эффективную работу предприятия в целом.

Основными принципами нормирования оборотных средств являются плановость, системность, научная обоснованность, прогрессивность.

Принцип плановости выражается в том, что на каждом предприятии нормирование оборотных средств должно осуществляться согласно имеющимся заказам и прогнозам сбыта выпускаемой продукции, плановым сметам затрат на производство и на непроизводственные нужды, нормам расхода и запасов материальных ценностей, планам по инновациям и инвестициям.

Принцип системности отражает органическую взаимосвязь финансовых норм с системой применяемых технологических норм и нормативов. Финансовые нормы основываются на технологических нормах и нормативах (однодневный расход материальных ресурсов, продолжительность выполнения операций производственного цикла и т.д.). В свою очередь, финансовые нормы оказывают через систему устанавливаемых нормативов стимулирующее влияние на совершенствование технологии производства.

Принцип научной обоснованности предполагает, что процесс нормирования оборотных средств основывается на современных методах организации производства. При этом создание научно обоснованной системы норм и нормативов оборотных средств является средством реализации внутренних резервов.

Принцип прогрессивности проявляется в разработке мероприятий по ускорению оборачиваемости оборотных средств за счет сокращения производственного цикла, улучшения организации материально-технического снабжения и сбыта продукции, снижения норм расхода материальных ресурсов и трудовых затрат, ускорения документооборота, уменьшения дебиторской задолженности.

Нормирование оборотных средств осуществляется путем определения норматива оборотных средств. Норматив оборотных средств - минимальная плановая сумма денежных средств, постоянно необходимая предприятию для организации производственной деятельности. Величина норматива представляет собой произведение суммы однодневного расхода по смете затрат на производство и нормы оборотных средств в днях:

Wn = Hoc * (M : T),

где Hoc - норма оборотных средств, т.е. относительная величина, как правило, выражаемая в днях и определяющая величину запаса оборотных средств; М:Т - однодневный оборот материальных ресурсов, т.е. величина затрат материальных ресурсов на календарный день, определяемая делением сметы затрат на производство на число календарных дней планового периода; М - стоимость материальных ресурсов за определенный период; Т - период (месяц, квартал, год).

Нормируют оборотные средства, находящиеся в производственных запасах, незавершенном производстве, остатках ГП на складе. Следует помнить, что любые запасы это «замороженные» средства, которые снижают скорость оборота средств и прибыль. В США работают с максимальным запасом на 7 дней, в Японии - 1 сутки, чаще 2-3 часа. В советские времена на наших предприятиях скапливались запасы на месяцы и даже на годы. В настоящее время это приведет к банкротству.

Приведем пример расчета норматива оборотных средств на материалы.

По смете затрат на год потребность в материалах составляет 720 тыс. руб. Норма запаса - 15 дней. Рассчитаем норматив оборотных средств на материалы.

Однодневный расход материалов приблизительно 720/360 = 2 тыс. руб.

Норматив оборотных средств на материалы: 2*15 = 30 тыс. руб.

Это означает, что в течение года предприятие должно поддерживать запас материалов на уровне 30 тыс. руб., иначе могут возникнуть сбои в работе.

Норматив оборотных средств на планируемый период рассчитывается методом прямого счета и/или аналитическим методом. Различают совокупный норматив (общую сумму оборотных средств) и частные нормативы (размеры средств по элементам). При использовании метода прямого счета норматив исчисляется как совокупность оборотных средств в виде сумм отдельных элементов на основе имеющихся заказов и прогнозов сбыта, плановых смет себестоимости, норм расхода и запасов материальных ценностей, планов по инновациям и инвестициям. При этом используется следующая формула:

Wос = Wn

где Woc - совокупный норматив элемента основных средств; Wn норматив элемента основных средств.

Ценность метода заключается в том, что совокупный норматив формируется как сумма отдельных элементов.

Особенностью аналитического метода нормирования является ориентация на базисный уровень норматива и укрупненный расчет потребности в ресурсах на основании планов на нормируемый период. При этом используется следующая формула:

Wос = In * Wбос,

где In - индекс изменения объема выпускаемой продукции или использованного материального ресурса; Wбос - базисный уровень норматива.

В свою очередь, индекс изменения объема выпускаемой продукции или использованного материального ресурса вычисляется по формуле:

In = Bил / Bфакт, In = Mил / Mфакт,

где Bил и Bфакт - планируемый и фактический выпуск продукции; Mил и Mфакт - соответственно планируемое и фактическое потребление материальных ресурсов.

Преимущество данного метода заключается в быстроте расчетов, но в то же время его главным недостатком является перенесение просчетов и упущений, имевших место при определении норматива в базисном периоде, на планируемый период. Метод применим в основном для перспективных и прогнозных расчетов потребности в финансовых ресурсах.

Приведем пример расчета потребности в оборотных средствах предприятия-производителя (Таблица 1.1.):

Потребность в оборотных средствах = {Однодневный расход материалов} х {Время, на которое оборотные средства заморожены на складе}.

Текущий запас = 1 : 2 * {Средний интервал между поставками}

Страховой запас = 1 : 2 * {Текущий запас (При нерегулярности поставок страховой запас увеличивается)}

Время 1-го производственного цикла = 869,5 млн. руб. : 33 млн. руб. = 26,4 дня.

Таблица 1.1. Расчет потребности в оборотных средствах предприятия-производителя

Группы материалов	Однодн. расход мат-ла, млн. руб	Пос-тавка, дни	Приемка складир. дни	Подгот. к произв. дни	Текущий запас, дни	Страх. запас, дни	Всего дней	Потр-ть в произв. об.с-х, млн. руб.
I.	5	2	1,0	1,5	15	7,5	27,0	5*27=135,0
II.	3	4	1,0	-	18	8	32,0	96,0
III.	1	2	1,5	2,0	14	7	26,5	26,5
IV.	9	1	0,5	2,0	15	7,5	12,5	112,5
V.	3	2	1,0	1,0	21	10,5	35,5	106,5
VI.	6	2	1,0	-	30	15	48,0	288,0
VII.	2	2	0,5	-3,0	6	3	11,5	23,0
VIII.	4	2	0,5		10	5	20,5	82,0
ИТОГО:	33							869,5

Критерием оценки эффективности использования оборотных средств является длительность периода оборота. Чем длительнее оборот оборотных средств и чем дольше они находятся на любой его стадии, тем менее эффективно они работают. Это является следствием того, что поддержания постоянного оборота капитала требуются значительные денежные средства. В этом случае говорят об отвлечении денежных средств на пополнение оборотных средств. Напротив ускорение оборачиваемости, т.е. фактически снижение совокупных нормативов оборотных средств, высвобождает необходимые денежные средства, и они могут быть направлены на другие цели.

Эффективность использования оборотных средств характеризует следующие основные показатели: коэффициент оборачиваемости оборотных средств (ООС), коэффициент оборачиваемости в днях (КО) и коэффициент загрузки.

Коэффициент оборачиваемости вычисляется как отношение объема реализованной продукции к среднему остатку оборотных средств:

Коб = Vpn : OC,

где Коб - объем реализованной продукции;

ОС - среднегодовой остаток оборотных средств.

Коэффициент оборачиваемости показывает число оборотов, совершаемых оборотными средствами за определенный период. Из формулы видно, что увеличение количества оборотов (Коб) при неизменном объеме реализованной продукции снижает среднегодовой остаток оборотных средств, т.е. высвобождает денежные средства предприятия.

Коэффициент оборачиваемости в днях определяется как отношение числа дней в периоде к коэффициенту оборачиваемости:

Кt = T : Коб = (ОС *Т) : Vpn ,

где Т - календарный период (год, квартал).

Как видно из названия, коэффициент оборачиваемости в днях показывает длительность одного оборота, т.е. за сколько дней оборотные средства совершают полный оборот.

Коэффициент загрузки оборотных средств определяется как отношение среднегодового остатка оборотных средств к объему реализованной продукции:

К3 = ОС : Vpn

Коэффициент загрузки оборотных средств является обратным показателем коэффициента оборачиваемости и показывает сумму оборотных средств, затраченных на 1 руб. реализованной продукции.

1.2 Складское хозяйство в производственном процессе. Организация работы складского хозяйства на предприятии

Организация складского процесса - это система мер, предусматривающих качественное выполнение складских работ в установленные сроки при минимальных затратах труда и средств. Рациональная организация складского процесса должна способствовать:

- сокращению затрат времени на обработку транспортных средств и обслуживание потребителей;

- повышению производительности труда и снижению издержек по складированию и хранению материалов;

- ликвидации излишних перегрузок и перемещения грузов;

- выполнению норм выработки с учетом соблюдения правил техники безопасности при производстве складских работ;

- рациональному использованию погрузочно-разгрузочного оборудования, транспортных средств, складских площадей и объемов;

- увеличению объема складских поставок и дополнительных услуг, оказываемых потребителям снабженческо-сбытовыми организациями.

Функции подразделений складского хозяйства:

планирование работ;

приемка, обработка (в том числе сортировка) грузов;

организация надлежащего хранения (создание условий для исключения повреждений, порчи; поддержание необходимой температуры, влажности);

постоянный контроль и учет движения материальных ценностей;

своевременное обеспечение производственного процесса материалами, комплектующими изделиями и т.д.;

создание условий, предотвращающих хищение материальных ценностей;

строгое соблюдение противопожарных мер безопасности (особенно на складах ГСМ, ЛВЖ, красок и лаков, резинотехнических изделий, химикатов и т.п.);

комплектование готовой продукции, ее консервация, упаковка подготовка отгрузочной документации и отгрузка.

Для складского хозяйства органов снабжения важным условием обеспечения рациональной организации складского процесса является его концентрация, т.е. процесс сосредоточения грузов, погрузочно-разгрузочных механизмов и оборудования, рабочих в крупных звеньях складского хозяйства - на снабженческо-сбытовых базах, складах, производственных участках складов - и доведение их размеров до оптимального уровня.

Организация складских работ тесно связана с процессами разделения и кооперации труда. Важным условием рациональных методов организации складского процесса является четкое ограничение круга работ, выполняемых на участках и рабочих местах складов. Это достигается путем специализации складов, а также их производственных участков (зон) и рабочих мест на хранении определенных видов материалов и выполнении однородных работ (по выгрузке и приемке, складированию). Специализации в складском хозяйстве способствует внедрение унифицированного ряда грузовых единиц, типизация технологии переработки грузов.

Структура складского хозяйства (Рисунок 1.2.) зависит от специфики производственного процесса, типа производства и объема выпуска продукции.

Организация работ в складском хозяйстве определяется рядом факторов. Общие факторы для всех складов:

Вид груза и условия его поступления на склад (так, например, организация работы по выгрузке пакетированных и непакетированных грузов различна по содержанию);

Величина партии грузов, поступающих единовременно на склад (принятие на склад партии грузов большей, чем в среднем за смену или сутки, требует дополнительных организационных мероприятий по разгрузке транспортных средств в установленные сроки);

Режим работы базы (организация работ на базе, работающей в одну смену, отличается от организации работ на базе, работающей в две или в три смены);

Тип складского здания или сооружения - открытая площадка, навес, закрытое помещение;

Способ отпуска и доставки материалов - крупными или мелкими партиями, в вагонах или автомобилях, централизованно или путем само вывоза.

Рисунок 1.2. Пример структуры складского хозяйства предприятия

Непременным условием рациональной организации работ на складе является наличие номенклатуры-ценника материалов, списка должностных лиц, которым предоставлено право разрешать отпуск материалов и образцов их подписей, графика отпуска материалов, должностных инструкций и форм учетной документации.

В процессе выгрузки и приемки материалов следует избегать излишнего их накопления в местах приема и не допускать количественных и качественных потерь. Площадки для выгрузки и приемки продукции должны быть оснащены приборами для определения фактического количества и контроля качества материалов, инструментом для вскрытия тары и упаковки. До начала выгрузки к местам выгрузки должны быть поданы оборудование и приспособления, используемые при выгрузке: соединительные мостки для проезда погрузчика из склада в вагон, внутрискладская тара, грузозахватные приспособления. Своевременное оснащение мест выгрузки сократит время выполнения этой операции.

Для грузов, выгружаемых в ночное время или же прибывших без сопроводительных документов в поврежденной таре, в зоне выгрузки и приемки должно быть отведено и оборудовано место для временного хранения.

Для рациональной организации размещения и хранения продукции на складе ее необходимо сгруппировать с учетом объемно-весовых характеристик и физико-химических свойств. Эта работа выполняется с целью образования групп продукции примерно одинаковых по указанным параметрам. Для хранения каждой группы продукции выделяется отдельный участок в зоне хранения, оснащенный соответствующим оборудованием для складирования и хранения.

Размещение материалов в зоне хранения склада должно осуществляться таким образом, чтобы отпуск их со склада производился в порядке поступления. Отклонения от этого принципа приводят к ухудшению качества продукции. Размещение продукции в зоне хранения должно обеспечивать материальные затраты времени на укладку продукции, снятие ее с мест хранения и доставку к местам отпуска. Для этого наиболее массовую ходовую продукцию следует размещать как можно ближе к основным проездам склада и пунктам отпуска.

Важное значение для организации размещения и хранения материалов имеет способ закрепления мест хранения. В настоящее время используют три способа закрепления мест хранения:

постоянный;

переменный;

смешанный.

Постоянное закрепление мест хранения вводится для продукции, которая постоянно находится на складе в качестве запаса, а также для продукции, которая требует специального технологического оборудования для складирования.

Переменное закрепление мест хранения вводится для массовой, крупногабаритной и тяжеловесной продукции с небольшим сроком хранения. Применение этого способа дает возможность максимально использовать места хранения для укладки поступившей продукции.

Однако применение переменного закрепления мест хранения усложняет процесс управления размещением материалов на складе. Поэтому при внедрении переменного закрепления мест хранения следует принять определенный способ управления процессом размещения материалов на складе, чтобы всегда иметь возможность находить груз или свободное место. На небольших складах используется простой способ управления при помощи карточек.

Сущность этого способа состоит в том, что после укладки продукции на свободное место в стеллаже на графической модели стеллажа, которая крепится на его торце, в клетку, соответствующую занятой ячейке стеллажа, навешивается карточка с указанием номенклатурного номера продукции и ее разновидности. При отпуске всей продукции с места хранения карточка снимается с модели.

На крупных складах, насчитывающих тысячи мест для хранения продукции, управление процессом размещения осуществляется с помощью ЭВМ. При чем наиболее приемлемым вариантом размещения является не размещение материалов вообще на свободных местах склада, а размещение их на свободных местах в пределах определенной зоны хранения.

В практике работы складов применяют также смешанную систему закрепления продукции за местами хранения, при которой часть мест хранения закрепляется за определенными видами продукции постоянно, а часть - переменно. Однако наиболее экономичным является способ переменного закрепления продукции, позволяющий максимально использовать оборудование для хранения материалов.

Среди организованных мероприятий по отпуску и доставке материалов потребителям преобладают мероприятия, связанные с централизованной доставкой материалов. На базы и склады возлагаются следующие обязанности по организации централизованной доставки:

Предъявление грузов к перевозке в обусловленном договором объеме.

Обеспечение (в соответствии с договором) режима работы складов по приему и выдаче грузов.

Осуществление погрузочно-разгрузочных работ (если по условию договора транспортная организация не приняла эти работы на себя).

Обеспечение погрузки и выгрузки автомобилей в установленные сроки.

Отбор груза и подготовка его к отпуску до прибытия автомобилей.

Содержание подъездных путей к складам в исправном состоянии.

Своевременное оформление товарно-транспортных накладных.

Важными операциями, от качественного выполнения которых во многом зависит эффективность централизованной доставки, являются предварительный отбор грузов и подготовка их к отпуску. Отбор грузов на складах проводится по товарно-транспортной накладной, полученной в оперативно-диспетчерском отделе. Организация отбора партии груза зависит от величины партии. Крупные партии грузов для вагонных и авто-поездных отправок не рекомендуется предварительно снимать с мест складирования. На них навешиваются трафаретные бирки с указанием массы груза, грузополучателя и пункта назначения.

Мелкие партии целесообразно передавать в экспедицию (зону) или участок отпуска, где грузы с разных складов доукомплектовываются по потребителям и грузовым направлениям. Отборка материалов может проводиться как возле мест хранения, так и на участке отпуска, куда предварительно доставляют пакеты с грузами.

Если после отборки на поддонах осталась часть материалов, доставлять их обратно на места хранения не целесообразно.

1.2.1 Склады в системе материального обеспечения предприятия

Принятые по количеству и качеству товары укладывают в тару, пакетируют и перемещают в зону хранения. Здесь их укладывают на стеллажи или в штабеля. Большое значение для осуществления оперативного контроля и ухода за товарами, быстрой их отборки и отпуска имеют разработка и соблюдение рациональной схемы размещения товаров, которая предусматривает закрепление за товарами определённых групп, подгрупп и наименований постоянных мест хранения (секций, участков, стеллажей и т. д.). При разработке таких схем необходимо учитывать объём и порядок поступления товаров на склад, условия их реализации, правильное товарное соседство и возможность повседневного наблюдения за их сохранностью.

Способы укладки товаров.

На хранение товары укладывают различными способами, выбор зависит от:

- формы товара и тары,

- массы каждого тарного места,

- физических свойств товаров и других факторов.

Предпочтение отдаётся такому способу укладки, при котором не допускается повреждение товара и тары, более рационально используются складские помещения и оборудование, создаются удобства для контроля за состоянием товарных запасов. Различают два способа укладки товаров: штабельный и стеллажный.

Штабельную укладку применяют при хранении различных продовольственных и непродовольственных товаров, затаренных в мешки, кипы, кули, ящики, бочки.

Различают три способа штабельной укладки:

- прямую;

- в перекрёстную клетку;

- в обратную клетку.

При укладке товаров в штабеля необходимо следить за тем, чтобы в складском помещении обеспечивалась нормальная циркуляция воздуха, и выполнялись санитарные требования. С этой целью штабеля должны размещаться не ближе 0.5 м от внешней стены и 1.5 м от отопительных приборов. Между штабелями должны быть проходы шириной около 1.5 м .

Широкое распространение получил стеллажный способ укладки товаров на хранение. При этом способе распакованные товары, а также товары во внешней таре различными способами (рядами, десятками и т.д.) укладывается на стеллажи. Наиболее эффективно стеллажное хранение, уложенных на поддоны. Оно обеспечивает широкое применение подъёмно-транспортных механизмов, создаёт хорошие условия для повседневного оперативного учёта товаров. Стеллажное хранение товаров позволяет более рационально использовать ёмкость склада.

Требования к укладке товаров на хранение.

При укладке товаров на хранение необходимо придерживаться следующих основных требований:

1. Однородные товары должны быть уложены в стеллажах по обе стороны одного прохода;

2. При укладке товаров вручную их следует размещать в ячейках стеллажей по вертикали с тем, чтобы они находились в одной или в нескольких рядом расположенных секциях;

3. На верхних ярусах стеллажей должны размещаться товары длительного хранения, а также товары, отпускаемые со склада крупными партиями;

4. Тарные места должны укладываться (при любом способе хранения) маркировкой наружу.

Организация повседневного наблюдения и ухода за товарами.

За товарами, хранящимися на складах, должны быть обеспечены постоянное наблюдение и уход. Необходимо регулярно проверять состояние товаров, обращая при этом внимание на появление признаков порчи, следов грызунов и насекомых. Товары, уложенные в штабеля, должны периодически перекладываться: верхние - вниз, нижние - вверх. Сыпучие товары следует перелопачивать.

На складе должен быть налажен постоянный контроль за поддержанием оптимальной температуры и влажности воздуха. Нельзя допускать их резких перепадов. Контроль за температурой воздуха осуществляют при помощи термометров или универсальных блочных систем дистанционного контроля, представляющих переносные приборы, при помощи которых в течение 3-4 мин можно определить температуру в 12 точках хранилища.

Для измерения влажности воздуха на складах применяется психометрический метод, с помощью которого определяется относительная влажность воздуха.

Регулирование температуры и относительной влажности воздуха проводится при помощи отопления и вентиляции. Для понижения относительной влажности воздуха можно также использовать влагопоглощающие вещества.

Товарные потери.

В процессе хранения товаров на складе, подготовки их к отпуску и выполнения других складских операций возникают товарные потери. Следует различать допустимые товарные потери, на которые устанавливаются нормы естественной убыли, и недопустимые, которые относятся к актируемым потерям.

Естественная убыль товаров происходит вследствие усушки и выветривания, раструски и распыла, утечки и розлива. К недопустимым относятся потери, возникшие в результате порчи, боя, лома товаров или неудовлетворительных условий их хранения.

На складах, где рационально осуществляется операции по приёмке, хранению и отпуску товаров, их потери сведены до минимума.

1.2.2 Показатели работы склада

Показатели работы склада - технико-экономические показатели, используемые для комплексного анализа различных направлений работы складов.

Рисунок 1.3. Система показателей работы склада

Таблица 1.2. Показатели работы склада

Наименование показателя	Порядок расчета
Грузооборот склада	Характеризует трудоемкость работы и исчисляется количеством единиц различных наименований, прошедших через склад за установленный отрезок времени (сутки, месяц, год)
Удельный грузооборот	Количество груза на 1 м2 складской площади
Коэффициент неравно-мерности загрузки склада	Отношение грузооборота наиболее напряженного месяца к среднемесячному грузообороту склада
Интенсивность прохождения грузов (коэффициент обора-чиваемости)	Объем выдачи со склада, отнесенный к величине наличия на складе за определенный период времени
Вместимость склада	Количество груза в т или количестве, которое может единовременно вместить склад
Грузонапряженность склада	Характеризует его загрузку по количеству единиц различных наименований в расчете на площадь склада, предназначенную для непосредственного хранения груза

Для контроля эффективности работы сотрудников склада может быть полезным параметр «Загрузка персонала», который включает в себя следующие критерии:

1. ежедневная реальная продолжительность рабочего дня сотрудников склада (начало и конец);

2. ежедневные сверхурочные работы (связанные с доставкой на склад / связанные с отгрузкой со склада);

3. ежедневное количество обработанных заявок (на отгрузку и приемку);

4. ежедневное количество обработанных заявок (на отгрузку и приемку) в единицу времени;

5. ежедневное количество полученных позиций;

6. ежедневное количество отгруженных позиций;

7. ежедневное количество возвращенных позиций;

8. ежедневное количество полученных и отгруженных позиций на одного сотрудника;

9. ежедневное количество полученных и отгруженных позиций на одного сотрудника в единицу времени;

10. ежедневное количество операций, связанных с оформлением ?ропусков на вход (въезд) и на вынос ТМЦ;

11. ежедневное количество промаркированных позиций;

12. ежедневное количество зафиксированных серийных номеров товара и марок;

13. ежедневное количество времени, затраченное на ведение архива;

14. количество дней в месяц, затраченных на проведение инвентаризации;

15. ежедневное количество времени, затраченное на ручной расчет и контроль критериев загрузки персонала;

16. определение динамики загрузки по месяцам;

17. сравнение данных с прошлым годом.

Для расчета динамики загрузки по месяцам и получении результатов в количественном или графическом виде предлагается ввести показатель (удельный вес критерия), который присваивается каждому из критериев на основании экспертной оценки с условием, что сумма показателей всех критериев будет равна единице.

1.2.3 Первичные учетные документы в складском хозяйстве

Документальное сопровождение приемки, хранения и выдачи сопровождается заполнением унифицированных форм первичной учетной документации.

С 1 января 2000г. постановлением Российского статистического агентства от 9 августа 1999 года № 66 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения» введены следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения:

№ МХ-1 «Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение»;

№ МХ-2 «Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение»;

№ МХ-3 «Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение»;

№ МХ-4 «Журнал учета поступающих грузов»;

№ МХ-5 «Журнал учета поступления продукции, товарно-материальных ценностей в места хранения»;

№ МХ-6 «Журнал учета расхода продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения»;

№ МХ-9 «Весовая ведомость»;

№ МХ-10 «Партионная карта»;

№ МХ- 11 «Акт о расходе товаров по партии»;

№ МХ-12 «Акт о расходе товаров по партиям»;

№ МХ-13 «Акт о контрольной проверке продукции, товарно-материальных ценностей, вывозимых из мест хранения»;

№ МХ-14 «Акт о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения»;

№ МХ-18 «Накладная на передачу готовой продукции в места хранения»;

№ МХ-19 «Ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения»;

№ МХ-20 «Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения»;

№ МХ-20а «Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения»;

№ МХ-21 «Отчет экспедитора».

Форма первичных документов.

Для отражения в учете каких-либо объектов их необходимо, прежде всего, наблюдать. Первичное наблюдение направлено на описание и регистрацию данных о фактах хозяйственной деятельности, говоря бухгалтерским языком - хозяйственной операции. В бухгалтерском учете к информационным сообщениям о первичном наблюдении фактов хозяйственной деятельности предъявляются особые требования.

Пунктом 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 23.07.1998г; далее по тексту - Закон № 129-ФЗ), предусмотрено, что все хозяйственные операции организации должны оформляться оправдательными документами, являющимися первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а по документам, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждается организацией, должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с требованиями, предусмотренными п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ. Это правило изложено в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998г. № 34н (в ред. от 24.03.2000г; далее по тексту - Приказ № 34н).

В соответствии с порядком поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ, унифицированных форм первичной учетной документации (приложение к Постановлению Госкомстата России от 29.05.1998г. № 57а и Минфина России от 18.06.1998г. № 27н). С 1.01.1999г.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России по согласованию с Минфин?м России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

При этом п.13 Приказа № 34н допускается включать дополнительные реквизиты в первичные документы (кроме форм по учету кассовых операций), в зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации.

Все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код. номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значительности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Реквизиты первичных документов.

Если форма первичного учетного документа Госкомстатом России не утверждена, то предприятие вправе самостоятельно разработать и утвердить эту форму.

Форма должна содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильности её оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Наименования документов могут быть разные, но они должны указывать на характер отражаемых в нем фактов (акты, требования, накладные, наряды, ордера, поручения, счета, отчеты), что облегчает работу с документами.

Дата в документе имеет важное контрольное и информационное значение, так как хозяйственные факты могут быть однотипными и повторяющимися.

Для предотвращения возможности повторного использования одного и того же документа на каждом документе ставится штамп «погашено».

Подтверждение личности каждого лица, ответственного за проведение и регистрацию хозяйственной операции, обеспечивается его собственноручной подписью в бухгалтерском документе. Этим устанавливается персональная ответственность за достоверность сведений, указанных в документе, а также подтверждение правомочности её осуществления.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. На основании ФЗ № 129, которым установлено, что без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Юридическая законность первичного документа.

К бухгалтерским документам предъявляются определенные требования по оформлению, обеспечивающие их юридическую полноценность.

Записи в документах делают чернилами от руки или с помощью электронной компьютерной техники. Первичные документы, созданные механизированным способом, требуют специального подтверждения достоверности полученных данных, т.е. авторизации и защиты зарегистрированных данных от несанкционированного получения сведений о них. По факсу может быть передан любой вид документа, но не первичный бухгалтерский документ, ибо он не имеет подтверждения своей подлинности.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Своевременность предоставления первичных документов.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

На основании Закона № 129-ФЗ требования главного бухгал®„ера по документальному оформлению хозяйственных операций и предоставлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда, прокуратуры.

Хранение первичных документов.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Для сдачи в архив однородные первичные документы формируются в дела-папки толщиной не более 4 см (примерно до 25 шт.). Причем документы постоянного срока хранения (или длительного) группируются в дела отдельно от документов временного хранения. Для хранения документов, образующихся в процессе деятельности организации. Главным архивным управлением предусмотрены следующие сроки:

- первичные документы и приложения к ним (кассовые, банковские, наряды, табеля, акты, накладные, квитанции, авансовые отчеты) - 5 лет;

- инвентарные карточки по учету основных средств - 3 года после ликвидации;

- доверенности на получение денег и ТМЦ - 3 года;

- акты проверок - 5 лет;

- документы по инвентаризации - 3 года;

- договоры, соглашения - 5 лет после истечения срока действия.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений.

Составление первичных документов.

Систематизация и накопление информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, осуществляется в специальных бухгалтерских документах, которые называются учетными регистрами.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях

В книгах все страницы нумеруются и заключены в переплет; на последней странице указывается количество пронумерованных страниц, заверенное подписью главного бухгалтера.

Набор необходимых учетных регистров, используемых для обобщения данных из первичных документов в целях получения отчетности, определяется как «форма ведения бухгалтерского учета».

Журнально-ордерная форма используется в условиях ручной обработки информации.

Автоматизированная форма предполагает применение специальных бухгалтерских машин и компьютерной техники, необходимой для обработки информации.

Следует иметь в виду, что содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. После утверждения годового отчета учетные регистры переплетаются и сдаются на хранение в архив предприятия на длительные сроки. В частности, годовые регистры (отчеты, протоколы заседаний по их утверждению) хранятся 10 лет, квартальные - 3 года; вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, ведомости - 5 лет, документы по инвентаризации - 3 года; лицевые счета персонала предприятия - 75 лет.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

График документооборота.

Путь, который проходят первичные доку?енты от момента их создания (выписки) до сдачи в архив на хранение, называется документооборотом. Правила документооборота и технология обработки учетной информации должны утверждаться в составе учетной политики предприятия.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.

График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Ниже приведу примерную форму графика документооборота (Таблица 1.3.).

Работники предприятия создают и представляют документы, относящиеся к сфере деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. Выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их предоставления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Таблица 1.3. Пример графика документооборота по предприятию, учреждению

Наименование документа

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача в архив

количество экземпляров

ответственный за выписку

ответственный за оформление

ответственный за исполнение

срок исполнения

ответственный за проверку

кто представляет

порядок представления

срок представления

кто исполняет

Срок исполнения

ответственный за выписку

Срок передачи

Требование

2

Цех

ОМТС бухгалтерия

склад

Ежедневно (до… час.)

Бухгалтерия

1 экз. - цех 2 экз. - склад

При отчете

Еже-днев-но (до… час.)

Бухгалтерия

Ежедневно

Бухгалтерия

По истечении квартала

Итак, правильное и своевременное оформление документов всеми работниками предприятия способствует улучшению всей учетной работы на предприятии, усилению контрольных функций бухгалтерского и складского учета, минимизации налоговых последствий.

1.2.4 Инвентаризация складского учета

Инвентаризация - это способ проверки соответствия фактического наличия числящихся на балансе организации ценностей, их сохранности и правильного хранения, обязательств и прав на получение средств данным бухгалтерского учета.

Цель проведения инвентаризации - обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. Кроме того, это один из наиболее действенных механизмов внутреннего контроля за сохранностью имущества организаций, полнотой и своевременностью осуществления расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам по уплате налогов и сборов, соблюдением требований законодательства при осуществлении и учете финансово-хозяйственной деятельности, свое, своевременным выявлением ошибок в учете и внесения исправлений в данные бухгалтерского учета и отчетности.

Количество инвентаризаций в отчетном году и даты их проведения определяются руководителем организации. Однако вне зависимости от принятой учетной политики, согласно пункту 2 статьи 12 Закона « О бухгалтерском учете «, проведение инвентаризации является обязательным.

Таким образом, в течении года на складе должна быть проведена как минимум одна инвентаризация - перед составлением годовой отчетности. Процесс этот дорогостоящий, связанный с напряженной и монотонной работой большого количества сотрудников ( и не только работников склада ). Более того, зачастую проведение инвентаризации затрудняет, а то и вовсе парализует работу склада.

Помимо самой инвентаризации проводятся и контрольные проверки ее результатов. Необходимость в этой не менее сложной процедуре возникает, когда кто-то из заинтерисованных лиц не согласен с результатами инвентаризации.