Оптимизация бизнес-процессов предприятия

Технический специалист сообщает специалисту службы закупок об остановочном ремонте оборудования сушки готовой продукции, сроки ремонта с 40 по 50 рабочие сутки. Поскольку потребление мазута топочного напрямую зависит от объемов производства готовой продукции, а при остановке оборудования часть готовой продукции производиться не будет, потребность в мазуте должна снизиться до 40 тонн в день. Поэтому, чтобы не создавать лишние запасы мазута, специалист службы закупок сообщает поставщику, что следующая партия поставки составляет 354 тонны.

Итак, с помощью создания индивидуальной системы управления запасами при условии работы с аккредитованным поставщиком, возможно сокращение уровня избыточных запасов в будущем. Для исправления же сложившейся ситуации с запасами на предприятии, предлагается создать в дирекции по материально-техническому обеспечению отдел по реализации избыточных запасов. Положение нового отдела в организационной структуре дирекции представлено на рисунке 22.

Можно определить следующие основные задачи отдела по реализации избыточных запасов:

а) Выявление избыточных запасов на основании расчетов и экспертной оценки специалистов,

б) Определение цены товара, на основании изучения его рыночной стоимости, степени износа

в) Собственно реализация избыточных запасов материальных ресурсов физическим и юридическим лицам.

Состав отдела: начальник отдела, 5 специалистов. Для повышения эффективности работы отдела рекомендуется использовать методы организации труда, характерны для служб сбыта: кроме оклада, ввести дополнительные выплаты в виде процентов с продаж избыточных материальных ресурсов



Рисунок 22. Организационная структура дирекции по МТО, включающая отдел по реализации избыточных запасов

3.2 Оценка экономической эффективности реализации рекомендаций по аккредитации поставщика

В данном разделе анализируется эффективность реализации мероприятия, направленного на совершенствование закупочной деятельности ОАО «Уралкалий»- аккредитация поставщика на примере мазута топочного.

Снижение уровня запасов позволило хранить мазут в одной емкости вместо семи. Все издержки на хранение являются переменными относительно количества емкостей, поэтому после реализации предложенного мероприятия издержки на хранение мазута топочного будут соответствовать полным издержкам по содержанию 1 емкости.

Итак, по данным таблицы 8, затраты на содержание 1 емкости для хранения мазута составляют 1 926 тыс. руб. Снижение уровня издержек после реализации предложенного мероприятия составит

13482 - 1926 = 11556 тыс. руб. или 85,7%.

По оценке специалистов предприятия, услуги сторонней организации по ликвидации 6 цистерн составят 1500 тыс.руб.

Стоимость закупок мазута топочного по данным таблицы 3 за 2007 год составит 188 318 тыс. руб. Поскольку при работе с аккредитованным поставщиком годовой план будет постоянно подвергаться корректировке, объемом закупок в тоннах будет являться реальная потребность в мазуте плюс страховой и подготовительный запасы: 20552 + 228 + 57 = 20837 тонн.

Стоимость закупок тогда составит 20837 * 8,203 = 170 926 тыс. руб. В результате издержки на закупку мазута снизятся на 17 383 тыс. руб.

Поскольку количество поставок увеличится с 8 до 45 в год, а стоимость подачи и обработки одного заказа возрастет с 4 тыс. руб. до 4,5 тыс. руб., вырастут издержки на подачу заказов.

При существующей схеме такие издержки составляют 8 * 4 = 32 тыс. руб.

При увеличении поставок до 45 в год в связи с введением экономичного размера заказа, стоимость подачи и обработки заказов в год составит

45 * 4,5 = 202,5 тыс. руб.

Рост издержек по обработке заказов составит 202,5 - 32 = 170,5 тыс.руб.

Суммарные затраты до и после проведения мероприятий по аккредитации поставщика, а также экономический эффект представлены в таблице 20.

Таблица 20 - Изменение совокупных издержек в результате проведения мероприятий по совершенствованию закупочной деятельности предприятия ОАО «Уралкалий»

Статья затрат	2007 год, прогноз, в тыс. руб.	При работе по предложенной системе управления запасами, в тыс. руб.	Рост/снижение издержек
			в тыс. руб.	в %
Хранение мазута топочного	13 482	1 926	-11 556	-86
Услуги сторонней организации по ликвидации 6 цистерн	0	1 500	1 500
Закупки мазута топочного	188 311	170 929	-17 383	-9
Подача и обработка заказов	32	203	171	533
Итого:	201 825	174 557	-27 268	-14

Снижение суммарных издержек составило 27,3 млн. руб. или 14%.

Излишние запасы связывают капитал предприятия, выводят из оборота значительные суммы денежных средств. Поэтому отвлечение денежных средств на создание запасов также является показателем качества управления закупками, запасами и, как следствие, финансовыми потоками на предприятии.

Для расчета суммы отвлеченных денежных средств на создание запасов предлагается использовать уровень максимального запаса, создаваемого на предприятии при существующей системе управления закупками и при закупках у аккредитованного поставщика.

Уровень максимального запаса мазута топочного в 2009 году составил 7 848 тонн, уровень максимального запаса при закупках у аккредитованного поставщика равен рассчитанному максимальному желательному запасу - 740, 46 тонн.

Тогда сумма отвлеченных денежных средств на создание запасов составляет:

- при существующей системе управления запасами:

7 848 * 7,133 = 55980 тыс. руб.;

- при закупках у аккредитованного поставщика:

740,46 * 8,203 = 6074 тыс. руб., что на 49 906 тыс. руб. или на 89% ниже, чем при существующей системе.

Изменение показателей оборачиваемости запасов мазута топочного представлено в таблице 21.

Таблица 21 - Прогнозируемое изменение показателей оборачиваемости запасов мазута топочного в результате работы по предложенной системе управления запасами

Показатели	2007 год, прогноз	При работе по предложенной системе управления запасами	Изменение показателя, в %
Стоимость потребления мазута, тыс. руб.	146 597	168 587	15
Средние запасы мазута, тыс. руб.	35 123	4 208	-88
Коэффициент оборачиваемости запасов	4	40	860
Период оборачиваемости, дни	86	9	-90

Рост коэффициента оборачиваемости и снижение периода оборачиваемости запасов указывает на эффективное управление запасами по предлагаемой системе при условии сохранения устойчивости предприятия.

Заключение

Целью дипломной работы явилась разработка мероприятий по оптимизации закупочной деятельности в логистической системе предприятия на примере ОАО «Уралкалий»

Открытое акционерное общество «Уралкалий» входит в пятерку крупнейших мировых производителей минеральных удобрений и занимает лидирующее положение в этой отрасли в России.

Основными потребителями продукции ОАО «Уралкалий» являются зарубежные фирмы: объем продаж на экспорт значительно превалирует над внутренним рынком.

Важнейшей задачей для руководства компании в последние годы является повышение её инвестиционной привлекательности. Инвестиционная привлекательность зависит от уровня издержек, оборачиваемости капитала. Поэтому оптимизация потоковых процессов в логистической системе предприятия, в том числе оптимизация закупочной деятельности является объективной необходимостью.

В дипломной работе были рассмотрены бизнес-процессы планирования потребностей в материалах на предприятии, собственно сам бизнес-процесс закупок, выполнение плана закупок, показатели оборачиваемости запасов, а также выполнение поставщиками договорных обязательств, то есть степень надежности поставщиков.

В результате были выявлены следующие проблемы:

Во-первых, поскольку при выборе поставщика основным определяющим критерием является цена снижается уровень надежности поставщиков

С другой стороны, на предприятии отсутствует оперативное планирование и контроль объемов запасов и закупок.

Отсутствие прочных связей с поставщиками с одной стороны, слабое взаимодействие элементов «закупка», «склады» и «производство» с другой, приводят к накоплению избыточных запасов в микрологистической системе. Поэтому для оптимизации бизнес-процесса закупок в логистической системе предприятия ОАО «Уралкалий» необходимо было решить следующие задачи:

- снизить риск невыполнения договорных обязательств с поставщиками материальных ресурсов;

- скоординировать действия подсистем «закупки», «склады», «производство»;

- исправить сложившуюся ситуацию с уже имеющимися избыточными запасами.

Для решения задач, определенных во 2 разделе, было предложено провести следующие мероприятия:

- для снижения рисков невыполнения договорных обязательств разработать процедуру и ввести стандарт по аккредитации поставщиков;

- для координации действий подсистем «закупки», «склады», «производство» разработать индивидуальную систему управления запасами материальных ресурсов (на примере мазута топочного) при условии работы с аккредитованным поставщиком;

- для исправления сложившейся ситуации с уже имеющимися избыточными запасами, создать в дирекции по материально-техническому обеспечению отдел по реализации избыточных запасов.

Аккредитованный поставщик - поставщик, с которым предприятие планирует строить долговременные партнерские отношения, стратегический или монопольный поставщик. Риски, связанные с сотрудничеством с данным поставщиком считаются минимальными. При работе с аккредитованным, то есть с проверенным поставщиком минимизируются риски задержек в поставках. Поэтому при разработке системы управления закупками, индивидуальной для каждой группы материальных ресурсов, становится возможным учитывать только колебания в потреблении.

Было предложено разработать такую систему для мазута топочного.

Выбор именно этой группы материальных ресурсов обусловлен несколькими причинами.

Во-первых, мазут используется в качестве топлива при непрерывном производстве готового продукта, поэтому имеет высокую степень влияния на деятельность предприятия.

Во-вторых, затраты на мазут составляют 3% в себестоимости продукции: при себестоимости в 5 000 млн. руб. это составляют 150 млн. руб.

Из-за задержек в поставках на предприятии создаются большие страховой запасы мазута: 3 570 тонн или 52 дня.

В связи со спецификой данного материала, его опасности для окружающей среды, также пожароопасности нецелесообразно создавать такие большие запасы.

В результате проведенных расчетов по определению оптимального размера заказа, основных видов запасов была разработана система управления закупками для мазута топочного и рассмотрена возможность при работе с надежным поставщиком создавать минимальные запасы, контролируя, чтобы их уровень не снижался до страхового. Это необходимо для сохранения устойчивости логистической системы, сохранения её жизнеспособности.

С точки зрения экономической эффективности при проведении предложенных мероприятий становится возможным:

а) снизить риски возникновения просроченной дебиторской задолженности;

б) значительно снизить уровень запасов мазута и приблизить его к реальной потребности, что приведет в свою очередь:

1) к снижению суммы отвлеченных денежных средств на создание запасов мазута на 49,6 млн. руб. или 89%;

2) к снижению периода оборачиваемости (сроку хранения запасов) на 90%;

3) к снижению совокупных издержек на хранение и закупку мазута топочного на 27,3 млн. руб. или 14%.

Кроме того, в дипломной работе для исправления сложившейся ситуации с избыточными запасами, рекомендовано создать отдел по реализации избыточных запасов по принципу функционирования служб сбыта.

Необходимо отметить также тот факт, что при возможности гибкой работы с поставщиком по закупками усилятся связи между подсистемами «обслуживание производства», «склады» и «закупки», что возможно, в свою очередь, приведет к росту эффективности закупочной деятельности, а значит, и деятельности всего предприятия.

Список использованной литературы

1. Август-Вильгельм, Ш. Бизнес-процессы: основные понятия, теории, методы. - М.: Просветитель, 1999.- 275с.

2. Андерсен, Б. Практический менеджмент: Бизнес-процесс. Инструменты совершенствования. - М.: РИА «Стандарты и качество», 2003.-272с.

3. Альбеков А.У., Митько О.А.. Коммерческая логистика - Ростов-н/Д.: Феникс, 2002. - 416с.

4. Аникин Б., Альбеков А., Лукинский В., Плетнева Н., Миротин Л. Вновь о терминологии логистики и не только…// Логистика - 2005. - №3 (июль - сентябрь). - с. 18-21.

5. Беккер, Й., Вилков Л., Таратухин В, Кутлер М., Роземанн М. Менеджмент процессов. - М.: Эксмо, 2007. - 190с.

6. Борисова, Д., Савицкий, Д. От процессов к людям // Вестник McKinsey, Теория и практика управления. - М.: 2008. - №19

7. Вачугов, Д.Д. Курс менеджмента: Учебное пособие для студентов. - Ростов-на-Дону.: «Феникс», 2003. - 512с.

8. Веснин, В.Р. Основы менеджмента. - М.: «Элит-2000», 2001. - 370с.

9. Гаджинский А.М. Логистика: Учебник для высших и средних учебных заведений. - 2-е изд. - М.: Информационно-внедренческий центр «Маркетинг», 1999. - 228 с.

10. Гаджинский А.М. Практикум по логистике.- М.: Издательско - торговая корпорация «Дашков и Ко», 2005 - 260 с.

11. Глазл Ф., Ливехуд Б. Динамическое развитие предприятия. Как предприятия-пионеры и бюрократия могут стать эффективными/Пер. с нем. - Калуга: «Духовное познание», 2000. - 420с.

12. Годовые отчеты ОАО «Уралкалий» за 2005, 2007, 2008 годы.

13. Дэй, Дж., Юнг, М. Трансформация компании без кризиса// Вестник McKinsey Теория и практика управления. - М.: 2002. - №1

14. Друкер, Питер Ф., Практика менеджмента / Пер. с англ.: - М.: Издательский дом «Вильямс», 2002. - 398с.

15. Должностные инструкции сотрудников дирекции по материально-техническому обеспечению ОАО «Уралкалий»

16. Елиферов, В.Г., Репин, В.В. Бизнес-процессы. Регламентация и управление. - М.: «Инфра-М», 2004. - 270с.

17. Елиферов В.Г., Репин В.В., Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. - М.: РИА «Стандарты и качество», 2005. - 380с.

18. Зеваков А.М., Петров В.В. Логистика производственных и товарных запасов: Учебник. - Спб.: Изд-во Михайлова В.А., 2002. - 320 с.

19. Колобов А.А., Омельченко И.Н. Основы промышленной логистики: Учеб. пособие. - М.: МГТУ, 1998 - 116 с.

20. Коммерческо-посредническая деятельность на товарном рынке: Учеб. пособие / Под общ. научн. ред. А.В.Зырянова - Екатеринбург: РИФ «Солярис», 2002. - 416с

21. Ковалев, А.И. Маркетинговый анализ. - М.: Центр экономики и маркетинга, 2006. - 73с. Кондратьев, В.В., Кузнецов, М.Н. Показываем бизнес-процессы.

22. Майкл Р.Линдерс, Харольд Е.Фирон. Управление снабжением и запасами. Логистика/ Перевод с англ. - СПб.: ООО «Виктория+», 2002. - 768 с.

23. Малашенко Н.Н. Логистика: Учеб. - методический комплекс. - Новосибирск: НГУЭУ, 2005. - 160 с.

24. Методики и практика применения. - М.: Эксмо, 2007. - 190с.

25. Кондратьев, В.В., Семь нот менеджмента. Настольная книга руководителя.- М.: Изд. 6-е, Эксмо, 2006. - 315с.

26. Котлер, Ф. Маркетинг, менеджмент.- СПб: Питер Ком, 2007. - 69c.

27. Ларсон, Э.У., Грей, К.Ф. Управление проектами. Практическое руководство. - Пер. с англ. - М.: ДИС, 2003. - 220с.

28. Нортон Дэйвид П. Каплан Роберт С. Организация, ориентированная на стратегию. Как в новой бизнес-среде преуспевают организации, применяющие сбалансированную систему показателей.- М.: «Олимп-Бизнес», 2004.

29. Ойхман Е.Г., Попов Э.М. Реинжиниринг бизнеса: реинжиниринг организаций и информационные технологии. - М.: Финансы и статистика, 1997. - 210с.

30. Отчеты о движении материальных ресурсов на предприятии ОАО «Уралкалий»

31. Политика ОАО «Уралкалий» в области качества и охраны окружающей среды.

32. Положения об отделах дирекции по материально-техническому обеспечению ОАО «Уралкалий»

33. Портер, М.Э. Конкуренция: Пер. с англ. - М.: Издательский дом «Вильямс», 2001. - 315с.

34. Попов Ю.И. Яковенко О.А. Управление проектами, - М.: ИНФРА М, 2005.

35. Поршнев, А.Г. Управление организацией. М.: ИНФРА-М, 2005. - с. 97

36. Радзишевский А.О. Практика автоматизации бизнес-процессов // Корпоративные системы. - 2004. - № 4.

37. Рой Жан, Веттер Магнус, Ольве Нильс-Горан Оценка эффективности деятельности компании. Практическое руководство по использованию сбалансированной системы показателей. М.: «Вильямс», 2003. - 295с.

38. Ролстадос, А. Производственный менеджмент. Пер. с англ. М.: Издательский дом «Вильямс», 1999. - 345с.

39. Солженицын, Е., Газин, Г. Забытый фронт // Вестник McKinsey, Теория и практика управления. - М.: 2004. - №2(7)

40. Устав ОАО «Уралкалий»

41. Харрингтон, Дж., Эссепинг, К.С., Харм Ван Нимвеген. Оптимизация бизнес-процессов. Документирование, Анализ, Управление, Оптимизация // Пер. с англ. - СПб: Азбука, Бмикро - 2002. - 430с.

42. Хаммер, М., Чампи, Дж. Реинжиринг корпорации: манифест революции в бизнесе. Пер с англ. - СПб.: Издательство С.- Петербургского университета, 1997. - 332с.

43. Форма №1 «Бухгалтерский баланс» за 2006, 2007, 2008 годы ОАО «Уралкалий».

44. Форма №2 «Отчет о прибылях и убытках» за 2006, 2007, 2008 годы ОАО «Уралкалий».

45. Чудаков А.Д. Логистика: 500 вопросов и ответов: Учеб. пособие.- М.: РДЛ, 2005. - 184 с.

46. Ericsson Quality Institute. Business Process Management. Ericsson, Gothenburg, Sweden, 1993.

47. Официальный сайт ОАО «Уралкалий». - Березники, 2009. - Режим доступа: www.uralkali.com

48. www.mckinsey.ru

49. www.vestnikmckinsey.ru

Приложение А

Форма заявки-анкеты поставщика

На бланке предприятия Председателю Комиссии по аккредитации

Заявка-анкета

(наименование и реквизиты заявителя)

Просим рассмотреть прилагаемые материалы и выдать свидетельство об Аккредитации предприятия в качестве поставщика

Обязуемся при изменении предоставленной информации, а также адресных данных, контактных телефонов и других реквизитов сообщать об этом письменно в Комиссию по аккредитации

Информация о предприятии

1. Ассортимент выпускаемой продукции, производимых работ, оказываемых услуг.

_____________________________________________________________

2 Ассортимент продукции других компаний, которые мы представляем на рынке__________________________________________________________

3 Мы имеем успешный опыт сотрудничества со следующими компаниями

Наименование компании, с которой имеется опыт сотрудничества	Предмет и период сотрудничества	Контактная информация должностного лица компании, которое может подтвердить указанную нами информацию

4 Год основания компании____________

5 Компания располагает следующей ресурсной базой (складские помещения, производственные мощности, транспортные средства и т.п.)

6 В компании работает _________сотрудников

7 Имеет ли предприятие сертифицированную систему менеджмента качества и экологического менеджмента____________________________________________________

( если имеется, наименование сертифицирующего органа, номер дата и срок действия сертификата)

К Заявке-анкете прилагаем заверенные копии документов. (Для рассмотрения на Комиссии по аккредитации Вам необходимо предоставить следующие документы: устав, свидетельство о регистрации, выписка из единого государственного реестра юридических лиц, приказ о назначении руководителя, бухгалтерская отчетность на последнюю отчетную дату (форма №1, №2) копии документов, подтверждающих наличие взаимоотношений с производителями товаров, документы, подтверждающие право ведения аккредитуемой деятельности по производству товаров, выполнению работ, оказанию услуг, копия сертификата системы менеджмента качества)

Приложение:

1. ____________________________________________ на ___ листах

2. ____________________________________________ на ___ листах

3. ____________________________________________ на ___ листах

4. ____________________________________________ на ___ листах

…

Руководитель (указать должность)____________(Ф. И. О. подпись)

Исполнитель______________________________________________

(Ф. И. О, контактная информация)

Приложение Б

Форма справки об истории работы с поставщиком

Справка об истории работы с поставщиком

Дата
Документ подготовил	(должность, ФИО, подпись, ответственного за подготовку документа)
Наименование поставщика
Согласовано	(начальник структурного подразделения, сотрудник которого подготовил документ, ФИО, подпись)

Аспект	Пояснения
Опыт работы с поставщиком	Указывается год начала работы с поставщиком, Договора, которые были заключены
Категории поставляемых товаров, работ, услуг	Перечисляются Категории товаров, работ, услуг, которые поставлял поставщик
Наличие претензий и исков	Если имеется, приводится информация о наличии претензий и исков, их результаты
Дополнительные комментарии
Приводится общее описание работы поставщика, может быть приведено мнение других подразделений по исполнению поставщиком договорных обязательств. В случае проведения процедуры подтверждения Аккредитации указывается информация об изменении организационно-правовой формы поставщика и составе учредителей, если таковое имело место.

Приложение В

Форма заключения управления безопасности (правового управления)

Заключение управления безопасности (правового управления)

На запрос	(номер и дата запроса)
Исполнитель, направивший запрос	(должность ФИО Исполнителя, отправившего запрос)
Дата	(дата ответа)
Документ подготовил	(должность, ФИО, подпись, ответственного за подготовку документа)
Наименование поставщика
Согласовано	(начальник Управления безопасности(правового Управления), ФИО, подпись)

Заключение
Мотивированное заключение о благонадежности поставщика, рекомендации Комиссии по аккредитации (Конкурсной Комиссии).

Приложение Г

Форма свидетельства об аккредитации

Свидетельство

Регистрационный №

О том, что ___________________________________________________

(наименование поставщика)

по решению Комиссии по аккредитации поставщика от _____________ признан аккредитованным поставщиком_______________________________

(наименование группы товаров, работ, услуг, для поставки которой аккредитован поставщик)

Дата выдачи

Срок действия свидетельства 1 год

Председатель комиссии по аккредитации

____________________________(Фамилия, И. О.)

Исполнительный директор подразделения (Подпись)

ОАО «Уралкалий»

Размещено на Allbest.ru