Оптимизация бизнес-процессов предприятия

В первом квартале 2007 года компания завершила установку дополнительного флотационного оборудования на 2-ом рудоуправлении производительностью 150 000 тонн в год.

Данные проекты позволили произвести 5,1 млн. тонн хлористого калия в 2007 году и увеличить производственные планы компании на 2008 год до 5,3 млн. тонн. Расширение производства было достигнуто при минимальных затратах в отрасли - около 41 долл. США на тонну.

По данным журнала «Секрет фирмы» (июнь 2008 года) компания «Уралкалий» вошла в Топ-10 самых прозрачных компаний России. В ходе подготовки этого рейтинга 80 российских аналитиков по пятибалльной системе оценивали качество отчетности и качество работы с инвесторами более 400 российских компаний, 200 из которых в итоге попали в финальный рейтинг. Компания «Уралкалий» (г. Березники, Пермский край) по результатам исследования набрала 22,6 баллов (максимальный показатель - 25 баллов), улучшив свой результат 2007 года на 2,3 балла, и заняла 10-е место в рейтинге самых прозрачных компаний России. Среди 16 компаний отечественной химической отрасли, попавших в рейтинг, «Уралкалий» занял 1-е место.

В комментарии к результатам рейтинга авторы исследования отметили, что «Уралкалий» стал компанией «давшей толчок раскрытию в своей отрасли».

По версии одной из самых влиятельных деловых газет мира - лондонской Financial Times - Компания «Уралкалий» вошла в рейтинг «100 крупнейших компаний Восточной Европы». Компания «Уралкалий» заняла в рейтинге 17-е место, поднявшись по сравнению с результатами прошлогоднего рейтинга сразу на 28 позиций. При составлении данного рейтинга Financial Times ранжировала компании по рыночной капитализации, которая рассчитывалась путем умножения числа акций на их цену по состоянию на 31 марта 2008 года. Рыночная капитализация компании «Уралкалий» на эту дату, по данным Financial Times, по сравнению с данными рейтинга 2007 года выросла в 5 раз и составила $17 844,87 млн. При этом «Уралкалий» находится выше всех компаний химической отрасли, представленных в рейтинге. Комментируя результаты рейтинга, опубликовавшая их газета «Ведомости» отмечает, что 2007 год стал рекордным для производителей минеральных удобрений. Рост благосостояния населения в развивающихся странах, а также увеличение производства биотоплива вызвали высокий спрос на продовольствие и минеральные удобрения. При этом аналитики отмечают, что особую роль в увеличении капитализации «Уралкалия» сыграло успешное размещение акций компании на Лондонской фондовой бирже осенью прошлого года, в ходе которого спрос на акции значительно превысил предложение Официальный сайт ОАО «Уралкалий». - Березники, 2009. - Режим доступа: www.uralkali.com.

2.2 Организация бизнес-процесса закупок на предприятии

В ОАО «Уралкалий» функционирует Дирекция по материально-техническому обеспечению.

Основной целью функционирования на предприятии данной службы является бесперебойное обеспечение производства материальными ресурсами необходимых технических характеристик и достаточного качества, в необходимых количествах, в нужное время с учетом рационального использования средств.

Кроме того, в последнее время все более актуальной становится снижение издержек предприятия путем снижения уровня складских запасов.

Исходя из поставленных целей, сформирована организационная структура дирекции по материально-техническому обеспечению (рисунок 12).

Можно увидеть, что служба МТО в ОАО «Уралкалий» организована по смешанному принципу: часть функций выделены как самостоятельные и закреплены за специализированными подразделениями, а часть закреплены за материальными подразделениями.

Целям дирекции соответствует определенный набор задач, которые распределены между функциональными и материальными отделами.

Итак, основными задачами планово-аналитического отдела (ПАО) являются:

? экономическое планирование деятельности дирекции по МТО, направленное на организацию рациональной хозяйственной деятельности по обеспечению товарно-материальными ценностями;

? экономический анализ деятельности дирекции по МТО с целью выявления и использования дополнительных резервов для успешного осуществления различных бизнес-процессов в дирекции по МТО.

Для выполнения данных задач на ПАО возложены следующие функции:

? подготовка номенклатурного перечня для планирования потребности в товарно-материальных ценностях;

? составление плана приобретения материалов и плана доходов на месяц по дирекции по МТО;

? мониторинг состояния ключевых показателей деятельности по МТО;

? анализ причин отклонений фактических значений ключевых показателей от плановых;

? регистрация, хранение и доведение до работников управления закупок решения комиссии по аккредитации поставщиков.

Основными задачами отдела формирования заявок (ОФЗ) являются:

? сбор, регистрация и систематизация информации о потребностях предприятия в материалах.

На отдел складской логистики (склады) управления складской дистрибуции возложены функции приемки материалов на склады предприятия, организации хранения, выдачи материалов в производственные цеха.

Основными задачами материальных отделов управления закупок являются:

? бесперебойное, комплектное обеспечение всех подразделений (структурных подразделений) предприятия материальными ресурсами достаточного качества в необходимые сроки с минимальными затратами;

? подготовка и заключение договоров на поставку материально-технических ресурсов.

Для выполнения задач на отдел закупок возложены следующие функции:

? подбор возможных поставщиков для заключения с ними договоров на поставку материальных ресурсов;

? анализ рынка закупок и на основе его определение закупочной политики предприятия;

? осуществление бизнес-процессов по согласованию с заинтересованными отделами и службами исполнительных дирекций предприятия и оформление договоров на поставку ТМЦ;

? выписка материалов для подразделений (структурных подразделений) предприятия.

? своевременный пересмотр условий договоров в соответствии с требованиями рынка;

? подготовка материалов для предъявления претензий поставщикам и для ответа на претензии поставщиков.

Итак, в соответствии с задачами дирекции и каждого отдела, осуществляется планирование потребности в материальных ресурсах.

Порядок планирования изображен в виде схемы (рисунок 13).

В соответствии с номенклатурным перечнем и справочником цен, составленным планово-аналитическим отделом (ПАО), планом производства, планами по капитальному строительству, ремонтам и прочим планами, подразделения Общества составляют заявки на приобретение материальных ресурсов. Отдел формирования заявок (ОФЗ) анализирует и систематизирует полученную информацию.

Совместно ПАО, ОФЗ, управление закупок разрабатывают план закупок МР: анализируют потребности подразделений, остатки на складах, планируют страховой запас. Готовый план закупок передается в работу управлению закупок.

Директор по МТО осуществляет общий контроль и корректировку процесса планирования.

Планирование потребностей в материальных ресурсах на предприятии осуществляется по следующим группам:

а) оборудование;

б) нормируемые материальные ресурсы:

1) нормируемые материалы,

2) нормируемое топливо (мазут);

в) ненормируемые материальные ресурсы:

1) материалы на ремонтно-эксплуатационные нужды (РЭН),

2) прочие материалы (на организацию труда, спецодежда и средства индивидуальной защиты).

Рисунок 13. Процесс планирования потребности в материальных ресурсах

Планирование потребности в оборудовании осуществляется согласно утвержденному перечню инвестиционных проектов. Источником информации является проектно-сметная документация.

При планировании потребности в нормируемых материальных ресурсах используется метод прямого счета - план производства умножается на норму потребления материального ресурса.

Потребность в ненормируемых материальных ресурсах определяется двумя методами: методом прямого счета и статистическим методом. Например, планирование потребности в материалах на ремонт осуществляется согласно графику планово-предупредительных ремонтов, сметным расчетам; потребность в спецодежде и средствах индивидуальной защиты определяется как произведение количества смен и численности производственного персонала. Потребность в материалах на эксплуатационные нужды рассчитывается статистическим методом: анализируется фактическая потребность за предыдущие периоды, темпы роста/снижения потребности переносятся на плановый период.

Планирование потребности в материальных ресурсах осуществляется раз в год. Оперативное планирование на предприятии отсутствует.

В соответствии с годовым планом осуществляются закупки материальных ресурсов.

В нормативных документах предприятия определены следующие возможные методы закупок: конкурс (закрытый, открытый), запрос предложений, закупка у единственного источника, простая закупка.

Закрытый конкурс - способ проведения конкурса, при котором в конкурсе могут участвовать поставщики, получившие специальное приглашение на участие в Конкурсе.

Открытый конкурс - способ проведения конкурса, при котором в конкурсе может принять участие неограниченный круг участников.

Конкурсы, как закрытые, так и открытые проводятся крайне редко. Чаще всего используются следующие формы закупок:

1. Запрос предложений. Ответственный исполнитель дирекции по МТО разрабатывает состав критериев для оценки предложений. Запрос направляется не менее чем 3 поставщикам.

В запросе указываются:

- наименование и адрес организатора закупки и контактная информация для связи с ответственным исполнителем;

- описание потребностей в закупаемых товарах, включая технические и другие параметры, которым должно соответствовать предложение;

- перечень критериев для оценки предложения;

- возможность проведения переговоров;

- необходимые инструкции для подачи предложений, включая формат предоставления предложений, сроки и т.д.

Организатор ведет переговоры с участниками с целью получения разъясняющей информации по их коммерческим предложениям. В случае изменения условий предложения исполнитель должен запросить у всех участников окончательное предложение.

Исполнитель при оценке предложений учитывает только критерии, опубликованные в запросе предложений.

По результатам проведенной работы исполнитель составляет сравнительную таблицу выбора поставщика.

В сравнительной таблице исполнитель указывает наименование товара и условия поступивших предложений не менее чем от трех поставщиков в соответствии с выбранными критериями и балльную оценку по каждому из критериев для каждого предложения. Однако определяющим критерием остается цена товара.

Исполнитель подводит итоги и выделяет предложение, набравшее наибольшее количество баллов. К сравнительной таблице исполнитель прикладывает оригиналы поступивших предложений. Все перечисленные документы исполнитель направляет организатору закупки на рассмотрение. Утвержденная сравнительная таблица прикладывается к договору поставки как обоснование выбора формы закупки.

Организатор закупки анализирует сравнительную таблицу, рассматривает перечень критериев, выборочно проверяет соответствие указанных в ней данных данным оригиналов прилагаемых предложений. В случае если у организатора закупки возникают возражения, он делает соответствующую отметку на сравнительной таблице с указанием выявленных несоответствий, ставит дату, подпись и передает ее исполнителю на корректировку. Если несоответствий обнаружено не было, организатор закупки ставит отметку «Проверено», дату, подпись, и передает сравнительную таблицу исполнительному директору для анализа договора на целесообразность заключения.

2. Закупка у единственного источника

Ежегодно в срок до 10 декабря в каждой дирекции ответственные исполнители по договорам, отвечающие за закупку товаров подготавливают список поставщиков с указанием номенклатуры товаров, которая, по тем или иным причинам в текущем году может быть закуплена только у указанного поставщика. При этом должно быть представлено соответствующее обоснование для каждого указанного в списке поставщика по каждой номенклатуре.

Ответственный исполнитель передает список поставщиков исполнительному директору, исполнительный директор согласовывает список поставщиков в срок до 20 декабря и передает его на утверждение генеральному директору.

Обоснование закупки у единственного источника прикладывается к договору как обоснование выбора формы закупки.

Поставщик может быть признан единственным источником в следующих случаях:

а) Продукция может быть получена только от одного поставщика и отсутствует ее равноценная замена, а именно:

1) товары производятся по уникальной технологии, либо обладают уникальными свойствами, что подтверждено соответствующими документами;

2) поставщик является монополистом, зарегистрированным в антимонопольных органах в установленном порядке;

3) поставщик является единственным официальным дилером производителя;

4) поставщик является единственным поставщиком, подрядчиком в данном регионе, при этом расходы, связанные с привлечением контрагентов из других регионов, делают их привлечение экономически невыгодным;

5) поставщик или его единственный дилер осуществляет гарантийное и послегарантийное обслуживание товара (работ), поставленных ранее, и наличие нового поставщика невозможно по условиям гарантии;

6) по соображениям стандартизации, унификации, а также для обеспечения совместимости или преемственности (для работ, услуг) с ранее приобретенной продукцией, новые закупки должны быть сделаны только у того же поставщика.

б) Продукция закупается у дочерних (зависимых) предприятий Общества, специально созданных для производства или поставки данной продукции.

3. Простая закупка применяется в случае, если приобретаемые товары, работы, услуги имеют низкую степень влияния на деятельность предприятия и низкую стоимость.

2.3 Анализ и оценка бизнес-процессов «Закупочная деятельность» на предприятии ОАО «Уралкалий»

На основании вышеизложенного, требуется провести анализ бизнес-процессов закупочной деятельности по следующим аспектам:

а) выполнение договорных обязательств поставщиками:

1) просроченная дебиторская задолженность,

2) задержки в поставках;

б) использование производственных запасов;

в) полнота определения потребностей в материальных ресурсах;

г) выполнение плана закупок.

В закупочной деятельности наличие дебиторской задолженности означает, что заказанный у поставщика товар оплачен, но ещё не получен, то есть указывает на применение предприятием авансовой системы оплаты. Наличие же просроченной дебиторской задолженности говорит о том, что произведена оплата товара, а указанные в договоре сроки его поставки истекли. Изменение просроченной дебиторской задолженности по договорам поставки материальных ресурсов показано на рисунке 14.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 14. Динамика просроченной дебиторской задолженности по договорам поставки материальных ресурсов на предприятие ОАО «Уралкалий»

В 2009-2010 годах показатель просроченной дебиторской задолженности снизился, поскольку служба закупок проводит работу по выявлению недобросовестных поставщиков. Однако показатель остается достаточно высоким.

Кроме просроченной дебиторской задолженности выполнение договорных обязательств оценивается по следующим параметрам:

- нарушение сроков поставки;

- несоответствие товара по требуемым техническим характеристикам;

- несоответствие заявленной структуре партии при поставках партиями, включающими широкую номенклатуру товаров.

Результаты анализа договоров поставки на выполнение договорных обязательств представлены на рисунке 15.

Можно сделать вывод, что качество работы с поставщиками в службе закупок растет, однако достаточно низкими темпами (10% за 4 года).

Анализ использования запасов осуществляется с помощью следующих показателей:

- коэффициент оборачиваемости;

- продолжительность оборота запасов в днях.

Коэффициент оборачиваемости () определяется по формуле:

, (1)

где С - стоимость потребления материальных ресурсов за определенный период;

- средняя величина запасов за период.

Результаты расчетов представлены в таблице 3.

Таблица 3 - Расчет коэффициента оборачиваемости запасов

Показатели	2006	2007	2008	2009
Стоимость потребления материальных ресурсов, тыс. руб.	2 775 239	2 934 445	3 512 707	3 758 238
Средние запасы, тыс. руб.	777 041	984 974	954 169	967 000
Коэффициент оборачиваемости запасов	3,57	2,98	3,68	3,89

В 2006 году предприятие заключило с группой поставщиков договора на поставку товара со скидкой, при условии покупки крупными партиями. В результате значительно увеличились запасы материальных ресурсов, что привело к снижению оборачиваемости. В 2008-2009 годах при незначительном изменении в уровне среднего запаса, темпы роста стоимости потребления материальных ресурсов увеличились, что привело к росту коэффициента оборачиваемости. Как следствие, уменьшился период оборота запасов в днях (рисунок 16), определяемый по формуле:

, (2)

где О - период оборота запасов в днях;

Коб - коэффициент оборачиваемости запасов.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 16. Изменение периода оборота запасов материальных ресурсов на предприятии ОАО «Уралкалий» за 2004 - 2007 годы

Результаты анализа полноты определения потребности в материальных ресурсах в количественной и стоимостной оценке представлены в таблице 4. Данные таблицы свидетельствуют о том, что по всем группам материальных ресурсов была завышена потребность в целом на 5 559 единиц или 602, 174 тыс. руб., что говорит о некачественном её определении. При изучении процесса планирования потребности в материалах было выявлено, что заявки на приобретение материальных ресурсов (рисунок 17) составляют специалисты производственных подразделений предприятия, поэтому подход к планированию потребности в материалах по многим параметрам является эвристическим, основанным на интуиции сотрудников. Это, безусловно, приводит к завышению, искажению плановой потребности в материальных ресурсах по сравнению с фактической.

Таблица 4 - Анализ полноты определения потребности в материальных ресурсах на предприятии ОАО «Уралкалий»

Группа материальных ресурсов	Плановая потребность	Фактическая потребность	Отклонения
	в количественной оценке, тыс.ед.	в стоимостной оценке, тыс. руб.	в количественной оценке, тыс.ед.	в стоимостной оценке, тыс. руб.	в количественной оценке, тыс.ед.	в стоимостной оценке, тыс. руб.	в количественной оценке, %	в стоимостной оценке, %
1. Оборудование	19	2 386 287	17	2 230 175	-2	-156 112	-12%	-7%
2. Материалы нормируемые	15 273	880 222	10 461	642 498	-4 812	-237 724	-32%	-27%
3. Топливо нормируемое	25	180 323	21	146 604	-4	-33 719	-17%	-19%
4. Материалы на РЭН	2 950	868 695	2 323	694 956	-627	-173 739	-21%	-20%
5. Прочие ненормируемые материалы	3 879	44 885	3 766	44 005	-113	-880	-3%	-2%
Итого:	22 145	4 360 412	16 587	3 758 238	-5 559	-602 174	-25%	-14%

При анализе выполнения плана закупок (таблица 5) было выявлено перевыполнение плана закупок по группам ненормируемых материальных ресурсов. По группам нормируемых ресурсов план был не выполнен. По оборудованию план закупок не выполнен в количественном выражении, однако произошло превышение плана по стоимостному показателю. В связи с вышеизложенным, возникает необходимость провести более детальный анализ по каждой группе материалов.

Отклонения от плана закупок по оборудованию возникли по следующей причине: часть оборудования поставлено не было, однако в процессе выполнения договора, поставщик изменил стоимость оборудования. ОАО «Уралкалий» пришлось принять условия поставщика - в стране нет больше производителей сложного горношахтного оборудования, которое по техническим параметрам соответствует необходимому. Оборудование же зарубежных поставщиков не подходит для способа добычи калийной руды, применяемого на российских рудниках и требует дорогостоящей модернизации.

Таблица 5 - Анализ выполнения плана закупок материальных ресурсов на предприятии ОАО «Уралкалий»

Группа материальных ресурсов	Плановый объем закупок	Фактический объем закупок	Отклонения
	в количественной оценке, тыс.ед.	в стоимостной оценке, тыс. руб.	в количественной оценке, тыс.ед.	в стоимостной оценке, тыс. руб.	в количественной оценке, тыс.ед.	в стоимостной оценке, тыс. руб.	в количественной оценке, %	в стоимостной оценке, %
1. Оборудование	15	1 916 852	15	1 961 359	-0,9	44 507	-6%	2%
2. Материалы нормируемые	15 976	920 756	12 829	756 991	-3 147	-163 766	-20%	-18%
3. Топливо нормируемое	27	195 219	26	188 318	-0,3	-6 901	-1%	-4%
4. Материалы на РЭН	2 730	803 978	2 983	830 064	253	26 086	9%	3%
5. Прочие ненормируемые материалы	3 200	37 027	3 340	39 026	140	1 999	4%	5%
Итого:	21 948	3 873 832	19 193	3 775 757	-2 755	-98 075	-13%	-3%

По нормируемым группам материальных ресурсов и материалам на РЭН целесообразно провести анализ факторов, оказывающих влияние на отклонение фактических объемов закупок от запланированных.

Потребность в нормируемых материальных ресурсах определяется как:

потребность = цена за единицу * норма расхода материала на ед. выпуска *

* объем выпуска продукции,

поэтому для групп нормируемых ресурсов такими факторами являются:

- цена;

- норма расхода материала;

- объем выпуска продукции.

Отклонение фактического объема закупки конкретного вида материала от запланированного за счет изменения цен () определяется по формуле:

, (3)

где - фактическая цена закупки единицы материала;

- плановая цена закупки единицы материала;

- фактический объем закупки материала.

Отклонение за счет изменения нормы () определяется по формуле:

, (4)

где - фактический расход материала в расчете на единицу произведенной продукции;

- плановая норма расхода материала на единицу выпускаемой продукции;

- фактический выпуск продукции.

Отклонение за счет изменения объемов выпуска продукции определяется по формуле:

, (5)

где - плановый выпуск продукции.

При пофакторном анализе отклонений были использованы следующие данные:

а) для анализа по нормируемым материалам:

План Факт

1) Объем выпуска продукции, тыс. тонн 4 856 4 971

2) Средняя цена единицы материала, руб. 57,63 59,01

3) Норма расхода материала, единиц на тонну 3,29 2,58;

б) для анализа по нормируемому топливу (мазут):

План Факт

1) Объем выпуска продукции, тыс. тонн 1 975 2 021

2) Средняя цена единицы материала, руб. 7,31 7,13

3) Норма расхода материала, единиц на тонну 0,014 0,013.

Объем выпуска продукции для мазута и нормируемых материалов различен. Это связано с тем, что мазут как топливо используется для производства отдельных видов продукции.

Результаты анализа представлены в таблице 6.

Таблица 6 - Анализ влияния факторов на отклонение от запланированного уровня фактического объема закупки нормируемых материальных ресурсов, прогноз 2007 год

Группа материальных ресурсов	Объем закупки	Отклонение фактического объема закупки от планового
	План	Факт	Всего	в том числе за счет изменения
				цены	нормы расхода	объемов выпуска продукции
Нормируемые материалы, тыс. руб.	920 756	756 991	-163 766	17 604	-203 102	21 732
Нормируемое топливо (мазут), тыс.руб.	195 219	188 318	-6 901	-4 708	-6 801	4 608

Анализируя данные таблицы, можно сделать вывод, что при планировании закупок были завышены нормы расхода материальных ресурсов на единицу продукции, что привело к сокращению фактического потребления и фактических закупок против плановых.

Для пофакторного анализа отклонений по материалам на РЭН целесообразно использовать следующие факторы:

- цена;

- соответствие номенклатуре;

- закупка в единицах товара.

Для анализа необходимы следующие данные:

План Факт

Средняя цена единицы материала, руб. 294 278

Закупки, соответствующие необходимой

номенклатуре, единиц 1 963 1 534

Часто поставщик осуществляет реализацию товаров со значительной скидкой при условии закупки крупной партии с определенным процентным соотношением каждой позиции в партии товара. Например, подшипник 412 - 5% партии, подшипник 409 - 7% партии, подшипник 411 - 5% партии и т.д. Все представленные марки подшипников используются на предприятии, однако реальная потребность не соответствует пропорциям, предложенным поставщиком. Но поскольку товар предлагается со значительной скидкой, служба закупок принимает решение приобрести подшипники даже несоответствующих марок.

Поэтому необходимо рассчитать коэффициент соответствия структуры закупок структуре потребления. По группам материалов, относящихся к материалам на РЭН (подшипники, листы, сверла, редукторы) было выявлено соотношение всех закупаемых позиций к позициям, соответствующим структуре потребления в исследуемый период. Это соотношение составило:

- по плану ;

- по факту .

Исходя из вышеизложенного, можно рассматривать формирование объема закупок как:

закупки = цена * количество товара соответствующего номенклатуре * коэффициент несоответствия структуры закупок по условиям договоров поставки структуре потребления.

Аналогично пофакторному анализу нормируемых материалов, проводится анализ материалов на РЭН.

Оклонение за счет несоответствия по номенклатуре рассчитывается как отклонение за счет изменения нормы (4), только вместо нормы расхода используется коэффициент соответствия структуры. Отклонение за счет изменения количества закупленного товара соответствующей номенклатуры (плановый против фактического) рассчитывается аналогично отклонению за счет объемов выпуска продукции (5). Вместо объемов выпуска продукции используется количества товара соответствующей номенклатуры.

Результаты расчетов представлены в таблице 7.

Таблица 7 - Анализ влияния факторов на отклонение от запланированного уровня фактического объема закупки материалов на ремонтно-эксплуатационные нужды, прогноз 2009 год

Группа материальных ресурсов	Объем закупки	Отклонение фактического объема от планового
	План	Факт	Всего	в том числе за счет
				цены	несоответствия по номенклатуре	количества товара соответствующей номенклатуры
Материалы на РЭН, тыс.руб.	803 978	830 064	26 086	-48 422	250 280	-175 772

По причине указанной выше - искажению реальной потребности при планировании специалистами подразделений, количества товара потребовалось гораздо меньше, а, следовательно, завышен и план закупок товара необходимой номенклатуры: экономия составила 175,8 млн.руб.

Выделенная особенность закупок стандартных материалов на РЭН на предприятии (закупка товара со скидкой, но в количестве и номенклатуре, несоответствующей структуре потребления) находит отражение в отклонениях за счет изменения цены (экономия 48,4 млн.руб.) и за счет несоответствия по номенклатуре (перерасход 250,3 млн.руб.).

Проведем анализ изменения объемов материальных ресурсов за 2007 год (таблица 8).

Таблица 8 - Изменение объемов материальных ресурсов на предприятии ОАО «Уралкалий» в 2009 году

Группа материальных ресурсов	Остаток на 1.01.2009	Объем закупок за 2009 год, прогноз	Потребление за 2009 год, прогноз	Остаток на 01.01.2010, прогноз	Изменение остатков на 01.01.2010 к 01.01.2009
	в тыс. ед.	в тыс. руб.	в тыс. ед.	в тыс.руб.	в тыс. ед.	в тыс. руб.	в тыс. ед.	в тыс. руб.	по количеству, %	по стоимости, %
1. Оборудование	4	503 111	15	1 961 359	17	2 230 175	2	234 295	-58%	-53%
2. Материалы нормируемые	1 750	94 807	12 829	756 991	10 461	642 498	4 118	209 301	135%	121%
3. Топливо нормируемое	2	14 131	26	188 318	21	146 604	8	55 845	292%	295%
4. Материалы на РЭН	987	270 322	2 983	830 064	2 323	694 956	1 647	405 430	67%	50%
5. Прочие ненормируемые материалы	4 677	49 788	3 340	39 026	3 766	44 005	4 251	44 809	-9%	-10%
Итого:	7 424	956 889	19 193	3 775 757	16 587	3 758 238	10 030	974 408	35%	2%

В целом остатки материальных ресурсов на центральном складе и на складах подразделений предприятия за год увеличились в количественном выражении на 35%, в стоимостном - на 2%. Рост остатков зафиксирован по группам нормируемых материальных ресурсов и группе «материалы на ремонтно-эксплуатационные нужды (РЭН)». Это связано с рядом причин.

Во-первых, в течении план закупок практически не пересматривается с учетом изменяющейся потребности, поэтому часто предприятие соглашается покупать материалы на условиях поставщика.

Во-вторых, при планировании закупок практически не учитываются остатки на складах на начало периода, что также приводит к росту запасов.

В-третьих, определяющим критерием при выборе поставщика по-прежнему является стоимость продукции.

Примером, иллюстрирующим недостатки в управлении бизнес-процессами «Запасы» и «Закупки», служит работа службы закупок с группой «нормируемое топливо».

Выбор именно этой группы материальных ресурсов для анализа обусловлен несколькими причинами.

Во-первых, мазут используется в качестве топлива при непрерывном производстве готового продукта, поэтому имеет высокую степень влияния на деятельность предприятия.

Во-вторых, затраты на мазут составляют 3% в себестоимости продукции: при себестоимости в 5 000 млн. руб. затраты на мазут составляют 150 млн. руб.

Мазут топочный марки Т-100 ГОСТ 10585-75 относится к нефтяным котельным топливам. Его изготовляют из остатков после отгона от нефти бензина, лигрогина, керосина и фракций дизельного топлива.

Сейчас на предприятие мазут поступает железнодорожным транспортом в цистернах по 65 тонн (рисунок 18). Мазут поступает от поставщика на склад хранения горюче-смазочных материалов (ГСМ), где его переливают в специальные емкости для хранения по 2 тыс. тонн каждая, всего 7 емкостей. Затем на складе из емкостей мазут переливают в бочки. Со склада в бочках мазут перевозят в парокотельные цеха рудоуправлений, в которых мазут используется в качестве топлива для печей сушки готового продукта. При сжигании мазута образуются продукты сгорания, загрязняющие атмосферу.

Основным поставщиком мазута топочного на предприятие ОАО «Уралкалий» является ООО «Ланкор» г.Пермь. Договором поставки определены следующие условия: цена закупки 1 тонны мазута топочного - 7 133 руб., поставки должны осуществляться каждые 30 дней, оплата по факту поставки.

Поставщик

Склад ГСМ Емкости для хранения

Парокотельные цеха

Готовый продукт Выбросы в окружающую среду

Рисунок 18. Бизнес-процесс движения мазута в логистической системе предприятия ОАО «Уралкалий»

В таблице 9 представлены данные о поставках мазута топочного в 2009 году. Из данных таблицы следует, что мазут доставляется на предприятия с нарушением договорных обязательств: максимальная задержка поставки составляет

76 - 30 = 46 дней (интервал между поставками с 19.08.2009 по 3.11.2007).

Таблица 9 - Поставки мазута на предприятие ОАО Уралкалий» в 2009 году

Поставки мазута топочного	Интервал между поставками, дни	Партия поставки, соответствующая интервалу времени, тонны
03.03.2009	45	4 550
17.04.2009	31	4 550
18.05.2009	43	4 550
30.06.2009	19	4 550
19.07.2009	76	1 950
03.10.2009	36	1 950
08.11.2009	30	1 950
08.12.2009		1 950
Закупки за 2009 год, прогноз:		26 000

Страховой запас мазута на предприятии создается в размере 3 570 тонн или 52 дня: учитываются возможные задержки в поставках - 45-50 дней плюс естественная убыль топлива: мазут в ёмкостях обводняется, поэтому необходимо иметь запас достаточный для его возгорания.

Издержки на хранение мазута топочного представлены в таблице 10.

Емкости для хранения мазута достаточно старые и требуют постоянных ремонтов (52% в структуре издержек).

Мазут - продут нефтепереработки и при повреждении емкости представляет опасность для окружающей среды, поэтому предприятие заключает договора страхования гражданской ответственности (12% издержек).

Поскольку мазут легко воспламеняется, предприятие несет расходы по соблюдению требований пожарной безопасности, выдаче заключений и разрешений пожарными службами (3% издержек).

Таблица 10 - Издержки на хранение мазута на предприятии ОАО «Уралкалий»

			руб.
Статьи расходов	Издержки на хранение мазута топочного:
	на 7 емкостей	на 1 емкость	на 1 тонну
1. Оплата труда с отчислениями	210 000	30 000	15
2. Амортизация	1 680 000	240 000	120
3. Эксплуатационные расходы	2 520 000	360 000	180
4. Расходы на ремонт	6 972 000	996 000	498
5. Страхование гражданской ответственности	1 680 000	240 000	120
6. Расходы на соблюдение требований пожарной безопасности, выдача заключений и разрешений пожарными службами	420 000	60 000	30
Итого:	13 482 000	1 926 000	963

В связи со спецификой данного материального ресурса (опасность для окружающей среды, пожароопасность, обводняемость мазута) нецелесообразно создавать большие запасы. Кроме того, отсутствуют большие скачки в потреблении - стандартное отклонение 30 тонн, имеющиеся же скачки прогнозируемы (зависимость объемов потребления от объемов производства).

Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что большой запас мазута создается в основном по причине задержек в поставках, что говорит о ненадежности выбранного поставщика.

Основными проблемами являются: отсутствие взаимосвязи производственных подразделений и службы закупок, поскольку план закупок составляется 1 раз в год и по многим группам товаров, несмотря на меняющиеся условия, практически не пересматривается. Отсутствие оперативного планирования и контроля приводит к снижению качества запасов (несоответствие номенклатуры материалов необходимой) при росте их количества. Как следствие, увеличение издержек на хранение, отвлечение из оборота капитала значительных сумм, появление неликвидов.

Несмотря на имеющиеся программные ресурсы, не осуществляются бизнес-процессы оперативного контроля над запасами.

Данные проблемы во многом возникают из-за отсутствия отлаженной работы с поставщиками. Долговременные отношения с поставщиком не являются приоритетными, главным при выборе остается цена товара.

Как следствие:

- договора поставки часто заключаются раз в год, на жестких условиях поставщика;

- появляются ненадежные поставщики, в связи, с чем приходится создавать большие страховые запасы.

Проиллюстрировать выявленные проблемы предприятия можно на рисунке 19.

Рисунок 19.- Основные материальные и информационные потоки между элементами «поставщик», «закупка», «склад», «производство» в логистической системе предприятия ОАО «Уралкалий»

Отсутствие прочных связей с поставщиками с одной стороны (и1, и2), слабое взаимодействие элементов «закупка», «склады» и «производство» (и3 - и6) с другой, приводят к накоплению избыточных запасов в микрологистической системе. Поэтому для оптимизации процесса закупок в логистической системе предприятия ОАО «Уралкалий» необходимо решить следующие задачи:

- снизить риск невыполнения договорных обязательств с поставщиками материальных ресурсов;

- скоординировать действия подсистем «закупки», «склады», «производство»;

- исправить сложившуюся ситуацию с уже имеющимися избыточными запасами.

3 Рекомендации по оптимизации бизнес-процессов закупочной деятельности предприятия ОАО «Уралкалий»

3.1 Мероприятия, направленные на повышение эффективности закупочной деятельности ОАО «Уралкалий»

Для решения задач, определенных в предыдущем разделе, предлагаются провести следующие мероприятия:

- для снижения рисков невыполнения договорных обязательств разработать процедуру и ввести стандарт по аккредитации поставщиков;

- для координации действий подсистем/под-процессов «закупки», «склады», «производство» разработать индивидуальную систему управления запасами материальных ресурсов (на примере мазута топочного) при условии работы с аккредитованным поставщиком;

- для исправления сложившейся ситуации с уже имеющимися избыточными запасами, создать в дирекции по материально-техническому обеспечению отдел по реализации избыточных запасов.

Итак, аккредитованный поставщик - поставщик, с которым предприятие планирует строить долговременные партнерские отношения, стратегический или монопольный поставщик. Риски, связанные с сотрудничеством с данным поставщиком считаются минимальными.

Процесс аккредитации поставщика описан в предложенном ниже стандарте.

Стандарт предприятия по аккредитации поставщика

а) Настоящий стандарт определяет порядок ведения закупочной деятельности в ОАО «Уралкалий» в части аккредитации поставщиков.

б) Комиссия по аккредитации.

1) Комиссия по аккредитации создается в каждой дирекции, в составе не менее трех человек.

2) Состав и количество членов Комиссии по аккредитации, а также любые изменения в составе Комиссии по аккредитации утверждаются распоряжением исполнительного директора соответствующей дирекции, который является Председателем Комиссии по аккредитации.

3) При проведении заседаний Комиссии по аккредитации обязательно ведется протокол, в котором отражается ход заседания Комиссии и все решения, принятые Комиссией.

4) При проведении заседаний Комиссии по аккредитации обязательно присутствуют Ответственный Секретарь комиссии и Ответственный Исполнитель, которые не имеют права голоса.

5) В обязанности Ответственного Секретаря Комиссии по аккредитации входит: организация заседаний Комиссии по аккредитации, ведение внутренней и внешней переписки, ведение протоколов заседания Комиссии по аккредитации, систематизация и архивирование документов, связанных с проведением процедуры Аккредитации.

6) В обязанности Ответственного Исполнителя входит: представление поставщика на рассмотрение Комиссии по аккредитации, подготовка пакета документов, необходимых для проведения Аккредитации, подтверждения Категории Аккредитации.

7) В случае отсутствия любого члена Комиссии его обязанности может исполнять лицо, которое замещает его по основному месту работы на основании приказа генерального директора.

8) Решение Комиссии по аккредитации принимается простым большинством голосов.

9) Комиссия по аккредитации правомочна принимать решения, если на ее заседании присутствует не менее 2/3 ее членов.

10) Комиссия по аккредитации имеет право привлекать для анализа документов любых профильных специалистов Общества и профильных специалистов сторонних организаций исключительно для получения независимого экспертного мнения. Привлеченные эксперты не имеют права голоса.

11) В обязательном порядке в правовое управление и управление безопасности для анализа направляются уставные документы поставщика, дилерские Договоры и другие документы, подтверждающие взаимоотношения поставщика с производителем товаров. Результаты анализа должны быть предоставлены по форме указанной в приложении Г ответственному исполнителю в течение 10 рабочих дней.

в) Категории поставщиков

Комиссия по аккредитации на основании проверенной информации присваивает поставщику товаров категорию. Предлагается присваивать следующие категории:

1) Аккредитованный поставщик - поставщик, с которым Общество планирует строить долговременные партнерские отношения, стратегический или монопольный поставщик. Риски, связанные с сотрудничеством с данным поставщиком считаются минимальными. Аккредитованный поставщик имеет следующие преимущества:

- При осуществлении закупки путем проведения Запроса предложений или открытого конкурса аккредитованный поставщик автоматически получает наивысшую оценку по критерию «Аккредитация».

- При осуществлении закупки путем проведения закрытого конкурса участником конкурса может стать только аккредитованный поставщик.

2) Неаккредитованный поставщик - поставщик, который никогда не выдвигался на рассмотрение комиссии по аккредитации, либо присвоение ему категории отложено по решению комиссии.

3) Неприемлемый поставщик - поставщик, риск работы с которым считается настолько высоким, что предприятие отказывается от взаимодействия с данным поставщиком. Категория «Неприемлемый поставщик» присваивается в следующих случаях:

- предоставление поставщиком недостоверной информации;

- серьезные и систематические нарушения договорных обязательств;

- установленная поставка контрафактной продукции по вине поставщика;

- неудовлетворительное мотивированное заключение управления безопасности ОАО «Уралкалий»;

- установлены факты нарушения кодекса делового поведения, возникшие в связи с осуществлением деятельности данного поставщика;

- наличие подтвержденной негативной информации о поставщике от производителей или потребителей товаров предоставляемых данным поставщиком.

г) Порядок проведения аккредитации

1) Аккредитация проводится для групп товаров, имеющих высокую степень влияния на деятельность предприятия, которая определяется на основе экспертной оценки.

2) Комиссия по аккредитации по результатам рассмотрения пакета документов может принять решение о присвоении или неприсвоении поставщику категории «Аккредитованный поставщик». В случае присвоения поставщику Категории «Аккредитованный поставщик» поставщику выдается свидетельство об аккредитации по форме, указанной в приложении Б.

3) Поставщики, которым не была присвоена категория «Аккредитованный поставщик» могут быть повторно представлены на рассмотрение комиссии. При этом пакет документов должен быть обновлен.

4) Свидетельство об аккредитации подписывается председателем комиссии по аккредитации и направляется поставщику заказным письмом с уведомлением о вручении. Копия свидетельства регистрируется в реестре аккредитованных поставщиков с указанием порядкового номера и срока действия свидетельства и хранится в архиве комиссии по аккредитации.

5) Категория, присвоенная поставщику по результатам аккредитации, закрепляется за поставщиком сроком на пять лет.

6) В случае изменения формы собственности и перерегистрации поставщика статус аккредитованного поставщика передается его правопреемнику при предоставлении соответствующих документов.

7) В течение срока действия аккредитации комиссия по аккредитации обязана проводить анализ сотрудничества аккредитованного поставщика с предприятием. На основе проведенного анализа комиссия по аккредитации принимает решение о подтверждении либо лишении поставщика категории «Аккредитованный» поставщик.

8) Поставщик может быть лишен категории «Аккредитованный поставщик» по решению комиссии по аккредитации, в случае, если в течение периода действия аккредитации поставщик:

- неоднократно нарушал сроки поставки, и иные существенные условия договора поставки;

- имеет просроченную дебиторскую задолженность перед ОАО «Уралкалий» по обязательствам различного рода более 30 дней;

- не сохранил партнерские взаимоотношения с производителем товаров;

- не может предоставить документы, подтверждающие право ведения аккредитуемой деятельности (производства и/или продажи товаров);

- получил мотивированное негативное заключение управления безопасности.

9) В случае лишения поставщика категории «Аккредитованный поставщик», ответственный секретарь комиссии по аккредитации делает соответствующую отметку в реестре аккредитованных поставщиков на основании протокола заседания комиссии по аккредитации.

10) О лишении поставщика категории «Аккредитованный поставщик» ответственный секретарь комиссии по аккредитации уведомляет поставщика ответственного исполнителя службы закупок в течение трех рабочих дней.

11) В случае присвоения поставщику категории «Неприемлемый поставщик» ответственный секретарь комиссии по аккредитации уведомляет об этом ответственного исполнителя и сотрудника группы нормативно справочной информации.

12) Все решения комиссии о присвоении поставщику категории «Неприемлемый поставщик» ответственный секретарь доводит до сведения группы нормативно-справочной информации. Группа нормативно-справочной информации в свою очередь должна блокировать возможность проведения каких-либо операций с данным поставщиком в системе управления ресурсами предприятия в течение 2 рабочих дней. При этом ответственный секретарь должен проверить результаты блокировки, и направить в группу нормативно-сметной информации электронное письмо, подтверждающее, что проверка выполнена и возражений нет. В реестре неприемлемых поставщиков должна содержаться следующая информация: наименование поставщика, юридический адрес, наименование дирекции инициатора, номер и дата протокола заседания комиссии по аккредитации, на котором поставщику присвоена категория «Неприемлемый поставщик».

д) Состав пакета документов для проведения аккредитации:

1) заявка-анкета поставщика (приложение В);

2) справка об истории работы с поставщиком (приложение Г);

3) нотариально заверенные копии уставных документов (устав, свидетельство о регистрации, выписка из единого государственного реестра юридических лиц, приказ о назначении руководителя);

4) заключение правового управления предприятия ОАО «Уралкалий»;

5) анализ бухгалтерской отчетности на последнюю отчетную дату. Анализ производится на основании предоставленных поставщиком форм № 1 и №2 бухгалтерской отчетности;

6) заверенные поставщиком копии дилерских договоров, а также иных документов, подтверждающих, что данный поставщик является официальным представителем производителя товаров;

7) заверенные поставщиком копии документов, подтверждающих право ведения аккредитуемой деятельности;

8) заверенные поставщиком копии сертификатов системы менеджмента качества;

9) заключение управления безопасности (приложение Д) ОАО «Уралкалий»;

10) справка из группы нормативно-справочной информации об отсутствии поставщика в реестре неприемлемых поставщиков;

11) справка из правового управления о выставленных в адрес данного поставщика претензиях, предъявленных исках;

12) справка о наличии просроченной дебиторской и кредиторской задолженности сроком более 30 дней.

Для проверки эффективности процедуры аккредитации необходимо разработать индивидуальную систему управления запасами и закупками мазута топочного в условиях работы с аккредитованным поставщиком, а также смоделировать работу в данной системе при изменяющейся потребности в материальном ресурсе.

В результате работы комиссии по аккредитации выбран поставщик мазута топочного ООО «ЛукойлПермьНефтепродукт». Данный поставщик предоставил все необходимые документы, был проверен на надежность и согласен работать на условиях, предложенных ОАО «Уралкалий». Однако стоимость 1 тонны мазута возрастет на 15% и составит 7133*115%=8 203 рубля за тонну. Стоимость подачи одного заказа составит 4000 руб.

Необходимо рассчитать экономичный размер заказа с применением формулы Уилсона:

, (6)

где ЭРЗ - экономичный размер заказа, единиц;

А - затраты на размещение и выполнение одного заказа, руб.;

S - годовая потребность в заказываемом товаре, единиц;

i - затраты на хранение одной единицы товара на складе, руб.

В предыдущем разделе был произведен расчет издержек на хранение мазута топочного (таблица 8). Согласно данным таблицы, хранение 1 тонны мазута обходится предприятию в 964 рубля. Годовая потребность в мазуте составляет 20 552 тонны.

Тогда экономичный размер заказа составит:

тонн.

Цистерна для доставки вмещает 65 тонн мазута. Необходимо привести в соответствие оптимальный размер заказа по вместительности цистерн:

438 тонн составляет 6,7 цистерн, тогда перевозка в 7 цистернах составит 455 тонн. Полученный объем мазута топочного - 455 тонн - и будет являться экономичным размером заказа.

Для моделирования системы управления закупками и запасами мазута требуется рассчитать следующие виды запасов:

- максимальный текущий,

- подготовительный,

- страховой,

- переходящий (норму запаса),

- минимальный,

- максимальный желательный запасы.

Количество поставок в год составит поставок, где 20552 тонны- годовая потребность, 455 тонн - экономичный размер заказа

Тогда интервал между поставками (максимальный текущий запас) составит

дней.

Максимальный текущий запас (Змакс.тек) в тоннах является произведением максимального текущего запаса в днях и среднесуточного потребления. Он составит

тонн.

Подготовительный запас (Зподг) равен 1 дню или 57,09 тоннам.

Страховой запас (Зстрах )определяется по формуле:

Зстрах= t/ * p, (7)

где t/ - максимальная задержка поставки за определенный период,

p - среднесуточное потребление.

Поскольку анализируется работа с новым поставщиком, данные о задержках поставок отсутствую. Поставщик проверен на надежность выполнения договорных обязательств, однако необходимо учитывать определенную степень вероятность задержек поставок - максимально возможный показатель по данному аккредитуемому поставщику составляет 4 дня.

Таким образом, страховой запас в тоннах равен:

Зстрах= 4 * 57,09 = 228,36 тонн.

Уровень переходящего запаса или нормы запаса (Знорма) определяется по формуле:

. (8)

дней или 8,98 * 57,09 = 512,67 тонн

Норма запаса является определенной точкой контроля в системе управления запасами, нередко определяется как уровень запаса, при достижении которого производится очередной заказ.

Минимальный запас (Змин) определяется по формуле:

 (9)

Для мазута топочного он равен 1+4 = 5 дней или

5 * 57,09 = 285,45 тонн.

Максимальный желательный запас (Змакс) определяется по формуле:

. (10)

В данном примере он составляет:

7,97 + 1 + 4 = 12,97 дней или

12,97 * 57,09 = 740,46 тонн.

Итак, были определены показатели основных видов запасов для материального ресурса - мазута топочного. Данные представлены в виде рисунка 20.

Рисунок 20. Показатели основных видов запасов мазута топочного на предприятии ОАО «Уралкалий»

Предлагаемая система управления закупками и запасами направлена на создание оперативного информационного потока между звеньями «поставщик», «специалист службы закупок», «технический специалист в цехе».

Описание данной системы представлено ниже.

Технический специалист предоставляет оперативную информацию о расходе мазута. В случае отклонений от среднесуточного потребления выясняются причины и выявляются тенденции дальнейших отклонений.

Кроме того, технический специалист должен оперативно сообщать ответственному специалисту службы закупок обо всех прогнозируемых изменениях в потреблении, например, изменение плана производства, остановочные ремонты в цехах производства готовой продукции, в парокотельных цехах.

В случае, если информации об изменении потребности не поступает, специалист службы закупок по достижению нормы запаса в днях, оценивает текущие запасы и совершает либо стандартный заказ, либо, в случае выявления отклонений, корректирует сроки поставки или объемы заказа.

Модель работы в данной системе при изменяющейся потребности в материальном ресурсе представлена на рисунке 21.



Рисунок 21 - Модель управления запасами мазута топочного на предприятии ОАО «Уралкалий»

В первые 16 рабочих дней потребление соответствовало определенной среднесуточной потребности - 57 тонн. На 16 рабочие сутки сломалась одна из газовых установок, которые также применяются для сушки готового продукта, но в других производственных подразделениях. Существует техническая возможность работы другой установки на мазуте, поэтому потребление мазута увеличилось до 75 тонн. Технический специалист сообщил специалисту службы закупок об изменении потребности. По достижении нормы запаса специалист службы закупок делает заказ на поставку не на 24, согласно графику поставок, а на 22 сутки, чтобы запасы не падали ниже страхового уровня.

Газовое оборудование было отремонтировано, потребление мазута в следующем интервале между поставками не отклоняется от нормы, поэтому на 30 рабочий день осуществляется стандартная поставка, 455 тонн. На 38 рабочие сутки ситуация также остается стабильной, поэтому осуществляется стандартная поставка.