Управление сельскохозяйственным производством с основами маркетинга

По содержанию документы могут быть простыми и сложными. Простой документ содержит информацию по какому-либо одному вопросу (факту, событию, явлению) в разрезе одного показателя. Такие документы легко обрабатываются. В сложных документах отражается несколько вопросов, которые, как правило, относятся к нескольким структурным подразделениям или исполнителям (приказы, плановые и отчетные документы).

По месту составления документы делят на внутренние, созданные на данном предприятии и используемые внутри него (например, график рабочей недели аппарата управления и т. п.), и внешние, поступившие от других предприятий, организаций (отдельных лиц) или направленные им.

По происхождению различают документы официальные (служебные) и личные (заявления, письма, жалобы и т. п.), полученные от работников данного предприятия.

По степени гласности документы бывают секретные и несекретные. Секретные документы имеют в правом верхнем углу пометку о секретности.

По степени подлинности документы делят на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник - это документ, соответствующим образом оформленный и подписанный должностным лицом.

Копия - точное воспроизведение подлинника (оригинала), засвидетельствованное в установленном порядке и имеющее одинаковую с ним юридическую силу. Выписка - копии, воспроизводящие часть интересующего текста документа. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Отпуски - полные копии отосланных документов, подшиваемые в дело предприятия-отправителя. Правильность удостоверяется пометкой «верно» и подписью лица, ответственного за делопроизводство.

Чтобы обладать юридической силой, документы должны содержать ряд элементов, называемых реквизитами. Совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности на листе бумаги, называется его формуляром. Формуляр документа должен содержать все необходимые для оперативной работы с ним сведения. Формуляр, характерный для определенной разновидности документов, называется типовым формуляром. Состав реквизитов различных документов зависит от содержания документа, его назначения и способа обработки. В стандартных документах за каждым отдельным реквизитом закреплено определенное место. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие и неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Реквизиты в документе располагают с учетом логической последовательности операций по его подготовке, оформлению и использованию, что облегчает восприятие документа. Реквизиты (кроме трафаретного текста) помещаются в левом верхнем углу листа на расстоянии 3-3,5 см от края, что позволяет читать документ, подшитый в дело. Верхнее правое поле используется для проставления различного рода отметок, резолюций.

К общим реквизитам организационно-распорядительных документов относится: изображение герба РБ; эмблема; изображение правительственных наград; наименование организации или предприятия (автора документа) и его адрес; номер телефона; номер счета в банке; название вида документа (приказ, протокол и т. д.); место составления или издания; заголовок к тексту; текст; подпись; отметка об исполнении документа. Настоящий перечень реквизитов неполный. В конкретных документах их может быть больше или некоторые из них могут отсутствовать.

Все основные документы предприятия должны, как правило, печататься на бланках, что придает информации официальный характер, облегчает использование документа и его исполнение, повышает культуру управления. Бланк документа - это лист бумаги стандартного размера с заранее напечатанными элементами-реквизитами. Каждое предприятие должно иметь бланки для служебных писем и бланки для всех других документов.

Текст является основным реквизитом документа. Содержание его должно соответствовать наименованию документа, факты, которые приводятся в документе, должны быть достоверными, формулировки - правильными в юридическом отношении. В документе должен быть заголовок, отражающий содержание документа и суть действия, например «О подготовке и проведении сева». Этим обеспечивается четкость содержания документа при регистрации, сокращается время его прохождения и рассмотрения руководителем, облегчается систематизация дел и др.

Обычно в документах соблюдается следующая последовательность изложения: вводная часть, где указывается основание составления документа, далее раскрывается сущность вопроса (доказательства) и в заключение излагаются выводы и предложения (решения, просьбы и т. д.). В ряде случаев текст документа может содержать лишь заключение (приказы, распорядительную часть и т. п.).

В любом документе проставляется дата его подписания или утверждения, кроме протоколов или актов, где датой является время указанного события. Дата проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если документ готовится не на бланке, то его дата указывается ниже текста слева от подписи.

Проект документа предварительно согласовывается, что позволяет определить правильность предлагаемых решений, учесть интересы различных подразделений и служб, а также соответствие документа действующему законодательству. Согласование выражается визированием документа соответствующими должностными лицами либо проставлением грифа согласования. Согласование документа производится как внутри предприятия, так и вне его. Отметка о согласовании (гриф, виза) проставляется на последней странице документа или на отдельном листе.

В служебных документах употребляется официально-деловой стиль. Характерным для него являются слова и термины, применяющиеся в административно-канцелярской речи, редкое использование средств образного письма и выражения личных чувств автора. Документ необходимо писать разборчиво, чтобы он легко читался, без ошибок и помарок. Текст необходимо располагать в соответствии с установленным порядком, при соблюдении интервалов, с разделением его на составные части (главы, параграфы, пункты, абзацы). В документах не следует допускать специфически местных и двусмысленных слов и выражений, искажения общепринятых формулировок, сокращений.

Учитывая роль, которую выполняют документы в процессе управления, руководители и специалисты предприятий должны знать основные требования, которые предъявляются к их проектированию:

1. Документ должен быть издан полномочным органом или должностным лицом соответствующей компетенции.

2. Документ не должен противоречить действующему законодательству и директивным указаниям вышестоящих органов.

3. Документ должен быть достоверным и отвечать задачам конкретного руководства, то есть основываться на фактах и содержать определенные и реальные предложения или указания.

4. Документ должен быть составлен по установленной форме.

5. Форма документа должна отвечать поставленной цели и принятым на предприятии методам работы, быть удобной в использовании.

6. Документ должен обеспечивать возможность фиксировать

информацию в логичном и заранее установленном порядке, облегчать нахождение соответствующей информации путем отчетливых заголовков, наименований граф и т. п.

7. Форма документа должна обеспечивать легкое внесение необходимых записей в соответствии с принятым способом обработки документов и др.

8. Документ должен быть составлен точно, полно, ясно, сжато, убедительно.

Точным документом считается тот, который отражает действительное положение дел, не допускает двойного толкования.

Документ считается полным, если содержание его исчерпывает все обстоятельства дела, связанные с решением вопроса. Документ, в котором нет лишних слов и повторений, является сжатым.

Полная обоснованность и емкое доказательство делают его убедительным.

Документ приобретает юридическую силу после того, как он подписан лицом, которому предоставлено на это право соответствующими положениями.

3. Основные виды организационно-распорядительной (общей) документации

Организационно-распорядительная документация подразделяется на:

1. Организационную (положения, уставы, инструкции, правила).

2. Распорядительную (постановления, распоряжения, решения, приказы по основной деятельности, указания), характеризующую административную деятельность предприятия, учреждения.

3. Служебно-информационную (письма, телеграммы, докладные записки, справки, обзоры, сводки и др.).

4. Документация о личном составе (приказы о личном составе, личные дела и карточки, записки о переводе, характеристики и др.).

5. Предложения, заявления и жалобы граждан.

Положение - это правовой документ, определяющий порядок образования, род деятельности, права, обязанности, структуру и организацию работы предприятия и структурных подразделений на длительный промежуток времени. Текст положения содержит следующие основные разделы: общую часть, основные задачи и функции, права и ответственность.

Устав - юридический документ, оформляющий образование предприятия (организации) и определяющий его структуру, функции и правовое положение (например, Устав колхоза). Он утверждается вышестоящим органом управления и вводится в действие приказом или постановлением.

Постановления принимаются органами государственного управления, различными коллегиальными и общественными органами, съездами, конференциями, совещаниями и собраниями для решения наиболее важных вопросов. Постановления, изданные органами государственного управления, являются нормативными актами и обязательны для исполнения всеми предприятиями.

Решения принимаются местными Советами народных депутатов, исполнительными комитетами местных Советов для решения наиболее важных вопросов их компетенции. Решения являются основным документом деятельности правления колхоза.

Приказ - основной распорядительный документ, издаваемый руководителем государственного сельскохозяйственного предприятия, объединения, действующий на основе единоначалия и в пределах его полномочий, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным предприятием. В процессе подготовки приказа его проект согласовывается (визируется) с руководителями подразделений и служб, которым его предстоит выполнять.

Приказы подразделяются на две группы: приказы по личному составу, так называемые кадровые приказы, и приказы по общим вопросам управления. Проект приказа по общим вопросам чаще составляется по поручению руководителя предприятия работниками соответствующего отдела (службы), управления или подразделения.

Распоряжение является документом, в котором предписывается решение конкретного вопроса, исходящее от лица или органа, правомочного решать данный вопрос. Как правило, распоряжение начинается со слов «В соответствии», «В связи», а текст излагается в повелительной форме - «Указать». «Предложить», «Утвердить» и т. д. Остальные реквизиты аналогичны приказу.

Циркуляр - документ, обязательный к исполнению подведомственными предприятиями, организациями или отдельными должностными лицами. Эта форма распоряжения или предписания чаще всего используется вышестоящими сельскохозяйственными органами в области учета и отчетности, финансовой и плановой деятельности.

Инструкция - руководящие указания по выполнению необходимых видов работ или поведению работников при определенной производственной ситуации. Инструкции разрабатываются для повторяющихся видов управленческих работ и действуют в течение продолжительного срока в качестве постоянного руководства в работе.

Протокол - документ, в котором последовательно фиксируется ход обсуждения вопросов коллегиальных органов (совещаний» симпозиумов, семинаров, конференций и т. п.). Протокол ведет секретарь коллегиального органа или специально назначенное лицо; подписывают его председатель собрания, секретарь.

Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, составляющихся по самым различным вопросам деятельности. Их подразделяют: на письма-запросы, письма-ответы, сопроводительные письма, информационные письма, заключения и извещения. Основными логическими элементами письма являются: введение или вступление, изложение сути дела, доказательства, выводы, заключения.

Телеграммы, телефонограммы и радиограммы - документы, с помощью которых передается срочная информация, излагаемая в сжатой форме («телеграфный стиль» изложения). Таким путем передаются обычно несложные тексты.

Докладная записка (справка) составляется с целью информации вышестоящих органов или должностных лиц по одному или группе вопросов о каких-либо событиях, фактах, результатах командировок, обследований с выводами и предложениями.

Объяснительная записка - документ, в котором дается разъяснение, объяснение по тому или иному факту, действию, вызвавшему те или иные отклонения от программы, установленного порядка и т. п.

Акт - документ, в котором подтверждаются установленные факты или события. Он, как правило, составляется несколькими лицами (комиссией) или одним специально назначенным лицом (например, акт сдачи-приемки дел и т. п.). К актам могут прилагаться разнообразные справки, подтверждающие те или иные факты, о которых идет речь.

Заключение - документ, в котором излагается мнение организации, комиссии или отдельного специалиста по какому-либо вопросу или документу.

Договор - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения.

Извещение (о заседании, собрании, конференции) - документ, информирующий о предстоящем мероприятии и предлагающий принять в нем участие.

Обзор - документ, составленный в целях информации о работах в той или иной области деятельности и т. п.

Стенограмма - составная часть докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществляемая методом стенографии.

Требования к рукописному и машинному оформлению организационно-распорядительных документов:

· Рукопись документа следует писать четко и разборчиво на стандартной бумаге А₄ (297х210 мм) и А₅ (148х210 мм).

· Не допускается составление документа карандашами, красными и зелеными чернилами, наличие вставок, исправлений, разночтений.

· Документ должен иметь все необходимые реквизиты.

· Текст документа должен излагаться кратко, нейтрально, без эмоций и грубых выражений, сокращения - общепринятые. Желательно применять прямой порядок слов, а сложные предложения заменять простыми.

· Документ следует писать на одной стороне листа (на двух сторонах - при условии, если срок хранения документа составит не более трех лет).

· Левое поле документа должно составлять от края листа не менее 30 мм, правое - 8 мм, нижнее и верхнее - 20 мм.

· Для печатных страниц ширина строки не более 64 печатных знаков и 41 строка (для листа формата А₄).

· Страницы документа нумеруются посередине верхнего поля арабскими цифрами на расстоянии 15 мм от верхней кромки листа.

· В конце реквизитов (название вида документа, заголовка к тексту) ставится точка. Исключение может составлять текстовая часть документа.

· В реквизите «Подпись», ФИО подписывающего документ лица и подпись следует печатать на уровне последней строки наименования должности.

· Дата составления документа ставится с левой стороны, ниже последней строки наименования должности.

4. Организация делопроизводства и документооборота на предприятии

Под делопроизводством понимается совокупность методов, способов и процессов работы с документами, осуществляемых на предприятиях (в организациях) в ходе выполнения ими своих функций и задач. Это особый вид управленческой деятельности, включающий работу по составлению, оформлению, приему, регистрации, обработке, контролю исполнения документов, их размножению, отправке и передаче, формированию дел, а также хранению обработанных документов в архиве.

Операции, связанные с составлением документов, их печатанием, хранением, отправкой, принято относить к общему (административному) делопроизводству. Делопроизводство, имеющее свои особенности в ведении и оформлении документов, относится к специальному делопроизводству.

Ответственность за организацию правильного ведения делопроизводства возлагается на руководителя предприятия, организации. В большинстве хозяйств делопроизводство осуществляют работники бухгалтерии, секретарь-машинистка, в крупных хозяйствах - специально назначенные технические исполнители, работники канцелярии.

В зависимости от характера и объема работ, а также от структуры управления применяют централизованную, децентрализованную и смешанную системы делопроизводства.

При централизованной системе все операции, связанные со служебной документацией, сосредоточиваются в одном месте - или у работника бухгалтерии, или у секретаря. Применяется эта система чаще всего в небольших и средних по размеру хозяйствах.

При децентрализованной системе операции по делопроизводству рассредоточены по отдельным структурным подразделениям, где вся работа с документами, относящаяся к деятельности данного подразделения, поручается одному из должностных лиц.

Смешанная система организации делопроизводства представляет сочетание двух систем: часть операций выполняется централизованно, а часть - децентрализовано. Применять ее целесообразно на крупных предприятиях с большим документооборотом, централизованным выполнением операций, с корреспонденцией (прием, отправление, размножение и контроль исполнения). Операции по исполнению служебных документов осуществляются в общехозяйственных функциональных подразделениях (бухгалтерии, плановом отделе и др.).

В основу делопроизводства независимо от принятой на предприятии системы должны быть положены следующие принципы:

1. Во всех подразделениях предприятия применять унифицированные формы документации, рациональные приемы ее оформления, исполнения и контроля.

2. Входящая документация принимается и регистрируется в одном месте.

3. Система регистрации документов должна обеспечивать возможности контроля их исполнения.

4. Система хранения документов обеспечивает возможности их контроля и быстрого нахождения, составление необходимой справки для работников управления и посетителей.

5. Рациональная организация делопроизводства предполагает систематический инструктаж работников, контроль соблюдения правил по делопроизводству.

Под документооборотом понимается движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Четкость и действенность всей работы по делопроизводству зависят от правильной организации документооборота, который характеризуется количественными параметрами, составом документов, соотношением различных видов и частотой их поступления.

Правильная организация документооборота предполагает также рациональную последовательность и прямоточность движения и обработки документов, то есть прохождение их кратчайшим путем от места составления до места исполнения или использования; однократность операций по обработке документов, то есть исключение прохождения звеньев управления, не вызываемых деловой необходимостью; оправданность перемещения каждого документа, исключающая или ограничивающая возвратные поступления; максимальное единообразие в порядке прохождения и в процессе обработки основных видов документов, позволяющих широко применять средства механизации и автоматизации.

Для четкой организации документооборота необходимо получить сведения об объемах входящей и исходящей документации по видам документов, распределении их по документопотокам, наличии типовых текстов, стандартных и унифицированных форм. Кроме того, надо точно знать, какие инстанции проходит документ каждого вида в ходе обработки. При этом особое внимание следует обратить на дублирование операций, изменение маршрута.

При анализе документооборота целесообразно использовать графические методы, сравнительные оперограммы обработки документов, маршрутные схемы их движения, сравнительные функциограммы распределения обязанностей между сотрудниками, выполняющими работы по делопроизводству. Это позволит установить, откуда поступает документ, в каких целях и кем он используется, сколько раз обращается в той или иной процедуре или операциях, в каком количестве процедур применяется, какова последовательность его обработки, выявить случаи многократного возвращения к одному и тому же исполнителю и т. д.

На основе проведенного изучения и в целях упорядочения документооборота разрабатываются маршрутные схемы или схемы документооборота по специальным функциям управления или основным видам документов, иногда составляются планы документооборота. В планах указывают, какую документацию составляют и подписывают работники, сроки передачи другим работникам, сроки обработки документов в отделах, устанавливают обязанности работников при работе с документами и др.

Независимо от объема поступающей документации работа с ней должна включать следующие стадии: прием, регистрация, направление на исполнение, исполнение, контроль исполнения, отправка по назначению и подшивка.

Прием документов. Все документы, которые поступают на предприятие, называют входящими. Принятые документы вскрываются, проверяется правильность их доставки по адресу. Присланная ошибочно корреспонденция возвращается в почтовое отделение с надписью «Ошибочно доставлено». Корреспонденция с надписью на конвертах «Лично» или адресованная персонально работнику предприятия не вскрывается. В случае если поступившая корреспонденция существенно повреждена и вызывает сомнение в сохранности содержимого, следует составить соответствующий акт.

Прием и обработку поступивших на предприятие документов следует производить централизованно. В средних хозяйствах эту работу выполняет секретарь, а в крупных - работники канцелярии, что позволяет вести точный учет поступлений, шире использовать средства механизации при обработке корреспонденции и более рационально организовать последующее прохождение документов.

Регистрация или учет корреспонденции. С проставления регистрационного штампа начинается учет входящих документов; заканчивается обработка документов их сортировкой в соответствии с перечнями на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов определяется в каждом предприятии, учреждении руководителем, согласовывается с юристом и объявляется приказом по предприятию. Регистрации подлежат все документы, требующие решения или ответа, а также все предложения, заявления и жалобы работников.

Документы, поступившие в колхоз, регистрируют по журнальной или карточной системе либо другим способом. При поступлении 1000-1500 документов в год чаще применяется журнальная система, при 2000-3000 - карточная, если документов 5000 и более - целесообразно регистрировать их на перфокартах.

В СПК чаще применяют журнальную систему регистрации. Записи в журнале ведут в хронологическом порядке, то есть по мере поступления документов.

Документы необходимо передавать руководству или непосредственно исполнителям в день их получения, телеграммы и другие срочные документы - в первую очередь. В зависимости от содержания документа лицо, ответственное за делопроизводство, готовит необходимый справочный материал или соответствующее разъяснение для руководителя хозяйства.

Во многих предприятиях основная масса поступивших документов передается руководству. Этот порядок допустим в хозяйствах, где небольшой объем документооборота. На крупных предприятиях, как показывает опыт, количество документов, которые целесообразно просматривать руководителю, не должно превышать 10-15 % от общего объема входящих документов. Руководитель, рассмотрев документ, пишет на нем резолюцию, которая указывает на порядок и характер решения вопроса исполнителем.

Целесообразно составлять примерный перечень документов, которые должен рассматривать руководитель хозяйства. К ним в первую очередь относятся документы вышестоящих организаций, документы по принципиальным вопросам деятельности предприятия, исполнение которых требует решения руководителя. Остальные документы следует направлять непосредственно исполнителям в соответствии с выполняемыми ими функциями. Когда исполнение поручается нескольким сотрудникам, ответственным считается то лицо (или отдел), которое названо первым. Ускорению процесса исполнения такого рода документов служит оперативное снятие необходимого числа копий и рассылка их сразу всем исполнителям.

Журнальная система регистрации при больших объемах документооборота затрудняет поиск нужных записей о документе, особенно работу с ними в будущем, не позволяет механизировать многие операции (справочный поиск, контроль и др.).

Более прогрессивным является карточный метод регистрации документов, когда данные об одном или группе документов, объединенных общим признаком, заносятся на карточку определенного формата. Карточки заранее нумеруются по два экземпляра одним порядковым номером. Один экземпляр карточки направляется с письмом в соответствующее структурное подразделение или исполнителю, а второй (полученный под копирку) - остается у секретаря для контроля или справки о направлении поступившего документа.

Карточки у секретаря (или специально назначенного работника) располагаются в картотеке по различным существенным признакам: в хронологическом порядке, по содержанию, исполнителям, срокам исполнения, индексам и т. п. Указанные признаки надписываются на разделителях (на картонных прокладках), что позволяет быстро получать необходимые справки, вести четкий и своевременный учет исполнения документов. Реквизитные записи в карточках должны быть конкретными, записи о содержании входящего документа - краткими, с указанием рассматриваемого вопроса или документа.

На крупных предприятиях начинают применять механизированную систему поиска документов на картах с краевой перфорацией, позволяющую повысить эффективность всей системы информационного обеспечения управления.

К числу общих требований к организации процесса учета относится обязательная регистрация входящих документов в день их получения, а исходящих и внутренних - в день их подписания. Входящие документы направляются исполнителю сразу же после регистрации, иначе происходит задержка в исполнении документов.

Документы должны поступать на отправку правильно оформленными в соответствии с требованиями стандартов. Для постоянных адресатов целесообразно пользоваться заранее приготовленными конвертами, координаты на которых отпечатаны типографским способом или оперативными множительными средствами.

По завершению работы с документом работник (как правило, секретарь) отмечает исполнение, подшивает копию ответа в дело, а первый экземпляр готовит к отправке.

Контроль исполнения документов является составной частью общей системы контроля исполнения на предприятии. Контроль документов как вторичное явление должен служить сигналом к выявлению возможного невыполнения работы в установленный срок. В то же время он является важным средством систематического совершенствования работы с документами на предприятии. Руководитель должен иметь детальный план мероприятий, связанных с контролем.

Для облегчения проверки исполнения документов, заданий целесообразно применять контрольную картотеку. Каждый документ регистрируется на отдельной карте, которая помещается в картотеку контролируемых документов и находится там до тех пор, пока не будет выполнено определенное действие. Картотека удобна тем, что позволяет вести систематический контроль. Контроль за сроками исполнения документов должен быть предварительным, проводиться до истечения положенного срока, чтобы имелась возможность своевременно принять меры для выполнения задания. Контроль за исполнением документов и правильностью решений содержащихся в них вопросов осуществляют руководители предприятия и структурных подразделений, а также уполномоченные лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на лицо, ответственное за делопроизводство.

В процессе деятельности предприятий и организаций создаются сотни и тысячи документов. Если каждый документ будет храниться на своем месте, это облегчит быстрое и четкое справочно-информационное обслуживание аппарата управления. Поэтому вся созданная и поступившая извне документация группируется по определенной системе в делах. Делом называется совокупность служебных документов по данному вопросу или предмету, помещенных в отдельную обложку (папку). Первичная группировка документов осуществляется по следующим признакам: авторский, номинальный, хронологический, корреспондентский, географический, предметно-вопросный.

Номенклатура дел - систематизированный список (перечень) названия дел, которые должны быть заведены в соответствующих подразделениях и в хозяйстве на предстоящий календарный год с указанием сроков их хранения. Она должна отражать всю документацию, образующуюся в деятельности предприятия и его подразделений. Номенклатура дел согласовывается с госрайархивом и утверждается руководителем предприятия. Вводится она с 1 января очередного года.

Исполненные документы с пометкой «В дело» должны сразу подшиваться в соответствующее дело. Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела. Рациональная организация операций предархивной обработки документов обеспечивает сокращение затрат времени и труда работников аппарата управления. Сформированные дела должны храниться в запирающемся шкафу, на внутренней стороне дверцы которого помещается их перечень. Это облегчает поиск необходимой информации и документов. В хозяйстве назначается ответственный за ведение дел и их хранение или эти обязанности возлагаются на секретаря.

В зависимости от места хранения дел различают текущее и архивное делопроизводство. Текущий архив - дело, в которое подшивают бумаги текущей переписки календарного года. В постоянном архиве (в архиве законченных дел) хранят дела, книги, журналы и другие документы, отражающие деятельность предприятия за прошедшие годы.

В структурных подразделениях документы должны храниться один год после окончания текущего года. Это вызывается тем, что в этот период к документам довольно часто обращаются сотрудники за различными справками, к тому же работа с некоторыми документами завершается в новом календарном году. По истечении указанного срока дела должны быть сданы в постоянный архив предприятия.

Подготовка дел к сдаче в архив заключается в проведении экспертизы научной и практической ценности документов, оформлении и составлении описей на дела с постоянным и долговременным хранением. Проводит эту работу экспертная комиссия в составе 3-5 человек, которая действует постоянно по решению правления колхоза. В комиссию должны входить квалифицированные специалисты, имеющие большой опыт работы и хорошо знающие отрасль производства, секретарь и руководитель бухгалтерии. Экспертная комиссия является коллегиальным органом, ее заседания протоколируются, а принятые решения утверждаются руководством предприятия или госрайархивом.

Уточнив сроки хранения документов и разделив их на дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, приступают к формированию дел. Дела временного хранения обрабатываются упрощенно. Дела с документами постоянного, долговременного срока хранения подшиваются или переплетаются в папки с твердыми обложками и размещаются отдельно. На дела, подготовленные к долговременному хранению, составляются описи, представляющие систематизированные перечни заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел. Раздельные описи составляются на дела постоянного (в трех экземплярах) и долговременного (в двух экземплярах) хранения, дела по личному составу (в двух экземплярах). Опись ведут в хронологическом порядке (например, с начала перечисляют дела за 2007 г., затем за 2008 г. и т. д.). Номер описи проставляют на обложке дела. В конце описи делают итоговую надпись - цифрами и прописью указывают количество, первый и последний номера дел, переданных на хранение. Один экземпляр описи после утверждения остается в государственном архиве. Архивные материалы, срок хранения которых истек в текущем году, подлежат уничтожению.

В архиве колхоза дела постоянного хранения содержатся 5 лет. Законченные делопроизводством дела по личному составу хранят в этом же архиве 40 лет. Устав колхоза, почвенные карты, землеустроительные планы, государственный акт на вечное пользование землей и другие документы хранят в колхозе постоянно, до замены их новыми документами.

5. Сущность и содержание оперативного управления. Диспетчерская служба

В процессе управления сельскохозяйственным производством возникает множество ситуаций технического, технологического, организационного характера, отличающихся по значению, специфике, сложности. Их повседневное решение и входит в содержание оперативного управления, поэтому оперативное управление, в конечном счете, обеспечивает достижение основных целей организации.

Оперативность - это способность четко и быстро выполнять намеченные задания. Оперативное управление призвано решать следующие задачи:

· составление и доведение плановых заданий до производственных подразделений и отдельных исполнителей;

· инструктаж исполнителей и расстановку их по рабочим местам;

· оперативный контроль, учет и проверка исполнения заданий с оценкой их качества;

· своевременное устранение неполадок на производстве;

· проведение оперативных нарядов, совещаний и др. мероприятий.

Оперативное управление предполагает организацию и согласование деятельности руководителей хозяйства, специалистов и исполнителей за счет принятия грамотных решений, быстрого доведения их до исполнителей и обеспечение их точного выполнения. Оперативное управление производством является непосредственным продолжением частных функций технического и технологического характера, получая от их работников нормативные данные, на базе которых должно осуществляться производство сельскохозяйственной продукции.

Экономическая служба хозяйства определяет цель, хозяйственные результаты и допустимый объем затрат и ресурсов, в котором должно осуществляться производство, а оперативное управление должно организовывать выпуск продукции, не выходя за рамки имеющихся ресурсов.

Наглядным средством отображения деятельности службы оперативного управления являются различные графики (оргограммы, диаграммы, топограммы и др.).

Оперативное управление на производстве осуществляют, прежде всего, линейные руководители с помощью рядовых специалистов и исполнителей.

Основные требования к системе оперативного управления:

· четкость, простота построения;

· обеспечение управления достаточной информацией;

· регламентирование функций оперативного управления - планирования, организации, мотивации, контроля;

· своевременное принятие управленческого решения и обеспечение его точного выполнения.

Под диспетчерской службой понимается централизованная форма оперативного управления на основе применения технических средств связи, сбора информации, ее обработки и осуществления оперативного контроля и регулирования сельскохозяйственного производства.

Диспетчерская служба характеризуется наличием следующих элементов: диспетчерским персоналом центрального диспетчерского пункта, диспетчерских постов в бригадах и фермах; комплексом технических средств управления (внутрипроизводственная радио- и телефонная связь, технологическая и документальная связь, средства наглядного отображения информации); применяемыми методами централизованного оперативного управления.

Диспетчерская служба выполняет следующие оперативные функции:

· Оперативный анализ позволяет определить степень выполнения плана, установить причины отклонений и разработать способ решения проблемы.

· С помощью оперативного планирования вырабатываются цели развития производства и социальной формы (месячные, декадные, суточные - подразделениям и отдельным работникам).

· В задачу оперативной организации управления входит: распределение должностных полномочий по решению проблем; расстановка трудовых ресурсов и обеспечение их техническими средствами; обеспечение подразделения и отдельных исполнителей постоянной связью с руководителями и специалистами, для создания устойчивого, гибкого и адаптивного механизма управления.

· В функцию учета и контроля входит задача по обеспечению руководителей и специалистов предприятия релевантной информацией (для своевременного принятия управленческих решений), на основе сбора обработки и анализа поступающих сведений оперативного характера. Это позволяет контролировать и своевременно реагировать на ход выполнения оперативных планов, проверки технического состояния машинно-тракторного парка, санитарно-гигиенических, социальных и других условий.

Деятельность диспетчерской службы регламентируется положением о диспетчерской службе и распорядком дня диспетчерской службы.

Объектом диспетчерской службы являются: производственные подразделения; перерабатывающие и подсобные подразделения; транспортные средства руководителей и специалистов, мобильные средства.

Диспетчерская служба создается для выполнения следующих основных видов работ:

В области информационного обеспечения:

- сбор, хранение и обработка текущей оперативной информации о ходе производственных процессов во всех подразделениях хозяйства и представление соответствующих данных руководителям колхоза, главным специалистам хозяйства;

- осуществление двухсторонней оперативной связи руководителей и главных специалистов хозяйства друг с другом, а также с руководителями и специалистами внутрихозяйственных производственных подразделений;

- передача всей командной информации, исходящей от руководителей, в первичные производственные подразделения;

- сбор различных запросов и заявок, поступающих из структурных подразделений и адресованных руководителям хозяйства, а также руководителям отдельных функциональных подразделений;

- проведение диспетчерских совещаний по специально разработанному графику.

В области учета и контроля:

- контроль за выполнением всеми внутрихозяйственными подразделениями указаний и распоряжений руководителей хозяйства;

- контроль за выполнением рабочих планов, утвержденных всеми структурными подразделениями хозяйства, в том числе по таким параметрам, как сроки и объем намеченных работ; сдача продукции государству;

- контроль за своевременным выполнением всеми функциональными службами и различными внутрихозяйственными подразделениями хозяйства запросов и заявок, переданных им из диспетчерской службы;

- контроль за работой машинно-тракторного парка.

В области оперативного распорядительства - осуществляет оперативное управление производством, координирует хозяйственную деятельность всех структурных подразделений хозяйства; устраняет отклонения, возникающие в производственной деятельности.

В области организации и обслуживания производства:

- организует и проводит силами специальных звеньев (бригад и звеньев мастеров-наладчиков) своевременное техническое обслуживание и аварийный ремонт сельскохозяйственных машин и механизмов;

- собирает заявки и контролирует внутрихозяйственное материально-техническое снабжение всех структурных подразделений, в том числе топливом и смазочными материалами, запасными частями и т. п. на основе соответствующих планов, разрабатываемых функциональными службами совместно с руководителями первичных структурных подразделений;

- организует централизованные внутрихозяйственные транспортные перевозки грузов и людей в соответствии с разработанными планами, а также заинтересованных структурных подразделений.

Объем работ, выполняемых диспетчерской службой, может быть различен, особенно в части оперативного распорядительства. Наиболее эффективна диспетчерская служба в тех хозяйствах, где главный диспетчер является заместителем директора по оперативному управлению.

В результате функционирования диспетчерской службы другие функциональные и линейные службы управления получают возможность решать задачи, связанные с долгосрочными перспективами развития хозяйства, заниматься решением таких кардинальных проблем, как совершенствование техники и технологии производства, организация труда, внедрение в производство новейших достижений науки и передового опыта.

Для решения вопросов оперативного управления аппарат диспетчерской службы должен обладать соответствующими знаниями. Деятельность диспетчера основывается на правильной оценке хода производства, умении предвидеть последствия отклонений от плана и наметить конкретные мероприятия, ведущие к устранению обнаруженных недостатков. Для этого диспетчерский аппарат, помимо знания сельскохозяйственного производства, должен обладать способностью к прогнозу и анализу, соединенными с умением быстро ориентироваться в сложной, постоянно меняющейся производственной обстановке.

Структура диспетчерской службы определяется масштабами производства, его концентрацией, территориальным размещением, удаленностью производственных подразделений, содержанием и объемом выполняемых работ.

В крупных сельскохозяйственных предприятиях оперативное управление осуществляется через центральный диспетчерский пункт и сеть диспетчерских пунктов при производственных подразделениях. В средних и небольших хозяйствах оперативное управление осуществляется через центральный диспетчерский пункт и диспетчерские посты в бригадах и фермах.

Руководит диспетчерской службой в хозяйствах главный (старший) диспетчер, выполняющий функции заместителя председателя колхоза по оперативному управлению. На эту должность обычно назначают квалифицированных, опытных специалистов, имеющих практику руководства сельскохозяйственным производством. Главному диспетчеру подчиняются по оперативным вопросам все руководители подразделений основного и обслуживающего производства.

Сфера деятельности главного (старшего) диспетчера чрезвычайно разнообразна. Практика работы диспетчерской службы показала, что ему приходится решать вопросы, требующие самых разнообразных знаний.

Непосредственным помощником главного (старшего) диспетчера по оперативному управлению является диспетчер-оператор, обеспечивающий своевременное поступление, прием и обработку оперативной информации о ходе производственного процесса, подготовку ее для руководителей хозяйства и вышестоящих организаций.

В напряженные периоды сельскохозяйственных работ в штат диспетчерской службы вводится должность временного диспетчера-оператора для дежурства на диспетчерском пункте. Техник-радист осуществляет техническое обслуживание средств связи и несет ответственность за их исправность.

Обязанности диспетчеров-информаторов в хозяйствах возлагаются по совместительству на бригадиров растениеводческих бригад, учетчиков молочно-товарных ферм, заведующих фермами, учетчиков тракторных бригад и автопарка, бригадира строительной бригады, начальников вспомогательных цехов.

Решающим фактором, обеспечивающим эффективность функционирования диспетчерской службы, является четко регламентированная деятельность ее работников на основе разработанных функциональных прав и обязанностей.

Для достижения наибольшей эффективности работы диспетчерской службы все работники обязаны придерживаться правил обмена служебной информацией, пользоваться средствами диспетчерской связи и требованиями техники безопасности, своевременно информировать диспетчерскую службу о результатах исполнения распоряжений, регламентированных сроками.

При разработке рациональной организации работы диспетчерской службы нужно стремиться к обеспечению производственных процессов по всем видам работ. Большое значение при этом имеют регламентация работы диспетчерской службы, порядок использования технических средств диспетчерской связи и сроки представления оперативной информации.

Организация и порядок работы диспетчерской службы в конкретном хозяйстве определяются соответствующими документами. Для регламентации работы диспетчерской службы хозяйство должно иметь:

1. Положение о диспетчерской службе, в котором отражены задачи диспетчерской службы и ее место в структуре управления, штаты и должностные инструкции работников, организация диспетчерского учета, назначение и порядок заполнения форм диспетчерского учета, графики выхода на связь информаторов отделений, порядок организации и проведения диспетчерских совещаний и т. д.

2. Распорядок дня работы диспетчерской службы, где определено по часам время: приема информации от производственных участков, обработки поступающей информации и проведения диспетчерских совещаний.

Распорядок рабочего дня диспетчерской службы зависит от напряженности работы в хозяйстве и составляется на летний и зимний периоды.

Эффективность диспетчерской службы во многом определяется четкой организацией ее работы. Важное значение при этом имеют диспетчерское совещание и диспетчерский наряд.

В практике сложилась определенная система проведения диспетчерских совещаний.

Технология проведения диспетчерского совещания. Проводится раз в неделю с 17 до 18 часов. Присутствуют: руководитель хозяйства, главный диспетчер, а также в зависимости от повестки дня главные и старшие специалисты.

1. Рапорт главного диспетчера о ходе выполнения рабочих планов (заданий) за прошедшую неделю. Отмечаются процент выполнения плана работ и наиболее крупные недостатки в организации труда, технологии и использовании техники (10-12 мин.).

2. Отчеты управляющих отделениями, прораба и заведующего мастерскими о проделанной за неделю работе (только о недостатках, недоработках и невыполнениях) - 2-3 мин. на каждого.

3. Доклады главных специалистов (по 5-8 мин.), которые должны состоять из трех частей: анализ хода работ за прошедшую неделю с выявлением недостатков и их причин; предложения по устранению недостатков; проекты рабочих планов, предварительно составленных совместно с управляющими по каждому отделению.

4. Замечания по рабочим планам (до 10 мин.).

5. Заключение руководителя или его заместителя по производству (до 10 мин.).

Технология проведения диспетчерского наряда. Проводится ежедневно с 18 до 18 часов 30 мин. Присутствуют: на центральном диспетчерском пункте - руководитель хозяйства, главный диспетчер, главные специалисты; на диспетчерском пункте отделений - управляющий, специалисты отделений, бригадиры и заведующие фермами.

1. Перекличка присутствующих.

2. Рапорт главного диспетчера о ходе выполнения заданий за прошедший день. Отмечаются процент выполнения плана и причины простоев людей и техники в отделениях, указываются виновники (5-6 мин.).

3. Короткие доклады (2-3 мин.) главного агронома, главного инженера и главного зоотехника о нарушениях технологии и использовании техники. По желанию предоставляется слово и другим специалистам.

4. Управляющие отделениями дают объяснение по допущенным срывам, простоям, выполненным заданиям. Они предлагают проект плана работ по отделению на следующий день, но только в том случае, если считают по какой-то причине необходимым отклониться от рабочего плана на неделю (2-3 мин.).

5. Главный диспетчер распределяет автомобили и другую технику, которая находится у него в распоряжении (по предварительно полученным из отделений заявкам) - 1-2 мин.

6. Заключение руководителя хозяйства - 3-4 мин.

Проведение диспетчерского совещания и диспетчерского наряда повышает эффективность оперативного управления, способствует повышению конкретности руководства и дисциплинирует работников.

На уровне района и области в состав диспетчерских объектов, кроме сельскохозяйственных предприятий, включаются все взаимосвязанные с сельским хозяйством организации. Это позволяет более оперативно решать многие вопросы, связанные с реализацией сельскохозяйственной продукции, снабжением и обслуживанием сельскохозяйственных предприятий. Кроме того, создание областных и районных диспетчерских систем и соединение их с вычислительными центрами позволяют осуществить постепенный переход к автоматизированным системам управления (АСУ).

Лекция 9. Основные понятия, сущность и содержание маркетинга

1. Основные понятия в маркетинге

2. Функции маркетинга в сельском хозяйстве

3. Управление маркетингом

4. Принципы маркетинга

5. Технология маркетинговой деятельности

1. Основные понятия в маркетинге

Что же стоит за понятием «маркетинг»? Большинство ошибочно отождествляет маркетинг со сбытом и стимулированием.

Поэтому многие удивляются, узнав, что наиболее важным элементом маркетинга является вовсе не сбыт. Сбыт Ї всего лишь верхушка маркетингового айсберга. Сбыт Ї всего лишь одна из многих его функций, причем зачастую не самая существенная.

Один из ведущих теоретиков по проблемам управления, Петер Друкер, говорит об этом так: «Цель маркетинга - сделать усилия по сбыту ненужными. Его цель - так хорошо познать и понять клиента, что товар или услуга будут точно подходить последнему и продавать себя сами».

Это вовсе не означает, что усилия по сбыту и его стимулированию теряют свое значение. Речь скорее идет о том, что они становятся частью более масштабного «комплекса маркетинга», т.е. набора маркетинговых средств, которые необходимо гармонично увязать друг с другом, чтобы добиться максимального воздействия на рынок.