Анализ и улучшение использования рабочего времени руководителя

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования Российской Федерации

Ивановский государственный университет

Экономический факультет

Кафедра менеджмента

КУРСОВАЯ РАБОТА

ПО МЕНЕДЖМЕНТУ

На тему « Анализ и улучшение использования рабочего времени руководителя »

Иваново - 2013

Оглавление

Введение

Глава 1. Теоретические и методические основы улучшения использования рабочего времени руководителей

1.1 Рабочее время менеджера: классификация, необходимость изучения и методы учета использования рабочего времени менеджера

1.2 Методики анализа использования рабочего времени менеджера

1.3 Планирование рабочего времени менеджера как основное направление улучшения его использования

Глава 2. Анализ планирования и использования рабочего времени руководителей на примере ООО «Евросеть ритейл» и ЗАО «Тандер»

2.1 Краткая характеристика предприятия

2.1.1 Краткая характеристика ООО «Евросеть ритейл»

2.1.2 Краткая характеристика ЗАО «Тандер»

2.2 Анализ результатов фотографии рабочего времени руководителей на примере исследуемых предприятий

2.3 Пути улучшения использования рабочего времени руководителей в исследуемых организациях

Заключение

Список литературы

Приложения

Введение

Казалось бы, «время» понятное и совершенно обыденное слово. Но люди редко задумываются нем, о его ценности и быстротечности. Время - нечто нематериальное, безграничное и бесконечное, но в тоже время мы постоянно ощущаем на себе его нехватку. Часто можно услышать: « мне не хватает времени» или «я ничего не успеваю» или «мне бы еще часик». Многие не задумываются о времени как о факторе, влияющем на эффективность их деятельности, и в этом заключается их существенная ошибка.

21 век - век безумного движения и огромного потока информации. Любая работа происходит во времени. Необходимо успевать везде и усваивать информацию, что бы быть в курсе. Это удается далеко не всем. А. Макензи, один из экспертов по рационализации труда, опросил в течение своей консультационной деятельности тысячи менеджеров и пришел к следующим выводам:

Из ста менеджеров:

o лишь один имеет достаточно времени;

o десятерым требуется на 10 % больше времени;

o сорока менеджерам нужно 25 % дополнительного времени;

o остальным не хватает 50 % времени. [5, с. 6]

Время является проблемой огромного масштаба, касающейся 91% менеджеров во всем мире.

На все нужно время, его нехватка становится реальной и все более актуальным становится эффективное использование времени особенно менеджерам, которые занимают руководящие должности, ежедневно принимают решения, от которых зависит успех организации, и несут огромную ответственность за их правильность и своевременность. Ошибки и промахи трудно исправить, когда условия, в которых они были допущены, изменились. К тому же, как можно управлять людьми, когда ты не можешь управлять собой?

Ценность времени высока. Глеб Архангельский в своей книге «Организация времени» говорит о том, что время - уже даже не деньги. Что время дороже и важнее денег. Время -- вот о чем вам придется задуматься всерьез, если вы хотите выжить и сохранить конкурентоспособность. [1, с.14]

Задуматься о времени - уже хорошо, но этого мало. Необходимым становится научиться «управлять временем» - то есть, организовывать свою деятельность так, что бы время расходовалось как можно рациональнее и эффективнее.

Существуют целые методики управления своим собой и своим временем, повышения эффективности его использования, которые называются тайм-менеджмент. К концу 60-х годов 20 века тайм-менеджмент оформился как самостоятельное направление менеджмента организации. Управлению временем посвящено множество книг, регулярно проводятся семинары по тайм-менеджменту.

В своей работе мы будем исследовать использование рабочего времени руководителей. Главная цель курсовой работы - выявление потерь рабочего времени и разработка рекомендаций по улучшению его использования. Таким образом, предметом нашего исследования являются затраты рабочего времени руководителей, а объектом исследования - сами руководители. В качестве метода исследования был выбран метод наблюдения, а именно ФРД. Основные задачи курсовой работы:

1. Изучить теоритические аспекты использования и планирования рабочего времени.

2. На примере конкретного руководителя провести анализ использования рабочего времени.

3. Разработать рекомендации по устранению потерь рабочего времени и способы повышения эффективности его использования.

Глава 1. Теоретические и методические основы улучшения использования рабочего времени руководителей

1.1 Рабочее время менеджера: классификация, необходимость изучения и методы учета использования рабочего времени менеджера

Эффективным людям известно, что время является ограничивающим фактором. А, как известно, количество выходного продукта зависит от наличия самого дефицитного ресурса. В процессе, который мы называем "достижение результата", таковым ресурсом выступает время.

Время -- уникальный ресурс. Его нельзя одолжить, взять напрокат, купить или получить каким-либо иным способом.

Количество времени неизменно. Каким бы высоким ни был бы спрос на время, его "количество" увеличить нельзя. У этого ресурса нет цены, к нему неприменимо такое понятие, как "кривая предельной полезности". Кроме того, у времени нет "срока давности", его не удается накапливать впрок. Вчерашнее время уже безвозвратно кануло в Лету и никогда не вернется. Время, таким образом, является чрезвычайно дефицитным ресурсом.

Время нельзя чем-то заменить. В определенных пределах один ресурс всегда можно заменить другим, например вместо алюминия нередко используют медь. Вместо труда можно применить капитал. Недостаток квалифицированного персонала можно компенсировать количеством работников. Но время не заменишь ничем.

Для всего требуется время. Это единственное универсальное условие. Любая работа происходит во времени и требует времени. Тем не менее большинство людей воспринимают этот уникальный, незаменимый, невосполнимый и абсолютно необходимый ресурс как должное, как нечто само собой разумеющееся. Наверное, ничто другое так не отличает эффективных руководителей ото всех остальных, как их бережное отношение ко времени. [4, с. 274 - 275]

Небрежное использование времени влечет за собой последствия, которые негативно сказываются на работе и даже жизни человека. Такими последствиями могут выступать:

- свехзагруженность менеджера

- постоянные опоздания и забытые дела

- откладывание дел на потом

- спешка и стресс

- важные решения могут остаться не решенными

- многое дела приходиться делать в нерабочее время, которое следует тратить на отдых, семью, развлечения

- менеджер выглядит в глазах других людей как неквалифицированный специалист

- неудовлетворенность своей работой

На мой взгляд, можно говорить о том, что умение правильно и с наибольшей использовать время (не только рабочее, но и время несвязанное с работой) предопределяет эффективность и результативность целенаправленной деятельности менеджера. А раз так, то использование рабочего времени имеет высокую значимость и, если время для менеджера это в первую очередь ресурс, то значит, его можно и нужно использовать рационально и осмысленно.

Возникает закономерный вопрос: зачем нужно использовать время рационально?

Лотар Завейт выделил 10 преимуществ рационального использования времени:

Выполнение работы с меньшими затратами.

1) Лучшая организация труда.

2) Лучшие результаты труда.

3) Меньше спешки и стресса.

4) Больше удовлетворения от работы.

5) Большая мотивация труда.

6) Рост квалификации.

7) Меньшая загруженность работой.

8) Меньше ошибок при выполнении своих функций.

9) Достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем. [5, с. 4-5]

Что бы использовать время более рационально и эффективно, необходимо для начала изучить его.

Время делится в первую очередь на рабочее и нерабочее.

Нерабочим является свободное время, которое тратится на отдых, семью, досуг.

Рабочее время - это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени. [19]

С точки зрения экономики рабочее время делится на две категории времени:

1) времени производительной работы;

2) времени перерывов в работе (потерь рабочего времени из-за производственных неполадок, которые зависят от самого работника).

Рабочее время измеряется в тех же единицах, что и время вообще, т.е. в часах, днях и т.д. В трудовом законодательстве указано, что рабочее время измеряют, как рабочий день (то есть смену) и рабочая неделя.

По продолжительности рабочее время разделяется на:

· Рабочее время нормальной продолжительности

· Сокращенное рабочее время

· Неполное рабочее время

Рабочее время нормальной продолжительности и сокращенное рабочее время устанавливаются Трудовым кодексом и другими законами, тогда как неполное рабочее время устанавливается по соглашению между работником и работодателем.

Для изучения и учета рабочего времени объектом являются непосредственно затраты рабочего времени.

Рабочее время, в свою очередь делится на время работы и время перерывов.

Перерывы делятся на регламентированные и нерегламентированные.

Регламентированные перерывы - время выполнения вспомогательных действий, время обслуживания рабочего места, время выполнения подготовительно-заключительных действий, время перерывов, предусмотренных технологией и организацией производства, время перерывов на отдых и личные надобности для работников.

Подразделяются на время отдыха и время на личные надобности.

Время на личные надобности и отдых.

- перерывы для физкультурных пауз и личных надобностей

- перерывы на отдых

Нерегламентированные перерывы - перерывы, вызванные недостатками в организации производства и труда, техническими неполадками и нарушением трудовой дисциплины. Такие перерывы в работе могут быть зависящими от работника или не зависящими от него.

Нормируемыми затратами является все рабочее время менеджера, исключая нерегламентированные перерывы.

Затраты рабочего времени руководителей делятся на группы по соответствию должностным обязанностям, по содержанию труда, характеру работы и по уровню механизации.

1. По соответствию должностным обязанностям:

- Время выполнения должностных обязанностей

- Время непроизводительной работы (исправление неправильно выполненной работы, поиск и доставка документов, средств труда, подлежащих централизованной доставке, поиск должностных лиц, выполнение общественных поручений).

- Время выполнения работ, не предусмотренных должностными обязанностями (выполнение поручений, не связанных с должностными обязанностями).

2. По содержанию труда:

- Подготовительно-заключительное время

- Время основной работы (оперативное время)

- Время обслуживания рабочего места

Подготовительно-заключительное время это время, затрачиваемое на трудовые действия, связанные с нача­лом или завершением выполнения какого-либо вида работ, т. е. время на получение задания и обрабатываемой документации, консультацию при получении задания, ознакомление с нормативно-справочными материалами, согласование и подписание документации, сдачу законченной работы.

Основное (оперативное) время - время, затрачиваемое на выполнение тех функции и задач, ради которых введена соответствующая должность.

Время обслуживания рабочего места - это время на обеспечение себя всем необходимым для выполнения работы: на получение и доставку обрабатываемой документации и информационных средств труда, сдачу документов, уборку рабочего места, перемещение работников и средств труда, подготовку к работе технических средств, подготовку бланков и других носителей информации, самообеспечение канцелярскими принадлежностями и т. п. [19]

3. По характеру деятельности:

1) Организационно-административная работа.

Это время на решение организационных вопросов управления деятельностью людей (координация деятельности, разного рода контроль, руководство коллективами исполнителей) и на выполнение других работ, относящихся к административному труду.

Включает в себя следующие виды и элементы работ:

· заседания

· производственные совещания

· текущее обсуждение вопросов по основной работе

· согласование и подписание служебных документов

· административные вопросы (связанные с приемом и увольнением работников)

· прием посетителей

· контроль за ходом работы

· текущий инструктаж работников

· получение заданий от руководства

2) Творческая работа.

Время выполнения аналитической работы, проектирования, планирования, поиска оптимальных решений, т. е. время эвристического труда.

Включает в себя:

· подготовка проектов постановлений, приказов, инструкций и других директивных документов, докладов , обзоров, справок

· рассмотрение предложений, планов, отчетов, а так же подготовка по ним заключений, отзывов, замечаний

· составление различных планов, отчетов, графиков, перечней, заявок

· подготовка ответов на письма

· изучение и обобщение материалов передового опыта

· анализ выполнения плана за прошлый период

· инженерно-экономические расчеты

3) Техническая работа.

Время, связанное со сбором и передачей информации, выполнением учетных, множительных работ (машинопись, копирование и т. п.), т.е. с работами, относящимися к операторному труду.

Содержит в себе следующее:

· подборка имеющихся материалов для подготовки докладов, справок, писем

· поиск различных документов

· вычислительные и счетные работы

· выдача справок по документам

· заказ телефонных переговоров

· прием и передача телефонограмм

· подшивка документов

· регистрация корреспонденции [9, с. 191 - 192]

4) Время формально-логической работы.

Время, затрачиваемое на выполнение работ, связанных с преобразованием информации по установленным методикам, правилам, алгоритмам.

Может включать в себя:

· расчеты экономической эффективности, трудоемкости

· нормирование на основе нормативов

· определение себестоимости и т. п.

4. По уровню механизации:

- Время выполнения ручных работ. К ручному времени относятся затраты времени на выполнение работы, осуществляемой непосредственно рабочим без участия машин и механизмов и без применения механизированного инструмента.

- Время выполнения машинно-ручных работ. Выполняются работы, в которых наряду с механизмами непосредственное участие принимает рабочий.

- Время выполнения машинных работ. Участие рабочего состоит лишь в наблюдении за работой механизма, в его включении в начале обработки и выключении в конце, т.е. при машинной работе работа механизма протекает в машинно-автоматическом режиме (на самоходе).

В содержании рабочего времени могут быть обнаружены потери рабочего времени:

· ожидание приема у руководства

· незагруженность (простои)

· выполнение общественных обязанностей в рабочее время (которые можно выполнить в нерабочее время)

· нарушения трудовой дисциплины [9, с. 192]

Что бы получить полную картину рабочего времени необходим учет затрат рабочего времени.

Калинин С. И. называет учет затрат времени инвентаризацией и выделяет 6 наиболее распространенных методов учета рабочего времени.

Инвентаризация времени включает в себя хронометраж (количественный учет времени) различных видов (качественный аспект учета времени) жизнедеятельности. Как правило, инвентаризация проводится в течение определенного отрезка времени и с определенной периодичностью. Среди всех представленных автором методов, к исследованию рабочего времени руководителя могут быть применены следующие:

- Простой органайзер (ежедневник). Наиболее удобным индивидуальным ТМ-инструментом для инвентаризации времени (а в дальнейшем также для планирования и контроля) является простой органайзер (или ежедневник). С его помощью можно легко оценить количественные затраты времени на различные виды работ, но при этом, к сожалению, утрачивается качественный, смысловой компонент в оценке временных трат.

- Органайзер с функциями качественного анализа. Обычно следует использовать не более 4--6 категорий для качественного учета трат времени. Если их будет больше, то органайзер станет слишком громоздким, а процедура учета и анализа времени слишком долгой и трудоемкой.

- Хронокарта Гастеева. Хронокарта по сути своей представляет собой своеобразный «гибрид» органайзера и графика Ганта. В своем первоначальном виде хронокарта выглядела как таблица, где по вертикали (в строках) перечислялись события, а по горизонтали (в столбцах) указывалась их продолжительность. С помощью хронокарты можно учитывать не только индивидуальное, но и коллективное время, а вносить в хронокарту отметки о затратах времени может не только сам человек, но и внешний наблюдатель («инспектор времени»).

- Обратите внимание, что большинство предлагаемых методов на начальных этапах освоения ТМ используются для инвентаризации и анализа временных трат, но впоследствии могут быть использованы и как инструменты для планирования (стратегического и оперативного) времени и контроля над выполнением поставленных задач.

- [7, с.106 - 107]

Существует иная классификация методов учета управленческих процессов и затрат рабочего времени, на мой взгляд наиболее емкая, разнообразная и современная. В своей работе я буду использовать именно эти методы: методы опроса и методы наблюдения.

К методам опроса относятся:

1. Анкетный опрос - это вид опроса, при котором опрашиваемые работники письменно отвечают на вопросы заранее разработанной анкеты.

Достоинством этого метода является то, что при анонимности он дает достаточно качественную информацию для последующего анализа.

Недостатками могут быть:

- приблизительные результаты укрупненного порядка

- возможны элементы субъективизма

2. Интервью - это вид устного опроса, при котором определенному кругу опрашиваемых работников задаются заранее подготовленные вопросы.

Достоинствами такого метода можно считать то, что он:

- дает неплохие результаты при оценке ограниченного по времени явления

- ответы на вопросы носят сугубо индивидуальный характер

Недостатками:

- приблизительные результаты укрупненного порядка

- возможны элементы субъективизма

- могут возникнуть трудности с записью ответов опрашиваемых

Методами наблюдения являются:

1) Фотография рабочего дня (ФРД) - вид наблюдения, при котором наблюдаются и измеряются все без исключения затраты времени и перерывы на протяжении полного рабочего дня или его части.

Главным достоинством данного метода является то, что фиксируются процессы управления в реальной обстановке, в результате чего получается детальная развертка во времени затрат рабочего времени на выполнение управленческих операций.

Существует и ряд недостатков:

- оценивает только количественные стороны управленческой деятельности и фактически не дает ее качественного анализа

- наблюдатель должен хорошо знать содержание труда наблюдаемого работника

2) Самофотография рабочего дня - вид наблюдения, при котором самостоятельно наблюдаются и измеряются все без исключения затраты времени и перерывы на протяжении полного рабочего дня или его части.

Достоинствами метода служит то, что он:

- экономичен

- при квалифицированном и добросовестном самонаблюдении происходит точная фиксация всех видов работ и затрат рабочего времени

Недостатками:

- вносит существенные помехи в сложившийся управленческий процесс

- требуются дополнительные затраты времени на необходимость фиксирования внимания и вести определенные записи

- не всегда фиксируются все элементы управления, поскольку они равны затратам на запись

3) Метод моментных наблюдений - разновидность ФРД, при которой фиксируются не величины времени, а данные о том, чем занимается работник в отдельные моменты времени.

Достоинства данного метода:

- экономичен

- хорошие результаты достигаются при групповых наблюдениях при исследовании затрат времени у работников с относительно постоянным составом работ (производственные мастера, технические исполнители)

Недостатки:

требуют высокой квалификации наблюдателя точность полученных результатов зависит от количества моментных наблюдений.

К данному списку, на мой взгляд, можно отнести самую простую форму самоисследования рабочего времени - ведение записей. Это будет первый шаг к самоорганизации. А так же хронометражные исследования (хронометраж) - понимается наблюдение и измерение затрат рабочего времени на осуществление отдельных повторяющихся элементов операции или ее в целом для анализа приемов труда, разработки нормативов или определения причин отклонения от норм. Хронометраж используется, если операции слишком кратковременные (например, конвертирование); необходимо изучить отдельные повторяющиеся их элементы, важные в данный момент; учесть все затраты времени на операцию. Он может быть непрерывным, выборочным (для отдельных элементов операций) и цикловым (применяется при наблюдении за сверхкороткими элементами путем объединения их в группы в разных комбинациях).

При подготовке к хронометражу исследуемую операцию разделяют на элементы -- комплексы приемов, действия, движения -- и устанавливают их границы, определяемые фиксажными точками -- резко выраженными моментами начала и окончания, определяют необходимое количество наблюдений. Наблюдения фиксируются в специальном наблюдательном листе. Затем сведения обрабатываются, исключаются дефектные замеры и определяется средняя продолжительность каждого элемента операции.

Главным недостатком метода является то, что он психологически неприятен для работника. [3, с. 423-424]

Выбор метода, с помощью которого изучается рабочее время менеджера, зависит от задач и масштабов исследования, а так же от личностных характеристик и желания действовать.

1.2 Методики анализа использования рабочего времени менеджера

Методика -- это, как правило, некий готовый "рецепт", алгоритм, процедура для проведения каких-либо нацеленных действий. Методика анализа использования рабочего времени отличается от методов конкретизацией приемов и задач.

Анализ использования рабочего времени - комплекс последовательных методов, с целью выявления потерь и непроизводственных затрат рабочего времени, недостатков в сложившейся организации труда, что бы выработать конкретные предложения по ее совершенствованию. [8, с. 16]

Существует множество книг по тайм-менеджменту, написанных в разное время и абсолютно разными авторами, в каждой из которых они указывают свою точку эксклюзивную точку зрения на методы и методики анализа использования рабочего времени, дают различные советы по их применению, приводят примеры успешной реализации методов.



Например, классик тайм-менеджмента Лотар Завейт пишет о комплексе взаимосвязанных методов анализа использования рабочего времени, состоящем из трех шагов (рис. 1).

Анализ использования времени

Первый шаг -- составление инвентарной описи все: видов деятельности, в которых вы участвовали как руководитель. Хорошим подспорьем здесь могут служить следующие рабочие таблицы:

· анализ видов деятельности и расхода времени;

· листок «дневных помех» (перерывов в работе).

При заполнении анкет автор просит быть честными и самокритичными, что бы результаты были точными и реалистичными.

Таким образом получаются две исходные сферы, с которыми можно работать.

Затем автор советует провести анализ своих сильных и слабых сторон.

Провести обработку данных формуляра «Анализ видов деятельности и расхода времени» и данных формуляра «Анализ помех».

Обработка данных формуляра «Анализ помех» заключается в попытке определить факторы, отвлекающие Вас, и причины «помех» с помощью ряда предложенных вопросов.

Анализ временных потерь

Шаг 2. Автор предлагает распознать и определить в деталях с помощью обоих формуляров (анализа видов деятельности и расхода времени и анализа «дневных помех») критические моменты, вредные привычки и наиболее частые ошибки Вашего стиля.

С помощью следующей самоанкеты из 50 предложенных пунктов предлагается проанализировать практиковавшийся Вами до сих пор рабочий стиль и определить, в каких сферах вы теряете время:

- Потери времени при постановке цели

- Потери времени при планировании

- Потери времени при выработке решений

- Потери времени из-за плохой организации работы

- Потери времени в самом начале работы

- Потери времени при составлении распорядка дня

- Потери времени при обработке информации

В качестве завершения этапа предлагается отметить 3 важнейшие причины потери времени.

Анализ «поглотителей» времени

Шаг 3. В заключении автор предлагает идентифицировать пять главных полготителей времени из 30 представленных.

Автор предлагает устранить своих поглотителей для повышения своей продуктивности. Для этого автор советует составить таблицу из 3х глав: «поглотитель» времени, возможные причины потерь времени, меры по устранению. [5, с. 10 - 20]

На мой взгляд, методика эффективна и является базовой, она не теряет свою актуальность со временем, однако нуждается в дополнениях и современных разработках.

Калинин С.И. в своей книге «Практикум по управлению временем» разработал алгоритм инвентаризации и анализа времени, состоящий из четырех этапов, включающих в себя 10 шагов.

Перед началом инвентаризации своего времени автор считает, что необходимо определиться с целью этой процедуры. Может быть выделено три основные исследовательские цели, ради которых затевается инвентаризация времени.

1. «Разведывательное» исследование, когда целью выступает описание какого-нибудь совершенно нового, непознанного явления.

2. Объяснительное исследование, основная цель которого -- выявление причинно-следственных связей между элементами изучаемой системы. «Сверхзадачей» здесь будет формализация выявленных закономерностей в виде строгих математических формул (функций), позволяющих количественно отобразить изучаемые связи. В большинстве ситуаций можно обойтись простыми графическими методами, отображая характер взаимосвязей, например, в виде графиков, диаграмм и т. п.

Однако необходимо помнить, что все выявленные закономерности временных затрат локальны (специфичны для отдельного человека или организации), а использование слишком «навороченных» методов анализа само по себе может легко превратиться в поглотителя времени.

3. Прогностическое исследование, когда целью является предсказание поведения системы в случае изменения характеристик одного или более из ее элементов (или, в случае целенаправленного воздействия, на этот элемент).

Сопоставляется характер распределения времени до моделирования и после него, включая в себя моменты и описания и перепроверки причинно-следственных связей.

В наиболее общем виде алгоритм инвентаризации и анализа времени включает в себя четыре этапа и состоит из десяти последовательных шагов.

ЭТАП 1. Подготовка к инвентаризации

Шаг 1. Определить виды временных затрат, характерных для вашей жизнедеятельности (или функционирования организации). Четко сформулировать их в форме логически независимых категорий для наблюдения и фиксации (разбиение всего множества временных трат на отдельные непересекающиеся подмножества).

Шаг 2. Если необходимо, определить дополнительные категории (параметры) для качественной оценки изучаемых временных затрат.

Шаг 3. Продумать организацию процесса инвентаризации времени (общая длительность, периодичность, ресурсы на проведение и т. п.). Продумать систему кодирования и количественного представления результатов инвентаризации (при необходимости включая шкалы и формулы подсчета). Подготовить соответствующие бланки.

ЭТАП 2. Проведение инвентаризации (хронометраж)

Шаг 4. На практике в течение выбранного промежутка времени (или запланированное количество раз) измерять затраты времени, регулярно заполняя соответствующие бланки.

Шаг 5. Провести предварительную группировку полученных данных, подготовить их к дальнейшему анализу: оценить временные затраты по качественным параметрам; с использованием разработанных формул, вычислить необходимые количественные показатели.

ЭТАП 3. Анализ времени

Шаг 6. Проанализировать временные затраты, например, по следующим направлениям:

1) затраты на работу (по видам, операциям, задачам);

2) затраты на внерабочую активность;

3) затраты на временные помехи;

4) качество временных затрат на работу, помехи, внерабочую активность.

Шаг 7. Сформулировать результат анализа времени исходя из общей цели исследования. Это может быть просто описание временных трат; закономерности трат времени, связывающие отдельные элементы системы ТМ; прогноз изменений целостной системы ТМ при направленном воздействии на один (или более) из ее элементов.

Шаг 8. На основе проведенного анализа спроектировать пути и способы борьбы с потерями времени, предложить идеи по более эффективному использованию времени.

ЭТАП 4. Изменение стратегии/способов управления временем

Шаг 9. Проанализировать пути и способы борьбы с потерями времени, а также способы более эффективного использования времени в процессе целеполагания и планирования. Согласовать цели и задачи по управлению временем с планом по достижению основных жизненных целей (целей деятельности организации). Оформить письменно.

Шаг 10. Приступить к достижению жизненных целей с использованием методов ТМ на практике (перейти к оперативному ТМ). [7, с. 107 - 111]

Человеком, который вывел тайм-менеджмент на новый уровень, который сделал его более доступным и практичным на мой взгляд является Архангельский Г.А. - эксперт в области управления временем. С его помощью у различных методов тайм менеджмента появились лица - реальная история успешного применения в жизни. В своей книге «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» автор предлагает общий метод борьбы с любыми «поглотителями времени» -- хронометраж. Хронометраж, учет и анализ расходов времени, характерен для отечественной традиции организации времени. Он позволяет провести «аудит», «инвентаризацию» вашего времени, понять, куда оно реально тратится.

Методика заключается в следующем: провести хронометраж и отследить показатели.

Провести хронометраж легко: нужно взять любой удобный и яркий блокнот и с самого утра фиксировать в нем все, что делаете в течение дня. Фиксировать дела нужно каждые полчаса с точностью 5-10 минут, мелочи помечать галочками и в конце дня посчитать их и умножить на 2-3 минуты.

Необходимо, что бы учет вошел в привычку, хотя это получится и не сразу.

В итоге получается портрет своего дня -- объективные данные о том, на что тратится время. Вести такой учет следует постоянно -- чтобы оставаться в «тонусе» и вовремя исправлять перекосы в личном бюджете времени.

Сам процесс учета уже весьма полезен. Он создает некоторый позитивный стресс, вырабатывающий чувство времени, которое всегда подскажет, где время тратится неэффективно

Отслеживание показателей.

Далее автор говорит о целесообразности использования количественных показателей. Для формирования некоторых измерителей необходимы данные, некоторые измерители можно применять и не ведя хронометраж.

К первым относится ряд вопросов, разработанных автором, которые направлены на получение результата по данным хронометража.

Затем на сформированный в ходе хронометража «портрете» дня и отмечаются дела, относящиеся, соответственно, к приоритетным долгосрочным; тем, которые можно было бы делегировать; поглотителям. Считаются затраты времени на каждую категорию. Дальше начинается самое интересное. Необходимо каждый день отмечать эти показатели на графике. По горизонтали -- дни недели, по вертикали -- показатель, выраженный в часах либо минутах.

Наглядный (теперь уже) показатель повлияет улучшения. Время на поглотители начнет снижаться, время на приоритетное -- повышаться.

Если сплошной хронометраж вызывает трудности, автор рекомендует воспользоваться показателями, для отслеживания которых не нужна полная картина дня. Например:

· количество времени, ежедневно выделяемого на приоритетный для вас проект;

· количество времени на «ресурсное занятие» -- хобби, спорт, прогулки, общение с близкими людьми и т.п.;

· длительность ежедневной задержки на работе после формального окончания рабочего дня;

· длительность общения с неприятными для вас людьми и т.п.

Хронометраж и формирование показателей помогают бороться с любыми поглотителями времени, это универсальная методика. [2, с.141 - 146]

Методика проста, не требует серьезных усилий для выполнения.

В своей работе мы будем пользоваться методикой, разработанной Ситниковой Т.В., соединившей в себе различные черты уже рассмотренных методик, как наиболее подходящей для проведения исследований.

Методика направлена на исследование использования фонда рабочего времени (характеристика экстенсивного использования рабочего времени) и оценку структуры затрат рабочего времени (степень рациональности использования рабочего времени с точки зрения занятости работников различными видами робот).

Последовательность анализа включает в себя 6 основных этапов.

1. На первом этапе на основе первичных данных (собранных с помощью методов исследования затрат рабочего времени) по разработанному формуляру составляется фактический баланс рабочего времени менеджера. Он представляет собой таблицу (Таблица 1).

Таблица 1 Фактический баланс рабочего времени менеджера

№ п/п	Выполняемая работа	Продолжительность, мин
		1 день	2 день	…	n день	итого	Средние затраты времени , мин	Удельные затраты времени, %
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1 1.1	Время выполнения должностных операций: Вспомогательная работа: - подготовительно-заключительное время … Итого

В столбце «выполняемая работа» указываются затраты рабочего времени по трем группам: время выполнения должностных операций (все виды вспомогательной работы, все виды затрат основной работы), время выполнения работ, не предусмотренных должностными обязанностями (косвенные потери), регламентируемые перерывы ( время отдыха и время на личные надобности и отдых) и потери рабочего времени (все виды потерь).

2. На втором этапе определяется коэффициент переработки.

Что бы вычислить коэффициент нужно поделить каждодневно значение первой строки на каждодневное значение второй строки.

Наглядность обеспечивается с помощью таблицы (Табл. 2):

Таблица 2 Определение коэффициента переработки

	1 день	2 день	…	Итого	Среднее значение
Фактическая продолжительность рабочего дня
Нормативная продолжительность рабочего дня
Коэффициент переработки

3. На третьем этапе рассчитываются показатели.

Рассчитываются следующие показатели:

Показатели, характеризующие использование рабочего времени

- Коэффициент экстенсивного развития:

Где П - регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе (мин);

Ф - фонд рабочего времени (мин)

- Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от работника :



Где ПР - потери рабочего времени, зависящие от работника (мин);

Ф - фонд рабочего времени (мин)

- Коэффициент потерь рабочего времени, независящих от работника (потерь по организационно-техническим причинам) :

Где ПО - потери рабочего времени, независящие от работника (мин);

Ф - фонд рабочего времени (мин)

- Коэффициент, характеризующий величину затрат времени на регламентированные перерывы :

Где ОТЛ - время на отдых и личные надобности (мин);

Ф - фонд рабочего времени (мин)

Показатели, характеризующие структуру затрат рабочего времени:

- Коэффициент выполнения несвойственных работ:

Где НС - затраты времени на выполнение несвойственных работ (мин);

Ф - фонд рабочего времени (мин)

- Коэффициент выполнения работ, предусмотренных должностными обязанностями:



Где - коэффициент выполнения несвойственных работ

Показатели, характеризующие затраты времени на выполнение должностных обязанностей:

- Коэффициент, характеризующий затраты времени на подготовительно-заключительную работу:

Где ПЗ - затраты времени на подготовительно-заключительную работу (мин);

Ф - фонд рабочего времени (мин)

- Коэффициент, характеризующий затраты времени на основную (оперативную) работу:

Где О - затраты времени на выполнение основной работы (мин);

Ф - фонд рабочего времени (мин)

- Коэффициент творческой, организационно-административной, формально-логической и исполнительской работ:



Где ТВ, ОА, ФЛ, И - затраты времени на творческую, организационно-административную, формально-логическую, исполнительскую работу (мин);

О - затраты времени на выполнение основной работы (мин)

- Коэффициент, характеризующий затраты времени на обслуживание рабочего места:

Где ОМ - затраты времени на обслуживание рабочего места (мин);

Ф - фонд рабочего времени (мин)

4. На четвертом этапе оценивается целесообразность и необходимость выполнения работ.

Каждой выполненной работе, виду деятельности необходимо дать оценку по следующим критериям:

А - была ли данная работа необходимой? ДА/НЕТ

Б - принесла ли работа желаемые результаты? ДА/НЕТ

В - правильно ли был определен временной интервал на выполнение работы? ДА/НЕТ

Ответы, соответствующие каждому виду деятельности заносят в отдельную колонку. Определяется общая продолжительность работы соответствующего дня (Р). Считается по каждой колонке продолжительность работ, по которым дан ответ «НЕТ» ()

Рассчитываются следующие соотношения:

Если окажется, что более чем на 10% деятельность не была обязательной, то это значит, что имеются проблемы с перепоручением дел и установлением приоритетов.

Если окажется, что в более 10% случаев деятельность не принесла ожидаемые результаты, то это значит необходимо уделить внимание планированию, организации и самоорганизации.

Если окажется, что в более 10% случаев временной интервал выполнения работ был определен неверно, то имеются проблемы с планированием рабочего времени.

5. На пятом этапе по заданному шаблону составляется «листок дневных помех».

К «помехам» относят различного рода потери времени из-за объективной нехватки ресурсов (информации, техники, инструментов), организационных нестыковок и управленческой неэффективности руководства (нечеткость постановки задач, дублирование функций отсутствие полномочий), собственной лени и некомпетентности, а так же незапланированные встречи, посетители, общение.

Составляется таблица:

Таблица Листок дневных помех

Помеха	Время	Причина	Как устранить

Необходимо определить, какие помехи были наиболее дорогостоящими, какие телефонные звонки оказались ненужными, кто часто и без пользы отвлекал от работы и т.д.

6. На шестом этапе происходит анализ поглотителей времени (внешних и внутренних).

Таблица Поглотители времени

Внутренние поглотители времени	Внешние поглотители времени
Отсутствие осознанных целей. Размытость, нечеткость целей. Неумение ставить приоритеты. Нехватка знаний, опыта, навыков. Отсутствие плана работы. Физическая усталость или болезнь. Неумение отдыхать. Слабая воля, отсутствие самодисциплины.	Неизвестность миссии и целей организации. Слабое планирование. Отсутствие или нечеткость должностных инструкций. Слабое руководство (постановка задач, инструктаж, контроль, противоречивость, несогласованность). Отсутствие ресурсов, инструментов и т.п. Отсутствие системы делегирования. Низкая сплоченность в коллективе, отсутствие взаимопомощи.

Выделяют 5 важнейших причин временных потерь, которые регулярно повторяются, и намечаются способы их устранения. [8, с. 16-22]

1.3 Планирование рабочего времени менеджера как основное направление улучшения его использования

Если методы изучения использования рабочего времени и методики анализа использования рабочего времени индивидуальны у разных авторов, то все они утверждают одно - время необходимо планировать.

Планирование призвано обеспечить хозяйское использование, вероятно, самого ценного достояния -- времени, а именно:

- либо имеющееся время употребить для плодотворной и успешной деятельности (максимальный критерий);

- либо достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени (минимальный критерий). [5, с. 44-45]

- планирование времени позволяет руководителям и специалистам:

- критически осмыслить собственные цели и найти более эффективные способы их реализации, позволяющие не только своевременно с ними справиться, но и создать необходимые резервы для решения непредвиденных проблем;

- сконцентрироваться на важнейших вопросах с учетом сроков их решения, а остальные рационально распределить среди подчиненных на основе оценки каждой работы с точки зрения ее необходимости; оценки последствий в случае отказа от выполнения; оправданности требуемых усилий, возможности снижения затрат и повышения реальной отдачи;

- сформировать оптимальную структуру рабочего дня и составить его расписание. [3, с. 430]

Важнейшими составляющими управления временем являются:

· Планирование

· Реализация плана

· Мониторинг и контроль

· Взаимодействие с другими людьми

Планирование это основа любой производственной деятельности. Она включает в себя целый набор операций и действий, а именно: различного рода исследования, анализ результатов, тестирование, сопоставления, консультации и, наконец, разработку самого плана.

Реализация плана. Именно на этой стадии принимаются все решения. Все конкретные задачи разбиваются на две категории. Первая - это задачи индивидуального уровня, решение которых сопряжено с личной свободой менеджера и его собственными действиями. Вторая - это задачи, выполнение которых сопряжено с другими людьми.

Мониторинг и контроль. Любая работа должна проверяться как в отношении исполнительности, так и с точки зрения получения оптимальных результатов. Проверка может быть простой или сложной (сопряжено с множеством дополнительных операций).

Взаимодействие с другими людьми. Люди - это основа основ деятельности менеджера. С ними приходится общаться на встречах, совещаниях, планерках. Именно работа с людьми поглощает большую часть времени менеджеров. [9, с. 221 - 222]

Существую следующие виды планирования:

- Долгосрочное (3 - 5 лет). План-график основных дел на несколько лет. Задачи распределяются по срокам начала и окончания определенных работ. Записи делаются с разбивкой по годам или полугодиям.

- Среднесрочное (1 - 3 года) Составление планов на год. Составляется перечень наиболее важных работ года, устанавливаются сроки их начала и окончания. Такой план представляет собой конкретную расшифровку на данный год перспективного плана, а также проекты планов на будущий год, промежуточные сроки выполнения работ, рассчитанные на несколько лет, новые работы, которыми придется заниматься именно в планируемом году. Некоторые сроки могут быть приблизительными, но впоследствии уточняются в рабочем порядке.

- Краткосрочное (1неделя - 3 мес.) Составление планов на неделю. Строится на основе годовых, квартальных, месячных планов и согласуются с графиками работ дня, недели. Обязательно рассчитывается временная продолжительность работ.

Планирование основывается на следующих принципах:

· Реалистичность

· Системность

· Последовательность

· Перспективность

· Оптимальность

· Гибкость

· Учет масштаба времени

Правила планирования рабочего времени:

1. План составляется на определенную часть времени. Лучше всего пользоваться соотношением 60:40 (60% времени планируется; 20% - управленческое, творческое время; 20% - резерв, помехи).

2. Анализ вида деятельности и расхода времени. Это позволяет иметь ясное представление о том, на что расходуется рабочее время, является основой для расчета его будущей потребности. Для этого используются различные методики анализа использования рабочего времени.

3. Сведение задач в единый план действий. В плановом периоде должны быть перечислены все работы. Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Разделите их, например, на долго-, средне- и краткосрочные задачи. Установите их приоритетность и действуйте в соответствии с нею, даже если менее важные дела, как это зачастую бывает, даются намного легче, чем более важные.

4. Восполнение потерь времени. По возможности нужно сразу восполнять потери времени.

5. Письменная форма. Планы удобно составлять в формулярах, на карточках.

6. Перенос несделанного. Невыполнимые задачи можно перенести в план следующего периода. Тем самым они обнаруживаются и автоматически учитываются при разработке новых планов.

7. Фиксация результатов вместо действий.

8. Установление временных норм. В плане нужно установить именно столько времени на дело, сколько оно требует.

9. Срок исполнения. Точные сроки исполнения приучают к самодисциплине, устраняют нерешительность, медлительность.

10. Установка приоритетов. Самое срочное (спешное) дело не всегда бывает самым важным, однако именно спешные и «неотложные» дела занимают часто большую часть нашего драгоценного времени.

11. Делегирование дел. С самого начала устанавливайте в своих планах, какую работу вы должны выполнять лично, а какую можно перепоручить (делегировать).

12. Согласование временных планов. Старайтесь сделать свои рабочие будни насыщенными и претворять свои планы в жизнь, для чего согласовывайте их с планами других людей (секретарши, начальника, подчиненных, коллег).

Техника планирования личного времени менеджера:

- Анализ бюджета времени

- Составление списка планируемых дел

- Определение времени для выполнения планируемых дел

- Сопоставление необходимых затрат времени на планируемые дела с личным бюджетом времени и личными возможностями.

- Составление списка дел на год

- Составление тематического списка дел на месяц

- Составление плана действий на неделю

- Запись текущих дел и составление рабочих планов на день [9, с. 228]

Следует заметить, что подробный план, отлично подходящий одному человеку, может быть совершенно не удобен для другого. Важно не следовать тем методам, которые Вам не подходят. Попробуйте выбрать для себя один из предложенных нами испытанных методов. После того как Вы ими овладеете и уже приобретете некоторый опыт, приспособьте их под Ваши нужды, советует автор. [6, с. 58]

Очень важную роль в планировании своего времени играет планирование рабочего дня.

В процессе планирования необходимо помнить о принципе Паретто, который гласит: 80% затраченного времени на немногочисленные второстепенные проблемы дают лишь 20% итогового результата, и наоборот, 20% затраченного на важные проблемы времени дают 80% итогового результата.

Распределение приоритетности задач в планировании играет одну из важнейших ролей. Главным принципом определении приоритетности задач является ABC анализ: 15% времени -- жестко планируемое время выполнения главных приоритетных задач; 20% -- выполнение второстепенных задач; 65% -- вспомогательные задачи, помехи и т. п.

Принцип Эйзенхауера поможет в текущем планировании дел. В отличие от АBC анализа, этот принцип не имеет вид пропорции. Суть его в том, что все дела делятся на 4 категории в зависимости от важности и срочности. Дела важные и срочные следует выполнять самостоятельно и немедленно, остальные можно делегировать.

Рис. 2 Принцип Эйзенхаурэра

В планировании рабочего дня одним из лучших считается метод Альпы.

Метод включает в себя 5 стадий планирования:

1.Составление списка заданий.

2. Оценка длительности выполнения заданий.

3. Резервирование времени в соотношении 60:40.

4. Принятие решения по приоритетам и делегированию некоторых дел.

5. Контроль (учет) несделанного.

Метод имеет 5 основных преимуществ:

- Лучший настрой на предстоящий день

- Четкое представление о задачах дня

- Преодоление забывчивости

- Концентрация на наиболее существенном

- Уменьшение объема «бумажной работы».

При планировании рабочего времени необходимо воспользоваться «методом швейцарского сыра». Это означает, что в плане всегда необходимо оставлять резерв, для не сделанного во время ранее.

Для облегчения работы по планированию и распределению времени целесообразно пользоваться определенными техническими средствами:

- Календарем-ежедневником

- Дневником времени

- Компьютерной системой организации труда

- Тайм-менеджером [9, с. 230 - 235]

Стоит упомянуть и об электронных органайзерах. Такой органайзер как правило маленьких размеров, зато обладает безграничными возможностями.

Карманный компьютер обладает следующими преимуществами.

- Вы каждый раз можете стирать, менять, дополнять или даже полностью переписывать занесенную информацию. На бумаге же все исправления очень быстро становятся неясными.

- Он отлично подходит для простого и ежедневного обеспечения безопасности данных (или их копий).

- Всю информацию можно закодировать.

- Возможно несколько вариантов сортировки информации: лишь при помощи одного клика Вы можете выстроить свои задания и дела в соответствии с приоритетами или же другими категориями (например, планом или жизненными ролями), а время от времени рассортировывать их по дате.

- Карманные компьютеры обладают разными системами поиска. Например, можно искать информацию по темам (встречи, назначенные на эту неделю; встречи с г-ном Мейером; встречи по поводу проекта А).

- Вы можете объединиться в одну сеть карманных компьютеров с Вашими коллегами (это позволит планировать совместные встречи, облегчит поиск

- свободного времени в календаре Ваших коллег, облегчит совместную работу над документами).

- Вы можете объединять самую различную информацию.

Важным является и планирование своего свободного времени. Так называемый «тихий час» может значительно повысить Вашу производительность. Или можно посвятить это время заданиям группы «В», что бы не терять их из виду. Необходимо продумать, как сообщить коллегам и окружающим, что бы в это время вас не беспокоили: можно повесить табличку «не беспокоить», а телефон поставить на автоответчик.

Для планирования своего дня полезным будет знать кривую своей производительности. Производительность каждого человека напрямую зависит от ежедневного колебания его работоспособности. В общем, все люди делятся на «жаворонков» (рис. 3) и «сов» (рис. 4). Никакой из этих двух типов не лучше и не хуже другого, они различаются только временем наибольшей работоспособности. Самый высокий и самый низкий показатель работоспособности индивидуален для каждого человека. Сама же кривая производительности и ее колебания построены на основании обобщенных, среднестатистических показателей.

Однако после обеда снижение работоспособности наблюдается абсолютно у всех. Тот, кто пытается бороться с этим «упадком сил» с помощью крепкого кофе, должен знать, что таким образом он только продлит его. После обеда можно ненадолго вздремнуть(15 минут наиболее оптимальный вариант), пойти прогуляться или же посвятить полчаса физическим упражнениям. Все это кардинальным образом меняет кривую Вашей производительности и сполна окупается вновь приобретенной энергией во второй половине дня. Тот, кто может себе это позволить, должен делать подобную паузу и после ужина.

Знание кривой своей работоспособности помогает лучше распределять свои обязанности и позволяет работать с большей производительностью. Возможно, что Вы принадлежите к «жаворонкам» -- этот тип теперь встречается гораздо реже, так как телевизор поменял наши привычки. Если Вы с утра лег- ко просыпаетесь, чувствуете себя совершенно бодрым и сразу же идете на работу, то для выполнения самых сложных и важных дел, требующих к себе повышенного внимания и работоспособности, Вы должны прежде всего использовать утро и первую половину дня.