Организация документационного обеспечения в организационном управлении ООО "Поддержка"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Введение

1. Характеристика и направления деятельности предприятия

1.1.Задачи, функции и структура ООО «Поддержка»

1.2. Организация службы документационного обеспечения управления ООО «Поддержка»

1.3. Нормативное регулирование организации делопроизводства в ООО «Поддержка»

2. Анализ документационного обеспечения в организационном управлении на примере предприятия ООО «Поддержка»

2.1. Организация документооборота на предприятии

2.2. Регистрация документов, контроль исполнения, систематизация, формирование и подготовка документов к архивному хранению

2.3 Анализ документационного обеспечения в организационном управлении ООО «Поддержка»

3. Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения ООО «Поддержка»

3.1. Разработка инструкции по делопроизводству

3.2. Рекомендации по автоматизации делопроизводства в ООО «Поддержка»

3.3. Организация номенклатуры дел

Заключение

Понятийный аппарат

Список использованных источников и литературы

Введение

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность организации. Для более оптимального функционирования предприятия необходимо документационное обеспечение его деятельности [13,с.45].

Информационно-документационная система включает в себя следующие связанные информационным единством комплексы (подсистемы, группы) документов:

- законодательные акты, нормативную и нормативно-справочную документацию;

- плановую документацию;

- организационно-правовую документацию;

- персональную документацию;

- договорную документацию;

- распорядительную документацию;

- учетную кадровую документацию;

- документацию по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;

- отчетную и отчетно-справочную документацию.

В основе информационно-документационной системы с учетом ее особого правового значения лежат Конституция Российской Федерации, Трудовой кодекс Российской Федерации и законодательные акты, которые устанавливают принципы и формы взаимоотношений граждан с фирмами, работодателей и работников, диктуют порядок документирования этих взаимоотношений.

Большую роль в регулировании различных отношений граждан и государства играют Федеральные законы - №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (2006), №261-ФЗ «О персональных данных» (2011), Гражданский кодекс Российской Федерации; информационное, налоговое, пенсионное законодательство [13, с.67].

В квалификационной работе базой исследования является ООО «Поддержка».

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организационном управлении предприятий. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств [14, с.56].

Все выше изложенное обусловило выбор темы «Документационное обеспечение в организационном управлении».

В ходе квалификационной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности Общества с ограниченной ответственностью «Поддержка».

Объект исследования - процесс организации документационного обеспечения в организационном управлении.

Предмет исследования - выявление особенностей организации документационного обеспечения в организационном управлении ООО «Поддержка».

Цель выпускной квалификационной работы - определить особенности документационного обеспечения предприятия ООО «Поддержка» в процессе организационного управления.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

- анализ литературы по проблеме исследования;

- анализ документационного обеспечения в организационном управлении на примере ООО «Поддержка»;

- разработка и внесение рациональных предложений по совершенствованию документационного обеспечения в организационном управлении.

При написании настоящей квалификационной работы был использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на две большие категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Комплекс федеральных нормативно - методических материалов по документационному обеспечению составляют:

Государственная система документационного обеспечения управления. Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах [3].

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт - важный этап обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней [11, с.47].

Для написания квалификационной работы привлекались следующие законодательные акты, регламентирующие работу с документами.

Федеральный закон РФ №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (2006). Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

Федеральный закон РФ №63-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»(2011). Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.

При написании квалификационной работы были изучены труды специалистов в области документоведения - профессора Т.В. Кузнецовой, доцента Л.В. Санкиной, к.и.н. С.Л. Кузнецова, старшего преподавателя О.В. Мосягиной, к.и.н. Н.В. Шатиной, старшего преподавателя В.С. Иритиковой.

В пособии “Секретарское дело” Кузнецова Т.В. уделяет большое внимание улучшению работы с документами, научной организации секретарского труда [14, с.54].

Это издание содержит образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законодательных актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных моментов, излагаются требования к составлению и обработке специальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ). Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм, на которых основываются специальные информационно-поисковые системы. Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления.

Также основой для написания квалификационной работы явились следующие нормативные источники ООО «Поддержка»:

- Устав Предприятия;

- должностные инструкции сотрудников;

- приказы и указания руководства ООО «Поддержка» и другие материалы.

Наряду с документационными материалами источником послужили личные наблюдения и метод анкетирования.

Методы исследования. В данной работе были использованы теоретические методы: анализ, синтез, сравнение, обобщение и практические: сравнительный, аналитический, метод комплексного анализа процесса делопроизводства.

В данной работе состоит в том, что в ней обобщены теоретические позиции известных авторов по проблемам документационного обеспечения управления персоналом в организации. Работ, в которых такие обобщения были бы сделаны, в процессе написания дипломного исследования нами выявлено не было.

Практическое значение выпускной квалификационной работы - положения и предложения могут быть использованы в практической деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Структура работы. Выпускная квалификационная работа состоит из Введения, трех глав, Заключения, Списка использованных источников и литературы, Понятийного аппарата и Приложения.

В Первой главе рассматривается характеристика и направления деятельности предприятия ООО «Поддержка».

Во Второй главе рассматривается постановка делопроизводства на настоящий момент.

В Третьей главе приводятся предложения и рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения, по составлению необходимых в службе делопроизводства организационных положений и инструкций. В Заключении подводятся итоги квалификационной работы.

1. Характеристика и направления деятельности предприятия

1.1 Задачи, функции и структура ООО «Поддержка»

Общество с ограниченной ответственностью «Поддержка» создано в соответствии с Федеральным законом от 08.02.2009 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» на основании решения Общего собрания учредителей (протокол № 1 от «15» ноября 2009 г.)

Общество является юридическим лицом и руководствуется в своей деятельности Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 08.02.98 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», а также Учредительным договором о создании
Общества и настоящим Уставом.

Полное фирменное наименование Общества: Общество с ограниченной ответственностью «Поддержка». Сокращенное фирменное наименование Общества: ООО «Поддержка».

Место нахождение и почтовый адрес Общества: 628400, Российская Федерация, Ханты-Мансийский автономный округ, г. Сургут, ул. Маяковского, дом 22.

Основной целью создания Общества является осуществление коммерческой деятельности для извлечения прибыли и наиболее полного и качественного удовлетворения потребностей предприятий и граждан в услугах (продукции, работах), оказываемых Обществом.

Для реализации своих целей Общество осуществляет следующие виды деятельности:

- управление жилыми домами и нежилыми зданиями;

- выполнение работ и оказание услуг в области жилищного и коммунального хозяйства, в том числе: выполнение работ по техническому обслуживанию жилищного и нежилого фонда; выполнение работ по текущему ремонту жилищного и нежилого фонда; выполнение работ по обеспечению надлежащего санитарного состояния жилищного и нежилого фонда, а также благоустройство и озеленение территории; ликвидация аварий и проведение ремонтно-восстановительных работ; выполнение работ по сбору и вывозу мусора и т.п.;

-строительная деятельность, в том числе: выполнение строительных, монтажных и других работ по договорам строительного подряда; ремонт зданий и сооружений по договорам строительного подряда, ремонт и строительство жилищ (квартир) по заказам населения;
проектные и изыскательские работы;
- лесозаготовки, производство лесопильное, строгальное, производство изделий из дерева, производство и ремонт мебели;

- оказание транспортных услуг, включая погрузо-разгрузочные и транспортно-экспедиционные работы и услуги;

- деятельность по купле-продаже, сдаче в наем (аренду) недвижимого имущества и посреднические услуги;

- розничная торговля, включая продажу на рынках;

- оптовая торговля, потребительскими товарами.

Посреднические услуги при купле-продаже товаров;

- оптовая, розничная торговля продукцией производственно-технического назначения;

- производство и реализация товаров народного потребления и продукции производственно-технического назначения;

- посредническая деятельность и оказание представительских услуг;

- экспортно-импортные операции (внешняя торговля) и иная внешнеэкономическая деятельность.

Деятельность Общества не ограничивается вышеназванными видами. Общество имеет гражданские права и несет гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых иных видов деятельности, не запрещенных действующим законодательством Российской Федерации.

Отдельными видами деятельности, перечень которых определен федеральными законами.

Общество создается без ограничения срока действия.

Информационная система поддерживает неограниченное количество транспортных объектов и позволяет централизованно принимать, обрабатывать и предоставлять соответствующим владельцам любую информацию, как об отдельном транспортном объекте, так и транспортном парке: где находятся объекты, в каком направлении и с какой скоростью осуществляют передвижения, контролировать расход топлива и регламентированный режим движения, оповещать складские и вспомогательные подразделения о прибытии транспортного объекта, оптимизировать маршруты передвижения.

Все это позволяет оптимизировать материальные и людские ресурсы, обеспечить безопасность грузов и защиту сопровождающих людей, контролировать и дистанционно управлять транспортными объектами.

Организационная структура управления предприятием отражает состав и подчиненность линейных и функциональных звеньев управления, на ООО «Поддержка» структура управления имеет линейно-функциональный вид.

Как у любой организационной структуры у линейной структуры управления есть свои достоинства и недостатки. В Табл. 1 приведены слабые и сильные стороны используемой линейной организационной структуры ООО «Поддержка».

Организационная структура управления ООО «Поддержка» характеризуется:

- четким разделением труда (квалифицированные специалисты в каждой области);

- высокой иерархией управления (кто кому подчиняется);

- наличием стандартов и правил;

- осуществлением найма на работу в соответствии с квалификационными требованиями.

Таблица 1 Сильные и слабые стороны организационной структуры ООО «Поддержка»

Сильные стороны	Слабые стороны
Относительная простота подбора руководителей каждого из уровня руководителей	Разобщенность горизонтальных связей в производственных системах
Оперативность принятия и реализация управленческих решений	Отсутствие функции контроля на предприятии
Относительная простота реализации функций управления	Не полное информирование начальника производства о сбыте продукции и о наличии денежных средств Возможность излишней жесткости в управлении Ограниченная пригодность в условиях диверсификации производства

Управление организацией осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Уставом.

Генеральному директору подчинены все нижестоящие руководители. Создана единая вертикальная линия руководства и прямой путь активного воздействия на подчиненных. Преимущество такой структуры управления заключается в простоте, надежности и экономичности.

Отдел бухгалтерии является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется непосредственно Генеральному директору.

Основными задачами бухгалтерии являются:

- организация бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия;

- контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранности собственности предприятия.

1.2 Организация службы документационного обеспечения управления ООО «Поддержка»

Согласно Основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.

Служба делопроизводства в ООО «Поддержка» создана совсем недавно, в начале 2010 года и представлена Общим отделом. Общий Отдел осуществляет документационное обеспечение организации, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства.

Управление делами включает в себя Общий отдел и юридическую службу. Возглавляется начальником, который подчиняется непосредственно Генеральному директору. Основными функциями Управления делами являются:

- Контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства;

- Контроль за оформлением документов согласно современным требованиям.

В состав Общего отдела входит:

1. Секретариат Генерального Управления. Основными функциями секретариата являются:

- прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства,

- регистрация документов,

- машинописные работы,

- распределение телефонных звонков,

- отправка документов,

- информационно-справочная работа с документами;

2. Административно - хозяйственный отдел. Этот отдел обеспечивает хозяйственное обслуживание всех управленческих подразделений , в связи с чем выполняет следующие функции:

- снабжает канцелярскими принадлежностями;

- обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем;

- ведет контроль за сохранностью материальных ценностей;

- устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.

Наличие в структуре службы документационного обеспечения административно-хозяйственного отдела противоречит ГСДОУ, так как Общий отдел должен являться самостоятельным структурным подразделением, не имеющем в своем составе подразделений, непосредственно не относящихся к документационному обеспечению управления.

Необходимо отметить, что в структуре ООО отсутствует архив.

Основными задачами Общего отдела являются:

- Обеспечение четкой организации делопроизводства на Предприятии, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы;

- Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах;

- Сокращение документооборота, унификация форм документов;

- Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение;

- Координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство;

- Обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства;

- Обеспечение хозяйственного обслуживания всех управленческих подразделений.

Исходя из вышеперечисленных задач, Общий отдел осуществляет следующие функции:

- Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами;

- Разработка внутренних нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления;

- Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий;

- Осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях;

- Осуществление контроля за оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектностью приложений);

- Обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работы с ними;

- Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел;

- Обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе средствами автоматизации;

- Организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации.

Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом Генерального директора и подчиняющийся начальнику Управления делами.

Общий отдел в своей деятельности руководствуется законами Российской Федерации, Правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы Российской Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом ООО «Поддержка» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями. Необходимо отметить, что Положения об Общем отделе на данный момент нет.

Юридическая служба, входящая в состав Управления делами, занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам организации по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера; подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.

Секретариаты филиалов ООО «Поддержка» являются самостоятельными структурными подразделениями с подчинением непосредственно директорам и не входят в службу делопроизводства организации, поэтому в данной работе рассматриваться не будут.

В ООО «Поддержка» существует служба научно-технической документации, выраженная архитектурно-проектной мастерской под руководством начальника подразделения. Архитектурно-планировочная мастерская входит в состав Управления развития бизнеса и находится в подчинении директора Управления.

1.3 Нормативное регулирование организации делопроизводства в ООО «Поддержка»

Основным нормативным документом по делопроизводству является инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

Общие положения

Правила подготовки и оформления документов

Требования к реквизитам документов

Организация документооборота

Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции

Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

Организация контроля исполнения документов

Поисковая система по документам

Составление номенклатуры дел

Формирование и оформление дел

Экспертиза ценности документов

Передача дел в архив

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

Но также следует отметить, что до настоящего момента отсутствуют некоторые основные нормативные документы, регламентирующие документационное обеспечение управления Предприятия, например, инструкция по делопроизводству.

Методической основой деятельности ООО «Поддержка» являются:

- законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;

- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

- государственные стандарты на документацию;

- унифицированные системы документации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

- нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

- нормативные документы по организации архивного хранения документов;

- Трудовой Кодекс Российской Федерации и комментарии к нему;

- ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

- Конституция Российской Федерации.

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Несмотря на то, что ООО «Поддержка» существует почти семь лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2010 года.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества.

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 - это официальные документы, отправляемые из организации. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности Предприятия, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А 4.

Внутренний документ - это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы Предприятия по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

- Организационные документы, которые регламентируют деятельность Предприятия (Устав, инструкции и т.п.);

- Распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений;

- Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Внутренние документы на Предприятии оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название Предприятия, название подразделения, вид документа, место составления, дата и номер. Все документы, как внутренние, так и исходящие, составляются на Предприятии при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD.

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники Предприятия используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка - документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника Предприятия другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

Поступившие документы проходят следующие этапы. Их прием и обработка осуществляется в канцелярии предприятия секретарем-референтом.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением с пометкой "лично", "конфиденциально", "срочно" и писем от финансово-инвестиционных учреждений. Затем проверяется правильность адресования вложенных в конверт документов, наличие приложений к ним. Конверты, как правило, уничтожают.

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью их распределения на регистрируемые и нерегистрируемые.

На регистрируемых документах, кроме приложений, каталогов, проспектов, буклетов, проставляется реквизит "отметка о поступлении".

Секретарь-референт фильтрует документы, складывая одну часть в папку "Для докладов", а другую часть передает в структурные подразделения или сразу исполнителям, предварительно поставив в правом верхнем углу первого листа шифр структурного подразделения.

К документам, прибывшим повторно, в папку "Для докладов" вкладываются первичные запросы и подбираются дополнительные материалы, относящиеся к данному документу.

Затем проводится регистрация документа, т. е. присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей краткой записью данных о нем в журнале или в памяти ПЭВМ. Регистрация проводится как централизованно, так и децентрализовано (по отделам).

Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению и установить сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе.

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ в нужном количестве экземпляров и передает копии исполнителям.

Когда работа над документом исполнителем завершена (составлен отчетный документ, выполнено конкретное задание), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией передается секретарю-референту для подшивки в дело.

Обработка отправляемых документов. Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (в необходимых случаях - утверждение);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Директор вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в 2 экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм. Руководителем предприятия должны подписываться также два экземпляра. Исходящие документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов".

После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день конвертируются и отправляются. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с перепиской.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

- порядковый номер документа, включающий номер дела;

- адресат (корреспондент);

- краткое содержание или заголовок;

- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

- исполнитель;

- примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Оперограммы представляют собой графическую интерпретацию процессов составления документов. С помощью оперограмм можно систематизировать содержание, рационализировать маршруты документов, определить виды работ по документированию управленческих процессов

Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов могут быть использованы и другие методы наглядного представления информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы. На основе построения документограмм определяется количество документов в организации, состав исполнителей, порядок движения документов, трудоемкость их обработки. Работа с документами входит в обязанности секретаря-референта.

2. Анализ документационного обеспечения в организационном управлении на примере предприятия ООО «Поддержка»

2.1 Организация документооборота на предприятии

Все документы предприятия делятся на входящие, исходящие и внутренние.

Входящие документы поступают на предприятие извне. Это могут быть указы вышестоящей инстанции, письма от деловых партнеров, резюме от ищущих работу.

Документы, поступающие на предприятие проходят:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение;

- регистрацию;

- рассмотрение руководством.

После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям.

К обработке принимаются только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте ( при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы документального обеспечения управления (ДОУ) с целью распределения поступивших документов на: ' направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные Генеральному директору, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Исходящие документы предназначены для отправки в другие организации, службы и т.д. Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы предназначены для работы с ними в пределах предприятия. Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Кроме того, документы классифицируются по назначению. Различают:

1. Организационные документы: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении предприятия.

2. Распорядительные документы: приказ, распоряжение, указание, инструкция.

3. Информационно-справочные документы: протокол, акт, письмо, докладная объяснительная.

4. Документы по личному составу: резюме, трудовые контракты, приказы по личному составу, трудовые книжки, личные карточки, личное дело.

5. Договоры о материальной ответственности.

6. Исковые заявления.

Рассмотрим некоторые из них более подробно.

Организационные документы регламентируют структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителя.

В структуре и штатной численности предприятия указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается директором.

В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.

Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка или положениях о персонале.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Вместе с тем обе разновидности приказов оформляются на одинаковых бланках. Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «Приказываю», как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: принять, назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать и т.д.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями Трудового Кодекса РФ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, перевести), фамилии и инициалов работника (имени и отчества полностью - при приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).

Наличие других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу, согласно Трудовому Кодексу, доводятся до сведения работников под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.

Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со следующими заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы (в небольших организациях - работником, ответственным за ведение кадровой документации).

Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы).

В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ.

С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу. К порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение, чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности. Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: N 28-к - приказ о движении кадров (прием, перевод, увольнение, изменения кадровой информации), N 12- км - о командировании, N 45-о - об отпуске, N 32-п - о поощрении.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках работников.

Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Трудовой контракт как письменная форма трудового договора между работником и администрацией в лице руководителя предприятия, должен иметь следующие обязательные реквизиты: название вида документа, дата, индекс, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.

Представление о переводе имеет унифицированную форму и включает реквизиты: наименование структурного подразделения, название вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, резолюцию, заголовок к тексту, текст, подпись, визы. Представление о переводе готовится руководителем структурного подразделения, адресуется руководителю предприятия, согласовывается с заинтересованными лицами. Руководитель предприятия после рассмотрения представления проставляет резолюцию, на основании которой в дальнейшем готовится приказ о переводе. В тексте представления должна быть отражена оценка производственной деятельности работника и обоснованы причины перевода.

Очередность ежегодных отпусков работников предприятия отражается в графике отпусков - документе, закрепляющем распределение очередных отпусков на предстоящий календарный год. На крупных предприятиях графики отпусков составляются в каждом структурном подразделении, а затем кадровой службой готовится сводный график для всего предприятия.

Форма графика отпусков унифицирована и включает реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, дата, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования, гриф согласования с профсоюзной организацией.

Содержательная часть графика отпусков (реквизит «Текст») представляет собой таблицу с графами: табельный номер работника; фамилия, имя, отчество; должность; даты отпуска (его продолжительность); изменение даты ухода в отпуск и выхода на работу (по месяцам и числам); основание изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу.

При оформлении в качестве оснований для приказов по личному составу таких распорядительных информационно-справочных документов, как приказ по основной деятельности, протокол, факт, письмо, докладная или объяснительная записки и др. следует руководствоваться правилами по составлению и оформлению этих разновидностей организационно-распорядительных документов.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланке предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы, отметка об исполнении документа, отметка о переносе данных на машинный носитель.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. приказ документ архивный

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «Приказываю», которое печатается прописными буквами на отдельной строке от нулевого положения табулятора. После слова «Приказываю» ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее в пункте указываются исполнители (должностное лицо или структурное подразделение) и срок исполнения. Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.

Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные), могут быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности руководители предприятия (директор, его заместители, главные специалисты) могут издавать распоряжения и указания. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами: «Предлагаю», «Обязываю», «Считаю необходимым», «Рекомендую».

Протоколы оформляются на бланках предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата заседания, индекс, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи. Дата протокола - это дата проведения совещания. Заголовок - это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная честь содержит постоянную информацию (слова: ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСТВОВАЛИ») и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на совещание. При большом количестве участников совещания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова «ПОВЕСТКА ДНЯ» печатают от нулевого положения табулятора, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляют в именительном падеже, наименование должности и фамилию докладчика - в родительном падеже.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме «СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)». Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят номер вопроса повестки дня, после - двоеточие. Инициалы, фамилию докладчика (наименование должности указывается в повестке дня) печатают в именительном падеже от 1-го положения табулятора; после фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком, то после тире также с прописной буквы пишут - «Доклад прилагается».

Слово «ВЫСТУПИЛИ» печатают прописными буквами, затем ставят двоеточие. Инициалы и фамилию выступающего пишут в именительном падеже, от 1-го положения табулятора; после этого ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование должности.

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст (повестка дня, слушали, постановили), подписи (без личных подписей, только слова «Председатель», «Секретарь» и расшифровку фамилий с инициалами), отметку о заверении копии, отметку об исполнении. Из содержательной части берутся те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.п. В акте содержатся следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, дата и индекс, место составления или издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подписи. Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указываются: наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата, или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка, или событие, факт, послужившие основанием для составления акта. Далее во вводной части перечисляется состав комиссии: председатель (должность, фамилия, инициалы), члены комиссии (должности, фамилии, инициалы). Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами и печатаются через 1,5 интервала. Во вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствовавшие при проведении проверки.