Организация документационного обеспечения в организационном управлении ООО "Поддержка"

В заголовках с распорядительной документацией, а также с протоколами, после указания вида документа, дается автор и год.

Например: «Приказы за 2012 год».

В номенклатуре не должно быть общих заголовков, не раскрывающих содержание и виды документов.

При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК) организации.

После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела проводится систематизация заголовков, т.к. в номенклатуре они должны быть расположены в определенной последовательности, с учетом степени важности документов и их взаимосвязи. Стабильный порядок расположения дел облегчает быстрый поиск конкретного дела.

Нормативные документы и методические материалы по составлению номенклатуры дел рекомендуют первыми помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем дела с организационной документацией, относящейся к деятельности учреждения в целом (уставы, положения) или структурного подразделения (если составляется номенклатура дел структурного подразделения). Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами (годовые, квартальные и месячные) и переписка.

02-01 - Приказы и инструктивные письма Комитета РФ по вопросам бухгалтерского учета и отчетности

02-02 - Положение о бухгалтерии и должностные инструкции сотрудников. Копии.

02-03 - Приказы директора предприятия по производственным Вопросам. Копии.

02-04 - Приказы директора предприятия по личному составу. Копии.

02-05 - Штатное расписание

02-06 - Бухгалтерские отчеты предприятия. Годовые.

02-07 - Бухгалтерские отчеты предприятия. Квартальные.

02-08 - Бухгалтерские отчеты предприятия. Месячные.

При наличии однородных корреспондентов, «заголовки дел, заведенные по географическому и по корреспондентскому признаку, вносятся в номенклатуру по алфавиту корреспондентов или географических названий».

Номенклатура дел структурного подразделения после ее рассмотрения, редактирования и корректировки согласовывается с архивом учреждения, одобряется экспертной комиссией и визируется у руководителя структурного подразделения.

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреждения. В таком случае Государственный архив уведомляется, что номенклатура дел на следующий год остается без изменений.

Однако, не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит пересоставлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категории и количестве заведенных дел. При ее составлении следует учитывать в числе прочих сведения графы 3 - количество дел (томов, частей). В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел, подсчитывается количество дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет, временного хранения до 10 лет включительно.

Рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела, и по ней быстро можно установить номер нужного дела и найти необходимый документ.

Только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа.

Заключение

Документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

Многие виды управленческих документов предприятие обязано предоставлять при проверках со стороны государственной налоговой службы, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.

Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного Фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.

Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих предприятий в результате чего, кадровая документация ведется либо плохо, либо не ведется вообще.

Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без конфликтов с государством и подчиненными.

Руководители предприятия несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

Для процветания предприятия необходимо качественное и своевременное управление его деятельностью. Главным условием правильности принимаемых решений является исчерпывающая осведомленность. Выполнение этого условия в настоящее время возможно только на базе современных информационных технологий. Поэтому сейчас все фирмы, от организаций малого и среднего бизнеса до крупных промышленных комплексов, разрабатывают и внедряют автоматизированные информационные системы поддержки своей деятельности.

В настоящее время существует множество предприятий, учреждений и фирм с развитой системой документационного обеспечения и специальной структурой службы ДОУ. Успех принимаемых решений во многом уже зависит от состояния и качества информационной деятельности, и чтобы справиться с мощным потоком подлежащих обработке данных, осознается необходимость приспособить к меняющимся требованиям и организацию своих делопроизводственных служб. Важно отметить, что эта организация определяется не столько размерами предприятия, сколько объемами используемой и передаваемой информации.

Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации документационного обеспечения. В результате нами самостоятельно разработана инструкция по делопроизводству.

Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:

- первичная обработка поступающих документов - разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю; предлагается наделить секретаря-референта Генерального директора дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию;

- регистрация документов - рекомендуется проводить регистрацию исходящих документов только в компьютерной форме, регистрировать приказы по личному составу отдельно от приказов по основной деятельности;

- формирование и оформление дел - необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с Генеральным директором ООО «Поддержка»;

- при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем делопроизводственной службы ООО «Поддержка».

Внесены предложения по усилению контроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов, установленных законодательством:

- предлагается составить номенклатуру дел Общества с учетом сроков хранения документов;

- предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения управления;

- необходимо сократить количество внутренних документов (при внутренней переписке сотрудников ООО «Поддержка» предлагается использовать только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров);

- необходимо приступить к созданию архива для документов ООО «Поддержка».

Первоначально обработка документов в ООО «Поддержка» осуществлялась традиционным способом, но расширение организационной структуры, увеличение количества филиалов и появление новых функций привело к поиску новых форм организации делопроизводственной службы и документооборота.

Автоматизация делопроизводства приводит к осознанию необходимости использования для работы с документами новых методов. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов, на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов Компании позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания ООО «Поддержка» значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для такой крупной компании.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в ООО «Поддержка», выполнения справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.

Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.

В целом, анализируя результаты внедрения вычислительной техники в организацию делопроизводственного обслуживания ООО «Поддержка», можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств вычислительной техники.

Руководство ООО «Поддержка» положительно отнеслось к рекомендациям автора квалификационной работы, часть предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления находится в стадии внедрения.

Понятийный аппарат

Автор документа - предприятие, структурное подразделение, работник или физическое лицо, создавшее документ.

Адресат - 1) получатель документа; 2) реквизит документа, включающий сведения о получателе документа (наименование предприятия, структурного подразделения; должность, инициалы и фамилию работника; фамилию и инициалы физического лица) и в необходимых случаях его почтовый адрес.

Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Анкета - форма представления текста документа или его части, построенная по принципу «вопрос-ответ».

Архив - функциональное подразделение предприятия, осуществляющее комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, хранение, учет и предоставление доступа к архивным документам, а также согласование уничтожения документов, находящихся на оперативном хранении.

Архивный фонд - совокупность архивных документов предприятия.

Архивохранилище - специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

Бланк документа - лист бумаги формата А4 с нанесенными типографским способом реквизитами, идентифицирующими автора документа.

Бланк для оформления резолюций - лист бумаги формата А5 или А6 с нанесенными типографским способом реквизитами, идентифицирующими автора резолюции.

Виза (согласования документа) - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие работника с содержанием документа.

Визирование - форма согласования проекта документа с руководящими лицами предприятия, руководителями структурных подразделений и иными работниками предприятия.

Выписка (из документа) - копия документа, воспроизводящая его часть, относящуюся к определенному вопросу.

Выписка (из документа) заверенная - выписка из документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу и удостоверяющие полное соответствие ее содержания подлиннику.

Выписка архивная - документ, воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, с указанием поисковых данных архивного документа.

Гриф ограничения доступа к документу - реквизит документа, свидетельствующий об особом характере содержащейся в нем информации и ограничивающий круг пользователей документа («коммерческая тайна», «конфиденциально», «для служебного пользования»).

Гриф согласования - реквизит документа, выражающий согласие организации (коллегиального органа, а в исключительных случаях - также отдельного руководящего работника), не являющейся автором документа, с его содержанием.

Дата документа - реквизит документа, свидетельствующий о времени его создания и (или) подписания, утверждения, принятия.

Дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку и имеющих единые сроки хранения.

Делопроизводство; документационное обеспечение управления (ДОУ) - деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ архивный - документ, который подлежит архивному хранению в силу его долговременной значимости для предприятия, а также граждан и государства.

Документ внутренний - документ, созданный в организации и не подлежащий отправке сторонним предприятиям или физическим лицам.

Документ входящий - документ, полученный от сторонней организации или физического лица.

Документ инициативный - документ (запрос, обращение), послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.

Документ исходящий - документ, созданный в организации для отправки сторонним организациям или физическим лицам.

Документ итоговый - документ, подготовленный во исполнение поручения и являющийся основанием для признания поручения исполненным.

Документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документ подлинный - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Документ промежуточный - документ, подготовленный во исполнение поручения до подготовки итогового документа и не являющий основанием для признания поручения исполненным.

Документ служебный - документ, используемый в текущей деятельности предприятия, оформленный и удостоверенный в установленном порядке и сохраняемый в качестве свидетельства (в юридическом смысле) деятельности предприятия.

Документация - совокупность документов.

Документация организационно-распорядительная - вид документации, в которой фиксируется решение вопросов управления, организации, обеспечения и регулирования деятельности предприятия, её подразделений и работников.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, передачи на хранение, отправки.

Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Жалоба - обращение, содержащее просьбу о восстановлении или защите чьих-либо нарушенных прав, свобод, законных интересов.

Заключение - документ, содержащий мнение по какому-либо документу или вопросу.

Записка докладная - внутренний оперативно-информационный документ, адресованный вышестоящему руководителю и содержащий изложение какого-либо факта с выводами и предложениями составителя.

Записка объяснительная - внутренний оперативно-информационный документ, объясняющий причины неисполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Записка служебная - внутренний оперативно-информационный документ, используемый для информационного обмена между руководящими лицами Филиала или структурными подразделениями, не находящимися в прямом подчинении.

Запрос - письмо или служебная записка, которая предполагает ответ.

Заявка - документ, автор которого изъявляет намерение получить определенные товары или услуги.

Заявление гражданина - обращение гражданина, содержащее просьбу о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе предприятия, либо критика её деятельности.

Извещение - служебное письмо или служебная записка, содержащая информацию о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции и др.).

Индекс дела; номер дела - цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел, наносимое на его обложку.

Индекс делопроизводственный - условное обозначение (по классификатору делопроизводственных индексов) являющееся частью регистрационного номера документа.

Инструкция - локальный нормативный акт, издаваемый в целях установления правил в определенной сфере деятельности предприятия, порядка осуществления каких-либо действий.

Информация - сведения (сообщения, данные) о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Исполнитель - работник (структурное подразделение) предприятия, обеспечивающий (обеспечивающее) исполнение устного поручения или письменной резолюции руководителя.

Исполнитель ответственный - работник (структурное подразделение) предприятия, обеспечивающий организацию качественного и своевременного исполнения поручения.

Клише печати - элемент печати, состоящий из неотделимых от основания печатающих и пробельных элементов, образующих зеркальное отображение оттиска печати.

Код формы документа - условное обозначение формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации или локальному классификатору форм документов предприятия.

Контроль за исполнением документа (поручения); контроль исполнения документа (поручения) - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа (поручения).

Копия (документа) - экземпляр, содержащий воспроизведение всей информации подлинника документа (оригинала).

Копия архивная - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных.

Копия (документа) заверенная - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу и удостоверяющие полное соответствие ее содержания подлиннику.

Корреспондент - предприятие, структурное подразделение, работник или физическое лицо, с которым ведется переписка.

Корреспонденция - отправляемые и поступающие документы и другая письменная информация.

Локальный нормативный акт (ЛНА) - внутренний документ, содержащий нормы (правила, принципы, характеристики), касающиеся различных видов деятельности Филиала и (или) их результатов.

Мониторинг хода исполнения исходящих писем - совокупность действий, обеспечивающих отслеживание хода и результатов исполнения

писем за подписью руководящих лиц предприятия и руководителей структурных подразделений Филиала, отправленных в адрес предприятия и сторонних организаций и содержащих запросы или предложения и в интересах Филиала требующих ответа или действий.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, формируемых в структурных подразделениях предприятия, с указанием сроков хранения.

Нормативный акт; нормативный документ - документ, устанавливающий правила, принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности и (или) их результатов.

Нормативы - показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготавливаемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т. д.).

Нормы - сведения об установленных величинах чего-либо (нормы выработки, нормы выдачи и т. д.).

Носитель информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Обзор - документ, составленный в целях информации о работах в той или иной области или о деятельности предприятия в определенный период.

Обращение анонимное - обращение, в котором невозможно определить автора обращения: отсутствует личная подпись работника организации, не содержится данных о месте жительства (работы или учебы) физического лица, не указана или неразборчиво написана его фамилия и т. д.

Обращение гражданина - поступившее в организацию письменное предложение, заявление или жалоба гражданина.

Обращение коллективное - обращение двух или более граждан.

Обращение повторное - обращение, поступившее вторично от одного и того же физического или юридического лица по одному и тому же вопросу, если: а) заявитель не удовлетворен данным ему ответом на первичное обращение; б) со времени поступления первичного обращения истек 30_дневный срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.

Объем документооборота - количество документов определенных типов (видов), поступивших в организацию или отдельное структурное подразделение и созданных им за определенный период времени.

Организация работы с документами - организация документооборота, оперативного хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия.

Оригинал - исходный материал для копирования.

Отзыв - документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо письменной работы, присланной на рассмотрение.

Оттиск печати - изображение клише печати на бумаге.

Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения поручений, планов, заданий, представляемый Руководящему лицу организации или руководителю структурного подразделения.

Оформление документа - проставление необходимых реквизитов по установленным правилам.

Переписка - письменные сообщения информационного характера, оформленные в соответствии с правилами документирования, передаваемые по каналам почтовой связи и электросвязи (см. Письмо, Телеграмма, Телефонограмма, Телекс, Электронное сообщение).

Перечень - систематизированное перечисление видов и категорий документов, предметов, объектов, работников, предприятий и др., составленное в целях распространения на них определенных норм или требований.

Печать - механическое приспособление для нанесения на бумагу оттисков его клише в целях удостоверения копий документов или подлинности личных подписей работников на документах.

Письмо - 1) (деловое письмо, служебное письмо) обобщенное название различных по содержанию документов, используемых для коммуникации;

2) почтовое отправление с письменным сообщением, а также иным вложением.

Письмо гарантийное - письмо, содержащее гарантию оплаты или предоставления услуг.

Письмо информационное - письмо, разъясняющее положения отдельных нормативных документов и (или) содержащее методические положения по их применению.

Письмо сопроводительное - письмо, составляемое для справки о приложенных к нему документах, не имеющих адресной части, или для подтверждения факта отправки материальных ценностей.

Подлинник (документа) - первичный или единственный экземпляр документа.

Подписание (документа) - способ выражения ответственности за содержание документа.

Подпись - реквизит документа, включающий наименование должности, собственноручную (личную) подпись, инициалы и фамилию работника.

Положение - локальный нормативный акт, в котором устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к деятельности предприятия.

Поручение - содержащееся в документе или резолюции указание конкретным исполнителям о форме, порядке, характере и сроке выполнения конкретных действий, обязательное к исполнению.

Предложение - письмо, служебная или докладная записка, содержащая конкретные рекомендации по вопросам деятельности предприятия.

Приказ - локальный нормативный акт, издаваемый директором в целях разрешения основных задач деятельности предприятия.

Проект документа - текст документа до его подписания или утверждения.

Протокол - документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, переговорах, конференциях.

Распоряжение - локальный нормативный акт, издаваемый директором, его заместителем, главным бухгалтером в целях разрешения оперативных вопросов деятельности предприятия.

Регистрационно-учетная форма - обобщенное наименование журналов, бумажных и электронных регистрационных карточек, используемых для фиксации регистрационных данных (регистрационная форма) и их учета (учетная форма).

Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации в целях его учета и поиска.

Регистрационный номер резолюции - цифровое обозначение, присваиваемое резолюции руководителя в целях ее учета и поиска.

Регистрация документа - фиксация факта создания (отправления) или получения документа путем присвоения ему регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационную форму (журнал регистрации, электронную регистрационную карточку).

Регламент - локальный нормативный акт, устанавливающий правила организации какой-либо деятельности, последовательность действий по исполнению каких-либо функций и нормативные сроки осуществления таких действий.

Реестр - список (перечень) каких-либо объектов (например, текущих поручений, передаваемых документов, почтовых отправлений), составленный в целях их учета или справочно-информационных целях.

Резолюция - указание руководителя в отношении документа, содержащее принятое им управленческое решение и оформляемое на самом документе (как реквизит документа) или на отдельном листе (бланке установленной формы), прилагаемом к документу.

Реквизит документа - информационный элемент оформления документа.

Решение - 1) локальный нормативный акт, принимаемый коллегиальными и некоторыми совещательными органами в целях решения вопросов их компетенции; 2) совместный нормативный акт, принимаемый несколькими органами управления, различающимися по типу (например, коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными и общественными).

Руководящее лицо Общества, - заместитель директора, главный инженер, заместители главного инженера, главный бухгалтер Общества.

Сводка - документ, содержащий обобщенные данные из различных источников по одному вопросу (например, сводка предложений, замечаний, требований).

Согласование (проекта документа) - способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа до его подписания руководителем.

Сообщение электронной почты - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети при помощи средств электронной почты.

Список - перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или учета.

Справка - 1) внутренний документ информационного, аналитического или отчетного характера, содержащий текстовую и (или) табличную информацию о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов, событий; 2) исходящий документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера.

Справка архивная - документ, содержащий информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных архивных документов.

Телеграмма - документ, предназначенный для передачи (принятый) средствами телеграфной связи.

Телеграмма внутренняя - телеграмма, передаваемая и адресованная в пределах территории Российской Федерации.

Телеграмма международная - телеграмма, передаваемая за пределы территории Российской Федерации, или телеграмма, адресованная в Российскую Федерацию и поданная за пределами ее территории.

Телекс международный - международная телеграмма, передаваемая и принимаемая по абонентской телеграфной сети Телекс.

Телефонограмма - документ, передаваемый речевым способом по каналам телефонной связи и записываемый получателем.

Указание - локальный нормативный акт, издаваемый главным инженером в целях выполнения поручений обязательных для выполнения структурными подразделениями предприятия.

Унифицированная система документации - применяемая в определенной сфере деятельности документация, создаваемая по единым правилам и требованиям.

Унифицированная форма документа - обозначение установленного для определенного вида документов местоположения необходимых реквизитов на носителе информации.

Утверждение (документа) - особый способ удостоверения и введения документа в действие, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг предприятий, подразделений, работников.

Факсимиле - оттиск штампа, служащего для многократного факсимильного воспроизведения изображения личной подписи работника.

Факсограмма (факс) - информация, переданная или полученная по каналам факсимильной связи.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Хранение документов архивное - хранение документов в порядке, установленном для архивных документов.

Хранение документов оперативное - хранение документов до передачи их на архивное хранение или уничтожение.

Штамп - разновидность печати, служащая для механической фиксации информации на бумаге.

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора для архивного хранения.

Список использованных источников и литературы

Опубликованные источники

1. Конституция Российской Федерации - М.: «Издательство Новая Волна». 2007. - 63 с.

2. Трудовой Кодекс Российской Федерации. Федеральный закон Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ. С послед. изм. и дополн. - С. 168.

3. ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" - М.: Госстандарт России, 2003.

4. Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».

5. Постановление Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

6. Постановление Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26 «Унифицированные формы первичной документации по учету кадров».

7. Андреева, В.И. Делопроизводство в кадровой службе: практическое пособие с образцами документов / В.И. Андреева. - М.: ЗАО Бизнес-школа; Интел-Синтез, 2009. - 216 с.

8. Андреева, В.И . Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе Гостов РФ)/ В.И. Андреева. - М.: Бизнес-школа; Интел Синтез, 2008. - 220 с.

9. Абрамов, С.А. Экономическое обоснование автоматизации обработки информации / С.А. Абрамов. - М., 2008. - 210 с.

10. Андриянова, В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ / В.В. Андриянова. - М., 2008. - 49 с.

11. Быкова, Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений / Т.А. Быкова // Секретар. дело. - 2010. - №2.

12. Верховцев, А.В. Делопроизводство в кадровой службе / А.В.Верховцев. - М.: ИНФРА. - М., 2009. - 174 с.

13. Вялова, Л.М.Организация движения документов /Л.М. Вялова // Секретар. дело. - 2010. - №2.

14 Кузнецова, Т.В. Документы и делопроизводство: справ. пособие. / М.Т Лихачев, А.Л. Райхцаум. - М.: Экономика, 2008. - 340с.

15.Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. - М.: Минтруд России, 2009.

16. Емышева, Е.М. Методика составления номенклатуры дел / Е.М. Емышева // Секретар. дело. - 2003. - №3. - С. 31-34.

17. Иритикова, В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций / В.С. Иритикова // Секретар. дело. - 2008. - №3.

18. Иритикова, В.С. Приказ по личному составу / В.С. Иритикова //Секретар. дело. - 2010. - № 1. - С. 20-27.

19.Митрофанова, В.В. Кадровое делопроизводство в коммерческой организации / В.В. Митрофанова. - М.: Экзамен, 2008. - 144 с.

20. Комментарий законодательства о трудовом договоре. - М.: Юрид. лит., 2009. - 230 с.

21. Кузнецова, Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству / Т.В. Кузнецова // Секретар. дело. - 2007. - №1.

22. Кузнецова, Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря / Т.В. Кузнецова // Секретар. дело. - 2010. - №1.

23. Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления / Т.В. Кузнецова // Секретар. дело. - 2009.- №2.

24. Кузнецова, Т.В. Секретарское дело / Т.В. Кузнецова. - М.: ЗАО Бизнес-школа; Интел-Синтез, 2010. - 280 с.

25. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления / Т.В. Кузнецова - М.: ЗАО Бизнес-школа; Интел-синтез, 2009. - 267 с.

26. Кузнецова, Т.В. Документы и делопроизводство: справ. пособие / Т.В. Кузнецова. - М.: Дело ЛТД, 2009. - 301с.

27. Ларин, М.В. Управление документацией и новые информационные технологии / М.В. Ларин - М.: ВНИИДАД, 2008. - 245 с.

28. Овчинникова, Н.В. Правила составления и оформления служебных документов / Н.В. Овчинникова. - М.: Дело ЛТД, 2010. - 134с.

29. Печникова, Т.В. Практика работы с документами в организации: учебн. пособие / Т.В. Печникова. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». ЭКМОС, 2009. - 49 с.

30. Пустозерова, В.М. Ведение трудовых книжек по новому Трудовому кодексу / В.М. Пустозерова. - М.: ЗАО Книга сервис, 2008. - 97 с.

31. Санкина, Л.В. Как составить должностную инструкцию секретаря-референта (рекомендации по составлению) / Л.В. Санкина // Секретар. дело. - 2007. - №4.

32. Санкина, Л.В. Как составить должностную инструкцию секретаря руководителя / Л.В. Санкина // Секретар. дело. - 2008. - №2.

33. Санкина, Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению / Л.В. Санкина // Трудовое право. - 2009. - №2.

34. Сокова, А.Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях) / А.Н. Сокова // Делопроизводство. - 2000. - №1. - С. 32-37.

35. Сокова, А.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве / А.Н. Сокова // Делопроизводство. - 2001.

36. Сотов, П.В., Тихомиров, А.Н. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы / П.В. Сотов, А.Н. Тихомиров. - М.: Проспект, 2000.

37. Сотов, П.В. Сборник трудовых документов / П.В. Сотов - М., 2007. - 154 с.

38. Стенюков, М.В. Делопроизводство. Организация документационного обеспечения предприятия / М.В. Стенюков. - М.: ПРИОР, 2007. - 176 с.

39. Стенюков ,М.В. Справочник по делопроизводству. - М.: ПРИОР, 2009.

40. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство // Практич. пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. / М.В. Стенюков. - М.: Приор, 2009. - 320 с.

41. Степанов, Е.А. Контроль исполнения документов и поручений / Е.А. Степанов // Секретар. дело. - 1997. - №2. - С. 15-19.

42. Шатина, Н.В. Функции секретаря - помощника руководителя / Н.В. Шатина // Секретар. дело. - 2009. - №4.

43. Чижов, Н.А. Кадровые технологии / Н.А. Чижов. - М.: Экзамен, 2009. - 352 с.

44. Янковая, В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии / В.Ф. Янковая // Делопроизводство. - 2009. - 230с.

Неопубликованные источники:

44. Должностные инструкции сотрудников ООО «Поддержка».

45. Устав ООО «Поддержка». - Сургут, 2009 . - 39с.

Размещено на Allbest.ru