Организация документационного обеспечения в организационном управлении ООО "Поддержка"

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты. Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту.

Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность предприятия. Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении.

Объяснительная записка - это документов котором работник предприятия объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

На предприятии различают три основных потока документации:

- входящие документы, поступающие из других организаций;

- исходящие документы, отправляемые в другие организации;

- внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

Все документы, поступающие на предприятие проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской. где объясняется причина возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, кода по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой “лично” и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

- направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

- направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой службы ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляют опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для обработки мер о совершенствованию работы с документами.

2.2 Регистрация документов, контроль исполнения, систематизация, формирование и подготовка документов к архивному хранению

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:

- порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

- индекс по номенклатуре дел.

ПРИМЕР: 218/01-15, где 218 - порядковый регистрационный номер; 01-15 номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 22, протокол № 5, акт № 13.

Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.

В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используются регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, т.к. поиск по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила целесообразно вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль за исполнением документов на контрольных карточках.

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

- название документа;

- дата документа;

- индекс документа;

- дата поступления документа (для входящих);

- индекс поступления документа (для входящих);

- заголовок документа или его краткое содержание;

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- срок исполнения;

- отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);

- номер дела.

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя в получении документа; ход исполнения; приложения и др.

Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль включает:

- постановку документа на контроль;

- проверку своевременного проведения документа до исполнителя;

- проверку и регулирование хода исполнения;

- учет и обобщение результатов контроля и исполнения документов, информирование руководителя;

Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители службы ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-рапорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

- формирование картотеки контролируемых документов;

- направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение исполнитель;

- выяснении в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;

- напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

- получение информации о ходе и результатах исполнения;

- запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

- регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

- сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

- снятие документов с контроля по указанию руководителей;

- формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах истечения срока в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Систематизация дел.

Для обеспечения правильного формирования и учета дел предприятия должна составляться номенклатура дел.

Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.

Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.

Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование предприятия; наименование вида документ; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количеств дел (томов, частей), и № статьи по перечню, примечания.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

При составлении заголовков дел следует учитывать что: заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; заголовок должен быть кратким, четко сформулированным; заголовки типа: “Общая переписка”, “Разные документы” и т.п. не допускаются.

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка дел образует следующие элементы:

- название вида (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы и т.д.)

- название предприятия или его структурного подразделения;

- адресат или корреспондент документа;

- краткое содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность документов дела.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: “Переписка с заказчиками об отказе оплаты счетов предприятия”

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени, на который составлены документы, вид документа (план, отчет).

В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа и автор.

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Дела по вопросам не разрешенным в течении одного года, являются “переходящими” и вносятся в номенклатуру с индексом.

В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные карточки, журналы учета документов.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номер дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течении календарного года.

По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного и временного сроков хранения.

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел.

Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.).

При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание (н-р: “Документы по вопросам повышения качества продукции”).

Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора.

Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса.

Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку (н-р: “Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции”).

Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку (н-р: “Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и квартальных вложениях”).

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательный частью соответствуют заголовку дела.

При формировании дел необходимо учитывать следующие требования:

- документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

- подлинники отделять от копий;

- годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;

- утвержденные документы - от их проектов;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы, помещенные в дело должны иметь подписи, дату, индекс, копии - заверительную надпись, отметку “В дело”.

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы подлежащие возврату, дублирующие документы.

Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основой деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего эти проекты.

Приказы по личному составу группируются в соответствии со сроками их хранения.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.

Протоколы заседаний Совета трудового коллектива группируются по хронологии и порядку номеров.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом- запросом.

Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.

Подготовка документов к архивному хранению.

Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.

Для ведения архива выделяется штатная должность “архивист” или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства.

В задачи архива входят:

- прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

- информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

- организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая “судьба” документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения не предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки которых истекли. ЭК является совещательным органом. Её решения по хранению или уничтожению вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Определение конкретных сроков хранения документов проводится по “Перечню документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения”.

При использовании Перечня необходимо учитывать, что все организации, предприятия разделены на 2 группы:

1. Организации (министерства, комитеты, др. государственные органы управления), в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в госархивы.

2. Предприятия, организации вспомогательных органов, обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности которых не создается документов постоянного хранения.

Наряду с Перечнем можно использовать номенклатуру дел предприятия, так как в ней указаны сроки хранения дел.

По документам сроки хранения которых не предусмотрены Перечнем, ЭК выносит заключение о продолжительности их хранения.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документов значения не имеют.

К документам долговременного хранения, передаваемых в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров и т.д.)

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения закончен.

Все дела, подготовленные на архивное хранение делятся на 2 группы:

- дела по личному составу;

- дела по основной (производственной )деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись №1 (дела по основной деятельности) и опись №1 л/с (дела по личному составу). Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество дел, включенных в нее. Каждое дело в описи получает своей порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению составляется акт.

Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.

Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.

Документы долговременного и постоянного хранения могут передаваться в государственные архивы на договорной основе.

2.3 Анализ документационного обеспечения в организационном управлении ООО «Поддержка»

Эффективность развития компании зависит от эффективности управленческой структуры, которая основывается на производстве и использования информации, значительная часть которых сконцентрирована на документах.

В наше время любой труд совершенствуется путем внедрения вычислительной техники, которая прочно вошла в профессиональную деятельность современного человека. Информатика, включающая в себя все, что связано с применением вычислительной техники, служит в наши дни мощным катализатором научно - технического прогресса. Именно развитию средств вычислительной техники мы обязаны успехам, достигнутым в автоматизации производственных процессов, в разработке новых технологии, в повышении эффективности труда и управления.

В сфере управления можно механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Машина предъявляет жесткие требования к формату, порядку оформления, изложению текста обрабатываемых документов.

В настоящее время существует множество предприятий, учреждений и фирм с развитой системой документационного обеспечения и специальной структурой службы ДОУ. Важно отметить, что эта организация определяется не столько размерами предприятия, сколько объемами используемой и передаваемой информации.

В результате анализа системы документационного обеспечения управления ООО «Поддержка» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства:

Было выявлено отсутствие необходимых нормативно-методических документов, а именно инструкции по делопроизводству.

В результате в ООО «Поддержка» предлагается разработать инструкцию по делопроизводству.

Внести изменения в следующие этапы делопроизводства:

- первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю; предлагается наделить секретаря-референта Генерального управления дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию);

- регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию исходящих документов только в компьютерной форме, регистрировать приказы по личному составу отдельно от приказов по основной деятельности).

- формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с Генеральным директором;

- при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем делопроизводственной службы ООО «Поддержка».

Кроме того, предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения управления.

Необходимо сократить количество внутренних документов (при внутренней переписке сотрудников Компании предлагается использовать только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров);

Результаты анализа процесса деятельности предприятия подтверждают необходимость создания архива для документов ООО «Поддержка».

Обработка документов в ООО «Поддержка» осуществлялась традиционным способом, но расширение организационной структуры, увеличение количества филиалов и появление новых функций привело к тому, что без новых форм организации делопроизводственной службы и документооборота уже не обойтись.

Автоматизация делопроизводства приводит к осознанию необходимости использования для работы с документами новых методов. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов Компании позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания, значительно повысить оперативность обработки документов.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в Компании, выполнения справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.

Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.

В целом, анализируя результаты внедрения вычислительной техники в организацию делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств вычислительной техники.

В третьей главе выпускной квалификационной работы более подробно рассмотрим предложенные мероприятия.

3. Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения ООО «Поддержка»

3.1 Разработка инструкции по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации.

Организация делопроизводства и архивного хранения документов, совершенствование документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного в Филиале порядка работы с организационно-распорядительной документацией осуществляются Службой делопроизводства.

Организация работы с документами по личному составу (приему на работу, переводу на другую работу, увольнению с работы, оформлению отпусков и т. д.) до их передачи на архивное хранение осуществляется Службой по работе с персоналом.

Весь комплекс работ с документацией, не относящейся к организационно-распорядительной документации (первичной учетной, банковской, финансовой, бухгалтерской, отчетно-статистической, по материально-техническому снабжению и др.), осуществляется соответствующими структурными подразделениями предприятия в соответствии с их функциональными обязанностями.

Ответственность за организацию и состояние документационного обеспечения управления в отделах предприятия возлагается на их руководителей.

Вновь принимаемые работники обязаны пройти инструктаж по основам документационного обеспечения управления на предприятии, проводимый лицом, ответственным за делопроизводства в соответствующем структурном подразделении, и соблюдать установленные на предприятии правила работы с документами.

Движение документов на предприятии с момента их получения или создания до завершения исполнения, передачи на хранение, отправки образует документооборот.

Документооборот предприятия характеризуется следующими документопотоками:

входящие документы - документы, поступающие от вышестоящих организаций, сторонних организаций, физических лиц;

исходящие документы - документы, создаваемые на предприятии и отправляемые вышестоящим организациям, сторонним организациям, физическим лицам;

внутренние документы - документы, создаваемые на предприятии и не подлежащие отправке в вышестоящие организации, или сторонним организациям, физическим лицам.

Внутренние и исходящие документы подразделяются на подготовленные во исполнение поручений (промежуточные и итоговые документы) и созданные в инициативном порядке (инициативные документы).

Основные принципы документационного обеспечения управления.

Первичная обработка и регистрация входящей корреспонденции и отправка исходящей корреспонденции осуществляются централизованно службой делопроизводства.

Документы, поступившие на предприятие и имеющие регистрационный номер, принадлежат Обществу и хранятся в делах, согласно номенклатуре дел Общества.

Подлинники таких документов не подлежат передаче в сторонние организации, физическим лицам, за исключением подлинников документов, поступивших не по принадлежности.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются в автоматизированной системе делопроизводства путем внесения в соответствии с установленным порядком регистрационных данных в электронную регистрационную карточку (ЭРК). При этом входящие, исходящие документы сканируются, и их электронные образы присоединяются к ЭРК.

Для оперативного поиска и удобства идентификации документа в автоматизированной системе делопроизводства регистрация документа производится с соблюдением принципа однократности, то есть документ регистрируется один раз, независимо от прохождения документом в ходе исполнения нескольких структурных подразделений.

Поступающие документы, как правило, регистрируются в день поступления или не позднее следующего рабочего дня.

Регистрация внутренних и исходящих документов производится после их подписания или утверждения (в день подписания или утверждения). Регистрация внутренних документов производится в структурных подразделениях по месту создания документа.

Регистрационные номера создаваемых документов различных видов имеют три формата:

порядковый номер документа (в пределах календарного года);

порядковый номер документа (в пределах календарного года) и буквенное обозначение вида документа, например: 25р (распоряжение);

делопроизводственный индекс структурного подразделения, работника, подготовившего документ и порядковый номер документа (в пределах календарного года), например: 10/1020.

Дата подписания или утверждения документа, дата резолюции, как правило, проставляются непосредственно лицами, подписывающими или утверждающими документ, подписывающими резолюцию. Дата подписания или утверждения документа, дата резолюции могут быть проставлены лицом, ответственным за делопроизводство.

Дата протокола, а также акта, не подлежащего утверждению, печатается при подготовке проекта документа.

Датой письма является дата его подписания (регистрации), датой протокола - дата проведения совещания, собрания, заседания (принятия решения), датой акта - дата зафиксированного события. Если акт, инструкция, положение, регламент или другой документ требуют утверждения, их датой является дата утверждения.

Датой издания (принятия) распорядительного документа считается дата его подписания руководителем.

Датой резолюции является дата ее подписания. Дата регистрации документа и дата резолюции должны либо совпадать, либо дата резолюции может быть позднее даты регистрации документа.

В инструкции по делопроизводству должны быть учтены следующие моменты:

Общие положения.

Правила подготовки и оформления документов.

Требования к реквизитам документов.

Организация документооборота.

Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции.

Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

Организация контроля исполнения документов.

Поисковая система по документам.

Составление номенклатуры дел.

Формирование и оформление дел.

Экспертиза ценности документов.

Передача дел в архив.

Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и фиксировать все основные моменты работы с документами.

Инструкция по делопроизводству позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, что позволит сделать работу с документами в Предприятия более унифицированной, исключит возможность их утери, обеспечит оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства. Проект инструкции по делопроизводству дан в Приложении 1.

3.2 Рекомендации по автоматизации делопроизводства в ООО «Поддержка»

Эффективным методом контроля и интенсификации труда стали автоматизированные системы документооборота. А от того, как организован документооборот на предприятии, зависит эффективность работы предприятия в целом. Автоматизация документооборота необходима для:

1. формирования целостной картины происходящего на предприятии;

2. слаженной работы всех подразделений;

3. улучшения качества обслуживания клиентов;

4. эффективного использования людских, коммуникационных, инвестиционных и других производственных ресурсов.

Система БОСС-Референт разработана российской компанией «АйТи» на платформе Lotus Notes. Первая версия Lotus Notes появилась в 1989 году и с тех пор стала мировым стандартом коллективной работы предприятий.

Эта система необходима:

Руководителю фирмы -- оперативная и полная информация о ходе подготовки документов и отчетов, контроль за выполнением поручений сотрудниками, последние новости по результатам работы фирмы и ее конкурентов.

Менеджерам маркетинга и снабжения -- ведение электронной картотеки клиентов и контрагентов, архива контактов, БД по продукции и услугам.

Секретарю -- регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции. В ходе анализа системы были выявлены следующие преимущества:

1. Учетная обработка всех видов документов

В БД системы БОСС-Референт можно хранить информацию практически любого типа и организовывать внутренними средствами учет и контроль за прохождением документов. Система обеспечивает построение различных форм для регистрации документов, включающих как формальные реквизиты, так и само содержание документов. При необходимости собственно содержание документа может храниться в отдельной БД, в том числе как образ сканированного бумажного документа.

2. Уникальность номера

В системе можно присваивать документам уникальные номера, в том числе и в распределенной вычислительной сети.

3. Поддержка работы с текстом документа

В систему встроен мощный текстовый редактор, работающий по принципу «что на экране, то и в документе». Кроме того, можно включать в документы файлы, подготовленные в других текстовых процессорах (MS Word, Word Pro и др.), поддерживающих механизм встраивания и связки объектов, а также в электронных таблицах и графических пакетах. В системе есть средства полнотекстового поиска и генератор построения запросов по образцу.

4. Связность документов

Документ в системе может включать ссылки на другие документы Notes, в том числе и хранящиеся в других БД. Число таких ссылок не ограничено.

5. Согласованность с другими подсистемами

Система обеспечивает возможность интеграции с другими информационными подсистемами, например, почтовыми, а также с системами, работающими с реляционными БД (бухгалтерии, банки, управление транспортом и т.п.). Поддерживается доступ на уровне ODBC.

6. Многоуровневость

Система поддерживает многоуровневую иерархическую структуру документов. Есть возможность отбора документов, относящихся к выделенному отделу или проблеме.

7. Разграничение доступа

Неотъемлемой частью системы является система защиты данных. Защита реализуется на всех уровнях -- сервер, БД, форма, документ, секция документа и отдельное поле. При установлении сеанса связи обязательно производится аутентификация пользователя. Поддерживается электронная подпись и шифрование данных.

8. Надежность

В системе есть все необходимые средства и инструменты для проверки целостности и восстановления БД, а также архивного копирования.

9. Быстродействие

Система обеспечивает адекватное время реакции для стандартных операций, а некоторые операции (например, полнотекстовый поиск в базах, содержащих тысячи документов) выполняются за несколько секунд за счет специализированных алгоритмов.

БОСС-Референт включает в себя базовое ядро и набор подсистем. Ядро является обязательной составляющей системы. Оно предназначено для решения общих задач документооборота, независимо от профиля деятельности организации.

База Отдел кадров содержит сведения о структуре организации и ее сотрудниках.

База Внешние адресаты -- это справочник, содержащий информацию по контрагентам и их представителям.

База Поручения позволяет руководителям подразделений отдавать поручения сотрудникам и эффективно контролировать их выполнение.

База Конференция используется для объединения тем и идей обсуждений, ведущихся в любом коллективе.

Коммутатор является технологической базой для настройки системы и навигации по БД.

Зарегистрировать предложения и пожелания по улучшению работы в системе, отследить возникающие сбои для выявления и исправления ошибок при работе с базами можно в базе Сопровождение.

Для удобства работы в системе БОСС-Референт существует единая база для ссылок -- Словари.

База Регистратор -- позволяет присваивать документам уникальные номера, в том числе и в распределенной вычислительной сети.

Кроме основного модуля, система включает в себя набор подсистем, отвечающих за определенные участки управления.

Управление офисом -- БД Канцелярия, Визирование и согласование.

Управление информацией -- БД Новости, Шаблоны, Контроль договоров.

Управление контактами -- БД Внешние контакты, Обращения граждан.

Отдельные подсистемы, входящие в состав БОСС-Референт, в совокупности друг с другом обеспечивают необходимую пользователю функциональность.

БОСС-Референт может служить координирующим центром в работе всей организации. Явным образом БОСС-Референт можно связать с модулем БОСС-Кадровик для перекачки и синхронизации списка сотрудников и данных по структуре организации.

3.3 Организация номенклатуры дел

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов.[23, с.45]. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли учреждения.

Для быстрого поиска документов, которые используются в управленческой деятельности организации, их группируют в дела. .[28, с.45].

Дело - совокупность документов или документ, относящийся к данному вопросу или участку деятельности и помещенный в отдельную обложку.

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел (заголовков) заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке. Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

Номенклатура дел - документ многоцелевого назначения.

Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении.

Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенный в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа.

Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основной для составления описей дел постоянного и временного хранения. Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения на основе дел организации, предварительно согласовывается с ЭК (экспертная комиссия) организации, согласовывается с ЭПК государственного архива. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, справочные и контрольные картотеки, личные дела. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс.

При составлении номенклатуры дел руководствуются типовой и примерной номенклатурой дел, типовыми и ведомственными перечнем с указанными в них сроком хранения.

Документы формируются в дела в следующем порядке: помещают только исполненные и правильно оформленные в соответствии с заголовками; помещают вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещают приложения вместе с основными документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группируют в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещать документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики: дело не должно превышать 250 листов. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, подшивка, нумерация листов, составление внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного хранения не подшиваются, листы в нем не нумеруются, документы хранятся в скоросшивателях. Обложка дел оформляется по установленной форме.

По окончании срока хранения дел вносятся уточнения: в соответствии с заголовками дел на обложке, содержанием подшитых документов, составляются структурными подразделениями и организацией описи, по которым организация сдает дела в ведомственный архив, ведомственный архив по сводной описи сдает дела в государственный архив.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатуре дел изложены в нормативно-методических документах: «Государственная система документационного обеспечения управления (1988)», «Основные правила работы ведомственных архивов»(1985), «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»(2000).

Различают три вида номенклатуры дел: индивидуальная, типовая, примерная.

1. Индивидуальная номенклатура дел

В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения.

При составлении индивидуальных номенклатур дел (конкретного учреждения, фирмы) на базе типовой или примерной необходимо учитывать специфику формирования дел.

Каждому учреждению необходимо иметь номенклатуру дел структурных подразделений и сводную учреждения.

Структурные подразделения, разрабатывая собственные номенклатуры дел, выполняют следующую работу:

определяют документы, которые войдут в состав дел;

составляют номенклатуру дел;

разрабатывают классификационную схему номенклатуры, т.е. порядок расположения дел;

устанавливают сроки хранения дел;

определяют систему индексов и индексацию дел;

Каждая организация обязана иметь свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатур дел в учреждениях начинается в IV квартале так, чтобы она была завершена не позднее декабря и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

2. Типовая номенклатура дел

Типовая номенклатура дел разрабатывается в целях унификации документов определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов (например, средние школы, научно-исследовательские институты и т.д.). Они позволяют установить типовой состав дел с единой системой индексации, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Типовая номенклатура дел имеет обязательный характер.

3. Примерная номенклатура дел

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для учреждений, организаций однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документального обеспечения министерств и ведомств Российской Федерации, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) министерства (ведомства), а также согласуются с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, в который документы передаются на государственное хранение и утверждаются руководителем министерства (ведомства).

Типовые, примерные номенклатуры дел служат основой для составления индивидуальных номенклатуре дел в подведомственных учреждениях, организациях.

Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ним, предъявляемые нормативно-методическими документами и изучить методические материалы по их разработке. Используется также Положение об учреждении и его структурном подразделении, штатное расписание, перспективные и текущие планы, описи дел постоянного и временного хранения. Но главным источником при составлении номенклатуры являются сами документы, вся совокупность, как полученных извне, так и созданных в процессе деятельности подразделения.

Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку дела - краткость, четкость, предельная точность, так как именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. Начинается заголовок с указания рода заводимого дела (переписка, документы, дело) или вида документа (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и т.п.). Затем содержание заголовка уточняется данными об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который откладываются документы и т.п. Понятие «дело» «Основные правила работы ведомственных архивов» предлагают употреблять «в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные с последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу».

Например: «Личное дело Шевцова Ивана Петровича»

Если в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу, в соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов», употребляется термин «документы». В конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, вид документов указывается во множественном числе.

Например: «Протоколы за 2012 г.»

В заголовке переписки уточняется с кем она ведется и по каким вопросам. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название.

Например: «Переписка с поставщиками».

Заголовок дела, состоящего из планов или отчетов, должен содержать указание на периодичность и характер документов.

Например: «Годовой отчет по основной деятельности за 4 квартал».