Информационное обеспечение руководителя предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ

1.1 Нормативно-правовой и нормативно-методический аспект информационного обеспечения деятельности руководителя

1.2 Информационное обеспечение и требования, предъявляемые к нему

1.3 Специфика информационного обеспечения управления в коммерческом предприятии

ГЛАВА 2. ПУТИ ОПТИМИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ ООО «СОЮЗ-АЛКО»

2.1 Характеристика ООО «Союз-Алко»

2.2 Анализ системы информационного обеспечения руководства ООО «Союз-Алко»

2.3 Пути совершенствования информационного обеспечения управления в «Союз-Алко»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Логика развития экономических процессов в России, ограниченность финансовых средств, отсутствие инвестиций ставят труднейшие задачи перед предприятиями. Резкие колебания конъюнктуры спроса на рынке при жесткой конкуренции напрямую влияют на принятие управленческих решений.

Для уменьшения степени риска при принятии решений необходимо иметь оперативную информацию о состоянии материальных, денежных и людских ресурсов на текущий момент, об узких местах, куда нужно направлять средства. В условиях многономенклатурного и наукоемкого производства все эти проблемы невозможно решить без эффективной организации сбора и обработки информации.

Информационный подход к управлению деятельностью организаций - наследие последнего десятилетия ХХ века. В связи с быстрым ростом потребности общества в информации она стала превращаться в важнейший стратегический ресурс производственной и коммерческой деятельности. Бурное развитие информационных технологий и создание информационного общества привели к тому, что информация стала использоваться и для управления деятельностью организации [60, с.136].

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях проводимых реформ требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и развития фирмы, но и порой средство выживания в условиях экономической нестабильности.

Информационное обеспечение деятельности руководителя - это связь информации с системами управления организацией и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности организации на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями организации осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение, которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

Теоретико-методологическую основу исследования составили: системный подход к управлению развитием и функционированием систем (В.Г. Афанасьев, И.В. Блауберг, Г.Н. Сериков, Э.Г. Юдин), междисциплинарный (Б.С. Гершунский, Э.Н. Полонский, Степанова Е. Е., Хмелевская Н. В) и информационный (Р.Ф. Абдеев, Ю.М. Горский) методологические подходы; теории управления организацией (М. Альберт, М. Мескон, Ф. Хедоури, О.С. Виханский, В.Д. Маркова, С.А. Кузнецова, А.Н. Люкшинов, В.И. Сергеев, Е.А. Фролов).

Целью настоящей работы является анализ и совершенствование системы информационного обеспечения руководителя ООО «Союз - Алко».

В связи с поставленной целью нами были выдвинуты следующие задачи:

1. Рассмотреть нормативно-правовой и нормативно-методический аспект информационного обеспечения деятельности руководителя.

2. Раскрыть понятие «информационное обеспечение» и требования, предъявляемые к нему.

3. Показать специфику информационного обеспечения управления в коммерческом предприятии.

4. Проанализировать состояние информационного обеспечения управления организацией.

5. Определить пути совершенствования информационного обеспечения управления в «Союз - Алко».

Объектом исследования является общество с ограниченной ответственностью «Союз-Алко».

Предмет исследования - информационное обеспечение системы руководства ООО «Союз-Алко».

При подготовке работы использовались следующие методы исследования: анализ научных, учебных и профессиональных источников по теме, метод синтеза, метод описания исследуемого объекта, метод сравнения и статистический метод.

Исследование состоит из введения, двух глав с выводами, заключения и списка использованной литературы.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ

1.1 Нормативно-правовой и нормативно-методический аспект информационного обеспечения деятельности руководителя

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения деятельности руководителя ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Главный, основополагающий закон нашей страны - Конституция Российской Федерации. С точки зрения документоведения ее значение состоит в том, что Конституция РФ устанавливает субординацию нормативных правовых актов. Статья 15 Конституции РФ указывает, что Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации [1, с.2].

Другим главным источником является закон - это нормативный акт, принятый в особом порядке органом законодательной власти или референдумом, выражающий волю народа, обладающий наибольшей после конституции юридической силой и регулирующий социально значимые, типичные и устойчивые общественные отношения.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Рассмотрим некоторые из них.

1) Базовым нормативно-правовым актом является Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 декабря 2006 г. №149-ФЗ [6]. Этот закон является дальнейшим развитием замененного им Федерального Закона «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 г. №24-ФЗ. Новый закон более четко определил все положения, касающиеся терминологии данной сферы. Он устанавливает требования к распространению, предоставлению информации, а также к ее защите. Закон закрепил обязательность документирования информации, урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязанность предоставления информации государственным органам.

2) В 2006 году был опубликован Федеральный закон РФ «О персональных данных» от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ [3]. В этом законе детально раскрыты вопросы защиты персональных данных. Раньше эти вопросы были рассмотрены только в специальной главе Трудового кодекса (глава 14), посвященной вопросу защиты персональных данных работника.

Федеральный закон «О персональных данных» ориентирован главным образом на обработку персональных данных средствами автоматизации, однако статья 1 говорит о том, что законом регулируются отношения, «связанные с обработкой персональных данных... с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации» [3, с.3]. Поэтому многие положения Закона, детально прописывающие принципы обработки персональных данных, условия, категории персональных данных, меры по обеспечению безопасности и т. д., важны и при традиционных способах ведения персональных данных.

3) Следующий законодательный акт, имеющий большое значение в сфере делопроизводственной службы - Федеральный Закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 г. №98- ФЗ [2].

Принятый закон определяет, что «коммерческая тайна-конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду» [2, с.3].

Одной из основных целей действия Федерального закона является охрана конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, для решения двух основных задач общества:

-обеспечение баланса интересов обладателей данной информации и других участников, в том числе и государства, регулируемых законом отношений, на рынке товаров, работ, услуг;

-предупреждения недобросовестной конкуренции на указанном рынке.

Охрана конфиденциальности информации определена законом в трех видах в зависимости от характера отношений между обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, и другими участниками:

-в рамках трудовых отношений (ст.11);

-в рамках гражданско-правовых отношений (ст.12);

-при предоставлении информации государству (в рамках данного закона) (ст.13).

Федеральный закон большое внимание уделяет вопросам охраны коммерческой тайны в рамках трудовых отношений (ст.11).

Нарушение Федерального закона влечет за собой дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в соответствии с законодательством РФ.

4) В 2004 году Государственной думой был принят Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ [5].

Серьезно расширена сфера действия закона. Если старый регулировал работу с документами, подлежащими только вечному хранению, то новый регулирует вопросы по организации, хранению, комплектованию и использованию документов с временными сроками хранения. Закон специально выделяет нормы работы с документами, так называемого личного состава с теми, что зафиксировали правоотношение между гражданами и работодателями. Это комплекс документов, по которым архивы ежегодно готовят более миллиона справок социально-правового характера: о подтверждении трудового стажа, награждениях и т.д.

Важным моментом является и специальная статья, которая подробно объясняет одну из самых болезненных проблем российского архивного дела последнего десятилетия: как поступать с архивными документами в случае ликвидации или реорганизации юридических лиц всех форм собственности. Отсутствие этого регулирования привело к тому, что очень часто архивные документы оказывались бесхозными или просто утрачивались. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

5) В 2011 году вышел новый Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 06.04.2011 №63-ФЗ [7]. Целью настоящего Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

На основании данного закона вместо единственной электронно-цифровой подписи (как в предыдущем законе от 10.01.2002г.) теперь появились три вида электронной подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная электронная подпись [7, с.2].

Подписи обладают разной степенью защиты и неравнозначны. Организации сами оценивают риски и решают, какую подпись лучше использовать для той или иной системы или документа.

По сути, электронная подпись на основании закона стала полным аналогом обычной подписи. В новом законе прямо сказано, что документы, подписанные электронной подписью, по соглашению сторон могут признаваться равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, т.е. будут иметь юридическую силу.

Кроме Федеральных законов регулирующую нормативно-правовую методическую базу современного делопроизводства составляют указы Президента РФ, которые можно разделить на 2 группы:

- указы, дополняющие законодательство о работе с документами ограниченного доступа;

- указы Президента о документировании прохождения государственной службы.

Указы дают не только перечень сведений, отнесенных государственной тайне, но и указывают государственные органы, наделенные полномочиями по распоряжению той или иной категории сведений, отнесенных государственной тайне.

Правила также согласуются с рядом ранее принятых федеральных законов: "О работе с обращениями граждан", "О защите персональных данных", "О государственной тайне" и другими.

Правила более компактны. В них уменьшается число реквизитов, упомянуто, что работа с секретными документами осуществляется по специальным инструкциям.

Правила носят не рекомендательный, а обязательный характер, в них определены основные принципы, критерии.

Правила направлены на организацию ведения электронного документооборота и перехода к электронному правительству.

Помимо законодательных и правовых актов, важнейшее значение для руководителей имеют нормативно - методические документы.

В «Правилах подготовки нормативно - правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации», утвержденных постановлением Правительства РФ, к ним относятся постановления, приказы, распоряжения. Правила, инструкции и положения [11].

Правила, инструкции и положения, как организационно - методические документы, содержат не только указания что делать, но и как выполнить ту или иную работу, что делает их особенно ценными. Нормативные и методические документы вводятся в действие постановлениями или приказами, и тем самым становятся обязательными к исполнению.

Нормативно - правовые акты издаются на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, а также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах из компетенции.

Многие из них имеют не ведомственный, а общегосударственный характер, распространяясь на все направление деятельности, возглавляемое соответствующим министерством, комитетом агентством.

Особую группу нормативных документов составляют стандарты, утверждаемые и вводимые в действие Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии. До принятия Федерального закона «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. №184-ФЗ выполнение стандартов носило обязательный характер. Выход закона перевел с 2003 г. стандартизацию на принципы добровольного применения стандартов, т.е. ГОСТ теперь не имеет обязательного характера. Но в то же время согласно самому определению стандарта, невыполнение требований стандартов тем самым делает работу не соответствующей требования сегодняшнего дня.

Один их стандартов - это ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство архивное дело. Термины и понятия», посвященный терминологии, используемой в делопроизводстве и архивном деле [8]. На его терминологической основе разрабатываются все нормативно - методические документы по делопроизводству в организации. Здесь даны определения таких важнейших терминов, как документ, делопроизводство, ДОУ, официальный документ, дубликат документа, организационно - распорядительный документ, регистрация документа и многие другие. Всего ГОСТ содержит определения 140 основных терминов в области ДОУ.

ГОСТ Р 6.30-2003 г. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов», содержит требования к оформлению организационно - распорядительной документации [9]. Стандарт перечисляет 30 реквизитов, которые могут использоваться при подготовке и оформлении документов, дает схему расположения документов, определяет состав реквизитов документов и т.д.

Третий важнейший стандарт, принятый в 2007 г., - это ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» регулирует процессы управления документами не только в государственный, но и коммерческих и общественных организациях как внутренними, так и внешнего пользования, распространяется на управление документами всех форматов и на всех носителях, создаваемых или получаемых организациями в процессе их деятельности, содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций [10].

Все больше организаций проходят сертификацию на соответствие международным стандартам ИСО:9000. В ходе подготовки бизнес-процессов к сертификации будут особо актуальны положения ГОСТ ИСО 15489 - 1 - 2007 по управлению документами, так как управление документацией в стандарте рассматривается как часть системы управления качеством, базирующейся на требованиях стандартов ИСО 9001 и ИСО 14001.

ГОСТ содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами, необходимые всем организациям, решающим задачи совершенствования работы управленческого аппарата, повышения эффективности работы службы ДОУ и внедрения систем автоматизации делопроизводства, в том числе и электронного документооборота.

Стандарт предназначен как для специалистов в области ДОУ, так и для руководителей организаций и всех сотрудников, работающих с документами.

При организации службы ДОУ для определения необходимой численности персонала и при распределении обязанностей между работниками необходимо обращаться к разработанным Центральным бюро нормативов по труду и утверждаемым постановлениями Минтруда РФ нормативами времени.

Нужно отметить следующие нормативы, которые могут быть использованы при нормировании труда управленческого персонала:

-единые нормы времени на машинописные работы (утверждены постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. №189/11 - 64 [12];

-укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. №327/17 - 42 [13];

-межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по комплектованию и учету кадров (утверждены постановлением Министерства труда и социальных вопросов СССР от 14 ноября 1991 г. №78) [14];

-укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий (утверждены постановлением Минтруда России 18 декабря 1992 г. №57) [15];

-нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены постановлением Министерства труда РФ от 10 сентября 1993 №152) [16];

-межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления (утверждены постановлением Министерства труда РФ от 25 ноября 1994 г. №72) [17];

-нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Министерства труда и социального развития РФ 26 марта 2002 г. №23) [16];

Таким образом, Роль и значение законодательной и нормативно-правовой базы значительно увеличилась в последние годы. Деловое документное общение на всех уровнях стало осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций.

Нормативно-правовая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Она регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Все нормативно-законодательные документы должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

1.2 Информационное обеспечение и требования, предъявляемые к нему

Информация (от латинского informatio - разъяснение, изложение), первоначально - сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, и т.д.); с середины 20 века общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом [19, с.76].

Наиболее примечательное свойство информации - способность вызывать изменения. Когда люди узнают что-то новое, они начинают жить по-другому, меняются и их потребности в информационных услугах. Непременным условием выживания в условиях рынка и сохранения конкурентоспособности является адаптация к изменяющимся потребностям. Практически ценность информации прямо пропорциональна той роли, которую она играет в принятии решений, и тому, что поставлено на карту этим решением.

Информационное обеспечение деятельности руководителя -- это осуществление действий по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью [28, с.78].

Следует особо отметить, что значительная часть информации, используемой в управленческой деятельности, существует в форме документов. Документационное обеспечение управленческой деятельности играет важнейшую роль в современных процессах управления, так как подавляющее число управленческих решений в настоящее время в обязательном порядке фиксируются на бумаге. Вместе с тем документационное обеспечение управления представляет собой отдельную и достаточно сложную отрасль современной науки и подробно рассматривается в специальной литературе.

Информационная технология возникла на Земле несколько миллионов лет назад вместе с нечленораздельными звуками, мимикой, жестами, прикосновениями и другими первыми приемами общения наших предков. Но тогда обеспечивался лишь обмен сиюминутной оперативной информацией между индивидами. Только около 100 тысяч лет назад с развитием речи стало возможным индивидуальное накопление информации в памяти человека. Коллективную память человечеству дало возникновение письменности V-VI тысячелетий назад. Письменность позволила реализовать полный набор процессов переработки информации: сбор, передачу, хранение и другие. Эти возможности открыла фиксация информации на материальных носителях.

В процессе эволюции развивается и проходит ряд метаморфоз информационное обеспечение, которое до середины 60-х годов прошлого века существует в основном на базе документационного обеспечения.

Документирование -- это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления [29, с.128].

Статья 5 Федерального закона от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» устанавливает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы» [6, с.2].

Современное документирование включает использование всех способов фиксации и передачи информации. В управленческой практике преобладающим способом документирования на сегодняшний день является их принтерная или машинописная печать. Однако такие документы, как заявления, объяснительные записки и докладные записки, создаются и рукописным способом.

Основной базовой единицей информационного обеспечения становится документ, который и в настоящее время является неотъемлемой частью в работе руководителя любого ранга. Движение документов образует документооборот - подсистему информационного обеспечения, возможно наиболее актуальную его часть в рамках рассматриваемой темы. Вуду чего необходимо рассмотреть ряд важных в теоретическом плане определений.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [6, с.7]. Документами могут быть - текст, рисунок, графика, фотография, аудио- и видеозапись.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [6, с.7].

Документационное обеспечение руководителя - сфера, охватывающая вопросы документирования, организации работы с документами в процессе управления, основная цель, которой информационное обеспечение управления [6, с.,8].

Таким образом, документ и его движение - неотъемлемая часть информационного обеспечения руководителя.

Задачи информационного обеспечения процесса управления заключаются в следующем:

- удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;

- определение и отбор источников информации;

- правильная интерпретация и систематизация полученных данных;

- проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;

- исключение дублирования информации;

- представление данных в едином и удобном для восприятия формате;

- многократное использование полученной информации;

- постоянное обновление данных.

Таким образом, информационное обеспечение является неотъемлемой частью любой управленческой деятельности. С его помощью происходит распространение необходимой информации среди компетентных лиц и ее эффективное использование в процессе принятия управленческих решений.

Для каждой функции управления задачи информационного обеспечения будут отличаться по составу и содержанию.

Информационное обеспечение функции планирования состоит в реализации следующих процедур:

- сбор, обработка и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых и пр.) для определения реальных плановых показателей и сроков исполнения планов;

- документационное оформление планов и доведение их до исполнителей;

- получение и анализ информации о ходе выполнения планов для организации дальнейшего планирования.

Информационное обеспечение функции календарно-планового руководства заключается в реализации следующих процедур:

- сбор и анализ информации о ходе выполнения планов, состоянии плановых показателей и сроках исполнения;

- сбор информации об условиях функционирования предприятия и их влиянии на ход выполнения плана;

- доведение полученной информации до ответственных руководителей для принятия решения о необходимости корректировки их действий;

- документационное оформление принятых решений и доведение их до исполнителей;

- предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование для возможной дальнейшей корректировки плановых показателей [60. с.241].

Информационное обеспечение функции оперативного управления включает в себя:

- сбор и обработку информации о возникшей при работе проблемной ситуации и формулировку соответствующих задач;

- сбор и обработку информации, необходимой для решения поставленных задач;

- сбор и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых, временных, информационных и пр.);

- организационное и документационное оформление выбранного варианта решения;

- доведение информации о принятом решении до конкретных исполнителей;

- сбор информации о результатах реализации данного решения, анализ и доведение ее до заинтересованных руководителей.

Информационное обеспечение функции контроля состоит в выполнении следующих процедур:

- сбор и анализ информации о выполнении соответствующих функций подразделениями и отдельными сотрудниками;

- доведение полученной информации до руководителей, осуществляющих контроль за деятельностью данного подразделения или сотрудника;

- документационное оформление принятых руководителем на основании полученной информации решений;

доведение данных решений до исполнителей;

- предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование и календарно-плановое руководство.

В процессе управленческой деятельности используются современные электронные системы и средства. Поэтому и здесь необходимо предусмотреть следующие нормы:

информация, предоставляемая пользователям в режимах их коллективного и индивидуального информирования с применением ситуационных центров, ситуационных комнат, средств отображения и оперативной передачи данных (видеоконференций, экранов, табло, средств проведения селекторных совещаний), подлежит обязательному электронному протоколированию и документированию;

информационное обеспечение оперативной деятельности руководителя с использованием электронных систем для перевода с одного языка на другой должно сертифицироваться и лицензироваться в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В современных условиях информационное обеспечение деятельности руководителя осуществляется с помощью автоматизированных систем управления (АСУ). Автоматизированная система управления (АСУ) -- информационная система, предназначенная для автоматизированного осуществления управленческих процессов [44, с.167].

Ввод в действие АСУ должен быть оправдан, т. е. должен приводить к полезным технико-экономическим, социальным или другим результатам. В частности, использование автоматизированной системы управления позволяет добиться снижения численности управленческого персонала, повышения качества функционирования объекта управления и самого управления и т. д.

В автоматизированной системе управления должны быть предусмотрены меры защиты от неправильных действий персонала, приводящих к аварийному состоянию объекта или системы управления, от случайных изменений и разрушения информации и программ, а также от несанкционированного вмешательства и утечки информации.

АСУ, как и любую современную информационную систему, которая имеет сложную многоплановую структуру, можно разделить на две составляющие -- функциональную часть и обеспечивающую.

Функциональная часть решает те задачи, ради выполнения которых создается каждая отдельно взятая система. Эти задачи преобразуются в соответствующие функции АСУ.

Любая АСУ в процессе своей работы должна выполнять следующие функции:

- сбор, обработка и анализ информации (сигналов, сообщений, документов и т. п.) о состоянии объекта управления;

- выработка управляющих воздействий (программ, планов ит.д.);

- передача управляющих воздействий (сигналов, указаний, документов) на исполнение и контроль их передачи;

- реализация и контроль выполнения управляющих воздействий;

- обмен информацией (документами, сообщениями и т. п.) с другими связанными с ней автоматизированными системами [56, с.76].

Состав автоматизированных функций АСУ и степень их автоматизации определяются в соответствии с технико-экономическими показателями, а также с учетом необходимости освобождения персонала от выполнения повторяющихся действий и создания условий для использования его творческих способностей в процессе работы.

Обеспечивающую часть АСУ можно разделить на следующие составные части:

- программно-математическое обеспечение;

- информационное обеспечение;

- техническое обеспечение;

- методико-организационное обеспечение;

- лингвистическое обеспечение;

- кадровое обеспечение.

Программное обеспечение АСУ должно обладать следующими свойствами:

- функциональная достаточность (полнота);

- надежность (в том числе восстанавливаемость и наличие средств выявления ошибок);

- адаптивность к изменяющимся условиям;

- возможность модификации системы при необходимости;

- модульность построения;

- удобство эксплуатации.

Можно выделить следующие группы технических средств, обеспечивающих функционирование современных информационных систем:

- средства вычислительной техники (ЭВМ различной производительности и назначения);

- средства коммуникации,

- средства организационной техники.

Средства вычислительной техники используются на всех стадиях обработки и хранения информации и являются основой для интеграции всех технических средств в единую автоматизированную систему.

Средства коммуникации предназначены, в первую очередь, для передачи информации и, в ряде случаев, функционируют совместно со средствами вычислительной техники.

Оргтехника позволяет осуществлять с информацией различные действия (например, представление в различных формах, копирование и т. п.), а также вспомогательные операции в рамках различных задач информационного обеспечения управленческой деятельности.

Технические средства АСУ при взаимодействии с другими системами должны быть совместимы по интерфейсам с соответствующими техническими средствами этих систем и используемых систем связи.

Процесс автоматизации управления может осуществляться различными путями. В одном случае организация может установить и использовать компьютерные средства обработки информации лишь для упрощения некоторых рутинных операций процесса работы с документами. При этом общие принципы и методы работы с информацией остаются неизменными. Такой путь не является эффективным, так как не в полной мере использует возможности современных информационных технологий.

Принципиально другой подход заключается в создании комплексных систем автоматизации управленческой деятельности. Такие системы включают в себя не только средства обработки документов, но и системы управления базами данных, экспертные системы, современные средства телекоммуникаций и многое другое. Создание таких систем позволяет значительно повысить эффективность управления организацией.

1.3 Специфика информационного обеспечения управления в коммерческом предприятии

Нормативно-правовыми документами коммерческих структур являются:

1) Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.

2) Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.

3) Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.

4) Материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.).

5) Техническая и технологическая документация.

6) Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.).

7) Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий [20, с.276].

В деятельности коммерческих фирм передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Коммерческая информация - это сведения о сложившейся ситуации на рынке различных товаров и услуг. Сюда относят количественные и качественные показатели торговой деятельности фирмы (коммерческой структуры, торгового предприятия и т.п.), различные сведения и данные о коммерческой деятельности (цены, поставщики, конкуренты, условия поставок, расчеты, ассортимент товаров и др.) [54, с. 62]

Назначение коммерческой информации состоит в том, что она позволяет торговым организациям проводить анализ своей коммерческой деятельности, планировать ее, осуществлять контроль за результатами этой деятельности.

Руководителю фирмы для успешной работы необходима коммерческая информация. Ему нужна постоянная информация о клиентах, конкурентах, дилерах. Рыночная ситуация постоянно меняется или может измениться в любую минуту. И если не налажено непрерывное обновление информационных данных, фирма может вовремя не отреагировать на те или иные изменения, а значит, не избежать неприятных последствий. Тот, кто владеет информацией, способен предвидеть неожиданности и противостоять им.

В последнее время все большее распространение получает покупка информации у различных фирм, основным видом деятельности которых является «производство и продажа чистой информации». Так, в настоящее время создано Международное бюро информации и телекоммуникации (МБИТ), специализирующееся на создании информационной инфраструктуры рынка. В МБИТе создана баз данных экспортеров и импортеров России. В частности на рынке предлагается база данных «Партнер-2», содержащая 3,5 тыс. наиболее крупных экспортеров и импортеров с указанием их адресов, факсов, телефонов, полной номенклатуры товаров, которыми торгует та или иная фирма.[54, с.64]

В условиях рынка информация является одним из важнейших элементов управления коммерческой деятельностью торгового предприятия. Информационное обеспечение с позиции рынка -- дело совершенно новое, и поэтому требуется его целенаправленное освоение.

Информационное обеспечение включает получение, передачу, обработку, накопление и реализацию информации. Вся эта цепочка связана с многоступенчатым продвижением, анализом и систематизацией информации. При информационном обеспечении устанавливаются состав и структура необходимой информации. Выделяются несколько видов исходной информации: информация, характеризующая все стороны деятельности торгового предприятия; информация о состоянии рынка и внешней среды, а также распорядительная, исполнительная, нормативная информация, классификаторы и кодификаторы.

Вся функционирующая информация интегрируется в единую информационную базу, или в информационную систему. Преимущество интегральной информации заключается в следующем:

разрозненные информационные потоки и блоки объединяются в единый информационный массив;

уменьшается вероятность допускаемых ошибок в обрабатываемой информации;

возрастает скорость обработки и обмена информацией;

повышается эффективность использования результирующей информации.

Высокий динамизм развивающегося потребительского рынка требует применения современных технических средств, создания и функционирования информационной системы.

К разработке информационного обеспечения предъявляется ряд требований: регистрируемые экономические и коммерческие параметры и нормативные показатели должны иметь конкретное содержание; повышение надежности выполняемых логических процедур; рациональная интеграция обработки информации при минимальном ее дублировании; необходимая избыточность информации, позволяющая пользователям получать разновариантные результаты.

Информационные технологии широко используются в различных сферах деятельности коммерческой организации.

В соответствии с базовыми принципами коммерческой и производственной сферы созданы пакеты прикладных программ для автоматизации различных аспектов финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Например, программный продукт «Альт-Инвест-Прим» фирмы «Альт» предназначен для проведения экспресс оценки коммерческой привлекательности инвестиционных проектов, не требующих дополнительной проработки исходной информации. Программа позволяет провести отбор проекта из большого потока коммерческих предложений, оценить потенциальную коммерческую привлекательность проекта, выбрать направления его дальнейшей проработки [39, с.165].

Универсальный системой прикладного прогнозирования является программный продукт «Forecast Expert»,разработанный фирмой Про-Инвест-Консалтинг. В качестве прогнозируемых показателей могут выступать параметры сфер производства и обращения - цены мирового рынка, спрос на изделия, объемы закупок при увеличении объема производства и другое.

В сфере маркетинга в качестве примера прикладной программы следует назвать программный продукт Marketing GEO, который содержит большой объем статистической информации о регионах и городах, предприятиях и позволяет выполнять необходимые аналитические операции для определения емкости рынка, объема рынка, темпов роста рынка, уровня конкуренции по статистическим данным и другое.

В области логистики и управления удачно используется система ЭСВОД, созданная в США. Эта система позволяет увязать действия транспортных и экспедиторских компаний в вопросах обеспечения доставки товаров клиентуры.

В настоящее время возрастает спрос на программное обеспечение автоматизации управления предприятием в целом. Основными программными продуктами данного класса являются «БОСС-Компания», «Парус», «Галактика», «Олимп». Так, система программ «1 С: Предприятие 7.х» (версии 7.5 и 7.7) обеспечивает интегрированное ведение учета, которое включает единую систему ведения нормативно-справочной информации, автоматическое отражение торгово-складских операций и расчета заработанной платы в бухгалтерском учете, финансовый учет по нескольким юридическим лицам, консолидированный управленческий учет. [25, с. 33]

Сведения информационной системы используются работниками коммерческой службы при планировании закупок и продаж товаров, для ведения переговоров с партнерами, заключения договоров, оформления заказов, организации продвижения товара до конечного потребителя и решения других коммерческих задач.

Базовыми показателями для функционирования информационной системы являются: товарные запасы (на складах и в секциях) на начало и конец периода; поступление товаров на склады и в секции от поставщиков и в секции со складов; реализация товаров со складов и в секциях торгового зала. Данные по складам и секциям обрабатываются в вычислительном центре торгового предприятия и заносятся в банк данных.

В банке данных функционируют программы, распределяющие и комбинирующие показатели отчетности в зависимости от потребностей подразделений торгового предприятия.

Построение информационной системы в автоматизированном режиме сопряжено со значительными инвестиционными расходами. Информационная система используется для стратегического и оперативного планирования, учета и контроля за выполнением плана, обнаружения слабых мест в организации коммерческой деятельности, принятия эффективных решений в текущей работе. На среднем предприятии использование информационной системы часто ограничено только планированием и контролем за оперативной коммерческой работой [23, с.178].

Сегодня успешное функционирование предприятия невозможно без получения достоверной информации о сложившейся ситуации на рынке. Существует ряд фирм, деятельность которых заключается в продаже информации заинтересованным компаниям. Таким образом, можно говорить об информации как предмете коммерческого распространения.

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения деятельности руководителя ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Деятельность руководителя нуждается в предоставлении своевременной, достоверной и полной информации, т. е. в информационном обеспечении.

Информационное обеспечение деятельности руководителя - это осуществление действий по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью. ИО неотъемлемой частью любой управленческой деятельности. С его помощью происходит распространение необходимой информации среди компетентных лиц и ее эффективное использование в процессе принятия управленческих решений.

В современных условиях информационное обеспечение деятельности руководителя осуществляется с помощью автоматизированных систем управления (АСУ). Автоматизированная система управления (АСУ) - информационная система, предназначенная для автоматизированного осуществления управленческих процессов.

В деятельности коммерческих фирм передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

ГЛАВА 2. ПУТИ ОПТИМИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ ООО «СОЮЗ-АЛКО»

2.1 Характеристика ООО «Союз-Алко»

Объектом исследования данной работы является общество с ограниченной ответственностью (ООО) «Союз - Алко» - основной его деятельностью является розничная торговля алкогольной продукцией.

ООО «Союз - Алко» является структурным подразделением, которое учреждено несколькими лицами и действует на основании устава. Является обществом с ограниченной ответственностью. Общество является юридическим лицом, имеет печать со своим наименованием, расчетный и ссудный счета в банках.

Юридический адрес: 455000, г. Магнитогорск, ул. Советской Армии, 21 телефон 45-21-15 расчетный счет ИНН/КПП 7446047457/744601001.

Ассортимент алкогольной продукции ООО «Союз - Алко» весьма широк - так как являются специализированными магазинами.

Преимущества ООО «Союз-Алко»:

- комплексное обслуживание;

- ассортимент и качество предлагаемой продукции;

- четкость и быстрота комплектации заказов;

- гибкая ценовая политика;

- высокий уровень специалистов на каждой стадии обслуживания клиентов.

Численность персонала ООО «Союз - Алко» за 2011-2012 гг. не изменилась и составляет 50 человек. В связи с этим, положительным моментом является рост производительности труда 1 работника на 37 тыс. руб. или на 4,4 % . Улучшение экономических показателей ООО «Союз - Алко» - это результат по проведению следующих мероприятий:

- активная маркетинговая политика;

- создание отлаженной системы логистики, обеспечивающей бесперебойность поставок товаров;

- выбор надежных контрагентов;

- ценовая политика ориентирована на широкий круг потребителей с доходами различного уровня.

Организационный механизм розничной торговли рассчитан на предварительное ознакомление с реализуемыми товарами, что предполагает предъявление товарных образцов, а затем и всей партии товаров, подлежащей продаже покупателю.

Организационная структура предусматривает распределение функций и полномочий на принятие решений между руководящими работниками фирмы, ответственными за деятельность структурных подразделений, составляющих организацию фирмы. Организационная структура изменялась, совершенствовалась и является эффективной в настоящее время.

В магазине применяется функциональная структура управления, которая представлена на рис. 1. Эта структура отличается тем, что во главе стоит директор, а все элементы структуры разделены в зависимости от выполняемых функций.

Высшим органом управления ООО «Союз - Алко» является управление ООО «Союз - Алко», внутри магазина вопросы, относящиеся к коммерческой деятельности магазина решает директор.

Директору подчиняется: бухгалтер, товаровед по закупу, товаровед по приемки, администраторы торгового зала, операторы и т.д.

Должностные обязанности директора:

В обязанности директора входит принятие решений о выборе расширении видов деятельности, выборе места расположения предприятия, рекламировании, о различных системах поощрения для торгового персонала и покупателей, о принятии на работу и о графике работы.

- руководство всей административной и хозяйственной деятельностью фирмы;

- утверждение отчетов и балансов подчиненных предприятий, штатов магазинов.

Рис. 1. Организационная структура ООО «Союз -Алко»