Информационное обеспечение руководителя предприятия

Система управление предприятием является простой и наиболее оптимальной.

Управленческое звено ООО «Союз - Алко» включает следующие отделы: коммерческий, бухгалтерию.

Функции отделов и должностные обязанности:

Менеджер магазина непосредственно подчиняется директору. В его обязанности входит: управленческий контроль за работой администраторов, всех продавцов и обслуживающего персонала в целом.

Товаровед - маркетолог отвечает за закупку товара, заключение договоров на поставку товара отслеживает спрос и предложение на рынке продовольственных товаров и др. Товаровед отвечает за сроки годности реализуемых товаров и несет полную ответственность за просроченный товар перед контролирующими органами (налоговой инспекции, Горторгинспекцией).

В настоящее время магазин работает с известными в области поставщиками:

ООО «Дело и К'» - Г. Магнитогорск

ООО «Азимут» - г. Екатеринбург

ООО «Омега» - г. Челябинск

ООО «МАВТ» - г. Магнитогорск

ООО «Ариант» - г. Челябинск

ООО «Торговый дом «Роскон» - г. Магнитогорск и др.

Кадровое обеспечение ООО «Союз - Алко» -- комплекс действий, направленных на поиск, оценку и установление заранее предусмотренных отношений с рабочей силой как в самой компании для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице, так и вне её пределов для нового найма временных или постоянных работников.

Принимая на себя межличностные и информационные роли, руководитель ООО «Союз - Алко» способен играть роли, связанные с принятием решений: распределение ресурсов, улаживание конфликтов, поиск возможностей для организации.

Основная цель сбытовой стратегии ООО «Союз - Алко» - привлечь как можно большее количество новых покупателей, сохранить постоянных, увеличить реализацию товаров и качество обслуживания покупателей.

Правильная организация коммерческой деятельности розничного магазина ООО ««Союз - Алко» предполагает выявление задач по управлению торгово-оперативными процессами, трудовыми ресурсами, определение на основе этих задач функций и составляющих их операций, структуры управления.

В ООО «Союз - Алко» коммерческая деятельность включает в себя вопросы изучения спроса населения и рынка сбыта товаров, выявление и изучение источников поступления и поставщиков товаров, организацию хозяйственных связей с поставщиками, включая разработку и представление им заявок и заказов на товары, заключение договоров на поставку товаров, организацию учета и контроля за выполнением договоров

Структура управления позволяет в ООО «Союз - Алко» постоянно контролировать результаты деятельности своего предприятия, оценивать его финансовое состояние, получать необходимую информацию для планирования и прогнозирования дальнейшей деятельности.

2.2 Анализ системы информационного обеспечения руководства ООО «Союз-Алко»

информационный обеспечение коммерческий руководитель

В документационном обмене ООО «Союз - Алко» в соответствии с организационной структурой задействовано 3 отдела магазина. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям.

Процесс управления в ООО «Союз - Алко» корректно рассматривать как сочетание следующих трех режимов принятия решений:

Стратегический уровень предполагает выявление проблемных областей в различных сферах деятельности организации, анализ и прогноз долгосрочных тенденций ее развития; анализ и прогноз общественно-политических тенденций и создание системы уравновешивания различных влияний внешней среды. На данном уровне генерируются методы решения проблем, разрабатываются концептуальные подходы, оптимизируются модели и сценарии развития организации.

На оперативном уровне производится мониторинг и анализ текущего состояния элементов социально-экономической и общественно-политической сфер, формируются планы реализации концепций, моделей и сценариев развития, осуществляется оперативный контроль и корректировка выполнения планов и проектов.

Чрезвычайное управление предполагает одновременно прогнозирование и предотвращение экстремальных ситуаций, создание сценариев их возникновения и развития, непрерывный мониторинг характеристик и показателей потенциально опасных природных, техногенных, социально-политических факторов и обеспечение организационно-технических вопросов осуществления управления в экстремальных условиях. В ООО «Союз - Алко» отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления. Функции, связанные с документационным обеспечением осуществляет бухгалтер. Бухгалтер ООО «Союз - Алко» осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов, контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном. Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками в ООО «Кузя» представлены в табл. 3.

Таблица 3 Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками

Электронная работа с входящей документацией	Электронная работа с исходящей документацией
1. Получение документа	1. Создание проекта документа
2. Экспедиционная обработка	2. Проверка секретарем или менеджером по персоналу
3. Рассмотрение документа
4. Регистрация	3. Согласование (визирование при необходимости)
5. Передача адресату (конкретное подразделение)
6. Рассмотрение руководителем подразделения	4. Подписание руководителем документа
7. Назначение и передача исполнителю	5. Регистрация документа
8. Исполнение документа
9. Контроль за исполнением	6. Направление документа в дело
10. Направление документа в дело

После ввода электронного образа документа путем сканирования в документную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в подразделении, к которому прикреплен данный документ, и помещается в дело согласно номенклатуре дел.

В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в систему документооборота ООО «Союз - Алко», дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов. В базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов.

После получения документа бухгалтер производит экспедиционную обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа производится на основе существующего с заполнением регистрационной учетной карточки на бумажном носителе.

Немного иначе состоит процесс работы с исходящей документацией. Первым этапом можно считать инициирование проекта исходящего документа, который осуществляется путем выдачи задания исполнительным директором, руководителем подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. Далее производится согласование проекта документа с заинтересованными подразделениями внутри организации. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются к отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла проекта документа на подпись. Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в бумажном виде посредством различных средств коммуникации (почта, электронная почта, факс).

Работа с внутренней документацией в ООО «Союз - Алко» состоит из следующих этапов:

1. Получение указания на разработку

2. Подготовка проекта документа

3. Согласование (визирование)

4. Передача адресату

5. Отметка о доставке

6. Выдача (оформление) резолюций

7. Постановка на контроль

8. Отчет об исполнении

9. Помещение документа в дело, текущее и архивное хранение

Последующее управление первичной обработки входящей деловой корреспонденции включает:

- проверку целостности упаковки и вложений принятой корреспонденции;

- проверку правильности се адресования;

- вскрытие конвертов (упаковки посылок, бандеролей);

- распределение корреспонденции на регистрируемую и нерегистрируемую;

- простановку штампов с отметкой «Входящий № __» на документах, подлежащих регистрации (учет документов);

- заполнение регистрационных карточек (журналов, книг и т.п.) (регистрация документов).

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

-каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет;

-порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела»;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

Исследование движения внутренней документации в ООО «Союз - Алко» показало, что важный этап «Регистрация на предприятии» в схеме движения документов отсутствует, что приводит к потере документов на бумажных носителях и увеличивает срок прохождения документов по маршруту.

Работа с внутренней документацией производится в ООО «Союз - Алко» как в электронном виде и с электронными файлами документов, так и на бумажных носителях, и начинается с момента получения указания на разработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию.

Информационно-аналитическое обеспечение управления ООО «Союз - Алко» является распределенной информационно-управленческой системой, обеспечивающей сбор, обработку и представление информации, предназначенной для достоверного информационно-аналитического обеспечения принятия управленческих решений.

ООО «Союз - Алко» широко использует в своей работе компьютеры. С помощью компьютеров бухгалтер и оператор может обмениваться информацией между собой, использовать местную базу данных и сеть для поиска информации. Менеджер узнает информацию о конкурентах, дает рекламу, общается на предмет улучшения качества и ассортимента продаваемых товаров.

В ООО «Союз - Алко» составление и оформление документации производится децентрализовано. Для изготовления документов используется IBM-совместимые персональные компьютеры, лазерные и струйные принтеры Hewlett-Packard LaserJet и DeskJet, настольные сканеры Hewlett-Packard ScanJet.

Документооборот представлен в табл. 4.

Таблица 4 Документооборот ООО «Союз - Алко» по данным 2012 года

Документы	Количество документов	Всего
	Подлинники	Тираж
Поступающие	272	272	544
Отправляемые	196	432	628
Внутренние	434	302	736
Итого	902	1006	1908

Таким образом, объем документооборота в ООО «Союз - Алко» по данным 2012 года составляет 1608 документов, из них 34,6% приходится на подлинники и 65,4% на копии документов.

Структура подлинных документов представлена на рис. 2.

Рис. 2. Структура документооборота ООО «Союз - Алко»

Наибольшая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы (48,12%), только 21,73% документов - исходящих.

Объем документооборота незначительный. Динамика документооборота за 2010-2012 годы представлена на рис. 3.

Рис. 3. Динамика документооборота за 2010 - 2012 гг.

Данные рисунка 3 показывают, что наблюдается тенденция роста документооборота ООО «Союз - Алко».

Объем документооборота в 2012 году по сравнению с 2011 вырос на 8,9%, а в 2011 году по сравнению с 2010 годом - всего 5,0%.

Анализ документооборота кадровых документов выявил, что в ООО «Союз - Алко» используются следующие документы:

1. Приказы по личному составу (внутренние).

2. Документы к приказам по личному составу - трудовые книжки, заявления (входящие).

3. Приказы о командировании, направлении на стажировку (внутренние и исходящие).

4. Справки о работе и заработной плате сотрудников (исходящие)

5. Справки вызовы из учебных заведений (входящие)

6. Медицинские заключения, санитарные книжки (входящие)

В структуре документооборота кадровых документов наибольшая доля приходится среди входящих - медицинские заключения (санитарные книжки), среди исходящих - на справки о работе и заработной плате.

В структуре исходящих документов 85,1% приходится на справки о работе и заработной плате; а в структуре входящих документов наибольшая доля документов (87,8%) приходится на медицинские заключения (санитарные книжки).

Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом ООО «Союз - Алко» выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.

Серьезным нарушением в системе документационного обеспечения управления персоналом является отсутствие каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами:

- нет инструкции по делопроизводству;

- документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также справочно-поисковую работу по документам.

На предприятии не применяется бланк формата А5, что является нерациональным подходом к оформлению документов, так как часто письмо занимает не более половины листа формата А4.

Анализируя методы составления писем сотрудниками ООО «Союз - Алко», можно отметить, что, как правило, существующий бланк для писем используется только в бухгалтерии, а сотрудники предприятия при написании писем руководствуются своими представлениями о составлении и оформлении документации.

На многих документах нет реквизитов «Код формы документа», «Код организации». Неправильно оформлен реквизит «Адресат». Поля письма не соблюдены. Нет отметки об исполнителе документа и направлении документа в дело.

Хранение документов в ООО «Союз - Алко» осуществляется децентрализованно. Сотрудники предприятия документы на хранение не сдают, а хранят их на рабочих местах. Документы в дела или не формируются вообще или формируются с нарушением требований «Основных правил работы ведомственных архивов», а именно: документы в дела формируются произвольно; часто в одном деле находятся документы с разными сроками хранения; необходимые реквизиты оформления дел отсутствуют.

На предприятии не используют типовой перечень документов со сроками хранения. Номенклатура дел не составлена.

Таким образом, на предприятии полностью отсутствует организация архивного хранения документов.

Рассмотрим особенности работы с входящими документами в соответствии с перечисленными этапами.

Доставка документов на предприятие, как правило, осуществляется курьерами в почтовом отделении по месту расположения предприятия (за исключением документов, поступающих непосредственно на предприятие по техническим каналам связи). Прием входящей деловой корреспонденции от курьера производится уполномоченным сотрудником службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет основных средств", ПБУ 6/01, утвержденным приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н, к бухгалтерскому учету в качестве основных средств принимаются активы, удовлетворяющие ряду условий, в числе которых "использование в течение длительного времени, т.е. срока полезного использования продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев". Одновременно из состава критериев выведена стоимостная составляющая.

Последствием данного решения явилось упразднение категории малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП), которые теперь переходят в состав оборотных средств и учитываются по статье "материалы" или "незавершенное производство", в зависимости от места хранения и эксплуатации, или в состав основных средств - предметы со сроком эксплуатации более 12 месяцев.

Учет материалов на складе ведут в специальных карточках (форма N М-17), товаров - в журнале (форма N ТОРГ-18).

Форма № МБ-2 карточки учета МБП применяется для учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных под расписку работнику для длительного пользования.

Заполняется в одном экземпляре кладовщиком на каждого работника, получившего эти предметы, или выдается материально ответственным лицам.

Для журнала учета товаров на складе предусмотрена типовая форма. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132.

Кладовщик отражает в журнале каждую операцию по приходу или расходу товаров. Для каждого наименования товара в журнале отводится отдельная страница.

Бухгалтеру организации следует ежемесячно сверять данные бухгалтерского учета товаров с данными, отраженными в журнале. Заполненный журнал сдается в архив организации и хранится там 5 лет.

Со склада товарно-материальные ценности могут быть переданы:

- на другой склад;

- в торговый зал.

При перемещении материалов оформляют лимитно-заборную карту (если отпуск материалов со склада ограничен) (форма N М-8) или требование-накладную (форма N М-11).

При перемещении товаров внутри организации (например, со склада в торговый зал) выписывают накладную на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма N ТОРГ-13).

Бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной системе с использованием компьютеризированного метода учета - бухгалтерская программа-1С Бухгалтерия. «Союз - Алко» использует унифицированные типовые формы первичных учетных документов с использованием программы 1С Бухгалтерия.

Программа 1:С предназначена для работы на IBM-совместимых персональных компьютерах.

Операционная система Microsoft Windows может быть либо западноевропейской версией, либо русской версией.

Программа предназначена для ведения бухгалтерии и делопроизводства на предприятии любой формы собственности. С ее помощью автоматизируется ведение синтетического и аналитического бухгалтерского учета, а также составление, заполнение, хранение и печать первичных бухгалтерских документов, форм квартальной и годовой отчетности предприятия, других документов бухгалтерского и экономического характера.

Программа 1:С позволяет получать оперативную информацию о финансовом состоянии предприятия, расчетах с учредителями, поставщиками, покупателями, подотчетными лицами. Программа позволяет начислять зарплату, вести учет основных средств, себестоимости продукции, материальных запасов, товаров. Учет может быть организован в разрезе договоров, подразделений и филиалов, видов деятельности и т.п.

Программа 1:С может быть использован как аудиторская программа, помогающая восстанавливать бухгалтерский учет, вести учет на нескольких предприятиях, проверять соответствие учета и отчетности действующему законодательству.

Система внутреннего контроля в ООО «Союз - Алко» представляет собой совокупность инструментов, позволяющих объективно оценить эффективность бизнес процессов с точки зрения достигнутых результатов финансовых операций, правдивости публикуемой финансовой информации, соответствия этих действий внешним и внутренним нормативным актам за счет выстраивания контрольных процедур в существенные бизнес-процессы, культивирования внутренней контрольной среды, и повышения уровня корпоративного управления предприятия.

Система внутреннего контроля ООО «Союз - Алко» автоматизирована и содержит актуальную информацию о функциональной структуре с распределением полномочий между участниками фирмы, описания бизнес-процессов и их владельцев, описания рисков, описания контрольных процедур, исполнителей контрольных процедур и регламенты выполнения контрольных процедур, результаты тестирования контрольных процедур, позволяет формировать планы тестирования контрольных процедур, различные отчеты для руководства и аудитора.

Таким образом, можно отметить:

- на сегодняшний день для формирования положительного имиджа магазина уже сделано достаточно много, но, требуется работа для его поддержания и укрепления;

- на аналитическом этапе происходит исследование элементов процесса коммуникации, для этого магазину рекомендуется использовать первые лица магазина;

- директору «Союз - Алко» обязательно нужно сообщить о магазине широкой общественности, для этого рекомендуется предоставлять материалы для печати, по которым затем пишутся статьи, очерки и т.п.;

- отвечать на запросы прессы и предоставлять комплексные информационные услуги; следить за сообщениями печати, радио о «Союз - Алко» и оценивать результаты;

- принимать при необходимости меры к исправлению ошибок, делая заявления или выступая с соответствующими опровержениями.

- главная задача напомнить, сообщить «Союз - Алко» максимальному числу покупателей, способствовать созданию благоприятного имиджа и репутации, рекламе его ассортимента. Однако нужно помнить, что человеческая память имеет особенность - в ней запечатлеваются только по-настоящему яркие, выделяющиеся из общего ряда и необычные события.

- спецификой PR-кампании в деятельности «Союз - Алко» является сложность оценки ее результатов из-за отсутствия критериев, по которым эти результаты можно было бы определить с достаточной точностью. В связи с этим рекомендуется применение различных форм оценки эффективности PR-кампании.

2.3 Пути совершенствования информационного обеспечения управления в «Союз-Алко»

Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к руководителю как можно быстрее. В этом и состоит сущность еще одного требования к информации -- оперативность. Повышение оперативности информации в «Союз - Алко» достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на компьютере и т.д. Одно из требований к качеству информации - это обеспечение ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков.

Методология совершенствования управления бизнес-процессами охватывает весь диапазон действий по улучшению работы предприятия (отдельных его подразделений) начиная от постепенной модернизации и заканчивая полным перепроектированием всей структуры. Цель методологии - преобразование предприятия таким образом, чтобы оно в наибольшей степени удовлетворяло требованиям информационной эры, идеологии управления с точки зрения бизнес-процессов.

К основным мероприятиям, направленным на повышение конкурентных позиций ООО «Союз - Алко» относятся:

- повышение маркетинговой ориентации ООО «Союз - Алко», т.е. изучение спроса покупателей, подборка и своевременное обновление товарного ассортимента в соответствии с ним;

- проведение мониторинга конкурентов, цен на товары конкурентов (создание и постоянное обновление банка данных о конкурентах: товарах, ассортименте, ценах, методах ведения ими конкурентной борьбы и др.):

- совершенствование ценовой политики (установление цен исходя из уровня цен конкурентов, с учетом конъюнктуры рынка отдельных товаров, гибкое маневрирование ценами);

- проведение сегментации рынка товаров и услуг (разработка комплекса маркетинговых мероприятий по привлечению и удержанию различных групп потребителей).

В целях улучшения работы ООО «Союз - Алко» целесообразно разработать более совершенную, удовлетворяющую партнеров и покупателей, ценовую политику, то есть выработать определенную стратегию ценообразования, которая будет отвечать на вопросы, как должно вести себя предприятие в тех или иных сегментах рынка, чтобы с помощью эффективной ценовой политики привлечь большее количество покупателей к продаваемым товарам.

Система мониторинга, созданная на предприятии, обеспечивает менеджмент:

- фактическими данными о размерах оборотных активов по видам продукции и подразделений;

- информацией о времени задержек поставок и платежей;

- результатами анализа отклонений от установленных нормативов.

Сейчас мониторинг оборотных активов предприятия реализован в Excel. Данные поступают из «1С: Предприятие 7.7» и отчетов подразделений об исполнении установленных норм. По результатам анализа формируются ежедневный, декадный и месячный отчеты о состоянии оборотных активов. На основании этой информации принимаются решения о привлечении кредитов, изменении условий работы с поставщиками и покупателями.

Руководству предприятия надлежит принять срочные меры по стабилизации финансового положения предприятия. Такими мерами должны стать:

- инвентаризация состояния имущества с целью выявления активов "низкого" качества (изношенного оборудования, залежалых запасов материалов; дебиторской задолженности, нереальной ко взысканию) и уточнение реальной величины имущества предприятия;

- совершенствование организации расчетов с покупателями (в условиях инфляции, как правило, выгоднее продавать продукцию быстрее и дешевле, чем ожидать более выгодных условий ее реализации);

- сокращение чрезмерных запасов товарно-материальных ценностей и, как следствие, уменьшение оттока денежных средств.

Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом ООО «Союз - Алко» выявило, что для совершенствования системы ДОУ необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.

В этот комплекс должны входить следующие документы:

- положение о функциональной службе документационного обеспечения управления (ДОУ);

- должностные инструкции секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению делопроизводства.

Из проведенного анализа следует, что на 2013 г.:

- необходимо издать внутренние нормативные документы, на базе которых бухгалтер может осуществлять свою работу;

- следует организовать централизованное оформление документов бухгалтером, знающим требования делопроизводства.

В ООО «Союз - Алко» на 2013 год разработан перечень документов, подлежащих постановке на контроль с указанием типовых сроков исполнения. В 2012 г. контрольные карточки не заводились и не велся предупредительный контроль. В связи с присутствием контрольных сроков на 2013 г. начата вестись проверка хода исполнения документов, исполнители начали получать предварительные предупреждения о приближении сроков исполнения, сводки о неисполненных в срок документах начали составятся.

Руководство ООО «Союз - Алко» планирует заниматься отслеживанием состояния исполнительской дисциплины на предприятии. Вследствие этого не должны быть случаи утери документов, несвоевременного и некачественного их исполнения.

Отсюда следует, что необходимо разработать систему регистрации входящих и исходящих документов, разработать перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль, ввести обязательное установление сроков исполнения документов и назначать конкретных исполнителей. Кроме того, необходимо организовать обязательное прохождение документации через секретаря для осуществления регистрации и ведения контрольной картотеки с указанием сроков исполнения документов.

Необходимо разработать номенклатуру дел, начать формировать документы в дела и организовать архив предприятия.

Поэтому для упорядочивания работы секретаря и менеджера по персоналу необходимо организовать их работу в соответствии с правилами работы служб ДОУ.

При этом нужно разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.

Компьютерные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы (визирование, согласование документов), прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива. Наиболее распространенным подходом к решению данной задачи для мелких и средних предприятий является совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий (ИТ). Подобная стратегия, ориентированная на существующую структуру предприятия достаточно проста в реализации.

Она может быть реализована как на отдельном компьютере, так и в рамках локальной сети. Причем многие современные компьютерные системы и технологии многофункциональны и ориентированы на выполнение ряда делопроизводственных функций.

Поэтому автором проекта предлагается программа и план для совершенствования системы документационного обеспечения ООО «Союз - Алко», представленный в табл. 5.

Таблица 5 План-график мероприятий по совершенствованию системы ДОУ

Мероприятия	Ответственный	Сроки выполнения
1. Разработка должностных инструкций секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению делопроизводства	менеджер по персоналу	01.2013
2. Разработка Положения о функциональной службе ДОУ	менеджер по персоналу	02.2013
3.Создание инструкции по делопроизводству	бухгалтер	02.2013
4. Внедрение системы электронного документооборота	Директор	03.2013-04.2014

1. Должностная инструкция - это документ, определяющий правовое положение работников фирмы. В ней устанавливаются задачи и функции работников, их права, обязанности и ответственность.

Должностная инструкция секретаря оформляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов, подписывается работником, составившим эту инструкцию, и утверждается директором фирмы. Должностная инструкция составляется в соответствии с унифицированной формой должностной инструкции, закрепленной в УСОРД.

2. Положение о функциональной службе - это документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности службы и определяющий ее роль и место в системе управления организации.

Положение должно разрабатываться руководителем функциональной службы, им подписывается, согласовываться с юрисконсультом (если он есть на предприятии) и утверждаться руководителем предприятия. Основанием для внесения изменений в положение является приказ директора ООО «Союз - Алко».

Положение должно быть разработано в соответствии с требованиями УСОРД. Оно составляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов.

3. Для регламентации ведения делопроизводства, составления и оформления документов в ООО «Союз - Алко» необходимо создание инструкции по делопроизводству.

Инструкция должна состоять из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Правила составления и оформления документов.

3. Составление и оформление основных видов документов.

4. Организация документооборота.

4.1. Порядок движения и обработки входящих документов.

4.2. Порядок движения и обработки исходящих документов.

4.3. Порядок движения и обработки внутренних документов.

5. Регистрация документов.

6. Контроль исполнения документов.

7. Систематизация документов.

7.1. Разработка номенклатуры дел.

7.2. Формирование дел.

8. Подготовка документов к архивному хранению.

8.1. Экспертиза ценности документов.

8.2. Описание документов постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения.

8.3. Обеспечение сохранности дел.

8.4. Передача дел в архив.

Таким образом, содержание данной инструкции должно охватывать весь делопроизводственный процесс в ООО «Союз - Алко». Любой сотрудник при работе с документами сможет руководствоваться конкретными и четкими требованиями и рекомендациями по осуществлению каждой делопроизводственной операции.

Инструкция по ведению делопроизводства должна быть оформлена на общем бланке ООО «Союз - Алко», подписана секретарем-референтом и утверждена приказом директора.

Комплекс организационно-нормативных документов, подготовленный по представленной методике, будет способствовать более рациональному распределению функций и должностных обязанностей между сотрудниками, повышению производительности труда, снижению трудозатрат и более четкому и эффективному функционированию данного структурного подразделения.

4. Наиболее разнообразны и многофункциональны информационные технологии, предназначенные для хранения информации, организации к ней доступа и выполнения справочно-информационной работы. Наиболее простая технология, не требующая специального программного обеспечения, базируется на возможностях, предоставляемых системой Windows. Она позволяет создать систему папок для хранения документов в соответствии с номенклатурой дел организации, организовать доступ к документам.

Хранение документов в памяти компьютера предполагает электронную форму представления документа. Основной технологией перевода бумажных документов в электронную форму является сканирование. Сканирование - это технологический процесс, в результате которого создается графический образ бумажного документа. Для преобразования графического образа бумажного документа в текстовый документ используют технологию распознавания образов. Наиболее широко известна и распространена программа Fine Reader, способная обеспечить высокое качество распознавания и удобство применения.

Для организации хранения большого объема информации, доступа к ней и выполнения справочно-информационной работы используется технология баз данных. Также технология баз данных позволяет автоматизировать выполнение различных делопроизводственных функций: регистрацию документов и контроль их исполнения, осуществление справочной работы по документам организации, составление описей документов длительного срока хранения перед сдачей в архив, получение по истечении делопроизводственного года выборки в виде акта о выделении документов, сроки которых истекли, к уничтожению и другие. Наряду с этим, базы данных позволяют получить справку по законодательной базе, по системе нормативно-методических документов, определяющих порядок решения рассматриваемого вопроса. Самое большое распространение для организации баз данных получила система Access пакета Ms Office. Это объясняется ее простотой в освоении, удобством в эксплуатации, большим спектром функциональных обязанностей.

Делая вывод из вышесказанного, можно выделить два подхода к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Союз - Алко»:

1) через регламентацию документационного обеспечения;

2) на основе использования современных информационных технологий.

В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:

- на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;

- какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

- какова организация распределения, хранения и обмена документами между офисом и производством эффективность сетевого взаимодействия;

- определиться с финансовыми затратами.

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей.

Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ООО «Союз - Алко». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

1.Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

2. Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

3. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

4. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

5. Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

6. Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

7. Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и производства, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система «Дело» или «Босс-референт») также позволит:

1. Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;

2. При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.

3. Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний:

- по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией.

В конечном счете, при внедрении системы электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

Известно, что оценка эффективности проекта внедрения системы электронного делопроизводства может быть выражена через отношение результата проекта к его затратам. Предлагаемая модель прогноза организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом основана на Методических рекомендациях по оценке эффективности инвестиционных проектов и построена в последовательности этапов инвестиционного цикла от замысла до его практической реализации.

Возрастающий объем документооборота, в случае отказа от внедрения системы электронного ДОУ, в итоге приведет руководство ООО «Союз - Алко» к решению о приеме второго секретаря.

После внедрения ИС ДОУ в ООО «Союз - Алко» за счет автоматизации системы документационного обеспечения удается снизить потребность в количестве сотрудников, и тем самым сэкономить на фонде оплаты труда.

Планируется, что проект будет реализован с помощью команды из двух сотрудников: менеджера по управлению персоналом и специалиста по разработке программного продукта - программиста.

При этом план затрат проекта будет складываться из затрат на заработную плату, затрат на материалы, затрат на оплату аренды помещения, затрат на оплату электроэнергии, затрат на косвенные расходы.

Экономия (Э) проекта, формируется в процессе его реализации.

Экономия денежных, материальных или людских ресурсов возникает за счет автоматизации процесса обработки потока входящих, исходящих и внутренних документов, связанных с управлением персоналом.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Эта экономия может так же рассматриваться как источник возврата инвестиционных затрат.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом:

Э = Бпл - Бф, (3)

где Э - размер экономии;

Бпл - плановый бюджет расходов на систему ДОУ;

Бф - фактический бюджет расходов на систему ДОУ.

Бюджет расходов на систему ДОУ в ООО «Союз - Алко» включает - расходы по зарплате, затраты на создание второго рабочего места оператора и расходы по хранению документов.

1) Без внедрения ИС электронного документооборота для обработки данных в 2013 году может потребоваться труд двух человек с заработной платой по 20 тыс. руб. в месяц (оператор) и 25 тыс. руб. - бухгалтер.

Расходы по зарплате исполнителей Ззп определяются по формуле расчета фонда заработной платы:

Фзп = Зосн*(1+Кдоп)*(1+Кс.ф.), (4)

где Зосн - основная заработная плата работников;

Кдоп, Кс.ф.- коэффициенты, учитывающие дополнительную заработную плату и отчисления в социальные внебюджетные фонды.

Значения Кдоп, Кс.ф. можно принимать в размере Кдоп = 0,08 ч 0,1; Ксф.= 0,20.

Тогда, расходы на заработную плату 2-х исполнителей за время эксплуатационного периода (12 месяцев) рассчитаем по формуле (2):

ФЗП = 45,00 * 1,1 * 1,20 * 12 = 712,8 тыс. руб.

2) Затраты на создание второго рабочего места оператора составят:

- компьютерная техника - 60,0 тыс. руб. (компьютер, монитор, принтер, сканер, телефон, программное обеспечение, осветительные приборы);

- офисная мебель - 30 тыс. руб. (стол офисный с приставкой, стул, шкаф для хранения документов);

- затраты на электроэнергию:

Затраты на энергоносители Зэн определяются по формуле:

Зэн = Р * tдн * Тразр. * Wэ (5)

где Р - суммарная мощность потребителей электричества, кВт;

tдн - продолжительность работы электроприемников в течение дня, час; Тразр. - продолжительность работы в рабочих днях;

Wэ- тариф на электроэнергию, руб./кВтч. В настоящее время для коммерческих организаций: Wэ=4,00 руб./кВт,

Тогда затраты на энергоносители равны:

Зэн = 1,5 * 8 * 250 * 4,6 = 13,80 тыс. руб.

4) расчет расходов на материалы представлен в табл.6.

Таблица 6 Расчет затрат на материалы

Наименование затрат на материалы	Единицы	Кол-во	Сумма, руб.
1. Бумага	пачка	24	3000,0
2. Канцелярские товары	комплект	4	400,0
3. Расходные материалы (картриджи)	шт.	6	7200
Всего		-	10600

Таким образом, плановые расходы на создание и содержание второго рабочего места оператора составят:

90,0 + 13,8 + 10,6 = 114,40 тыс. руб.

3) Расходы на хранение архива:

- площадь архива - 15м2

- стоимость аренды 1 м2 - 300 руб./ м2, включая НДС.

Расходы на хранение архива планируются на 2011 год в размере:

15*300 * 12 = 54 000 руб.

Расчет затрат на отопление архива осуществляется по следующей формуле:

Зот = Sпл * (T.кален./365) * Wтепл , (6)

где W тепл - тариф на тепловую энергию, руб./кв.м. в мес.

W тепл = 46,2 руб./кв.м. в мес.

Тогда затраты отопление будут равны:

Зот = 15 * 200/365 *46,2*12 = 4,5 тыс. руб.

Таким образом, расходы на хранение архива планируются на 2013 год в размере: 54,0 + 4,5 = 59,5 тыс. руб.

Планируемый бюджет расходов на систему ДОУ в 2013 с учетом принятия на работу оператора и расходов на содержание бумажного архива представлен в табл. 7.

Таблица 7 Планируемый бюджет расходов на систему ДОУ в 2013

Наименование статьи расходов	Сумма затрат, тыс. руб.
1. Расходы по зарплате исполнителей, в т. ч.:	712,8
1.1 Основная заработная плата	203,8
1.2 Дополнительная заработная плата	57,6
1.3 Отчисления в социальные внебюджетные фонды	134,6
2. Материальные затраты	10,6
3. Арендная плата за помещение	54,0
4. Затраты на освещение и отопление	18,3
5. Общая сумма расходов	1191,7

Фактический бюджет расходов на систему ДОУ в 2013 году при внедрении электронной системы документационного обеспечения может составить:

1) инвестиционные затраты на внедрение электронного документооборота;

2) расходы на содержание оператора на уровне 2012 года с учетом ставок 2013 года во внебюджетные фонды.

Затраты на внедрение системы электронного документооборота представлены в табл. 8.

Таблица 8 Затраты на внедрение электронного документооборота

Наименование затрат	Сумма, тыс. руб.
1. Программное обеспечение	58,0
2. Аппаратное обеспечение внутренней локальной сети (локальный сервер)	12,0
3. Перевод документов на бумажных носителях в электронный вариант	15,0
4. Программа Fine Reader	10,5
5. Материальные затраты (электронные накопители)	0,5
Всего затрат	96,0

После внедрения ИС электронного документооборота в 2013 году может потребоваться труд только одного человека - оператора с заработной платой 20 тыс. руб. в месяц и 25 тыс. руб. - бухгалтера.

Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, ООО «Союз - Алко» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления руководителя.

Традиционно в ООО «Союз - Алко» выделяют фундаментальный (или, как его еще называют, основной) и технический анализ. Назначение фундаментального анализа, основанного на данных финансовой отчетности, состоит в оценке состояния экономики в целом, отдельных ее отраслей и регионов, конкретных субъектов финансового рынка, а также в прогнозировании развития процессов в этих сферах. Выявление наиболее предпочтительных направлений для размещения свободных финансовых ресурсов, поиск эффективных проектов и предприятий, их реализующих, создают основу для формирования инвестиционной стратегии и выбора конкретных финансовых инструментов реализации этой стратегии.

Главной целью при планировании является максимизация доходов, что позволяет обеспечивать финансирование большего объема потребностей предприятия в его развитии. При этом важно исходить из величины чистой прибыли. Задача максимизации чистой прибыли предприятия тесно связана с оптимизацией величины уплачиваемых налогов в рамках действующего законодательства, предотвращением непроизводительных выплат.

ООО «Союз - Алко» заинтересован в повышении эффективности бизнеса и работы персонала. Достижению этих целей во многом будет способствовать внедрение на предприятии количественно измеримых и надежных в оценке показателей - KPI (Key performance indicators).

Основным преимуществом системы, построенной на базе ключевых показателей, является ее универсальность. Она нацелена и на то, чтобы повысить заинтересованность персонала в результатах деятельности компании. При разработке автоматизированной программы по управлению персоналом на предприятии (KPI) учитывают специфику деятельности организации. Применять же KPI можно для оценки работы, как всей компании, ее отдельных подразделений, так и конкретных работников. Кроме того, система KPI позволяет сопоставить однородные процессы, которые протекают в различных условиях. Также она дает возможность сравнить показатели по нескольким подразделениям за один и тот же период.

Простота расчетов финансовых показателей обеспечивается прозрачной формой представления финансовой или управленческой отчетности. Все необходимые данные содержатся в балансе и Отчете о прибылях и убытках. Руководство может получить информацию за любой период настолько быстро, насколько это позволяет делать используемая система учета. На практике данное время составляет от трех-пяти дней до 20. Такой срок вполне приемлем для того, чтобы своевременно осуществлять управленческое воздействие.

Разработкой и сравнением показателей должен заниматься внутренний бизнес-аналитик, в силу необходимости предоставления точных данных. Он должен четко представлять все плюсы и минусы каждого из них. Ведь показатели, применимые для оценки топ-менеджера и бизнеса в целом, зачастую нельзя использовать для оценки какого-либо отдела. Это объясняется спецификой работы каждой структурной единицы. Например, для оценки руководителя центра ответственности подойдет показатель прибыли, остающейся в распоряжении организации до уплаты налогов и процентов (EBIT - earnings before interest and tax). Однако этот показатель совершенно неприменим для оценки работы менеджера отдела по работе с клиентами. Дело в том, что EBIT - исключительно финансовый показатель. Он характеризует эффективность ведения бизнеса, то есть напрямую зависит от доходов и расходов компании. Менеджер отдела по работе с клиентами напрямую на эти цифры не влияет. Оценкой его работы должен служить другой, нефинансовый показатель. Например, количество урегулированных претензий клиентов или процент этого количества к общему числу претензий. Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ООО «Союз - Алко» в целом.